Präsentation des Soll-Konzepts - uni-hannover.de · Software HISinOne Campusmanagement eingeführt. Zudem werden die Schnittstellen zu Fremdsystemen (u. a. Evasys, Stud.IP) analysiert

Seite 1Campusmanagement-Projekt: Studiengangs-, LV- und Prüfungsmanagement sowie PSV 8.10.2012

Silke Cordes

Präsentation des Soll-Konzepts

für das Studiengangs-, LV-, Raumvergabe- und Prüfungsmanagement sowie Personalisierte Services und Verzeichnisse


Ablauf der Präsentation9 Uhr 1. Einleitung: Stand des Projekts Campusmanagement

9:15 Uhr 2. Studiengangs-, LV-, Raumvergabe- und Prüfungsmanagement2.1 Vorgehensweise im Arbeitspaket, Ergebnisse und Übersicht der Soll-Prozesse 2.2 Vorteile eines integrierten Systems

2.3 Wesentliche Änderungen

ca. 10:30 Uhr Pause

10:45 Uhr 2.4 Rollen und Akteure

11:30 Uhr 2.5 Maßnahmen mit den jetzigen Systemen

Fragen und Anmerkungen

ca. 12:00 Uhr Pause

12:30 Uhr 3. Personalisierte Services und Verzeichnisse (PSV)3.1 Vorgehensweise im Arbeitspaket, Ergebnisse und Übersicht der Soll-Prozesse3.2 Wesentliche Änderungen3.3 Rollen und Akteure 3.4 Maßnahmen mit den jetzigen Systemen

Fragen und Anmerkungen

13:30 Uhr 4. Ressourcenaspekte

5. Qualitätssicherung der Ergebnisse

13:45 Uhr Abschließende Fragen und Anmerkungen

14:00 Uhr Schluss


1. Projektstand - Aufgabenstellung lt. Projektauftrag

„Die administrativen und IT-unterstützten Prozesse entlang des Student Life Cycle werden optimiert (von der Bewerbung, über die Studierenden- und Prüfungsverwaltung bis zum Alumnimanagement) und gleichzeitig wird die neue und integrierte Software HISinOne Campusmanagement eingeführt. Zudem werden die Schnittstellen zu Fremdsystemen (u. a. Evasys, Stud.IP) analysiert und definiert.“

zwei Komponenten: Organisationsentwicklung und Software-Einführung


1. Projektstand

Abnahme der letzten Soll-Konzepte im Campusmanagement- Projekt: 11/2012

Beschlüsse der Lenkungsgruppe vom 26. April 2012

Aussetzen der Migration zu HISinOne und keine Verlängerung des Ende April 2012 ausgelaufenen Einführungsvertrag mit der HIS GmbH

Abschluss des Campusmanagement-Projekts im Dezember 2012; Migration zu HISinOne zu einem späteren Zeitpunkt (Folgeprojekt)

Hintergrund: fehlende Produktreife HISinOne (Entwicklungsstand, Rollen- und Rechte-Konzept, Performanzprobleme etc.)


1. Projektstand - Einblick in Ergebnisse (I)

beteiligungsorientierte Prozessaufnahme, -analyse und -optimierung inkl. Definition von Anforderungen, Standards und Rollen in sämtlichen Bereichen

Vorgehensmodell Prozessoptimierungen als Basis

Fachkonzepte, Soll-Prozess-Modellierungen und Anforderungsdefinition (Abnahme der letzten Soll-Konzepte 11/2012)

Systematisierung der Anforderungen an das Berichtswesen in Lehre und Studium Grundlage der Weiterentwicklung von SAP BI

Entscheidung, prüfungsrelevante Betreuung der Incomings zukünftig vom APA zentral zu übernehmen

HISinOne-ALU im Produktivbetrieb

Schulungen: HISinOne-ALU und APP


1. Projektstand - Einblick in Ergebnisse (II)

Vorbereitung Globalkatalog (zentrales Verzeichnis sämtlicher Module, Prüfungen und Lehrveranstaltungen)

Konzepte zum Portal (inkl. Bedienkonzept), zur IT-Sicherheit (in Arbeit), Qualitätssicherung (in Arbeit), User Support (in Arbeit), Schulungen

Entwicklung eines Markennamens für das neue Campusmanagement-System (inkl. markenrechtliche Anmeldung)

zentrale Einstiegsseite für alle Online-Services im Bereich Campusmanagement (Linkliste www.uni-hannover.de/selfservices)

Präsidiumsbeschlüsse zu Lernmanagement-System, Globalkatalog

http://www.uni-hannover.de/selfservices


Raumvergabe-management

Prüfungs-management LV-Management

Globalkatalog

Studiengangsmanagement

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2. Studiengangs-, LV-, Raumvergabe- und Prüfungsmanagement: IT-unterstützte Prozesse


2.1 Vorgehensweise der Arbeitspaket(e)

Von Mai 2010 bis Juli 2011: Prozessanalyse in 5 Arbeitspaketen

Ab August 2011: Integration der Arbeitspakete bestehend aus Kernteam (Dez. 1, Dez. 6, PR) und erweitertem Team (4 Fakultätsvertreter/innen, ZfL sowie elsa)

Ergebnisse: - 58 Soll-Prozesse (STG=11, LV=25, P=22) - Fachkonzept EXA (inkl. IT-Umsetzung) - Verbesserungen mit den derzeitig genutzten Systemen

Abwägung zwischen möglichen Standardisierungen und nötigen Varianzen

LehrveranstaltungsmanagementChristine Schwarz

PrüfungsmanagementIris Linke und Madlen Karasch

Raumplanung und -vergabeMonika Ladewig

Globalkatalog / ModulhandbuchJulia Köpke

StudiengangsmanagementDeike Mild, Birgit Bargmann-Reineke

Fachkonzept Lehrveranstaltungs-, Prüfungs-, Raum-

und Studiengangsmanagement (Schwarz)


2.1 Ziele und Vorgehensweise der Soll-Modellierung

Transparenz über Aufgaben und Prozesse

Bedarfsgerechte Unterstützung aller Beteiligten

Abbau unnötiger Doppelungen und Medienbrüche

Projektgrenze

Folgeprojekt

Qualitätsmanagement


2.1 Übersicht der Soll-Modellierungen (I)Studiengangsmanagement 11 Studiengangskonzept beschließen Studiengang entwickeln

Modul planenFachlich geplante Veranstaltung erfassen Fachlich geplante Prüfung erfassen Studiengangsdokumente erstellen

Prüfungsordnung entwickeln Prüfungsordnung beschließen

Studiengang weiterentwickeln/betreibenModul ändern

Technisch und organisatorisch Freigabe vorbereiten

Prüfungsmanagement 22Prüfungsordnung abbildenPrüfung organisatorisch planen

Prüfungstermin planenAnmeldeverfahren definieren Anmeldeverfahren planenAnmeldeverfahren durchführen

Prüfungstermin planen Wahlfächer anmelden

Teilnehmer auf Räume/Zeiten verteilen Prüfung durchführenLeistung bewerten

Ergänzungsprüfung durchführenLeistungsergebnisse bekannt geben

Prüfung nachbereiten Rücktritte mit Attest bearbeiten Anhörungsverfahren durchführen Abschlussdokumente erstellen

Leistungen von Austauschstudierende/ Incomings bearbeiten (ToR erstellen)Bachelor-/Masterarbeit durchführen Anerkennung von PrüfungsleistungenAnmeldeservice durchführenAntrags- und Widerspruchsbearbeitung


2.1 Übersicht der Soll-Modellierungen (II)Lehrveranstaltungsmanagement 25Semesterübernahme durchführen Belegungsverfahren planen

Belegungsverfahren definieren Lehrplanung durchführen

Veranstaltung organisatorisch planen Veranstaltungstermin planen

Raumplanung durchführen Raumanfrage stellen Konflikte prüfen und bearbeiten

Veranstaltungstermin aktualisierenOrganisatorische Planung der Veranstaltung aktualisierenVorlesungsverzeichnis aktualisieren gedrucktes Vorlesungsverzeichnis erstellen

Lehrplanung mit Raumplanberechnung durchführen Veranstaltung organisatorisch planen mit Präferenzvergabe

Nutzung zentraler Hörsäle abklären Lehrplanung mit Raumplanberechnung durchführen (mit RPS) Veranstaltung organisatorisch planen Vorlesungsverzeichnis planen Veranstaltungsangebot präsentieren Belegungsverfahren durchführen

Modulbelegung durchführenPflichtbelegungsverfahren durchführenLehrplanung aktualisierenVeranstaltung durchführenRaumanfrage für nicht-curricularen Termin stellen


2.2 Vorteile eines integrierten Campusmanagement-Systems

Eine IT-Lösung zur Unterstützung sämtlicher administrativer Strukturen, Prozesse und Akteure im Bereich von Studium und Lehre

Diese Integration bietet verbesserte Kommunikations- und Handlungsmöglichkeiten für alle Beteiligten durch eine einheitliche Datenbasis.

Unnötige Medienbrüche werden vermieden und Daten werden dort eingepflegt, wo sie anfallen, was sowohl auf Fakultätsebene als auch auf Verwaltungsebene sein kann.

Durch das einheitliche und differenzierte Rollen- und Rechtekonzept erhalten alle Nutzer/innen individuellen Zugriff.

Um dieses Potential zu nutzen bedarf es der konsequenten Nutzung des Systems als datenführendes System im Campusmanagement sowie transparenter Zuständigkeiten inkl. verbindlicher Vertretungsregeln!


2.3 Veränderungen durch den Globalkatalog

Der Globalkatalog bildet als Gesamtverzeichnis aller Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Module eine wichtige Grundlage für die Vereinfachung der Verwaltungsabläufe.

Online-Verbuchung von studiengangsübergreifenden Prüfungen und Studienleistungen in einer kompletten Teilnehmerliste.

Die Fakultäten benötigen den Globalkatalog: - um Module eindeutig zu identifizieren und für die Studiengangsplanung nutzen zu können,

- um Prüfungen und Studienleistungen eindeutig zu identifizieren und - als Grundlage zur Verknüpfung von LV und Prüfungen

Im Rahmen des Campusmanagement-Projekts ist ein Konzept zur Einführung eines Globalkatalogs erarbeitet worden und soll bei Einführung einer integrierten Software umgesetzt werden.

Ohne integriertes System ist der Globalkatalog nicht umzusetzen (derzeit laufen vorbereitende Maßnahmen mit jetzigen Daten)


2.3 Veränderungen im Studiengangsmanagement

Die Modulhandbücher werden an das System gekoppelt und müssen nicht mehr in einem anderen Medium erstellt werden.

Module vorhandener Studiengänge können genutzt werden für die Entwicklung neuer Studiengänge (Voraussetzung: Globalkatalog).


2.3 Veränderungen im LV-Management

Eingabe zur Lehrplanung direkt in den Instituten, wodurch Mail-Kommunikation entfällt (Vermeidung von Medienbrüchen)

Kontrollmöglichkeiten durch das System unterstützt

Verknüpfung LV und Prüfung durch die Nutzung des Globalkatalogs - Import von LV entfällt - Zuordnung zu Studiengängen abgeleitet aus Globalkatalog - Erleichterte Erstellung von Studiengangsplänen - Nutzung der PO für das VVZ - Verbesserte Konfliktüberprüfung bei Studiengangskonflikten

Einheitliches Belegverfahren: - Nutzung von Belegdaten für die LV-Planung - Verbesserte Unterstützung der Kommunikation zwischen Lehrenden

und Studierenden

Verbesserte Aufgabenteilung zwischen integriertem System und Stud.IP

Flexiblere LV-Planung während der Belegphase (Raumänderung, weitere Veranstaltungsgruppen etc.)

Änderungen für einzelne LV-Termine (Zeit, Ort, Person) über das System kommuniziert


2.3 Veränderungen im Raumvergabe-Management

Raumanfrage-Management: Verpflichtung aller mit der Raumplanung und -vergabe Beschäftigter, Raumanfragen ausschließlich über das System zu stellen und zu bearbeiten (zentral und dezentral)

Umfassende Bereitstellung von Rauminformationen im System

Zuordnung der Räume und Gebäude zu Standorten

Federführende Verantwortlichkeit und Vertretung pro Fakultät im System hinterlegt

Raumplanung in einem System (Prüfungstermine und LV-Termine)

Überprüfung der Vorbelegungen und Anpassung der Räume an Teilnehmerzahl


2.3 Veränderungen im Prüfungsmanagement

Durch das Zusammenfassen von Prüfungen zu einem Globalkatalog werden zukünftig alle Prüfungsteilnehmer/innen in einer Liste generiert.

LV-Daten und LV-Belegungen sind mit Prüfungsdaten verknüpft. Dadurch wird das Studium transparenter und kann z.B. in Form eines Transcript of Records dokumentiert werden.

Durch die unterschiedlichen Rollen mit differenzierten Rechten wird eine verbesserte Informationen für Studiendekane/-dekanate (Studiendekane-Funktion) möglich.


2.3 Zusammenfassung: Wesentliche Änderungen durch das integrierte System

Globalkatalog- Unterstützung der Fakultäten bei der Planung und Konzeption von

Studiengängen und Änderung von Studiengängen durch die Zusammenarbeit von PO-Abbilder/in im APA und den Fakultäten

- Verbesserung und Vereinheitlichung der Abbildung prüfungsrelevanter Daten sowie Minimierung des Pflegeaufwandes

- Schaffung eines universitätsweiten Planungsinstrumentes zur Unterstützung in den Bereichen Lehre und Studium (Konfliktprüfungen bei LV, Raumbelegungen oder Prüfungsterminen etc.)

Verknüpfung LV und Prüfung in einem System- Transparenz und Dokumentation von Studienverläufen- Flächendeckende Belegverfahren zur Unterstützung von Vergabeverfahren

für TeilnehmerplätzeUnterstützung (!) der Abstimmung und Zusammenarbeit unter den Fakultäten


2.4 Rollen und Akteure im System

Eine Rolle definiert die Rechte in einem System. Statt einzelnen Rechte direkt zuzuweisen, werden verschiedene Standard-Rollen definiert, die dann vielen zugeordnet werden können. Eine Nutzer/in kann mehrere Rollen haben.

Hochschul-Akteure bekommen eine Rolle im System zugewiesen wenn: - aktive Tätigkeiten im System ausgeführt werden oder - lesender Zugriff auf das System benötigt wird

Für die unterschiedlichen Tätigkeiten wurden verschiedene Rollen im System definiert, die nach Bedarf den unterschiedlichen Akteuren zugeordnet werden. Die Rolle im System ist nicht identisch mit der im Einrichtungsverzeichnis gezeigten Personalfunktion.

Die folgenden Rollen-Akteur-Zuschreibungen sind abgeleitet aus den hochschulspezifischen Soll-Prozessen.

Die Konzeptionsvorschläge sind eine Orientierungshilfe für die Fakultäten, welche Akteure sie mit den veränderten Aufgaben beauftragen werden. Dabei Fakultätsspezifika zu berücksichtigen.


2.4 Rollen im Studiengangs-, LV-, Raumvergabe- u. Prüfungsmanagement

Unterstützungs- Ebene

2. Kontroll-Ebene

2. Eingabe-Ebene 1. Kontroll-Ebene

1. Eingabe-Ebene

Lesender Zugriff


2.4 Rollen für die Abläufe in den Fakultäten

Unterstützungs- Ebene

2. Kontroll-Ebene

2. Eingabe-Ebene 1. Kontroll-Ebene

1. Eingabe-Ebene

Lesender Zugriff


2.4.1 EXA-Admin (Unterstützungs-Ebene)

Rolle: EXA-Admin Mögliche Akteure- Systemverwalter/in (IuK)- Koordinator/in

Vorlesungsverzeichnis (VVZ)

• Abbildung der bei der PO-Abbildung zugrundeliegenden Regeln• Freigabe der getesteten PO • Systemtechnische Definition der Belegungs- und Verteilungsregeln,

Zeitraumgruppen sowie Beleg- und Anmeldeeffekten zur Vorbereitung des Belegverfahrens

• Unterstützende Tätigkeiten bei der Studiengangsentwicklung - Anlegen des Studiengangs - Vervollständigung der Studiengangs-Grunddaten - Anlegen/ Neuzuordnung der Auswahlordnungen - Abbildung/ Neuzuordnung der Immatrikulationsordnungen - Festlegung/ Neuzuordnung von Zeiträumen

• Unterstützung bei technischen Problemen


2.4.2 VVZ-Admin (Unterstützungs-Ebene)

Rolle: VVZ-Admin Mögliche Akteure- Koordinator/in des

Vorlesungsverzeichnisses (VVZ)

• Unterstützung der Rolle VVZ-Manager/in bei technischen Problemen

• Freigabe des VVZ


2.4.3 PO-Abbilder/in (Unterstützungs-Ebene)

Rolle: PO-Abbilder/in Mögliche Akteure- PO-Abbilder/in im APA

• Anlegen der Struktur einer neuen PO und Zuordnung an die den nutzenden Studiengängen

• Zuordnung der PO-Objekte an die entsprechenden Module und Tests der neuangelegten POs

• Abgleich der angegebenen Module mit dem Globalkatalog (bei Anmeldung von Wahlfächern)

• Festlegung der korrekten Modul-Bezeichnungen• Bearbeitung von Modulgrunddaten

(bei Moduländerungen)


2.4.4 Raumverwalter/in (Unterstützungs-Ebene)

Rolle: Raumverwalter/in Mögliche Akteure- Raumverwalter/in der Fakultät- Zentrale/r Raumverwalter/in- Unterstützend: z.B.

Raumverwalter/in des Instituts

• Raumanfragen erfüllen• alternative Räume zuordnen • Anfragen ablehnen • erfüllte Anfragen zurückziehen


2.4.5 Lehrperson (1. Eingabe-Ebene)

Rolle: Lehrperson Mögliche Akteure- Lehrperson

• Organisatorische Planung eigener LV und Nennung von Änderungsvorschlägen• Vorschlag zur Zuordnungen von LV zu Modulen• Zugriff auf Teilnehmerlisten und Festlegung von Terminausnahmen• Terminplanung durch Anlegen und Ändern von Terminen• Durchführung einer vorläufigen Raumplanung• Erfassung von Details zu den Terminen • Freigabe der Termine zur Überprüfung• Meldung von Änderungsbedarfen• Keine Konfliktüberprüfung bei Eingabe durch Lehrperson


2.4.6 Lehrplanungs-Verwaltung (1. Eingabe-Ebene)

Rolle: Lehrplanungs-Verwaltung Mögliche Akteure- Mitarbeiter/in des Instituts

Die Rolle Lehrplanungs-Verwaltungübernimmt teilweise Aufgaben der Rolle Lehrperson.


2.4.7 Prüfer/in (1. Eingabe-Ebene)

Rolle: Prüfer/in Mögliche Akteure- Prüfer/in- Anhörungsbeauftragte

• Ziehen von jeweils einer Prüfungs-Teilnehmer-Liste pro Prüfung aus dem System

• Verbuchung des Anwesenheitsstatus• Bewertung der Prüfungsleistungen • Noteneingabe im System (prüfungs- oder studierendenweise) bzw.

Import von Notenlisten• Durchführung von Ergänzungsprüfungen (bei eigener Terminplanung

und Erstellung von TN-Listen sowie Noteneingabe im System)• Verbuchung von Studienleistungen aus der TN-Liste heraus (wenn

als verantwortlicher Dozent einer LV eingetragen, in der Regel von Rolle Lehrplanungs-Koordinator/in)


2.4.8 Lehrplanungs-Koordinator/in (2. Eingabe-Ebene, 1. Kontroll-Ebene)

Rolle:Lehrplanungs-Koordinator/in

Mögliche Akteure- Lehrplanungsverantwortliche/r

in Institut- Studiengangskoordinator/in

• Überprüfung des Lehrangebots• Aktualisierung der LV-Termine• Festlegung der Zuordnung der LV zu Modulen• Überprüfung und Meldung von Änderungsbedarfen


2.4.9 Prüfungsplaner/in (2. Eingabe-Ebene, 1. Kontroll-Ebene)

Rolle: Prüfungsplaner/in Mögliche Akteure- Prüfungsplaner/in in Fakultät

• Anlegen von semesterspezifischen Prüfungen• Planung und Anlegen von Prüfungsterminen• Zuordnung von Prüfer/innen und Aufsichten• Raumplanung und Erstellung von Rastern für Zeitslots

bei mündlichen Prüfungen• Test der Prüfungsanmeldung

und ggf. Bearbeitung auftretender Konflikte• Verteilung von Teilnehmer/innen auf Zeitslots und ggf.

manuelle Verteilung der Prüfungsteilnehmer/innen• Nachbearbeitung und Veröffentlichung von TN-Listen


2.4.10 Lehrplanungs-Manager/in (2. Kontroll-Ebene)

Rolle: Lehrplanungs-Manager/in Mögliche Akteure- Fachkoordinator/in- Studiengangskoordinator/in- Mitarbeiter/in Studiendekanat

• Initiierung der Lehrplanungsphase• Überprüfung des Lehrangebots• Überprüfung und Bearbeitung von Konflikten

(Raum-, Zeit-, Personen- und Studiengangskonflikte)• Überprüfung der Änderungsbedarfe• Abschluss der fachlichen Planung

(Freigabe der LV)


2.4.11 VVZ-Manager/in (2. Kontroll-Ebene)

Rolle: VVZ-Manager/in Mögliche Akteure- Mitarbeiter/in Studiendekanat- Studiengangskoordinator/in- Fachkoordinator/in

• Redaktionelle Bearbeitung des VVZ• Erstellung von Druckvorlagen

- Frame-Seiten - Export des VVZ


2.4.12 Beleg-Manager/in (2. Kontroll-Ebene)

Rolle: Beleg-Manager/in Mögliche Akteure- Studiengangskoordinator/in- Fachkoordinator/in- Mitarbeiter/in Studiendekanat

• Abstimmung der Voraussetzungen für das gewünschte Belegverfahren mit der Rolle EXA-Admin (Verteilungsregeln, Belegungsvoraussetzungen für Module und einzelne LV)

• Auslösen des Verteilungsverfahrens• Nachbearbeitung der TN-Listen• Ab- und Ummelden von Studierenden sowie

Information der Studierenden über Änderungen• Abstimmung der Zeiträume/ Zeitraumgruppen mit der Rolle EXA-Admin

(keine eigene Erstellung von Zeitraumgruppen)


2.4.13 Sachbearbeiter/in im APA (2. Kontroll-Ebene)

Rolle: Sachbearbeiter/in im APA Mögliche Akteure- Mitarbeiter/in im APA- Leiter/in des APA

• Systemtechnische Definition und Zuordnung von Zeiträumen (Melde- und Prüfungszeiträume)

• Erfassung von Wahlbereichen• Festlegung von Zeiträumen

(nach Bestimmung der Semesterabläufe durch Studiengangs- oder Fachkoordination)


2.4.14 Modul-Manager/in (2. Kontroll-Ebene)

Rolle: Modul-Manager/in Mögliche Akteure- Fachkoordinator/in- Studiengangskoordinator/in

• Beschreibung des Moduls• Festlegung von Zeiträumen• Bestimmung der Zugehörigkeit des Moduls

zu Organisationseinheiten• Erfassung semesterunabhängiger LV und

Prüfungen. Anlegen und Beschreiben semesterunabhängiger LV für die Module

• Zuordnung der semesterunabhängigen LV zu Zeiträumen.

• Festlegung der Modul-Verantwortliche/n• Anlegen semesterunabhängiger Prüfungen• Überprüfung die Zugehörigkeit der

semesterunabhängigen Prüfungen zu Modulen sowie Organisationseinheiten

• Festlegung der Verantwortliche/n und Anlage der Prüfungsordnungstexte


2.4.15 Korrekturleser/in (Lesender Zugriff)

Rolle: Korrekturleser/in Mögliche Akteure- Mitarbeiter/in in Fakultät- Beteiligte Personen

an Lehr-/ Fach-Konferenz• Korrekturlesung von Planungsdaten

(LV, Prüfungen)


2.4.16 ZfL-Koordinator/in (Lesender Zugriff)

Rolle: ZfL-Koordinator/in Mögliche Akteure- Mitarbeiter/in ZfL

• Prüfung von Konflikten bei Lehramtsstudiengängen

• Ausschließlich lesender Zugriff


2.4.17 Fachstudienberater/in (Lesender Zugriff)

Rolle: Fachstudienberater/in Mögliche Akteure- Fachstudienberater/in- Studiengangskoordinator/in- Studiendekan- Prüfungsausschuss-Vorsitzende- Anhörungsbeauftragte

• Lesender Zugriff auf Studierendendaten der zugehörigen Studiengänge (zur Beratung Studierender, zur Vorbereitung für Anhörungen oder Überprüfung von Prüfungsansprüchen).


2.4.18 Studiendekanatsmitarbeiter/in

Rolle: Studiendekanatsmitarbeiter/in

Mögliche Akteure- Mitarbeiter/in des Studiendekanats

• Abgabetermin der BA/MA-Arbeit erfassen• Rücktritt verbuchen (gilt für WiWi).


2.4.19 Mitarbeiter/in

Rolle: Mitarbeiter/in Mögliche Akteure- alle Mitarbeiter/innen der

Leibniz Universität Hannover

• Raumanfragen für nicht-curriculare Veranstaltungen stellen

• Abrufen der Statusanzeige der Raumanfrage• Zurückziehen von Raumanfragen


2.4.20 Student/in

Rolle: Student/in Mögliche Akteure- Studierende

• Belegen und Abmelden von LV• Prüfungsan- und Abmeldung• Einsicht in den Notenspiegel• Stundenpläne erstellen und speichern


2.4 Schulungskonzept


2.5 AG Prüfung

Die AG Prüfung hat sich auf Veranlassung des Senats (Dez. 2011) im Juli 2012 unter Verantwortung der VPL konstituiert.

Beteiligt sind alle Fakultäten, die zentrale Verwaltung sowie das ZfL

Ziel der AG ist die „Vereinfachung der Prüfungsbedingungen“

Themen, die die AG bearbeiten soll: 1. Übergang Bachelor/Master 2. Vereinheitlichung von Fristen und Terminen 3. Vereinheitlichung von Prüfungsrücktritten und Wiederholungs-

regularien inkl. Ergänzungsprüfungen 4. Entkopplung von Lehrangebot und Prüfungen 5. Voraussetzungen für Bachelor- und Masterarbeiten 6. Überarbeitung der Musterprüfungsordnung 7. Kommunikation innerhalb der LUH 8. Arbeitsteilung und Zuständigkeiten 9. Reduzierung der Anzahl von Prüfungs- und Studienleistungen


2.5 Maßnahmen mit den jetzigen Systemen

- Transparenz über Module und Lehrexporte innerhalb von Studiengängen insbesondere durch die vorbereitenden Arbeiten zur Einführung des Globalkatalogs

- Anbindung der prüfungsorganisatorischen Belange der Incoming Students an das Akademische Prüfungsamt

- Ergänzung der Rauminformationen- Raumanfragemanagement- Stärkere Nutzung des Programms HIS-LSF als Planungstool

- einheitliche Informationsquelle - Vermeidung von doppelter Datenpflege

- Verbesserung der Arbeitsteilung von LSF und Stud.IP- Bestimmte Belegverfahren mit LSF in einzelnen Bereichen


3. Personalisierte Services + Verzeichnisse (PSV)

Ursprünglich AP Einrichtungs- und Personenmanagement, dann Erweiterung um Gebäude- und Raummanagement und Umbenennung des AP in Personalisierte Services und Verzeichnisse (PSV)

Keine Betrachtung von Personenkreisen, die in anderen AP betrachtet wurden (z.B. Bewerber/-innen, Studierende, Alumni).

- PSV ist der Kernproduktbereich der Campusmanagement Software HISinOne

- Über PSV werden die Stammdaten (Personen, Organisationseinheiten, Gebäude und Räume) verwaltet, die von allen anderen HISinOne Produktbereichen gemeinsam genutzt werden.

- Echte Datenintegration durch die Verwaltung der Daten in einer Datenbank und gemeinsam genutzten Tabellen. So wird z.B. eine Person nur noch einmal angelegt, kann dann aber mehrere Rollen bekommen, über die der Zugriff der anderen Produktbereiche gesteuert wird.


3.1 Vorgehensweise im Arbeitspaket

Bearbeitungsteam bestehend aus:

Thomas Bergmann (Leiter Sachgebiet 12 - IuK-Technik)

Martin Böhnke (Naturwissenschaftliche Fakultät)

Marc André Brinkforth (Personalrat)

Hergen Harnisch (RRZN)

Sascha Klopp (RRZN)

Vorgehen:

Aufstellung der derzeit in LSF erfassten und gepflegten Einrichtungs- und Personendaten

Interviews mit den Fakultäten zur Aufnahme der Prozesse im Personen- und Einrichtungsmanagement und Ermittlung zusätzlicher Bedarfe

Modellierung der Soll-Prozesse im Personen- und Einrichtungsmanagement

Erstellung des Fachkonzeptes PSV


3.2 Wesentliche Änderungen

Ziel: Bessere Außendarstellung der LUH und eine bessere Nutzbarkeit der

verwalteten Daten durch

eine einheitliche Darstellung der Hochschulstruktur

eine einheitliche Untergliederung der Organisationseinheiten

Verbesserung der Datenqualität (vollständige, richtige und aktuelle Daten)

Wesentliche Änderungen:

Anpassung der Hochschulstruktur an die Gliederung auf den Webseiten der LUH

Sollstruktur mit Vorgaben für eine einheitliche Untergliederung der Fakultäten

zentrale Pflege der Hochschulstruktur und Einrichtungsbezeichnungen

automatisierte Übernahme bzw. Abgleich der in SAP-HR erfassten Personendaten


3.3 Rollen und Akteure

Personenmanager/-in (Pflege der Personendaten dezentral durch die Einrichtungen)

Einrichtungsmanager/-in (Pflege der Einrichtungsdaten – außer Bezeichnung – dezentral durch die Einrichtungen)

Struktur-Administrator/-in (zentrale Pflege der Hochschulstruktur und der Einrichtungsbezeichnungen; ZUV durch SG 11, Fakultäten und weitere Einrichtungen durch die Koordination)

Facility-Administrator/-in (zentrale Pflege der Gebäude und Räume durch die Koordination)


3.4 Maßnahmen mit bestehenden Systemen

einheitliche Hochschulstruktur:

Umsetzung der Sollstruktur

ausschließlich zentrale Pflege der Hochschulstruktur und Einrichtungsbezeichnungen

Anpassung der Rollen in LSF

automatisierte Übernahme bzw. Abgleich der in SAP-HR erfassten Personendaten


4. Ressourcenaspekte

Rollen nach HISinOne-Einführung im Überblick

Begriffsdefinition

Übersicht der Rollen zentral – dezentral

Veränderungen in der Aufgabenverteilung und -wahrnehmung

Fazit


4.1 Begriffsdefinition „Rolle“

„Eine Rolle definiert die Rechte eines Benutzers in einer Software bzw. in einem Betriebssystem. Statt jedem Benutzer Rechte direkt zuzuweisen, werden verschiedene Standard-Rollen definiert, die dann vielen Benutzern zugeordnet werden können. Dies erleichtert die Rechteverwaltung des Softwaresystems, da insbesondere bei Änderungen der Rechtestruktur nur die Rechte der Benutzerrolle angepasst werden müssen. Ein Benutzer kann mehrere Rollen haben.“(vgl. Projektglossar auf: http://www.uni-hannover.de/de/universitaet/projekte/campusmanagement/glossar/index.php#r)

Da Rechte im System mit Aufgaben korrelieren, werden im Folgenden die Rollen nach HISinOne-Einführung im Überblick analysiert und bisher absehbare Ressourceneffekte qualitativ herausgearbeitet.

http://www.uni-hannover.de/de/universitaet/projekte/campusmanagement/glossar/index.php#r


4.2 Rollen nach HISinOne-Einführung (Entwurf)


4.3 Veränderungen bei den Aufgaben im Einrichtungs- und Personenmanagement

Die grundsätzlichen Aufgaben im Einrichtungs- und Personenmanagement verändern sich durch die HISinOne- Einführung nicht. Es werden keine anderen/zusätzlichen Daten im System hinterlegt.

Hochschulstruktur- und Einrichtungsbezeichnungen werden zukünftig zentral gepflegt (Aufgabenverlagerung).

Es ergeben sich Umstellungen in der Aufgabenwahrnehmung bedingt durch den Systemwechsel.

Mehraufwand entsteht insb. für die Fakultäten, die das derzeitige HIS-Modul LSF nicht konsequent nutzen sowie durch die Einarbeitungsphase (Schulungsbedarf).


4.3 Veränderungen bei den Aufgaben im Bewerbungs- und Zulassungsmanagement

Die grundsätzlichen Aufgaben im Bewerbungs- und Zulassungsmanagement verändern sich durch die HISinOne- Einführung nicht.

Allerdings ergeben sich Umstellungen in der Aufgabenwahrnehmung bedingt durch den Systemwechsel.

Masterzulassungsverfahren werden mit HISinOne zentral und dezentral besser unterstützt werden.

Zurzeit noch bestehende Performanzprobleme in der Massenbearbeitung sollen nach Auskunft der HIS GmbH behoben werden.

Mehraufwand entsteht insb. durch den ggf. erforderlichen Parallelbetrieb von derzeitigen HIS-Modulen und HISinOne sowie durch die Einarbeitungsphase.


4.4 Veränderungen bei den Aufgaben im Studierendenmanagement

Die grundsätzlichen Aufgaben im Studierendenmanagement verändern sich durch die HISinOne-Einführung nicht.

Allerdings ergeben sich Umstellungen in der Aufgabenwahrnehmung bedingt durch den Systemwechsel.

Das Gebührenmanagement wird mit HISinOne erstmals systemtechnisch unterstützt, was eine Verbesserung darstellt.

Mehraufwand entsteht insb. durch den ggf. erforderlichen Parallelbetrieb von derzeitigen HIS-Modulen und HISinOne sowie durch die Einarbeitungsphase.


4.5 Veränderungen bei den Aufgaben im Studiengangs-, Lehrveranstaltungs-, Prüfungs- und Raummanagement

Die grundsätzlichen Aufgaben verändern sich durch die HISinOne-Einführung nicht.

Allerdings ergeben sich Umstellungen in der Aufgabenwahrnehmung (bedingt durch den Systemwechsel) und in der Verbindlichkeit der Systemnutzung/Anforderungen an die Datenqualität.

Erstumstellungsaufwand entsteht insbesondere durch die Einführung des Globalkatalogs (Mapping) und die Neuerfassung der Lehrveranstaltungen inkl. Zuordnungen.

Die stärkere Nutzung von LSF als Planungstool und die Abstimmungen zur Einführung eines Globalkatalogs zw. Zentralverwaltung und Fakultäten sind vorbereitende Maßnahmen für den Systemwechsel.


4.6 Veränderungen bei den Aufgaben im Alumnimanagement

Zurzeit wird HISinOne im Alumnibüro und an einer Pilotfakultät als zentrales Alumni-Verzeichnis genutzt; dadurch ergeben sich keine grundsätzlichen Veränderungen bei den Aufgaben.

Sobald weitere Funktionalitäten (Social Media etc.) genutzt werden, entstehen Veränderungen bei den Aufgaben.


4.7 Fazit (I)

Die grundsätzlichen Aufgaben verändern sich durch die Einführung einer integrierten Campusmanagement-Software nicht (Ausnahme: Portalaufbau und -betreuung).

In Teilen wird die Aufgabenwahrnehmung erleichtert (u.a. Masterzulassungsverfahren, Gebührenmanagement, Studiengangs(weiter)entwicklung, Notenverbuchung, ToR etc.).

Die Verbindlichkeit der Systemnutzung steigt; ebenso die Anforderungen an die Datenqualität. Ein integriertes System mit einheitlicher Datenbasis führt zu größeren Abhängigkeiten zwischen den Bereichen. Kontrollnotwendigkeiten entstehen

Die Rollenverteilung kann fakultätsweise voneinander abweichen (Ziel war es hier, Flexibilität/Autonomie zu wahren; das bezieht sich auch auf die Rollenzuweisungen).


4.7 Fazit (II)

Der Erstumstellungsaufwand ist in einigen Bereichen groß und wird in Abstimmung zwischen Zentralverwaltung und Fakultäten (weiter) vorbereitet werden.

Adressatengerechte Informations-, Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen sollen den Einarbeitungsaufwand so gering wie möglich halten und dazu betragen, dass die integrierte Campusmanagement-Software adäquat genutzt werden kann.


5. Qualitätssicherung der Ergebnisse

Etablierung von Prozessmanagerinnen und Prozessmanagern

Sicherstellung der Aktualität der Soll- Prozessmodellierungen bei sich ändernden Rahmenbedingungen

Fortschreibung der Fachkonzepte

Gewährleistung eines einrichtungsübergreifenden Austausches

Dokumentation der Ergebnisse der fachlichen Planung im Intranet

Information neuer Dekane und Präsidiumsmitglieder

hochschulübergreifende Vernetzung mit HISinOne- einführenden Hochschulen


Vielen Dank !

Thomas Bergmann und Mitglieder des Arbeitspakets PSV ([email protected], Tel. 762-3026)Silke Cordes und die Mitglieder des Arbeitspakets Service Portfolios([email protected], Tel. 762-17406)Christine Schwarz und Mitglieder des Arbeitspakets EXA ([email protected], Tel. 762-17464)

LEIBNIZ UNIVERSITÄT HANNOVER Dezernat 1 | Organisations- und Personalentwicklung, IuK-Technik Welfengarten 1| 30167 Hannover

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