Die Bedeutung und die Notwendigkeit von Bürokostenanalysen wird nicht nur dadurch unterstrichen, dass etwa 75 % der Folgekosten auf die Qualität der Erstellungsplanung zurückzuführen sind, denn allein die Betriebskosten nach einer Nutzungsdauer von 30 Jahren (oft noch frü-her) entsprechen den Investitionskosten. Bei einer 100-Jahres-Be wer tung betragen die Nutzungskosten sogar ein Vielfaches der Inves titionskosten – 20 % Investitionskosten – 80 % Nutzungskosten (Betriebskosten und Renovierungs-/Umzugskosten).

Bürokostenanalysen – Weltweit, in Europa und Deutschland

Welchen Nutzen haben sie für Eigentümer, Investoren und Mieter?

Insofern besitzt eine Auseinan der set-zung mit diesem Thema einen hohen

Stellenwert. Zunächst wird ein Blick auf die Kostensituation weltweit und in Eu-ropa geworfen, danach auf die Bürokos-tenentwicklung in Deutschland.Nach einer Befragung der DTZ, einem der weltweit führenden Immobilien be-rater, von Investoren, Inhabern, Mie tern und Projektentwicklern in 113 Städten und 44 Ländern, lagen die Bürokosten 2005 in Westeuropa am höchsten, ge-folgt von Nordamerika, Osteuropa und Südamerika. Am günstigsten waren sie in Asien und Afrika. Im Durchschnitt lagen sie bei 4720 € pro Arbeitsplatz im

Jahr bzw. bei 23 € pro m2 und Monat. Die Mietfläche pro Arbeitsplatz lag zwi-schen 12,4 m2 in Osteuropa und 21,6 m2 in Nordamerika, im Mittel bei 16,8 m2. Die niedrigen Werte und starken Ab wei-chungen resultieren überwiegend aus unterschiedlichen Mietflächendefini tio-nen, die im übrigen mit deutschen Nor-men kaum vergleichbar sein dürften.Die gleiche Untersuchung mit der Fokussierung auf Europa zeigt, dass mit London und Paris zwei europäische Metropolen auch weltweit an der Spitze stehen. Interessant ist sicherlich, dass sich in den Top 10 mit Frankfurt und München zwei deutsche Städte befin-den, unter den teuersten 25 Städten mit Düsseldorf, Hamburg und Berlin noch drei weitere. Im Durchschnitt lagen die Bürokosten bei 35 €/m2/Monat (29 € oder 83 % Miete und 6 € oder 17 % um-legbare Nebenkosten), ohne Einbe zie-

hung der beiden extrem teuren Städte London und Paris bei 25 € (21 € + 4 €). Die Mietfläche schwankte zwischen 10 und 25 m2 pro Arbeitsplatz, im Mittel lag sie bei 18 m2. Für die einbezogenen fünf deutschen Großstädte ergab sich ein annähernd identischer Flächenwert von 22 m2, der sicherlich aus eindeu-tigeren Flächenzuordnungen nach DIN oder GIF (Gesellschaft für immobilien-wirtschaftliche Forschung in Berlin) resul-tiert. Damit sind Büroräume incl. Zwi-schenwände und Bürozusatzflächen, die nur vom Mieter genutzt werden, gemeint.Allgemeine Flächen, die auch von ande-ren genutzt werden, hingegen nicht. Welt- und europaweit gesehen kann man zusammengefasst sagen, dass die Bürokosten in etwa auch den weltwirt-schaftlichen Stellenwert der Länder bzw. Regionen widerspiegeln, von Ausnah men einmal abgesehen.

Off

ice

455/2006www.facility-management.de

Region Städte Bürokosten 2005 je Arbeitsplatz/Jahr Netto-Nutzfläche

oder Mietfläche

je Arbeitsplatz

(Mittelwerte)

Bürokosten 2005

pro m²/Monat

(Mittelwerte)Anzahl %

US-Dollar

(Mittelwerte)

Euro

(Mittelwerte)

Westeuropa 29 26 9170 $ 6920 € 16,9 m² 34 €

Nordamerika 32 29 6490 $ 4900 € 21,6 m² 19 €

Zentral-/Osteuropa 7 6 5050 $ 3810 € 12,4 m² 26 €

Zentral-/Südamerika 6 5 4960 $ 3740 € 17,4 m² 18 €

Asien/Pazifik 33 29 4370 $ 3300 € 13,2 m² 21 €

Mittlerer Osten/Afrika 6 5 3610 $ 2720 € 15,3 m² 15 €

Mittelwerte 113 100 6260 $ 4720 € 16,8 m² 23 €

= Maximum Global Office Occupancy Costs Survey 2005 von DTZ Consulting & Research, Frankfurt

= Minimum Befragung von Investoren, Inhabern, Mietern und Entwicklern in 113 Städten und 44 Ländern weltweit

Tabelle 1: Bürokosten 2005 – Weltweit nach Kontinenten und Regionen

Off

ice

46 5/2006 www.facility-management.de

Wenden wir uns nun der Bürokosten ana-lyse für Deutschland zu. Baunutzungs- und Bewirtschaftungskosten oder Be-triebs- und Unterhaltungskosten sind in der DIN 18960 und in der erweiter ten Betrachtung des gesamten Le benszyklus einer Immobilie im Facility Manage-ment in der DIN 32736 definiert (siehe Tabelle 2). Schwieriger wird schon die

Unterschei dung zwischen umlagefähi gen und nicht umlagefähigen Betriebs kos ten. Während für wohnungswirt schaft liche Im mobilien eindeutige Re ge lungen vor-liegen, ist das für gewerb liche und somit auch für Bü roimmo bilien (noch) nicht eindeutig geregelt. Eine anerkannte Hilfs-größe stellt dazu ein Richtli nien entwurf der GEFMA und GIF dar (Grafik 1und 2).

Baunutzungs- und Bewirtschaftungs-kosten nach DIN 18960

Kosten- Bezeichnunggruppe

100 Kapitalkosten110 Fremdkapital120 Eigenkapital

200 Verwaltungskosten210 Personalkosten220 Sachkosten230 Verwaltungskosten, sonstiges

300 Betriebskosten310 Ver- und Entsorgung320 Reinigung und Pflege330 Bedienung technischer Anlagen340 Inspektion/Wartung Baukonstruktion350 Inspektion/Wartung technische Anlagen360 Kontroll- und Sicherheitsdienste370 Abgaben und Beiträge380 Betriebskosten, sonstiges

400 Bauunterhalt410 Instandsetzung der Baukonstruktion420 Instandsetzung der technischen Anlagen430 Instandsetzung der Außenanlagen440 Instandsetzung der Ausstattung

Betreiben und Bewirtschaften vonGebäuden nach DIN 32736

Abkürzung Bezeichnung

TGM Technisches Gebäude-Management Betreiben, Bedienen und Warten, Dokumentieren, Energiemanagement, Informationsmanagement, Modernisieren, wiederkehrende bauaufsichtliche Prüfungen, Bauunterhaltung, Umbauen, Verfolgen der technischen Gewährleistung

IGM Infrastrukturelles Gebäude-Management Verpflegungsdienste, DV-Dienstleistungen, Gärt- nerdienste, Hausmeisterdienste, Interne Postdien- ste, Kopier- und Druckereidienste, Parkraumbetrei- berdienste, Reinigungs- und Pflegedienste, Sicher- heitsdienste, Umzugsdienste, Waren- und Logistik- dienste, Winterdienste, zentrale Kommunikations- dienste, Entsorgen, Versorgen

KGM Kaufmännisches Gebäude-Management alle kaufmännischen Leistungen aus den Bereichen Technisches + Infrastrukturelles Gebäudemanage- ment, unter Beachtung der Gebäudeökonomie

FLM Flächen-Management Flächenmanagement ist eine Querschnittsauf- gabe innerhalb des Gebäudemanagements und stellt seine Daten dem TGM, IGM und KGM zur Verfügung. Von Bedeutung: Raumnummer und -bezeichnung, Lage (Gebäude, Ebene), Flächen- und Nutzungsart nach DIN 277, Raumausstattung (Bodenbelag, DV-Anschlüsse, Beleuchtung usw.), Kostenstellen, Mitarbeiterzuordnung usw.

Verwaltungskosten/Instandhaltungsrücklagen Regieaufschläge (= Verwaltungskosten) Beiträge zu Grundeigentümervereinen Bankgebühren Portokosten Wartungskosten Klingelsprechanlage Wartungskosten Türschließanlage Wartungskosten Rauchabzugsanlage Kosten für Druck-/Dichtigkeitsprüfung der allgemeinen Gasleitung Zinsen für Kredit zum Kauf von Heizöl Zinsabschlagssteuer auf Instandhaltungsrücklagen Gastankmiete Reparaturkostenversicherung Mietausfallversicherung Umweltschädenversicherung Spülung Fußbodenheizung Kosten + Pflege Dachbegrünung Reinigung Vordächer/Fassaden/Dachrinnen

„Warme“ Betriebskosten

1 Heizung2 Warmwasser3 Warmwasserversorgungs- anlagen

„Kalte“ Betriebskosten

4 Grundsteuer 5 Wasser 6 Abwasser 7 Fahrstuhlkosten (Personen-/Lastenaufzug) 8 Straßenreinigung und Müllabfuhr 9 Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung10 Gartenpflege11 Allgemeinbeleuchtung12 Schornsteinreinigung13 Sach-/Haftpflichtversicherungen14 Hausmeister15 Gemeinschaftsantenne/Breitbandkabel16 Maschinelle Wascheinrichtungen (Strom, Reinigung, Prüfung Betriebssicherheit)17 Sonstige Betriebskosten (z.B. Sauna, Schwimmbad, Feuerlöscher, Müllschlucker)

Umlagefähige Betriebskosten Keine Betriebskosten

Verordnung über wohnungswirt-schaftlich Berechnun gen (Zweite Berechnungsverordnung – II. BV von 1990 = BetrKV)) Verordnung über die Heiz kos-tenabrechnung

(Heizkostenverordnung von 1989) Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches

Tabelle 2: Baunutzungs- und Bewirtschaf tungs-kosten nach DIN 18960 und DIN 32736

Grafik 1: Umlagefähige und nicht umlagefähige Betriebskosten für wohnungswirtschaftliche Immobilien

Die aus den anerkannten, jährlich erschei nenden Untersuchungen von ATIS REAL Müller im Key-Report-Office und von Jones Lang LaSalle in OSCAR-Büronebenkostenanalysen ab-geleiteten Mittelwerte von derzeit rund 800 Büro gebäuden mit rund 10 Mio. m2 in deutschen Großstädten zeigen folgen-de Ergebnisse:■ Die umlegbaren Betriebs- und

Unterhaltungskosten blieben mit rund 3 €/m2/Monat nahezu gleich, die nutzerspezifischen Kosten hinge-gen sanken um rund 17 %. ■ Die Mietkosten gingen um rund 14 % zurück, die gesamten Bürokosten – also Betrieb/Unterhaltung und Miete/Nutzung – um rund 12 %.■ Die Kostenrelation zwischen Miete/Nutzung und Betrieb/Unterhaltung von 70 % zu 30 % blieb in den letzten vier Jahren unverändert!

Die Bürokosten weichen von der zuvor dargestellten DTZ-Untersuchung zum Teil erheblich ab. Die Begründung liegt in den eindeutigen Flächen- und Kosten-

Nutzungsabhängige Bewirtschaftungskosten

Abfallentsorgung Beheizung, Belüftung, Beleuchtung (Normalbetrieb) Unterhaltsreinigung Hausverwaltung Objektschutz auf Mietflächen beliebige weitere Services auf der Fläche

Nutzungsabhängige Bewirtschaftungskosten

Grundsteuer/Grundbesitzabgaben Versicherungen (Sach- Haftpflichtversicherung) Hausverwaltung (Grundleistungen) Grundreinigung Energie für Grundbeheizung (Frostfreiheit) Betriebsführung (für Grundbetrieb) Inspektion und Wartung (für Grundbetrieb) Straßenreinigung Pflege der Grünanlagen Winterdienste Sachverständige (z.B. für Aufzüge)

FLÄCHENBEWIRTSCHAFTUNGSKOSTEN

GEFMA – German Association for Facility Management Deutscher Verband für Facility Management e.V., BonnGIF – Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung e.V., WiesbadenEntwurf Richtlinie 130 Flächenmanagement – Flächenkostengliederung

Off

ice

475/2006www.facility-management.de

Grafik 2: Nutzungsabhängige und nutzungsun-abhängige Bewirtschaftungskosten für gewerb-liche-/Büro-Immobilien

Off

ice

48 5/2006 www.facility-management.de

tungs kosten auf Vollkostenbasis (um-legbare und nicht umlegbare Kosten)■ rund 70 % auf Dienstleistungskosten

(Wartung/Unterhaltung/Reinigung/Bewachung/Verwaltung),■ rund 20 % auf Energiekosten (Heizung/Klima/Strom/Wasser)■ und 10 % auf Steuer/Abgaben/Versicherungen

zuordnungskriterien in Key-Report Of -fice und OSCAR. Viel wichtiger jedoch ist die Erkenntnis, dass in beiden Fällen die Kosten für Miete bzw. Nutzung die herausragende Stellung einnehmen! Das wird zusammengefasst aus der abschlie-ßenden Grafik noch einmal deutlich:Interessant dabei ist auch die Tatsache, dass bei den Betriebs- und Unterhal-

Wartung/Unterhaltung/ Instandhaltung

Energie

Reinigung

Abgaben/Versicherung

Verwaltung

Bewachung

Betriebs- und Unterhaltungskosten

5,50 €/m²/Monat 30 %

Nutzung/Belegungoder Miete

12,50 €/m²/Monat70 %

Energiebilanz

Dienstleistungs-bilanz

bisheriger Ansatz

Nutzungs-/ Flächenbilanz

neuer Ansatz

1,77 = 30 %

1,13 = 20 %

1,04 = 19 %

0,59 = 11 %

0,49 = 9 %

0,48 = 9 %

Betriebs- und Unterhaltungskosten5,50 €/m²/Monat

Gesamtbürokosten 18,00 €/m²/Monat

Grafik 4: Bürokostenzusammenfassung 2005 in Deutschland. Die Grafik enthällt Mittelwerte (excl. MWST) klimatisierter und unklimatisierter Bürogebäude in deutschen Großstädten aus dem Key-Report Office 2005 (rd. 400 Gebäude mit über 4 Mio. m² NGF) von ATIS REAL Müller und der Büronebenkostenanalyse OSCAR 2005 (rd. 390 Gebäude mit über 6 Mio. m² NGF) von Jones Lang LaSalle

20022003

20042005

20,50

19,35

17,90 18,00

14,5013,50

12,5012,50

6,005,85

5,40 5,50

3,153,00

2,35 2,602,852,85

3,052,90

0,00

5,00

10,00

15,00

20,00

25,00

umlegbare Kosten 16 %nutzerspezifische Kosten 14 %Betrieb + Unterhaltung 30 %Miete oder Nutzung 70 %Gesamtbürokosten 100 %

Bürokosten von etwa 800 Gebäuden mit rund 10 Mio.

m² in deutschen Großstädten. Mittelwert aus Key-Report

Offi ce von ATIS REAL Müller und OSCAR von Jones Lang

LaSalle.

Gesamtrückgang 2002 bis 2005 = 12 %

(Betrieb/Unterhaltung = 8 % – Miete = 14 %)

Grafik 3: Bürokostenentwicklung 2002 bis 2005 in Deutschland

auf den Mieterumlegbare

Nebenkosten

2,90 €/m²/Monat

zusätzliche NebenkostenInstandsetzung/Unterhaltung

nutzerspezifische Kosten

2,60 €/m²/Monat

Betrieb/Unterhaltungauf

Vollkostenbasis

5,50 €/m²/Monat

Mittelwerte in € pro m² pro Monat

entfallen. Bisher bezogen sich die Ana-lysen in der Regel auf die Betriebs- und Unterhaltungskosten, nicht so sehr auf die Kosten für Miete bzw. Nutzung. Der neue Ansatz sieht also eine ganzheitliche Analyse der Gesamtbürokosten vor. Neben der Energie- und Dienstleis tungs-bilanz wird vor allem eine Nut zungs- und Flächenbilanz erstellt.Die vorgestellten Untersuchungsergeb-nisse decken sich hinsichtlich der Kern-aussagen für Deutschland mit den um-fangreichen Empiriken des Büros des Verfassers aus über 30-jähriger Pla-nungs- und Berufserfahrung. Durch gezielte Bürokostenanalysen können Optimierungs- und Kostensenkungs-ressourcen aufgespürt und nutzbar gemacht werden.Diese liegen vor allem in der Nutzung der Flächen, nicht so sehr in Betrieb und Unterhaltung. Dazu ist ein strategisches Vorgehen erforderlich, indem die Werk-zeuge der Organisationsarchitektur ge-nutzt werden:Die vom Büro des Verfassers ermittelten quantifizierbaren Einsparungspotentiale liegen bei einer Verwaltung mit 250 Mit-arbeitern bei immerhin rund 0,25 Mio. € pro Jahr. Damit werden die enor men Po-tentiale im Bürobereich eindrucksvoll unterstrichen, die allerdings gegenüber dem mittlerweile fast perfektionierten Produktionsbereich bei weitem noch nicht ausgeschöpft sind. Insofern kann die im Untertitel gestellte Frage eindeu-tig dahingehend beantwortet werden, das Bürokostenanalysen für Eigentümer, Investoren und Mieter einen hohen Stellenwert besitzen (müssten).Neben den quantifizierbaren Einspa-rungs potentialen ergeben sich bei einem strategischen Vorgehen auch zahlreiche, nicht quantifizierbare Optimierungsmög-lichkeiten, die aus der abschließenden Darstellung zum Teil ablesbar sind. Denn Effizienz ist auch die Betrachtung in Relation zum Wohlbefinden und zur Arbeitsplatzqualität oder das Wirkungs-gefüge von Architektur, Innenausbau, Büroform, Möblierung, Ablaufor gani-sation und Mitarbeitermotivation.

Paul J. Franke, Beratersozietät Franke & Partner, 58313 Herdecke

Das Büro der Zukunftmit eigenständigem Charakter

statt Einheitsimmobilie

Reversibles Büro oder Lean Office?

Unterschiedliche Büroformen „unter einem Dach“?

Das Büro mit StrukturNachhaltigkeit und Effizienz

UnternehmenskulturArbeitsplatzqualität

NutzungsflexibilitätErgonomie

EinmaligkeitIdentität

Marketing(Außen-)Wirkung

OrganisationFunktionalität

WirtschaftlichkeitKosten-Nutzen

…übrigens, New-Work-Konzepte können in allen Büroformen umgesetzt werden!Stichwort: Non-Territoriale Büros ohne feste Zuordnung von Arbeitsplätzen und Mitarbeitern

Grafik 6: Büro der Zukunft

Off

ice

495/2006www.facility-management.de

Grafik 5: Organi sationsarchitektur

Klassische Bedarfsplanung Zukünftige Bedarfsplanungist nachfrageorientiert ist angebotsorientiert Erforschung Nutzerwünsche Einbeziehung von Nutzerprofilen Ziel ist Bedarfsdeckung Bedarfsdeckung und -weckung Fortschreitung alter Gewohnheiten Neue Arbeitsformen und Visionen

Qualifiziertes Bedarfsmanagement erfordert ein intelligentes Projektmarketing:

Hauszeitschriften, Infomärkte, Veranstaltungen, Befragungen, Foren, Workshops, Intranet…

…übrigens, Effizienz ist auch die Betrachtung in Relation zum Wohlbefinden und Arbeits-platzqualität oder das Wirkungsgefüge von Architektur, Innenausbau, Büroform, Möblierung,Ablauforganisation und Mitarbeitermotivation

Qualifiziertes Bedarfsmanagement anstelle von Wunschzetteladditionen…

Organisationsarchitektur = Planung von innen nach außen

Organisations-Inventur

Gebäude-Inventur

RealisierungNutzung

ProjektentwicklungPlanung

Analyse/BewertungQualifiziertes

Bedarfsmanagement

Organisationsarchitektur = Optimierung der Arbeits- und Gebäudeorganisation

Tabelle 3: Qualifizierung Bedarfsmanagement