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Information Lifecycle Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit durch innovatives Korrespondenzhandling. Pitney Bowes – Ein Überblick. PBMS Inbound Services Verarbeitung hochvolumiger Eingangskorrespondenzen (digital / physisch) und prozesskonforme Aufbereitung. - PowerPoint PPT Presentation
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Information LifecycleSteigerung der Wettbewerbsfähigkeit
durch innovatives Korrespondenzhandling
Pitney Bowes – Ein Überblick
Outsourcing-Division von Pitney Bowes International
Umsatz US$ 1,1 Mrd. 12.000 Mitarbeitern weltweit Schwerpunkt: Integration
dokumentenbasierter Kommunikation
Verarbeitet jeden Tag über 20 Millionen Dokumente
„Mit allem, das wir tun, verfolgen wir nur ein Ziel: Sicherstellen, dass unsere Kunden ihre Ziele erreichen.“
Murray D. MartinChairman, President und CEO, Pitney Bowes
Pitney Bowes Management Services
(PBMS)
PBMS Inbound ServicesVerarbeitung hochvolumiger Eingangskorrespondenzen (digital / physisch) und prozesskonforme Aufbereitung.
PBMS Workflow ServicesInovative Workflowoptimierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse.
PBMS Outbound ServicesServices für Produktion und Versand hochvolumiger Drucksachen oder individueller Kundendokumente.
PBMS Marketing ServicesOptimierung von Kundenkommunikation durch professionelle Services von der Kreation, Erstellung, Beschaffung, Produktion, Lagerung und Versand von Marketing Materialien.
Gartner, Inc, listet Pitney Bowes unter den
drei führenden Lösungsanbietern für
Datenqualität, Datenintegration und
Druckmanagement.
Paul Proctor, VP und Distinguished Analyst, Gartner
Pitney Bowes wird in der Global Outsourcing List 2010 der IAOP (International Association
of Outsourcing Professionals) unter den 100
weltbesten Anbietern von Outsourcing-
Services aufgeführt.
Informationslogistik heute
Informationen …
… auf den Wert Ihres Unternehmens!
… haben Einfluss auf Umsatz Markteinführungszeit Kundenzufriedenheit Kundenkommunikation Wahrnehmung der Marke
und last but not least
Wettbewerbsfähigkeit
… beeinflussen Prozessez. B. Rechnungen, Anträge …
…sind Produktbestandteilz. B. Berichte, Verträge, Policen ….
…unterstützen Produktez. B. Handbücher für Produkte …
Informationseingangsmanagement• Übersicht:
– In Deutschland werden rund 17,5 Milliarden Briefsendungen jährlich verschickt.
– Poststellen in Deutschland verursachen jährlich Kosten in Höhe von ca. 20 Mrd. €.,
davon 50% im Handling eingehender Post.
– Optimierungspotential bis zu 30% der
Aber welche Potenziale schlummern noch im nachgelagerten Workflow, den man mit einer manuellen
Informationslogistik gar nicht erreichen kann?
Verwaltung papierbasierter und geschäftskritischer Informationen ist umständlich und kostenintensiv• Hohe Kosten
• manuelle Bearbeitung - birgt großes Fehlerpotenzial, verzögert Prozesse• bis zu 3% aller Informationen eines Unternehmen gehen verloren, im Durchschnitt kostet
es ca. 100€ verlorene Unterlagen wieder herzustellen• Kosten durch physische Lagerung der Dokumente (Logistik, Lagerkosten)
• Lange Durchlaufzeiten• Schneller, kostengünstiger Zugriff von Dokumenten oftmals
nicht möglich• Kritische Verwaltung:
o Kein Mehrfachzugriff möglicho Keine Reportingmöglichkeiteno Dokumentenverlust• Verlust von Skontoeffekten• Sinkende Kundenzufriedenheit• Verlust von Kunden
Informationskosten sind eine unbekannte Größe
„Was man nicht messen kann, kann man nicht lenken.“ Zitat Peter Ferdinand Drucker
• 90% der europäischen Unternehmen können keine Schätzung ihrer Kosten für Informationsbearbeitung nennen.
• 5 – 15 % des Gesamtumsatzes eines Unternehmens entfallen branchenabhängig auf die Erstellung, Verteilung und Archivierung von Informationen.
• 20plus% beträgt das Optimierungspotenzial bei durchgängiger Betrachtung informationsintensiver Prozesse.
Bei einem Unternehmen mit $1.000m Umsatz betragen die Information Lifecycle Costderzeit branchenabhängig bis zu $150m p.a.!!
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Die Lösung für Ihren Informationszyklus
Grundstruktur der PosteingangsprozessePhysische Post Faxe E-Mails
Digitalisierung (z.T.)
Extraktion
Routing / Verteilung
Briefe, Faxe, E-Mails, SMS werden nach Dokumententypen geordnet.
Relevante Daten werden aus den klassifizierten Dokumenten ausgelesen.
Analysierte und attributierte Dokumente werden anhand definierter Regeln in spezifizierte elektronische Postfächer verteilt.
Klassifizierung
Physikalische Dokumente werden gescannt
Posteingang
Fax /E-Mail/SMS
Input-Response-Management Plattform IT-Systeme
beim Kunden
Scan
Routing
Dok.Aufberei
...
Routing Fax
OCR Classification
ExtractionÜbergabe an Export
OCROCR liest Inhalt und führt automatisch Korrekturen durch
ClassificationKlassifikation nach Dokumententypen
ExtractionAutomatische Extraktion und Korrektur von Vorgangswerten
RoutingVerteilung nach Klassen
Validation
Routing E-Mail
E-Mail / SMS
Completion
Information - Workflow
Nachbearbeitung
Kurzzeit-Archiv
Vernichtung
Routing SMS
Vorbereitung der Dokumente / Sortierung
Informationslogistik der Zukunft
Erkennung
Routing
Archivierung
MechanischeBearbeitung
Labeling
Scanning
Lagerung / Vernichtung
Attributierung /Indexierung
Hardware Software
Prozesse
Mailroom Transition Process
Cu
stom
er V
alue
Time
Priorisierte Übermittlung physischer Eingangsdokumente an definierte email-Empfänger
‘ Scan to email ’
Übermittlung nichtoperativer Eingangsdokumente an administrative Prozesse
‘Scan to Back Office’
Überführung von Bestands-informationen auf eine innovative Informationsplattform
‘ Back-File Scanning ‘
Übernahme 1:1 manueller Poststellen zur Vorbereitung auf nächsten Innovationsschritt
Mailroom Management
‘Routing to Business’Direkte Übergabe digitaler Informationen und Dokumente an operative Kundensysteme
Prozessoptimierung – eine ganzheitliche Betrachtung
Digital Communication Centre
Invoice Process Automation
Mailroom Management
Fax / eMail - Management
Mailroom Management
Postal and Courier Management
Transactional & TranspromotionalCommunications
Multi-Channel Delivery
Hybrid Mail
Print on Demand
Onsite & Offsite Print Services
Total Print ManagementOn Siteor
Off Site
Workflow
Zugriff & Kundenservice
Transparenz & Kontrolle
Performance & Kosten
Vorteile der Digitalisierung
Minimierung manueller Eingriffe & Fehlerquellen, Verhinderung von Medienbrüchen
Durchgehende Transparenz über die gesamte Prozesskette (Peer-to-Peer).
Sofortige Auskunftsfähigkeit und Zugriff auf alle Kunden-Informationen
Prozesskostenreduzierungen und Performance-steigerungen ab 1. Tag, in Höhe von 30% möglich
Optimale Voraussetzungen für Prozess-Mgmt. und zur Erfüllung formaler Anforderungen (SAS, ISO etc.).
Signifikant verbesserte Reaktionszeit zum Kunden,gesteigerte Flexibilität, Multi-Tasking On- und Offsite
Time to Market, Steigerung Unternehmenswert, Erhoehung der Wettbewerbsfaehigkeit
Automatisierte Initiierung nachfolgender Geschäftsprozesse
Unsere Vorgehensweise
Aufnahme der Kundenanforderung
Assessment / Due Diligence
Lösungs-design Angebot / Vertrag / SLAs
• Methodische Vorgehensweise mit bewährten Werkzeugen
• Einsatz von erfahrenen Spezialisten
Transition /Implemen-tierung
Go Live
Wie können wir Ihnen helfen ?
“Your Back Room Is Our Front Room“
• Fokussierung auf das Kerngeschäft • Variabilisierung bei Mengenschwankungen “pay-per-click ”• Qualitätssteigerung durch Reduzierung der Fehlerquote• Verkürzung der Prozesszeiten
Komplett - Lösung aus einer Hand Bedarfsgerechte Plattformen durch Herstellerunabhängigkeit Globaler Partner mit jahrzehntelanger Erfahrung
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