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Elektronische Dossierverwaltung für den Staatsrat des Kanton Wallis Laurent Bonvin, ECM Manager, Kanton Wallis / Marcel Buob, Solution Consultant, kwe.li

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Agenda

Vorstellung Kanton Wallis

Vorstellung kwe.li

Ausgangssituation

Umsetzung

Vorher / Nachher

Warum Open Text?

Projektablauf

Einige Fakten

Ausblick

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Avenue des Mayennets 2, 1951 Sion Tél 027 606 22 16 F 027 606

5 Departemente 55 Dienststellen 3’000 Angestellte

Jahresbudget Laufende Rechnung / Ertrag 2’800 Mio. Investitionsrechnung / Ausgaben 530 Mio. SAP seit 1999 Digitalisierung von Belegen: Ixos / Livelink Archive Server

Grosser Rat: Projekt «Papierloses Parlament»

Kanton Wallis

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Vorstellung kweli (www.kwe.li) Boutique consulting group Consultants all former OpenText employees 5 full-time employees, network of freelancers

Specialisations include Enterprise Content Management OpenText Partner Also supplier to OpenText

Focus on regulated industries Aviation, Pharma, Energy, Financial Services, Government

Documentation Management Technology Partner to eDoc Industries (www.edoc-industry.ch) Specialist Documentation Management System for large volumes of heterogeneous

documentation sets

Web Development Java specialists Python / Django

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Vorstellung kweli (www.kwe.li)

OpenText Corporation Focus on OpenText Content Server Customer Implementations Extensions, Integrations Development

Archiving and Web Content Management

eDoc Industry (www.edoc-industry.ch) Software maintenance for eDoc Customisations, Integrations, Extensions

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Vorstellung kweli (www.kwe.li)

Customers include: Pharma Roche, Vifor

Energy ERZ, Hitachi Zosen Inova, E.ON., Andritz Energy&Environment, City of

Oslo, Teeside (Suez Environment) Financial Services ZKB

International Organisations ISO Central Secretariat

Other Zurich Airport, Skyguide, Event Knowledge Services, 4uGroup

(JANZZ.com) , Canton du Valais, ….

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Enterprise Information Management $1.2 Mia Globale Einnahmen 150 Million Benutzer #1 in ECM 5,000 Mitarbeiter $2 Mia R&D Investitionen / 5 Jahre Mehr als 20 Jahre ECM 141 Länder Börsennotiertes Unternehmen (NASDAQ:

OTEX, TSX: OTC.TO)

Zahlen und Fakten ECO-System Strategie

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DCE – Décisions du Conseil d’Etat DCE – Entscheidungen des Staatsrates

1 Sitzung pro Woche (ausser Ferienzeit)

Pro Sitzung (Mittelwerte) : 200 Dossiers 7-8 Seiten pro Dossier 1’500 bis 2’000 Seiten / 7 Kopien!

Zirkulation der Papier-Dossiers Dienststellen Sekretariate der Departemente Zentralstellen (sammeln der Gutachten) Staatskanzlei Staatsrat

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Ausgangssituation

Vorbereitung der Dossiers

durch die Departemente

Konsolidierung

Montag 12h

Montag 17h

DECS DEET DFIS DSSI DTEE

Analyse der Dossiers

Entscheidung

Agenda + Papier

Staatskanzlei

Bearbeitendes Departement

Departementsstäbe

Sitzung Staatsrat

DCE Dienststelle Sekretariate der

Departemente

Zentralstellen (Vorbericht)

Umsetzung in Livelink

Dossier erstellen

02-Validierung

01 Vorbereitung

DCE

02.01 Formelle Analyse

DCE

02.02 Vorvalidierung

DCE

02-03 Vorbericht

DCE

02.04 Validierung

DCE

04 Analyse

DCE

03 Konsolidierung

DCE

05 Sitzung

DCE

06 Diffusion

DCE

Departementsstäbe

Case Workflow starten

Eintrag in Bordereau

Unterschrift Regierungsrat

Workflow Workflow (optional)

Vorbericht Dienststelle (ACF-SPO-CHE-CG)

Departementsvorsteher

Departementssekretariat

Stati ohne Workflow

Bearbeitende Dienststelle Bearbeitendes Departement Staatskanzlei

Prozessdauer: 5 bis15 Tage

Verbesserungen 1 Zugang zu Dossiers (Vorbereitung und Sitzung)

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Vorher Nachher

− Umfangreiche, platzraubende Papierdossiers

− Dossiers oft unvollständig

− Aktualität der Dossiers konnte nicht garantiert werden

− Persönliche Anmerkungen auf Papier und manuelle Konsolidierung

Möglichkeit eines papierlosen Dossiers

Zugang zu allen Teilen der Dossiers (Berichte, Anhänge zu Vorberichten, etc., incl. stillschweigenden Annahmen)

Garantierter Zugang zu den aktuellsten Versionen der Dokumente

Elektronische Anmerkungen direkt im Dossier (vor, während und nach der Sitzung)

Verbesserungen 2 Suche

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Vorher Nachher

− Schwierigkeiten Entscheide (DCE) wieder zu finden (Papierablage => basiert auf Gedächtnis der Sekretäre/-innen)

− Schwierig / unmöglich Berichte wieder zu finden (mangels Archiv)

− ~1 Person im Stande Dokumente zu finden

Suche via Metadaten und Schlüsselworte ( « Google »)

Zugang zu allen Elementen eines Dossiers (Berichte, Anhänge, etc., incl. stillschweigenden Annahmen)

Jedermann kann Dokumente wieder finden (unter Berücksichtigung der Berechtigungen)

Verbesserungen 3 Schnelle und flüssige Prozessabwicklung

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Vorher Nachher

− Zirkulation der physischen Dossiers zwischen den Beteiligten (z.B. Vorberichte) => Manueller Schritt ohne Mehrwert und Zeitverlust

− « stop and go » Arbeitsweise (nur Weiterleitung vollständiger Dossiers) => Engpass

− Zusammenstellung und neu Zusammenstellung von Bordereaux und Dossiers => Manueller Schritt ohne Mehrwert und Zeitverlust

Sofortiger Zugang zu Dossiers nach deren Freigabe (z.B. Vorberichte)

Kontinuierliche Bearbeitung der Dossiers

Automatische Generierung und Strukturierung von Bordereaux und Dossiers

Verbesserungen 4 Verfolgbarkeit der Prozesse

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Vorher Nachher

− Schwierigkeiten den Status der Dossiers zu verfolgen.

− Auffinden oder Vergleichen von verschiedenen Version war unmöglich

Direkte Überwachung des Bearbeitungsfortschritts aller Dossiers

Zugang zu allen Versionen und Verfolgbarkeit der Änderungen

Verbesserungen 5 Verwaltung der Dokumente

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Vorher Nachher − Verwaltung von Nachweisen /

Entscheidungsgrundlagen lückenhaft

− Aufbewahrung von mehreren Kopien und Formaten (Papier / elektronisch) => hohe Kosten

Alle Elemente eines Dossiers nach einheitlichen und strikten Regeln verwaltet und langzeitarchiviert :

Garantierte Authentizität, Integrität und Qualität aller Elemente

Garantierte Zugriffskontrolle und Sicherheit aller Elemente

Verwaltung der Dossierelemente im gesamten Lebenszyklus des Dossiers

Langzeitarchivierung der Dossiers

1 einzige Datenbank mit Zugangskontrolle, die von überall her zugänglich ist.

Portal

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Rollen spezifische Reiter

Dossier erstellen (1)

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Auswahl Departement

Auswahl Dienststelle

Dossier erstellen (2)

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Beschreibung

Metadaten

Dossierübersicht

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Dokumente

Status Zusammenfassung

Nummer / Titel

Metadaten

Prozessfortschritt

Prozessfortschritt

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Dossiers - Status

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Filter Sortierung

Fortschritt

Vorberichte

Bordereau

Sitzung

Dossier(Titel + Zusammenfassung)

Link zu dossier

Erstellungsdatum

Metadaten

Art

Webreport für Kanzler

Entscheidung

Erfassen von Kommentaren

(inline)

Sicherheit / Berechtigungen Sichtbarkeit der Dossiers ist statusabhängig Vorbereitung / Validierung : Dienststelle + zuständiges Departement Zentralstellen, falls Vorbericht angefordert Konsolidierung: Staatskanzlei Analyse + Staatsratssitzung: Departementsstäbe und alle Departemente

Anmerkungen und komplementäre Dokumente bleiben unter Kontrolle der Departemente

Implementierung Verwendung von Gruppen Binderhierarchie (Standard Case Management) Strukturierung des Dossiers durch Ordner (Standard Case Management) Rollen (Standard Case Management) Rechteparametrisierung durch Forms-Tabelle (Entwicklung) Workflow (Entwicklung)

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2010 2011April Mai Juni Juil. Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. Feb. März April

Analyse DCE Prozess

DCE ProzessMachbarkeitsstudie

Analyse conceptuelle ECMValidierung Konzept Open Text

Realisierung Prototyp

Benutzertests und AnpassungenSchulung

Abnahme V 1.0

Go Live und Erweiterungen

Validation CE

Projektablauf

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Avancement du projet

2 Testsitzungen

Konzept

Prototyp

Zahlen und Fakten

Ressourcen Kweli: 1-2 Personen Intern: 3 Personen (Teilzeit) + Ressourcen aus den

Departementen

2 Testsitzungen (teilweise Papier + ECM) Reorganisation des Sitzungszimmers (Netzwerk, Computer+ 22’

Bildschirme) Projektabnahme nach 2h Sitzung Testserver -> Produktionsserver per sofort kein Papier mehr für DCE-Prozess

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Erweiterungen Projekt ist Opfer seines eigenen Erfolges Management ist überzeugt von der Lösung Fülle von Ideen und Anfragen implementieren

Integration der Dokumentenverwaltung in bestehende Eigenentwicklungen (ausser ERP) Korrespondenzmanagement weitere Dossierverwaltungen

Bereits implementiert

Automatisierung der Verarbeitung einer Entscheidung (DCE) nach der Unterzeichnung (Digitalisierung, Import via Barcode)

Verbesserung der Usability, laufende Verfeinerung / Optimierung von Metadaten, Berechtigungen,…

DPT – Dossierverwaltung / Verwaltung der Entscheidungen der Departementsvorsteher

Im Gange Recordsmanagement Schnittstelle zum Kantonsarchiv Rechteverwaltung und Neuorganisation zu Beginn einer Legislaturperiode Integration LIFERAY

Strategie Analyse der Rahmenbedingungen für eine Erweiterung auf die gesamte Kantonsverwaltung in den

nächsten 5 Jahren

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Warum Open Text? Einer der Marktleader im ECM Sektor

Starke Integration SAP - Open Text Aktive Partnerschaft zwischen den beiden Firmen

Open Text = vertrauenswürdiger Anbieter Archivierung von SAP Dokumenten bereits im Einsatz Möglichkeit, die bestehende Infrastruktur zu verwenden bzw. darauf

aufzubauen Geleistete Investitionen voll ausschöpfen

Modulares, erweiterbares Angebot

Prototyp realisiert durch Service cantonal de l’informatique

(SCI) (2008)

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ECM – Technische Komponenten

Livelink 9.7.1 / Solaris (seit 4.2012 CS10 / Windows) Case Management Extended Workflow Webreports

Open Text Rendition Services Zusammenführen von verschiedenen Dokumenten in PDF (DCE) OCR / PDF Renditions

Enterprise Scan

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ECM – Spezifische Entwicklungen

Webreports Portal – User spezifische Links (Startseite) Bordereau Dossierstatus – Où est mon dossier? DCE - Workflowzuweisungen Automatische Statusübergänge und Verarbeitung Scans

Workflow XSL zur Manipulation von XML-Exporten Manipulation Case-Status

Eventscripts Abgleich Case-Workflow -> Case Tasks / Status Steuerung Case-Berechtigungen Dynamisches Zuweisen von Step-Performern

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Bilanz ECM Kostenreduktion – Druck- und Personalkosten (weniger

Interne-Post und mehr Automatisierung) Zeitersparnis Sofortige Dossierfreigabe, parallele Verarbeitung Niemand will wieder zurück Einheitlicher und zentralisierter Zugang zu allen Informationen

(Vereinfachung der Suche) Verbesserung der Dossiersuche (Zugänglichkeit) Verbesserung der (Rück)-Verfolgbarkeit von Dossiers Verbesserung der Dossierbehandlung Reduktion von Prozessschritten ohne Mehrwert Gelegenheit der Prozessoptimierung Verfügbarkeit einer Datenbank der Entscheidungen des Staatsrates

(DCE)

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Danke / Fragen

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