Media Asset Management: Voraussetzungen, Projektbausteine, Erfolgsfaktoren

Seite 1Media Asset Management-Seminar© Ehrhardt F. Heinold, 29.1. 2003

Media Asset Management: Voraussetzungen, Projektbausteine,

Erfolgsfaktoren

Was Unternehmen bei der Umstellung beachten müssen

Von Ehrhardt F. Heinold


Ehrhardt F. Heinold, Geschäftsführer der Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung

1995 gegründet Auf die Verlagsbranche und Neue Medien

spezialisierte Unternehmensberatung Dienstleistungen:

• Consulting• Weiterbildung• Studien / Marktuntersuchungen / Website-Analysen• Mergers & Acquisitions

Kurze Vorstellung


Projektbeispiele Begleitung bei der Auswahl von Dienstleistern für die

Umsetzung von • (medienneutralem) Content Management in Fachverlagen• Web Content Management in einem Publikumsverlag• Media Asset Management (Bild- und Produktionsdatenbank) in

einem Publikumsverlag Durchführung von Inhouseseminaren zu den Themen:

Content Management, E-Business, E-Marketing• Beispiel: Konzept und Durchführung einer Weiterbildungs-

maßnahme zum Thema Online-Marketing in einem führenden Fachverlag

Beratung: Internet-Strategien für Fachverlage Marktuntersuchung: E-Learning für einen Bildungsverlag


Inhalt des Vortrages

Studienergebnisse: Weiterhin Handlungsbedarf Grundlagen MAM-Systeme

• Zielsetzung und Funktionen Projektbausteine

• Projektphasen• Beteiligte• Ablauf

Erfolgsfaktoren


Weiterhin Handlungsbedarf

Ergebnisse einer aktuellen

AKEP-Umfrage


Content Management Systeme

Hoffnungen noch nicht ganz erfüllt - Erwartungen hoch

21

54

25

63

31

6

0 10 20 30 40 50 60 70

Voll und ganz

Teilweise

Überhaupt nicht

Zunehmend

Konstant

Abnehmend

Bisher Zukünftig

Quelle: www.AKEP.de


Digitale Workflows

Schon viel umgesetzt - weiterhin hohe Erwartungen

31

38

31

81

15

4

0 20 40 60 80 100

Voll und ganz

Teilweise

Überhaupt nicht

Zunehmend

Konstant

Abnehmend

Bisher Zukünftig

Quelle: www.AKEP.de


Medienneutrale Datenhaltung

Erwartungen größtenteils erfüllt - zunehmende Bedeutung

38

52

10

77

23

0

0 20 40 60 80 100

Voll und ganz

Teilweise

Überhaupt nicht

Zunehmend

Konstant

Abnehmend

Bisher Zukünftig

Quelle: www.AKEP.de


Grundlagen

Was bedeutet

Media Asset Management?


Begriffsvielfalt

Media Asset Management System (MAM) Digital Asset Management (DAM) Bilddatenbanken Content Management System (CMS) Web CMS Enterprise Content Management (ECM) Dokumenten Management System (DMS) Redaktionssysteme Medienneutrale Datenbank


Definitionen

Content: • Oberbegriff für „Inhalte“, oft nur aus daten-technischer Sicht

gemeint• Oft werden damit Textdaten gemeint• Keine allgemein akzeptierte Abgrenzung zu Digital Asset

Media Asset: Ein „medialer“ Contentbaustein:• Bilder, Grafiken• Video• Audio• Texte• Präsentationen, Layouts• ...


Definition Media Asset

Bestandteile eines Media Assets

1. Dateiinhalt

2. Media-Verarbeitungs-Informationen (z.B. über das Color Management)

3. Metadatena. Beschreibungen

b. Rechte, Honorare etc.


Verw

endungsdauer

Die verschiedenen Formen von Media Assets

Media Asset: Original

Media Asset Master für einzelne Anwen-

dungsbereiche (z.B. Druck, Web)

Bearbeitungen für spezielle Produkte

Bearbeitungen für konkrete Anwen-

dungen

Lang

KurzKeine VieleWiederverwendungen/Bearbeitungen


Definitionen der Systeme

Content Management (CMS) meint die Archivierung, Aufbereitung und Produktion vorwiegend von textorientierten Inhalten. Es geht vor allem um strukturierbare Inhalte.

Media Asset Management (MAM) meint die Archivierung, Aufbereitung und Produktion von Medienobjekten. Diese sind i. d.R. unstrukturiert und enthalten in sich (fast) keine Informationen über den Inhalt etc. Neuerdings auch als Digital oder Rich MAM.


CMS / MAM

Die Ansätze lassen sich immer weniger trennen, die Softwaresysteme wachsen zusammen bzw. werden integriert.

Dennoch ist es für die Bewertung eines Systems wichtig zu wissen, wo es seine Wurzeln hat:• Strukturierte Daten / Texte• Dokumente• Media Assets


Weitere Content Management-Systeme

Digital Asset Management: Oberbegriff (in USA, weniger bei uns) für alle relevanten Inhalte und Daten

Web CMS: Nur für die Verwaltung von Internetinhalten. Redaktionssystem: Ursprünglich verwendet für

printbasierte CMS im Zeitschriften- und Zeitungsbereich Dokumenten Management System: Verwaltung von

Dokumenten (Briefe, Rechnungen, oft auch als eingescannte Grafik)

Medienneutrale Datenbank: Ist eigentlich kein System, sondern eine Zielsetzung, oft als Oberbegriff verwendet


Metadaten

„Daten über Daten“ Damit werden Daten bezeichnet, die im eigentlichen

Dokument nicht vorkommen Beispiele hierfür sind

• Inhaltliche Verschlagwortung• Bildbeschreibung • Zielgruppenzuordnung

Metadaten werden gebraucht, um einzelne Inhaltsbausteine in einem MAM auffindbar und verwendbar zu machen

Beispiel MAM-Datenbank: Suche mir alle Fotos von Autor XY


MAM-Systeme

Was leisten die Systeme?


Zielsetzungen für MAM

Mehrfachverwendung vorhandener Substanzen Vermeidung von Fehlern (z.B. alte Versionen) Zukunftssichere Archivierung von Substanzen Flexibilität und Geschwindigkeit in der Herstellung

von Produkten und Werbemitteln Optimaler Einsatz von Mitarbeitern Vermeidung von Doppelarbeit Definierte Workflows Automatisierung von Prozessen Unabhängigkeit von Dienstleistern Kosteneinsparung bei externen Dienstleistern (Abruf)


Die Hauptziele eines MAM

Accessibility: Assets sollen schnell, einfach und effizient zu finden sein.

Reusability: Diese Assets müssen kosten-effizient und einfach mehrfach verwertet werden können.

Scalability: Bei wachsender Anzahl der Assets oder neu hinzugekommenen Formaten muss das system einsatz- und leistungsfähig bleiben.

Liquidity: Media Assets sollen verkauft, umgewandelt oder investiert werden können. Assets sollen nicht an ein Format oder eine bestimmte Anwendung gebunden sein.


Zentrale MAM-Funktionen Webclient: Zugriff über Internet mit allen wichtigen Funktionen Archivierung der Assets

• Kurz- und mittelfristig• Langfristig (automatisiert auf CD/DVD, auch Jukebox)

Ausgabe der Assets, Anbindung an Produktionssysteme (DTP) Verschlagwortung und Indexierung (Metadaten):

• Standards, z.B. IPTC-Headerverarbeitung• Erweiterungsmöglichkeit durch Anwender

Datenmanagement:• Physikalisch: Datensicherheit• Logisch: Zugriffsorganisation, Speicherorte• Medienspezifisch: Beispiel: Farbmanagement bei Fotos


Zentrale MAM-Funktionen

Unterstützung des Workflows durch: • zielmediengerechte Datenaufbereitung (Farbraum, Dateigröße,

automatische Umwandlungsroutinen) • Ablauf- und Benachrichtigungsprozesse

Verwaltung der Zugriffsrechte: Abgestufte Festlegungen der Nutzerrechte: Wer darf eingeben, ändern, freigeben, abrufen?

Versionskontrolle Suchfunktionen: Komplexe Suchabfragen über Metadaten

(Schlagwörter), Stichwortlisten, in Dokumenten (z.B. PDF, Word) und auch über automatisierte Bildinhaltserkennung

Verknüpfung: Funktional oder thematisch verbundene Assets tragen Gruppenmerkmale



Auftragstaschen und Abbildung von Produktmetaphern: Bücher, Vorschauen

Distribution: Übertragung im angeforderten Format Anwenderfreundlichkeit Fakturierung / Honorarverwaltung Verwaltung von Urheberrechten, digitalen

Signaturen, Wasserzeichen Unterstützung von Verschlüsselungen



XML-Funktionen: Datenaustausch, Validierung Offene Schnittstellen, z.B. zur Anbindung an

Business-Software, z.B. spezielle Verlagssoftware (Triagon, Klopotek)• Übernahme von grundlegenden Daten (z.B.

Titelstamm, Illustratoren, Fotografen)• Aufruf aus Verlagssoftware (Master-Slave-Konzept)


Kosten der Einführung

Erstellung des Konzeptes Software

• MAM-Standardsoftware• Weitere Software: Datenbank, Bildbearbeitungssoftware etc.• Testinstallation• Customizing

- Anpassung- Integration in IT-Landschaft (Schnittstellen)

• Installation• Schulung• Wartungsverträge / Troubleshooting• Zukünftige Module


Kosten der Einführung

Hardware• Server• Datensicherung• Langzeitarchivierung

Leitungen• Leistungsfähige Internetanbindung


Wissensquellen

www.contentmanager.de: Die Seite zum Thema mit Fachglossar

www.contentmanagement.de Archiv der ct‘ (www.heise.de) Publishing Praxis (www.publish.de) www.imagemanagement.de: Seite einer Firma,

aber mit guten Informationen und Links www.iptc.org


Projektbausteine

Meilensteine für die Einführung


Projektablauf

Projektstart• Projektleitung und –team• Zeitplanung• Budget

Bedarfsanalyse: • Grundsätzliche Zielsetzungen• Zukünftige Anwendungen• Integration in bestehende Infrastruktur (CMS, EDV)• Anwenderbefragungen• Lieferantenbefragungen


Projektablauf

Image bzw. Media Asset Audit (heute – zukünftig):• Datenformate• Zielmedien• Speicherorte• Speichermenge

Kosten- und Aufwandsanalyse Ist-Zustand (extern und intern!)• Physische Beschaffungskosten (Litho, Kuriere etc.)• Suchzeiten• Mehrfacharbeiten• ...


Projektablauf

Analyse der internen Prozesse• Jetziger Ablauf / Workflow• Aufgaben und Kompetenzen der Beteiligten

Metadaten-Konzept: • Suchkriterien• Verwaltungsinformationen• Standards (Im Verlagsbereich: IPTC-Standard)


Projektablauf

Erstellung eines Umsetzungsszenarios• Einbeziehung aller Beteiligten• Stufenkonzept: Kurz-, mittel- und langfristige Schritte

Erstellung des Pflichtenheftes• Genaue Definition der Anforderungen• Präzise und möglichst vollständig• Auch Fragen zur Firma, Referenzen etc. stellen

Ausschreibung1. Marktscan (Websites der Dienstleister, Fachinformationen,

Empfehlungen)2. Teilnehmende Firmen wählen und verschicken3. Für Rückfragen gewappnet sein


Projektablauf

MAM-Dienstleister-Auswahl• Vergleichende Auswertung der Angebote (Problem: Jeder

verspricht alles, deshalb Rückfragen stellen!)• Präsentation• Engere Auswahl• Kontakt zu Referenzkunden• Testinstallation / Vor-Ort-Termin• Entscheidung

Konkretes Konzept erstellen• Workshops mit Dienstleister• Alle Beteiligten einbeziehen• Projektplan mit Meilensteinen (Abnahmepunkte)


Projektablauf

Systemanpassung• Regelmäßige Tests (dafür muss Zeit eingeplant

werden)• Testinstallation und Abschlusstest• Alles dokumentieren!

Lieferanten-Einbindung• Rechtzeitige Information über Änderung• Vorgaben: Standards, Abläufe• Verträge überarbeiten• Einbindung in Workflow• Schulung


Projektablauf

Einführungsphase• Mitarbeiter:

- Schulung

- Change Management: Abläufe, Aufgaben, Rechte

• Day of no return: Ab dann wird mit dem neuen System gearbeitet, alle Umwege werden abgeschaltet!

• Problemprotokollierung• Anpassungen

Projektabschluss• Lessons Learned• Controlling


Erfolgsfaktoren

Genaue Bestandsaufnahme Genaue Zielsetzung Konsequente Umstellung der Organisation, von

Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen Investition in Mitarbeiter (Schulung, Neueinstellung) Ausreichend Personal für Projektstart und -betreuung Realistische Budget-, Zeit- und Aufwandsplanung Mittel- bis langfristiges Denken und Handeln Integration in Unternehmensstrategie und –ziele Rückhalt der Geschäftsführung


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Ehrhardt F. Heinold

Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH BDU

Behringstraße 28a

22765 Hamburg

Telefon: 040/3986620

Fax: 040/39866232

Internet: www.hspartner.de

E-Mail: [email protected]

Documents

Media Asset Management: Voraussetzungen, Projektbausteine, Erfolgsfaktoren