Schulung der Finanzverantwortlichen

20. und 27. 10. 2012Arnstadt Kohlenmarkt 20Schulung der FinanzverantwortlichenInhalt1. Vorstellung2. Rechnungslegung der Vereine3.Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschdigung / Sachzuwendungen4. Rcklagenbildung5. Buchhaltung5.1. Beispiel einer Vermgensbersicht6. Buchhaltungsprogramme7. Sonstiges

2. Rechnungslegung der VereineFehler bei Schreiben an die Mitglieder (Forderungen / Abmahnungen / Kndigungen / Einladungen u. .)Im Briefbogen ist der Absender (Verein) falsch bezeichnet -> vollstndiger Name des Vereins sowie die Vereinsregisternummer sind notwendig! (siehe Anlage Kopfbogen des Kreisverbandes)Der Adressat (Vereinsmitglied) wird nicht korrekt bezeichnet.Die Zeitrume sind nicht genau bestimmt (z.B. Ablesezeitrume). Das gilt auch fr Pacht, Versicherungen und andere Forderungen.

2. Rechnungslegung der VereineGenaue Angabe der Durchlaufkosten wie Energie- und Wasserverbrauch. Niemals hier die Kosten fr Blindstrom oder Mehrverbrauch mit einrechnen!! Diese werden als Umlagen separat ausgewiesen.Bei Erhebung von Umlagen muss die genaue Bezeichnung sowie der Bezug auf einen Mitgliederbeschluss oder die Satzung angegeben werden. Nicht den Begriff Rechnung verwenden, besser ist Forderungen, Umlagen o..

2. Rechnungslegung der VereineDie Anforderung von finanziellen Leistungen, Abmahnungen, Kndigungen u.. muss unbedingt von einem gesetzlichen Vertreter des Vereins unterzeichnet werden.Es werden Mahnungen versandt, bevor die geforderten Betrge fllig sind, oder die Zahlungsfristen stimmen nicht mit den vertraglichen Vereinbarungen berein.Bei einer eigenen Homepage ist es wichtig im Impressum die vollstndigen Angaben zum Verein zu machen wie Vereinsname, Sitz des Vereins, Zustndiges Registergericht und Nummer, Vorstand und Anschrift des Vereins. Internetadresse des Kreisverbandes: www.kv-kleingaertner-arnstadt-ilmenau.de

3. Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschdigung SachzuwendungenDie Vorstnde der Vereine arbeiten in der Regel ehrenamtlich also unentgeltlich. Diese Personen knnen aber nach 670 BGB Ersatz fr ihre Aufwendungen verlangen. Typischer Aufwand sind etwa Fahrt- und bernachtungskosten oder Ausgaben fr Porto, Bromaterial und die Nutzung des eigenen Telefons.3. Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschdigung SachzuwendungenDie Zahlung einer Ehrenamtspauschale nach 3 Nr. 26a EStG sieht keine Begrenzung auf bestimmte Ttigkeiten im steuerbegnstigten Bereich vor. Fr Mitglieder des Vorstandes knnen bis zu 500 pro Jahr steuerfrei gezahlt werden. Darber hinaus gehende Betrge mssen von den Empfngern versteuert werden. Zwingende Voraussetzung ist aber, in der Satzung muss es verankert sein! Z.B. folgende Formulierung: Der Vorstand kann fr seine Ttigkeit eine Vergtung nach Magabe eines Beschlusses der Mitgliederversammlung erhalten.

3. Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschdigung Sachzuwendungen Gutscheine und AufmerksamkeitenIn ihrem Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO, Ziffer 10 zu 55 Abs. 1 Nr. 1AO) lsst die Finanzverwaltung die Gewhrung von Annehmlichkeiten zu. Dazu gehren z.B. Benzin- und Warengutscheine im Wert von maximal 40 pro Jahr. Niemals Bargeld!!!Zustzlich drfen Vereinsmitglieder aus Anlass persnlicher Ereignisse (runde Geburtstage, Hochzeit, Jubilen u. dgl.) Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 40 erhalten.

3. Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschdigung Sachzuwendungen Die Gewhrung von Speisen und Getrnke, anlsslich und whrend eines auergewhnlichen Arbeitseinsatzes, bei einer Vereinsveranstaltung oder bei einer Vereinsbesprechung ist mglich (R19.6 der Lohnsteuerrichtlinien LStR).4. RcklagenbildungDie Rcklagenbildung nach 58 Nr. 7a AO ist grundstzlich fr alle steuerbegnstigten Krperschaften mglich.Dabei unterscheiden wir1. Zweckgebundene Rcklagen fr Baumanahmen, Reparaturen u. . (keine Beschrnkung der Hhe und zeitlichen Verwendung)

4. Rcklagenbildung2. Betriebsmittelrcklagen fr periodisch wiederkehrende ausgaben wie z.B. Mieten, Pachten, Beitrge o. . (Diese Rcklagen sind zeitnah zu verwenden in der Regel innerhalb eines Jahres) 3. Freie Rcklagen knnen jhrlich gebildet werden aus:- 1/3 des berschusses aus Vermgensverwaltung (z.B. Zinsertrge, Dividenden, Miet- und Pachteinnahmen).4. Rcklagenbildung- 10 % der sonstigen nach 55 Abs. 1 Nr. 5 zeitnah zu verwendenden Mittel (Bruttoeinnahmen wie z.B. Beitrge, Umlagen) aus dem ideellen Bereich. - Erbschaften, Spenden und Zuwendungen.Die Gesamthhe der freien Rcklage ist unbegrenzt. Whren der Dauer des Bestehens braucht die Krperschaft die freie Rcklage nicht auflsen. Die Rcklage ist aber auf Dauer fr steuerbegnstigte Zwecke zu verwenden. 4. RcklagenbildungDer Landesverband Thringen der Gartenfreunde gibt folgende Empfehlung raus:In jedem Kleingartenverein sollte mindestens eine Rcklage in Hhe eines finanziellen Jahresetats vorhanden sein.5. BuchhaltungDazu siehe auch Grne Schriftenreihe des BDG Nr. 198.Ein gemeinntziger Verein, welcher die steuerliche Gemeinntzigkeit besitzt, muss die Vorgaben des Gemeinntzigkeitsrechts sowie die steuerliche Aufzeichnungspflicht erfllen. Dazu gehren die Buchfhrung aller Einnahmen und Ausgaben, ein jhrlicher Vereinsabschluss sowie eine Vermgensaufstellung mit Rechenschaftslegung vor den Mitgliedern sowie Buchprfung.

5. BuchhaltungDer Gesetzgeber hat vorgeschrieben, dass die gewhlten Vorstnde in den Vereinen verpflichtet sind, den Mitgliedern gegenber Rechenschaft ber die Herkunft und Verwendung der Gelder abzulegen.( 27 Abs. 3 i.V.m. 259-260, 264, 670 BGB )

5. BuchhaltungDas Erfordernis der ordnungsgemen Buchfhrung ist deshalb von groer Bedeutung, da damit erreicht werden kann, dass Fremde (z.B. Finanzbehrde, Kassenprfer) sehr schnell und ohne groen Aufwand die Buchfhrung berprfen knnen.Neben dem BGB werden auch in den Steuergesetzen ausdrcklich Aufzeichnungen gefordert.Nicht zuletzt fordert die Gewhrung der steuerlichen Gemeinntzigkeit, alle Vorgnge aufzuzeichnen und nachprfbar werden zu lassen.5. BuchhaltungDie Prfung der Anerkennung der steuerlichen Gemeinntzigkeit erfolgt durch das zustndige Finanzamt in der Regel fr 3 Jahre. Die Finanzbehrde verschickt dazu Vordrucke, die auszufllen sind.Eine Nichtabgabe hat den Entzug der steuerlichen Gemeinntzigkeit zur Folge!

5. BuchhaltungArt der BuchfhrungMan kann zwischen der einfachen und der doppelten Buchfhrung unterscheiden.Die einfache Buchfhrung wird dadurch gekennzeichnet, dass in der Regel alle Aufzeichnungen der Geschftsvorgnge in einem Buch erfolgen ohne eine weitere Aufteilung.Die doppelte Buchfhrung beinhaltet, dass bei der Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben zwei Buchungen erfolgen.5. BuchhaltungEs gilt der Grundsatz der Ordnungsmigkeit der Buchfhrung. Dazu gehren:Die VollstndigkeitDie RichtigkeitZeitgerecht (zeitliche Reihenfolge)Geordnet (Aufbewahrung)Eine bestimmte Form der Buchfhrung schreibt der Gesetzgeber aber nicht vor. Es gengt eine einfache Einnahmen-berschuss-Rechnung (ER). Dann ist aber eine Vermgensbersicht notwendig.

5. BuchhaltungDie Ttigkeit eines gemeinntzigen Vereins wird aus steuerlicher Sicht in 4 Bereiche aufgeteilt:1. Ideeller Bereich Dazu gehrt die Verwaltung der Kleingartenanlage, der Pachtvertrge und des Vereins, die Betreuung der Mitglieder, die Fortbildung und Fachberatung und Vereinsaktivitten.2. Vermgensverwaltung Dazu gehrt die Verwaltung der Ertrge aus Geldanlagen, Verpachtungen (z.B. Vereinsheim), Inventar.

5. Buchhaltung3. Wirtschaftliche Ttigkeit als Zweckbetrieb Freibetrag = 35000 pro Jahr. Dazu zhlen Erlse aus z.B. Tag des Gartens, Erntedankfest, Fachvortrge, Tombolas, Verleih von Gartengerten u.v.m.4. Steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschftsbetrieb Freibetrag = 35000 pro Jahr. Dazu gehrt z.B. das selbst bewirtschaftete Vereinsheim, regelmiger Verkauf von Speisen und Getrnken u..

5.1 Beispiel einer VermgensbersichtAktivpostenPassivpostenA. AnlagevermgenA. VereinsvermgenGrund und BodenRcklagenVereinsgebudeVereinsausstattungB. UmlaufvermgenB. VerbindlichkeitenKassenbestandBankverbindlichkeitenBankguthabenDurchlaufende PostenDurchlaufende PostenDarlehenSummeSumme6. Buchhaltungsprogramme1. Muster fr Buchhaltung (vorgestellt von Steuerberater Ralf Kieer bei zentr. Schulung)2. Beispiel einer Vereinsbuchfhrung ber Excel (erarbeitet von Gartenfreund Klaus Groe, Vorstandsmitglied im Regionalverband der Kleingrtner Jena, Tel.: 03641/422600), kostenlos3. Vereinsverwaltung 2005 (erarbeitet von WINNER Community GmbH Schellingstr. 75, 72622 Nrtingen) Installationspasswort: 6133, Benutzername : supervisor, Passwort: leer lassen. Homepage: www.winncomm.de , kostenlos

6. Buchhaltungsprogramme4. Kleingartenvereinsverwaltung KGVV (erarbeitet von Vereins-Meyer-Software , Tonderstr. 21b, 22049 Hamburg Tel.: 040/69645811)Homepage: www.vereins-meyer-software.de Preis: 210,00 5. Kleingartenverwaltung KGV (erstellt von EDV-Bro Lange, Eibenstocker Weg 6, 08326 Sosa) Homepage: www.csn-lange.de Preis: 1 Lizenz=164 ab 4. Lizenz=60 , Basis ist Office-Modul ACCESS

6. Buchhaltungsprogramme6. Kleingrtner-Vereinsprogramm (erstellt von mp EDV-Systemberatung und Entwicklung) Homepage: www.paelmke.de Basis ist Office-Modul ACCESS , Preis nach Nachfrage7. SonstigesLiteraturhinweise:Grne Schriftenreihe des BDG (z. B. Band 198) herausgegeben vom Bundesverband Deutscher GartenfreundeBroschre des BDG Finanzen im gemeinntzigen Kleingrtnerverein herausgegeben vom Bundesverband Deutscher Gartenfreunde Internet-Adresse: www.kleingarten-bund.de -> hier kann man die Schriftenreihe als PDF-Datei herunterladen.Steuerwegweiser fr Vereine vom Thringer Finanzministerium7. SonstigesHomebanking Homebanking ist auch fr gemeinntzige Vereine mglich. Wenn zwei Unterschriften gefordert werden, sollte man nach jeder Online-berweisung einen Ausdruck machen und diesen dann von den zwei eingetragenen Personen unterschreiben lassen.Impressum Gert Imme, Markt 11, 99310 Arnstadt, Tel.: 03628938635, E-Mail: mail@gert-imme.de