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B I C

COMPLIANCE

K R E DI T O

R E N

ThesenEffi zienz: Mit SEPA schaffen 32 europäische Staaten einen einheitlichen

Zahlungsraum. Langfristig bringt das auch Unternehmen Vorteile.

Deadline: Viele Unternehmen haben mit den Vorbereitungen für die

Umstellung noch nicht begonnen. Dabei zeigen Erfahrungen der

Frühstarter: Rund ein Jahr dauert es, die erforderlichen Anpassungen

vorzubereiten und umzusetzen.

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Unterwegs im SEPA-LandAm 1. Februar 2014 müssen Unternehmen die Regeln der „Single Euro Payments Area“ (SEPA) umgesetzt haben. Damit soll der Zahlungsverkehr in Europa erleichtert werden. Wer nicht spätestens jetzt mit den Vorbereitungen beginnt, riskiert Probleme beim Start

 Wer oder was ist SEPA?“ Hätte Günther Jauch

im Jahr 2007 bei seinem Quiz „Wer wird Mil-

lionär?“ diese Frage gestellt, wäre es wohl

eine Millionenfrage gewesen. Und nahezu jeder Kan-

didat wäre daran gescheitert. Mit dem Begriff „Single

Euro Payments Area“ (SEPA) hat sich vor fünf Jahren

noch kaum jemand beschäftigt.

Jürgen Wolf wäre da als Telefonjoker Gold wert ge-

wesen. Denn der Leiter Finanzbuchhaltung der Deut-

schen Welle, seit mehr als 15 Jahren im Unternehmen,

ist einer der First Mover in Sachen SEPA. „Damals waren

wir ein Pilotprojekt und hatten schon unser erstes

‚SEPA-Frühstück‘ bei der Deutschen Bank in Köln ab-

solviert“, erinnert sich Wolf.

Dass die Deutsche Welle als eines der ersten Unter-

nehmen in Deutschland das Projekt anging, liegt auch

an ihrer Internationalität – mit Fernsehangeboten

in Deutsch, Englisch, Spanisch und Arabisch, einem

Web-Angebot in 30 Sprachen und Radioprogrammen

in Afrika und Teilen Asiens ist der öffentlich-rechtliche

Sender präsent. Immer wichtiger werden die interakti-

ven Sprachkurse der Deutschen Welle, die zurzeit vor

allem in Südeuropa nachgefragt werden. Kein Wunder,

dass da viele Zahlungen im Auslandsverkehr anfallen:

Freie Mitarbeiter der Deutschen Welle residieren

weltweit, an zahlreiche ausländische Sendeanstalten

müssen Überweisungen getätigt werden.

„Mit einheitlichen Formaten und Verfahren kommen

die Gelder schneller und sicherer an“, war sich Jürgen

Wolf sicher. Im Pilotprojekt prüfte er in engem Kon-

takt mit der Deutschen Bank und SAP zunächst die

Softwarefragen. Anschließend musste er von den

Honorarempfängern deren International Bank Account

Number (IBAN) einholen.

„Iban die Schreckliche“ wird die IBAN wegen ihrer

22 Stellen in Deutschland genannt – in anderen Län-

dern dürfen es bis zu 34 Stellen sein. Aber sie sieht

schlimmer aus, als sie ist. Denn die neue Nummer

kombiniert die bereits bekannte Kontonummer mit

der Bankleitzahl und ergänzt sie um einen Ländercode

(beispielsweise „DE“) und eine zweistellige Prüfziffer.

Dass sie die IBAN liefern konnten, sahen schließlich die

freien Mitarbeiter und Festangestellten der Deutschen

Welle schnell ein: „Sie wollten ungern riskieren, kein

Geld mehr zu bekommen“, weiß Jürgen Wolf.

Längst sind auch die Gläubiger der Deutschen

Welle in die SEPA-Systematik eingebunden. Jürgen Wolf

kann sich jetzt in Sachen SEPA bequem zurücklehnen.

Sehr vielen Unternehmen jedoch geht es ganz anders.

Allzu lang haben sie die nahende europäische Regulie-

rungsinitiative ignoriert oder vor sich hergeschoben.

SEPA soll die lange Zeit fragmentierten nationalen

Märkte in eine gemeinsame Zahlungsverkehrs-

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zone umwandeln. In den 27 EU-Mitgliedstaaten

sowie in Norwegen, Island, Liechtenstein, der Schweiz

und Monaco wird es keinen Unterschied mehr zwi-

schen nationalen und grenzüberschreitenden Euro-

Zahlungen geben.

„Für Unternehmen, die sich bisher noch nicht mit

dem Thema beschäftigt haben, wird die Zeit extrem

knapp“, weiß Thomas Eberle, Leiter Trade Finance und

Cash Management bei der Deutschen Bank in Frankfurt

und SEPA-Experte. Denn am 1. Februar 2014 wird SEPA

verbindlich eingeführt: „Wer jetzt unter Hochdruck

die Einführung organisiert, sollte die Erfahrungen der

Unternehmen nutzen, die schon länger damit beschäf-

tigt sind“, sagt Eberle.

Unternehmen müssen bei der Abwicklung von

Überweisungen und Lastschriften in Euro ab 2014 be-

stimmte Anforderungen erfüllen und deshalb techni-

sche Umstellungen vornehmen sowie Prozesse anpas-

sen. Neben der IBAN und für eine Übergangszeit auch

der Internationalen Bankleitzahl BIC ist vor allem die

Verwendung des ISO-20022-XML-Formats bei elektro-

nischen Einlieferungen zu beachten.

Christina Kuss mochte nicht durch Verzögerun-

gen in Zugzwang kommen: „Wenn sich regulatorische

Vorschriften ändern, dann sollte man sie möglichst

frühzeitig vollziehen“, sagt die Kaufmännische Leiterin

der Frankfurter FrischeParadies KG, eines 100-prozen-

tigen Tochterunternehmens der Oetker-Gruppe. Das

Unternehmen betreibt acht Niederlassungen in sieben

deutschen Großstädten und in Wien. Sein Konzept lau-

Viele Kunden – viele Zahlungsvor-

gänge. Für Gundolf Hallmann, Leiter

Finanzen der bofrost* Dienstleistungs

GmbH & Co. KG, war klar, dass durch die

SEPA-Transformation einiges auf ihn

zukommen würde. Denn schließlich ist

bofrost*, 1966 in Issum am Niederrhein

gegründet, europäischer Marktführer

im Direktvertrieb von Eis- und Tiefkühl-

spezialitäten. Insgesamt mehr als vier

Millionen Menschen kaufen bei bofrost.

„Die Beziehung zu unseren Kunden,

die die Verkäufer regelmäßig zu Hause

bedienen dürfen, ist sehr eng. Darum

legen wir großen Wert auf eine einfache

und vor allem sichere Zahlungsweise“,

erklärt Hallmann.

bofrost* bietet in Deutschland und im

Ausland – das Familienunternehmen

ist in 13 europäischen Ländern vertreten

– verschiedene Zahlungsverfahren an.

Immer mehr setzt sich dabei die bofrost*-

Kundenkarte durch, die gegen Erteilung

einer Einzugsermächtigung ausgegeben

und zur Bezahlung mittels Lastschrift-

verfahren eingesetzt wird. Mehr als die

Hälfte der Kunden regelt die Rechnung

inzwischen so. Täglich verarbeiten die

Rechner bei bofrost* rund 50 000 Last-

schriften. bofrost* wollte bewusst kein

First Mover in Sachen SEPA werden:

„Der Nutzen ist für unser Unternehmen

begrenzt. Deshalb galt die Maxime:

So spät wie möglich, so früh wie not-

wendig“, erklärt Hallmann. Angefangen

hat die bofrost*-Mannschaft daher im

März 2012. „Seitdem sind drei Mitarbeiter

rund die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit SEPA

beschäftigt“, sagt Projektleiterin Monika

Hermanns. Im ersten Schritt wurden

Überweisungen und Kreditorenzahlun-

gen SEPA-fähig gemacht. Wichtig ist

für bofrost*, dass das neue Verfahren mit

allen Banken im In- und Ausland getestet

wird und die unterschiedlichen „SEPA-

Dialekte“ funktionieren: „Fast jedes Teil-

nehmerland hat seine Besonderheiten“,

erklärt Hermanns.

Für eminent wichtig hält sie, dass im

SEPA-Team verschiedene Fachbereiche

vertreten sind. Schließlich sind zahl-

reiche Unternehmensteile betroffen: das

Rechnungswesen und das Controlling,

der Vertrieb und die IT. Bis Weihnachten

2013 sollen die SEPA-Systeme bei bofrost*

laufen. „Dann wird es spannend“, sagt

Hermanns: „Denn auch bei den Banken

und Clearing-Stellen wächst durch

das XML-Format die Datenmenge enorm

an. Wir gehen aber davon aus, dass

im Februar 2014 alles reibungslos funk-

tioniert.“

FALLSTUDIE BOFROST*

„So spät wie möglich, so früh wie nötig“Der Tiefkühlspezialist muss die Zahlungen von über 2,5 Millionen Kunden in die richtigen Bahnen lenken – und hat sich deshalb früh mit der SEPA-Problematik beschäftigt

bofrost*-Verkäufer, SEPA-Projektleiterin Hermanns: „Bei der Umstellung müssen viele kleine Besonderheiten beachtet werden“

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tet: Feinkost für Sterneköche. In mehr als 30 Ländern

der Welt werden Delikatessen eingekauft und über

Nacht geliefert. An den Standorten selbst können ne-

ben den Profi s aber auch Privatleute kaufen, die ambi-

tioniert mit besten Zutaten kochen wollen.

Kuss ging das SEPA-Thema bereits 2009 an. Da-

mals begann sie mit den Arbeiten an der SEPA-Über-

weisung. „Das passte gut, weil wir gleichzeitig einen

SAP- Release-Wechsel hatten“, erinnert sie sich. Für das

Sammeln der IBAN reichte ein Quartal aus. Die Einfüh-

rung des SEPA-Lastschriftverfahrens erwies sich als we-

sentlich komplexer. Organisatorisch musste Christina

Kuss dabei durchaus Pionierarbeit leisten, beim Last-

schriftverfahren war eine intensive Korrespondenz mit

den beteiligten Banken notwendig.

Das kam auch den Kunden zugute: „In unserer Bran-

che ist das Lastschriftverfahren eine gute Alternative zur

sofortigen Barzahlung oder zur Überweisung. Dem Kun-

den stehen die liquiden Mittel länger zur Verfügung, und

er muss nicht selbst aktiv werden. Wir organisieren die

pünktliche Zahlung seiner Rechnungen“, erklärt Kuss.

Kurz vor Schluss des SEPA-Projekts weiß Christina

Kuss, dass zwei Elemente wesentlich für den SEPA-

Erfolg sind: „eine intensive Betreuung durch die Haus-

bank und ein SAP- System, in dem die Daten für alle

Abteilungen eines Unternehmens up to date sind“.

Große fi nanzielle Einsparungen wird SEPA der Frische-

Paradies KG nicht bringen. „Diese Früchte der europäi-

schen Zusammenarbeit haben wir schon 2004 mit der

Einführung der Europäischen Standard über weisung

geerntet“, sagt Kuss.

Gleichwohl bietet die europa weite SEPA-Lastschrift

mehr Sicherheit. „Jetzt gibt es eine klare Widerspruchs-

frist von acht Wochen. Früher waren es in Deutschland

sechs Wochen nach Kenntnisnahme der Belastung.

Damit dauerte die Periode bis zur Genehmigung der

Lastschrift erheblich länger, und es konnte, etwa bei

Insolvenz eines Kunden, noch Monate nach der Liefe-

rung zu bösen Überraschungen kommen.“

SEPA bietet den Unternehmen je nach ihrer bis-

herigen Organisationsstruktur die Möglichkeit, ver-

schiedene Vorteile zu realisieren, ist Thomas Eberle

von der Deutschen Bank überzeugt: „Einheitliche

Gebühren im SEPA-Raum, die Möglichkeit zur Konto-

zentralisierung und Kontoreduzierung und positive

Auswirkungen auf Treasury und Cash Pooling sind

defi nitiv Fortschritte.“ Allerdings müssen für eine

reibungslose Umstellung verschiedene Abteilungen

Hand in Hand arbeiten: „Legal, Compliance, Buchhal-

tung, Personal, Vertrieb und IT sind von SEPA tangiert“,

sagt Thomas Eberle.

Die Deutsche Bank war eine der ersten Banken mit

umfangreicher SEPA-Kompetenz, und sie ist selbst na-

türlich schon seit Jahren SEPA-fähig. Sie unterstützt

ihre Kunden mit strategischer Beratung, mit Informa-

tions veranstaltungen und einem laufend aktualisier-

ten SEPA-Guide. Schwierig wird es aber für Unterneh-

men, die in der IT mit selbstgestrickten Programmen

arbeiten, die den neuen Anforderungen noch nicht

gerecht werden. „Die IT-Aufgaben können wir unseren

Kunden leider nicht abnehmen“, erklärt Eberle.

Vier Schritte zur SEPA-EinführungJe kürzer der Zeithorizont, desto wichtiger ist die konkrete Planung. Wer jetzt erst in die SEPA-Vorbereitungen einsteigt,

braucht ein klares Handlungsgerüst: Eine Checkliste mit wichtigen Punkten hilft.

1Vorbereitung

• Ernennen Sie einen SEPA-

Beauftragten.

• Bilden Sie eine Projektgruppe

aus allen betroffenen

Unternehmensbereichen.

• Binden Sie Ihre Banken und

Ihre Softwareanbieter ein.

• Analysieren Sie Ihren

Zahlungsverkehr und die SEPA-

Auswirkungen.

• Legen Sie einen SEPA-

Umsetzungszeitplan mit

Etappenzielen fest.

2Strategische Fragestellungen

• Lohnen sich höhere

Investitionen in IT-System-

umstellungen?

• Lassen sich durch SEPA

zusätzliche Marktchancen

erschließen?

• Können Sie kurz- oder

lang fristig die Zahl der Konten

im In- und Ausland reduzieren?

• Kann Ihr Unternehmen

durch SEPA sein Liquiditäts-

management verbessern?

3Organisatorische Umsetzung Basisdaten

• Geben Sie Ihre Bankverbindung

auf allen Formularen und Rech-

nungen mit IBAN und BIC an.

• Wählen Sie die für Sie

sinnvollste Lösung zur IBAN-/

BIC-Ermittlung.

• Prüfen Sie, ob Ihre Finanz-

buchhaltung und Zahlungsver-

kehrs-Software SEPA-fähig ist. 4Organisatorische Umsetzung Lastschrift

• Holen Sie unverzüglich eine

Gläubiger-Identifi kations-

nummer bei der Deutschen

Bundesbank ein.

• Entscheiden Sie über eine ge-

eignete Logik zur Vergabe einer

Mandatsreferenz.

• Passen Sie die Abläufe für Last-

schrifteinzüge an.

• Beachten Sie die neuen Fristen

und Informationspfl ichten im

Lastschriftverfahren.

Europa-weite Lastschrift bietet mehr Sicherheit

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Solche IT-Probleme musste die Bauerfeind AG nicht

fürchten. Seit 1929 produziert das Familien unternehmen

Hilfsmittel wie Bandagen, orthopädische Einlagen und

Schuhe. Entwicklung und Produktion der Produkte fi n-

den ausschließlich in Deutschland statt, seit 1991 auch

wieder im thüringischen Zeulenroda – da, wo das Un-

ternehmen vor über 80 Jahren gegründet wurde. Die

Qualitätsprodukte aus Thüringen werden von den deut-

schen Olympioniken genutzt, sind aber auch internatio-

nal sehr gefragt. Rund 40 Prozent des Umsatzes erzielt

das Fami lienunternehmen im Ausland, vornehmlich im

Euroraum. Goetz-Peter Bierlich, Leiter Finanzen der Bau-

erfeind AG, hält deshalb SEPA für ein wichtiges Projekt:

„Ein gemeinsames Staats- und Bankenverständnis in

Europa ist ein wichtiger Standortvorteil gegenüber an-

deren Kontinenten. Dafür lohnt sich auch etwas Mühe.“

Bei Bauerfeind wurde das SEPA-Projekt im Früh-

jahr 2012 initiiert, strategisch geplant hatte Bierlich mit

seinem Team aber schon weit früher: „In einem ersten

Schritt haben wir die Überweisung SEPA-fähig gemacht,

in einem zweiten den Lastschrifteinzug im Inland vor-

bereitet. Abschließend wird 2013 der Lastschrifteinzug

im Euro-Raum auf den neuen Standard umgestellt“, er-

klärt Bierlich. Wichtig ist für das Unternehmen, dass

die neuen Lastschriften im Basisverfahren auf der

Grundlage der existierenden Einzugsermächtigungen

weitergeführt werden können und die Mandate nicht

komplett neu eingeholt werden müssen. Denn schon

die Generierung der IBAN- und BIC-Nummer erwies sich

als schwieriger als gedacht, viel manuelle Arbeit war

notwendig. Trotz Vereinheitlichung wird es weiterhin

regionale Besonderheiten geben: „Aus unserer Sicht

könnten die formalen Anforderungen an eine SEPA-

Lastschrift noch stärker standardisiert werden“, erklärt

Bierlich: „Aber dennoch gibt es insgesamt eine große

Vereinfachung. Auf längere Sicht wird uns SEPA durch

geringere Valuta zeiten Kosten und Zeit sparen und das

Cash Pooling vereinfachen.“

Bierlich kann zwar gut verstehen, dass für Unter-

nehmen das SEPA-Thema „nicht sexy“ ist. Aber die

Fleiß aufgabe hält er für eine sehr gute Gelegenheit,

die Prozesse des Unternehmens zu durchdringen und

bei Bedarf weiter zu optimieren. Sein Fazit: „Die SEPA-

Regulierung macht viel Arbeit, hat aber auch einen kon-

kreten Nutzen.“

HEINZ-PETER ARNDT

Weitere Informationen

Kontakt

p Ihr Kundenbetreuer

Link

p SEPA-Leitfaden der Deutschen Bank, download-

bar unter www.deutsche-bank.de/results

Literatur

p Thomas Eberle: „Es gibt noch viel zu tun“, in:

„Der Treasurer“ 3/2012, Schwerpunkt Zahlungs-

verkehr, bestellbar unter www.dertreasurer.de

VieleregionaleBesonder-heitenbleiben

Rundstrickmaschine bei Bauerfeind, Leiter Finanzen Goetz-Peter Bierlich: „Ermittlung von IBAN und BIC war schwieriger als gedacht“

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