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Media Asset Management: Voraussetzungen, Projektbausteine,
Erfolgsfaktoren
Was Unternehmen bei der Umstellung beachten müssen
Von Ehrhardt F. Heinold
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Ehrhardt F. Heinold, Geschäftsführer der Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung
1995 gegründet Auf die Verlagsbranche und Neue Medien
spezialisierte Unternehmensberatung Dienstleistungen:
• Consulting• Weiterbildung• Studien / Marktuntersuchungen / Website-Analysen• Mergers & Acquisitions
Kurze Vorstellung
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Projektbeispiele Begleitung bei der Auswahl von Dienstleistern für die
Umsetzung von • (medienneutralem) Content Management in Fachverlagen• Web Content Management in einem Publikumsverlag• Media Asset Management (Bild- und Produktionsdatenbank) in
einem Publikumsverlag Durchführung von Inhouseseminaren zu den Themen:
Content Management, E-Business, E-Marketing• Beispiel: Konzept und Durchführung einer Weiterbildungs-
maßnahme zum Thema Online-Marketing in einem führenden Fachverlag
Beratung: Internet-Strategien für Fachverlage Marktuntersuchung: E-Learning für einen Bildungsverlag
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Inhalt des Vortrages
Studienergebnisse: Weiterhin Handlungsbedarf Grundlagen MAM-Systeme
• Zielsetzung und Funktionen Projektbausteine
• Projektphasen• Beteiligte• Ablauf
Erfolgsfaktoren
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Weiterhin Handlungsbedarf
Ergebnisse einer aktuellen
AKEP-Umfrage
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Content Management Systeme
Hoffnungen noch nicht ganz erfüllt - Erwartungen hoch
21
54
25
63
31
6
0 10 20 30 40 50 60 70
Voll und ganz
Teilweise
Überhaupt nicht
Zunehmend
Konstant
Abnehmend
Bisher Zukünftig
Quelle: www.AKEP.de
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Digitale Workflows
Schon viel umgesetzt - weiterhin hohe Erwartungen
31
38
31
81
15
4
0 20 40 60 80 100
Voll und ganz
Teilweise
Überhaupt nicht
Zunehmend
Konstant
Abnehmend
Bisher Zukünftig
Quelle: www.AKEP.de
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Medienneutrale Datenhaltung
Erwartungen größtenteils erfüllt - zunehmende Bedeutung
38
52
10
77
23
0
0 20 40 60 80 100
Voll und ganz
Teilweise
Überhaupt nicht
Zunehmend
Konstant
Abnehmend
Bisher Zukünftig
Quelle: www.AKEP.de
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Grundlagen
Was bedeutet
Media Asset Management?
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Begriffsvielfalt
Media Asset Management System (MAM) Digital Asset Management (DAM) Bilddatenbanken Content Management System (CMS) Web CMS Enterprise Content Management (ECM) Dokumenten Management System (DMS) Redaktionssysteme Medienneutrale Datenbank
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Definitionen
Content: • Oberbegriff für „Inhalte“, oft nur aus daten-technischer Sicht
gemeint• Oft werden damit Textdaten gemeint• Keine allgemein akzeptierte Abgrenzung zu Digital Asset
Media Asset: Ein „medialer“ Contentbaustein:• Bilder, Grafiken• Video• Audio• Texte• Präsentationen, Layouts• ...
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Definition Media Asset
Bestandteile eines Media Assets
1. Dateiinhalt
2. Media-Verarbeitungs-Informationen (z.B. über das Color Management)
3. Metadatena. Beschreibungen
b. Rechte, Honorare etc.
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Verw
endungsdauer
Die verschiedenen Formen von Media Assets
Media Asset: Original
Media Asset Master für einzelne Anwen-
dungsbereiche (z.B. Druck, Web)
Bearbeitungen für spezielle Produkte
Bearbeitungen für konkrete Anwen-
dungen
Lang
KurzKeine VieleWiederverwendungen/Bearbeitungen
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Definitionen der Systeme
Content Management (CMS) meint die Archivierung, Aufbereitung und Produktion vorwiegend von textorientierten Inhalten. Es geht vor allem um strukturierbare Inhalte.
Media Asset Management (MAM) meint die Archivierung, Aufbereitung und Produktion von Medienobjekten. Diese sind i. d.R. unstrukturiert und enthalten in sich (fast) keine Informationen über den Inhalt etc. Neuerdings auch als Digital oder Rich MAM.
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CMS / MAM
Die Ansätze lassen sich immer weniger trennen, die Softwaresysteme wachsen zusammen bzw. werden integriert.
Dennoch ist es für die Bewertung eines Systems wichtig zu wissen, wo es seine Wurzeln hat:• Strukturierte Daten / Texte• Dokumente• Media Assets
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Weitere Content Management-Systeme
Digital Asset Management: Oberbegriff (in USA, weniger bei uns) für alle relevanten Inhalte und Daten
Web CMS: Nur für die Verwaltung von Internetinhalten. Redaktionssystem: Ursprünglich verwendet für
printbasierte CMS im Zeitschriften- und Zeitungsbereich Dokumenten Management System: Verwaltung von
Dokumenten (Briefe, Rechnungen, oft auch als eingescannte Grafik)
Medienneutrale Datenbank: Ist eigentlich kein System, sondern eine Zielsetzung, oft als Oberbegriff verwendet
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Metadaten
„Daten über Daten“ Damit werden Daten bezeichnet, die im eigentlichen
Dokument nicht vorkommen Beispiele hierfür sind
• Inhaltliche Verschlagwortung• Bildbeschreibung • Zielgruppenzuordnung
Metadaten werden gebraucht, um einzelne Inhaltsbausteine in einem MAM auffindbar und verwendbar zu machen
Beispiel MAM-Datenbank: Suche mir alle Fotos von Autor XY
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MAM-Systeme
Was leisten die Systeme?
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Zielsetzungen für MAM
Mehrfachverwendung vorhandener Substanzen Vermeidung von Fehlern (z.B. alte Versionen) Zukunftssichere Archivierung von Substanzen Flexibilität und Geschwindigkeit in der Herstellung
von Produkten und Werbemitteln Optimaler Einsatz von Mitarbeitern Vermeidung von Doppelarbeit Definierte Workflows Automatisierung von Prozessen Unabhängigkeit von Dienstleistern Kosteneinsparung bei externen Dienstleistern (Abruf)
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Die Hauptziele eines MAM
Accessibility: Assets sollen schnell, einfach und effizient zu finden sein.
Reusability: Diese Assets müssen kosten-effizient und einfach mehrfach verwertet werden können.
Scalability: Bei wachsender Anzahl der Assets oder neu hinzugekommenen Formaten muss das system einsatz- und leistungsfähig bleiben.
Liquidity: Media Assets sollen verkauft, umgewandelt oder investiert werden können. Assets sollen nicht an ein Format oder eine bestimmte Anwendung gebunden sein.
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Zentrale MAM-Funktionen Webclient: Zugriff über Internet mit allen wichtigen Funktionen Archivierung der Assets
• Kurz- und mittelfristig• Langfristig (automatisiert auf CD/DVD, auch Jukebox)
Ausgabe der Assets, Anbindung an Produktionssysteme (DTP) Verschlagwortung und Indexierung (Metadaten):
• Standards, z.B. IPTC-Headerverarbeitung• Erweiterungsmöglichkeit durch Anwender
Datenmanagement:• Physikalisch: Datensicherheit• Logisch: Zugriffsorganisation, Speicherorte• Medienspezifisch: Beispiel: Farbmanagement bei Fotos
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Zentrale MAM-Funktionen
Unterstützung des Workflows durch: • zielmediengerechte Datenaufbereitung (Farbraum, Dateigröße,
automatische Umwandlungsroutinen) • Ablauf- und Benachrichtigungsprozesse
Verwaltung der Zugriffsrechte: Abgestufte Festlegungen der Nutzerrechte: Wer darf eingeben, ändern, freigeben, abrufen?
Versionskontrolle Suchfunktionen: Komplexe Suchabfragen über Metadaten
(Schlagwörter), Stichwortlisten, in Dokumenten (z.B. PDF, Word) und auch über automatisierte Bildinhaltserkennung
Verknüpfung: Funktional oder thematisch verbundene Assets tragen Gruppenmerkmale
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Zentrale MAM-Funktionen
Auftragstaschen und Abbildung von Produktmetaphern: Bücher, Vorschauen
Distribution: Übertragung im angeforderten Format Anwenderfreundlichkeit Fakturierung / Honorarverwaltung Verwaltung von Urheberrechten, digitalen
Signaturen, Wasserzeichen Unterstützung von Verschlüsselungen
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Zentrale MAM-Funktionen
XML-Funktionen: Datenaustausch, Validierung Offene Schnittstellen, z.B. zur Anbindung an
Business-Software, z.B. spezielle Verlagssoftware (Triagon, Klopotek)• Übernahme von grundlegenden Daten (z.B.
Titelstamm, Illustratoren, Fotografen)• Aufruf aus Verlagssoftware (Master-Slave-Konzept)
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Kosten der Einführung
Erstellung des Konzeptes Software
• MAM-Standardsoftware• Weitere Software: Datenbank, Bildbearbeitungssoftware etc.• Testinstallation• Customizing
- Anpassung- Integration in IT-Landschaft (Schnittstellen)
• Installation• Schulung• Wartungsverträge / Troubleshooting• Zukünftige Module
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Kosten der Einführung
Hardware• Server• Datensicherung• Langzeitarchivierung
Leitungen• Leistungsfähige Internetanbindung
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Wissensquellen
www.contentmanager.de: Die Seite zum Thema mit Fachglossar
www.contentmanagement.de Archiv der ct‘ (www.heise.de) Publishing Praxis (www.publish.de) www.imagemanagement.de: Seite einer Firma,
aber mit guten Informationen und Links www.iptc.org
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Projektbausteine
Meilensteine für die Einführung
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Projektablauf
Projektstart• Projektleitung und –team• Zeitplanung• Budget
Bedarfsanalyse: • Grundsätzliche Zielsetzungen• Zukünftige Anwendungen• Integration in bestehende Infrastruktur (CMS, EDV)• Anwenderbefragungen• Lieferantenbefragungen
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Projektablauf
Image bzw. Media Asset Audit (heute – zukünftig):• Datenformate• Zielmedien• Speicherorte• Speichermenge
Kosten- und Aufwandsanalyse Ist-Zustand (extern und intern!)• Physische Beschaffungskosten (Litho, Kuriere etc.)• Suchzeiten• Mehrfacharbeiten• ...
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Projektablauf
Analyse der internen Prozesse• Jetziger Ablauf / Workflow• Aufgaben und Kompetenzen der Beteiligten
Metadaten-Konzept: • Suchkriterien• Verwaltungsinformationen• Standards (Im Verlagsbereich: IPTC-Standard)
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Projektablauf
Erstellung eines Umsetzungsszenarios• Einbeziehung aller Beteiligten• Stufenkonzept: Kurz-, mittel- und langfristige Schritte
Erstellung des Pflichtenheftes• Genaue Definition der Anforderungen• Präzise und möglichst vollständig• Auch Fragen zur Firma, Referenzen etc. stellen
Ausschreibung1. Marktscan (Websites der Dienstleister, Fachinformationen,
Empfehlungen)2. Teilnehmende Firmen wählen und verschicken3. Für Rückfragen gewappnet sein
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Projektablauf
MAM-Dienstleister-Auswahl• Vergleichende Auswertung der Angebote (Problem: Jeder
verspricht alles, deshalb Rückfragen stellen!)• Präsentation• Engere Auswahl• Kontakt zu Referenzkunden• Testinstallation / Vor-Ort-Termin• Entscheidung
Konkretes Konzept erstellen• Workshops mit Dienstleister• Alle Beteiligten einbeziehen• Projektplan mit Meilensteinen (Abnahmepunkte)
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Projektablauf
Systemanpassung• Regelmäßige Tests (dafür muss Zeit eingeplant
werden)• Testinstallation und Abschlusstest• Alles dokumentieren!
Lieferanten-Einbindung• Rechtzeitige Information über Änderung• Vorgaben: Standards, Abläufe• Verträge überarbeiten• Einbindung in Workflow• Schulung
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Projektablauf
Einführungsphase• Mitarbeiter:
- Schulung
- Change Management: Abläufe, Aufgaben, Rechte
• Day of no return: Ab dann wird mit dem neuen System gearbeitet, alle Umwege werden abgeschaltet!
• Problemprotokollierung• Anpassungen
Projektabschluss• Lessons Learned• Controlling
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Erfolgsfaktoren
Genaue Bestandsaufnahme Genaue Zielsetzung Konsequente Umstellung der Organisation, von
Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen Investition in Mitarbeiter (Schulung, Neueinstellung) Ausreichend Personal für Projektstart und -betreuung Realistische Budget-, Zeit- und Aufwandsplanung Mittel- bis langfristiges Denken und Handeln Integration in Unternehmensstrategie und –ziele Rückhalt der Geschäftsführung
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Ehrhardt F. Heinold
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