Dashboards & Reporting

Reporting

Botschaften am Anfang

Aus einem Brief

Shirley,

letzten Sonntag hast Du meinen Freund geküsst, als ich den Raum verlassen habe, um für uns Getränke zu holen. Du hast meine Mutter beleidigt, indem Du ihr gesagt hast, dass du ihren Kleidungsstil altmodisch findest. Dann hast du meine Katze getreten, die sich daraufhin den ganzen Tag unter dem Bett versteckt hat.Du bist mir so in den Rücken gefallen, dass ich nicht mehr mit dir befreundet sein möchte.

Lucy

© Barbara Minto3

Botschaften am Anfang

Shirley,

Wir sind keine Freunde mehr!

Hier die Begründung:du hast• meinen Freund geküsst• meine Mutter beleidigt• meine Katze getreten

Lucy

© Barbara Minto4

Beispiel für effektives Reporting

Managementberichte

Schaufenster Augenoptiker

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Müssen Sie zum Sehtest?

Managementberichte

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Wenn-Dann Ansatz

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Wenn-Dann Ansatz

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Beispiel Zeugnis:

1) Zeugnis2) Schlechte Noten in Mathe und Englisch3) Note 5 in den Fächern Mathe und Englisch

“Wenn das Niveau in den Fächern Mathe und Englisch auf der Note 5 bleibt, ist die Versetzung gefährdet“

Die 3-Punkte Regel

Managementberichte

Die 3-Punkte Regel

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BOTSCHAFT“Wenn das Niveau in den Fächern Mathe und Englisch auf der Note 5 bleibt, ist die Versetzung gefährdet“

KEY FACTS1. Englisch: Lücken in der Grammatik (simple past)2. Englisch: Vokabeln Kapitel 4 noch nicht gelernt3. Mathe: Lücken in Geometrie durch Krankheit

MASSNAHMEN1. Gemeinsames Lernen mit besten Schüler2. Vokabeln bis 25.09. lernen – Selbstkontrolle mit Vokabeltest3. Nachhilfelehrer kontaktieren

Clustering

Managementberichte

Bericht - Struktur

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GRUNDSÄTZE STRUKTUR

1. gleichartig2. überschneidungsfrei3. erschöpfend

- Deckblatt- Index- Summary- Hauptteil (Tabellen/Grafiken)- Ausblick / Massnahmen- Anhang

PRAXIS TIPP: 12 Seiten ohne Anhang

BERICHT - STRUKTURBeispiel Monats - Report

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Relative Wörter

17Managementberichte

- leicht - deutlich- hoch- stärker- schwächer- gering- schlecht

Relative Wörter werden durch Fakten ersetzt

Der kleine Unterschied

18Managementberichte

Hallo Herr Schulz,

die Umsätze waren eigentlich gar nicht so schlecht und lagen mit 15 T-EUR / 20% deutlich über dem Plan.Eventuell lag dies an der durchgeführten Marketing-Aktion.

Die Kosten sind mit 80 T-EUR etwas geringer als letztes Jahr und liegen leicht auf Budgethöhe.

Im Gewinn erzielten wir eine leichte Verbesserung. Dieser lag bei…

Der Gutscheinverkauf lag bei 1.000 Stück und war damit schwächer als zum Vormonat (1.200 Stück).

Mit freundlichen Grüßen

Der kleine Unterschied

19Managementberichte

Hallo Herr Schulz,

die Umsätze waren eigentlich gar nicht so schlecht und lagen mit 15 T-EUR / 20% deutlich über dem Plan.Eventuell lag dies an der durchgeführten Marketing-Aktion.

Die Kosten sind mit 80 T-EUR etwas geringer als letztes Jahr und liegen leichtauf Budgethöhe.

Im Gewinn erzielten wir eine leichte Verbesserung. Dieser lag bei…

Der Gutscheinverkauf lag bei 1.000 Stück und war damit schwächer als zumVormonat (1.200 Stück).

Mit freundlichen Grüßen

Der kleine Unterschied

20Managementberichte

Hallo Herr Schulz,

• Umsätze: 15 T-EUR / 20% über Plan (Marketing-Aktion)• Kosten: mit 80 T-EUR auf Budgethöhe.• Gewinn: Dieser lag bei…• Gutscheinverkauf: 1.000 Stück. Vormonat (1.200 Stück).

Mit freundlichen Grüßen

10 Gebote im Reporting und der Planung

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1) Plan muss herausfordernd und realisierbar sein2) Ein Report (Bericht) enthält immer Text – sonst ist es eine Statistik!3) Operative und Strategische Planung müssen übereinstimmen4) Beteiligung beim Planungsprozess der verantwortlichen Person5) Planung von unten nach oben6) Kontierungsanleitung – Ist Zahlen müssen so gegliedert sein wie die Planzahlen7) Plan-Ist-Vergleich erhält der verantwortliche MA – Massnahmen8) Schattenplanung – rollierendes System – Hockey Stick Effect9) Planung sollte zur Vorjahresentwicklung passen10) Abweichungen sind keine Schuldbeweise – bilden Anlass für einen Lernprozess; wie geht es

weiter

Legenden Konzept

22Managementberichte

Legenden-Konzept

23Tabellen & Charts

wie bei Landkarten

Idee:• maximal 6-8 Farben• Information statt Dekoration• keine Wiederholungen• Botschaft/Message steht im Vordergrund (Feststellungen, Warnungen, Hinweise)

• Abweichungen (KRACHER) mit Pfeilen hervorheben•Bild erklärt dem Zuschauer etwas und nicht der Moderator präsentiert das Bild

Aufbau einer Excel - Tabelle

24Dashboards mit Excel

Diagramme – Business Chart

74Dashboards mit Excel

Werte “richtig“ darstellen

75Dashboards mit Excel

Abweichungen Balken-Chart

76Dashboards mit Excel

Umsätze von Filialen

77Dashboards mit Excel

oder

78

Umsätze von Filialen

79Dashboards mit Excel

so???

80Dashboards mit Excel

oder so???

81Dashboards mit Excel

Spielregeln für Reports/Text

82Dashboards mit Excel

1) keine relativen Wörter (Ausnahme – ABC Status)2) keine Wiederholung aus der Tabelle/Diagramm3) Abweichungen in EUR und Prozent nennen (außer Margen)4) Spannen/Quoten: Abweichungen in %pkt.5) gegen was wird verglichen (Plan, FC, VJ) – Wert nennen6) keine subjektive Meinung7) Feststellung/Warnung, dann Gründe/Massnahmen nennen8) primär nur negative Abweichungen kommentieren9) Kommentierung nur bei “Big Point“ (< -10%) Abweichungen/Impact10) auf 3 Key Punkte beschränken