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Swiss eGovernment Forum | 6. März 2013 | Referat Katja Schmid Durch den Einsatz von digitalen Werkzeugen können bisherige papiergesteuerte Verwaltungsprozesse noch effizienter gestaltet werden. Durch ein 7x24 Sitzungsmanagement Tool können nicht nur Gemeindeschreiber, sondern auch alle Exekutivmitglieder, Kommissionen, das Parlament und das Verwaltungspersonal profitieren. Die einfache und bequeme Erstellung von Protokollen sowie die Vorbereitung von Sitzungen erfolgt schon länger mit Unterstützung von Software (MS Word, Protokollverwaltung Software, etc.). Die Aktenauflage hingegen erfolgt heute mehrheitlich in Papierform im Gemeindehaus. Mit der elektronischen Geschäftsverwaltungssoftware von Ruf erfolgt die Aktenauflage ebenfalls während 7x24 Stunden von zu Hause aus. Änderungen und Ergänzungen können jederzeit transparent nachverfolgt werden.
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7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus
Sandra Steinemann Teamleiterin eServices Katja Schmid Senior Projektleiterin eServices
7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus
© Ruf Informatik AG
2013 - Info Society Days
7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus
Vorteile der digitalen Aktenauflage
2 06.03.2013
Enorme Einsparnis von Papier und Zeit
Einfaches Handling
Informationen sind übersichtlich abrufbar
Gewährung Datenschutz
Medium unabhängig
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2013 - Info Society Days
7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus
Durchführung einer Gemeinderatssitzung ohne digitale Aktenauflage
Vorbereitungen
1. Traktanden werden vorbereitet
2. Unterlagen zusammengesucht
3. Anträge erfasst
4. Traktandenliste erstellen
5. Sitzungseinladung versenden
Sitzung durchführen
6. Beschlüsse erfassen
7. Protokoll erstellen und versenden
3 06.03.2013
Digitale Aktenauflage
© Ruf Informatik AG 2013 - Info Society Days
7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus
Praxis – Vorbereitung Traktanden, Geschäftsfall vorbereiten
4 06.03.2013
Vorbereitungen
1. Traktanden werden vorbereitet
2. Unterlagen zusammengesucht
3. Anträge erfasst
4. Traktandenliste erstellen
5. Sitzungseinladung versenden
© Ruf Informatik AG
2013 - Info Society Days
7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus
Praxis – Traktandenliste erstellen und Sitzungseinladung versenden
5 06.03.2013
Vorbereitungen
1. Traktanden werden vorbereitet
2. Unterlagen zusammengesucht
3. Anträge erfasst
4. Traktandenliste erstellen
5. Sitzungseinladung versenden
© Ruf Informatik AG 2013 - Info Society Days
7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus
6 06.03.2013
Live Demo
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2013 - Info Society Days
7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus
Praxis – Akteneinsicht über Internet
7 06.03.2013
© Ruf Informatik AG
Traktandeneinreichung
Sitzungsvorbereitung
Sitzungsdurchführung
Versand Protokoll, Beschlüsse, neue Traktandenliste
7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus
Kreislauf digitale Aktenauflage
Traktandeneinreichung
Sitzungsvorbereitung
Sitzungsdurchführung
Versand Protokoll, Beschlüsse, neue
Traktandenliste
© Ruf Informatik AG
2013 - Info Society Days
7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus
Zusammenfassung und Schlusswort
9 06.03.2013
Effiziente Verwaltungsprozesse
externer Zugriff
Hardware unabhängig
Lese- und Bearbeitungsmöglichkeiten
Änderungen jederzeit transparent nachvollziehbar
© Ruf Informatik AG
2013 - Info Society Days
7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus
10 06.03.2013
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
