Praxisworkshop für erfolgreiche Antragsteller/innen unter KA107 (International Credit … · 2017. 5. 12. · Nationalagentur Erasmus+ Bildung/OeAD-GmbH 21. Juni 2016 Die internationale

www.bildung.erasmusplus.at | Praxisworkshop KA 107 Call 2016 | 21. Juni 2016 OeAD-Haus Wien

Sabine Müller & Tobias Schneider

Nationalagentur Erasmus+ Bildung/OeAD-GmbH

21. Juni 2016

Die internationale Dimension in der

Hochschulbildung

Praxisworkshop für erfolgreiche Antragsteller/innen

unter KA107 (International Credit Mobility) Call 2016

Erasmus+ EU Programm 2014 – 2020


Übersicht

Project Life Cycle/Aufgabenverteilung

Vertragsdokumente für Hochschulen

Vertragsabweichungen/Amendment

Vertragsabwicklung mit mobilen Personen

World Café – Austausch und Diskussionen

Mobility Tool+

Zwischenbericht

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Erasmus+ Internationale Mobilität

Project Life Cycle (1)

Einreichfrist: 2. Februar 2016

Beantragung von Projekten mit entweder 16 oder 24 Monaten Laufzeit (Option der Verlängerung auf 26 Monate)

Evaluierung der Anträge samt anschließender Budgetverteilung: bis April 2016

Bekanntgabe Förderfähigkeit und Versand Vertragsdokumente: Mai/Juni 2016

Beginn Projektlaufzeit: 1. Juni 2016

Erster Zwischenbericht: 15. Mai 2017

Zweiter Zwischenbericht: nach Ausgabe von 70% der ersten Zuschusstranche (optional)

Mögliche „ad-hoc“-Zwischenberichte: ab zweiter Jahreshälfte 2017

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Project Life Cycle (2)

30. September 2017: Enddatum der 16-monatigen Projekte (Beantragung auf Verlängerung der Projektlaufzeit möglich) Letztmögliches Startdatum für SMS-Mobilität: 1. Juli 2017

31. Juli 2018: Enddatum der 26-monatigen Projekte Letztmögliches Startdatum für SMS-Mobilität: 1. Mai 2018

15. September 2016: Ende zweite Antragsrunde Call 2016

Alle österreichischen HEIs mit ECHE antragsberechtigt

Laufzeit: 16 Monate (mit Möglichkeit der Verlängerung auf 18 Monate)

Projektbeginn ist 1. Februar 2017

Projektende ist 31. Mai bzw. 31. Juli 2018

Letztmögliches Startdatum für SMS-Mobilität: 1. März bzw. 1. Mai 2018

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Aufgaben und Rollen in der Aktion

Aufgaben der einzelnen Akteure

Europäische Kommission

Geldgeberin der Aktion

Generaldirektion Bildung & Kultur als Schnittstelle

„Owner“ bleiben die jeweils geldgebenden Politikbereiche

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Nationalagenturen

Administration der internationalen Hochschulmobilität dezentral für die jeweilige Hochschullandschaft

Kommunikation der Regeln, Übersetzung in nationalen Kontext

Verteilung des Budgets entsprechend einheitlicher Schlüssel / Budgetanteile der Finanzinstrumente und Finanzfenster

Schnittstellenmanagement Vertrag mit Kommission

Mittelverteilung

Managementtools (E+ Link)

Bericht an Kommission

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Hochschulen

Auszahlungen an Studierende und Staff im Rahmen der vorgesehenen Verträge

Beneficiary im Programmland verwaltet Finanzmittel für Outgoings UND Incomings aller im Vertrag enthaltenen Partnerhochschulen

Flexibilität im Rahmen enger Grenzen (Umschichtungen, Abweichungen von ursprünglich geplanten Vorhaben)

Berichtspflicht an die Nationalen Agenturen

Kontaktebene über „Legal Representative“ und

„Contact Person“ (in der Regel das International Office)

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Hochschulen

Contact Person als 1. Ansprechperson der NA Änderung der Contact Person muss mittels Formular Institutional Profile

– Change to the Erasmus+ Coordinator data an NA rückgemeldet werden

Kein allgemeiner Erasmus-Verteiler wie unter KA 103

Ebenso muss Änderung des Legal Representative bekannt gegeben werden

Visibility Rules der Europäischen Kommission beachten Verweis der Förderung aus Mitteln des Programms Erasmus+

Programmlogo anbringen

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https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/beneficiaries-space/erasmus-charter-for-higher-education_en










Qualitätssicherung

Erasmus Higher Education Charter (ECHE) erforderlich für Hochschulen in Programmländern, nicht für Partnerländer

Interinstitutionelles Abkommen: stellt Bezug zur ECHE her und gewährleistet somit Qualitätssicherung für Partnerländer

Anerkennung

Akademische Anerkennung muss bei Studierenden gesichert sein: Learning Agreement nutzen

Modalitäten mit Partnerhochschule vereinbaren, ECTS ist nicht überall vorhanden

ECTS Users‘ Guide dennoch hilfreiches Referenzdokument

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Übersicht

Vertragsdokumente für Beneficiaries

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Vertragsdokumente für Hochschulen

Vereinbarung (Special Conditions) > Hard Copy

Vertragsdauer, Höhe der Zuwendung individuell je Hochschule

Anhänge Annex I (General Conditions) > Online Annex II (Bewilligtes Budget und Mobilitätsflüsse) > Hard Copy Annex III (Finanzielle und vertragliche Bestimmungen) > Hard Copy Annex IV (Zuschussraten) > Hard Copy Annex V (Dokumente zur Vertragsabwicklung mit mobilen Personen) >

Online

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Begleitdokumente für Hochschulen

Begleitende Dokumente zur vertraglichen Bindung (Partnerhochschulen in Partnerländern)

Interinstitutionelle Vereinbarung für Mobilität mit Partnerländern (Vorlage der EK) zwingend zu verwenden Bitte richtige Vorlage verwenden

Empfehlung: Mittelverteilung des Organisational Support gesondert mit der Partnerhochschule vereinbaren

Note der Europäischen Kommission: PIC für Hochschulen aus Partnerländern

Reference Guide for Higher Education Institutions from Partner Countries (zur Information bzw. Nutzung der Partnerhochschulen)

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http://ec.europa.eu/education/opportunities/higher-education/quality-framework_en.htm#inter-institutional_agreements

https://www.bildung.erasmusplus.at/fileadmin/lll_erasmus/dateien/hochschule/ka1_mobilitaet/hochschulvertraege/2015-16_ka107/note_2015-029_pic_partner-country_hei.pdf

https://www.bildung.erasmusplus.at/fileadmin/lll_erasmus/dateien/hochschule/ka1_mobilitaet/hochschulvertraege/2015-16_ka107/reference-guide-partner-country-hei_ka107.pdf




Mögliche Abweichungen

Abweichungen, die zulässig sind und keine Vertragsänderung (Amendment) erfordern

Zulässige Abweichungen, die eine Vertragsänderung (Amendment) erfordern

Nicht zulässige Abweichungen

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Abweichungen ohne Vertragsänderung

Dauer der Mobilität

Änderung der Teilnehmer/innenzahl pro Activity Flow

Flexible Handhabung von Travel und Individual Budget

Anderer Studienzyklus bei Incoming Studierenden

Anderer Studienzyklus bei Outgoing Studierenden Ausnahme: Finanzfenster mit Heading 1-Mitteln (DCI Asien, DCI Zentralasien, DCI Lateinamerika sowie AKP-Staaten)

Verschiebung von Mitteln aus dem Organisational Support in den Mobilitätstopf für Studierende und Staff (nur zu Partnerhochschulen, die bereits Teil der Finanzierungs-vereinbarung sind)

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Abweichungen, die eine Änderung erfordern

Verschiebung zwischen Incoming Studierenden und Staff

Anderer Studienzyklus bei Outgoing Studierenden nur eingeschränkt möglich bei Finanzfenstern mit Heading 1-Mitteln (DCI Asien, DCI Zentralasien, DCI Lateinamerika sowie AKP-Staaten)

Verschiebung zwischen Outgoing Studierenden und Staff nur eingeschränkt möglich bei Finanzfenstern mit Heading 1-Mitteln (DCI Asien, DCI Zentralasien, DCI Lateinamerika sowie AKP-Staaten)

Verschiebung zwischen Incoming und Outgoing nur eingeschränkt möglich bei Finanzfenstern mit Heading 1-Mitteln (DCI Asien, DCI Zentralasien, DCI Lateinamerika sowie AKP-Staaten)

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Abweichungen, die eine Änderung erfordern

Verschiebung zwischen Lehraufenthalten und Fortbildung

Hinzunahme/Wegfall einer Partnerhochschule im selben Partnerland

Änderung der Projektlaufzeit (16 auf 26 Monate)

Grundregeln!

Strikte Beachtung der Regeln im jeweiligen Finanzfenster nötig

Eine Erhöhung der ursprünglich gewährten Fördersumme ist nur im Zuge von Mittelumverteilung (Zwischenbericht) möglich!

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Nicht zulässige Abweichungen

Eigenständige Verschiebungen zwischen Ländern (nur möglich durch NA im Zuge von Mittelumverteilung)

Finanzierung von Aktivitäten, die im jeweiligen Finanzfenster nicht zulässig sind (vgl. Regelungen der Geldgeber)

Guide on amendments to the beneficiary grant agreement KA107 https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/library/2015-KA107-amendments_en

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https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/library/2015-KA107-amendments_en










Änderungsantrag an NA

Immer schriftlich (postalisch oder als Scan per eMail) und zeitnah!

Keine formale Vorgabe in Bezug auf das Format

Beschreibung der gewünschten Änderung & Begründung des Änderungswunsches

Unterzeichnet vom gesetzlichen Vertreter/von der gesetzlichen Vertreterin Ihrer Hochschule

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Übersicht

Vertragsabwicklung mit mobilen Personen

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Dokumente Abwicklung Mobilitäten

Grant agreement Studierende

Vereinbarung (Grant agreement/special conditions) Hauptvertrag zwischen Beneficiary und Studierenden; ca. 3 Seiten

Anhang I: Learning Agreement for studies Vorlage der Europäischen Kommission (auf EK- bzw. NA-Webseite)

Anhang II: General Conditions 1 Seite; liegen dem Grant Agreement Template/Hauptvertrag bei

Anhang III: Erasmus+ Student Charter

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Grant agreement Hochschulpersonal

Vereinbarung (Grant agreement/special conditions) Hauptvertrag zwischen Beneficiary und Personal; ca. 3 Seiten

Anhang I: Staff Mobility Agreement Vorlage der Europäischen Kommission (auf EK- bzw. NA-Webseite)

Getrennte Versionen nach Aktivitätsart (Teaching oder Training)

Anhang II: General Conditions 1 Seite; liegen dem Grant Agreement Template/Hauptvertrag bei

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Übersicht Änderungen

Sowohl Grant agreements als auch Learning/Mobility agreements im Vergleich zum Vorjahr nahezu unverändert

Einzige wesentliche Neuerung betrifft Flexibilisierung der Auszahlungsmodalitäten

Vorlagen der Europäischen Kommission stellen minimum requirements dar Verwendung angepasster Versionen mit abweichendem Layout ist

möglich, sofern die vorgegebenen Inhalte enthalten sind

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Wichtige Aspekte

Zeitlicher Rahmen, Fristen etc. Unterzeichnung des Learning/Mobility agreement durch alle drei

beteiligte Parteien (aufnehmende Einrichtung, empfangende Einrichtung, mobile Person) vor Antritt des Aufenthaltes

Vertragsabänderungen/Amendments mit mobiler Person In schriftlicher oder elektronischer Form

Notwendig z. B. bei Verlängerungen des Aufenthaltszeitraums (nicht jedoch, wenn dieser kürzer dauert als angegeben)

Aufenthaltszeitraum Berechnung ausschließlich über Mobility Tool+ (!)

Start- und Enddatum bei Mobilitäten: „[…] first day and last day the participant needs to be present at the receiving institution.“

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Wichtige Aspekte

Anzahl Unterrichtsstunden STA 8 Stunden pro Woche; auch einzuhalten bei Aufenthalten, die kürzer als

1 Woche sind

Bei nicht ganzen Wochen (ab 2. Woche) Aliquotierung der 8 Stunden

Zuschusshöhe und Art der finanziellen Unterstützung Berechnung ausschließlich über Mobility Tool+ (!)

Auswahl der jeweiligen Unterstützungsoption: Echtkosten vs. Pauschalen

Verbot der Doppelfinanzierung

Festlegung von Rückforderungsbestimmungen z. B. bei fehlender EU Survey, nicht eingebrachter

Aufenthaltsbestätigung etc.

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Exkurs: Echtkosten vs. Pauschalen

Abrechnung gegenüber mobiler Person Beide Varianten bzw. auch eine Kombination aus beiden sind möglich

Pauschalen: Unit costs sind mobiler Person in voller Höhe zu überlassen

Echtkosten: Mobile Person erhält Services entweder direkt zur Verfügung gestellt oder entstandene Kosten rückerstattet

SMS: Nur Travel Support darf nach Echtkosten abgerechnet werden

Abrechnung gegenüber NA/Europäischer Kommission Unabhängig, ob intern nach Echtkosten ausbezahlt wurde, werden

immer nur Unit costs gemäß fix vorgegebener Kategorien verrechnet

Automatische Berechnung der Unit costs in Mobility Tool+

Weder in MT+ noch in Berichtsformularen sind Echtkosten relevant

Abrechnung nach Echtkosten bietet Vor- und Nachteile

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Zero Grant

Nötig, wenn Budget aufgebraucht ist bzw. verfügbares Restbudget die komplette Finanzierung einer Mobilität nicht zulässt

Keine „Mischung“ von geförderter/nicht geförderter Mobilität für selbe Person erlaubt

Mobilität ohne Zuschussmittel ist möglich bei zusätzlichen gewünschten Mobilitäten

Verlängerungen von Aufenthalten (nur in Ausnahmefällen!)

Praktikable Methode vor allem bei „Echtkostenüberschuss“

Durchführbar für jedes im Vertrag enthaltene Partnerland

Keine Erhöhung der (gesamt gewährten) Mittel für Organisational Support durch zusätzliche Mobilitäten

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Wichtige Aspekte

Auszahlungsmodalitäten Keine fix vorgegebenen Optionen, auf die zurückgegriffen werden muss

„The participant shall receive […] support in a timely manner“ Konkrete Auszahlungsbestimmungen von HEI selbst festzulegen

EU Survey Von allen Teilnehmer/innen zwingend auszufüllen; andernfalls muss

Zuschuss zurückbezahlt werden

Ausfüllung online via zugesendetem Link

Link an TN wird 1 Monat vor Ende (SMS) bzw. am letzten Aufenthaltstag (STA/STT verschickt)

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Wichtige Aspekte

Versicherung Haftpflichtversicherung zwingend erforderlich

Versicherungsnehmer/in (Institution oder Teilnehmer/in) ist im Vertrag anzugeben

Angaben über Kranken- und Unfallversicherung sind ebenfalls in den Vertrag einzufügen

Zeichnungsberechtigung Delegierung der Unterschriftsberechtigung z. B. an Mitarbeiter/innen des

International Office

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Erasmus+ International Credit Mobility


Exkurs: Versicherung & Rechtliches

Keine Sozialversicherungsanmeldepflicht bei Incoming-Lehrenden (öffentliche Universitäten) Privaten Einrichtungen wird empfohlen, auf Basis der Auskünfte von

BVA und BMASK individuell bei jeweiliger Krankenkasse rückzufragen

Visum für Gastlehrende: Reisevisum C für Ausübung einer Erwerbstätigkeit

Studierende

Krankenversicherung Incoming-Studierende: siehe OeAD-Homepage

ÖH-Mitgliedsbeitrag garantiert bei Outgoing-Studierenden Unfall- und Haftpflichtschutz nahezu weltweit

Verwendung von OS-Mitteln möglich, aber nicht zwingend

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Pause

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World Café

Tisch 1: Versicherung & Rechtliches

Tisch 2: Auszahlungsmodalitäten & Vertragsausstellung

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World Café

Ergebnisse der World Cafés

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Übersicht

Mobility Tool+

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Mobility Tool+

Aktualisierung des Datenbestandes: „on a monthly basis“ –

bzw. sobald konkrete Daten vorliegen

Travel days sind nicht in Dauer der Mobility period einzuberechnen

Flexible Handhabung von Reise- und Aufenthaltstagen

Feld Travel grant not required: für betreffende Mobilität wird nur der Individual Support verrechnet (gute Option bei knapper werdenden Budgetmitteln)

Abänderung Distance Band wenn Start/Zielpunkt der Mobilität nicht das Partnerland ist

Call 2016: Bisher absolvierte Aufenthalte unter KA 103, KA 107, LLP, EMJMD und EMA2 sind in 12-Monatsguthaben/Zyklus einzuberechnen

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Übersicht

Zwischenbericht

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Zwischenbericht (1)

Zwischenberichtstermin für alle Projekte der ersten Antragsrunde ist 15. Mai (Berichtszeitraum 01.06.2016 – 30.04.2017)

Reiner Statusbericht mit finanziellem Schwerpunkt ohne narrative Elemente

Zweiter Bericht auf optionaler Basis: nötig für Auszahlung der zweiten Tranche

Ad-hoc-Berichte für bestimmte Finanzfenster möglich, wenn budgetäre Gesamtsituation für AT01 dies erfordert

Ziel: sowohl bestmögliche Ausschöpfung der jeweiligen Mittel pro Hochschule als auch für AT01 insgesamt

Verlust von Mitteln nur nach Verzicht der HEI möglich > Effiziente Mittelverwaltung und -umverteilung durch NA daher nur auf

Basis einer realistischen Einschätzung der Kapazitäten der HEIs möglich

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Zwischenbericht (2)

Charakteristik: für jedes im Vertrag enthaltene Partnerland wird separat (eigenes Tabellenblatt) Bericht gelegt

Getrennte Darstellung von OS-Mitteln (gesamt pro HEI) und Travel/Individual Support (getrennt nach Partnerland)

Verzicht und Mehrbedarfsmeldung getrennt nach Partnerland

Mehrbedarf: Berücksichtigung hängt von budgetärer Gesamtsituation ab Sättigung aufgrund von Rückflüssen anderer HEIs oder

Aufgrund von nicht gänzlich ausgeschöpften Budgetfenstern

Mehrbedarfsmeldung kann auch sehr hohe Summen beinhalten Limit ist pro Hochschule das ursprünglich beantragte Budget

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Zwischenbericht Szenarien (1)

„Alle Studierendemobilitäten für das Partnerland X dauern insgesamt kürzer als geplant.

Ich würde gerne für dasselbe Partnerland eine zusätzliche Staff-Mobilität durchführen, das Budget für den Travel Grant ist jedoch bis auf den letzten Euro aufgebraucht. Wie muss ich vorgehen?“

>>> Travel und Individual Budget können pro Partnerland flexibel gehandhabt werden. Die Mehrkosten für Travel können aus den freien Mitteln von Individual Support problemlos finanziert werden.

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„Für das Partnerland X bleiben aufgrund nicht genützter Kapazitäten rund EUR 7.000,- an nicht genützten Mitteln übrig.

Für das ebenfalls im Vertrag enthaltene Partnerland Y ist das Budget ausgeschöpft. Kann ich die Restmittel von X heranziehen, um nach Y eine zusätzliche Staff-Mobilität zu finanzieren?“

>>> Nein. Mittel können nicht zwischen Partnerländern verschoben werden.

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„Uns wurden für das Partnerland V insgesamt zwei Outgoing-Studierendenmobilitäten bewilligt. Ein Studierender hat nun kurzfristig abgesagt.

Welche Möglichkeiten habe ich nun, um die frei werdenden Mittel zu nutzen?“

>>> Finanzierung von zusätzlichen Mobilitäten für bewilligte Aktivitäten mit demselben Partnerland (ohne Amendment) oder bislang noch nicht bewilligte Aktivitäten (mit Amendment).

Alternativ dazu können bestehende Mobilitäten verlängert werden (dann jedoch Verlust einer OS-Mittel-Unit).

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„Uns wurden für das Partnerland V insgesamt zwei Outgoing-Studierendenmobilitäten bewilligt. Ein Studierender hat nun kurzfristig abgesagt.

Welche Möglichkeiten habe ich nun, um die frei werdenden Mittel zu nutzen?“

>>> Finanzierung von zusätzlichen Mobilitäten für bewilligte Aktivitäten mit demselben Partnerland (ohne Amendment) oder bislang noch nicht bewilligte Aktivitäten (mit Amendment).

Alternativ dazu können bestehende Mobilitäten verlängert werden (dann jedoch Verlust einer OS-Mittel-Unit).

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„Der Travel Grant für das Partnerland Z ergibt EUR 1.100,-

Der Flug soll den Studierenden jedoch zur Gänze beglichen werden. Ich habe vor, für die Begleichung der entstehenden Mehrkosten im Zwischenbericht OS-Mittel in den Mobilitätstopf umzuschichten“

>>> Dies ist nicht möglich. Abgerechnet wird gegenüber der NA immer nur nach entstandenen Pauschalen. Gemäß dieser Logik existieren die erwähnten Mehrkosten nicht und können daher auch nicht vermerkt und in weiterer Folge abgerechnet werden.

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„Der Travel Grant für eine Mobilität aus dem Partnerland T ergibt EUR 180,- Der Lehrende reist jedoch aus einem weiter entfernten Ort an, weshalb sich das Distance Band auf EUR 275,- erweitert hat.

Welche Möglichkeiten bestehen?“

>>> Im Zuge der Mehrbedarfsmeldung können zusätzliche Mittel beantragt werden.

Alternativ können OS-Mittel verschoben werden, um die zusätzlichen Kosten für den Travel Grant zu decken.

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„Meine HEI hat im Zuge der Antragstellung ein Budget von EUR 120.000,- beantragt. Davon wurden EUR 112.000,- bewilligt.

Im Zuge des Zwischenberichts würde ich nun gerne einen Mehrbedarf von EUR 40.000,- anmelden. Geht das oder kann man prinzipiell nicht so viel Mittel zusätzlich beantragen?“

>>> Prinzipiell sind auch hohe Mehrbedarfsmeldungen möglich. Der maximale Förderbetrag ist jedoch stets mit dem beantragten Budget gedeckelt. Es kann daher maximal ein Mehrbedarf von EUR 8.000,- angemeldet werden.

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„Für das Partnerland bleiben genau EUR 140,- an Mitteln übrig. Wir würden gerne eine zusätzliche Staff-Mobilität finanzieren.

Kann ich für diese die verbliebenen EUR 140,- verrechnen und den Rest als Zero Grant abwickeln?“

>>> Nein. Geförderte und Zero Grant Mobilitäten dürfen prinzipiell nicht vermischt werden.

Die Mobilität muss komplett als Zero Grant abgewickelt werden, dann wären jedoch die EUR 140,- verloren.

Alternativ dazu kann der gesamte fehlende Betrag aus dem OS-Budget umgewidmet werden.

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Nationalagentur Erasmus+ Bildung Ebendorferstraße 7 1010 Wien Tel.: 01 / 534 08 -0

Kontaktpersonen

Mag. Sabine Müller (- 646)

Mag. Tobias Schneider, M.E.S. (- 648)

[email protected]


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