Sehen wie s geht - Amazon Simple Storage Service · Sehen wie‘ s geht Leseprobe Daten einzugeben ist der erste Schritt zu Ihrer Excel-Tabelle, doch müssen die Daten auch formatiert

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LeseprobeDaten einzugeben ist der erste Schritt zu Ihrer Excel-Tabelle, doch müssen die Daten auch formatiert werden, um beispielsweise für Übersichtlichkeit zu sorgen. Hilfreich sind dafür definierte Formatvorlagen – wie Sie diese erstellen und wie Sie Fehleingaben korrigieren oder gleich die AutoKorrektur verwenden, erfahren Sie in dieser Leseprobe.

Kapitel 3: »Daten eingeben«

Inhaltsverzeichnis

Stichwortverzeichnis

Der Autor

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In diesem Kapitel ◼ Die Bearbeitungsleiste nutzen

◼ Zahlen eingeben

◼ Datentypen und automatische Formatierung

◼ Überblick über die Zahlenformate

◼ Dezimalstellen

◼ Währungsformate

◼ Datum und Uhrzeit eingeben

◼ Text eingeben und mit der Rechtschreib-prüfung kontrollieren

◼ Eigene Zellformate definieren

◼ Nullwerte unterdrücken

◼ Inhalte kopieren, einfügen und löschen

◼ Eingaben beschränken und überprüfen

◼ Datenreihen vervollständigen

◼ Inhalte suchen und ersetzen

◼ Benutzerdefinierte Listen erzeugen

In diesem Kapitel werden Sie damit vertraut gemacht, Daten in die Zellen einer Arbeitsmappe einzugeben, diese zu formatieren und automatische Formate richtig zu interpretieren. Ich zeige Ihnen, wie Sie den Überblick über die umfangreiche Liste der Formate nicht verlieren, und Sie erfahren, wie Sie eigene Formate definieren und verwenden.

Aber auch das Kopieren, Verschieben und Löschen von Inhalten wird ge-nauso Thema des Kapitels sein. Sie lernen außerdem, wie Sie Fehleingaben korrigieren und die AutoKorrektur verwenden.

Das automatische Füllen von Zahlen- und auch Textkolonnen kann viel Zeit ersparen. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie diese Mechanismen funktionieren und wie Sie eigene Listen erstellen und einsetzen.

Häufig ist es notwendig, Eingaben auf bestimmte Inhalte zu beschränken. Sie lernen, wie Sie z. B. numerische Inhalte nur in einem vorgegebenen Zahlenbereich oder Textinhalte nur als Auswahl aus einer vorgegebenen Liste zulassen. Abschließend zeige ich Ihnen noch, wie Sie auf Ihrem Ar-beitsblatt nach Zellinhalten suchen und diese ersetzen.

3Daten eingeben

68 Excel 2016 – Schritt für Schritt erklärt

So funktioniert die Dateneingabe in Excel

Grundsätzlich stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, Daten in eine Zelle einzutragen: entweder Sie geben sie über die Bearbeitungsleiste 1 ein oder über den Bearbeitungsmodus direkt in der Zelle 2.

Beide Varianten haben ihre Vorzüge. Das Bearbeiten von Zellin-halten direkt in der Zelle ist angenehmer für das Auge, da Sie die Textgröße nahezu beliebig anpassen können. Je nach Formatierung der Zelle kann dies aber auch sehr unübersichtlich sein. In solchen Situationen ist die Bearbeitungsleiste vorzuziehen. Sie ist nicht nur sehr lang, sie lässt sich nahezu beliebig erweitern.

Um eine Zelle über den Bearbeitungsmodus mit Inhalt zu füllen, klicken Sie zunächst die Zelle an, in die Sie etwas eintragen möch-ten. Sie markieren sie so, und Excel zeigt Ihnen dies außerdem mit einem grünen Rahmen um die aktive Zelle an.

Jetzt tippen Sie einfach los. Dabei wechseln Sie automatisch in den Bearbeitungsmodus der Zelle. Sollten sich schon Daten in der Zelle befinden, werden diese durch Ihre Eingabe überschrieben, sobald Sie sie mit (¢) bestätigen. Drücken Sie die Taste (Esc), wird die Bearbeitung abgebrochen (befand sich vor der Eingabe Inhalt in der Zelle, bleibt dieser bestehen).

Durch Drücken der Taste (F2) (oder Doppelklick auf die Zelle) wird für die markierte Zelle der Bearbeitungsmodus aktiviert, ohne eventuell bestehenden Inhalt zu löschen. So kann einer Zelle auch Inhalt hinzugefügt werden, wenn sie bereits gefüllt ist oder Inhalte einfach korrigiert werden.

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Kapitel 3: Daten eingeben 69

Nachdem Sie nun die grundsätzliche Dateneingabe kennenglernt haben, fragen Sie sich sicherlich, was Sie eigentlich alles in eine Zelle schreiben können? Grundsätzlich unterscheidet Excel bei der Eingabe zwischen Text, Zahlen, Formeln und Funktionen.

Bei der Eingabe von Texten wird dieser nach Drücken der (¢)-Taste standardmäßig linksbündig angezeigt. Texteingaben, die breiter als die Zelle sind, überlagern die nächsten Zellen 3 auf der rechten Seite, sofern diese leer sind.

Im Gegensatz zu Texteingaben werden Eingaben von Zahlen rechts-bündig ausgerichtet. Das bewirkt, dass alle Einer, Zehner, Hunder-ter usw. untereinander dargestellt werden 4, solange alle Zahlen mit keiner oder der gleichen Anzahl Nachkommastellen angezeigt werden.

Auch Formeln und Funktionen geben Sie per Tastatur in die Be-arbeitungsleiste oder im Bearbeitungsmodus direkt in die aktive Zelle ein. Bei Formeln handelt es sich um einfache Berechnungen, meistens unter Verwendung der Grundrechenarten. Funktionen sind kleine, aber mächtige Helfer, die ihre Arbeit im Hintergrund ausführen und dann das gewünschte Ergebnis in der Zelle ablegen.

Mehr müssen Sie sich hierzu an dieser Stelle noch nicht merken, denn in Kapitel 7, »Formeln und Funktionen«, ab Seite 183 wird dieser Themenkomplex ausgiebig behandelt.

Eines sollten Sie allerdings bei der Eingabe von Daten in Excel beachten: Solange Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden, egal ob in der Zelle oder in der Bearbeitungsleiste, kann ein Großteil der Schaltflächen nicht genutzt werden! Sie erkennen das daran, dass diese Schaltflächen grau angezeigt werden. Auch bestimmte Me-chanismen scheinen nicht zu funktionieren. In meinen Seminaren höre ich dann recht häufig: »Herr Zinkann, mein Excel funktioniert nicht mehr.« Und der Anschein mag auch entstehen, denn wenn Sie im Bearbeitungsmodus in den Explorer von Windows wechseln, um dort eine weitere Arbeitsmappe per Doppelklick zu öffnen, wird Excel zwar in den Vordergrund gelegt, die Arbeitsmappe wird aber nicht geöffnet. Das liegt daran, dass die letzte Aktion (Bearbeiten einer Zelle) noch nicht abgeschlossen ist. In dem Moment, in dem Sie mit (¢) oder (Esc) die Eingabe bestätigen oder abbrechen, wird die zweite Aktion fortgesetzt und die neue Arbeitsmappe geöffnet. Excel funktioniert also einwandfrei.

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Die Bearbeitungsleiste nutzen

Bei Verwendung der Bearbeitungsleiste zur Eingabe von Daten in eine Zelle gibt es ein paar Kleinigkeiten zu beachten.

1. Klicken Sie die Zelle an, in die Sie etwas eintragen möchten, und klicken Sie anschließend in die Bearbeitungsleiste 1, und geben Sie Ihre Daten ein, hier der Begriff Testtext.

2. Um die Eingabe zu beenden, bestätigen Sie mit (¢) oder klicken auf Eingeben 2 vor der Bearbeitungsleiste.

3. Mit (Esc) wird die Bearbeitung abgebrochen. Alternativ können Sie auch auf Abbrechen 3 klicken.

4. Die Bearbeitungsleiste ist für die meisten Eingaben lang genug. Sie lässt sich aber über einen Pfeil am Ende der Zeile 4 auch auf 4 Zeilen erweitern. Sollte dies nicht ausreichen, was sehr unwahr- scheinlich ist, können Sie über den unteren Rand der Zeile den Bereich beliebig verändern. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf den Rand, und drücken Sie die Maustaste, sobald sich der Zeiger in einen Doppelpfeil verwandelt 5. Ziehen Sie die Leiste auf die gewünschte Höhe. Ein Klick auf den Pfeil, jetzt oben rechts in der Bearbeitungsleiste, reduziert diese wieder auf eine Zeile.

Bearbeitungsleiste ausblenden

Hin und wieder möchten Sie vielleicht den Arbeitsbereich Ihrer Tabelle optimal nutzen und mehr Platz schaffen. Zu diesem Zweck können Sie im Register Ansicht in der Gruppe Anzeigen mit einem Klick auf das Kontrollkästchen Bearbeitungsleiste selbige ausblenden. Klicken Sie erneut auf dieses Kontrollkäst-chen, blenden Sie sie wieder ein.

Eingabe per Mausklick beenden

Übrigens lässt sich eine Eingabe auch bequem per Mausklick in eine andere Zelle beenden (vorzugsweise mit einem Klick in die Zelle, die Sie als Nächstes bearbeiten möchten). Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Daten in der Bearbeitungsleiste oder in der Zelle eingegeben haben.

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Zahlen eingeben

Prinzipiell können Sie Zahlen in verschiedenen Formaten einge-ben, achten Sie allerdings schon bei der Eingabe auf einige Details, erspart Ihnen das einiges an Nachbearbeitung.

1. Beachten Sie bei der Eingabe von Zahlen, dass das Dezimaltrenn-zeichen ein Komma ist! Geben Sie außerdem nur Ziffern und bei Bedarf das Dezimaltrennzeichen ein. Sie sollten auf alle weiteren Elemente wie z. B. Einheiten und Tausenderpunkt verzichten.

2. Überschüssige Nachkommastellen werden aufgerundet, aber nicht abgeschnitten. In der Bearbeitungsleiste 1 sehen Sie, dass mehr Nachkommastellen eingegeben wurden, als in der Zelle B3 angezeigt werden 2.

3. Geben Sie einen Tausenderpunkt an der richtigen Stelle ein, wird er für die Zahl korrekt übernommen. Sollten Sie ihn aber, wie in Zelle D4, an die falsche Stelle setzen 3, wird die Zahl als Text interpretiert und kann nicht für Berechnungen verwendet werden. Genauso verhält es sich mit Einheiten. Das €-Symbol wird erkannt 4 und das Format der Zelle angepasst, km und DM 5 nicht. Sie erkennen das Format bereits an der Ausrichtung, denn Zahlen, die von Excel als Text interpretiert werden, werden linksbündig angezeigt. Daher sollten Sie Tausenderpunkte und Einheiten später über die Zellformatierung setzen.

4. Für negative Zahlen drücken Sie zunächst (-) und geben dann die Zahl ein 6. Verwenden Sie bereits das Währungsformat oder nutzen bei der Eingabe das €-Symbol, wird die Zahl als negativer Betrag erkannt und rot markiert.

Exponentialschreibweise

Neben der üblichen Eingabe von Zahlen können Sie auch die Exponentialschreibweise wählen. Die Eingabe 334e6 wird nach Betätigen von (¢) in der Schreibweise 3,34E+8 dargestellt.

Genauigkeit und Grenzen

Excel speichert und rechnet auf 15 Stellen genau. Dabei berechnet Excel normalerweise die gespeicherten und nicht die angezeigten Werte. Unter Datei > Optionen > Erweitert sehen Sie den Bereich Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe. Im Auswahlmenü wählen Sie die betroffene Arbeitsmappe (zur Auswahl muss diese aktuell geöffnet sein) und setzen ein Häkchen bei Genauigkeit wie angezeigt festlegen. Bestätigen Sie den Vorgang mit OK. Danach werden in der gewählten Arbeitsmappe nur noch die angezeigten Werte für Berechnun-gen genutzt. Alle Stellen, die wegen der Formatierung nicht sichtbar waren, werden abgeschnitten. Beachten Sie aber: Dieser Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen!

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Datentypen und automatische Formatierung

Bei der Eingabe von Daten passieren manchmal Dinge, die Sie nicht beeinflussen können. Das heißt, Excel entscheidet je nachdem, wie Sie Ihre Daten eingeben, wie diese Zelle formatiert wird.

1. Ich möchte z. B. die Zahl 14,3 in die Zelle B2 eintragen. Da ich meine Brille aber nicht auf der Nase habe, gebe ich versehent-lich 14.3 ein. Der Punkt ist in Excel aber das Trennzeichen für Datums eingaben. Also interpretiert Excel meine Eingabe als Datum und macht daraus den 14. März. Die Eingabe muss also korrigiert werden.

2. Markieren Sie die Zelle B2 erneut, und löschen Sie den Inhalt unter Verwendung der (Entf)-Taste.

3. Brille aufsetzen und erneut 14,3 (diesmal mit Komma) eingeben und mit (¢) abschließen. Excel zeigt in der Zelle B2 nun aber nicht 14,3, sondern 14. Jan an, und in der Bearbeitungsleiste sehen Sie, dass das genaue Datum der 14.01.1900 07:12:00 ist.

Inhalte per Maus löschen

Zellinhalte lassen sich übrigens auch per Maus löschen. Mar-kieren Sie dazu die gewünschte Zelle (oder den Zellbereich). Bewegen Sie den Mauszeiger dann in die rechte untere Ecke der Zelle. Sobald Sie das Kreuzsymbol sehen, ziehen Sie bei gedrückter Maustaste den Mauszeiger in Richtung der linken oberen Ecke der Zelle (oder des markierten Bereichs). Wird der Zellinhalt halb transparent dargestellt, lassen Sie die Maus-taste los, und der Zellinhalt wird entfernt.

Zellen markieren

Wie Sie mehrere Zellen und Bereiche markieren, erfahren Sie im Abschnitt »Zeilen, Spalten und Arbeitsblatt markieren« auf Seite 99 und im Abschnitt »Bereiche markieren« auf Seite 100.


4. Was ist hier passiert? Bei der Eingabe eines plausiblen Datums mit Punkt als Trennzeichen wurde die Eingabe-zelle automatisch mit dem Standard-Datumsformat versehen.

5. Beim Löschen mit der Taste (Entf) wurde nur der Inhalt gelöscht. Die Formatierung der Zelle, auch wenn sie automatisch geschah, bleibt bestehen! Sie müssen also auch noch die Forma-tierung der Zelle widerrufen.

6. Um das Problem zu lösen, wählen Sie im Register Start aus der Gruppe Zahl das Kombinationsfeld Zahlenformat 1. Aus dem Menü wählen Sie das Format Standard 2. Die eingegebene Zahl wird nun korrekt als 14,3 angezeigt.

7. Das hier beschriebene Problem kann immer dann auftreten, wenn Sie ver-sehentlich falsche Zeichen eingeben. Sollten Sie es rechtzeitig bemerken, machen Sie den letzten Arbeitsschritt einfach rückgängig 3 (oder mit (Strg) + (Z)) und wiederholen Ihre Eingabe, diesmal aber korrekt.

Datumswerte in Excel

Zum besseren Verständnis sollten Sie wissen, dass die Zeitrechnung von Excel am 01.01.1900 beginnt. Danach wird jedes Datum intern als fortlaufende Zahl gespeichert. Das, was Sie in der Zelle sehen, ist nur eine Formatierung dieser fortlaufenden Zahl. Die Nachkommastellen bilden die Uhrzeit ab. Die Nachkommastelle 0,5 steht also für einen halben Tag, demnach 12:00 Uhr. Dabei ist eine Stunde ein 24stel eines Tages, eine Minu-te ein 60stel einer Stunde und eine Sekunde ein 60stel einer Minute. Diese Bruchteile eines Tages addiert ergeben den Nachkommateil, der die Uhrzeit repräsentiert. Daher wird aus 14,3, wenn die Zahl als Datum gewertet wird, der 14. Tag seit Beginn der Zeit-rechnung, also der 14.01.1900. Die übrigen 0,3 ergeben nach oben beschriebener Logik dann 07:12 Uhr.

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Überblick über die Zahlenformate

Nachdem Sie wissen, wie Zahlen in Zellen eingetragen werden, geht es jetzt darum, diese Zahlen schnell und richtig zu formatie-ren. Im Register Start wird Ihnen in der Gruppe Zahl eine Anzahl von Schaltflächen und Formaten zur Verfügung gestellt, mit denen Sie gut und gerne 80 Prozent der Standardanwendungsfälle ab-decken.

Um eine Zahl zu formatieren, markieren Sie zunächst alle Zellen, die das gleiche Format erhalten sollen. Wählen Sie anschließend im Register Start aus der Gruppe Zahl das Kombinationsfeld Zahlen-format 1. Klicken Sie im Menü auf das Zahlenformat, mit dem Sie die markierten Zellen formatieren möchten. Die Zelle wird Ihren Wünschen entsprechend formatiert.

In der Beispieldatei 03.06-Zahlenformate.xlsx habe ich die Formate aus dem Kombinationsfeld Zahlenformat für Sie in einer Liste zu-sammengestellt. In jede der Zellen von E2 bis E12 habe ich den Wert 00123,678912345678 eingetragen, um die Unterschiede der Formate zu verdeutlichen. Zunächst fällt auf, dass führende Nullen nicht mit angezeigt werden. Die einzelnen Formate weisen ebenfalls ein paar Besonderheiten auf.

◼ Standard – Die Nachkommastellen werden so begrenzt, dass die gesamte Zahl (Vor- und Nachkommastellen plus Komma) maximal 11 Stellen in Anspruch nehmen. Sollten mehr als 11 Vorkommastellen eingegeben werden, werden diese natürlich angezeigt, die Nachkommastellen dann aber nicht mehr.

◼ Zahlenformat – Von den Nachkommastellen werden genau zwei angezeigt. Sind keine Nachkommastellen vorhanden, werden Nullen angezeigt. Es wird kein Tausenderpunkt angezeigt.

◼ Währung und Buchhaltung – Beide Formate zeigen zwei Nach-kommastellen und bei Bedarf einen Tausenderpunkt. Beim Format Buchhaltung wird mehr Raum für das Währungssymbol reserviert, und bei der Zahl 0 wird Ihnen statt einer Null - € angezeigt. Um Zellen im Format Buchhaltung zu formatieren, bieten sich auch die Schaltflächen Buchhaltungszahlenformat 2 und 1.000er-Trennzeichen 3 an. Bei Letzterer wird auch das Buchhaltungsformat eingestellt, das Währungssymbol wird aber nicht angezeigt.

In der Zelle »B2« befindet sich die ursprüngliche Eingabe, und die Zellen »E2« bis »E12« zeigen den Wert in den unterschiedlichen For-maten. Um das Format »Text« zu wählen, müssen Sie im Aufklapp-menü nach unten scrollen.

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◼ Prozent – Das Prozent-Format spielt noch einmal eine besondere Rolle. Es würde den Rahmen hier sprengen und wird daher im Exkurs »Operatoren und Grund-rechenarten« ab Seite 186 ausführlich besprochen.

◼ Text – Erzwingt für die eingegebene Zahl das Text-Format. Die führenden Nullen werden angezeigt. Allerdings nur, wenn Sie die Zelle vor der Eingabe formatieren.

Darüber hinaus stehen Ihnen im Menü noch die Formate Datum, kurz, Datum, lang, Zeit, Bruch sowie Exponentialzahl zur Verfügung. Diese weisen keine Besonderheiten auf und bedürfen keiner weiteren Erklärung. Um aber noch mehr aus den Zahlenformaten herauszukitzeln, klicken Sie einmal auf den kleinen Pfeil 4 unten rechts in der Gruppe Zahl (alternativ können Sie im Kombinati-onsfeld Zahlenformate den Eintrag Mehr an-klicken oder die Tastenkombination (Strg) + (1) verwenden).

Der Dialog Zellen formatieren wird mit dem aktiven Register Zahlen geöffnet. Sie haben hier die Möglichkeit, Feineinstellungen für die Formate vorzunehmen. So können Sie beispielsweise in der Kategorie Datum 5 über das Feld Typ 6 bestimmen, wie das Da-tum auf dem Arbeitsblatt dargestellt wird.

Über den Dialog »Zellen formatieren« können Sie weitere Einstellungen vornehmen.

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Dezimalstellen

Das Ergebnis einer Berechnung liefert, je nach den zugrunde lie-genden Werten, eine unterschiedliche Anzahl von Nachkommastel-len, manchmal auch keine. In der Beispielarbeitsmappe 03.07- Dezimalstellen.xlsx haben die Ergebnisse in Spalte D unterschied-liche Nachkommastellen. Das ist nicht nur unübersichtlich, auch kleine Werte wirken durch eine hohe Anzahl von Nachkommastel-len größer, als sie wirklich sind.

1. Um eine einheitliche Anzahl von Nachkommastellen zu errei-chen, markieren Sie zunächst alle Zahlen in der Spalte D 1.

2. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Zahl auf die Schaltflä-che Dezimalstellen hinzufügen 2 oder Dezimalstellen entfer-nen 3. Dadurch werden die Dezimalstellen zunächst auf eine gleiche Anzahl gesetzt.

3. Klicken Sie nun erneut auf die Schaltfläche Dezimalstellen hin-zufügen oder Dezimalstellen entfernen, passen Sie die Anzahl der Dezimalstellen auf das gewünschte Maß an.

Eigene Zahlenformate definieren

Wie Sie eigene Zahlenformate erstellen, erfahren Sie im Ab-schnitt »Eigene Zellformate definieren« ab Seite 82.

Zahlenformate für Dezimalstellen nutzen

Natürlich können Sie auch ein vorhandenes Zahlenformat nutzen, das die Dezimalstellen entsprechend anpasst. Nach dem Markieren der Werte wählen Sie z. B. das Format Zahl aus dem Kombinationsfeld 4. Die Werte werden dann auf zwei Nachkommastellen reduziert.

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Währungsformate

In der Liste der Zahlenformate stehen Ihnen zum Formatieren von Geldbeträgen zwei Formate zur Verfügung: die Formate Währung und Buchhaltung. In der Datei 03.08-Währungsformate.xlsx habe ich Ihnen drei Tabellen zusammengestellt, um die Unterschiede dieser Formate zu verdeutlichen.

1. Zum Formatieren markieren Sie alle Werte in Spalte C 1 und wählen dann unter Start > Zahl > Zahlenformat den Menüein-trag Währung 2.

2. Verfahren Sie mit den Werten in Spalte D genauso. Wählen Sie hier aber den Menüeintrag Buchhaltung.

Die Werte in den Spalten C und D sind jetzt mit Währungsforma-ten versehen. Beide Formate weisen zwei Nachkommastellen auf und Werte über 999,99 € erhalten einen Tausenderpunkt. Die Unterschiede liegen im Detail, denn der Wert Null wird im Format Buchhaltung als - € angezeigt, und bei negativen Wer-ten wird in diesem Format das Vorzeichen am linken Rand der Zelle angezeigt.

3. Im Dialog Zellen formatieren, den Sie mit einem Klick auf die Pfeilschaltfläche 3 in der unteren Ecke der Gruppe Zahl öffnen, stehen Ihnen in der Kategorie Währung 4 weitere Einstellmög-lichkeiten zur Verfügung. Die Auswahl für Negative Zahlen 5 steht Ihnen im Format Buchhaltung nicht zur Verfügung.

Negative Zahlen hervorheben

Neben den normalen Zahlenformaten bietet Ihnen die beding-te Formatierung weitere umfangreiche Möglichkeiten, Zahlen-bereiche, also auch negative Zahlen, optisch hervorzuheben. Lesen Sie dazu den Abschnitt »Eine Regel für eine bedingte Formatierung erstellen« ab Seite 140.

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Datum und Uhrzeit eingeben

Bei Datum und Uhrzeit handelt es sich auch um Zahlenformate. Intern werden sowohl ein Datum als auch die Zeiteingabe als fortlaufende Tageszahl beziehungsweise als Bruchteil eines Tages gespeichert. Das, was Sie in der Zelle sehen, ist nur die Formatie-rung dieser Zahlen.

Bei der Eingabe eines Datums ist zwingend darauf zu achten, dass Sie als Trennzeichen zwischen den Datumskomponenten einen Punkt und bei Zeitangaben einen Doppelpunkt verwenden. Doch aufgepasst, hier gibt es automatische Mechanismen, die von Ihrer Eingabe abhängen!

1. Geben Sie in eine Zelle den Wert 1.4 ein, und schließen Sie die Eingabe mit (¢) ab. Sie sehen, Ihre Eingabe wird als Datum gewertet und auch so formatiert 1. Wenn Sie einmal in die Be-arbeitungsleiste schauen, werden Sie feststellen, dass Excel das Datum automatisch um das aktuelle Jahr ergänzt hat.

2. Geben Sie nun den Wert 1.4. ein, und schließen Sie die Eingabe mit (¢) ab. In diesem Fall wird Ihre Eingabe nicht als Datum, sondern als Text gewertet. Sie erkennen es daran, dass Ihre Ein-gabe linksbündig angezeigt wird 2.

3. Wenn Sie bei der Eingabe eines Datums hinter dem Monat noch einen Punkt setzen, müssen Sie zusätzlich auch das Jahr mit angeben! So wird auch diese Eingabe als Datum gewertet 3. Aktuellen Stand ausgeben

Angenommen, Sie pflegen eine Telefonliste in Excel und drucken diese regelmäßig aus. So kann es passieren, dass Sie einmal zwei Listen auf Ihrem Schreibtisch finden und nicht wissen, welche die aktuellere ist. Um dem vorzubeugen, geben Sie einfach über Ihrer Liste in eine Zelle die Funktion =JETZT() ein. In die Zelle werden das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit im Format TT.MM JJJJ hh:mm eingetragen und beim Drucken mit ausgegeben. So wissen Sie immer, welche Liste die aktuellste ist.

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Datumswerte vor dem 01.01.1900

Datumswerte vor dem 01.01.1900 werden als Text angezeigt, und es kann nicht mit ihnen gerechnet werden. Berechnungen mit Datumswerten vor dem 01.01.1900 sind nur unter Verwen-dung von Tricks bzw. Add-Ons möglich.


4. Bei der Eingabe von Uhrzeiten geben Sie zwischen Stunden und Minuten beziehungsweise zwischen Minuten und Sekunden jeweils einen Doppelpunkt ein. Gültige Eingaben sind also 17:33 oder 17:33:42. Auch die Eingabe 17: wird als Uhrzeit erkannt.

5. Für die nächsten Beispiele habe ich die Zellen C2 mit der Forma-tierung Zeit versehen. Zusätzlich beziehe ich mich in ihr auf die Zelle B2 4, sodass Eingaben in der Zelle B2 auch nach C2 über-nommen werden. Testen Sie nun verschiedene Zeitwerte aus, indem Sie nach oben beschriebenem Muster Werte in die Zelle B2 eingeben. In der Zelle C2 sehen Sie, was mit Ihrer Eingabe pas-siert. Zum Beispiel wird aus 12:00 in Zelle C2 0,5 (ein halber Tag).

6. Geben Sie jetzt auch einmal falsche Werte ein, und versuchen Sie, das Ergebnis zu interpretieren. Geben Sie z. B. einmal den Wert 123 ein. Das Ergebnis lautet 00:00:00. Die Uhrzeit wird aus der Nachkommastelle ermittelt, da die Zahl 123 keine Nachkom-mastelle hat, wird Ihnen auch keine Uhrzeit angezeigt.

7. Der Wert 17:78 5 mag Ihnen auf den ersten Blick falsch erschei-nen, aber was jetzt passiert, ist vergleichbar mit dem Weiterdre-hen des Uhrzeigers. Denn Excel fasst den Wert 78 als Minuten auf und kommt so auf den Zeitwert 18:18:00 6. In der Zelle C2 wird 0,7625 angezeigt. Dieser Wert steht für den Teil eines Tages, der um 18:18 erreicht ist. Er wird als Zahl angezeigt, da ich diese Zelle bewusst nicht mit dem Format Zeit ausgewiesen habe.

Benutzerdefinierte Datumsformate

Die verschiedenen Möglichkeiten, ein Datum nach eigenen Be-dürfnissen zu formatieren, zeige ich Ihnen im Exkurs »Eigene Datumsformate verwenden« auf Seite 84.

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Was Sie sehen, steht nicht wirklich in der Zelle

Sollte z. B. in einer Zelle C4 der Datumswert Sa 06. Feb 2016 stehen, ist es nicht möglich, ein Wochenende zu identifizieren, indem Sie =WENN(ODER(LINKS(C4;2)="Sa"; LINKS(C4;2)="So"); "Wochen ende";"") verwenden. Sie sehen zwar Sa 06. Feb 2016, aber in der Zelle steht 42406. Das ist die Tageszahl für den 06.02.2016. Die Lösung wird im Arbeitsblatt Wochentage der Beispieldatei 07.23-Datumsfunktionen.xlsx beschrieben.


Text eingeben

Excel ist keine Textverarbeitung! Trotzdem ist es oft erforderlich, Texte in Zellen einzutragen. Sei es, dass Sie eine Überschrift, Mit-arbeiter- oder Produktnamen oder einfach nur die Dokumentation einer Funktion in eine Zelle einfügen möchten. Sie sollten aber immer im Auge behalten, Texteingaben auf das Notwendigste zu beschränken.

1. Klicken Sie die Zelle an, in die Sie etwas eingeben möchten. Geben Sie über Ihre Tastatur einen Text ein, und beenden Sie Ihre Eingabe mit (¢). Dabei interpretiert Excel jede Eingabe, die nicht mit einem Gleichheitszeichen beginnt und keine gültige numerische Eingabe ist, als Text. Nach Drücken von (¢) wird dieser linksbündig in der Zelle ausgerichtet.

2. Text, der nicht in die Zelle passt, in der er eingegeben wurde, ragt einfach rechts in die nächsten Zellen, solange sie leer sind. Ist die Zelle rechtsbündig formatiert, ragt der Text nach links, bei zentrierter Formatierung in beide Richtungen 1 heraus. Der Text kann nur in der Zelle bearbeitet werden, in der er steht, hier also nur in Zelle B4 und nicht in den Zellen C4, D4 oder A4.

3. Ein führendes Anführungszeichen (‚) erzwingt das Textformat. Möchten Sie etwa zum besseren Verständnis eine verwendete Funktion dokumentieren, beginnen Sie die Eingaben mit einem führenden Anführungszeichen 2. Das bewirkt, dass Excel das Gleichheitszeichen nicht mehr erkennt und den Inhalt der Zelle statt als Funktion als Text ausgibt 3. Das Anführungszeichen selbst wird nicht mit angezeigt! So können Sie Stellen mit kom-plexen Berechnungen sehr einfach kommentieren.

Zeilenumbruch einfügen

Möchten Sie in einer Zelle einen Zeilenumbruch einfügen, verwenden Sie dafür die Tastenkombination (Alt) + (¢).

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Text mit der Rechtschreibprüfung kontrollieren

Anders als bei der Texteingabe z. B. in Word werden Fehler im Text nicht rot unterstrichen. Sie hätten dann alle Ihre Funktionsnamen unterstrichen, weil diese so in keinem Wörterbuch vorkommen. Unabhängig davon sollten Sie die Rechtschreibhilfe starten, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie etwas falsch geschrieben haben.

1. Starten Sie die Rechtschreibprüfung, indem Sie im Register Überprüfen 1 in der Gruppe Rechtschreibung, die Schaltfläche Rechtschreibung 2 anklicken.

2. Die Rechtschreibung startet für das aktuelle Arbeitsblatt und zeigt, wenn vorhanden, den ersten Rechtschreibfehler an, in die-sem Fall das Wort Heite, das eigentlich Heute heißen sollte. Mar-kieren Sie das korrekte Wort 3, und klicken Sie auf die Schaltflä-che Ändern 4. Das Wort wird korrigiert und der nächste Fehler (Gümnasium) angezeigt. Falls Sie statt Ändern auf Immer ändern klicken, wird jedes Auftreten dieses Fehlers mit nur einem Klick korrigiert.

3. Mit einem Klick auf AutoKorrektur wird das Wort in die Liste der AutoKorrektur aufgenommen und ab diesem Zeitpunkt bereits bei der Eingabe durch die korrekte Schreibweise ersetzt.

Zum Wörterbuch hinzufügen

Nicht jedes Wort, das von der Rechtschreibung als Fehler aufgelistet wird, ist auch ein Fehler. Eigentlich sagt die Recht-schreibung nur: »Das Wort kenne ich nicht.« Wird also bei jeder Kontrolle der Rechtschreibung z. B. Ihr Name als Recht-schreibfehler angezeigt, können Sie diesen auch über einen Klick auf Zum Wörterbuch hinzufügen 5 dem Wörterbuch hinzufügen.

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Eigene Zellformate definieren

Die vorgefertigten Formate reichen im Regelfall aus, die Zellinhalte passend zu formatieren. Doch wie gehen Sie vor, wenn Sie als Einheit Std., Palet-ten, kg, m/sec oder Äpfel und Birnen benötigen? Für diese Fälle können Sie in Excel benutzerdefi-nierte Zellformate anlegen. Zum Nachvollziehen der folgenden Anleitung finden Sie die Arbeits-mappe 03.11-eigene Formate.xlsx unter den Beispieldateien zum Buch.

1. Öffnen Sie die Datei, und markieren Sie alle Zahlen in der Spalte D 1. Die Werte dieser Spalte sollen die Einheit Std. erhalten.

2. Dazu klicken Sie im Register Start in der Grup-pe Zahl auf das Kombinationsfeld Zahlenfor-mat 2. Wählen Sie im folgenden Menü den Eintrag Mehr 3. Daraufhin wird der Dialog Zellen formatieren geöffnet.

Dialog »Zellen formatieren« über Kontextmenü öffnen

Noch schneller rufen Sie den Dialog mit einem Rechtsklick auf die markierten Zellen auf. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Zellen formatieren, wird Ihnen der gleichnamige Dialog angezeigt. Sie erreichen ihn außerdem mit einem Klick auf die Pfeilschaltfläche in der unteren rechten Ecke der Gruppe Zahl oder mit der Tastenkombination (Strg) + (1).

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Einheiten mit eingeben

Wenn Sie die Einheit direkt hinter der Zahl eingeben, statt die Zelle zu formatieren, wird Ihre Eingabe als Text gewertet, und Sie können nicht mit diesen Werten Berechnun-gen vornehmen! Die Eingabe 14 kg führt bei einer Berechnung, die sich auf diesen Wert bezieht, zu der Fehlermeldung #WERT!. Diese besagt, dass Sie versucht haben, mit Text zu rechnen. Fügen Sie daher Einheiten immer nur über die Formate hinzu!


3. Wählen Sie hier die Kategorie Benutzerdefi-niert 4 aus.

4. Aus der Liste wählen Sie den Eintrag 0 5, wenn Sie keine Nachkommastellen verwenden möchten, oder 0,00 für zwei Nachkomma-stellen.

5. Im Eingabefeld Typ 6 besteht die Möglichkeit, das gewählte Format anzupassen und die gewünschte Einheit hinzuzufügen. Sie können hier in Anführungszeichen ("…") prinzipiell alles eingeben, wonach Ihnen der Sinn steht. Also auch "Std.". Sie sollten die Einheit aber durch ein Leerzeichen von der Zahl trennen. Im Bereich Beispiel 7 können Sie prüfen, wie Ihnen Zellinhalte mit diesem Format zukünftig angezeigt werden.

6. Bestätigen Sie zu guter Letzt noch mit einem Klick auf OK. Ihre Werte in der Spalte D haben nun nachgestellt die Einheit Std..

Definition über Formatcodes

Für positive Zahlen, negative Zahlen, den Wert Null und für Texteingaben kön-nen Sie die Formatierung gleichzeitig festlegen, indem Sie die Eingabe im Feld Typ durch Semikola trennen. Zusätzlich können Sie Formatcodes verwenden und beispielsweise # als Platzhaltersymbol für Ziffern oder Leerstellen mit _ festle-gen. Fügen Sie in das Feld Typ [Blau] ein, wird der Formatabschnitt blau darge-stellt. Eine Übersicht finden Sie in der Beispieldatei 03.11-Formatcodes.xlsx.

Benutzerdefinierte Zahlenformate zuweisen

Möchten Sie einer Zelle oder einem Zell-bereich ein zuvor angelegtes benutzerde-finiertes Format zuweisen, markieren Sie zunächst die entsprechenden Zellen und öffnen dann den Dialog Zellen formatieren. Wählen Sie das gewünschte Format aus der Kategorie Benutzerdefiniert, und klicken Sie abschließend auf OK. Neue benutzerdefi-nierte Formate finden Sie am Ende der Liste.

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Eigene Datumsformate verwenden

Eine besondere Stellung bei der Formatierung von Zellen nehmen die Zeit- und Datumsformate ein. Sie haben schon gesehen, dass bei der Eingabe von 4.9 in eine Zelle diese Eingabe von Excel auto-matisch zu 04.09.2016 erweitert wird. Standardmäßig wird Ihnen in der Zelle aber 04. Sep angezeigt, denn Zellen, in denen Excel ein Datum erkennt, werden mit dem Format TT. MMM formatiert. Zum besseren Verständnis habe ich Ihnen in der Beispielarbeitsmappe 03.13-Datumsformate.xlsx zwei Tabellen zusammengestellt (sämt-liche Beispieldateien stehen Ihnen unter www.vierfarben.de/3953

zum kostenlosen Download zur Verfügung). Die erste Tabelle zeigt eine Liste der Datums- und Zeitformate.

In der zweiten Tabelle sehen Sie einige Beispiele, wie Sie ein einge-gebenes Datum für die Anzeige formatieren können. In der letzten Spalte der Tabelle sehen Sie den Wert, der tatsächlich von Excel gespeichert wird. Zum Erstellen eines individuellen Datumsformats folgen Sie der Beschreibung im Abschnitt »Eigene Zellformate de-finieren« ab Seite 82.

Liste der vorhandenen Datums- und Zeit-formate

Einige Beispiele für benutzerdefinierte Zeitformate


Nullwerte unterdrücken

Besondere Aufmerksamkeit verdient der Wert Null. In Listen, etwa bei Rechnungen, in denen nicht alle Zeilen verwendet werden, sieht es unschön aus, wenn Nullwerte angezeigt werden. In der Beispiel-datei 03.12-Nullwerte.xlsx wird in den letzten drei Positionszeilen der Rechnung 0,00 € 1 als Betrag ausgewiesen. Diese sollen nicht angezeigt werden.

1. Um Nullwerte in einer Arbeitsmappe auszublenden, klicken Sie zunächst auf das Register Datei und wählen dann im Backstage-Bereich die Kategorie Optionen.

2. Im Dialogfenster Excel-Optionen wählen Sie die Kategorie Erwei-tert 2 und scrollen bis zum Bereich Optionen für dieses Ar-beitsblatt anzeigen. Über das Auswahlmenü 3 können Sie das Arbeitsblatt auswählen, auf das sich die Änderungen beziehen sollen.

3. Entfernen Sie das Häkchen für In Zellen mit Nullwert eine Null anzeigen 4. Auf diesem Arbeitsblatt werden ab sofort keine Nullwerte mehr angezeigt.

Einzelne Nullwerte ausblenden

Anstatt alle Nullwerte auf dem Arbeitsblatt auszublenden, können Sie auch für die betroffenen Zellen nach der Eingabe das benutzerdefinierte Zahlenformat ;;@ verwenden (Start > Zahl > Zahlenformat > Mehr > Benutzerdefiniert). Nullwerte werden dann nicht angezeigt. Natürlich können Sie im Feld Typ dann auch ein Zahlenformat für positive und negative Zahlen angeben. Sollten Sie darauf verzichten, müssen Sie aber die ersten beiden Semikolons eingeben, damit Sie an die Stelle zur Beschreibung von Nullwerten gelangen.

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Inhalte kopieren, ausschneiden und einfügen

Die tägliche Arbeit mit Excel erfordert es immer wieder, dass Zellen oder auch ganze Bereiche verschoben beziehungsweise kopiert werden müssen. Stellen Sie sich z. B. vor, dass in einer Liste mit Monatsumsätzen der Juni vergessen wurde. Um Platz für den Juni zu schaffen, bietet es sich an, den Tabellenteil ab Juli um eine Zeile nach unten zu verschieben.

1. Dazu markieren Sie zunächst die Zellen B7 bis C12. Klicken Sie dazu in die Zelle B7, und ziehen Sie bei gedrückter Maustaste bis zur Zelle C12. Erst hier lassen Sie die Maustaste wieder los.

2. Positionieren Sie jetzt den Mauszeiger auf den Rahmen der Markierung 1, und ziehen Sie bei gedrückter Maustaste den markierten Bereich eine Zeile nach unten. Achten Sie darauf, dass Sie den Rahmen der Markierung treffen und nicht das Ausfüllkästchen unten rechts 2.

3. Eine Zeile tiefer angekommen, lassen Sie die Maustaste wieder los. Der markierte Bereich wurde erfolgreich verschoben. Sie kön-nen jetzt in die Zeile 7 die Daten für den fehlenden Juni eintra-gen. Auf diese Weise können Sie im Übrigen auch ganze Zeilen oder Spalten verschieben.

Nicht benachbarte Zellen markieren

Möchten Sie mehrere nicht benachbarte Zellen markieren, drücken und halten Sie die Taste (Strg) und klicken nun die gewünschten Zellen an. Erst wenn alle Zellen markiert sind, lassen Sie die (Strg)-Taste wieder los.

Die Gruppe »Zwischenablage«

Sämtliche Befehle zum Ausschneiden, Kopieren und Einfügen finden Sie außerdem als Schaltfläche in der Gruppe Zwischen-ablage der Registerkarte Start.

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4. Möchten Sie den markierten Bereich kopieren und nicht ver-schieben, gehen Sie zunächst wie in den Schritten 1 und 2 vor. Drücken Sie jedoch vor dem Verschieben des Bereichs die (Strg)-Taste, und halten Sie sie, bis Sie die Zielzelle erreicht haben. Excel zeigt Ihnen während des Kopiervorgangs an dem Rahmen ein kleines Plussymbol an.

5. Auch über das Kontextmenü einer Zelle oder eines markierten Zellbereichs können Sie den Inhalt verschieben oder kopieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Punkt in der Markierung, und wählen Sie aus dem Kontextme-nü den Befehl Ausschneiden 3. Der Rahmen des markierten Bereichs wird daraufhin gestrichelt dargestellt. Möchten Sie den markierten Bereich kopieren, wählen Sie stattdessen Kopieren.

6. Markieren Sie jetzt mit der linken Maustaste die Zielzelle 4, und klicken Sie anschließend mit der rechten noch einmal die Zielzel-le an. Um den Inhalt dieser Stelle hinzuzufügen, klicken Sie im Kontextmenü auf Einfügen 5.

Verschieben und Kopieren per Tastenkombination

Alternativ können Sie auch mit der Tastenkombination (Strg) + (X) den markierten Bereich ausschneiden. Markieren Sie nun die Zielzelle, und drücken Sie zum Ein- fügen (Strg) + (V). Um per Tastenkürzel zu kopieren, betätigen Sie einfach (Strg) + (C), das Einfügen erfolgt dann wieder mit (Strg) + (V).

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Vorhandene Zellinhalte

Befinden sich in der Zielzelle oder in dem Zellbereich bereits Daten, weist Sie Excel mit einem Hinweisdialog darauf hin. Sie können dann entscheiden, ob der Inhalt überschrieben oder ob der Vorgang abgebrochen werden soll. Drücken Sie beim Verschieben per Maus gleichzeitig die Taste (ª), wird der be-stehende Inhalt der Zielzelle nicht gelöscht, sondern um eine Zeile verschoben.


Inhalte löschen

Benötigen Sie Eingaben in Ihrem Tabellenblatt nicht mehr, können Sie sie einfach löschen. Auch hier bietet Ihnen Excel verschiedene Wege, um das Ziel zu erreichen.

1. Zum Löschen von Inhalten markieren Sie die gewünschten Zellen und drücken die Taste (Entf). Hierdurch wird allerdings nur der Inhalt gelöscht! Sämtliche Formate und Kommenta-re bleiben erhalten. Geben Sie also nach dem Löschen per (Entf) in Zelle B2 1 einen neuen Text ein, wird dieser auch wieder fett und rot angezeigt.

2. Sie können aber auch genau bestimmen, was in einer Zelle oder einem Zellbereich gelöscht wer-den soll. Markieren Sie dazu zunächst die Zellen, in denen Sie etwas löschen möchten. Klicken Sie danach im Register Start in der Gruppe Bearbei-ten auf die Schaltfläche Löschen 2.

3. In dem folgenden Menü können Sie nun ent-scheiden, was gelöscht werden soll: Mit dem Befehl Alle löschen 3 werden der gesamte Inhalt, die Formatierungen und Kommentare gelöscht. Klicken Sie auf Formate löschen, wird nur die Formatierung entfernt. Der Befehl Inhal-te löschen entspricht dem Löschen per (Entf). Kommentare löschen löscht nur die Kommen-tare, und Links löschen entfernt den Hyperlink, erhält aber den Text und die Formatierung. Links entfernen hingegen löscht den Hyperlink und die Formatierung, der Text bleibt aber erhalten.

Inhalte einer Zelle per Maus löschen

Arbeiten Sie lieber mit der Maus, können Sie Inhalte einer einzelnen Zelle auch mit der Maus löschen. Markieren Sie die Zelle, und bewegen Sie den Mauszeiger in die rechte untere Ecke der Zelle, bis ein schwarzes Kreuzsymbol erscheint. Ziehen Sie nun den Mauszeiger bei gedrückter Maustaste in die linke obere Ecke. Lassen Sie den Mauszeiger los, sobald der Zellinhalt halb transparent dargestellt wird. Der Inhalt wird gelöscht, Formatierungen bleiben aber bestehen.

Hyperlinks löschen

Löschen Sie den Inhalt einer Zelle mit Link per (Entf), wird wider Erwarten auch der Hyperlink mit gelöscht, da dieser an den Text und nicht an die Zelle gebunden ist.

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Eingaben mit der AutoKorrektur überprüfen

Genau wie in der Textverarbeitung Word steht Ihnen in Excel 2016 eine Auto Korrektur zur Verfügung. Sie haben das vielleicht schon daran ge-merkt, dass fehlerhafte Eingaben in Texten wie von Geisterhand korrigiert werden.

1. Um neue Wörter in die AutoKorrektur aufzunehmen, müssen Sie zunächst die Excel-Optionen aufrufen. Klicken Sie dazu auf Datei > Optionen > Dokumentprüfung 1, und wählen Sie die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen 2 im gleichnamigen Bereich an.

2. Daraufhin wird Ihnen der Dialog AutoKorrektur angezeigt. Im oberen Bereich des Dialogs stehen Ihnen einige generelle Korrekturfunktionen zur Verfügung. Besonders interessant sind aber die beiden Eingabe-felder im unteren Bereich. Tragen Sie in das Feld Ersetzen 3 den feh - lerhaften Text ein (z. B. »Merkmahl«). In das Feld Durch 4 tragen Sie den korrekten Text ein (in diesem Fall also »Merkmal«). Klicken Sie auf Hinzufügen 5, wird der Eintrag übernommen. Scrollen Sie einfach einmal durch die Liste der Begriffe unterhalb der Eingabefelder, um zu prüfen, was bereits standardmäßig von Excel korrigiert wird.

3. Benötigen Sie einen Eintrag nicht mehr oder soll dieser zukünftig durch eine andere Eingabe ersetzt werden, markieren Sie den entsprechenden Eintrag in der Liste und klicken auf Löschen.

4. Schließen Sie beide Dialogfenster mit einem Klick auf OK. Tippen Sie nun aus Versehen das Wort Merkmahl, greift die AutoKorrektur ein und ersetzt es sofort durch die korrekte Schreibweise.

Abkürzungen ersetzen

Nützlich ist die AutoKorrektur auch zum Ersetzen von Abkürzungen. Lassen Sie z. B. »DNA« durch Desoxyribonukleinsäure ersetzen oder Ihre Initialen durch Ihren ausgeschriebenen Namen. Beachten sollten Sie aber Groß- und Kleinschreibung.

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Eingaben beschränken und auf Gültigkeit prüfen

Möchten Sie eine Tabelle auswerten, die von anderen Personen gefüllt wird, kommt es nicht selten vor, dass in den einzelnen Zellen Inhalte stehen, die da nicht hingehören. Hierdurch wird die Auswer-tung erschwert, aber mit der Datenüberprüfung können Sie solche Fehleingaben verhindern.

Die erste Tabelle auf dem Arbeitsblatt Artikel der Beispieldatei 03.17-Datenüberprüfung.xlsx enthält Artikeldaten, Lagerplätze, La-gerbestand und Status. In der Spalte Status sollen nur Werte von 1 bis 8 eingegeben werden, eine Vorgabe, an die sich aber nicht jeder hält (siehe Zellen F6 1 und F11). Sie sollten hier die Eingabe auf die erlaubten Werte beschränken.

1. Markieren Sie die Zellen F3 bis F14, und klicken Sie in der Gruppe Datentools des Registers Daten auf Datenüberprüfung 2.

2. Der Dialog Datenüberprüfung wird nun mit dem aktiven Regis-ter Einstellungen geöffnet. Hier können Sie verschiedene Krite-rien für die Dateneingabe festlegen. Wählen Sie beispielsweise im Menü Zulassen 3 den Menüeintrag Ganze Zahl, können nur zutreffende Werte eingegeben werden.

3. Abhängig davon, was Sie unter Zulassen gewählt haben, passt sich die untere Hälfte der Dialogbox an. Sie können hier z. B. nach Wahl von zwischen 4 im Menü Daten die Grenzwerte für die Dateneingabe eintragen. Als Minimum geben Sie 1 und als Maxi-mum 8 ein. Bestätigen Sie die Kriterien mit einem Klick auf OK.

Benutzerdefinierte Fehlermeldung ausgeben

Im Register Fehlermeldung 5 können Sie noch eine indivi-duelle Fehlermeldung erzeugen, die angezeigt wird, sobald fehlerhafte Daten eingegeben werden. Bereits vorhandene ungültige Inhalte werden nicht bemängelt.

Gültigkeitsprüfung

Nachdem Sie Gültigkeitskriterien eingerichtet haben, prüfen Sie diese, indem Sie auf das Pfeilsymbol an der Schaltfläche Datenüberprüfung klicken. Im Auswahlmenü wählen Sie dann Ungültige Daten einkreisen. Falsche Eingaben werden dann in der Tabelle rot umkringelt.

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4. Sie können die Eingabe aber auch selbst über ein Auswahlmenü in der betref-fenden Zelle steuern, sodass bei der Dateneingabe keine ungültigen Daten vorkommen können. In der zweiten Ta-belle auf dem Arbeitsblatt Umsätze der Beispieldatei 03.17-Datenüberprüfung.xlsx soll in den Spalten Versicherung und Kategorie nur eine Auswahl der gültigen Werte als Liste zur Verfügung stehen. Dazu habe ich rechts neben der Tabelle Referenztabellen mit den gültigen Inhalten 6 angelegt.

5. Markieren Sie alle Werte in der Spalte Kategorie, und rufen Sie den Dialog Datenüberprüfung auf.

6. Wählen Sie im Dialog aus dem Kombi-nationsfeld Zulassen den Menüeintrag Liste. Als Datenquelle 7 markieren Sie die Zellen K3 bis K7 aus der Hilfstabelle Kategorie und schließen die Eingabe mit OK ab.

7. In der Umsatztabelle können Sie jetzt nur noch Werte aus der vorgegebenen Liste 8 auswählen. Fehleingaben sind nicht mehr möglich.

Dynamische Listen

Wenn Sie die Hilfstabellen als Tabellen formatieren (siehe den Abschnitt »Zellbereiche in Tabellenbereiche konvertieren« ab Seite 108), werden Änderungen in diesen Tabellen in die Datenüberprüfung übertragen.

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Datenreihen vervollständigen

In vielen Tabellen ist es notwendig, fortlaufende Beschriftungen zu erstellen, sei es eine Nummerierung, die Tage einer Woche oder ein-fach nur ein Datum. In der Datei 03.18-AutoAusfüllen.xlsx habe ich Ihnen die gängigsten Anwendungsfälle zum Üben zusammenge-stellt. Die einfachste Methode besteht darin, die Zelle zu markieren, die den Basiswert für die Liste bildet, und diesen Wert dann nach unten beziehungsweise rechts auszufüllen.

1. Markieren Sie dazu zunächst die Zelle B2 auf dem Arbeitsblatt Datumswerte. Klicken Sie jetzt auf das Autoausfüllkästchen 1, und ziehen Sie die Markierung bei gedrückter Maustaste nach unten bis zur letzten gewünschten Zelle. Der Mauszeiger muss dabei als schwarzes Kreuz sichtbar sein. Ist dies nicht der Fall, versuchen Sie gar nicht erst, den Vorgang weiterzuführen, denn er wird nicht gelingen.

2. Sie sehen, dass das Datum um jeweils einen Tag automatisch fortgesetzt wurde. Mit einem Klick auf Auto-Ausfülloptionen 2 können Sie die letzte Aktion anpassen. In dem folgenden Menü können Sie z. B. Wochentage ausfüllen 3 auswählen, woraufhin alle Wochenenden aus Ihrer Liste entfernt werden. Der Menü-befehl Zellen kopieren bewirkt hingegen, dass der Inhalt der Basiszelle nur kopiert, aber nicht verändert wird.

Wie Sie bei den weiteren Listen der Beispieldatei feststellen wer-den, ist die Autoausfüll-Funktion nicht auf Zahlen beschränkt. Excel erkennt auch Muster in Texteingaben und führt diese fort. Jedoch werden Sie feststellen, dass zwar Zahlen vor oder hinter einem Text erhöht werden, Zahlen, die mitten im Text stehen, werden jedoch nicht erkannt 4. Auch Quartale bilden eine Aus-nahme, sie werden nur bis 4 erhöht und beginnen dann wieder bei 1.

Smarttags

Mit Smarttags können Sie Ihre letzte Aktion noch einmal verfeinern beziehungsweise sich umentscheiden. Hier finden Sie viele Befehlsoptionen, die Sie sonst mühevoll im Menü-band suchen müssten. Sie verschwinden automatisch mit der nächsten Aktion. Dort gibt es im Regelfall den nächsten Smarttag.

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3. Auch mit Zahlenreihen können Sie ähnlich verfahren. Sie müssen dann aber mehrere Zellen zu Beginn der Liste markieren 5, be- vor Sie über das Autoausfüllkästchen die Markierung nach unten ziehen. Excel ermittelt die Differenz der Zahlen und setzt die Liste mit dieser Differenz fort (siehe das Arbeitsblatt Zahlen in der Beispieldatei).

4. Das Autoausfüllkästchen klappt auch bei Bezügen, was Ihnen viel Arbeit ersparen kann. Kopieren Sie z. B. die Zelle B4 6 mit dem Autoausfüllkästchen nach rechts. In der Zelle B4 steht, wie Sie in der Bearbeitungsleiste sehen können, =B2+B3. Wenn Sie sich die Inhalte der anderen Zellen in Zeile 4 ansehen, werden Sie feststellen, dass die Bezüge sinnvoll verändert wurden: Aus =B2+B3 wurde =C2+C3 usw.

Das heißt, wenn Sie eine Formel oder Funktion, die Bezüge ent-hält, nach rechts (oder links) kopieren, werden die Buchstaben in allen Bezügen angepasst. Kopieren Sie sie nach unten (oder oben), werden die Zahlen in allen Bezügen angepasst. Sie wer-den feststellen, dass dies eine der wichtigsten Aktionen in Ihrer täglichen Arbeit wird.

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Statistik ist mit von der Partie

Sollten Sie bei Zahlenreihen mehr als zwei Zellen markie-ren, wird die Zahlenreihe nicht wie beschrieben fortgesetzt, sondern der Trend wird berechnet. Dabei werden die Folge-werte nach der statistischen Methode der kleinsten Quadrate ermittelt.


Inhalte suchen und ersetzen

Sobald Ihre Tabellen eine gewisse Größe überschreiten oder sich gar über mehrere Arbeitsblätter erstrecken, kann schon mal schnel-ler die Übersicht verloren gehen. In der Arbeitsmappe 03.20-Jahres-übersicht.xlsx sind Umsatzzahlen über 12 Register verteilt und in einem zusammengefasst. Stellen Sie sich vor, Sie suchen alle Um-sätze über 1.000.000 €. Da hätten Sie beim Suchen durch genaues Hinschauen einiges zu tun. Excel bietet Ihnen hierzu einen komfor-tablen Dialog an.

1. Klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Suchen und Auswählen 1.

2. Im Auswahlmenü klicken Sie auf den Befehl Suchen. Alternativ funktioniert auch die Tastenkombination (Strg)+ (F) (kleine Eselsbrücke: f wie finden).

3. Im Dialog Suchen und Ersetzen geben Sie in das Eingabefeld Su-chen nach 2 Ihren Suchbegriff ein. Neben den üblichen Zeichen sind hier auch die Metazeichen *, ? und ~ erlaubt. * steht für eine beliebig lange Zeichenkette, auch keine. ? steht für genau ein Zeichen. Anstelle des Fragezeichens muss also genau ein Zeichen stehen. ~ hebt die Sonderbedeutung der Metazeichen auf. Wenn Sie also nach ? suchen möchten, geben Sie ~? ein.

4. Klicken Sie, wenn nötig, auf die Befehlsschaltfläche Optionen 3, um alle Einstellmöglichkeiten einzublenden.

Suchen nach bestimmten Zahlengrößen

Da im Dialog Suchen und Ersetzen keine Bedingungen einge-geben werden können (etwa >1000000), müssen Sie 1.000.000 oder größer anders beschreiben. Die Funktion arbeitet mit einem reinen Textvergleich, Sie müssen also das beschreiben, was Sie sehen, und nicht das, was tatsächlich in der Zelle steht! Geben Sie also ein: ?.???.???. Damit werden alle Zahlen gefunden, in denen jeweils nach 3 Ziffern ein Punkt steht (vo-rausgesetzt, Sie verwenden Tausendertrennzeichen).

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5. Im Kombinationsfeld Durchsuchen 4 haben Sie die Auswahl zwischen Blatt und Arbeitsmappe. Wählen Sie Arbeitsmappe, um alle Arbeitsblätter zu durchsuchen.

6. Ob Sie in Spalten oder in Zeilen suchen, spielt eigentlich keine Rolle. Es wird in jedem Fall jeweils das gesamte Arbeitsblatt durchsucht. Hiermit geben Sie nur die Richtung vor, ob Zeile für Zeile oder Spalte für Spalte durchsucht wird.

7. Bei Suchen in geben Sie an, ob in den Werten, also in dem, was Sie sehen, in den Formeln oder Kommentaren gesucht werden soll. Wählen Sie hier Werte.

8. Ein Klick auf Weitersuchen 5 springt zum ersten Treffer. Über Alle suchen wird eine Liste mit allen Treffern zusammengestellt. In dieser Liste können Sie scrollen und durch Anklicken einzelner Zeilen 6 direkt zu dem gewünschten Wert springen.

9. Durch einen Klick auf das Registerblatt Ersetzen 7 werden eine Zeile und zwei Schaltflächen hinzugefügt. So kann der Suchbe-griff durch den neuen Begriff ersetzt werden. Klicken Sie hier auf Alle ersetzen, werden alle Fundstellen nach Bestätigung des Hinweisdialogs durch den neuen Begriff ersetzt. Mit einem Klick auf Schließen beenden Sie den Vorgang.

Suchoptionen

Im Kombinationsfeld Suchen in stehen Ihnen die Menüeinträ-ge Formeln, Werte und Kommentare nur im Register Suchen zur Verfügung. Im Register Ersetzen können Sie hier nur For-meln wählen.

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Benutzerdefinierte Listen erzeugen

Neben den Datenreihen, die Sie bereits kennengelernt haben, können Sie auch eigene, benutzerdefinierte Listen erstellen. So kann es z. B. notwen-dig sein, eine Monatsliste auf Spanisch zu erstellen, da Ihr Firmensitz in Spanien liegt. Die passende Liste habe ich in der Datei 03.19-Benutzerdefi-nierteListen.xlsx abgelegt.

1. Markieren Sie zunächst die spanischen Monatsnamen.

2. Um diese Liste dauerhaft zu speichern, öffnen Sie die Excel-Optionen über Datei > Optionen > Erweitert. Wählen Sie hier in der Gruppe Allge-mein die Befehlsschaltfläche Benutzerdefinierte Listen bearbeiten 1.

3. Spätestens jetzt erkennen Sie, wo z. B. Mo, Di, Mi usw. herkommen. Das Eingabefeld Liste aus Zellen importieren 2 ist bereits mit dem Bezug auf die von Ihnen markierten Zellen gefüllt. Ein Klick auf Importieren 3 übernimmt die markierten Monatsnamen in das Feld Benutzerdefinier-te Listen.

4. Jetzt nur noch zweimal mit OK bestätigen und Sie sind wieder auf Ihrem Arbeitsblatt. Hier können Sie die vorhandene Liste löschen, denn sie steht Ihnen jetzt dauerhaft zur Verfügung. Geben Sie einfach einen spanischen Monatsnamen ein, und vervollständigen Sie die Liste über das Autoausfüllkästchen.

AutoAusfüllen über das Menüband starten

Es ist manchmal gar nicht so einfach, dieses Ausfüllkästchen genau zu treffen. Oft reicht es aus, dass die Maus zu sensibel für diese Aktion eingestellt ist. Anstatt mit dem Ausfüllkästchen zu arbeiten, markieren Sie einfach den Wert, den Sie kopieren möchten, und alle Zellen, die gefüllt werden sollen. Wählen Sie dann im Register Start aus der Gruppe Bearbeiten die Schaltfläche Füllbereich. Hier wählen Sie Reihe, und im folgenden Dialog klicken Sie auf AutoAusfüllen. Abschließend bestätigen Sie mit OK.

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Inhalt 5

Inhalt

Start mit Excel ................................................................ 17

Vorwort .......................................................................................................... 18

Excel starten ................................................................................................ 20

Excel beenden ............................................................................................. 22

Was ist neu in Excel 2016? ..................................................................... 23

Die Programmoberfläche und ihre Elemente ................................ 24

Das Menüband ........................................................................................... 26

Die verschiedenen Registerkarten ..................................................... 27

Die Statusleiste ........................................................................................... 28

Das Menüband ein- und ausblenden ................................................ 29

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff nutzen ........................... 30

Die Excel-Hilfe verwenden ..................................................................... 32

Schnell zwischen Arbeitsmappen wechseln .................................. 34

Excel-Dateien erstellen und bearbeiten ........................................................................... 35

Arbeitsmappe, Arbeitsblatt und Zelle .............................................. 36

Eine neue Excel-Datei anlegen ............................................................. 38

Eine Arbeitsmappe speichern ............................................................... 39

Speicheroptionen und Dateiformate ................................................ 40

Excel-Dateien in OneDrive speichern ................................................ 42

Inhalt 5

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6 Inhalt

Eine Excel-Datei öffnen ........................................................................... 43

Mehrere Arbeitsmappen parallel öffnen ......................................... 44

Sich in Excel-Arbeitsblättern bewegen ............................................ 45

Nützliche Tastenkombinationen zur Navigation in Arbeitsblättern ...................................................................................... 46

Neue Arbeitsblätter einfügen .............................................................. 48

Zwischen Arbeitsblättern wechseln .................................................. 49

Arbeitsblätter umbenennen ................................................................. 50

Arbeitsblätter gruppieren ...................................................................... 51

Arbeitsblätter verschieben und kopieren ........................................ 52

Arbeitsblätter ein- und ausblenden .................................................. 54

Eine Vorlage auswählen .......................................................................... 56

Eigene Vorlagen erstellen ...................................................................... 58

Eigene Vorlagen verwalten .................................................................... 59

Die Ansicht vergrößern und verkleinern .......................................... 60

Die verschiedenen Ansichten: Umbruchvorschau, Seitenlayout etc. ................................................ 62

Eine benutzerdefinierte Ansicht speichern .................................... 64

Zeilen und Spalten fixieren ................................................................... 65

Daten eingeben ............................................................ 67

So funktioniert die Dateneingabe in Excel ..................................... 68

Die Bearbeitungsleiste nutzen ............................................................ 70

Zahlen eingeben ........................................................................................ 71

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Inhalt 7

Datentypen und automatische Formatierung .............................. 72

Überblick über die Zahlenformate ..................................................... 74

Dezimalstellen ............................................................................................ 76

Währungsformate ..................................................................................... 77

Datum und Uhrzeit eingeben ............................................................... 78

Text eingeben .............................................................................................. 80

Text mit der Rechtschreibprüfung kontrollieren .......................... 81

Eigene Zellformate definieren ............................................................. 82

Eigene Datumsformate verwenden .................................................. 84

Nullwerte unterdrücken ......................................................................... 85

Inhalte kopieren, ausschneiden und einfügen ............................. 86

Inhalte löschen ........................................................................................... 88

Eingaben mit der AutoKorrektur überprüfen ................................ 89

Eingaben beschränken und auf Gültigkeit prüfen ...................... 90

Datenreihen vervollständigen ............................................................. 92

Inhalte suchen und ersetzen ................................................................ 94

Benutzerdefinierte Listen erzeugen .................................................. 96

Zellen und Bereiche ................................................. 97

Einzelne Zellen markieren ..................................................................... 98

Zeilen, Spalten und Arbeitsblatt markieren ................................... 99

Bereiche markieren ................................................................................... 100

Mit dem Namenfeld zu einer Zelle springen ................................. 101

Zellbereiche über »Gehe zu« ansteuern .......................................... 102

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8 Inhalt

Zellbereiche nach ihren Eigenschaften auswählen ..................... 103

Einen Zellbereich benennen .................................................................. 104

Einen Zellbereich auswählen ................................................................ 105

Bereichsnamen verwalten ..................................................................... 106

Zellbereiche in Tabellenbereiche konvertieren ............................. 108

Tabellenbereiche kopieren und ausschneiden .............................. 110

Daten über Drag & Drop in Tabellenbereichen verschieben ... 111

Zeilen und Spalten hinzufügen ........................................................... 112

Zeilen und Spalten löschen ................................................................... 113

Bereiche löschen ........................................................................................ 114

Die Zeilenhöhe und Spaltenbreite anpassen ................................. 115

Zeilen und Spalten ein- und ausblenden ......................................... 116

Daten gruppieren ...................................................................................... 117

Tabellen gestalten ..................................................... 119

Was ist eine gute Tabellengestaltung? ............................................ 120

Die Schrift ändern ...................................................................................... 122

Die Schriftfarbe ändern ........................................................................... 123

Rahmen ändern .......................................................................................... 124

Die Hintergrundfarbe und Muster ändern ..................................... 125

Die Textrichtung bestimmen ................................................................ 126

Den Inhalt der Zelle ausrichten ........................................................... 127

Mehrere Zellen verbinden und verbundene Zellen trennen ... 128

Formatierungen kopieren ...................................................................... 130

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Inhalt 9

Formate suchen und ersetzen .............................................................. 132

Eine Formatierung löschen .................................................................... 133

Effekte verwenden .................................................................................... 134

Zellenformatvorlagen und Designs übernehmen ....................... 136

Benutzerdefinierte Formatvorlagen erstellen und anpassen .............................................................................................. 137

Was ist eine bedingte Formatierung? ............................................... 138

Eine Regel für eine bedingte Formatierung erstellen ................ 140

Regeln in einer bestimmten Reihenfolge anwenden ................. 142

Formate mit Formeln bestimmen ...................................................... 144

Bedingte Formate suchen ...................................................................... 146

Bedingte Formate wieder löschen ..................................................... 147

Grafische Formate – Datenbalken, Farbskalen und mehr ........ 148

Sortieren und Auswerten ................................. 149

Ganze Tabellen sortieren ........................................................................ 150

Tabellenspalten von Hand sortieren ................................................. 151

Tabelle nach Formatmerkmalen sortieren ..................................... 152

Nach einer benutzerdefinierten Reihenfolge sortieren ............ 153

Den AutoFilter aktivieren ....................................................................... 154

Einen Textfilter anwenden .................................................................... 155

Nach Datumswerten filtern .................................................................. 156

Mit Farben und Symbolen filtern ........................................................ 157

Tabellen drehen .......................................................................................... 158

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10 Inhalt

Werte in Gruppen zusammenfassen ................................................ 160

Doppelte Datensätze entfernen .......................................................... 161

Das Prognoseblatt zur Trendanalyse nutzen ................................. 162

Was ist eine Pivot-Tabelle? .................................................................... 164

Eine Pivot-Tabelle erstellen ................................................................... 166

Pivot-Tabellen bearbeiten ...................................................................... 167

Details in der Pivot-Tabelle ein- und ausblenden ........................ 168

Pivot-Tabellen sortieren und filtern ................................................... 169

Datenschnitte und Zeitachsen zum Filtern nutzen .................... 170

Power Pivot ................................................................................................... 172

Ergebnisse zusammenfassen ............................................................... 173

Verschiedene Szenarien darstellen .................................................... 174

Analyse-Funktionen ................................................................................. 176

Access-Daten importieren ..................................................................... 178

Aus weiteren Datenquellen importieren ........................................ 180

Daten aus dem Internet importieren ................................................ 182

Formeln und Funktionen ................................... 183

So sind Formeln aufgebaut ................................................................... 184

Operatoren und Grundrechenarten .................................................. 186

Einfache Formeln eingeben ................................................................... 188

Relative und absolute Zellbezüge ....................................................... 189

Bezüge auf Arbeitsblätter oder Arbeitsmappen .......................... 190

Formeln kopieren und einfügen .......................................................... 191

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Inhalt 11

Berechnungsoptionen einstellen ........................................................ 192

Fehlermeldungen in Formeln ............................................................... 194

Fehlermeldungen beheben ................................................................... 196

Fehlerursachen per Formelüberwachung ermitteln .................. 197

Matrixformeln ............................................................................................ 198

Aufbau von Funktionen .......................................................................... 199

Funktionen manuell eingeben ............................................................. 200

Die Funktionsbibliothek ......................................................................... 202

Funktionen suchen ................................................................................... 204

Finanzmathematische Funktionen .................................................... 206

Mit RMZ die Ratenhöhe einer Finanzierung bestimmen ......... 207

Logische Funktionen ................................................................................ 208

Mit WENN Bedingungen prüfen ......................................................... 209

Textfunktionen ........................................................................................... 210

Aus einer Namensliste eine E-Mail-Adressliste erzeugen ....... 211

Datums- und Zeitfunktionen ................................................................ 212

Den letzten Tag eines Monats ermitteln ......................................... 213

Nachschlagen und Verweisen .............................................................. 214

Detaildaten zu einem Referenzwert finden ................................... 215

Mathematik und Trigonometrie .......................................................... 216

Eine Gesamtsumme abhängig von einer Bedingung ermitteln ................................................................................ 217

Wichtige Statistik-Funktionen ............................................................. 218

Zeitauswertung mit statistischen Funktionen ............................. 219

Funktionen verschachteln ..................................................................... 220

12 Inhalt

Diagramme und Grafiken ................................. 223

Den richtigen Diagrammtyp finden .................................................. 224

Ein Diagramm einfügen .......................................................................... 226

Den Diagrammtyp ändern ..................................................................... 228

Diagrammtypen kombinieren .............................................................. 229

Datenreihen oder Datenpunkte hinzufügen und entfernen ............................................................................................. 230

Datenquelle bearbeiten .......................................................................... 231

Achsen tauschen ........................................................................................ 232

Diagramm- und Achsentitel hinzufügen ......................................... 233

Die Diagrammfarbe ändern .................................................................. 234

Formatvorlagen nutzen .......................................................................... 235

Beschriftung und Legende anpassen ................................................ 236

Achsen formatieren .................................................................................. 237

Datenpunkte formatieren ...................................................................... 238

Diagramme in Bilder umwandeln ...................................................... 239

3D-Karte erstellen ..................................................................................... 240

Sparklines einfügen .................................................................................. 242

Sparklines bearbeiten .............................................................................. 243

Formen einfügen ....................................................................................... 244

Größe und Anordnung der Form verändern .................................. 245

Bilder und Onlinegrafiken einfügen .................................................. 246

8Inhalt 13

Drucken .................................................................................. 247

Seitenränder und Seitenumbrüche anpassen ............................... 248

Kopf- und Fußzeilen einfügen .............................................................. 249

Den Druckbereich festlegen .................................................................. 250

Im Hoch- oder Querformat drucken .................................................. 251

Die Druckvorschau nutzen ..................................................................... 252

Einen Drucktitel verwenden ................................................................. 254

Die Druckoptionen festlegen ................................................................ 255

Im Team arbeiten ........................................................ 257

Änderungen nachverfolgen .................................................................. 258

Änderungen anzeigen, annehmen oder ablehnen ..................... 259

Arbeitsmappen zusammenführen ..................................................... 260

Dateien dynamisch verknüpfen .......................................................... 261

Kommentare einfügen ............................................................................ 262

Bedienungshinweise in Textfeldern .................................................. 263

Arbeitsmappen zur gemeinsamen Bearbeitung veröffentlichen ................................................................. 264

Arbeitsmappen in der Cloud freigeben ............................................ 266

Berechtigungen für einzelne Bereiche zuweisen ......................... 267

Arbeitsblatt schützen .............................................................................. 268

Arbeitsmappe verschlüsseln ................................................................. 270

10

9

14 Inhalt

Makros und VBA .......................................................... 271

Makros aufzeichnen ................................................................................. 272

Makros ausführen ..................................................................................... 274

Eine Arbeitsmappe mit Makro speichern ........................................ 276

Makros als Schaltflächen anlegen ...................................................... 277

Den Funktionsumfang mit VBA erweitern ..................................... 278

Formulare anlegen .................................................................................... 280

Eigene Tabellenfunktionen erstellen ................................................ 284

Excel auf dem Tablet oder Smartphone ....................................................... 285

Die Excel-App laden und installieren ................................................ 286

Die App im Überblick ............................................................................... 288

Excel per Touchscreen steuern ............................................................. 290

Die Ansicht anpassen ............................................................................... 292

Die grundlegende Bedienung der Excel-App ................................. 294

Daten aus OneDrive öffnen ................................................................... 296

11

12

Inhalt 15

13 Tipps und Tricks ............................................................. 297

Das Menüband anpassen ....................................................................... 298

Excel mit Add-Ins erweitern .................................................................. 300

Tipps zu Add-Ins ......................................................................................... 301

Dokumente überprüfen .......................................................................... 302

Arbeitsmappen als Webseiten veröffentlichen ............................ 304

Sicherheit mit dem Trust Center ......................................................... 306

Verwenden von Formularsteuerelementen ................................... 308

Das Menüband per Tastenfolge bedienen ...................................... 310

Die Programmeinstellungen im Überblick ..................................... 312

Kontoeinstellungen vornehmen und nach Updates suchen .......................................................................................... 314

Nützliche Tastenkürzel ............................................................................ 315

Beispieldateien zum Buch ...................................................................... 320

Stichwortverzeichnis ................................................................................ 321

Stichwortverzeichnis

3D-Karte ..................................................... 225, 240#BEZUG! ................................................................ 106#WERT! ..................................................................... 82

AABS (Funktion) .................................................... 207Absoluter Bezug ................................................ 189Access .................................................................... 178Add-in

Power Pivot ..................................................... 172Solver ................................................................. 176

Add-In ............................................................. 27, 300aktivieren ......................................................... 301deaktivieren .................................................... 301suchen ............................................................... 300

Add-Inserwerben .......................................................... 300hinzufügen ..................................................... 300

Addition ................................................................ 186Analyse-Funktion .............................................. 176Änderung

annehmen/ablehnen ................................. 259auf einem neuen Blatt protokollieren ................................................ 258nachverfolgen ................................................ 258

Angeheftet .............................................................. 43Anordnen, Arbeitsblatt .............................. 52, 53Ansicht ...................................................................... 62

an Fenster anpassen ................................... 251anpassen ............................................................. 28Bearbeitungsleiste ausblenden ................. 70benutzerdefinierte .......................................... 64Excel-App ......................................................... 292fixieren ................................................................. 65

mehrere Arbeitsmappen .............................. 44Menüband ausblenden ................................ 44Normalansicht ....................................... 28, 249Seitenlayout .................................. 28, 248, 249Spalten ausblenden .................................... 116Spaltenbreite anpassen ............................. 115Umbruchvorschau ................................ 28, 248vergrößern .................................................. 28, 60verkleinern ................................................. 28, 60Zeilen ausblenden ........................................ 116Zeilenhöhe anpassen .................................. 115

App n Excel-AppArbeitsblatt .................................................... 24, 19

Ansicht anpassen ............................................ 28ausblenden ........................................................ 54Bereichsname beschränken auf ............. 104Bezug auf anderes ....................................... 190Daten eingeben ....................................... 68, 70einblenden ......................................................... 54einfügen .............................................................. 48einfügen (in Excel-App) ............................. 289Element ausblenden ................................... 116Gestaltung ...................................................... 114gruppieren .......................................................... 51Inhalte nach Eigenschaft auswählen ....................................................... 103Inhalt löschen ........................................... 72, 88kopieren ....................................................... 52, 53löschen (in Excel-App) ................................ 289markieren ........................................................... 99mehrere gleichzeitig bearbeiten ............... 51Navigation in .................................................... 45neues .................................................................... 48schützen ........................................................... 268Spaltenbreite .................................................. 115

Tabellenbereich ............................................. 113umbenennen ..................................................... 50umbenennen (in Excel-App) .................... 289verschieben ................................................ 52, 53wechseln ............................................................. 49Zahlenformat zuweisen ............................... 74Zeilenhöhe ...................................................... 115

Arbeitsblattregister ..................................... 25, 49anpassen ............................................................. 49Arbeitsblätter gruppieren ............................ 51Blatt umbenennen ......................................... 50neues Blatt einfügen ..................................... 48Registerfarbe zuweisen ................................ 50sortieren ...................................................... 52, 53

Arbeitsmappe ......................................... 24, 36, 19als PDF speichern ............................................ 41als Webseite veröffentlichen ................... 304anlegen ................................................................ 38auf Probleme prüfen ................................... 302Bezug auf andere ......................................... 190Dateiformat ...................................................... 41Daten eingeben ....................................... 68, 70eigene Vorlage erstellen ............................... 58freigeben .......................................................... 264gemeinsam bearbeiten ................... 264, 266konvertieren ...................................................... 41leere ....................................................................... 24mehrere ....................................................... 34, 44mit Kennwort ................................................. 270mit Makros speichern ................................. 276öffnen ................................................................... 43schützen ........................................................... 270speichern .............................................. 22, 39, 40vergleichen ...................................................... 260verschlüsseln .................................................. 270

Stichwortverzeichnis 321

322 Stichwortverzeichnis

verwalten ............................................................ 39Vorlage auswählen ......................................... 56wechseln per Taskwechsler ......................... 34zuletzt verwendete .......................... 20, 24, 43zusammenführen ........................................ 260

Argument ............................................................. 199Arrayformel n MatrixformelAusblenden

Arbeitsblatt ........................................................ 54Zeilen und Spalten ....................................... 116

Ausrichtung ............................................... 127, 251Einzug ............................................................... 127horizontale ...................................................... 127linksbündig ..................................................... 127rechtsbündig .................................................. 127vertikale ............................................................ 127zentriert ............................................................ 127

Ausschneiden ........................................................ 86Tabellenbereich ............................................. 110

Auswahl drucken .................................... 250, 255Auswahlmenü ....................................................... 19Auswerten ........................................................... 149AutoAusfüllen ....................................................... 92AutoFilter .......................................... 126, 150, 154

Pivot-Tabelle ................................................... 169Tastenkombination ..................................... 154

AutoKorrektur ........................................................ 89AutoVervollständigung .................................. 200

BBalkendiagramm ............................................... 224Bearbeitungsleiste ............................... 25, 68, 70

ausblenden ........................................................ 70Bearbeitungsmodus ........................................... 68Bedingte Formatierung .............. 138, 140, 152

absoluter Bezug ............................................ 145Bedingungsausdruck .................................. 144Datenbalken ................................................... 148doppelte Werte .............................................. 139

Farbskala .......................................................... 148Formatierungsregeln .................................. 139Regel löschen ................................................. 147Regeln verwalten .......................................... 143Regeln zum Hervorheben von Zellen ... 140Regelreihenfolge festlegen ....................... 142suchen ............................................................... 146Symbolsätze ................................................... 148Werte ausblenden ........................................ 148

Bedingungsausdruck ....................................... 209Befehl

per Tastenkombination ................................ 45wiederholen .......................................... 130, 238

Befehlsschaltfläche .......................................... 281Beispieldateien ................................... 18, 98, 320Benennen

Bereich .............................................................. 104Zelle .................................................................... 104

Benutzeroberfläche ............................................ 24anpassen .......................................................... 314Menüband .................................................. 26, 29Registerkarte ..................................................... 27

Berechnungsfehler ........................................... 194Berechnungsoptionen .................................... 192

automatisch ................................................... 193manuell ............................................................ 193

Bereich ................................................................... 100als Tabelle formatieren .............................. 108benennen ......................................................... 104Berechtigung für .......................................... 267entfernten aktivieren .................................. 102markieren .............................................. 100, 102per Namen ansteuern ................................ 105Tabellenbereich ............................................. 108über Eigenschaft auswählen .................. 103umbenennen .................................................. 106

Bereichsname ..................................................... 104ansteuern .................................... 101, 102, 105Gültigkeit auf Arbeitsblatt beschränken ................................................... 104Navigation per .............................................. 105

verwalten ......................................................... 106Beschränken, Dateneingabe .................... 90, 91Bezug ................................... 37, 93, 145, 184, 185

absoluter ................................................ 145, 189aktualisieren .................................................. 190auf Arbeitsblatt ............................................ 190auf Arbeitsmappe ........................................ 190relativer ............................................................ 189

Bild .......................................................................... 246komprimieren ................................................ 246

Blattschutz ................................................. 267, 268Formeln ausblenden ................................... 269

Buchhaltung (Zahlenformat) .......................... 74Button ....................................................................... 19

CCloudspeicher ........................................................ 42COM-Add-Ins ...................................................... 172CSE-Formel n Matrixformel

DDarstellung

anordnen ............................................................ 44Menüband ausblenden ................................ 44

Datei .......................................................................... 19anlegen ................................................................ 38Excel als Standardprogramm festlegen 21Format ................................................................. 41Kompatibilitätsmodus .................................. 41konvertieren ...................................................... 41mehrere öffnen ........................................ 34, 44öffnen ................................................................... 43speichern .............................................. 22, 39, 40wechseln per Taskwechsler ......................... 34

Datenausblenden ..................................................... 116bereinigen ....................................................... 161


Beschriftung ................................................... 236doppelte entfernen ...................................... 161Eingabe korrigieren ................................ 68, 72eingeben ..................................................... 68, 70filtern ................................................................. 154gruppieren ....................................................... 117importieren ..................................................... 178Legende ............................................................ 236vervollständigen .............................................. 92

Datenanalyse ...................................................... 176Datenpunkt ......................................................... 229

ausblenden ..................................................... 230entfernen ......................................................... 230formatieren .................................................... 238hinzufügen ..................................................... 230

Datenquelle ......................................................... 180Datenreihe ........................................................... 229

ausblenden ..................................................... 230entfernen ......................................................... 230formatieren .................................................... 234hinzufügen ..................................................... 230

Datenschnitt ....................................................... 170Tabellenbereich ............................................. 171

Datenschutz .......................... 259, 302, 303, 306Datentabelle ............................................. 176, 236Datenüberprüfung .................................... 90, 192

Referenzliste erstellen ................................ 161Datum ........................................................ 73, 78, 84

aktuelles einblenden ...................................... 78=JETZT() ............................................................... 78

Datums- und Uhrzeitfunktionen ............... 212DATUM .............................................................. 212DATWERT ......................................................... 212HEUTE ............................................................... 212JAHR ................................................................... 212JETZT .................................................................. 212KALENDERWOCHE ....................................... 212MINUTE ............................................................ 212MONAT ............................................................. 212MONATSENDE ................................................ 213NETTOARBEITSTAGE .................................... 212

SEKUNDE .......................................................... 212STUNDE ............................................................ 212TAG ........................................................... 212, 213WOCHENTAG ................................................. 212

DDE n Dynamisch verknüpfenDesign .................................................................... 136

Designfarbe .................................................... 123Dezimalstelle ......................................................... 76Diagramm ............................................................ 223

Achsen formatieren .................................... 237Achsen tauschen .......................................... 228Achsentitel ...................................................... 233Beschriftung ................................................... 236Datenbereich ................................................. 230Datenquelle bearbeiten ............................ 231Diagrammtitel .............................................. 233Diagrammtyp ändern ................................ 228einfügen ........................................................... 226Elemente .......................................................... 233empfohlene ..................................................... 226formatieren .................................................... 234Formatvorlage ............................................... 235Größe anpassen ............................................ 226in Bild umwandeln ...................................... 239kombinieren ................................................... 229kopieren ............................................................ 239Legende .................................................. 226, 236Linie glätten ................................................... 229Nullpunkt verschieben ............................... 237Pivot-Tabelle ................................................... 232Treemap ............................................................ 231verschieben ..................................................... 227Vorlage speichern ......................................... 236Zeilen und Spalten tauschen ................... 232

Diagrammtypen3D-Karte ........................................................... 225Balkendiagramm .......................................... 224Flächendiagramm ....................................... 225Histogramm ................................................... 225Kastengrafikdiagramm ............................. 225Kreisdiagramm .............................................. 224

Kursdiagramm .............................................. 225Liniendiagramm ........................................... 224Netzdiagramm .............................................. 225Oberflächendiagramm .............................. 225Punktdiagramm ........................................... 225Säulendiagramm ......................................... 224Sunburst-Diagramm .................................. 225Treemap-Diagramm ................................... 225Verbunddiagramm ...................................... 225Wasserfalldiagramm .................................. 225

Dialogfenster ......................................................... 19Division ................................................................. 186Dokumentprüfung ................................. 276, 302Doppelte Datensätze entfernen ................. 161Drag & Drop ........................................................... 19Dreisatz ................................................................. 187Drucken ................................................................. 247

Auswahl ........................................................... 250Auswahl drucken .......................................... 255Druckbereich .................................................. 250Druckbereich verschieben ......................... 250Druckerauswahl ............................................ 255Drucktitel ......................................................... 254Exemplare ........................................................ 255Kommentar ..................................................... 262nur bestimmte Seiten ................................. 255Optionen .......................................................... 255Skalierung ........................................................ 255Umbruchvorschau ....................................... 248Zoomfaktor ........................................................ 60

Druckvorschau n SeitenansichtDynamisch verknüpfen .................................. 261

EEinfügen .................................................................. 86

Kommentar ..................................................... 262neues Arbeitsblatt .......................................... 48Optionen .......................................................... 130Textfeld ............................................................. 263


Eingabebeschränken ...................................................... 90korrigieren .......................................................... 72löschen ................................................................. 72per Liste beschränken .................................... 91rückgängig machen ....................................... 73

Eingabefeld ............................................................. 19Einheit, benutzerdefinierte verwenden ..... 82Einzug .................................................................... 127Entwicklertools (Registerkarte) ................... 272Erste Zeile fixieren ............................................ 109Excel

aktualisieren .................................................. 314als Standardprogramm festlegen ............ 21App ........................................................................ 23beenden ............................................................... 22starten ................................................................. 20

Excel-App .............................................................. 286aktualisieren .................................................. 286Ansicht anpassen ......................................... 292Arbeitsblatt einfügen ................................. 289Arbeitsblatt löschen .................................... 289Arbeitsblatt umbenennen ........................ 289Arbeitsmappe freigeben ........................... 288Arbeitsmappe öffnen ................................. 296Bearbeitungsleiste ....................................... 292Einstellungen ................................................. 289Fenster fixieren ............................................. 293Freitexteingabe ............................................. 295Gitternetzlinien ............................................ 292installieren ...................................................... 286Markierung erweitern ................................ 294öffnen ................................................................ 286OneDrive .......................................................... 296QuickInfo ......................................................... 293Rückgängig ..................................................... 288Spaltenbreite ändern .................................. 294Spalten markieren ....................................... 294Spracheingabe ............................................... 295Statuszeile ....................................................... 289Tastatur einblenden .................................... 294

Tastaturlayout ............................................... 295Überblick .......................................................... 288wiederholen .................................................... 288Zeilen markieren ........................................... 294Zelle markieren ............................................. 294

Excel-Optionen ........................................ 193, 312Add-Ins .............................................................. 313Allgemein ........................................................ 312Erweitert .......................................................... 313Formeln ............................................................ 312Menüband anpassen .................................. 313Nullwert unterdrücken ................................. 85Speichern ......................................................... 312Speicheroptionen ............................................ 40Sprache ............................................................. 312Sprachpakete nachinstallieren ............... 312Symbolleiste für den Schnellzugriff .......................................... 30, 313Trust Center .................................................... 313

Exponentialschreibweise .................................. 71Exportieren

PDF ........................................................................ 41XPS ......................................................................... 41

Externe Daten n Importieren

FFALSCH ................................................................... 209Farbe ....................................................................... 120

Designfarbe .................................................... 123filtern nach ..................................................... 157Füllfarbe ........................................................... 125Hintergrund .................................................... 125Hintergrundfarbe ......................................... 125Registerfarbe zuweisen ................................ 50Schrift ................................................................ 123Standardfarbe ............................................... 123Zahl markieren ................................................. 83

Farbverlauf ........................................................... 234

Fehler#### ......................................................... 115, 249#BEZUG! ................................................. 106, 195#DIV/0! ............................................................. 195ermitteln ............................ 194, 195, 196, 197Fehlermeldung .............................................. 195Fehlerwert ....................................................... 194#NAME? ............................................................ 195#NULL! .............................................................. 195#NV .................................................................... 195vermeiden ........................................................ 192#WERT! ...................................................... 82, 195#ZAHL! .............................................................. 195

Fensteranordnen ............................................................ 44wechseln ..................................................... 34, 44

FilternAutoFilter ............................................... 150, 154Bedingungen verknüpfen ......................... 155benutzerdefinierte AutoFilter ................. 155Datumswerte ................................................. 156mehrere ............................................................ 157nach Symbolen .............................................. 157nach Zellenfarbe ........................................... 157Pivot-Tabelle ................................................... 169spaltenübergreifend ................................... 157Stellvertreterzeichen ................................... 155Textfilter ........................................................... 155Zeiträume ........................................................ 156

Finanzmathematische FunktionenAUSZAHLUNG ................................................ 206BW ...................................................................... 206GDA .................................................................... 206KUMKAPITAL ................................................... 206LIA ....................................................................... 206RENDITE ........................................................... 206RMZ .................................................................... 207

Fingereingabe ..................................................... 290Fixieren ..................................................................... 65

erste Zeile ......................................................... 109


Formdrehen ............................................................... 245einfügen ........................................................... 244Geometrie ändern ....................................... 245Größe ändern ................................................. 245Linie .................................................................... 244Seitenverhältnis ............................................ 244

Formatautomatische Formatierung ...................... 72Datum .................................................................. 73Formatpinsel .................................................. 131löschen ....................................................... 88, 133Suchen und Ersetzen ................................... 132Text ........................................................................ 80Textformat ......................................................... 71übertragen ............................................ 131, 133zuweisen ............................................................. 74

Formatcodes .......................................................... 83Formatierung ............................................ 114, 120

bedingte ....................................... 138, 140, 152Diagramm ....................................................... 234kopieren ............................................................ 130löschen .............................................................. 133Tastenkombination ..................................... 316

Formatvorlage .................................................... 136Formel ............................................................. 69, 183

Aufbau .............................................................. 184Bestandteile .................................................... 185eingeben .......................................................... 188Excel-Optionen .............................................. 312Fehler ............................................. 194, 196, 197kopieren ............................................................ 191Leerzeichen verwenden ............................. 188neu berechnen ............................................... 192verschieben ..................................................... 191

Formelüberwachung ....................................... 197Berechnungsschritte anzeigen ............... 197Formelüberprüfung .................................... 197Spur zum Nachfolger .................................. 197

Spur zum Vorgänger ................................... 197Überwachungsfenster ............................... 197Zirkelbezüge ................................................... 197

FormularEigenschaften ändern ................................ 280erstellen ............................................................ 280Formularsteuerelemente .......................... 277

Freigeben .................................................... 264, 266Freigabe zurücknehmen ........................... 265

Funktion ..................................... 69, 183, 185, 199Argument ........................................................ 199Aufbau .............................................................. 199eingeben .......................................................... 204Excel-Option ................................................... 312Fehler ............................................. 194, 196, 197Funktionsbibliothek .................................... 202Hilfe .......................................................... 201, 205manuell eingeben ........................................ 200MTRANS ............................................................ 159neu berechnen ............................................... 192suchen ........................................................ 32, 204verschachteln ................................................. 220verschieben ..................................................... 191

FunktionskategorienCubefunktionen ............................................ 202Datenbankfunktionen ............................... 202Datums- und Uhrzeitfunktionen .......... 202Finanzmathematische Funktionen ...... 202Informationsfunktionen ........................... 202Kompatibilitätsfunktionen ...................... 202Logische Funktionen ................................... 203Mathematische und trigonometrische Funktionen ...................................................... 203Nachschlage- und Verweisfunktionen 203Statistische Funktionen ............................. 203Technische Funktionen .............................. 202Textfunktionen .............................................. 203

Fußzeile ................................................................. 249

GGehe zu ....................................................... 102, 146

Zelle aktivieren .............................................. 102Gestaltung ................................................. 114, 120Grundrechenarten ........................................... 186Gruppieren ........................................................... 117

Arbeitsblätter .................................................... 51aufheben .................................................. 51, 160Werte ................................................................. 160

Gültigkeit prüfen .................................................. 90

HHilfe ........................................................................... 32

Funktion ................................................. 201, 205Was möchten Sie tun? (Eingabefeld) ..... 33

HinzufügenSpalte (in Tabellenbereich) ....................... 112Zeile (in Tabellenbereich) .......................... 112

Hochformat ......................................................... 251Hochgestellt ........................................................ 122Hyperlink n Link

IIcon ............................................................................ 19Importieren ..................................... 178, 180, 182

Access-Daten .................................................. 178aus dem Web ................................................. 182Daten aktualisieren .................................... 179Datenbankabfragen ................................... 181Microsoft Query ............................................ 180SQL-Server ........................................................ 180XML-Dateien .................................................. 180

Inhalte aktivieren .............................................. 272


KKennwort vergeben ......................................... 269Kombinationsfeld ................................................ 19Kommentar ......................................................... 263

anzeigen ........................................................... 262bearbeiten ....................................................... 262drucken ............................................................. 262einfügen ........................................................... 262entfernen ......................................................... 302Kommentarfenster ...................................... 262löschen ....................................................... 88, 262

Kompatibilitätsmodus ....................................... 41Konsolidieren ...................................................... 173Konstante ............................................................. 185Kontextmenü ......................................................... 19

per Tastenkombination aufrufen .......... 311Konto

abmelden ......................................................... 314Einstellungen ................................................. 314Foto ändern .................................................... 314wechseln .......................................................... 314

Kontrollkästchen .................................................. 19Konvertieren ........................................................... 41Kopfzeile ..................................................... 249, 253Kopieren ................................................................... 86

Arbeitsblatt ................................................ 52, 53Formatierung ................................................. 130Formel ............................................................... 191Tabellenbereich ............................................. 110

Korrektur, Änderung nachverfolgen .......... 258Kreisdiagramm .................................................. 224Kursdiagramm ................................................... 225

LLegende ................................................................. 236

Position ............................................................. 236Liniendiagramm ................................................ 224

Link ............................................................................. 19löschen ................................................................. 88

Logarithmische Skalierung ........................... 237Logische Funktionen

FALSCH .............................................................. 208NICHT ................................................................ 208ODER .................................................................. 208UND ................................................................... 208WAHR ................................................................ 208WENN ............................................ 208, 209, 220WENN-Beispiel .............................................. 209WENNFEHLER ................................................ 208WENNNV ......................................................... 208WENNS ............................................................. 208XODER ............................................................... 208

Löschen .................................................................... 88bedingte Formatierung ............................. 147Format .............................................................. 133Formatvorlage ............................................... 137Kommentar ..................................................... 262Spalte (in Tabellenbereich) ....................... 113Zeile (in Tabellenbereich) .......................... 113

MMakro ........................................................... 271, 274

Arbeitsmappe mit Makros speichern .......................................................... 276aufzeichnen .................................................... 272Aufzeichnung beenden .............................. 273ausführen ........................................................ 274bearbeiten ....................................................... 275Debugger ......................................................... 275löschen .............................................................. 275personal.xlsb .................................................. 273persönliche Makroarbeitsmappe .......... 273relative Aufzeichnung ................................ 273Schaltfläche für ............................................. 277Sicherheitseinstellungen ........................... 275Tastenkombination festlegen ................. 275

Markieren ................................................................ 86Arbeitsblatt ........................................................ 99Bereich .................................................... 100, 102Spalte .................................................................... 99Tabellenbereich ............................................. 110Tastenkombination ..................................... 316Zeile ....................................................................... 99Zelle ....................................................................... 98

Mathematische und trigonometrische Funktionen

AGGREGAT ............................................. 216, 219COS ..................................................................... 216COT ..................................................................... 216GANZZAHL ...................................................... 216GERADE ............................................................ 216KÜRZEN ............................................................ 216REST .................................................................... 216SIN ....................................................................... 216SUMME ............................................................. 216SUMMEWENN ............................................... 216SUMMEWENNS ................................... 216, 217TAN ..................................................................... 216TEILERGEBNIS ................................................. 217UNGERADE ...................................................... 216ZUFALLSZAHL ................................................. 216

Matrixformel ............................................ 184, 198Mausmodus ........................................................ 290Menüband ...................................................... 25, 26

anpassen ................................................ 272, 298Anzeigeoptionen ..................................... 25, 29ausblenden ................................................ 29, 44einblenden ......................................................... 29Excel-App ......................................................... 288per Tastatur bedienen ................................ 310Register umbenennen ................................ 298Schaltfläche für Makro .............................. 277Schaltfläche hinzufügen ........................... 299

Microsoft-Benutzerkonto ................................. 42MONATSENDE (Funktion) .............................. 213MTRANS ................................................................ 159Multiplikation ..................................................... 186


NNachkommastelle ............................................... 71Nachschlage- und Verweisfunktionen

INDEX ................................................................ 214PIVOTDATENZUORDNEN ........................... 214SPALTE ................................................................ 214SPALTEN ............................................................ 214SVERWEIS ............................................... 214, 215VERGLEICH ...................................................... 214WVERWEIS ...................................................... 214ZEILE ................................................................... 214ZEILEN ............................................................... 214

Namenfeld .................................................... 25, 101Zelle aktivieren .............................................. 101

Namens-Manager ............................................ 106Navigation

per Bereichsname ........................................ 105Tastenkombination ..................................... 315

Netzdiagramm ................................................... 225Neuberechnung n BerechnungsoptionenNormalansicht ...................................................... 28Nullwert unterdrücken ...................................... 85

OObjekt

drehen ............................................................... 134einbetten ......................................................... 261

Office-Hintergrund ........................................... 314Öffnen ....................................................................... 43

mehrere Arbeitsmappen .............................. 44Sicherheitswarnung .................................... 306

OLE n Objekt einbettenOneDrive .............................................. 42, 264, 266

Excel-App ......................................................... 296Verzeichnis ......................................................... 42

Onlinegrafik ........................................................ 246Online-Hilfe ............................................................ 32

Operand ................................................................ 186Operator ...................................................... 185, 186

Vergleich ................................................ 208, 209Vergleichsoperator ...................................... 209Verkettung ...................................................... 210

Optionen n Excel-OptionenOptionsfeld ............................................................. 19OwnCloud ............................................................ 264

PPDF ............................................................................. 41personal.xlsb ............................................. 273, 278Persönliche Daten entfernen ....................... 303Pinselfunktion .................................................... 131Pivot-Chart ........................................................... 232Pivot-Tabelle ........................................................ 164

Aufbau .............................................................. 165bearbeiten ....................................................... 167Datenbasis ...................................................... 164Datenschnitt .................................................. 170Details ein- und ausblenden ................... 168Diagramm ....................................................... 232erstellen ............................................................ 166Felder erweitern/reduzieren .................... 168Feldliste ............................................................ 166filtern ................................................................. 169Layout ............................................................... 168Prinzip ............................................................... 165sortieren ........................................................... 169Spaltenbeschriftung ................................... 167Tabellenbereich ............................................. 165Wertefeld ......................................................... 167Wertefilter ....................................................... 169Zahlenformat ................................................ 167Zeilenbeschriftung ............................. 167, 168Zeitachse .......................................................... 171

Potenzrechnung ................................................ 186Power Pivot .......................................................... 172

PrognoseKonfidenzgrenze ........................................... 163Prognoseblatt ................................................ 162Prognoseende ................................................ 162

Programmstart ..................................................... 20Projekt-Explorer ................................................. 278Prozedur hinzufügen ....................................... 279Prozentrechnung ............................................... 186Prozent (Zahlenformat) ..................................... 75Punktdiagramm ................................................. 225

QQuerformat ......................................................... 251QuickInfo ....................................................... 19, 293

RRahmen ................................................................. 124Rechengenauigkeit festlegen ......................... 71Rechtschreibprüfung .......................................... 81Referenzliste erstellen ..................................... 161Regel ....................................................................... 138

erstellen ............................................................ 140Reihenfolge festlegen ................................. 142verwalten ......................................................... 143

Registerkarte .................................................. 25, 27benutzerdefinierte ....................................... 298Entwicklertools ............................................. 272umbenennen .................................................. 298

Relativer Bezug ................................................... 189RMZ (Funktion) .................................................. 207

SSäulendiagramm .............................................. 224Schaltfläche ............................................................ 19Schleife .................................................................. 279


Schrift ..................................................................... 120Farbe .................................................................. 123Größe anpassen ............................................ 122Schriftart ändern .......................................... 122Serifen ............................................................... 121WordArt ............................................................ 134

Schützen ..................................................... 302, 306Seitenansicht ...................................................... 252Seitenanzahl ....................................................... 252Seitenausrichtung ............................................ 251Seitenlayout .................. 28, 248, 249, 250, 251Seitenränder ............................................. 248, 253Seitenumbruch .................................................. 248

Vorschau ............................................................. 28Sekundärachse ................................................... 229Serifen .................................................................... 121Sicherheit ............................................................. 267

Trust Center .................................................... 275Warnung beim Speichern ......................... 306Warnung nach dem Öffnen .................... 306

Skalierung ............................................................ 251Solver ...................................................................... 176Sonst-Zweig ......................................................... 209Sortieren ..................................................... 149, 153

Arbeitsblatt ................................................ 52, 53mehrere Sortierkriterien ............................ 153nach Schriftfarbe .......................................... 152nach Zellenfarbe ........................................... 152nach Zellensymbol ....................................... 152Pivot-Tabelle ................................................... 169Tabellenspalten sortieren ......................... 151Tabelle sortieren ........................................... 150

Spalteausblenden ..................................................... 116automatisch anpassen .............................. 115Breite ....................................................... 112, 115fixieren ................................................................. 65hinzufügen in Tabellenbereich ............... 112löschen in Tabellenbereich ....................... 113markieren ........................................................... 99verschieben ..................................................... 151

Sparklines ............................................................. 242bearbeiten ....................................................... 243Datenbereich ................................................. 242Gewinn/Verlust ............................................. 243negative Punkte ............................................ 243Positionsbereich ............................................ 242

Speichern .................................................. 22, 39, 40allgemeine Optionen .................................. 270als PDF ................................................................. 41Excel-Optionen .............................................. 312mit Makros ...................................................... 276OneDrive ............................................................. 42Optionen ............................................................. 40Sicherheitswarnung .................................... 306Standardspeicherort ................................... 312Tastenkombination ........................................ 40Tools ................................................................... 270

Sprache .................................................................. 312Standardspeicherort ........................................ 312Standard (Zahlenformat) .................................. 74Statistische Funktionen

ANZAHL ............................................................ 218ANZAHL2 ......................................................... 218KGRÖSSTE ........................................................ 218KKLEINSTE .............................................. 218, 219MAX .................................................................... 218MEDIAN ............................................................ 218MIN .................................................................... 218MITTELWERT ......................................... 218, 219RANG.GLEICH ....................................... 218, 219ZÄHLENWENN ............................................... 218ZÄHLENWENNS ............................................. 218

Statusleiste ..................................................... 25, 28anpassen ............................................................. 28

Subtraktion .......................................................... 186Suchen .................................................... 32, 94, 155

bedingte Formate ........................................ 146Funktion ........................................................... 204Vorlage ................................................................. 57

Suchen und Ersetzen ....................................... 132SVERWEIS ............................................................. 159

Symbolleiste für den Schnellzugriff ..... 25, 30anpassen ............................................................. 30

Syntaxfehler ........................................................ 194Szenario-Manager .................................. 174, 207

Szenarien abrufen ........................................ 175

TTabelle

formatieren .................................................... 108Gestaltung ...................................................... 120Spalten/Zeilen markieren ......................... 151transponieren ................................................ 158

Tabellenbereich ........................................ 108, 231auflösen ........................................................... 114ausschneiden ................................................. 110Blattaufbau .................................................... 113Datenschnitt .................................................. 171Daten verschieben ....................................... 111konvertieren ................................................... 114kopieren ............................................................ 110markieren ........................................................ 110Pivot-Tabelle ................................................... 165Spaltenbreite .................................................. 112Spalten verschieben .................................... 111Teilergebnis ..................................................... 114Zeilen oder Spalten hinzufügen ............. 112Zeilen oder Spalten löschen ..................... 113

Tablet ...................................................................... 285TAG (Funktion) .................................................... 213Taskwechsler .......................................................... 34Tastenkombination ................................... 19, 315

Arbeitsblatt wechseln ................................... 49AutoFilter ......................................................... 154Befehl wiederholen ..................................... 238Formatieren .................................................... 316für Makro festlegen ..................................... 275Kontextmenü aufrufen .............................. 311Markieren ........................................................ 316Menübandbefehl auswählen ..................... 45


Navigation ...................................................... 315Navigation in Arbeitsblättern ................... 46Neuberechnung ............................................ 193speichern ............................................................. 40Zellbearbeitung ............................................. 317

Tausendertrennzeichen .................................... 71Teamarbeit ........................................................... 302Teilergebnis ......................................................... 160

Gliederungsebene ........................................ 160gruppieren ....................................................... 160Tabellenbereich ............................................. 114Zusammenfassfunktion ............................ 160

Text ............................................................................. 80Ausrichtung .................................................... 127Einzug ............................................................... 127Rechtschreibprüfung ..................................... 81Texteffekte ....................................................... 134Textfilter ........................................................... 155Text (Zahlenformat) ....................................... 75

Textfeld .................................................................. 263ausblenden ..................................................... 263

Textfunktionen .................................................. 210Beispiele ........................................................... 211CODE .................................................................. 210GLÄTTEN ........................................................... 210LÄNGE ............................................................... 220LINKS .............................................. 210, 211, 220RECHTS ................................................... 210, 220SUCHEN ............................................................ 210TEIL ........................................................... 210, 215VERKETTEN ..................................................... 210WERT ................................................................. 210ZEICHEN ........................................................... 210

Tiefgestellt ........................................................... 122Touchmodus ....................................................... 290Transponieren ........................................... 158, 159Trendanalyse ....................................................... 162Trennen ................................................................. 129

Trust Center ..................................... 275, 303, 313Datenschutzoptionen ................................ 303vertrauenswürdige Dokumente ............ 307vertrauenswürdiger Speicherort ........... 307

UUhrzeit ....................................................... 78, 79, 84Umbenennen, Arbeitsblatt .............................. 50Umbruchvorschau .................................. 248, 250Update ................................................................... 314URL .......................................................................... 305

VVBA ...................................................... 271, 278, 308

Add-Ins .............................................................. 284Befehlsschaltfläche ..................................... 281Beschriftungsfenster ................................... 280Codefenster ..................................................... 282Ereignisprozedur ........................................... 281Fehlerbehandlung ....................................... 283Formulareigenschaften ändern ............. 280Formular erstellen ....................................... 280For-Schleife ...................................................... 279Funktion ........................................................... 284Modul ................................................................ 278personal.xlsb .................................................. 278Projekt-Explorer ............................................ 278Prozedur hinzufügen .................................. 279Range-Objekt ................................................. 283Tabellenfunktion erstellen ....................... 284testen ................................................................. 282Textfelder ......................................................... 281UserForm ............................................... 278, 280VBE ..................................................................... 274

Verbinden ............................................................. 128aufheben ......................................................... 129

über .................................................................... 129Zeile .................................................................... 129

Vergleichsoperator ........................................... 209Vergrößern .............................................................. 60Verkleinern .............................................................. 60Veröffentlichen ........................................ 264, 266

als Webseite .................................................... 304Verschieben, Arbeitsblatt ......................... 52, 53Visual Basic for Applications n VBAVorlage ...................................................................... 56

Auswahl .............................................................. 24auswählen .......................................................... 56Diagramm speichern .................................. 236eigene ................................................................... 58Speicherort ......................................................... 58suchen .................................................................. 57Vorschauminiatur ........................................... 58

WWAHR ..................................................................... 209Währung (Zahlenformat) ......................... 74, 77Was möchten Sie tun? (Eingabefeld) ...................................... 33, 204, 288Was-wäre-wenn-Analyse .............................. 174Webabfrage n ImportierenWebarchiv ............................................................ 304Webseite ............................................................... 304

Arbeitsblatt veröffentlichen .................... 305Arbeitsmappe veröffentlichen ................ 305speichern .......................................................... 304veröffentlichen .............................................. 304Zellbereich veröffentlichen ...................... 305

Wiederholungsspalte ...................................... 254Wiederholungszeile ......................................... 254WordArt ................................................................ 134WVERWEIS ........................................................... 159


ZZahl

eingeben ............................................................. 71Exponentialschreibweise ............................. 71farbig markieren .............................................. 83negative .............................................................. 71

Zahlenformat ........................ 71, 72, 74, 82, 132benutzerdefiniertes ........................................ 82Buchhaltung ..................................................... 74Datum ................................................... 73, 78, 84Formatcodes ...................................................... 83löschen ....................................................... 88, 133Nullwert unterdrücken ................................. 85Pivot-Tabelle ................................................... 167Prozent ................................................................. 75Standard ............................................................. 74Text ........................................................................ 75Währung ..................................................... 74, 77Zeit .......................................................... 78, 79, 84zuweisen ............................................................. 74

Zeileausblenden ..................................................... 116automatisch anpassen .............................. 115

fixieren ................................................................. 65hinzufügen in Tabellenbereich ............... 112Höhe anpassen .............................................. 115löschen in Tabellenbereich ....................... 113markieren ........................................................... 99verbinden ......................................................... 129

Zeilenumbruch ..................................................... 80Zeitachse .............................................................. 171Zeitberechnung ................................................. 212Zeit (Zahlenformat) ..................................... 79, 84Zellbereich n BereichZelle ......................................................................... , 19

aktive ............................................................ 68, 98Ausrichtung .................................................... 126benennen ......................................................... 104Bereich in Tabellenbereich konvertieren ................................................... 108Bezug .......................................................... 37, 184Daten eingeben ............................................... 68Eingabe korrigieren ........................................ 68entfernte aktivieren .......................... 101, 102Format .............................................................. 132formatieren ....................................................... 75

Inhalte ausrichten ....................................... 127Inhalt löschen ........................................... 72, 88kopieren ............................................................... 86markieren ............................... 86, 98, 101, 102trennen ............................................................. 129verbinden ......................................................... 128verschieben ........................................................ 86Zahl eingeben ................................................... 71Zahlenformat zuweisen ............................... 74

Zellenformatvorlage ........................................ 136anpassen .......................................................... 137benutzerdefinierte ....................................... 137löschen .............................................................. 137

Zellformat n ZahlenformatZellschutz ............................................................. 269Zielwertsuche ..................................................... 176Zirkelbezug .......................................................... 194Zoom ................................................................. 28, 60

Druck .................................................................... 60Zoomfaktor ..................................................... 251

ZUFALLSBEREICH ............................................... 140Zugriffsberechtigung ...................................... 267

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Harald Zinkann ist Informatiker und als IT-Trainer für mehrere bekannte Schulungsunternehmen tätig. Für Microsoft hat er das erfolgreiche Schulungskonzept »Fit for Office« mitentwickelt und gibt regelmäßig Workshops zu allen Office-Themen, wobei der Schwerpunkt auf Excel liegt. Er versteht es, die Welt der Kalkula-tionen und Diagramme besonders anschaulich und verständlich zu erklären.

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