Rahmendienstvereinbarung über die Einführung, den ?· Rahmendienstvereinbarung über die Einführung,…

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  • Rahmendienstvereinbarung ber die Einfhrung, den Einsatz und die

    Erweiterung von SAP ERP

    zwischen

    der Fachhochschule Kln vertreten durch

    den Prsidenten und den Vizeprsidenten fr Wirtschafts- und Personalverwaltung

    und

    den Personalrten der Fachhochschule Kln

    vertreten durch die Vorsitzenden

    Prambel Gemeinschaftliches Ziel von Dienststelle und Personalrten ist die enge Kooperation im

    Rahmen der SAP-Einfhrung und ---Nutzung. Die Basis bilden eine von Vertrauen geprgte Zusammenarbeit und ein intensiver und regelmiger Austausch.

    Dienststelle und Personalrte stimmen berein, dass im Rahmen der SAP-Einfhrung und --- Nutzung die Qualifizierung der Beschftigten einen sehr hohen Stellenwert hat. Die Beschftigten werden umfassend und kontinuierlich qualifiziert, um ihre Kenntnisse und Fhigkeiten zu sichern und weiterzuentwickeln.

    Dienststelle und Personalrte verpflichten sich gemeinschaftlich auf die Sicherstellung des Datenschutzes und des Rechtes auf informationelle Selbstbestimmung. Auf Leistungs- und Verhaltenskontrolle wird verzichtet und die mibruchliche Nutzung gespeicherter Daten wird unterbunden. Unter dieser Zielsetzung arbeiten Dienststelle, Datenschutzbeauftragter und Personalrte im Rahmen von SAP-Einfhrung und -Einsatz eng zusammen.

    Mit der Einfhrung und Nutzung der SAP-Software verfolgen Dienststelle und Personalrte das gemeinsame Ziel, die Arbeitsbedingungen aller betroffenenen Beschftigten der Fachhochschule Kln zu verbessern und die Daten- und Servicequalitt zu erhhen.

    1. Geltungsbereich der Dienstvereinbarung

    1.1. Sachlich: Fr die Einfhrung, den Einsatz und die Erweiterung von SAP ERP.

    1.2. Persnlich: Fr alle Beschftigten der Fachhochschule Kln.

    1.3. Rumlich: Fr alle Standorte der Fachhochschule Kln.

  • 2. Dokumentation

    2.1. Das SAP-System der FH-Kln wird zwischen Dienststelle und Personalrten in Form einer

    Rahmendienstvereinbarung und ergnzender Einzelvereinbarungen geregelt und

    dokumentiert.

    2.2. In der Rahmendienstvereinbarung werden die bergreifenden Aspekte, die fr alle

    einzufhrenden und eingesetzten SAP-Module Gltigkeit haben, vereinbart.

    In den Einzel-Dienstvereinbarungen zu einzelnen Modulen werden modulspezifische

    Aspekte geregelt und dokumentiert.

    2.3. Die nachfolgenden bergreifenden Anlagen sind Bestandteil dieser Rahmendienstvereinbarung; sie werden kontinuierlich von der Dienststelle aktualisiert; Es wird ein SAPAusschuss (Nheres dazu unter Ziffer 4) gebildet, der ber ihre nderung informiert. Sollte zwischen Dienststelle und den Personalrten kein Einvernehmen zu den nderungen bestehen, wird die nderung den Personalrten zur Mitbestimmung vorgelegt. Das betrifft:

    Softwarebezeichnung/Releasestand Aktuelle bersicht aller eingesetzten Module/Teilmodule Aufgaben Key-User Datenschutzkonzept und schriftliche Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten Anforderungs- und Genehmigungsverfahren zur Vergabe von Berechtigungen Systemlandschaft Formular zur Anzeige von geplanten Vernderungen in Funktionalitten im SAP

    System

    2.4. Fr jedes SAP-Modul, das in der FH Kln eingefhrt und eingesetzt wird bzw. bereits

    eingefhrt wurde, werden den Personalrten die nachfolgenden Anlagen zur

    Dokumentation zur Verfgung gestellt. Die Dokumente werden in die Anlagen der

    modulspezifischen Einzel-Dienstvereinbarungen aufgenommen und kontinuierlich

    gepflegt; der SAP-Ausschuss wird ber ihre nderung informiert. Sollte zwischen

    Dienststelle und den Personalrten kein Einvernehmen zu den nderungen bestehen, wird

    die nderung den Personalrten zur Mitbestimmung vorgelegt. Das betrifft:

    Kurzbeschreibung des Moduls und der eingesetzten Funktionalitten Zweckbindung des Einsatzes Erweiterung Datenschutzkonzept (wenn erforderlich) Rollen- und Berechtigungskonzept Schnittstellenkonzept Auflistung der verarbeiteten personenbezogenen Datenfelder (ggf. Infotypen) Abschlieende bersicht aller Auswertungen

  • 3. Auswirkungen auf die Beschftigten und Rationalisierungsschutz

    3.1. Die Dienststelle informiert Personalrte und Beschftigte frhzeitig ber zu erwartende

    Auswirkungen auf die MitarbeiterInnen.

    3.2. Aufgrund der Nutzung von SAP und der damit verbundenen Vernderungen der

    Arbeitsablufe werden keine betriebsbedingten Kndigungen, Herabgruppierungen oder

    Entgeltminderungen der Beschftigten durchgefhrt. Die Karrierechancen der

    Beschftigten in Form von hierarchischer oder horizontaler Entwicklung bleiben bestehen.

    3.3. Gehen Arbeitspltze durch den SAP-Einsatz verloren, werden den betroffenen

    Beschftigten unter Beteiligung des jeweiligen Personalrates gleichwertige Positionen

    angeboten und erforderliche Qualifizierungsmanahmen durchgefhrt.

    4. SAP-Ausschuss

    4.1. Ab dem Zeitpunkt des Inkrafttretens dieser Dienstvereinbarung tritt regelmig ein SAP-

    Ausschuss zusammen.

    4.2. Der SAP-Ausschuss setzt sich zusammen aus:

    Vertretern der Dienststelle Vertretern der Personalrte Schwerbehindertenvertretung SAP-Projektleitung der FH Kln Datenschutzbeauftragtem Key-Usern (nur bei Bedarf, in Abhngigkeit von der jeweiligen Agenda)

    4.3. Ziel des SAP-Ausschusses ist:

    Prsentation kurz- und mittelfristiger Planungen zur Nutzung und zum Ausbau von SAP

    Feststellung aktueller Stand Datenschutz Optimierung Zusammenarbeit Dienststelle und Personalrte bzgl. der Einfhrung und

    des Einsatzes von SAP Austausch zu den Erfahrungen bzgl. eingefhrter Module und bei Bedarf Ableitung

    erforderlicher Optimierungsmanahmen Feststellung erforderlicher Qualifikationsmanahmen nderungsvorschlge, die auch von Nutzern stammen knnen, beraten

    4.4. Tagungsrhythmus und Organisation

    Der SAP-Ausschuss tagt zumindest jhrlich, kann aber darber hinaus auf Wunsch der Dienststelle oder der Personalrte anlassbezogen einberufen werden

    Die Tagesordnung wird mit Vorlauf von 2 Wochen zwischen Dienststelle und Personalrten abgestimmt

  • Die Dienststelle ldt ein

    5. Rechte und Beteiligung der Personalrte

    5.1. Die Dienststelle informiert die Personalrte frhzeitig und umfassend ber geplante

    Vernderungen von Funktionalitten in der SAP-Anwendung, die sich aus der Einfhrung

    neuer (Teil-) Module bzw. der Erweiterung der Funktionalitten in bereits eingesetzten

    Modulen, das Einspielen von Enhancement Packages oder aber einem Releasewechsel

    ergeben.

    5.2. Im Sinne der vertrauensvollen Zusammenarbeit legt die Dienststelle den Personalrten

    frhzeitig das Formular Anzeige von geplanten Vernderungen in Funktionalitten im

    SAP-System (Anlage 7) zur Information vor.

    5.3. Im Falle der Einfhrung eines neuen SAP-Moduls wird eine neue Einzelvereinbarung

    abgeschlossen; im Falle bereits eingesetzter SAP-Module wird zu einer abgeschlossenen

    Vereinbarung eine einvernehmliche Erweiterung der Vereinbarung vorgenommen.

    5.4. Die Einbeziehung der Personalrte erfolgt in jedem Fall rechtzeitig vor Projektstart.

    5.5. Den Personalrten werden von der Dienststelle die nachfolgenden Informationen zur

    Verfgung gestellt, erlutert und mit ihnen beraten:

    Inhalte und Ziele des Projektes Projektorganisation und Beteiligte Projektzeitplan Regelmige Statusmeldung Auswirkungen auf MitarbeiterInnen, Arbeitspltze, Prozesse und Organisation

    (Organisationskonzept) Fachkonzepte Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten Testplanung Schulungskonzept und -plan

    5.6. Die Personalrte erhalten Zugriff auf die projektbezogenen Unterlagen und Dokumente,

    die fr die ProjektmitarbeiterInnen verfgbar sind.

    5.7. Personalrte und Dienststelle vereinbaren auf der Basis des Projektzeitplanes einen

    Beteiligungszeitplan.

    5.8. Auf Wunsch der Personalrte erfolgt eine Systemdemonstration durch die

    Projektverantwortlichen.

    5.9. Die Personalrte knnen auf eigenen Wunsch in Teilprojekten oder Arbeitsgruppen

    mitarbeiten.

    5.10. Die Personalrte haben das Recht, die eingesetzte SAP-Software auf Einhaltung der

    Bestimmungen dieser Rahmenvereinbarung und der Vereinbarungen zu Einzelmodulen zu

    berprfen. Dazu fhren sie alle 2 Jahre oder aber bei Bedarf eine Systembegehung

  • durch. Hierzu knnen sie in Abstimmung mit der Dienststelle einen internen oder externen

    Sachverstndigen ihrer Wahl hinzuziehen.

    5.11. Die Personalrte knnen zu ihrer eigenen Qualifizierung sowohl an internen

    Qualifizierungsmanahmen der Dienststelle als auch an externen

    Schulungsveranstaltungen zu SAP teilnehmen. Sie nutzen hierzu vorrangig --- soweit

    sinnvoll --- die von der Dienststelle angebotenen Schulungsangebote.

    Die Rechte des Personalrates nach 42 LPVG NRW bleiben davon unberhrt.

    5.12. Zur Untersttzung ihrer Aufgaben werden den Personalrten auf Wunsch und nach Bedarf

    die fr sie relevanten Auswertungen und der dafr erforderliche Systemzugriff zur

    Verfgung gestellt.

    6. Key-User

    6.1. Im Rahmen der Einfhrung, des Einsatzes und der Erweiterung des SAP-Systems kommt

    den Key-Usern eine wichtige Rolle zu.

    6.2. Es werden Key-User sowohl fr die Projektphase als auch fr den anschlieenden

    Regelbetrieb benannt.

    6.3. Die Aufgaben der Key-User sind in der Anlage 3 konkretisiert.

    6.4. Die Auswahl der Key-User erfolgt unter der Magabe eines transparenten, fairen

    Auswahlverfahrens.

    Die Benennung der Key-User erfolgt nach vorheriger Information der Personalrte.

    6.5. Die Key-User fr den Regelbetrieb rekrutieren sich in der Regel aus dem Kreis der Key-User

    der Projektphase.

    6.6. Um den