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7x24 Sitzungsmanagement Digitale Aktenauflage von zu Hause aus Sandra Steinemann Teamleiterin eServices Katja Schmid Senior Projektleiterin eServices 7x24 Sitzungsmanagement Digitale Aktenauflage von zu Hause aus

SeGF 2013 7x24 Sitzungsmanagement - Digitale Aktenauflage von zu Hause aus (Katja Schmid)

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Swiss eGovernment Forum | 6. März 2013 | Referat Katja Schmid Durch den Einsatz von digitalen Werkzeugen können bisherige papiergesteuerte Verwaltungsprozesse noch effizienter gestaltet werden. Durch ein 7x24 Sitzungsmanagement Tool können nicht nur Gemeindeschreiber, sondern auch alle Exekutivmitglieder, Kommissionen, das Parlament und das Verwaltungspersonal profitieren. Die einfache und bequeme Erstellung von Protokollen sowie die Vorbereitung von Sitzungen erfolgt schon länger mit Unterstützung von Software (MS Word, Protokollverwaltung Software, etc.). Die Aktenauflage hingegen erfolgt heute mehrheitlich in Papierform im Gemeindehaus. Mit der elektronischen Geschäftsverwaltungssoftware von Ruf erfolgt die Aktenauflage ebenfalls während 7x24 Stunden von zu Hause aus. Änderungen und Ergänzungen können jederzeit transparent nachverfolgt werden.

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7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus

Sandra Steinemann Teamleiterin eServices Katja Schmid Senior Projektleiterin eServices

7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus

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2013 - Info Society Days

7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus

Vorteile der digitalen Aktenauflage

2 06.03.2013

Enorme Einsparnis von Papier und Zeit

Einfaches Handling

Informationen sind übersichtlich abrufbar

Gewährung Datenschutz

Medium unabhängig

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2013 - Info Society Days

7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus

Durchführung einer Gemeinderatssitzung ohne digitale Aktenauflage

Vorbereitungen

1. Traktanden werden vorbereitet

2. Unterlagen zusammengesucht

3. Anträge erfasst

4. Traktandenliste erstellen

5. Sitzungseinladung versenden

Sitzung durchführen

6. Beschlüsse erfassen

7. Protokoll erstellen und versenden

3 06.03.2013

Digitale Aktenauflage

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7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus

Praxis – Vorbereitung Traktanden, Geschäftsfall vorbereiten

4 06.03.2013

Vorbereitungen

1. Traktanden werden vorbereitet

2. Unterlagen zusammengesucht

3. Anträge erfasst

4. Traktandenliste erstellen

5. Sitzungseinladung versenden

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2013 - Info Society Days

7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus

Praxis – Traktandenliste erstellen und Sitzungseinladung versenden

5 06.03.2013

Vorbereitungen

1. Traktanden werden vorbereitet

2. Unterlagen zusammengesucht

3. Anträge erfasst

4. Traktandenliste erstellen

5. Sitzungseinladung versenden

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7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus

6 06.03.2013

Live Demo

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2013 - Info Society Days

7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus

Praxis – Akteneinsicht über Internet

7 06.03.2013

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Traktandeneinreichung

Sitzungsvorbereitung

Sitzungsdurchführung

Versand Protokoll, Beschlüsse, neue Traktandenliste

7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus

Kreislauf digitale Aktenauflage

Traktandeneinreichung

Sitzungsvorbereitung

Sitzungsdurchführung

Versand Protokoll, Beschlüsse, neue

Traktandenliste

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7x24 Sitzungsmanagement – Digitale Aktenauflage von zu Hause aus

Zusammenfassung und Schlusswort

9 06.03.2013

Effiziente Verwaltungsprozesse

externer Zugriff

Hardware unabhängig

Lese- und Bearbeitungsmöglichkeiten

Änderungen jederzeit transparent nachvollziehbar

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10 06.03.2013

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit