Projektmanagement …\08rk_steu.ppt Folie:1 05.05.1999 Rainer Kröning Steuern Kurs halten

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Rainer Kröning

Steuern

Kurs halten


Rainer Kröning

Steuern

Inhaltsübersicht Fortschreibung der Pläne

Besonderes bei weiteren Projekttypen

Projektbericht

Kontierung

Projektbesprechung

Controlling

Phasenentscheidungssitzung

Das Projektleitungssoll


Rainer Kröning

Fortschreibung der Pläne

Die zentralen Fragen bei der Projektsteuerung lauten:

Wann wird das Projekt wirklich fertig?

Was wird das Projekt wirklich kosten?

V’Ist = Auflauf + erwarteter Rest

Je besser die Planung, desto weniger Aufwand

bei der Fortschreibung der Planungsunterlagen

Je konstanter das V’ist, desto besser das Projekt


Rainer Kröning

Fortschreibung der Pläne

MITARBEITERGEBIRGE AUFWANDS- und TERMINPLAN MITARBEITEREINSATZPLAN MEILENSTEINTRENDANALYSE AUFWANDSTRENDANALYSE KOSTENTRENDANALYSE PHASENKALKULATION, PROJEKTKALKULATION ZULIEFERPLAN QUALITÄTSSICHERUNGSPLAN PRODUKTSTRUKTUR, PHASENSTRUKTUR PROJEKTORGANISATION


Rainer Kröning

Aufwands- und Terminplan

Fragen Sie:“Welche Aufgaben müssen noch erledigt werden, um das Arbeitspaket fertigzustellen, und wieviel Zeit wird für jede dieser Aufgaben gebraucht?”

1 A Arbeitspaket fertig

2 B in Arbeit, hinter Plan

3 C vor Plan fertig

4 D nicht begonnen, hinter Plan

Berichtszeitpunkt


Rainer Kröning

Mitarbeitereinsatzplan

Eine veränderte Zuteilung odereine Verschiebung von Arbeitspaketen,neue Arbeitspakete oderdie Erkrankung oder den Einsatz neuer Mitarbeiter müssen Sie im MITARBEITEREINSATZPLAN mitvollziehen.

Beim Einsatz eines Planungswerkzeuges entsteht der Mitarbeitereinsatzplan automatisch mit dem Aufwands- und Terminplan!


Rainer Kröning

Meilensteintrendanalyse

01.01.1996

20.02.1996

10.04.1996

30.05.1996

19.07.1996

07.09.1996

27.10.1996

Jan

95

Feb

96

Mrz

96

Apr

96

Mai

96

Jun

96

Jul 9

6

Aug

96

Sep

96

Okt

96

Nov

96

Dez

96

Berichtszeitpunkt

Mei

len

stei

nte

rmin

e B30

T50

T30

A30

A20

Mrz 96 zusätzliche AnforderungenApr 96 Module aus ähnlichem Projekt

können genutzt werden


Rainer Kröning

Aufwandstrendanalyse

2.000

2.500

3.000

3.500

4.000

4.500

5.000

5.500

6.000

Jan

95

Feb

96

Mrz

96

Apr

96

Mai

96

Jun

96

Jul 9

6

Aug

96

Sep

96

Okt

96

Nov

96

Dez

96

Berichtszeitpunkt

Au

fwan

d in

Std

. Summe+SU+R

Summe+SU

Summe

Summe-SU

V'Ist




Rainer Kröning

Kostentrendanalyse

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900Ja

n 95

Feb

96

Mrz

96

Apr

96

Mai

96

Jun

96

Jul 9

6

Aug

96

Sep

96

Okt

96

Nov

96

Dez

96

Berichtszeitpunkt

Ko

sten

in T

DM Vertragsw ert

Personal+RZ+Sonst.

Personal+RZ

Personal

V'Ist




Rainer Kröning

Phasenkalkulation

Mengengerüst (Stunden)Projektindividuelle Arbeitspakete Schätzklausur inklusive Kosten:(= Technisches Netto) Std. Datum:Summe Technisches Netto

0Teilnehmer:

Standardarbeitspakete Std. Projektleitung 0 Projektbezogener Basisaufwand 0Einarbeitung 0Systemadministration 0Konfigurationsmanagement 0 Bemerkungen zur Aufwands- und KostenermittlungProjektbegleitende QS 0

Summe Standard AP 0Standardzuschläge (auf das Technische Netto)% Std.Auftragsmanagement 0 0

Qualitätssicherung 0 0

Summe Standardzuschläge 0

Summe 0Bedingte Zuschläge (auf das Technische Netto)% Std.Schätzungenauigkeit (SU) 0 0

Risiko (R) (% nur ausnahmsweise!)0 0

Summen Aufwand

Summe - SU

Summe Summe + SU

Summe +SU +R

0 0 0 0

Kostengerüst (TDM) Plan Ist Plan - Ist

Personalkosten (Summe * Kosten in DM/h)ConsultantsUnterauftrag SW-HäuserUnterauftrag SNI-AbteilungenRZ - KostenReisekostenHandbuchredaktionHandelsware

Sonstiges

Summe Kosten

Vereinbarungswert Kosten (zwischen Entscheider und PL)

Vertragswert


Rainer Kröning

Projektkalkulation

PlanProblem-analyse

Anforder.-analyse

System-entwurf

DesignImplemen-

tierungIntegration &

TestAbnahme Projekt

1 Starttermin Jan 96 Jan 96

Endetermin Mrz 96

Dauer (Mon.) 3

Aufwand (MStd.) 0

Kosten Personal 0

Kosten RZ 0

Kosten Cons. 0

Kosten Summe 0

2 Starttermin Jan 96 Jan 96

Endetermin Mrz 96 Jan 00

Dauer (Mon.) 3 1 0 0 0 -1.169

Aufwand (MStd.) 0

Kosten Personal 0

Kosten RZ 0

Kosten Cons. 0

Kosten Summe 0 0 0 0 0 0

3 Starttermin

Endetermin

Dauer (Mon.) 0

Aufwand (MStd.) 0

Kosten Personal 0

Kosten RZ 0

Kosten Cons. 0

Kosten Summe 0 0 0 0 0

4 Starttermin

Endetermin

Dauer (Mon.) 0

Aufwand (MStd.) 0

Kosten Personal 0

Kosten RZ 0

Kosten Cons. 0

Kosten Summe 0 0 0 0

Ist Starttermin Feb 96

Endetermin Apr 96

Dauer (Mon.) 3 3

Aufwand (MStd.) 0 0

Kosten Personal 0 0

Kosten RZ 0 0

Kosten Cons. 0 0

Kosten Summe 0 0 0 0 0 0 0 0

Delta Dauer (Mon.) 0 #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT!

Aufwand (MStd.) 0 #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT!

Kosten Personal 0 #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT!

Kosten RZ 0 #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT!

Kosten Cons. 0 #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT!

Kosten Summe 0 0 0 0 0 0 0

Vertragswert 0

Kosten - Vertragswert #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT! #WERT!


Rainer Kröning

Zulieferplan

Zulieferung Eingangsprüfung Einsatz

Nr. Z: BezeichnungF: Form und QualitätV: Verantwortlicher

EingangPlanIst

M: Methode/DauerV: VerantwortlicherE: Ergebnis

AbschlußPlanIst

PlanIst

nn Z:

F:

V:

TT.MM.JJTT.MM.JJ

M:V:E:

TT.MM.JJTT.MM.JJ

TT.MM.JJTT.MM.JJ


Rainer Kröning

Qualitätssicherungsplan

ErgebnisZwischenerg.

Maßnahme Partner P-Termin I-Termin Prüfergebnis

TT.MM.JJ TT.MM.JJ


Rainer Kröning

Projektstruktur

Nr. Vorgangsname RessourcenkürzelGeplante ArbeitDauer Anfang Ende Vorgänger

1 Prog. 1 Test R 40h 5t 15.01.97 21.01.97

2 Prog. 2 Test R 40h 5t 17.01.97 24.01.97 1

3 Prog. 3 Test R 40h 5t 24.01.97 30.01.97 2

4 Integration 1 R 80h 10t 31.01.97 13.02.97 3

5 HB-Konzept S 160h 20t 12.01.97 07.02.97

7 XXX K 40h 5t 14.02.97 20.02.97 5;4

8 Leider vergessen S 20h 5t 10.02.97 14.02.97

RKRR

RKRR

RKRR

RKRR

SG

KA

SG

06.01. 13.01. 20.01. 27.01. 03.02. 10.02. 17.02. 24.02. 03.03. 10.03.Januar Februar Mä


Rainer Kröning

Projektorganisation

C ontrollingTC : NamePC : NameBC : Name

Auftragsmgmt.NN1NN2

ProjektbüroNN1NN2

Projektbegl. QM & KMNN1NN2

BW & Infrastrukt.NN1NN2

NN 01NN 02

SystemsengineeringNN1NN2

NN 11NN 12

Teilprojekt 1NN1NN2

NN 21NeuerMitarbeiterMitGanzLangemNamen

Teilprojekt 2NN1NN2

SoftwareentwicklungNN1NN2

Beschaff. & Inst.NN1NN2

Integrat. & TestNN1NN2

ProjektleitungAbteilung

NameName Vertreter

EntscheidungAbteilung

NameName Vertreter


Rainer Kröning

Produktionsprojekte: Produktionsaufwand

0

5

10

15

20

25Ja

n 95

Feb

96

Mrz

96

Apr

96

Mai

96

Jun

96

Jul 9

6

Aug

96

Sep

96

Okt

96

Nov

96

Dez

96

Produktionsmonat

h/E

inh

eit

Produktionsoptimum

Ist


Rainer Kröning

Produktionsprojekte:Produktionstrendanalyse

0

500

1000

1500

2000

2500

Jan

95

Feb

96

Mrz

96

Apr

96

Mai

96

Jun

96

Jul 9

6

Aug

96

Sep

96

Okt

96

Nov

96

Dez

96

Produktionsmonat

Stü

ckza

hl

Kapaz./Monat

Auftragsw ert

Ist-VIst/Monat

Produktionstrend

Kapazität (kumuliert)


Rainer Kröning

Standardprodukte

Steuern wie üblich

Vertriebsprojekt muß ebenfalls planmäßig laufen

Geeignete Maßnahmen zur AbsatzförderungVerkaufserfolg auf verabredeter Produktbasis steuern

Wirtschaftlicher Produktplan

Begründete Change Requests bewerten,Auswirkungen auf WPP ermitteln


Rainer Kröning

Kundensystemprojekte: Lieferstatus/Lieferplanung

Haben Sie besonders die Lieferungen im Blick, die von externen Lieferanten direkt an den Kunden gehen. Der Projektleiter muß die Rechnungen abzeichnen.

Nr. Bezeichnung Po

siti

on

im

An

geb

ot

An

zah

l im

An

geb

ot

Bes

tell

un

g l

aut

Ver

trag

Än

der

un

g d

urc

h A

G

bes

tell

t

gel

iefe

rt

verr

ech

net

Stü

ckp

reis

Wer

t

1 Bezeichnung1 1 3 3 3 3 1 64.957 64.957

16 Bezeichnung16 17 17 17 3.315 56.35517 Bezeichnung17 0 3 1 0 018

Summe 121.312Verkaufpreis 0


Rainer Kröning

Bestandteile des Projektberichts

Inhalt

0 Übersicht 1

1 Produktstruktur 2

2 Projektstruktur 4

3 Kalkulation 4

4 Ressourcen 11

5 Termine 13

6 Projektorganisation 16

7 Qualitätssicherung 20

8 Konfigurationsmanagement 21

9 Risikovorsorge 21

10 Produktionsumgebung 21

11 Zulieferungen 22

12 Ressourcenbeschaffung 23

13 Schulung 24

14 Berichterstattung 24

15 Anhänge 24


Rainer Kröning

Wann liegt welcher Plan vor?

Start-PES Meilenstein-PES Status-PESPläne in der Planungsreihenfolge

Pro

jekt

e

frei

zuge

ben

de P

hase

Pro

jekt

e

abzu

nehm

end

e P

hase

frei

zuge

ben

de P

hase

Pro

jekt

e

aktu

elle

P

hase

AnwendersoftwareprojekteProduktstruktur M E ÄPhasenstruktur M EProjektstruktur M E ÄProjektorganisation M Ä ÄZulieferplan M M ÄQualitätssicherungsplan M E M ÄChancenanalyse/Risikovorsorge M Ä ÄPhasenkalkulation M E M EMitarbeitergebirge M E ÄAufwands- und Terminplan M M ÄMitarbeitereinsatzplan M E M EMeilensteintrendanalyse M E ÄAufwandstrendanalyse M E ÄKostentrendanalyse M E Ä EProjektkalkulation M E MProjekt(abschluß)bericht M M MProduktionsprojekteProduktionsaufwand M E EProduktionstrendanalyse M E EProduktionsaufwandskalkulation M E EStandardprodukteWirtschaftlicher Produktplan M E EKundensystemprojekteLieferstatus/Lieferplanung M E E


Rainer Kröning

KontierungNr. Vorgangsname RessourcenkürzelGeplante ArbeitDauer Anfang Ende Vorgänger

1 Prog. 1 Test R 40h 5t 15.01.97 21.01.97

2 Prog. 2 Test R 40h 5t 17.01.97 24.01.97 1

3 Prog. 3 Test R 40h 5t 24.01.97 30.01.97 2

4 Integration 1 R 80h 10t 31.01.97 13.02.97 3

5 HB-Konzept S 160h 20t 12.01.97 07.02.97

7 XXX K 40h 5t 14.02.97 20.02.97 5;4

8 Leider vergessen S 20h 5t 10.02.97 14.02.97

RKRR

RKRR

RKRR

RKRR

SG

KA

SG

06.01. 13.01. 20.01. 27.01. 03.02. 10.02. 17.02. 24.02. 03.03. 10.03.Januar Februar Mä

Zeiterfassung Kostenfassung


Rainer Kröning

Projektbericht (KA)


Rainer Kröning

Projektplanungswerkzeug

V’Ist im Projektplanungswerkzeug Erwarteten Rest in Aufwands- und Terminplan eintragen, V’Ist wird

berechnet

Zeitskala umschalten auf Monat

Auswertung an KA

Vom Zeiterfassungssystem nach PMW Ist-Stunden für fertiggestellte Arbeitspakete aus dem Projektbericht des

Zeiterfassungssystems übernehmen


Rainer Kröning

Projekt-V’Ist

Folien mit Beispiel


Rainer Kröning

Kostenübersicht

Folie mit Beispiel


Rainer Kröning

Projektbesprechung

Alle Teilnehmer sollten sich auf jeder Projektbesprechung fragen: Wie kommt man voran?

Wo gibt es Probleme? Was ist die Ursache?

Ist das Ziel in Gefahr?

Wie ist aus eigener Kraft Abhilfe bei Problemen zu schaffen?

Ist der richtige Mitarbeiter am richtigen Platz?

Gibt es Über- oder Unterforderungen?

Was ist für gutes Klima zu tun?

Werden die richtigen Methoden eingesetzt?

Wird das Richtige richtig getan?


Rainer Kröning

Besprechungsregeln

Treffen gut vorbereiten, Besprechungsziele bekanntgeben Teilnehmer über Angelegenheiten informieren, zu denen sie sich äußern

sollen. Mitarbeitern danken,

Zwischenergebnisse würdigen, Wenn Kritik, dann bitte freundlich und so, daß niemand sein Gesicht verliert.

Auf disziplinierte, faire Gesprächsführung achten, vorgesehene Zeiteinteilung einhalten

Die Gedanken anderer verfolgen und kreativ mitarbeiten Ergebnisse protokollieren, Aktionsliste führen:

Wer muß was wann tun


Rainer Kröning

Ablauf der Projektbesprechung mit Zeitrahmen

TOP Zeitrahmen

Protokoll (Aktionsliste vom letzten Mal prüfen) 10 Minuten

Aktuelle Informationen 10 Minuten

Projektstatus

– Projektstand

– Terminsituation

– Aufwandssituation

30 Minuten

Probleme und Maßnahmen 45 Minuten

Change-Request-Status, Fehlermeldungsstatus 15 Minuten

(Thema der Woche) (30 Minuten)

Aktionsliste 10 Minuten

Sonstiges 15 Minuten

Nächster Termin


Rainer Kröning

Controlling (1)

Für alle Controller gelten die Grundsätze

Das Controlling muß unbeeinflußt vom Projekt-geschehen und von

vertrieblichen Aspekten sein.

Der Überblick/die Außensicht müssen gewährleistet sein.

Das vereinbarte Projektziel ist das Maß aller Dinge.

Bitte kooperieren Sie mit Ihrem Controller!

Wenn Sie die kritischen Punkte Ihres Projekts auf den Tisch legen,

beweisen Sie Ihre Managementfähigkeit im Sinne des Projekterfolgs.


Rainer Kröning

Controlling (2)

Der Maßstab für die Prüfung sind der Vertrag und der

Auftraggebernutzen sowie die niedergelegten Richtlinien.

Prozeß-Controlling

Technisches Controlling

Betriebswirtschaftliches Controlling


Rainer Kröning

Phasenentscheidungssitzung

„Eine PES ist diejenige Sitzung, in der die offizielle Entscheidung

über Beginn und Ende von Prozeßschritten zu den

Meilensteinterminen durch den Entscheider getroffen wird.

In einer PES wird festgestellt, ob alles richtig durchgeführt wurde,

es wird selbst nicht durchgeführt.“


Rainer Kröning

PES-Rollen

Entscheider

Projektleiter

Teilprojektleiter, Phasenverantwortlicher

Technischer Controller/ Prozeß-Controller

Betriebswirtschaftlicher Controller

Moderator

Sonstige Teilnehmer


Rainer Kröning

PES-Arten

Zu folgenden Prozeßschritten ist in der Regel eine PES vorgesehen:

A10, A20, A30/T10, T20, T26, T30, T50, B30 Angebots-PES Start-PES Planänderungs-PES Meilenstein-PES Status-PES Abnahme-PES


Rainer Kröning

Vorbereitung der PES

Sie als Projektleiter geben den Anstoß zur Veranstaltung einer PES.

Spätestens 5 Arbeitstage vor dem Sitzungs-termin müssen die

erforderlichen Unterlagen samt Einladung allen Teilnehmern vorliegen.

Sehen Sie die PES als ein Management-werkzeug an, das dem

Projekterfolg dient.

Führen Sie diejenigen Entscheidungen herbei, die Sie brauchen, um Ihren

Projektplan zu erfüllen!


Rainer Kröning

Standardtagesordnung + Ablauf PES

Pos: Tagesordnung Rolle

1.1 Einleitung PES-Moderator

1.2 Gesamtprojektüberblick Projektleiter

2.1 Phasenbericht Phasenverantwortlicher

2.2 Auflagengegenstand PES-Moderator

2.3 Technisches Gutachten Technischer Controller

2.4 Prozeßgutachten Prozeß-Controller

2.5 Betriebswitschaftl. Gutachten Betriebswirtschaftl. Contr.

2.6 Diskussion Plenum

2.7 Abnahme Entscheider


Rainer Kröning

Standardtagesordnung + Ablauf PES

Pos: Tagesordnung Rolle

3.1 Phasenplanung Phasenverantwortlicher

3.2 Technisches Gutachten Technischer Controller

3.3 Prozeßgutachten Prozeß-Controller

3.4 Betriebswitschaftl. Gutachten Betriebswirtschaftl. Contr.

3.5 Diskussion Plenum

3.6 Freigabe Entscheider

1.4 Termine PES-Moderator

1.5 Projekterfahrung Plenum

1.6 Protokoll PES-Moderator


Rainer Kröning

Zur PES !

Gute Vorbereitung aller Teilnehmer

Alle Teilnehmer: sachlich, aktiv und kooperativ.

Bindung an Aussagen und Entscheidungen eines Vertreters

Alarmschlagen, wenn Krise droht

Meßlatte: die auf der PES vereinbarten Termine


Rainer Kröning

Das Projektleitungssoll

Projektleitung mit Methode

Entlastung von Routinetätigkeiten

Weg frei für Arbeiten mit größerer Wertschöpfung

Was und wie kann man ändern und verbessern?


Rainer Kröning

Steuern

Schlußwort

Kein Wind ist demjenigen günstig,

der nicht weiß, wohin er segeln will.

Michel Montaigne, 1533-1592, Philosoph

Documents

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