SelectLine Rechnungswesen beinhaltet drei grosse · buchhaltung beginnt mit der Aufnahme einer Anlage aus der Eingangs- ... Ist die Kostenrechnung aktiviert, ... Für die Zusammenfassende

Das Programm SelectLine Rechnungswesen beinhaltet drei grosseModule: Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kosten-

rechnung.Alle drei Module können sowohl gemeinsam als auch separat verwendetwerden.

Unter Hilfe / Programm / Programmversion registrieren Sie die Programm-bestandteile. Eindeutig einem bestimmten Modul zuordenbare Programm-punkte werden nur angezeigt, wenn eine Lizenzierung des entsprechendenModuls erfolgt ist.

Dieses Handbuch stellt Ihnen im Anschluss die drei Programmteile separatvor und erläutert die generelle Funktionsweise, sowie die Zusammenarbeitunter den einzelnen Modulen.

Das Modul SelectLine Finanzbuchhaltung ermöglicht Ihnen alle �-nanzbuchhalterischen Daten zu verarbeitet, auszuwerten und abzuspei-chern. Über eine Vielzahl von Berichten können Sie jederzeit die Finanz-daten des aktuellen Jahres und aller vorhergehenden Geschäftsjahre ana-lysieren.

In Verbindung mit dem SelectLine Auftrag kann es auf den gleichenDatenbestand zugreifen und arbeitet mit dieser Hand in Hand.Im Einzelnen verfügt das Modul Finanzbuchhaltung u.a. über die fol-genden Features:

� zahlreiche Auswertungen (BWA, Bilanz, Kontenblatt, Kontoauszugetc.)

� OP-Verwaltung

� automatischer Zahlungsverkehr

� automatisches, 5 stu�ges Mahnwesen

� schnelles Buchen mit dem Kontierungsassistent

Die Finanzbuchhaltung ist Rechenschaftslegung nach aussen, die auf derGrundlage rechtlicher Vorschriften zu erfolgen hat. Als Information nachinnen, für die Unternehmensführung, dient das Modul SelectLine Kos-

tenrechnung, mit dem Ziel der Erfassung, Verrechnung und Kontrolle

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von Kosten und Leistungen.Es wird die Zuweisung von Kosten und Leistungen nach Kostenarten aufKostenstellen und Kostenträger relaisiert. Dabei ist die Kostensplittungebenso möglich wie eine Umverteilung per Verteilungsschema.Die Kostenstellen lassen sich betriebswirtschaftlich auswerten � der Be-triebsabrechnungsbogen kann variable und �xe Kosten separat ausweisen� und je Kostenträger können die Deckungsbeiträge ermittelt werden.

Das Modul SelectLine Anlagen (Anlagenbuchhaltung) bietet Ih-nen mehr Transparenz in der Verwaltung der Wirtschaftsgüter im Unter-nehmen. Das Zusammenspiel zwischen Finanzbuchhaltung und Anlagen-buchhaltung beginnt mit der Aufnahme einer Anlage aus der Eingangs-buchung, passiert mit der Generierung der Abschreibungsbuchungen undendet mit der Erzeugung der Abgangsbuchung.Ihre Abschreibungen sehen Sie auf Knopfdruck und sämtliche Abschrei-bungsverläufe lassen sich in verschiedenen Ansichten darstellen.Neben der steuerlichen AfA können Sie mit der kalkulatorischen AfA IhrBetriebsergebnis ermitteln.

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1 Finanzbuchhaltung

1.1 Stammdaten

1.1.1 Konten

Die Verwaltung der Kontenstammdaten erfolgt je Buchungsjahr.Die Informationen zu den Konten erfassen Sie auf mehreren Seiten. DerWechsel zum jeweiligen Dialog wird über eine Baumstruktur im linkenMaskenbereich gesteuert.

Konto ist das Schlüsselfeld der Konten.Es erlaubt die Eingabe einer 15-stelligen Zeichenkette, also auch Buchsta-ben und Sonderzeichen.

Mit der Eingabe des Kontos erhalten die Datensätze zusätzlich eine nume- Hinweisrische Kontonummer. Dies ist zu beachten, wenn die Konten in numerischerReihenfolge angezeigt werden sollen. Sortieren Sie dann nach Kontonum-mer!

Für Konten vom Typ Debitor oder Kreditor kann über den Schalter(bzw. Kreditor) der entsprechende Datensatz im Debitoren-/Kreditorenstammgeö�net werden. Ist die Kunden-/Lieferantennummer noch nicht vergeben,wird diese neu angelegt.

Existiert bereits der Debitor bzw. Kreditor aber das Personenkonto in den HinweisKontenstammdaten noch nicht, können Sie sich diese automatisch überEinstellungen und Zusatzfunktionen / Personenkonten anlegen erstellen

lassen.

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1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG

Abbildung 1.1: Personenkonten anlegen

Die Personenkonten können sowohl für Debitoren als auch Kreditoren er-stellt werden. Optional kann das Anlegen auch auf nur in den O�ene Postenbereits verwendete Konten beschränkt werden.

Weitere Hinweise betre�end des Zusammenhangs zwischen Konten undOP-Verwaltung �nden Sie im Kapitel �OP-Verwaltung�.

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KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.1. STAMMDATEN

1.1.1.1 Konto

Abbildung 1.2: Seite Konto

Für die Bezeichnung des Kontos sind 40 Zeichen vorgesehen. BezeichnungUm ein Konto detaillierter zu beschreiben stehen Ihnen im Feld �Bezeich-nung (lang)� weitere 80 Zeichen zur Verfügung.

Der Autotext wird beim Buchen als Buchungstext übernommen, solange Autotextdas entsprechende Eingabefeld in der Buchungsmaske noch keine Eintra-gung hat.

Die Zuordnung ist für den Kontenplan von Bedeutung. Bei der Prüfung Zuordnungdes Kontenplanes auf logische Richtigkeit wird geprüft, ob die Zuordnungin der Erfolgsrechnung oder in die Bilanz auch der Zuordnung lt. Kontoentspricht.'Keine' Zuordnung erfolgt für Personenkonten.

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Der Typ bestimmt die Art der Verwendung des Kontos beim Buchen undTypist somit dessen wichtigstes Kennzeichen.

� FinanzkontoFür typische Finanzkonten wie Bank, Postbank und Kasse, auch fürTransferkonten. Wird ein Finanzkonto an ein "nicht" Finanzkontogebucht, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit einen Steuerschlüsselund Skontowert einzugeben.

� DebitorFür Kundenkonten.

� KreditorFür Lieferantenkonten.

� UmsatzsteuerKonten diesen Typs können mit Umsatzsteuerschlüssel gebucht wer-den. Das bedeutet, diesen Konten wird dann automatisch der um denUmsatzsteuerbetrag geminderte Buchungsbetrag zugewiesen. Bei Bu-chungen von Umsatzsteuerkonto gegen Umsatzsteuerkonto ist keinSteuerschlüssel zulässig. Buchungen gegen Vorsteuerkonten sind nichterlaubt.

� VorsteuerKonten diesen Typs können mit Vorsteuerschlüssel gebucht werden.Das bedeutet, diesen Konten wird dann automatisch der um denVorsteuersteuerbetrag geminderte Buchungsbetrag zugewiesen. BeiBuchungen von Vorsteuerkonto gegen Vorsteuerkonto ist kein Steu-erschlüssel zulässig. Buchungen gegen Erwerbsteuerkonten und Um-satzsteuerkonten sind nicht erlaubt.

� SteuerfreiKonten diesen Typs können nicht mit Steuerschlüssel gebucht wer-den.

Die genannten Buchungsvorschriften gelten nur für das Buchen von Ein-Hinweisfachbelegen, in Sammelbelegen können Sie alle Kontenkombinationen ver-wenden.

Ist als Kontentyp Umsatzsteuer, Vorsteuer oder Debitor ausgewählt, kannSteuercodeein Steuerschlüssel eintragen werden. Dieser wird dann beim Buchen vor-geschlagen.

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Einem Debitorenkonto können Sie nur bei der Ist-Versteuerung einen Steu-erschlüssel zuweisen. Dadurch wird beim Zahlungseingang der nötige Steu-erschlüssel für die Umbuchung vom Steuerkonto "nicht fällig" auf "fällig"automatisch in der Buchungsmaske vorgeschlagen.

Das Feld �Sammelkonto� ist nur für Personenkonten (Typ Debitor/Kreditor) Sammelkontoaktiv. Hier kann ein vom Standard abweichendes Sammelkonto, das ent-sprechend in den Stammdaten / Konten / Automatikkonten hinterlegt seinmuss, eingetragen werden. Wird kein Konto hinterlegt, zieht das Programmautomatisch das Standardsammelkonto aus den Automatikkonten.

Konten, die Sie nicht mehr bebuchen wollen, können Sie mit einer datums- Buchsperre abbezogenen Buchungssperre versehen.

Ist die Option markiert, kann dieses Konto nicht mehr di- Konto nur indi-rekt buchenrekt, sondern nur noch automatisch bebucht werden (z.B. die Sammelkon-

ten für Verbindlichkeiten und Forderungen).Wird ein solches Konto beim Buchen ausgewählt, weist das Programm Siebeim Abspeichern des Buchungssatzes auf diese Einstellung hin.Die Konten für die Umsatzsteuer sollten nie direkt bebucht werden, dadann keine Umsatzsteuerverprobung mehr möglich ist und direkt gebuchteBeträge auf diese Konten nicht in der Umsatzsteuer-Voranmeldung beach-tet werden.

Markieren Sie die Option , wenn Sie sicherstellen möchten, Steuercode fest-stellendass das eingestellte Konto nur mit dem im Feld Steuercode hinterlegten

Steuerschlüssel gebucht wird.Diese Option ist für Erlöskonten sinnvoll � dann ist eine eindeutige undeinfache Umsatzsteuerverprobung sichergestellt.

Wird parallel das Modul SelectLine Anlagenbuchhaltung genutzt, Anlagenkontowird über das Kennzeichen selektiert, welche Konten in derAnlagenbuchhaltung als Sachkonten für die Anlage zur Verfügung stehen.Wird ein solches Konto über Buchen / Dialogbuchen angesprochen, wirddie Position automatisch in den Anlagestapel geschrieben.

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Die Salden der Konten mit der Option werden beim au-Jahreswechselohne Saldo tomatischen Jahreswechsel nicht mit in das Folgejahr übernommen (z.B.

Steuerkonten, Privatentnahme, Saldenvortragskonten etc.).Für Konten, die der Erfolgsrechnung zugeordnet sind, erfolgt der Jahres-wechsel grundsätzlich ohne Saldo.

Alternativ zum Druck jeder einzelnen Buchung im Kontenblatt könnenKontenblattverdichten über die Option auch nur die Monatssummen ausgegeben

werden.

Welche der o.g. Optionen Sie für ein Konto einstellen können, hängt vonHinweisder Zuordnung und dem Kontentyp ab.

Im Kontensaldo wird Ihnen der aufgelaufene Saldo des Kontos angezeigt.Salden

1.1.1.2 Salden / Budget

Auf der Seite Salden/Budget erhalten Sie einen Überblick über die mo-natlichen Salden des gewählten Kontos. Ausserdem können Sie für jedesKonto Periodenwerte als Budget eingegeben.

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Abbildung 1.3: Seite Salden / Budget

Über den Schalter haben Sie die Möglichkeit das Budget wahl-weise aus dem Vorjahresbudget oder den Kontensalden des Vorjahres zuübernehmen. Beim Kopieren der Werte können Sie diese entsprechend ei-nes Bewertungsfaktors anpassen.Soll keine automatische Übernahme des Etats erfolgen, kann die Eingabeseparat für jeden Monat erfolgen oder Sie geben im Feld �Gesamtsaldo�einen Betrag ein, dieser wird dann gleichmässig auf die einzelnen Monateaufgeteilt.Ist die Kostenrechnung aktiviert, kann zudem ein Übergabe des Budgetsauf die entsprechende Kostenart erfolgen. Das Kostenartenbudget wird ausallen Kontenbudgets summiert, die dieselbe Kostenart unter den Konten-einstellungen hinterlegt haben.

Die Anzeige kann für alle Buchungsjahre erfolgen, d.h. Sie müssen nichtzwingend per Mandantenwahl direkt in Vorjahre wechseln, um sich dieSalden anzeigen zu lassen.Des Weiteren kann die Ansicht sowohl in der Standardeinstellung CHF als

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auch in Euro erfolgen.

1.1.1.3 Kontenblatt

Auf der Seite Kontenblatt sind alle Buchungen getrennt nach Buchungs-zeiträumen gelistet.Optional können Sie sich auch die stornierten Buchungssätze anzeigen las-sen. Diese werden Ihnen rot dargestellt.

Abbildung 1.4: Seite Kontenblatt

Über einen Doppelklick auf eine Buchung gelangen Sie automatisch inHinweisdie Buchungsmaske, in welcher der entsprechende Satz im Editiermodusangezeigt wird.

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1.1.1.4 Vorjahreswerte

Im ersten Buchungszeitraum steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügungperiodenweise Vorjahressalden für jedes Konto zu hinterlegen.Diese Salden dienen in den verschiedenen Auswertungen zum Vorjahres-vergleich.

Abbildung 1.5: Seite Vorjahreswerte

Aufgrund der hier erfassten Daten werden jedoch keine Vortragsbuchungengebildet.

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1.1.1.5 Einstellungen

Abbildung 1.6: Seite Einstellungen

Sie können jedes Konto beliebig mit Fremdwährungen bebuchen. Das heisst,Fremdwährungin Ihre Kasse könnten bei Bedarf, Zahlungseingänge bspw. in EUR, CHF,US$, PFD gebucht werden. Die Salden werden getrennt nach Leitwährungund Fremdwährungen ermittelt und ausgewiesen.Über den Schalter erreicht man die Saldenübersicht der Bu-chungen in Fremdwährung.Um mit Fremdwährungen zu buchen, setzen Sie die Optionund wählen die entsprechende Währung aus. Die hier eingestellte Fremd-währung ist ein Vorschlagswert, solange nicht die Option ge-setzt ist. Wird die Fremdwährung festgestellt, kann nur noch in dieserEinheit auf das Konto gebucht werden.

Die Einstellungen zur Kostenerfassung für Gewinn- und Verlustkonten sindKostenrechnungnur bei Aktivierung des Moduls SelectLine Kostenrechnung sicht-bar.Weitere Hinweise zu den einzelnen Funktionen �nden Sie im Kapitel Kos-

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tenrechnung.

Ihnen stehen zwei Textfelder mit jeweils 40 Zeichen für zusätzliche Infor- Zusatzmationen zur freien Verfügung.

Für die Konsolidierung eines Mandanten gibt es überdies noch die Mög- Konsolidierunglichkeit ein Konsolidierungskonto einzugeben. Statt dem ursprünglich ge-buchten Konto wird bei der Übergabe der Daten in den konsolidiertenMandanten das Konsolidierungskonto herangezogen.

In der Passwortverwaltung hinterlegte Sichtbarkeitsebenen können hier zu- Zugri�sebenegeordnet werden.Der Nutzer kann dann nur die Datensätze sehen, bearbeiten und löschen,die sich auf seiner Sichtbarkeitsebene be�nden. Legt der Nutzer ein neuesKonto oder Buchung an, erhält dieser Datensatz automatisch die Sichtbar-keitsebene, welche für den Benutzer in der Passwortverwaltung hinterlegtist.Eine Zuweisung der Zugri�sebene kann nur mit der sa-Anmeldung in derSQL-Version erfolgen.Für die Zusammenfassende Meldung relevante Konten (Mehrwertsteuer, Zusammen-

fassendeMeldung

Finanz- und steuerfreie Konten) werden ebenfalls über die Konteneinstel-lungen geschlüsselt.Ist die Option aktiviert, wird bei der Buchung dieses Kontosein Dialog zur Eingabe der Mwst-Identnummer des Rechnungsempfängersgeö�net. Ist das Gegenkonto ein Personenkonto wird die im Debitoren-stamm eingetragene Mwst-ID vorgeschlagen.Alle Buchungen zu diesem Konto, die mit einer Mwst-Identnummer erfasstwurden, werden für die Zusammenfassende Meldung des entsprechendenQuartals berücksichtigt.

Für Dreiecksgeschäfte ist ein separates Konto mit entsprechender Schlüs- Dreiecksgeschäfteselung anzulegen. Auch steuerfreie Skonti aus Dreiecksgeschäften müssenmit einem separaten steuerfreien Skontokonto gebucht werden um die Tren-nung auf der Zusammenfassenden Meldung zu erlangen.Mit der Option werden Buchungen zu diesem Konto auf derZusammenfassenden Meldung mit einer '1' im Feld Dreiecksgeschäfte aus-

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gewiesen. Die Option ist nur aktivierbar wenn das Konto für die ZM be-rücksichtigt wird. Auch hier ist die Eingabe der Mwst-Identnummer desRechnungsempfängers bei der Buchung notwendig.

Die Seite Extrafelder erscheint nur, wenn Sie überMandant / EinstellungenExtrafelder/ Vorgabewerte Extrafelder angelegt wurden.Nähere Erläuterungen �nden Sie im SelectLine Systemhandbuch imKapitel �11.2 Extrafelder�.

1.1.2 Automatikkonten

Konten mit einer Automatikfunktion werden unter Stammdaten / Konten/ Automatikkonten verwaltet.Die Vorgaben werden bei der Anlage des Mandanten aus dem Vorlageman-danten übernommen.Die hier hinterlegten Konten werden automatisch vom Programm heran-gezogen, wenn z.B. Saldenvorträge erfasst oder Debitoren- bzw. Kredito-renbuchungen erstellt werden.Die Konten können, solange noch nicht bebucht, umgestellt werden.

Abbildung 1.7: Automatikkonten

Das Konto Skontiertrag steuerfrei wird als Skontokonto angesprochen, wennSkontokontensteuerfrei eine Buchung ohne Steuerschlüssel, aber mit Skonto erfolgt und der Betrag

für das Konto im Haben steht.Das Konto Skontiaufwand steuerfrei wird als Skontokonto angesprochen,wenn eine Buchung ohne Steuerschlüssel, aber mit Skonto erfolgt und der

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Betrag für das Konto im Soll steht.Das Konto Erö�nungskonto Sachkonten wird automatisch herangezogen, Erö�nungskontenwenn Vortragswerte über Buchen / Vortragswerte oder mit der Salden-übernahme von Bilanzkonten beim Jahreswechsel gebucht werden.Die Konten Erö�nungskonto Debitoren / Kreditoren werden automatischgezogen, wenn OP-Vorträge über O�ene Posten / O�ene Posten - Vortragoder mit der Saldenübernahme von Personenkonten beim Jahreswechselgebucht werden.Buchungen gegen dieses Konten werden in den Salden getrennt als EB-Werte ausgewiesen.Das als Automatikkonto de�nierte Summenvortragskonto ermöglicht das Summen-

vortragskontounterjährige Vortragen von O�enen Posten und Bebuchen von Sachkontenmit Steuerschlüssel als reine Steuercode-Information, ohne dass eine Steu-erbuchung erfolgt.Alle Debitorenbuchungen werden vom Programm zusätzlich und automa- Sammelkontentisch auf das Sammelkonto Debitoren gebucht � sowie die Kreditorenbu-chungen auf das Sammelkonto Kreditoren.Diese Konten sollten nicht direkt bebucht werden. Hält man sich an dieseRegel, entspricht der Saldo dieses Kontos der Summe aller Debitorenkon-ten.Sollen für bestimmte Debitoren / Kreditoren gesonderte Sammelkontengenutzt werden, sind diese als alternative Konten festzulegen. Wird einKonto als alternatives Sammelkonto hinterlegt, passt das Programm auto-matisch die Schlüsselung des Kontos in den Stammdaten auf ZuordnungBilanz und Typ steuerfrei an.

1.1.3 Kontenplan

Im Kontenplan werden die Konten den verschiedenen Auswertungen (Bi-lanz, Erfolgsrechnung, BWA) zugeordnet.Für die Standardkontenrahmen Kaefer und KMU werden verschiedeneKontenpläne (z.B. Kapital- und Personenkontenplan) mitgeliefert. BeimAnlegen eines neuen Mandanten werden die Kontenpläne aus dem Vorla-gemandanten übernommen.

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1.1.3.1 Struktur

Der Kontenplan ist als Baumstruktur organisiert, die bis zu 20 Ebenenzulässt (ähnlich der Dateiverzeichnisstruktur).Für jeden Kontenplan ist ein Grundgerüst (Bilanz - unterteilt in Aktivaund Passiva, Gewinn und Verlust, BWA) vorgegeben, dieses kann wederverschoben, noch gelöscht werden. Allerdings können Sie diese Grundstruk-tur um zusätzliche untergeordnete Ebenen erweitern.

Gruppen, Konten und Zähler können Sie über hinzufügen oder überHandhabungentfernen.Gruppen und Zähler werden stets am Ende der zugehörigen Einträge an-gefügt; Konten werden sortiert nach Kontonummer eingeordnet.Gelöscht wird immer die gerade markierte Position mit sämtlichen Unter-einträgen.Über die Auswahlfelder können Sie dieAnzeige des Kontenplans beein�ussen. Das Arbeiten mit nur einem Teilbzw. einer Hauptgruppe erhöht die Übersicht und erleichtert die Such-funktion.Über Ebenen lässt sich die Ansicht in ihrer Schachtelungstiefe variieren.Jeder im Mandanten hinterlegte Kontenplan kann hier ausgewählt undhinsichtlich seiner Hauptgruppen in der Ansicht eingeschränkt werden.Die Einschränkung der Anzeige gilt nur für die Stammdaten, sie greiftnicht auf Auswertungen, welche sich auf die Kontenpläne beziehen.

Die Struktur wird durch Gruppen gebildet, denen wieder Gruppen unter-Gruppen,Konten geordnet werden können. In der jeweils untersten Ebene be�nden sich die

Konten, als Einzelkonto oder als Kontengruppe. Eine Gruppe weist immerden Saldo der untergeordneten Gruppen mit ihren Konten aus.Einzelne Gruppen können Sie mit einem Doppelklick auf das Gruppen-symbol "auf- und zuklappen".

Für Teilsummen muss man Zähler einfügen. Jeder Gruppe, Kontengrup-Zählerpe bzw. jedem Konto, dessen/deren Wert mitgezählt werden soll, ist dieSchlüsselnummer des entsprechenden Zählers mitzuteilen.

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Generell gilt, die mitgelieferten Kontenpläne sollten nicht angepasst wer- SpeichernKopierenLöschen

den.Benötigen Sie Anpassungen am Kontenplan, sollte Sie einen bestehendenStandard kopieren und die Änderungen dort durchführen.Über Funktionen und Anzeigeoptionen �nden Sie die Funktion KontenplanSpeichern unter, hierüber können Sie den aktuellen Kontenplan unter ei-nem neuen Namen kopieren.Für jeden neu erstellten Kontenplan wird im Mandantenverzeichnis der In-stallation eine entsprechende KPL-Datei angelegt. In dieser wird die Struk-tur des Kontenplans abgespeichert.Alle Änderungen im Kontenplan sind erst mit dem Speichern wirksam. Dasheisst, erst wenn gespeichert wurde, sind die gewünschten Änderungen inden entsprechenden Auswertungen sichtbar. Soll lediglich ein modi�zierterKontenplan unter bereits bestehenden Namen gespeichert werden, erfolgtdies ebenfalls über Funktionen und Anzeigeoptionen.Auch das Löschen erfolgt über diesen Menüpunkt. Es können allerdings nurindividuelle Kontenpläne wieder gelöscht werden. Das Löschen der Stan-dardkontenpläne ist nicht möglich.

Das Programm bietet Ihnen unter Funktionen und Anzeigeoptionen zwei PrüfenPrüfroutinen, um die Zuordnungen im Kontenplan automatisch zu kon-trollieren.Mit der Funktion Kontenplan prüfen wird der Kontenplan auf falsch zuge-ordnete Konten untersucht. ER Konten prüfen kontrolliert, ob jedes ER-Konto im aktuell bearbeiteten Kontenplan enthalten ist. Fehler bzw. dieInformationen über nicht verwendete Konten werden in einem Prüfproto-koll dargestellt.

Über Kontenplan drucken haben Sie die Möglichkeit sich die Zuordnun- Druckengen der Konten in einer Übersicht getrennt nach BWA, Bilanz und ERausgeben zu lassen. Im Druckparameter-Dialog geben Sie an, welche In-formationen, z.B. Kontonummer, Zählerzuordnungen etc., Sie auswertenlassen wollen.

Auch den Kontenplan selbst können Sie hinsichtlich den angezeigten In- Anzeigeoptionenformationen beein�ussen. Über Funktionen und Anzeigeoptionen können

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verschiedene Einstellungen getro�en werden. Zählerzuordnungen, Kenn-zahlen und Kennzeichen lassen sich ein- bzw. ausblenden. Ob eine Anzeigeder genannten Daten erfolgt, erkennen Sie an dem Haken vor der entspre-chenden Funktion.

1.1.3.2 Gruppen

Gruppen sind de�niert durch ihre Bezeichnung, für die zwei Zeilen zurBezeichnungVerfügung stehen. Je nach ausgewählter Option für die Anzeige, wird denZeilen unterschiedliche Bedeutung zugewiesen:

2-zeilig beide Zeilen erscheinen in den Auswertungen über die Platzhalter"Vorzeile" und "Hauptzeile"

Vorzeichen positives Gruppensaldo � die 1. Zeile wird in den Auswertungenüber "Hauptzeile" ausgewiesennegatives Gruppensaldo � die 2. Zeile wird in den Auswertungenüber "Hauptzeile" ausgewiesen

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Abbildung 1.8: Gruppe bearbeiten

Die Zuordnung der Gruppen in der Bilanz hinsichtlich Aktiva und Passiva Spiegelgruppenist in Abhängigkeit vom Vorzeichen geregelt.Eine "Spiegelgruppe Soll" erscheint nur dann, wenn der Gruppensaldo po-sitiv ist. Die dazugehörige "Spiegelgruppe Haben" weist nur dann einenWert aus, wenn der Gruppensaldo negativ ist.Es ist wichtig, dass beide Spiegelgruppen in Bezug auf die dazugehörigenKonten und Kontengruppen genau identisch sind!Soll keine Trennung nach negativen und positiven Saldo erfolgen, hinter-legen Sie die Gruppe ohne Spiegelgruppen-Funktion.Spiegelgruppen erkennen Sie an dem roten (Haben) bzw. blauen (Soll)Punkt im Gruppenordner

Ausserdem sind Gruppen durch ihre Sonderfunktion de�niert: Funktion

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Keine Der Gruppe ist keine Sonderfunktion hinterlegt.Sammelgruppe Alle bebuchten, aber nicht im Kontenplan

enthaltenen Konten unabhängig vom Saldo werdenhier gesammelt � Au�angposten.

Sammelgruppe Soll Alle bebuchten, aber nicht im Kontenplanenthaltenen Konten mit positivem Saldo werdenhier gesammelt � Sonstige Aktiva.

Sammelgruppe Haben Alle bebuchten aber nicht im Kontenplanenthaltenen Konten mit negativem Saldo werdenhier gesammelt � Sonstige Passiva.

Eigenkapital Der Saldo dieser Gruppe muss für die Bilanzimmer im Haben stehen. Die fehlende Di�erenzwird ermittelt. Um diesen Fehlbetrag wird dieAktiv- und die Passivseite ergänzt.

EK-Fehlbetrag Soll Der ermittelte Fehlbetrag für Aktiva.EK-Fehlbetrag Haben Der ermittelte Fehlbetrag für Passiva. Die beiden

Werte sind identisch.Bilanzgewinn/-verlust

Hier wird der ermittelte Gewinn oder Verlustausgewiesen.Die Anzeigeoption steht bei einer Gruppe mitdieser Sonderfunktion auf Vorzeichen.

In den Strukturen der Gewinnermittlung und der BWA können Sie eineBezugszeileGruppe oder einen Zähler als Bezugszeile festlegen, deren bzw. dessen Sal-do für prozentuale Auswertungen (z.B. ER mit Umsatzrelation in %) zuanderen Zeilen in Bezug gesetzt wird (100%).Für die Gruppe mit aktiver Option �Bezugszeile� wird die Bezeichnunggrün dargestellt. Sobald in einer weiteren Gruppe bzw. Zähler die Optiongesetzt wird, deaktiviert das Programm automatisch die vorher festgelegteBezugszeile.

Die frei zu de�nierenden Kennzeichen können für die Gestaltung der Druck-Kennzeichenvorlagen verwendet werden. Bspw. kann das Kennzeichen in einem Be-dingungsplatzhalter ausgewertet werden, der den Schriftstil der folgendenPlatzhalter regelt.

Über die Zuweisung einer Bedeutung, die Sie vorher im Kontenplan unterKennzahl

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Funktionen und Anzeigeoptionen / Kennzahlen bearbeiten de�niert habenmüssen, werden die Gruppen für die Auswertung der Bilanzkennzahlen ge-kennzeichnet.

Zähler können der Struktur zugefügt werden, um innerhalb einer Gruppe ZählerzuordnenDavon-Werte zu ermitteln.

Den Gruppen innerhalb einer übergeordneten Gruppe, deren Salden zu ei-nem Davon-Wert addiert werden sollen, wird der entsprechende Schlüsselangefügt.

Um die Bilanz elektronisch über den XBRL-Export versenden zu können, XBRL-Zuordnungmuss im Kontenplan die Struktur für die Datenübermittlung hinterlegt

werden.In den Kontenplänen der Vorlagemandanten �nden Sie die entsprechendeZuordnung.

1.1.3.3 Konten

Konten sind entweder als Einzelkonto oder als Kontenbereich den Gruppenzugeordnet.

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Abbildung 1.9: Konto bearbeiten

Die Zuordnung der Gruppen in der Bilanz hinsichtlich Aktiva und PassivaSpiegelkontenist in Abhängigkeit vom Vorzeichen geregelt.Konten, die nur mit Guthaben im Aktiva erscheinen sollen, werden dortals "Spiegelkonto Soll" deklariert, gleichzeitig sind diese Konten dann als"Spiegelkonto Haben" im Passiva zu de�nieren. Dann erscheint dieses Kon-to bei Negativsaldo auf der Passivseite der Bilanz.Solche Konten(-bereiche) müssen paarweise in der Auswertung vorhandensein!Wird für ein Konto �ohne Spiegelkontenfunktion� zugeordnet, ist dieses jeAuswertung nur einmal vorhanden; unabhängig vom Wert erscheint es im-mer an dieser Position.

In den Strukturen der Gewinnermittlung und der BWA können Sie einBezugszeileKonto, eine Gruppe oder einen Zähler als Bezugszeile festlegen, deren bzw.dessen Saldo für prozentuale Auswertungen (z.B. ER mit Umsatzrelationin %) zu anderen Zeilen in Bezug gesetzt wird (100%).Für das Konto mit aktiver Option �Bezugszeile� wird die Bezeichnung grün

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dargestellt. Sobald in einem weiteren Konto, Gruppe bzw. Zähler die Op-tion gesetzt wird, deaktiviert das Programm automatisch die vorher fest-gelegte Bezugszeile.

Die frei zu de�nierenden Kennzeichen können für die Gestaltung der Druck- Kennzeichenvorlagen verwendet werden. Bspw. kann das Kennzeichen in einem Be-dingungsplatzhalter ausgewertet werden, der den Schriftstil der folgendenPlatzhalter regelt.

Über die Zuweisung einer Bedeutung, die Sie vorher im Kontenplan unter KennzahlFunktionen und Anzeigeoptionen / Kennzahlen bearbeiten de�niert habenmüssen, werden die Konten für die Auswertung der Bilanzkennzahlen ge-kennzeichnet.

Den Konten innerhalb einer Gruppe, deren Salden zu einem Davon-Wert Zählerzuordnenaddiert werden sollen, wird der entsprechende Schlüssel angefügt.

Wenn Sie Änderungen und Ergänzungen am Kontenplan vornehmen und Hinweisgleichzeitig den Kontenstamm geö�net haben, steht bei der Auswahl einesKontos im Kontenplan automatisch der Fokus in den Stammdaten aufdiesem bzw. dem nächstgrösseren Konto. Änderungen am Konto sind nachSpeichern/Verlassen des Kontos sofort im Kontenplan wirksam.

1.1.3.4 Zähler

Zähler können der Struktur zugefügt werden, um innerhalb einer Gruppe�Davon-Werte� zu ermitteln.

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Abbildung 1.10: Zähler bearbeiten

Analog zu den Gruppen sind die Zähler de�niert durch eine zweizeiligeBezeichnung, ihre Bedeutung für die Anzeige und durch ihre Schlüssel-nummer.

In den Strukturen der Gewinnermittlung und der BWA können Sie einBezugszeileKonto, eine Gruppe oder einen Zähler als Bezugszeile festlegen, deren bzw.dessen Saldo für prozentuale Auswertungen (z.B. ER mit Umsatzrelationin %) zu anderen Zeilen in Bezug gesetzt wird (100%).Sobald in einem weiteren Zähler, Gruppe bzw. Konto die Option gesetztwird, deaktiviert das Programm automatisch die vorher festgelegte Be-zugszeile.

Die frei zu de�nierenden Kennzeichen können für die Gestaltung der Druck-Kennzeichenvorlagen verwendet werden. Bspw. kann das Kennzeichen in einem Be-dingungsplatzhalter ausgewertet werden, der den Schriftstil der folgendenPlatzhalter regelt.

Über die Zuweisung einer Bedeutung, die Sie vorher im Kontenplan unterKennzahlFunktionen und Anzeigeoptionen / Kennzahlen bearbeiten de�niert habenmüssen, werden die Zähler für die Auswertung der Bilanzkennzahlen ge-kennzeichnet.

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Um die Bilanz elektronisch über den XBRL-Export versenden zu können, XBRL-Zuordnungmuss im Kontenplan die Struktur für die Datenübermittlung hinterlegt

werden.In den Kontenplänen der Vorlagemandanten �nden Sie die entsprechendeZuordnung.

Den Konten innerhalb einer Gruppe und den Gruppen innerhalb einer Hinweisübergeordneten Gruppe, deren Salden zu einem Davon-Wert addiert wer-den sollen, wird der entsprechende Schlüssel angefügt.

1.1.3.5 Kennzahlen

Gruppen und Zähler, theoretisch auch separate Konten können für dieAuswertung der Bilanzkennzahlen ausgewählt werden. Sie werden mit derZuweisung einer Bedeutung, die vorher unter Funktionen und Anzeigeop-tionen / Kennzahlen bearbeiten de�niert sein muss, für die Auswertunggekennzeichnet.

Bedeutungen können Sie über Kennzahlen bearbeiten anlegen, gestaltenund löschen.

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Abbildung 1.11: Kennzahlen bearbeiten

Diese Begri�e stehen Ihnen dann im Formulareditor für die AuswertungKennzahlen als Datenfelder zur Verfügung.

Will man zusätzliche Bilanzkennzahlen in die Auswertung aufnehmen,emp�ehlt sich folgende Vorgehensweise:

� Überprüfen, ob im Kontenplan ein/e Zähler/Gruppe als Kennzahlen-Komponente vorhanden ist, oder noch angelegt werden muss.

� Aussagefähigen Begri� als neue Kennzahl de�nieren.

� Diese Kennzahl der entsprechenden Gliederung im Kontenplan zu-weisen.

� Über Auswertungen / Jahresauswertungen / Kennzahlen den For-mulareditor starten.

� Im Block "Kennzahlen Bilanz" im Bereich Positionen müssen dieneuen Zeilen aufgenommen werden.

Hinweise zur Arbeit mit dem Formulareditor �nden Sie im SelectLine

Systemhandbuch unter Kapitel �8. Formulareditor�.

Für die Standardkontenrahmen sind bereits Kennzahlen in den Konten-Hinweis

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plänen hinterlegt, so dass nur in Ausnahmefällen ein Neuanlegen und De-�nieren von Kennzahlen und deren Auswertung notwendig wird.

1.1.4 Steuerschlüssel

Die Verwaltung der Steuerschlüssel erfolgt über Stammdaten / Konstanten/ Steuerschlüssel.Die Daten werden bei der Anlage des Mandanten aus dem Vorlagemandan-ten übernommen und müssen daher nicht komplett selbst angelegt werden.Es werden alle gebräuchlichen Steuercodes mitgeliefert.

Abbildung 1.12: Steuerschlüssel

Der Steuercode ist der maximal zweistellige Datensatzschlüssel. Steuercode

Vergeben Sie eine möglichst aussagekräftige Bezeichnung für neue Steuer- Bezeichnungschlüssel. Es stehen Ihnen hierzu 40 Zeichen zur Verfügung.

Wenn die Steuercodes im SelectLine-Programm, nicht mit den Steuer- Export-steuerschlüsselschlüsseln im Ziel-Programm (z.B. Datev) übereinstimmen, haben Sie die

Möglichkeit, über den Exportsteuerschlüssel den entsprechenden Steuerco-de des Ziel-Programms mitzugeben.

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Dieser Weg funktioniert nur beim Export. Der Import greift nicht auf dasFeld zurück.

Die Berechnung der Umsatzsteuer aus dem Bruttobetrag kann:Berechnung

"Brutto" nach der Formel:Steuerbetrag = Bruttobetrag / (100 + Steuerprozent) * Steuerprozent /100 * Quotebspw. 19 = 119 / (100 + 19) * 19 / 100 * 100

"Pauschal" nach der Formel:Steuerbetrag = Bruttobetrag / 100 * Steuerprozent / 100 * Quotebspw. 22,61 = 100 / 100 * 19 / 100 * 100 erfolgen.

Bei den Steuerarten Umsatzsteuer und Vorsteuer wird der Steuerbetragin der Regel "Brutto" berechnet, bei der Steuerart Erwerbsteuer immer"Pauschal".

Sie können Umsatzsteuer-, Vorsteuer- und Erwerbsteuerschlüssel verwal-Steuerartten.Bei den Steuerarten Umsatzsteuer und Vorsteuer wird der Steuerbetrag inder Regel �Brutto� berechnet, bei Erwerbsteuer immer �Pauschal�.

Wenn Sie während des Buchens den Steuerbetrag noch ändern wollen, müs-Steuerbetragänderbar sen Sie die Option setzen. Wenn der betre�ende Steuer-

code dann in der Buchungsmaske angesprochen wird, ist das Feld für denSteuerbetrag zur Bearbeitung freigegeben.

Im unteren Teil der Eingabemaske be�ndet sich eine Tabelle, in der SieSteuerdetailsselbst die aktuellen Steuerkonditionen zusammen mit dem Gültigkeitsda-tum eintragen können.Die Gültigkeitsbereiche werden von uns anhand gesetzlicher Änderungenstets gep�egt und über die Vorlagemandanten eingebunden.

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Abbildung 1.13: Steuerschlüsseldetails

Das Steuerdetail wird ab diesem Datum gültig. D.h. wird ein Buchungs- Gültig absatz mit einem nach dem GültigAb-Datum liegenden Zeitraum erfasst,greift das Programm automatisch auf das entsprechende Steuerdetail zu.Die Gültigkeit bleibt bestehen, bis ein neues Steuerdetail angelegt wird.

Hier hinterlegen Sie die vom Programm zu beachtenden Steuersätze. Steuer

Über die Quote legen Sie den abzugsfähigen Anteil der Steuer fest. Quote

Das Automatikkonto wird für die Buchung des Steueranteils verwendet. AutomatikkontoDas Programm bucht automatisch auf dieses Konto, wenn der entspre-chende Steuercode in der Buchung verwendet wird.

Bei der Istversteuerung wird der Steueranteil bei Rechnungslegung auf das Nicht FälligNichtFällig-Konto gebucht. Erst bei Eingang der Zahlung bucht das Pro-gramm automatisch vom NichtFällig-Konto auf das Automatikkonto um.Diese Funktionsweise betri�t nur Steuerschlüssel der Steuerart Umsatz-steuer.

Auf das Skontokonto wird der Nachlass einer Rechnung, der auf diesen SkontokontoSteuerschlüssel entfällt, gebucht.Das Konto für steuerfreie Skonti hinterlegen Sie unter Stammdaten / Kon-ten / Automatikkonten.

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Für jedes Steuerdetail kann auch ein separater Exportsteuerschlüssel hin-Export-Steuerschlüssel terlegt werden. Dieser überwiegt in seiner Wertigkeit dem allgemeinen Ex-

portsteuercode.

Der Steueränderungsschlüssel hält die Steuerprozente und Konten für Skonto-SteueränderungBuchungen zu Vorjahreskonditionen bereit. Das Programm erkennt jeweilsam Beleg-Datum, ob der Steueränderungsschlüssel relevant ist.

1.1.5 Währungen

Das Programm unterstützt Buchungen mit unterschiedlichen Währungen.Dazu werden Kalkulationskurse und aktuelle Tagesskurse benötigt, die imProgrammteil Stammdaten / Konstanten / Währungen verwaltet werden.Leitwährung ist CHF.

Abbildung 1.14: Währungen

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Auch hier wird Ihnen vom Programm wieder ein bestimmter Stammda-tenteil mitgeliefert, den Sie nur noch anpassen bzw. ergänzen müssen.

Legen Sie im Feld �Währung� einen aussagekräftigen, bis zu 3-stelligen WährungWährungscode fest. Beachten Sie hierbei Gross- und Kleinschreibung.

Hinterlegen Sie hier den 3-stelligen ISO-Code für die eindeutige Identi�ka- ISO-Codetion der Währung im internationalen Zahlungsverkehr, z.B. USD.

Ihnen stehen bis zu 40 Zeichen zur Verfügung, um die Währung genauer Bezeichnungzu benennen.

Auf das jeweilige Di�erenzkonto werden beim automatischen Valutaaus- KontoErfolgsrechnunggleich die Währungsgewinne bzw. -verluste gebucht.

Die Konten können auch erst direkt beim Valutaausgleich angegeben wer-den.

Mit den Werten für Tageskurse legen Sie den kalkulatorischen Wert der TageskursWährung in Bezug auf Ihre Leitwährung fest. Bei Zahlungen und beimValutaausgleich werden die aktuellen Tageskurse zu Grunde gelegt.

Abbildung 1.15: Tageskurse

1.1.6 Banken

Zum Installationsumfang des Programm gehört ein mandantenunabhängi-ges Bankenarchiv.

Je Mandant legen Sie unter Stammdaten / Konstanten / Banken die be-nötigten Bankanschriften an, indem Sie die Banken aus dem Archiv über-

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nehmen oder ggf. die Angaben manuell erfassen.

Abbildung 1.16: Banken

Mit der Option bestimmen Sie, welche Banken an SEPA-Überweisungen teilnehmen. Unter Einstellungen und Zusatzfunktionen kön-nen die Angaben hinsichtlich BIC und SEPA-fähiger Bank aus dem Ban-kenarchiv übernommen werden.

1.1.7 Bankbezüge

In den Bankbezügen unter Stammdaten / Banken / Bankbezüge verwaltenSie die Bankverbindungen und Kassen Ihres Mandanten.

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Abbildung 1.17: Bankbezüge

Die Nummer ist der zweistellige Datensatzschlüssel der Bankbezüge. Nummer

Bankbezüge vom Typ "Bank" sind in der Regel Finanzkonten bei einer TypBank. Bankbezüge vom Typ "Kasse" kommen bei Barzahlungen von Rech-nungen oder bei der Arbeit mit dem Programm Selectline Kassenbuch

zur Anwendung.

Das Fibu-Konto ist das Finanzkonto, auf das die Zahlungen bei der Ver- Fibu-Kontowendung des entsprechenden Bankbezugs gebucht werden.

Bankbezüge können in beliebiger Währung geführt werden. Währung

Ist der Typ des Bankbezugs auf "Bank" gesetzt, haben Sie zusätzlich die Bankdaten

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Möglichkeit die zum Finanzkonto gehörenden Bankkontodaten anzugeben.Geben Sie Kontonummer und Kontoinhaber an. Die Bankleitzahl wählenSie aus den Bankstammdaten aus. Ist für die Bank eine IBAN und BIChinterlegt, wird diese automatisch bei der Auswahl der Bank in den Bank-bezug übernommen. Diese Angaben sind wichtig für die Arbeit mit demautomatischen Zahlungsverkehr.

1.1.8 Buchungstexte

Mit Stammdaten / Konstanten / Buchungstexte können Sie sich die Arbeitbeim Buchen vereinfachen.

Abbildung 1.18: Buchungstexte

In der Buchungsmaske haben Sie die Möglichkeit, im Eingabefeld Text1einfach das Textkürzel des Buchungstextes einzutippen. Beim Verlassendes Eingabefeldes werden je nach De�nition beide Textfelder mit den ent-sprechenden Buchungstexten gefüllt.

Das Textkürzel dient als max. 6stelliges alphanumerisches Schlüsselfeld.Kürzel

Verwenden Sie Kleinbuchstaben, dies erleichtert die Nutzung der Buchungs-Hinweistexte beim Buchen.

Die beiden Textzeilen bieten analog zu den Buchungstexten in der Dialog-Textzeilenbuchenmaske jeweils 40 Zeichen zur Eingabe eines Buchungstextes.

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1.1.9 Geschäftsvorfälle

Mit der Verwaltung von Geschäftsvorfällen unter Stammdaten / Kon-stanten / Geschäftsvorfälle erreichen Sie eine Automatisierung Ihrer Bu-chungsaktivitäten. Zu den vorde�nierten und in Zuordnungs- und Typ-festlegungen nicht zu verändernden Geschäftsvorfällen können Sie weitereGeschäftsvorfälle, passend zur eigenen Buchungspraxis, anlegen. Beim Bu-chen mit der Einstellung "Belegart" können diese Fälle ausgewählt werden.

Abbildung 1.19: Geschäftsvorfälle

Ein Geschäftsvorfall ist de�niert durch ein maximal 3-stelliges Kürzel, dieBezeichnung und durch einen beschreibenden Hinweis.

Für Konto und Gegenkonto sind die Merkmale festzulegen, die das Konto (Gegen-)Kontoim Soll und das Konto im Haben erfüllen muss. Ein passendes Konto kannals Vorschlagskonto aufgenommen werden.

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Abbildung 1.20: Kontentyp

Für die Eingabe des Betrags wird festgelegt, ob diese Brutto, Netto oderBetragseingabesteuerfrei erfolgt. Das Programm berechnet dann automatisch anhand desSteuerschlüssels den Steuerbetrag.

Sie können je Geschäftsvorfall einen separaten Nummernkreis vergeben umNummernkreisu.a. eine fortlaufende Belegnummer zu gewährleisten.

1.1.10 Buchungskreise

Haben Sie einen konsolidierten Mandanten steht Ihnen mit Stammdaten /Konstanten / Buchungskreise ein zusätzlicher Menüpunkt zur Verfügung.Mit Hilfe der Buchungskreise werden Daten aus unterschiedlichen Man-danten importiert, um einen gemeinsamen Abschluss zu erstellen.

Abbildung 1.21: Buchungskreise

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Für jeden Mandanten, der konsolidiert werden soll, wird ein eigener Bu-chungskreis angelegt. In diesen werden per Import die Daten aus demursprünglichen Mandanten kopiert. In der Buchungsmaske werden die ent-sprechenden Buchungen dann unter dieser Buchkreis-ID angezeigt. Vordem Import werden bereits im Buchungskreis vorhandene Daten gelöscht.Beim Import werden sowohl Buchungen aus dem Originalmandanten alsauch, im Konsolidierungsmandanten fehlende, Konten übernommen.

Über werden alle Buchungen, die in den betre�enden Buchungs-kreis importiert wurden, gelöscht.

Über die Nummer legen Sie eine eindeutig max. 10stellige ID für den Buch- Nummerkreis fest.

Geben Sie in der Bezeichnung eine bis zu 40 Zeichen lange Umschreibung Bezeichnungfür den Buchungskreis, z.B. Mandantenname, an.

Wählen Sie den zu konsolidierenden Mandanten aus. Mandant

1.1.11 Nummernkreise

Belegnummern über Nummernkreise zu erstellen, erleichtert die Zuord-nung von Buchungssätzen zu bestimmten Geschäftsvorfällen. Weiterhinwird durch Nummernkreise die chronologische Vergabe der Belegnummernauch bei Mehrplatzarbeit sichergestellt.

Die Tabelle unter Stammdaten / Konstanten / Nummernkreise wird jah-resweise gespeichert.

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Abbildung 1.22: Nummernkreise

Mit dem Feld Nummernkreis steht Ihnen ein 3stelliges Schlüsselfeld zurNummernkreisVerfügung, über welches Sie später z.B. in der Buchungsmaske den Num-mernkreis auswählen.

Mit einer 40stelligen Bezeichnung geben Sie dem Nummernkreis einen Na-Bezeichnungmen.

Die nächstfolgende Nummer wird auf der Grundlage der hinterlegten For-Belegnummermel für die letzte Belegnummer berechnet.

1.1.12 PLZ-Verzeichnis

Es steht ihnen unter Stammdaten / Konstanten / Weitere... / PLZ-Verzeichnisein Archiv aller deutschen, schweizer und österreichischen Postleitzahlenzur Verfügung.

Wenn die entsprechende Angabe im PLZ-Verzeichnis existiert, wird dieAdresse nach der Eingabe der Postleitzahl automatisch mit dem Ort ver-vollständigt. Das PLZ-Verzeichnis wird bei jeder neuen Adressangabe injeder beliebigen Maske automatisch erweitert.

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Abbildung 1.23: PLZ-Verzeichnis

Eine Aktualisierung des Verzeichnisses auf den Stand des letzten Updateskönnen Sie über das Applikationsmenü / Reorganisieren / Stammdatenaktualisieren vornehmen.

1.1.13 Ländercodes

Unter Stammdaten / Konstanten / Weitere... / Ländercodes werden dieinternational gültigen Ländercodes mandantenübergreifend verwaltet.

Abbildung 1.24: Ländercodes

1.1.14 Sprachen

Für die Erstellung fremdsprachiger Mahnbelege können Sie unter Stamm-daten / Konstanten / Weitere... / Sprachen Stammdaten für verschiedeneSprachen anlegen.

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In den Mandanteneinstellungen / Mahnungen erhalten Sie zu jeder hinter-legten Sprache einen Untereintrag um entsprechende Mahntexte zu hin-terlegen. Diese werden dann bei passender Zuordnung der Sprache in denKunden- bzw. Lieferantenstammdaten beim Druck des Mahnbeleges ein-gebunden.

Abbildung 1.25: Sprachen

Als gestalterisches Mittel können Sie je Sprache eine eigene Schriftart hin-Fontterlegen.

1.1.15 Textbausteine

Textbausteine, die Sie im Programmteil Stammdaten / Konstanten / Wei-tere.../ Textbausteine erfassen und verwalten, können Sie in Langtextfel-dern an der gewünschten Position einfügen.

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KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG1.2. STAMMDATENANPASSUNG

Abbildung 1.26: Textbausteine

Textbausteine werden in den Langtexten der Eingabemasken üblicherweise Hinweisüber das Kontextmenü eingefügt. Wenn Sie im Langtextfeld den Daten-satzschlüssel eines Textbausteins eingeben, erreichen Sie mit der Tasten-kombination [Strg] + [T], dass die Eingabe des Schlüssels mit dem ent-sprechend hinterlegten Langtext ausgetauscht wird.

1.1.16 Formate, Etiketten und Schriften

Im SelectLine Systemhandbuch �nden Sie entsprechende Hinweise.

1.2 Stammdatenanpassung

1.2.1 Datenaktualisierung

Über Stammdaten / Anpassung / Datenaktualisierung können Sie bestimm-te Stammdaten aus einem anderen Mandanten, z.B. einem der mitgeliefer-ten Vorlagemandanten, für das aktuelle Buchungsjahr übernehmen bzw.aktualisieren. Standardmässig wird der zu Grunde liegende Vorlageman-dant für die Aktualisierung vorgeschlagen.

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1.2. STAMMDATENANPASSUNGKAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG

Abbildung 1.27: Datenaktualisierung

Es stehen Ihnen verschiedene Aktualisierungsmöglichkeiten zur Verfügung:

� Neue Daten zufügenEs werden nur Daten, die im aktuellen Mandanten noch nicht vor-handen sind, vom ausgewählten Mandanten übernommen.

� Vorhandene Daten aktualisierenDaten, die bereits im aktuellen Mandanten vorhanden sind, werdenmit den Daten des ausgewählten Mandanten überschrieben. Alle an-deren Daten bleiben unangetastet, d.h. es werden keine neuen Datenhinzugefügt und auch Daten, die zusätzlich im aktuellen Mandantenvorhanden sind bleiben unberührt.

� Vorhandene Daten ersetzenDie Daten des aktuellen Mandanten werden ersetzt durch die Datendes ausgewählten Mandanten. Spezi�sch im aktuellen Mandantenerstellte Daten sind damit verloren - ausgenommen Personenkonten.

Folgende Daten können aktualisiert werden:

� SteuerschlüsselDie Stammdaten der Steuerschlüssel und entsprechende Steuerschlüs-seldetails können um die Daten aus dem Vorlagemandanten ergänzt,aktualisiert oder ersetzt werden.

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� KontenKonten, die im Quellmandanten existieren, nicht aber im Zielman-danten, können in den aktuellen Mandanten hinzugefügt werden.Konten, die weder im aktuellen Buchungsjahr noch im Vorjahr be-bucht wurden und auch keine Sonderfunktion (z.B. Personen- oderAutomatikkonten) inne haben, können ersetzt werden.Eine Aktualisierung der Konten erfolgt, wenn die o.g. Bedingun-gen für das Ersetzen der Konten zutre�en, die Bezeichnung aktuali-siert werden darf und der Steuercode des Zielkontos mit dem Steu-erschlüssel aus dem Vorjahreskonto des Quellmandanten überein-stimmt. Tri�t eine der Bedingungen nicht, wird im Anschluss noch-mals der Steuercode überprüft und ggf. nur dieser im Konto aktua-lisiert.

� KontenbezeichnungenEs kann eine Aktualisierung der Felder �Bezeichnung� und �Bezeich-nung (lang)� in der Kontentabelle durchgeführt werden, wenn dieZielfelder leer sind oder der Feldinhalt im Zielkonto mit dem Inhaltdes Vorjahreskontos im Quellmandanten übereinstimmt. Zusätzlichmuss dann im aktuellen Jahr die Kontenbezeichnung im Zielmandan-ten von der im Vorlagemandanten abweichen.

� KontenpläneDie Kontenplandateien können ersetzt bzw. neue hinzugefügt wer-den. Bereits vorhandene Kontenpläne werden zuvor in *.bak umbe-nannt und im Mandantenverzeichnis abgelegt.

� MahntexteDie Mahntexte können mit denen von einem anderen Mandantenersetzt werden. Die vorhandene Mahn.ini wird zuvor in Mahn.bakumbenannt und im Mandantenverzeichnis abgespeichert.

� AbschreibungsartenBei lizenzierter SelectLine Anlagenbuchhaltung gibt es zu-sätzlich die Möglichkeit Abschreibungsarten zu aktualisieren bzw.zu ersetzen. Es werden u.a. die (Sonder-)Abschreibungsarten, derAnlagespiegel und die Preisindices aus der Vorlage übernommen.

Wird bei der Aktualisierung als ein Mandant abweichend vom voreinge- Hinweisstellten Vorlagemandanten gewählt, wird dieser Mandant als neuer Vorla-gemandant für das aktuelle Jahr übernommen.

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1.2.2 Kontoänderungsassistent

In einem reinen Rechnungswesenmandanten kann eine Umstellung derKontenstelligkeit automatisch erfolgen. Hierfür sind exklusive Benutzer-rechte nötig. Es erfolgt eine Anpassung des gesamten Mandanten hinsicht-lich Konten, Buchungen, O�enen Posten, Anlagen und Kostenrechnung.

Abbildung 1.28: Kontoänderungsassistent

Der Kontenrahmen kann auf bis zu 8 Stellen erweitert werden. Um eineStelligkeitUmstellung zu ermöglichen, wird ermittelt wie die bisherigen Vorgabensind. Dabei werden die maximalen Stellen der Sachkonten als Bewertungder aktuellen Stelligkeit herangezogen. Auf Grund dieser Werte, werdendie Konten dann angepasst und mit nachgestellten 0 aufgefüllt.

Zusätzlich zur Stelligkeit kann den Konten auch ein Prä�x in Form führen-FührendeNullen der Nullen zugefügt werden. Die Konten werden dann bis zur gewünschten

Stelligkeit erweitert und danach gegebenenfalls mit vorangestellten Nullenaufgefüllt. Es ist also nicht möglich die Konten nur mit Nullen aufzufüllen.

Es sollte immer eine Datensicherung vor der Anpassung der Konten durch-Datensicherunggeführt werden.

Die Anpassung läuft jahresübergreifend über alle Tabellen, in denen Kon-teninformationen zu �nden sind. So wird der Vorjahresvergleich gewähr-leistet. Nach der Anpassung ist eine Aktualisierung mit dem Vorlageman-danten nicht mehr möglich.

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Folgende Einstellungen müssen nach der Umstellung manuell angepasstbzw. kontrolliert werden:

� Auswertungsparameter (z.B. Druckjobs)

� Benutzer-Vorgaben in den Vortragswerten

� Datev- und Konsolidierungskonto in den Kontenstammdaten

� Inventarnummer unter Mandant / Einstellungen / Anlagenbuchhal-tung

1.2.3 Sichtbarkeitsebenen (nur SQL)

Mit den Zugri�sebenen gibt es im SelectLine Rechnungswesen dieMöglichkeit, die Sichtbarkeit auf ausgewählte Daten zeilenweise einzuschrän-ken. Dabei wird über die Passwortverwaltung de�niert, welcher Nutzerwelche Datensätze sehen, ändern und löschen darf.

Als einzuschränkende Daten kommen Buchungen und Konten zur Auswahl.Der Nutzer kann dann nur die Datensätze sehen, bearbeiten und löschen,die auf seiner Sichtbarkeitsebene liegen. Alle Sätze, die nicht in seinemSichtbarkeitsbereich liegen sind für ihn gesperrt und nicht sichtbar.

Abbildung 1.29: Einstellung Zugri�sebenen in Passwortverwaltung

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Die Zuordnung der Sichtbarkeitsebenen erfolgt unter Applikationsmenü /Zugri�sebenenPasswörter. Hier können Sie für einen Nutzer Zugri�sebenen bzw. �berei-che zuordnen und festlegen. Dabei können einzelne Ebenen oder von/bis-Bereiche angegeben werden. Es sind nur numerische Eingaben möglich.

Die Vergabe der Zugri�sebenen kann nur durch einen Benutzer erfolgen,Hinweisder selbst nicht in den Sichten eingeschränkt ist.

Unter Stammdaten / Konten / Einstellungen werden die Sichtbarkeitsebe-Kontennen hinterlegt. Jedes Konto erhält eine Ebene und nur Nutzer mit einementsprechenden Zugri� können dann den Datensatz sehen, bearbeiten undlöschen.

Abbildung 1.30: Zugri�sebene in Kontenstamm

Beim Schreiben neu angelegter Datensätze wird die höchste Sichtbarkeitsebe-ne des angemeldeten Nutzers mitgespeichert. Die höchste Ebene entsprichtder niedrigsten Zahl. D.h. legen Sie im oben aufgezeigten Beispiel ein neu-es Konto an, erhält dieses automatisch die Sichtbarkeitsebene 3. Manuellkönnen Sie die Ebene auch anpassen, müssen aber in ihrem Ebenenbereichbleiben.

Auch Buchungssätze werden eingeschränkt dargestellt. Der angemeldeteBuchungen

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KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.3. BUCHEN

Nutzer kann nur Buchungen in seinen Sichtbarkeitsebenen sehen. Und je-de von ihm generierte Buchung erhält die höchste Zugri�sebene aus derPasswortverwaltung.

Wurden Personenkonten gesperrt, so ist zudem die Sichtbarkeit auf die O�ene PostenO�ene Posten entsprechend eingeschränkt.

Auch in bestimmten Auswertungen werden die Daten nach Zugri�sebe- Auswertungennen ausgewertet (z.B. Kontenblatt). D.h. es werden nur Konten aus demSichtbarkeitsbereich des Nutzers angezeigt.

Die Einstellungen betre�end Nutzerebene sind mandantenübergreifend! Hinweis

1.3 Buchen

Mit dem SelectLine Rechnungswesen können Sie im Dialog, d.h. mitAbschluss des Buchungssatzes sind die Kontensalden aktualisiert, und imStapel, d.h. die Buchung wird vorläu�g erstellt und kann zu einem belie-bigen Zeitpunkt tatsächlich verbucht werden, arbeiten. Zum Erfassen derBuchungen steht Ihnen für beide Buchungsarten die Buchungsmaske indrei Formen zur Verfügung:

� als Einfachbeleg (jeweils ein Konto und ein Gegenkonto)

� als Sammelbeleg (beliebig viele Konten im Soll und beliebig vieleKonten im Haben)

� als Belegart (einzelne Geschäftsvorfälle mit Vorschlagskonten)

Je nach Bedarf und Buchungssicherheit bei unterschiedlichsten Geschäfts-vorfällen wählen Sie die passende Belegart aus.

1.3.1 Funktionen der Buchungsmaske

Über Einstellungen & Zusatzfunktionen oder [F6] ö�net sich ein Kon-textmenü um weitere Funktionen in der Buchungsmaske auszuführen. Ei-nige Hinweise zur Bearbeitung von Buchungen �nden Sie bereits im in derEinführung zum Kapitel Dialogbuchen.

1.3.1.1 Buchungen bearbeiten

Die Generalumkehr unter Einstellungen & Zusatzfunktionen / Buchung / Generalumkehr

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1.3. BUCHEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG

Neu Generalumkehr ist eine Methode der Stornierung, mit der fehlerhafteBuchungen korrigiert werden. Das Storno wird durch das erneute Erfas-sen des Buchungssatzes mit umgekehrtem Vorzeichen durchgeführt. Damitkann negativ im Soll bzw. Haben gebucht werden, um z.B. auch bei ab-geschlossenen Perioden noch Jahresverkehrszahlen korrigieren zu können.Eine automatische Generalumkehrbuchung erfolgt, wenn eine Buchung auseiner bereits abgeschlossenen Periode storniert wird. Die Korrektur erfolgtdann über die Generalumkehr in der nächsten o�enen Periode.

Sie haben die Zahlung eines Kunden versehentlich mit 666 ¿ erfasst, ob-Beispielwohl diese nur in einer Höhe von 66,60 ¿ getätigt wurde. Für das Stornodieser Zahlung über die Generalumkehr erfassen Sie die Buchung erneutmit negativem Betrag. Im Anschluss kann die Zahlung wieder mit korrek-tem Betrag im normalen Buchmodus erstellt werden.

Abbildung 1.31: Generalumkehrbuchung mit Kontenblatt

Einstellungen & Zusatzfunktionen / Buchung / Neu Valutakorrektur er-Valutakorrekturmöglicht das Erfassen von manuellen Valutaausgleichsbuchungen. In die-sem Fall wird, obwohl ein Personenkonto angesprochen wird, kein O�enerPosten erzeugt. Es handelt sich hierbei um eine Korrektur des Kontensal-dos, der Saldo des Kunden bzw. Lieferanten bleibt unberührt. Verwendung�ndet dieser Buchmodus z.B. bei Buchungen von Währungsdi�erenzen.Der Betrag bei der Valutakorrektur erfassen Sie in der Leitwährung desMandanten, bei Speicherung der Buchung ö�net sich ein Währungsdialog.Hier wählen Sie aus in Bezug auf welche Währung die Valutakorrekturerfolgen soll.

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Abbildung 1.32: Valutakorrektur-Buchung

Es besteht auch die Möglichkeit Währungsdi�erenzen über den automati-schen Valuta-Ausgleich zu regeln.

In dem Memofeld, welches Sie über Einstellungen & Zusatzfunktionen / ZusatztextZusatztext eingeben oder [Strg] + [M] erreichen, können Sie zur genauerenBeschreibung der aktuellen Buchung Langtexte erfassen. Darüber hinausbesteht die Möglichkeit mit Hilfe des Kontextmenüs (rechte Maustaste)vorhandene Textbausteine sowie Texte aus der Zwischenablage einzufügen.Eine Auswertung der Zusatztexte erfolgt über Auswertungen / Monatsaus-wertungen / Kontoauszug.

Hinweise zum Buchen mit O�enen Posten �nden Sie im Kapitel OP- Ver- O�ene Postenwaltung bzw. Fallbeispiele.

Mit Hilfe des Filters unter Einstellungen & Zusatzfunktionen / Filter bzw.über [F7] können Sie eine beliebige Einschränkung der Buchtabelle errei-chen. Es stehen Ihnen alle Felder der Tabelle zur Verfügung. Hinweise zumArbeiten mit Filtern �nden Sie im SelectLine Systemhandbuch.

Sie können zu einem editierten Buchungssatz über Einstellungen & Zu- Notizensatzfunktionen / Notizen oder [Strg] + [F8] beliebige viele Notizen anlegenund Dokumente anhängen. Wenn eine Buchung über [Strg] + [F10] bzw.Einstellungen & Zusatzfunktionen / Buchen / Speichern und Notiz an-legen abgespeichert wird, kann bereits bei Erstellung der Buchung eineNotiz angehängt werden. Hilfe zur Bearbeitung von Notizen �nden Sie imSelectLine Systemhandbuch.

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Entsprechende Hinweise erhalten Sie im SelectLine SystemhandbuchToolbox- /Maskeneditor unter Kapitel.

1.3.1.2 Kon�guration der Buchungsmaske

Um die Arbeit in der Dialogbuchenmaske zu optimieren �nden Sie überbzw. [Alt] + [1] oder Einstellungen & Zusatzfunktionen / Maske kon�gu-rieren verschiedene nutzer- und mandantenabhängige Einstellungen.

Abbildung 1.33: Buchungsmaske kon�gurieren

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Für Sammelbelege können Sie über Nutzer-einstellungen

einstellen, ob der Buchungstext je Position erfasst oder für alle Positionenaus dem ersten Posten übernommen werden soll.

Die folgenden vier Optionen de�nieren die Anzeige der Buchungssätze imunteren Tabellenbereich der Buchungsmaske.

Stornierte Buchungssätze können optional über die Option

ein- oder ausgeblendet werden. Entscheiden Sie sich für die Anzeige dieserBuchungen, werden sie rot im Tabellenbereich der Buchungsmaske darge-stellt. Sie können dann zwar zur Ansicht noch editiert werden, aber eineBearbeitung ist nicht mehr möglich.

Um auch indirekt gebuchte Positionen (Buchung auf Steuerkonto, Sammel-konto und Skonto) angezeigt zu bekommen, lassen Sie sich .

Wobei die jeweiligen Positionen farblich gekennzeichnet werden:

� Lila: Zeile für Buchung auf Sammelkonto Debitoren / Kreditoren

� Blau: Zeile für Buchung auf Steuerkonto

� Grün: Zeile für Buchung auf Skontokonto

Der Tabellenbereich der Buchungsmaske kann über soeingeschränkt werden, dass nur die vom angemeldeten Nutzer getätigtenBuchungen aufgelistet werden.

Die Sortierung der Buchungsmaske kann per Option

nur auf- oder absteigend nach der Satznummer erfolgen. Eine andere An-ordnung der Buchungen ist nicht möglich.

Wird der Betrag negativ eingegeben erfolgt automatisch ein Tausch vonSoll und Haben. Dies kann auch erreicht werden, indem Sie erst den Betrageingeben und dann das Betragsfeld über die Minus- bzw. die Plustaste, jenach gesetzter Option oderin den Nutzereinstellungen der Buchungsmaske, im Zi�ernblock verlassen.

Bei der Zahlung eines O�enen Posten mit Skonto wird bei der Anpas-sung des Zahlbetrages im Feld �Brutto� automatisch der Skontobetrag neuermittelt, wenn die Einstellung gesetzt ist.

Im Normalfall springt das Programm nach der Erfassung einer Sammelpo-sition in die nächste Position bzw. speichert den Buchungssatz ab, wenn

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der Saldo der Buchung Null ergibt. Über die Option

können Sie dies verhindern. D.h. Sie speichern die Position, behalten Sieaber noch im Bearbeiungsmodus. Erst über kann die nächste Sam-melposition erfasst werden.

Über den Quick�lter können Sie die Buchungsmaske nach bestimmten Kri-terien �ltern. Da in einem Sammelbeleg u.U. eine grosse Anzahl von Buch-positionen enthalten sein können,

gibt es über die Möglichkeit für eine Sammelbu-chung nur die Positionen anzeigen zu lassen, die den Filterkriterien ent-sprechen.

Bei grossen Datenmengen lässt sich über die Einschränkung

die benötigte Zeit zum Dialog ö�nen verkürzen, indem die Anzahl der an-zuzeigenden Buchungssätze eingeschränkt wird. Mit der Angabe -1 werdenalle Buchungssätze zur Verfügung gestellt.

Um eine möglichst vollständige Erfassung eines Buchungssatzes zu gewähr-Mandanten-einstellungen leisten, gibt es die Möglichkeiten die Buchung auf Vorhandensein von Bu-

chungstext und Belegnummer zu prüfen. Ist eines der Felder leer könnenSie entweder eine Warnung ( )vom Programm ausgebenlassen, die Sie auf die fehlende Eingabe hinweist, aber trotzdem einen Ab-schluss des Buchungsatzes zulässt, oder Sie machen das jeweilige Feld zueinem P�ichtfeld ( ), d.h. die Buchung kann nur gespeichertwerden wenn das Feld ausgefüllt wird.

Über legen Sie fest, dass Ihre Belegnummer mit jedemBuchungssatz um 1 hochgezählt wird. Ist die Option deaktiv, wird das Feldfür jeden neuen Buchungssatz geleert und enthält keinen Vorschlagswert.Bei der manuellen Vergabe der Belegnummer haben Sie neben dem Ein-gabefeld �Buchbeleg� einen zusätzlichen Schalter , mit diesem holen Siedie zuletzt verwendete Belegnummer + 1.

Bei einem grossen Datenbestand kann das Aktualisieren der Buchungsmas-ke einige Zeit in Anspruch nehmen, daher kann über vorhereine Abfrage ausgegeben werden, ob die Aktualisierung wirklich durchge-führt werden soll.

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Ergibt sich beim Ausgleich eines Fremdwährungs-OPs eine Kursdi�erenzkommt mit Hilfe der Option automatisch ein Folgedia-log hoch, der Ihnen den Valutaausgleich ermöglicht. Nach Bestätigung desDialogs erfolgt sofort eine Buchung auf das Di�erenzkonto. Wird mit deak-tiver Option gearbeitet, �nden Sie die Währungsdi�erenzen unter Buchen/ Valuta-Ausgleich wieder und können diese darüber ausbuchen.

Über legen Sie fest, ob eine automatische Abwick-lung des Rücklastschriftverfahrens erfolgen soll. Dies bedeutet, dass beiErfassung der Rückbuchung der Zahlung gleichzeitig die bereits erledigteRechnung wieder geö�net und die ggf. anfallenden Gebühren über einenFolgedialog auf ein selbst festzulegendes Gebührenkonto gebucht wird. Ei-ne genaue Beschreibung der Handhabung zur Forderungsbuchung �ndenSie im Kapitel.

Für alte Jahre gibt es über die Deaktivierung der Option die Jahres-einstellungenMöglichkeit unterhalb der Zeile zur Betragseingabe die Werte in anderen

Währungen anzeigen zu lassen.

1.3.1.3 Eingabereihenfolge

Nutzerabhängig können Sie die Buchungsmaske über Einstellungen & Zu-satzfunktionen / Eingabereihenfolge bzw. [Alt] + [F2] so gestalten, dass siean Ihre individuellen Bedürfnisse zur Erfassung von Buchungen angepasstist.

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Abbildung 1.34: Eingabereihenfolge

Sie können selbst festlegen in welcher Reihenfolge Sie die einzelnen Fel-der während des Buchungsvorganges anspringen wollen. Über legenSie fest nach welcher Sortierung die Felder angesprochen werden. Für dieaufgelisteten Eingabefelder kann ausserdem festgelegt werden, ob das Feldbeim Bewegen in der Buchungsmaske übersprungen und/oder sein Inhaltfestgehalten werden soll. Dies legen Sie entweder mit einem Doppelklick aufdie jeweilige Eigenschaft fest oder über die Schalter und .Diese Einstellungsmöglichkeit erreichen Sie auch direkt in der Buchungs-maske über das Kontextmenü des jeweiligen Feldes. Die übersprungenenbzw. festgehaltenen Bereiche werden entsprechend gekennzeichnet:

� Festhalten über ein kleines schwarzes Dreieck in der linken oberenEcke

� Überspringen das Feld wird ausgegraut

Abbildung 1.35: Darstellung Überspringen und Festhalten in derBuchungsmaske

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Abbildung 1.36: Abstimmsumme

Wird ein Wert festgehalten, geht dieser erst mit dem Schliessen der Bu-chungsmaske verloren.

Über bekommt man die Werkeinstellungen zurück.

Die Angaben können separat sowohl für die Belegtypen Einfachbeleg undSammelbeleg gesetzt werden. Für Belegarten kann keine Eingabereihenfol-ge bestimmt werden.

1.3.1.4 Abstimmsumme

Um z.B. bei der Abbuchung eines Kontoauszugs den Banksaldo abzustim-men nutzen Sie die Funktion Einstellungen & Zusatzfunktionen / Abstimm-summe. Sie erreichen die Angabe auch per Doppelklick auf die Anzeige inder Statuszeile des Buchdialogs oder über [Alt] + [F3].

Geben Sie das Konto, welches abgestimmt werden soll, und den Startwertfür den Abgleich an. Wird dieses Konto nun bebucht, werden die Buch-beträge auf diese Vorgabe saldiert. Die Abstimmsumme bleibt gesetzt, biseine neue vergeben wird. Es kann immer nur ein Konto abgeglichen werden.

Für Sammelbelege sowie für Buchungen vom Typ Belegart gilt, dass dasabzustimmende Konto immer in der ersten Position des Beleges stehenmuss, sonst erfolgt kein Abgleich. D.h. insbesondere für den Sammelbelegmuss die korrekte Buchrichtung über das Vorzeichen im Betrag bzw. überden Soll/Haben-Wechsel geregelt werden.

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1.3.1.5 Prüfroutine

Über Einstellungen & Zusatzfunktionen / Neu Verarbeiten oder [Umsch]+ [F9] erreichen Sie die Prüfroutine Buchungen neu verarbeiten.

Infolge eines unkontrollierten Programmendes durch einen Rechnerabsturz,bei Stromausfall oder ähnlichen Zwischenfällen kann es dazu kommen, dassz.B. Ihre Summen- und Saldenliste nicht mit den Salden der Kontenblätterübereinstimmt oder es gibt Di�erenzen zwischen OP-Auswertungen undKontensalden. Für solche, auf den ersten Blick unerklärlichen Unstimmig-keiten, steht Ihnen das �Neu Verarbeiten� zur Verfügung.

Abbildung 1.37: Buchungen neu verarbeiten

Dabei wird im Allgemeinen geprüft, ob die erfassten Buchungen sinnvollsind und mit den Stammdaten übereinstimmen. So wird z.B. die korrekteVerwendung der Steuerschlüssel, die Kontenzuordnungen und Kontenkom-binationen geprüft.

Bei der Neuberechnung der Kostenarten wird zuerst geprüft, ob die ver-Kostenartenwendeten Stammdaten (Kostenstellen, -träger und -arten) auch in denKostenstammdaten vorhanden sind und ob die gesetzten Optionen undEinstellungen beim Erfassen der Kostensätze berücksichtigt wurden. DesWeiteren erfolgt eine Prüfung, ob zu allen kostenrelevanten BuchungenKostensätze existieren. Ist dies nicht der Fall, werden sie angelegt bzw.,bei bestehendem Kostensatz zu stornierter Buchung, gelöscht.

Es kann zudem ein Abgleich der Buchtabelle mit der OP-Tabelle erfol-O�ene Posten

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gen. Dabei erfolgt ein Vergleich der bestehenden Buchungen des aktuellenBuchungsjahres mit den O�enen Posten. Existieren Datensätze ohne OPwird der O�ene Posten angelegt, gibt es O�ene Posten ohne dazugehörigenBuchungssatz wird dieser gelöscht.

Bei der Prüfung der Steuerbuchungen werden alle Buchungssätze daraufhin Steuerbuchungengeprüft, ob sie komplett sind. D.h., dass alle notwendigen und zur Buchunggehörenden Buchpositionen existieren (z.B. Steuerbuchung)

Optional legen Sie fest, ob das Programm auch in den bereits abgeschlosse- abgeschlossenePeriodennen Perioden nach Unstimmigkeiten suchen soll, oder nur die noch o�enen

berücksichtigt.

1.3.2 Dialogbuchen

Über Buchen / Dialogbuchen ö�nen Sie die Buchungsmaske.

Abweichend zu sonst üblichen Dialogmasken gibt es hier keinen Wechsel Maskenaufbauzwischen Bearbeitungs- und Tabellenansicht. Unabhängig von der Bele-gart sind alle Buchungsmasken zweigeteilt in einen oberen Bereich für dieBuchungserfassung und einen unteren Bereich mit der Liste aller erfasstenBuchungssätze.

Der Wechsel zwischen den verschiedenen Buchungsarten erfolgt über Buchungsart

oder [F9].

Will man Eingaben verwerfen, erhält man über , [F2] oder Einstellungen NeuZusatzfunktionen / Buchung / Neu wieder leere Eingabefelder.

Über können vorhandene Buchungssätze kopiert werden. Der zu kopie- Kopierenrende Datensatz muss dazu im Editiermodus stehen.

Sie können einen Buchungssatz über , die so genannte Schnellspeicher-taste [F10] oder der Plustaste im Nummernblock schon vor Verlassen desletzten Eingabefeldes speichern.

Per Doppelklick auf einen bereits erfassten Buchungssatz oder über Ein- Bearbeitenstellungen Zusatzfunktionen / Buchung / Einlesen bzw. [F3] gelangt dergewählte Buchungssatz erneut in die Erfassungsmaske und kann ggf. ange-passt werden. Im Normalfall wird beim Abspeichern der Änderung dannaufgrund der ordnungsgemässen Buchführung ein Stornosatz für die Origi-nalbuchung angelegt und ein neuer Satz mit der Anpassung erstellt. Aus-

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nahme bildet hier eine Änderung des Buchungstextes, dieser wird ohneStorno übernommen.

Ein Buchungssatz kann über oder [F8] storniert werden. Jede BuchungStornierenmuss einzeln storniert werden, eine Sammelstornierung ist nicht möglich.Stornierte Buchungen bleiben erhalten � sie sind entsprechend gekennzeich-net und können in der Buchungsmaske und in Auswertungen optional mitangezeigt werden.

Ein Wechsel zwischen Soll und Haben erfolgt über oder [F11] im aktuel-Soll/Haben-Wechsel len Buchungssatz. Um die Funktion zu nutzen muss zumindest der Betrag

vorhanden sein.

Über oder [Alt] + [1] können Sie die Buchungsmaske kon�gurieren.Kon�guration

Weitere Beschreibungen zu den Funktionen im Menü �nden Sie im Se-

lectLine Systemhandbuch wieder.

1.3.2.1 Einfachbeleg

Im Buchungssatz kann jeweils nur ein Konto im SOLL und ein Konto imHABEN bebucht werden. Weitere Buchungspositionen entstehen automa-tisch beim Buchen mit Steuercode gegen das Steuerkonto (aus den Steuer-schlüsseldetails), beim Bebuchen eines Personenkontos gegen das entspre-chende Sammelkonto (aus den Automatikkonten) und beim Buchen mitSkonto gegen das Skontokonto ( aus den Steuerschlüsseldetails oder beisteuerfreier Buchung aus den Automatikkonten).

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Abbildung 1.38: Dialogbuchen

Das Buchdatum kann sowohl auf zurückliegende als auch auf zukünftige DatumMonate datiert werden. Es muss lediglich im Buchungszeitraum liegen. DieEingabe des Datums können Sie auf ein Minimum reduzieren. Wollen Siefür das aktuelle Datum buchen, genügt eine Bestätigung mit der [Leertas-te]. Soll die Buchung im angegebenen Monat erfolgen, brauchen Sie nurden Tag einzugeben.

Buchungen werden nach Perioden zusammengefasst. Sie können in eine Periodevom Buchdatum abweichende Periode buchen. Perioden können abgeschlos-sen werden um einen bestimmten Buchungsstand festzuschreiben. Dannkönnen Buchungen mit dem Belegdatum eines früheren Zeitraums erfasstwerden, ohne dass sich das festgeschriebene Resultat, z.B. die Umsatzsteuer-Voranmeldung, verändert.

Die Belegnummern können Sie manuell eingeben oder aus den Nummern- Buchbelegkreisen bilden lassen.

Standardmässig wird die Belegnummer als OPBeleg übernommen. Sie kann OPBelegaber durch die tatsächliche, abweichende Original-OP-Belegnummer er-setzt werden. Anhand der OP-Belegnummer erfolgt später der Ausgleich

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der O�enen Posten.

Die Kontonummer kann frei eingetragen oder aus der Liste der KontenSoll / Habenausgewählt werden. Automatisch werden daneben die Konto-Bezeichnungund der aktuelle Saldo des gewählten Kontos angezeigt. Im Einfachbelegwird auf logische Kombination der Konten geprüft, d.h. es sind nicht alleKontenkombinationen zulässig, z.b. können Sie nicht zwei Steuerkontengegeneinander buchen.

Wird asynchron gearbeitet, d.h. die KundenLieferanten-Nummer ist nichtKLNrgleich dem Personenkonto, steht Ihnen zusätzlich nach der Eingabe einesPersonenkontos das Feld �Kunde� bzw. �Liefer� zur Verfügung. Hier wählenSie den Kunden bzw. Lieferanten aus den O�ene Posten / Personendaten/ Debitoren bzw. Kreditoren aus, für den ein OP erzeugt werden soll. Esstehen Ihnen nur die Kunden bzw. Lieferanten zur Verfügung, die in denStammdaten das angegebene Fibukonto hinterlegt haben.

Sie können zweimal bis zu 40 Zeichen Text erfassen. Aus den StammdatenTextder Buchungstexte erhalten Sie durch Eingabe eines Buchungstextschlüs-sels in das erste Textfeld den hinterlegten Buchungstext. Solange die ersteBuchungstextzeile leer ist, wird sie nach dem Einfügen eines Kontos mitdem im Feld "Autotext" der Kontenstammdaten hinterlegten Text gefüllt.

Aus den Währungsstammdaten können Sie die zu buchende Währung aus-Währungwählen. Standardmässig wird die Leitwährung des Mandanten vorgeschla-gen. Wird ein Fremdwährungskonto angesprochen, wird die Währung au-tomatisch entsprechend umgestellt.

Wird der Bruttobetrag eingegeben errechnet sich der Steuerwert, insofernBruttoein Steuercode angegeben wurde, und der Nettowert automatisch. Wirdder Betrag negativ eingegeben, erfolgt ein Wechsel der Konten in Soll undHaben.

Der Schalter ö�net die Maske Umrechnung zur Fremdwährungsumrech-nung. Über diesen Weg können Sie Kursänderungen übernehmen und somiteinen vollständigen OP-Ausgleich von Fremdwährungsbelegen gewährleis-ten.

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Abbildung 1.39: Fremdwährung anpassen

Geben Sie die Währung und den Fremdwährungsbetrag an. Anhand derEinträge in der Währungstabelle zieht das Programm den zum Belegdatumgültigen Kurs und berechnet den entsprechenden Wert in der Leitwährung.Sie können an dieser Stelle auch den Kurs anpassen und optional in dieWährungstabelle übernehmen. Dabei wird das Belegdatum als Datum fürden Tageskurs verwendet. Ist Ihnen der Kurs nicht bekannt, Ihnen liegtaber der Betrag in Leitwährung vor, berechnet das Programm anhand desFW-Wertes und des z.B. EUR-Wertes den passenden Kurs.

Das Eingabefeld ist nur aktiv, wenn ein Finanzkonto im Buchungssatz Skontoenthalten ist. Der Skontobetrag ist grundsätzlich positiv einzugeben.

Wurde ein Konto vom Typ Umsatzsteuer, Vorsteuer oder Erwerbsteuer Steuereingegeben, ist das Feld aktiv und ein Steuerschlüssel kann eingetragenwerden. Ist dem Konto schon ein Steuerschlüssel zugeordnet, wird die-ser automatisch vorgeschlagen. Haben Sie im Sachkonto die Einstellung

aktiviert, kann der Steuerschlüssel beim Buchen nicht ge-ändert werden. Der Steuerbetrag wird entsprechend des Steuercodes er-mittelt und automatisch auf das Steuerkonto gebucht.

Die Felder �Steuerprozent� und �Steuerwert� sind aktiv, wenn in den Stamm- Steuerprozent /-wertdaten der Steuerschlüssel die Option gesetzt ist. Wenn

Sie den Steuerprozentsatz oder den -wert ändern, wird automatisch derNettobetrag und der Prozentsatz bzw. Steuerbetrag angepasst.

Obwohl dies möglich ist, empfehlen wir für abweichende Steuersätze immer Hinweisneue Steuerschlüssel und separate Steuerkonten eingerichtet werden.

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Wenn Sie den Nettobetrag ändern, werden die Felder �Brutto� und �Steu-Nettoerwert� neu berechnet.

1.3.2.2 Sammelbeleg

Für Splittbuchungen wählen Sie die Belegart Sammelbeleg.

Es gilt folgendes zu beachten:

� Es können beliebig viele Konten im Soll oder Haben angesprochenwerden.

� Es sind alle Kontenkombinationen zulässig.

� Die Skontikonten sind direkt zu bebuchen.

Abbildung 1.40: Sammelbeleg

Da Sie beliebig viele Konten im Soll und im Haben erfassen können, müs-sen alle erfassten einzelnen Buchungspositionen bis zum Abschluss des Bu-chungssatzes gesammelt werden. Um diesen Sammelbereich ist der obereEingabebereich der Buchungsmaske erweitert. Mit einem Doppelklick kön-

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nen Sie die einzelnen Positionen wieder zur Bearbeitung in den Eingabe-bereich holen.

Im Sammelbeleg wird zusätzlich der Saldo der jeweiligen Buchung mitge- Saldoführt und nach jeder Splittposition aktualisiert. Erst wenn der Saldo allerEinzelbuchungen Null ist, kann der Sammelbeleg verbucht werden.

Es fehlt das Feld �Skonto� � Skonto muss in einer separaten Buchungspo- Skontosition erfasst werden.

Hinweise zu den anderen Feldern �nden Sie unter Einfachbeleg.

Ob das eingegebene Konto im Soll oder im Haben bebucht wird, entschei- Buchendet sich erst mit der Betragseingabe. Wird der Wert positiv erfasst, wirdfür das Konto die Buchrichtung Soll eingestellt. Bei negativer Eingabe er-folgt die Buchung im Haben.

Abbildung 1.41: Sammelbeleg mit Buchrichtung Soll

Abbildung 1.42: Sammelbeleg mit Buchrichtung Haben

Neue Sammelpositionen fügen Sie entweder über den Schalterhinzu bzw. speichern die aktuelle über ab oder Sie bestätigen dieerfasste Position mit [Enter] bzw. [F10]. Einzelne Positionen können über

gelöscht werden.

Sammelbuchungen erhalten in der Buchungstabelle in der Spalte "Gkonto" Hinweisden Eintrag "diverse".

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1.3.2.3 Belegart

Über Belegart buchen Sie mit den vorde�nierten und selbst angelegtenGeschäftsvorfällen aus den Stammdaten. Gerade, wenn Sie kein versier-ter Buchhalter sind und die Buchungstätigkeit nur ein geringer Teil ihresAufgabenspektrums darstellt, sollten Sie von der Möglichkeit Gebrauchmachen, einmal für richtig Befundenes immer erneut zu benutzen.

Es gilt folgendes zu beachten:

� Es sind jeweils die Kontenkombinationen zulässig, die unter Stamm-daten / Konstanten / Geschäftsvorfälle je Fall festgelegt sind.

� Indirekt bebucht werden nur die Steuer- und Sammelkonten.

� Für das Erfassen von Skonto ist eine Splittbuchung, Belegart SH -Habensplitt oder SS - Sollsplitt, vorzunehmen.

� Splittbuchungen können nur in eine Richtung erfolgen, d.h. wurdezuerst der Sollwert erfasst, kann nur die Habenseite auf mehrere Po-sitionen aufgeteilt werden und umgekehrt.

Abbildung 1.43: Belegart

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Beim Erfassen der einzelnen Buchungen muss nicht mehr über Soll undHaben entschieden werden. Da je Geschäftsvorfall festgelegt ist, wie dieKonten zu bebuchen sind, ist auch nur die jeweils relevante Buchungsseitefür die Eingabe aktiv.

Das bedeutet gleichzeitig, es gibt keinen Grund einen negativen Betrag Hinweiseinzugeben (ein Betrag mit vorangestelltem Minus wird ohne Vorzeichengebucht).

Die Belegnummern können Sie manuell eingeben oder aus den Nummern- Buchbelegkreisen bilden lassen. Der Buchbeleg bildet gleichzeitig auch den OPBeleg.

Im obersten Auswahlfeld geben Sie den zu buchenden Geschäftsvorfall an. Geschäftsvorfall

Für die Eingabe des Betrags wird festgelegt, ob diese Brutto, Netto oder Betragseingabesteuerfrei erfolgt. Das Programm berechnet dann automatisch anhand desSteuerschlüssels den Steuerbetrag. Die Angabe wird automatisch aus demgewählten Geschäftsvorfall vorgeschlagen.

Die Eingabe der Gesamt-Steuersumme eines Belegs dient bei Splittbu- Steuersummechungen, die mehrfach Steuern enthalten, der Abstimmung des ermitteltenSteuerbetrags mit der eingetragenen Steuersumme. In der Statusleiste desEingabebereichs wird Ihnen die Di�erenz zwischen der Steuersumme unddem bereits gebuchten Steuerbetrag angezeigt.

1.3.3 Stapelbuchen

Um vorläu�ge Buchungen zu erstellen, welche Sie zu einem späteren Zeit-punkt verbuchen wollen, nutzen Sie die Funktion Buchen / Stapelbuchen.

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Abbildung 1.44: Stapelbuchen

Ein Stapel kann manuell oder per Import angelegt werden.

Bei der Anlage eines neuen Datensatzes wird eine numerische Stapelnum-Stapelmer vergeben.

Für die Bezeichnung des Stapels sind 40 Zeichen vorgesehen.Bezeichnung

Es kann zwischen einem einmaligen Stapel und einem wiederkehrendeneinmalig / wie-derkehrend Stapel unterschieden werden. Die einmalige Verarbeitung kann z.B. für

vorbereitende Zahlungen verwendet werden. Nach der Erledigung des Sta-pels, wird dieser automatisch vom Programm gelöscht.

Bei der wiederkehrenden Aufbereitung von Buchungen bleibt der Stapelnach der Verarbeitung bestehen und kann jederzeit erneut verbucht wer-den. Anwendung �ndet dies bei regelmässig zu buchenden Geschäftsvor-fällen, wie z.B. Löhne und Gehälter oder Betriebskosten.

Um einen wiederkehrenden Stapel zu realisieren geben Sie ein BelegdatumBelegdatumkorrigieren an. Bei der Verbuchung des Stapels wird das Datum nach der Vorgabe un-

ter �Belegdatum korrigieren� in die Buchpositionen geschrieben. Optionallegen Sie fest, welcher Teil Datums angepasst werden soll. Dadurch ist esmöglich denselben Stapel tages-, monats- und jahresübergreifend immerwieder zu verwenden.

Neben dem Belegdatum ist es für wiederkehrende Buchungen auch wichtig,Ersetzungstexte

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Buchungstexte anzupassen. Um diese Variabel zu gestalten stehen Ihnendie Platzhalter #1 bis # 8 zur Verfügung. Die Platzhalter #1 bis #4 wer-den automatisch vom Programm erzeugt. Sie haben folgende Bedeutung:

Platzhalter Funktion Beispiel

#1 Belegmonat numerisch 8#2 Belegmonat als Text August#3 Belegdatum (TT.MM.JJJJ) 10.08.2009#4 Systemdatum (TT.MM.JJJJ) 25.08.2009

Die Platzhalter #5 bis #8 können Sie für jeden Buchungsstapel individuellfestlegen.

Tragen Sie das Kürzel für den gewünschten Ersetzungstext in den Bu-chungstext der Stapelposition ein. Bei der Verarbeitung des Stapels wirddann der Platzhalter mit dem entsprechenden Wert überschrieben.

Das Datum der letzten Verarbeitung des Stapels sowie der ausführende InformationNutzer und die Anzahl der bisher durchgeführten Verbuchungen werdenin den Stapelkopf für Informationszwecke mitgeschrieben.

Es besteht die Möglichkeit die Buchungen eines oder mehrerer Stapel Vor- Vorverarbeitenverarbeiten zu lassen. Diese Option bietet die komfortable Möglichkeit, dieAuswirkungen eventueller Buchungen auf das Betriebsergebnis anzeigen zulassen. Gerade bei den Entscheidungen zu den Buchungen zum Jahresab-schluss können Sie sich so optimal vom Programm unterstützen lassen.

Salden, die aus �vorzuverarbeitenden� Stapeln resultieren, sind in der Sal-denanzeige der Konten beim Stapelbuchen und beim Dialogbuchen ent-halten. In den Auswertungen, welche die Berücksichtigung solcher Stapelzulassen (z.B. Bilanz), gibt es die Option . Damit könnenSie optional festlegen, ob die Salden für die entsprechende Auswertung mitherangezogen werden sollen.

Standardmässig werden der Kontonummer vorangestellte Nullen abgeschnit- führende Nullenbeim Importten. Mit gesetzter Option bleiben diese jedoch beim Import erhalten.

Über den Schalter ö�nen Sie die Maske zur Erfassung der Stapelpo- Positionensitionen. Alle Einstellungen, Funktionen und Buchungsmöglichkeiten sindidentisch mit denen beim Dialogbuchen, mit Ausnahme der Valutakorrek-turbuchung, Generalumkehrbuchung und dem Anlegen von Notizen. Diesedrei Funktionen stehen Ihnen im Stapel nicht zur Verfügung..

Neben Buchungsstapeln aus dem SelectLine Auftrag oder dem Se- Import

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lectLine Lohn (*.dat ) können auch Stapel aus Fremdsystemen im dbf -oder txt-Format importiert werden. Beim Import im Text-Format erhaltenSie nach der Auswahl der Import-Datei einen Folgedialog zur Festlegungder Importeinstellungen, entsprechende Hinweise �nden Sie im System-handbuch. Eine Strukturbeschreibung zum Stapelimport erhalten Sie inunserer Online Hilfe zum SelectLine Rechnungswesen oder über un-sere Supportabteilung.

Wir empfehlen das Einlesen von Buchungssätzen aus einem Fremdpro-Hinweisgramm immer über den Stapel zu realisieren. Vermeiden Sie einen Importdirekt in die Buchtabelle!

Mit dem Schalter wird ein Testlauf durchgeführt, ob eine Verarbei-Prüfentung des Stapels möglich ist. Werden Fehler bzw. Unstimmigkeiten festge-stellt wird Ihnen ein Fehlerprotokoll ausgegeben. Bevor der Stapel verar-beitet werden kann, müssen diese Hinweise geprüft und korrigiert werden.Führen Sie diese Routine insbesondere bei importierten Stapel durch. Eserfolgt u.a. eine Überprüfung, ob alle angesprochenen Konten im Kon-tenstamm enthalten sind und ob die verschiedenen Kontenkombinationenkorrekt gewählt wurden.

Mit dem eines Stapel werden die Stapelpositionen tatsächlich ver-Verarbeitenbucht und gelangen in die Reihe der Dialogbuchungen. Sie werden ansEnde der Buchtabelle geschrieben und erhalten somit eine fortlaufendeSatznummer. Im Stapel variabel festgelegte Buchungstexte, Belegdatenund Belegnummern (über Nummernkreise) werden mit der Verbuchungkorrekt geschrieben.

Abbildung 1.45: Stapelverarbeitung

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Mit dem Verarbeiten eines Stapels gelangen Sie in einen Folgedialog. Indiesem können per Multiselektion mehrere Stapel gewählt und gleichzeitigverarbeitet werden. Einmal verbuchte Stapel können nicht mehr rückgän-gig gemacht werden, d.h. die Buchungen stehen fest in der Buchtabelle undmüssen dann ggf. einzeln storniert werden.

Wurden z.B. per Import Stapelpositionen in Einfachbelegen angelegt mit Verdichtenderselben Belegnummer, identischem Personenkonto und gleichem Valuta-datum können diese über im Stapelkopf zu einem Sammelbeleg zu-sammengefasst werden. Es entsteht ein neuer Stapel mit der Bezeichnungbspw. �Verdichtet von 1�. Eine weitere Möglichkeit solche Einfachbelegezu konsolidieren besteht direkt in den Stapelpositionen über Einstellungen& Zusatzfunktionen / Buchungen zusammenfassen. Die Positionen werdendirekt im aktuellen Stapel zusammengefasst, die originalen Einfachbelegewerden aus dem Stapel entfernt. Dies ist z.B. nach einem Datev-Importsinnvoll, da Datev keine Sammelbelege verarbeiten kann und somit dieBuchungen als Einfachbelege übergibt.

1.3.4 Vortragswerte

Für das erste, mit dem SelectLine Rechnungswesen gebuchte, Ge-schäftsjahr eines Mandanten erfassen Sie die Saldovortragsbuchungen derBilanzkonten über Buchen / Erö�nungsbilanz als Erö�nungsbuchungen.

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Abbildung 1.46: Vortragswerte

Im Tabellenbereich werden Ihnen alle Bilanzkonten aufgelistet. Über dieSpalte �SaldoNeu� legen Sie den Anfangsbestand des jeweiligen Kontos fest.Haben Sie alle Ihre Eingaben getro�en, verbuchen Sie die Erö�nungssaldenüber den Schalter . Erst dann werden die entsprechenden Saldovor-tragsbuchungen zum angegebenen Datum mit dem hier hinterlegten Belegund Buchungstext erstellt und können über die Dialogbuchenmaske einge-sehen werden.

Die Angaben können nicht zwischengespeichert werden, d.h. wenn Sie denHinweisDialog schliessen, ohne zu verbuchen, gehen die bereits eingegebenen Sal-den verloren.

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Die Saldenvorträge können beliebig oft angepasst und verbucht werden.Es wird immer die Di�erenz zwischen �SaldoAlt� (aktueller Erö�nungsbe-stand) und �SaldoNeu� (neuer Erö�nungsbestand) ermittelt und gebucht.Vor dem Buchen wird geprüft, ob die veränderte Erö�nungsbilanz ausgegli-chen ist. Ist dies nicht der Fall erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.Sie können die Verarbeitung dann abbrechen oder trotzdem fortsetzen, daes durchaus möglich ist, dass die endgültigen Werte erst später feststehenund dann nachgetragen bzw. aktualisiert werden sollen.

Die Vortragswerte müssen für alle Währungen einzeln erfasst werden. Die FremdwährungKontenliste ist dann hinsichtlich der betre�enden Fremdwährungskonteneingeschränkt. Neben dem Auswahlfeld der Währung erscheint eine zu-sätzliche Eingabemöglichkeit für den zu verwendenden Umrechnungskurs.Standardmässig wird der, in den Stammdaten / Konstanten / Währungenhinterlegte Kurs zum gewählten Belegdatum vorgeschlagen.

Der Vortrag in alle folgenden Wirtschaftsjahre erfolgt bei gleich bleibenden FolgejahreKontenstrukturen mit Buchen / Jahreswechsel. Bei einem Jahreswechselmit Saldenübernahme werden die Vortragswerte stets mit den Werten ausdem Vorjahr überschrieben.

Bei veränderten Kontenstrukturen (z.B. durch Wechsel des Vorlageman-danten) in aufeinander folgenden Buchungsjahren können Sie die Vortrags-werte allerdings nicht über einen Jahreswechsel übernehmen. KorrigierenSie in einem solchen Fall die entsprechenden Werte auch in dem Folgejahrüber Buchen / Erö�nungsbilanz.

Die Sammelkonten für Debitoren und Kreditoren werden bei der Prüfung Hinweisder Erö�nungsbilanz mit herangezogen (sie sind in den Vortragswertengelistet � aber nicht editierbar). Vorträge für O�ene Posten erfassen Sieim ersten Fibuzeitraum über O�ene Posten / O�ene Posten - Vortrag.

Um ein Vorjahresvergleich für ER-Konten zu ermöglichen, nutzen Sie imersten Buchungsjahr Stammdaten / Konten / Vorjahreswerte.

1.3.5 Valuta-Ausgleich

Sobald Sie Konten mit Fremdwährungen verwalten, wird es notwendig,Währungsdi�erenzen aus Kursänderungen zu berücksichtigen.

Zu einem beliebigen Zeitpunkt - zum Periodenabschluss oder am Endedes Buchungsjahres, können Sie eine Korrektur über Buchen / Valuta-

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Ausgleich durchführen, in dem Sie für die verwendeten Währungen dieKurse überprüfen, bei Kursänderungen die Di�erenzen ermitteln und dieDi�erenzbeträge auf das entsprechende Konto buchen lassen. Es wird derEUR-Saldo zum aktuellen Kurs und die sich ergebende Di�erenz zum ur-sprünglichen EUR-Saldo ermittelt.

Abbildung 1.47: Valuta-Ausgleich

Im Listenbereich der Maske erhalten Sie eine Liste aller Konten mit dif-ferierenden Fremdwährungssalden. Über die Optionkönnen Sie die Tabelle so einschränken, dass Ihnen nur die ausgegliche-nen Forderungen bzw. Verbindlichkeiten aufgelistet werden. Noch O�enePosten, welche aufgrund einer Anpassung der Währungsstammdaten inden Valuta-Ausgleich kommen, werden dann ausgeblendet. Umrechnungs-di�erenzen auf Finanzkonten werden unabhängig von der Option immerangezeigt.

Mit dem Feld �Valutaausgleich zum� geben Sie den Ausgleichszeitrauman. Es werden nur Daten beachtet, die innerhalb diese Abschnitts liegen.Wird eine bestimmte Periode gewählt, wird das Belegdatum auf den letz-ten Tag des Monats festgelegt. Erfolgt der Ausgleich zum Gesamtsaldokann das Belegdatum individuell eingestellt werden. Mit diesem Datum,dem angegebenen Beleg und dem Buchungstext werden die entsprechen-den Valutakorrekturbuchungen über den Schalter erstellt. Es könnenalle Datensätze verarbeitet werden oder nur markierte.

Vor dem Verbuchen können Sie sich über eine Ausgleichsliste zurKontrolle anzeigen lassen.

Aus der Liste der Konten gelangen Sie bei markiertem Konto überoder Doppelklick in den Kursanpassungsdialog.

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Abbildung 1.48: Kurs anpassen

Hier können Sie für die markierte Position den Tageskurs nochmals ändern.Zusätzlich besteht die Möglichkeit den Kurs zum gewählten Belegdatumin die Währungsstammdaten zu übernehmen, um ihn auch für alle ande-ren Positionen mit derselben Währung gelten zu lassen. Der Kurs wirdim Verhältnis x Leitwährung (z.B. CHF) zu 1 Fremdwährung (z.B. USD)angegeben.

Im Folgenden wird die Ermittlung der Umrechnungsdi�erenzen anhandder Listenfelder näher erläutert:

� Die Spalten �FW-Kurs� bzw. �LW-Kurs� geben den aktuellen CHF-Kurs zur Fremdwährung bzw. zur Leitwährung an.

� �FWSaldo� entspricht dem Kontensaldo in der geführten Fremdwäh-rung.

� Der Unterschiedsbetrag wird in die Spalte �Di�erenz� eingetragen.Bei einem positiven Wert handelt es sich um einen Gewinn aus Kurs-di�erenzen, bei einem negativen um einen Verlust. Das Di�erenzkon-to wird aus den entsprechenden Währungsstammdaten vorgeschla-gen.

Der Valuta-Ausgleich kann auch manuell über eine Valutakorrekturbu- Hinweischung in der Dialogbuchenmaske erfolgen.

Des Weiteren kann in der Kon�guration der Buchungsmaske optional fest-gelegt werden, ob eine automatische Valutabuchung, beim Ausgleich einesFremdwährungsposten, erstellt werden soll. D.h. wird eine Rechnung miteiner Zahlung ausgeglichen und der Tageskurs hat sich zwischenzeitlichverändert, kommt im Anschluss an die Zahlungsbuchung ein zusätzlicherDialog zur Erstellung der Valutabuchung.

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Abbildung 1.49: Buchdialog für Valuta-Ausgleich

In der Valuta-Ausgleichsbuchung wird das Belegdatum und der Buchbelegaus der Ausgleichsbuchung kopiert, wie auch das Personenkonto, welchesnicht mehr angepasst werden kann. Das Di�erenzkonto übernimmt dasProgramm aus den Angaben in den entsprechenden Währungsstammda-ten. Der Buchbetrag wird aus der Di�erenz zwischen dem CHF-Wert derRechnung und der Zahlung ermittelt und als Vorschlag in die Valutabu-chung übernommen. Für die Kursdi�erenz erstellt das Programm automa-tisch nach dem Bestätigen des Dialoges eine Valuta-Ausgleichsbuchung.

Wird der Dialog abgebrochen bzw. wird nicht mit dem Valuta-Ausgleichbeim Buchen gearbeitet, gelangen solche Positionen zwangsläu�g in dieTabelle des automatischen Valuta-Ausgleichs und können gesammelt zueinem bestimmten Zeitpunkt verbucht werden.

1.3.6 Ansichten

Eine komfortable Arbeitsweise beim Buchen, insbesondere zu Kontroll-zwecken und beim Bearbeiten erfasster Buchungssätze, aber auch zum Er-stellen von Ausgleichsbuchungen, bietet sich Ihnen, wenn Sie neben derBuchungsmaske die speziellen Ansichtsfenster unter Buchen / Ansicht ge-ö�net haben. Es stehen Ihnen folgende Zusatzdialoge zur Verfügung:

� Kontoauszug

� alle Buchungssätze

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� O�ene Posten

� Kosten (bei aktivierter Kostenrechnung)

� Notizen

Im Systemmenü des jeweiligen Dialogs kann mit dem Menüeintrag �Au-tom. Ö�nen� festgelegt werden, dass sich die Anzeige automatisch mit derEingabemaske zum Dialogbuchen ö�net und schliesst.

Das Kontenblatt zeigt alle Buchungen für ein bestimmtes Konto. Kontenblatt

Abbildung 1.50: Ansicht Kontenblatt

Das angezeigte Konto:

� kann im Eingabefeld eingetragen oder ausgewählt werden.

� kann per Kontextmenü im Auswahlfeld über die Funktion �Kontotauschen� oder [Strg+T] gegen das nicht aktive und grau hinterlegteKonto getauscht werden.

� wird beim Blättern in den Kontenstammdaten automatisch mitge-führt.

� wird beim Buchen nach Eingabe oder Änderung des Soll- oder Ha-benkontos aktualisiert.

Sie können die Buchungen per Drag & Drop in die Buchungsmaske ziehenbzw. per Doppelklick oder [Alt]+[Enter] kann die entsprechende Buchung

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geö�net werden. Wenn Sie in der Liste der Dialogbuchungen die Buchungs-sätze wechseln und editieren, wechselt synchron das in der Ansicht ange-zeigte Konto mit, sofern es sich um Einfachbelege handelt. Als nicht aktivesKonto wird Ihnen entweder das zuletzt gewählte oder das Gegenkonto derselektierten Buchung angezeigt.

Über die Option werden Ihnen in der Tabellenansicht drei zu-sätzliche Felder �Saldo�, �Soll� und �Haben� zur Verfügung gestellt. Anhanddieser Felder können Sie die Entwicklung des Kontensaldos nachvollziehen.

Die Ansicht Buchungssatz zeigt den letzten Buchungssatz bzw. den mar-Buchungssatzkierten Buchungssatz in der gelisteten Buchtabelle.

Abbildung 1.51: Ansicht Buchungssatz

Wenn Sie in der Liste der Dialogbuchungen die Buchungssätze wechseln,wechselt synchron der angezeigte Datensatz in der Ansicht mit.

Es werden Ihnen sowohl die direkten als auch die indirekt erstellten (z.B.Buchung auf Steuer- oder Sammelkonto) Buchpositionen angezeigt.

Als Untermenü zur Ansicht des aktuellen Buchungssatzes steht Ihnen auchalle Buchungs-sätze eine Tabelle aller Buchungssätze zur Verfügung. Es wird der Buchbestand

des gesamten Geschäftsjahres angezeigt. Per Doppelklick kann die entspre-chende Buchung in der Dialogbuchenmaske geö�net werden.

Die Liste Buchen / Ansicht / O�ene Posten zeigt zunächst alle o�enenO�ene PostenDebitoren- und Kreditorenposten an.

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Abbildung 1.52: Ansicht O�ene Posten

Mit einem Doppelklick oder per Drag & Drop kann aus einem OP ei-ne Ausgleichsbuchung in der Buchungsmaske erstellt werden. Wird in derBuchungsmaske ein Personenkonto eingegeben, sind nur noch die entspre-chenden OPs gelistet.

In der Ansicht Buchen / Ansicht / Kosten werden Ihnen zunächst alleKostensätze angezeigt. Wenn Sie in der Liste der Dialogbuchungen dieBuchungssätze wechseln, wechselt synchron der Datensatz in der Liste derKostensätze. Hilfreich ist dies z.B. wenn eine Buchung auf diverse Kosten-stellen verteilt wurde. In einem solchen Fall erkennen Sie in der Buchtabellenicht mehr welche Kostenstellen bzw. -träger angesprochen wurden, in derAnsicht Kosten erkennt man allerdings die Verteilung im Detail. WeitereFunktionen dieses Dialogs �nden Sie im Kapitel Kostenrechnung wieder.

Die Buchungsmaske ist mit einer Notizfunktion versehen, sodass zu einer NotizenBuchung beliebig viele Notizen angelegt werden können. Die Liste Bu-chen / Ansicht / Notizen zeigt zunächst alle jahresabhängigen Einträgean. Wird in der Buchungsmaske eine Position mit Notizen editiert, wird dieAnsicht auf die entsprechenden Datensätze eingeschränkt. Notizen könnenhierüber bearbeitet oder auch gelöscht werden. Ist eine Buchung aktiviert,können Sie auch neue Vermerke anhängen. Hinweise zur Bearbeitung vonNotizen �nden Sie im SelectLine Systemhandbuch.

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1.3.7 Abschlüsse

1.3.7.1 Periodenabschluss

Buchungen werden standardmässig in Abhängigkeit vom Belegdatum indie entsprechende Periode (Monat) eingeordnet. Die Periode kann frei ge-wählt werden, solange sie noch nicht über Buchen / Periodenabschluss ab-geschlossen wurde. Um zu verhindern, dass z.B. nach Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung noch steuerrelevante Buchungen für die gemeldete Periodeerfasst werden, kann der jeweilige Monat geschlossen werden.

Abbildung 1.53: Periodenabschluss

Dadurch erreicht man, dass die Buchung mit korrektem Belegdatum ge-bucht wird, aber der nächsten o�enen Periode zugeordnet wird. Damiterscheint der Beleg in Auswertungen nach Periode (z.B. MwSt-VA) nichtin dem Monat entsprechend Belegdatum sondern lt. Eintrag im Feld Peri-ode. Der Abschluss kann für jeden Monat gesetzt werden, es können aberauch Perioden übersprungen werden.

Sie können optional festlegen, ob Sie beim Buchen in einen gesperrtenMonat einen Hinweis erhalten wollen ( ) und dann die Mög-lichkeit haben den Buchungssatz anzupassen, oder ob automatisch ohneNachfrage in die nächste freie Periode gebucht werden soll. Im zweitenFall wird das Feld �Periode� vom Programm angepasst und abgespeichert.

Auch der Direktexport aus dem SelectLine Auftrag oder dem Se-HinweislectLine Kassabuch, Verbuchungen aus dem Zahlungslauf, Kontierungs-assistenten und Stapelbuchen berücksichtigen diese Einstellung.

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Es wird empfohlen das Setzen des Periodenabschlusses exklusiv vorzuneh- Exklusivitätmen, um zu verhindern, dass z.B. noch Exporte aus dem Auftrag in dasRechnungswesen mit abgeschlossener Periode gelangen. Daher kann vor-her auf Exklusivität geprüft werden. D.h. das Programm prüft, ob sichnoch andere Nutzer im Mandanten, sowohl auftrags- als auch reweseitig,be�nden.

Bei Bedarf kann ein Periodenabschluss zurückgenommen werden. Dazu Rücknahmewird der Abschluss auf einen zurückliegenden Monat oder auf �keinen�gesetzt. Die Periode ist somit wieder freigegeben und kann normal bebuchtwerden.

1.3.7.2 Jahreswechsel

Das Buchen im SelectLine Rechnungswesen erfolgt jahresbezogen,d.h. beginnt ein neues Wirtschaftsjahr ist über Buchen / Jahreswechsel,ein neuer Buchungszeitraum anzulegen. Der Jahreswechsel kann zu jedembeliebigen Zeitpunkt durchgeführt und wiederholt werden. Über Mandant/ Wechseln kann jederzeit zwischen den bestehenden Jahren gewechseltwerden. Sie können bereits mit dem neuen Wirtschaftsjahr arbeiten undtrotzdem noch (Abschluss-)Buchungen im alten Jahr erstellen. Zu beachtenist dann lediglich, dass Sie einen wiederholten Jahreswechsel durchführen,um die nachträglich erfassten Daten auch in das aktuelle Jahr zu kopieren.

Der Jahreswechsel kann beliebig oft wiederholt werden. Dabei werden diesich ggf. ergebenden Di�erenzen zwischen dem Endbestand eines Kontosim alten Jahr und dessen Erö�nungsbestand im neuen Jahr verbucht.

Wird der Wechsel in den neuen Buchungszeitraum zum ersten Mal durch-geführt, legt das Programm in erster Instanz eine neue Jahresdatenbank(SQL) bzw. ein neues Jahresverzeichnis (BDE) an. Im Anschluss gelangenSie in den Dialog zur Jahresübernahme. Wird ein wiederholter Jahreswech-sel durchgeführt erhalten Sie sofort diesen Übernahmedialog.

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Abbildung 1.54: Jahreswechsel

Es wird Ihnen eine Übernahme von Konten, Salden, Budgets und Kosten-rechnungsdaten angeboten.

Die Kontenstammdaten können komplett oder eingeschränkt nach nur be-Kontenaktualisierung buchten Konten aus dem Vorjahr übernommen werden. Gleichzeitig kann

eine Aktualisierung mit den Konten des Vorlagemandanten erfolgen. Kon-ten, die es noch nicht gibt werden aus dem Vorlagemandanten übernom-men und nur Originalkontenbezeichnungen werden ggf. durch veränderteKontenbezeichnungen im Vorlagemandanten ersetzt.

Die Salden können Sie als Vorträge übernehmen, auch wenn das vorigeSaldenübernahmeBuchungsjahr noch nicht endgültig abgeschlossen ist. Der Saldovortragkann separat für Personen-, Finanz- und sonstige Bilanzkonten erfolgen.ER-Konten werden immer mit einem Anfangsbestand von 0 übernommen.Die Vorträge werden mit Hilfe der entsprechenden Erö�nungskonten aus

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Stammdaten / Konten / Automatikkonten verbucht. Die Belegnummer unddas Buchdatum geben Sie im Dialog der Jahresübernahme an.

Für einzelne Konten können Sie die Übernahme des Saldos ausschliessen, Hinweisindem Sie für diese Konten die Option in den Konten-stammdaten des Vorjahres setzen.

Soll im neuen Geschäftsjahr mit einem anderen Vorlagemandanten bzw.Kontenstamm gearbeitet werden, empfehlen wir Ihnen den Jahreswechselohne Konten- und Saldenübernahme durchzuführen. Ausnahme bei derSaldenübernahme bilden die Debitor- und Kreditorenkonten. Erfassen Sieihren Erö�nungsbestand dann über Buchen / Erö�nungsbilanz.

Auch die in den Kontenstammdaten hinterlegten Budgets können in das Budgetneue Jahr kopiert werden. Bei der Übernahme kann eine Neubewertungdes Budgets um einen selbst festgelegten Faktor erfolgen. Des Weiterenbestimmen Sie, inwieweit die Budgetwerte gerundet werden sollen, mitwie vielen Nachkommastellen gearbeitet wird. Bereits bestehende Budgetsim neuen Jahr werden dabei überschrieben.

Über das erweiterte Budget in den Kontenstammdaten können Sie für jedes HinweisKonto einzeln die Vorjahreswerte übernommen werden.

Wird mit der Kostenrechnung gearbeitet, können auch hierfür die entspre- Kostenrechnungchenden Stammdaten und Salden übernommen werden. Bei der Übergabeder Stammdaten werden sowohl die Kostenarten als auch Kostenstellenund -träger im neuen Jahr angelegt. Kostenstellen werden zu Jahresbeginnstets mit einem Saldo 0 vorbelegt. Für Kostenträger hingegen können op-tional die Werte aus dem zurückliegenden Jahr vorgetragen werden. Auchdie Budgets können Sie für die Kostenrechnungsstammdaten per Jahres-wechsel übernehmen. Den Bewertungsfaktor legen Sie unter dem Block�Budget� fest.

Für einzelne Kostenträger können Sie die Übernahme des Saldos aussch- Hinweisliessen, indem Sie für den entsprechenden Stammdatensatz im Vorjahr dieOption setzen.

Über das erweiterte Budget in den Kostenrechnungsstammdaten könnendie Vorjahreswerte einzeln übernommen werden.

Falls es Änderungen in der Kontenstruktur (Typ, Funktion, Zuordnung) Fehlerprotokollgibt, oder Konten im aktuellen Jahr fehlen, werden die Salden zu diesenKonten nicht übernommen und die Konten werden in einem Fehlerprotokoll

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aufgelistet.

Für einen konsolidierten Mandanten können beim Jahreswechsel nur Kon-Konsolidierungten, Budgets und Buchungskreise übernommen werden.

1.3.8 Datenprüfung

1.3.8.1 Salden prüfen

Buchen / Prüfen / Salden prüfen dient Ihnen als Kontrolle zur schnellenAnsicht ihrer Periodenwerte und zur Prüfung einer korrekten Datenerfas-sung.

Abbildung 1.55: Salden prüfen

Sie können eine Saldenübersicht für den Gesamtsaldo oder je Periode er-halten. Dabei werden Ihnen in den ersten vier Feldern die konsolidiertenSalden der Debitor- bzw. Kreditorenkonten und der Bilanz- bzw. Erfolgs-konten aufgezeigt.

Treten Unstimmigkeiten im Datenbestand auf, wird ein Wert im Feld �Kon-ten ohne Zuordnung� ausgewiesen. Dieser ergibt sich u.a. aus einer feh-lerhaften Kombination der Konteneinstellungen �Zuordnung� und �Typ�.Prüfen Sie daher in einem solchen Fall Ihre Kontenstammdaten.

Der Gesamtsaldo wird aus der Summe der Bilanz- und Erfolgskonten so-wie der Konten ohne Zuordnung ermittelt. Tritt hier eine Di�erenz auf,

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kann dies auf defekte Buchungen hinweisen. Nutzen Sie in diesem Fall dieRoutine �Buchungen neu verarbeiten� im Dialogbuchen.

Im Idealfall stimmt die Summe der Bilanz- und Erfolgskonten überein unddie Felder �Konten ohne Zuordnung� und �Gesamtsaldo� weisen einen Wertvon 0 aus.

1.3.8.2 Budget prüfen

Mit Hilfe der Funktion Buchen / Prüfen / Budgets prüfen werden optionaldie in Konten, Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträgern hinterlegtenBudgetwerte mit den tatsächlich gebuchten Werten abgeglichen und alsErgebnis angezeigt.

Abbildung 1.56: Budget prüfen

Die Auswertung erfolgt über das Gesamtbudget. Über die Meldegrenzegeben Sie an, ab welcher prozentualen Überschreitung des Budgetwertesein Ausweis bei der Prüfung erfolgen soll. Im Folgenden wird Ihnen dasErgebnis, wie viele Konten, Kostenarten, Kostenstellen bzw. -träger dasBudget überschreiten und die Gesamtsumme angezeigt. In den jeweiligenUnterseiten �nden Sie eine detaillierte Au�istung welche Datensätze genau,um welche Di�erenz, das Budget übersteigen. Diese Detailliste können Siesich zur Kontrolle ausdrucken.

Über die Option wird diese Funktion sofort nach demÖ�nen des Programm aufgerufen.

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1.4. KONTIERUNGSASSISTENTKAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG

1.4 Kontierungsassistent

Der Kontierungsassistent ist ein extra Modul, welches Sie beim Kontie-ren und Verbuchen des elektronischen Kontoauszugs unterstützt. Wenn al-le Kontobewegungen eindeutig zugeordnet werden konnten - automatischoder manuell - und mit �Buchen möglich� gekennzeichnet sind, können Siedie Positionen verarbeiten lassen und somit automatisch Ihre Bankbuchun-gen und ggf. OP-Ausgleiche erstellen. In der Dialogbuchenmaske werdendie entsprechenden Buchungen erzeugt und in der OP-Verwaltung werdenzugeordnete Posten selbstständig erledigt.

Der Kontierungsassistent lernt mit Ihren Eingabe stets dazu, womit sich dieTre�erquote beim Einlesen eines Kontoauszugs ständig verbessert und sichder Zeitaufwand für das manuelle Nachbearbeiten der Positionen immerweiter verringert.

Über Buchen / Kontierungsassistent ö�nen Sie den Dialog.

Abbildung 1.57: Kontierungsassistent

Die Positionstabelle listet standardmässig alle nicht verbuchten Datensätzegetrennt nach Bankbezug im ausgewählten Zeitraum (Von - Bis-Bereich)auf. Alle Kontoauszugspositionen sind durch einen konkreten Status ge-kennzeichnet:

� Buchen nicht möglich - Es hat noch keine Zuordnung stattgefunden,die Datei kann nicht verbucht werden.

� Buchen möglich - Die Position konnte zugeordnet werden und kannsomit verbucht werden.

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KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG1.4. KONTIERUNGSASSISTENT

� Gesperrt - Der Datensatz ist für die Verarbeitung gesperrt.

� Verbucht - Für die Position wurde bereits eine Buchung erstellt.

Über die Status-Schalter im unteren Tabellenbereich können Sie die Tabellenach den unterschiedlichen Zuständen �ltern.

Eine Änderung des Status einer Position erreichen Sie über deren Markie-rung und die Tastenkombination [Umsch] + [Leer]. Ausnahmen bilden dieZustände �Buchen möglich� und �Verbucht�, diese können nicht manuellumgestellt werden.

1.4.1 Kontoauszug einlesen

Die Daten der Kontoauszugsdatei werden mit dem Einlesen überKontoaus-zug einlesen in die Positionstabelle des Kontierungsassistenten übertra-gen - komplett oder ab einem bestimmten Datum. Die Positionen werdeneiner Zuordnungsroutine - Zuordnung zu Fibukonto und OPs - unterzogenund je nach Erfolg gekennzeichnet. Die Zuordnungsergebnisse können jePosition kontrolliert und manuell bearbeitet werden.

Abbildung 1.58: Kontoauszug einlesen

Es können folgende Formate der Kontoauszugsdatei eingelesen werden: Format

� MT940 (Swift und Non-Swift)

� Multicash

� Postbank

� Quicken (mit unterschiedlichen Datumsformaten)

� Starmoney (Text)

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Das zu verwendende Format erfragen Sie bei Ihrer Bank.

Wählen Sie den Pfad der Kontoauszugsdatei ausDateipfad

Geben Sie den Bankbezug, über welchen die Datei verarbeitet werden soll,Bankbezugan. Über wird der Dateipfad und der Bankbezug für das nächsteEinlesen vorgemerkt.

Beim Format MT940 muss Kontonummer und BLZ im Bankbezug mit denHinweisAngaben im Kontoauszug übereinstimmen.

Da die Kontoauszug-Datei fortlaufend geschrieben wird, kann das neueDatumEinlesen per Datum gesteuert werden. Als Vorschlagswert wird das letzteDatum vom vorherigen Einlesen übernommen.

Das Programm verhindert automatisch das doppelte Einlesen von Positio-nen. D.h. gibt es im Kontoauszug einen Datensatz, der bereits mit einer100% igen Übereinstimmung im Kontierungsassistenten enthalten ist, wirddieser nicht erneut importiert, sondern beim Import ignoriert.

Damit der Kontierungsassistent Posten als Fremdwährungspositionen er-Fremdwährungkennt, muss die entsprechende Kontoauszugsdatei in einen Bankbezug ein-gelesen werden, der mit der betre�enden Währung geschlüsselt ist. Dabeiist es egal, welche Währung im Kontoauszug selbst hinterlegt war. Alleeingelesenen Posten werden als Fremdwährung interpretiert. Es könnendann auch nur O�ene Posten zugeordnet werden, die als OPWährung denWährungscode des Bankbezuges besitzen.

Sollen die Kontoauszugspositionen nach dem Einlesen erneut auf Zuord-Kontoauszugprüfen nungsmöglichkeiten geprüft werden, z.b. weil neue Einstellungen im Kon-

tierungsassistenten getro�en wurden oder zwischenzeitlich neue OPs ent-standen sind, gehen Sie über Kontoauszug verarbeiten. Das Programmdurchläuft dieselbe Prüfroutine wie beim Einlesen des Kontoauszugs.

Es erscheint eine Meldung, wie viele Positionen geprüft und wie viele au-tomatisch erkannt wurden.

1.4.2 Einstellungen

Über das Menü Einstellungen erfolgt die Kon�guration des Kontierungsas-sistenten. Sie legen fest über welche Optionen und Eingaben das Select-Line Rechnungswesen Zuordnungen zu O�enen Posten bzw. Kontensuchen und �nden soll.

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1.4.2.1 Allgemein

In den allgemeinen Einstellungen setzen Sie Kriterien zur OP-Suche, fürdas Einlesen von MT940-Dateien, Buchungstexte und für das Arbeiten imKontierungsassistenten.

Abbildung 1.59: allgemeine Einstellungen

Es kann eine Skontotoleranz sowohl in Tagen als auch in Prozent ange- Skontogeben werden. Dadurch kann bei einer Unterzahlung bzw. Überschreitung

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der Skontofrist im Toleranzbereich ein automatisches "Buchen möglich"erreicht werden.

Standardmässig sucht das Programm in der Kontoauszugsdatei nach demOP-SucheAbsender bzw. Empfänger, �ndet er diesen nicht, werden die Verwen-dungszwecke auf Vorhandensein einer KLNr durchsucht. Wird eines derKriterien erkannt, sucht das Programm in zweiter Instanz nach der OP-Belegnummer bzw. dem Betrag und gleicht diese Informationen mit derOP-Liste ab. Bei erfolgreicher Suche wird der gefundene OP der Konto-auszugsposition zugeordnet.

Optimal können diese Suchkriterien verfeinert werden, um eine möglichstgenaue Zuordnung O�ener Posten zu den Kontoauszugspositionen zu ge-währleisten.

Über die Option gilt der OPBeleg als wichtigstes Suchkriteri-um. D.h. noch bevor nach dem Absender / Empfänger bzw. nach der KLNrgesucht wird, werden die Verwendungszwecke auf Vorhandensein eines OP-Belegs überprüft. Es darf lediglich der OPBeleg im Verwendungszweck ste-hen, keine weiteren Informationen. Auch sobald eine Kennzeichnung, z.B.RE, vor der Belegnummer steht, kann das Programm den Eintrag nichtals OPBeleg deuten. Hierfür ist die Option vorgesehen.Wird diese gesetzt, erkennt das Programm, dass solche Zusätze, wie z.B.RE, nicht zum OPBeleg gehören und kann die entsprechende Zuordnungvornehmen. Voraussetzung für das Erkennen solcher Merkmale ist, dassSie den Kennzeichen zugeordnet sind.

Bei gesetzter Option muss, wenn der Debitorbzw. Kreditor gefunden wurde, der Betrag der Kontoauszugsdatei (ggf.Skontotoleranz berücksichtigen) mit dem Betrag des gefundenen Postenfür eine erfolgreiche Zuordnung übereinstimmen.

Die Suche kann über auch unabhängig von der KLNr unddem OPBeleg nur über den o�enen OP-Betrag erfolgen. Dabei muss derBetrag identisch mit dem Wert der Kontoauszugsposition sein. Die Ein-stellungen für die Skontotoleranz greifen hier nicht.

Ist im Absender / Empfänger nicht die komplette Bezeichnung des inStatistischeSuche den Kunden- bzw. Lieferantenstammdaten hinterlegten Namen angegeben,

kann über die Option auch eine Teilzeichenfolge ge-sucht werden.

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Wird für eine Kontoauszugsposition keine eindeutige Zuordnung zu einem automatischeZuordnungOP, aber die KLNr gefunden, werden diese nicht automatisch auf �Buchen

möglich� gesetzt. Durch die Einstellung

kann erreicht werden, dass auch solche Pos-ten für die Verbuchung freigeschaltet werden. Die Zahlungen werden dannentweder ohne OP-Ausgleich, als o�ener Posten verbucht, oder über dieOP-Ausgleichsmöglichkeit beim Buchen der Vorgänge noch einem Postenzugeordnet.

Das Format MT940, sowohl SWIFT als auch Non-SWIFT, enthält zwei MT940Datumsfelder je Position. Optional kann festgelegt werden, welches als Be-legdatum übernommen werden soll. Standardmässig nimmt das Programmdas Buchungsdatum. Für das Non-SWIFT Format kann des Weiteren beileerem Buchungsdatum das Datum des Kontoauszugs als Belegdatum ver-wendet werden. Wird dies nicht optional festgelegt, verwendet das Pro-gramm in einem solchen Fall automatisch das Valutadatum.

Über vorgegebene Platzhalter können die Buchungstexte de�niert werden. BuchungstextWird kein Buchtext festgelegt, wird der OP-Text als Buchungstext über-nommen. Er kann allerdings auch manuell in den einzelnen Kontoauszugs-positionen angepasst werden.

Nach dem manuellem Bearbeiten von Positionen kann über Bearbeitung

der Cursor optional auf der Position beharrenoder zur nächsten springen.

Mit den folgenden Optionen können Sie verhindern, dass bereits zugeord- OP Zuordnungnete OPs wieder zur Auswahl vorgeschlagen werden. Die Auswahl

verhindert die doppelte Zuordnung im kom-pletten Assistenten. D.h. wurde ein O�ener Posten einer Kontoauszugspo-sition zugewiesen, steht Ihnen dieser Posten für keine weitere Zuordnungzur Verfügung. Handelt es sich bei dem OP um einen Teilausgleich, er-scheint der Restbetrag erst nach dem Verbuchen des Kontoauszugs wiederin der Auswahlliste. Diese Sperrung kann über

etwas gelockert werden. Wird nur diese Op-tion gesetzt, kann ein OP einer Kontoauszugsposition einmalig zugeordnetwerden, bei Splittungen steht er nicht mehr zur Verfügung. Wird aber ei-ne weitere Position bearbeitet, erhalten Sie auch wieder eine kompletteOP-Liste und können den Posten erneut wählen.

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1.4.2.2 Suchtexte

Über Suchtexte können Sie anhand unterschiedlicher Suchkriterien einedirekte Kontenzuordnung vornehmen. Im oberen Eingabeteil erfolgt dieErfassung der Schlüsselkriterien für die Suche und im unteren Teil legenSie fest, welche Buchung entstehen soll, wenn die Suchkriterien zutre�en.

Abbildung 1.60: Suchtexte

Optional können Sie festlegen, in welchen Feldern des Kontoauszugs ge-Suche nach...sucht werden soll. Wird der Suchtext beachtet, erfolgt die Recherche in

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den Verwendungszwecken; bei Beachtung des Absenders / Empfängers indem entsprechenden Feld des Auszugs. Werden mehrere Suchkriterien akti-viert sind diese mit einer Und-Verknüpfung verbunden, d.h. es müssen alleBegri�e bzw. Einstellungen auf eine Kontoauszugsposition zutre�en, umeine Zuordnung zu erreichen. Des Weiteren gilt, dass die Suchbegri�e mitdem genauen Wortlaut im Verwendungszweck bzw. Absender / Empfängerzu �nden sein müssen. Der Sucherfolg kann zusätzlich vom Vorzeichen desBetrages abhängig gemacht werden. Ausserdem können Sie festlegen, dassder Suchtext nur für einen bestimmten Bankbezug gelten soll. Erfolgt hierkeine Eingabe gilt der Datensatz für alle internen Bankverbindungen.

Gelangt man über die manuelle Kontozuordnung in diese Maske, werden Hinweisdie Begri�e aus den Verwendungszwecken bzw. Absender / Empfängerautomatisch in den Suchtext übernommen.

Bei erfolgreicher Suche wird die entsprechende Kontoauszugsposition mitden Einstellungen für Konto, Buchbeleg, Steuer, Kostenstelle bzw. -trägerund den Buchungstexten belegt und auf �Buchen möglich� gesetzt. Es kön-nen sowohl Einzelbuchungen als auch Splittbuchungen festgelegt werden.Für Splittbuchungen ist die Art der Zahlbetragsaufteilung (Absolut, Pro-zentual oder Rest) und der entsprechende Wert zu hinterlegen. Eine Auftei-lung erreichen Sie über den Schalter . Sind Splittungen angelegt,können diese über wieder entfernt werden.

1.4.2.3 Kennzeichen

Über Kennzeichen wird das Finden von Kunden-/ Lieferantennummernund OP-Belegen in den Verwendungszwecken bzw. im Absender / Emp-fänger erleichtert. Das Programm gibt Ihnen bereits eine Anzahl von Ein-stellungen vor, diese können beliebig ergänzt und bearbeitet werden.

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Abbildung 1.61: Kennzeichen

Der Dialog ist in zwei Tabellen unterteilt. Im oberen Bereich �nden Siedie Kennzeichnungen für den OP-Beleg und im unteren für die Kunden-/Lieferantennummer wieder. Über fügen Sie neue Merkmale hinzu,

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welche wiederum über angepasst werden können. Mit Hilfe vonlöschen Sie den markierten Eintrag.

Kennzeichen, die sich nur durch enthaltene Sonder- oder Leerzeichen un- Hinweisterscheiden, müssen nicht separat angelegt werden.

RG NRRG.NR.RG-NR

werden bspw. gleich interpretiert, d.h. es genügt, RG NR als Kennzeichenaufzunehmen.

Standardmässig sucht das Programm mit Hilfe der hinterlegten Kennzei-chen und interpretiert eine Angabe im Verwendungszweck nur als KLNrbzw. OP-Beleg wenn ihr eine der Kennungen vorangestellt ist. Über dieallgemeinen Einstellungen im Kontierungsassistent können Sie die Sucheoptional auch ohne Verwendung der Kennzeichen durchführen lassen.

1.4.3 Positionen bearbeiten

Position manuell bearbeiten oder Doppelklick auf die Position ö�net denBankvorgang zur manuellen Bearbeitung, zeigt die gefundenen Informa-tionen und den Erkennungsstatus. Wird der Betrag auf mehrere Kontenbzw. OPs verteilt, werden mehrere Splittbuchungen angelegt.

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Abbildung 1.62: Position bearbeiten

Wurde die Position automatisch erkannt, wird Ihnen im oberen BereichErkennungsstatusder Grund für die Zuordnung im grünen Schriftzug angezeigt. Bei nichterkannter Zuordnung erscheint ein roter Fehlertext mit der Begründungwarum die Position nicht sofort verbucht werden kann.

Im Bereich �Zahlung� werden die Informationen aus dem Kontoauszug so-Zahlungwie der verbleibende Restbetrag nach einer (Splitt-) Buchung angezeigt.Wurde der Betrag so aufgeteilt, das ein Rest von 0,00 angezeigt wird, kanndie Position verbucht werden.

Konnten einer Position Informationen zugeordnet werden, sind diese imBuchung

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Bereich �Buchung� sicht- und änderbar. Diese Angaben werden beim Ver-buchen des Kontoauszugs herangezogen um die Buchung zu bilden. Wurdeein Suchtext erkannt oder konnte eine Kunden- / Lieferantennummer zuge-ordnet werden, füllt das Programm die entsprechenden Felder so weit wiemöglich automatisch. Für die Bildung der Buchtexte steht Ihnen eine Listeausgewählter Platzhalter und die Angaben des Absenders / Empfängerssowie die Verwendungszwecke der Kontierungsposition zur Verfügung. ImBuchtext 1 können Sie zusätzlich auf die Tabelle Stammdaten / Konstanten/ Buchungstexte zugreifen. Ist das Kostenrechnungs-Modul lizenziert undaktiviert haben Sie die Möglichkeit eine Kostenstelle bzw. -träger anzu-geben. Das Programm berücksichtigt hierbei die Mandanteneinstellungen,ob sowohl mit Kostenstellen als auch Kostenträgern gebucht werden darf,oder ob nur eines von beiden erlaubt ist.

Für die getro�enen Zuordnungen kann jederzeit über ein Suchtext Suchtextangelegt werden. Die getätigten Angaben werden dabei in diesen übernom-men und für weitere Suchen gespeichert.

Die Kontierungsposition kann auch auf mehrere Konten aufgeteilt werden. SplittbuchungDazu werden so genannte Splittbuchungen angelegt. Kann das Programmüber die Verwendungszwecke mehrere Suchtexte bzw. O�ene Posten zu-ordnen, splittet es denn Betrag automatisch auf die verschiedenen Posten.Manuell wird die erste Splittbuchung über den Schalter zuge-wiesen.

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Abbildung 1.63: Splittbuchung

Existieren mehrere Zuordnungen werden diese in einer Tabelle dargestellt.Per Doppelklick oder über gelangen Sie in den Bearbeitungsdia-log einer bestehenden Position. Über bzw. können Sie eineneue Splittbuchung hinzufügen bzw. entfernen. Es gibt keine Begrenzungder möglichen Splittungen. Die Aufteilung kann absolut, mit einem fest

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vorgegebenen Betrag, prozentual auf den Zahlbetrag oder über den Rest-betrag erfolgen. Wird für den Restbetrag 0,00 angezeigt, ist der Zahlbetragvollständig aufgeteilt und die Position kann verbucht werden.

Wird im Feld �Konto� ein Personenkonto gewählt, steht Ihnen der zusätz- O�ene Postenliche Eingabebereich für O�ene Posten zu Verfügung. Hier ordnen Sie über

aus einer nach der Zahlungsrichtung ge�lterten OP-Liste einen Pos-ten für den Ausgleich zu. Wurde bereits ein Personenkonto gewählt, wirddie Liste zusätzlich nach diesem eingeschränkt. Ist ein OP falsch zuge-ordnet wurden, können Sie diesen über wieder entfernen. Ihnenwerden alle OP-relevanten Informationen, wie OP-Beleg, Gesamtbetrag,o�ener Betrag, Fälligkeiten etc., des gewählten Postens angezeigt. DerAusgleichsbetrag kann jederzeit von Ihnen anpasst werden, d.h. es kön-nen auch Teilzahlungen getätigt werden. Wird ein Posten gewählt, derinnerhalb der Skontofrist bzw. -toleranz liegt, berechnet das Programmden entsprechenden Skontobetrag und trägt diesen in das Feld �Skonto�ein. Über den - Schalter können Sie sich, bei nicht automatischermitteltem Skonto, die Di�erenz zwischen Ausgleichsbetrag und o�enemOP-Betrag berechnen und eintragen lassen. Wurde noch kein Buchtexthinterlegt, wird der Buchungstext aus dem OP übernommen und für dieZahlung herangezogen. Auch der OP-Beleg des gewählten Postens wirdfür die Zahlung verwendet. Bei zugeordnetem OP werden die Felder �Steu-er� und �Buchbeleg� aus dem Bereich �Buchung� nicht ausgewertet. DieInformationen werden aus dem jeweiligen OP übernommen.

Haben Sie alle Zuordnungen für die Auszugsposition getro�en, bestäti-gen Sie diese mit . Das Programm prüft dann, ob der Zahlbetragkomplett aufgeteilt wurde und setzt Ihnen bei vollständiger Aufteilung diePosition auf �Buchen möglich�.

1.4.4 Positionen verbuchen

Positionen, welche manuell oder automatisch auf �Buchen möglich� gesetztwurden, können über den Menüpunkt Positionen verbuchen tatsächlichverbucht werden. Anhand der hinterlegten Buchungsinformationen in deneinzelnen Posten wird der Buchungssatz erzeugt. Für Splittbuchungen ent-steht automatisch ein Sammelbeleg. Sie haben die Wahl, ob alle Positionenmit dem Status �Buchen möglich� verbucht werden sollen, oder ob sich der

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Buchlauf nur auf markierte Positionen beziehen soll.

Abbildung 1.64: Positionen verbuchen

Es werden nur die kontierten Positionen einschliesslich des Bis-Datum ver-Buchen bisbucht.

Die generierten Buchungen können Belegnummern über die unter Stamm-Belegnummerdaten / Konstanten / Nummernkreise festgelegten Buchkreise erhalten.Des Weiteren kann der Buchbeleg manuell de�niert werden. Um für allefolgenden Verbuchungen des Kontierungsassistenten eine einheitliche Be-legnummer zu erhalten, können Sie den Buchbeleg hochzählen lassen. Diehier hinterlegten Angaben überlagern die in den einzelnen Positionen ein-getragenen Belegnummern. D.h. Wurde in einer zu verbuchenden Positionein Buchbeleg eingetragen, wird dieser nicht gezogen, wenn ebenfalls beimVerbuchen der Position eine Belegnummer angegeben wird. Der Buchbeleggreift nicht, wenn den Positionen ein eindeutiger OP zugeordnet werdenkonnte und die Option gesetzt ist. Dann über-nimmt das Programm den OP-Beleg des zugeordneten Postens auch alsBuchbeleg.

Wenn bei Zahlung mehrerer OPs keine automatische OP-Zuordnung mög-OP-Ausgleichlich ist, die Personenkontonummer aber eindeutig ermittelt wurde, gelangtman bei gesetzter Option beim Verbuchen in dieOP-Ausgleichsmaske des betre�enden Debitoren / Kreditoren und kanndort in gewohnter Weise OPs für den Ausgleich wählen. Nützlich ist diesz.B. beim Ausgleich von Gutschriften. Im Kontierungsassistenten werdennur zur Zahlrichtung der Kontoauszugsposition passende OPs angezeigt.

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KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.5. AUSWERTUNGEN

Handelt es sich z.B. um einen Zahlungsausgang werden keine Lieferanten-Gutschriften zur Auswahl bereitgestellt. Daher ist es möglich beim manu-ellen Bearbeiten einer betre�enden Kontierungsposition keinen OP auszu-wählen und dann über die o.g. Option in der bekannten Ausgleichsmaskedie OPs auszuwählen und den Ausgleich zu regeln.

Ist diese Option gesetzt, erfolgt, bei Erfüllung al- Forderungs-buchungler Bedingungen an eine automatische Buchung der Rücklastschrift, der

Aufruf des Dialoges zur Erstellung der Forderungsbuchung. ZusätzlicheVoraussetzungen beim Verbuchen über den Konas sind, dass kein OP fürdie entsprechende Position im Kontoauszug hinterlegt wurde. Der OP-Beleg für die Forderungsbuchung wird dabei aus dem Buchbeleg des Verbuchen-Dialoges des Kontierungsassistenten geholt. D.h. es wird empfohlen Rück-lastschriften separat zu verbuchen.

Mit einem Klick auf werden die Buchungen erstellt und könnenüber die Dialogbuchenmaske eingesehen werden. Die zugeordneten OPswerden gleichzeitig ausgeglichen und gelangen auf die erledigte Seite derOP-Tabelle.

Vor dem Verbuchen können Sie sich über Drucken ein Buchprotokoll aus- Hinweisgeben um zu kontrollieren was verbucht wird.

1.5 Auswertungen

Inhalt und Form aller Auswertungen können Sie mit Hilfe des Formularedi-tors Ihren eigenen Wünschen anpassen. Nähere Informationen zur Bearbei-tung von Druckvorlagen �nden Sie im SelectLine Systemhandbuch.

Zu einem Grossteil der Auswertungen stehen Ihnen zahlreiche unterschied-liche Druckvorlagen mit verschiedenem Informationsgehalt zur Verfügung.Im Folgenden wird Ihnen die allgemeine Funktionalität der verschiedenenAuswertungsarten näher erläutert, auf jede einzelne Druckvorlage wird da-bei nicht eingegangen.

1.5.1 Druckjobs

Mit der Funktionalität Auswertungen / Druckjobs haben Sie die Möglich-keit Auswertungen zu einem beliebigen Zeitpunkt wiederholbar und vor-

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1.5. AUSWERTUNGEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG

kon�guriert per �Knopfdruck� gebündelt auszugeben. Dazu wählen Sie diegewünschten Auswertungen aus und fassen Sie im Druckjob zusammen.

Abbildung 1.65: Druckjob

Angaben und Festlegungen zu Druckjobs werden auf mehreren Seiten er-fasst. Der Wechsel zu den jeweiligen Seiten wird über eine Baumstrukturim linken Maskenbereich gesteuert. Beim Anlegen eines neuen Druckjobslegen Sie zuerst die Nummer, welche als Schlüsselfeld dient, fest. Im Fol-genden werden die allgemeinen Einstellungen getro�en.

Vergeben Sie eine aussagekräftige bis zu 40 stellige Bezeichnung. Für jedenBezeichnungerstellten Sammeldruck steht Ihnen ein Untermenü mit dessen Bezeichnungzur Verfügung.

Als Ausgabeziel steht IhnenAusgabeziel

� Drucker

� Bildschirm

� Datei

� Zwischenablage

� Email

zur Verfügung. Wird in den einzelnen zugeordneten Auswertungen keinabweichendes Ausgabeziel gewählt, greifen die allgemeinen Einstellungen.

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Wird als Ausgabeziel Datei oder EMail gewählt, können Sie zusätzlich Ausgabedateifestlegen, ob die einzelnen Auswertung gemeinsam in eine Datei bzw. Mailabgelegt oder ob jede Auswertung einzeln gespeichert bzw. versendet wer-den soll. Für alle anderen Ausgaben erfolgt der Druck in eine separateDatei.

Die Nummerierung kann fortlaufend über alle Auswertungen gehen oder Nummerierungfür jede Liste neu beginnen. Mit welcher Seitenzahl begonnen werden soll,legen Sie ebenfalls individuell fest.

Kon�gurieren Sie die Anzahl der Kopien die Sie bei der Ausgabe des Druck- Kopienjobs erhalten wollen.

Ist STAMPIT installiert, steht Ihnen zusätzlich das Feld �STAMPIT-Datum� STAMPITzur Verfügung. Hierüber ist es möglich das Frankierdatum vordatieren zulassen.

Auf der Seite �Auswertungen� �ndet die Zuordnung der gewünschten Druck- Auswertungenvorlagen statt. Über die SL-typische Menüleiste können die Vorlagen ein-gebunden, bearbeitet und wieder entfernt werden.

Abbildung 1.66: Zuordnung Auswertungen zu Druckjob

Über steht Ihnen eine Auswahl der im SelectLine Rechnungswe-

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sen bereitgestellten Auswertungen zur Verfügung. Aus dieser Vorauswahlkönnen Sie beliebig viele Zuordnungen vornehmen, des Weiteren kann ei-ne Auswertung auch mehrmals ausgewählt werden. Die gewählten Listenwerden Ihnen dann tabellarisch aufgelistet. Über bzw. Doppelklickauf eine Position gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus und können dieAuswertungsparameter pro Position vergeben. Ausserdem steht Ihnen fürjede Auswertung ein Untereintrag in der Baumansicht zur Bearbeitung zurVerfügung.

Abbildung 1.67: Auswertungsparameter

In den Parametern wählen Sie zuerst die gewünschte Druckvorlage aus,Auswertungs-parameter mit welcher die Ausgabe erfolgen soll. Unter den Optionen können Sie eine

von den Standardeinstellungen des Druckjobs abweichende Nummerierungund Ausgabeziel festlegen. Mit Hilfe der für die jeweiligen Auswertung ty-pischen Einstellungsparameter legen Sie u.a. den auszuwertenden Zeitraum

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und den zu berücksichtigenden Kontenbereich fest.

Haben Sie alle Angaben getro�en, kann der Druckjob jederzeit über das DruckenDrucksymbol oder den separaten Menüpunkt ausgeführt werden.

1.5.2 Monatsauswertungen

1.5.2.1 Buchungslisten & Kontoauszug

Über Auswertungen / Monatsauswertungen / Buchungsliste bzw. Auswer-tungen / Monatsauswertungen / Kontoauszug erhalten Sie ein Protokollaller erfasster Buchungen in einem bestimmten Zeitraum oder innerhalbeiner Belegnummernauswahl.

Abbildung 1.68: Buchungsliste

Je nach gewähltem Sortierungsmerkmal stehen Ihnen unterschiedliche, derSelektion entsprechende Einschränkungsmöglichkeiten der Anzeige zur Ver-fügung. Über das Kürzel können Sie die Buchungen für einen bestimmtenBenutzer selektiert oder für alle Anwender anzeigen lassen. Optional kön-

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nen Sie weiterhin festlegen, ob stornierte Buchungen angezeigt werden sol-len. Stornierte Buchungssätze werden dann durchgestrichen dargestellt.

Handelt es sich bei dem Mandanten um einen konsolidierten, steht zusätz-Hinweislich die Einschränkung der auszugebenden Daten nach Buchungskreis zurVerfügung.

1.5.2.2 Kontoauszug

Die AuswertungAuswertungen / Monatsauswertungen / Kontoauszug stehtIhnen ein Ausdruck, auf welchem alle Umsätze der gewählten Konten, ein-schliesslich der sich hieraus ergebenden Salden, zur Verfügung. Es erfolgtkeine Untergliederung in Perioden.

Abbildung 1.69: Kontoauszug

Die Anzeige kann hinsichtlich Konten, Buchungs- und Erfassungsdatumsowie Belegnummer standardmässig eingeschränkt werden. Auch die Sor-tierung kann individuell nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen. Dabeikönnen Sie auch eine mehrstu�ge Sortierung festlegen, d.h. eine Ordnungnach mehreren Gesichtspunkten erstellen.

Stornierte Buchungen können optional mit angezeigt werden. Sie werden

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in die Au�istung aufgenommen und sind durch den Buchungstext �StornoSatz: x� gekennzeichnet.

Über eine erweiterte Abfrage kann mit Hilfe des Druck�lters eine detaillier-te Selektion und Sortierung des Ausdrucks erfolgen. Hinweise zur Nutzungdes Druck�lters �nden Sie im SelectLine Systemhandbuch.

1.5.2.3 Summen- und Saldenliste

Die Summen- und Saldenliste unter Auswertungen / Monatsauswertun-gen / Summen und Salden gehört zu den wichtigsten buchhalterischenAuswertungen. Sie ermöglicht dem Betrachter einen Überblick über dieVollständigkeit und Richtigkeit der getätigten Buchungen.

Abbildung 1.70: Summen- und Saldenliste

Sie erhalten eine Liste mit den Summen und Salden der einzelnen Kontenim gewähltem Auswertungszeitraum, Informationen zum Erö�nungssaldo(Saldovortrag), zu den Kontobewegungen im Soll und Haben und zumEndsaldo. Es erfolgt dabei eine Zwischensummenbildung nach den Kon-tenklassen.

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Für den gewählten Kontenbereich kann zusätzlich noch eine Einschränkungder Anzeige hinsichtlich der Kontenart erfolgen. Sie können Sachkonten,Debitoren bzw. Kreditoren, welche in dem angegeben Bereich fallen, aus-blenden.

Arbeiten Sie mit verschiedenenWährungen können Sie eine separate Summen-und Saldenliste je Währung für Ihre Fremdwährungskonten erstellen. Beider Ausgabe in Leitwährung werden Ihre Fremdwährungssalden in CHFbewertet. Wenn Sie trotzdem den anderen Währungssaldo in der Auswer-tung sehen wollen, können sich sich optional Fremdwährungen anzeigenlassen. Es wird dann unterhalb des entsprechenden Kontos eine zusätzli-che Zeile für die Fremdwährung ausgewiesen.

1.5.2.4 Tagessalden

Über Auswertungen / Monatsauswertungen / Summen und Salden / Ta-gessalden erhalten Sie die taggenaue Saldoentwicklung eines gewähltenKontos.

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Abbildung 1.71: Tagessalden

Die Liste weist Ihnen den aufgelaufenen Kontensaldo eines jeden Tagesfür das gewählte Buchungsjahr aus. Die Sortierung kann dabei nach Bu-

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chungsdatum oder aufsteigend nach Saldo erfolgen. Der EB-Wert wird da-bei allerdings immer an erster Position geführt.

1.5.2.5 Monatssummen

Über Auswertungen / Monatsauswertungen / Kontoauszug steht Ihnen einAusdruck, auf welchem alle Umsätze der gewählten Konten einschliesslichder sich hieraus ergebenden Salden, zur Verfügung. Es erfolgt keine Unter-gliederung in Perioden.

Die Auswertung Auswertungen / Monatsauswertungen / Summen und Sal-den / Monatssummen liefert Ihnen eine Saldenliste mit den einzelnen Mo-natssummen pro Konto.

Abbildung 1.72: Monatssummen

Ihnen steht der Vorjahressaldo zum Vergleich zur Verfügung sowie die ge-buchten Soll- und Habenwerte einer Periode.

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1.5.3 Jahresauswertungen

1.5.3.1 Bilanz

Die Bilanz unter Auswertungen / Jahresauswertungen / Bilanz gibt Ih-nen die Mittelherkunft und Mittelverwendung des Unternehmenskapitalswieder. Die Bilanz ist eine kurz gefasste Gegenüberstellung von Vermögenund Schulden in Kontenform.

Abbildung 1.73: Bilanz

Es werden alle Buchungen für den gewählten Zeitraum entsprechend deseingestellten Kontenplans ausgewertet. Der Zeitraum Modus kann monats-, quartalsweise oder individuell erfolgen.

Der Ausdruck kann durch verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten von Ih-nen beein�usst werden.

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Zusätzlich zur Gliederung werden die im Kontenplan zugeordneten KontenKontennachweisan entsprechender Stelle aufgelistet.

Konten, welche einen Saldo von 0,00 aufweisen und im laufenden Geschäfts-Saldo = 0jahr nicht bebucht wurden, werden nicht ausgewiesen. Werden zusätzlichVorjahreswerte ermittelt und ein Konto wurde im vorigen Zeitraum ange-sprochen, allerdings nicht im aktuellen, wird dieses trotz Unterdrückungvon Nullsalden angezeigt.

Werden Gruppen des Bilanz-Kontenplans nicht verwendet, können dieseGliederungunterdrückt werden. Dies dient der Übersichtlichkeit über Ihre tatsächlichaufgelaufenen Werte.

Um einen Vergleich mit dem Vorjahr anzustellen, können Sie sich auch dieVorjahreswerteVorjahreswerte anzeigen lassen.

Über die Prüfung der Struktur �ndet ein Saldenabgleich statt. Findet dasStrukturprüfungProgramm Unstimmigkeiten, z.B. fehlerhafte Kontenschlüsselungen, wirdeine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.

Buchungsstapel unter Buchen / Stapelbuchen können vor dem eigentlichenSaldenvor-verarbeitung Verarbeiten vor verarbeitet werden.

Arbeiten Sie mit verschiedenen Währungen können Sie eine separate BWAWährungje Fremdwährung erstellen. Bei der Ausgabe in Leitwährung werden IhreFremdwährungssalden in Euro bewertet.

1.5.3.2 Bilanzentwicklung

Die Bilanzentwicklungsübersicht unter Auswertungen / Jahresauswertun-gen / Bilanz / Bilanzentwicklung gibt Ihnen einen schnellen Überblicküber die Entwicklung der Konten vom Erö�nungsbilanzwert über die Jah-resverkehrszahlen und Umbuchungen (Buchungen in Abschlussperioden)bis zum Schlussbestand.

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Abbildung 1.74: Bilanzentwicklung

Die Auswertung erfolgt in der (alten) Leitwährung bzw. in EUR.

Die Bilanzentwicklung kann auch als Übersicht für die Entwicklung der HinweisErfolgsrechnung dienen, da auch für diese entsprechenden Konten der Sal-denverlauf angezeigt wird.

1.5.3.3 Kontokorrentliste

Die Kontokorrentliste unter Auswertungen / Jahresauswertungen / Bilanz/ Kontokorrentliste dient der Feststellung des Saldos der Forderungen undVerbindlichkeiten nach Personenkonto als Hilfsmittel für eine wechselseiti-ge Leistungsabwicklung.

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Abbildung 1.75: Kontokorrentliste

Dabei werden die Gesamtsalden getrennt nach Soll- und Habensalden aus-gewiesen. Die Sortierung kann nach Konto oder Personenkontenbezeich-nung erfolgen.

1.5.3.4 Erfolgsrechnung

Die Gewinnverwendungsrechnung unter Auswertungen / Jahresauswertun-gen / Erfolgsrechnung ist neben der Bilanz ein wesentlicher Teil des Jahres-abschlusses. Sie stellt Erträge und Aufwendungen eines bestimmten Zeit-raumes gegenüber und weist dadurch die Art, Höhe und Quellen des un-ternehmerischen Erfolges aus.

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Abbildung 1.76: Erfolgsrechnung

Es werden alle Buchungen für den gewählten Zeitraum entsprechend deseingestellten Kontenplans ausgewertet. Der Zeitraum Modus kann monats-, quartalsweise oder individuell erfolgen.

Der Ausdruck kann durch verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten von Ih-nen beein�usst werden.

Zusätzlich zur Gliederung werden die im Kontenplan zugeordneten Konten Kontennachweisan entsprechender Stelle aufgelistet.

Konten, welche einen Saldo von 0,00 aufweisen und im laufenden Geschäfts- Saldo = 0jahr nicht bebucht wurden, werden nicht ausgewiesen. Werden zusätzlichVorjahreswerte ermittelt und ein Konto wurde im vorigen Zeitraum ange-sprochen, allerdings nicht im aktuellen, wird dieses trotz Unterdrückungvon Nullsalden angezeigt.

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Werden Gruppen der Erfolgsrechnung nicht verwendet, können diese un-Gliederungterdrückt werden. Dies dient der Übersichtlichkeit über Ihre tatsächlichaufgelaufenen Werte.

Um einen Vergleich mit dem Vorjahr anzustellen, können Sie sich auch dieVorjahreswerteVorjahreswerte anzeigen lassen.

Über die Prüfung der Struktur �ndet ein Saldenabgleich statt. Findet dasStrukturprüfungProgramm Unstimmigkeiten, z.B. fehlerhafte Kontenschlüsselungen, wirdeine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.

Buchungsstapel unter Buchen / Stapelbuchen können vor dem eigentlichenSaldenvor-verarbeitung Verarbeiten vor verarbeitet werden.

Arbeiten Sie mit verschiedenen Währungen können Sie eine separate BWAWährungje Fremdwährung erstellen. Bei der Ausgabe in Leitwährung werden IhreFremdwährungssalden in CHF bewertet.

Für Einnahme-Überschuss-Rechner steht die Anlage EÜR als DruckvorlageHinweiszur Verfügung.

1.5.3.5 Jahresübersicht

Über Auswertungen / Jahresauswertungen / Jahresübersicht steht Ihnendie Möglichkeit zur Verfügung eigene beliebige Kontenauswertungen zuerstellen und gra�sch darzustellen.

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Abbildung 1.77: Jahresübersicht

Auf der Eingangsseite �nden Sie eine Au�istung aller vorhandener Dia-gramme. Über und erstellen Sie neue bzw. überarbeiten be-stehende Auswertungen. Nicht mehr verwendete Gra�ken können über

gelöscht werden. Die Auswertung erfolgt durch die Markierungder gewünschten Gra�k und der Bestätigung über .

In der Bearbeitungsansicht legen Sie die Parameter für die Erstellung des BearbeitungsansichtDiagramms fest. Hinterlegen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung. Die

Au�ösung der Gra�k kann taggenau oder periodenweise erfolgen. WollenSie eine bestehende Darstellung anpassen, ohne dabei das Original zu ver-ändern, erstellen Sie über die Option , eine Kopie und arbeitenautomatisch in dieser weiter.

Je Diagramm können bis zu 10 Formeln hinterlegt und optional aktiviert Formelwerden. Der Abschnitt �Formel� ist in zwei Teile untergliedert. Auf derlinken Seite �nden Sie die Formelau�istung. Den einzelnen Schemen kannper Doppelklick auf das Bezeichnungsfeld bzw. über (bei Neuanlageist das Feld leer) ein Name hinterlegt werden. Für die jeweils markierteFormel steht Ihnen auf der rechten Seite der Dialog für die Eingabe der

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Kontenformel zur Verfügung. Über den Schalter legen Siedas Konto fest, welches für die Auswertung herangezogen werden soll. Siebestimmen optional, ob dessen aktuelle oder Vorjahreswerte separat oderkumuliert in die Formel aufgenommen werden.

Abbildung 1.78: Kontenformel

Klicken Sie in der Formel selbst doppelt auf eine Kontenangabe gelangenSie ebenfalls in den Parameterdialog zur Kontenauswahl. Einzelne Kontenkönnen über die Grundrechenzeichen (+, -, /, * etc.) miteinander verbun-den und verrechnet werden. Die Standardzeichen Plus und Minus könnenüber die entsprechenden Schalter eingefügt werden. Für jede Formel wirddie Darstellungsform zwischen Fläche, Balken, Kreis und Linie gewählt.

Auch bei der Ausgabe des Diagramms haben Sie noch verschiedenen Ein-Darstellungstellungsmöglichkeiten über die Menüleiste. Werden Formeln mit Balkenals Diagrammtyp verwendet können Sie sich die entsprechende Daten inunterschiedliche Weise darstellen: über-, neben- und hintereinander. Wirdkeine der aktivierten Formeln mit Balken dargestellt, sind die entsprechen-den Schalter nicht aktiv. Die Ausgabe kann sowohl 3-dimensional als auch2-dimensional erfolgen. Des Weiteren ist es möglich sich die Werte zu demDiagramm anzeigen zu lassen. Auch die Anzeige hinsichtlich Positionie-rung der Überschrift und der Legende sowie ein Farbverlauf im Hintergrundkann vom Nutzer über den Menüpunkt Einstellungen individuell festgelegtwerden. Sie können die Formel während der Bildschirmdarstellung jeder-zeit über das Menü Parameter anpassen und dadurch eine Veränderungan Ihren Eingaben sofort gra�sch nachverfolgen.

Mit der rechten Maustaste können Sie den sichtbaren Bereich des Dia-

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gramms verändern, d.h. der Anzeigebereich der Achsen kann verschobenwerden.

Die Ausgabe Ihrer Auswertung kann per Drucker, in die Zwischenablageim wmf- oder bmp-Format oder gespeichert als Bilddatei über Funktionenerfolgen.

Beispiele für diese Auswertung �nden Sie im SelectLine Fibu- Muster- Hinweismandanten.

1.5.3.6 Kennzahlen

Als Hilfsmittel für die Beurteilung und Quanti�zierung Ihres Unterneh-mens steht ihnen unter Auswertungen / Jahresauswertung / Kennzahleneine Auswertung zur Verfügung, in welcher ausgewählte betriebswirtschaft-liche Kennzahlen berechnet werde. Die Datenerhebung basiert auf denEinstellungen im gewählten Kontenplan. Standardmässig erhalten Sie ei-ne Übersicht über alle im jeweiligen Kontenplan von uns mitgeliefertenKennzahlen. Die Auswertung kann beliebig, wie in Kapitel beschrieben,erweitert werden.

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Abbildung 1.79: Kennzahlen

Die Anzeige kann periodenweise eingeschränkt werden. Zusätzlich zu denaktuellen Werten können für Vergleichszwecke auch die Vorjahreswerte er-mittelt werden.

Um eine Übersicht darüber zu erhalten, aus welchen Zuordnungen im Kon-Hinweistenplan sich die angezeigten Werte zusammensetzen wählen Sie die Druck-vorlage �Kontennachweis� aus.

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1.5.4 Mehrwertsteuer

1.5.4.1 MwSt-Abrechnung Vordrucke

Unter Mehrwertsteuer / MwSt-Abrechnung / Vordrucke druckt das Pro- MwSt-Vordruckegramm die MwSt_Voranmeldung auf weissem Papier und erstellt damit

einen durch die eidg. Steuerverwaltung landesweit genehmigten Vordruck,der in dieser Form beim Steueramt abgegeben werden kann.

Eine Änderung der Druckvorlage ist daher nicht zulässig! Hinweis

Abbildung 1.80: MwSt-Formular

Das Programm entscheidet anhand der angefallenen Buchungen, ob dieKurz- oder Langform des Vordrucks ausgegeben wird. (Wenn der Ausdruckin Kurzform nicht erwünscht ist, kann man über die Bildschirmvorschaudie Langform drucken).

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1.5.4.2 MwSt-Abrechnung Liste

Unter Mehrwertsteuer / MwSt-Abrechnung / Liste druckt das ProgrammMwSt-Listedie Liste. Für Abstimmungszwecke emp�ehlt sich die Listenform der Aus-wertung, da hier alle Konten und Beträge ausgedruckt werden, aus denendas Programm die Werte für die MwSt-Voranmeldung ermittelt.

Abbildung 1.81: MwSt-Liste

1.5.4.3 Kontenzuordnung MwSt

Auswertungen / Mehrwertsteuer / MwSt-Abrechnung / MwSt-Formularzuordnung.....

Um Mehrwertsteuervoranmeldungen erstellen zu können, müssen den ein-zelnen Formularzeilen bzw. den Formular-Kennzahlen die entsprechendenKonten bzw. Kontengruppen mitgeteilt werden. Zur Wertermittlung kön-nen als Kontenbereiche spezi�sche Konten oder, bei der Spezi�zierung nachbestimmten Steuerschlüsseln, pauschale Von-bis-Gruppen angegeben wer-den.

Mit der Übernahme aus den Vorlagemandanten können die MwSt- Formu-larzuordnungen standardmässig übernommen werden.

Die Formularzuordnungen werden Jahresweise verwaltet. In AbhängigkeitHinweis

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von den von Ihnen verwendeten Konten und von Veränderungen lt. Steu-ergesetzgebung können die Dateien jährlich verschieden sein.

Abbildung 1.82: Kontenzuordnung

1.5.4.4 Mehrwertsteuer-Zahlungen

Auswertungen / Mehrwertsteuer / MwSt-Zahlungen

Die Darstellung der Mehrwertsteuerzahlungen gibt Ihnen einen Überblick MwSt-Zahlungenüber erfolgte Mehrwertsteuerabrechnungen.

1.5.5 Parameter

1.5.5.1 Stempel

Wenn Steuermeldungen oder Jahresabschlüsse im Auftrag für Mandan-ten erstellt werden, verlangt das Steueramt die Angabe des Mitwirken-den. Über Auswertungen / Parameter / Stempel werden diese Eingabenhinterlegt und können in entsprechenden Auswertungen über Platzhaltereingebunden werden.

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Die Daten können mandantenübergreifend gelten oder nur für den aktuel-len Mandanten gespeichert werden.

1.5.5.2 Datum

Unter Auswertungen / Parameter / Datum für Ausdrucke können Sie einDatum hinterlegen, welches in den verschiedenen Auswertungen als Datumfür den Ausdruck übernommen wird. Diese Angabe gilt modulübergreifendfür die SelectLine Finanzbuchhaltung, SelectLine Kostenrech-nung und SelectLine Anlagenbuchhaltung.

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SelectLine Rechnungswesen beinhaltet drei grosse · buchhaltung beginnt mit der Aufnahme einer Anlage aus der Eingangs- ... Ist die Kostenrechnung aktiviert, ... Für die Zusammenfassende