PAGES ABACUS - media.abacus.ch · weiterte Mahnwesen der Debitorenbuch-haltung zeigte. Vorteile dieser modernen und transparen-ten Buchführung und Geschäftsprozess-abwicklung zu

P A G E S A B A C U S

ABACUS

20 JahreSehr geehrte Leserin, sehr geehrterLeser

Ein ABACUS-Anwender, der am Wettbe-werb der letzten Pages-Ausgabe teilnahm,schickte uns zusammen mit dem Talonauch einen Kommentar zurück:

”Seit mindestens fünfzehn Jahren be-nutze ich das ABACUS-Programm, eswar eine der besten Investitionen, dieich machte.”

Solche Reaktionen freuen uns sehr undbestärken uns in unserer Arbeit. Sie gebenuns die Gewissheit, dass das, was wir ent-wickeln, von den Anwendern geschätztwird. Das ist uns viel wert, denn darausschöpfen wir die Energie, um unsere Pro-dukte und unsere Firma weiter so voran zutreiben, wie das in den letzten zwanzigJahren geschehen ist. Es gibt keine Lorbee-ren zum Ausruhen. Dass wir mit Elan ander ABACUS-Software weiterarbeiten, neueVersionen realisieren, Kundenwünsche undBedürfnisse ernst nehmen, sollen Ihnen dieBeiträge dieser Pages-Ausgabe zeigen.Zudem finden Sie mehrere repräsentative

teurs apprécient ce que nous développons.Ceci est très important pour nous car nousy puisons notre énergie pour que nos pro-duits et notre entreprise aillent de l’avant,comme cela a été le cas dans les vingt der-nières années. Nous ne pouvons pas nousreposer sur nos lauriers. Les articles decette édition de Pages vous montrent quenous travaillons avec élan. Nous continu-ons à développer le logiciel ABACUS, nouscréons de nouvelles versions, nous restonsà l’écoute de nos clients et prenons encompte leurs souhaits et exigences. Vous yretrouverez également la description deplusieurs solutions représentatives déve-loppées par nos revendeurs et nos parte-naires sur la base des programmesABACUS. Ces solutions devraient intéres-sées l’un ou l’autre utilisateur de nos pro-grammes.

N’oubliez pas de vous inscrire à notreConférence <digital erp> ABACUS quiaura lieu le 6 septembre 2005 au Muséeolympique de Lausanne !

Nous vous souhaitons une intéressantelecture, un bon été et d’agréables vacan-ces.

Avec nos meilleures salutations.Votre team Pages

Branchenlösungen beschrieben, die unsereVertriebs- und Lösungspartner auf derBasis der ABACUS-Programme verwirklichthaben, was Sie als unsere Anwender inter-essieren dürfte.

Wir wünschen Ihnen eine anregende Lek-türe und auf jeden Fall eine noch angeneh-mere Sommer- und Ferienzeit.

Freundliche GrüsseIhr Pages-Team

Chère lectrice, cher lecteur

Un utilisateur ABACUS, ayant participé auconcours paru dans la dernière édition dePages, nous a fait parvenir un commentai-re avec son talon de participation.

”J’utilise les programmes ABACUS depuisau moins quinze ans. C’est un des meil-leurs investissements que j’ai réalisé.”

De telles réactions nous réjouissent etnous confortent dans notre travail. Ellesnous donnent la certitude que les utilisa-

Dankeschön!Un grand merci !

Editorial Pages 2/2005

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ABACUS

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Die Partnerschaft mit vielen Vertriebs-partnern geht zurück bis in die Anfangszeitder ABACUS. Nicht wenige Berater könnenauf eine bald zwanzigjährige Erfahrung mitder ABACUS-Software zurückblicken. Diekontinuierliche Zusammenarbeit zwischenSoftware-Hersteller und Vertriebspartnerüberträgt sich auch auf die Betreuung derKunden. Sie profitieren von einer langfris-tigen, konstanten Kunden/Lieferanten-Beziehung. Viele Kunden werden überJahre hinweg oft durch den gleichen Ver-triebspartner betreut – zum Teil sogar im-mer von derselben Person.

Durch die Arbeitsteilung zwischen Ent-wicklung und Vertrieb kann sich ABACUSauf ihre Kerntätigkeit – die Weiterentwick-lung der Software – konzentrieren.

An dieser Stelle danken wir allen Mitar-beiterinnen und Mitarbeitern der Vertriebs-partner für ihr Engagement und den täg-lichen Einsatz für unsere gemeinsamenKunden, die Anwender der ABACUS-Pro-gramme. •

Seit 1985 hat ABACUS auf den indirektenVertrieb der Programme über Partner ge-setzt und diesen Weg seitdem konsequentverfolgt. So erbringt der Partner die be-triebswirtschaftliche Beratung, Projektbe-gleitungen, Implementierungen und dannauch die laufende Betreuung sowie dieHotline-Unterstützung. Mit diesem Kon-zept hat der Kunde den Vorteil, seinenPartner stets in seiner Nähe zu haben.

Die Partner sind spezialisiert und erarbei-ten zum Teil auch selber Branchenlösungenauf Basis der ABACUS-Standardprogram-me, wie dies zum Beispiel erfolgreich fürfolgende Branchen geschehen ist:

• Treuhandunternehmen• Industrie und Fertigung• Energieversorger• Handelsunternehmen• Ingenieure, Planer• Reinigungsunternehmen• Gastronomie, Hotellerie• Öffentliche Verwaltungen• Schulen• Alters- und Behindertenheime• Spitex• usw.

20 Jahre ABACUSErfolgreiche Vertriebspartner

Der Erfolg der ABACUS in den vergangenen 20 Jahren basiert ganz entscheidend auf dem Engagementaller ABACUS-Vertriebspartner und ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Sie haben mitgeholfen,

die ABACUS-Software zur meistverbreiteten Business-Lösung bei Schweizer KMU zu machen.

Pages 2/2005 Aktuell

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JahreAnlässlich des diesjährigen Logo-Partner-Meetings sind die erfolgreichsten Ver-triebspartner ausgezeichnet worden.

Gesamtumsatz seit 19851. Rang: OBT2. Rang: BDO Visura3. Rang: All Consulting

Anzahl verkaufte Lizenzen Fibu, Debi,Kredi, Lohn1. Rang: OBT2. Rang: BDO Visura3. Rang: All Consulting

Anzahl verkaufte Lizenzen Auftrags-bearbeitung1. Rang: OBT2. Rang: BDO Visura3. Rang: InterBit

Anzahl verkaufte Lizenzen AbaLight1. Rang: All Consulting 2. Rang: BDO Visura3. Rang: OBT

Innovationspreis 2005Anzahl verkaufte Lizenzen Archivierung,AbaScan, AbaNotify, AbaForm, AbaPilot,AbaShop 1. Rang: WData 2. Rang: OBT 3. Rang: BDO Visura

Rangliste Vertriebspartner 2004Umsatz mit Programmverkäufen an neueund bestehende Kunden1. Rang: Delec2. Rang: All Consulting3. Rang: OBT4. Rang: BDO Visura5. Rang: Customize

Das Team der OBT vertreten durch LeodegarKaufmann, Walter Baumann und Reto Schaffner (v.l.n.r.) erhalten von MartinRiedener (ABACUS, 2. v.r.) die Auszeichnungfür den erfolgreichsten Vertriebspartner derletzten 20 Jahre.

Ursula Beutter (ABACUS) gratuliert HugoSchmid und Franz Derendinger (v.l.n.r.) zum erfolgreichsten Vertriebspartner fürAbaLight-Programme.

Claudio Hintermann (ABACUS) überreichtWalter und Elmar Weder den Innovations-preis 2005, mit dem die WData für dieErfolge mit neuen ABACUS-Technologienausgezeichnet wurde.

Daniel Sutter und Martin Schwärzel (v.l.n.r.)konnten für das Delec-Team die Auszeich-nung für den erfolgreichsten Programmver-käufer des Jahres 2004 entgegennehmen.

Aktuell Pages 2/2005

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Version

Beta-

ad interim management ag, ZürichMarkus Meier, Partner

”Die Testphase für den Übergang derABACUS-Version 04 auf 05 war gut orga-nisiert und geplant. Die für uns wichtigenNeuerungen sind die Direktverbuchung beider Kreditorenbuchhaltung, die verbesser-ten Reports und Exportfunktionen in Dritt-applikationen.

Ein guter Informationsaustausch zwischenuns, dem Vertriebspartner und der ABACUSwar stets gewährleistet.”

Gissler Druck AG, AllschwilRolf Müller, VR Delegierter / Geschäftsleiter

”Die grössten Änderungen in der neustenABACUS-Version stellten wir bei der Kredi-torenbuchhaltung fest. Insbesondere dieOnline-Verbuchung steigert die Effizienzbeträchtlich.

Die Zusammenarbeit mit unseremABACUS-Vertriebspartner und der ABACUSerfolgte immer speditiv und in guter At-mosphäre.”

Extratel AG, BaselRoland Friedrich, Leiter Finanzen &Personal

”Die eigentliche Installation des ABACUS-Systems wurde am 24. November 2004 in-nerhalb einer Stunde problemlos durchge-führt. Die Zahlungsdisposition in der Kre-ditorenbuchhaltung wurde vollständigüberarbeitet und stark vereinfacht.

Die Zusammenarbeit erfolgte reibungslos.Die wenigen Probleme wurden immer in-nerhalb des festgelegten Zeitfensters be-hoben.”

Positiv gestimmte Beta-TesterDie Version 2005 überzeugte

Seit vier Jahren werden die neuen Versionen vor der Freigabe bei Betakunden während zwei Monaten impraktischen Einsatz getestet. Neben den ausführlichen internen Tests können so die neuen Versionen

unter verschiedensten Bedingungen direkt bei den Kunden noch einmal auf Herz und Nieren geprüft wer-den. Das Beta-Programm ist ein wesentlicher Bestandteil des ABACUS-Qualitätsmanagements und hilft, dieQualität der Produkte kontinuierlich zu steigern. Betakunden aus verschiedenen Branchen und Betriebs-grössen hatten positive Erfahrungen.


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2005

TesterRieber AG, MörschwilBalthasar Kundert, Buchhaltung / EDV /Verkauf

”Ein Update für einmal ohne wesentlicheProbleme. Der produktive Einsatz derABACUS-Software konnte zügig aufge-nommen werden.

Die neue Online-Verbuchung in die Kre-ditorenbuchhaltung ermöglicht nun, immertagesaktuelle Bilanzen zu erstellen, ohnedass vorgängig ein Verbuchungslauf er-stellt werden muss.”

Parcon Personaltreuhand AG, HeerbruggHans Tschudi, Geschäftsleitung

”Den Wechsel von der ABACUS-Version 04auf 05 erlebten wir ohne nennenswerteProbleme. Obwohl wir mit der Java-Einstel-lung auf dem Server teilweise noch Prob-leme haben, überzeugt uns die aktuelleVersion sehr. Als engagierte Beta-Testerfreuen wir uns auch in Zukunft wieder aufdie erfolgreiche Zusammenarbeit mit derABACUS Research.”

Treuhandbüro Norbert Hutter AG, ElggNorbert Hutter, Geschäftsführer

”Dank der engen und unkompliziertenZusammenarbeit mit unserem ABACUS-Vertriebspartner sowie der ABACUS konntedas Ausfallrisiko in einem kontrolliertenRahmen gehalten werden.

Wir freuen uns an den spürbaren Verbes-serungen im Reporting und an der Mög-lichkeit der Direktverbuchung in die Kre-ditorenbuchhaltung. Ausserdem kann mitder neuen ABACUS-Version schneller aufdie individuellen Layout-Wünsche unsererKunden eingegangen werden.”•

Hardware-Anforderungen für Version2005Mit der laufenden Neuprogrammierungder Applikationen mit der Programmier-sprache Java wird die Verlagerung derRechenprozesse vom Arbeitsplatzrechnerauf den Server fortgesetzt. Dies führt da-zu, dass die Anforderungen an den Serverfür den Betrieb der Version 2005 steigen.Vor einem Update auf die Version ist des-halb genau zu prüfen, ob der bestehendeServer die benötigten Voraussetzungenerfüllt, damit auch nach dem Update aufdie aktuelle Version wieder mit derselbenGeschwindigkeit mit dem Programm ge-arbeitet werden kann.

Die aktuellen Hardwareanforderungenfür den Betrieb der Version 2005 sindverfügbar auf: www.abacus.ch/support/systemempfehlungen

Zahnärztekasse, WädenswilElmar Höfliger, Leiter Finanz- undRechnungswesen

”Die Qualität der Beta-Version erlaubteuns bereits in der Testphase im üblichenRahmen mit den ABACUS-Programmen zuarbeiten.

Die Online-Schnittstelle von der Kredito-renbuchhaltung zur Anlagenbuchhaltungist für uns von grossem Nutzen. Zudemprofitieren wir von den diversen Verbes-serungen und Neuerungen in der Kredito-renbuchhaltung sowie der Lohnbuchhal-tung.”

Baugeschäft Bärlocher AG, St. GallenReto Capaul, Kaufmännischer Leiter

”Der Übergang von der ABACUS-Version04 auf 05 erfolgte absolut problemlos.Schon kurz nach dem Update und einerDatenüberprüfung haben wir den Produk-tivbetrieb wieder aufgenommen.

Die Möglichkeit, Daten direkt ins Excel-und ins PDF-Format zu übertragen, findeich sehr nützlich und praktisch.”


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2005

User Con

Die ABACUS-Anwenderkonferenz findetalle zwei Jahre statt. Diesen Frühling wur-de sie zum dritten Mal im grossen Au-ditorium des ABACUS-Firmengebäudes inKronbühl bei St. Gallen durchgeführt. DieVeranstaltung hatte zum Motto ”<digitalerp> – die nächste Generation vonABACUS Business Software”. Dieses stehtfür das neue ABACUS-Programm, das ander letzten Orbit/iEX offiziell lanciertwurde. Im Dezember 2003 sind vomGesetzgeber die Rahmenbedingen für dasdigitale Zeitalter in der Buchführung undfür den elektronischen Dokumentenaus-tausch geschaffen worden. ABACUS <digi-tal erp> ist die Antwort auf diese gesetz-lichen Veränderungen. Das entsprechendeBundesgesetz über die Zertifizierungs-dienste im Bereich der elektronischenSignatur (ZertES) ist per 1. Januar 2005 inKraft getreten. Gleichzeitig wurde in derGeschäftsbücherverordnung (GeBüV) fest-gelegt, dass für die Ablage der Geschäfts-bücher neben dem ”Papierarchiv” auchelektronische Bücher und Ablagen erlaubtsind. Diese neue Regelung dürfte den Ar-beitsalltag nachhaltig beeinflussen. Dennsämtliche Dokumente vom Versand, Emp-fang über die Verarbeitung bis hin zurArchivierung können von jetzt an digitalabgewickelt werden. <digital erp> ist fürdiese Herausforderung bestens gewappnetund eingerichtet: Die ABACUS-Anwendersind damit von Anfang an in der Lage, die

ins Laufwerk schob. Der Höhepunkt seinesAuftritts war erreicht, als der RechnerRauchzeichen von sich gab und plötzlicheine Stichflamme aus dem Linux-Gerätschoss, die in ein kleines Feuerwerk ausar-tete. Die eigentlichen Demos waren zwarfachtechnisch ebenso spektakulär, dochblieben weitere Knalleffekte zum Glückaus.

Auf grossen Anklang stiess die Präsenta-tion des Werkzeugs Workflow. Dazu zähl-ten auch mehrere Praxisbeispiele, die auf-zeigten, wie dieses Programm im Bereichdes Human Resources und für den Em-ployee-Self-Service bei ABACUS selbst ein-gesetzt wird. Auch vom konkreten Nutzenverschiedener Integrationsansätze der Ad-ressverwaltung mit Microsoft Outlookkonnten sich die Anwender ein praktischesBild machen.

Zum feinen Mittagessen geleitete derAppenzeller Artist, der dieses Mal plötzlichauf Stelzen und in schöner Tracht gekleidetalle Teilnehmer um Längen überragte. Mitinteressanten Neuerungen wartete dieABACUS-Crew dann am Nachmittag auf,als sie die neue Zahlungsdisposition derKreditorenbuchhaltung und weitere in denRechnungswesenprogrammen realisierteNeuerungen wie beispielsweise das er-weiterte Mahnwesen der Debitorenbuch-haltung zeigte.

Vorteile dieser modernen und transparen-ten Buchführung und Geschäftsprozess-abwicklung zu nutzen. Vorgestellt wurdedie neue Lösung im bewährten Rollenspielvon Kunden und Lieferanten durch die bei-den Geschäftsleitungsmitglieder UrsulaBeutter und Roland Günther.

Mit eiserner Hand sozusagen, aber trotz-dem mit viel Charme führte – wie bereitsbei den letzten Tagungen – das ABACUS-Geschäftsleitungsmitglied Martin Riedenerdurch die Konferenz, bei der sich Schlagauf Schlag die Höhepunkte aneinander-reihten. Trotz der vielen Informationen kamaber auch der Spass nicht zu kurz: DenOscar in Sachen Humor jedenfalls konntediesmal der Appenzeller Zauberer und”experimentelle” Pyrotechniker ”Hannesvo Wald” für sich beanspruchen. Auf dieFrage Ursula Beutters, ob jemand unterden Anwesenden ein anderes Notebookals einen Windows-Rechner hätte – sozu-sagen zum Beweis der Plattformunabhän-gigkeit von <digital erp> – meldete sichspontan ”Hannes vo Wald” als unauffälli-ger Welscher ABACUS-User Perrin mit sei-nem Linux-Notebook. Das Experimentnahm zur Freude des Publikums seine ver-schiedensten Wendungen. So fing bereitsbeim Laden der Daten-DVD das grosseLachen an, als auf der Projektionsflächeder Bildschirminhalt auf den Kopf gestelltwar, weil Monsieur Perrin die DVD verkehrt

ABACUS User Conference 2005Ein Feuerwerk wurde entzündet

Ein wahres Feuerwerk an Programmneuerungen wurde vor den über 400 Teilnehmern der drittenAnwendertagung gezündet. Dass dabei auch der Humor nicht zu kurz kam, ist für alle ABACUS-

Habitués fast schon zur Selbstverständlichkeit geworden.


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ferenceDie zahlreich anwesenden ABACUS-Sys-temverantwortlichen waren sehr am neuenModul AbaAudit interessiert. Es bietet dieMöglichkeit, sämtliche Datenbankmuta-tionen gezielt und schlüssig zu verfolgenund dadurch Antworten geben zu können,wer wann was und wie in einer Datenbankgeändert hat.

Überzeugen konnte ebenfalls das neueProgramm Service- und Vertrags-Manage-ment. Es dürfte für verschiedene Kundeneine sinnvolle Ergänzung der ABACUS-Software werden, wenn es darum geht,Service-Aufträge zu planen, abzuwickelnund Service- und Wartungsverträge pro-grammunterstützt zu fakturieren. Im Zen-trum der Vorstellung der Neuerungen derAuftragsbearbeitung und des PPS standendie Produktvarianten, mit denen nun Ar-tikel in unterschiedlichen Grössen und Aus-prägungen einfacher verwaltet werdenkönnen. Dazu kommen verschiedene Er-weiterungen für die effiziente Abwicklungder Produktion.

Beeindruckt zeigten sich insbesondere dieAnwender von Treuhandgesellschaften vonden Möglichkeiten des Arbeitens über dasInternet mit der Finanzbuchhaltung. Er-leichterungen und Vereinfachungen ver-spricht auch das in der Lohnsession vorge-stellte Verfahren für ein elektronischesLohnmeldeverfahren ELM.

So wie der Tag begann, so ging er dannauch zu Ende; nämlich mit Highlights ausder E-Commerce-Lösung AbaShop. Diesewurden eindrücklich von Walter Weder vonder WData und Hans Meli von der Next mitihrem Team anhand eines Praxisbeispielsauf unterhaltsame Weise vorgestellt.

Die durchwegs positiven Beurteilungen derBesucher zur diesjährigen User Conferencehaben die Verantwortlichen von ABACUSerneut überzeugt, dass die Kundentagungeinem echten Bedürfnis nach Informa-tionen aus erster Hand entspricht. Deshalb,so das Fazit, wird einer erneuten Durch-führung dieser beliebt gewordenen Kon-ferenz in zwei Jahren nichts im Wege ste-hen. •


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Transpare

Oft benötigt ein Sachbearbeiter bei derDurchsicht eines Konto- oder Kostenstel-lenauszugs mehr Sachinformationen alsnur das Gegenkonto, den Betrag oder denBuchungstext. Bisher war dafür der Griffzum Rechnungsordner nötig, was abermeist den Beginn einer aufwändigen Suchenach dem entsprechenden Originalbelegbedeutete.

Von einem modernen Buchhaltungssystemdarf ein Sachbearbeiter heute aber zuRecht erwarten, dass es die digitalisiertenOriginalbelege, wie zum Beispiel Lieferan-tenrechnungen, bei Bedarf direkt aus demKontoauszug anzeigt.

ABACUS-Auswertung per MailAuswertungen wie zum Beispiel Kosten-stellenreports oder Kontoauszüge lassensich direkt, so wie sie auf dem Bildschirmdargestellt sind, via Mail verschicken. DasDokument wird dabei automatisch als PDF,dem Standardformat der ABACUS, aufbe-reitet. Beim Versand können auf Wunschauch alle digitalisierten Originalbelege, dieals Rechnungen den Buchungen zugeord-net wurden, mitgegeben werden.

Der Mail-Empfänger erhält den Report so-mit als ein PDF, das eine Vielzahl von Sub-reports beinhalten kann. Da er auf sämt-liche Details Zugriff hat, die sich zudem ineinem einzigen PDF befinden, lassen diesesich jeweils per Doppelklick unverzüglichals Originaldokument anzeigen. Man hatsomit per Mausklick Einblick auf alle Infor-mationsdetails. Von der Auswertung inPDF-Form profitiert der Empfänger in ho-hem Mass, da er bei sich nicht einmal einABACUS-Programm installiert haben muss.Einzige Voraussetzung: Der Mail-Empfän-ger benötigt den Adobe Reader 6 oder 7,der gratis von www.adobe.com herunter-geladen werden kann.

Vom Papierbeleg zum digitalenDokument Ein Verarbeitungsablauf gestaltet sich fol-genderweise: Eine konventionelle Rech-nung auf Papier wird in der Kreditoren-buchhaltung als Buchung erfasst und miteiner Bar-Code-Etikette versehen. An-schliessend wird diese Rechnung von ei-nem Scanner eingelesen, aufbereitet undautomatisch als PDF- oder TIFF-Dokumentdem Dossier der entsprechenden Kredito-renbuchung zugewiesen. Ab diesem Zeit-punkt lässt sich die Rechnung im Konto-,dem Kostenstellenauszug in der Finanz-buchhaltung oder auch bei der Zahlungs-disposition in der Kreditorenbuchhaltungsofort anzeigen.

Da gleichzeitig mit dem Einlesen desOriginalbelegs alle auf der Rechnung auf-geführten Texte volltextindexiert werden,findet die Suchmaschine AbaPilot eineRechnung unverzüglich über beliebigeSuchbegriffe und bereitet sie in Form einesPDF auf. Die bis heute mühselige Suche inOrdnern, die sich bestenfalls bereits in ei-nem Archiv befunden hatten, entfällt undgehört damit endgültig der Vergangenheitan.

Transparenz bis zum Originalbuchungsbeleg Der erste Schritt zum papierlosen Büro

Bis die Rechnungen zwischen Geschäftspartnern ausschliesslich elektronisch ausgetauscht werden, dürftenoch einige Zeit vergehen. Sozusagen als ersten Schritt hin zum papierlosen Büro bietet sich bereits

heute die Möglichkeit, über Papierrechnungen digital zu verfügen und sie direkt der Buchung zuzuordnen.Zuzuschreiben ist das der Version 2005 mit <digital erp>, das die Möglichkeit bietet, Originalbelege digitalzu verwalten und als PDF-Dokument im Anhang zur Buchung zu führen.


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nz

Drill-Down bis auf OriginalbelegeBis anhin bot die ABACUS Finanzbuch-haltung die Möglichkeit, einen Report inverdichteter oder detaillierter Form mit al-len Detailbuchungen – auch aus den Hilfs-büchern Debitoren- und Kreditorenbuch-haltung – zu erstellen. Die Version 2005.1ist nun in der Lage, in der verdichtetenForm einer Auswertung via Doppelklick aufeine Buchung sofort die Einzelbuchungenanzuzeigen. Sind diese Buchungen alsOriginalbelege digital abgelegt worden, sosind auch diese nur noch einen Mausklickentfernt und werden sofort angezeigt.Maximale Transparenz ist somit durch die-se Technik garantiert.

FazitMit den Entwicklungen, die im Rahmendes <digital erp> erfolgen, haben die An-wender der ABACUS-Finanzsoftware undsomit auch die Empfänger der damit er-stellten Auswertungen und Reports denkomfortablen Vorteil, dass sich jeder Re-port gemeinsam mit allen zusätzlichen In-formationen bis hin zu digitalisierten Origi-nalbelegen in einer einzigen PDF-Datei ab-legen und sich jederzeit problemlos findenund aufbereiten lässt. •

VoraussetzungenDamit digitalisierte Originalbelege zu-sammen mit der entsprechenden Bu-chung angezeigt werden können, müssenfolgende Voraussetzungen erfüllt sein:• ABACUS Version 2005.1 <digital erp>• Installierte ABACUS Archivierung• Adobe Reader 6 oder 7


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Der Empfänger einesReports kann im PDFdirekt auch die entspre-chenden Originalbelegeeinsehen

FIBU-Auswertungen:Verdichtete Buchungenlassen sich in ihre Detail-buchungen und denOriginalbeleg auflösen


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Aba

Änderungen an bestehenden Stamm- undBewegungsdaten, das Einfügen oder dasLöschen von Datensätzen mit Stammda-ten, Buchungen etc. werden von AbaAuditdetailliert journalisiert. Besonders wichtigist dies in Bezug auf alle Artikelstammda-ten, Kundenstammdaten und Verkaufskon-ditionen wie Preise und Rabatte, Zahlungs-konditionen und Auszahlungsbeträge. Aberauch Änderungen in den Personalstamm-daten wie Löhne, Spesen, Feriensaldi undZahlstellen lassen sich so überwachen.

Die Auswertung von Mutationen gibt Sys-temverantwortlichen die vollständige Trans-parenz über Datenmutationen:

• Wer Welcher Benutzer hat Änderung vorgenommen

• Wann Datum und Zeit der Änderung• Wo In welcher Datenbanktabelle

wurde die Änderung vorgenom-men

• Was Welcher Stammdatensatz und welche Felder wurden geändert

• Wie Alter und neuer Wert

braucht er lediglich eine Checkbox proMandant und Applikation einer zu überwa-chenden Tabelle zu aktivieren. Eine Über-wachung kann jederzeit wieder deaktiviertwerden. Damit alle Aktivierungen und De-aktivierungen der Überwachungsfunktionselbst nachvollzogen werden können, wer-den alle vom Systemadministrator an derAbaAudit-Konfiguration vorgenommenenÄnderungen vom Programm zwingendprotokolliert. Auch diese Mutationen kön-nen entsprechend ausgewertet werden.

Konfiguration von AbaAuditDie Konfiguration von AbaAudit umfasstfolgende zwei Funktionen:

• Auswahl der zu überwachenden Daten-banktabellen

• Definition der auszuwertenden Felder(Views)

Der Administrator kann ganz nach Bedarfentscheiden, welche ABACUS-Datenbank-tabellen überwacht werden sollen. Dazu

Beliebige Datenbanktabellen können für die Überwachung ausgewählt werden

Datenbank-Monitoring mit AbaAuditDatenänderungen transparent gemacht

Mit AbaAudit stellt ABACUS ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem sich sämtliche Datenbankänderun-gen in der ABACUS-Software protokollieren lassen. Es bietet Systemadministratoren unverzüglichen

Überblick auf die Frage ”Wer hat wann, wo, was und wie geändert”.


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Die Aufbereitung und Darstellung der Aus-wertungen über die Datenbankänderun-gen können mit so genannten Views defi-niert werden. Dabei werden von allen Da-tenbankfeldern der verschiedenen Tabellendiejenigen ausgewählt und in einer Viewzusammengefasst, die in der Auswertungzusammen dargestellt werden sollen. Eslassen sich beliebig viele Views definieren.

Damit der Inhalt einer View, also Tabellenund Datenbankfelder, auf einen Blick er-sichtlich ist, kann mit den Filterfunktionen”Nur selektierte Datenbanken anzeigen”und ”Mandant einschränken” die Anzeigeauf selektierte Elemente eingeschränktwerden.

Details zu einer Datenbankmutation werden mit altem und neuem Wert angezeigt

• Record-ID:Schränkt die angezeigten Daten aufeinen einzelnen gewählten Datensatzein.

• Neue Datensätze anzeigen:Datenbankänderungen vom Typ ”Neu”werden angezeigt.

• Geänderte Datensätze anzeigen:Datenbankänderungen vom Typ”Mutation” werden angezeigt.

• Gelöschte Datensätze anzeigen:Datenbankänderungen vom Typ”Gelöscht” werden angezeigt.

In der tabellarischen Darstellung der mu-tierten Daten werden die verändertenWerte gemäss den vordefinierten Selek-tionskriterien dargestellt. Die geändertenWerte sind rot markiert. Per Mausklick aufeinen Datensatz lassen sich die Details mitden Feldwerten vor und nach der Mutationbequem anzeigen.

Die aufbereiteten und am Bildschirm ange-zeigten Daten lassen sich ins Excel expor-tieren. Über einen Standardreport ist auchdie direkte Ausgabe auf einen Druckermöglich.

FazitMit AbaAudit bekommen Systemadmi-nistratoren die Möglichkeit, gezielt dieVeränderungen in der Datenbank zu über-wachen. Dies ist insbesondere dann vongrosser Relevanz, wenn im Rahmen einesQualitätsmanagements alle systembeding-ten Mutationen beleg- und nachvollzieh-bar sein müssen. •

Verfügbarkeit von AbaAuditAb Version 2005.1 Option zum ABACUS Tool-Kit

KostenFr. 2'000.– (keine User-Skalierung)

ReportingDie Auswertung der Daten erfolgt in tabel-larischer Darstellung direkt am Bildschirm.Dazu muss nur eine in der Konfigurationdefinierte View ausgewählt werden. An-schliessend kann der Anwender die Aufbe-reitung der Daten gezielt steuern und mitHilfe unterschiedlicher Kriterien die Daten-bankmutationen selektiv sichten:

• Von/bis Datum/Zeit:Es werden nur Änderungen im gewähl-ten Zeitraum angezeigt. Als Standard-selektion wird der aktuelle Tag vorge-schlagen.

• User:Schränkt die angezeigten Daten auf dengewählten User ein.

• Datenbank:Zeigt nur Änderungen von Daten für diegewählte Datenbank.

Felder aus den Datenbanktabellen lassen sich für die Auswertung der Mutationenin einer View zusammenfassen

Audit

Datenaus

Digital

Die AGI – die IT-Kooperation von acht Kan-tonalbanken – bekommt von ihrem exter-nen Partner für IT-Dienstleistungen, derSwisscom IT Services, Rechnungen elektro-nisch zugestellt. Über den HandelsplatzConextrade werden diese bezogen undautomatisch in der ABACUS Kreditoren-buchhaltung eingelesen. Damit entfällt diemanuelle Datenerfassung mit Kontierung.

Da Swisscom IT Services auch die Betrei-berin der Plattform Conextrade ist, hat siein diesem Projekt eine Doppelfunktion: Ei-nerseits ist sie Rechnungsstellerin für IT-Dienstleistungen gegenüber der AGI undandererseits Handelsplatzbetreiberin fürdie Plattform, über die der elektronischeDokumentenaustausch ermöglicht wird.

Realisiert hat dieses E-Business-Projekt dieFirma Orbeco, die im Mandat der AGI dieBuchhaltung führt und für die Weiter-verrechnung der IT-Dienstleistungen an diebeteiligten Kantonalbanken zuständig ist.Seit September 2004 ist diese Lösung improduktiven Einsatz.

Beteiligte Partner am E-Business-Projekt

AGI KooperationDie IT-Kooperation (AGI) von acht Kantonalbanken AI, FR, GL, LU, NW, OW, SG und TGbezweckt die Zusammenarbeit der Partnerbanken im Bereich Informatik und Logistik. DieAGI bündelt die Aufträge der Banken und tritt gegenüber den Leistungsanbietern – ins-besondere der Swisscom IT Services – als Auftraggeberin auf. Sie erteilt die Aufträge fürdie Entwicklung und Wartung gemeinsamer IT-Lösungen sowie die Datenverarbeitung derPartnerbanken. Sie verhandelt und verwaltet die Verträge mit den Leistungserbringernund überwacht die Einhaltung der Vertragsinhalte sowohl mengen- und betragsmässigals auch bei der Qualität der Leistungserbringung. Sie erstellt die Projektbudgets undüberwacht die Projektkosten. Die Projektkosten werden nach festgelegten Verteilschlüs-seln oder nach effektivem Aufwand den verschiedenen Partnerbanken weiter fakturiert.

Swisscom IT Services Swisscom IT Services AG ist Outsourcing-Partnerin der AGI Kooperation. Sie stellt ihreInformatik-Infrastruktur und Entwicklungskapazität zur Verfügung. Die erbrachten Leis-tungen verrechnet sie an die AGI Kooperation, die ihrerseits diese Kosten an die Partner-banken weiterverrechnet.

Orbeco Unternehmensberatung Die in St. Gallen ansässige Unternehmensberatungsfirma Orbeco AG führt im Auftrag derAGI Kooperation die Buchhaltung und das Projektcontrolling als Treuhandmandat aufihrem ABACUS-System. Die von Swisscom IT Services an die AGI erstellten Rechnungenwerden über die E-Business-Plattform Conextrade von Swisscom IT Services elektronischan die Orbeco übermittelt.

Digitaler Datenaustausch via HandelsplatzConextrade von Swisscom IT Services AGSAP R/3 und ABACUS kommunizieren

Mit E-Business spart die AGI resp. ihr Treuhänder 80 Prozent Arbeitszeit ein. Zurückzuführen ist das aufdie erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen ABACUS, Orbeco und Swisscom IT Services.

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tausch

erWelche Geschäftsprozesse werden überE-Business abgewickelt?Zurzeit werden die Lieferantenrechnungenvon Swisscom IT Services elektronischübermittelt und in die Kreditorenbuchhal-tung bei Orbeco verbucht. Gutschriftenwerden noch über den Papierweg abge-wickelt, was eine manuelle Verbuchungerfordert. Die Nutzung des elektronischenWegs über das E-Business-Netzwerk fürausgehende Debitorenrechnungen ist füreinen späteren Zeitpunkt vorgesehen.

Swisscom IT Services sendet ihre Kredito-renrechnungen mehrmals pro Monat viaConextrade an die E-Business-PlattformAbaNet der ABACUS. Auf dem Handels-platz Conextrade werden die Daten ausdem SAP-Format automatisch ins ABACUS-Format konvertiert. Orbeco holt diese Da-ten von der AbaNet-Plattform ab. Dazumuss sie im ABACUS-Kreditorenprogramm541 den so genannten ”Kommunikator”starten. Anschliessend werden die bereit-stehenden Rechnungen automatisch abge-holt und verarbeitet. Da diese Rechnungenbereits vollständig kontiert angeliefertwerden, entfällt der gesamte Kontierungs-aufwand. Bei den heruntergeladenenRechnungen ist aufgrund von Symbolensofort ersichtlich, wo allenfalls noch vonder Swisscom IT Services mitgelieferte Kos-tenträger (= Projektaufträge) im ABACUS-System der Orbeco fehlen. Bei solchenRechnungen muss der Sachbearbeiter vorder weiteren Verarbeitung zuerst die ent-sprechenden Kostenträger im Programm41 der Finanzbuchhaltung eröffnen. Dannerfolgt die Verbuchung der Daten in dieKreditorenbuchhaltung durch das Pro-gramm.

Die momentan noch anfallenden Arbeitenfür die elektronische Verarbeitung inklusiveKontrollen belaufen sich auf rund einenhalben Tag pro Monat – dies im Gegensatzzu mindestens fünf Tagen, die für eine her-kömmliche Verarbeitung hätten aufgewen-det werden müssen. Somit ergeben sichbei Orbeco monatliche Kosteneinsparun-gen von rund vier Tagen, was mindestenseine 80 prozentige Zeitersparnis gegen-über einer manuellen Erfassung und Verbu-chung bedeutet.

Installations- undKonfigurationsaufwand für E-Business Der Aufwand der Orbeco für die Reali-sierung des E-Business-Projekts mit Swiss-com IT Services umfasst im Wesentlichendie folgenden Arbeiten:

• Absprache mit dem Rechnungssteller,welche Kontierungsinformationen wieübergeben werden sollen

• Installation und Konfiguration vom E-Business-Anschluss an AbaNet

• Erstellen der Testumgebung• Erstellen der Testprotokolle inkl. Test der

von Swisscom IT Services gelieferten Do-kumente.

Dank dem Initialprojekt der Orbeco zusam-men mit ABACUS und Swisscom IT Servicesist der Weg geebnet für weitere E-Bu-siness-Projekte, da die Verbindung zwi-schen den beiden Handelsplätzen Conex-trade und AbaNet bereits realisiert ist.

Auf diese Weise werden etwa 160 Rech-nungen pro Monat mit durchschnittlich jezehn Rechnungspositionen ausgetauscht.Da diese Positionen jeweils auf unter-schiedliche Kostenträger (= Projektaufträ-ge) kontiert sind, entsprechen diese rund1600 Buchungen pro Monat, die dank derdigitalen Übermittlung und der automati-schen Weiterverarbeitung nicht mehr ma-nuell erfasst werden müssen.

Vorteile durch E-BusinessDurch die Automatisierung des Daten-austausches hat die Orbeco folgende Vor-teile:

• Wegfall der manuellen Kontierung vonKreditorenrechnungen, da die Rechnun-gen bereits von Swisscom IT Servicesvollständig kontiert (Kostenart und Kos-tenträger) in die E-Business-Schnittstelleeingeliefert werden. Bei über 4000 zurAuswahl stehenden Kostenträgern wäreeine manuelle Kontierung mit grossemAufwand verbunden und zudem fehler-anfällig. Geschätzte Einsparung: Min-destens drei Tage pro Monat.

• Wegfall der manuellen Verbuchung derKreditorenrechnungen. Dazu zählt auchdas Einlesen der VESR-Einzahlungs-scheine, was einer Einsparung von rundzwei Tagen pro Monat entspricht.

• Wegfall von Korrekturen durch Fehlbu-chungen infolge falscher Kostenträger-Kontierungen.

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Digitaler Datenaustausch zwischen den beteiligten Geschäftspartnern über den Handelsplatz Conextrade

Conextrade

FazitVor der Einführung von E-Business mus-sten alle Kreditorenrechnungen mit allenKontierungen manuell erfasst werden.Heute erledigt diese Arbeit das Systemselbständig. Die Einsparung bei Orbecovon rund vier Tagen pro Monat bedeutet,dass die Investitionen ins E-Business inkurzer Zeit amortisiert sein werden. •

Orbeco Unternehmensberatung AGDie Orbeco ist seit 18 Jahren im Bereichder Unternehmensberatung tätig und hatihren Sitz in St. Gallen.

Die Haupttätigkeitsgebiete sind die Orga-nisation von Finanz- und Rechnungswe-sen, insbesondere auch der Kostenrech-nung/Kalkulation mit Einführung derABACUS-Module Fibu/Debi/Kredi/Lohn.Weitere Leistungen beinhalten Abschluss-beratung und Controlling, Businesspläne,Unternehmensanalysen, Unternehmens-bewertungen. Orbeco ist ABACUS-Ver-triebspartner.

Die Dienstleistungen der Orbeco für die AGI Kooperation• Konzeption der Kostenrechnung und der Projektverwaltung sowie der automatisierten

Weiterverrechnung der Projektkosten an die Partnerbanken• Konzeption der betriebswirtschaftlichen Auswertungen für eine effiziente Projekt- und

Vertragsüberwachung mit mengen- und wertmässigen Soll/Ist-Vergleichen (monatlichund kumulativ mit statischem und dynamischem Budget), Planrechnungen, Volumen-und Wertentwicklungen (realisiert über die Bilanzsteuerung mit Excel-Export)

• Bezahlung der Kreditorenrechnungen über ABACUS E-Banking• Verbuchung sämtlicher Buchhaltungsdaten der AGI inkl. der Lohnbuchhaltung• Überwachung der korrekten Rechnungsstellung der Leistungserbringer (Mengen/Werte)• Aufteilung der Projektkosten nach Banken und deren Weiterfakturierung mit der

ABACUS-Fakturierung AbaWorX• Erstellung der Monats- und Quartalsabschlüsse mit Aufbereitung der Auswertungen

nach Verträgen/Projekten zuhanden des Controllings von AGI und Partnerbanken• Erstellung der Grundlagen für die Erwartungsrechnungen

E-Business über den Handelsplatz Conextrade von Swisscom IT Services AGE-Invoicing richtet sich an Rechnungssteller und Rechnungsempfänger mit kleinem bishohem Transaktionsvolumen, welche die Vorteile eines papierlosen Rechnungsprozessesnutzen möchten. E-Invoicing kann zudem mit dem elektronischen Bestellprozess überden Handelsplatz Conextrade kombiniert werden. Damit richtet sich E-Invoicing an Unter-nehmen, die einen ausschliesslich elektronischen Beschaffungsprozess realisieren wollen,wobei der Kreislauf vom Auftrag bis zur Rechnung geschlossen ist.

E-Business mit ABACUS bei Orbeco/AGI Kooperation160 Rechnungen/Monat

1600 Rechnungspositionen/Monat

KostenCHF 0.50 pro RechnungCHF 500.00 Aufschaltgebühr Handelsplatz ConextradeCHF 39.00 monatliche Teilnahmegebühr AbaNet

Systemvoraussetzung für E-Business mit ABACUS• ABACUS-Version 2004 oder höher• Breitband-Internet-Zugang ADSL 600 kbps Downstream / 100 kbps Upstream

Auskünfte zur realisierten Lösung erhaltenSie von:

Orbeco Unternehmensberatung AGVreni Lüthi, Elviro BrunnerSchuppisstrasse 7CH-9016 St. GallenTelefon 071 727 98 [email protected]


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Preise

Je nach Netzwerk sind heute bereits über1'500 Firmen und Organisationen in derSchweiz elektronisch erreichbar. Das B2B-Angebot von yellowbill der PostFinanceund weitere Netzwerke wie bill+pay vonC-Channel und VIAM der pragmaBau Treu-hand AG für Immobilienverwaltungen undHandwerker sind in Vorbereitung.

Wollen ABACUS-Anwender direkt aus ih-ren Lösungen Dokumente mit Geschäfts-partnern über E-Business-Netzwerke aus-tauschen, ist ABACUS einziger Vertrags-partner mit ihrer Plattform AbaNet. Das hatden Vorteil, dass weitere Verträge mit Pay-Net, PostFinance oder Swisscom IT Servicesfür die Handelsplattform Conextrade nichtnötig sind.

Unabhängig davon, ob der Datenaus-tausch über AbaNet, PayNet, PostFinanceoder Conextrade erfolgt, werden denABACUS-Anwendern nur die in der Tabelleaufgeführten Preise in Rechnung gestellt.Direkt verrechnet werden gegebenenfallsnur zusätzliche Dienstleistungen wie dieArchiv-CD, die bei PayNet und PostFinanceabonniert werden kann. Interessieren Sie sich für den elektroni-

schen Datenaustausch mit Geschäftspart-nern über E-Business-Netzwerke? Dannkontaktieren Sie Ihren ABACUS-Vertriebs-partner oder schicken Sie ein Mail an:[email protected] •

Bei PayNet und PostFinance können nurRechnungen elektronisch ausgetauschtwerden. Bestellungen etwa werden vondiesen beiden Plattformen nicht unter-stützt.

Alle Preise verstehen sich exkl. MWST, Preisänderungen vorbehalten. Bei einer grossen Anzahlelektronisch auszutauschenden Dokumenten ist ein Mengenrabatt möglich.

1 Aktion von PayNet und ABACUS: Fr. 200.– Rabatt falls nur B2C-Rechnungen versandt werden, andernfalls Fr. 1000.– resp. Fr. 500.–.

2 Nur fällig, falls kein AbaShop betrieben wird.3 oder Fr. 0.09 pro Rechnung (für Rechnungssteller); Fr. 75.– für Rechnungsempfänger4 Zuschlag bei vielen Positionen resp. sehr grosser Datenmenge 5 Aktion von PostFinance und ABACUS bis Ende 2005, danach Fr. 750.–

Unterstützte E-Business-Netzwerke für B2B und B2CAbaNet PayNet yellowbill von Conextrade

(inkl. Anschluss PostFinance von Swisscom an über IT Services

80 Banken)AnmeldegebührFalls Sender und Empfänger kostenlos Fr. 800.– 1 Noch nicht möglich Fr. 500.–Falls nur Sender kostenlos Fr. 300.– 1 kostenlos 5 Fr. 500.–Falls nur Empfänger kostenlos Fr. 500.– Noch nicht möglich Fr. 500.–Eintrag in Rechnungssteller- – Fr. 150.– kostenlos –liste

TeilnahmegebührMonatliche Teilnahme- Fr. 39.00 2

gebühr für AbaNetMonatliche Teilnahme- – Fr. 30.– 3 kostenlos kostenlosgebühr für Drittanbieter

Anmeldegebühr pro EBPP-KundeVia Bank- oder – kostenlos kostenlos –yellownet-Portal

TransaktionsgebührenSigniertes Dokument Auf Anfrage Fr. 0.90 4 Fr. 0.80 Noch nicht senden möglichSigniertes Dokument Auf Anfrage Fr. 1.25 4 Noch nicht möglich Noch nicht empfangen möglichUnsigniertes Dokument Fr. 0.10 – – Fr. 0.50sendenUnsigniertes Dokument Fr. 0.10 – – Fr. 0.50empfangenUnsigniertes Dokument via Fr. 0.10 – – –FTP oder E-Mail versenden

Rechnungen über E-Business-Netzwerke Preistabelle für den digitalen Datenaustausch

Ein wichtiger Bestandteil der <digital erp>-Strategie von ABACUS ist die Anbindung an E-Business-Netz-werke über die hauseigene E-Business-Plattform AbaNet. Damit wird der überbetriebliche Austausch von

elektronischen Geschäftsdokumenten wie Offerten, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungenermöglicht.

Reifenha

E-Bu

Das Unternehmen, die Branche, Produkteund ZielgruppeDie Arthur Rüegg ist schweizweit führendim Handel mit Zweiradreifen und beliefertals Grossist den Fachhandel. Neben denImport-Marken Continental und Semperitwerden alle übrigen namhaften Reifenmar-ken für Zweiräder angeboten.

Die Vielfalt der Reifenprodukte im Motor-und Fahrradbereich ist über die Jahre dra-stisch angestiegen. Heute führt die ArthurRüegg insgesamt 2’717 Produkte und Vari-anten im Angebot. Diese stehen zudem im-mer häufiger in einer systemischen Abhän-gigkeit zueinander. Erst die richtigen Reifenin Kombination mit den richtigen Felgenund der richtigen Anwendung führen zurgewünschten Fahrdynamik eines Fahr-zeuges und damit erst zu einem echtenFahrvergnügen. So standen bei der Einfüh-rung des E-Business neben der Beratungs-leistung als Verkaufsargument vor allemdie aus Kunden- und aus Unternehmens-sicht effiziente Abwicklung von Aufträgenim Mittelpunkt der Überlegungen. Ziel wares, vor allem Kleinabnehmer und Routine-käufer auf automatisierte und somit güns-tige Absatzkanäle zu lenken, ohne dabeiihr Beratungsbedürfnis zu vernachlässigen.

Zusammenspiel von ERP-System und E-Business-SoftwareBei der Entscheidung für die Einführung ei-ner E-Business-Software war für die ArthurRüegg als KMU vor allem wichtig, den In-tegrationsaufwand mit dem bestehendenABACUS-ERP-System zu minimieren. Die E-Business-Lösung sollte möglichst schnitt-stellenarm sein und die existierende Sys-temlandschaft nicht unnötig erschweren.

Um einen bedarfsgerechten, ortsunabhän-gigen Zugriff auf Produkt- und Kundenin-formationen zu gewährleisten, solltenauch die Aussendienstmitarbeiter mit demOnline-Tool arbeiten können, während In-nendienstmitarbeiter weiterhin die vollum-fängliche Funktionalität des ERP-Systemsbenötigen würden.

E-Business-StrategieDie Arthur Rüegg setzt bereits seit 1990die ABACUS-Programme für die Auftrags-abwicklung und das Finanzwesen ein. Ne-ben dem persönlichen Engagement desGeschäftsführers waren für den zusätzli-chen Einstieg ins E-Business der ArthurRüegg vor allem eine notwendige Prozess-Reorganisation und Kostengründe aus-schlaggebend. Das Internet sollte als zu-sätzlicher Verkaufskanal und den Kundenein deutlich erweitertes Informationsan-gebot erschlossen werden.

Hauptziel der Bestellautomatisierung undder erweiterten Informationsbereitstellungwar die Schaffung grösserer Freiräume fürden Aussendienst zur Intensivierung vonBeratungsleistungen.

”Wir haben erkannt, dass die Steige-rung der Beratungsintensität vor allemgegenüber Grosskunden und die kos-tengünstige Abwicklung von Routine-aufträgen nicht ohne den Einsatz vonInstrumenten des E-Business möglichsind.”

Jürg Rüegg, Geschäftsführer der ArthurRüegg Fahrzeug-Zubehör AG

E-Business im ReifenhandelAbaShop als strategische Erfolgskomponente

Die Shop-Lösung bei der Arthur Rüegg Fahrzeug-Zubehör AG basiert auf AbaShop und ist als E-Business-Projekt beispielhaft. Damit wurde ein zusätzliches Verkaufsinstrument geschaffen, das einerseits die

Kundenbindung und andererseits die Beratungsqualität in der Kundenbetreuung erhöht. Anhand diesesInternet-Shops lässt sich exemplarisch aufzeigen, wie sich die Prozesskosten bei der Abwicklung vonRoutineaufträgen erheblich reduzieren lassen.

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ndel

siness

PartnerZur Realisierung einer E-Business-Ver-triebslösung wurde der ABACUS-Vertriebs-partner WData aus Abtwil bei St. Gallenbeigezogen, der zur Umsetzung des Pro-jektes den Einbezug der Firma Next alsausgewiesene Internet-Spezialistin emp-fahl. Next hat daraufhin die fachliche Lei-tung übernommen, wobei die Aufgaben-teilung folgendermassen geregelt wurde:Next konzipierte die Website für die E-Bu-siness-Lösung, die Gestaltung und Naviga-tion sowie interne und externe Kommuni-kationsmassnahmen. WData integrierte diekonzeptionellen und gestalterischen Ele-mente der Next in die E-Shop-Lösung vonABACUS.

Die wesentlichen Kriterien für die Entschei-dung zu Gunsten einer AbaShop-Lösungwaren ein solides Preis-Leistungs-Verhält-nis, die bestehende Vertrauensbeziehungund ein optimales Integrationsszenario,das sich aus der Erweiterung des ERP-Sys-tems um ein E-Shop-Modul ergab.

Ein Webshop für Kunden undAussendienstDie E-Business-Lösung, die schliesslichAnfang 2004 bei Arthur Rüegg implemen-tiert wurde, beinhaltete einen über die Fir-men-Homepage zugänglichen Webshop.Dieser dient sowohl als Vertriebskanal fürWarenbestellungen seitens der Kunden alsauch der Vertriebsunterstützung für denAussendienst der Firma. Aufgrund der hin-terlegten Kundeninformationen könnenjedem Kunden individuell zugewiesenekundenspezifische Konditionen hinterlegtwerden. Zusätzliche Informationen wieDatenblätter über Produktspezifikationenund Kontaktdaten vervollständigen dieWeb-Präsenz.

GeschäftssichtVerbunden mit dem Ziel, die Kunden mitgeringen Bestellmengen oder Routinebe-darf auf den E-Shop als kostengünstigenAbwicklungskanal zu lenken, sollte auchdie Verfügbarkeit des Produktangebotswesentlich erhöht werden. Die Kunden derArthur Rüegg wurden durch den Webshopmit den umfassenden Produktinformatio-nen unabhängiger. Einen weiteren Nutzen-aspekt der Implementierung stellt die effi-ziente Aktualisierbarkeit des Produktkata-loges dar. Häufige Änderungen im Pro-duktportfolio können bei der Arthur Rüeggüber den elektronischen Katalog des Web-shops unmittelbar vollzogen werden, waszuvor über die jährlich erscheinendenPrint-Kataloge unmöglich war.

Zwei zentrale Aufgaben fielen an:• Die Datenvorbereitung in der ABACUS-

Auftragsbearbeitung. Implementierungder E-Shop-relevanten Produkte-Klassie-rungen, Aufbereitung von Bildmaterialsowie die Grundparametrierung des E-Shop-Clients.

• Gestützt auf die Vorleistungen der Nextintegrierte WData die Expertseiten imShop-Umfeld der ABACUS-Software. DieFunktionalität der Auftragsbearbeitungzur Abwicklung von Kundenaufträgenmit der Preis- und Rabattfindung bei-spielsweise inklusive Online-Lagerinfor-mationen konnte im AbaShop 1:1 darge-stellt werden.

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AbaShopFrei werdende Kapazitäten bei den Mit-arbeitern wurden nicht gestrichen, sondernfür eine hochwertigere und intensivere Be-ratungsleistung eingesetzt. Die im elektro-nischen Laden vorhandenen Daten überbisherige Kundenbestellungen und -präfe-renzen dienen heute den Mitarbeitern imAussendienst für eine individuelle auf dieBedürfnisse der Kunden zugeschnitteneBeratung.

ProzesssichtMit der Einführung des Webshops wurdeder Vertriebsprozess umgestaltet und opti-miert. Ein Kunde kann nun zeitunabhängigauf ständig aktuelle Produktdaten zugrei-fen und sich somit unabhängig von denregulären Arbeitszeiten des Innendienstesüber Produkte informieren. Beim Loginwird er auf aktuelle Aktionsangebote undInnovationen aufmerksam gemacht. Imelektronischen Katalog kann der Kundeneben den allgemeinen Produktdaten dieVerfügbarkeit der Produkte einsehen, ak-tuelle kundenspezifische Preiskonditionenund Produktrabatte sowie detaillierte Pro-duktinformationen abfragen.

Insbesondere bei Nachkäufen erfolgen Be-stellungen vermehrt direkt im E-Shop undwerden eigenständig von den Kunden aus-gelöst. Da es sich aber bei den Produktender Arthur Rüegg zum Teil um beratungsin-tensive Produkte handelt, die durch einealleinige Präsentation im Webshop schwerfür den Kunden richtig zu wählen wären,bleibt die direkte Beratung immer nochsehr wichtig: Der Kunde wird über dieWeb-Seite ermutigt, Kontakt zur Beratungaufzunehmen. So sind die neu hinzuge-kommenen Vertriebskanäle ergänzend undnicht als ausschliessliche Alternative zuden traditionellen Vertriebskanälen zu ver-stehen. Situationsbedingt kann vom Kun-den und vom Mitarbeiter im Aussendienstjeweils der optimale Kanal (Internet, E-Mail, Fax, Brief, Innendienst, Aussendienst)gewählt werden.

Die Akzeptanz der Anwender ist gross,werden doch die meisten Funktionen derE-Business-Lösung gemäss den Erwartun-gen auch genutzt. Der Anteil der Be-stellungen über den Webshop konnte suk-zessive gesteigert werden und liegt mittler-weile bei rund zehn Prozent und dies mitsteigender Tendenz.

ZielerreichungEnde 2004, rund ein drei viertel Jahr nachdem Start der E-Business-Lösung, zeigtsich die Lösungsbetreiberin Arthur Rüeggzufrieden mit dem Zielerreichungsgrad. Vorallem im Bereich Change Managementliessen sich nachhaltige Erfolge verzeich-nen: Die Aussendienstmitarbeiter sehenden Umgang mit dem Webshop als Unter-stützung und nicht als Bedrohung ihrerVerkaufshoheit. Jürg Rüegg spricht von ei-nem hochwertigeren Rollenverständnis desAussendienstes, das durch einen gestiege-nen Beratungsanteil im Vergleich zur Be-stellabwicklung bewirkt wurde.

Die Investitionen für das E-Business-Pro-jekt inklusive Schulungen beliefen sich fürden Gesamtzeitraum von 2003-2004 aufunter 50'000 Franken externe Kosten undlagen damit tiefer als erwartet. Die Investi-tionssumme verteilt sich zur einen Hälfteauf die Applikation und ihre Implemen-tierung durch die WData. Die andere Hälftebilden Leistungen der Next wie etwa dieKonzeptentwicklung, das Design, die Inter-net-Codierung (HTML, PHP etc.) und dieProjektleitung.

Einsparungseffekte ergaben sich primärdurch Stellenumschichtungen. Im Innen-dienst konnte eine Call-Center-Stelle durchnatürliche Fluktuation eingespart werden.Der integrierte Bestellprozess durch diedirekte Eingabemöglichkeit für Aussen-dienstmitarbeiter ohne telefonischen Um-weg führt zu weiteren Effizienzgewinnen.Die Realisierung weiterer Nutzenpoten-ziale ergibt sich für Arthur Rüegg durch dieerhöhte Verfügbarkeit und flexiblere Be-stellmöglichkeiten über den Online-Ver-triebskanal.

ImplementierungSoftwarelösung / ProgrammierungDie Prozessanalyse des Ist-Zustands, derEntwurf der grafischen Elemente und derErstellung der Navigation wurde von derNext durchgeführt und mit der ArthurRüegg abgestimmt. Auf Basis der im Pflich-tenheft festgelegten Funktionsanforde-rungen wurde der Shop-spezifische Ablaufder Funktionen festgelegt, so dass eine op-timale Bedienbarkeit und aus Benutzer-sicht einfache Logik gewährleistet war.

Gestützt auf die Vorleistungen der Next in-tegrierte WData die Expertseiten im Shop-Umfeld von ABACUS. Die Anforderungender Kunden-Auftragsbearbeitung wie bei-spielsweise die Preis- und Rabattfindungund die Online-Lagerinformationen wur-den im AbaShop 1:1 dargestellt.

Change ManagementUm die beiden Benutzergruppen Aussen-dienstmitarbeiter und Kunden mit demneuen System vertraut zu machen, wurdenzunächst die Mitarbeiter geschult, welcheKundenberatungen direkt am System vor-nehmen und vor Ort Bestellungen erfas-sen. In einem weiteren Schritt wurden sieaufgefordert, den Kunden bei Besuchenzusätzlich zur Produktberatung auch eineEinführung in den Webshop zu geben. DerKunde sollte soweit geschult werden, dasser selbständig in der Lage ist, den E-Shopzu bedienen.

Erfahrungen aus dem BetriebAnwendung und UnterhaltDie Hardware und Infrastruktur zumBetrieb des ERP-Systems stehen physischbei der Arthur Rüegg. Der Webshop hinge-gen wird bei ABACUS auf einem derAbacusCity-Server gehostet. Beides wirdvon WData gewartet. Für die Wartung be-stand bereits ein langfristiger Koopera-tionsvertrag, der auf den Webshop erwei-tert werden konnte. Der Aufwand für dieinhaltliche Pflege des elektronischen La-dens ist wegen der ständig anfallendenPflege der Stammdaten in der Auftragsbe-arbeitung praktisch Null.

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Facts zu AbaShop bei Arthur Rüegg Fahrzeug-Zubehör AGDatenmengenBestellungen über den Shop 500 pro MonatUmsatzanteil über AbaShop 10 % mit steigender TendenzAnzahl Artikel im Shop 2'717 plus x Varianten

Einmalige KostenShop-Software Fr. 2’250.–Konzept, Designanpassungen durch Next Fr. 20'000.–Shoperstellung, Implementierung durch WData Fr. 20'000.–Total Fr. 42’250.–

Wiederkehrende Kosten (pro Monat)Hostinggebühr Provider Fr. 9.90Hostinggebühr für AbaShop auf AbacusCity Fr. 250.–Total Fr. 259.90

Next AGNext ist ein IT-Dienstleistungsunternehmen, das auf Internet basierende Lösungen spezi-alisiert ist. Es hilft Firmen, optimale und nutzbringende E-Business-Lösungen zu realisie-ren. Next konzipiert Websites für E-Business-Lösungen, entwirft die Gestaltung und Na-vigation von Benutzerschnittstellen und berät Kunden über interne wie externe Kommu-nikationsmassnahmen. Zu diesen gehören unter anderem Internet-Announcement, On-line-Werbung, PR-Massnahmen und Integrationsarbeiten in die klassischen Kommunika-tionskanäle. Next empfiehlt die ABACUS-Business-Software und hat damit bereits meh-rere erfolgreiche elektronische Läden realisiert.

Erfolgsfaktoren: User-Akzeptanz undpartnerschaftliche ZusammenarbeitWeder der Zeitraum noch die benötigtenRessourcen dürfen unterschätzt werden,bis Benutzer eine E-Business-Lösung end-gültig akzeptieren. Neben strukturiertenSchulungen zum technischen Umgang mitder Lösung ist vor allem persönliche Über-zeugungsarbeit notwendig, um den Nut-zen der Neuerung für Mitarbeiter und Kun-den zu kommunizieren.

Entscheidend für die erfolgreiche Durch-führung dieses E-Business-Projekts war diepartnerschaftliche Zusammenarbeit zwi-schen der Arthur Rüegg, Next und WData.Hierbei war hilfreich, dass ein natürliches,”instabiles Nutzengleichgewicht” bestand.Alle Parteien hätten gleichermassen vielverlieren aber gemeinsam auch viel gewin-nen können. Trotz dieser Möglichkeitenversteht Jürg Rüegg die Rolle des E-Busi-ness im Vertrieb als Ergänzung: Der per-sönliche Kundenkontakt steht auch weiter-hin für ihn an erster Stelle. Die IT, soRüegg, könne beim Verkauf nur unterstüt-zen, aber letztlich sind für ein Geschäft wieseines die Kompetenz und das Geschickder Mitarbeiter im Aussendienst entschei-dend. •

Für Auskünfte zum beschriebenen Projektwenden Sie sich an:

Next AGDr. Hans H. MeliHodlerstrasse 2CH-9008 St. [email protected] +41 71 242 11 11 Fax +41 71 242 11 22Direkt +41 71 242 11 12 Mobile +41 79 207 67 80

WData AGWalter WederAuwiesenstrasse 24CH-9030 [email protected] +41 71 311 55 11Fax +41 71 311 55 15

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Software

PPS-ABACUS PPS-Software Einsatz in den verschiedensten Branchen

Bereits im Januar 2004 hat die Firma Ascolite aus Erlenbach als erster Anwender das neue PPS-Modul derABACUS in Betrieb genommen. Im August 2004 folgt die Firma Schmid AG aus Eschlikon, die auch das

Ressourcenmanagement des PPS-Moduls vollumfänglich einsetzt. Seit diesem Zeitpunkt sind nun bereits elf weitere Unternehmen hinzugekommen, die das PPS von ABACUS produktiv für die Abwicklung undSteuerung des Produktionsprozesses nutzen.

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Agro AG Korbackerweg 7CH-5502 Hunzenschwil AG Telefon 062 889 47 47 www.agro.ch

Tätigkeit / Branche: Elektrotechnische Produkte wie Unterputz-installationsmaterial

PPS produktiv seit: 8. November 2004ABACUS-Berater: WData, Abtwil

Bruno Messina, [email protected]

Ascolite AG Seestrasse 78 CH-8703 Erlenbach Telefon 044 912 00 00 www.ascolite.com

Tätigkeit / Branche: Garnproduktion, HandelPPS produktiv seit: Januar 2004ABACUS-Berater: T & O Data AG, Regensdorf

Adrien Vuilleumier, [email protected]”Dank dem ABACUS-PPS konnten wir den Produktionsprozess erfolgreich in die Lagerverwaltung integrieren.”

Beni Burtscher AGSt. Galler StrasseCH-9306 FreidorfTelefon 071 455 19 91www.burtscher.com

Tätigkeit / Branche: Metallwaren, Apparatebau, Stanzwerk,Metalldrückerei, Lasercenter

PPS produktiv seit: Juni 2005ABACUS-Berater: WData AG, Abtwil

Fredy Bischofberger, [email protected]

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Demelectric AGSteinhaldenstrasse 26 CH-8954 Geroldswil Telefon 043 455 44 00, www.demelectric.ch

Tätigkeit / Branche: Produktion- und Handel von Stromverteil-systemen und elektrotechnischen Produkten

PPS produktiv seit: 1. Februar 2005ABACUS-Berater: Crown Informatik, Arbon

Roger Demhartner, [email protected]

Fluri Präzisions- und Mikromechanik AG Cornouillerstrasse 6CH-2502 Biel/BienneTelefon 032 341 25 34, www.fluri-biel.ch

Tätigkeit / Branche: Mikromechanische Bauteile, Komponenten für die MessindustriePPS produktiv seit: April 2005ABACUS-Berater: Maxx GmbH, Biel

Stefan Fluri, [email protected]”Mit dem ABACUS PPS werden Ressourcen optimal eingesetzt und die zeitliche Auswirkung, somit den Endtermin des Kunden,haben wir auch bei Produktionsänderungen oder Verschiebungen stets im Griff.”

HMT microelectronic AG A. Aebi-Strasse 75 CH-2503 Biel/Bienne BE Telefon 032 365 11 81, www.hmt.ch

Tätigkeit / Branche: Entwicklung und Produktion von kunden-spezifischen integrierten Schaltungen (ASIC) und mikroelektronischen Modulen

PPS produktiv seit: 2. Januar 2005ABACUS-Berater: Ackermann Consulting

Andreas Reber, [email protected]”Ein PPS ist für die Abwicklung der heute realisierten Umsatz- und Stück-Volumen unabdingbar. Im Jahre 2004 wurden ca. 4 Millionen Fertigteile extern gefertigt mit ca. je 5 Prozessschritten.”

JOGA Max Leimbacher AG Seezelgstrasse 6 CH-8595 Altnau TGTelefon 071 695 12 42, www.joga.ch

Tätigkeit / Branche: Herstellung von rezeptfreien pharma-zeutischen Produkten

PPS produktiv seit: Juni 2005ABACUS-Berater: Crown Informatik, Arbon

Karin König, [email protected]

S. Keller AGBlumenstrasse 38CH-9444 DiepoldsauTelefon 071 737 75 00www.s-keller.ch

Tätigkeit / Branche: Werkzeugbau, Produktion von Zivilschutz-einrichtungen, Belüftungen, Kellertrennwand-systeme, Garagentore

PPS produktiv seit: April 2005ABACUS-Berater: WData, Abtwil

Christian Keller, [email protected]

PPS

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Luzi LTD.Industriestrasse 9CH-8305 DietlikonTelefon 044 835 76 76www.luzi.ch

Tätigkeit / Branche: Parfümherstellung, Kundenauftragsfertigung und chemische Industrie

PPS produktiv seit: 1. Februar 2005ABACUS-Berater: All Consulting AG

Jürg Koller, [email protected]”Das ABACUS-System ist benutzerfreundlich und man hat mehr Planungsmöglichkeiten zu Verfügung.”

Orbiswiss AGJuchstrasse 1 CH-8500 Frauenfeld TG Telefon 052 723 09 09www.orbiswiss.com

Tätigkeit / Branche: Medizinaltechnik und SpezialmaschinenbauPPS produktiv seit: 1. April 2005ABACUS-Berater: Delec AG, Frauenfeld

Thomas Knellwolf, [email protected]

Riseria Taverne SAvia Ponte Vecchio CH-6807 TaverneTelefon 091 935 73 00www.riseria.ch

Tätigkeit / Branche: ReisverarbeitungPPS produktiv seit: April 2005ABACUS-Berater: bsb.info.partner, Urdorf

Ernst Amstutz, [email protected]

Schmid AGHörnlistrasse 12 CH-8360 Eschlikon Telefon 071 973 73 73 www.holzfeuerung.ch

Tätigkeit / Branche: Holz- und PelletfeuerungenPPS produktiv seit: 9. August 2004ABACUS-Berater: bsb.info.partner, Urdorf

Philipp Lüscher, [email protected]”Wir verfügen heute über ein top aktuelles System, mit dem wir unsere Bedürfnisse optimal abdecken können.”

Sturo AG Deucherstrasse 36CH-8570 Weinfelden Telefon 071 626 40 00 www.sturo.ch

Tätigkeit / Branche: KunststoffspritzwerkPPS produktiv seit: 2. Januar 2005ABACUS-Berater: Customize, St. Gallen

Daniel Erni, [email protected]”Seit der Einführung von ABACUS-PPS konnten wir viele Abläufe standardisieren und vor allem im QS-Bereich vereinfachen.” •

Kassen-Auftragsbearbeitung Pages 2/2005

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Mehr als nur eine Kassenlösung: Die Spezifikationen• Installation auf gängigen Arbeitsplatzrechnern• Führung mehrerer Kassen pro Mandant• Zugriffsberechtigung pro Kassierer• Individuelle Kassenabrechnung pro Kassierer• Anzeige des aktuellen Kassensaldos pro Kasse• Individuelle Artikel- und Leistungsstämme• Erfassung von Einnahmen und Ausgaben• Automatische Konto- und Buchungskreis-Zuordnung• Erweiterung mit Verkauf-, Einkauf- und Lagermodul der ABACUS Auftragsbearbeitung • Zugriff auf zentralen Adressstamm der NEST-Gemeinde-Software für Quittungen• Zugriff auf den Debitorenstamm zum Ausgleich von Offenen Posten• Einfache Erfassungsmasken mit Komforttasten (Touch-Screen) pro Abteilung• Quittungsausdruck auf normalen Netzwerkdruckern• Unterstützung verschiedener Zahlungsvarianten (bar, EC, Kreditkarten) mit freier Wahl

des Eingabeterminals• Revisionsgerechte Journalisierung und mehrwertsteuerkonforme Verbuchung der

Transaktionen• Option der Erweiterung mit der Internet basierten E-Shop-Lösung

Erfassungsmasken entwerfenNeben der standardmässigen Buchungs-maske für Kassengeschäfte können proKassenschalter auch individuelle Maskenmit so genannten Kurzwahltasten einge-richtet werden. So lassen sich etwa häufigzu verrechnende Artikel oder Leistungendirekt in die Erfassungsmaske überneh-men. Bei Verwendung eines berührungs-sensitiven Monitors kann ausserdem dieEingabe direkt via Bildschirm mittels dergrafisch dargestellten Eingabetastatur er-folgen.

Die Gestaltung und der Aufbau dieser Kas-sa-Erfassungsmasken können vollständigan individuelle Bedürfnisse angepasst wer-den. Die Anzahl und auch die Form der Tas-ten lassen sich gemäss den Wünschen desAnwenders bestimmen. Selber ändernkann der Anwender nicht nur die Beschrif-tung der Tasten mit Hilfe des Spezialpro-gramms Bewida / Excel-Interfaces, sondernsogar auch den Artikel, der auf der Tastehinterlegt ist und die Texte, die dazu dannauf der Kassenquittung ausgedruckt wer-den.

Anstatt die Artikel und Leistungen über dieKomforttasten für die Fakturierung auszu-wählen, kann der Schalterbeamte die Ein-gaben auch über die Tastatur und die Such-funktionen tätigen.

Schaltergeschäft effizient erledigenABACUS-Kassenlösung für öffentlicheVerwaltungen

Mit der vollständig in die ABACUS-Software integrierten Kassenlösung lassen sich praktisch sämtlicheSchaltergeschäfte einfach und effizient erledigen. Artikel- und Leistungsstämme werden zentral defi-

niert und regeln die Preisfindung sowie das Rabattwesen in Abhängigkeit von Kunden und Kundengruppen.Die mehrwertsteuerkonforme Verbuchung der Kassendaten in die Finanzbuchhaltung ist auf Knopfdruckerstellt. Für jede Abteilung kann eine eigene Kasse mit individueller Erfassungsmaske und Touch-Screen-Tasten aufgerufen werden. Neben den Einnahmen lassen sich auch Ausgabenbelege mit ausgewiesenerVorsteuer erstellen. Die ABACUS-Kassenlösung läuft wie alle ABACUS-Lösungen auf PC und benötigt keineseparate Hardware. Ferner kann sie Quittungen auf herkömmlichen Netzwerkdruckern ausgeben.

lösung

Kassen

Der geschuldete Betrag kann auf Wunschauf einem separaten Kundendisplay ange-zeigt werden.

Mit den optimierten Erfassungsmasken las-sen sich Verrechnungen und Bezahlungeneffizient, zuverlässig und kundenfreundlichabwickeln:

• Schnelle Wahl der gewünschten Artikelüber die bereits vordefinierten Tasten

• Eingabe der Anzahl oder Menge undevtl. Erfassung eines Zusatztextes

• Auswahl der Kundenadresse aus demgesamten Stamm der Verwaltung; neueAdressen können provisorisch sofort ein-gegeben werden

• Wahl der Zahlungsart (bar, EC, Kreditkar-te)

• Bei Barzahlung gibt es Funktionen zurEingabe des erhaltenen Betrags und zurAusgabe des Rückgelds

• Ausdruck der Quittung

Artikel- und LeistungsstämmePro Amt oder Abteilung lassen sich beliebigviele Artikel und Leistungen erfassen undin einem hierarchischen System gliedern.

Beispiel eines Artikelverzeichnisses: AuswahlArtikel- und Leistungsstamm

Barzahlung von DebitorenausständenInsbesondere nach einem Mahnlauf kommtes öfters vor, dass Kunden ihre OffenenPosten direkt am Kassenschalter bar be-gleichen wollen. Die ABACUS-Kasse bietetdafür einen direkten Zugriff auf die offenenRechnungen in der Debitorenbuchhaltungund ermöglicht den vollen oder auch nurteilweisen Ausgleich des Fakturabetrags.Eine zusätzliche Nachbearbeitung entfällt,da der Erfassungsprozess einer Kassen-zahlung sowohl in der Debitorenbuchhal-tung als auch im Kassensystem buchhalte-risch korrekt abgewickelt wird.

Artikel und Leistungen können mit folgen-den Angaben ergänzt werden:

• Erweiterte mehrsprachige Beschreibun-gen und Anleitungen für den Kunden

• Preise und Rabatte, auch Aktionen mitGültigkeitsangaben

• Kontierung inklusive Kostenstellen oderBuchungskreis

• Mehrwertsteuer, auch im Zusammen-hang mit Pauschalen

• Lagerort/Lagerplatz• Bilder für den WebShop• Lieferantenangaben für Einkauf

Der gesamte Artikel- und Leistungsstammsteht nicht nur für die Abrechnungen ander Kasse zur Verfügung, sondern kannauch für die Gebührenfakturierung und/oder für den Einkauf genutzt werden.

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Kassa-Eingabemaske: Beispiel einer Erfassungsmaske für das Zivilstandsamt:Einfache Bedienung via Touch-Screen oder mit der Maus

Offene Posten der Debitorenbuchhaltung sofort im Zugriff

lösung

Auftragsbearbeitung Pages 2/2005

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Unterstützung modernerZahlungsinstrumenteDie Erfassung der Zahlung kann mit weni-gen Schritten vorgenommen werden.

Geldeingabemaske mit mehrerenZahlungsvarianten: bar, EC, Kreditkarte

Die Aufbewahrung des Bargelds erfolgtmeist in einer handelsüblichen Kassen-schublade. Durch die Identifizierung desKassierers lassen sich die Verantwortungs-gebiete klar abgrenzen, indem der Kas-sensturz pro Kasse oder Teilkasse durchge-führt werden kann.

Zahlt der Kunde einen Betrag via Kredit-karte, wird mit der Wahl der entsprechen-den Zahlungsvariante die korrekte Verbu-chung sichergestellt. Die Abwicklung derZahlung erfolgt entweder über ein Kredit-kartenterminal mit direkter serieller An-steuerung des Kassenprogramms oder sozusagen ”autonom” über eine Zusatz-tastatur.

QuittungsdruckAuf besonderes Interesse dürfte bei denAnwendern der ABACUS-Kassenlösung dieMöglichkeit stossen, den Ausdruck derQuittung auf einem gängigen Arbeitsplatz-drucker vornehmen zu können. Damit wer-den erstens vorgedruckte Formulare über-flüssig und zweitens kann das CorporateDesign für einen Ausdruck mit grafischenElementen individuell an die Kundenbe-dürfnisse angepasst werden.

Revisionsgerechte Abrechnungen undJournale zur Kassenabrechnung undVerbuchungPro Kasse wird nach jeder Transaktion derBestand nachgeführt. Die Kassenabrech-nung und die Verbuchung in die Finanz-buchhaltung sind in der Bedienung einfachund zugleich sicher. Erlös- und Aufwand-kontierungen werden unter Berücksichti-gung von Umsatzsteuer und Vorsteuerperiodisch ins Hauptbuch übertragen. DiePrüfspur und der Nachweis der Transaktio-nen sind für die Revision jederzeit ersicht-lich.

Kreditkartenterminal 3c Vegas

Über Online-Shop einfach und bequembestellen Die Kassenlösung basiert auf der ABACUSAuftragsbearbeitung und ist somit jeder-zeit mit einer E-Shoplösung erweiterbar.Damit können speziell ausgewählte Ar-tikel mit Fotos und Detailbeschreibungenüber das Internet angeboten werden.Nicht nur die Bestellung, sondern auchdie Bezahlung kann über ein solches In-ternet-Portal abgewickelt werden. Das isterstens zeitsparend und zweitens kun-denfreundlich. Der Internet-Auftritt kannbezüglich Ablauf und Design den speziel-len Vorlieben und Wünschen der Benut-zer angepasst werden. ABACUS Researchübernimmt dabei das Hosting des Shopsüber ihr Abacus City-Portal (www.abacuscity.ch) in St. Gallen. Alle Internet-Ge-schäfte werden periodisch mit dem Rech-ner des Shop-Besitzers abgeglichen unddort weiterverarbeitet.

FazitDie ABACUS-Lösung hat sich in der Praxisals kostengünstige Alternative zu traditio-nellen Kassensystemen bewährt. Die direk-te Integration in die übrigen ABACUS-Module für die Stammdatenbewirtschaf-tung, das Finanz- und Rechnungswesenbieten eine grosse Einsparung an Auf-wand, insbesonders bei der korrekten Ver-buchung von Kassentransaktionen in dieFinanzbuchhaltung. Die Möglichkeit zurverbesserten Erbringung von Dienstleis-tungen, sei es im Falle einer öffentlichenVerwaltung oder auch eines KMU mit La-dengeschäft, dürfte von den Kunden ge-schätzt werden. •

Für Auskünft zur realisierten Lösung wenden Sie sich an:

Bewida AGIndustriestrasse 44CH-8152 GlattbruggTelefon +41 44 811 26 36

Andreas Bierbaum Lic. oec., GLKontakt: [email protected]

Technische Umsetzung: Urs Tischhauser

USTERStefan WyssLeiter FinanzverwaltungKontakt: [email protected]

Gute Gründe für ABACUS KassenlösungKostengünstig• Keine zusätzliche Hardware zwingend

benötigt• Keine weiteren Datenbanken notwen-

dig• Vergleichsweise geringe Anschaffungs-

kosten• Rasche und effiziente Einrichtung der

Kasse

Ausbaubar• Erweiterung durch ABACUS Fakturie-

rung• Erweiterung durch Funktionen für den

Einkauf und die Lagerbewirtschaftung• Integration einer Internet-Shop-Lösung

Einfach• Intuitiv in der Bedienung• Einfach in der Wartung• ”Schulung on the Job” genügt für die

Instruktion

Sicher• Passwortgeschützte interne Abläufe

und Zuständigkeiten • Revisiongerechte Abrechnung und Ver-

buchung der Kassentransaktionen

Stefan Wyss, Leiter FinanzverwaltungStadt Uster”Die Stadt Uster hat seit längerem dasBedürfnis gehabt, eine elektronische Kas-sensoftware einzuführen. Dank unsererVertriebspartnerin Bewida haben wir nundie ABACUS Kasse seit dem 1. Januar2005 produktiv in Betrieb genommen.Die einfache und sehr individuell gestalt-bare Oberfläche macht das Programmsehr anwenderfreundlich. Die direkte Ver-buchung in die Finanzbuchhaltung er-leichtert unsere Abläufe enorm. Die StadtUster ist mit dieser ABACUS-Programm-erweiterung sehr zufrieden.”

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Quittungsdruck über Arbeitsplatzdrucker

Workflow

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Workflows sind Geschäftsprozesse, die ver-schiedene Arbeiten oder Aufgaben in einerbestimmten Reihenfolge automatisch aus-führen und darin involvierte Personen überderen Aktivitäten informieren. Ein Work-flow basiert auf dem Rollenprinzip: Einzel-ne Aktivitäten in einem Prozess werdendabei nicht einer Person, sondern einerRolle zugewiesen. Einer Rolle können meh-rere Personen angehören.

Workflows können durch den qualifiziertenAnwender oder durch einen Experten mitdem ABACUS Workflow Designer auf ein-fache Weise gestaltet und erstellt werden.

Manager- und Employee-Self-ServiceDie so genannten Manager-Self-Services(MSS) sind für Führungskräfte gedacht. Da-mit können sie Prozesse im Unternehmenoder in der Verwaltung effizient strukturie-ren und überwachen. Mit den MSS lassensich mehrstufige Geschäftsprozesse lo-gisch abbilden und automatisieren. Dazuzählen zum Beispiel Managementauswer-tungen, die zur Kostenüberwachung auto-matisch erstellt und an verschiedene Ad-ressaten im Unternehmen via Mail weiter-geleitet werden können.

Durch umfassende Employee-Self-Services(ESS) werden vor allem administrativeVerantwortlichkeiten an die Mitarbeiter delegiert. In der Regel sind es Routinear-beiten, die über ESS erledigt werden. Mit-arbeiter können dabei nur auf die für siefreigegebenen Daten zugreifen.

ABACUS Workflow Personaladministration vereinfachen

Viele Personalverantwortliche dürften sich schon einmal gewünscht haben, dass Mitarbeiter ihre eigenenAdressänderungen selber erfassen können oder sie daran erinnert werden, wenn beispielsweise ein

Mitarbeiter seine EO-Karte noch nicht abgegeben hat. Mit dem ABACUS Workflow steht nun ein Werkzeugzur Verfügung, das auch mit dem Personalwesen verbundene Aufgaben steuern und automatisieren hilft.Erste zufriedene Anwender des neuen Workflow-Werkzeugs sind die Mitarbeiter der ABACUS Research AG.

Mit dem ABACUS Workflow-Designer werden die Schritte in einem Workflow grafisch definiert.

Work

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Workflows auslösenWorkflows können vom Anwender manuellausgelöst werden. Er muss sich nur zuerstvia Web-Browser mit Username und Pass-wort authentifizieren, um anschliessend insein anwenderspezifisches Portal zu gelan-gen. Darin sind alle ihm zugeordnetenWorkflows aufgeführt, darunter auch jene,die noch zu erledigen sind.

Workflows können aber auch durch Daten-bankänderungen und Zeitereignisse auto-matisch gestartet werden. Dazu steht inVerbindung mit dem Workflow das ABACUSMelde- und Informationssystem AbaNotifyzur Verfügung. Damit können zum Beispielperiodische Auswertungen automatischerstellt und den Empfängern via E-Mail zu-gesandt werden.

AbsenzenmanagementAbsenzen wie Ferien, Militärdienst, Zivil-schutztage, krankheits- und unfallbedingteAbwesenheiten lassen sich ebenfalls übereinen Workflow erfassen. Der Workflowmeldet dies per Mail dem verantwortlichenMitarbeiter, sei es Vorgesetzter oder Perso-nalchef.

Der Workflow in der PraxisMit dem Update auf die ABACUS-Version2005.1 hat die ABACUS Research AG denWorkflow firmenintern in der Personalad-ministration produktiv eingeführt. Die Pro-zesse, die mit dem Workflow automatisiertwerden, sind von unterschiedlicher Kom-plexität. Unterstützt werden dabei einfa-che Adressänderungen bis hin zur Abwick-lung eines umfassenden Krankheitsprozes-ses. Folgende Workflows sind zur Zeit beiABACUS im Einsatz:

• Adressänderung vornehmen• Zivilstandsänderung erfassen• Kinderzulage beantragen• Ferienanträge eingeben• Militär-/Zivilschutzmeldungen• Krankheits-/Unfallmeldungen• Ein-/Austritt erfassen

Am Beispiel der Ferienmeldung soll nach-folgend aufgezeigt werden, wie ein Work-flow bei der ABACUS Research AG einge-richtet wurde.

Workflow hilft tägliche Arbeiten zu vereinfachenMutationen von StammdatenMitarbeiter sind mit Workflows in der Lage,ihre Stammdaten wie Adresse und Zivil-stand selber zu verwalten oder die Geburteines Kindes zu erfassen. Auf diese Weisegeänderte Daten müssen nicht automa-tisch in den Stammdaten gespeichert wer-den, sondern können vom Workflow zuerstan den entsprechenden Verantwortlichenweitergeleitet werden. Dieser kann die vor-genommenen Änderungen zuerst prüfen,allenfalls noch anpassen, bevor dann dieDatenbankänderung erfolgt.

Interne Abläufe vereinfachenGeschäftsprozesse im personellen Bereich,wie sie etwa durch einen Ein- oder Austritteines Mitarbeiters ausgelöst werden, las-sen sich durch einen Workflow vereinfa-chen. Bei einem Eintritt müssen der Arbeits-platz und mehrere Arbeitsmittel vorbereitetwerden. Da meistens mehrere Personen imUnternehmen von diesem Prozess betrof-fen sind, kann mit einem vordefiniertenWorkflow verhindert werden, dass einzelneArbeitsschritte oder Aufgaben vergessengehen. Der Workflow verteilt diese selb-ständig an die entsprechenden Stellenoder Personen. Damit der nächste Arbeits-schritt im Workflow ausgeführt wird, müs-sen diese jedoch die Erledigung ihrer Auf-gabe zuerst bestätigen. Dabei lassen sichAbhängigkeiten zwischen einzelnen Pro-zessschritten berücksichtigen. Der Work-flow ist somit in der Lage, interne Check-listen abzulösen.

Einbindung von PDF-FormularenFormulare, wie sie zum Beispiel für den An-trag auf Kinderzulagen, im Falle eines Un-falls oder für den Antrag auf Krankentag-geld ausgefüllt werden müssen, stehenmeistens auch als elektronische PDF-For-mulare zur Verfügung. Solche Dokumentekönnen problemlos in die Workflow-Pro-zesse eingebunden werden. Die von einemMitarbeiter erfassten Daten werden auto-matisch in die Felder des entsprechendenFormulars übertragen, so dass ein korrektausgefülltes PDF zur Weiterbearbeitung viaMail zugestellt wird.

Funktionsumfang des ABACUSWorkflow• Grafisches Prozessdesign • Abbildung der Geschäftsprozesse• Übersicht über noch nicht erledigte

Aktivitäten im benutzereigenen Work-flow-Portal

• Applikationsunabhängiger Einsatz des Workflows

• Rollenorientiertes Konzept• Employee-/Manager-Self-Service

(ESS/MSS)• Intranet-/Internetfähigkeit• Automatisches Versenden von E-Mails• Einbindung von PDF-Formularen• Verwendung von AbaView-Reports für

Informationsbereitstellung• Datenbankmutationen vornehmen• Individuelle Programmiermöglichkeit

mit Java-Skriptsprache Beanshell• Basierend auf LDAP-Verzeichnisdienst

(Lightweight Directory AccessProtocol)

flow

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Bei dieser Anwendung stehen die Mitar-beiter selber im Mittelpunkt. Sie könnenselbständig in geführten Abläufen ihreDaten verwalten. Auf diese Weise werdenAbläufe standardisiert, erfolgen notwendi-ge Arbeitsschritte koordiniert und die Per-sonaladministration wird von Rückfragenentlastet. Gleichzeitig sinkt die Fehler-quote. Zudem werden die Bearbeitungs-prozesse effizienter und schneller. •

Im Fall einer Ferienbewilligung werdendurch den Workflow im ProgrammmodulHuman Resources anschliessend automa-tisch diese Ferientage auf das Ferienkontodes Mitarbeiters gebucht.

FazitDer ABACUS Workflow kann, wie das Bei-spiel des Einsatzes für die Personaladmi-nistration gezeigt hat, die Abwicklung vonProzessen erleichtern und automatisieren.

Kosten ABACUS WorkflowGrundversion bis zu 100 Workflow-User Fr. 7'900.–weitere auf Anfrage

Nach der Anmeldung im Workflow werdeneinem Mitarbeiter im Web-Browser die verschiedenen Workflows und ESS-Prozesseangezeigt.

Dem ABACUS-Mitarbeiter werden die beidenProzesse ”Ferien eingeben” und ”Feriensaldoabfragen” angeboten.

Beim Workflow ”Ferien eingeben” gibt derMitarbeiter das Datum für den Beginn unddas Ende der Ferien ein. Zusätzlich muss dieAnzahl Tage erfasst werden. Die Erfassungwird mit ”Weiter” abgeschlossen.

Der Vorgesetzte wird via E-Mail über denFerienantrag des Mitarbeiters informiert. Er kann sie im Workflow-Portal bewilligenoder ablehnen.

Nach der Bewilligung erhält der Mitarbeiterzur Überprüfung seines Ferienguthabens eineE-Mail mit dem Kontoauszug.

ELM

Lohnmelde

Derzeit sind die Anbieter von entsprechen-den Systemen daran, ihre Programme nachden erwähnten Vorgaben zu implementie-ren. Da sich noch weitere Partner an derStandardisierung beteiligen werden, sinddie Richtlinien der Suva noch nicht ganzvollständig. Noch in diesem Jahr könnenalso Unternehmen das neue Lohnmelde-verfahren ELM anwenden, das für den Na-tionalrat und Gründer von Ottos Waren-posten Otto Ineichen etwa ”schlicht denDurchbruch im Bereich der administrativenEntlastung von KMU darstellt.”

Ernst StalderAbteilung VersicherungstechnikBereich PrämienservicesFür weitere Informationen über ELM:www.swissdec.ch

Milliarden sparen per MausklickEinheitliches Lohnmeldeverfahren ELM

Die Schweizer Unternehmer haben es nicht einfach: Jedes Jahr müssen sie die Lohndaten ihrer Firmenneu aufbereiten und jeweils gesondert an verschiedenste Institutionen und Stellen wie AHV / IV, Steuer-

amt und Unfallversicherung übermitteln: Dem immensen Aufwand hat die Suva jetzt den Kampf angesagt.

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Jedes Jahr wenden die rund 300'000Schweizer Unternehmen knapp 100 Millio-nen Stunden für den Verkehr mit den Be-hörden auf. Ein grosser Teil davon geht fürdie Aufarbeitung und das Weiterleiten vonLohndaten an die Ausgleichskasse, die Un-fallversicherung, das Steueramt sowie dasBundesamt für Statistik ”verloren”. Könntedabei ein Unternehmen beispielsweise nurschon 40 Stunden pro Jahr einsparen, wür-de dies die Wirtschaft um mindestens 1,2Milliarden Franken entlasten.

Suva hat Problem erkanntDieses Problem hat die Suva bereits vorJahren erkannt. Die Versicherung ist seitlängerem mit ihren Partnern AHV / IV, Steu-erämter, Schweizerische Steuerkonferenz,Bundesamt für Statistik und seco daran,ein einheitliches Lohnmeldeverfahren (ELM)anzubieten. Die Idee dahinter: Statt dieLohndaten jeweils einzeln für die diversenBehörden und Sozialversicherungen aufzu-bereiten und zu verschicken, soll dies ineinem Arbeitsgang möglich werden. EinMausklick soll genügen, um die Daten viaInternet an die verschiedenen institutionel-len Adressaten weiterzuleiten. Von diesermassiven Entlastung können auch Kleinst-firmen profitieren.

Programmanbieter in einem BootDamit das Ziel erreicht werden kann, müs-sen jedoch die Anbieter von Lohnprogram-men sozusagen alle ins gleiche Boot geholtwerden. Denn: Nur wenn die Programmeauf einem einheitlichen elektronischenStandard aufgebaut sind, kann der elektro-nische Datenaustausch in der gewünschtenForm erfolgen. Zu diesem Zweck hat dieSuva die zentrale Informationsplattformswissdec (www.swissdec.ch) geschaffen.Diese stellt Standardisierungsdokumentebereit und dient dem Informationsaus-tausch zwischen allen interessierten Perso-nen, Unternehmen, Verbänden, Ämternund Organisationen. swissdec berät dieHersteller von Lohnprogrammen und istletztlich verantwortlich für die Zertifizie-rung von Lohnbuchhaltungssystemen. Die-se Standardisierung und Zertifizierung ge-ben dem Anwender einerseits die Ge-wissheit, dass sein Lohnprogramm für dengewünschten Datenaustausch mit Behör-den und Sozialversicherungen geeignetund die Sicherheit jederzeit gewährleistetist. Andererseits hat dies den Vorteil, dasseine allfällige gesetzliche Änderung mitzertifizierten Lohnbuchhaltungssystemenwesentlich einfacher und effizienter umge-setzt werden kann.

verfahren

ELM und ABACUSDie Suva hat mit ihrem Projekt ”Einheitliches Lohnmeldeverfahren” etwas Einzigartigeserreicht. Wem sonst hätte es gelingen können, alle AHV-Ausgleichskassen, die meistenUVG-Versicherer, das seco und die Steuerverwaltung Bern an einen Tisch zu bringen, da-mit sie sich auf einen einzigen Standard einigen?

Einerseits profitieren die Hersteller von Lohnbuchhaltungssoftware von diesem einheitli-chen Standard, weil damit die Anzahl der Ansprechpartner für die Realisierung vonSchnittstellen merklich sinkt. Andererseits bringt es nicht zuletzt auch jedem ABACUS-An-wender der Lohnbuchhaltung grosse Vorteile: Mittel- bis langfristig kann er die ”Einheit-lichen Schnittstellen” verwenden, um Daten mit den Sozialversicherungsinstituten aus-zutauschen, ohne dass zusätzliche Kosten für die Software oder die Parametrisierunganfallen. Alle bisherigen Auswertungsmöglichkeiten stehen selbstverständlich auch wei-terhin zur Verfügung und können von den ABACUS-Anwendern für die verschiedenenMeldungen genutzt werden.

Folgende Empfänger von Lohndaten können mit dem ELM bedient werden:• AHV-Kassen• ALV-Kassen• FAK (Familienausgleichskassen)• Suva• UVG-Versicherer (noch nicht alle Versicherer)• Steuerverwaltung Bern (Neuer Lohnausweis)• Bundesamt für Statistik (BFS-Statistik)

Zudem sind auch der Datenaustausch für weitere Bereiche geplant:• BVG• Krankentaggeld• Controlling (Revision)

Implementierung von ELM in die ABACUS LohnbuchhaltungDie Implementierung des ELM ist eine Herausforderung und hat zahlreiche Anpassungenin der Software zur Folge. Die Umsetzung von ELM ist schon so weit fortgeschritten, dassbereits vor einigen Monaten erste Tests erfolgreich abgeschlossen werden konnten. Ander ABACUS User Conference 2005 wurde erstmals die Umsetzung des ELM in derABACUS-Software präsentiert.

In der nächsten Ausgabe des Pages wird die Integration von ELM in die Lohnbuchhal-tungssoftware von ABACUS näher vorgestellt.

Neue Suva-ZertifizierungDie Suva hat im Rahmen des ELM-Projek-tes die Gelegenheit genutzt, um die bis-herige Suva-Zertifizierung von Lohnbuch-haltungssoftware zu überarbeiten undden neuen Gegebenheiten anzupassen.Das Resultat sind neue Richtlinien für dieLohndatenverarbeitung, die im Inhalt undUmfang um mehr als das Vierfache er-weitert wurden. Die Zertifizierung derABACUS Lohnbuchhaltung erfolgte letzt-mals im Jahr 2003.

ABACUS wird bei der neuen Zertifizie-rung zu den Ersten gehören. Durch dieseunabhängige Überprüfung der Softwarekann die Qualität des Produktes gestei-gert und garantiert werden. •

Lohnbuchhaltung Pages 2/2005

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Bisheriges Verfahren Verfahren mit ELM

fakturie

Mahn

Immer öfter werden von UnternehmenMahngebühren erhoben. Diese werden aufder Mahnrechnung separat ausgewiesen.Zusammen mit der Mahnung wird auch einneuer Einzahlungsschein verschickt. Eskommt immer wieder vor, dass Spätzahlerfür die Begleichung den ursprünglichenEinzahlungsschein der Rechnung verwen-den, der noch keine Mahngebühren ent-hält. Die Mahngebühren sind somit nichtbezahlt. Um dies zu verhindern, wurden inder Version 2005 die Mahnspesenarten er-weitert.

Diese Mahnspesenart eignet sich vor allembei regelmässigen Rechnungstellungen,wie dies zum Beispiel bei Stromrechnun-gen der Fall ist.

Zwei neue Mahnspesenarten”Fakturierung Mahnspesen-Fixbetrag”Bei dieser Mahnspesenart, werden dieMahnspesen nicht mehr ins Mahntotal in-tegriert. Es wird lediglich ein Hinweis ge-druckt, dass die Mahnspesen mit der näch-sten Rechnung fakturiert werden. Sobaldder Mahnlauf abgeschlossen wird, könnendie Mahnspesen in das Fakturierungssys-tem übernommen werden.

Mahnspesen fakturierenErweiterungen im Debitoren-Mahnwesen

Rechnungen pünktlich zu zahlen ist eine Tugend, die immer mehr in Vergessenheit zu geraten scheint. So bleibt meist fast gar nichts anderes mehr übrig, als die Kunden zu einer besseren Zahlungsmoral in

Form einer Mahnung aufzufordern. Allerdings erzeugt das zusätzliche Kosten. Diese sollte eigentlich derVerursacher tragen. ABACUS hat die Debitorenbuchhaltung dafür optimiert.

Pages 2/2005 Debitorenbuchhaltung

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Mahnspesentyp wird pro Mahnverfahren eingerichtet

ren

spesen”Fakturierung Mahnspesen-OP” Bei dieser Methode werden die Mahnspe-sen ins Mahntotal integriert. Die Mahnspe-sen sollen aber nur dann fakturiert wer-den, wenn der gemahnte Beleg bezahlt ist,der Kunde es jedoch unterlassen hat, dieMahnspesen zu bezahlen. Das Programmerkennt, wann dies der Fall ist und gibtdiese Mahnspesen dann zur Fakturierungfrei.

Mahnspesen erstellen und bearbeitenDer Ablauf für die Erstellung der Mahnun-gen hat sich in der Version 2005 gegen-über den Vorgängerversionen nicht verän-dert. Dem Mahnlaufabschluss kommt je-doch eine neue und grössere Bedeutungzu.

Sobald ein Mahnlauf abgeschlossen wird,werden vom Programm die entsprechen-den Mahnspesenpositionen erzeugt. DiesePositionen können vom Anwender ohneweiteres bearbeitet werden, solange sienoch nicht fakturiert sind. So kann jederMahnbetrag verändert oder eine Mahn-spesenposition auch storniert werden.

Damit schnell ersichtlich ist, welchemKunden welche Mahnspesen in Rechnunggestellt werden sollen, steht eine entspre-chende Auswertungsübersicht zur Verfü-gung, in der die Mahnspesenpositionendetailliert für den einzelnen Kunden ausge-wiesen sind.

Fakturieren der MahnspesenDamit die Mahnspesen vom Kunden auchbezahlt werden, können sie in eine neueRechnung als zusätzliche Position integ-riert werden. Dazu müssen sie an ein Fak-turierungssystem übergeben werden. Esbieten sich die folgenden Varianten an:

• Fakturierung mit der ABACUS Auftrags-bearbeitung

• Fakturierung mit der ABACUS Fakturie-rung AbaWorX

• Export in eine ASCII-Datei für Weiterver-rechnung in einem Drittsystem

Müssen für einen Kunden mehrere Mahn-spesenpositionen verrechnet werden, las-sen sie sich auch zu einer einzigen Positionin der Rechnung zusammenfassen. In die-sem Fall wird jedoch nur ”Offene Mahn-spesen” als Text übernommen, wobei fürden Kunden aber nicht ersichtlich ist, wiesich dieser Betrag zusammensetzt.

Fakturierung mit der ABACUS Auftrags-bearbeitungIm Customizer der Auftragsbearbeitunggibt es unter der Rubrik ”Verkauf / Auf-tragswerte” eine neue Definition zu denMahnspesen der Debitorenbuchhaltung.Als erstes muss ein spezieller ”Zuschlag”definiert und der Funktion ”Zuschlag Re-ferenz Mahnspesen” zugewiesen werden.

In der Ablaufsteuerung ist anschliessenddie Aktion ”Mahnspesen übernehmen” vordem Schritt ”Rechnungserstellung” zu in-tegrieren. Dann werden die Mahnspesenals separate Positionen in die Rechnungübernommen. Als Text wird für jede Mahn-spesenposition der Text ”Mahnung vom”eingesetzt. Somit hat der Kunde den ge-nauen Überblick, für welche Mahnung wel-che Gebühr in Rechnung gestellt wird.

Debitorenbuchhaltung Pages 2/2005

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Mahnspesen werden vor dem Erstellen der Rechnung aus der Debitorenbuchhaltung ausgelesen und in die Rechnung integriert

wesen

Mahn-Erhält ein Kunde Rechnungen in verschie-denen Währungen, können auch Mahn-spesen in verschiedenen Währungen ent-stehen. Sollen die Mahnspesen mit einernächsten Rechnung mitfakturiert werden,können logischerweise nur Mahnspesen indie Rechnung übernommen werden, diemit der Auftragswährung übereinstimmen.Mit der Definition ”Mahnspesen aller Kun-denwährungen zusammenfassen und inAuftragswährung umrechnen” können alleoffenen Mahnspesenpositionen in die Auf-tragswährung der betreffenden neuenRechnung umgerechnet werden. Sobalddie Mahnspesen in eine neue Rechnungübernommen werden, sind sie in der Debi-torenbuchhaltung als ”exportiert” gekenn-zeichnet.

Fakturierung mit AbaWorXErfolgt die Fakturierung der Mahnspesenüber AbaWorX, müssen die Mahnspesen-positionen aus der Debitorenbuchhaltungexportiert und in der Fakturierung eingele-sen werden.

Damit das entsprechende AbaWorX-For-mular korrekt ausgefüllt wird, müssenGrundparameter in der Debitorenbuch-haltung bereits erfasst worden sein. Vordem Export der zu mahnenden Mahnspe-sen im Programm 553 ”Faktura-ExportMahnspesen-Infos” sind somit im Pro-gramm ”Definitionen” im Wesentlichendas Rechnungsformular von AbaWorX unddie Artikelnummer für die Mahnspesennoch zu bestimmen.

Werden die Mahnspesenpositionen einzelnin die Rechnung übernommen, erscheintim Text die Anzeige ”Mahnung vom”. Da-mit ist der Kunde informiert, für welcheMahnung er Gebühren bezahlen muss.

Mit der Übergabe der Daten in die Faktu-rierung AbaWorX erstellt das Programmautomatisch für jeden Kunden eine neueRechnung. Diese Rechnungen können umweitere Positionen ergänzt oder im Pro-gramm 453 auch wieder gelöscht werden.

ASCII-Export Damit die Fakturierung auch in Drittpro-grammen erfolgen kann, ist die Funktiondes Exports der Mahnspesen in Form einerASCII-Datei in einer nächsten Version derDebitorenbuchhaltung geplant.

FazitDie Anpassungen im Mahnwesen erlaubendie Kosten für den Mahnaufwand dem Ver-ursacher automatisiert weiterzugeben. •

Debitorenbuchhaltung Pages 2/2005

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Die Mahnspesen können pro Kunde ausgegeben werden. Dabei stehen verschiedeneSelektionsmöglichkeiten zur Verfügung

Voraussetzungen • Debitorenoption ”Erweitertes

Mahnwesen”Preis für Single-User Fr. 1’500.–

• ABACUS Auftragsbearbeitung oderFakturierung AbaWorX

effizient

Geschäfts

ZahlungsdispositionParallel zu den neuen Programmen für dieZahlungsdisposition konnte im ersten Re-lease der Version 2005 weiterhin mit denalten Programmen gearbeitet werden. Abder aktuellen Version 2005.1 sind nun abernur noch die neuen Programme zur Dispo-sition von Zahlungen verfügbar. Die neuenProgramme sind im Explorer-Menü unterden Nummern 231-233 verfügbar.

Damit wird der Hotline-Support verein-facht, da nur noch mit den neuen Program-men gearbeitet werden kann und zur Ent-lastung der Entwicklungsabteilung dürftesicherlich beitragen, dass Programman-passungen nicht mehr parallel in zwei ver-schiedenen Versionen durchgeführt wer-den müssen.

nungen mit unterschiedlichsten Zahlwegenund Gutschriften in einer einzigen Sam-melzahlung miteinander kombinieren undverrechnen.

Der Kreditorensachbearbeiter hat zudemauch die Möglichkeit im Programm zu be-stimmen, dass Rechnungen nur dann dis-poniert werden sollen, wenn unter Berück-sichtigung der noch nicht verrechnetenGutschriften der gesamte Dispositionsbe-trag positiv ist.

Gutschriftsverrechnung vereinfachtWie bereits im letzten Pages berichtet, las-sen sich Gutschriften mit ESR-Belegen ver-rechnen. Mit der Version 2005.1 wurdediese Funktion insofern erweitert, dass nunVerrechnungen auch unabhängig der ESR-Teilnehmernummern beliebig möglich sind.

Der Anwender kann, bevor er eine Zah-lungsdisposition durchführt, den so ge-nannten Verrechnungs-Switch für Gut-schriften aktivieren. Damit lassen sich inden nachfolgenden Dispositionen Rech-

Erweiterungen der Kreditorenbuchhaltung in Version 2005.1Geschäftsfälle effizient abwickeln

Zusätzlich zu den bereits im letzten Pages 1/2005 ausführlich beschriebenen neuen Programmen zur ver-einfachten Zahlungsdisposition bietet die Version 2005.1 weitere Verbesserungen an wie die vereinfachte

Verrechnung von Gutschriften mit offenen Zahlungen.

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Belege mit unterschiedlichen Zahlwegen zu einer Sammelzahlung zusammenfassen

fälleZahlungsvorschlag mit OriginalbelegenMit <digital erp> können die digitalisier-ten Originalbelege als PDF in der ABACUS-Software abgelegt und direkt mit der Bu-chung verknüpft werden. Diese elektroni-sche Ablage erlaubt ein einfaches Auffin-den der Belege mit der Suchmaschine Aba-Pilot. In Auswertungen lassen sich zudemdie Bilder der Originalbelege anzeigen undausdrucken.

Im Programm 233 ”Überweisungsvor-schlag drucken” wurde diese Möglichkeitnun ebenfalls integriert. So kann zu jederPosition in diesem Journal das Originalbildmit ausgegeben werden. Dies hat dengrossen Vorteil für diejenige Person, dieden Überweisungsvorschlag prüfen muss,dass sie in dem erstellten PDF mit demZahlungsvorschlag auch direkt die zu be-zahlenden Originaldokumente aufrufenund prüfen kann. Und dies ohne dass sieeinen direkten Zugriff auf das ABACUS-Kreditorenprogramm benötigt, da alle rele-vanten Informationen direkt im PDF inte-griert sind.

Elektronische ZahlungsaufträgeDamit bei der Abwicklung von elektroni-schen Zahlungsaufträgen auf die Arbeits-weise der Kreditorensachbearbeiter Rück-sicht genommen werden kann, stehen imProgramm 248 ”Elektronische Zahlungs-aufträge” zwei verschiedene Einstellungenzur Verfügung. Mit diesen kann bestimmtwerden, welchen Status die übermitteltenZahlungen in der Disposition der Kredito-renbuchhaltung nach dem Erstellen derZahlungsdatei durch das Electronic Ban-king erhalten sollen:

• ”Übermittelt”Die Zahlungen müssen nach dem Erhaltder Belastungsanzeige vom Kreditoren-sachbearbeiter manuell im Kreditoren-programm 241 bestätigt werden. Dasgibt dem Sachbearbeiter die Möglich-keit, allfällige Korrekturen auf diesenZahlungen vorzunehmen. Erst nach die-ser Bestätigung werden die Zahlungenin der Kreditorenbuchhaltung verbucht.

oder der ganze Dispositionslauf bewertetwerden soll. Je nach Wahl muss der Kursoder der Leitwährungsbetrag erfasst wer-den. Aufgrund dieser Angaben führt dasProgramm anschliessend die Anpassungenselbständig durch.

Neue StammdatenprogrammeMit den neuen Programmen ”Belegarten”,”Belegstatus” und ”Zahlungsarten” lassensich dank der übersichtlicheren GestaltungEinstellungen und Definitionen schnellervornehmen. Zusätzlich wurden weitere De-finitionsmöglichkeiten integriert.

BelegartenPro Belegart kann neu definiert werden, obsie nach der Erfassung eines Belegs alsVorschlag für den nächsten stehen bleibenmuss oder ob jeweils die Voreinstellungaus den Stammdaten vorgeschlagen wer-den soll. Es ist zu empfehlen, bei der Be-legart ”Gutschriften” diese Funktion nichtzu aktivieren.

Um die Belegerfassung weiter zu optimie-ren, insbesonders wenn mit vielen ver-schiedenen Belegarten gearbeitet wird,lässt sich nun bestimmen, auf welchemEingabefeld der Cursor nach der Beleg-speicherung stehen soll: auf der Belegart,dem Kurznamen oder der Lieferanten-nummer.

• ”Ausgeführt”Die Zahlungen gelten nach dem Versandder Zahlungen über das ElectronicBanking als bezahlt und können vomSachbearbeiter direkt verbucht werden.

Mit der verbesserten Integration des Elec-tronic Banking in die Disposition der Kredi-torenbuchhaltung wurde die bisherigeEinstellung ”Bezahlt” überflüssig.

Diese Definitionen können sowohl für denelektronischen Versand wie auch für denExport der Zahlungen im File-Format (DTA/EZAG) vorgenommen werden.

Lassen sich einzelne Zahlungen vom Fi-nanzinstitut nicht ausführen, weil zum Bei-spiel die Kontonummer des Zahlungsemp-fängers falsch ist, steht ein Fehlerassistentzur Verfügung. Dieser führt den Anwenderdurch alle Arbeitsschritte.

Neues Bewertungsprogramm fürFremdwährungszahlungenWerden in einer Disposition Belege mitFremdwährungen verarbeitet, müssen dieKurse oft nach der effektiven Belastungdurch das Finanzinstitut in der Kreditoren-buchhaltung angepasst werden. Mit demneuen Programm in der Version 2005.1kann dieser Arbeitsvorgang vereinfachtwerden. Der Anwender wählt aus, ob ein-zelne oder alle Zahlungen eines DTA/EZAG

Kreditorenbuchhaltung Pages 2/2005

41Neue Programme ”Belegart”, ”Belegstatus” und ”Zahlungsart” mit Druckfunktion

effizient

Pages 2/2005 Kreditorenbuchhaltung

42

BelegstatusWird die Option ”Visumskontrolle” akti-viert, kann Belegen ein provisorischer Statuszugewiesen werden. Wie in der Pages-Aus-gabe 4/2004 beschrieben wurde, lassensich solche Belege mit einem provisori-schen Status nicht in die Finanzbuchhal-tung verbuchen. Im Stammdatenprogrammkann zudem für solche provisorisch erfass-ten Belege festgelegt werden, dass dasLöschen dieser Belege im Programm 11”Belege erfassen/mutieren” möglich seinsoll.

ZahlungsartenBei Erlösminderungen lässt sich neu be-stimmen, dass für die Kontierung nicht derVorschlag aus den Kontodefinitionen ver-wendet werden soll, sondern dass die Min-derung (Rabatt/Skonto) gemäss den ein-zelnen Belegpositionen inklusive ihrer Kon-tierung anteilsmässig aufgeteilt werdensoll.

Zusätzliche neue Zahlungsarten zu den be-stehenden können nicht eröffnet werden.

DruckprogrammeFür die Kontrolle der Stammdaten stehenin den neuen Stammdatenprogrammen Re-ports zur Verfügung. Diese lassen sich ent-weder direkt aus den einzelnen Defini-tionsprogrammen über das Druckersymboloder über das Menü aufrufen.

Weitere neue Möglichkeiten bei derBelegerfassungMehrwertsteuerDamit für einen Kreditorenbeleg sowohlPositionen mit und ohne Mehrwertsteuererfasst werden können, kann im Programm411 ”Firmenstamm” die Option ”Positio-nen ohne MWST erlaubt” aktiviert werden.Das erlaubt nun sowohl MWST-pflichtigeals auch nicht MWST-pflichtige Positioneneiner Rechnung in derselben Kreditorenbu-chung zu erfassen. Die Funktion ”Vorsteu-er aktiv/inaktiv” wird nicht mehr benötigt.

• alle offenen Belege:Tastenkombination <Alt+F3>

• alle Belege:Tastenkombination <Shift+F4>

Diese F4-Listen werden entweder über dasMenü oder direkt auf dem Feld mit denentsprechenden Kurztastenkombinationenaufbereitet.

FazitMit den zusätzlichen Erweiterungen der Er-fassungs- und Zahlungsprogramme kannder Anwender die verschiedenen Ge-schäftsfälle, die im Bereich der Kreditoren-buchhaltung anfallen, noch effizienter alsbisher abwickeln. •

Bei speziellen Geschäftsfällen müssen aufeiner Kreditorenrechnung sowohl Posi-tionen mit Vor- und Umsatzsteuer gebuchtwerden können wie etwa beim Kauf einerneuen Maschine, wenn die alte in Zahlunggenommen wird und das über eine einzigeRechnung abgewickelt wird. Da nicht alleAnwender der Kreditorenbuchhaltung sol-che Spezialfälle behandeln müssen, kanndiese Funktion "Buchen von Umsatzsteuererlaubt" im Programm 411 ”Firmen-stamm” aktiviert respektive ausgeschaltetwerden. Genauere Informationen zur Be-handlung solcher Spezialfälle können derMWST-Wegleitung entnommen werden.

Neu F4-ListenJe nach Arbeitsweise benötigt der Anwen-der bei der Belegerfassung unterschiedli-che Auswahllisten. Auf dem Feld ”Beleg-nummer” lassen sich neu folgende Listenaufrufen:

• alle Belege des selektierten Lieferanten:Tastenkombination <Shift+F3>

• alle offenen Belege des selektiertenLieferanten: Funktionstaste <F4>

Neue Einstellungsmöglichkeiten in den Spezialoptionen

2005Fakturierung AbaWorX Pages 2/2005

43

Dokumente per E-Mail versenden Bereits in früheren Versionen der ABACUS-Fakturierung AbaWorX war es möglich,Dokumente jeglicher Art in elektronischerForm – zum Beispiel im PDF- oder ABACUS-Dokumenten-Format – zu versenden. Dafürmusste allerdings auf umständliche Artund Weise von Hand die E-Mail-Adressedes Empfängers eingegeben werden. Nunermöglicht die Version 2005 die Eingabeder E-Mail-Adresse für den Versand bereitsim Dokument oder die Übernahme der E-

Als Absenderadresse wird jeweils diejenigeE-Mail-Adresse verwendet, die in derABACUS-Benutzerverwaltung für den ein-geloggten Benutzer abgelegt ist.

Nach dem Erstellen eines Dokuments wer-den alle relevanten Informationen für denVersand via E-Mail noch einmal im Spei-cherdialog angezeigt, damit sie bei Bedarfnoch geändert und angepasst werden kön-nen. Sozusagen gleichzeitig mit dem Ab-legen wird das Dokument per E-Mail ver-sandt.

E-Mail-Definitionen in der Formulargestaltung

Mail-Adresse aus der Kundendatenbankals Vorschlag ins Formular. Dafür muss beider Formulargestaltung der Anwender res-pektive der Berater definieren, welchesFormularfeld die E-Mail-Adresse des Kun-den beinhaltet. Mit einer Formelfunktionauf dem Formularfeld lässt sich bestim-men, ob zum Beispiel eine Auftragsbestä-tigung direkt an den Einkäufer, der alsKontaktperson in den Kundenstammdatengeführt wird oder an die Hauptadresse derFirma geschickt werden soll.

Neuerungen in der Version 2005 Die Entwicklung geht weiter

In der Version 2005 konnten verschiedene Anpassungen realisiert werden, die den Anwendern das Arbeiten mit der ABACUS-Fakturierung erleichtern. Die Möglichkeit zum automatischen Versenden eines

erstellten Dokuments mit Hilfe von E-Mail ist eines von vielen Beispielen.

E-Mail-Vorschlag der Daten gemäss Formulardefinitionen

Version

NeuAblage der Belege im Debitoren-Belegdossier Jeder Beleg, der in der Fakturierung Aba-WorX erstellt wird, lässt sich in einem Dos-sier oder einem Archiv speichern. Unter an-derem ist es auch möglich, buchhaltungs-relevante Belege wie Rechnungen undGutschriften in das Belegdossier der Debi-torenbuchhaltung zu übertragen. Als Vo-raussetzung für eine korrekte Übergabemuss aber zuerst ein Dossier im Programm11 der Debitorenbuchhaltung eröffnetsein.

Dies gestattet anschliessend einen direk-ten Drill-Down aus dem Kontoauszug derFinanzbuchhaltung auf die Originaldoku-mente der Fakturierung. Somit lassen sichdirekt aus dem Konto- oder Kostenstellen-auszug die Originalbelege, die in AbaWorXerstellt wurden, im PDF-Format anzeigen.

Anstatt Belege ins Debitorendossier zuspeichern, können diese zum Beispiel imFalle von Offerten auch direkt zu einer Ad-resse, einem Kunden oder einem Projekt indas entsprechende Dossier abgelegt wer-den. Auch die applikationsübergreifendenzentralen Dossiers werden von AbaWorXunterstützt.

DossierverwaltungNamen und Titel für Dokumente freivergeben Wurde in den Vorversionen ein Dateinamezwingend vom Programm vergeben, ohnedass ein Anwender darauf einen Einflussgehabt hätte, kann er nun jedem Doku-ment, das er in einem Dossier ablegt, eineneigenen Namen geben. Dafür hat er meh-rere Möglichkeiten: Entweder gibt er aufdem Formular den Namen des Dokumentesselber ein oder überlässt die Namensge-bung dem Programm, das aufgrund einervordefinierten Formel den Dokumenten-namen aus den Elementen Kundenname,Datum, Rechnungsnummer etc. automa-tisch generiert. Damit wird erreicht, dass inden Dossiers die Art und auch der Inhalteines abgelegten Dokumentes dank eines”sprechenden” Namens sozusagen auf An-hieb ersichtlich sind.

Pages 2/2005 Fakturierung AbaWorX

44

Dem Formular kann ein Applikationsdossier zugeordnet werden

Darstellung des Originalbelegs im Debitoren-Belegdossier

2005

erungenFakturierung AbaWorX Pages 2/2005

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Zieldossier für AblageDa sich auf Dokumenten mehrere Adressenfür die Liefer- oder Rechnungsstelle ver-wenden lassen, besteht ab der Version2005 nun die Möglichkeit, pro Formularfestzulegen, in welches Adressdossier diedamit erstellten Dokumente gespeichertwerden sollen. Der Benutzer bestimmt so-mit durch die Wahl des Formulars, wohindas Dokument abgelegt wird.

Fazit Die Fakturierung AbaWorX hat auch in derVersion 2005 etliche Neuerungen erhalten,die den Anwendern das Arbeiten erleich-tern und helfen, Prozesse zu automatisie-ren. Ganz im Sinne auch von <digital erp>,zu dem so auch die Fakturierung AbaWorXihren Beitrag leistet. Auch für die kommen-den Versionen stehen bereits heute wiedermehrere Kundenwünsche auf dem Ent-wicklungsplan. •

Weitere Neuerungen BarcodeMit der Version 2005 ist es möglich, in derArtikelliste einen Barcode einzufügen unddiesen auch mitauszudrucken. Aufgrund ei-ner solchen Artikelliste können zum Bei-spiel bei der Auftragserfassung einzelnePositionen mit einem Barcodeleser einfachund effizient erfasst werden. Die Automa-tisierung ist vor allem dann nützlich, wennmit einem Artikelstamm gearbeitet wird,der grosse Artikelnummern aufweist undeine manuelle Eingabe der Nummern auf-wändig und fehlerbehaftet ist.

ASCII-ArtikelschnittstelleDie ASCII-Artikelschnittstelle kann imAbaWorX nun auch automatisch aufgeru-fen werden. Dies erlaubt zum Beispiel,Mutationen eines Artikelstamms auch überNacht vorzunehmen. Mit dem ABACUS-Tool AbaNotify kann ein Zeit-Trigger ge-setzt werden, der zu einem exakt vorgege-benen Zeitpunkt die Artikelschnittstellestartet und die Mutationen oder Neuer-fassungen vornimmt.

Zuordnung der Adressnummer für dieAbspeicherung im Dossier

Barcodedefinition in Artikelliste

Advice

Die Anfänge des Churer Unternehmens ge-hen ins Jahr 1873 zurück. Die Firma laute-te ursprünglich auf den Namen F. TrippelEisenbau; sie war im Bau von Stahlmasten,Leitungsbau und Stahlbrücken tätig. Nachder Übernahme durch Toni Merkle im Jahre1978 und der entsprechenden Namensän-derung konnte das Unternehmen durch diezunehmende Verwendung von Metall- undGlasbauteilen im Bausektor laufend ver-grössert werden. Heute beschäftigt dasUnternehmen 30 Mitarbeiter.

Die Einführung der ABACUS-Software wur-de schrittweise realisiert. Im Jahre 1989kamen zuerst die Finanz- und Lohnbuch-haltung, ein Jahr später die Debitoren- undKreditorenbuchhaltung zum Einsatz und imJahre 2001 wurde die bestehende Instal-lation um das FakturierungsprogrammAbaWorX und die Leistungs-/Projektab-rechnung AbaProjekt ergänzt. Momentanwerden rund 3’000 Projekte pro Jahr ver-waltet und fakturiert. Diverse Auswer-tungen bieten einen schnellen Überblicküber die erfassten Bewegungen und überdie Nachkalkulation der einzelnen Projek-te.

Merkle Metallbau AGToni MerkleSägenstrasse 121CH-7000 ChurTelefon 081 258 38 68www.merkle-metallbau.ch

Das traditionsreiche Unternehmen kannauf eine rund 100 jährige Geschichte imElektromaschinenbau und in der Autoelek-trik zurückblicken. Heute beschäftigt dasUnternehmen 19 Mitarbeiter. In einer elektromechanischen- und mechanischenWerkstätte mit Elektromotorenwicklerei,Autoelektrik- und Dieselabteilung, Ver-kaufsräumen und Ersatzteillager werdendie Kunden optimal bedient. Dank desgrosszügig konzipierten Verkaufsraumslassen sich die Angebote der Vertriebs-partner wie Bosch, SKF, Maagtechnik, Uni-tec und Zenag optimal präsentieren undausstellen.

Seit 2003 setzt Schumacher + Burkhardterfolgreich auf ABACUS-Software für dieFinanz-, Debitoren-, Kreditoren-, Lohn-buchhaltung und die Auftragsbearbeitung.Um die 190’000 Artikel effizient zu verwal-ten, wurden diverse Produktschnittstellenzu Bosch, SKF und SUEDO programmiert.Die Mitarbeiter schätzen gemäss ihren An-gaben besonders die prompte und profes-sionelle Betreuung durch die Berater derAdvice Informatik.

Schumacher & Burkhardt AGAndreas WilliPulvermühlestrasse 93CH-7000 ChurTelefon 081 286 96 96www.schumacher-burkhardt.ch

Advice Informatik AG, Thannstrasse 2, CH-9403 Goldach, Telefon 071 844 80 00, Fax 071 841 05 65www.advice.ch Ringstrasse 18, CH-7000 Chur, Telefon 081 285 10 10, Fax 081 285 10 12

Im Sihlhof 29, CH-8134 Adliswil, Telefon 044 709 20 30, Fax 044 709 20 44

Die Schneider Ingenieure AG hat sich seitder Gründung durch Walter Schneider imJahre 1943 zu einem in unterschiedlichenBereichen tätigen Ingenieurunternehmenentwickelt. Insbesondere im Bereich dergeodätischen Spezialvermessungen fürErdverschiebungen oder Hangrutsch nimmtsie heute durch eigene Entwicklungen vonMess- und Auswerteverfahren eine führen-de Stellung in der Überwachung grosserTalsperren ein. Die weiteren Tätigkeitsge-biete der Schneider Ingenieure umfassenDeformations-, Ingenieurs- und amtlicheVermessung, Leitungskataster, Tiefbau ins-besondere Bauleitung und Projektierungvon Strassen- und Eisenbahnanlagen, Orts-,Regional- und Richtplanung sowie Ge-samt- und Alpmeliorationen. Das Unter-nehmen beschäftigt derzeit 19 Mitarbeiter.

Um das gesamte Finanzwesen inklusiveVerwaltung der rund 550 Projekte effizientverarbeiten zu können, wurde im Jahre2001 die ABACUS-Software eingeführt.Die Module Finanz-, Debitoren-, Kredito-ren-, Lohnbuchhaltung inklusive ElectronicBanking, Fakturierung und die Leistungs-und Projektabrechnung kommen dabeizum Einsatz. Die Stundenkontrolle, die Pro-duktivität der Mitarbeiter und die Nach-kalkulation der einzelnen Projekte erfolgenvollumfänglich mit den Auswertungen imAbaProject.

Schneider Ingenieure AGClaudio KüngRossbodenstrasse 15CH-7000 ChurTelefon 081 286 97 00www.schneideringenieure.ch

Referenzprojekte Pages 2/2005

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Referenzprojekte Advice Informatik AG, Chur

bar

Beldona verfügt über 72 Ladengeschäfteund akzeptiert alle gängigen Kredit-,Debit- und Privatkarten. Wegen den unter-schiedlichen Kartentypen und Verarbei-tungs- sowie Auszahlungsmechanismenfehlte bisher eine einheitliche Buchungs-schnittstelle für die Finanzbuchhaltung.Diese Lücke wird nun dank dem TOPASPMS System der Telekurs – dem elektroni-schen Abgleich der EFT/POS-Transaktionen– und der Abrechnungs-Software FibuSyncvon Abrantix zur automatischen Verbu-chung solcher Transaktionen in eine Fi-nanzbuchhaltung beseitigt. ”Mit dieserLösung lässt sich der enorme administrati-ve Aufwand für den Zahlungsabgleich aufein Minimum reduzieren” erklärt HerrRaschle, Finanzchef der Beldona.

Nebst der grossen Zeiteinsparung bietetder elektronische Finanzabgleich den Kun-den eine vollständige Transparenz überden Finanzfluss. Per Mausklick lassen sichdie Umsatzdaten in der gewünschten Ver-dichtung in die Finanzbuchhaltung über-nehmen. Dabei überwacht FibuSync dankeines intelligenten Plausibilitäts-Checksalle Buchungen gemäss definierten Bu-chungsregeln.

Dank eines automatischen Finanzabgleichslassen sich mehrere buchhalterische Prob-leme miteinander lösen, die sich bei EFT/POS-Transaktionen stellen. Die folgendenVorteile entstehen:

• Die beglichenen EFT/POS-Belege werdenautomatisch übernommen

• Grosse Entlastung des Buchhaltungsper-sonals, da der Abgleich der Zahlungender Kreditkarteninstitute mit den Offe-nen Posten entfällt

• Volle Transparenz über den Geldfluss

Mit FIBUSync kann der buchhalterischeAufwand für den Abgleich der Zahlungenmit den Kartentransaktionen auf ein Mi-nimum reduziert werden.

Der Beleg- und FinanzflussIn den Beleg- und Finanzfluss sind ver-schiedene Parteien involviert:

• Verkaufsfiliale mit Karten-Terminals(EFT/POS)

• Telekurs-Datenserver: mit TOPAS PMSSystem

• Karteninstitute: z.B. Visa, Europay, etc.• Banken: z.B. UBS, Credit Suisse, etc.• Buchhaltungsabteilung mit ABACUS-

Finanzsoftware

Anforderungen an einen Finanzabgleichaus Sicht des KundenEFT/POS-Transaktionen werden mit demKassensystem der Verkaufsfiliale erfasst.Die Auszahlung der Transaktionen erfolgtaber erst nach einer vertraglich vereinbar-ten Zeit, beispielsweise nach drei Tagen,sowie unter Abzug einer Transaktionsge-bühr und Kommissionen. Die Buchhal-tungsabteilung erhält also für 100 Frankennach Abzug der Kommission von drei Pro-zent nur 97 Franken. Ebenfalls erhält dieBuchhaltungsabteilung für alle Transak-tionen der EFT/POS-Terminals nur einenSammelbeleg (beispielsweise pro Tag undFiliale). Die Buchhaltung muss nun über-prüfen, ob alle Transaktionen dieses Sam-melbelegs von den Karteninstituten be-zahlt und die Kommissionierungen richtigverrechnet werden. Sobald mehr als fünfKartenterminals eingesetzt werden, istdiese Kontrolle nur sehr schwierig oder mithohem Aufwand möglich. Viele Kundenstimmen die Buchhaltung daher nur mitSchwellwerten (Saldo) ab, da der detaillier-te Abstimmungsaufwand zu gross wäre.

Bargeldlose Zahlungen am Verkaufspunkt Elektronischer Finanzabgleich leicht gemacht

Allen Betreibern von EFT/POS-Terminals und der ABACUS Finanzbuchhaltung bietet das UnternehmenAbrantix einen vollständigen elektronischen Finanzabgleich von Kartentransaktionen und den Bank-

gutschriften in der ABACUS Finanzbuchhaltung an. Die Lösung ist in enger Zusammenarbeit mit derEFT/POS-Marktführerin Telekurs, der ABACUS und dem Technologie-Unternehmen Abrantix entstanden.Erste Anwenderin dieser Lösung ist das Detailhandelsunternehmen Beldona.

Pages 2/2005 Produktportrait

48 EFT/POS

geldlos

EFT/POS-Zahlungen: Ablauf automatisiertObwohl verschiedene Parteien in denDatentransfer involviert sind, wird dergesamte Prozess im Hintergrund abgewi-ckelt. Er generiert dem Kunden in Verbin-dung mit dem neuen Softwaremodul Fibu-Sync ohne zusätzlichen Aufwand einenoptimalen Nutzen.

1. Schritt: Alle Transaktionen werden vom Zahlter-minal periodisch an das TOPAS-PMS-Sys-tem der Telekurs übermittelt, wo sie ge-sammelt werden. Die Transaktionen wer-den detailliert an das PMS übertragen.

2. Schritt: Das Karteninstitut bereitet täglich alleZahlungen für die Auszahlung auf. Dafürerstellt das Kreditkarteninstitut die elektro-nische Vergütungsanzeige (EVR, EGA, EPA,EVG, RAF) und überträgt diese ebenfalls andas TOPAS-PMS-System der Telekurs. Dieelektronische Vergütungsanzeige enthältalle Transaktionen mit Bruttobeträgen, sowie sie über die Zahlungsterminals abge-wickelt wurden. Ebenfalls beinhaltet sie dieKommissionssätze, Gebühren sowie allfälli-

3. Schritt: Mit der Erstellung der elektronischen Ver-gütungsanzeige durch das Kreditkarten-institut wird gleichzeitig auch der be-treffenden Bank ein Vergütungsauftragübermittelt. Dieser ist in der Regel ein Sam-melbeleg über mehrere Transaktionen undTerminals. Die Verdichtung/Gruppierungder Transaktionen erfolgt analog der Ver-tragsstruktur, wie sie mit dem Kartenins-titut vereinbart wurde. Die Transaktionenwerden der Bank als Sammelbeleg über-mittelt.

4. Schritt: Die Bank des Kreditkartenunternehmenslöst ihrerseits eine Zahlung aus und avi-siert die Buchhaltungsabteilung des be-günstigten Unternehmens. Diese Bankver-gütung enthält den Betrag (Sammelbeleg),den der Buchhalter auf das Bankkonto inseiner Buchhaltung verbucht.

5. Schritt: Nach der erfolgten Abstimmung der Trans-aktionen mit den elektronischen Vergü-tungsanzeigen auf Detailebene im TOPASPMS (transaktionsgenau), werden dieseBuchungen wie auch die Kommissionen,Gebühren und Chargebacks an das Systemdes begünstigten Unternehmens übermit-telt.

ge Chargebacks. TOPAS PMS ist aufgrunddieser Gutschriftanzeigen der einzelnenKartenverarbeiter in der Lage, einen Ab-gleich zwischen diesen Daten und denEFT/POS-Transaktionen des Unternehmensvorzunehmen. Alle korrekt abgeglichenenBuchungen stehen anschliessend zumExport an die Buchhaltung der Unterneh-mung bereit.

Produktportrait Pages 2/2005

49

Finanz- und Belegfluss bei EFT/POS-Zahlungen

Verbuchungseinstellungen pro Filiale und Karteninstitut

Die Vorteile von FibuSyncFibuSync kann für die individuellen Be-dürfnisse der Kunden konfiguriert wer-den. Es unterstützt folgende Funktionali-täten:

• Einzelbuchungen• Sammelbuchungen• MWST-fähig• Frei definierbare Kontenpläne• Kostenstellen• Freie Gestaltung der Buchungsregeln• Multiwährungsfähig• Voll automatisierbar• Verwendet XML-Standard-Schnittstelle

zu ABACUS

Voraussetzung ABACUSFür den Einsatz von FibuSync ist dieABACUS Finanzbuchhaltung ab derVersion 2003.2 mit der Option ”Schnitt-stellen” Voraussetzung.

PreiseFibuSync gibt es ab CHF 5'000.–. Bitteverlangen Sie eine detaillierte Preisliste.

KontaktpersonAbrantix AG Daniel Eckstein Telefon 043 433 70 [email protected]

Beteiligte Firmen und PartnerTelekurs Card Solutions AG (TOPAS PMS)Als führendes Technologie-Unternehmenbietet Telekurs rund um den kartenba-sierten elektronischen Zahlungsverkehrein modulares Produkt- und Dienstleis-tungsangebot sowie Gesamtlösungenfür Merchants (Vertragspartner), für Ac-quirer (Kartenverarbeiter) und für Issuer(Kartenherausgeber) an. Rund 400 Mit-arbeiterinnen und Mitarbeiter setzen sichtäglich für nationale und internationaleKunden ein.

Ansprechpartner:Thomas Heldner Telefon 044 735 66 38 [email protected]

Abrantix AG (FibuSync)Die Abrantix AG verfügt über eine 20jäh-rige Erfahrung im Bereich Electronic FundTransfer (EFT): In der Entwicklung unddem Betrieb von Datenbank-, Transak-tionsverarbeitungs-, Management- undVerwaltungssystemen rund um EFT undeCommerce.

Beldona AG (Anwender)Schöne Dessous, trendige Bademode,modische Home- und Beachwear, Prak-tisches für die Freizeit, sowie Tag- undNachtwäsche zum Wohlfühlen: Das istseit über vierzig Jahren unsere Passion.Beldona bedient Sie heute in 72 Filialen.Der Hauptsitz ist in Baden-Dättwil. Über380 Mitarbeitende sind bei Beldona tä-tig.

Grosse Arbeitserleichterung für dasBuchhaltungspersonalBisher mussten die Tagesabschlüsse derEFT/POS-Terminals und die Bankbelegeweitgehend manuell in die Finanzbuchhal-tung verbucht werden. Bei mehrerenFilialen und Zahlkarten ergeben sich sotäglich mehrere hundert Buchungen. DankFibuSync lassen sich diese Buchungen nunvollautomatisch im ABACUS erzeugen unddie Finanzflusskontrolle mit normalenBuchhaltungsmethoden wie der Kontenab-stimmung überwachen. •


51EFT/POS

Einstellungen für den Datenaustausch

6. Schritt: Die Daten der Telekurs werden vom Pro-gramm FibuSync bezogen. Sie werden an-schliessend gemäss den Anforderungender Buchhaltung verdichtet, zum Beispielals Total pro Karte und Filiale oder als Totalpro Unternehmen. Für diesen Prozess stehtim FibuSync ein komfortabler Buchungs-regel-Editor zur Verfügung. Ebenfalls ent-hält er einen intelligenten Plausibilitäts-Check. Dieser überprüft vor jedem Daten-export, ob die Buchungsregeln korrekterfasst sind und somit alle Buchungen rich-tig verbucht werden können. So werdendie Daten in buchhaltungskonforme Bu-chungssätze konvertiert und können derABACUS Finanzbuchhaltung übertragenwerden. Der Abgleich erfolgt dann in derABACUS-Software automatisch auf derBuchhaltungskontenebene.

Mit dem Programm FibuSync kann sicher-gestellt werden, dass der von der Banküberwiesene Betrag mit dem Sammelbeleg(EFT/POS-Transaktionen) übereinstimmt.Die Buchhaltung muss nur noch einenQuercheck mit der Kasse durchführen. Diesist jedoch Sache jedes Kunden und fälltnicht in die Verantwortung des EFT/POS-Systems.

aMove

verein

Beim herkömmlichen Update-Prozederewird ein Programm mit einer neuen Versionüberschrieben und anschliessend der Man-dant mit seinen Daten auf das neue Modulaufgerüstet, wobei auch allfällige Anpas-sungen der Datenstrukturen vorgenommenwerden. Bei grösseren Installationen mitvielen Mandanten erfolgt jeweils eine pa-rallele Installation der neuen Version. Dasist typischerweise bei Treuhandgesell-schaften der Fall, die in der Regel sehr vieleMandanten auf der ABACUS-Software füh-ren. Während der Update-Phase werdenfür eine gewisse Zeit die alte und die neueProgrammversion parallel auf verschiede-nen Drives oder gar Systemen eingesetzt –die Version 2005 verlangt zwingend einzweites System. Die Updates der einzelnenMandanten werden dann schrittweisedurchgeführt, bis alle Mandanten auf dieneue Version migriert sind und das alteSystem abgeschaltet werden kann.

aMove unterstützt dieses Vorgehen beimUpdate, indem die Mandantendaten ineinem kontrollierten Prozess von einerABACUS-Installation auf die andere ko-piert werden. Nebst dem eigentlichen Ko-pieren der Dateien verschiebt aMove auchden Eintrag der ABACUS-Mandantenaus-wahl, so dass auf jeder Installation immernur die jeweils aktiven Mandanten in derAuswahl erscheinen.

Der Update-Prozess mit aMoveZur Durchführung der Mandanten-Updateswird parallel zur bestehenden ABACUS-Installation mit der alten Version einezweite mit der neuen Version vorausge-setzt. Dabei müssen diese beiden Versio-nen ab ABACUS 2005 auf getrennten Ser-vern installiert sein. Eine Installation aufdemselben Rechner – also lediglich auf ge-trennten Partitionen – ist ab dieser Versionnicht mehr möglich.

Ist aMove installiert, kann mit dem kon-trollierten Updateprozess begonnen wer-den. Dabei lassen sich selektiv bestimmteMandanten einzeln updaten.

Updates vereinfachenInspirion aMove hilft dabei

Das Software-Tool aMove unterstützt die ABACUS-Anwender beim Update auf eine neue Programm-version und bei der Datenmigration. Entwickelt und angeboten wird dieses Werkzeug von Inspirion.

Pages 2/2005 Produktportrait

52

fachen

Mandanten kopieren und updatenDie Durchführung des Mandantentransfersvom alten System auf das neue Programmist sehr einfach:

• Zuerst wird ausgewählt, von welcherABACUS-Version auf welchen Releasekopiert werden soll. In einer Konfigura-tionsdatei wird vorgängig definiert, wosich diese Programme befinden.

• Anschliessend wird aus der Liste der an-gezeigten Mandanten des Quellsystemsder zu transferierende Mandant selek-tiert.

• Danach wird der Kopiervorgang gestar-tet.

Während dem Kopieren der Dateien wirdder Fortschritt der Übertragung in Balken-form angezeigt.

Die einzelnen Arbeitsschritte werden pro-tokolliert und allfällige Probleme sofort ge-meldet.

Die Checklisten und eine Vorgängerversiondes Werkzeugs aMove sind seit mehrerenJahren in einem grossen Treuhandunter-nehmen im Einsatz und haben sich bereitsin mehreren Hundert Mandanten-Updatesbewährt.

FazitDank aMove und den dazu gehörigenChecklisten kann das Update von ABACUS-Mandanten von jedem Sachbearbeiterselbst zu einem beliebigen Zeitpunktdurchgeführt werden. Der Betriebsunter-bruch durch den Versionswechsel kann aufein Minimum reduziert werden, so dass derinterne ABACUS-Support spürbar entlastetwird. •

Für Auskünfte zum Tool aMove wenden Siesich an:

Inspirion AGMarc-André DumontUitikonerstrasse 2CH-8952 SchlierenTelefon 043 444 88 33Fax 043 444 88 [email protected]

Die VorteileDer Einsatz von aMove bietet eine Reihevon Vorteilen:

• Es gibt keinen Betriebsunterbruch durchdas Update. Damit kann in anderenMandanten gleichzeitig sowohl auf deralten, als auch in Mandanten auf derneuen Version weitergearbeitet werden.Das Update kann für jeden Mandantenzum günstigsten Zeitpunkt durchgeführtwerden, beispielsweise wenn in einemBuchführungsmandat ein Zwischenab-schluss erstellt wurde und freie Mitarbei-terkapazität für diese technischen Arbei-ten genutzt werden kann.

• Das Update kann durch den Mandats-verantwortlichen selbst durchgeführtwerden ohne dass dafür spezielle EDV-Kenntnisse notwendig wären. DankaMove muss der Anwender nicht wissen,wo die Programme installiert sind. Auchkann er somit keine Fehler beim Kopie-ren der Dateien machen.

• Die Datensicherheit ist gewährleistet.Probleme durch fehlerhafte manuelleDatenoperationen werden ausgeschlos-sen.

• Kein Risiko beim Update: Falls Problemebeim Update eines Mandanten auftretensollten, kann der Mandant auf der altenVersion weiterbearbeitet und das Up-date einfach zu einem späteren Zeit-punkt wiederholt werden.

Inspirion aMoveaMove besteht aus der Software aMoveund verschiedenen Checklisten auf Papier:• Software Inspirion aMove• Checkliste ”Updateplanung aller

Mandanten”• Checkliste ”Update eines Mandanten”

Preise für aMovebis zu 50 Mandanten CHF 500.–bis zu 100 Mandanten CHF 900.–bis zu 300 Mandanten CHF 1’800.–über 300 Mandanten CHF 3'000.–


53

Take

”Fliegen kann jeder” sagt der legendäreMoritz Suter. Ungleich schwieriger ist esdagegen, eine Fluggesellschaft erfolgreichzu betreiben, wie die diversen Dramen umunsere nationalen Fluggesellschaften be-wiesen haben. Aber ausgerechnet das peiltder einstige Pilot und Crossair-Gründer er-neut an. Mit Hilfe einiger Gleichgesinnterund erfahrenen Airlinern begann MoritzSuter im Dezember 2003 ein Projekt zurNeugründung einer unabhängigen Schwei-zer Airline. Bereits drei Monate später wur-

Dieses zählt heute bereits über 80 Mitar-beiter. Das Unternehmensziel der Kosten-führerschaft auf dem Markt soll mit einerrigorosen Kostenkontrolle erreicht werden.Um die Kosten im Griff zu haben, war derEinsatz einer leistungsfähigen Business-Software vorgesehen. Die Anforderungenan die Software waren die folgenden:

• Bewährte Standardsoftware mit Flexibili-tät für branchenspezifische Anpassun-gen

• Streckenrentabilitätsrechnung• Report über ACMI (Aircraft, Crew, Main-

tenance, Insurance)• MIS-Managementauswertungen (Kenn-

zahlen, Kapitalflussrechnung etc.)• Komplette Integration aller Software-

Module ohne Doppelerfassungen undDatenredundanzen

• Outsourcing von Hardware, Software,Unterhalt

• Tiefe TCO (Total Cost of Ownership)

Eine Integration der Administrationssoft-ware in die Branchensoftware TopAir zurErfassung und Verwaltung von Flugplänen,die Einsatzplanung und Stundenerfassungder Crews, wurde dagegen nicht verlangt.Nur bei den geleisteten Blockstunden proDestination war vorgesehen, sie vomTopAir in die Kostenrechnung von ABACUSzu übernehmen.

de die neue Fluggesellschaft aus der Taufegehoben. Am 6. August 2004 hat Helloihren Flugbetrieb mit ihrem ersten Flug-zeug aufgenommen.

Anforderungen an die Software-LösungWo wie im Airline-Geschäft die Margen ge-drückt werden und die in- und besondersdie ausländische Konkurrenz sehr starksind, helfen als taugliches Gegenmittel nurtiefe Akquisitions- und Verwaltungskostensowie ein verschworenes Firmenteam.

Branchenlösung für AirlinesTake-off von Hello mit ABACUS

In einem Projekt für die neue Fluggesellschaft Hello wurde auf der Basis der ABACUS-Standardsoftwareeine Branchenlösung für Airlines realisiert. Ziel war es, auf die Geschäftstätigkeiten von Hello optimierte

ABACUS-Module einzusetzen, welche die Geschäftsprozesse effizient abwickeln. Ein zentraler Bestandteilder Lösung ist die so genannte Streckenrentabilitätsrechnung, die für jede Fluggesellschaft matchentschei-dend ist. Die Einführung der Software erfolgte ebenso erfolgreich und problemlos wie der Start der Flug-gesellschaft selbst.

Pages 2/2005 Branchenlösung

54 Branchenlösung für Airlines

Hello

offDie ErfolgsfaktorenDie Entscheidung zugunsten der Stan-dardsoftware von ABACUS Research fielschnell. Ihre Flexibilität in vielen Bereichender Datenerfassung und insbesondere beiden geforderten Auswertungen überzeugtedie Verantwortlichen rasch.

Als ehemaliger Verantwortlicher grosserERP-Projekte bei Airlines und Airline-nahenFirmen wusste Michael Rücker, Projekt-verantwortlicher, CFO und Mitglied derGeschäftsleitung der Hello, dass es für einerfolgreiches Informatikprojekt unverzicht-bar ist, alle Vorgaben und Anforderungenso klar wie möglich im Voraus zu formulie-ren und kompetente Umsetzungspartnerbeizuziehen. Mit Karin Fischer und LuziaKrohmann von der Karin Fischer Informa-tikberatung aus dem Zugerischen Baarstanden ihm erfahrene Projektberaterinnenzur Seite, mit denen er bereits erfolgreichein erstes ABACUS-Projekt realisiert hatte.Tatkräftige Unterstützung erfuhr das Pro-jekt ferner durch Franz Derendinger vonder All Consulting aus Brüttisellen. Er warfür die Umsetzung des von Hello definier-ten Konzepts zur vollständig funktionsfähi-gen Kostenrechnung zuständig.

Outsourcing – die LösungWie bei allen Hello-Anschaffungen muss-ten bei der Evaluation der Business-Soft-ware die Punkte Qualität, tiefer Preis undniedrige Betriebskosten erfüllt sein. Zu-sätzliches Auswahlkriterium war nebeneiner vollständig integrierten Software-Ge-samtlösung die Forderung nach einemOutsourcing der gesamten Informatik-In-frastruktur. Bei der Firma Ergonomics fandHello den richtigen Outsourcing-Partner,der einen einfachen und sicheren Zugangzu allen ABACUS-Anwendungen anbietet.

Die Erfahrung mit dem Outsourcing-Part-ner nach drei viertel Jahren Produktivbe-trieb geben Michael Rückers Entscheidheute Recht. Die Software laufe sehrschnell und stabil und Ergonomics habesich als sehr kompetenter ASP-Partner er-wiesen, der äusserst zuverlässig sei, bestä-tigt er.

Bewirtschaftung der Lieferantenrechnun-gen und der Fakturierung des Flugbetrie-bes sei es in der Lage, automatisch aussa-gekräftige Zahlen wie etwa eine Strecken-rentabilität zu liefern.

FinanzbuchhaltungDer Kontenplan wurde durch Airline-spezi-fische Konten im Aufwand wie Kerosin undLandegebühren sowie die notwendigenAbgrenzungskonten (aufwand- und passiv-seitig) pro Aufwandkonto angepasst. Diesermöglicht einen monatlichen Abschlussmit den jeweiligen Monatsabgrenzungs-buchungen. Um die Aussagekraft des Mo-natsabschlusses zu vervollständigen, lässtsich das Monatsbudget für die Bilanz unddie Erfolgsrechnung via Excel-Schnittstelleeinlesen. Dies erlaubt die monatliche Rea-lisierung von Soll/Ist-Vergleichen.

ProjektrealisierungDas Kick-off-Meeting mit allen Projektbe-teiligten war gleichzeitig auch der Start-schuss für die konkreten Umsetzungs-arbeiten im Projekt. Da Hello bereits für ihrerstes Geschäftsjahr ab dem 1. Januar2004 die Programme produktiv einsetzenwollte, war schnelles Handeln angesagt.Michael Rücker kommentiert dieses so,dass es mit keiner anderen ihm bekanntenSoftwarelösung möglich gewesen wäre,innert so kurzer Zeit eine funktionierendeAirline-Lösung zu realisieren.

Airline-spezifische AnpassungenDen grössten Vorteil der Lösung auf Basisder ABACUS-Software sieht Michael Rü-cker darin, dass es sich um ein durchgängi-ges Gesamtsystem handle. Ausgehend vonder Erstellung der Lohnabrechnungen, der

Branchenlösung Pages 2/2005

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Kontenklassierung auf Bedürfnisse einer Airline angepasst

Realisierungsschritte des Projektes

Pages 2/2005 Branchenlösung

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KostenrechnungBei einer Airline sind zwei Kennzahlen vonentscheidender Bedeutung, die Strecken-rentabilität und der so genannte ACMI:

• StreckenrentabilitätErgebnis der einzelnen Strecke (Destina-tion), einer Gruppe von Destinationenoder der Gesamtheit aller Strecken, wasfaktisch der Erfolgsrechnung entspricht.

• ACMI (Aircraft, Crew, Maintenance andInsurances)Unter ACMI werden in der Branche dieeigentlichen Produktionskosten desFlugzeuges in einer bestimmten Periodeverstanden. So dient der ACMI unter an-derem zur Überführung der Aircraft-Kos-ten im Verhältnis der Flugzeit auf dieeinzelnen Strecken.

Die Kostenrechnung der Hello wird nachdem Konzept der Vollkostenrechnung ge-führt (siehe Grafik). Somit lassen sichsämtliche Kosten von den Vor- und Haupt-kostenstellen nach einem mehrstufigenVerfahren prozessgerecht auf die Kosten-träger Flugdestinationen und Streckenüberführen.

Auftragsbearbeitung / Debitorenbuch-haltungDamit ein schnelles und effizientes Erfas-sen und anschliessendes Fakturieren derCharterflüge möglich ist, wurde für dieHello eine individuelle Erfassungsmaske fürAufträge gestaltet. Dies ist durch die flexi-blen Funktionen des Maskendesigners unddie Erweiterung des Standardprogrammsdurch VB-Scripts möglich.

Im Flugbusiness hat die Debitorenkontrolleeine besondere Bedeutung, gilt doch in die-ser Branche üblicherweise die Zahlungs-kondition ”zahlbar zehn Tage vor Flug-datum”. Um dies optimal mit der Softwarezu unterstützen, wird bei der Auftragser-fassung die Zahlungsfrist anhand des ein-gegebenen Flugdatums automatisch be-rechnet. Dies ermöglicht in der Debitoren-buchhaltung anschliessend eine genaueKontrolle der Zahlungseingänge.

Management-Informationssystem MISDas Resultat der Gesamtlösung bestehendaus ABACUS und TopAir zeigt sich in aktu-ellen Zahlen und Informationen, die in ver-dichteter Form dem Management der Hellozur Verfügung gestellt werden können. Ins-besondere handelt es sich dabei um fol-gende Reports:

• Kapitalflussrechnung• Streckenrentabilitätsrechnung• Kennzahlen aus der Erfolgsrechnung• Headcount pro KST

Mit diesen sofort verfügbaren Informatio-nen hat die Führungscrew von Hello jeder-zeit die erforderliche Transparenz.

AnlagenbuchhaltungIn der Anlagenbuchhaltung wird, wie allge-mein üblich, das Anlagevermögen verwal-tet. Bei der Hello besteht es im wesentli-chen aus Positionen wie Maschinen undApparate, Einrichtungen, Hard- und Soft-ware, Fahrzeuge und Werkzeuge.

Die Funktionalitäten der ABACUS Anlagen-buchhaltung werden aber auch genutzt,um weitere Buchungsprozesse zu automa-tisieren. So werden auch Lizenz-, War-tungs- und Leasingverträge sowie das ge-samte Uniformenmanagement über dieAnlagenbuchhaltung abgewickelt.

LohnbuchhaltungPro Monat führt die Hello zwei Lohnab-rechnungsläufe durch. Die Festangestelltenwerden jeweils per Ende Monat und dieFreelancer aufgrund ihrer Stundenrapporteanfangs des folgenden Monats abgerech-net.

Gleichzeitig mit den fixen Salärbestand-teilen werden auch die variablen Auszah-lungen wie Flugdienstzulagen und Kom-missionen auf den Bordverkauf mit derLohnbuchhaltung verarbeitet.

Funktionsweise der Kostenrechnung bei Hello

HelloFazit Die Projektziele der Hello wurden in Bezugauf die Erfüllung der Vorgaben, der ver-langten Qualität sowie der Termineinhal-tung vollständig erreicht. Das geplanteBudget konnte dabei sogar deutlich unter-schritten werden, weil die Erfolgsfaktorenwie das grosse Know-how der verschiede-nen involvierten Partner und ihr Engage-ment voll zum Tragen gekommen sind. •

Für Auskünfte zur realisierten Lösung wen-den Sie sich an:

ProjektleitungKarin Fischer InformatikberatungKarin FischerKirchmattweg 3CH-6340 BaarTelefon 041 760 93 [email protected]

KostenrechnungAll Consulting AGFranz DerendingerFabrikweg 2CH-8306 BrüttisellenTelefon 01 805 70 [email protected]

Facts zu Hello AGProjektbeginn der Hello: 2. Hälfte Dezember 2003Aktienkapital: CHF 3.0 MillionenAnzahl Beschäftigte: Per Ende März 2005 inkl. Freelancers 84 PersonenFlugzeuge: 3 Boeings, MD90, 167 Plätze, HB-JIA, HB-JIB und HB-JICBudgetumsatz 2005: ca. 60 Mio CHF, mit ca. 8’000 Flugstunden und

ca. 300'000 Passagieren

Hello AGHerr Michael Rücker, Postfach 238, CH 4030 Basel-Flughafen, Telefon 061 325 35 [email protected], www.hello.ch

ABACUSOnline bei Ergonomics: Die Ingenieure zu Ihren DienstenErgonomics entwickelt, fertigt und vertreibt international Individual- und Gesamtlösun-gen sowie Produkte aus den Bereichen Informationstechnologie und IT-Sicherheit. IhrKnow-how und ihre Erfahrung stellt Ergonomics im Rahmen von Beratungs- und Projekt-management-Dienstleistungen zur Verfügung.

Zu den Kernkompetenzen gehört auch das Application Service Providing (ASP). Das An-gebot umfasst unter anderem ABACUSOnline, die ERP-Lösung aus der Steckdose, undOutlookOnline, das in Partnerschaft mit Orange angeboten wird.

Ergonomics AGDaniel Linder, Schaffhauserstrasse 210, CH-8057 Zürich, Telefon 044 315 51 [email protected], www.ergonomics.ch, www.abacusonline.ch

Michael Rücker, CFO und Geschäftsleitungsmitglied der Hello, zur Airline-Lösung mit ABACUS”Das gemeinsam realisierte Projekt ist eine rundum gelungene Sache. Es wurde profes-sionell umgesetzt und bietet durch die vollständige Integration aller Softwaremodule ei-nen hohen Automatisierungsgrad. Damit wird uns möglich, mit einem Minimum an Ein-gaben ein Maximum an Informationen über unser Airline-Business zu erhalten. Führungs-kennzahlen, die im Airline-Business überlebenswichtig sind, erhalten wir auf Knopfdruck.Wir können diese Lösung auch allen anderen Aviatik-Betrieben bestens empfehlen.”

Branchenlösung Pages 2/2005

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Das Projektteam:v.l.n.r. Luzia Krohmann, Michael Rücker,Karin Fischer, Franz Derendinger

OLE

Suisa

Die ABACUS-Programme für das Rech-nungswesen und die Lohnbuchhaltungwerden bei der SUISA (von Suisse Auteurs)in einem Umfeld eingesetzt, in dem auchein Mainframe-System mit einer eigenent-wickelten Branchensoftware eingebundenist. Aus dieser Branchenlösung bezieht dieKreditorenbuchhaltung die an die Mit-glieder wie Komponisten, Verlage undandere Urheber auszuzahlenden Beträge.

Speziell konfiguriert wurde auch dieABACUS Lohnbuchhaltung, da über sie dasRentensystem geführt und das monatlicheAuszahlen an rund 1300 Bezüger getätigtwird.

An die Verwaltung der Debitorenrechnun-gen stellte SUISA spezielle Anforderungen,so dass eine vollständige Integration mitder Auftragsabwicklung (SPA) angesagtwar. Damit sollen die Sachbearbeiter dievielfältigen Spezialfälle, die bei der SUISAauftreten, programmgestützt abwickelnkönnen. Zudem soll das System auch jeder-zeit eine komplette Transparenz über einenDebitor mit allen relevanten Informationenermöglichen. Mit der Konzeption und derEntwicklung dieser individuellen Debito-

levanten Kundendaten schnell, gefiltertund problemlos zu verwalten.

Bei der Entwicklung des SPACUS-Debito-renprogramms kam dieselbe OLE-Technikzum Einsatz, mit der im Word eine Excel-Tabelle integriert werden kann. Damit las-sen sich in der Auftragsabwicklungs-Soft-ware der SUISA über direkte Links die offe-nen Posten des aktuellen Kunden oder alleZahlungen, Verrechnungen und Mahnun-gen des aktuellen Auftrags anzeigen undumgehend bearbeiten. Eine vollständigeund nahtlose Integration der beiden Be-reiche ist damit gegeben.

renbuchhaltung wurde die Firma PerformaHiTec betraut. Die Firma aus Beckenried istauf Schnittstellen- und Zusatzprogrammefür ABACUS-Module spezialisiert.

Anforderungen an dieDebitorenbuchhaltungBei der Analyse der Anforderungen an dieneu zu entwickelnde Debitoren-Applika-tion wurde schnell klar, dass das bestehen-de ABACUS-Programm die speziellen An-forderungen des SUISA-Geschäfts nicht er-füllen konnte. Die neue Lösung mit demNamen SPACUS (von SPA und ABACUS)sollte die Sachbearbeiter befähigen, die re-

Flexibler Einsatz von ABACUS bei der SUISA OLE und ODBC erlauben Individuallösung

Die Schweizerische Gesellschaft für die Rechte der Urheber musikalischer Werke arbeitet bereits seit1994 mit den ABACUS-Programmen für das Rechnungswesen. In diesem Frühling wurde ein von

Performa HiTec für die SUISA entwickeltes Zusatzprogramm für die Debitorenbewirtschaftung in Betriebgenommen, mit dem die speziellen Anforderungen bei der Verrechnung von Urheberrechten optimalunterstützt werden. Basis dieser Lösung sind unter anderem die verschiedenen OLE-Objekte der ABACUS-Software, die kundenspezifische Individuallösungen einfach integrieren lassen.

Pages 2/2005 Anwenderportrait

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SPACUS-Debitorenbuchhaltung mit den markierten Raten des entsprechenden Tarifes, umdiese in die Schlussabrechnung zu übernehmen

ODBC

Funktionen von SPACUSDie Individuallösung für die Debitorenbe-wirtschaftung verfügt über dieselbenGrundfunktionen wie jedes andere Debi-torenprogramm. Spezielle Workflows undFunktionen sind insbesondere integriertfür:

• Rückzahlung von Vorauszahlungen, Gut-schriften, Überzahlungen

• Ausbuchungen, Debitorenverluste• Nachträgliche Zahlung der Debitoren-

verluste• Betreibungen• Rechtsdienst• Pendenzen an Sachbearbeiter (ToDo) für

Doppelzahlungen, Teilzahlungen oderZahlungen bestimmter Tarife

• Inkasso-Kontrolle integriert mit einerÜbersicht der ergriffenen Massnahmen,mit Statistiken und Grafiken

• Vererbung der Zugriffsrechte aus derAuftragsabwicklung

• Hierarchische Datenfilter pro Sachbear-beiter, Gruppe, Abteilung mit Vorlagen

• Automatische Zuweisung des neuenSachbearbeiters bei alten Belegen

• Individuelle Layout-, Spaltenfolge- undSortier-Einstellung der Erfassungsmas-ken

• Datenexport per Drag & Drop zum Bei-spiel ins Excel

• Kontoauszug ins Excel mit Filter• Farbige Markierungen für bestimmte Be-

legstati (rückbezahlt, storniert, ausge-bucht etc.)

• Selektionen nach Kunde, Vertrag, Kos-tenstelle, Sachbearbeiter, Tarif, Ge-schäftsjahr, Adressfelder usw. inkl. Stich-wort (Volltextsuche)

• Die Mahnkontrolle zeigt, welche Belegemit dem nächsten Mahnlauf gemahntwerden. Diese Belege können individuellmit Zusatzinformationen für den Kundenergänzt werden.

Datenbankabgleich mit ABACUSAlle Datenmutationen werden über eineLog-Datei vom zentralen SPACUS-Servermit Hilfe der ABACUS-OLE-Module in derABACUS-Datenbank gespeichert. Damitlassen sich auch alle Mutationen automa-tisiert nachführen, sollte einmal auf eineABACUS-Datensicherung zurückgegriffenwerden.

FazitÜber 80 Benutzer der SUISA setzen heutean den drei Standorten Zürich, Lausanneund Lugano die SPACUS-Individuallösungein, die via ODBC die Informationen ausder ABACUS-Datenbank liest und anzeigt.Pro Monat werden zwischen 10’000 bis15’000 Transaktionen mit Rechnungen,Zahlungen, Mutationen und Verrechnun-gen vom SPACUS-System verarbeitet undan die ABACUS-Software weitergeleitet.

Dieses Projekt beweist die Offenheit derABACUS-Software, so dass auch Kundenmit speziellen Anforderungen an Teilbe-reiche der betriebswirtschaftlichen Anwen-dungssoftware mit massgeschneidertenIndividuallösungen bedient werden kön-nen.

Stefan Widmer, Leiter Finanz- undRechnungswesen”Mit der neuen integrierten SPACUS-Lö-sung konnten die bisherigen Redundan-zen im Fakturierungs- und Kundeninfor-mationssystem (Mainframe) einerseitsund in der ABACUS Debitorenbuchhal-tung andererseits beseitigt werden. Dieseneue Lösung zeigt für alle Benutzer eineneinheitlichen Datenstand und eliminiertzeitliche sowie sachliche Abstimmungenzwischen den Systemen und Benutzer-gruppen.”

Reinhard Ruoss, GruppenleiterKundendienst ”Meine Mitarbeiter erhalten mit SPACUSeine übersichtliche Darstellung sämt-licher Kundendaten. Die Lösung ist genauauf unsere Bedürfnisse zugeschnitten.Das schafft für die verantwortlichenLeiter und die Sachbearbeiter mehrTransparenz. Bei der Einführung desneuen Systems konnten wir auf die exzel-lente Betreuung durch die Performa HiTeczählen.”

Anwenderportrait Pages 2/2005

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Kommunikationsschema SPACUS


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Suisa

Für Auskünfte zur realisierten Lösungwenden Sie sich an:

Performa HiTec GmbHManfred ChristenBuochserstrasse 82 CH-6375 BeckenriedTelefon +41 (0) 41 622 40 02Fax +41 (0) 41 622 40 [email protected]

SUISADie SUISA wurde 1923 gegründet. Die Genossenschaft zählt heute über 20’000 Kompo-nisten, Textautoren und Musikverleger der Schweiz und Liechtensteins zu ihren Mitglie-dern. Sie arbeitet als nicht gewinnorientierte Organisation in deren Auftrag. Ihre Aufgabebesteht darin, die Rechte an nichttheatralischer Musik, die ihr von Urhebern und Verle-gern abgetreten wurden, in der Schweiz und in Liechtenstein wahrzunehmen. Die SUISAerteilt an rund 90’000 Kunden wie Konzertveranstalter, Plattenproduzenten, Radio- undFernsehstationen Bewilligungen zum Aufführen, Senden, Weiterverbreiten und Vervielfäl-tigen von Musik. Sie zieht dafür die Entschädigungen ein und leitet diese an die bezugs-berechtigten Urheber und Verleger im In- und Ausland weiter.

Performa HiTec GmbHSeit über 16 Jahren entwickelt Performa HiTec Schnittstellen- und Zusatzprogramme fürABACUS-Module. Beispiele dafür sind:

• Automatisiertes, monatliches Abfüllen der Excel-Schnittstellen-Files für ein Konzern-Reporting

• Automatisierte Exporte und Importe von Budgetwerten, Erwartungsrechnung I+II etc.mit Excel, ergänzt um ausgeklügelte Formeln

• Weitere Lösungen finden sich unter www.performahitec.ch •

ABACUS-Software bei SUISA• Finanzbuchhaltung 10 Benutzer• Debitorenbuchhaltung 10 Benutzer• Kreditorenbuchhaltung 10 Benutzer• Lohnbuchhaltung 4 Benutzer• Human Resources 4 Benutzer• Electronic Banking 10 Benutzer• Adressverwaltung 8 Benutzer• Report Writer AbaView 4 Benutzer

Sind Sie fit für eine neue Herausforderung?Wir sind die erste Adresse für mittelgrosse und kleine Unternehmen, öffentliche Verwaltungen und Non-Profit-Organisationen. Als Partner der ABACUS realisieren wir massgeschneiderte betriebswirtschaftlicheInformatiklösungen für kleinere und mittlere Unternehmen. Zur Verstärkung unseres Teams in Luzern suchen wir eine leistungs- und kundenorientierte Persönlichkeit welche als

Buchhalter/Treuhänder zum ABACUS-Projektleiter (m/w)

avancieren möchte.

Ihre AufgabeSie erarbeiten, analysieren und setzen Konzepte und Projekte zusammen mit unseren Kunden um.Führen ABACUS-Applikationen, insbesondere das Rechnungs- und Personalwesen ein. Als betriebswirt-schaftlich und organisatorisch versierte/r Berater/in stehen Sie mit Ihrem Fachwissen unseren Kundenberatend zur Seite.

Ihr BackgroundSie verfügen über ein Diplom Fachausweis TH/BH oder Treuhandexperte. Wenn Sie Flexibilität, Belast-barkeit und Interesse an komplexen Aufgaben mitbringen, kommen Sie unseren Idealvorstellungen sehrnahe. Freude am teamorientierten Arbeiten rundet Ihr Profil ab.

Ihr nächster SchrittSagt Ihnen ABACUS mehr als nur die griechische Bedeutung ”Rechenbrett” und ist die Qualität IhrerBetreuung für unsere anspruchsvollen Kunden überzeugend? Dann freut sich Heidi Niederberger aufIhre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Foto.

Heidi Niederberger BDO Visura Landenbergstrasse 34, 6002 LuzernTelefon 041 368 12 [email protected]

BDO VisuraWir machen Sie fit.


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SYNA

Als zweitgrösste Gewerkschaft der Schweizmit rund 25 regionalen Beratungs- und Be-treuungszentren bietet die SYNA nicht nurein umfassendes Dienstleistungsangebotfür ihre 65’000 Mitglieder, sondern istauch Kompetenzzentrum in Fragen der Ar-beitswelt. Die Allbranchengewerkschaft istGesprächs- und Verhandlungspartnerin fürArbeitgeberInnen und Behörden.

Die parteipolitisch unabhängige Arbeitneh-merorganisation vertritt die Bedürfnisseund Forderungen der Arbeitnehmerinnenund Arbeitnehmer gegenüber der Wirt-schaft, dem Staat und der Gesellschaft.Gute Beziehungen zu Wirtschaft und Poli-tik versetzen die SYNA in die Lage, Gesetzeund arbeitsvertragliche Bedingungen mit-zugestalten. Sie setzt Zeichen, zeigt Mög-lichkeiten der Mitgestaltung auf und ent-wickelt Entscheidungskriterien und Mo-delle für ein modernes Arbeitsleben.

Rechnungswesen und LohnbuchhaltungIn der SYNA-Buchhaltung werden nebender Zentrale und den internen Abteilungen25 Verbandssekretariate und 8 Arbeitslo-senkassen als Kostenstellen geführt. ImProgramm FibuLight werden zehn dieserVersandsekretariate als einzelne Man-danten geführt und bebucht und mittelsDatenimport in den zentralen Buchhal-tungsmandanten eingelesen.

Die Nebenbücher Debitoren- und Kredito-renbuchhaltung verwalten die gesamtenKunden- und Lieferantenbuchungen desVerbands.

In der Lohnbuchhaltung werden die Salärevon über 200 MitarbeiterInnen der ganzenSchweiz abgerechnet und ausgezahlt. DieVerbuchung der Lohnkosten erfolgt kos-tenstellenbezogen direkt in die Finanz-buchhaltung.

Im Jahre 2003 wurde die Anlagenbuchhal-tung eingeführt. Anlagen wie Büromaschi-nen und -Mobilien, Fahrzeuge, Informatik-Hardware und -Software werden geführt.Die betriebswirtschaftlich und steuerlichoptimierten Abschreibungen werden auto-matisch errechnet und direkt in die Buch-haltung verbucht.

Treuer ABACUS-KundeBereits seit 1991 setzt SYNA ABACUS-Softwarelösungen ein. Kam anfänglich nurdie Finanzsoftware zum Einsatz, sind seit-her immer mehr Module dazu gekommen.Heute setzt SYNA eine umfassende Palettevon ABACUS-Applikationen ein.

Das SYNA-Dienstleistungsangebot • Beratung und Auskunft in beruflichen

Fragen • Rechtsunterstützung • Aushandeln von

Gesamtarbeitsverträgen • Weiterbildungsbeiträge • Lehrabschlussprämien • Sozialunterstützung • SYNA-Magazin • Arbeitslosenkasse • Diverse weitere Vergünstigungen

ABACUS-Applikationen bei SYNA• Finanzbuchhaltung 6 Benutzer• FibuLight 4 Benutzer• Debitorenbuchhaltung 4 Benutzer• Kreditorenbuchhaltung 6 Benutzer• Lohnbuchhaltung 4 Benutzer• Anlagenbuchhaltung 1 Benutzer• Archivierung 4 Benutzer• AbaScan 4 Benutzer• Suchmaschine AbaPilot 8 Benutzer

SYNA die Gewerkschaft sucht und findet mit ABACUSAuf dem Weg zum <digital erp>

Mit <digital erp> liefert ABACUS ein gesetzeskonformes Archivierungssystem, das Standardtechnikenverwendet und Papier als Archivierungsmittel endgültig überflüssig macht. Zum Einsatz kommt es

auch bei der Allbranchengewerkschaft SYNA.

Erste Erfahrungen mit der ABACUS-ArchivierungslösungHerr Heinz Brunner, Leiter Rechnungswesen SYNA die Gewerkschaft

”Die Einführung der Archivierung im August 2004 gestaltete sich einfach und erfolgtespeditiv. In der kurzen Konzeptionsphase wurden die Abläufe analysiert, definiert und dieDatenorganisation festgelegt. Ursprünglich sollte der produktive Start zu Beginn 2005erfolgen. Die Inbetriebnahme und Anwenderinstruktion war jedoch so problem- und rei-bungslos, dass wir uns kurzerhand entschlossen, auch die bis dahin erfassten Kreditoren-belege des Jahrs 2004 noch einzulesen. Probleme wurden durch die BDO-Spezialistenund ABACUS rasch gelöst. Die Projektkosten, die im erwarteten Rahmen lagen, wurdenebenfalls eingehalten.

Die heutigen Einsatzgebiete der Archivierung sind:- Buchungsbelege der Finanzbuchhaltung - Buchungsbelege und Lieferantenrechnungen der Kreditorenbuchhaltung- Externe Debitorenbuchungsjournale- Postcheckauszüge inklusive Zahlungsprotokolle- Miet- und andere Verträge- Unterschriften- Checks

Als weitere Einsatzgebiete sind geplant:- Spesen- und andere Lohnbuchhaltungsbelege

Wir können die ABACUS Archivierung auf jeden Fall weiterempfehlen.”

Erweiterung durch Archivierung,AbaScan und AbaPilotJüngste Ergänzung zu den bereits einge-setzten Applikationen ist die ABACUSArchivierung. Die Abteilung Finanzbuch-haltung suchte eine Lösung, mit der alleverarbeiteten Belege und Dokumente mög-lichst rasch und bequem gefunden werdenkönnen. Dafür setzt SYNA heute das Such-instrument AbaPilot ein. Jeder erfasste Be-leg lässt sich damit nach freien Suchbe-griffen einfach und schnell finden.

Das Zuordnen des Originalbelegs zum rich-tigen Archiv beziehungsweise zu der ent-sprechenden Buchung geschieht über eineBarcode-Etikette, die aus dem entspre-chenden Erfassungsprogramm heraus er-zeugt und gedruckt wird.

Darüber hinaus werden alle Originalbelegeder Nebenbücher und des Hauptbuchs mitdem ABACUS-Tool AbaScan automatischdigital eingelesen und archiviert, ohnedass spezielle Druckertreiber notwendigsind. Alle eingelesenen Daten werden ver-schlüsselt abgespeichert und sind vor un-befugtem Zugriff oder Löschung geschützt.Eine automatische Komprimierung der ein-gelesenen Dokumente verhindert einenübermässigen Festplattenbedarf. Zusätzlichzu gescannten Dokumenten können über250 Fremdformate archiviert werden.

In einem weiteren Schritt soll die Archivie-rung auch für die Lohnbuchhaltung unddie Personaladministration und die dortanfallenden Dokumente wie Arbeitsver-träge und Lohnabrechnungen eingesetztwerden.

FazitHeinz Brunner hat durchwegs positive Er-fahrungen mit dem Einsatz der Archivie-rungssoftware der ABACUS gemacht. SeinKommentar: ”Die Erfassung der Belege isteinfach und effizient und die Verarbei-tungsgeschwindigkeit ist sehr gut. Das Ar-chivierungssystem bietet für uns einenMehrfachnutzen, denn die Suche und dasFinden von Dokumenten ist mit AbaPilotsehr zeitsparend. Die Trefferquote ist dabeisehr hoch. Wir sind heute viel schneller imAuffinden unserer Belege. Das Papierarchiv

Auskünfte über die realisierte Lösung er-halten Sie bei:

BDO VisuraNorbert KörsgenFabrikstrasse 50CH-8031 ZürichTelefon 044 444 35 55Fax 044 444 35 35www.bdo.ch

hat abgenommen und der erzielte Kosten-/Nutzeneffekt ist optimal.” •

SYNA die GewerkschaftHerr Heinz BrunnerJosefstrasse 59CH-8005 Zürich


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Effizienzs

Anforderungen an die SoftwareDamit das Sportamt seine Dienstleistungenim Sinne des Bürgers effizient und kosten-günstig erbringen kann, sind die Mitarbei-ter auf ein leistungsfähiges und flexiblesWerkzeug angewiesen. Die Anforderungenan die Software erstreckten sich auf diefolgenden Bereiche:

Dienstleistungen des SportamtsThurgau• Anlaufstelle für Jugendliche, Eltern,

Schulen, Verbände, Behörden und Bau-herren zu allen Fragen im Bereich Sport

• Beratung, Förderung und Qualitäts-management im Schulsport (Volks-,Mittel- und Berufsschulen)

• Drehscheibe (für Verbände, Vereine,Bundesamt für Sport) bei der Abwick-lung von J+S-Angeboten

• Anbieter von Aus- und Weiterbildungfür J+S-Kader

• Organisation von Jugend-Sportcamps • Verwaltung des Sport-Toto-Fonds • Bearbeitung von Gesuchen an den

Lotteriefonds

ten. Damit kann etwa sichergestellt wer-den, dass Kursleiter zu den Refreshing-Kur-sen rechtzeitig aufgeboten werden, bevorsie ihren J+S-Leiterstatus verlieren würden.

Das BASPO stellt die Teilnehmerdaten ineiner Textdatei zur Verfügung. DerABACUS-Anwender im Sportamt brauchtdiese Textdatei nur in ein bestimmtes Ver-zeichnis zu kopieren und ab diesem Mo-ment läuft batchgesteuert die automati-sche Verarbeitung der Daten. Dabei wer-den in den Adressstammdaten alle not-wendigen Zusatzinformationen gespei-chert und über die Schnittstelle der Auf-tragsbearbeitung die Aufträge fakturierbe-reit im ABACUS-Verkaufsmodul bereitge-stellt.

Was für die Kurse möglich ist, wird auchfür die Teilnahme an J+S-Lagern realisiert.Das BASPO wird auch für die Daten derJ+S-Lager eine analog aufgebaute Text-datei zur Verfügung stellen. Damit wird esmöglich, die Weiterverrechnung für dieTeilnahme an J+S-Lagern über die gleicheSchnittstelle automatisch zu verarbeiten.

• Verrechnung der J+S-KurseDie Teilnehmer-Daten sollen jeweilselektronisch vom Bundesamt für Sport(BASPO) automatisch in die ABACUS-Software übernommen werden.

• Deckungsbeitragsrechnung pro J+S-KursDie J+S-Kurse sind für alle Jugendlichenzugänglich, auch für diejenigen, dienicht im Kanton Thurgau wohnen. Fürdie ausserkantonalen Teilnehmer müs-sen den entsprechenden WohnkantonenRechnungen in Abhängigkeit des De-ckungsbeitrags gestellt werden.

• Verwaltung des LeihmaterialsVereine und Interessierte haben dieMöglichkeit, Leihmaterial zu günstigenKonditionen zu mieten. Das System mussaufzeigen, wer für wann welches Leih-material reserviert hat und wo es sichbefindet. Im Weiteren sollen beschädigteTeile zusammen mit der Miete verrech-net werden.

Umsetzung mit ABACUSVerrechnung der J+S-KurseDie Anmeldung für J+S-Kurse erfolgt viaInternet online über das Bundesamt fürSport (BASPO) in Magglingen. Auf derBundesdatenbank werden nicht nur dieKursteilnehmer verwaltet; auch ihr gesam-ter sportlicher Werdegang wird festgehal-

stehend: Jan Hasler, Praktikant; Rolf Hölzli,Leiter Finanz- und Rechnungswesen KantonTG; Peter Bär, Leiter Sportamt Kanton TG;Hansueli Fehr, Abteilungsleiter J+SKurse/Camps Sportamt; Patrizia Krucker,Administration Sportamt Kanton TG;kniend: Wolfgang Brunner, ProjektleiterABACUS WData AG

Sportamt Thurgau runs ABACUSEffizienzsteigerung in der Verwaltung

Im Rahmen des Projekts OPTIMA des Kantons Thurgau, bei dem über 50 Dienststellen des Kantons dieABACUS-Software einsetzen, hat sich auch das Sportamt entschlossen, die ABACUS-Lösung zu nutzen.

Die Verantwortlichen des Sportamts wollen damit erreichen, dass die Zahlen aus der Buchhaltung auch fürNichtkaufleute verständlich aufbereitet werden können und damit die Transparenz, insbesondere in denBereichen Kurswesen und Lagerbewirtschaftung, verbessert wird.


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steigerung

Deckungsbeitragsrechnung pro J+S-KursIn der ABACUS-Kostenrechnung werdenauf der zweiten Ebene, die parallel bebuchtwird, die Kurse und Camps geführt. Sokann ohne zusätzlichen Erfassungsauf-wand eine Deckungsbeitragsrechnung proKostenträger erstellt werden.

Die detaillierte Rechnungslegung pro Kursvereinfacht das Abrechnen mit dem BASPOund den Kantonen markant. Zudem sinddie jahresübergreifenden Vergleiche trans-parenter, so dass sich auch der Amtsleiterrasch einen Überblick verschaffen kann.

Verwaltung des LeihmaterialsDas Leihmaterial ist in der ABACUS Auf-tragsbearbeitung nach Sportart gegliedertund als so genanntes ”Mietset” angelegtworden. Will ein Verein Leihmaterial bei-spielsweise für Badminton mieten, werdendem Sachbearbeiter im Sportamt bei derAuftragserfassung im System alle dafür inFrage kommenden Artikel als Vorselektionangeboten. Die Lagerführung und diePreisfindung erfolgen auf den einzelnenSetpositionen. Der Verantwortliche für dasLeihmaterial ist dank dieser Lösung jeder-zeit in der Lage, über den Verbleib und dieVerfügbarkeit der Artikel Auskunft zu ge-ben.

SchlusswortDer Einsatz der ABACUS-Software in denverschiedenen Dienststellen des KantonsThurgau und nun auch im Sportamt be-weist die eindrückliche Flexibilität dieserBusiness-Software. •

Weitere Auskünfte erhalten Sie bei:

WData AGHerr Wolfgang BrunnerAuwiesenstrasse 24CH-9030 Abtwil SGTelefon 071 311 55 11Fax 071 311 55 15www.wdata.ch

Interview mit Peter Bär, Leiter Sportamt ThurgauSind Sie zufrieden mit der realisierten Lösung auf Basis ABACUS?Ich bin begeistert. Eigentlich wäre ich schon mit viel weniger zufrieden gewesen. Die au-tomatische Verarbeitung der Daten vom Bundesamt für Sport erfolgt hervorragend undbringt uns eine spürbare Erleichterung in der täglichen Arbeit. Nicht nur die Rechnungs-stellung selbst konnte vereinfacht werden, sondern auch die Folgeverarbeitungen wie dieAbwicklung des Zahlungsverkehrs einerseits und die automatische Bebuchung des Kos-tenträgers andererseits. Die Informationen aus der Kostenrechnung stellen für mich dieErfüllung eines lang gehegten Wunsches dar. Endlich habe ich ein Instrument erhalten,das auch von meinen nicht kaufmännisch geschulten Mitarbeitern verstanden wird.

War denn die Verwaltung von Leihmaterial bisher problematisch?Wir erfüllen mit dieser Lösung eine alte Pendenz, nämlich den lückenlosen Nachweis überdie Verwendung unseres Leihmaterials erbringen zu können. Dass die Lagerverwaltung,die Verrechnung der Miete und des beschädigten oder verlorenen Materials im gleichenArbeitsgang vorgenommen werden kann, ist für uns eine echte Arbeitserleichterung.

Dann ist dieses Projekt nun erfolgreich abgeschlossen?Nein, unser ”Appetit” ist nun erst richtig gekommen. Wir planen weitere Möglichkeiten,die die ABACUS-Programme bieten, zu nutzen. Dazu gehört die Kursorganisation mit denverschiedenen Zusatzarbeiten wie zum Beispiel die Reservationen von Unterkünften undfür die Verpflegung, die heute noch immer halbautomatisch erledigen müssen. Hier zäh-len wir ganz auf die wir Kreativität unseres ABACUS-Betreuers von der WData, der immerwieder gute Ideen entwickelt, wie wir noch mehr von der ABACUS-Software profitierenkönnen. In diesem Sinne kann ich sagen, dass das Abschneiden in der Qualifikation unse-re kühnsten Hoffnungen erfüllt hat und wir uns auf die nächste Runde freuen. Das Sport-amt Thurgau runs ABACUS, and it only just started!

Wir danken Ihnen für dieses Gespräch und freuen uns, Sie also im Finale wieder zusehen!


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Wirz

Wirz AG1912 gründete Ernst Wirz in Bern seineBaufirma. Damit legte er nicht nur denGrundstein für ein traditionsreiches undsehr angesehenes Berner Bauunterneh-men. Nein, er schuf die Basis für eine gan-ze Gruppe von Firmen aus dem Bausektorund verwandten Gebieten.

Unter einheitlicher Führung gehören heutedie Firmen:

• Wirz AG Bauunternehmung (Hoch- undTiefbau, Reparatur- und Spezialarbeiten,Bodenbeläge)

• Brändli Bautechnik AG (Abdichtungen,Beschichtungen, Tragwerkverstärkungenund Injektionen)

• König Haustechnik und Service AG (Bauund Unterhalt von haustechnischen An-lagen wie Tanks, Heizungen, Boiler, Ven-tilatoren, Aufzügen etc.)

• Wirz Holzbau AG (Schreinerei, Zimmerei,Bodenbeläge und Fensterfabrikation)

Alle Unternehmen sind nach SQS ISO9001:2000 zertifiziert. Die genannten Fir-men beschäftigen in der Region Bern 265Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus denunterschiedlichsten Berufszweigen.

Die LösungDie DELEC schlug den Wirz-Verantwort-lichen eine ERP-Lösung und leistungsfähi-ge IT-Umgebung vor, die folgende Zieleerfüllen sollte:

• Geschäftsprozesse optimieren• manuelles Erfassen von Daten reduzie-

ren• Doppelspurigkeiten bei der Datener-

fassung ausmerzen• Controlling-Möglichkeiten verbessern• Standardprodukte (gesicherte Updates

und Releases) einsetzen• offen für Fremdsysteme• benutzerfreundliche, grafische

Oberfläche• gute Zugriffsgeschwindigkeit• dezentrale Nutzung möglich

Das Kernstück der ERP-Lösung bildete diebetriebswirtschaftliche Software ABACUSmit Schnittstellen zu den verschiedenenFremdprogrammen, die in der Wirz-Gruppeim Einsatz sind. Die DELEC führte dieABACUS-Module Fibu, Debitoren, Kredito-ren, Lohn, Adressen und Electronic Ban-king ein.

Für alle Mandanten der Wirz-Gruppe wur-de ein KMU-Standardkontenplan erstellt.Das gesamte Finanz- und Rechnungswe-sen aller Firmen wurde so harmonisiertund zentralisiert. Es zeichnet sich heutedurch einen optimalen Informationsflussaus.

AusgangslageDas Rechnungswesen der Wirz-Gruppe wardezentral organisiert. Das heisst, bei deneinzelnen Tochterfirmen standen verschie-dene Buchhaltungsprogramme, unter an-derem die IBM-Software AS-400, im Ein-satz. Die uneinheitlichen Berichtsformenverzögerten das Erstellen von Statistikensowie die Auswertung der wichtigstenKennzahlen. Dadurch wurde dem Manage-ment die Planung, Steuerung und Kontrolleder Firmengruppe erschwert. Zudem warbereits vor einigen Jahren die Weiterent-wicklung der Bausoftware Baubit II einge-stellt worden und im Jahr 2002 kündigteder Hersteller die Einstellung der Wartungper 31.12.2004 an. Aus diesen Gründenhandelten die Wirz-Verantwortlichen rasch.Sie wollten auf den 1. Januar 2004 in derWirz-Gruppe ein modular aufgebautes unddurchgängiges ERP-System ohne manuelleSchnittstellen einsetzen und die Hardwareden neusten Anforderungen anpassen. Dadie DELEC grosse Erfahrung und hoheKompetenz in beiden Gebieten hat, beauf-tragte die Wirz-Gruppe die DELEC im Früh-ling 2003 mit dem anspruchsvollen Pro-jekt. Von grossem Vorteil war, dass dieDELEC-Fachleute die Bedürfnisse der Bau-branche aus früheren Projekten sehr gutkennen.

Wirz-GruppeAlles im Lot mit ABACUS und SORBA

Bei der traditionsreichen Berner Bauunternehmensgruppe Wirz wird seit einem Jahr erfolgreich dieABACUS-Software für das Finanzwesen und die SORBA-Software für die technische Auftragsabwicklung

eingesetzt. Dank der Kombination beider Software-Lösungen verfügen das Management und die Mitar-beiter nun in allen Gruppengesellschaften über aktuelle Informationen.


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Gruppe

Die Zusammenarbeit aus Sicht des Kunden”Wir waren während dem gesamten Pro-jekt durch die DELEC sehr gut betreut.Durch das methodische Vorgehen konn-ten die Zielsetzungen des Projektes ter-mingerecht umgesetzt werden. Viele Ar-beitsabläufe wurden durch den effizien-ten Einsatz der integrierten ERP-LösungABACUS/SORBA vereinfacht. Die Füh-rungsinstrumente können den Mitarbei-tern rascher zur Verfügung gestellt wer-den.”

Rolf Heiniger, Geschäftsleitungsmitglied,Wirz AG Bauunternehmung

Bei zwei Unternehmen der Wirz-Gruppe istneu anstelle von Baubit II die bautechni-sche Software SORBA im Einsatz, welchedank den Online-Schnittstellen zu ABACUSeinen optimalen Datenfluss gewährleistet.

Das ResultatDie ERP-Lösung wurde von DELEC mit ho-hem Einsatz auf den 1. Januar 2004 ter-min- und kostengerecht eingeführt. Mit derKombination von ABACUS und SORBA pro-fitieren die Wirz-Verantwortlichen vonwertvollen Führungsinstrumenten. Die be-stehenden Arbeitsabläufe und Geschäfts-prozesse wurden optimiert; notwendige In-formationen stehen den Verantwortlichenrasch zur Verfügung: Mit wenigen Hand-griffen ist das Management zum Beispieljederzeit über den Stand der laufenden Ar-beiten in Projekten oder auf Baustellen imBild. Die Harmonisierung und Zentralisie-rung des Finanz- und Rechnungswesenskombiniert mit einer leistungsfähigen IT-Umgebung haben der Wirz-Gruppe einenentscheidenden Wettbewerbsvorteil einge-bracht. •

Für Auskünfte zum beschriebenen Projektwenden Sie sich an:

DELEC AGWorbstr. 170CH-3073 Gümligen BETelefon 031 958 55 55Fax 031 958 56 56

DELEC AG DällikonIndustriestrasse 2CH-8108 Dällikon ZHTelefon 044 847 23 11Fax 044 847 23 00

DELEC AG Breitenstrasse 16 aCH-8500 FrauenfeldTelefon 052 728 85 00Fax 052 728 85 85

DELEC AG Hammerstrasse 47CH-4410 LiestalTelefon 061 906 20 20Fax 061 906 20 00

[email protected]


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ABACUS-Software bei Wirz AGProgramm Anzahl UserFinanzbuchhaltung 4Anlagenbuchhaltung 4Debitorenbuchhaltung 6Kreditorenbuchhaltung 4Lohnbuchhaltung 4Adressverwaltung 6Electronic Banking 4

10 Jah

Die Geschichte von Stefani & Partner hatan einem Samstagmorgen in der Küchevon Adriana Carniello begonnen. Dort ha-ben Rinaldo Stefani, Jolanda Germann undAdriana Carniello – alle drei seit mehrerenJahren als ABACUS-Berater tätig – denGrundstein für die gemeinsame Firmagelegt. Damit den Kunden nach dem plan-vollen Aus der St. Galler Firma Datron wei-terhin die gewohnten ABACUS-Ansprech-partner zur Verfügung stünden, informier-ten wir sie im April mit einem Brief über dieGründung der neuen Firma auf den 1. Mai1995.

Die Büros für unser Unternehmen warendank guten Kontakten aus alten Handball-zeiten schnell gefunden. Gut gelegen, di-rekt an einer Autobahn-Ausfahrt mit genü-gend Parkmöglichkeiten. Das einzige Prob-lem war, dass die Räume vorerst nur auf

Kunden die Wünsche von den Augen abzu-lesen. So ist unsere Hotline durch ein spe-zielles Suchsystem während 24 Stunden an365 Tagen im Jahr erreichbar. Jeder Anruferkann sich auf einen Rückruf innert nütz-licher Frist verlassen. Neue Technologienhaben es uns im Laufe der Zeit auch er-möglicht, via Fernzugriff – einerseits mitHilfe von Citrix und Terminal Server, seit2005 auch mit Hilfe des Internet-ToolsNetviewer – direkt auf der Arbeitsstationdes Kunden unsere Unterstützung anzubie-ten.

Dank dem Engagement aller Mitarbeiterund unserer ständigen Erreichbarkeit wer-den wir bis heute oft von zufriedenen Kun-den weiterempfohlen. So konnten wir denKundenkreis ständig erweitern. Unsere Be-mühungen, alle Kunden bestmöglichst miteinem kleinen, sehr flexiblen Team zu un-terstützen und in allen Situationen die op-timale Lösung anzubieten, werden an-scheinend sehr geschätzt.

ABACUS-Partner-Status1997 rief die ABACUS Research dasPartner-Programm ins Leben, in dessenRahmen die ABACUS-Vertriebspartner denStatus eines Händlers, Professionals undSoftware-Partners erhalten können. Im ers-ten Jahr des Logo-Programms fehlte unsein einziges Kriterium zum höchsten Level

dem Papier existierten. Bis sie bezugsbereitwaren, stellte uns aber Georg Hirsch denoberen Teil seines eigenen Büros als Pro-visorium zur Verfügung. Da hiess es, engzusammenrücken, was unserem erklärtenZiel, Kunden mit kompetenten Dienstleis-tungen zu bedienen, aber nur förderlichwar. Ein Jahr später konnten wir uns dannin den neuen Büros richtig einrichten. Dieserlaubte uns bald darauf die ersten Mit-arbeiter einzustellen, weil uns die Arbeitbereits über den Kopf zu wachsen drohte.

Bereits 1996 anerkannte die ABACUSResearch, dass uns der Start geglückt war.Denn wir wurden mit dem Preis ”Aufstei-ger des Jahres 1995” ausgezeichnet. Die-ses Kompliment verlieh uns Flügel und be-wies uns, dass wir auf dem richtigen Wegwaren. Dabei sind wir bestrebt, unserenService ständig auszubauen und unseren

Hintere Reihe v.l.n.r. Karin Hirtl, RegulaEberle, Daniel Pfister, Jasmine Chischè,Marco Schoch, Fernanda DaguatiVordere Reihe v.l.n.r.: Martin Koller, JolandaGermann, Rinaldo Stefani, Adriana Carniello

10 Jahre Stefani & Partner AGWir sagen ”Dankeschön”

Mit Stolz und Zufriedenheit blicken wir heute auf zehn Jahre Stefani & Partner zurück. Dass wir denSchritt in die Selbständigkeit während einer turbulenten Zeit der Informatik gewagt und etwas riskiert

haben, hat sich rückblickend für unser Team und unsere Kunden gelohnt.

Pages 2/2005 Firmenportrait

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redes ABACUS Software-Partners – nämlichdas Zertifikat ”Microsoft Certified Profes-sional” für das aktuelle Windows Server-Betriebssystem. So erhielten wir für dasJahr 1998 ”nur” den zweithöchsten Status– den ABACUS Professional – verliehen. ImFolgejahr erfüllten wir dann aber sämtlicheBedingungen zum Status eines ABACUSSoftware-Partners, da Jolanda Germanndas geforderte Microsoft-Zertifikat mit derhöchsten Punktezahl erreichte. Somit wa-ren wir nun auch im Kreis der ABACUSSoftware-Partner vertreten, wodurch wirvon neuesten Informationen aus ersterHand und entsprechender Unterstützungdurch die ABACUS Research profitierenkonnten. Unsere Kunden haben somit denVorteil, dass wir in der Lage sind, sie früherüber Neuerungen und Strategien in denABACUS-Programmen zu informieren. Auchin jedem darauf folgenden Jahr erfülltenwir die nötigen Voraussetzungen zum Er-halt des Logos problemlos.

Unsere Stärke ist das TeamPartnerschaft ist für uns eine wichtige Lo-sung, zumal ja auch das Wort Partner Be-standteil unseres Firmennamens ist. Unddies leben wir auch tagtäglich in der Pro-jektarbeit. Die Mitarbeiter ergänzen undunterstützen sich gegenseitig und bildenso eine starke Einheit. Diesen Zusammen-halt spüren auch unsere Kunden. Sie profi-tieren davon, indem wir auch bei Notfällenund Abwesenheiten jederzeit flexibel undpartnerschaftlich einspringen und weiter-helfen.

Dass sich bei Stefani & Partner die Mitar-beiter wohl fühlen, widerspiegelt die tiefeFluktuationsrate. So können wir unserenKunden eine kontinuierliche Betreuungbieten, da sie es immer mit denselben An-sprechpartnern zu tun haben. Wir verste-hen unsere Unternehmung als grosse undstetig wachsende Familie, die wir auchgezielt fördern und so das Gefühl der Zu-sammengehörigkeit nicht zuletzt auchdurch den Einbezug der Lebenspartner beiverschiedenen Firmenanlässen vermitteln.Denn eine Firma ist nur so gut wie ihreMitarbeiter und wir sind stolz auf sie.

Meilensteine der Stefani & Partner AG1. Mai 1995 Gründung der Stefani & Partner, Anzahl Mitarbeiter: 3Oktober 1996 Umzug in neue Büroräume an der Rorschacher Strasse 294 1996 Auszeichnung ”Aufsteiger des Jahres 1995” durch ABACUS Research1997 Erweiterung des Teams auf vier Mitarbeiter1998 Partnerschaft mit Zehnder Informatik, Matzingen

Teilnahme am ABACUS Partner-Programm. Stufe Professional1999 Status eines ABACUS Software-Partners erhalten2001 Umzug in grössere Büroräume an der Rorschacher Strasse 294

Anzahl Mitarbeiter: 62002 Gründung einer Filiale in Matzingen TG.2003 Umwandlung der Kollektiv- und Kommanditgesellschaft in eine

AktiengesellschaftMärz 2004 Erste Kundentagung2005 Jubiläum 10 Jahre Stefani & Partner AG, Anzahl Mitarbeiter: 10Mai 2005 Feier des Firmenjubiläums mit einer Teamreise nach Wien

Unser Team – das Kapital der Stefani & Partner AGDienstalter ABACUS- Spezialitäten / Schwerpunkt

Stefani & Partner ErfahrungRinaldo Stefani 10 Jahre 20 Jahre Lohnbuchhaltung / HRJolanda Germann 10 Jahre 15 Jahre AbaProject / KostenrechnungAdriana Carniello 10 Jahre 15 Jahre AbaView / Schnittstellen

Martin Koller 8 Jahre 15 Jahre Finanz- und Rechnungswesen / Anlagen

Marco Schoch 6 Jahre 8 Jahre Debitoren / Kreditoren / SchnittstellenJasmine Chischè 6 Jahre 6 Jahre AbaProject / Debitoren / Kreditoren

Daniel Pfister 5 Jahre 5 Jahre Light-Versionen / Fakturierung / LohnKarin Hirtl 5 Jahre 5 Jahre Fakturierung / Administration

Fernanda Daguati 4 Jahre 6 Jahre Finanz- und Rechnungswesen

Regula Eberle seit März 2005 seit März 2005 Fakturierung / Administration

Beat Zehnder (Partner) 7 Jahre 15 Jahre Auftragsbearbeitung

Wir bedanken unsWeil bei uns der Kunde König ist, setzenwir alles daran, gemeinsam die jeweils op-timalste Lösung für ein Unternehmen zufinden. Wir blicken dankbar auf die vergan-genen zehn Jahre zurück und freuen unsauf weitere zehn. Für die langjährige Treueund die gute Zusammenarbeit, die auf ge-genseitigem Vertrauen basiert, kennen wirfür unsere Kunden nur zwei Worte:

HERZLICHEN DANK!

Unser Dank richtet sich auch an die Ge-schäftsleitung und Mitarbeiter der ABACUSResearch, die uns immer tatkräftig unter-stützen. •

Stefani & Partner AGRorschacherstrasse 294CH-9016 St. GallenTelefon 071 282 18 18Fax 071 282 18 19www.stefani.ch

Firmenportrait Pages 2/2005

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HP iPAQ

hp Pages 2/2005

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Der HP iPAQ hw6500 basiert auf demIntel® PXA270 Prozessor 312 MHz und ar-beitet mit dem Betriebssystem Microsoft®

Windows MobileTM 2003 SE Phone Edi-tion. Eingebaut sind 64 MB Arbeitsspeicherund 64 MB ROM, davon bis zu 12 MBnichtflüchtig. Die Erweiterung gestattetPlatz für zwei Karten-Einschübe. Ein MiniSD-Slot nimmt Speichermedien auf, ein SD-I/O-Schacht zum Beispiel auch einen Wire-less-LAN-Adapter.

Der iPAQ hw6500 ist sowohl mit als auchohne eingebauter Digitalkamera erhältlich.Die Auflösung von 1,3 Megapixel wird voneinem integrierten Blitzlicht unterstützt.

Der HP iPAQ hw6500 kommt Ende Juli2005 auf den Markt. Der Strassenpreis fürdas Modell ohne Kamera (hw6510) be-trägt CHF 949.–, mit Kamera (hw6515)CHF 999.–.

Weitere Informationen über HP iPAQs fin-den Sie unter http://www.hp.com/ch •

Hewlett-Packard (Schweiz) GmbHCH-8600 DübendorfÜberlandstrasse 1Telefon 058 444 55 55www.hp.com/ch

Das Mobilfunk-Modul des neuen iPAQ un-terstützt GSM Quad-Band, GPRS, wie auchEDGE. Weiter wird Multimedia MessagingService (MMS) unterstützt. Für den Aus-tausch mit Computern, Peripheriegerätenund Handys stehen USB 1.1, Infrarot, Blue-tooth® 1.2 sowie ein serieller Port zur Ver-fügung.

Besondere Auszeichnung verdient sich derneue iPAQ durch die mehrfache Messa-ging-Kompatibilität, wie SMS, Email undInstant Messaging. Die integrierte beleuch-tete Tastatur erleichtert dabei die Textein-gabe ebenso wie die Bedienung des Gerä-tes.

Der hochsensible GPS Receiver mit dem HPiPAQ Quick GPS Connection Utility zeich-net sich durch eine sekundenschnelleKopplung aus. Die Navigationssoftware istvon TomTom und bietet eine hochauflösen-de Kartendarstellung sowie deutliche Rich-tungshinweise. Besitzern steht eine Stadt-karte ihrer Wahl kostenlos zum Downloadbereit. Die eingebaute Datenbank infor-miert den Anwender auf Wunsch über Res-taurants, Hotels, Tankstellen, Museen etc.und navigiert ihn direkt dort hin.

HP iPAQ hw6500 Mobile Messenger – Windows PDA mit Telefon und Navigation

iPAQ hw6500: Windows-PDA mit beleuchteterTastatur

Mit dem neuen hw6500 vereint HP einen Pocket PC mit einem Mobiltelefon und Navigationssystem.

Pages 2/2005 Pages romandes

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olympique

MuseéVenez découvrir la nouvelle dimension deslogiciels de gestion d’entreprise avec le<digital erp>.

Le <digital erp> vous permet d’optimiserles processus d’entreprise avec vos logi-ciels de gestion et de travailler sans papierde A à Z grâce au format PDF (PortableDocument Format) et pour faciliter votretravail, une gestion documentaire y estintégrée (archivage et moteur de recher-che). Lors des échanges de documents parex. par e-mail, FTP ou AbaNet, la sécuritéet l’authenticité du document sont primor-diales, une signature électronique peutdonc être apposée sur chaque document.Nous parlerons des différentes possibilitésdu <digital erp> dans les programmesABACUS, mais aussi de la Comptabilité dessalaires avec le nouveau certificat de salai-re et de la Gestion des commandes quisimplifie la facturation et les relations d’af-faires entre partenaires commerciaux.

Voici les thèmes de cette conférence etinscrivez-vous vite, le nombre de place estlimité !

L’inscription est gratuite. Une inscriptionpar participant est obligatoire. Le nombrede participant est limité. Les inscriptionsseront prises en considération dans leurordre d’arrivée. L’inscription sera confir-mée. •

En cas de question :Monsieur Jérôme Trachsel et le Teamromand se tiennent à votre disposition :[email protected]éléphone 021 340 72 17 [email protected]éléphone 021 340 72 18

<digital erp>• Optimisation des processus d’entreprise

sans papier de A à Z• Gestion documentaire intégrée avec

moteur de recherche pour trouver rapi-dement des informations et documentsoriginaux

• Echanges de données sécurisés• Gains de temps et d’argent

Le Nouveau certificat de salaires• Etes-vous prêt ?• Quels sont les principaux changements ?• Les adaptations dans la Comptabilité

des salaires ABACUS ?

La Gestion des commandes• Gestion de la facturation efficace• Gestion des Achats, du Stock et des

Ventes• Envoi des factures, documents digitaux

par E-mail ou par réseau E-Business• Saisie unique des ordres et des com-

mandes entre partenaires commerciaux

Vous pouvez déjà vous inscrire sur notresite : www.abacus.ch

Conférence < digital erp > ABACUS en RomandieLe 6 septembre 2005 au Musée olympique de Lausanne

Après le succès de la première User Conference ABACUS pour les Romands l’année passée à Lausanne,nous avons donc décidé de renouveler cette conférence mais, qui sera cette fois aussi ouverte au

public !

20 ans

CertificatLe comité de la Conférence suisse desimpôts (CSI) a fixé l’instauration générali-sée du nouveau certificat de salaire pourla période fiscale 2007.

De cette façon, les entreprises ont la possi-bilité de tester abondamment le nouveaucertificat de salaire au cours de cetteannée et de la prochaine.

Malgré ce décalage, ABACUS maintient letransfert prévu du nouveau certificat desalaire. Cela signifie qu'il sera soutenudans les versions actuelles 2004.2 et2005.

Les entreprises avec la Comptabilité dessalaires ABACUS sont en mesure ainsid'entreprendre les travaux d'adaptationnécessaires comme les modifications descomposants de salaire.

Ainsi, on peut déjà empêcher les goulotsd'étranglement temporels, en particulier siun soutien devait être nécessaire par unpartenaire commercial ou un autre spécia-liste externe. •

Pages romandes Pages 2/2005

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Nouveau certificat de salaire reportéUtiliser le temps à disposition pour la préparation

Le succès d’ABACUS au cours des 20 der-nières années se base de façon décisive surl'engagement de tous les partenairesABACUS, leurs collaboratrices et collabora-teurs. Ils ont aidé à faire du logicielABACUS la solution Business la plus ré-pandue pour les PME suisses.

La coopération continuelle entre dévelop-peur de logiciel et partenaires commerci-aux se transfère aussi sur la prise en char-ge des clients. Ils profitent d’une relationconstante et à long terme entre clients etfournisseurs.

Depuis 1985, ABACUS a choisi la distribu-tion indirecte de ses programmes grâce àses partenaires et a poursuivi dès lors cettelogique. Ainsi, le partenaire fournit desconsultations commerciales, des accom-pagnements et implantations de projets etégalement un support constant ainsi qu’unsoutient Hotline.

Par la division du travail entre un dévelop-pement et une vente, ABACUS peut se concentrer sur son activité centrale – le dé-veloppement constant du logiciel.

Nous remercions tous les collaboratrices etcollaborateurs des partenaires commerci-aux pour leur investissement et l'engage-ment quotidien pour nos clients communs,les utilisateurs des programmes ABACUS. •

20 ans ABACUSPartenariat commercial à succès

<digital

Puisque une entreprise n’est pas un agentéconomique agissant de manière isolé,mais un agent implanté dans des relationsavec des fournisseurs et des clients, latechnologie d’information doit égalementsupporter les procédés concernant plusie-urs entreprises. L’idéal est de pouvoir exé-cuter sans papier l’échange des donnéesentre partenaires et de pouvoir traiter sansinterruption les données dans le propresystème informatique. Les sources d’erreurlors de l’enregistrement de données sontsupprimées, les temps de traitement ainsique les frais pour l’exécution des transac-tions se laissent diminuer de façon draco-nienne. Ce monde idéal, où tous les parte-naires utilisent des logiciels sachant com-muniquer entre eux sans le moindre pro-blème et comprenant d’emblée les formatsde données n’existe pas. Les logiciels hété-rogènes caractérisent le paysage des ent-reprises. Pensons par exemple aux multi-ples solutions spécifiques aux branches,aux systèmes informatiques conçus et dé-veloppés individuellement ainsi qu’auxproduits standard spécifiques aux pays.

Avec la naissance de l’internet, sa réparti-tion et l’interconnexion mondiale, les PMEpeuvent désormais bénéficier de l’échangenumérique des données. Cela égalementgrâce aux standards qui s’établissent pourl’échange des documents et qui rempla-cent EDIFACT, à moyen ou à long terme,par des applications s’ajoutant à ces stan-dards.

ABACUS, initiateur du <digital erp> Le <digital erp> englobe des applicationspour la gestion, l’optimisation et l’évalua-tion concernant les déroulements de ges-tion d’entreprise dans les entreprises. Ils’agit d’une solution e-Business, soutenuepar les technologies standard PDF et la sig-nature électronique, qui peut – de la saisiedu document à l’échange des documentset le classement – se passer entièrementde papier. Cette solution répond aux exi-gences légales lors de l’utilisation de sig-natures électroniques. Tous les aspectsBusiness significatifs sont pris en considé-ration : de la sécurité au contrôle en pas-sant par la traçabilité.

Les tentatives et solutions pour l’échangedes données entre les entreprises existentdepuis longtemps. A l’aide du format d’é-change de données EDI (Electronic DataInterchange) et à l’aide des dialectes EDI-FACT correspondants, les grandes entrepri-ses sont, depuis un certain temps, en me-sure d’intégrer électroniquement leursfournisseurs et clients à l’intérieur de leurchaîne de valeur ajoutée. Le potentiel derationalisation lors de ces procédés estconsidérable car il n’est plus nécessaired’éditer plusieurs fois les commandes,bons de livraison, factures etc. et de lesenvoyer et saisir dans d’autres systèmes. Ilsse laissent, sans aucun problème, retravail-ler électroniquement sans interruption.Pour que les entreprises avec EDI aient lapossibilité d’optimiser l’échange des don-nées à l’intérieur de la chaîne de valeurajoutée à l’aide de l’EDI, les systèmes enquestion doivent être synchronisés afin depouvoir comprendre et traiter les messagesEDIFACT. Mais justement, là, résidait legrand inconvénient d’EDI, car ce genred’interface générait des charges considé-rables et donc des coûts indésirables. Unsupport alors inapproprié pour les PME.

L’ERP comme base pour l’échange de donnéesentre les entreprises

Le sigle ERP signifie Enterprise Resource Planning Software. Ce logiciel permet de piloter les procédures degestion et de les exécuter. Au centre des préoccupations est le support de la réalisation de prestations du

marché à l’aide de programmes appropriés pour l’exécution des commandes, la production, l’acquisition, lasaisie des prestations, la gestion du temps du personnel, la comptabilité des salaires et la comptabilité aveccomptabilité analytique.


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erp>

Les deux pierres angulairesUne base du <digital erp> est l’utilisationdu format PDF. Le Portable DocumentFormat (PDF) a été développé à partir duformat Postscript. Ce format de documenta été initié à la fin des années 80. Grâce àlui, une publication électronique devientpossible pour tous les genres de docu-ments contenant graphiques, images ettextes. A l’aide du PDF, il est aujourd’huipossible d’envoyer et de remanier journauxentiers, prospectus, contrats, factures oumanuels techniques en restant fidèle à l’o-riginal. Tout le monde peut créer un accèsaux documents PDF sur n’importe quelmatériel et avec un logiciel quelconque.

Le développement est le même pour la sig-nature digitale. La cryptographie asymétri-que permet de contrôler une signaturedigitale chiffrée sur un document sansavoir la possibilité de la créer soi-même. Al’aide de cette technique, il est égalementpossible de vérifier si un document a étémodifié ultérieurement ou non. Les signa-tures digitales ont la même significationpour les documents numériques que lessceaux pour la correspondance pendant leMoyen Âge.

Grâce à l’utilisation de signatures digitaleset grâce à la possibilité d’identifier l’auteurd’un document en contrôlant en mêmetemps si un document a été modifié, laqualité attribuée aux documents numéri-ques est la même ou même meilleure quecelle des documents papiers. Il n’est pasnégligeable que ces derniers se laissenttoujours falsifier plus facilement en raisondes progrès des copieurs.

Bannir le papierLe <digital erp> utilise par défaut et demanière générale la cryptographie Public-Key et soutient le standard PDF. Tous lesextraits peuvent ainsi être classés en tantque documents PDF avec signature digita-le. L’impression sur papier se rélève super-flue. Il est possible d’archiver les docu-ments signés digitalement et de les classerélectroniquement avec les données comp-tables sur un support d’enregistrementcomme CD ou DVD d’où ces documents etdonnées peuvent être lus et examinés.Avec les documents et fichiers à délocali-ser, un système de recherche de textes ent-iers avec visionneur PDF peut être égale-ment copié sur le support d’enregistre-ment. Il permet de retrouver rapidementles documents et écritures individuels indé-pendamment du système d’exploitationutilisé.

Jusqu’à maintenant, il était difficile de con-naître qui avait écrit, quand et quel docu-ment et si le document avait dû subir d’éventuelles modifications non autori-sées. Sans pouvoir justifier l’authenticitéd’un document numérique, ces documentsne sont pas en mesure de remplacer tota-lement les documents papiers. Seulementl’invention de la cryptographie appeléePublic-Key en 1976 les rendait infalsifia-bles. Les cryptographies sont la base de l’é-change des données sécurisées. Elles sefondent sur l’idée que seulement quel-qu’un avec une clé correspondante peutouvrir un message chiffré. La cryptographieasymétrique Public-Key s’est imposée.Dans ce type de cryptographie, deux cléssont utilisées : une publique et une privée(secrète).


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Echange des données entre partenaires sur la base de documents PDF avec des fichiers XMLintégrés pour le traîtement automatique

Entreprise B

Bureau de certificationp.ex. SwissSign

Vérification automatique avec le certificat AbaCertify

Export de la facture en PDF avec fusion de l'information

XML

Saisie d'une facture avec ABACUS <digital erp>

Version 2005

Extraction de l'information XML du document créancier,

comptabilisation établie

Vérification de la signature

Assigner la représentation visuelle au dossier des documents créanciers

Réception de la facture PDF dans la Mailbox

Signature numérique de la facture avec la cryptographie

Public-Key

Entreprise A

Internet, envoi par E-mail,

FTP

Internet

Echange de documents commepar exemple une facture

erp>


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La traçabilité est garantie, puisque le docu-ment PDF fixe toutes les étapes d’un docu-ment original jusqu’à l’écriture correspon-dante dans la comptabilité financière. Toutdocument original qui a été classé digitale-ment, par exemple une facture de fournis-seur, peut être remonté jusqu’à l’écriturecorrespondante dans le grand-livre. Le che-min inverse lui aussi – décomposer uneécriture du grand-livre en documents origi-naux individuels – est ainsi reconnaissableà tout instant. Les liaisons avec les don-nées sur le support permettent de gardertoutes les informations. En particulier lapossibilité d’enregistrer non seulement lesdates, mais aussi les corrélations entredates et informations, c’est-à-dire les éta-pes du traitement pour garantir ainsi l’in-tégralité du processus de saisie, rend l’ar-chivage digital supérieur au classementtraditionnel sur papier.

Délocaliser sans papier toute une comptabilité y compris tous les documents originaux digitalisés ainsi que les liaisons avec les transactions comptables

L’E-Business comme base avec documents PDFLes signatures digitales en combinaisonavec les documents PDF soutiennent untraitement conforme à la loi des docu-ments individuels dans les transactionsfinancières et de marchandises. Au lieud’expédier en papier les documents sor-tants, des commandes ou des factures parexemple, ils sont envoyés directement audestinataire par e-mail en tant que PDFavec signature digitale. Comme le PDFcontient une description du contenu auformat XML, il est possible de décodercette description de manière digitale dansle système de destination et de continuer àla traiter automatiquement dans une appli-cation ERP, un logiciel pour créanciers parexemple. Vous pouvez ainsi exécuter toutesles démarches, de l’offre à la commande,de la facturation au paiement jusqu’à l’ar-chivage des documents, de manière digita-le et donc sans papiers du tout. •

CD DVD

S C A N

S C A N

S C A N

S C A N

Dépouillements des documents originaux

Imprimer

S C A N

S C A N

S C A N

+ Moteur derecherche+ Viewer+ Index

S C A N

S C A N

+ Moteur de recherche+ Viewer+ Index

S C A N

S C A N

S C A N

Transpositionp.ex. toute la comptabilité

Ent repr i se A p.ex. une f iduc ia i re Ent repr i se B p.ex . c l ient d 'une f iduc ia i re

Codage des données Archives Reproduction du document digital original et du dépouillement

Comptabilité sans papier avec le <digital erp>Le principe de la comptabilité double –connue sous le nom de ”comptabilité ita-lienne” n’a pas beaucoup changé depuisson invention au 15e siècle par l’ItalienFrancesco Datini, habitant de Prato enToscane. Elle est toujours composée decomptes crédit et débit, de la documen-tation de l’entrée et la sortie de mar-chandises, du bilan et du compte de per-tes et profits. Un premier grand change-ment s’est amorcé avec l’introduction del’ordinateur. Les calculs intensifs en tempset en personnel ainsi que les additions dechiffres ont pu être repris par les ordina-teurs. Le développement du PC à partirdes années 80 a permis de répandre dessolutions Business chez les PME et lesutilisateurs individuels, à l’extérieur desgrandes entreprises. L’étape du documentpapier vers le document numérique. Aulieu d’imprimer les données et docu-ments comptables par exemple sur desquantités énormes de papiers, toutes lesinformations concernant la comptabilitésont classées digitalement sur des sup-ports mémoires externes. La disponibilitégénérale du format de document PDF etla cryptographie Public-Key sont à l’origi-ne de ce développement. La nouvelle so-lution Business <digital erp> d’ABACUSutilise pour la première fois cette tech-nique.

PUCS

Environ 300'000 entreprises suisses utili-sent presque 100 millions d'heures chaqueannée pour la communication avec lesautorités.

Une grande partie de cette transmission dedonnées salariales destinée à leur mise àjour, à la caisse de compensation, à l'assu-rance accident, à l’administration fiscaleainsi qu'à l'Office fédéral pour les statisti-ques sera ”perdue”.

Si avec cela, une entreprise pouvait déjàéconomiser par exemple par année 40heures, cela soulagerait l'économie d'aumoins 1,2 milliard de francs.

La Suva a reconnu le problèmeUn clique de souris doit suffire, pour trans-mettre les données via Internet aux diffé-rents destinataires institutionnels. Les peti-tes entreprises peuvent également profiterde ce soulagement massif.

Le PUCS et ABACUSD’un côté, ABACUS profite, avec saComptabilité des salaires, de cette unifor-misation des normes, car le nombre desinterlocuteurs pour la réalisation d’inter-faces est sensiblement descendu. D'autrepart, il présente de grands avantages àchaque utilisateur de la Comptabilité dessalaires ABACUS : il peut utiliser les ”in-terfaces uniformes”, pour échanger desdonnées avec les instituts de sécurité so-ciale, sans frais supplémentaires pour lelogiciel ou pour une nouvelle paramétri-sation.

Implantation du PUCS dans laComptabilité des salaires ABACUSL’implantation du PUCS a déjà tant pro-gressé qu’il y a quelques mois, des pre-miers essais pouvaient être achevés avecsuccès. A l’ABACUS User Conference,l’implantation du PUCS dans le logicielABACUS a été présentée pour la premiè-re fois en 2005.

Les développeurs de logiciels dans lemême bateauPour atteindre ce but, les logiciels doiventse baser sur la même norme électroniqueuniforme. La Suva a donc créé une plate-forme informative centrale swissdec(www.swissdec.ch). Cette dernière met àdisposition des documents de normalisa-tion et sert à l'échange d'informationsentre toutes les personnes, entreprises, fé-dérations, organisations, bureaux et inté-ressés.

Swissdec conseille les développeurs deprogrammes de salaire et est en fin decompte responsable de la certification dessystèmes de comptabilité des salaires.

La certification de la Comptabilité des sa-laires ABACUS a été effectuée pour la der-nière fois en 2003. ABACUS fera partie despremiers lors de la nouvelle certification.La qualité du programme peut être aug-mentée et garantie grâce à ce réexamenindépendant du logiciel. •


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Des milliards épargnés par un clique de sourisLa procédure unifiée de communication dessalaires – PUCS

Les entrepreneurs suisses ne se simplifient pas la tâche : chaque année ils doivent préparer à nouveau les données salariales de leurs entreprises et les communiquer séparément à différentes institutions et

bureaux comme l’AVS / AI, l’administration fiscale et l’assurance accident : La Suva a annoncé sa lutte contre cette immense dépense de temps.

Manage

Know

Les caractéristiques d’un employé et la for-mation, qu’il a suivi, doivent pouvoir êtrereprésentées dans un logiciel de gestion.En même temps, l’outil informatique doitentièrement représenter les processus deKnowledge Management, ainsi que se plieraux exigences du service du personnel. Cebut peut seulement être atteint, si la solu-tion utilisée offre une grande flexibilitéquant à sa présentation. Le KnowledgeManagement de la nouvelle version 2005des ”Ressources Humaines ABACUS” rem-plit ces exigences. En plus du renouvelle-ment complet de l’apparence, de nombreu-ses nouvelles fonctions ont été ajoutées,afin de faciliter la représentation, l’entre-tien et l’évaluation des connaissances.

Définition libre des champs pour l’organisation d’une base de donnéesdes connaissancesDifférentes propriétés des connaissancesainsi que des formations, cours internes ouexternes et facultés caractéristiques desemployés peuvent être gérés dans leKnowledge Management. Les informationscontenues peuvent être très différentesd’une entreprise à l’autre ou d’une bran-che à l’autre. Pour cette raison, il est possi-ble d’enregistrer un nombre indéfini dechamps pour chaque propriété. Les champssuivants sont, par exemple, possibles pourla propriété ”Formation continue” :

peuvent être déterminés pour les formats”texte” et ”numérique”. Ces propriétéspermettent une saisie uniforme des don-nées et augmentent de ce fait leur qualité.

• ”Commencé le”• ”Terminé le”• ”Frais pour l’employeur”• ”Engagement par mois”• ”Statut de la formation (prévue, en

cours, terminée)”• ”Autres champs d’information”

Un champ peut comporter les formats”texte”, ”numérique” ou ”date”. Des at-tributs, tels que longueur du texte ou nom-bres de position avant et après la virgule

Knowledge ManagementGestion efficace des connaissances, soutien précis des employés

Les connaissances de chaque être humain sont aussi uniques que sa personnalité. L’acquisition de connaissances commence avec le premier cri et continue toute la vie jusqu’au dernier souffle. Le même

schéma est également visible pour l’expérience et les connaissances au sein d’une entreprise. L’utilisationoptimale des connaissances existantes ainsi que la formation continue des employés présentent cependantdes exigences supplémentaires pour l’entreprise et la flexibilité des logiciels utilisés.


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Définir les formats des champs d’information

Saisie des champs d’information pour la basede données des connaissances

ment

ledge

Une échelle peut être ajoutée, si un champdoit représenter une note finale ou le sta-tut de la formation. Pour cela des champsde valeur, devant obligatoirement être uti-lisés lors de la saisie, seront définis dansune table.

Une courte description, aussi nommée”Tool Tip”, peut être saisie pour chaquechamp. Cette information est affichée, dès

Grâce à ces fonctions, il est possible d’aju-ster personnellement les informations con-cernant les connaissances des employés,ainsi que la présentation des données dansles bases de données, aux besoins de l’en-treprise. Les champs superflus ou man-quant font partie du passé.

Formation, saisir des cours internes ouexternesUn descriptif peut être saisi pour chaqueformation ou cours. Un nombre indéfini demots-clé peut être attribué à chaque enre-gistrement. La recherche d’une formationspécifique dans les bases de données et lesprogrammes d’extraits à l’aide de mots-cléest bien plus facile pour l’utilisateur. Si unerecherche est, par exemple, lancée avec lemot-clé ”Comptabilité”, toutes les forma-tions contenant ce mot-clé seront affi-chées, tel que ”Comptable diplômé” ou”Dipl. féd. expert en comptabilité / control-ling”.

L’utilisateur peut saisir ad hoc des champssupplémentaires, s’il nécessite des infor-mations spécifiques pour une formationprécise. Ceux-ci seront seulement valablespour la formation choisie et complètent lesautres champs attribués. Il n’est donc pasnécessaire de saisir un champ pour toutesles formations, bien qu’il ne soit valableque pour un ou deux. Cela peut, entreautre, être utile lors de la spécificationd’une spécialisation dans une formation.

Structurer les connaissancesUn nombre indéfini de classement peuventêtre défini pour structurer les connaissan-ces et faciliter la recherche de formationssaisies. Il est, par exemple, possible dedéfinir un classement par domaine (infor-matique, économie, etc.) et un deuxièmepar niveau (HE, Université, etc.). L’utili-sateur a la possibilité de combiner plusi-eurs classements pour rechercher une for-mation. Cela permet une recherche rapidede toutes les formations attribuées audomaine ”économie” et au niveau ”uni-versité”.

que le curseur de la souris passe par-des-sus le champ de la base de données dupersonnel ou des postes correspondant. LeTool Tip peut servir d’aide pour la saisiedes valeurs exigées. Si la saisie d’une va-leur est exigée pour un champ, celui-cipeut être marqué comme ”obligatoire”. Laprésentation des champs d’informationdans le masque d’un programme peut êtresous forme de colonnes ou de lignes et leurordre peut être déterminée librement.


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Déterminer une échelle pour les notes de la formation.

Présentation des informations pour la formation etc. sous forme de colonnes oude lignes

Saisir des informations détaillées et des mots-clé pour les formations et cours


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La structure d’un classement peut être affi-née, en saisissant de nouvelles branches etniveaux. Le nombre de ces branches et ni-veaux n’est pas limité et peut, à tout mo-ment être élargi.

Données de base du personnel :attribuer la formation réelleLe masque de saisie des niveaux de forma-

Base de données des postes : attribuerla formation désiréeAfin que la saisie du niveau de formationdésiré soit aussi confortable et uniformedans la base de données des postes quedans la base de données du personnel, l’u-tilisateur est également libre d’ajuster lesmasques de ces programmes à ses besoins.A cet endroit, la possibilité lui est aussiofferte d’enregistrer plusieurs formationspour un poste.

Evaluer le niveau de formationLes connaissances saisies dans la base dedonnées du personnel, peuvent être évalu-ées selon différents aspects. Pour ce faire,il existe de nombreux critères de sélectionset possibilités de tri. Les colonnes et lignesdu rapport s’orientent automatiquementaux différents nombres de champs et à lamise en page. La présentation claire etstructurée permet de rapidement voir lespotentiels non utilisés ou les lacunes dechaque employé et apporte la transparen-ce nécessaire dans le domaine du person-nel.

ConclusionLa nouvelle programmation du KnowledgeManagement, offre un grand nombre denouvelles fonctions, que ce soit pour ladéfinition personnelle des champs, la flexi-bilité dans la présentation des masques oules évaluations détaillées. Ceci permet deréorganiser les connaissances au seind’une organisation et de mieux profiter desinformations, selon le dicton de BenjaminFranklin ”un investissement dans les con-naissances apporte toujours les meilleursintérêts”. •

Prix des Ressources Humaines singleuser

CHF• Version de base Knowledge

Management incl. dès 900.–• Candidat 900.–• Budget 900.–• Gestion de compte 900.–

Disponibilitédès la version 2005

tion réels de chaque employé peut être dé-fini librement. Il peut être créé par un utili-sateur expérimenté ou un revendeur. Unonglet peut, par exemple, être inactivé pourun employé, si celui-ci ne suit jamais decours externes. Des remarques individuellespeuvent être directement saisies au bloc-notes de l’enregistrement. Grâce à une pré-sentation claire, la saisie et l’entretien desformations sont simples et précises.

Structurer les connaissances pour un travail efficace avec le programme

Saisir le niveau de formation réel de chaque employé avec les notes finales

Exemple d’une évaluation du niveau de formation

HilconaPages romandes Pages 2/2005

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En réalité, cette entreprise qui est unepionnière de l’industrie alimentaire dans ledomaine de la fabrication et distributionde pizzas fraîches, vient tout juste d’êtrevendue à Hilcona AG dont le siège se trou-ve à Schaan, au Liechtenstein.

Un projet ambitieux nous est soumis pourla gestion des salaires des quelques 70 col-laborateurs de l’entreprise. Ambitieux tantpar le contenu que par le délai de réalisa-tion qui prévoit un démarrage en janvier1995, soit une implémentation avec for-mation des responsables RH au pas decharge et ce, en plein travaux de fin d’an-née.

Le contenu quant à lui, est exigeant à plusd’un titre : à la base on trouve une grillecomplexe des horaires qui comprend natu-rellement le travail de nuit permettant delivrer des produits tout frais dès les premi-ères heures du jour, le travail en équipe surplusieurs modèles différents – imposés àcette époque par l’interdiction du travail denuit des femmes – et le personnel étrangerdont il y a lieu de gérer les impôts à lasource qu’ABACUS ne calcule pas encoreselon le système de la régule à cette épo-que.

Aujourd’hui, plus de 300 personnes s’acti-vent nuit et jour au succès de l’entrepriseromande qui a ajouté en 2002 à la confec-tion des pizzas fraîches, celle des sand-wichs – toujours selon le concept de fraî-cheur – une innovation qui connaît un succès fulgurant.

Le secret des marques, la protection contrela concurrence déloyale ne permettent pastoujours de renseigner le consommateurquant à l’identité du fabricant de sa pizzaou de son sandwich préféré, voire de sonen-cas tout prêt et bien frais, qu’il privilé-gie de plus en plus lorsque le temps man-que … Mais chacun d’entre nous serait sur-pris d’apprendre qu’il y a goûté ... et sansdoute à plusieurs reprises ! Les plus grandsdistributeurs de notre pays faisant en effetappel à Hilcona Gourmet SA, sous despseudonymes qui nous sont devenus telle-ment familiers, que nous les assimilons àdes personnes ayant réellement existé etayant développé de saines et excellentesrecettes, pour notre meilleure forme etnotre plus grand plaisir ...

Simultanément à l’introduction des salai-res ABACUS devant donc résoudre l’unedes premières demandes vaudoise pour lecalcul automatique de l’impôt source,l’entreprise J. Bosshard SA, devenue entre-temps Mobatime SA, met en place chezHilcona un système de gestion des tempschargé de transmettre tous les éléments desalaires utiles à ABACUS. L’économie entemps est significative ... Après quelquesmois, les responsables RH respirent enfin:la machine tourne à plein régime grâce àl’effort conjugué de tous les intervenantsdans un projet palpitant ! Parmi ces inter-venants, citons l’équipe informatique deHilcona AG à Schaan, qui se déplace ex-pressément depuis le Liechtenstein, pourassurer le bon fonctionnement techniquede la solution qui tourne sur une platefor-me Novell.

En 1999, sous l’impulsion évolutive duLiechtenstein, les activités sont transféréesdans de tout nouveaux locaux à Orbe, sousl’enseigne de Hilcona Gourmet SA. Lors dece déménagement, les 135 collaborateursd’Yverdon suivent tous le mouvement.

Hilcona Gourmet SA : le roi de la Pizza !

C’est en ce mois d’octobre radieux de l’année 1994 que Logiquinche SA est contacté par les respon-sables des ressources humaines de l’entreprise familiale Deni’s Pizza, qui se trouve alors dans la zone

industrielle des Uttins à Yverdon-les-Bains.

G

Hilcona

De gauche à droite: Madame Yvette Bignens(RH) et Madame Maryline Hurtado (finances) :”une expérience pointue de 10 ans de traitement de salaires avec ABACUS”

Hilcona Gourmet SAPar Yvette Bignens – RH, Z.I. Les Taborneires, CH-1350 Orbe, Téléphone 0041 (0)24 442 00 00

Le groupe Hilcona AG : né de l’histoire d’un homme qui a vu le jour en 1914.

C’est en 1935 qu’est fondée par Toni Hilti qui n’a alors que 21 ans, la Fabrique de Conserves AG à Schaan au Liechtenstein, devenuedès 1936 Scana AG, tiré du nom romain de Schaan. Toni Hilti, qui est le 9ème des 11 enfants du maître boucher Josef Hilti, est marquépar les difficultés qu’impose cette période d’avant-guerre à une famille nombreuse. A la mort de son père qui est l’unique soutien fami-lial, Toni ouvre sa propre entreprise de conserves qui produit déjà, dès le printemps suivant. Durant la seconde guerre mondiale, ScanaAG survit grâce au génie d’adaptation de Toni Hilti qui produit alors ... de la choucroute en quantité industrielle ! Ceci ne nécessite quasipas d’énergie, dont l’une des denrées les plus rares à cette époque est le charbon indispensable à la chaudière à vapeur pour la fabri-cation des conserves. Durant la même période, Toni Hilti convole et épouse Marianne Röckle, fondant une belle famille qui comptera 5enfants. En 1961, toujours en quête d’innovations, l’entreprise introduit dans son assortiment les produits congelés. En 1971, deux desfils de Toni Hilti entrent dans l’entreprise. C’est alors l’époque de l’expansion internationale et Scana AG prend le nom de Hilcona AGqui se lance résolument dans la production de surgelés. En 1984, la gamme de produits frais soumis à réfrigération est introduite engrande première en Suisse et au Liechtenstein. Ces produits représentent aujourd’hui le 75 % du chiffre d’affaires du groupe qui s’é-tend dès 1988 en Allemagne (Stuttgard) et en 1991 en France (Montélimar). Enfin, en 1993, l’entreprise d’Yverdon-les-bains, Deni’sPizza SA est reprise par Hilcona AG qui travaille déjà, de son côté, avec la solution ABACUS en allemand. Cette acquisition permettra augroupe de fonder en 1999 Hilcona Gourmet SA à Orbe qui produit aujourd’hui, entre autres, 20 millions de pizzas fraîches et 7 millionsde sandwichs frais par année.

Le 17 janvier 2004, Toni Hilti fêtait son 90ème anniversaire et en 2005, il se souviendra sans aucun doute avec émotion, qu’il y a 70 ans,un jeune homme de 21 ans plein de fougue et d’idées, allait permettre à plus de 1000 personnes désormais en Europe, de se rendre chaque jour avec fierté à leur travail.

Yvette Bignens:”Travaillant depuis de nombreuses an-nées avec ce logiciel, nous en sommessatisfaits. Les décomptes de salaires quenous remettons à nos employés moisaprès mois sont édités d'une manière fia-ble, claire et compréhensible. Les certifi-cats de salaires ainsi que les listes récapi-tulatives ne nous posent aucun problèmeet sont reconnus par les instances con-cernées (impôts, SUVA, AVS etc. ...).”


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ourmet SA


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Pour de plus amples informations, veuillezvous adresser à :

Logiquinche SAMôle 1CH-2000 NeuchâtelTéléphone 032 729 93 93Fax 032 729 93 [email protected]

Saisie des temps harmonieuse avec Mobatime SALorsque le produit Mobatime (timbrage informatisé) est mis en relation avec ABACUS parLogiquinche SA en 1994 auprès de Hilcona à Yverdon, c’est la première solution du genredans les versions françaises d’ABACUS. Le travail précis et rigoureux qui est entrepris parles spécialistes Mobatime permet de mettre en place une solution complexe de la gestion des temps et du planning des équipes qui se relaient non-stop au sein de l’en-treprise, pour assurer des livraisons journalières n’admettant aucun retard, de produits depremière fraîcheur d’une qualité irréprochable aux quatre coins de la Suisse, selon le prin-cipe de ”la chaîne du froid”.

Quelques années après l’introduction initiale de Mobatime, la solution exige une saisieanalytique dite ”par sections” à laquelle on adjoint certains calculs de provisions, relé-guant ainsi aux oubliettes les calculs et répartitions fastidieuses, exécutés jusque-là ma-nuellement. Dès le départ et en dépit du rôle de pionnier que revêt alors cette premièreinstallation pour Mobatime en relation avec ABACUS en Suisse romande, tout se dérou-le harmonieusement et sans heurt. La totalité des cas de gestion d’horaires complexes,de traitement des absences, maladies, congés, équipes – le tout traité par département– peut être transmise à ABACUS qui, par le biais de composants de salaires multiples,règle la question des paiements du salaire dû, des indemnités du travail par équipe con-verti en jours, des provisions et répartitions analytiques comptables, y.c. charges sociales,du calcul de l’impôt à la source avec la méthode de lissage sur l’année (régule).

Depuis 10 ans, le système de timbrage de Hilcona Gourmet SA en relation avec ABACUS,tourne comme une horloge ...

Mobatime SAPar Jacques TournelEn Budron H 20CH-1052 Le Mont-sur-LausanneTéléphone 0041 (0)21 654 33 50

KursePages 2/2005 Kursprogramm

86 Cours

ABACUS Kursprogrammbis September 2005

Cours jusqu’en septembre 2005

Basiskurse Kronbühl- Bern Preis proSt.Gallen Person*

Workshops gemäss AnkündigungFirmenseminar auf Anfrage

Cours de base en français Berne Prix / per-sonne*

Les cours sont organisés dès 4 inscriptions, inscrivez-vous donc sans tarder !Pour toute information quant aux cours en français, veuillez vous adresser à ABACUSResearch SA, Ziegeleistrasse 12, CH-9302 Kronbühl-St. Gallen Téléphone 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00Cours français de tiers :Pour des autres cours en français organisés à Neuchâtel, veuillez consulter le site internet www.logiquinche.ch ou vous adresser à Logiquinche SA, Rue du Môle 1, CH-2000 Neuchâtel Téléphone 032 729 93 93, Fax 032 729 93 99

*TVA exclue

*exkl. MWST

Spezialkurse Kronbühl- Bern Preis pro St.Gallen Person*

Auftragsbearbeitung Kronbühl- Bern Preis pro St.Gallen Person*

Auskünfte über freie Kursdaten und das ausführliche Schulungsprogramm erhalten Siebei:ABACUS Research AG, Sekretariat SchulungenZiegeleistrasse 12, CH-9302 Kronbühl-St. GallenTelefon 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00

Anmeldungen auch über Internet: www.abacus.ch

Finanzbuchhaltung Fr 22. Juli Mi 13. Juli Fr. 530.–Mi 17. Aug. Di 23. Aug.Di 13. Sept. Di 27. Sept.

FibuLight Fr 09. Sept. Fr. 480.–Gestaltbare Bilanzen Do 11. Aug. Fr. 530.–Anlagenbuchhaltung Do 25. Aug. Do 15. Sept. Fr. 530.–AbaProject Leistungs-/ Di 30. Aug. Fr. 530.–ProjektabrechnungLohnbuchhaltung Mi 06. Juli Do 14. Juli Fr. 530.–

Di 09. Aug. Mi 14. Sept.Do 01. Sept.

Human Resources Fr 15. Juli Fr. 530.–Debitorenbuchhaltung Fr 01. Juli Do 21. Juli Fr. 530.–

Mi 10. Aug. Fr 02. Sept.Do 15. Sept.

Kreditorenbuchhaltung Do 07. Juli Fr. 530.–Fr 12. Aug.Di 27. Sept.

Electronic Banking Di 05. Juli Fr. 480.–Do 22. Sept.

Adressverwaltung Do 08. Sept. Di 05. Juli Fr. 530.–Fakturierung Enterprise DEBI Di 19. Juli Fr. 530.–Fakturierung Formulargestaltung Do 25. Aug. Fr. 530.–Gestaltbare Auswertungen Fr 19. Aug. Mi 20. Juli Fr. 530.–AbaShop E-Commerce Daten auf Anfrage Fr. 530.–AbaVision Do 21. Juli Mi 28. Sept. Fr. 530.–ABACUS Tool-Kit Fr 12. Aug. Fr. 530.–Dossierverwaltung / Archivierung Di 16. Aug. Fr. 530.–AbaNotify Di 13. Sept. Fr. 530.–

Anlagenbuchh. Customizing Di 05. Juli Fr 16. Sept. Fr. 530.–Bilanzsteuerung Fr 30. Sept. Mi 24. Aug. Fr. 530.–Bilanzsteuerung Master Do 18. Aug. Fr. 530.–Tipps+Tricks Rechnungswesen Do 08. Sept. Di 12. Juli Fr. 530.–AbaProject Customizing Di/Mi 06./07. Sept. Fr. 1060.–AbaProject Fakturierung Mi 14. Sept. Fr. 530.–AbaProject Optionen Fr 01. Juli Fr. 530.–

Mi 21. Sept.Kostenrechnung Mi/Do 28./29.Sept. Fr. 1060.–Kostenrechnung Master Di 10. Aug. Fr. 530.–Lohnarten Mi/Do 13./14. Juli Di/Mi 06./07. Sept. Fr. 1060.–Lohnbuchhaltung Customizing Do 22. Sept. Do 18. Aug. Fr. 530.–Tipps+Tricks Lohnbuchhaltung Di 16. Aug. Fr. 530.–Human Resources Master Daten auf Anfrage Fr. 530.–DEBI Customizing Di 23. Aug. Fr 22. Juli Fr. 530.–DEBI Master Fr 15. Juli Do 01. Sept. Fr. 530.–KREDI Master Mi 31. Aug. Fr 01. Juli Fr. 530.–Adressverwaltung Master Do 21. Juli Fr. 530.–Adressverwaltung Optionen Mi 06. Juli Fr. 530.–Adressverwaltung Customizing Di 19. Juli Fr. 530.–Fakturierung Optionen Do 01. Sept. Fr. 530.–AbaShop Customizing Daten auf Anfrage Fr. 530.–AbaView Report Writer Di/Mi 30./31. Aug. Do/Fr 07./08. Juli Fr. 1060.–

Di/Mi 20./21. Sept.AbaView Master Mi 20. Juli Fr. 530.–Technischer Workshop Fr 22. Juli Fr. 530.–

Comptabilité financière Vendredi 09 sept. Fr. 530.–Comptabilité salaires Jeudi 08 sept. Fr. 530.–

ABEA Verkauf I Mi/Do 06./07. Juli Di/Mi 16./17. Aug. Fr. 1060.–Do/Fr 29./30. Sept.

ABEA Verkauf II Di 12. Juli Fr. 530.–ABEA Lager / Einkauf I Mi/Do 13./14. Juli Fr. 1060.–

Di/Mi 06./07. Sept.ABEA Lager / Einkauf II Di 09. Aug. Fr. 530.–

Fr 23. Sept.ABEA Customizing Di/Mi 19./20. Juli Fr. 1060.–AbaView ABEA Formulardesign Fr 15. Juli Fr. 530.–PPS Do 11. Aug. Fr. 530.–

ImpressumPages 2/2005 Juni 2005

Kundeninformation der ABACUS Research AG Ziegeleistrasse 12 PostfachCH-9302 Kronbühl-St.GallenTelefon 071 292 25 25Fax 071 292 25 [email protected]

Konzept / Gestaltung:Ecknauer+Schoch Werbeagentur ASW CH-9101 Herisau

Redaktionelle Mitarbeit:matek gmbh, Zürich

Produktion:Ostschweiz Druck, CH-9302 Kronbühl

Gezeichnete Artikel müssen nicht die Meinung der ABACUS Research AG wiedergeben.

Auflage: 15’700 Exemplare

Alle Rechte vorbehalten

Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Human Resources (HR)Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Electronic BankingAuftragsbearbeitung PPSLeistungs-/Projektabrechn. AbaProjectService- und VertragsmanagementWorkflowAbaView Report WriterArchivierungABACUS E-BusinessAbaShop E-Commerce

FibuLight LohnLightFakturierung AbaWorXAdressverwaltung

AbaVisionAbaAuditAbaScanAbaForm Rapport-Scanning

Varia Pages 2/2005

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Verfügbare Programme der Version 2005

Neuer Lohnausweis verschobenZeit nutzen für Vorbereitung

Der neue Schweizer Lohnausweis werdeerst im Jahr 2007 obligatorisch eingeführt,hat der Vorstand der Schweizerischen Steu-erkonferenz (SSK) beschlossen. Damit wirddie Möglichkeit geschaffen, den neuenLohnausweis in diesem und im nächstenJahr von Unternehmen ausgiebig testen zulassen.

Trotz dieser Verschiebung hält ABACUS ander geplanten Umsetzung des neuen Lohn-ausweises fest. Das bedeutet, dass er voll-

umfänglich in den aktuellen Versionen2004.2 und 2005 unterstützt wird.

Somit sind Unternehmen mit der ABACUSLohnbuchhaltung in der Lage, die notwen-digen Umstellungsarbeiten wie die Anpas-sungen der Lohnarten vorzunehmen. Sokönnen bereits zum Vornherein zeitlicheEngpässe verhindert werden, insbesonderewenn die Unterstützung durch den Ver-triebspartner oder weitere externe Spezia-listen erforderlich sein sollte. •

LSV wird zu LSV+Anpassung der Debitoren-buchhaltungDas Lastschriftverfahren, das mit den Ban-ken getätigt werden kann, wird von derTelekurs – ein Unternehmen der SchweizerBanken für die Abwicklung des Zahlungs-verkehrs – komplett überarbeitet. Es heisstneu LSV+.

Die wichtigsten Änderungen beim LSV+sind die folgenden:

• Die einzelnen Debitorenbelege erhaltenin der LSV+-Datei eine eindeutige Refe-renznummer.

• Die Zahlungen werden nicht mehr sofortdem Konto des Rechnungsstellers gutge-schrieben. Erst nach zwei bis drei Ar-beitstagen werden die erfolgreich einge-zogenen Beträge gutgeschrieben. Be-steht beispielsweise auf dem Konto deszu belastenden Rechnungsempfängerskeine genügende Deckung, erfolgt keineGutschrift. Die Bank oder die Telekursstellt dem Rechnungssteller wie bei deranalogen ESR-Verarbeitung eine Zah-lungsdatei zur Verfügung, mit der dieOffenen Posten in der Debitorenbuch-haltung automatisch abgebucht werdenkönnen.

• Je nach Finanzinstitut muss die LSV+-Datei entweder direkt der Bank oder viaTelekurs elektronisch eingeliefert werden.

Der Terminplan der Telekurs sieht vor, dassab November 2005 sowohl LSV+ als auchdas alte LSV-Verfahren parallel verwendetwerden können. Ab November 2006 wirddann nur noch LSV+ akzeptiert.

Diese Änderungen im Lastschriftverfahrenerfordern eine grosse Umstellung in derABACUS-Debitorensoftware. Neben demFormatwechsel müssen die Dateien neuelektronisch versendet werden können.Einlieferung der Daten mittels Diskettenwird nicht mehr möglich sein. Aus diesemGrund wird das ABACUS Electronic Ban-king besser in die Debitorenbuchhaltungintegriert werden. Da nicht mehr automa-tisch alle LSV-Belege dem Konto gutge-schrieben werden, muss die Debitoren-buchhaltung auch im Fall von LSV-Belegenin der Lage sein, nicht eingegangene Zah-lungen konventionell zu mahnen oderdiese Belege in einem erneuten LSV+-Laufnoch einmal in einer LSV-Datei aufzuberei-ten.

Bis im November 2005 wird es möglichsein, mit der aktuellsten Version 2005 der ABACUS-Debitorenbuchhaltung auchLSV+-Dateien zu erstellen. DetailliertereInformationen zu diesem Thema werden inder nächsten Ausgabe des Pages folgen. •

Support

Ihr Start bei der ABACUS war alles andere als vielversprechend, kam Karin Bernet doch eine ganze Stunde zu spät zum Vorstellungsge-spräch. Wie gross und unwegsam Kronbühl sein kann, weiss man aber nur, wenn man zu Fuss auf der Suche nach einem gläsernen Fir-mengebäude ist. Sicher ist nur, dass der Weg zur ABACUS kein direkter war. Im Jahre 1996 jedenfalls begann sie ihre Ausbildung zur kauf-männischen Angestellten bei der Metallveredelungsfirma Stalder. Nach erfolgreich abgeschlossener Lehre fand sie mit einer Bodenbelags-firma einen neuen Arbeitgeber. Nach zwei Jahren fühlte sie sich allerdings etwas unterfordert und bewarb sich bei ABACUS als Supporterin.Abgesehen von den Startschwierigkeiten konnte sie die verantwortlichen Personen der ABACUS doch noch von sich überzeugen. ZumalKarin mittlerweile auch bewiesen hat, dass sie sich manchmal zu Gunsten von ABACUS irren kann. An einem Pfingstmontag nämlich er-schien sie in der irrigen Annahme, es sei ein ganz normaler Werktag, wie gewohnt zur Arbeit. Derjenige, der derselben Täuschung unter-lag, war ein ABACUS-Programmierer. Inzwischen ist er ihr heutiger Lebenspartner...Ansonsten ist das Tanzen ihre bevorzugte Freizeitbeschäftigung, wie auch der Besuch eines zweijährigen Tanzkurses beweist. Besonderszu mediterranen Rhythmen lässt sie gerne ihre Hüften kreisen. Ausserdem spielt sie Squash und übt auch sonst gerne andere sportlicheTätigkeiten aus.

Sein ursprüngliches Berufsziel im gestalterischen Bereich hat Marco Krapf bis heute nicht aus den Augen gelassen, selbst dann nicht, alser vor einigen Jahren um Haaresbreite am Vorkurs für die Kunstschule vorbeirutschte. Mit dem Sinn für das Pragmatische ausgestattet ent-schied er sich für einen Strategiewechsel bezüglich seines beruflichen Werdegangs und damit für eine Lehre als Logistik-Assistent. Dabeikam er erstmals mit der ABACUS-Software in Kontakt. Eine Knieverletzung, die ihm die körperlich strenge Arbeit immer mehr erschwerte,brachte ihn dazu, zukünftig auf administrative Büroarbeiten zu setzen. Durch diese berufliche Umstellung entschloss sich Marco, gleich diegesamte kaufmännische Grundausbildung an der BVS nachzuholen.Während dieser Zeit wurde der Computer beruflich wie auch privat sein ständiger Begleiter. Durch sein Interesse an der Technik erweiter-te er kontinuierlich seine Informatikkenntnisse, die ihn schliesslich zur ABACUS brachten. Im Sommer ist Marco bereits zwei Jahre im Sup-port der Adressverwaltung und AbaWorX tätig.In seiner Freizeit entwirft er Homepages, so dass er seiner Kreativität trotzdem freien Lauf lassen kann. Da in Marco sozusagen noch immerdas Blut des Künstlers brodelt, greift er auch immer öfter zu einem Stift, um die abstraktesten Figuren auf ein Blatt Papier zu zaubern. Fürden Ausgleich zur Arbeit und zum künstlerischen Hobby sorgt das regelmässige Bowlen mit Freunden.

SupportDamit alles rund läuft

Pages 2/2005 Mitarbeiterportrait

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Jürg Stricker

Daniela Liebnitzky-Heeb

Die Begeisterung zu Maschinen und Technik ist bei Jürg Stricker bereits in jungen Jahren entbrannt. Klein Jürg zerlegte schon das Radioseiner Grosseltern bis auf die ”letzte Schraube”, um es danach im Gegensatz zu den meisten Gleichaltrigen jedoch wieder empfangsfä-hig für das legendäre Radio Beromünster zu machen! So erstaunte auch niemanden, als er 1981 eine Lehre als Mechaniker mit berufsbe-gleitender BMS anfing. Nach erfolgreichem Abschluss und dem Militär, bei dem er seine Führungsqualitäten als Zugführer unter Beweisstellen konnte, entschloss er sich für ein Studium am Neu Technikum Buchs. Weitere drei Jahre später fand er eine neue Herausforderungbei Contraves, bei der er als Leiter CIM angestellt wurde. Danach übernahm er beim Verpackungsunternehmen Sandherr die Leitung Tech-nik. Berufsbegleitend belegte Jürg das Wirtschaftsingenieur-Studium mit Fachrichtung Unternehmensführung. Auch dieses neue Wissenwollte in die Praxis umgesetzt werden. Das grosse Potential, das er in der Informatik sah, bewegte ihn dazu, eine eigene Firma zu grün-den. Die idesco führte er auch acht Jahre erfolgreich, ehe er zur ABACUS wechselte, bei der er heute für die Leitung der Supportabteilungverantwortlich ist.Den Ausgleich zur Arbeit findet er bei seiner Familie und in der Natur. Er grilliert gern mit seinen beiden Kindern Tatjana und Ivan sowieseiner Frau Denise im Garten und ist einem guten Glas Rotwein nicht abgeneigt.

Die Erfahrung, dass der Computer nicht nur für die Arbeit zu gebrauchen ist, sondern auch für entscheidende Weichenstellungen im Lebenverantwortlich sein kann, hat Daniela gemacht. Als geborene Heeb hat sie ihren heutigen Gatten dank eines Zufalls und eines witzigenInserats in der virtuellen Welt vor ein paar Jahren kennen und lieben gelernt. Doch alles der Reihe nach: Ihre berufliche Karriere begannmit der Lehre in einer Anwaltskanzlei. Anschliessend arbeitete sie längere Zeit in einem Architekturbüro. Nach einem Zwischenstopp in derLadenbaubranche wechselte Daniela in ein Innenarchitektur-Büro. Als einzige Mitarbeiterin des Firmeninhabers wurde sie mit mehrerenanspruchsvollen Projekten und Aufgaben beauftragt. Mit Hilfe von Scripting-Programmen etwa rationalisierte sie die Geschäftsabläufe undverwaltete diverse Projekte.Auf der Suche nach einer neuen Herausforderung stiess sie über ein Stellenvermittlungsbüro auf eine Stelle in der Supportabteilung beider ABACUS, die sie dank ihren grossen PC-Kenntnissen und IT-Erfahrungen auch bekam. Daniela begeistert sich für die unterschiedlichs-ten Themen von Musik über Literatur bis hin zur Theologie. Auch ist sie eine leidenschaftliche Besucherin von Musicals. Und so darf dannauch die jeweilige CD zu einem Stück in ihrer Sammlung nicht fehlen.

Mitarbeiterportrait Pages 2/2005

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Marco Krapf

Karin Bernet

Documents

PAGES ABACUS - media.abacus.ch · weiterte Mahnwesen der Debitorenbuch-haltung zeigte. Vorteile dieser modernen und transparen-ten Buchführung und Geschäftsprozess-abwicklung zu