Überblick über Aufgaben und Methoden des Projektmanagements · -DIN 69901, Projektmanagement, Projektmanagementsysteme-ISO 21500, deutsch Leitlinien des Projektmanagements E DIN

ÜberblicküberAufgabenundMethodendesProjektmanagementsModul:ManagementtechnikenII,StudiengangKommunikationundMultimedia

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1BegriffsgrundlagenProjekt,Projektmanagement,Projektmanagementsystem,Projektorganisation

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WasisteinProjekt?

WelcheWesensmerkmalemacheneinProjektaus?

Ausgangsfrage:

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• ProjektdefinitionenundProjektstandardskennen.

• WesensmerkmalevonProjektenbenennenundaufpraktischeBeispieleanwendenkönnen.

• TypischeProjektmanagementaufgabenbeschreibenunderläuternkönnen.

Lernziele:

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• InflationärerGebrauchdesBegriffs„Projekt“inderPraxis- Projektvs.Arbeitsgruppe- Projektvs.Linienaufgabe- Projektvs.Routinetätigkeit

• UnterschiedlicheNormen,RichtlinienundKonventionen- DIN69901,Projektmanagement,Projektmanagementsysteme- ISO21500,deutschLeitliniendesProjektmanagementsEDINISO21500:2013-06(D)- CompetenceBaseline3.0(ICB3.0)derInternationalProjektManagementAssociation- Guideto the ProjectManagementBodyof Knowledge (PMBOKGuide)desProjectManagementInstitute

à DefinitioneinesProjektesanhandvonzentralenProjektmerkmalen

UnterschiedlicheDefinitionsversuche

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UnterschiedlicheDefinitionsversuche

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Quelle:Projektmanagementkompakt,in:ProjektMagazin,DasFachportalfürProjektmanagement,1/2014S.3

DieDIN69901definierteinProjektalsein„Vorhaben,dasimWesentlichendurchdieEinmaligkeitderBedingungeninihrerGesamtheitgekennzeichnetist“.

KonkretisierungmöglicherBedingungen/Bedingungsfaktoren,dievonProjektzuProjektunterschiedlichunddamitinihrerGesamtheiteinmaligsind:

• Ziele,Zielvorgaben• zeitliche,personelle,finanzielleRahmenbedingungen(Ressourcenrestriktionen)• OrganisationsformdeseinzelnenProjektes(HerkunftderProjektmitarbeiter,Rollen- undAufgabenverteilungimProjekt)

ProjektbegriffgemäßDIN69901

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EinenÜberblickartikelzurWeiterentwicklungderProjektmanagementnormeninDeutschlandfindenSieunter:ReinhardWagner,DIN69900undDIN69901– DasistneuandendeutschenPM-Normen,in:Projektmagazin,Ausgabe3/2009,S.1– 8.

ZurNormensystematikDIN69901-5:2009-01undEDINISO21500:2013-06(D)

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EinProjektistgekennzeichnetdurchfolgendeMerkmale:

ü Eineneuartige,einmaligeoderaußergewöhnlicheAufgabenstellung,

ü eineklareZielsetzung,

ü eineklareTerminvorgabe(Starttermin/Endtermin)

ü eineklareAbgrenzungzuanderenProjektenundLinienaufgaben

ü einefachübergreifende(interdisziplinäre)Zusammenarbeit(Kooperation/Koordination)

ü eineprojektspezifischeOrganisation(Ressourcen,Verantwortung,…)

ü eineBegrenztheitderRessourcen(Zeit,Budget,Personal- undSachmittel)

ZentraleWesensmerkmaleeinesProjektes

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AnwendungderProjektmerkmaleaufkonkreteBeispiele(Checkliste)

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Hochschulneubau Bachelor.Thesis!Eine%neuartige,%einmalige%oder%außergewöhnliche%Aufgabenstellung,

!%eine%klare%Zielsetzung,

!%eine%klare%Terminvorgabe%(Starttermin/Endtermin)

!%eine%klare%Abgrenzung%zu%anderen%Projekten%und%Linienaufgaben%

!%eine%fachübergreifende%(interdisziplinäre)%Zusammenarbeit%(Kooperation/Koordination)

!%eine%projektspezifische%Organisation%(Ressourcen,%Verantwortung,%…)

!%eine%Begrenztheit%der%Ressourcen%(Zeit,%Budget,%PersonalN%und%Sachmittel)

Projektmanagement

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• Planung• Organisation• Kontrolle• Steuerung(Abweichungsanalyse)

• Einmaligkeit• Erstmaligkeit• klareZielsetzung• zeitlicheBefristung• begrenztesBudget• komplexeStrukturen

Projekt Management

Projektmanagement:AnwendungvonManagementmethodenaufkomplexeProjektaufgabenunterBerücksichtigungderprojektspezifischenRahmenbedingungen

„GesamtheitvonFührungsaufgaben,-organisation,-techniken,-mittelnfürdieInitiierung,Definition,Planung,SteuerungunddenAbschlussvonProjekten.“

ProjektmanagementgemäßDIN69901

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Projektmanagement

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SummederFührungsaufgabenzurBewältigungderProjektaufgabe

Projektmanagement-Methoden

- Organisation- Planung- Überwachung/Kontrolle- Steuerung

Projektmanagement-Verhalten

- Kommunikation- Kooperation- Führung- …

AnforderungenanProjektleitungundTeammitglieder

WassinddieWesensmerkmaleeinesProjektes?

WiekönnenSieprüfen,obessichbeieinerArbeitsaufgabeumeinProjekthandelt?

WassinddieHauptaufgabeneinesProjektmanagers?

Zwischenergebnis:

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RollenundAufgabenverteilungimProjekt

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• DieEinrichtungeinerLenkungsgruppe/einesLenkungsaus-schussesistimProjektsinnvoll,umEntscheidungsträgerundInteressensvertreter,dievomProjektergebnisbetroffensind,indieProjektarbeiteinzubeziehen.DieLenkungsgruppeisteinEntscheidungsgremiumundsolltedahernurmitPersonenmitEntscheidungskompetenzenund-jenachInhalt-mitInter-essensvertretern(z.B.Betriebsrat)besetztwerden.

• ImReview-TeamhabenFachexpertenund/oderFuhrungskräftedieMöglichkeit,sichindasProjekteinzubringen,ohnedirektimProjektmitzuwirken.DieMitgliederdesReview-TeamsmussenfachlicheKompetenzundErfahrungenzudemjeweiligenProjektthemabesitzen.DasReview-TeamisteinoptionalesGremiumderProjektorganisation.DasProjektteamkannsichuberdasReview-TeamfachlichesFeedbackzurProjektarbeiteinholenunddadurchdieAkzeptanzfurdieProjektergebnisseverbessernundsozueinerQualitätssicherungderErgebnissebeitragen.

2ProjektmanagementphasenundProjektmanagementprozesseProjektphasen,Projektmanagementphasen,Projektmanagementprozesse

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UnterschiedzwischenProjektphasenundProjektmanagementphasen

DerAblaufeinesProjektes– vonderIdeebiszumAbschluss– wirdalsProjektlebenslaufoderProjekt-lebenszyklus bezeichnet.Erkannbranchen- undaufgabenspezifisch,d.h.sachlich-inhaltlichinverschiedeneArbeitsabschnitteoder Projektphasenunterteiltwerden.DieseProjektabschnittestellendieeinzelnenSchritteimVerlaufderProjektdurchführungdar.

Beispiel: ProjektphaseneinesIT-/Softwareentwicklungsprojektes

DiePhaseneinteilungimRahmendesProjektmanagementprozessesorientiertsichanlogischzusammen-hängendenAktivitätendesProjektmanagements.DieDIN69901-2:2009-01unterscheidetfolgendeProjektmanagementphasen

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Projekt-initialisierung

Projekt-definition

Projekt-planung

Projekt-steuerung

Projekt-abschluss

Fachkonzept IT-Konzept Entwicklung/Programmierung Test

ProjektmanagementprozesseInnerhalbdereinzelnenProjektmanagementphasenwerdenunterschiedlicheProjektmanagementprozessedurchgeführt.NachDIN69901-2:2009-01werdendieseProzessesystematischverschiedenenProzess-gruppen/UntergruppensowiedenverschiedenenProzessmanagementphasenzugeordnet.BeispielsweiseistderProzess„Terminplanerstellen“derProzessuntergruppe„AblaufundTermine“sowiederProjekt-managementphase „Planung“zugeordnet.

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Projekt-Initialisierung

Projekt-definition

Projekt-planung

Projekt-steuerung

Projekt-abschluss

Ablaufu.TermineInformation,

Dokumentation,Kommunikation

Kostenu.Finanzen

Organisation

Qualität

Ressourcen

Risiko

ProjektstrukturVerträgeu.

NachforderungenZiele

Prozessmanagementprozess:

P.1.2„Terminplanerstellen“

Prozessmanagementprozess:

D.11.1„Zieledefinieren“

ProjektmanagementprozessenachDIN69901-2:2009-01imÜberblick

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DarstellungderProjektmanagementprozesseimVerlaufdesGesamtprojektes

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ÜbergangzurnächstenProjektmanagementphase

AbfolgederverschiedenenProjektmanagementprozesseinderjeweiligenProjekt-

managementphase

AufgabeninderIntialisierungsphase

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• EinProjektstartetmitderInitialisierungsphase .

• DieAnregungbzw.derAuslöserfürdasProjektkannhierbeisowohlausdemexternenBereich(z.B.KundenbeschwerdenoderVeränderungenbeidenVorlieferanten)alsauchausdeminternenBereich(hoheKosten,Qualitätsmängel,Mitarbeiterunzufriedenheitetc.)kommen.

• DasManagementderTrägerorganisation(=projektdurchführendes/beauftragendesUnternehmen)greiftdieProjektanregungaufunderteilteinerPersonoderGruppe(Experte,Arbeitsgruppe)denAuftrag,dieProjektideezukonkretisierenundeineEntscheidungsvorlagezueinermöglichenProjektdurchführungvorzulegen.

• DieProjektideewirddurchdenExperten/dieArbeitsgruppedifferenziertanalysiert,bewertetundeineZielvisionskizziert.InAbhängigkeitderkonkretenProjektsituation(Komplexität,Beteiligteetc.)wirdgeprüft,welchederinderInitialisierungsphasegrundsätzlichrelevantenProzessefürdiekonkreteProjektdurchführungbenötigtwerden.

• DieZieledesProjektessowiedieausgewähltenProjektmanagementprozessewerdenineineProjektvorlageüberführtunddemManagementderTrägerorganisationzurFreigabe(Projektfreigabe)präsentiert.

• ÜbergangzurnächstenProjektmanagementphaseà Definitionsphase

ProjektmanagementprozesseinderIntialisierungsphase

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AufgabeninderDefinitionsphase

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• InderDefinitionsphasewirdeinKernteamfürdasProjektgebildet,welchesdasweitereVorgehenfestlegtundInhaltundUmfangdesProjektesdefiniert.

• ZuerstwerdendieZieledesProjekteskonkretisiertunddefiniert.EswirdfüralleProjektbeteiligtegeklärt,wasmitdemProjektkonkreterreichtwerdensoll,d.h.eswerdenmöglichstoperationaleZieleformuliert.DieseSummeallerZielestelltdasLastenheftdesProjektesdar.

• AufbauendaufdenZielenwerdendiekonkretenProjektinhaltefestgelegt.Hierzuwirdbeschriebenwasbzw.welcheLeistungen(Produkte/Dienstleistungen)zuerbringensindundwasnichtGegenstanddesProjektesseinsoll.InhalteundLeistungsumfangwerdenschriftlich,klarundübersichtlichfestgehalten.

• BasierendaufderInhaltsbeschreibungwerdendiewesentlichenMeilensteinedefiniertunddieAufwendungenzurDurchführungdesProjektsgrobabgeschätzt.

• Abschließendwerden relevanteProjektbedingungen,Umfeldeinflüsse unddieErwartungenderInteressengruppen(Stakeholderanalyse)sowiebekannteProjektrisikengegenübergestelltundhieraufaufbauendschließlichdieMachbarkeitdesProjektesbewertet(Machbarkeitsanalyse)sowieprojektkritischeErfolgsfaktorenabgeleitet.

• ÜbergangzurnächstenProjektmanagementphaseà Planungsphase

ProjektmanagementprozesseinderDefinitionsphase

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AufgabeninderPlanungsphase

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• NachAbschlussderDefinitionsphaseundmitderFreigabedesProjektesbeginntdiePlanungsphase .

• InderPlanungsphasewirdsodifferenziertwie- zudiesemZeitpunkt- möglichfestgelegt,was,wann,wieunddurchwengemachtwerdensoll.

• AusgangspunktderPlanungbzw.erstesPlanungsergebnisistderProjektstrukturplan.IndiesemwirddasGesamt-projektinTeilprojekteundArbeitspaketeplanvollundsystematischaufgegliedert.DieArbeitspaketekönnen(gedank-lich)weiterineinzelneVorgängenuntergliedertwerden.

• AufderGrundlagedesProjektstrukturplanswerdenTermine,RessourcenundKostengeplant.

• EbensowerdenmöglicheRisikenidentifiziertundbewertet.EntsprechendeGegenmaßnahmen(Risikomanagement)werdengeplantundggf.imRahmeneinerNeudefinitiondesProjektes(RücksprungindieDefinitionsphase)sowiedurchAnpassungendesProjektstrukturplansbzw.derTermin- undRessourcenplanungberücksichtigt.

• DieGesamtüberlegungenwerdenimProjektplanzusammengeführt.DerProjektplanverbindetdenProjektstruktur-,Ressourcen-,Termin-,KostenplanzueinemGesamtplan.

• JenachProjektaufgabenstellungwerdendesWeiterenVertragsinhaltemitdenexternenLieferantenabgestimmt.

• FreigabedesProjektplansdurchdenAuftraggeber.DieseFreigabeisteinederwichtigsten,daabdiesemZeitpunkterheblichmehrRessourceneingebundenwerdenunddamitdasRisikosowiedieKostenerheblichsteigen.

• ÜbergangzurnächstenProjektmanagementphaseà Steuerungsphase

ProjektmanagementprozesseinderPlanungsphase

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AufgabeninderSteuerungsphase

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• WährendderSteuerungsphase werdendieimProjektplandefiniertenundgeplantenAktivitätendesProjektsumgesetzt.

• DasProjektteamwirdentsprechenddergewähltenOrganisationsform(Projektorganisation)gebildetundmitdenjeweiligenArbeitsaufträgenausgestattet.

• DurchführungeinerKick-off-Veranstaltung,indemdenBeteiligtendasProjektmitseinenZielen,derPlanungunddergewähltenOrganisationsformvorgestellt,möglicheFragenderProjektbeteiligtengeklärtwerdenundsichdieProjektbeteiligtenverpflichten,dasProjektentsprechendderVorgabenzubearbeitenbzw.zuunterstützen.

• BearbeitungderArbeitspaketeundderSteuerungsaufgaben.DieProzesselaufenhierbeiparallelundinIterationsschleifenab.InformationenzumZielerreichungsgrad,zurTermin- undKosteneinhaltung,zudenRessourcenverbräuchen,zurQualitätundzurRisikosituationdesProjektswerdenkontinuierlicherhobenundmitdenPlan-Wertenverglichen.BeiAbweichungenwerdenGegenmaßnahmengeplant,beurteilt(freigegeben)undumgesetzt.

• JederelevanteGegensteuerungdiezurÄnderungdesProjektesführtmussdokumentiertundfreigegebenwerden.DerProjektplanistentsprechendanzupassen.(Ggf.ÄnderungenimVertrag/NachforderungengegenüberdemAuftraggeber).

• MitVorlagedesProjektergebnissesunddemErreichendesProjektzielserfolgtdieAbnahmedurchdenAuftraggeber.

• ÜbergangzurnächstenProjektmanagementphaseà Projektabschluss(Abschlussphase)

ProjektmanagementprozesseinderSteuerungsphase

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AufgabeninderAbschlussphase(Projektabschluss)

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• DieAbschlussphasedientderProjektnachbereitung,derProjektreflexionsowiederErgebnissicherung.

• RelevanteAufgabensindindieserPhasedieNachkalkulation,dieDurchführungeinerAbschlussbesprechungmitdenProjektbeteiligten,dieErstellungdesAbschlussberichtssowiedieArchivierungrelevanterUnterlagen.

• DieProjektreflexionsowiedieDokumentationvonErfolgs- bzw.MisserfolgsgrößendervorherigenProjektabwicklungdienenderErfahrungssicherung(lessons learned)undsollendemAuftraggeberbzw.derprojektdurchführendenInstanzhelfenzukünftigeProjekteundProjektmanagementprozessezuoptimieren.

• AbschließendwerdendieRessourcenzurückgeführt,dieProjektorganisationaufgelöstundderProjektleitersowiedieProjektmitarbeiterfreigesprochen,d.h.vonihrenAufgabenundihrerVerantwortungentbunden.à Feiern

• DasProjektistformalbeendet.

ProjektmanagementprozesseinderAbschlussphase

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BeschreibungdereinzelnenProjektmanagementprozesse

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Beispiel:ProzessI.11.1„Zieleskizzieren“

Vorgängerprozesse: I.5.1Zuständigkeitenklären Nachfolgeprozesse: I.5.2PM-Prozesseauswählen

ZweckundHintergrund:

IndiesemProzessgehtesdarum,ausderProjektideeeineersteVorstellungabzu-leiten,welcheZielemitdemProjektverfolgtwerdenmüssenundwelcheVoraus-setzungenbzw.Randbedingungengelten.Hierbeikommtesdaraufan,dassAuftrag-geberundProjektteameingleichesVerständnisbezüglichderZieleundRandbe-dingungen erreichen.SchließlichwerdenalleUnterlagenvorbereitet,diefürdieFreigabedesProjektesnotwendigsind.

Prozessbeschrei-bung (Vorgehen):

DieProjektideewirdvomProjektleiterundseinemTeamanalysiert,eineersteZielversionformuliertundingeeigneterFormfürdieProjektfreigabeentscheidungaufbereitet.DabeiisteineersteBewertungdesProjektesvorzunehmen.

Input PM-Methoden Output

- Projektidee- Erfahrungenausvergangenen

Projekten

- Zielbeschreibung - SkizzederProjektziele- Entscheidungsvorlage

3AusgewählteAnalyse- undPlanungs-aufgabenindeneinzelnenProjekt-managementphasenAnalyse- undPlanungsverfahren

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Projektidee- Projektantrag

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• DerProjektantragstehtamAnfangeinesjedenProjektes.DieProjektideewirdimProjektantragkonkretisiertundumquantifizierbareInformationen(Termine,Kostenetc.)ergänzt.

• DerProjektantragwirdvonderPersonbzw.Personengruppe,dieeinInteresseanderProjektrealisationerstelltundderGeschäftsleitungbzw.denentscheidungsberechtigtenFührungskräftenvorgelegt.

• InexternenProjektestelltderProjektantragdasAngebotdesAuftragsnehmersandenAuftraggeberzurÜbernahmeundDurchführungdesProjektesdar(Projektangebot).

• ImProjektantragwirdauffolgendeSachverhalteeingegangen:- BeschreibungderAusgangssituationvorProjektstart- AbgrenzungdesProjekteszuanderenProjektesdesUnternehmensundzudenLinienfunktionen- BeschreibungderProjektzieleundderangestrebtenErgebnisse- DefinitionderAufgaben/Teilaufgaben- Ableitung/SchätzungderrelevantenProjektkosten- FestlegungvonStartundEndterminenderProjektarbeit- DarstellungvonRestriktionenundRahmenbedingungensowievonChancenundRisikenderProjekts- BeschreibungdeserwartetenNutzens

Projektumfeldanalyse

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Quelle:Seidel,J.,GPM-Blog

AufdasProjektwirkenunterschiedlicheUmfeldfaktoren mitunterschiedlicherIntensitätein.ZwischendemProjektundseinemUmfeldbestehenalsovielfältigeWirkungs- undWechselwirkungsbeziehungen.DiesesolltenvorProjektstart(Projektauftrag)erkanntundanalysiertwerden.DasErgebnisderUmfeldanalyseistaucheineGrundlagefürdieMachbarkeitsstudiedesProjektes.MitdenUmfeldfaktoren mussdasProjektteamundinsbe-sonderederProjektleiterwährenddesProjektesingeeigneterWeiseumgehen.

Stakeholderanalyse:IdentifikationundAnalysederProjektstakeholder

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• Projektstakeholder sindPersonenoderPersonengruppen,dieamProjektsowiedenProjektergebnissendirektbeteiligtsindund/odervondendurchdasProjektbewirktenVeränderungen(positiv/negativ)betroffensind.

• DaProjektstakeholder aufdieProjektdurchführungunddieProjektzieleEinflussnehmen(können),isteswichtigihreErwartungen,InteressenundihrEinflusspotenzialaufdasProjektzuanalysierenundzubewerten.DieserfolgtinderStakeholderanalyse.DieErgebnissederAnalysewerdenimStakeholder-portfoliovisualisiert.

Betroffene Interessen Einstellung Einfluss/Macht(1-3)

Konfliktpotenzial(1-3)

Geschäftsführung 3 2FachabteilungA

Lieferant1

...

Stakeholderportfolio

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gering mittel

hoch

Einfluss/Macht

gering

mittel

hoch

Konflikt-potenzial

1

32

4(1) Geschäftsleitung(2) FachabteilungA(3) Lieferant1(4) ...

Risikoanalyse

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• Risiken*)sindzwangsläufigmitderDurchführungvonProjektenverbunden(vgl.DefinitioneinesProjektes)undlassensindauchnichtvölligvermeiden.

• ImRahmeneinerRisikoanalysewirdnachder(ersten)DefinitiondesProjektes– undbeiVorliegenneuerEr-kenntnisse - auchspätererneut(iterativerProzess)systematischanalysiert,welchemöglichenProblemedenErfolgtdesProjektesbeeinträchtigenbzw.infragestellenkönnten.

• MöglicheRisiken,d.h.projektgefährdendeEreignisseundEinflussgrößenwerdengedanklichvorwegge-nommen,ihreUrsachenidentifiziertunddiedurchdieseausgelöstenFolgenfürdenProjekterfolgqualitativundquantitativbewertet.

• ImRahmenderBewertungwirddieEintrittswahrscheinlichkeitsowiedererwartete(maximale)Schaden(TragweitedesRisikos)prognostiziert.DasProduktausEintrittswahrscheinlichkeitundSchadenshöhestellendenRisikowertdeseinzelnenRisikosdar.

*)RisikogleichAbweichungdestatsächlichenvomerwartetenErgebnis.

Risikoanalyse

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Vorgehensweise• Projektrisikenidentifizieren• EintrittswahrscheinlichkeitEW(in%)jeRisikoabschätzen• RisikotragweiteTWjeRisikobewerten(Schadenswertin€abschätzen,ggf.VerzögerunginTagen)• RisikowertRW(=EintrittswahrscheinlichkeitxRisikotragweite)berechnenDieErgebnisselassensichtabellarisch(Risikoinventur)festhaltenundineinerRisikomatrixvisualisieren.

in%

Tragweite(in€,Tagen)

10

40

50

gering sehrhochmitel

sehrgeringesRisiko

geringesbismittleresRisiko

hohesbissehrhohesRisiko


Risikoanalyse

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• NachderIdentifikationundBewertungderRisikensindjeRisikogeeigneteMaßnahmenderGegensteuerung/Risikobewältigungabzuleiten.HierbeilassensichPräventivmaßnahmen(RisikominderungimVorfeld)undKorrektivmaßnahmen(Notfallplanung)unterscheiden.

• Präventivmaßnahmen dienenalsvorbeugendeMaßnahmenderVermeidungvondenkbarenUrsachenpotenziellerRisiken.DurchsiesolldieWahrscheinlichkeitdesEintrittseinesRisikosreduziertwerden(z.B.WahleinesanderenLieferanten).

• Korrektivmaßnahmen dienenderReduzierungdernegativenFolgenvonpotenziellenRisiken.(NeuplanungunterBerücksichtigungzusätzlicherzeitlicherPuffer).

RisikoanalyseunsAbleitungrisikopolitischerMaßnahmen

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Lastenheft/Pflichtenheft

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• DasLastenheft beinhaltetdievomAuftraggeberfestgelegtenAnforderungenandieLeistungen,diederAuftragnehmerimProjektzuerbringenhateinschließlichderzuberücksichtigendenRahmenbedingungen.

• DasPflichtenheft enthältdievomAuftragnehmererarbeitetenRealisierungsvorgabenaufderBasisdesvomAuftraggebervorgegebenenPflichtenheftes.

Auftraggeber AuftragnehmerLastenheft

ForderungenausSichtdesAuftraggebers

UmsetzunginSpezifikationen

AngebotmitPflichtenheftSpezifikationderRealisierung

VertragmitPflichtenheftVereinbarteSpezifikationder

Realisierung

PrüfungundGenehmigung

verbindlicheProjektvorgabenimProjektauftrag(Vertrag)

Projektauftrag

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• DerProjektauftrag stelltdenformalenundoffiziellenStarteinesjedenProjektesdar.Eristeineverbind-liche Absprache(Vertrag)zwischenProjektleiterundProjektauftraggeber,dersowohldieZusammenarbeitregelt,alsauchgewährleistet,dassbeidedasgleicheProjektverständnisunddiegleichenVorstellungenüberdiezuerreichendenZielehaben.

• DerProjektauftragsolltedifferenziertauffolgendeSachverhalte(ausdemProjektantrag)BezugnehmenundentsprechendeFestlegungenbeinhalten:- FestlegungdesProjektnamens- DarstellungderAusgangslage vorProjektstart:HierwirdbeschreibenwarumdurchgeführtwerdensollundwelchenNutzenesfürdasUnternehmen/dieTrägerorganisationhat.

- BeschreibungdesProjektumfangsundderProjektinhalte,IdentifikationderbetroffenenOrganisations-einheiten und/oderProzesseinklusivederSchnittstellenzuanderenProjekten.

- Operationalisierung derProjektziele/Ergebnisse,wassollimProjekteerreichenwerden,wasnicht.WasistdererwartetequantitativeundqualitativeNutzen,wasdiekonkretenErgebnisse.

Projektauftrag

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- BenennungderProjektaufgabenmitDarstellungderzeitlichenFolgenbeziehungen(Grobstruktur)- DarstellungderprognostizierterKostendesProjektes- KonkretisierungderProjektstart- und-endtermine- Darstellung zuberücksichtigenderRestriktionenund RahmenbedingungensowiederChancenundRisikendesProjektes

• ÜberdieAngabendesProjektantrageshinausenthältderProjektauftragAngabenzu- derPersondesProjektleiters,denMitgliederndesLenkungsausschussesunddesProjektteamssowiezuihrenjeweiligenKompetenzen

- denSpielregelnderInformationundKommunikationim Projekt(InformationsempfängerundInformanten,Termine,AnlässeundFormatederInformationsflüsse

- zurHöhedesProjektbudgets(ggf.differenziertnachRessourcenarten).

DieformlicheProjektfreigabesowiedieUnterschriftendesProjektauftraggeberssowiedesProjektleitersschließendenProjektauftragab.

ProjektstrukturierungundProjektstrukturplan

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• ProjektesindinderRegeldurcheinehoheKomplexität gekennzeichnet.SiebeinhalteneineVielzahlvonAufgabenmitgegenseitigenAbhängigkeitenundWechselwirkungen.DieGesamtaufgabesowiedieAbhängigkeitenzwischeneinzelnenTeilprojektaufgabensindhäufiginihrerGesamtheitnichtvollständigzuüberblicken.

• DieProjektstrukturierung dientzurübersichtlichenDarstellungderGesamtheitderArbeitsaufgaben,dieineinemProjektzuerledigensind.DasErgebnisderProjektstrukturierungistderProjektstrukturplan.

• ErbeinhaltetdiehierarchischeGliederungdesGesamtprojektesinTeilaufgabenkomplexe,TeilaufgabenundArbeitspakete.ErbeschreibtdieBeziehungzwischendenTeilaufgaben.

• EinArbeitspaketisteinenichtmehrweiteruntergliederteAufgabe/TätigkeitaufeinerbeliebigenEbenedesProjektstrukturplans.

• DieArbeitspaketemüssenüberschaubarundklarvoneinanderabgegrenztsein.DieZerlegunginArbeits-paketemusssoerfolgen,dassVollständigkeitgewährleistetistundeskeineÜberschneidungenzwischendenArbeitspaketengibt.

ProjektstrukturierungundProjektstrukturplan

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• DerProjektstrukturplanbildetdieGrundlagefürdiegesamteweitereProjektplanung.AufihmbasiertsowohlfürdiePlanungderTermine,KostenundEinsatzmittelalsauchdieFestlegungderLeistungs-merkmale.ErbildetdamitauchdieBasisfürdiespätereProjektkontrolle.

• DieAbleitungdesProjektstrukturplanskanninduktiv oderdeduktiv erfolgen.BeiminduktivenVorgehenwerdenzunächstmitHilfevonKreativitätstechnikenalledenkbarenProdukt-/Leistungskomponentengesammelt,nachsinnvollenOberkategoriensortiertundanschließendindenProjektstrukturplanüberführt.GibtesfürdaszuerstellendeProduktbzw.diezuerbringendeLeistungschonvergleichbareVorlagen,wirdzunächstausgehendvonderoberstenEbenedieseGliederungsebenenvollständigzerlegt(strukturiert),bevordienächsteGliederungsebeneerarbeitetwird.

• DerProjektstrukturplankannobjektorientiert,funktionsorientiertoderablauforientiertaufgebautsein.InderPraxisdominierenobjekt- undfunktionsorientierteProjektstrukturplänenebenMischformen.

BeispielfüreinenobjektorientiertenProjektstrukturplan

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ProjektHausbau

Fundamente Rohbau Dach Innenausbau

Baugrube

Fundamente

Bodenplatte

Wände

Decken

tragendeWände

Trennwände

Dachstuhl

Dachhaut

Wasser-/Gas-instaltionen

Elekto-instalationen

......

BeispielfüreinenfunktionsorientiertenProjektstrukturplan

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ProjektHausbau

Erarbeitendurchführen betoniern mauern zimmern

baggern

Erdeabfahren

Verschalungenerstellen

Betongießen

Außenmauernerstellen

Innenwändeerstellen

Dachstuhlerstellen

Dachgaubenerstellen

... ...

Betonliefern

Arbeitspaketbeschreibung

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ZurweiterenProjektplanungistessinnvoll/notwendigdieimProjektstrukturplandefiniertenArbeits-paketeimDetailzuplanenunddasErgebnisdieserPlanungzubeschreibenundzudokumentieren.ZujedemArbeitspaketgehörteineArbeitspaketbeschreibung.DieseenthältDetailinformationen,wie

- AP-Bezeichnung- AP-Nummer- Start- Ende- AP-Verantwortlicher- BeschreibungderzuerbringendenLeistungen- VoraussetzungenfüreineDurchführung- ErwarteteErgebnisse

DieArbeitspaketbeschreibungerfolgtinderPraxisinFormularform(EDV-Masken).DerDetaillierungs-gradsowiedieAngabenzudenArbeitspaketensindnichtgenormtundkönnenvonUnternehmenzuUnternehmenschwanken.

BeispielfüreineArbeitspaketbeschreibung

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BeispielfüreineArbeitspaketbeschreibung

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Meilensteinplanung

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• MeilensteinegebendenZeitpunktan,zudemeinTeilprojektmiteinembestimmtenErgebnisabgeschlossenwird.

• MeilensteinestrukturierendasProjektundstellen„Sollbruchstellen“dar.

• DerProjektverlaufkannamtermingerechtenundschlich-inhaltlichenErreichen,derMeilensteineüberprüftwerden.

• EinMeilensteinplanisteinEreignisplan,derdieeinzelnenbesonderen,vorherdefiniertenEreignissebzw.ZwischenergebnisseeinesProjektsundihreAnordnungsbeziehungendarstellt.

• EinMeilensteinplanisteinwichtigesInstrumentderProjektkontrollefürdasProjekt-Management.

• BeiErreichungeinesMeilensteinskommtesi.d.R.zueinerLenkungsausschusssitzung,inderdieZwischenergebnissepräsentiertundbeurteiltwerdenundüberdenweiterenProjektvorgang(weitereFreigaben)entschiedenwird.

Terminplanung- Terminliste(basierendaufArbeitspaketbeschreibungen)

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Nr. Arbeitspaket Aufwand Mitarbeiter Einsatzin% Dauer Anfang Ende

1 InhaltsrechercheFrage1bisFrage10

3 MT MüllerMaier

100%50%

2Tage 17.5.2014 18.5.2014

2 Link-Identifikation 1MT Müller 100% 1Tag 19.5.2014 19.5.2014

3 Link-BewertungundAuswahl

1,5MT MüllerMaierSchulte

100%100%100%

0,5Tage 20.5.2014 20.5.2014

Summe 5,5MT - - 4Tage 17.5.2014 20.5.2014

Terminplanung- Ablaufplan/Balken-/Gantt-Diagramm(basierendaufArbeitspaketbeschreibungen)

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• Balkendiagramme(GANTT-Diagramme)dienenzurgrafischenDarstellungderTerminlistenunterEinbe-ziehungderDauerdereinzelnenVorgänge.SiebeschreibendielogischeundzeitlicheAbfolgederProjektarbeitsschritte.

• IndenerstenbeidenSpalteneinesBalken-/GanttdiagrammserfolgtdieNummerierungundAuflistungderausgewiesenenArbeitsschrittebzw.Arbeitspakete.InAbhängigkeiteinerZeitlinie(Wochen,Monate,etc.)wirdderAblaufdereinzelnenTeilprojektemitHilfeeineshorizontalverlaufendenBalkensodereinerLinievisualisiert,MeilensteinewerdenmitPunktenoderSternengekennzeichnet.

• DieBalkenbzw.LinienzeigendenStart- bzw.EndzeitpunktdesjeweiligenArbeitspakets,d.h.sierepräsentierendengeplantenZeitraum,nichtaberdieAnzahlderdaringeplantenNetto-Arbeitstage!

BeispielfüreinGantt-Diagramm

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TerminplanungmittelsNetzplantechnik(basierendaufArbeitspaketbeschreibungen)

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• GemäßDIN69900:2009istderNetzplaneine"graphischeodertabellarischeDarstellungeinerAblaufstruktur,dieausVorgängenbzw.EreignissenundAnordnungsbeziehungenbesteht“.

• EinNetzplanhatgegenübereinereinfachenTerminlisteverschiedeneVorteile:§ anschaulicheDarstellungdesProjektablaufs § ZwangzumDurchdenkendesProjektsundErkennenvonlogischenAbhängigkeiten § AufdeckenvonEngpässen(=kritischerPfad)undZeitreserven(Puffer) § VeranschaulichungderAuswirkungvonTerminänderungen § KostenersparnisdurchexakteTerminplanung

Vorgangslisten(zujedemArbeitspaket)alsGrundlagedesNetzplans

• DieArbeitspaketewerdeninVorgänge(Aktivitäten)gegliedert.

Beispiel:Arbeitspaket„Screencast drehen/aufnehmen“

Vorgänge:(1)Inhalte/Storyboardplanen

(2)Chartserstellen

(3)Bildrechteklärenundlizensieren

(4)Linksrecherchieren

(5)Chartsaufnehmenundvertonen

(6)Aufnahmeschneiden

(7)Aufnahmenachbearbeiten(inkl.Linksintegrieren)

(8)Aufnahmerendern

(9)AufnahmeaufServerhochladen

(10)AufnahmeimWebwest/Websiteeinbinden

©Diedrich56

ZeitbedarfjeVorgangschätzen

• ZujedemVorgangwerdenBearbeitungszeitengeschätzt

(1) Inhalte/Storyboardplanen 6Std.

(2) Chartserstellen 2Std.

(3) Bildrechteklärenundlizensieren 10Std.

(4) Linksrecherchieren 5Std.

(5) Chartsaufnehmenundvertonen 1Std.

(6) Aufnahmeschneiden 1Std.

(7) Aufnahmenachbearbeiten(inkl.Linksintegrieren) 4Std.

(8) Aufnahmerendern 0,5Std.

(9) AufnahmeaufServerhochladen 0,2Std.

(10) AufnahmeimWebwest/Websiteeinbinden 0,1Std.

©Diedrich57

Vorgänger/Vorgangsfolgenbestimmen(Abhängigkeiten)

• ZujedemVorgangwerdenBearbeitungszeitengeschätzt

(1) Inhalte/Storyboardplanen 6Std. -

(2) Chartserstellen 2Std. 1

(3) Bildrechteklärenundlizensieren 10Std. 2

(4) Linksrecherchieren 5Std. 2

(5) Chartsaufnehmenundvertonen 1Std. 3,4

(6) Aufnahmeschneiden 1Std. 5

(7) Aufnahmenachbearbeiten(inkl.Linksintegrieren) 4Std. 6

(8) Aufnahmerendern 0,5Std. 7

(9) AufnahmeaufServerhochladen 0,2Std. 8

(10) AufnahmeinWebsiteeinbinden 0,1Std. 9

©Diedrich58

ZusammenhangzwischenProjektstrukturplan,Arbeitspaketplanung,TerminplanungmittelsGanttdiagrammundNetzplan

©Diedrich59

• GemäßDIN69900:2009istderNetzplaneine"graphischeodertabellarischeDarstellungeinerAblaufstruktur,dieausVorgängenbzw.EreignissenundAnordnungsbeziehungenbesteht“.

• DerNetzplanbasiertaufdemProjektstrukturplan,inwelchemdieZerlegungdesGesamtprojektesinTeilprojekteundArbeitspaketevorgenommenwird.

• DieArbeitspaketekönnenweiterinVorgängezerlegtwerden.HierbeikannjedemVorgangsachlichmindestenseinVorgängervorgang(Ausnahme:Startvorgang)undjeweilsmindestenseinNachfolge-vorgangzugeordnetwerden.

• ImRahmender(Fein-)Terminplanung,dieaufderGrobterminplanungderArbeitspaketeimRahmendesBalkendiagramms(Ganttdiagramm)basiert,könnenjedemVorgangStart- undEndterminesowiedieVorgangsdauerzugeordnetwerden.

Strukturplanung(Projektstrukturplan,

Arbeitspakete)

(Grob-)Termin-planung (Balken-

diagramm)

(Fein-)Termin- u.Ablaufplanung(Netzplan)

VorteiledesNetzplans

©Diedrich60

• EinNetzplanhatgegenübereinereinfachenTerminlisteverschiedeneVorteile:

§ anschaulicheDarstellungdesProjektablaufs § ZwangzumDurchdenkendesProjektsundErkennenvonlogischenAbhängigkeiten § AufdeckenvonEngpässen(=kritischerPfad)undZeitreserven(Puffer) § VeranschaulichungderAuswirkungvonTerminänderungen § KostenersparnisdurchexakteTerminplanung

Arten/FormenvonNetzplänen

©Diedrich61

InderProjektmanagementpraxiskönnenunterschiedlicheFormenvonNetzplänen(Netzplantechnikenunterschiedenwerden.

(1) Vorgangsknoten-Netzplan(VKN)BeieinemVorgangsknotennetzplanwerdenVorgängealsKnotendargestellt,ausdenPfeilensindAnordnungs- undReihenfolgebeziehungenersichtlich(Metra-Potenzial-Methode,MPM)

(2) Vorgangspfeil-Netzplan(VPN)BeieinemVorgangspfeilnetzplanwerdenVorgängealsPfeiledargestellt,dielogischeReihenfolgegehtausderAnordnungderKnoten(Beginn/EndederVorgänge)hervor(MethodedeskritischenPfades,CPM).

VorgehensweisebeiderErstellungeinesNetzplans

©Diedrich62

ZurErstellungeinesNetzplanskannfolgendeVorgehensweisegewähltwerden.

(1) ErmittlungrelevanterArbeitsvorgänge(vgl.ProjektstrukturplanundArbeitspaketbeschreibungen)(2) BestimmungdersachlichenReihenfolgedereinzelnenArbeitspakete(vgl.Balkendiagramm)(3) AufspaltungderArbeitspaketeinVorgänge(Aktivitäten)mitihrersachlichenReihenfolge(Vorgänger,

Nachfolger)(4) SchätzungderzeitlichenDauerfürjedenVorgang(5) Netzplanzeichnen(6) BerechnungdesNetzplans,d.h.ErmittlungderGesamtduchlaufzeit undmöglicherzeitlicherPuffer

•Vorwärtsrechnung:FAZ/FEZ•Rückwärtsrechnung:SAZ/SEZ•BestimmungderPufferzeiten

(7) BestimmungdeskritischenPfades

DarstellungselementeimNetzplan

©Diedrich63

ZurDarstellung(Zeichnung)einesVorgangsknoten-Netzplans(VKN)habensichbestimmteDarstellungsstandards(Notationen)herausgebildet.

VorgängealsNetzplanknotenwerdenwiefolgtdargestellt:

Nr..

Dauer Gesamtpuffer FreierPuffer

Name

FAZ

SAZ

FEZ

SEZ

Abkürzung Bezeichnung

Nr. Nummer

Name BezeichnungdesVorgangs

FAZ,SAZ frühester/spätesterAnfangszeitpunkt

FEZ,SEZ Frühester/spätesterEndzeitpunkt

Dauer DauerdesVorgangsinZeiteinheiten

Gesamtpuffer

SAZ– FAZ=SEZ– FEZ

FreierPuffer FAZ(Nachfolger)– FEZ

DarstellungselementeimNetzplan

©Diedrich64

AnordnungsbeziehungenzwischenVorgängen(Vorgängervorgangà Vorgangà Nachfolgevorgang)werdendurchPfeilezwischendenVorgangsknotendargestellt.

Anordnungsbeziehungenlegensomitfest,wiedieeinzelnenVorgängemiteinanderverknüpftsind.BeiderDarstellungderAnordnungsbeziehungeninder„Normalfolge“werdendiePfeilevomEndeeinesVorgangszumAnfangseinesNachfolgersgezeichnet.

1 2

3

4

5

Beispiel(ErläuterungderNetzplantechnikfüreinArbeitspaket)

©Diedrich65

(1)ErstellungeinesStrukturplansmitArbeitspaketen

Gesamtprojekt

Teilprojekt1 Teilprojekt2 Teilprojekt3

(2)ZerlegungderArbeitspaketeinVorgänge(exemplarisch:ErgebnisVorgangslistefür

ArbeitspaketC)

ArbeitspaketA

ArbeitspaketC

ArbeitspaketB

ArbeitspaketB

... ...

Nr. Bezeichnung DauerinZeit-einheiten

unmittelbarerVorgänge

unmittelbarerNachfolger

1 Vorgang1 1 - 2,4

2 Vorgang2 25 1 3

3 Vorgang3 10 2 6

4 Vorgang4 6 1 5

5 Vorgang5 1 4 6

6 Vorgang6 2 3,5 7

7 Vorgang7 1 6 -

Vorgangsliste


©Diedrich66

(3)VisuelleDarstellungdesNetzplans(hiernurAuszug:ArbeitspaketC)Nr..

Dauer Gesamt-puffer

freierPuffer

Name

1

1

Vorgang1

2

25

Vorgang2 3

10

Vorgang3

2

6

Vorgang4 3

1

Vorgang5

6

2

Vorgang6 7

1

Vorgang7

BerechnungdesNetzplans(ErmittlungderAnfangs-/Endzeitpunkte)

©Diedrich67

DieBerechnungderfrühestenundspätestenAnfangs-/EndzeitpunkteneinesNetzplanskannalsVorwärts-undRückwärtsrechnung vorgenommenwerden.

VorwärtsrechnungBerechnungdesNetzplanesentsprechendderPfeilrichtung.ErmittlungderfrühestenEndzeitpunktedurchAdditionderfrühestenAnfangszeitpunkte(FAZ)mitderGesamtdauerdesentsprechendenArbeitsvorgangs.BesitzteinVorgangmehrereVorgänger,mussfürdenFAZundFEZjeweilsderspätesteallerberechnetenTermineeingesetztwerden.FEZ=FAZ+Dauer

RückwärtsrechnungBerechnungdesNetzplanesentgegenderPfeilrichtung.ErmittlungderspätestenAnfangszeitpunkte(SAZ)undspätestenEndzeitpunkte(SEZ)dernächstenTätigkeit,derensämtlicheNachfolgerbereitsberechnetwurden.BesitzteinVorgangmehrereNachfolger,mussfürSAZundSEZjeweilsderfrühesteallerberechneterTermineeingesetztwerden.SAZ=SEZ– DauerVorgangsdauerhatsomitunmittelbareFolgenaufdieGesamtprojektdauer.


©Diedrich68

(4)VorwärtsterminierungNr..

Dauer Gesamt-puffer

freierPuffer

Name

1

1

Vorgang1

2

25

Vorgang2 3

10

Vorgang3

2

6

Vorgang4 3

1

Vorgang5

6

2

Vorgang6 7

1

Vorgang7

0 1

1 26 26 36

3836 3938

1 7 87


©Diedrich69

(5)RückwärtsterminierungNr..

Dauer Gesamt-puffer

freierPuffer

Name

1

1

Vorgang1

2

25

Vorgang2 3

10

Vorgang3

2

6

Vorgang4 3

1

Vorgang5

6

2

Vorgang6 7

1

Vorgang7

3836 3938

36353529

10

26 36261

BerechnungdesNetzplans(ErmittlungderPufferzeiten)

©Diedrich70

NachdemdieAnfangs- undEndzeitenermitteltwurdenkönnenjeVorgangdiePufferzeitenermitteltwerden.

DerGesamtpufferistderZeitraum,umdenmaneineAktivitätmaximalverschiebenkann,ohnediespätestenTermineseinerNachfolgerzubeeinflussen.Ergibtan,umwievieleZeiteinheitensicheinVorgangverschiebenlässt,ohnedasEndeeinesProjekteszugefährden.GP=SAZ– FAZ=SEZ– FEZ

DerfreiePuffer istderZeitraum,umdenmaneineAktivitätmaximalverschiebenkann,ohnediefrühestenTermineseinerNachfolgerzubeeinflussen.FP=FAZ(Nachfolger)– FEZ


©Diedrich71

(6)ErmittlungderPufferzeitenNr..

Dauer Gesamt-puffer

freierPuffer

Name

1

1 0 0

Vorgang1

2

25 0 0

Vorgang2 3

10 0 0

Vorgang3

2

6 28 0

Vorgang4 3

1 28 28

Vorgang5

6

2 0 0

Vorgang6 7

1 0 0

Vorgang7

0 1

1 26 26 36

3836 3938

1 7 83836 3938

36353529

10

1 26 26 36

7

BerechnungdesNetzplans(Schritt3:ErmittlungdeskritischenWeges)

©Diedrich72

AlskritischenWegbezeichnetmaneinenVorgang,derkeinefreienPufferzeitenaufweist.

BeieinemVorgang,deraufdemkritischenWegliegt,istderfrühesteAnfangszeitpunkt(FAZ)gleichdemspätestenAnfangszeitpunkt(SAZ)undderfrühesteEndzeitpunkt(FEZ)istgleichdemspätestenEndzeitpunkt(SEZ).EineVerlängerungderVorgangsdauerhatsomitunmittelbareFolgenaufdieGesamtprojektdauer.


©Diedrich73

(7)ErmittlungdeskritischenPfadesNr..

Dauer Gesamt-puffer

freierPuffer

Name

1

1 0 0

Vorgang1

2

25 0 0

Vorgang2 3

10 0 0

Vorgang3

2

6 28 0

Vorgang4 3

1 28 28

Vorgang5

6

2 0 00

Vorgang6 7

1 0 0

Vorgang7

0 1

1 26 26 36

3836 3938

1 7 83836 3938

36353529

10

1 26 26 36

7

KostenplanungundKostensteuerungimProjekt

©Diedrich74

Documents

Überblick über Aufgaben und Methoden des Projektmanagements · -DIN 69901, Projektmanagement, Projektmanagementsysteme-ISO 21500, deutsch Leitlinien des Projektmanagements E DIN