Microsoft® Lync™ 2010Sofortnachrichten und Anwesenheitsinformationen – Schulung

Lernziele

In diesem Kurs wird Folgendes vermittelt:

• Wie Sie mit Personen in Verbindung treten, die Ihnen wichtig sind

Nehmen Sie im Handumdrehen Kontakt auf.

• Wie Sie die richtige Person finden Mit Lync 2010 finden Sie Personen auch dann, wenn Sie nur über unvollständige Informationen verfügen.

• Wie Sie Personen wissen lassen, wo Sie sind und was Sie tun

Geben Sie mit Lync 2010 aktuelle Informationen frei.

• Wie Sie sich im Tagesgeschäft auf dem Laufenden haltenVerwalten Sie die alltägliche Kommunikation mit Lync 2010.

Mit Personen in Verbindung tretenIn diesem Abschnitt werden die folgenden Funktionen behandelt:

• Hinzufügen von Personen zu Ihrer Kontaktliste

• Häufig verwendeten Kontakte – die zehn wichtigsten Kontakte

• Erstellen von Gruppen

• Sortieren und Azeigen von Kontakten

• Aktionsleiste für die Kommunikation mit mehreren Modi

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Hinzufügen von Personen zur Kontaktliste

Hinzufügen von Personen zur Kontaktliste1. Geben Sie im Suchfeld den

Namen oder den E-Mail-Alias der Person ein, die Sie zu Ihrer Kontaktliste hinzufügen möchten. Lync zeigt die Suchergebnisse bereits während der Eingabe an.

2. Klicken Sie in der nun angezeigten Visitenkarte auf das Pluszeichen (+).

3. Wählen Sie die Kontaktgruppe aus, der der Kontakt hinzugefügt werden soll.

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SuchfeldKontakt hinzufügen

Häufig verwendete Kontakte

Häufig verwendete Kontakte vereinfachen die Kontaktverwaltung, da die Benutzer hiermit einfacher auf die wichtigsten Kontakte zugreifen können. Lync 2010 füllt die Gruppe Häufig verwendete Kontakte automatisch basierend auf den zuletzt geführten Unterhaltungen, Sie können dieser Gruppe jedoch auch einige Ihrer wichtigsten Kontakte hinzufügen, um schnell darauf zugreifen zu können.Anzeigen von häufig verwendeten Kontakten1. Klicken Sie auf den Pfeil (^) neben Häufig

verwendete Kontakte.

Anheften von häufig verwendeten Kontakten2. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse

der betreffenden Person in das Suchfeld ein.3. Klicken Sie in der Suchergebnisliste mit der rechten

Maustaste auf die Person, und klicken Sie dann auf. An häufige Kontakte anheften.

TIPP: Sie können die häufig verwendeten Kontakte auch über das Menü Anzeigeoptionen ein- oder ausblenden.

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Häufig verwendete Kontakte

Kontakt anheften

Erstellen von Gruppen

Wenn Sie die gewünschten Kontakte gefunden haben, können Sie sie zu einer Kontaktgruppe hinzufügen, um sie beim nächsten Mal leichter finden zu können.

Erstellen einer Gruppe1. Klicken Sie in der Kontaktliste mit der

rechten Maustaste auf einen Gruppennamen (z. B. Häufig verwendete Kontakte), klicken Sie auf Neue Gruppe erstellen, und geben Sie dann einen Namen für die Gruppe an.

2. Zum Hinzufügen von Personen zu der neuen Gruppe suchen Sie nach einem Kontakt, zeigen in den Suchergebnissen auf den Namen des Kontakts und klicken dann auf das Pluszeichen (+). Sie können auch in den Suchergebnissen mit der rechten Maustaste auf den Kontakt klicken, dann die Option Zur Kontaktliste hinzufügen auswählen und anschließend auf den Gruppennamen klicken.

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Neue Gruppe erstellen

Gruppenname

Sortieren und Anzeigen von Kontakten

Sie können Ihre Kontakte mithilfe der Schaltflächen Gruppen, Status und Beziehung sortieren.

• Wenn Sie die Kontakte in den Standardgruppen (einschließlich Häufig verwendete Kontakte und Andere Kontakte) sowie in den von Ihnen erstellten Gruppen anzeigen möchten, klicken Sie auf Gruppen.

• Wenn Sie die Kontakte nach Anwesenheitsstatus (Online, Abwesend, Unbekannt und Nicht verfügbar) sortieren möchten, klicken Sie auf Status.

• Wenn Sie Kontakte nach privaten Beziehungen sortieren möchten, klicken Sie auf Beziehung.

• Wenn Sie Erläuterungen zu den Beziehungen anzeigen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt, und zeigen Sie dann auf Private Beziehung ändern.

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• Wenn Sie Ihre Kontakte nach Anzeigename oder Verfügbarkeit sortieren möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Anzeigeoptionen und wählen dann Nach Anzeigename sortieren oder Nach Verfügbarkeit sortieren aus.

Anzeigeoptionen

Anpassen der Darstellung der Kontaktliste

Sie können die Art und Weise ändern, wie Lync Online Kontakte anzeigt.

1. Klicken Sie in der Kontaktliste unter der Suchleiste auf die Schaltfläche Anzeigeoptionen, um zwischen ein oder zwei Zeilen pro Kontakt zu wechseln, in denen Informationen angezeigt werden. Wenn im Unternehmen Fotos der Kontakte verwendet werden, zeigt die zweizeilige Ansicht die Fotos an.

2. Wenn Sie weitere Auswahlmöglichkeiten anzeigen möchten, klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil neben Anzeigeoptionen, um das Menü Layoutoptionen zu öffnen.

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Menü Layoutoptionen

Anzeigeoptionen

Aktionsleiste für die Kommunikation mit mehreren Modi Die Aktionsleiste hilft Benutzern, den Funktionsumfang von Lync 2010 zu verstehen, sodass sie entscheiden können, in welcher Weise sie Kontakt zu einer Person aufnehmen. Sie können eine E-Mail-Nachricht oder eine Sofortnachricht senden oder einen Anruf tätigen. Darüber hinaus stehen auch noch weitere Optionen wie Videoanruf, Planen eine Besprechung oder Freigeben von Inhalten zur Verfügung.Verwenden der Aktionsleiste

1. Zeigen Sie mit der Maus auf einen Kontakt.

2. Klicken Sie auf eines der Symbole in der Aktionsleiste, um mit dem Kontakt zu kommunizieren.

3. Klicken Sie auf das Symbol Weitere Optionen, um weitere Optionen für die Kommunikation mit diesem Kontakt anzuzeigen.

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E-Mail

Sofortnachricht

Telefon

Weitere Optionen

Übung 1: Vertrautmachen mit der Aktionsleiste

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1. Zeigen Sie mit der Maus auf einen Kontakt.

2. Klicken Sie auf eines der Symbole in der Aktionsleiste, um mit

dem Kontakt zu kommunizieren.

3. Klicken Sie auf das Symbol Weitere Optionen, um weitere

Optionen für die Kommunikation mit diesem Kontakt anzuzeigen.

Finden der richtigen PersonIn diesem Abschnitt werden die folgenden Funktionen behandelt:

• „Mein Bild“ und „Persönliche Optionen“

• Anwesenheitsstatus

• Arbeiten mit der Maus

• Suchen nach Name und/oder Schlüsselwort

• Visitenkarte

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Persönliche Notiz, Status und Standort

„Mein Bild“ und „Persönliche Optionen“

Lync ermöglicht den schnellen Zugriff auf Einstellungs- und Aktualisierungsfunktionen für Informationen, die der Benutzer freigeben möchte, wozu auch persönliche Notizen, Status und Standort gehören.

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Ändern der persönlichen Optionen und der Optionen für „Mein Bild“

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, um die Optionen anzuzeigen.

2. Klicken Sie in der Liste der Optionen auf Persönlich.

3. Aktivieren Sie die Optionen zum Anzeigen von Bildern Ihrer Kontakte und zum Aktualisieren Ihrer Anwesenheitsinformationen basierend auf den Terminen in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender.

4. Klicken Sie auf Mein Bild.5. Wählen Sie das Bild aus, das

angezeigt werden soll, oder legen Sie fest, dass kein Bild angezeigt werden soll. Sie können auch ein Bild anzeigen, das sich an einer Webadresse befindet.

6. Klicken Sie auf OK.

Optionen für „Mein Bild“Persönliche Optionen

Anwesenheitsstatus

Lync 2010 zeigt Anwesenheitsinformationen automatisch gemäß Ihren Aktivitäten oder den Terminen im Outlook-Kalender an. Sie können Ihren Anwesenheitsstatus auch manuell aktualisieren.

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Ändern des Status1. Klicken Sie auf den

Anwesenheitsstatus, und wählen Sie eine der Optionen aus.

StatusFoto

Persönliche Notiz

Standort

Optionen

Anwesenheitsstatus

• Verfügbar: Sie sind online und können kontaktiert

werden.

• Beschäftigt: Sie telefonieren gerade oder befinden

sich in einer Besprechung. • Nicht stören: Standardmäßig werden nur

Benachrichtigungen über eingehende Unterhaltungenvon Arbeitsgruppenkontakten angezeigt.

• Bin gleich zurück: Sie befinden sich für einen kurzen Zeitraum nicht am Computer.

• Nicht bei der Arbeit: Sie arbeiten nicht und können nicht kontaktiert werden.

• Als abwesend anzeigen: Ihr Computer befindet sich

seit einiger Zeit im Leerlauf.

Arbeiten mit der Maus

Im eigenen Bereich werden Bilder, Status und weitere persönliche Informationen angezeigt, die Benutzern dabei helfen, einen Kontakt zu identifizieren. Das Bild eines Kontakts ist zudem eine großartige Möglichkeit, um eine Sofortnachrichtenunterhaltung zu beginnen.

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Beginnen einer Sofortnachrichtenunterhaltung mit einer Person1. Zeigen Sie auf das Bild einer Person.2. Wenn die Kontaktkarte geöffnet wird,

klicken Sie auf die Schaltfläche Sofortnachricht.

Oder

3. Doppelklicken Sie auf den Kontakt.

 Ändern der Anzeigeoptionen

4. Klicken Sie auf den Pfeil Anzeigeoptionen.

5. Wenn die Gruppenvisitenkarte angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Sofortnachricht, um eine Nachricht an die gesamte Gruppe zu senden.

Schritt 1: Mit der Maus darauf zeigen

Schritt 2: Auf

Anzeigeoptionen klicken

Mithilfe der erweiterten Suchfunktionen von Lync 2010 können Sie schnell eine Person finden und deren Verfügbarkeitsstatus anzeigen, Suchergebnisse abrufen, die Ihnen helfen, die richtige Person zu finden, und auch nach weiteren Informationen als nur dem Namen suchen. Bei der Expertensuche werden Schlüsselwörter verwenden, um die Suche so einzuschränken, dass Personen oder Gruppen mit bestimmten Attributen gefunden werden können.

Suchen nach Name/Schlüsselwort

Suchen nach einer Person1. Geben Sie den Namen einer Person in das

Suchfeld ein.

Die Ergebnisse werden unterhalb des Felds angezeigt.

Suchen nach einem Experten2. Geben Sie ein Schlüsselwort ein, um die

Suche so einzuschränken, dass Personen mit bestimmten Attributen gefunden werden. Sie können auch einfach auf die Registerkarte Qualifikation klicken, um die schlüsselwortbasierten Ergebnisse Ihrer Suche anzuzeigen.

Ihre Suchkriterien werden in den Suchergebnissen hervorgehoben.

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Suchkriterien

Ergebnisse der Suche nach einer Qualifikation

Visitenkarte

Die Visitenkarte ist ein allgegenwärtiges Tool zum Anzeigen des Profils und der Organisationsinformationen einer Person.

Die Visitenkarte dient zudem als Ausgangspunkt für die Kommunikation mit einer Person oder Gruppe.Anzeigen einer Visitenkarte1. Zeigen Sie mit der Maus auf das Bild

einer Person, um deren Visitenkarte anzuzeigen.

2. Klicken Sie auf den Pfeil (^), um eine vollständige Version der Visitenkarte anzuzeigen.

3. Zum Anzeigen der Organisation einer Person klicken Sie auf Organisation.

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Kontaktinformationen

Organisationsinformationen

Übung 2: Suchen eines Kontakts und Starten einer Sofortnachrichtenunterhaltung

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1. Geben Sie den Namen einer Person in das Suchfeld ein.

2. Zeigen Sie auf das Bild einer Person.

3. Wenn die Visitenkarte geöffnet wird, klicken Sie auf die

Schaltfläche Sofortnachricht.

Frage: Mit welcher anderen Methode können Sie eine

Sofortnachrichtenunterhaltung starten?

Bekanntgeben des eigenen StandortsIn diesem Abschnitt werden die folgenden Funktionen behandelt:

• Festlegen Ihres Standorts

• Hinzufügen einer persönlichen Notiz

• Anzeigen des Aktivitätsfeeds

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Festlegen Ihres Standorts

Lync 2010 zeigt unter Ihrem Anwesenheitsstatus einen Standort an, der dem Netzwerk zugeordnet ist, mit dem Sie verbunden sind. Sie können diesen Standort aussagekräftiger gestalten, indem Sie ihn in „Büro“ oder „Zu Hause“ umbenennen. Wann immer Sie dann an diesem Standort arbeiten, wissen die Kontakte, denen Sie diese Information zur Verfügung stellen, wo Sie sich gerade befinden. Festlegen Ihres Standorts1. Klicken Sie auf den Pfeil

Standort festlegen. Wählen Sie einen Standort aus.

Erstellen eines benutzerdefinierten Standorts2. Klicken Sie auf den Pfeil

Standort festlegen. 3. Klicken Sie auf Standort

festlegen.4. Geben Sie im Fenster Standort

bearbeiten den Namen des Standorts ein.

5. Klicken Sie auf OK.

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Standortangabe für Notrufdienste

TIPP: Mit der Standortangabe für Notrufdienste können Sie im Notfall schneller gefunden werden (Dienst nur in den USA verfügbar).

Standort

Hinzufügen einer persönlichen Notiz

In Lync 2010 können Sie Ihren Standort und die persönliche Notiz einfach aktualisieren. Sie können auf den ersten Blick sehen, welche Ihrer Informationen für andere Personen angezeigt werden und so sicherstellen, dass diese Informationen korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Ihre persönliche Notiz wird als zweite Zeile Ihrer Kontaktinformationen angezeigt, wenn andere Personen diese Informationen in Lync 2010 anzeigen.Aktualisieren Ihrer persönlichen Notiz

1. Klicken Sie in den Bereich Persönliche Notiz.

2. Geben Sie Ihre Notiz ein.3. Sie können auch einen

Hyperlink einschließen.

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Persönliche Notiz

Anzeigen des Aktivitätsfeeds

Mit Aktivitätsfeeds können Sie „Neuigkeiten aus sozialen Netzwerken“ zu den Kontakten in Ihrer Kontaktliste anzeigen. Hiermit können Sie dafür sorgen, dass andere Personen Ihre neuesten persönlichen Notizen erhalten und bei Änderungen an Ihrem Bild und Änderungen an Ihrer beruflichen Position oder dem Bürostandort informiert werden.Anzeigen Ihrer Feeds1. Klicken Sie auf die Registerkarte

Aktivitätsfeeds.2. Führen Sie einen Bildlauf in den

verfügbaren Feeds durch.

Gehen Sie wie folgt vor, um festzulegen, ob die oben genannten Informationen freigegeben werden sollen:

3. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.4. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie auf der

Registerkarte Persönliche Einstellungen unter Aktivitätsfeed die Freigabe dieser Aktualisierungen.

Hinweis: Wenn festgelegt, werden Ihre aktuelle persönliche Notiz und Ihre aktuelle Abwesenheitsnotiz im Aktivitätsfeed angezeigt. Wenn in der persönlichen Notiz keine Informationen angezeigt werden sollen, können Sie das entsprechende Feld einfach leer lassen.

3. Klicken Sie auf OK.

Überwachung

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Aktivitätsfeeds

Übung 3: Aktualisieren Ihrer persönlichen Notiz

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1. Klicken Sie in den Bereich Persönliche Notiz.

2. Geben Sie Ihre Notiz ein.

3. Aktualisieren Sie Ihre Notiz.

Für Fortgeschrittene: Schließen Sie einen Hyperlink in Ihre persönliche Notiz ein. Laden Sie einen Kontakt ein, Ihre persönliche Notiz anzuzeigen und dann auf den Hyperlink zu klicken.

Auf dem Laufenden bleibenIn diesem Abschnitt werden die folgenden Funktionen behandelt:

• Benachrichtigungen

• Integration in Windows 7

• Verwalten von Unterhaltungen

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Benachrichtigungen

Es gibt vier Bereiche, die es Ihnen ermöglichen, die Informationen zu Ihren Kontakten zu ordnen und einfach anzuzeigen. Funktionen wie Benachrichtigungen sorgen dafür, dass Sie im Hinblick auf frühere und aktuelle Unterhaltungen immer auf dem neuesten Stand sind, immer wissen, wenn jemand versucht, Sie zu erreichen, und dass Sie aktive Unterhaltungen einfach verwalten können. Benachrichtigungen helfen bei der Sicherstellung, dass Sie zu den Kommunikationsaktivitäten Ihrer Kontakte informiert werden. Anzeigen von Benachrichtigungen1. Klicken Sie auf Aktivitätsfeeds,

Unterhaltungen oder Telefon, um die neuesten Aktivitäten, Unterhaltungen, Anrufe und Voicemails anzuzeigen.

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Aktivitätsfeeds Unterhaltungen Telefon

Anrufbenachrichtigung

Kontakte

Integration in Windows 7

Bei einer Integration in Windows 7 können Sie in der Taskleiste mit der Maus auf das Symbol Lync 2010 klicken, um Ihren Status zu ändern und Unterhaltungen anzuzeigen und zu verwalten.

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Status ändern

Navigieren in den aktiven Unterhaltungen

Verwalten von Unterhaltungen

Im Unterhaltungsbereich können Sie sich zu früheren und aktuellen Unterhaltungen informieren. Sie können in offenen Unterhaltungen navigieren oder frühere Unterhaltungen anzeigen, ohne Lync 2010 verlassen zu müssen.

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Unterhaltungen

Verwalten von Unterhaltungen

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Unterhaltungen.

2. Blättern Sie in der Liste der aktuellen und früheren Unterhaltungen.

Registerkarte Unterhaltung

Übung 4: Verwalten mehrerer Unterhaltungen

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1.Verwenden Sie die Registerkarte Unterhaltungen zum Anzeigen

von aktuellen und früheren Unterhaltungen.

2.Zeigen Sie mit der Maus auf der Symbol Lync 2010 in der

Taskleiste, um aktuelle Unterhaltungen anzuzeigen.

3.Wechseln Sie zwischen Unterhaltungen.

Zusammenfassung

Dieser Kurs befasste sich mit folgenden Themen: • Wie Sie mit Personen in Verbindung treten, die Ihnen wicht

ig sind

Nehmen Sie im Handumdrehen Kontakt auf.

• Wie Sie die richtige Person finden Mit Lync 2010 finden Sie Personen auch dann, wenn Sie nur über unvollständige Informationen verfügen.

• Wie Sie Personen wissen lassen, wo Sie sind und was Sie tun

Geben Sie mit Lync 2010 aktuelle Informationen frei.

• Wie Sie sich im Tagesgeschäft auf dem Laufenden haltenVerwalten Sie die alltägliche Kommunikation mit Lync 2010.

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