Neugestaltung von Berufungsverfahren und Berufungsordnung an der FH Bielefeld

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CHE-Hochschulkurs „Berufungsverfahren“

Neugestaltung von Berufungsverfahren und Berufungsordnung

an der FH Bielefeld

Projektberichtfür den CHE-Hochschulkurs

„Gestaltung von Berufungsverfahren“

Prof. Dr. Volker Herzig

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Übersicht

• Projektbeschreibung• Besetzung der kleinen Arbeitsgruppe• Methodik der kleinen Arbeitsgruppe• Projektvorgaben und -erwartungen• Projektstrukturierung• Verfahrensablauf• strittige Punkte• Verabschiedung im Senat und Implementierung

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Projektbeschreibung (1)

Ziel• Optimierung des Berufungsverfahrens an der FH Bielefeld

Anlass• Handlungsbedarf aufgrund veränderter rechtlicher

Rahmenbedingungen im Personalbereich• größere Autonomie der Hochschulen bei der Besetzung

von Professuren• Verantwortung und Entscheidungskompetenz für

Berufungen ab sofort bei der Hochschulleitung

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Relevanz• Berufungsverfahren sind ein wesentlicher Kern der

Qualitätssicherung an den Hochschulen.• Von der Gewinnung wissenschaftlich qualifizierter und

geeigneter Hochschullehrer/innen hängt die Entwicklung einer Hochschule in Forschung, Lehre, Weiterbildung und akademischer Selbstverwaltung entscheidend ab.

• Der verschärfte Wettbewerb der Hochschulen untereinander um die „besten Köpfe“ erfordert neues Bewusstsein und adäquate Instrumente der Rekrutierung.

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Vorgehensweise• Rektorin setzt eine große Arbeitsgruppe zur Neugestaltung

des Berufungsverfahrens und der Berufungsordnung ein.• In der ersten Sitzung am 09.12.2004 werden Themenfelder

und Projektziele mit Vertretern mehrerer Fachbereiche diskutiert.

• Es wird eine kleine Arbeitsgruppe installiert, die in insge-samt 11 Sitzungen verschiedene Aspekte und Handlungs-felder im Kontext des Berufungsverfahrens bearbeitet und entsprechende Ergebnisse vorlegt.

• Die große Arbeitsgruppe wird über den Projektstand in zwei Sitzungen am 21.03. und 20.06.2005 informiert.

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Besetzung der kleinen Arbeitsgruppe

CHE• zwei Mitarbeiter als externe Berater

FH Bielefeld• Rektorin• Hochschullehrer aus dem FB Sozialwesen• Hochschullehrer aus dem FB Gestaltung• Hochschullehrer aus dem FB Wirtschaft (Leitung)• Dezernent Personal (Koordination)• Gleichstellungsbeauftragte

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Methodik der kleinen Arbeitsgruppe (1)

• Die kleine Arbeitsgruppe vereinbart eine stringente Arbeits-weise mit kurzen Zeitabständen (1-3 Wochen) zwischen den einzelnen Sitzungen.

• Die aktive Projektarbeit dauert ca. 3 Monate (Mitte Januar bis Mitte April 2005 und endet mit einer Vorstellung der Ergebnisse in der großen Arbeitsgruppe (Juni 2005).

• Um den Prozess zu beschleunigen, übernehmen die Grup-penmitglieder die inhaltliche Ausarbeitung einzelner Hand-lungsfelder zwischen den Sitzungsterminen.

• Die Teilnehmer tauschen sich zwischenzeitlich über email-Kontakt untereinander aus.

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Methodik der kleinen Arbeitsgruppe (2)

• Es herrscht ein konstruktives Arbeitsklima.• Die verschiedenen Gestaltungsaspekte werden aus Sicht

der einzelnen Mitglieder teilweise kontrovers diskutiert.• Es werden vertretbare Kompromisslinien gesucht und ge-

funden.• Der Vorsitzende moderiert die Sitzungen und achtet auf

den Projektfortschritt.• Die externen Berater bringen Fachwissen und Erfahrungen

aus anderen Hochschulen konstruktiv ein.• Alle Sitzungen werden mit einem Ergebnisprotokoll doku-

mentiert.

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Projektvorgaben und -erwartungen

• Berufungsordnung einfacher gestalten• Verfahrensablauf beschleunigen• Umgang mit Bewerbern verbessern• Auswahlkriterien um Sozialkompetenz erweitern• Weitergeben von „Erbhöfen“ vermeiden• Probezeit zur Eignungsfeststellung besser nutzen• Stellen- und Informationswert externer Gutachten erhöhen• externe Beteiligungen in Berufungskommissionen vorsehen• bei der Ausschreibung Profilmerkmale herausstellen• Kontaktperson für die Bewerber bestimmen• rechtzeitige Stellenzuordnung (Entw.-Plan) vornehmen

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Projektstrukturierung

sieben zentrale Handlungsfelder Stellenzuordnung nach strategischen Gesichtspunkten

Straffung des Berufungsverfahrens

Objektivierung der Kriterien der Personalauswahl

Verbesserung der Qualitätssicherung im Auswahlverfahren

Erhöhung der Verfahrenstransparenz

Verbesserung des Umgangs mit Bewerbern institutionalisierter Dialog über Ziele und Leistungen nach

der Berufung

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1. Stellen zuordnen

strategische Bedeutung (hoher Kostenanteil, große Relevanz für Hochschulentwicklung)

frühzeitige und sorgfältige Planung der Stellenbesetzung Möglichkeit der Umstrukturierung durch Bildung neuer Schwer-

punkte anstatt unreflektierter Fortschreibung alter Stellen Wettbewerb der Fachbereiche um Personalmittel Stellenzuordnung durch das Rektorat aufgrund eines trans-

parenten Verfahrens und eines Systems der rechtzeitigen Verständigung

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2. Berufungsverfahren straffen

rasche Stellenbesetzung (Sicherung guter Bewerber, Lehrangebot)

Beteiligte: Dekan/in Rektor/in FBR Berufungskomm. Vorsitzende/r der Kommission agiert operativ Planungsbeginn zwei Jahre vor Eintritt der Vakanz bei Zielkonflikten zwischen Schnelligkeit und Güte der Auswahl

erhält die Qualitätssicherung den Vorrang Erstellung und Bekanntgabe eines Zeitrasters durch die

Kommission Herstellung von Verfahrenssicherheit und -transparenz

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3. Auswahlverfahren objektivieren

Jeder Stellenausschreibung geht eine Profilbeschreibung voraus.

Nach der Stellenfreigabe erstellt der/die Dekan/in die Profilbe-schreibung in Abstimmung mit dem/der Rektor/in vor dem Hintergrund der Entwicklungspläne.

Sie beinhaltet eine detaillierte Beschreibung der Aufgaben, Anforderungen und Perspektiven der Stelle und dient nach außen als inhaltliche Präzisierung der Ausschreibung nach innen als Instrument zur Objektivierung der Eignungs-

prüfung für die externen Gutachter als Raster für ein mehrdimen-

sionales Rating.

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4. Qualität im Verfahren sichern (1)

Die einzelnen Prozessschritte innerhalb der Berufungskommis-sion sind Kern des Auswahlverfahrens und müssen von dieser qualitätsmäßig laufend geprüft und gesichert werden: Sichtung und Bewertung der Bewerbungsunterlagen Einladungen zu Probelehrveranstaltungen Durchführung von Bewerberinterviews Listen-Erstellung bei Berücksichtigung aller Erkenntnisse

Externer Expertise verbessert die Chance auf innovative Sichtweisen und Objektivität: Einbindung mindestens eines externer Kommissionsmitgliedes Einholung externer Gutachten in der Endauswahl

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Kommissionszusammensetzung Über die personelle Zusammensetzung der Berufungskommis-

sion setzt sich der/die Dekan/in mit dem/der Rektor/in ins Benehmen, ehe der FBR die Mitglieder wählt.

Die Berufungskommission umfasst 8 Mitglieder: vier Hochschullehrer/innen davon mind. ein(e) externer

Professor/in, Ausnahme ein Mitglied aus der Gruppe der akademischen Mitarbeiter/innen zwei Mitglieder aus der Gruppe der Studierenden ein(e) weitere/r Mitarbeiter/in.

Die/der bisherige Stelleninhaber/in ist kein Komm.-Mitglied.

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Auswahlverfahren detaillierte Beschreibung eines mehrstufigen Prozesses in der

Berufungsordnung

Gutachtenpraxis gesetzliche Vorschrift zur Einholung von externen Gutachten

über die Listenplatzierten Benennung von zwei externen Gutachter durch die Mitglieder

der Berufungskommission Erstellung von externen Einzelgutachten in Form eines mehr-

dimensionalen Ratings hinsichtlich vorgegebener Kriterien

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Entscheidung und Berufung Entscheidung über die Reihung der Kandidaten liegt bei der

Berufungskommission, Vorschlag an den FBR Rektor/in bestätigt Liste oder gibt sie an den FBR zur

Überprüfung zurück Rektor/in führt Rufgespräch mit dem/der Erstplatzierten

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5. Transparenz des Verfahrens erhöhen (1)

Schaffung von Klarheit und Durchsichtigkeit aller Verfahrens-schritte für alle Beteiligten

hochschulinterne Perspektive: kompakte und verständliche Berufungsordnung Unterrichtung der Beteiligten über Verfahrensablauf durch

Rektor/in und Verwaltung im Rahmen der konstitutiven Sitzung Kommissionsvorsitzende(r) ist alleinige(r) Ansprechpartner/in für

alle internen Anfragen und Stellungnahmen während des Verfahrens

zeitnahe Erstellung und Bereitstellung von Protokollen Zusammenfassung aller relevanten Unterlagen und Leitlinien in

einem Handbuch für jeden Fachbereich

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5. Transparenz des Verfahrens erhöhen (2)

Bewerberperspektive Veröffentlichung der Berufungsordnung und der Verfahrensbe-

schreibung im Internet Kommissionsvorsitzende(r) ist alleinige(r) Ansprechpartner/in für

alle Fragen der Bewerber während des Auswahlverfahrens Ein Leitfaden zur Informationspolitik beschreibt chronologisch und

inhaltlich die Benachrichtigung der Kandidaten in den verschiedenen Phasen des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens.

Nach der Rufannahme wird dem/der Neuberufenen eine Mentor zur Seite gestellt.

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6. Umgang mit Bewerbern verbessern (1)

Schaffung eines nachhaltigen positiven Personal-Images der FH als attraktiver Dienstherr angemessene Ansprache und zuvorkommende Behandlung aller

Bewerber während des gesamten Verfahrens fairer Umgang mit abgelehnten Bewerbern Aussendung positiver Signale an die bestgeeigneten Bewerber nachhaltiger Aufbau und Pflege eines anerkannten Rufes der FH

in der Scientific-Community

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6. Umgang mit Bewerbern verbessern (2)

Ansätze für ein bewerberorientiertes Auswahlverfahren Entgegenkommen bei der Zeitplanung anreisender Bewerber aktive Bereitstellung von Informationen zur Orientierung am

Hochschulort und in der Hochschule (Anfahrtsskizzen, Hotelver-zeichnis, öffentlicher Nahverkehr)

Hilfestellung bei der Suche nach Möglichkeiten der Kinderbetreuung Berücksichtigung familiärer Verpflichtungen bei der Stundenplaner-

stellung Angebot von Weiterbildungsmaßnahmen Begleitung des/der Neuberufenen durch einen kollegialen Mentor Berücksichtigung von Wünschen bei der Ausstattung und

Arbeitsplatzgestaltung

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7. Dialog über Ziele und Leistungen führen Rektor/in unter Beteiligung des FB (Dekan/in)

Entfaltung eines partnerschaftlichen Verhältnisses mit dem/der Neuberufenen

konstruktiver Ausgleich der Interessenlagen bez. der Entwick-lungsperspektiven zwischen Individuum und Institution

Institutionalisierung eines laufenden Dialogs zu Zielvereinba-rungen nach dem Führungsmodell des „management by objectives“ (MbO)

Verabredungen über Aufgaben, Fristen, Zuständigkeiten und Anreize erhöhen die Eigenverantwortung und Motivation des Einzelnen

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Verfahrensablauf (1)

rot gekennzeichnete Prozessschritte weisen Änderungen gegenüber dem bisherigenVerfahren aufV = verantwortlich X = beteiligt

Rektorat

RektorRektorin

Dekan/in

Kommission

VorsitzKomm

FB-Rat

Auf der Basis des Fachbereichs- und Hochschulentwicklungsplans wird dieStellenzuweisung und -ausschreibung vom Fachbereich beantragt undvom Rektorat entschieden.

V X

Der Ausschreibungstext mit Profilbeschreibung und die Presseorganewerden vom Dekan/von der Dekanin mit dem Rektor/der Rektorinvorabgestimmt.

X V

Außerdem werden dazu die Gleichstellungsbeauftragte und dieSchwerbehindertenvertretung informiert und um Rückmeldung gebeten.

V

Die öffentliche Ausschreibung (einschl. Profilbeschreibung undPresseorgane) wird beschlossen. In der Regel wird der/die Dekan/in alsAnsprechpartner/in genannt.

V

Die Kandidatinnen und Kandidaten für die Berufungskommission werdenim Benehmen mit dem Rektor/der Rektorin dem FBR vorgeschlagen.

X V

Die Mitglieder der Berufungskommission sowie der Vorsitzende/dieVorsitzende werden gewählt.

V

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Verfahrensablauf (2)Rektorat

RektorRektorin

Dekan/in

Kommission

VorsitzKomm

FB-Rat

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist wird zur konstituierenden Sitzung understen Beratung der Berufungskommission eingeladen (Mitglieder,Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenvertretung). Es erfolgt eineInformation über den Verfahrensablauf (Unterstützung durch dasPersonaldezernat), die Sitzungstermine werden festgelegt, der Zeitablauf(Zeitraster) geplant. Um die Bedeutung des Berufungsverfahrens zuunterstreichen, kann der/die Vorsitzende den Dekan/die Dekanin sowieauch den/die Rektor/in dazu einladen.Das Auswahlverfahren beginnt. Es wird anhand der Profilbeschreibungund der Einstellungsvoraussetzungen ausgewählt.

X V

Als Ansprechpartner/in und Informationsverantwortliche/r agiert ab derkonstituierenden Sitzung bis zur Befassung des Fachbereichsrates der/dieVorsitzende. Er/sie organisiert Sitzungen, Vorstellungsgespräche,Probelehrveranstaltungen, sorgt für die Dokumentation, Protokolle undderen Verteilung.

V

Zwei externe Gutachter/Gutachterinnen sind zu benennen und zubeteiligen.

V

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Verfahrensablauf (3)Rektorat

RektorRektorin

Dekan/in

Kommission

VorsitzKomm

FB-Rat

Die Liste wird in einer Reihenfolge aufgestellt und begründet. VDer Abschlussbericht wird gefertigt. Er erfolgt der Vorschlag an denFachbereichsrat. VEr/sie trägt im Fachbereichsrat vor. VDer Fachbereich beschließt den Berufungsvorschlag. VDer Berufungsvorschlag wird dem Rektor/der Rektorin zugeleitet –komplett mit den notwendigen Unterlagen – .

V

Nach Prüfung wird über den Berufungsvorschlag entschieden. Vorher wirddie abschließende Rückäußerung der Gleichstellungsbeauftragten, ggf.der Schwerbehindertenvertretung eingeholt.

V

Die nicht berücksichtigten Bewerber/innen der Liste und andere derengeren Wahl werden unterrichtet.

V

Der Ruf wird erteilt. VDas Rufgespräch wird von Rektor/in im Benehmen mit dem/der Dekan/invorbereitet. *

V X

Das Rufgespräch findet statt. * V XDer /die ausgewählte Kandidat/in wird ernannt (bzw. vertraglichverpflichtet).

V

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strittige Punkte

• externe Mitgliedschaft in der Berufungskommission• Ausschluss des bisherigen Stelleninhabers• Benehmen der Rektorin für die Benennung der Kandidaten

für die Mitgliedschaft und den Vorsitz in der Berufungskom-mission

• Verfahren im Zusammenhang mit der Begutachtung auswärtiger Hochschullehrer

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Verabschiedung im Senat und Implementierung

• Der Verfahrensvorschlag wird am 08.12.2005 im neuen Senat erneut beraten und zur Abstimmung gebracht.

• Die Umsetzung erfolgt unmittelbar nach Beschlussfassung.

• Die Konkretisierung der einzelnen Handlungsfelder in den jeweiligen Fachbereichen ist teilweise noch zu leisten und bedarf zudem einer permanenten Anpassung an die geltenden Bedingungen.

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