Professionelles Dokumentenmanagement

Manfred Terzer

Kendox AG, Geschäftsführer

20. Oktober 2015

Mehr raus holen mit professionellem Dokumentenmanagement

www.kendox.com

˃ Mit professionellem Dokumentenmanagement mehr aus der Organisation herausholen und einfach besser informiert sein!

Höhere Effektivität durch dokumentenbasierte Geschäfts-prozesse und elektronische Archivierung

Geld sparen, Durchlauf verkürzen und Effizienz erhöhendurch digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Überblick bewahren mit mehrdimensionalen, digitalen Kunden-und Lieferantenakten und vorgangsbezogenen Ablagen

Alle Informationen immer und überall verfügbar mit Tabletsund Smartphones

Zusammenspiel mit anderen Anwendungen über standardisierte Schnittstellen im Web

20. Oktober 2015

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ERP Systeme

Warenwirtschaft,

Buchhaltung

Kommunikation

Email, Collaboration,

Enterprise Social Media

DMS/CMS

Informationssuche,

Workflow etc.

Informationsbasis

Strukturierte Informationen

(Datenbanken, Dateien, usw.)

Unstrukturierte Informationen

(Dokumente, E-Mails, News, usw.)

Physikalische Welt des Unternehmens

Informationen im Unternehmen

Finanzbuchhaltung

Warenwirtschaft

Verkauf

Einkauf

Logistik/Lager

PPS

ERPEnterprise Resource

Management

DMS

Archiv

Suche

Digitale Akten

Workflow

Collaboration

ECMEnterprise Content

Management

Ressourcenmanagement

Material, Arbeit, Finanzen

Informationsmanagement

Wissensmanagement

Analyse, Vorausschau, Intervention

20. Oktober 2015

ECM Content Lifecycle

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Ind

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Informations-Architektur

Erstellung

Erfassen

Erstellen

Ablegen

Indizieren

Katalogisieren

Bearbeitung

Editieren

Versionieren

Weiterleiten

Genehmigen

Wiedervorlegen

Bereitstellung

Kommentieren

Konvertieren

Publizieren

Suchen

Integrieren

Aufbewahrung

Verdichten

Auslagern

Löschen

Historisieren

Dokumenten- und Geschäftsprozesse

Nut

zung

sgra

d

20. Oktober 2015

Anwendungen

20. Oktober 2015www.kendox.com

Anwendungs- und

Portalintegration

Scanning und Formulare

Belegdatenextraktion

Mobiler Zugriff auf alle

Informationen und Cloud

Vorgangsbearbeitung

Geschäftsprozesse

Archivierung, Compliance und

Langzeitaufbewahrung

Dokumentenmanagement,

Email, Office, digitale Akten

Papierdokumente einzeln oder im

Stapel zentral und dezentral scannen,

Daten extrahieren, ablegen und zur

Verarbeitung einreihen.

Zentrale, unveränderbare,

verfälschungssichere und

nachvollziehbare Archivierung.

Lebenszyklen und Signaturen,

Langfristspeicherung sowie

kontrollierte Vernichtung.

Zugriff unabhängig vom Standort, über

Internet und Data Center.

Bereitstellung je nach Gerätetyp.

Cloud Services bieten neue

Möglichkeiten für Unternehmen –

von der privaten bis zur Public Cloud!

Dokumenten- und ereignisbezogene

Bearbeitungsvorgänge digital

entwerfen, ausführen, kontrollieren,

dokumentieren und integrieren.

Dokumentenprozesse wie digitale

Eingangsrechnungsprüfung abbilden.

PC-Dokumente, Emails und andere

elektronische Medien zuordnen,

suchen, bearbeiten und zusammen mit

strukturierten Daten in digitalen Akten

organisieren.

Übernahme von ausgehenden

Dokumenten, Verbinden von

gescannten Belegen mit dem ERP,

Zugriff aus ERP/FIBU/PPS/CRM.

Integration mit MS SharePoint, CAD

Tools, IBM i (AS/400) …

Fakten und Trends

ECM/DMS Markt

Quelle:

ECM im Mittelstand, Frühjahr 2015, BITKOM

Was gehört für Sie zu "ECM"?

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Quelle: ECM im Mittelstand, Frühjahr 2015, BITKOM

20. Oktober 2015

Welche ECM Fachbegriffe kennen Sie?

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Quelle: ECM im Mittelstand, Frühjahr 2015, BITKOM

20. Oktober 2015

Nachfrage, Kaufmotive und wahrgenommener Nutzen

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Quelle: ECM im Mittelstand, Frühjahr 2015, BITKOM

˃ Schneller Zugriff auf Informationen

˃ Sicherheit vor Daten-/Informationsverlust

˃ Aufwand & Kosten für die Handhabung von Dokumenten senken

˃ Ortsunabhängige Informationsverfügbarkeit

˃ Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien

Top 5 – Wahrgenommener Nutzen von ECM-Lösungen

20. Oktober 2015

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Eingangs-

rechnungen

Email-

Ablage

Mobile

Lösungen

Digitale

Akten

Private Cloud

Lösungen

Lösungen

für KMUCompliance

Markt-

bedürfnisse(Kendox 2015)

20. Oktober 2015

DMS/ECM Anwendungen

Top 10 ECM Anwendungen

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#1 Archiv (Computeroutput)

Digitale Akte#2

Email-Ablage#3

Papierdokumente scannen#4

Rechnungseingang, Workflow#5

Office-Dokumente, Dateiablage#6

Mobiler Zugriff, Web-Portale, Cloud#7

Digitale Signatur#8

Gelenkte Dokumente (zum Beispiel QMS)#9

Engineering - CAD/PDM#10

20. Oktober 2015

ECM Anwendung: Elektronisches Archiv

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Keine zentrale Ablage

Wildwuchs auf F:\

Digital entstandene Dokumente?

Platzbedarf im Papierarchiv

Zeitverlust / «Sucherei»

Datenwachstum

Probleme

Immer verfügbar

Basis- «Infrastruktur»

Ausbaufähig

Geregelter Zugriff

Wenig Papierarchive

Berechtigungen

Nutzen

Standardisierte (Massen-)Daten-Verfahren

Computeroutput, Scanning

Langfristspeicherung, Compliance

PapierdokumenteArchiv ERP

Computer-Output

Web

20. Oktober 2015

ECM Anwendung: Digitale Akte

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Verkauf

Email

Dateiablage

Kunden-ordner

Aufträge

Einkauf

Email

Dateiablage

Lieferanten-ordner

Produktion

Email

Dateiablage

QM-Handbuch

Finanz/Admin

Email

Dateiablage

Vertrags-ordner

Personal

Email

Dateiablage

Personalakte

Weisungen

GL

Email

AufträgeVertrags-

ordner

Email

Aufträge

Vertrags-ordner

Medienbrüche

Persönliche Ablagen

Email-Verteilung

Suchen u. «Fragen»

Termine übersehen

Vollständigkeit

Probleme

Sachbezogen ordnen

Mehrdimensional

Übersichtlich

Suchaufwand klein

Vollständig informiert

Berechtigungen

Nutzen

Dokumente betrieblichen Vorgängen zuordnen

Kunden/Lieferanten auskunftsfähig sein

Verträge Fristen einhalten

Projekte, Personal … Übersicht bewahren

20. Oktober 2015

ECM Anwendung: Email Ablage

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Eigenleben / unstrukturiert

unwichtig, wichtig und sehr wichtig

riesiges „Postfach“

Unkontrollierte Datenvermehrung

Email zentrales Element von Geschäftsprozessen

aber wenig Kontext

Anhänge, letzte Version, Auffindbarkeit …

Probleme

Alle wichtigen Emails sicher erfasst

Einheitliche Behandlung von Emails, Office- und Papier-

dokumenten

Keine ausufernden Postfächer

Disziplin verbessert

Nutzen

Emails

Sehr wichtige, wichtige, unwichtige Emails

Manuell zuordnen und/oder automatisiert ablegen

Zuordnung zu Akten und Vorgängen

Email

Journaling

Email

Management

Email

Archiving

Email Lifecycle Management

20. Oktober 2015

ECM Anwendung: Rechnungseingang

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Lange Durchlaufzeiten

Teure und uneinheitliche Bearbeitung

Auskunftsfähigkeit

wo ist die Rechnung?

Einhalten von Skontofristen

Probleme

Kurze Durchlaufzeiten

Vorgangskosten senken

Hohe Auskunftsbereitschaft

Volle Transparenz

Rechtskonforme Archivierung

Flexible Ablaufgestaltung

Nutzen

Scanning und Capturing

Kopfdaten, Positionsdaten, Workflow

Eingangsrechnungen sofort bei Eingang digitalisieren

und (revisionssicher) archivieren

20. Oktober 2015

ECM Anwendung: Mobiler Zugriff

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Mobiles Arbeiten ist "normale" Erwartungshaltung

Wichtige Informationen nicht mobil verfügbar

Geschlossene Systeme / Archive

BYOD = erhöhte Erwartungshaltung

Probleme

Zugriff unabhängig von Ort und Zeit

Verbesserte Handlungsfähigkeit

Erhöhte Auskunftsbereitschaft

Basis für "neue Prozesse"

"Moderne" Arbeitsumgebung

Nutzen

Informationen immer im Zugriff

Tablet, Smartphone, Offline

HTML5/responsive und Native Apps

Kamera für kommerzielle Zwecke einsetzen!

20. Oktober 2015

Strategien für die Auswahl eines DMS/ECM-Systems

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Nutzen stiften durch konkrete Dokumentenanwendungen

Früher: stark auf kaufmännische Dokumente ausgerichtet

Heute: Aktenmanagement z.B. Kunden-, Lieferanten-, Vertrags-, Speditions-, Personalakte etc.

aber auch Technische Dokumente, Engineering Data Mgmt., etc.

Anwendungsstrategie

Verbesserung dokumentenbezogener Abläufe

Auswahl nach Einsparungspotenzial und Effizienzsteigerung

Prozessintegration und Prozessdigitalisierung vorantreiben

Auswahl strategisches Workflow-Environment sinnvoll

Prozessstrategie

Aufbau der unternehmensweiten Informationsarchitektur

Web-Portale und Mobile Apps als neue Anwendungskategorie

Informationsbereitstellung als Kernthema (Enterprise Search)

Intelligente Informationsaufbereitung und Integration in

Fachanwendungen ist entscheidend

Informationsarchitektur

Unternehmensweite ECM Plattform

Cloud oder nicht Cloud Integrationsmöglichkeiten

auch in hybride Architekturen

Teilprojekte, Ausbau in Schritten (Anwendungen)

Infrastruktur aufbauen, langfristig mitwachsen / ausbauen

Plattformstrategie

20. Oktober 2015

Kendox AG

In aller Kürze

Kendox AG – Übersicht

˃ Wir verbinden 20 Jahre Erfahrung mit Technologien von Morgen

Kendox AG, Oberriet SG, gegründet 2004

Inhabergeführtes Unternehmen

Softwarelösungen für Informationsmanagement

Vertriebspartnernetz und eigene Niederlassungen

Über 450 Kunden in D/A/CH

Dokumentenmanagement / Archiv / Workflow

Cloud Dienste, Online-Dokumentenarchive

Engineering- und Technologie-Lösungen

Moderne, langlebige Technologie (.NET, WEB)

Niedere Betriebskosten, kurze Reaktionszeiten

Systeme für einen bis mehrere tausend NutzerKendox Standorte

Kendox Partner (Auswahl)

Wien

Oberriet

Westheim

www.kendox.com 20. Oktober 2015

Kendox AG – Leistungsportfolio

DMS/ECM

Archiv

DMS/ECM/Archiv

Elektronische Archivierung

Scanning, Eingangspost

Datenextraktion

Digitale Akten, Workflow,

Web, Office, ERP & SAP

Integration u.v.m.

Modern, flexibel,

benutzerfreundlich

Cloud Services

(Cloud-DMS)

Dokumente und Akten

in der gesicherten Cloud

rechtskonform

aufbewahren

Dokumentenprozesse

Partnerlösungen

Einfach, sicher,

kostengünstig

Engineering und

Technologie

Dokumentenbasierende

Technologien

Lösungen und

Integrationen mit Microsoft

SharePoint,

SAP, IBM i (AS/400),

.NET, Web, Mobile u.v.m.

Innovation und

Erfahrung

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Kunden

Kunden Deutschland, Schweiz, Österreich (Auszug)

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www.kendox.com | info@kendox.com

Vielen Dank.

Manfred Terzer

Kendox AG, Geschäftsführer

Kendox AG

Niederlassung Deutschland

Hohentrüdinger Straße 11

91747 Westheim

Deutschland

T +49 (9082) 959 61 35

Kendox AG

Hauptsitz

Bahnhof-Strasse 7

9463 Oberriet SG

Schweiz

T +41 (71) 763 72 72

F +41 (71) 763 72 71

Kendox AG

Niederlassung Österreich

Währinger Straße 61

1090 Wien

Österreich

T +43 (1) 212 78 97www.kendox.com | info@kendox.com