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ROBOTICS PROCESS AUTOMATION (RPA)
Digital Process Automation Roadshow 2018
valantic Business Analytics GmbH
1. Was ist RPA und wie schafft es Mehrwert für Sie?
2. Wofür kann RPA eingesetzt werden?
3. Wie funktioniert RPA?
4. Wie starten Sie Ihr RPA-Projekt?
5. Zusammenfassung
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AGENDA
1. Was ist RPA und wie schafft es Mehrwert für Sie?
2. Wofür kann RPA eingesetzt werden?
3. Wie funktioniert RPA?
4. Wie starten Sie Ihr RPA-Projekt?
5. Zusammenfassung
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AGENDA
▪ „… und dann gehe ich in das System und kopiere alle Daten in mein Excel.“
▪ „Den Auftrag faxen wir an unsere Lieferanten, da kommt es oft zu Fehlern.“
▪ „Wenn der Kunde wissen will,
wo seine Bestellung ist, dann muss
ich erstmal ganz viel telefonieren.“
▪ “Bei den ganzen eMails komme
ich gar nicht mehr zum Arbeiten.“
▪ „Ehrlich gesagt, was unsere
eigenen Vorgänge angeht,
fliegen wir blind.“
Digitale Arbeit ist heute oft repetitive Arbeit
ROBOTIC PROCESS AUTOMATION (RPA)
Ermöglicht es Unternehmen, alltägliche, sich wiederholende
Aufgaben einfach zu automatisieren, um Mitarbeiter für
höherwertige, wertschöpfendere Arbeit zu entlasten
• RPA -‘Bots’ replizieren die Aktionen von
Menschen, die mit Anwendungs-
benutzerschnittstellen interagieren
• Nachahmen der menschlichen Tätigkeiten über
die reguläre Benutzeroberfläche
• Programmierkenntnisse entfallen.
RPA ist low code Anwendung vgl. Excel-Makros
• Keine Änderungen an bestehenden
Schnittstellen
• Reduktion der manuellen Dateneingabe
• Arbeiten mit hohem Volumen werden
effizient ausgeführt
WIE FUNKTIONIERT RPA:
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Mehrwert für Ihr Unternehmen durch RPA
• Senkung der Prozesskosten
• Minimierung von Fehlern
• Verbesserung der Effizienz
• Senkung der Prozessdurchlaufzeiten
• Erhöhung und freie Skalierbarkeit des Prozessdurchsatzes
• Steigerung der Mitarbeitermotivation
1. Was ist RPA und wie schafft es Mehrwert für Sie?
2. Wofür kann RPA eingesetzt werden?
3. Wie funktioniert RPA?
4. Wie starten Sie Ihr RPA-Projekt?
5. Zusammenfassung
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AGENDA
Erweitert mit DBA
• Kontoeröffnung
• Kreditprozesse
• Versicherungsfall
• Dynamische Preisgestaltung/Upsell
• Zahlungseingang
• Rechnungseingang
Einstieg/Stand-Alone
• Datenvalidierung
• HR Prozesse
• Reportgenerierung
• Datenmigration zwischen Anwendungen und Kundenmanagementsystemen
Anwendungsfälle Cross Industry
Die Einsatzmöglichkeiten von RPA sind vielseitig und durch die Charakteristika der Prozesse begrenzt
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Möglichkeiten zum wirksamen Einsatz von RPA im Front- und Back-Office - Teil 1
Finanzen und Buchhaltung
● Umsatzrealisierung
● Ausgabenüberprüfung
● Rechnungsverarbeitung
● Verbindlichkeiten- und
Forderungsmanagement
Coral automatisierte ihren
Dokumentationsprozess
Back- und Middle-Office
● Begleitende Validierungen
● Datenabgleich
● Dateneingabe
● Ausfüllen von Formularen
● Verifikation
Deutsche Post automatisierte
Mwst. Forderungsmanagement
Berichtswesen
● Finanzberichterstattung
● Externes Berichtswesen
● Internes Berichtswesen
● NPS / ES Berichtswesen
Sefton Council automatisierte drei
Abstimmungsprozesse
Kundendienst
● Virtuelle Beratung generell
und in den Länden
● Fehlerbehebung
● Aktualisierung Kundendaten
● Zahlungsabläufe
Univ. Hosp. Birmingham
automatisierte ihren Check-In
Die Einsatzmöglichkeiten von RPA sind vielseitig und durch die Charakteristika der Prozesse begrenzt
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Möglichkeiten zum wirksamen Einsatz von RPA im Front- und Back-Office - Teil 2
Personalabteilung
● Lohnabrechnung
● Pensionspläne
● Neueinstellungen
● Mitarbeitertransfer
Ernst & Young automatisierte den
Neueinstellungsprozess
Vertrieb und Marketing
● Kontoführung
● Marketingkampagnen
● Kundenanalyse und
Segmentierung
● Optimierung des
Mediabudgets
Co-Op Energy automatisierte den
Change of Occup. Prozess
IT und Infrastruktur
● Ausführung von
Komponententests
● Nutzerzulassungen
● IT Auskunftsstelle
NHS Scotland nutzte RPA zur
Automatisierung ihrer IT-Prüfung
Operativer Bereich
● Erfassung und Überprüfung
● Leistungen und
Zahlungsausgleich
● Finanzabgleich
Co-Op Energy automatisierte den
Change of Occup. Prozess
RPA reference (banking client):prototype for automatization of (repeating) manual system configurations
RPA reference
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Use Case information:
In the trading platform Calypso some counterparties require specific kick-offs to determine the point of
time, when to release a payment, depending on the currency.
Process description:
●The business user is receiving an email in MS Outlook, containing the counterparty name and an MS
Excel workbook as attachment, which contains the kick-offs.
●The attachment is saved in a target folder
●Both Kick-Offs are entered in the trading platform, based on the information provided in the Excel sheet
and the Email object
●An Email is sent to confirm the completion of the setup
Required applications: MS Office, MS Excel, trading platform Calypso, RPA software
Use Case: Kick-Off SetupProcess for BO Robot
Use Case and prototype
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Use Case information:
Charakteristika von RPA-tauglichen Prozessen:Nicht jeder Prozess ist gleich gut geeignet
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Hohes Potenzial für Automatisierung Geringes Potenzial für Automatisierung
Wiederholbar und auf Regeln
basiert
Strukturiert, standardisiert und
dokumentiert
Zahlreiche beteiligte Arbeitskräfte
Anfällig für menschliche Fehler in
Ausführung und Compliance
Komplexität und beeinträchtige
Performance in Zielsystemen/-DBs
Durchschnittzeit der Durchführung
anderweitig verbesserbar
Auf Erfahrungswerten basiert
Hoher Kundenkontakt
Data processing
Stakeholder interaction
Applying expertise
Managing others
Unpredictable physical work
Predictable physical work
Data collection
18%
17%
16%
16%
14%
12%
7%
Zeiten in allen Berufen in der USA
33%
30%
Datensammlung &
-aufbereitung
Expertenwissen &
Stakeholder Interaktion
63% der Arbeiten hat das Potenzial
für die Automatisierung am Arbeitsplatz
12%
Datensammlung
vorhersehbare körperliche Arbeit
Datenverarbeitung
Stakeholder Interaktion
Anwendung von Expertenwissen
Unvorhersehbare körperliche Arbeit
Sonstige Administration
1. Was ist RPA und wie schafft es Mehrwert für Sie?
2. Wofür kann RPA eingesetzt werden?
3. Wie funktioniert RPA?
4. Wie starten Sie Ihr RPA-Projekt?
5. Zusammenfassung
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AGENDA
Erfassung
Kundendet
ails
Kreditlimit
bestimmen
Anlage
KontoErstelle
Dokumente
Valdiere
Dokumente
Aktiviere
Konto
Bestimme
Zusatzange
bot
Füge
Zusatz
angebot
hinzu
Aktualisiere
Konto
BotBot EndeBotSystem TaskDecision Task Decision Task
NA
CH
HE
R
Entscheidung System Entscheidung
Geschäftsprozess +
RPA
VO
RH
ER
Decision Task
Ende
System TaskEntscheidung System Entscheidung
Geschäftsprozess
Robotic Process Automation
Vereinfachung von Mitarbeiteraufgaben
Choose an Option
Smart Recorder
Screen Recorder
Web Recorder
Smart Recorder: Aufzeichnen von Interaktionen
in Web- und Desktop Apps, unabhängig von der
Bildschirmgröße oder Fensterposition
Screen Recorder: Aufzeichnen von Interaktionen
in Web- und Desktop Apps, wenn sich die
Bildschirmgröße oder Fensterposition nicht ändern
Web Recorder: Spezielle Funktionen zum
Aufzeichnen von Web Applications
Einfach Bots erstellen mit speziell entwickelten “Recorder” Create
Verwendung von “Recorder”, um
Interaktionen zwischen Apps
aufzuzeichnen
Manage Run
Record
Bearbeiten von Bots mit dem Task Editor
Test / Debug
If-then-else Controls
Local Variables
Variablen für den Datenaustausch
zwischen Bot-Schritten
Datenerfassungsformular aus
Eingabedateien oder anderen
Systemen
Loops, Schleifen um verlässlich
Bots zu durchlaufen
If-then-else um einen
reibungslosen Ablauf zu garantieren
Error Controls für
Ausnahmebehandlungen
Create Manage Run
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Tastenkombinationen / Mouse
● Bearbeiten von Mausbewegungen und
Tastenkombinationen
Programmen / Dateien / Fenster
● Interaktion mit Windows OS Elementen (Dateien,
Fenster, etc..)
Bedingungen / Schleifen
● Hinzufügen von Konstrukten für die parallele
Programmierung
Pausen / Verzögerungen / Warten
● Warten, bis das Fenster angezeigt wird, bevor Sie
darauf klicken
Internet
● Startet Webbrowser Fenster, lädt eine Datei hoch,
ruft die REST-API auf
Aufgaben / Skripte
● Interaktion mit aufgezeichneten Aufgaben
Applications
● Interaktion mit Apps (DB/Excel) und Dateien
(XML/CSV)
Interaktiv
● Meldungsfeld einfügen, die Eingaben
entgegennehmen
Sonstiges
• Variable oder Zwischenablage, String-
Operationen
System
• Drucker, Dienste, LDAP
Fortgeschritten
• Fehlerbehandlung, Bildverarbeitung
Integration Pack
• Mit PDF arbeiten, E-Mails empfangen
• App Integration and Terminal Emulator ist in
IBM RPA NICHT verfügbar
Sicherheit
• Dateien verschlüsseln/entschlüsseln
SAP
• Arbeitet mit SAP GUI
Task Editor PaletteCreate
Create Manage
• Bot Repository
• Bot Scheduler
• Version Control
• User Management
• Role-Based Access
• Audit Trail
IBM RPA with AutomationAnywhere bietet Tools zum Erstellen, Verwalten und Ausführen von Bots
Create Manage Run
Bot Creators Control Room Bot Runners
Web apps
Desktop apps
Record Playback
Verwaltung und Planung von Bots aus dem Control Room
• Dashboard zum Anzeigen von Bot-Aktivitäten
• Repository Manger zum Verwalten
hochgeladener Bots
• Task Scheduler um Bots zu Bot Runners zu
verteilen und Abhängigkeiten zu verwalten
• Operation Room für das Monitoring
durchgeführter Aktionen und laufende Aufgaben
anzuzeigen
• User Management zum konfigurieren von
Benutzern (Entwickler, Bot Runners,
Administratoren)
• Audit Trail um alle Control Room Ereignisse
anzuzeigen
Create Manage Run
Automatisch ausführen von Bots oder vom Desktop aus starten
Bots können manuell vom
Desktop aus gestartet werden
Bots können so geplant werden,
dass sie automatisch vom
Kontrollraum aus starten
Create Manage Run
Playback
1. Was ist RPA und wie schafft es Mehrwert für Sie?
2. Wofür kann RPA eingesetzt werden?
3. Wie funktioniert RPA?
4. Wie starten Sie Ihr RPA-Projekt?
5. Zusammenfassung
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AGENDA
Entwicklung einer Automatisierungsroadmap
Automation Pipeline
Prozessbeschleunigung
Kundenzufriedenheit
Fehlerreduktion
Regulatorien
FeasibilityAnalysis
Hinderungsgründe
Technologien
Profitabilität
ComplexityAssesment
Abteilungen
Informationssilos
Prozessschritte
Personen
Logik
ROI Analysis
Arbeitsersparnis
Produktivität
Qualitätsverbesserung
Compliance
Implementierungskosten
Automation Design
Prozesse
Softwareinstallation
Implementierung
Mitarbeiter
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1. Richtige Aktivität und richtigen Prozess selektieren
2. Interdisziplinäre Teams und Business Analyse
3. Zur Roboter-Laufzeit ist wenig Varianz und Agilität möglich
4. Geschäftsregeln und Plausibilitäten dürfen nicht sehr komplex sein
5. Umgang mit Ausnahmen sind definiert
6. Die richtige Kombination von Robotics, BPM und Dunkelverarbeitung
7. Agilität und Geschwindigkeit im Robotics Tooling (Time-to-Value)
8. Center Of Competence für Robotics
9. Governance / Partnerschaft
RPA-Einführung: Kritische Erfolgsfaktoren
1. Was ist RPA und wie schafft es Mehrwert für Sie?
2. Wofür kann RPA eingesetzt werden?
3. Wie funktioniert RPA?
4. Wie starten Sie Ihr RPA-Projekt?
5. Zusammenfassung
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AGENDA
Mehrwerte durch Robotic Process Automation
Schnellere
Wertschöpfung
Erstellen, Testen
und Veröffentlichen
von
Automatisierung in
Stunden oder Tagen
Reduziert Fehler
Beseitigt Fehler beim
Kopieren/Einfügen,
die durch manuelle
Dateneingabe
entstehen
Erhöht den
Datendurchsatz
Erfüllung
automatisierter
Aufgaben in
Sekunden oder
Minuten rund um die
Uhr
Verringern der
Entwicklungskosten
Automatisierungen mit
einfachen Aufnahme- /
Wiedergabefunktionen
schnell entwickeln
Stimmungen und Meinungen zum zukünftigen Einfluss von RPA in der Geschäftswelt
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Kommentare im Überblick
„…100 Millionen Arbeitsplätze von Wissensarbeitern weltweit könnten von Automatisierung bis 2025 betroffen sein …“ 4
„…Automatisierungstools und -systeme könnten Arbeiten und Aufgaben übernehmen, die einem Output von 110 Millionen bis 140
Millionen Vollzeitäquivalenten (FTE) entsprechen…“ 1
„…könnte bereits 2025 wirtschaftliche Auswirkungen in Höhe von 5,2 Billionen bis zu 6,7 Billionen US-Dollar jährlich haben…“ 1
„Die Anzahl der RPA-Nutzer wird sich in den nächsten drei bis fünf Jahren verdoppeln.“ 2
„RPA stellt gleichzeitig eine Marktchance und Bedrohung für Dienstleistern dar, die RPA nicht als integralen Bestandteil in ihren
Services vorsehen.“ 3
„…Markt der robotergesteuerten Automatisierung erreicht weltweit 4,98 Milliarden US-Dollar bis 2020 und
es wird eine durchschnittliche Wachstumsrate von 60,5% von 2014 bis 2020 erwartet.“ 3
1 Quelle: McKinsey Global Institute: Disruptive technologies: Advances that will transform life, business and the global economy; Mai 20132 Quelle: Capgemini Consulting: Roboter erobern Geschäftsprozesse im Back-Office; Juni 20163 Quelle: Transparency Market Research: IT Robotic Automation Market (RPA Tools and RPA Servies) – Global Industry Analysis, Size, Share, Growth, Trends
and Forecast 2014 - 2020; März 20154 Quelle: KPMG - Employees: An endangered species?; Februar 2016
IBM Digital Business Automation Plattform
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Data Capture
Mo
del
lieru
ng
An
alyt
ics
Einheitliche User-Experience
On-cloud | Hybrid | On-premises
Workflow DecisionsContentTasks
Operationale Intelligenz| Machine Learning | Governance
Kunden- & Partner-Applikationen Kunden- & Partner-Applikationen
Roadshow Aktion
ROBOTICS KICK-STARTER KIT
Bot-Erstellung bei Ihnen im Hause im Rahmen
eines dreitägigen PoCs
2895 €
Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen
Klaus Speierl
Senior Principal Consultant
valantic Business Analytics GmbH
Werner-Eckert-Straße 4
81829 München
Tel.: +49 (0) 40 22 632 48 0
Fax: +49 (0) 40 22 632 48 110
E-Mail: [email protected]
www.valantic.de
KONTAKT
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Head of Marketing
valantic Business Analytics GmbH
Beim Strohhause 17
20097 Hamburg
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