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Institut Weiterbildung und Beratung ⏐ Medienpädagogik und Informatik ⏐ 4.11.2009 Jörg Graf

Präsentieren mit Powerpoint [email protected]

Präsentieren mit PowerPoint

Version Office 2007

Tipps, Kursunterlagen und weitere Informationen findest du unter http://imedias.fhnw.educanet2.ch/ppt Auf der Webseite der Beratungsstelle für digitale Medien in Schule und Unterricht findest du weitere Anregungen zum Präsentieren und zum Einsatz von Medien im Unterricht. http://www.imedias.ch

Diese Unterlagen wurden von Barbara Weiss (Kursleiterin FHNW, PH Aarau, IWB, imedias) und Markus Hofer (Kursleiter FHNW, PH Aarau, IWB, imedias) zusammengestellt und von Jörg Graf (Kursleiter FHNW, PH Aarau, IWB, imedias) ergänzt.


Powerpoint Seite 2

Inhaltsverzeichnis 1. PowerPoint starten und die Titelfolie beschriften ..................................................................................... 3

2. Die Präsentation richtig speichern ............................................................................................................. 4

3. Folien-Design auswählen ........................................................................................................................... 5

4. Neue Folie einfügen.................................................................................................................................... 5

5. Text einfügen............................................................................................................................................... 6

6. Dritte Folie einfügen.................................................................................................................................... 6

7. Inhaltsverzeichnis einfügen........................................................................................................................ 7

8. Folien sortieren ........................................................................................................................................... 7

9. Passende Folien-Layouts wählen.............................................................................................................. 9

10. ClipArts (Bilder) einfügen ........................................................................................................................ 10

11. Textfelder einfügen ................................................................................................................................... 11

12. Beschriftete Pfeile, Kreise, Legenden ..................................................................................................... 12

13. Vorne und hinten - die Reihenfolge von Grafiken .................................................................................. 13

14. Animationen .............................................................................................................................................. 13

15. Animation verbessern ............................................................................................................................... 15

16. Weitere Animations-Spielereien ............................................................................................................. 16

17. Animationen entfernen ............................................................................................................................ 16

18. Sound einfügen ......................................................................................................................................... 17

19. Filme und animierte Bilder einfügen ........................................................................................................ 19

20. Folienübergänge ....................................................................................................................................... 20

21. Notizen und Folien ausdrucken ............................................................................................................... 21

22. Präsentation ausdrucken.......................................................................................................................... 21

23. Präsentation senden an… ....................................................................................................................... 22

24. Hyperlinks.................................................................................................................................................. 22

25. Hyperlinks bearbeiten oder entfernen ..................................................................................................... 23

26. Diagramm einfügen .................................................................................................................................. 24

27. Nützliche Tastaturbefehle (Shortcuts) und Präsentationsstift ............................................................... 25


Powerpoint Seite 3

PowerPoint starten und die Titelfolie beschriften Starte das Programm PowerPoint (Start Programme …)

1.) Links befindet sich die Folienübersicht, im Moment ist hier nur die erste und bisher einzige Folie zu sehen, später dient diese Übersicht dem schnellen Hin- und Herwechseln zwischen den Folien.

2.) Gleich beim Öffnen von PowerPoint wird eine leere Seite (Folie) angezeigt. Hier fügen wir alles ein, was später auf der Seite zu sehen oder zu hören sein wird.

3.) Unter Einfügen, Entwurf, Animation...... erhältst du einen ersten Eindruck der Möglichkeiten. Probiere aus.

Klicke in den Bereich Titel und tippe deinen gewünschten Text ein.

Evtl. willst du noch einen Untertitel anfügen.

Evtl. willst du noch ein anderes Layout ausprobieren.

Evtl. willst du andere Schriftarten und Schriftfarben ausprobieren.

Evtl. willst du noch Zeichentools ausprobieren.


Powerpoint Seite 4

Die Präsentation richtig speichern Jetzt wollen wir die neue Präsentation speichern. Halte dich dabei an eine einfache Regel:

Für jede Präsentation wird ein spezieller Ordner angelegt.

In diesen Ordner legen wir die Präsentation und alle Bilder, Töne und Filme, die wir im Laufe der Arbeit einbauen wollen.

Ich nenne meinen Ordner Demo-Schule.

Gib der PowerPoint-Präsentation selber z.B. den Namen Meine_Schule_xy_ (wobei xy für deine eigenen Initialen steht).


Powerpoint Seite 5

Folien-Design auswählen In der Entwurf-Symbol-Leiste findest du verschiedenste Designs.

Wenn du in einen (klein abgebildeten) Vorschlag klickst, siehst du das Design sofort in deiner Folie.

....und hier hat es noch mehr.

Gefahrlos kannst du alle möglichen Designs so anschauen, aber irgendwann solltest du dich entscheiden, damit du weiterarbeiten kannst ;-)

Wenn du mit dem Design zufrieden bist, sicherst du deine Arbeit (CTRL + S).

Neue Folie einfügen Nachdem wir die Titelfolie mit Inhalt gefüllt haben, muss jetzt eine neue Folie in die Präsentation eingefügt werden.

Menü Start Neue Folie


Powerpoint Seite 6

Text einfügen

Der Titel der zweiten Folie heisst: Das ...-Schulhaus.

Klicke in den unteren grossen Textblock und tippe in etwa neben stehenden Text ein.

Die Aufzählungspunkte erscheinen automatisch!

Hinweis: Die 2. Folie sieht anders aus als die erste!

Weshalb wohl?

Dritte Folie einfügen

Wiederhole die Schritte 4 und 5.

Der Titel der dritten Folie heisst: Highlights.

Klicke in den unteren grossen Textblock und tippe in etwa neben stehenden Text ein.

Hinweis: Die 3. Folie sieht genauso aus wie die zweite! Weshalb wohl?

Speichere den aktuellen Stand deiner Arbeit.


Powerpoint Seite 7

Inhaltsverzeichnis einfügen Füge eine vierte Folie ein (Anleitungsschritt Nr. 4)

Der Titel dieser Folie heisst: Inhaltsverzeichnis.

Klicke in den unteren grossen Textblock und tippe neben stehenden Text ein.

Die Aufzählungspunkte erscheinen automatisch!

Folien sortieren

Das Inhaltsverzeichnis soll direkt nach der Titelfolie erscheinen. Deshalb müssen wir jetzt die Reihenfolge der Folien ändern. Diesen Vorgang nennen wir Folien sortieren.

In der Normalansicht kannst du jederzeit die Reihenfolge deiner Folien verändern. Klicke bei den Registrier- karten Gliederung und Folien (die Benennung erscheint beim Darüberstreichen) und verschiebe die Folien an die gewünschte Position.


Powerpoint Seite 8

Wenn du viele Folien hast, wechselst du dazu aber besser in die so genannte Foliensortierung.

Auch hier gilt: Einfach die "Umzugsfolie" anpacken, an den neuen Platz ziehen - und fertig ist die neue Sortierung.

Bei dieser Gelegenheit sollten wir uns dieses Symbole etwas genauer betrachten. Es sieht klein und unscheinbar aus, ist aber für die Arbeit sehr praktisch. Es ist die integrierte Hilfe. Probiere diese aus.

indem du folienreihenfolge ändern eingibst.

Diese Hilfefunktion ist nur mit einer Internetverbindung so toll. :(


Powerpoint Seite 9

Passende Folien-Layouts wählen

Die Folie "Highlights" wirkt unübersichtlich. Der Inhalt wäre als Tabelle übersichtlicher.

Wir können für jede einzelne Folie jeweils ein passendes Layout wählen.

Wähle in Start den Eintrag Layout.

Wähle die zu bearbeitende Folie an.

Sofort erscheint rechts im Aufgabenbereich eine Auswahl an Folienlayouts.

Wähle ein Layout mit Tabelle.

Unter den Symbolen wählst du dasjenige der Tabelle und gestaltest weiter.

Wähle andere Symbole und probiere aus.


Powerpoint Seite 10

10. ClipArts (Bilder) einfügen Natürlich gehören zu jeder PowerPoint-Präsentation auch Bilder.

Füge eine neue Folie ein (Seite 5).

Wähle unter Start ein passendes Grafik-Layout und klicke anschliessend in der Folie auf Grafik aus Datei oder ClipArt.

Diese Symbol-Leiste sollte immer erscheinen, wenn du auch später wieder auf die Grafik klickst.

Hinweise:

Nach dem Anwählen von ClipArt erscheint dieses Fenster, in dem du nach Bildern suchen kannst. (auch auf Office Online)

Hast du ein Bild ausgewählt erscheint automatisch die Bildtools- und Formatleiste mit welcher du deine ClipArts jetzt noch anpassen kannst.


Powerpoint Seite 11

11. Textfelder einfügen PowerPoint-Folien sind keine Textverarbeitungs-Seiten, auf die man beliebig schreiben kann. Alles, was du schreibst, wird in so genannte Textfelder eingefügt. Auch der Titel einer Folie ist ein Textfeld, das man bei Nichtgebrauch auch löschen kann.

Um weitere Textfelder einzufügen, wählst du entweder ein entsprechendes Layout aus dem Startbereich oder aber einen Textfeld direkt aus Einfügen, Textfeld.

Auftrag: Füge auf der Titelfolie einen Textfeld ein mit dem Text: "Eine Präsentation von XY" (wobei xy durch deinen Namen ersetzt wird.)

So geht es:

Symbol Textfeld einmal anklicken,

Maustaste loslassen.

Die Maus auf die Folie führen (der Mauszeiger verändert sich zu einem Strich).

Bei gedrückter linker Maustaste ein Rechteck aufziehen.

Maustaste loslassen und den Text eintippen.

Hinweise:

Während du im Textfeld schreibst, blinkt die Schreibmarke und der Rahmen ist gestrichelt.

Wenn du auf den Rahmen klickst, verändert er sein Aussehen.

In diesem Zustand kann man das Textfeld bei gedrückter Maustaste beliebig verschieben oder am grünen Punkt rotieren lassen.


Powerpoint Seite 12

Beschriftete Pfeile, Kreise, Legenden.....

Ähnlich wie Textfelder lassen sich Formen wie Linien, Sterne, Banner, Pfeile, Legenden und vieles mehr einfügen und beschriften.

Über Einfügen, Formen kannst du dies ausprobieren.

Wähle die Form aus, klicke und bewege den Mauszeiger auf deine Powerpointfolie.

Der Mauszeiger ändert sich zum Kreuz und du ziehst auf der Folie mit gedrückter linker Maustaste ein Rechteck auf. Sobald du die Maustaste loslässt, erscheint die Form auf deiner Arbeitsfläche.

Bei vielen Formen kannst du sofort einen Text eintippen!

Am grünen Punkt kann die Form gedreht werden.

Wie sieht es mit den gelben Vierecken aus?

Versehe deine eingesetzte ClipArt mit einer oder mit mehreren Legenden (Sprechblasen)


Powerpoint Seite 13

Vorne und hinten - die Reihenfolge von Grafiken

Beim Einfügen von Grafikobjekten kann es vorkommen, dass sie sich gegenseitig ganz oder teilweise zudecken.

Zudem stimmt vielleicht die Position nicht. Wenn du ein Objekt ganz weiter nach vorne bringen willst, klickst du es mit der rechten Maustaste an.

Wähle unter Format In den Vordergrund und positioniere nach deinen Vorstellungen.

Animationen Auf dieser Folie sollen das Foto und die Sprechblasen nacheinander erscheinen.

Klicke mit der rechten Maustaste auf das Sprechblase und wähle benutzerdefinierte Animation...


Powerpoint Seite 14

Rechts öffnet sich der Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation.

Du kannst zwischen 4 Effektkategorien wählen:

⇒ Alles, was hereinkommen soll,

⇒ was sich auffallend verändern soll,

⇒ was herausfliegen soll,

⇒ was speziell definierte Wege gehen soll.

Unter weitere Effekte findest du noch viele weitere Möglichkeiten.

Da die Sprechblase „von aussen“ hereinkommen soll, habe ich Eingang gewählt und erhalte eine Fülle an Vorschlägen von vordefinierten Effekten.

In der Gruppe Angemessen suche ich mir den Effekt Wachsen und Bewegen aus und kann die Wirkung auf der Folie gleich beobachten, weil Effektvorschau markiert ist.

Mit OK bestätigen.

Füge eine zweite Sprechblase ein. Markiere diese und wähle wieder Effekt hinzufügen und Eingang. Wähle aus und bestätige wieder mit OK bestätigen.

Verfahre ebenso mit weiteren Sprechblasen.

Auf der Folie erscheinen übrigens graue kleine Kästchen mit Nummern - sie zeigen, dass und in welcher Reihenfolge die Objekte animiert sind.

Soll die Reihenfolge oder die ganze Animation an sich verändert werden, können wir das mit dem nächsten Arbeitschritt erledigen.


Powerpoint Seite 15

Animation verbessern

In Benutzerdefinierte Animation kann die Reihenfolge der animierten Objekte geändert werden.

Hier lassen sich auch die Richtung und die Animationsgeschwindigkeit ändern. Denke daran, dass langsame Bewegungen dem Publikum angenehmer erscheinen - aber langsame Animationen haben auch zur Folge, dass die gesamte Präsentation entsprechend länger wird.

Standardmässig läuft ein gewählter Effekt in der Präsentation nur dann ab, wenn ein Mausklick* erfolgt.

Die kleine Uhr symbolisiert, dass die Animation nun zeitlich gesteuert wird.

Genauere Zeiteinstellungen erzielen wir, wenn wir im Anzeigedauer… wählen.

Hier stellen wir die Verzögerung in Sekunden ein. Das bedeutet, dass nach der vorangegangenen Animation so und so viele Sekunden gewartet wird, bis das nächste Objekt animiert wird.


Powerpoint Seite 16

Weitere Animations-Spielereien Verweile eine Zeit unter Animation, Benutzerdefinierte Animation und probiere aus.

Achte auch immer darauf, dass der Effekt automatisch ausgelöst wird!

Animationen entfernen

Markiere unter Benutzerdefinierte Animation das Objekt.

Wähle Entfernen.


Powerpoint Seite 17

Sound einfügen So richtig schön wird eine Präsentation erst, wenn Sound eingefügt ist. PowerPoint liefert dazu eigene Klänge mit. Damit kannst du einen Animationseffekt akustisch untermalen.

Markiere das gewünschte Objekt in der Animationsliste.

Wähle Effektoptionen…

Wähle im Dialogfenster den entsprechenden Sound-Effekt.

Du kannst aber auch Töne/Stimmen per Mikrofon aufnehmen oder von einer CD abspielen lassen. Selbstverständlich können auch andere Sound-Dateien eingefügt werden.

Bei dieser Folie soll automatisch Musik erklingen.

Menü Einfügen Film und Sound Sound aus Datei…


Powerpoint Seite 18

Wähle die gewünschte Ton-Datei aus und bestätige deine Auswahl mit Öffnen.

Achtung: Damit du bei deiner Präsentation keine böse Überraschung erlebst, müssen Präsentation und Sound-Datei im selben Ordner liegen!

Nicht erschrecken, wenn nun diese Meldung erscheint. Wenn du Automatisch anklickst, beginnt im Präsentationsmodus die Musik automatisch beim Einblenden der Folie.

Auf der Folie erscheint nun ein kleiner Lautsprecher. Bei der Präsentation stört dieses Symbol. Ziehe es darum neben die Folie! Es ist dann bei der Präsentation nicht mehr zu sehen, funktioniert aber dennoch.

Unter Soundtools lassen sich weitere Einstellungen zur Sound-Datei vornehmen wie Lautstärke, Anzahl Wiederholungen etc.

Bei längeren Sounds müssen wir uns überlegen, ob die nachfolgenden Animationen angehalten oder während dem Abspielen fortgesetzt werden.


Powerpoint Seite 19

Filme und animierte Bilder einfügen

Um Filme einzufügen gehst du ähnlich wie beim Einfügen von Sound-Dateien vor.

In der Folie mit dem Inhaltsverzeichnis soll z.B. eine animierte *.GIF-Grafik eingefügt werden. Solche Grafiken findest du mit ein wenig Fleiss und Glück kostenlos im Web.

z.B. http://www.animatedgif.net

Menü Einfügen Film Film aus Datei…

Damit auch GIF-Dateien gezeigt werden, musst du Alle Dateien wählen.

Achtung: Damit du bei deiner Präsentation keine böse Überraschung erlebst, müssen Präsentation und Film-Datei im selben Ordner liegen!

Suche ein Beispiel im Internet und versuche dieses zu importieren.

Um eigene, kurze Filmsequenzen (1 - 3 Min.) einzufügen, achte auf das Filmformat. Dieses muss Office für PC - kompatibel sein (avi, ...). Längere Filmsequenzen zeigst du besser im Mediaplayer. Du kannst eine solche Filmsequenz mittels Hyperlink verknüpfen.


Powerpoint Seite 20

Folienübergänge

Wenn du dieses Kapitel nicht bearbeitest, wechselt bei der Präsentation eine Folie zur nächsten ohne speziellen Übergangs-Effekt. In vielen Fällen ist das auch ganz gut, weil so die Seitenwechsel schlicht stattfinden.

Soll aber ein bestimmter Überblendeffekt erscheinen, so wählst du:

Menü Animation Übergang zu dieser Folie...

Auch hier hast du Gelegenheit, viel Zeit für alle möglichen und unmöglichen Einstellungen zu verbringen ;-)

Sobald du auf einen Effekt klickst, siehst du eine Vorschau deiner aktuellen Folie.

Übrigens gelangt man standardmässig nur per Mausklick auf die nächste Seite. Jetzt aber kannst du hier auch einstellen, dass der Wechsel automatisch nach Ablauf einer bestimmten Zeit stattfinden soll und/oder ob beim Seitenwechsel ein Sound dabei zu hören sein soll.

Damit der Inhalt deiner Präsentation nicht ganz zu kurz kommt, ist es jedoch ratsam, bei den Folienübergängen Zurückhaltung zu üben.

Ideal ist es, wenn du einen Folienübergang festlegst und ihn für alle Folien übernimmst.


Powerpoint Seite 21

Notizen und Folien ausdrucken

Du kannst zu jeder Folie Notizen aufschreiben:

Ansicht Notizenseite…

Die Notizen sind während der Präsentation für die Zuschauer nicht sichtbar.

Wenn du die Präsentation moderierst, bist du vielleicht froh um deine Notizen. Möglich auch, dass du sie gerne in gedruckter Form deinem Publikum abgeben willst. Oder aber du gibst deinem Publikum zumindest einen Ausdruck deiner Folien (für Notizen etc.).

Für all diese Fälle bietet PowerPoint verschiedene Druckoptionen an.

Präsentation ausdrucken Wähle Datei Drucken...

Wähle Seitenansicht

Hier kannst du wählen, ob du nur die Folien ausdrucken willst oder so genannte "Handzettel" oder Notizenseiten.

Die "Handzettel" zeigen die Folien in Kleinformat und mehrere auf einer Seite, aber nicht die eingetragenen Notizen.

Tipp: Nützlich als Handout (Unterlagen für Zuhörer) sind die Handzettel mit drei Folien, da neben den übereinander liegenden Folien automatisch Linien generiert werden.

Die "Notizenseiten" zeigen zwar die Folien und die entsprechenden Notizen, aber immer nur eine Folie pro Blatt.


Powerpoint Seite 22

Präsentation senden an… Die eigentlich richtige Kombination von kleinen Folien und den eingetragenen Notizen erreichen wir auf einem anderen Weg:

Wähle Datei Veröffentlichen Handzettel in Microsoft Word erstellen

Wir erhalten neben stehendes Auswahlfenster.

Jetzt können wir kombinieren, ob wir neben den Folien die Notizen oder leere Zeilen (für handschriftliche Bemerkungen) stehen haben möchten.

Wenn du auf OK klickst, wird automatisch eine neue Word-Datei gestartet, die dann so aussieht, wie du es festgelegt hast.

Hyperlinks Hyperlink mit Text: Auf einer neuen Folie soll ein Hyperlinks eingebaut werden.

Schreibe den Text (z.B. " Wir arbeiten mit ICT...")

Markiere den Text ICT.

Klicke ihn mit der rechten Mautaste an.

Wähle den Einfügen, Hyperlink…

Wähle Datei oder Webseite

Schreibe ins Adressfeld z.B. http://www.imedias.ch

Bestätige mit OK.

Wenn du nun in den Präsentationsmodus wechselst und mit dem Mauszeiger über den Hyperlink fährst, erscheint eine Hand.

Mit 1x Klicken kommst du dann zur gewünschten Webseite.


Powerpoint Seite 23

Ein Objekt mit einem Hyperlink versehen:

Alle Grafiken, die du in deine Präsentation einbaust, kannst du mit Hyperlinks versehen.

Füge in deinem Beispiel zuerst ein Bild ein.

Klicke die Grafik mit der rechten Mautaste an.

Wähle den Befehl Hyperlink…

Wähle Datei oder Webseite

Schreibe ins Adressfeld z.B. http://www.imedias.ch

Bestätige mit OK.

Mit Hyperlinks kannst du deine gesamte Präsentation steuern. Mehr dazu erfährst du im Thema Interaktive Schaltflächen.

Hyperlinks bearbeiten oder entfernen Markiere den verlinkten Text bzw. die Grafik.

Klicke mit der rechten Maustaste auf das markierte Objekt.

Wähle Einfügen, Hyperlink

Du gelangst so wieder zur Bearbeitungsansicht (siehe oben). Dort nimmst du die Änderungen vor und beendest mit OK.

Zum Löschen wählst du aus dem Kontextmenü den Befehl Hyperlink entfernen.


Powerpoint Seite 24

Diagramm einfügen

Um Zahlen grafisch darzustellen, wählst du Start und Layout.

Wähle das entsprechende Layout und Diagramm einfügen.

Es geht auch Einfügen, Diagramm.

Du hast viele Varianten.

Sogleich erscheint eine Tabelle mit Beispielswerten. Die muss du zuerst alle löschen.

Anschliessend tippst du deine Werte ein.

Beachte dabei:

Die erste Spalte (ohne Buchstabe) ist für die Rubrikennamen reserviert.

Die erste Zeile (ohne Zeilennummer) ist für die Begriffe reserviert.


Powerpoint Seite 25

Während du die Werte eintippst, erscheint schon im Hintergrund ein Säulendiagramm.

Wähle das Diagramm an und unter Diagrammtools kannst du Änderungen vornehmen.

Nützliche Tastaturbefehle (Shortcuts) und Präsentationsstift

Taste Funktion esc escape beendet die Präsentation

b black schwarzer Bildschirm w white weisser Bildschirm

Im Präsentationsmodus hast du die Möglichkeit die Pfeildarstellung der Maus in eine Stiftdarstellung umzuwandeln. Bewege die Maus zur linken unteren Ecke.

Es erschein folgendes Symbol:

Im Aufklappmenu kannst du nun in den Stiftmodus wechseln und dabei noch die Stiftart und die Stiftfarbe ändern.

Weiter kannst du zu einer Folie deiner Wahl springen.


Powerpoint Seite 26

Mit der rechten Maustaste findest du dieses Menu auch.

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