4
Reisekosten einfach online managen Integrierte HCM Soſtware für Ihre moderne Personalwirtschaſt www.kidicap.de

Reisekosten einfach online managen · 2020-05-11 · Reisekosten einfach online managen. Gerade im Dienstreisemanagement sind in vielen Ein-richtungen erhebliche wirtschaftliche Optimierungs-

  • Upload
    others

  • View
    1

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Reisekosten einfach online managen

Integrierte HCM Software für Ihre moderne Personalwirtschaft

www.kidicap.de

Reisekosten einfach online managenGerade im Dienstreisemanagement sind in vielen Ein-

richtungen erhebliche wirtschaftliche Optimierungs- und

Einsparpotenziale vorhanden. Durch den Einsatz von

KIDICAP.Travel für den Sachbearbeiter und in den Self-

Services für den Reisenden lassen sich diese Potenziale

optimal ausschöpfen.

KIDICAP.Travel ist uneingeschränkt mandantenfähig und

erfüllt sowohl die Anforderungen der öffentlichen Verwal-

tung oder kleinen Organisationen mit einem einzelnen

Reisekostenabrechnungsplatz, als auch die Bedürfnisse

überregional organisierter Institutionen mit verteilten

Standorten und heterogenen Systemwelten. Eine Ge-

meinsamkeit besteht ebenfalls in der Berücksichtigung

der gesetzlichen, tariflichen und internen Bestimmungen

für die Abrechnung von Dienstreisen.

KIDICAP.Travel bietet Ihnen rechtliche und rechnerische

Sicherheit bei gleichzeitiger Transparenz und

Effizienz in der Reisekostenabrechnung. Alle Funktionen

2 KIDICAP . Travel

KIDICAP.Travel ist die vollständig webbasierte und um-

fassende Software-Lösung für Ihre Anforderungen im

Dienstreisemanagement. Vom Reiseantrag über das Ge-

nehmigungsverfahren bis hin zur Dienstreise-

abrechnung und Buchung im Finanzwesen werden die

Schritte über einen Workflow abgebildet.

zur optimierten, elektronischen und medienbruchfreien

Vorgangsbearbeitung – von der Reiseplanung bis zur

Archivierung – sind in der Basisversion bereits enthalten.

Die einfache Handhabung durch die intuitive Benutzer-

oberfläche und die aussagefähigen Auswertungsmöglich-

keiten unterstützen zusätzlich einen effizienten Arbeits-

ablauf.

KIDICAP.Travel erfüllt höchste Sicherheitsansprüche an

den Datenschutz und wird nach SSL-Banken-

standard verschlüsselt.

Konnektor zu Banken

Einstellungen

Pro

toko

llier

ung

und und FiBu-System

en Reisemittelbuchung und Archivierung

E-Mai

l Ben

achr

icht

unge

n

Rep

orts

und

Ana

lysen

Personen- und Reise- Work�ow-Management Reisekostenabrechnung

datenverwaltung

Prüfungen

Travel

Grafik: KIDICAP.Travel-Komponenten

Leistungsmerkmale• Personalverwaltung (Personen- und Reisedaten)

• Workflow-Management (Antrag, mehrstufiger

Genehmigungsprozess)

• Reisekostenabrechnung

• Systemverwaltung (Basisdaten, Rechtsgrundlagen)

• Schnittstelle zu Buchungsverfahren wie bspw. FiBu,

SEPA-Lastschriftverfahren usw.

• Reisekostenvorschuss

• Gruppenerfassung

• Berechtigungskonzept

• Belegablage

• Reportgenerator

• Protokollierungen

• E-Mail-Benachrichtigungen

• Reisemittelbuchung

• Archivierung

KIDICAP.Travel-WorkflowDer KIDICAP.Travel-Workflow ermöglicht individuell

definierte Stationsfolgen (Bearbeitungsinstanze) mit den

von Ihnen vorgeschriebenen Tätigkeiten und Berechti-

gungen. Alle am Prozess beteiligten Personen (Reisende,

Vorgesetzte/Genehmigende, Reisekostensachbearbeiter,

Controller, Travel Manager) werden nach Bedarf in den

elektronischen Workflow der Planung, Beantragung, Ge-

nehmigung und Abrechnung von Dienstreisen integriert

und im Prozess per E-Mail über jeden Status informiert

oder beauftragt. Durch die im Produkt hinterlegten,

stets aktuellen Gesetzesregelungen und individuel-

len Reiserichtlinien sind alle Voraussetzungen für die

rechtskonforme Abrechnung Ihrer Dienstreisen gegeben.

Zusätzliche Sicherheit geben Ihnen Plausibilitätstests im

Verfahren.

KIDICAP.Travel unterwegsDie Erfassung von Dienstreisedaten ist selbstverständ-

lich über ein Tablet oder Smartphone von unterwegs

möglich. Nach der Anmeldung in der APP werden die

Daten werden automatisch an die zentrale Datenhaltung

übermittelt und abgeglich-en. Dies ist besonders nütz-

lich für Einrichtungen mit Mitarbeitern, die häufig oder

über einen längeren Zeitraum unterwegs sind, wie bspw.

Steuer- oder Wirtschaftsprüfer.

AbrechnerReisender ReisenderReisen PrüferGenehmigerTravel (ESS) Travel

Grafik: Beispiel KIDICAP.Travel – Workflow mit SelfService

Abb.: KIDICAP.Travel auf dem Tablet

3www.kidicap.de

KIDICAP IntegrationErgänzen Sie KIDICAP.Travel mit weiteren KIDICAP.APPs.

Verwenden Sie gemeinsame Stamm- und Bewegungsda-

ten. Zahlen Sie steuerpflichtige Anteile der Reisekosten

oder alternativ auch die komplette Reisekostenerstat-

tung über die App KIDICAP.Entgelt aus.

Eine Verwaltungsmöglichkeit für Reisekosten- und Ab-

rechnungsbelege findet sich im Reiseregister der App

KIDICAP.Personalakte. Wird eine tiefergehende Aus-

wertung der Reisekosten gewünscht, eignet sich die APP

KIDICAP.Reports.

KIDICAP.Travel: Software as a Service – SaaSDie moderne Web-Technologie von KIDICAP ermög-

licht Ihnen neben der Inhouse-Installation auch eine

SaaS-Nutzung als Dienstleistung über das Internet. Der

Software-Betrieb und die Wartung verbleiben beim

Anbieter – Software aus der Cloud.

Vorteile des SaaS-Angebots• Monatlich kalkulierbarer Mietpreis

• Keine kostspieligen Investitionen für Hardware und

Software Einführung

• Keine Vorort-Installation

• Keine Software-Verteilungsprobleme

• Umfassende Datensicherung durch den Betreiber

• Sie arbeiten jederzeit mit der aktuellsten Version;

Neue Funktionen stehen sofort allen Nutzern zur

Verfügung

• Aktualisierung erfolgt zentral

• Höchste, ortsunabhängige Systemverfügbarkeit (24/7)

Ihre Vorteile auf einen Blick• Unterstützung effizienter Organisationsabläufe

• Beschleunigung der Prozesse

• Hervorragendes Kosten-/Nutzen-Verhältnis

• Berücksichtigung interner Reiserichtlinien

• Prozessoptimierung mit individuellen und flexiblen

Workflow-Lösungen

• Transparenz auf jeder Bearbeitungsebene

• Rechtskonforme Abbildung:

• Steuerrechtliche Vorgaben

• Bundesreisekostengesetz

• Reisekostengesetze der Länder

• Permanente Plausibilitätsprüfungen

• Verbindung mit weiteren KIDICAP.APPs• Intuitive Bedienbarkeit – mit wenigen Klicks zum

gewünschten Ergebnis

• Zentrale Installation der Anwendung und Reduzie-

rung der Wartungsaufwände und -kosten

• Im zentralen Betrieb (Hosting, Outsourcing) oder als

SaaS-Angebot nutzbar

• Keine Installation auf den Clients notwendig

(ausschließlich Nutzung des verfügbaren Browsers)

Strahlenbergerstraße 11263067 Offenbach am Mainwww.gipmbh.de

T. 0 69 6 19 97 130F. 0 69 6 19 97 [email protected]

© G

IP 2

018.

03