Módulo III - estgv.ipv.pt · 2 DiEstv@2006DiEstv@2006 Módulo III - Excel Diapositivo 3 O EXCEL como Folha de Cálculo • Documento / Ficheiro – Um documento do Excel designa-se

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1DiEstv@2006DiEstv@2006 DiapositivoDiapositivoMódulo III - Excel

Módulo III• Ferramentas do Office

– Folhas de Cálculo– Ferramentas de produtividade


Folhas de Cálculo • O que é:

– Uma Folha de Cálculo é, por tradição, um conjunto de células que formam uma grelha ou tabela e que podem relacionar-se entre si através de expressões lógicas e/ou matemáticas.

• O que permite:– Organização: apresentação de tabelas e listas de valores;– Ferramentas matemáticas, estatísticas, financeiras, etc.: ajudam

a executar cálculos mais complexos;– Automatização de tarefas: geração automática de código e do

cálculo automático de resultados;– Representação gráfica de informação;– Gestão de tabelas: utilizando operações convencionais de bases

de dados;– Ferramentas de programação: para criação de novas

funcionalidades.

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O EXCEL como Folha de Cálculo• Documento / Ficheiro

– Um documento do Excel designa-se por livro.• Livro

– Um livro pode conter várias folhas de cálculo (por omissão, contém 3 folhas – Folha1, Folha2 e Folha3).

• Folha de cálculo– Uma folha de cálculo é composta por uma grelha de

células. A grelha contém colunas (A, B, …, IV) e linhas (1, 2, …, 65.536).

• Célula– Unidade base da folha que pode conter constantes ou

fórmulas com uma determinada formatação e possíveis anotações.


O EXCEL como Folha de Cálculo

LivroFolhas de cálculo

Folha activaGrelha

ColunasLinhas

Célula activa

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MS Excel - Célula

Célula activaNome ou referência

Referência=ColunaLinha

Conteúdo da célulaConstantes ou fórmulas

FormataçõesTipo de letra, côr, etc.


MS Excel - Célula• Formatos:

– O formato é um conjunto de propriedades atribuídas a cada uma das células condicionando a forma como a informação é apresentada. Essas propriedades estão acessíveis na caixa de diálogo que aparece ao seleccionar o menu Formatar->Células e onde é possível definir:

• A forma como são representados valores numéricos (nº casas decimais, cifrão, etc.).• O tipo de alinhamento do conteúdo das células (alinhados à esquerda, centrados ou à

direita).

• A cor associada aos conteúdos das células.

• O tipo e o tamanho da fonte de caracteres e o estilo (Negrito, Itálico, Sublinhado, rasurado, etc.).

• A largura e altura das células.• O tipo e espessura de molduras ou

linhas existentes em torno das células.

• Os padrões dos sombreados de determinadas células.

• Células cujos conteúdos não podem ser alterados, ou seja, células protegidas.

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MS Excel - Célula• Anotações:

– As anotações são particularmente úteis quando a folha de cálculo é partilhada por vários utilizadores ou quando contem fórmulas relativamente complexas em que são necessárias explicações adicionais, observações ou notas. Estas só são visíveis quando expressamente solicitadas através da selecção de Apenas Indicador de Comentário ou Comentárioase Indicador no menu:

Ferramentas→opções...→Ver → Comentários,e para criar/apagar/alterar uma anotação deve-se seleccionar Inserir->Comentário.


MS Excel - Célula

Conteúdo: constantesTodas as células em que o 1ºcarácter é diferente do operador “=”.

NuméricoLógicoData e horaTexto

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MS Excel - Célula• Constantes:

– Um valor constante pode ser do tipo numérico, lógico, indicativo de data e hora, ou texto:

• Valor numérico: qualquer combinação dos algarismos de 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, e ainda os símbolos virgula (,) ponto (.) exponenciação (E, e), mais (+) e menos (-).

• Valor Lógico: o Excel utiliza os valores lógicos Verdadeiro (True) e Falso (False).

• Datas e horas: a informação relativa a datas e horas éarmazenada sob a forma de um número real em que a parte inteira diz respeito à data (número de dias desde 1900) e a parte real diz respeito às horas minutos e segundos (número de segundos desde a meia-noite). Ex: 35431.58681 éequivalente a 14h05 de 1/1/1997.

• Texto: é todo o conjunto de caracteres que não é considerado valor lógico, numérico, data e hora ou fórmulas. Para esclarecer situações confusas pode-se identificar como sendo do tipo texto antecedendo a constante com o símbolo plica ( ‘ ).


MS Excel - Célula

Conteúdo: fórmulasTodas as células em que o 1ºcarácter é o operador “=”.

A fórmula só pode ser vista na barra de fórmulas.A célula mostra o resultado da fórmula.

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MS Excel - Célula• Fórmulas:

– As fórmulas são utilizadas sempre que se pretenda realizar determinadas operações, nomeadamente operações aritméticas ou de comparação sobre os valores das células. Todas as fórmulas iniciam-se pelo sinal de igual (=), e podem conter:

• Constantes – 1, 1000, “texto”, …;• Operadores – +,*,>=, …;• Referências a células – A1, A$1, …;• Chamadas a funções – soma(1;2;3), etc.


MS Excel - Fórmulas• Operadores:

– Os operadores Indicam as operações a realizar entre dados, podem ser agrupados em quatro tipos: aritméticos, de texto, de comparação e de referência.

Operadores Aritméticos:+ Adição- Subtração ou Simétrico* Multiplicação/ Divisão^ Exponenciação

Operadores de Comparação:= Igual< Menor<= Menor ou Igual> Maior>= Maior ou Igual<> Diferente

Operadores de Texto:& Concatenação

Operadores de Referência:: Gama

(espaço) Intersecção; União

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MS Excel - Fórmulas• Operadores aritméticos:

– Devolvem um valor numérico.– Exemplos:

= 1 + 2 3= -1 * 2 -2

• Operadores de texto:– Devolvem um valor de texto (caracteres entre aspas).– Exemplos:

= “Juntar ” & “Texto” “Juntar texto”= “No ” & 1 & “º caso existe…” “No 1º caso existe…”


MS Excel - Fórmulas• Operadores de comparação:

– Devolvem um valor lógico (verdadeiro ou falso).– Exemplos:

= 1 >= 2 Falso= 1 <> 2 Verdadeiro

• Operadores de referência:– Devolvem uma referência a uma célula ou a um

conjunto de células.– Exemplos:

= A1:A5 referência às células A1, A2, A3, A4 e A5= B1:B5 A2:D2 referência à célula B2= A1; A3; B2 referência às células A1, A3 e B2

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MS Excel - Fórmulas• Precedência dos Operadores:

– Os operadores obedecem a uma ordem de precedência quando são executadas operações, sendo executadas primeiro as de precedência superior e em caso de igualdade, da esquerda para a direita. A utilização de parêntesis permite alterar a ordem de precedência.

Gama (:)Intersecção (Espaço)União (;)Simétrico (-)Exponenciação (^)Multiplicação (*) e Divisão (/)Adição (+) e Subtracção (-)Concatenação (&)Comparação (=, <, <=, >, >=, <>)

Por ordem decrescente de precedência dos operadores temos:


MS Excel - Fórmulas• Tipos de Referências:

– Na implementação de fórmulas é frequente fazer-se referência a uma célula ou a um intervalo de células em infinitas situações distintas.

– As referências agrupam-se nos seguintes tipos:• Referência Relativa• Referência Absoluta• Referência Mista• Referência Externa• Referência Circular

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MS Excel - Fórmulas• Referência Relativa

– Indica como localizar uma célula a partir da célula corrente.

– Como representa uma posição relativa, sempre que a referência é copiada ou deslocada, ela actualiza-se em função da nova posição.

– Exemplo (B1 contém a fórmula =A1+1)• Ao copiar a fórmula de B1 para B2 (+ 1 linha) a referência é

alterada=A2+1

• Ao copiar de B1 para C1 (+ 1 coluna)=B1+1

• Ao copiar de B1 para C3 (+1 coluna e +2 linhas)=B3+1


MS Excel - Fórmulas• Referência Absoluta

– Indica uma localização fixa da célula, não sendo alterada em deslocamentos de posição.

– Exemplo (B1 contém a fórmula =$A$1+1)• Ao copiar a fórmula de B1 para B2 (+ 1 linha) a referência

mantém-se=$A$1+1

• Ao copiar de B1 para C1 (+ 1 coluna)=$A$1+1

• Ao copiar de B1 para C3 (+1 coluna e +2 linhas)=$A$1+1

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MS Excel - Fórmulas• Referência Mista

– Combina os dois tipos anteriores, permitindo fixar a linha variando só a coluna (Ex. A$2) ou fixar a coluna variando só a linha (Ex. $A2) de uma referência.

– Exemplo (B1 contém a fórmula =A$1+1)• Ao copiar a fórmula de B1 para B2 (+ 1 linha) =A$1+1• Ao copiar de B1 para C1 (+ 1 coluna) =B$1+1• Ao copiar de B1 para C3 (+1 coluna e +2 linhas) =B$1+1

– Exemplo (B1 contém a fórmula =$A1+1)• Ao copiar a fórmula de B1 para B2 (+ 1 linha) =$A2+1• Ao copiar de B1 para C1 (+ 1 coluna) =$A1+1• Ao copiar de B1 para C3 (+1 coluna e +2 linhas) =$A3+1


MS Excel - Fórmulas• Referências Externas

– Quando é necessário fazer referência a células nou-tras folhas de cálculo tem que se utilizar o seguinte formato: (ficheiro)folha1!A2.

• Referências Circulares– Quando é necessário fazer referência dentro da

fórmula à célula actual (Ex. A2 = A2+1).– O Excel permite a utilização deste tipo de referências

seleccionando a opção Iteração no menu Ferramentas->Opções->Cálculo, sendo caracterizadas pelo valor inicial e condições de paragem.

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MS Excel - Fórmulas• Repetição de Fórmulas e Utilização de

Referências– É frequente utilizar no Excel colunas ou linhas com

várias cópias da mesma fórmula, variando só as referências.

– Inserir manualmente todas as fórmulas é um processo desagradável, moroso e sujeito a erros.

– Felizmente existem mecanismos de preenchimento automático de células, e é nessas situações que a utilização de referências relativas, absolutas e mistas se revestem da maior importância.


MS Excel - Fórmulas• O Preenchimento Automático é realizado pelo Excel quando:

– se utiliza o comando Copiar e depois o comando Colar, tendo como destino várias células.

– se selecciona um conjunto de células e se utiliza o comando Editar Preencher.

– se utiliza a alça de preenchimento (cruz no canto inferior direito da célula seleccionada).

• As referências relativas são incrementadas pelo Excel na linha e/ou na coluna consoante se preenche as células ao longo das colunas e das linhas. As referências absolutas não são alteradas. As referências mistas só são alteradas na parte não fixa.

O caracter $ numa referência significa “fixar”.

=B$1

=$A1KKFF

=$A$1

=A1GG

=$A$1

=B1HH II

=A$1

=$A1JJ

33=$A2

=$A1DD

=A$1=$A$1=A222=A$1=$A$1=A111

EECCBBAA

Exemplos de preenchimento automático com diferentes tipos de referências.

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MS Excel - Fórmulas



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MS Excel - Fórmulas• Utilização de Nomes

– Uma outra forma alternativa para referir uma célula ou um intervalo de células é a proporcionada pela utilização de nomes. Um nome éum identificador que pode ser atribuído a uma ou mais células, a um valor ou a uma fórmula. A definição de um nome pode ser feita através do menu Inserir->Nome->Definir ou editar directamente na caixa de nomes da barra de fórmulas.

– A utilização de nomes tem as seguintes vantagens:• os nomes são mais sugestivos.

• os nomes são definidos ao nível do livro podendo dessa forma ser utilizados em qualquer folha.

• os nomes podem ser rapidamente “colados” a partir da caixa de nomes, facilitando a sua utilização.



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MS Excel - Fórmulas• Fórmulas Matriciais

– Uma fórmula matricial corresponde a uma única fórmula que usa uma matriz como argumento ou insere resultados em múltiplas células. O grupo de células que recebe uma fórmula matricial é tratado como uma unidade, pelo facto de partilhar a mesma fórmula, tirando daí a vantagem da sua utilização por substituir várias fórmulas por uma só.

– Passos para inserir uma fórmula matricial:• Seleccionar o intervalo de células que vai receber a fórmula.• Entrar em modo de edição e digitar a fórmula.• Terminar a inserção com a combinação de teclas Ctrl+Shift+Enter.

– Passos para eliminar uma fórmula matricial:• Seleccionar o mesmo intervalo de células que recebeu a fórmula.• Entrar em modo de edição.• Terminar com a combinação de teclas Ctrl+Enter.

– Exemplos:{=A1:A3+B1:B3} Calcula a soma elemento a elemento entre as duas matrizes.{=Ou(11=A1:A5)} Determina se o valor 11 existe na matriz A1:A5



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O EXCEL como Folha de Cálculo

Caixa de Nomes

Botão de Selecção total

Nº de linha e botão de

selecção da linha

Configuração da altura da Célula

Deslocamento das folhas de

Cálculo

Separadores de Folha de Cálculo

de um Livro

Barra de deslocamento

horizontal

Barra de Estados

Configuração da Largura da Célula

Nome de coluna e botão de selecção

de coluna Barra de deslocamento

vertical

Célula Activa

Barra de Fórmulas

Barras de Ferramentas

Barra de Menus

Botão de anular edição

Botão de aceitar edição

Chama o Assistente de Funções

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