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Handbuch Rechnungswesen

8.1 Auflage 2011

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Inhaltsverzeichnis

1 Einführung 91.1 Willkommen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91.2 Allgemeine Programmbeschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . 91.3 Handbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111.4 Erste Schritte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

2 Die Menüs des Rechnungswesens 15

3 Mandanten 213.1 Vorüberlegungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213.2 Mandant anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

3.2.1 Wirtschaftsjahr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243.2.2 Versteuerungsart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253.2.3 Mandantenoptionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

3.3 Mandant wählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263.4 Mandanteinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

3.4.1 Adresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273.4.2 Optionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273.4.3 Zahlungsverkehr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303.4.4 Mahnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313.4.5 Buchungsmaske . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333.4.6 Anlagenbuchhaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333.4.7 Kostenrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333.4.8 Freie Felder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333.4.9 Zugriffsrechte und Listeneinstellungen . . . . . . . . . . . . 343.4.10 Verwaltung Masken- und Toolbox-Editor . . . . . . . . . . 35

4 Stammdaten 374.1 Konten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

4.1.1 Konten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374.1.1.1 Konto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374.1.1.2 Salden / Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404.1.1.3 Kontenblatt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414.1.1.4 Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

4.1.2 Automatikkonten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434.1.3 Kontenplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

4.1.3.1 Struktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454.1.3.2 Gruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474.1.3.3 Konten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494.1.3.4 Zähler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

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Inhaltsverzeichnis

4.1.3.5 Kennzahlen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 524.2 Konstanten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

4.2.1 Steuerschlüssel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534.2.2 Währungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 564.2.3 Banken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

4.2.3.1 Bankbezüge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594.2.4 Buchungstexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614.2.5 Geschäftsvorfälle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614.2.6 Nummernkreise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 634.2.7 PLZ-Verzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 634.2.8 Ländercodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644.2.9 Sprachen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654.2.10 Textbausteine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654.2.11 Formate, Etiketten und Schriften . . . . . . . . . . . . . . . 66

4.3 Anpassung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664.3.1 Datenaktualisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664.3.2 Kontoänderungsassistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

5 Buchen 715.1 Jahreswechsel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 715.2 Buchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

5.2.1 Konfiguration der Buchungsmaske . . . . . . . . . . . . . . 745.2.1.1 Nutzer- und Mandanteneinstellungen . . . . . . . 755.2.1.2 Eingabereihenfolge . . . . . . . . . . . . . . . . . 775.2.1.3 Abstimmsumme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 795.2.1.4 Prüfroutine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

5.2.2 Dialogbuchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 805.2.2.1 Einfachbeleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 815.2.2.2 Sammelbeleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 845.2.2.3 Belegart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

5.2.3 Stapelbuchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 875.2.3.1 Transitorische Buchungen . . . . . . . . . . . . . 91

5.2.4 Kontierungsassistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 955.2.4.1 Kontoauszug einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . 965.2.4.2 Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 985.2.4.3 Positionen bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . 1055.2.4.4 Kontierungsassistent über Stapel verbuchen . . . 108

5.2.5 Positionen verbuchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1085.2.6 Periodenabschluss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1105.2.7 Eröffnungsbilanz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1115.2.8 Valuta-Ausgleich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1125.2.9 Steuer umbuchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

5.3 Ansicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1165.4 Prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

5.4.1 Salden prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1195.4.2 Budget prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

5.5 Bilanzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

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Inhaltsverzeichnis

5.5.1 Buchungssätze fixieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

6 Auswertungen 1216.1 Druckjobs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1216.2 Monatsauswertungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

6.2.1 Buchungslisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1256.2.2 Kontoauszug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1256.2.3 Summen- und Saldenliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

6.2.3.1 Tagessalden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1276.2.3.2 Monatssummen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

6.3 Jahresauswertungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1296.3.1 Bilanz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

6.3.1.1 Bilanzentwicklung . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1316.3.1.2 Kontokorrentliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

6.3.2 Erfolgsrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1326.3.3 Jahresübersicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1346.3.4 Kennzahlen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

6.4 Mehrwertsteuer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1376.4.1 MwSt-Abrechnung Vordrucke . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

6.4.1.1 MwSt-Abrechnung Liste . . . . . . . . . . . . . . . 1396.4.1.2 Kontenzuordnung MwSt . . . . . . . . . . . . . . . 140

6.4.2 Mehrwertsteuer-Sondervorauszahlung . . . . . . . . . . . . 1416.4.3 Mehrwertsteuer-Zahlungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1416.4.4 Mehrwertsteuer-Abstimmung . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

6.5 Parameter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1456.5.1 Stempel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1456.5.2 Datum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

6.6 Fehlerprotokolle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

7 Offene Posten 1477.1 Personendaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

7.1.1 Debitoren & Kreditoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1487.1.1.1 Adresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1487.1.1.2 Ansprechpartner . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1507.1.1.3 Zahlungskonditionen . . . . . . . . . . . . . . . . 1517.1.1.4 Verbandsregulierung . . . . . . . . . . . . . . . . . 1547.1.1.5 Kontoauszug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1557.1.1.6 Mahnhistorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1567.1.1.7 Text, Freie Felder, Notizen und Extrafelder . . . . 156

7.1.2 Zahlungsbedingungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1577.1.3 Mitarbeiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

7.2 Offene Posten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1607.2.1 Offene Posten bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1607.2.2 Ausgleich und Zahlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

7.2.2.1 Zahlung aus der Postenliste . . . . . . . . . . . . 1637.2.2.2 Zahlung aus dem Ausgleichsdialog . . . . . . . . . 1647.2.2.3 OP-Ausgleich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

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Inhaltsverzeichnis

7.2.2.4 Ausgleichsinformationen und -rücknahme . . . . . 1677.2.2.5 Nachlass ausbuchen . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

7.2.3 Offene Posten zusammenfassen . . . . . . . . . . . . . . . . 1707.2.4 Ratenzahlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1717.2.5 Währung anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1727.2.6 OP-Informationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

7.3 Offene Posten-Vortrag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1747.4 Kleindifferenzen ausbuchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1767.5 OP-Reorganisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1777.6 Zahlungsverkehr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1797.7 Mahnwesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

7.7.1 Mahnvorschlag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1807.7.1.1 Mahnvorschlag ohne gesperrte Posten . . . . . . . 184

7.7.2 Mahnbelege . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1857.7.3 Betreibungsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

7.8 Auswertungen Offene Posten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1897.8.1 Offene Posten Konten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1897.8.2 Umsatzliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1917.8.3 Kontoauszug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1927.8.4 Fälligkeitsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1937.8.5 Zahlungsmoral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1947.8.6 Forderungsalter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

7.8.6.1 Liquiditätsvorschau . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

8 Zahlungsverkehr elektronischer 1998.1 Mandant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1998.2 Stammdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

8.2.1 Kunden Stammdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2018.2.2 Lieferanten Stammdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

8.2.2.1 Erfassung der Bankverbindungen . . . . . . . . . 2048.2.2.2 generelle Funktionen und Informationen . . . . . 2048.2.2.3 automatischen Adressdatenübernahme . . . . . . 2068.2.2.4 automatische Bankdatenübernahme . . . . . . . . 2078.2.2.5 Bankverbindungen prüfen . . . . . . . . . . . . . 210

8.2.3 Zahlungsarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2118.2.3.1 Zahlungsanweisung . . . . . . . . . . . . . . . . . 2118.2.3.2 ESR Bank erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . 2128.2.3.3 ESR Post erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2138.2.3.4 ES Bank erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2158.2.3.5 ES Post erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

8.3 Zahlungsverkehr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2178.3.1 Zahlungsvorschlag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

8.3.1.1 Parameter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2178.3.1.2 Vorschlagsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

8.3.2 Zahlungsläufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2238.3.2.1 Allgemeines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2248.3.2.2 Zahlungspositionen selektrieren . . . . . . . . . . . 226

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Inhaltsverzeichnis

8.3.2.3 Zahlung bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . 2288.3.2.4 Zahlungslauf verbuchen . . . . . . . . . . . . . . . 2298.3.2.5 Zahlungstransfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2308.3.2.6 weitere Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

8.3.3 Zahlungsdatei einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2348.3.4 EZ einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

8.3.4.1 Parameter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2358.3.4.2 Vorschlagsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

8.3.5 Zahlungslauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2418.3.5.1 Allgemeines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2428.3.5.2 Zahlungspositionen hinzufügen und entfernen . . . 2448.3.5.3 Zahlung bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . 2468.3.5.4 Zahlungslauf verbuchen . . . . . . . . . . . . . . . 2478.3.5.5 Zahlungstransfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2488.3.5.6 Zahlungsdatei einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . 249

8.4 EZ einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2508.4.1 Einlesevorgang und Zuweisungsabfrage des Einzahlungsschein-

typs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2518.4.2 Erfassung mehrerer Artikel . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2538.4.3 Speicherung der Einzahlungsscheine und Filterung des Sta-

tus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2548.4.4 Zuweisungsabfrage bei Lieferanten mit derselben Bank-ESR-

Teilnehmernummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2558.4.5 Zuweisungsabfrage bei unbekanntem Lieferanten . . . . . . 2578.4.6 Abbruch der Aktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2578.4.7 Löschung der Bankverbindung . . . . . . . . . . . . . . . . 257

8.5 Eingangsrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2588.5.1 EZ zuordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2588.5.2 EZ Zuordnung aufheben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

8.6 Zahlungsläufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2608.6.1 Ersetzungstexte Sammelzahlung . . . . . . . . . . . . . . . 2628.6.2 Verwendungszwecke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2628.6.3 Spesenregelung pro Zahlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264

9 Kostenrechnung 2659.1 Voreinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

9.1.1 Mandanteneinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2659.1.2 Konten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

9.2 Kostenstruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2689.2.1 Kostenarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2689.2.2 Kostenstellen & Kostenträger . . . . . . . . . . . . . . . . . 2719.2.3 Strukturplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

9.3 Verteilungsschemata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2749.3.1 Verteilungstypen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2779.3.2 Buchschema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

9.4 Kostendatensätze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2799.4.1 Kosten anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

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Inhaltsverzeichnis

9.4.1.1 Buchungsmaske . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2819.4.1.2 Kosten separat buchen . . . . . . . . . . . . . . . 283

9.4.2 Kosten bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2849.4.3 Kosten verteilen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

9.5 Auswertungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2869.5.1 Kostenarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

9.5.1.1 Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2869.5.1.2 Kostenartenblatt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2879.5.1.3 Summen und Salden . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

9.5.2 Kostenstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2889.5.2.1 Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2889.5.2.2 Kostenstellenblatt . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2899.5.2.3 Summen und Salden . . . . . . . . . . . . . . . . . 2899.5.2.4 Budgetabrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2909.5.2.5 Erfolgsrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2919.5.2.6 Betriebsabrechnungbogen . . . . . . . . . . . . . 292

9.5.3 Kostenträger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2939.5.3.1 Deckungsbeitragsrechnung . . . . . . . . . . . . . 293

10 Anlagenbuchhaltung 29710.1 Voreinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

10.1.1 Mandanteneinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29710.1.2 Import Vortragsdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

10.2 Übernahme Vorjahr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30010.3 Anlagen = Wirtschaftsgüter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300

10.3.1 Anlagen aufnehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30210.3.1.1 Zugang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30310.3.1.2 Vortrag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

10.3.2 Angaben zur Anlage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30710.3.2.1 Statusanzeige . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30710.3.2.2 Erweiterte Angaben zur Anlage . . . . . . . . . . 30810.3.2.3 Bewegungen erfassen bearbeiten . . . . . . . . . . 30910.3.2.4 Buchungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31210.3.2.5 Notizen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

10.3.3 Anlagespiegel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31310.3.4 Abschreibungsarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31510.3.5 Afa-Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31810.3.6 Weitere... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

10.3.6.1 Sonderabschreibungsarten . . . . . . . . . . . . . . 31910.3.7 Zugehörigkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31910.3.8 Preisindizes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32010.3.9 Abschreibungskreise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32110.3.10Nummernkreise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

10.4 Finanzbuchhaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32210.4.1 Anlagenstapel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32210.4.2 Buchungen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32310.4.3 Buchungen löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324

x

Inhaltsverzeichnis

10.5 Auswertungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32410.5.1 Anlagespiegel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32410.5.2 Abschreibungsvorschau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32510.5.3 Inventarliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32610.5.4 Zugangs- und Abgangsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32610.5.5 Buchungsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32610.5.6 Wiederbeschaffungs- und Versicherungsliste . . . . . . . . . 32610.5.7 Liste (Sonder-) Abschreibungsarten . . . . . . . . . . . . . . 32710.5.8 Bewegungslisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

11 D-A-CH 33311.1 eigenes Modul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

11.1.1 Skalierung Gold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33411.1.2 Skalierung Platin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

11.2 Mandant anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33411.3 Update Bewegungsdaten / Währungen . . . . . . . . . . . . . . . 33611.4 MWST-Abrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33711.5 Zahlungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33811.6 Abstimmung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33811.7 Steuerland in Konto und Steuerschlüssel . . . . . . . . . . . . . . 33911.8 Monatsmittelkurse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

12 Lizenz und Gewährleistung 343

xi

Inhaltsverzeichnis

xii

Abbildungsverzeichnis

2.1 Applikationsmenü . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152.2 Menü Mandant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162.4 Menü Buchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162.3 Menü Stammdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162.5 Menü Auswertungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172.6 Menü Offene Posten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172.7 Menü Anlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182.8 Menü Kostenrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182.9 Menü Eigene Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182.10 Menü Schnittstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192.11 Menü Fenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192.12 Menü Hilfe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

3.1 Mandant anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223.2 Beginn Wirtschaftsjahr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243.3 Mandantenoptionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263.4 Mandant wählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263.5 Seite Zahlungsläufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303.6 Seite Mahnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323.7 Seite Freie Felder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343.8 Seite Verwaltung Toolbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

4.1 Seite Konto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374.2 Seite Salden / Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414.3 Seite Kontenblatt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414.4 Seite Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424.5 Automatikkonten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444.6 Kontenplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454.7 Gruppe bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474.8 Konto bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494.9 Zähler bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514.10 Kennzahlen bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534.11 Steuerschlüssel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 544.12 Steuerschlüsseldetails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554.13 Währungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 564.14 Tageskurse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574.15 Monatskurse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 584.16 Banken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594.17 Bankbezüge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 604.18 Buchungstexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

1


4.19 Geschäftsvorfälle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 624.20 Kontentyp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 624.21 Nummernkreise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 634.22 PLZ-Verzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644.23 Ländercodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644.24 Sprachen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654.25 Textbausteine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664.26 Datenaktualisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674.27 Kontoänderungsassistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

5.1 Jahreswechsel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 725.2 Buchungsmaske konfigurieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 755.3 Eingabereihenfolge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 785.4 Darstellung Überspringen und Festhalten in der Buchungsmaske . 785.5 Abstimmsumme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 795.6 Buchungen neu verarbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 805.7 Dialogbuchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 825.8 Fremdwährung anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 835.9 Sammelbeleg mit Buchrichtung Soll . . . . . . . . . . . . . . . . . 845.10 Sammelbeleg mit Buchrichtung Haben . . . . . . . . . . . . . . . . 855.11 Sammelbeleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 855.12 Belegart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 865.13 Stapelbuchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 885.14 Stapelverarbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 905.15 transitorischer Stapel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 915.16 Abgrenzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 925.17 Bestätigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 925.18 aktuelles Geschäftsjahr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 935.19 Bestätigung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 935.20 mehrere Stapel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 945.21 Rückbuchung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 945.22 löschen bestätigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 955.23 Datum korrigieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 955.24 Kontierungsassistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 965.25 Kontoauszug einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 975.26 allgemeine Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 995.27 Suchtexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1025.28 Kennzeichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1045.29 Position bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1065.30 Splittbuchung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1075.31 Stapel buchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1085.32 Positionen verbuchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1095.33 Periodenabschluss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1105.34 Vortragswerte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1115.35 Valuta-Ausgleich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1135.36 Kurs anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1135.37 Buchdialog für Valuta-Ausgleich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

2


5.38 Steuer umbuchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1155.39 Umbuchungsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1165.40 Ansicht Kontenblatt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1175.41 Ansicht Offene Posten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1185.42 Salden prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1195.43 Budget prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

6.1 Druckjob . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1216.2 Druckjobliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1226.3 Zuordnung Auswertungen zu Druckjob . . . . . . . . . . . . . . . . 1236.4 Auswertungsparameter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1246.5 Buchungsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1256.6 Kontoauszug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1266.7 Summen- und Saldenliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1276.8 Tagessalden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1286.9 Monatssummen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1296.10 Bilanz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1306.11 Bilanzentwicklung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1316.12 Kontokorrentliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1326.13 Erfolgsrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1336.14 Jahresübersicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1346.15 Kontenformel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1356.16 Kennzahlen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1376.17 MwSt-Formular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1386.18 MwSt-Formularzuordnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1396.19 MwSt-Liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1406.20 Kontenzuordnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1416.21 MwSt-Abstimmung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1426.22 MwSt-Konto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1436.23 keine bzw. Auswahl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1436.24 Fehlerprotokoll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1436.25 Abstimmung Umsatzsteuer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1446.26 Abstimmung USteuer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

7.1 Seite Adresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1497.2 Seite Ansprechpartner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1517.3 Seite Zahlungskonditionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1527.4 Seite Verbandsregulierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1547.5 Seite Kontoauszug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1557.6 Seite Mahnhistorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1567.7 Zahlungsbedingungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1577.8 Mitarbeiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1587.9 Postenliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1607.10 Offene Posten ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1617.11 Zahlung Rewe und Auftrag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1637.12 mehrere Offene Posten zahlen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1657.13 Offene Posten anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

3


7.14 Offene Posten Rest-OP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1677.15 OP-Ausgleichsinformation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1687.16 Offene Posten ausbuchen (Rewe) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1697.17 OP zusammenfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1707.18 Offene Posten aufteilen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1717.19 Offene Posten umbewerten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1737.20 Debitoren-Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1747.21 OP-Vortrag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1757.22 Kleindifferenzen ausbuchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1767.23 Offene Posten ausgleichen und verrechnen . . . . . . . . . . . . . . 1777.24 Mahnlauf Kriterien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1807.25 Mahnvorschlagsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1827.26 Mahnlauf Konditionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1837.27 Erstellte Mahnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1847.28 Mahnvorschlag ohne gesperrte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1857.29 Mahnung Mahnposten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1867.30 Mahnung Kontoauszug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1877.31 Offene Posten Betreibungliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1887.32 Auswertung Offene Posten - Konten . . . . . . . . . . . . . . . . . 1907.33 Auswertung Offene Posten Umsatz . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1917.34 Auswertung Offene Posten Kontoauszug . . . . . . . . . . . . . . . 1927.35 Auswertung Offene Posten Fälligkeitsliste . . . . . . . . . . . . . . 1947.36 Auswertung Offene Posten Zahlungsmoral . . . . . . . . . . . . . . 1957.37 Auswertung Offene Posten Forderungsalter . . . . . . . . . . . . . 1967.38 Auswertung Offene Posten Liquiditätsvorschau . . . . . . . . . . . 197

8.1 Mandant Zahlungsverkehr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2008.2 Kunde Zahlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2018.3 Kunde Bankverbindung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2028.4 Zahlungsausgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2038.5 Zahlungseingang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2038.6 Erfassen Bankverbindung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2048.7 Zahlungsanweisung erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2058.8 Spesenregelung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2068.9 Adressübernahme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2068.10 Datenübernahme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2078.11 Datenübernahme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2078.12 Bankdatenübernahme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2088.13 Bank des Empfängers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2098.14 Bankverbindung Giro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2108.15 Bankdaten prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2118.16 Zahlungsanweisung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2128.17 VESR-Einzahlung Bank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2138.18 VESR-Einzahlung Post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2148.19 Einzahlung Bank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2158.20 Einzahlung Post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2168.21 Zahlungsvorschlag Parameter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

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8.22 Zahlungsvorschlag Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2198.23 Zahlungsvorschlag Protokoll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2208.24 Zahlungslauf Vorschlagsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2218.25 Zahlungslauf aus Vorschlag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2248.26 Zahlungslauf manuelle Zahlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2278.27 Position bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2288.28 Zahlungslauf verbuchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2308.29 Transferarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2318.30 DTA-Diskette erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2318.31 optionale Felder für den Zahlungsdatensatz . . . . . . . . . . . . . 2328.32 Zahlungsdatei einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2348.33 pendente BESR/VESR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2348.34 Zahlungsvorschlag Parameter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2358.35 Zahlungsvorschlag Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2378.36 Zahlungsvorschlag Protokoll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2388.37 Zahlungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2398.38 Zahlungslauf aus Vorschlag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2428.39 Zahlungslauf manuelle Zahlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2458.40 Position bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2468.41 Zahlungslauf verbuchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2488.42 Transferarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2498.43 Zahlungsdatei einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2498.44 pendente BESR/VESR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2508.45 EZ einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2508.46 EZ einlesen Rechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2518.47 Codierzeile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2518.48 Einzahlungsschein Typ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2528.49 EZ Bank erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2528.50 Erfassen mehrere Artikel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2538.51 Erfassen mehrere Artikel 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2538.52 Betrag nicht korrekt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2548.53 EZ einlesen alle oder eine Rechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . 2548.54 EZ Ansicht filtern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2548.55 Lieferant Bankverbindung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2558.56 Bestätigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2568.57 Datensatz anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2568.58 Zahlung Lieferant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2568.59 Eingangsrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2588.60 VESR einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2598.61 EZ-Schein Eingangsrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2598.62 Ersetzungstexte alt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2618.63 Ersetzungstext . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2618.64 Sammelzahlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2628.65 Verwendungszweck . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2628.66 Zahlungslauf bestätigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2638.67 Nach Bestätigung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2638.68 Ersetzungstexte Verwendung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

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9.1 Mandant Kostenrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2669.2 Einstellungen Kontenstamm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2679.3 Kostenart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2699.4 Kostenart Seite Salden / Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2709.5 Kostenart Seite Kostendatensätze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2719.6 Kostenstelle & Kostenträger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2729.8 Kostenstelle Seite Kostendatensätze . . . . . . . . . . . . . . . . . 2739.7 Kostenstelle Seite Salden/Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2749.9 Kostenträgerstruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2759.10 Verteilungsschema Kostenstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2769.11 Verteilungsschema Buchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2789.12 Kostentabelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2799.13 Kosten anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2809.14 Kosten erfassen über manuelles Buchen . . . . . . . . . . . . . . . 2819.15 Kosten verteilen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2829.16 Kosten manuell erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2839.17 Kosten verteilen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2859.18 Kostenart Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2869.19 Kostenartenblatt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2879.20 Kostenart Summen und Salden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2889.21 Kostenstellenblatt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2899.22 Budgetabrechnung Kostenstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2909.23 Erfolgsrechnung Kostenstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2919.24 Betriebsabrechnungsbogen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2939.25 Deckungsbeitragsrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

10.1 Mandant Anlagenbuchhaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29810.2 Schnittstelle Anlagen XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30010.3 Übernahme Vorjahr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30110.4 Anlagen anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30110.5 Anlagen anlegen Kriterien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30210.6 Anlagenzugang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30310.7 Parameter für degressive Abschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . 30510.8 Parameter manuelle Abschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30610.9 Vortragswert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30610.10Anlagen erweitert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30810.11Anlagen Bewegungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30910.12Nachträgliche AHK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31010.13Vollabgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31110.14Umbuchung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31210.15Buchungsliste-zur-Anlage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31310.16Bearbeitungsansicht Anlagespiegel . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31410.17Struktur Anlagespiegel mit Abschreibungen . . . . . . . . . . . . . 31510.18Abschreibungsarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31610.19Afa-Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31810.20Sonderabschreibungsarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32010.21Zugehörigkeit nach Standorte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

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10.22Preisindizes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32810.23Abschreibungskreise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32810.24Nummernkreise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32810.25Anlagenstapel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32910.26Buchauswahl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32910.27Export Anlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32910.28Export löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33010.29Bruttoanlagespiegel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33010.30Zugangs- und Abgangsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33110.31Wiederbeschaffungsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

11.1 Programmlizenzierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33311.2 Mandant anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33411.3 Geschäftsjahr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33511.4 Finanzamt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33611.5 ISO-Währungscode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33711.6 MwSt-Abrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33711.7 Zahlungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33811.8 Abstimmung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33811.9 Konten-Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33911.10Steuer-Schlüssel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34011.11Währungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

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1 Einführung

1.1 Willkommen

Willkommen zum SelectLine Rechnungswesen, dem leicht zu bedienenden,professionellen Softwarepaket, bestehend aus den Modulen Finanzbuchhaltung,Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung, unter Windows.

Wir danken Ihnen, dass Sie sich für unser Produkt entschieden haben.

Dieses Programmpaket wurde konsequent objektorientiert in der Programmierspra-che Borland Delphi programmiert. Dies und der modulare Aufbau ermöglichen eineenge Verknüpfung vieler Programmteile, einen kompakten Programmcode und ei-ne leichte Anpassung an Anwenderwünsche. Die SelectLine-Anwendungen stehenals SQL- (Structured Query Language) Version zur Verfügung.

SelectLineSelectLine Software AG

Achslenstrasse 15CH-9016 St. Gallen

Die Internetadresse Internetwww.selectline.ch erreichen Sie bequem mit dem Schalter

oder über Hilfe / Internet / Homepage. Auf der Homepage können Sie sichjederzeit über Neuigkeiten der Software informieren.

1.2 Allgemeine Programmbeschreibung

Das Allg. Programm-beschreibung

SelectLine Rechnungswesen erfüllt alle Anforderungen an ein kompe-tentes, multifunktionales Buchhaltungsprogramm mit anwenderspezifischen Bilan-zierungsmöglichkeiten, synchroner Anlagenbuchhaltung und integrierter Kosten-und Ergebnisrechnung.Die modulare Programmorganisation bietet den unterschiedlichen Anwendern dasjeweils optimale Programm. Damit ist es für den Einsatz in grossen Unterneh-men ebenso geeignet wie für kleinere Firmen. Zugleich wird es durch die unein-geschränkte Mehrmandantenfähigkeit auch dem Steuerberater gerecht, der vieleFirmen betreut.Besonders effizient wird die Arbeit, wenn das Rechnungswesen im Komplex mitweiteren Programmen der SelectLine-Reihe eingesetzt wird, bspw.:

• Auftrag

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1.2. ALLGEMEINE PROGRAMMBESCHREIBUNG

• Kassabuch• Datanorm• Lohnbuchhaltung

In diesem Fall können Sie die Programme teils mit dem selben Datenbestand be-arbeiten bzw. auf diese zugreifen.

SelectLine Rechnungswesen bietet Ihnen:Stamm- und Bewegungsdatenverwaltung

• Konten mit frei gestaltbaren Kontenplänen• Buchungen in Dialogform oder im Stapelbetrieb• Fremdwährungen• OP-Verwaltung mit Zahlungsmodul und Mahnwesen• Verbandsregulierung• Kostenstellen- und Kostenträgerverwaltung als Grundlage der Kosten- und

Leistungsrechnung• Verwaltung von Anlagen• Import- und Export von Daten (Text, dBase, Paradox, Rema, Stapel)

Ausgaben und Auswertungen• zahlreiche vordefinierte Formulare, die beliebig erweitert oder geändert wer-

den können• Ausdrucke in Listenform, als Datenblatt oder auf Etikettenformulare• von den Finanzbehörden anerkannte Ausdrucke• Geschäftsgrafiken

jede Menge Extras• Passwortverwaltung• Aufgaben- und Terminverwaltung• Kontierungsassistent• SQL-Assistent• Netzkommunikation• Toolboxeditor• Interne und externe Archivierung

Bei der Entwicklung des SelectLine Rechnungswesens wurden folgende Ziel-vorstellungen realisiert:

• komfortable Bedienungsmechanismen• hohe Flexibilität• sichere Handhabung• Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen

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KAPITEL 1. EINFÜHRUNG

• unbegrenzte Mandantenfähigkeit• komplette Ausstattung• kompakter Programmcode, um möglichst wenig Speicherkapazität zu bele-

gen• Zukunftssicherheit und Erweiterbarkeit

Das KomfortableBedienmechanis-men

Programm erlaubt das gleichzeitige Offenhalten mehrerer Eingabemasken undDialogfenster. Sie können zwischen den Fenstern wechseln.Einmal erfasste Daten können über einfache Auswahlmechanismen weiterverwen-det werden. Einstellungen bleiben erhalten, wenn Sie das Programm zwischendurchverlassen.Um Ihrer gewohnten Arbeitsweise entgegen zu kommen, lassen sich viele Aktionenüber unterschiedliches Handling steuern - per Mausklick, über Kontextmenüs, mitFunktionstasten und Tastenkombinationen oder per Drag & Drop.Das Drücken der Taste [F1] bringt Ihnen eine kontextbezogene Hilfe.

Stammdaten, Flexibilitätdie für spezielle Zeiträume gelten, z.B. Steuern und Währungskurse,werden zeitabhängig verwaltet und können vom Nutzer selbst aktualisiert werden.Mit den "Freien Feldern" oder Extrafeldern stehen Ihnen zusätzliche Datenfelderzur Verfügung, die Sie nach Ihren Gegebenheiten verwenden. Alle Formulare undAusdrucke können entsprechend Ihren Wünschen angepasst werden. Zusätzliche,eigene Auswertungen, das Herausfiltern von Daten nach betriebsbedingten Krite-rien und beliebige andere Aktionen lassen sich mit Hilfe des Makro-Assistentenverwirklichen.Über vielfältige Import- und Exportmöglichkeiten ist ein einfacher Datenaustauschmit anderen Programmen möglich. Für Softwareentwickler steht mit der COM-Schnittstelle eine Programmierschnittstelle zur Verfügung.

Das SelectLine GemeinsamerDatenbestand

Rechnungswesen kann zusammen mit anderen Programmenaus der SelectLine-Reihe einen gemeinsamen Datenbestand nutzen. Das betrifftsowohl Daten, wie z.B. Debitoren, Kreditoren, Offene Posten, Postleitzahlen undPasswörter als auch Druckvorlagen für diese Daten.Auch die Nutzerkommunikation erfolgt programmübergreifend.

Wir Zukunfts-orientiert

garantieren für ein zukunftssicheres Programm. Ergeben sich aufgrund vonneuen gesetzlichen Bestimmungen oder durch eine veränderte betriebliche Situationnotwendige Änderungen und Erweiterungen des Programms, so sind diese ohnegrossen Aufwand für den Anwender zu realisieren.

1.3 Handbuch

Das Handbuch ist kein Lehrbuch, sondern es setzt Grundkenntnisse des betriebli-chen Rechnungswesens voraus. Hierin werden alle Gegebenheiten und Funktionen

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1.4. ERSTE SCHRITTE

beschrieben, die speziell die Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kosten-rechnung betreffen.Die Handhabung von Programmfunktionen, die generell alle Programme aus derSelectLine-Reihe betreffen, wird im SelectLine Systemhandbuch ausführlichbeschrieben.Einzelne Programmfunktionen werden an Hand von allgemeinen, in jeder Firmaauftretenden und für das Rechnungswesen massgeblichen Geschäftsvorfällen erläu-tert.Wenn Ihnen der Sachverhalt vertraut ist, finden Sie im Buch die Informationen,wie Sie vorgehen müssen, um ihn mit diesem Programm zu realisieren.

Bitte nutzen Sie auch die Online-Hilfe zum Programm. Sie enthält Beschreibun-gen von Funktionserweiterungen sofort mit dem Update auf die aktuelle Version.

Damit Sie schnell zum Ergebnis kommen, hier die Konventionen der Schreibweise:Stammdaten Menüs werden kursiv dargestelltBuchen / OffenePosten Hauptmenü/Untermenü[Alt] TastaturtastenDaten Verzeichnis- und Tabellennamen"Buchen" Schalter in Eingabemasken

1.4 Erste Schritte

ErsteHilfeindex Informationen über das Programm vermittelt das Hilfesystem, das Sie überdie Menüleiste Hilfe erreichen.Es bietet Ihnen zum Einen über das Inhaltsverzeichnis eine Einführung in dasProgramm in logischer Abfolge der einzelnen Kapitel, zum Anderen haben Sie dieMöglichkeit eine Stichwortsuche zu starten. So erhalten Sie Erläuterungen im Kon-text zum Suchbegriff.

InTipp des Tages aufgelockerter Form erhalten Sie hier hilfreiche Tipps und Anregungen für eineoptimale Programmnutzung.

DerVorüberlegungen Einsatz des Rechnungswesens kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt erfolgen- mit Beginn der Firmengründung, mit einem neuen Wirtschaftsjahr oder unter-jährig.Für jede Firma, die verwaltet werden soll, wird zuerst ein Mandant angelegt undder Zeitraum des ersten Buchungsjahres bestimmt.Übernehmen Sie für einen neuen Mandanten bestimmte Stammdaten aus einemder mitgelieferten Vorlagemandanten VKMU, VKMUF oder VKMUI.Jedem Mandanten wird mit der Zuordnung des Kontenrahmens auch das Steuer-schlüsselsystem zugeordnet.Die Verwaltung der Kontenstammdaten erfolgt je Buchungsjahr.Kontenpläne, Steuerschlüsseldetails, wie Automatik- und Skontokonten getrenntnach Gültigkeitszeiträumen, werden zeitraumübergreifend je Mandant verwaltet.

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KAPITEL 1. EINFÜHRUNG

Salden aus einer vorigen Buchhaltung können Sie über manuelle Eröffnungsbu-chungen oder als Vortragswerte erfassen.

Neben VerbindungKonten &Debitoren /Kreditoren

den Personenkonten, unterschieden nach Typ Kreditor und Debitor, werdenKreditoren- und Debitorenstammdaten (Lieferanten- und Kundenstammdaten) se-parat verwaltet.Es besteht die Möglichkeit, die Kunden- und Lieferantennummern (kurz Adress-nummern) mit den Kontonummern zu synchronisieren oder mit unterschiedlichenNummern zu arbeiten.Sollen die Nummern einheitlich sein, werden die Personenkonten mit der Nummerder Adressnummer automatisch beim Anlegen eines neuen Kreditors oder Debitorserzeugt.Sind Kontonummer und Adressnummer nicht identisch, also nicht synchron, kön-nen Sie in den Personenstammdaten das entsprechende Personenkonto, das vorhermanuell angelegt wurde, hinterlegen. In diesem Fall wird beim Bebuchen eines Per-sonenkontos in einem zusätzlichen Feld der jeweilige Debitor oder Kreditor erfasst.Dies ist für die Offene Posten-Verwaltung von Bedeutung.Die Art und Weise der Verbindung zwischen den Personenstammdaten und Perso-nenkonten wird mandantenabhängig festgelegt.

Ziel Checklistedes Rechnungswesens ist es, Sie in Ihrer eigenen Vorgehensweise zu unter-stützen. Aber damit Sie zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem neuen Programm nichtdie Übersicht verlieren und sicher sein können, nichts Wichtiges zu vergessen, emp-fehlen wir Ihnen folgende Bearbeitungsreihenfolge:

• Mandant anlegen• Mandant bearbeiten• Konten, Kontenpläne• Zahlungsbedingungen• Bankbezüge• Debitoren / Kreditoren• bei Nutzung der Kostenrechnung:

– Kostenarten– Kostenstellen– Kostenträger– Verteilungsschemen und Buchungsschemen

• bei Nutzung der Anlagenbuchhaltung:– Strukturierung Anlagespiegel– Abschreibungsarten– Strukturplan für die Zugehörigkeit der Anlagegüter erstellen

• ggf. Vortragswerte erfassen

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1.4. ERSTE SCHRITTE

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2 Die Menüs des Rechnungswesens

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Menüstruktur des Rechnungswe-sens, indem Sie die einzelnen Menüs einmal öffnen.Eine ausführlichere Beschreibung der Menüpunkte, die für alle Programme gültigsind und nicht in diesem Handbuch beschrieben werden, finden Sie im System-Handbuch der SelectLine-Programme.

Über Applikations-menü

das Applikationsmenü können Sie neue Mandanten anlegen, zwischenangelegten Mandanten wechseln sowie nutzerbezogene Programm- und Drucker-einstellungen vornehmen.

Abbildung 2.1: Applikationsmenü

Von hier aus werden auch die Routinen zur Erstellung bzw. zum Einlesen einerDatensicherung, zur Reorganisation der Datenbanken, zur Stammdatenaktualisie-rung und zum Update der Daten für die zusammenfassenden Meldung und zurProgrammaktualisierung über das Webupdate gestartet.

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Ausserdem erreichen Sie über dieses Menü die Passwort- und Druckvorlagenver-waltung sowie die Internetverbindung zur SelectLine Software AG.Weiterhin können Sie über Einstellungen Konfigurationen zum Programm, wie z.B.farbliche Darstellung, Fensterverwaltung, Programmmeldungen, Prüfintervalle undArchivierung, treffen.

ÜberMandant das Menü Mandant erreichen Sie die Mandantenverwaltung und können spe-zielle Tabellenvorgaben definieren.

Abbildung 2.2: Menü Mandant

Die Funktion Liste bietet eine einfache, komfortable Handhabung zur schnellenInformation über alle Stammdaten und sonstige angelegte Datenbestände.Spezielle Nutzerfunktionen, wie die Notiz- und Terminverwaltung, sowie die win-dowsüblichen Bearbeitungswerkzeuge stehen hier ausserdem zur Verfügung.

ÜberStammdaten das Menü Stammdaten werden spezielle und allgemeine finanzbuchhalterischeStammdaten zu Konten, Steuerschlüsseln, Banken, Währungen usw. verwaltet.Den Wechsel der Gewinnermittlung, die Übernahme von Daten aus Ihrem Vorla-gemandanten und Erweiterungen der Kontonummern hinsichtlich ihrer Stelligkeitkönnen Sie hierüber tätigen.

ÜberBuchen das Menü Buchen erreichen Sie alle Buchungsverfahren - Stapelbuchen, Ein-fachbelege, Sammelbelege und nach Belegart.

Abbildung 2.4: Menü Buchen

Abbildung 2.3: Menü Stammdaten

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KAPITEL 2. DIE MENÜS DES RECHNUNGSWESENS

Über die verschiedenen Ansichten können Sie sich zusätzlich zur Buchungsmaskebestimmte Informationen, z.B. eine Liste aller Buchungssätze und/oder der Offe-nen Posten, anzeigen lassen.Ein Abgleich der Salden bzw. Budgets erreichen Sie über die Prüfroutinen Saldenprüfen bzw. Budgets prüfen.

Das AuswertungenMenü Auswertungen liefert Ihnen alle mandantenbezogenen Auswertungen zurBuchungskontrolle und zur Gewinn- und Bilanzermittlung.Über das Untermenü Mehrwertsteuer drucken Sie die Mwst-Abrechnung. Auch dieentsprechende Zuordnung der Konten zu den Steuerkennzahlen finden Sie hier.

Abbildung 2.5: Menü Auswertungen

Es ist möglich, mehrere vorkonfigurierte Auswertungen in einem Druckjob zusam-menzufassen. Dieser steht Ihnen dann jeweils als weiteres Untermenü zur Verfü-gung.

Die Offene PostenVerwaltung der Forderungen und Verbindlichkeiten (Offene Posten), den Zah-lungsverkehr und das Mahnwesen erreichen Sie über das Menü Offene Posten.Das Menü umfasst sowohl die Stamm- und Bewegungsdaten als auch deren viel-fältigen Auswertungsmöglichkeiten.

Abbildung 2.6: Menü Offene Posten

Das Anlagen-Buchhaltung

Menü Anlagen erhalten Sie nur bei lizenzierter SelectLine Anlagenbuch-haltung.Hierüber finden Sie sämtliche Eingabe- und Auswertungsmöglichkeiten um Ihr An-lagevermögen zu verwalten.

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Abbildung 2.7: Menü Anlagen

Über den Anlagenstapel können Sie die anlagenbuchhalterischen Daten aus demModul Finanzbuchhaltung automatisch in das Anlag-Modul übernehmen.

BeiKostenrechnung lizenziertem Kostenrechnungsmodul steht Ihnen der Menüpunkt Kostenrech-nung zur Verfügung.Das SelectLine Rechnungswesen realisiert die Zuweisung von Aufwendungenund Erlösen auf Kostenstellen und Kostenträger bzw. Hilfskostenstellen/-trägern,sowie verschiedene Möglichkeiten der Kostenumverteilung.Sie finden entsprechende Stammdaten, Verteilungsschemen und Bewegungsdaten,sowie umfangreiche Auswertungen bzgl. der Kostenkontrolle unter diesem Menü-punkt.

Abbildung 2.8: Menü Kostenrechnung

DasEigene Daten Menü Eigene Daten enthält den Makro-Assistenten und Menüpunkte zur Tool-box. Es kann mit Menüpunkten zum Starten eigener Makro-Abfragen und miteigenen Dialogen erweitert werden.

Abbildung 2.9: Menü Eigene Daten

ÜberSchnittstellen das Menü Schnittstellen erreichen Sie verschiedene Verfahren des Datenaus-tausches.Hier stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zum Daten-Import bzw. Export zurVerfügung.

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KAPITEL 2. DIE MENÜS DES RECHNUNGSWESENS

Abbildung 2.10: Menü Schnittstellen

Im FensterMenü Fenster können Sie die Anordnung der geöffneten Fenster und die Anzeigeder Fensterleiste organisieren.

Abbildung 2.11: Menü Fenster

Das HilfeMenü Hilfe bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um mehr Informationenund Tipps für das Arbeiten mit den SelectLine Programmen zu erhalten.Informationen über - Kalender - Rechner - Nachricht senden - Homepage - Newslet-ter - Dokumente und weitere Details hierzu erhalten Sie im SelectLine System-handbuch.

Abbildung 2.12: Menü Hilfe

Unter Hilfeindex finden Sie die Beschreibung der einzelnen Programmfunktionen,die thematisch gegliedert sind bzw. in der Sie gezielt über Suchbegriffe Informatio-nen abrufen können.Interessante Anregungen über zusätzliche Verfahrensweisen finden Sie im Tipp desTages.Informationen zur Programmversion bzw. zur Datenbank stehen unter Programm-version bzw. Systeminformation bereit.Über Registrierung kann ein als Demoversion installiertes SelectLine-Programmin eine registrierte Vollversion umgewandelt oder eine Lizenzänderung vorgenom-men werden. Geben Sie dazu Firmenname, PLZ und Ort in der Form genau so ein,wie in Ihrem Registrierungsbescheid ausgewiesen. Sowohl An- und Abmeldung für

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den SelectLine-Newsletter als auch das Öffnen der SelectLine-Homepage re-geln Sie über den Menüpunkt Hilfe. Die Ereignisanzeige bzw. die Meldungslisteprotokollieren alle Vorgänge bzw. Programmmeldungen innerhalb der SelectLi-ne-Anwendung. Auch ein Nachrichtenaustausch (Nachricht senden) zwischen denaktiven Nutzern kann hierüber organisieren werden.Um bei Problemen ggf. schnell und effektiv mit Ihrem Fachhändler zu kommunizie-ren haben Sie die Möglichkeit ein Fernwartungstool in den Programmeinstellungenzu integrieren (Vgl. SelectLine Systemhandbuch).

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3 Mandanten

3.1 Vorüberlegungen

Das Programm kann gleichzeitig die Datenbestände mehrerer Firmen (Mandan-ten) verwalten.

Allgemeingültige mandanten-unabhängig

Daten, wie Passwörter, Postleitzahlen, Steuerämter, Formeln,Schriften und Etiketten werden zentral in der Datenbank SL_Daten (SQL) bzw.im Verzeichnis Daten (BDE) verwaltet.Diese vom Mandanten unabhängigen, so genannten Programmdaten werden vomProgramm geliefert und ggf. per Update aktualisiert (Bankarchiv, PLZ) oder siewerden erst mit der Nutzung erstellt (Passwörter).

Für mandanten-abhängig

die mandantenspezifischen Daten, wie Bankbezüge, Kunden, Lieferanten, Ge-schäftsvorfälle etc., wird für jeden Mandanten ein eigener Datenbestand verwaltet.Je Mandant wird dazu bei einer BDE-Installation im Verzeichnis Daten ein neuesVerzeichnis unter dem Namen M, ergänzt um die Mandantennummer, angelegt.Bspw. werden die Daten des Mandanten mit Kennzeichen Test im VerzeichnisMtest verwaltet.In den SQL-Programmversionen werden die mandantenabhängigen Daten in ge-trennten Datenbanken am SQL-Server verwaltet; im Beispiel in der DatenbankCH_mtest.

Für jahres-abhängigjahresabhängige Daten, wie Konten, Anlagespiegel, Kostenstellen und -träger,werden unter dem Mandantenverzeichnis bzw. der Mandantendatenbank weitereOrdner für die jeweiligen Jahre angelegt.Im BDE-Verzeichnis wird der Unterordner aus dem Buchungsjahr und dem Start-monat gebildet. Zum Beispiel beginnt das Buchungsjahr im Januar 2008, so wirdder Unterordner 200801 angelegt.In der SQL-Version wird die Jahresdatenbank zusätzlich noch um die Bezeichnungder Mandantendatenbank ergänzt; im Beispiel CH_mtest-200801.

Auch Hinweiswenn Sie selbst nur die Daten einer Firma verwalten wollen, können Sie dieMandantenfähigkeit dazu nutzen, an einem Testmandanten mit überschaubaremDatenbestand das Programm kennen zu lernen und Aktionen, deren Ausgang Ihnenunklar erscheint, erst einmal mit dem Testmandanten auszuprobieren.

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3.2. MANDANT ANLEGEN

3.2 Mandant anlegen

Bei derMandant neu Mandanteneröffnung kann festgelegt werden, um welches Land (D, A, CH)es sich für die neue Firma handeln soll und in welcher Währung der Mandantgeführt werden soll.Mandantendaten aufgefordert.

Abbildung 3.1: Mandant anlegen

Das Mandantenland ist dabei vom gewählten Vorlagemandanten abhängig, d.h.wird der österreichische Kontenrahmen RLG als Vorlagemandant gewählt, dannmuss der Mandant auch zwingend mit Land Österreich erstellt werden. Es werdenIhnen die Vorlagemandanten

• VKMU (Schweiz)• SKR03 und SKR04 (beide Deutschland),• RLG (Österreich)

standardmässig mitgeliefert. Je nach gewähltem Mandantenland wird Ihnen auchder entsprechende Vorlagemandant vorgeschlagen.Die Währung kann unabhängig vom Mandantenland beliebig eingestellt werden.Bei der Auswahl einer Fremdwährung werden die Einträge der Währungstabelleentsprechend umgerechnet, so dass die Fremdwährung als Leitwährung gilt.Hier werden frühere bzw. Vor-Euro-Währungen eliminiert und nur noch aktuellgebräuchliche angezeigt und zur Verwendung vorgeschlagen.

• Update BewegungsdatenIm Zuge dessen wurden die Betragsfelder vereinheitlicht und DM-Werteverabschiedet. Dazu durchläuft jeder Mandant ein Update, wobei das Feld

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KAPITEL 3. MANDANTEN

Betrag, in dem bisher der DM-Wert stand, mit dem EUR-Betrag aktuali-siert wird. Die D-Mark Werte werden vorübergehend in das Feld BetragAltgespeichert. In alten DM-Jahren wird D-Mark daher als Fremdwährung be-handelt und zusätzlich als Fremdwährungsbetrag übernommen. Diese altenJahre dienen jedoch nur noch zur Ansicht, es kann nicht mehr damit ge-arbeitet bzw. gebucht werden. Die Jahre vor 2002 werden daher mit Hilfeeines Periodenabschlusses automatisch komplett gesperrt. Aufgrund diesesumfangreichen Updates ist es ratsam, vor der Aktualisierung auf Version 11eine Datensicherung aller Mandanten dauerhaft abzulegen.

• Steuerland in SteuerschlüsselIn den Steuerschlüsselstammdaten ist bei lizenziertem D-A-CH-Modul einLänderkennzeichen hinterlegt. Benötigen Sie in Ihrem Mandanten Steue-rinformationen für die Schweiz, Deutschland und Österreich wird es u.U.notwendig, separate Steuerschlüssel je Land zu führen. Diese kennzeich-nen Sie dann entsprechend über „Stammdaten / Steuerschlüssel“. Ist keinKennzeichen gesetzt, werden die Datensätze zum Mandantenland zugehöriginterpretiert. Anwendung findet diese Funktion eigentlich erst für die Aus-wertungen im Bereich der Mehrwertsteuer in SelectLine Rechnungswesen.

• MonatsmittelkurseWerte in fremder Währung sind zur Berechnung der Steuer und der ab-ziehbaren Vorsteuerbeträge auf CHF nach den Durchschnittskursen umzu-rechnen, die die eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) für den Monatöffentlich bekannt gibt. Um dies für einen Fremdwährungsmandanten zugewährleisten, wurde die Möglichkeit geschaffen, in den Währungsstamm-daten die Monatskurse online direkt von der Homepage zu importieren. DerWährungsdialog wurde dafür komplett überarbeitet.

Die Mandanten-nummer

Mandantennummer kann aus maximal 6 Zeichen bestehen.Da diese Nummer zur Erstellung eines Verzeichnisses innerhalb des Datenverzeich-nisses genutzt wird, darf sie neben Ziffern und Buchstaben nur Zeichen enthalten,die den Konventionen für gültige Dateinamen entsprechen.Das Programm prüft Ihre Eingabe und weist Sie ggf. auf Unzulänglichkeiten hin.

Ein neuer Rewe-Mandant kann auch zu einem vorhandenen Nicht-Rewe-Mandanten(z.B. ein bisher reiner Auftragsmandant) angelegt werden. Der bestehende Man-dant wird um die Rewe-Daten erweitert.Über den Schalter wählen Sie den entsprechende Mandant auseiner Liste aus. Um Mandanten aus anderen Programmen angezeigt zu bekommen,aktivieren Sie in der angezeigten Liste die Option ”Mandanten aller Programmeanzeigen”.Die Nicht-Rewe-Mandanten werden grau dargestellt.

In den HinweisSQL-Programmversionen sind für das Anlegen von Mandanten die Rechteeines Datenbank-Administrators erforderlich.

Im VorlagemandantInstallationsumfang sind die Vorlagemandanten VKMU, VKMUF und VKMUI

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enthalten. Aus dem Vorlagemandanten werden Konten, Steuerschlüssel, Konten-plan, Mehrwertsteuerzuordnungen und Abschreibungsarten in den neu angelegtenMandanten übernommen.Bei einem Jahreswechsel können neue Konten und sonstige Änderungen und Er-weiterungen aus dem aktualisierten Vorlagemandanten übernommen werden.

3.2.1 Wirtschaftsjahr

Der Assistent zur Anlage eines Mandanten führt Sie nach der Auswahl des Vorla-gemandanten zur Festlegung des Geschäftsjahresbeginn.Hier legen Sie Startmonat und Startjahr fest.

EsabweichendesWirtschaftsjahr

ist auch möglich ein abweichendes Wirtschaftsjahr anzulegen. Das Buchungs-jahr ist dann abweichend, wenn es nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt.Liegt ein abweichendes Wirtschaftsjahr vor, wird dieses vom Programm automa-tisch berücksichtigt und beim Buchen entsprechend geprüft.

Abbildung 3.2: Beginn Wirtschaftsjahr

Bei allen periodenbezogenen Auswertungen ist die Eingabe des Auswertungszeit-raumes nur innerhalb des Buchungsjahres möglich. Datumseingaben bei den tages-genauen Auswertungen, Primanota und Journal, die ausserhalb der Grenzen desBuchungsjahres liegen, werden vom Programm intern auf die Grenzwerte korri-giert.Unberührt von der Einstellung des Geschäftsjahres bleiben die Mehrwertsteuer-auswertungen. Sie beziehen sich stets auf das Kalenderjahr. Daten, die für eineMehrwertsteuerauswertung relevant sind, werden vom Programm aus den angren-zenden Buchungsjahren geholt.

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Auswertungen mit Vorjahresvergleich (Bilanz, Erfolgsrechnung, Gewinn & Verlust,BWA) sind nur dann sinnvoll, wenn auch die entsprechenden Buchungsjahre hin-sichtlich Beginn und Dauer vergleichbar sind.

Die Anzahl der Monate im Wirtschaftsjahr ist fest vorbelegt mit 12 Monaten undkann nicht über das Programm angepasst werden.

Um Abschluss-perioden

Ihre Jahresabschlüsse übersichtlich zu gliedern können Sie bis zu acht Ab-schlussperioden einstellen.Diese Einstellung kann jederzeit nachträglich in den Mandanteneinstellungen an-gepasst werden.

3.2.2 Versteuerungsart

Sie vereinbartvereinnahmt

können zwischen der Versteuerungsart vereinbart oder vereinnahmt wählen.Bei der Abrechnung der Steuer nach vereinbarten Entgelten muss die steuerpflich-tige Person das Entgelt in derjenigen Abrechnungsperiode deklarieren, in der siedie Leistungen ihren Kunden in Rechnung gestellt hat. Dementsprechend kann siedie Vorsteuer in der Abrechnungsperiode abziehen, in welcher sie die Rechnungvom Leistungserbringer erhalten hat.Bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten entsteht die Umsatzsteuer-schuld hingegen in dem Moment, in dem die steuerpflichtige Person das Entgelttatsächlich erhält. Der Anspruch auf den Vorsteuerabzug entsteht im Zeitpunktder Bezahlung. Diese Abrechnungsart ist auch möglich, wenn eine Debitorenbuch-haltung geführt wird.Das vereinnahmte

VersteuerungBuchen von Ausgangsrechnungen ist bei beiden Formen gleich. Programmin-

tern wird jedoch bei der vereinnahmten Versteuerung der Steuerbetrag auf das imSteuerschlüssel hinterlegte "Nicht fällig"-Konto gebucht.

3.2.3 Mandantenoptionen

Bereits Mandanten-optionen

bei der Anlage eines Mandanten können Sie sich für die Verwaltung derOffenen Posten und/oder der Kostenrechnung, deren Option Ihnen nur bei lizen-ziertem Kosten-Modul zur Verfügung steht, entscheiden.Für die OP-Verwaltung kann ausserdem noch festgelegt werden, ob Personenkontound Kontonummer identisch sein sollen oder asynchron, d.h. Kunden-/ Lieferan-tennummer wird abweichend von dem Personenkonto verwaltet.Die Mandantenoptionen können in den Einstellungen des Mandanten nach Anlagenochmals angepasst werden. (siehe Kapitel 3.4.2 auf Seite 27)

Über konsolidierterMandant

einen konsolidierten Mandanten können Sie die Einzelabschlüsse mehrererBetriebsstätten bereinigen und zusammenführen.Für einen solchen Mandanten ist keine OP-Verwaltung und Kostenrechnung mög-lich.

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3.3. MANDANT WÄHLEN

Abbildung 3.3: Mandantenoptionen

Wurden alle Einstellungen getroffen, wird der Rechnungswesen-Mandant ab demStartjahr angelegt.

3.3 Mandant wählen

Der gerade aktive Mandant wird zusammen mit dem aktiven Zeitraum ständig inder Statuszeile angezeigt.Über Mandant / Wechseln oder über Applikationsmenü / Wechseln können Sie zueinem anderen Mandanten bzw. in einen anderen Zeitraum wechseln.Ein neuer Zeitraum wird mit dem Jahreswechsel über das Menü Buchen / Jahres-wechsel angelegt.

Abbildung 3.4: Mandant wählen

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In einer Tabelle werden alle für das Programm verfügbaren Mandanten, in der SQL-Version alle für den Nutzer freigegebenen Mandanten angezeigt. Per Doppelklickoder über den Schalter auswählen.Mit dem Schalter können Sie nicht mehr benötigte Mandanten entfernen.Es darf sich dabei aber nicht um den aktuell geöffneten Mandanten handeln. DasProgramm lässt sich den Löschvorgang zweimal bestätigen, da die Daten unterUmständen auch noch von anderen Programmen genutzt werden. Anschliessendwird das komplette Mandantenverzeichnis im Ordner Daten bzw. die Mandanten-datenbank im SQL-Server gelöscht.

3.4 Mandanteinstellungen

Über Mandant / Einstellungen werden Details und Voreinstellungen zum Pro-grammverhalten für den entsprechenden Mandanten festgelegt.Über die Baumstruktur wechseln Sie zwischen den einzelnen Seiten.Egal auf welchem Reiter der Mandanteneinstellungen Sie sich befinden, in derobersten Zeile wird Ihnen immer der Buchungszeitraum des aktuellen Jahres unddes Vorjahres und der verwendete Vorlagemandant angezeigt. Diese Einstellungenkönnen nicht mehr über eine Programmfunktion angepasst werden.

Sie Hinweisgelangen auch per Doppelklick auf die Mandantennummer in der Statusleistein die Mandanteneinstellungen.

3.4.1 Adresse

Auf Seite Adresseder Seite Adresse können Sie die Anschriftsdaten Ihres Mandanten ergänzen,da bei der Neuanlage nur der Mandantenname erfasst werden konnte.Durch Mausklick auf die Symbole der Eingabefelder Telefon-, E-Mail- oder Inter-netverbindung werden bei vorhandener Software automatisch die entsprechendenProgramme gestartet.Durch Klick mit der rechten Maustaste auf das Telefonsymbol gelangen Siein die Maske zur Telefon-Konfiguration. Nähere Erläuterungen hierzu finden Sieunter Abschnitt Tapi- Konfiguration im System-Handbuch der SelectLine-Programme.

Die hier hinterlegte Währung ist die Leitwährung des Mandanten.

3.4.2 Optionen

Auf Seite Optionender Seite Optionen finden Sie die Anzahl der Buchungsperioden wieder. Auchdie Versteuerungsart und die Gewinnermittlung wird Ihnen hier angezeigt. DieWerte stehen fest und können über die Mandanteneinstellungen nicht angepasstwerden. Allerdings ist es möglich über entsprechende Programmfunktionen die Ge-winnermittlung umzustellen und von Ist- auf Sollversteuerung zu wechseln.

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3.4. MANDANTEINSTELLUNGEN

Bei der Anlage des Mandanten hatten Sie bereits die Möglichkeit Abschlussmonateeinzugeben, diese Einstellung kann jederzeit angepasst werden, um umfangreicheBuchungen zum Jahresabschluss zu gliedern und eine grössere Übersichtlichkeit zuschaffen.

BeiKostenrechnung lizenzierter Kostenrechnung können Sie für jeden Mandanten eine begleitendeKostenrechnung einstellen. Ist die Option deaktiviert, stehen Ihnen zwar noch alleentsprechenden Menüpunkte zur Verfügung, Sie erhalten allerdings einen Hinweisauf die Mandantenoption, wenn ein solcher Menüpunkt aufgerufen werden soll.

DieOP-Verwaltung Art der Offene Posten-Verwaltung und des OP-Ausgleichs legen Sie ebenfallshier fest. Es ist möglich komplett ohne Offene Posten zu arbeiten. Deaktivieren Siedazu die entsprechenden Optionen für Debitoren und Kreditoren. Ebenso kann eineeinseitige Sperrung der OP-Verwaltung erfolgen. Das Ausschalten der Arbeit mitOffenen Posten bewirkt, dass beim Bebuchen von Debitoren (Kunden) und Kre-ditoren (Lieferanten) keine OPs mehr angelegt werden. Die bereits zum Zeitpunktder Deaktivierung bestehenden Posten werden allerdings weiterhin angezeigt, kön-nen allerdings nicht mehr bearbeitet werden.Weiterhin können Sie hier die Einstellung für die Synchronisierung der Kunden-/Lieferantennummer und Fibukonto nochmals anpassen. Ist die Option nicht ak-tiv, können zu einer Kontonummer eine oder mehrere beliebige Adressnummerngehören. Ist die Option aktiv, wird mit dem Anlegen eines Debitoren / Kreditorenautomatisch das entsprechende Personenkonto angelegt.Für den OP-Ausgleich gibt es verschiedene Möglichkeiten die entsprechenden Op-tionen zu kombinieren. Nachfolgend werden Ihnen verschiedene Kombinationsmög-lichkeiten der Optionen und deren Auswirkungen aufgelistet:

Nur der "voll"automatische Ausgleich ist ausgeschaltet. Beim Buchen von OffenenPosten erscheint immer der Ausgleichsdialog, wenn ein Ausgleich möglich ist – auchbei Neuanlegen eines OPs. Findet das Programm bei der Anlage eines neuen Pos-tens keinen entsprechenden Ausgleichsposten erscheint der OP-Bearbeitungsdialog.

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Bei der Neuanlage eines OPs (manuelles Buchen) erscheint immer der Bearbei-tungsdialog – unabhängig davon, ob eine Ausgleichsmöglichkeit gegeben ist.

Es erscheint kein OP-Folgedialog bei der Neuanlage (manuelles Buchen) eines Of-fenen Postens.

Es erscheint keinerlei Ausgleichsdialog – es wird ein neuer GU- oder Zahlungs-OPmit Status "offen" angelegt.

Wenn Hinweisim Kontierungsassistenten oder im Zahlungslauf OPs zugeordnet wurden,erfolgt der Ausgleich immer – unabhängig von diesen Mandantenoptionen!

Bei COM-Kopplungaktiver Option "OP-Abgleich mit SQL-Auftrag" steht Ihnen unter Schnittstel-len / Abgleich zusätzlich der Menüpunkt SQL Auftrag zur Verfügung. Verwendungfindet diese Schnittstelle nur für den Fall der COM-Kopplung eines SQL-Auftrags-Mandanten mit einem Rewe-Mandanten in einem separatem Datenbestand um dieOP-Verwaltung im SelectLine Auftrag mit der des Rechnungswesens abzu-gleichen.

Bei Konsolidierunglizenziertem Modul Konsolidierung kann beim Neuanlegen eines Mandantendie Option „Konsolidierter Mandant“ gesetzt werden. Diese Option kann nach-träglich nicht mehr geändert werden.Ein solcher Mandant nimmt dann Werte der zu konsolidierenden Mandanten auf.Die Buchungen werden je Mandant in einen separaten Buchungskreis importiert.Zu beachten ist, dass beim Jahreswechsel keine Salden übernommen werden kön-nen und der konsolidierte Mandant weder über eine OP-Verwaltung noch überKostenstellenrechnung verfügt.

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3.4.3 Zahlungsverkehr

VariablenVerwendungs-zweck

und Konstanten für den Verwendungszweck beim automatischen Zah-lungsverkehr können hier oder direkt beim Zahlungslauf erfasst und bearbeitetwerden.

Abbildung 3.5: Seite Zahlungsläufe

Je nach Art der Zusammenfassung (kein OP, max.14 oder alle) von OPs im Zah-lungslauf, können Sie getrennte Verwendungszwecke einrichten. Der Verwendungs-zweck ”Zahlungsgrund je OP” wird verwendet wenn der Zahlungsgrund auf ”Kei-ne” oder ”14” steht. Der Sammelzahlungsgrund wird herangezogen wenn alle OPseiner Kunden-/ Lieferantennummer zusammengefasst werden.

Ist die Option gesetzt, wird unabhängig vom ein-gestellten Zahlungsgrund immer der Sammelgrund verwendet.

BuchungstexteZahlungstext für Zahlungsbuchungen aus z.B. der OP-Liste heraus können eben-falls automatisch gebildet werden. Über einen Testschalter können Sie Ihre Eingabeüberprüfen.

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Sowohl bei der Bildung der Verwendungszwecke als auch bei der Zusammenset-zung der Zahlungstexte stehen Ihnen über verschiedene Platzhalter bzw. Felderals Auswahl zur Verfügung. Über ’+’ können Sie Konstanten und Variablen mit-einander verbinden. Feste Texte in den Zahlungstexten geben Sie in doppeltenHochkommas ein, für die Verwendungszwecke ist dies nicht notwendig.

Beispiel BeispielText für Zahlungen:if ({Zahlung aus Rechnung}; "Zahlung";{OPBeleg})Übersetzung: Wird eine Rechnung über die OPListe gezahlt wird automatisch inden Buchungstext ’Zahlung’ geschrieben, Ansonsten sucht das Programm den OP-Beleg aus dem zu zahlenden Offenen Posten.

Hier Spesenregelungwird definiert, wie mit den beim Auslandszahlungsverkehr anfallenden Ge-bühren zu verfahren ist.

Hier VESREinstellung

wird die Grösse und Darstellung der VESR Nummer definiert.

3.4.4 Mahnungen

Auf Mahnstufender Seite Mahnungen haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der Mahnstufenfestzulegen. Das Programm kann maximal 5 Stufen verwalten.Über die Option können Sie jedoch für Offenen Debi-toren manuell höhere Mahnstufen vergeben, allerdings werden für diese Mahnstufenkeine Mahnbelege erstellt. Nutzen bringt dies, wenn Sie z.B. die in Betreibung be-findlichen Mahnungen abtrennen wollen.

Weiterhin Zinsberechnungkönnen Sie eine Formel für die Berechnung von Verzugszinsen hinterle-gen.Mahnzinsen werden standardmässig nach der ”kaufmännischen Zinsmethode” er-mittelt. Das bedeutet, bei der Ermittlung der Zinstage wird jeder Monat mit 30und das Jahr mit 360 Tagen angenommen.Die Berechnung erfolgt nach interner Standardformel:rn2(zinstage({Fälligdatum};{Mahndatum})*{Betrag}/36000*{Zinsprozente})Vom Standard abweichend können die Mahnzinsen auch mittels einer selbst defi-nierten Formel berechnet werden. Die Zinsangaben im Mahnvorschlag sind dannhinfällig.

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Abbildung 3.6: Seite Mahnungen

In der TabelleMahnstaffel legen Sie in Abhängigkeit des Betrages die Mahngebühr fest.Eine neue Zeile können Sie mit der Taste [Einfg] oder aus der letzten Zeile mitder Taste [Enter] einfügen. Das Löschen einer Zeile ist über die Tastenkombination[Strg] + [Entf] möglich. Zusätzlich zur Mahngebührenstaffel kann die Staffelung jeweitere x CHF hinterlegt werden (als Betrag ist der Bis-Wert anzugeben).Die Eingaben der Mahnstaffel werden gezogen, sobald im Mahnvorschlag für die”Gebühr je Mahnposten” die Einstellung ”lt. Tabelle” getroffen wird.Unter „Mandant / Einstellungen“ auf der Seite „Mahnungen“ können Sie Feldzu-ordnungen treffen, wie die Adressfelder für den Mahnbeleg gefüllt werden sollen.Diese Einstellungen gelten programmübergreifend. Sie können über die Feldzuord-nung festlegen, wie die Mahnadresse aus den Adressfeldern der Stammdaten gebil-det werden soll. Auf den vom Programm vorgeschlagenen Standard kann jederzeitüber das Menü „Extras“ zurückgesetzt werden.Über [Bearbeiten] können Sie die markierte Zeile anpassen und entsprechend Ih-ren Wünschen zuordnen. Mit Zielfeld ist das Feld im Mahnbeleg bezeichnet, dieZuordnung erfolgt mit Hilfe ausgewählter Felder aus dem Debitorenstamm.Für jedeMahntexte unter Stammdaten / Weitere... / Sprachen angelegte Sprache erscheint inder Baumstruktur der Mandanteneingabemaske ein Untereintrag zur Seite Mah-nungen. Hier können Sie Ihre Standard-Mahntexte je Mahnstufe und Sprache er-fassen.

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3.4.5 Buchungsmaske

Mögliche Konfigurationen der Buchungsmaske, getrennt nach Gültigkeit für denMandanten, den Nutzer oder das jeweilige Buchungsjahr, werden im Kapitel „Bu-chen“ beschrieben.

3.4.6 Anlagenbuchhaltung

Die Seite Anlagenbuchhaltung steht Ihnen nur bei lizenziertem Anlag-Modul zurVerfügung.Die Konfigurationsmöglichkeiten werden Ihnen im Kapitel ”Anlagenbuchhaltung”näher erläutert.

3.4.7 Kostenrechnung

Bei lizenziertem Kosten-Modul und bei aktivierter Kostenrechnung unter Mandant/ Einstellungen / Optionen haben Sie Zugriff auf die Seite Kostenrechnung.Möglichkeiten der Konfiguration werden Ihnen im Kapitel ”Kostenrechnung” nähergebracht.

3.4.8 Freie Felder

Jedem Mandanten stehen für die individuelle Erfassung zusätzlicher Daten freieFelder zur Verfügung. Diesen können Sie selbst eine Bedeutung geben und überden Schalter eine eigene Bezeichnung für die Bildschirmanzeige undden Ausdruck zuordnen.

Besonderheit Hinweisfür das kaufmännische UND (”&”, engl. Ampersand): Wenn ein ”&”in der Feldbezeichnung angezeigt werden soll, ist noch ein zweites einzugeben:”&&”.

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Abbildung 3.7: Seite Freie Felder

Die Felder sind wie folgt definiert:• 2 Textfelder mit jeweils 30 Zeichen• 2 Felder für Dezimalzahlen• 2 Felder für ganze Zahlen• 2 Felder für Datumseingaben• 4 Optionsfelder

3.4.9 Zugriffsrechte und Listeneinstellungen

Die Seiten Zugriffsrechte und Listeneinstellungen gibt es nur in den Programmver-sionen für die SQL-Datenbank.

DieZugriffsrechte Zugriffsrechte resultieren aus der Rechteverwaltung des SQL-Servers.Auf dieser Seite erhalten Sie einen Überblick über alle unter Applikationsmenü /Passwörter angelegten Nutzer und deren Zugriffsrechte auf den aktiven Mandan-ten.Mit den Pfeilsymbolen können Sie den ausgewählten Nutzern den Zugriff auf die-sen Mandanten erlauben bzw. entziehen.

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Hierzu sind allerdings die Rechte eines Datenbank-Administrators erforderlich.

Voreinstellungen Listeneinstellungenfür den Aufbau aller Tabellen/Listen beim Öffnen nehmen Sie aufdieser Seite vor. Die Einstellungen gelten für alle Tabellen des Mandanten.Optionen können aber auch unterMandant / Einstellungen / Vorgabewerte speziellfür jede Tabelle gesetzt werden. Es sollte also je Tabelle entschieden werden, welcheArbeitsweise zum optimalen Ergebnis führt.Nähere Erläuterungen finden Sie hierzu im System-Handbuch der Selectline-Programme.

3.4.10 Verwaltung Masken- und Toolbox-Editor

Spezielle Anpassungen über den Maskeneditor und der Toolbox in den Masken bzw.über den Spalteneditor in den Tabellen werden vom Programm nutzerspezifisch ge-speichert und verwaltet. Wenn mehrere Benutzer dieselben Einstellungen nutzensollen, brauchen diese nur für einen Benutzer angelegt werden. Allen anderen Be-nutzern kann man diese Einstellungen an dieser Stelle übertragen. Ausserdem kön-nen optional auch die Spalteneinstellungen der Tabellen durch den Spalteneditorfür andere Benutzer übertragen werden.

Abbildung 3.8: Seite Verwaltung Toolbox

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Weitere Hinweise zum Masken- bzw. Toolboxeditor finden Sie unter Kapitel 10”Toolbox und Maskeneditor” im System-Handbuch der SelectLine-Programme.

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4 Stammdaten

4.1 Konten

Die Verwaltung der Kontenstammdaten erfolgt je Buchungsjahr.Die Informationen zu den Konten erfassen Sie auf mehreren Seiten. Der Wechselzum jeweiligen Dialog wird über eine Baumstruktur im linken Maskenbereich ge-steuert.

Konto Kontoist das Schlüsselfeld der Konten.Es erlaubt die Eingabe einer 15-stelligen Zeichenkette, also auch Buchstaben undSonderzeichen.

Mit Hinweisder Eingabe des Kontos erhalten die Datensätze zusätzlich eine numerischeKontonummer. Dies ist zu beachten, wenn die Konten in numerischer Reihenfolgeangezeigt werden sollen. Sortieren Sie dann nach Kontonummer!

4.1.1 Konten

4.1.1.1 Konto

Abbildung 4.1: Seite Konto

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4.1. KONTEN

FürBezeichnung die Bezeichnung des Kontos sind 40 Zeichen vorgesehen.Um ein Konto detaillierter zu beschreiben stehen Ihnen im Feld ”Bezeichnung(lang)” weitere 80 Zeichen zur Verfügung.

DerAutotext Autotext wird beim Buchen als Buchungstext übernommen, solange das ent-sprechende Eingabefeld in der Buchungsmaske noch keine Eintragung hat.

DieZuordnung Zuordnung ist für den Kontenplan von Bedeutung. Bei der Prüfung des Kon-tenplanes auf logische Richtigkeit wird geprüft, ob die Zuordnung in der Erfolgs-rechnung oder in die Bilanz auch der Zuordnung lt. Konto entspricht.’Keine’ Zuordnung erfolgt für Personenkonten.

DerTyp Typ bestimmt die Art der Verwendung des Kontos beim Buchen und ist somitdessen wichtigstes Kennzeichen.

• FinanzkontoFür typische Finanzkonten wie Bank, Postbank und Kasse, auch für Trans-ferkonten. Wird ein Finanzkonto an ein "nicht" Finanzkonto gebucht, habenSie zusätzlich die Möglichkeit einen Steuerschlüssel und Skontowert einzu-geben.

• DebitorFür Kundenkonten. Die Personenkonten 10000 bis 69999 sind hierfür eintypischer Bereich (DATEV).

• KreditorFür Lieferantenkonten. Die Personenkonten 70000 bis 99999 sind hierfür eintypischer Bereich (DATEV).

• UmsatzsteuerKonten diesen Typs können mit Mehrwertsteuerschlüssel gebucht werden.Das bedeutet, diesen Konten wird dann automatisch der um den Mehrwert-steuerbetrag geminderte Buchungsbetrag zugewiesen. Bei Buchungen vonMehrwertsteuerkonto gegen Mehrwertsteuerkonto ist kein Steuerschlüsselzulässig. Buchungen gegen Vorsteuerkonten sind nicht erlaubt.

• VorsteuerKonten diesen Typs können mit Vorsteuerschlüssel gebucht werden. Dasbedeutet, diesen Konten wird dann automatisch der um den Vorsteuer-steuerbetrag geminderte Buchungsbetrag zugewiesen. Bei Buchungen vonVorsteuerkonto gegen Vorsteuerkonto ist kein Steuerschlüssel zulässig. Bu-chungen gegen Erwerbsteuerkonten und Mehrwertsteuerkonten sind nichterlaubt.

• SteuerfreiKonten diesen Typs können nicht mit Steuerschlüssel gebucht werden.

DieHinweis genannten Buchungsvorschriften gelten nur für das Buchen von Einfachbele-gen, in Sammelbelegen können Sie alle Kontenkombinationen verwenden.

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KAPITEL 4. STAMMDATEN

Ist Steuercodeals Kontentyp Umsatzsteuer, Vorsteuer oder Debitor ausgewählt, kann ein Steu-erschlüssel eintragen werden. Dieser wird dann beim Buchen vorgeschlagen.Einem Debitorenkonto können Sie nur bei der Ist-Versteuerung einen Steuerschlüs-sel zuweisen. Dadurch wird beim Zahlungseingang der nötige Steuerschlüssel fürdie Umbuchung vom Steuerkonto "nicht fällig" auf "fällig" automatisch in der Bu-chungsmaske vorgeschlagen.

Das SammelkontoFeld ”Sammelkonto” ist nur für Personenkonten (Typ Debitor/Kreditor) ak-tiv. Hier kann ein vom Standard abweichendes Sammelkonto, das entsprechend inden Stammdaten / Konten / Automatikkonten hinterlegt sein muss, eingetragenwerden. Wird kein Konto hinterlegt, zieht das Programm automatisch das Stan-dardsammelkonto aus den Automatikkonten.

Konten Buchsperre ab, die Sie nicht mehr bebuchen wollen, können Sie mit einer datumsbezoge-nen Buchungssperre versehen.

Ist Konto nurindirekt buchen

die Option markiert, kann dieses Konto nicht mehr di-rekt, sondern nur noch automatisch bebucht werden (z.B. die Sammelkonten fürVerbindlichkeiten und Forderungen).Wird ein solches Konto beim Buchen ausgewählt, weist das Programm Sie beimAbspeichern des Buchungssatzes auf diese Einstellung hin.Die Konten für die Mehrwertsteuer sollten nie direkt bebucht werden, da dann kei-ne Mehrwertsteuerverprobung mehr möglich ist und direkt gebuchte Beträge aufdiese Konten nicht in der Mehrwertsteuer-Voranmeldung beachtet werden.Sind HinweisKonten in den Kostenstammdaten mit der Option „Konto nur indirekt bu-chen“ geschlüsselt, können für diese Stammdaten keine Eröffnungswerte unter „Bu-chen / Eröffnungsbilanz“ mehr eingegeben werden. Das Eingabefeld ist ausgegraut.Es wird empfohlen, nach einer Mandanteneröffnung für die erstmalige Erfassungder Eröffnungsbilanzwerte die Checkbox „Konto nur indirekt buchen“ zu deakti-vieren, dann den Saldo zu erfassen und danach die Checkbox wieder zu aktivieren,da bei den weiteren Jahreswechseln die Salden ja automatisch übertragen werden.Markieren Steuercode

feststellenSie die Option , wenn Sie sicherstellen möchten,

dass das eingestellte Konto nur mit dem im Feld Steuercode hinterlegten Steuer-schlüssel gebucht wird.Diese Option ist für Erlöskonten sinnvoll – dann ist eine eindeutige und einfacheMehrwertsteuerverprobung sichergestellt.

Wird Anlagenkontoparallel das Modul SelectLine Anlagenbuchhaltung genutzt, wird überdas Kennzeichen selektiert, welche Konten in der Anlagen-buchhaltung als Sachkonten für die Anlage zur Verfügung stehen.Wird ein solches Konto über Buchen / Dialogbuchen angesprochen, wird die Posi-tion automatisch in den Anlagestapel geschrieben.

Die Jahreswechselohne Saldo

Salden der Konten mit der Option werden beim automa-tischen Jahreswechsel nicht mit in das Folgejahr übernommen (z.B. Steuerkonten,

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4.1. KONTEN

Privatentnahme, Saldenvortragskonten etc.).Für Konten, die der Erfolgsrechnung zugeordnet sind, erfolgt der Jahreswechselgrundsätzlich ohne Saldo.

AlternativKontenblattverdichten

zum Druck jeder einzelnen Buchung im Kontenblatt können über dieOption auch nur die Monatssummen ausgegeben werden.

WelcheHinweis der o.g. Optionen Sie für ein Konto einstellen können, hängt von der Zu-ordnung und dem Kontentyp ab.

ImSalden Kontensaldo wird Ihnen der aufgelaufene Saldo des Kontos angezeigt.

4.1.1.2 Salden / Budget

Auf der Seite Salden/Budget erhalten Sie einen Überblick über die monatlichen Sal-den des gewählten Kontos. Ausserdem können Sie für jedes Konto Periodenwerteals Budget eingegeben.Über den Schalter haben Sie die Möglichkeitdas Budget wahlweise aus dem Vorjahresbudget oder den Kontensalden des Vor-jahres zu übernehmen. Beim Kopieren der Werte können Sie diese entsprechendeines Bewertungsfaktors anpassen.Soll keine automatische Übernahme des Etats erfolgen, kann die Eingabe separatfür jeden Monat erfolgen oder Sie geben im Feld ”Gesamtsaldo” einen Betrag ein,dieser wird dann gleichmässig auf die einzelnen Monate aufgeteilt. Ist die Kos-tenrechnung aktiviert, kann zudem eine Uebergabe des Budgets auf die entpsre-chende Kostenart erfolgen. Das Kostenartenbudget wird aus allen Kontenbudgetssummiert, die dieselbe Kostenart unter der Konteneinstellungen hinterlegt haben.

Die Anzeige kann für alle Buchungsjahre erfolgen, d.h. Sie müssen nicht zwingendper Mandantenwahl direkt in Vorjahre wechseln, um sich die Salden anzeigen zulassen.Des Weiteren kann die Ansicht sowohl in der Standardeinstellung CHF als auch inEuro erfolgen.

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Abbildung 4.2: Seite Salden / Budget

4.1.1.3 Kontenblatt

Auf der Seite Kontenblatt sind alle Buchungen getrennt nach Buchungszeiträumengelistet.Optional können Sie sich auch die stornierten Buchungssätze anzeigen lassen. Diesewerden Ihnen rot dargestellt.

Abbildung 4.3: Seite Kontenblatt

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4.1. KONTEN

ÜberHinweis einen Doppelklick auf eine Buchung gelangen Sie automatisch in die Bu-chungsmaske, in welcher der entsprechende Satz im Editiermodus angezeigt wird.

4.1.1.4 Einstellungen

Abbildung 4.4: Seite Einstellungen

SieFremdwährung können jedes Konto beliebig mit Fremdwährungen bebuchen. Das heisst, inIhre Kasse könnten bei Bedarf, Zahlungseingänge z.B. in EUR, CHF, US$, PFDgebucht werden. Die Salden werden getrennt nach Leitwährung und Fremdwäh-rungen ermittelt und ausgewiesen.Über den Schalter erreicht man die Saldenübersicht der Bu-chungen in Fremdwährung.Um mit Fremdwährungen zu buchen, setzen Sie die Option undwählen die entsprechende Währung aus. Die hier eingestellte Fremdwährung istein Vorschlagswert, solange nicht die Option gesetzt ist. Wird dieFremdwährung festgestellt, kann nur noch in dieser Einheit auf das Konto gebuchtwerden.

DieKostenrechnung Einstellungen zur Kostenerfassung für Gewinn- und Verlustkonten sind nur beiAktivierung des Moduls SelectLine Kostenrechnung sichtbar.Weitere Hinweise zu den einzelnen Funktionen finden Sie im Kapitel Kostenrech-nung.

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Ihnen Zusatzstehen zwei Textfelder mit jeweils 40 Zeichen für zusätzliche Informationenzur freien Verfügung.

Für Konsolidierungdie Konsolidierung eines Mandanten gibt es überdies noch die Möglichkeit einKonsolidierungskonto einzugeben. Statt dem ursprünglich gebuchten Konto wirdbei der Übergabe der Daten in den konsolidierten Mandanten das Konsolidierungs-konto herangezogen.

In Zugriffsebeneder Passwortverwaltung hinterlegte Sichtbarkeitsebenen können hier zugeordnetwerden.Der Nutzer kann dann nur die Datensätze sehen, bearbeiten und löschen, die sichauf seiner Sichtbarkeitsebene befinden. Legt der Nutzer ein neues Konto oder Bu-chung an, erhält dieser Datensatz automatisch die Sichtbarkeitsebene, welche fürden Benutzer in der Passwortverwaltung hinterlegt ist.Eine Zuweisung der Zugriffsebene kann nur mit der sa-Anmeldung in der SQL-Version erfolgen.Für Zusammen-

fassendeMeldung

die Zusammenfassende Meldung relevante Konten (Mehrwertsteuer, Finanz-und steuerfreie Konten) werden ebenfalls über die Konteneinstellungen geschlüs-selt.Ist die Option aktiviert, wird bei der Buchung dieses Kontosein Dialog zur Eingabe der Mwst-Identnummer des Rechnungsempfängers geöffnet.Ist das Gegenkonto ein Personenkonto wird die im Debitorenstamm eingetrageneMwst-ID vorgeschlagen.Alle Buchungen zu diesem Konto, die mit einer Mwst-Identnummer erfasst wurden,werden für die Zusammenfassende Meldung des entsprechenden Quartals berück-sichtigt.

Für DreiecksgeschäfteDreiecksgeschäfte ist ein separates Konto mit entsprechender Schlüsselung an-zulegen. Auch steuerfreie Skonti aus Dreiecksgeschäften müssen mit einem sepa-raten steuerfreien Skontokonto gebucht werden um die Trennung auf der Zusam-menfassenden Meldung zu erlangen.Mit der Option werden Buchungen zu diesem Konto auf derZusammenfassenden Meldung mit einer ’1’ im Feld Dreiecksgeschäfte ausgewiesen.Die Option ist nur aktivierbar wenn das Konto für die ZM berücksichtigt wird.Auch hier ist die Eingabe der Mwst-Identnummer des Rechnungsempfängers beider Buchung notwendig.Die Seite Extrafelder Extrafeldererscheint nur, wenn Sie über Mandant / Einstellungen /Vorgabewerte Extrafelder angelegt wurden.Nähere Erläuterungen finden Sie im SelectLine Systemhandbuch im Kapitel”11.2 Extrafelder”.

4.1.2 Automatikkonten

Konten mit einer Automatikfunktion werden unter Stammdaten / Konten / Auto-matikkonten verwaltet. Die Vorgaben werden bei der Anlage des Mandanten ausdem Vorlagemandanten übernommen.

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4.1. KONTEN

Die hier hinterlegten Konten werden automatisch vom Programm herangezogen,wenn z.B. Saldenvorträge erfasst oder Debitoren- bzw. Kreditorenbuchungen er-stellt werden. Die Konten können, solange noch nicht bebucht, umgestellt werden.DasSkontokonten

steuerfreiKonto Skontiertrag steuerfrei wird als Skontokonto angesprochen, wenn eine

Buchung ohne Steuerschlüssel, aber mit Skonto erfolgt und der Betrag für dasKonto im Haben steht. Das Konto Skontiaufwand steuerfrei wird als Skontokontoangesprochen, wenn eine Buchung ohne Steuerschlüssel, aber mit Skonto erfolgtund der Betrag für das Konto im Soll steht.

Abbildung 4.5: Automatikkonten

DasEröffnungskonten Konto Eröffnungskonto Sachkonten wird automatisch herangezogen, wenn Vor-tragswerte über Buchen / Vortragswerte oder mit der Saldenübernahme von Bi-lanzkonten beim Jahreswechsel gebucht werden.Die Konten Eröffnungskonto Debitoren / Kreditoren werden automatisch gezogen,wenn OP-Vorträge über Offene Posten / Offene Posten - Vortrag oder mit derSaldenübernahme von Personenkonten beim Jahreswechsel gebucht werden.Buchungen gegen dieses Konten werden in den Salden getrennt als EB-Werte aus-gewiesen.DasSummen

Vortragskontenals Automatikkonto definierte Summenvortragskonto ermöglicht das unter-

jährige Vortragen von Offenen Posten und Bebuchen von Sachkonten mit Steuer-schlüssel als reine Steuercode-Information, ohne dass eine Steuerbuchung erfolgt.AlleSammelkonten Debitorenbuchungen werden vom Programm zusätzlich und automatisch aufdas Sammelkonto Debitoren gebucht – sowie die Kreditorenbuchungen auf dasSammelkonto Kreditoren.Diese Konten sollten nicht direkt bebucht werden. Hält man sich an diese Regel,entspricht der Saldo dieses Kontos der Summe aller Debitorenkonten.Sollen für bestimmte Debitoren / Kreditoren gesonderte Sammelkonten genutztwerden, sind diese als alternative Konten festzulegen. Wird ein Konto als alterna-tives Sammelkonto hinterlegt, passt das Programm automatisch die Schlüsselungdes Kontos in den Stammdaten auf Zuordnung Bilanz und Typ steuerfrei an.

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4.1.3 Kontenplan

Im Kontenplan werden die Konten den verschiedenen Auswertungen (Bilanz, Er-folgsrechnung, BWA) zugeordnet.Für die Standardkontenrahmen Käfer und KMU werden verschiedene Kontenplä-ne (z.B. Kapital- und Personenkontenplan) mitgeliefert. Beim Anlegen eines neuenMandanten werden die Kontenpläne aus dem Vorlagemandanten übernommen.

Abbildung 4.6: Kontenplan

4.1.3.1 Struktur

Der Kontenplan ist als Baumstruktur organisiert, die bis zu 20 Ebenen zulässt(ähnlich der Dateiverzeichnisstruktur).Für jeden Kontenplan ist ein Grundgerüst (Bilanz - unterteilt in Aktiva und Pas-siva, Gewinn und Verlust, BWA) vorgegeben, dieses kann weder verschoben, nochgelöscht werden. Allerdings können Sie diese Grundstruktur um zusätzliche unter-geordnete Ebenen erweitern.

Gruppen, HandhabungKonten und Zähler können Sie über hinzufügen oder über entfer-nen.Gruppen und Zähler werden stets am Ende der zugehörigen Einträge angefügt;Konten werden sortiert nach Kontonummer eingeordnet.

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4.1. KONTEN

Gelöscht wird immer die gerade markierte Position mit sämtlichen Untereinträ-gen.Über die Auswahlfelder könnenSie die Anzeige des Kontenplans beeinflussen. Das Arbeiten mit nur einem Teilbzw. einer Hauptgruppe erhöht die Übersicht und erleichtert die Suchfunktion.Über Ebenen lässt sich die Ansicht in ihrer Schachtelungstiefe variieren.Jeder im Mandanten hinterlegte Kontenplan kann hier ausgewählt und hinsichtlichseiner Hauptgruppen in der Ansicht eingeschränkt werden.Die Einschränkung der Anzeige gilt nur für die Stammdaten, sie greift nicht aufAuswertungen, welche sich auf die Kontenpläne beziehen.

DieGruppen, Konten Struktur wird durch Gruppen gebildet, denen wieder Gruppen untergeord-net werden können. In der jeweils untersten Ebene befinden sich die Konten, alsEinzelkonto oder als Kontengruppe. Eine Gruppe weist immer den Saldo der un-tergeordneten Gruppen mit ihren Konten aus.Einzelne Gruppen können Sie mit einem Doppelklick auf das Gruppensymbol "auf-und zuklappen".

FürZähler Teilsummen muss man Zähler einfügen. Jeder Gruppe, Kontengruppe bzw.jedem Konto, dessen/deren Wert mitgezählt werden soll, ist die Schlüsselnummerdes entsprechenden Zählers mitzuteilen.

GenerellSpeichernKopierenLöschen

gilt, die mitgelieferten Kontenpläne sollten nicht angepasst werden.Benötigen Sie Anpassungen am Kontenplan, sollte Sie einen bestehenden Standardkopieren und die Änderungen dort durchführen.Über Funktionen und Anzeigeoptionen finden Sie die Funktion Kontenplan Spei-chern unter, hierüber können Sie den aktuellen Kontenplan unter einem neuenNamen kopieren.Für jeden neu erstellten Kontenplan wird im Mandantenverzeichnis der Installationeine entsprechende KPL-Datei angelegt. In dieser wird die Struktur des Konten-plans abgespeichert.Alle Änderungen im Kontenplan sind erst mit dem Speichern wirksam. Das heisst,erst wenn gespeichert wurde, sind die gewünschten Änderungen in den entspre-chenden Auswertungen sichtbar. Soll lediglich ein modifizierter Kontenplan unterbereits bestehenden Namen gespeichert werden, erfolgt dies ebenfalls über Funk-tionen und Anzeigeoptionen.Auch das Löschen erfolgt über diesen Menüpunkt. Es können allerdings nur indivi-duelle Kontenpläne wieder gelöscht werden. Das Löschen der Standardkontenpläneist nicht möglich.

DasPrüfen Programm bietet Ihnen unter Funktionen und Anzeigeoptionen zwei Prüfrou-tinen, um die Zuordnungen im Kontenplan automatisch zu kontrollieren.Mit der Funktion Kontenplan prüfen wird der Kontenplan auf falsch zugeordneteKonten untersucht. ER Konten prüfen kontrolliert, ob jedes ER-Konto im aktuellbearbeiteten Kontenplan enthalten ist. Fehler bzw. die Informationen über nicht

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verwendete Konten werden in einem Prüfprotokoll dargestellt.

Über DruckenKontenplan drucken haben Sie die Möglichkeit sich die Zuordnungen der Kon-ten in einer Übersicht getrennt nach BWA, Bilanz und ER ausgeben zu lassen. ImDruckparameter-Dialog geben Sie an, welche Informationen, z.B. Kontonummer,Zählerzuordnungen etc., Sie auswerten lassen wollen.

Auch Anzeigeoptionenden Kontenplan selbst können Sie hinsichtlich den angezeigten Informationenbeeinflussen. Über Funktionen und Anzeigeoptionen können verschiedene Einstel-lungen getroffen werden. Zählerzuordnungen, Kennzahlen und Kennzeichen lassensich ein- bzw. ausblenden. Ob eine Anzeige der genannten Daten erfolgt, erkennenSie an dem Haken vor der entsprechenden Funktion.

4.1.3.2 Gruppen

Gruppen Bezeichnungsind definiert durch ihre Bezeichnung, für die zwei Zeilen zur Verfügungstehen. Je nach ausgewählter Option für die Anzeige, wird den Zeilen unterschied-liche Bedeutung zugewiesen:2-zeilig beide Zeilen erscheinen in den Auswertungen über die Platzhalter

"Vorzeile" und "Hauptzeile"Vorzeichen positives Gruppensaldo – die 1. Zeile wird in den Auswertungen über

"Hauptzeile" ausgewiesennegatives Gruppensaldo – die 2. Zeile wird in den Auswertungen über"Hauptzeile" ausgewiesen

Abbildung 4.7: Gruppe bearbeiten

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4.1. KONTEN

DieSpiegelgruppen Zuordnung der Gruppen in der Bilanz hinsichtlich Aktiva und Passiva ist inAbhängigkeit vom Vorzeichen geregelt.Eine "Spiegelgruppe Soll" erscheint nur dann, wenn der Gruppensaldo positiv ist.Die dazugehörige "Spiegelgruppe Haben" weist nur dann einen Wert aus, wenn derGruppensaldo negativ ist.Es ist wichtig, dass beide Spiegelgruppen in Bezug auf die dazugehörigen Kontenund Kontengruppen genau identisch sind!Soll keine Trennung nach negativen und positiven Saldo erfolgen, hinterlegen Siedie Gruppe ohne Spiegelgruppen-Funktion.Spiegelgruppen erkennen Sie an dem roten (Haben) bzw. blauen (Soll) Punkt imGruppenordnerAusserdemFunktion sind Gruppen durch ihre Sonderfunktion definiert:Keine Der Gruppe ist keine Sonderfunktion hinterlegt.Sammelgruppe Alle bebuchten, aber nicht im Kontenplan enthaltenen

Konten unabhängig vom Saldo werden hier gesammelt –Auffangposten.

Sammelgruppe Soll Alle bebuchten, aber nicht im Kontenplan enthaltenenKonten mit positivem Saldo werden hier gesammelt –Sonstige Aktiva.

Sammelgruppe Haben Alle bebuchten aber nicht im Kontenplan enthaltenenKonten mit negativem Saldo werden hier gesammelt –Sonstige Passiva.

Eigenkapital Der Saldo dieser Gruppe muss für die Bilanz immer imHaben stehen. Die fehlende Differenz wird ermittelt. Umdiesen Fehlbetrag wird die Aktiv- und die Passivseiteergänzt.

EK-Fehlbetrag Soll Der ermittelte Fehlbetrag für Aktiva.EK-Fehlbetrag Haben Der ermittelte Fehlbetrag für Passiva. Die beiden Werte

sind identisch.Bilanzgewinn/ -verlust Hier wird der ermittelte Gewinn oder Verlust

ausgewiesen.Die Anzeigeoption steht bei einer Gruppe mit dieserSonderfunktion auf Vorzeichen.

InBezugszeile den Strukturen der Gewinnermittlung und der BWA können Sie eine Gruppeoder einen Zähler als Bezugszeile festlegen, deren bzw. dessen Saldo für prozentua-le Auswertungen (z.B. ER mit Umsatzrelation in %) zu anderen Zeilen in Bezuggesetzt wird (100%).Für die Gruppe mit aktiver Option ”Bezugszeile” wird die Bezeichnung grün dar-gestellt. Sobald in einer weiteren Gruppe bzw. Zähler die Option gesetzt wird,deaktiviert das Programm automatisch die vorher festgelegte Bezugszeile.

DieKennzeichen frei zu definierenden Kennzeichen können für die Gestaltung der Druckvorla-gen verwendet werden. z.B. kann das Kennzeichen in einem Bedingungsplatzhalterausgewertet werden, der den Schriftstil der folgenden Platzhalter regelt.

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Über Kennzahldie Zuweisung einer Bedeutung, die Sie vorher im Kontenplan unter Funktio-nen und Anzeigeoptionen / Kennzahlen bearbeiten definiert haben müssen, werdendie Gruppen für die Auswertung der Bilanzkennzahlen gekennzeichnet.

Zähler Zähler zuordnenkönnen der Struktur zugefügt werden, um innerhalb einer Gruppe Davon-Werte zu ermitteln.Den Gruppen innerhalb einer übergeordneten Gruppe, deren Salden zu einemDavon-Wert addiert werden sollen, wird der entsprechende Schlüssel angefügt.

Um XBRL-Zuordnung

die Bilanz elektronisch über den XBRL-Export versenden zu können, muss imKontenplan die Struktur für die Datenübermittlung hinterlegt werden.In den Kontenplänen der Vorlagemandanten finden Sie die entsprechende Zuord-nung.

4.1.3.3 Konten

Konten sind entweder als Einzelkonto oder als Kontenbereich den Gruppen zuge-ordnet.Die SpiegelkontenZuordnung der Gruppen in der Bilanz hinsichtlich Aktiva und Passivaist in Abhängigkeit vom Vorzeichen geregelt.Konten, die nur mit Guthaben im Aktiva erscheinen sollen, werden dort als "Spie-gelkonto Soll" deklariert, gleichzeitig sind diese Konten dann als "Spiegelkonto Ha-ben" im Passiva zu definieren. Dann erscheint dieses Konto bei Negativsaldo auf derPassivseite der Bilanz.Solche Konten(-bereiche) müssen paarweise in der Auswer-tung vorhanden sein! Wird für ein Konto ”ohne Spiegelkontenfunktion” zugeordnet,ist dieses je Auswertung nur einmal vorhanden; unabhängig vom Wert erscheint esimmer an der einen festgelegten Position.

Abbildung 4.8: Konto bearbeiten

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4.1. KONTEN

InBezugszeile den Strukturen der Gewinnermittlung und der BWA können Sie ein Konto, eineGruppe oder einen Zähler als Bezugszeile festlegen, deren bzw. dessen Saldo fürprozentuale Auswertungen (z.B. ER mit Umsatzrelation in %) zu anderen Zeilenin Bezug gesetzt wird (100%).Für das Konto mit aktiver Option ”Bezugszeile” wird die Bezeichnung grün dar-gestellt. Sobald in einem weiteren Konto, Gruppe bzw. Zähler die Option gesetztwird, deaktiviert das Programm automatisch die vorher festgelegte Bezugszeile.

DieKennzeichen frei zu definierenden Kennzeichen können für die Gestaltung der Druckvorla-gen verwendet werden. z.B. kann das Kennzeichen in einem Bedingungsplatzhalterausgewertet werden, der den Schriftstil der folgenden Platzhalter regelt.

ÜberKennzahl die Zuweisung einer Bedeutung, die Sie vorher im Kontenplan unter Funktio-nen und Anzeigeoptionen / Kennzahlen bearbeiten definiert haben müssen, werdendie Konten für die Auswertung der Bilanzkennzahlen gekennzeichnet.

DenZähler zuordnen Konten innerhalb einer Gruppe, deren Salden zu einem Davon-Wert addiertwerden sollen, wird der entsprechende Schlüssel angefügt.

WennHinweis Sie Änderungen und Ergänzungen am Kontenplan vornehmen und gleichzei-tig den Kontenstamm geöffnet haben, steht bei der Auswahl eines Kontos im Kon-tenplan automatisch der Fokus in den Stammdaten auf diesem bzw. dem nächst-grösseren Konto. Änderungen am Konto sind nach Speichern/Verlassen des Kontossofort im Kontenplan wirksam.

4.1.3.4 Zähler

Zähler können der Struktur zugefügt werden, um innerhalb einer Gruppe „Davon-Werte“ zu ermitteln. Analog zu den Gruppen sind die Zähler definiert durch einezweizeilige Bezeichnung, ihre Bedeutung für die Anzeige und durch ihre Schlüssel-nummer

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Abbildung 4.9: Zähler bearbeiten

.

In Bezugszeileden Strukturen der Gewinnermittlung und der BWA können Sie ein Konto, eineGruppe oder einen Zähler als Bezugszeile festlegen, deren bzw. dessen Saldo fürprozentuale Auswertungen (z.B. ER mit Umsatzrelation in %) zu anderen Zeilenin Bezug gesetzt wird (100%).Sobald in einem weiteren Zähler, Gruppe bzw. Konto die Option gesetzt wird, de-aktiviert das Programm automatisch die vorher festgelegte Bezugszeile.

Die Kennzeichenfrei zu definierenden Kennzeichen können für die Gestaltung der Druckvorla-gen verwendet werden. z.B. kann das Kennzeichen in einem Bedingungsplatzhalterausgewertet werden, der den Schriftstil der folgenden Platzhalter regelt.

Über Kennzahldie Zuweisung einer Bedeutung, die Sie vorher im Kontenplan unter Funktio-nen und Anzeigeoptionen / Kennzahlen bearbeiten definiert haben müssen, werdendie Zähler für die Auswertung der Bilanzkennzahlen gekennzeichnet.

Um XBRL-Zuordnung

die Bilanz elektronisch über den XBRL-Export versenden zu können, muss imKontenplan die Struktur für die Datenübermittlung hinterlegt werden.In den Kontenplänen der Vorlagemandanten finden Sie die entsprechende Zuord-nung.

Den HinweisKonten innerhalb einer Gruppe und den Gruppen innerhalb einer übergeord-neten Gruppe, deren Salden zu einem Davon-Wert addiert werden sollen, wird derentsprechende Schlüssel angefügt.

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4.1. KONTEN

4.1.3.5 Kennzahlen

Gruppen und Zähler, theoretisch auch separate Konten können für die Auswertungder Bilanzkennzahlen ausgewählt werden. Sie werden mit der Zuweisung einer Be-deutung, die vorher unter Funktionen und Anzeigeoptionen / Kennzahlen bearbeitendefiniert sein muss, für die Auswertung gekennzeichnet.

Bedeutungen können Sie über Kennzahlen bearbeiten anlegen, gestalten und lö-schen.Diese Begriffe stehen Ihnen dann im Formulareditor für die AuswertungKennzahlen als Datenfelder zur Verfügung.

Will man zusätzliche Bilanzkennzahlen in die Auswertung aufnehmen, empfiehltsich folgende Vorgehensweise:

• Überprüfen, ob im Kontenplan ein/e Zähler/Gruppe als Kennzahlen-Komponentevorhanden ist, oder noch angelegt werden muss.

• Aussagefähigen Begriff als neue Kennzahl definieren.

• Diese Kennzahl der entsprechenden Gliederung im Kontenplan zuweisen.

• Über Auswertungen / Jahresauswertungen / Kennzahlen den Formularedi-tor starten.

• Im Block "Kennzahlen Bilanz" im Bereich Positionen müssen die neuen Zei-len aufgenommen werden.

Hinweise zur Arbeit mit dem Formulareditor finden Sie im SelectLine System-handbuch unter Kapitel ”8. Formulareditor”.

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Abbildung 4.10: Kennzahlen bearbeiten

Für Hinweisdie Standardkontenrahmen sind bereits Kennzahlen in den Kontenplänen hin-terlegt, so dass nur in Ausnahmefällen ein Neuanlegen und Definieren von Kenn-zahlen und deren Auswertung notwendig wird.

4.2 Konstanten

4.2.1 Steuerschlüssel

Die Verwaltung der Steuerschlüssel erfolgt über Stammdaten / Konstanten / Steu-erschlüssel.Die Daten werden bei der Anlage des Mandanten aus dem Vorlagemandanten über-nommen und müssen daher nicht komplett selbst angelegt werden. Es werden allegebräuchlichen Steuercodes mitgeliefert.Der SteuercodeSteuercode ist der maximal zweistellige Datensatzschlüssel.

Vergeben BezeichnungSie eine möglichst aussagekräftige Bezeichnung für neue Steuerschlüssel.Es stehen Ihnen hierzu 40 Zeichen zur Verfügung.

Wenn Export-steuerschlüssel

die Steuercodes im SelectLine-Programm, nicht mit den Steuerschlüsselnim Ziel-Programm übereinstimmen, haben Sie die Möglichkeit, über den Export-steuerschlüssel den entsprechenden Steuercode des Ziel-Programms mitzugeben.Dieser Weg funktioniert nur beim Export. Der Import greift nicht auf das Feld

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4.2. KONSTANTEN

zurück.

DieBerechnung Berechnung der Mehrwertsteuer aus dem Bruttobetrag kann:"Brutto" nach der Formel:Steuerbetrag = Bruttobetrag / (100 + Steuerprozent) * Steuerprozent / 100 *Quotez.B. 19 = 108 / (100 + 8) * 8 / 100 * 100"Pauschal" nach der Formel:Steuerbetrag = Bruttobetrag / 100 * Steuerprozent / 100 * Quotez.B. 22,61 = 100 / 100 * 8 / 100 * 100 erfolgen.Bei den Steuerarten Umsatzsteuer und Vorsteuer wird der Steuerbetrag in der Re-gel "Brutto" berechnet, bei der Saldosteuersätzen immer "Pauschal".

SieSteuerart können Umsatzsteuer- und Vorsteuer- und Saldosteuerschlüssel verwalten.Bei den Steuerarten Mehrwertsteuer und Vorsteuer wird der Steuerbetrag in derRegel ”Brutto” berechnet, bei Saldosteuer immer ”Pauschal”.

Abbildung 4.11: Steuerschlüssel

WennSteuerbetragänderbar

Sie während des Buchens den Steuerbetrag noch ändern wollen, müssen Siedie Option setzen. Wenn der betreffende Steuercode dannin der Buchungsmaske angesprochen wird, ist das Feld für den Steuerbetrag zurBearbeitung freigegeben.BeiLänder

Kennzeichenaktiviertem DACH-Modul können Sie einem Steuerschlüssel ein Länderkenn-

zeichenmitgeben. Ist kein Kennzeichen gesetzt, werden die Datensätze zum Man-dantenland zugehörig interpretiert. Berücksichtigung finden die Option für Aus-wertungen / Umsatzsteuer / Abstimmung, in der lediglich die Steuerschlüssel her-angezogen werden, den den Kennschlüssel des gewählten Landes beinhalten.

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Im Steuerdetailsunteren Teil der Eingabemaske befindet sich eine Tabelle, in der Sie selbst dieaktuellen Steuerkonditionen zusammen mit dem Gültigkeitsdatum eintragen kön-nen.Die Gültigkeitsbereiche werden von uns anhand gesetzlicher Änderungen stets ge-pflegt und über die Vorlagemandanten eingebunden.

Abbildung 4.12: Steuerschlüsseldetails

Das Gültig abSteuerdetail wird ab diesem Datum gültig. D.h. wird ein Buchungssatz miteinem nach dem GültigAb-Datum liegenden Zeitraum erfasst, greift das Programmautomatisch auf das entsprechende Steuerdetail zu. Die Gültigkeit bleibt bestehen,bis zum GültigBis-Datum bzw. bis ein neues Steuerdetail angelegt wird..Das Gültig bisSteuerdetail ist bis zu diesem Datum gültig.Hier Steuerhinterlegen Sie die vom Programm zu beachtenden Steuersätze.

Über Quotedie Quote legen Sie den abzugsfähigen Anteil der Steuer fest.

Das AutomatikkontoAutomatikkonto wird für die Buchung des Steueranteils verwendet. Das Pro-gramm bucht automatisch auf dieses Konto, wenn der entsprechende Steuercodein der Buchung verwendet wird.

Bei Nicht Fälligder vereinnahmten Versteuerung wird der Steueranteil bei Rechnungslegungauf das NichtFällig-Konto gebucht. Erst bei Eingang der Zahlung bucht das Pro-gramm automatisch vom NichtFällig-Konto auf das Automatikkonto um.Diese Funktionsweise betrifft nur Steuerschlüssel der Steuerart Mehrwertsteuer.

Auf Skontokontodas Skontokonto wird der Nachlass einer Rechnung, der auf diesen Steuer-schlüssel entfällt, gebucht.

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4.2. KONSTANTEN

Das Konto für steuerfreie Skonti hinterlegen Sie unter Stammdaten / Konten /Automatikkonten.

FürExport-Steuerschlüssel

jedes Steuerdetail kann auch ein separater Exportsteuerschlüssel hinterlegtwerden. Dieser überwiegt in seiner Wertigkeit dem allgemeinen Exportsteuercode.

DerSteueränderung Steueränderungsschlüssel hält die Steuerprozente und Konten für Skonto-Buchungen zu Vorjahreskonditionen bereit. Das Programm erkennt jeweils amBeleg-Datum, ob der Steueränderungsschlüssel relevant ist.

4.2.2 Währungen

Das Programm unterstützt Buchungen mit unterschiedlichen Währungen. Dazuwerden Kalkulationskurse und aktuelle Tageskurse benötigt, die im ProgrammteilStammdaten / Konstanten / Währungen verwaltet werden.DieWährungstabelle Währungstabelle wurde im Zuge der D-A-CH-Funktionalität überarbeitet undangepasst. Die Kalkulationskurse wurden in den Vorlagemandanten (VKMU, SKR03,SKR04, RLG) aktualisiert und sind damit näher an den aktuellen Monatskurs ge-richtet. Sie sind in der Einheit 1 CHF zu x Fremdwährungen hinterlegt. EUR-Vorgänger Währungen sind aus der Tabelle entfernt und durch relevantere undhäufig genutzte Währungen ersetzt wurden. Die Währung PFD (Britische Pfund)ist als ISO-Code GBP umdeklariert worden. Währungstabellen in bestehendenMandanten bleiben von diesen Änderungen unberührt. Sie werden bei der Neuan-lage eines Mandanten aus dem gewählten Vorlagemandanten übernommen.

Abbildung 4.13: Währungen

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Auch hier wird Ihnen vom Programm wieder ein bestimmter Stammdatenteil mit-geliefert, den Sie nur noch anpassen bzw. ergänzen müssen.

Legen WährungSie im Feld ”Währung” einen aussagekräftigen, bis zu 3-stelligen Währungs-code fest. Beachten Sie hierbei Gross- und Kleinschreibung.

Hinterlegen ISO-CodeSie hier den 3-stelligen ISO-Code für die eindeutige Identifikation derWährung im internationalen Zahlungsverkehr, z.B. USD.

Ihnen Bezeichnungstehen bis zu 40 Zeichen zur Verfügung, um die Währung genauer zu benen-nen.

Auf KontoErfolgsrechnung

das jeweilige Differenzkonto werden beim automatischen Valutaausgleich dieWährungsgewinne bzw. -verluste gebucht.Die Konten können auch erst direkt beim Valutaausgleich angegeben werden.

Mit TageskursdenWerten für Tageskurse legen Sie den kalkulatorischen Wert der Währung inBezug auf Ihre Leitwährung fest. Bei Zahlungen und beim Valutaausgleich werdendie aktuellen Tageskurse zu Grunde gelegt.

Abbildung 4.14: Tageskurse

Wie bereits aus anderen Stammdatenmasken bekannt, steht Ihnen nun auch hierdie Baumansicht zum Wechsel zwischen den einzelnen Seiten zur Verfügung. Dieallgemeinen Einstellungen unter Währung und Tageskurse sind bereits bekannt.

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4.2. KONSTANTEN

Neu hinzugekommen ist die Seite „Monatskurse“. Auf diese Position werden dieimportieren Monatsmittelkurse je Periode geschrieben. Sie können auch nach bear-beitet, gelöscht oder manuell angelegt werden. Diese Kurse werden nur zur Berech-nung der Werte für die Mehrwertsteuer-Abrechnung verwendet. Die Währungsum-rechnung selber läuft weiterhin über die Tageskurse bzw. den Kalkulationskurs.Beim Import der Monatskurse haben Sie allerdings die Möglichkeit, den aktuel-len Monatskurs für den aktiven Mandanten als Kalkulationskurs zu übernehmen.WährendMonatskurs die Währungsdaten und Tageskurse pro Mandant verwaltet werden, sinddie Monatskurse mandantenübergreifend im Datenverzeichnis abgelegt. D.h. wer-den die Kurse importiert, werden die Monatskurse aller Mandanten angepasst.

Abbildung 4.15: Monatskurse

4.2.3 Banken

Zum Installationsumfang des Programm gehört ein mandantenunabhängiges Ban-kenarchiv.

Je Mandant legen Sie unter Stammdaten / Konstanten / Banken die benötigtenBankanschriften an, indem Sie die Banken aus dem Archiv übernehmen oder ggf.die Angaben manuell erfassen.

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Abbildung 4.16: Banken

Mit der Option bestimmen Sie, welche Banken an SEPA-Überweisungen teilnehmen. Unter Einstellungen und Zusatzfunktionen können dieAngaben hinsichtlich BIC und SEPA-fähiger Bank aus dem Bankenarchiv über-nommen werden.

4.2.3.1 Bankbezüge

In den Bankbezügen unter Stammdaten / Banken / Bankbezüge verwalten Sie dieBankverbindungen und Kassen Ihres Mandanten.

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4.2. KONSTANTEN

Abbildung 4.17: Bankbezüge

DieNummer Nummer ist der zweistellige Datensatzschlüssel der Bankbezüge.

BankbezügeTyp vom Typ "Bank" sind in der Regel Finanzkonten bei einer Bank. Bank-bezüge vom Typ "Kasse" kommen bei Barzahlungen von Rechnungen oder bei derArbeit mit dem Programm Selectline Kassenbuch zur Anwendung.

DasFibu-Konto Fibu-Konto ist das Finanzkonto, auf das die Zahlungen bei der Verwendungdes entsprechenden Bankbezugs gebucht werden.

BankbezügeWährung können in beliebiger Währung geführt werden.

IstBankdaten der Typ des Bankbezugs auf "Bank" gesetzt, haben Sie zusätzlich die Mög-lichkeit die zum Finanzkonto gehörenden Bankkontodaten anzugeben. Geben SieKontonummer und Kontoinhaber an. Die Bankleitzahl wählen Sie aus den Bank-stammdaten aus. Ist für die Bank eine IBAN und BIC hinterlegt, wird diese auto-matisch bei der Auswahl der Bank in den Bankbezug übernommen. Diese Angabensind wichtig für die Arbeit mit dem automatischen Zahlungsverkehr.Analog zur Berechnung der IBANIBAN

automatischin einer Zahlungslaufposition bzw. im Debitoren-

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oder Kreditorenstamm, wurde die Ermittlung der Bankleitzahl und Kontonummeraus einer vorgegebenen IBAN in die „Stammdaten / Bankbezüge“ integriert. Es istim Bankbezug möglich, aus der hinterlegten IBAN automatisch die Clearing-Nr.(sofern diese unter „Stammdaten / Banken“ vorhanden ist) und die Kontonummerzu ermitteln.

4.2.4 Buchungstexte

Mit Stammdaten / Konstanten / Buchungstexte können Sie sich die Arbeit beimBuchen vereinfachen.

Abbildung 4.18: Buchungstexte

In der Buchungsmaske haben Sie die Möglichkeit, im Eingabefeld Text1 einfachdas Textkürzel des Buchungstextes einzutippen. Beim Verlassen des Eingabefeldeswerden je nach Definition beide Textfelder mit den entsprechenden Buchungstextengefüllt.Das KürzelTextkürzel dient als max. 6stelliges alphanumerisches Schlüsselfeld.Verwenden HinweisSie Kleinbuchstaben, dies erleichtert die Nutzung der Buchungstextebeim Buchen.

Die Textzeilenbeiden Textzeilen bieten analog zu den Buchungstexten in der Dialogbuchen-maske jeweils 40 Zeichen zur Eingabe eines Buchungstextes.

4.2.5 Geschäftsvorfälle

Mit der Verwaltung von Geschäftsvorfällen unter Stammdaten / Konstanten / Ge-schäftsvorfälle erreichen Sie eine Automatisierung Ihrer Buchungsaktivitäten. Zuden vordefinierten und in Zuordnungs- und Typfestlegungen nicht zu veränderndenGeschäftsvorfällen können Sie weitere Geschäftsvorfälle, passend zur eigenen Bu-chungspraxis, anlegen. Beim Buchen mit der Einstellung "Belegart" können dieseFälle ausgewählt werden.

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4.2. KONSTANTEN

Abbildung 4.19: Geschäftsvorfälle

Ein Geschäftsvorfall ist definiert durch ein maximal 3-stelliges Kürzel, die Bezeich-nung und durch einen beschreibenden Hinweis.

Für(Gegen-)Konto Konto und Gegenkonto sind die Merkmale festzulegen, die das Konto im Sollund das Konto im Haben erfüllen muss. Ein passendes Konto kann als Vorschlags-konto aufgenommen werden.

Abbildung 4.20: Kontentyp

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Für Betragseingabedie Eingabe des Betrags wird festgelegt, ob diese Brutto, Netto oder steuerfreierfolgt. Das Programm berechnet dann automatisch anhand des Steuerschlüsselsden Steuerbetrag.

Sie Nummernkreiskönnen je Geschäftsvorfall einen separaten Nummernkreis vergeben um u.a.eine fortlaufende Belegnummer zu gewährleisten.

4.2.6 Nummernkreise

Belegnummern über Nummernkreise zu erstellen, erleichtert die Zuordnung vonBuchungssätzen zu bestimmten Geschäftsvorfällen. Weiterhin wird durch Num-mernkreise die chronologische Vergabe der Belegnummern auch bei Mehrplatzar-beit sichergestellt.Die Tabelle unter Stammdaten / Konstanten / Nummernkreise wird jahresweisegespeichert.

Abbildung 4.21: Nummernkreise

Mit Nummernkreisdem Feld Nummernkreis steht Ihnen ein 3stelliges Schlüsselfeld zur Verfügung,über welches Sie später z.B. in der Buchungsmaske den Nummernkreis auswählen.

Mit Bezeichnungeiner 40stelligen Bezeichnung geben Sie dem Nummernkreis einen Namen.

Die Belegnummernächstfolgende Nummer wird auf der Grundlage der hinterlegten Formel fürdie letzte Belegnummer berechnet.

4.2.7 PLZ-Verzeichnis

Es steht ihnen unter Stammdaten / Konstanten / Weitere... / PLZ-Verzeichnisein Archiv aller deutschen, schweizer und österreichischen Postleitzahlen zur Ver-fügung.

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4.2. KONSTANTEN

Wenn die entsprechende Angabe im PLZ-Verzeichnis existiert, wird die Adressenach der Eingabe der Postleitzahl automatisch mit dem Ort vervollständigt. DasPLZ-Verzeichnis wird bei jeder neuen Adressangabe in jeder beliebigen Maske au-tomatisch erweitert.

Abbildung 4.22: PLZ-Verzeichnis

Eine Aktualisierung des Verzeichnisses auf den Stand des letzten Updates kön-nen Sie über das Applikationsmenü / Reorganisieren / Stammdaten aktualisierenvornehmen.

4.2.8 Ländercodes

Unter Stammdaten / Konstanten / Weitere... / Ländercodes werden die interna-tional gültigen Ländercodes mandantenübergreifend verwaltet.

Abbildung 4.23: Ländercodes

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4.2.9 Sprachen

Für die Erstellung fremdsprachiger Mahnbelege können Sie unter Stammdaten /Konstanten / Weitere... / Sprachen Stammdaten für verschiedene Sprachen anle-gen.

In den Mandanteneinstellungen / Mahnungen erhalten Sie zu jeder hinterlegtenSprache einen Untereintrag um entsprechende Mahntexte zu hinterlegen. Diesewerden dann bei passender Zuordnung der Sprache in den Kunden- bzw. Lieferan-tenstammdaten beim Druck des Mahnbeleges eingebunden.

Abbildung 4.24: Sprachen

Als Fontgestalterisches Mittel können Sie je Sprache eine eigene Schriftart hinterlegen.

4.2.10 Textbausteine

Textbausteine, die Sie im Programmteil Stammdaten / Konstanten / Weitere.../Textbausteine erfassen und verwalten, können Sie in Langtextfeldern an der ge-wünschten Position einfügen.

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4.3. ANPASSUNG

Abbildung 4.25: Textbausteine

TextbausteineHinweis werden in den Langtexten der Eingabemasken üblicherweise überdas Kontextmenü eingefügt. Wenn Sie im Langtextfeld den Datensatzschlüssel ei-nes Textbausteins eingeben, erreichen Sie mit der Tastenkombination [Strg] + [T],dass die Eingabe des Schlüssels mit dem entsprechend hinterlegten Langtext aus-getauscht wird.

4.2.11 Formate, Etiketten und Schriften

Im SelectLine Systemhandbuch finden Sie entsprechende Hinweise.

4.3 Anpassung

4.3.1 Datenaktualisierung

Über Stammdaten / Anpassung / Datenaktualisierung können Sie bestimmte Stamm-daten aus einem anderen Mandanten, z.B. einem der mitgelieferten Vorlageman-danten, für das aktuelle Buchungsjahr übernehmen bzw. aktualisieren. Standard-mässig wird der zu Grunde liegende Vorlagemandant für die Aktualisierung vorge-schlagen.

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Abbildung 4.26: Datenaktualisierung

Es stehen Ihnen verschiedene Aktualisierungsmöglichkeiten zur Verfügung:• Neue Daten zufügen

Es werden nur Daten, die im aktuellen Mandanten noch nicht vorhandensind, vom ausgewählten Mandanten übernommen.

• Vorhandene Daten aktualisierenDaten, die bereits im aktuellen Mandanten vorhanden sind, werden mitden Daten des ausgewählten Mandanten überschrieben. Alle anderen Datenbleiben unangetastet, d.h. es werden keine neuen Daten hinzugefügt undauch Daten, die zusätzlich im aktuellen Mandanten vorhanden sind bleibenunberührt.

• Vorhandene Daten ersetzenDie Daten des aktuellen Mandanten werden ersetzt durch die Daten des aus-gewählten Mandanten. Spezifisch im aktuellen Mandanten erstellte Datensind damit verloren - ausgenommen Personenkonten.

Folgende Daten können aktualisiert werden:• Steuerschlüssel

Die Stammdaten der Steuerschlüssel und entsprechende Steuerschlüsselde-tails können um die Daten aus dem Vorlagemandanten ergänzt, aktualisiertoder ersetzt werden.

• KontenKonten, die im Quellmandanten existieren, nicht aber im Zielmandanten,können in den aktuellen Mandanten hinzugefügt werden.

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4.3. ANPASSUNG

Konten, die weder im aktuellen Buchungsjahr noch im Vorjahr bebucht wur-den und auch keine Sonderfunktion (z.B. Personen- oder Automatikkonten)inne haben, können ersetzt werden.Eine Aktualisierung der Konten erfolgt, wenn die o.g. Bedingungen für dasErsetzen der Konten zutreffen, die Bezeichnung aktualisiert werden darfund der Steuercode des Zielkontos mit dem Steuerschlüssel aus dem Vorjah-reskonto des Quellmandanten übereinstimmt. Trifft eine der Bedingungennicht, wird im Anschluss nochmals der Steuercode überprüft und ggf. nurdieser im Konto aktualisiert.

• KontenbezeichnungenEs kann eine Aktualisierung der Felder ”Bezeichnung” und ”Bezeichnung(lang)” in der Kontentabelle durchgeführt werden, wenn die Zielfelder leersind oder der Feldinhalt im Zielkonto mit dem Inhalt des Vorjahreskontosim Quellmandanten übereinstimmt. Zusätzlich muss dann im aktuellen Jahrdie Kontenbezeichnung im Zielmandanten von der im Vorlagemandantenabweichen.

• KontenpläneDie Kontenplandateien können ersetzt bzw. neue hinzugefügt werden. Be-reits vorhandene Kontenpläne werden zuvor in *.bak umbenannt und imMandantenverzeichnis abgelegt.

• MahntexteDie Mahntexte können mit denen von einem anderen Mandanten ersetztwerden. Die vorhandene Mahn.ini wird zuvor in Mahn.bak umbenannt undim Mandantenverzeichnis abgespeichert.

• AbschreibungsartenBei lizenzierter SelectLine Anlagenbuchhaltung gibt es zusätzlich dieMöglichkeit Abschreibungsarten zu aktualisieren bzw. zu ersetzen. Es wer-den u.a. die (Sonder-)Abschreibungsarten, der Anlagespiegel und die Preisin-dices aus der Vorlage übernommen.

WirdHinweis bei der Aktualisierung als ein Mandant abweichend vom voreingestelltenVorlagemandanten gewählt, wird dieser Mandant als neuer Vorlagemandant fürdas aktuelle Jahr übernommen.

4.3.2 Kontoänderungsassistent

In einem reinen Rechnungswesenmandanten kann eine Umstellung der Kontenstel-ligkeit automatisch erfolgen. Hierfür sind exklusive Benutzerrechte nötig. Es erfolgteine Anpassung des gesamten Mandanten hinsichtlich Konten, Buchungen, OffenenPosten, Anlagen und Kostenrechnung.

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Abbildung 4.27: Kontoänderungsassistent

Der StelligkeitKontenrahmen kann auf bis zu 8 Stellen erweitert werden. Um eine Umstellungzu ermöglichen, wird ermittelt wie die bisherigen Vorgaben sind. Dabei werden diemaximalen Stellen der Sachkonten als Bewertung der aktuellen Stelligkeit heran-gezogen. Auf Grund dieser Werte, werden die Konten dann angepasst und mitnachgestellten 0 aufgefüllt.Zusätzlich Führende Nullenzur Stelligkeit kann den Konten auch ein Präfix in Form führenderNullen zugefügt werden. Die Konten werden dann bis zur gewünschten Stelligkeiterweitert und danach gegebenenfalls mit vorangestellten Nullen aufgefüllt. Es istalso nicht möglich die Konten nur mit Nullen aufzufüllen.Es Datensicherungsollte immer eine Datensicherung vor der Anpassung der Konten durchgeführtwerden.Die Anpassung läuft jahresübergreifend über alle Tabellen, in denen Konteninfor-mationen zu finden sind. So wird der Vorjahresvergleich gewährleistet. Nach derAnpassung ist eine Aktualisierung mit dem Vorlagemandanten nicht mehr möglich.Folgende Einstellungen müssen nach der Umstellung manuell angepasst bzw. kon-trolliert werden:

• Auswertungsparameter (z.B. Druckjobs)• Benutzer-Vorgaben in den Vortragswerten• Datev- und Konsolidierungskonto in den Kontenstammdaten• Inventarnummer unter Mandant / Einstellungen / Anlagenbuchhaltung

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4.3. ANPASSUNG

70

5 Buchen

5.1 Jahreswechsel

Das Buchen im SelectLine Rechnungswesen erfolgt jahresbezogen, d.h. beginntein neues Wirtschaftsjahr ist über Buchen / Jahreswechsel, ein neuer Buchungszeit-raum anzulegen. Der Jahreswechsel kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt durchge-führt und wiederholt werden. Über Mandant / Wechseln kann jederzeit zwischenden bestehenden Jahren gewechselt werden. Sie können bereits mit dem neuenWirtschaftsjahr arbeiten und trotzdem noch (Abschluss-)Buchungen im alten Jahrerstellen. Zu beachten ist dann lediglich, dass Sie einen wiederholten Jahreswech-sel durchführen, um die nachträglich erfassten Daten auch in das aktuelle Jahr zukopieren.

Der Jahreswechsel kann beliebig oft wiederholt werden. Dabei werden die sich ggf.ergebenden Differenzen zwischen dem Endbestand eines Kontos im alten Jahr unddessen Eröffnungsbestand im neuen Jahr verbucht.

Wird der Wechsel in den neuen Buchungszeitraum zum ersten Mal durchgeführt,legt das Programm in erster Instanz eine neue Jahresdatenbank (SQL) bzw. einneues Jahresverzeichnis (BDE) an. Im Anschluss gelangen Sie in den Dialog zurJahresübernahme. Wird ein wiederholter Jahreswechsel durchgeführt erhalten Siesofort diesen Übernahmedialog.

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5.1. JAHRESWECHSEL

Abbildung 5.1: Jahreswechsel

Es wird Ihnen eine Übernahme von Konten, Salden, Budgets und Kostenrechnungs-daten angeboten.DieKonten

AktualisierungKontenstammdaten können komplett oder eingeschränkt nach nur bebuchten

Konten aus dem Vorjahr übernommen werden. Gleichzeitig kann eine Aktualisie-rung mit den Konten des Vorlagemandanten erfolgen. Konten, die es noch nicht gibtwerden aus dem Vorlagemandanten übernommen und nur Originalkontenbezeich-nungen werden ggf. durch veränderte Kontenbezeichnungen im Vorlagemandantenersetzt.DieSaldenübernahme Salden können Sie als Vorträge übernehmen, auch wenn das vorige Buchungs-jahr noch nicht endgültig abgeschlossen ist. Der Saldovortrag kann separat fürPersonen-, Finanz- und sonstige Bilanzkonten erfolgen. ER-Konten werden immermit einem Anfangsbestand von 0 übernommen. Die Vorträge werden mit Hilfe derentsprechenden Eröffnungskonten aus Stammdaten / Konten / Automatikkontenverbucht. Die Belegnummer und das Buchdatum geben Sie im Dialog der Jahres-übernahme an.FürHinweis einzelne Konten können Sie die Übernahme des Saldos ausschliessen, indem

72

KAPITEL 5. BUCHEN

Sie für diese Konten die Option in den Kontenstammdaten desVorjahres setzen.Soll im neuen Geschäftsjahr mit einem anderen Vorlagemandanten bzw. Konten-stamm gearbeitet werden, empfehlen wir Ihnen den Jahreswechsel ohne Konten-und Saldenübernahme durchzuführen. Ausnahme bei der Saldenübernahme bildendie Debitor- und Kreditorenkonten. Erfassen Sie ihren Eröffnungsbestand dannüber Buchen / Eröffnungsbilanz.Auch Budgetdie in den Kontenstammdaten hinterlegten Budgets können in das neue Jahrkopiert werden. Bei der Übernahme kann eine Neubewertung des Budgets um einenselbst festgelegten Faktor erfolgen. Des Weiteren bestimmen Sie, inwieweit dieBudgetwerte gerundet werden sollen, mit wie vielen Nachkommastellen gearbeitetwird. Bereits bestehende Budgets im neuen Jahr werden dabei überschrieben.Über Hinweisdas erweiterte Budget in den Kontenstammdaten können Sie für jedes Kontoeinzeln die Vorjahreswerte übernommen werden.Wird Kostenrechnungmit der Kostenrechnung gearbeitet, können auch hierfür die entsprechendenStammdaten und Salden übernommen werden. Bei der Übergabe der Stammdatenwerden sowohl die Kostenarten als auch Kostenstellen und -träger im neuen Jahrangelegt. Kostenstellen werden zu Jahresbeginn stets mit einem Saldo 0 vorbelegt.Für Kostenträger hingegen können optional die Werte aus dem zurückliegendenJahr vorgetragen werden. Auch die Budgets können Sie für die Kostenrechnungs-stammdaten per Jahreswechsel übernehmen. Den Bewertungsfaktor legen Sie unterdem Block ”Budget” fest.Für Hinweiseinzelne Kostenträger können Sie die Übernahme des Saldos ausschliessen, in-dem Sie für den entsprechenden Stammdatensatz im Vorjahr die Optionsetzen.Über das erweiterte Budget in den Kostenrechnungsstammdaten können die Vor-jahreswerte einzeln übernommen werden.Falls Fehlerprotokolles Änderungen in der Kontenstruktur (Typ, Funktion, Zuordnung) gibt, oderKonten im aktuellen Jahr fehlen, werden die Salden zu diesen Konten nicht über-nommen und die Konten werden in einem Fehlerprotokoll aufgelistet.Für Konsolidierungeinen konsolidierten Mandanten können beim Jahreswechsel nur Konten, Bud-gets und Buchungskreise übernommen werden.

5.2 Buchen

Mit dem SelectLine Rechnungswesen können Sie im Dialog, d.h. mit Abschlussdes Buchungssatzes sind die Kontensalden aktualisiert, und im Stapel, d.h. dieBuchung wird vorläufig erstellt und kann zu einem beliebigen Zeitpunkt tatsächlichverbucht werden, arbeiten. Zum Erfassen der Buchungen steht Ihnen für beideBuchungsarten die Buchungsmaske in drei Formen zur Verfügung:

• als Einfachbeleg (jeweils ein Konto und ein Gegenkonto)• als Sammelbeleg (beliebig viele Konten im Soll und beliebig viele Konten

im Haben)

73

5.2. BUCHEN

• als Belegart (einzelne Geschäftsvorfälle mit Vorschlagskonten)

Je nach Bedarf und Buchungssicherheit bei unterschiedlichsten Geschäftsvorfällenwählen Sie die passende Belegart aus.

Die LängeFeldlänge der Felder Buch-Beleg und OPBeleg wurde im gesamten Programm auf40 Zeichen vereinheitlicht. Die Eingabe ist entsprechend auf 40 Codes beschränkt.

5.2.1 Konfiguration der Buchungsmaske

Um die Arbeit in der Dialogbuchenmaske zu optimieren finden Sie über bzw.[Alt] + [1] oder Einstellungen & Zusatzfunktionen / Maske konfigurieren verschie-dene nutzer- und mandantenabhängige Einstellungen.

74

KAPITEL 5. BUCHEN

Abbildung 5.2: Buchungsmaske konfigurieren

5.2.1.1 Nutzer- und Mandanteneinstellungen

Für Nutzereinstellungen

Sammelbelege können Sie über Ueber Belegart buchen Sie mit den vordefinier-ten

einstellen, ob der Buchungstext je Position erfasst oder für alle Positionen aus demersten Posten übernommen werden soll.Die folgenden vier Optionen definieren die Anzeige der Buchungssätze im unterenTabellenbereich der Buchungsmaske.Stornierte Buchungssätze können optional über die Option

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5.2. BUCHEN

ein- oder ausgeblendet werden. Entscheiden Sie sich für die Anzeige dieser Buchun-gen, werden sie rot im Tabellenbereich der Buchungsmaske dargestellt. Sie könnendann zwar zur Ansicht noch editiert werden, aber eine Bearbeitung ist nicht mehrmöglich.Um auch indirekt gebuchte Positionen (Buchung auf Steuerkonto, Sammelkontound Skonto) angezeigt zu bekommen, lassen Sie sich .Wobei die jeweiligen Positionen farblich gekennzeichnet werden:

• Lila: Zeile für Buchung auf Sammelkonto Debitoren / Kreditoren• Blau: Zeile für Buchung auf Steuerkonto• Grün: Zeile für Buchung auf Skontokonto

Der Tabellenbereich der Buchungsmaske kann über soeingeschränkt werden, dass nur die vom angemeldeten Nutzer getätigten Buchun-gen aufgelistet werden.Die Sortierung der Buchungsmaske kann per Option auf-oder absteigend nach der Satznummer erfolgen. Eine andere Anordnung der Bu-chungen ist nicht möglich.Wird der Betrag negativ eingegeben erfolgt automatisch ein Tausch von Soll undHaben. Dies kann auch erreicht werden, indem Sie erst den Betrag eingeben unddann das Betragsfeld über die Minus- bzw. die Plustaste, je nach gesetzter Opti-on oder inden Nutzereinstellungen der Buchungsmaske, im Ziffernblock verlassen.Bei der Zahlung eines Offenen Posten mit Skonto wird bei der Anpassung desZahlbetrages im Feld ”Brutto” automatisch der Skontobetrag neu ermittelt, wenndie Einstellung gesetzt ist.Im Normalfall springt das Programm nach der Erfassung einer Sammelpositionin die nächste Position bzw. speichert den Buchungssatz ab, wenn der Saldo derBuchung Null ergibt. Über die Option

können Sie dies verhindern. D.h. Sie speichern die Position, behalten Sie aber nochim Bearbeiungsmodus. Erst über kann die nächste Sammelpositionerfasst werden.Über den Quickfilter können Sie die Buchungsmaske nach bestimmten Kriterienfiltern. Da in einem Sammelbeleg u.U. eine grosse Anzahl von Buchpositionenenthalten sein können,gibt es über die Möglichkeit für eine Sammel-buchung nur die Positionen anzeigen zu lassen, die den Filterkriterien entsprechen.Bei grossen Datenmengen lässt sich über die Einschränkung der Buchungssätze

die benötigte Zeit zum Dialog öffnen verkürzen, indemdie Anzahl der anzuzeigenden Buchungssätze eingeschränkt wird. Mit der Angabe”-1” werden alle Buchungssätze zur Verfügung gestellt.

76

KAPITEL 5. BUCHEN

Um Mandanteneinstellungen

eine möglichst vollständige Erfassung eines Buchungssatzes zu gewährleisten,gibt es die Möglichkeiten die Buchung auf Vorhandensein von Buchungstext undBelegnummer zu prüfen. Ist eines der Felder leer können Sie entweder eine Warnung( )vom Programm ausgeben lassen, die Sie auf die fehlendeEingabe hinweist, aber trotzdem einen Abschluss des Buchungsatzes zulässt, oderSie machen das jeweilige Feld zu einem Pflichtfeld ( ), d.h. dieBuchung kann nur gespeichert werden wenn das Feld ausgefüllt wird.

Über legen Sie fest, dass Ihre Belegnummer mit jedem Bu-chungssatz um 1 hochgezählt wird. Ist die Option deaktiv, wird das Feld für jedenneuen Buchungssatz geleert und enthält keinen Vorschlagswert. Bei der manuellenVergabe der Belegnummer haben Sie neben dem Eingabefeld ”Buchbeleg” einenzusätzlichen Schalter , mit diesem holen Sie die zuletzt verwendete Belegnummer+ 1.

Bei einem grossen Datenbestand kann das Aktualisieren der Buchungsmaske ei-nige Zeit in Anspruch nehmen, daher kann über vorher eineAbfrage ausgegeben werden, ob die Aktualisierung wirklich durchgeführt werdensoll.

Ergibt sich beim Ausgleich eines Fremdwährungs-OPs eine Kursdifferenz kommtmit Hilfe der Option automatisch ein Folgedialog hoch,der Ihnen den Valutaausgleich ermöglicht. Nach Bestätigung des Dialogs erfolgt so-fort eine Buchung auf das Differenzkonto. Wird mit deaktiver Option gearbeitet,finden Sie die Währungsdifferenzen unter Buchen / Valuta-Ausgleich wieder undkönnen diese darüber ausbuchen.

Über legen Sie fest, ob eine automatische Ab-wicklung des Rücklastschriftverfahrens erfolgen soll. Dies bedeutet, dass bei Er-fassung der Rückbuchung der Zahlung gleichzeitig die bereits erledigte Rechnungwieder geöffnet und die ggf. anfallenden Gebühren über einen Folgedialog auf einselbst festzulegendes Gebührenkonto gebucht wird. Eine genaue Beschreibung derHandhabung zur Forderungsbuchung finden Sie im Kapitel.

Für Jahreseinstellungen

alte Jahre gibt es über die Deaktivierung der Option dieMöglichkeit unterhalb der Zeile zur Betragseingabe die Werte in anderen Währun-gen anzeigen zu lassen.

5.2.1.2 Eingabereihenfolge

Nutzerabhängig können Sie die Buchungsmaske über Einstellungen & Zusatzfunk-tionen / Eingabereihenfolge bzw. [Alt] + [F2] so gestalten, dass sie an Ihre indivi-duellen Bedürfnisse zur Erfassung von Buchungen angepasst ist.

77

5.2. BUCHEN

Abbildung 5.3: Eingabereihenfolge

Sie können selbst festlegen in welcher Reihenfolge Sie die einzelnen Felder währenddes Buchungsvorganges anspringen wollen. Über legen Sie fest nach welcherSortierung die Felder angesprochen werden. Für die aufgelisteten Eingabefelderkann ausserdem festgelegt werden, ob das Feld beim Bewegen in der Buchungs-maske übersprungen und/oder sein Inhalt festgehalten werden soll. Dies legen Sieentweder mit einem Doppelklick auf die jeweilige Eigenschaft fest oder über dieSchalter und . Diese Einstellungsmöglichkeit erreichen Sieauch direkt in der Buchungsmaske über das Kontextmenü des jeweiligen Feldes.Die übersprungenen bzw. festgehaltenen Bereiche werden entsprechend gekenn-zeichnet:

• Festhalten über ein kleines schwarzes Dreieck in der linken oberen Ecke• Überspringen das Feld wird ausgegraut

Abbildung 5.4: Darstellung Überspringen und Festhalten in der Buchungsmaske

78

KAPITEL 5. BUCHEN

Wird ein Wert festgehalten, geht dieser erst mit dem Schliessen der Buchungsmaskeverloren.Über bekommt man die Werkeinstellungen zurück.Die Angaben können separat sowohl für die Belegtypen Einfachbeleg und Sam-melbeleg gesetzt werden. Für Belegarten kann keine Eingabereihenfolge bestimmtwerden.

5.2.1.3 Abstimmsumme

Um z.B. bei der Abbuchung eines Kontoauszugs den Banksaldo abzustimmen nut-zen Sie die Funktion Einstellungen & Zusatzfunktionen / Abstimmsumme. Sieerreichen die Angabe auch per Doppelklick auf die Anzeige in der Statuszeile desBuchdialogs oder über [Alt] + [F3].Geben Sie das Konto, welches abgestimmt werden soll, und den Startwert für denAbgleich an. Wird dieses Konto nun bebucht, werden die Buchbeträge auf dieseVorgabe saldiert. Die Abstimmsumme bleibt gesetzt, bis eine neue vergeben wird.Es kann immer nur ein Konto abgeglichen werden.Für Sammelbelege sowie für Buchungen vom Typ Belegart gilt, dass das abzustim-mende Konto immer in der ersten Position des Beleges stehen muss, sonst erfolgtkein Abgleich. D.h. insbesondere für den Sammelbeleg muss die korrekte Buchrich-tung über das Vorzeichen im Betrag bzw. über den Soll/Haben-Wechsel geregeltwerden.

5.2.1.4 Prüfroutine

Über Einstellungen & Zusatzfunktionen / Buchungen Neu Verarbeiten oder [Umsch]+ [F9] erreichen Sie die Prüfroutine Buchungen neu verarbeiten.Infolge eines unkontrollierten Programmendes durch einen Rechnerabsturz, beiStromausfall oder ähnlichen Zwischenfällen kann es dazu kommen, dass z.B. IhreSummen- und Saldenliste nicht mit den Salden der Kontenblätter übereinstimmtoder es gibt Differenzen zwischen OP-Auswertungen und Kontensalden. Für sol-che, auf den ersten Blick unerklärlichen Unstimmigkeiten, steht Ihnen das ”NeuVerarbeiten” zur Verfügung.

Abbildung 5.5: Abstimmsumme

79

5.2. BUCHEN

Abbildung 5.6: Buchungen neu verarbeiten

Dabei wird im Allgemeinen geprüft, ob die erfassten Buchungen sinnvoll sind undmit den Stammdaten übereinstimmen. So wird z.B. die korrekte Verwendung derSteuerschlüssel, die Kontenzuordnungen und Kontenkombinationen geprüft.BeiKostenarten der Neuberechnung der Kostenarten wird zuerst geprüft, ob die verwendetenStammdaten (Kostenstellen, -träger und -arten) auch in den Kostenstammdatenvorhanden sind und ob die gesetzten Optionen und Einstellungen beim Erfassender Kostensätze berücksichtigt wurden. Des Weiteren erfolgt eine Prüfung, ob zuallen kostenrelevanten Buchungen Kostensätze existieren. Ist dies nicht der Fall,werden sie angelegt bzw., bei bestehendem Kostensatz zu stornierter Buchung,gelöscht.EsOffene Posten kann zudem ein Abgleich der Buchtabelle mit der OP-Tabelle erfolgen. Dabeierfolgt ein Vergleich der bestehenden Buchungen des aktuellen Buchungsjahres mitden Offenen Posten. Existieren Datensätze ohne OP wird der Offene Posten ange-legt, gibt es Offene Posten ohne dazugehörigen Buchungssatz wird dieser gelöscht.BeiSteuerbuchungen der Prüfung der Steuerbuchungen werden alle Buchungssätze daraufhin ge-prüft, ob sie komplett sind. D.h., dass alle notwendigen und zur Buchung gehören-den Buchpositionen existieren (z.B. Steuerbuchung)Optionalabgeschlossene

Periodenlegen Sie fest, ob das Programm auch in den bereits abgeschlossenen Pe-

rioden nach Unstimmigkeiten suchen soll, oder nur die noch offenen berücksichtigt.

5.2.2 Dialogbuchen

Über Buchen / Dialogbuchen öffnen Sie die Buchungsmaske.AbweichendMaskenaufbau zu sonst üblichen Dialogmasken gibt es hier keinen Wechsel zwischenBearbeitungs- und Tabellenansicht. Unabhängig von der Belegart sind alle Bu-chungsmasken zweigeteilt in einen oberen Bereich für die Buchungserfassung undeinen unteren Bereich mit der Liste aller erfassten Buchungssätze.

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KAPITEL 5. BUCHEN

Der BuchungsartWechsel zwischen den verschiedenen Buchungsarten erfolgt überoder [F9].

Will Neuman Eingaben verwerfen, erhält man über , [F2] oder Einstellungen Zu-satzfunktionen / Buchung / Neu wieder leere Eingabefelder.

Über Kopierenkönnen vorhandene Buchungssätze kopiert werden. Der zu kopierendeDatensatz muss dazu im Editiermodus stehen.

Sie können einen Buchungssatz über , die so genannte Schnellspeichertaste [F10]oder der Plustaste im Nummernblock schon vor Verlassen des letzten Eingabefeldesspeichern.

Per BearbeitenDoppelklick auf einen bereits erfassten Buchungssatz oder über EinstellungenZusatzfunktionen / Buchung / Einlesen bzw. [F3] gelangt der gewählte Buchungs-satz erneut in die Erfassungsmaske und kann ggf. angepasst werden. Im Normalfallwird beim Abspeichern der Änderung dann aufgrund der ordnungsgemässen Buch-führung ein Stornosatz für die Originalbuchung angelegt und ein neuer Satz mitder Anpassung erstellt. Ausnahme bildet hier eine Änderung des Buchungstextes,dieser wird ohne Storno übernommen.

Ein StornierenBuchungssatz kann über oder [F8] storniert werden. Jede Buchung musseinzeln storniert werden, eine Sammelstornierung ist nicht möglich. Stornierte Bu-chungen bleiben erhalten – sie sind entsprechend gekennzeichnet und können inder Buchungsmaske und in Auswertungen optional mit angezeigt werden.

Ein Soll/Haben-Wechsel

Wechsel zwischen Soll und Haben erfolgt über oder [F11] im aktuellenBuchungssatz. Um die Funktion zu nutzen muss zumindest der Betrag vorhandensein.

Über Konfigurationoder [Alt] + [1] können Sie die Buchungsmaske konfigurieren.

Weitere Beschreibungen zu den Funktionen im Menü finden Sie im SelectLineSystemhandbuch wieder.

5.2.2.1 Einfachbeleg

Im Buchungssatz kann jeweils nur ein Konto im SOLL und ein Konto im HABENbebucht werden. Weitere Buchungspositionen entstehen automatisch beim Buchenmit Steuercode gegen das Steuerkonto (aus den Steuerschlüsseldetails), beim Be-buchen eines Personenkontos gegen das entsprechende Sammelkonto (aus den Au-tomatikkonten) und beim Buchen mit Skonto gegen das Skontokonto ( aus denSteuerschlüsseldetails oder bei steuerfreier Buchung aus den Automatikkonten).

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5.2. BUCHEN

Abbildung 5.7: Dialogbuchen

DasDatum Buchdatum kann sowohl auf zurückliegende als auch auf zukünftige Monatedatiert werden. Es muss lediglich im Buchungszeitraum liegen. Die Eingabe desDatums können Sie auf ein Minimum reduzieren. Wollen Sie für das aktuelle Da-tum buchen, genügt eine Bestätigung mit der [Leertaste]. Soll die Buchung imangegebenen Monat erfolgen, brauchen Sie nur den Tag einzugeben.BuchungenPeriode werden nach Perioden zusammengefasst. Sie können in eine vom Buch-datum abweichende Periode buchen. Perioden können abgeschlossen werden umeinen bestimmten Buchungsstand festzuschreiben. Dann können Buchungen mitdem Belegdatum eines früheren Zeitraums erfasst werden, ohne dass sich das fest-geschriebene Resultat, z.B. die Umsatzsteuer-Voranmeldung, verändert.DieBuchbeleg Belegnummern können Sie manuell eingeben oder aus den Nummernkreisenbilden lassen.StandardmässigOPBeleg wird die Belegnummer als OPBeleg übernommen. Sie kann aberdurch die tatsächliche, abweichende Original-OP-Belegnummer ersetzt werden. An-hand der OP-Belegnummer erfolgt später der Ausgleich der Offenen Posten.DieSoll / Haben Kontonummer kann frei eingetragen oder aus der Liste der Konten ausgewähltwerden. Automatisch werden daneben die Konto-Bezeichnung und der aktuelleSaldo des gewählten Kontos angezeigt. Im Einfachbeleg wird auf logische Kombi-nation der Konten geprüft, d.h. es sind nicht alle Kontenkombinationen zulässig,z.b. können Sie nicht zwei Steuerkonten gegeneinander buchen.WirdKLNr asynchron gearbeitet, d.h. die KundenLieferanten-Nummer ist nicht gleichdem Personenkonto, steht Ihnen zusätzlich nach der Eingabe eines Personenkon-

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KAPITEL 5. BUCHEN

tos das Feld ”Kunde” bzw. ”Liefer” zur Verfügung. Hier wählen Sie den Kundenbzw. Lieferanten aus den Offene Posten / Personendaten / Debitoren bzw. Kredi-toren aus, für den ein OP erzeugt werden soll. Es stehen Ihnen nur die Kundenbzw. Lieferanten zur Verfügung, die in den Stammdaten das angegebene Fibukontohinterlegt haben.Sie Textkönnen zweimal bis zu 40 Zeichen Text erfassen. Aus den Stammdaten der Bu-chungstexte erhalten Sie durch Eingabe eines Buchungstextschlüssels in das ersteTextfeld den hinterlegten Buchungstext. Solange die erste Buchungstextzeile leerist, wird sie nach dem Einfügen eines Kontos mit dem im Feld "Autotext" derKontenstammdaten hinterlegten Text gefüllt.Aus Währungden Währungsstammdaten können Sie die zu buchende Währung auswäh-len. Standardmässig wird die Leitwährung des Mandanten vorgeschlagen. Wird einFremdwährungskonto angesprochen, wird die Währung automatisch entsprechendumgestellt.Wird Bruttoder Bruttobetrag eingegeben errechnet sich der Steuerwert, insofern ein Steu-ercode angegeben wurde, und der Nettowert automatisch. Wird der Betrag negativeingegeben, erfolgt ein Wechsel der Konten in Soll und Haben.Der Schalter öffnet die Maske Umrechnung zur Fremdwährungsumrechnung. Überdiesen Weg können Sie Kursänderungen übernehmen und somit einen vollständigenOP-Ausgleich von Fremdwährungsbelegen gewährleisten.

Abbildung 5.8: Fremdwährung anpassen

Geben Sie die Währung und den Fremdwährungsbetrag an. Anhand der Einträgein der Währungstabelle zieht das Programm den zum Belegdatum gültigen Kursund berechnet den entsprechenden Wert in der Leitwährung. Sie können an dieserStelle auch den Kurs anpassen und optional in die Währungstabelle übernehmen.Dabei wird das Belegdatum als Datum für den Tageskurs verwendet. Ist Ihnen derKurs nicht bekannt, Ihnen liegt aber der Betrag in Leitwährung vor, berechnet dasProgramm anhand des FW-Wertes und des z.B. EUR-Wertes den passenden Kurs.

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5.2. BUCHEN

DasSkonto Eingabefeld ist nur aktiv, wenn ein Finanzkonto im Buchungssatz enthaltenist. Der Skontobetrag ist grundsätzlich positiv einzugeben.

WurdeSteuer ein Konto vom Typ Umsatzsteuer oder Vorsteuer eingegeben, ist das Feldaktiv und ein Steuerschlüssel kann eingetragen werden. Ist dem Konto schon einSteuerschlüssel zugeordnet, wird dieser automatisch vorgeschlagen. Haben Sie imSachkonto die Einstellung aktiviert, kann der Steuerschlüs-sel beim Buchen nicht geändert werden. Der Steuerbetrag wird entsprechend desSteuercodes ermittelt und automatisch auf das Steuerkonto gebucht.

DieSteuerprozent-wert

Felder ”Steuerprozent” und ”Steuerwert” sind aktiv, wenn in den Stammdatender Steuerschlüssel die Option gesetzt ist. Wenn Sie denSteuerprozentsatz oder den -wert ändern, wird automatisch der Nettobetrag undder Prozentsatz bzw. Steuerbetrag angepasst.

ObwohlHinweis dies möglich ist, empfehlen wir für abweichende Steuersätze immer neueSteuerschlüssel und separate Steuerkonten eingerichtet werden.

WennNetto Sie den Nettobetrag ändern, werden die Felder ”Brutto” und ”Steuerwert”neu berechnet.

5.2.2.2 Sammelbeleg

Für Splittbuchungen wählen Sie die Belegart Sammelbeleg.

Es gilt folgendes zu beachten:

• Es können beliebig viele Konten im Soll oder Haben angesprochen werden.

• Es sind alle Kontenkombinationen zulässig.

• Die Skontikonten sind direkt zu bebuchen.

Da Sie beliebig viele Konten im Soll und im Haben erfassen können, müssen al-le erfassten einzelnen Buchungspositionen bis zum Abschluss des Buchungssatzesgesammelt werden. Um diesen Sammelbereich ist der obere Eingabebereich der Bu-chungsmaske erweitert. Mit einem Doppelklick können Sie die einzelnen Positionenwieder zur Bearbeitung in den Eingabebereich holen.

Abbildung 5.9: Sammelbeleg mit Buchrichtung Soll

84

KAPITEL 5. BUCHEN

Abbildung 5.10: Sammelbeleg mit Buchrichtung Haben

Im SaldoSammelbeleg wird zusätzlich der Saldo der jeweiligen Buchung mitgeführt undnach jeder Splittposition aktualisiert. Erst wenn der Saldo aller EinzelbuchungenNull ist, kann der Sammelbeleg verbucht werden.Es Skontofehlt das Feld ”Skonto” – Skonto muss in einer separaten Buchungspositionerfasst werden.Hinweise zu den anderen Feldern finden Sie unter Einfachbeleg. 5.2.2.1Ob Buchendas eingegebene Konto im Soll oder im Haben bebucht wird, entscheidet sicherst mit der Betragseingabe. Wird der Wert positiv erfasst, wird für das Konto dieBuchrichtung Soll eingestellt. Bei negativer Eingabe erfolgt die Buchung im Haben.Neue Sammelpositionen fügen Sie entweder über den Schalter hinzu bzw.speichern die aktuelle über ab oder Sie bestätigen die erfasste Positionmit [Enter] bzw. [F10]. Einzelne Positionen können über gelöscht werden.

Abbildung 5.11: Sammelbeleg

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5.2. BUCHEN

SammelbuchungenHinweis erhalten in der Buchungstabelle in der Spalte "Gkonto" denEintrag "diverse".

5.2.2.3 Belegart

Über Belegart buchen Sie mit den vordefinierten und selbst angelegten Geschäfts-vorfällen aus den Stammdaten. Gerade, wenn Sie kein versierter Buchhalter sindund die Buchungstätigkeit nur ein geringer Teil ihres Aufgabenspektrums darstellt,sollten Sie von der Möglichkeit Gebrauch machen, einmal für richtig Befundenesimmer erneut zu benutzen.Es gilt folgendes zu beachten:

• Es sind jeweils die Kontenkombinationen zulässig, die unter Stammdaten /Konstanten / Geschäftsvorfälle je Fall festgelegt sind.

• Indirekt bebucht werden nur die Steuer- und Sammelkonten.• Für das Erfassen von Skonto ist eine Splittbuchung, Belegart SH - Haben-

splitt oder SS - Sollsplitt, vorzunehmen.• Splittbuchungen können nur in eine Richtung erfolgen, d.h. wurde zuerst der

Sollwert erfasst, kann nur die Habenseite auf mehrere Positionen aufgeteiltwerden und umgekehrt.

Abbildung 5.12: Belegart

Über Belegart buchen Sie mit den vordefinierten und selbst angelegten Geschäfts-

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KAPITEL 5. BUCHEN

vorfällen aus den Stammdaten (siehe Kapitel ?? auf Seite ??). Gerade, wenn Siekein versierter Buchhalter sind und die Buchungstätigkeit nur ein geringer Teil ihresAufgabenspektrums darstellt, sollten Sie von der Möglichkeit Gebrauch machen,einmal für richtig Befundenes immer erneut zu benutzen.

Es gilt folgendes zu beachten:

• Es sind jeweils die Kontenkombinationen zulässig, die unter Stammdaten /Konstanten / Geschäftsvorfälle je Fall festgelegt sind.

• Indirekt bebucht werden nur die Steuer- und Sammelkonten.

• Für das Erfassen von Skonto ist eine Splittbuchung, Belegart SH – Haben-splitt oder SS – Sollsplitt, vorzunehmen.

• Splittbuchungen können nur in eine Richtung erfolgen, d.h. wurde zuerst derSollwert erfasst, kann nur die Habenseite auf mehrere Positionen aufgeteiltwerden und umgekehrt.

Beim Erfassen der einzelnen Buchungen muss nicht mehr über Soll und Haben ent-schieden werden. Da je Geschäftsvorfall festgelegt ist, wie die Konten zu bebuchensind, ist auch nur die jeweils relevante Buchungsseite für die Eingabe aktiv.

Das Hinweisbedeutet gleichzeitig, es gibt keinen Grund einen negativen Betrag einzugeben(ein Betrag mit vorangestelltem Minus wird ohne Vorzeichen gebucht).

Die BuchbelegBelegnummern können Sie manuell eingeben oder aus den Nummernkreisenbilden lassen. Der Buchbeleg bildet gleichzeitig auch den OPBeleg.

Im Geschäftsvorfallobersten Auswahlfeld geben Sie den zu buchenden Geschäftsvorfall an.

Für Betragseingabedie Eingabe des Betrags wird festgelegt, ob diese Brutto, Netto oder steuerfreierfolgt. Das Programm berechnet dann automatisch anhand des Steuerschlüsselsden Steuerbetrag. Die Angabe wird automatisch aus dem gewählten Geschäftsvor-fall vorgeschlagen.

Die SteuersummeEingabe der Gesamt-Steuersumme eines Belegs dient bei Splittbuchungen, diemehrfach Steuern enthalten, der Abstimmung des ermittelten Steuerbetrags mitder eingetragenen Steuersumme. In der Statusleiste des Eingabebereichs wird Ihnendie Differenz zwischen der Steuersumme und dem bereits gebuchten Steuerbetragangezeigt.

5.2.3 Stapelbuchen

Um vorläufige Buchungen zu erstellen, welche Sie zu einem späteren Zeitpunktverbuchen wollen, nutzen Sie die Funktion Buchen / Stapelbuchen.

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5.2. BUCHEN

Abbildung 5.13: Stapelbuchen

Ein Stapel kann manuell oder per Import angelegt werden.

BeiStapel der Anlage eines neuen Datensatzes wird eine numerische Stapelnummer ver-geben.

FürBezeichnung die Bezeichnung des Stapels sind 40 Zeichen vorgesehen.

Eseinmalig /wiederkehrend

kann zwischen einem einmaligen Stapel und einem wiederkehrenden Stapel un-terschieden werden. Die einmalige Verarbeitung kann z.B. für vorbereitende Zah-lungen verwendet werden. Nach der Erledigung des Stapels, wird dieser automa-tisch vom Programm gelöscht.

Bei der wiederkehrenden Aufbereitung von Buchungen bleibt der Stapel nach derVerarbeitung bestehen und kann jederzeit erneut verbucht werden. Anwendungfindet dies bei regelmässig zu buchenden Geschäftsvorfällen, wie z.B. Löhne undGehälter oder Betriebskosten.

UmBelegdatumkorrigieren

einen wiederkehrenden Stapel zu realisieren geben Sie ein Belegdatum an. Beider Verbuchung des Stapels wird das Datum nach der Vorgabe unter ”Belegdatumkorrigieren” in die Buchpositionen geschrieben. Optional legen Sie fest, welcher TeilDatums angepasst werden soll. Dadurch ist es möglich denselben Stapel tages-,monats- und jahresübergreifend immer wieder zu verwenden.

NebenErsetzungstexte dem Belegdatum ist es für wiederkehrende Buchungen auch wichtig, Bu-chungstexte anzupassen. Um diese Variabel zu gestalten stehen Ihnen die Platz-halter #1 bis # 8 zur Verfügung. Die Platzhalter #1 bis #4 werden automatischvom Programm erzeugt. Sie haben folgende Bedeutung:

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KAPITEL 5. BUCHEN

Platzhalter Funktion Beispiel#1 Belegmonat numerisch 8#2 Belegmonat als Text August#3 Belegdatum (TT.MM.JJJJ) 10.08.2009#4 Systemdatum (TT.MM.JJJJ) 25.08.2009

Die Platzhalter #5 bis #8 können Sie für jeden Buchungsstapel individuell festle-gen.Tragen Sie das Kürzel für den gewünschten Ersetzungstext in den Buchungstextder Stapelposition ein. Bei der Verarbeitung des Stapels wird dann der Platzhaltermit dem entsprechenden Wert überschrieben.Das InformationDatum der letzten Verarbeitung des Stapels sowie der ausführende Nutzer unddie Anzahl der bisher durchgeführten Verbuchungen werden in den Stapelkopf fürInformationszwecke mitgeschrieben.Es Vorverarbeitenbesteht die Möglichkeit die Buchungen eines oder mehrerer Stapel Vorverarbei-ten zu lassen. Diese Option bietet die komfortable Möglichkeit, die Auswirkungeneventueller Buchungen auf das Betriebsergebnis anzeigen zu lassen. Gerade bei denEntscheidungen zu den Buchungen zum Jahresabschluss können Sie sich so optimalvom Programm unterstützen lassen.Salden, die aus ”vorzuverarbeitenden” Stapeln resultieren, sind in der Saldenan-zeige der Konten beim Stapelbuchen und beim Dialogbuchen enthalten. In denAuswertungen, welche die Berücksichtigung solcher Stapel zulassen (z.B. Bilanz),gibt es die Option . Damit können Sie optional festlegen,ob die Salden für die entsprechende Auswertung mit herangezogen werden sollen.Standardmässig führende Nullen

beim Importwerden der Kontonummer vorangestellte Nullen abgeschnitten.

Mit gesetzter Option bleiben diese jedoch beim Import erhalten.Über Positionenden Schalter öffnen Sie die Maske zur Erfassung der Stapelposi-tionen. Alle Einstellungen, Funktionen und Buchungsmöglichkeiten sind identischmit denen beim Dialogbuchen, mit Ausnahme der Valutakorrekturbuchung, Gene-ralumkehrbuchung und dem Anlegen von Notizen. Diese drei Funktionen stehenIhnen im Stapel nicht zur Verfügung..Neben ImportBuchungsstapeln aus dem SelectLine Auftrag oder dem SelectLineLohn (*.dat ) können auch Stapel aus Fremdsystemen im dbf - oder txt-Formatimportiert werden. Beim Import im Text-Format erhalten Sie nach der Auswahlder Import-Datei einen Folgedialog zur Festlegung der Importeinstellungen, ent-sprechende Hinweise finden Sie im Systemhandbuch. Eine Strukturbeschreibungzum Stapelimport erhalten Sie in unserer Online Hilfe zum SelectLine Rech-nungswesen oder über unsere Supportabteilung.Wir Hinweisempfehlen das Einlesen von Buchungssätzen aus einem Fremdprogramm im-mer über den Stapel zu realisieren. Vermeiden Sie einen Import direkt in die Buch-tabelle!Mit Prüfendem Schalter wird ein Testlauf durchgeführt, ob eine Verarbeitungdes Stapels möglich ist. Werden Fehler bzw. Unstimmigkeiten festgestellt wirdIhnen ein Fehlerprotokoll ausgegeben. Bevor der Stapel verarbeitet werden kann,

89

5.2. BUCHEN

müssen diese Hinweise geprüft und korrigiert werden. Führen Sie diese Routine ins-besondere bei importierten Stapel durch. Es erfolgt u.a. eine Überprüfung, ob alleangesprochenen Konten im Kontenstamm enthalten sind und ob die verschiedenenKontenkombinationen korrekt gewählt wurden.MitVerarbeiten dem eines Stapel werden die Stapelpositionen tatsächlich verbucht undgelangen in die Reihe der Dialogbuchungen. Sie werden ans Ende der Buchtabellegeschrieben und erhalten somit eine fortlaufende Satznummer. Im Stapel variabelfestgelegte Buchungstexte, Belegdaten und Belegnummern (über Nummernkreise)werden mit der Verbuchung korrekt geschrieben.

Abbildung 5.14: Stapelverarbeitung

MitVerarbeiten dem eines Stapel werden die Stapelpositionen tatsächlich verbucht und gelan-gen in die Reihe der Dialogbuchungen.Sie werden ans Ende der Buchtabelle geschrieben und erhalten somit eine fort-laufende Satznummer. Im Stapel variabel festgelegte Buchungstexte, Belegdatenund Belegnummern (über Nummernkreise) werden mit der Verbuchung korrektgeschrieben.Mit dem Verarbeiten eines Stapels gelangen Sie in einen Folgedialog. In diesem kön-nen per Multiselektion mehrere Stapel gewählt und gleichzeitig verarbeitet werden.Einmal verbuchte Stapel können nicht mehr rückgängig gemacht werden, d.h. dieBuchungen stehen fest in der Buchtabelle und müssen dann ggf. einzeln storniertwerden. Auch beim Verarbeiten durchläuft das Programm eine Prüfroutine. Wer-den fehlerhafte Positionen festgestellt wird ein Fehlerprotokoll ausgegeben und derkomplette Stapel nicht verbucht.WurdenVerdichten z.B. per Import Stapelpositionen in Einfachbelegen angelegt mit derselbenBelegnummer, identischem Personenkonto und gleichem Valutadatum können die-se über im Stapelkopf zu einem Sammelbeleg zusammengefasst werden. Esentsteht ein neuer Stapel mit der Bezeichnung z.B. ”Verdichtet von 1”. Eine weitereMöglichkeit solche Einfachbelege zu konsolidieren besteht direkt in den Stapelposi-tionen über Einstellungen & Zusatzfunktionen / Buchungen zusammenfassen. DiePositionen werden direkt im aktuellen Stapel zusammengefasst, die originalen Ein-fachbelege werden aus dem Stapel entfernt. Dies ist z.B. nach einem Datev-Importsinnvoll, da Datev keine Sammelbelege verarbeiten kann und somit die Buchungenals Einfachbelege übergibt.

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KAPITEL 5. BUCHEN

5.2.3.1 Transitorische Buchungen

Die Funktionalität des Buchungsstapels wurde um transitorische Buchungen er-gänzt. D.h. Sie können über die Erfassung eines Stapels die Erstellung Ihrer Rech-nungsabgrenzungsposten zum Ende eines Geschäftsjahres und deren Rückbuchungim neuen Jahr weitestgehend automatisieren.

Abbildung 5.15: transitorischer Stapel

Es steht Ihnen unter „Buchen / Stapelbuchen“ zusätzlich zu den Verarbeitungsar-ten wiederkehrend und einmalig der transitorische Stapel zur Verfügung. ErfassenSie Ihre aktiven und passiven Rechnungs-abgrenzungen in einem transitorischenStapel. Dieser ist eine Unterart des wiederkehrenden Stapels und kann mehrfachverarbeitet werden.

Mit der ersten Verarbeitung der Stapelpositionen wird die periodengerechte Ab-grenzung gebucht. Der Aufwand bzw. Ertrag im aktuellen Geschäftsjahr wird neu-tralisiert. Die Buchung erfolgt immer zum letzten Stichtag eines Geschäftsjahres.

Abgrenzung:

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5.2. BUCHEN

Abbildung 5.16: Abgrenzung

Die Rückbuchung dieser Neutralisierung erfolgt nach dem Jahreswechsel. Bei die-sem erhaltenen Sie einen Hinweis, dass, falls transitorische Stapel existieren, diesenoch zu verarbeiten sind.

Abbildung 5.17: Bestätigen

Wird diese Abfrage mit [Nein] bestätigt, passiert weiter nichts und Sie könnenselber bestimmen, wann genau dieser Stapel verarbeitet werden soll. Durch dieRückbuchungsfunktion wurde das Verarbeitungs-datum automatisch auf den erstenTag des aktuellen Geschäftsjahres geändert.

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KAPITEL 5. BUCHEN

Abbildung 5.18: aktuelles Geschäftsjahr

Wird obenerwähnte Meldung mit [Ja] bestätigt,

Abbildung 5.19: Bestätigung

erscheint danach der Auswahldialog aller vorhanden Stapel, die ausgewählt undverarbeitet werden können.

Wenn mehrere Stapel vorhanden sind, können diese mit der rechten Maustasteund dem Menüpunkt „Alle markieren“ entsprechend gesamthaft ausgewählt undverarbeitet werden.

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5.2. BUCHEN

Abbildung 5.20: mehrere Stapel

Im Folgejahr gilt es nun die Rechnungsabgrenzungsposten wieder aufzulösen. Ver-arbeiten Sie dazu den Stapel ein zweites Mal. Hierbei wird automatisch der ersteTag des neuen Wirtschaftsjahres als Buchungsdatum übernommen. Bei der zweitenVerarbeitung des Stapels werden die Beträge getauscht, so dass eine Rückbuchungder Aufwendungen und Erträge erfolgt. Entsprechend wird auch der Buchungstextangepasst. Es wird der Begriff ‘Rückbuchung‘ vorangestellt.

Rückbuchung:

Abbildung 5.21: Rückbuchung

Nach dieser Verarbeitung erhalten Sie eine Abfrage, ob der transitorische Stapelgelöscht oder für weitere Verwendung beibehalten werden soll. Bei jeder weiterenVerbuchung werden die Beträge wieder getauscht und das Verarbeitungsdatumändert sich automatisch auf den letzten Tag des aktuellen Geschäftsjahres.

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KAPITEL 5. BUCHEN

Abbildung 5.22: löschen bestätigen

Abbildung 5.23: Datum korrigieren

5.2.4 Kontierungsassistent

Der Kontierungsassistent ist ein zusätzliches Modul, welches Sie beim Kontierenund Verbuchen des elektronischen Kontoauszugs unterstützt. Wenn alle Kontobe-wegungen eindeutig zugeordnet werden konnten - automatisch oder manuell - undmit ”Buchen möglich” gekennzeichnet sind, können Sie die Positionen verarbeitenlassen und somit automatisch Ihre Bankbuchungen und ggf. OP-Ausgleiche erstel-len. In der Dialogbuchenmaske werden die entsprechenden Buchungen erzeugt undin der OP-Verwaltung werden zugeordnete Posten selbstständig erledigt.

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5.2. BUCHEN

Der Kontierungsassistent lernt mit Ihren Eingabe stets dazu, womit sich die Tref-ferquote beim Einlesen eines Kontoauszugs ständig verbessert und sich der Zeit-aufwand für das manuelle Nachbearbeiten der Positionen immer weiter verringert.Über Buchen / Kontierungsassistent öffnen Sie den Dialog.Die Positionstabelle listet standardmässig alle nicht verbuchten Datensätze ge-trennt nach Bankbezug im ausgewählten Zeitraum (Von - Bis-Bereich) auf. AlleKontoauszugspositionen sind durch einen konkreten Status gekennzeichnet:

• Buchen nicht möglichEs hat noch keine Zuordnung stattgefunden, die Datei kann nicht verbuchtwerden.

• Buchen möglichDie Position konnte zugeordnet werden und kann somit verbucht werden.

• GesperrtDer Datensatz ist für die Verarbeitung gesperrt.

• VerbuchtFür die Position wurde bereits eine Buchung erstellt.

Abbildung 5.24: Kontierungsassistent

Über die Status-Schalter im unteren Tabellenbereich können Sie die Tabelle nachden unterschiedlichen Zuständen filtern.Eine Änderung des Status einer Position erreichen Sie über deren Markierung unddie Tastenkombination [Umsch] + [Leer]. Ausnahmen bilden die Zustände ”Buchenmöglich” und ”Verbucht”, diese können nicht manuell umgestellt werden.

5.2.4.1 Kontoauszug einlesen

Die Daten der Kontoauszugsdatei werden mit dem Einlesen über Kontoauszug ein-lesen in die Positionstabelle des Kontierungsassistenten übertragen - komplettoder ab einem bestimmten Datum. Die Positionen werden einer Zuordnungsroutine

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KAPITEL 5. BUCHEN

- Zuordnung zu Fibukonto und OPs - unterzogen und je nach Erfolg gekennzeichnet.Die Zuordnungsergebnisse können je Position kontrolliert und manuell bearbeitetwerden.

Abbildung 5.25: Kontoauszug einlesen

Es Formatkönnen folgende Formate der Kontoauszugsdatei eingelesen werden:• MT940 (Swift und Non-Swift)• Multicash• Postbank• Quicken (mit unterschiedlichen Datumsformaten)• Starmoney (Text)

Das zu verwendende Format erfragen Sie bei Ihrer Bank.Wählen DateipfadSie den Pfad der Kontoauszugsdatei ausGeben BankbezugSie den Bankbezug, über welchen die Datei verarbeitet werden soll, an.Über wird der Dateipfad und der Bankbezug für das nächste Einlesenvorgemerkt.Beim HinweisFormat MT940 muss Kontonummer und BLZ im Bankbezug mit den Anga-ben im Kontoauszug übereinstimmen.Da Datumdie Kontoauszug-Datei fortlaufend geschrieben wird, kann das neue Einlesenper Datum gesteuert werden. Als Vorschlagswert wird das letzte Datum vom vor-herigen Einlesen übernommen.Das Programm verhindert automatisch das doppelte Einlesen von Positionen. D.h.gibt es im Kontoauszug einen Datensatz, der bereits mit einer 100% igen Überein-stimmung im Kontierungsassistenten enthalten ist, wird dieser nicht erneut impor-tiert, sondern beim Import ignoriert.Damit Fremdwährungder Kontierungsassistent Posten als Fremdwährungspositionen erkennt, mussdie entsprechende Kontoauszugsdatei in einen Bankbezug eingelesen werden, dermit der betreffenden Währung geschlüsselt ist. Dabei ist es egal, welche Währung

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5.2. BUCHEN

im Kontoauszug selbst hinterlegt war. Alle eingelesenen Posten werden als Fremd-währung interpretiert. Es können dann auch nur Offene Posten zugeordnet werden,die als OPWährung den Währungscode des Bankbezuges besitzen.

SollenKontoauszugprüfen

die Kontoauszugspositionen nach dem Einlesen erneut auf Zuordnungsmög-lichkeiten geprüft werden, z.b. weil neue Einstellungen im Kontierungsassistentengetroffen wurden oder zwischenzeitlich neue OPs entstanden sind, gehen Sie überKontoauszug verarbeiten. Das Programm durchläuft dieselbe Prüfroutine wie beimEinlesen des Kontoauszugs.

Es erscheint eine Meldung, wie viele Positionen geprüft und wie viele automatischerkannt wurden.

5.2.4.2 Einstellungen

Über das Menü Einstellungen erfolgt die Konfiguration des Kontierungsassistenten.Sie legen fest über welche Optionen und Eingaben das SelectLine Rechnungs-wesen Zuordnungen zu Offenen Posten bzw. Konten suchen und finden soll.

Allgemein In den allgemeinen Einstellungen setzen Sie Kriterien zur OP-Suche,für das Einlesen von MT940-Dateien, Buchungstexte und für das Arbeiten imKontierungsassistenten.

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KAPITEL 5. BUCHEN

Abbildung 5.26: allgemeine Einstellungen

Es Skontokann eine Skontotoleranz sowohl in Tagen als auch in Prozent angegeben wer-den. Dadurch kann bei einer Unterzahlung bzw. Überschreitung der Skontofrist imToleranzbereich ein automatisches "Buchen möglich" erreicht werden.Standardmässig OP-Suchesucht das Programm in der Kontoauszugsdatei nach dem Absen-der bzw. Empfänger, findet er diesen nicht, werden die Verwendungszwecke aufVorhandensein einer KLNr durchsucht. Wird eines der Kriterien erkannt, suchtdas Programm in zweiter Instanz nach der OP-Belegnummer bzw. dem Betragund gleicht diese Informationen mit der OP-Liste ab. Bei erfolgreicher Suche wirdder gefundene OP der Kontoauszugsposition zugeordnet.

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5.2. BUCHEN

Optimal können diese Suchkriterien verfeinert werden, um eine möglichst genaueZuordnung Offener Posten zu den Kontoauszugspositionen zu gewährleisten.Über die Option gilt der OPBeleg als wichtigstes Suchkriterium. D.h.noch bevor nach dem Absender / Empfänger bzw. nach der KLNr gesucht wird,werden die Verwendungszwecke auf Vorhandensein eines OPBelegs überprüft. Esdarf lediglich der OPBeleg im Verwendungszweck stehen, keine weiteren Informa-tionen. Auch sobald eine Kennzeichnung, z.B. RE, vor der Belegnummer steht,kann das Programm den Eintrag nicht als OPBeleg deuten. Hierfür ist die Opti-on vorgesehen. Wird diese gesetzt, erkennt das Pro-gramm, dass solche Zusätze, wie z.B. RE, nicht zum OPBeleg gehören und kanndie entsprechende Zuordnung vornehmen. Voraussetzung für das Erkennen solcherMerkmale ist, dass Sie den Kennzeichen zugeordnet sind.Bei gesetzter Option muss, wenn der Debitor bzw.Kreditor gefunden wurde, der Betrag der Kontoauszugsdatei (ggf. Skontotoleranzberücksichtigen) mit dem Betrag des gefundenen Posten für eine erfolgreiche Zu-ordnung übereinstimmen.Die Suche kann über auch unabhängig von der KLNr und demOPBeleg nur über den offenen OP-Betrag erfolgen. Dabei muss der Betrag identischmit dem Wert der Kontoauszugsposition sein. Die Einstellungen für die Skontoto-leranz greifen hier nicht.IstStatistische

Sucheim Absender / Empfänger nicht die komplette Bezeichnung des in den Kunden-

bzw. Lieferantenstammdaten hinterlegten Namen angegeben, kann über die Optionauch eine Teilzeichenfolge gesucht werden.

WirdautomatischeZuordnung

für eine Kontoauszugsposition keine eindeutige Zuordnung zu einem OP, aberdie KLNr gefunden, werden diese nicht automatisch auf ”Buchen möglich” gesetzt.Durch die Einstellung

kann erreicht werden, dass auch solche Postenfür die Verbuchung freigeschaltet werden. Die Zahlungen werden dann entweder oh-ne OP-Ausgleich, als offener Posten verbucht, oder über die OP-Ausgleichsmöglichkeitbeim Buchen der Vorgänge noch einem Posten zugeordnet.DasMT940 Format MT940, sowohl SWIFT als auch Non-SWIFT, enthält zwei Datums-felder je Position. Optional kann festgelegt werden, welches als Belegdatum über-nommen werden soll. Standardmässig nimmt das Programm das Buchungsdatum.Für das Non-SWIFT Format kann des Weiteren bei leerem Buchungsdatum dasDatum des Kontoauszugs als Belegdatum verwendet werden. Wird dies nicht op-tional festgelegt, verwendet das Programm in einem solchen Fall automatisch dasValutadatum.ÜberBuchungstext vorgegebene Platzhalter können die Buchungstexte definiert werden. Wirdkein Buchtext festgelegt, wird der OP-Text als Buchungstext übernommen. Erkann allerdings auch manuell in den einzelnen Kontoauszugspositionen angepasstwerden.NachBearbeitung dem manuellem Bearbeiten von Positionen kann über

der Cursor optional auf der Position beharren oderzur nächsten springen.

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KAPITEL 5. BUCHEN

Mit OP Zuordnungden folgenden Optionen können Sie verhindern, dass bereits zugeordnete OPswieder zur Auswahl vorgeschlagen werden. Die Auswahl

verhindert die doppelte Zuordnung im komplettenAssistenten. D.h. wurde ein Offener Posten einer Kontoauszugsposition zugewiesen,steht Ihnen dieser Posten für keine weitere Zuordnung zur Verfügung. Handelt essich bei dem OP um einen Teilausgleich, erscheint der Restbetrag erst nach demVerbuchen des Kontoauszugs wieder in der Auswahlliste. Diese Sperrung kann über

etwas gelockert werden. Wird nur diese Optiongesetzt, kann ein OP einer Kontoauszugsposition einmalig zugeordnet werden, beiSplittungen steht er nicht mehr zur Verfügung. Wird aber eine weitere Positionbearbeitet, erhalten Sie auch wieder eine komplette OP-Liste und können denPosten erneut wählen.

Suchtexte Über Suchtexte können Sie anhand unterschiedlicher Suchkriterien ei-ne direkte Kontenzuordnung vornehmen. Im oberen Eingabeteil erfolgt die Erfas-sung der Schlüsselkriterien für die Suche und im unteren Teil legen Sie fest, welcheBuchung entstehen soll, wenn die Suchkriterien zutreffen.

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5.2. BUCHEN

Abbildung 5.27: Suchtexte

OptionalSuche nach... können Sie festlegen, in welchen Feldern des Kontoauszugs gesucht wer-den soll. Wird der Suchtext beachtet, erfolgt die Recherche in den Verwendungs-zwecken; bei Beachtung des Absenders / Empfängers in dem entsprechenden Felddes Auszugs. Werden mehrere Suchkriterien aktiviert sind diese mit einer Und-Verknüpfung verbunden, d.h. es müssen alle Begriffe bzw. Einstellungen auf eineKontoauszugsposition zutreffen, um eine Zuordnung zu erreichen. Des Weiterengilt, dass die Suchbegriffe mit dem genauen Wortlaut im Verwendungszweck bzw.Absender / Empfänger zu finden sein müssen. Der Sucherfolg kann zusätzlich vomVorzeichen des Betrages abhängig gemacht werden. Ausserdem können Sie festle-gen, dass der Suchtext nur für einen bestimmten Bankbezug gelten soll. Erfolgthier keine Eingabe gilt der Datensatz für alle internen Bankverbindungen.

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KAPITEL 5. BUCHEN

Gelangt Hinweisman über die manuelle Kontozuordnung in diese Maske, werden die Be-griffe aus den Verwendungszwecken bzw. Absender / Empfänger automatisch inden Suchtext übernommen.

Bei erfolgreicher Suche wird die entsprechende Kontoauszugsposition mit den Ein-stellungen für Konto, Buchbeleg, Steuer, Kostenstelle bzw. -träger und den Bu-chungstexten belegt und auf ”Buchen möglich” gesetzt. Es können sowohl Einzel-buchungen als auch Splittbuchungen festgelegt werden. Für Splittbuchungen istdie Art der Zahlbetragsaufteilung (Absolut, Prozentual oder Rest) und der ent-sprechende Wert zu hinterlegen. Eine Aufteilung erreichen Sie über den Schalter

. Sind Splittungen angelegt, können diese über wieder ent-fernt werden.

Kennzeichen Über Kennzeichen wird das Finden von Kunden-/ Lieferantennum-mern und OP-Belegen in den Verwendungszwecken bzw. im Absender / Empfängererleichtert. Das Programm gibt Ihnen bereits eine Anzahl von Einstellungen vor,diese können beliebig ergänzt und bearbeitet werden.

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5.2. BUCHEN

Abbildung 5.28: Kennzeichen

Der Dialog ist in zwei Tabellen unterteilt. Im oberen Bereich finden Sie die Kenn-zeichnungen für den OP-Beleg und im unteren für die Kunden-/ Lieferantennum-mer wieder. Über fügen Sie neue Merkmale hinzu, welche wiederum über

angepasst werden können. Mit Hilfe von löschen Sie den markierten

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KAPITEL 5. BUCHEN

Eintrag.Kennzeichen Hinweis, die sich nur durch enthaltene Sonder- oder Leerzeichen unterscheiden,müssen nicht separat angelegt werden.RG NRRG.NR.RG-NRwerden z.B. gleich interpretiert, d.h. es genügt, RG NR als Kennzeichen aufzuneh-men.Standardmässig sucht das Programm mit Hilfe der hinterlegten Kennzeichen undinterpretiert eine Angabe im Verwendungszweck nur als KLNr bzw. OP-Beleg wennihr eine der Kennungen vorangestellt ist. Über die allgemeinen Einstellungen imKontierungsassistent können Sie die Suche optional auch ohne Verwendung derKennzeichen durchführen lassen.

5.2.4.3 Positionen bearbeiten

Position manuell bearbeiten oder Doppelklick auf die Position öffnet den Bank-vorgang zur manuellen Bearbeitung, zeigt die gefundenen Informationen und denErkennungsstatus. Wird der Betrag auf mehrere Konten bzw. OPs verteilt, wer-den mehrere Splittbuchungen angelegt. Wurde Erkennungsstatusdie Position automatisch erkannt,wird Ihnen im oberen Bereich der Grund für die Zuordnung im grünen Schriftzugangezeigt. Bei nicht erkannter Zuordnung erscheint ein roter Fehlertext mit derBegründung warum die Position nicht sofort verbucht werden kann.Im ZahlungBereich ”Zahlung” werden die Informationen aus dem Kontoauszug sowie derverbleibende Restbetrag nach einer (Splitt-) Buchung angezeigt. Wurde der Betragso aufgeteilt, das ein Rest von 0,00 angezeigt wird, kann die Position verbuchtwerden.Konnten Buchungeiner Position Informationen zugeordnet werden, sind diese im Bereich”Buchung” sicht- und änderbar. Diese Angaben werden beim Verbuchen des Kon-toauszugs herangezogen um die Buchung zu bilden. Wurde ein Suchtext erkanntoder konnte eine Kunden- / Lieferantennummer zugeordnet werden, füllt das Pro-gramm die entsprechenden Felder so weit wie möglich automatisch. Für die Bildungder Buchtexte steht Ihnen eine Liste ausgewählter Platzhalter und die Angabendes Absenders / Empfängers sowie die Verwendungszwecke der Kontierungspositi-on zur Verfügung. Im Buchtext 1 können Sie zusätzlich auf die Tabelle Stammdaten/ Konstanten / Buchungstexte zugreifen. Ist das Kostenrechnungs-Modul lizenziertund aktiviert haben Sie die Möglichkeit eine Kostenstelle bzw. -träger anzugeben.Das Programm berücksichtigt hierbei die Mandanteneinstellungen, ob sowohl mitKostenstellen als auch Kostenträgern gebucht werden darf, oder ob nur eines vonbeiden erlaubt ist.Für Suchtextdie getroffenen Zuordnungen kann jederzeit über ein Suchtext ange-legt werden. Die getätigten Angaben werden dabei in diesen übernommen und fürweitere Suchen gespeichert.

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5.2. BUCHEN

Abbildung 5.29: Position bearbeiten

DieTeilzahlung Kontierungsposition kann auch auf mehrere Konten aufgeteilt werden. Dazuwerden so genannte Teilzahlungen angelegt.Kann das Programm über die Verwendungszwecke mehrere Suchtexte bzw. OffenePosten zuordnen, teilt es den Betrag automatisch auf die verschiedenen Posten auf.Manuell werden die Teilzahlungen über den Schalter zugewiesenoder per Multiselektion bei der OP-Auswahl .Bei der Aufteilung der Zahlung über den entsprechenden Schalter legen Sie zusätz-lich zu der bestehenden ”Haupt”buchung weitere neue Positionen an. Bei der Split-tung über das Auswählen mehrerer Offener Posten teilen Sie die selektierte Positionin mehrere Teilbeträge auf.Existieren mehrere Zuordnungen werden diese in einer Tabelle dargestellt. PerDoppelklick oder über gelangen Sie in den Bearbeitungsdialog einer be-stehenden Position. Über bzw. können Sie eine neue Splittbuchunghinzufügen bzw. entfernen. Es gibt keine Begrenzung der möglichen Splittungen.Die Aufteilung kann absolut, mit einem fest vorgegebenen Betrag, prozentual aufden Zahlbetrag oder über den Restbetrag erfolgen. Wird für den Restbetrag 0,00angezeigt, ist der Zahlbetrag vollständig aufgeteilt und die Position kann verbucht

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KAPITEL 5. BUCHEN

werden.

Abbildung 5.30: Splittbuchung

Wird Offene Postenim Feld ”Konto” ein Personenkonto gewählt, steht Ihnen der zusätzliche Ein-gabebereich für Offene Posten zu Verfügung. Hier ordnen Sie über aus einernach der Zahlungsrichtung gefilterten OP-Liste einen Posten für den Ausgleich zu.Wurde bereits ein Personenkonto gewählt, wird die Liste zusätzlich nach diesemeingeschränkt. Ist ein OP falsch zugeordnet wurden, können Sie diesen überwieder entfernen. Ihnen werden alle OP-relevanten Informationen, wie OP-Beleg,Gesamtbetrag, offener Betrag, Fälligkeiten etc., des gewählten Postens angezeigt.Der Ausgleichsbetrag kann jederzeit von Ihnen anpasst werden, d.h. es könnenauch Teilzahlungen getätigt werden. Wird ein Posten gewählt, der innerhalb derSkontofrist bzw. -toleranz liegt, berechnet das Programm den entsprechenden Skon-tobetrag und trägt diesen in das Feld ”Skonto” ein. Über den - Schalterkönnen Sie sich, bei nicht automatisch ermitteltem Skonto, die Differenz zwischenAusgleichsbetrag und offenem OP-Betrag berechnen und eintragen lassen. Wurdenoch kein Buchtext hinterlegt, wird der Buchungstext aus dem OP übernommenund für die Zahlung herangezogen. Auch der OP-Beleg des gewählten Postens wirdfür die Zahlung verwendet. Bei zugeordnetem OP werden die Felder ”Steuer” und”Buchbeleg” aus dem Bereich ”Buchung” nicht ausgewertet. Die Informationenwerden aus dem jeweiligen OP übernommen.Haben Sie alle Zuordnungen für die Auszugsposition getroffen, bestätigen Sie diesemit . Das Programm prüft dann, ob der Zahlbetrag komplett aufgeteiltwurde und setzt Ihnen bei vollständiger Aufteilung die Position auf ”Buchen mög-lich”.

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5.2. BUCHEN

5.2.4.4 Kontierungsassistent über Stapel verbuchen

Im Kontierungsassistenten besteht die Möglichkeit, die entstehenden Buchungenper Option wahlweise in einen neuen oder einen bestehenden Buchungsstapel zuschreiben. Dadurch können die Zahlungen vor der tatsächlichen Verbuchung noch-mals geprüft und ggf. eine Saldenkontrolle durchgeführt werden.

Abbildung 5.31: Stapel buchen

Im Verbuchen-Dialog des Kontierungsassistenten steht Ihnen die Option „Buchungs-stapel erzeugen“ zur Verfügung. Ist diese aktiviert, kann unter Stapelnummer einbereits existierender Stapel gewählt werden, in dem die Buchungen geschriebenwerden oder es kann bei leerem Eintrag ein neuer Stapel erzeugt werden. BeimVerbuchen in einen Stapel können keine fehlenden OP-Zuordnungen vorgenommenwerden und auch das Buchen von Rücklastschriften ist nicht möglich.

5.2.5 Positionen verbuchen

Positionen, welche manuell oder automatisch auf ”Buchen möglich” gesetzt wurden,können über den Menüpunkt Positionen verbuchen tatsächlich verbucht werden.Anhand der hinterlegten Buchungsinformationen in den einzelnen Posten wird derBuchungssatz erzeugt. Für Splittbuchungen entsteht automatisch ein Sammelbeleg.Sie haben die Wahl, ob alle Positionen mit dem Status ”Buchen möglich” verbuchtwerden sollen, oder ob sich der Buchlauf nur auf markierte Positionen beziehensoll.EsBuchen bis werden nur die kontierten Positionen einschliesslich des Bis-Datum verbucht.DieBelegnummer generierten Buchungen können Belegnummern über die unter Stammdaten/ Konstanten / Nummernkreise festgelegten Buchkreise erhalten. Des Weiterenkann der Buchbeleg manuell definiert werden. Um für alle folgenden Verbuchungendes Kontierungsassistenten eine einheitliche Belegnummer zu erhalten, können Sie

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KAPITEL 5. BUCHEN

den Buchbeleg hochzählen lassen. Die hier hinterlegten Angaben überlagern diein den einzelnen Positionen eingetragenen Belegnummern. D.h. Wurde in einerzu verbuchenden Position ein Buchbeleg eingetragen, wird dieser nicht gezogen,wenn ebenfalls beim Verbuchen der Position eine Belegnummer angegeben wird.Der Buchbeleg greift nicht, wenn den Positionen ein eindeutiger OP zugeordnetwerden konnte und die Option gesetzt ist.Dann übernimmt das Programm den OP-Beleg des zugeordneten Postens auch alsBuchbeleg.Wenn OP-Ausgleichbei Zahlung mehrerer OPs keine automatische OP-Zuordnung möglich ist,die Personenkontonummer aber eindeutig ermittelt wurde, gelangt man bei ge-setzter Option beim Verbuchen in die OP-Ausgleichsmaske des betreffenden Debitoren / Kreditoren und kann dort in ge-wohnter Weise OPs für den Ausgleich wählen.

Abbildung 5.32: Positionen verbuchen

Ist ForderungsBuchung

diese Option gesetzt, erfolgt, bei Erfüllungaller Bedingungen an eine automatische Buchung der Rücklastschrift, der Aufrufdes Dialoges zur Erstellung der Forderungsbuchung. Zusätzliche Voraussetzungenbeim Verbuchen über den Konas sind, dass kein OP für die entsprechende Posi-tion im Kontoauszug hinterlegt wurde. Der OP-Beleg für die Forderungsbuchungwird dabei aus dem Buchbeleg des Verbuchen-Dialoges des Kontierungsassistentengeholt. D.h. es wird empfohlen Rücklastschriften separat zu verbuchen.

Mit einem Klick auf werden die Buchungen erstellt und können über dieDialogbuchenmaske eingesehen werden. Die zugeordneten OPs werden gleichzeitigausgeglichen und gelangen auf die erledigte Seite der OP-Tabelle.

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5.2. BUCHEN

VorHinweis dem Verbuchen können Sie sich über Drucken ein Buchprotokoll ausgeben umzu kontrollieren was verbucht wird.

5.2.6 Periodenabschluss

Buchungen werden standardmässig in Abhängigkeit vom Belegdatum in die ent-sprechende Periode (Monat) eingeordnet. Die Periode kann frei gewählt werden,solange sie noch nicht über Buchen / Periodenabschluss abgeschlossen wurde. Umzu verhindern, dass z.B. nach Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung noch steu-errelevante Buchungen für die gemeldete Periode erfasst werden, kann der jeweiligeMonat geschlossen werden.

Abbildung 5.33: Periodenabschluss

Dadurch erreicht man, dass die Buchung mit korrektem Belegdatum gebucht wird,aber der nächsten offenen Periode zugeordnet wird. Damit erscheint der Beleg inAuswertungen nach Periode (z.B. MwSt-VA) nicht in dem Monat entsprechendBelegdatum sondern lt. Eintrag im Feld Periode. Der Abschluss kann für jedenMonat gesetzt werden, es können aber auch Perioden übersprungen werden.Sie können optional festlegen, ob Sie beim Buchen in einen gesperrten Monat einenHinweis erhalten wollen ( ) und dann die Möglichkeit haben denBuchungssatz anzupassen, oder ob automatisch ohne Nachfrage in die nächste freiePeriode gebucht werden soll. Im zweiten Fall wird das Feld ”Periode” vom Pro-gramm angepasst und abgespeichert.AuchHinweis der Direktexport aus dem SelectLine Auftrag oder dem SelectLineKassabuch, Verbuchungen aus dem Zahlungslauf, Kontierungsassistenten undStapelbuchen berücksichtigen diese Einstellung.EsExklusivität wird empfohlen das Setzen des Periodenabschlusses exklusiv vorzunehmen, umzu verhindern, dass z.B. noch Exporte aus dem Auftrag in das Rechnungswesenmit abgeschlossener Periode gelangen. Daher kann vorher auf Exklusivität geprüft

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KAPITEL 5. BUCHEN

werden. D.h. das Programm prüft, ob sich noch andere Nutzer im Mandanten,sowohl auftrags- als auch reweseitig, befinden.Bei RücknahmeBedarf kann ein Periodenabschluss zurückgenommen werden. Dazu wird derAbschluss auf einen zurückliegenden Monat oder auf ”keinen” gesetzt. Die Periodeist somit wieder freigegeben und kann normal bebucht werden.

5.2.7 Eröffnungsbilanz

Für das erste, mit dem SelectLine Rechnungswesen gebuchte, Geschäftsjahreines Mandanten erfassen Sie die Saldovortragsbuchungen der Bilanzkonten überBuchen / Eröffnungsbilanz als Eröffnungsbuchungen.

Abbildung 5.34: Vortragswerte

Im Tabellenbereich werden Ihnen alle Bilanzkonten aufgelistet. Über die Spalte”SaldoNeu” legen Sie den Anfangsbestand des jeweiligen Kontos fest. Haben Siealle Ihre Eingaben getroffen, verbuchen Sie die Eröffnungssalden über den Schalter

. Erst dann werden die entsprechenden Saldovortragsbuchungen zum an-gegebenen Datum mit dem hier hinterlegten Beleg und Buchungstext erstellt undkönnen über die Dialogbuchenmaske eingesehen werden.

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5.2. BUCHEN

DieHinweis Angaben können nicht zwischengespeichert werden, d.h. wenn Sie den Dialogschliessen, ohne zu verbuchen, gehen die bereits eingegebenen Salden verloren.

Die Saldenvorträge können beliebig oft angepasst und verbucht werden. Es wirdimmer die Differenz zwischen ”SaldoAlt” (aktueller Eröffnungsbestand) und ”Sal-doNeu” (neuer Eröffnungsbestand) ermittelt und gebucht. Vor dem Buchen wirdgeprüft, ob die veränderte Eröffnungsbilanz ausgeglichen ist. Ist dies nicht der Fallerhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Sie können die Verarbeitung dann ab-brechen oder trotzdem fortsetzen, da es durchaus möglich ist, dass die endgültigenWerte erst später feststehen und dann nachgetragen bzw. aktualisiert werden sol-len.

DieFremdwährung Vortragswerte müssen für alle Währungen einzeln erfasst werden. Die Konten-liste ist dann hinsichtlich der betreffenden Fremdwährungskonten eingeschränkt.Neben dem Auswahlfeld der Währung erscheint eine zusätzliche Eingabemöglich-keit für den zu verwendenden Umrechnungskurs. Standardmässig wird der, in denStammdaten / Konstanten / Währungen hinterlegte Kurs zum gewählten Beleg-datum vorgeschlagen.

DerFolgejahre Vortrag in alle folgenden Wirtschaftsjahre erfolgt bei gleich bleibenden Kon-tenstrukturen mit Buchen / Jahreswechsel. Bei einem Jahreswechsel mit Salden-übernahme werden die Vortragswerte stets mit den Werten aus dem Vorjahr über-schrieben.

Bei veränderten Kontenstrukturen (z.B. durch Wechsel des Vorlagemandanten)in aufeinander folgenden Buchungsjahren können Sie die Vortragswerte allerdingsnicht über einen Jahreswechsel übernehmen. Korrigieren Sie in einem solchen Falldie entsprechenden Werte auch in dem Folgejahr über Buchen / Eröffnungsbilanz.

DieHinweis Sammelkonten für Debitoren und Kreditoren werden bei der Prüfung der Er-öffnungsbilanz mit herangezogen (sie sind in den Vortragswerten gelistet – abernicht editierbar). Vorträge für Offene Posten erfassen Sie im ersten Fibuzeitraumüber Offene Posten / Offene Posten - Vortrag.

Um ein Vorjahresvergleich für ER-Konten zu ermöglichen, nutzen Sie im erstenBuchungsjahr Stammdaten / Konten / Vorjahreswerte.

5.2.8 Valuta-Ausgleich

Sobald Sie Konten mit Fremdwährungen verwalten, wird es notwendig, Währungs-differenzen aus Kursänderungen zu berücksichtigen.

Zu einem beliebigen Zeitpunkt - zum Periodenabschluss oder am Ende des Bu-chungsjahres, können Sie eine Korrektur über Buchen / Valuta-Ausgleich durch-führen, in dem Sie für die verwendeten Währungen die Kurse überprüfen, beiKursänderungen die Differenzen ermitteln und die Differenzbeträge auf das ent-sprechende Konto buchen lassen. Es wird der EUR-Saldo zum aktuellen Kurs unddie sich ergebende Differenz zum ursprünglichen EUR-Saldo ermittelt.

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KAPITEL 5. BUCHEN

Abbildung 5.35: Valuta-Ausgleich

Im Listenbereich der Valuta-AusgleichMaske erhalten Sie eine Liste aller Konten mit differierendenFremdwährungssalden. Über die Option könnenSie die Tabelle so einschränken, dass Ihnen nur die ausgeglichenen Forderungenbzw. Verbindlichkeiten aufgelistet werden. Noch Offene Posten, welche aufgrundeiner Anpassung der Währungsstammdaten in den Valuta-Ausgleich kommen, wer-den dann ausgeblendet. Umrechnungsdifferenzen auf Finanzkonten werden unab-hängig von der Option immer angezeigt.Mit dem Feld ”Valutaausgleich zum” geben Sie den Ausgleichszeitraum an. Es wer-den nur Daten beachtet, die innerhalb diese Abschnitts liegen. Wird eine bestimmtePeriode gewählt, wird das Belegdatum auf den letzten Tag des Monats festgelegt.Erfolgt der Ausgleich zum Gesamtsaldo kann das Belegdatum individuell einge-stellt werden. Mit diesem Datum, dem angegebenen Beleg und dem Buchungstextwerden die entsprechenden Valutakorrekturbuchungen über den Schaltererstellt. Es können alle Datensätze verarbeitet werden oder nur markierte.Vor dem Verbuchen können Sie sich über eine Ausgleichsliste zur Kontrolleanzeigen lassen.Aus der Liste der Konten gelangen Sie bei markiertem Konto über oderDoppelklick in den Kursanpassungsdialog.

Abbildung 5.36: Kurs anpassen

Hier können Sie für die markierte Position den Tageskurs nochmals ändern. Zu-

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5.2. BUCHEN

sätzlich besteht die Möglichkeit den Kurs zum gewählten Belegdatum in die Wäh-rungsstammdaten zu übernehmen, um ihn auch für alle anderen Positionen mitderselben Währung gelten zu lassen. Der Kurs wird im Verhältnis x Leitwährung(z.B. CHF) zu 1 Fremdwährung (z.B. USD) angegeben.Im Folgenden wird die Ermittlung der Umrechnungsdifferenzen anhand der Lis-tenfelder näher erläutert:

• Die Spalten ”FW-Kurs” bzw. ”LW-Kurs” geben den aktuellen CHF-Kurszur Fremdwährung bzw. zur Leitwährung an.

• ”FWSaldo” entspricht dem Kontensaldo in der geführten Fremdwährung.• Der Unterschiedsbetrag wird in die Spalte ”Differenz” eingetragen. Bei ei-

nem positiven Wert handelt es sich um einen Gewinn aus Kursdifferenzen,bei einem negativen um einen Verlust. Das Differenzkonto wird aus denentsprechenden Währungsstammdaten vorgeschlagen.

DerHinweis Valuta-Ausgleich kann auch manuell über eine Valutakorrekturbuchung in derDialogbuchenmaske erfolgen.Des Weiteren kann in der Konfiguration der Buchungsmaske optional festgelegtwerden, ob eine automatische Valutabuchung, beim Ausgleich eines Fremdwäh-rungsposten, erstellt werden soll. D.h. wird eine Rechnung mit einer Zahlung ausge-glichen und der Tageskurs hat sich zwischenzeitlich verändert, kommt im Anschlussan die Zahlungsbuchung ein zusätzlicher Dialog zur Erstellung der Valutabuchung.

Abbildung 5.37: Buchdialog für Valuta-Ausgleich

In die Valuta-Ausgleichsbuchung wird das Belegdatum und der Buchbeleg aus derZahlungsbuchung kopiert, wie auch das Personenkonto, welches nicht mehr ange-passt werden kann. Das Differenzkonto übernimmt das Programm aus den Anga-ben in den entsprechenden Währungsstammdaten. Der Buchbetrag wird aus der

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KAPITEL 5. BUCHEN

Differenz zwischen demWert in Mandantenwährung der Rechnung und der Zahlungermittelt und als Vorschlag in die Valutabuchung übernommen. Für die Kursdif-ferenz erstellt das Programm automatisch nach dem Bestätigen des Dialoges eineseparate Valuta-Ausgleichsbuchung.Wird der Dialog abgebrochen bzw. wird nicht mit dem Valuta-Ausgleich beim Bu-chen gearbeitet, gelangen solche Positionen zwangsläufig in die Tabelle des automa-tischen Valuta-Ausgleichs und können gesammelt zu einem bestimmten Zeitpunktverbucht werden.

5.2.9 Steuer umbuchen

Mit dieser Funktion Steuer umbuchenkönnen Sie die bebuchten Automatikkonten mit dem Mehr-wertsteuerkonto um- bzw. auf ein dafür vorgesehenes Kreditorenkonto gegen bu-chen.

Abbildung 5.38: Steuer umbuchen

Dafür stehen folgende Eingabemöglichkeiten zur Verfügung:• Zeitraum: ZeitraumVon Periode bis Periode• Umbuchen auf:

Kreditor Umbuchen auf:

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5.3. ANSICHT

Umbuchen auf das dafür vorgesehene Kreditorenkonto für die Mehrwert-steuer

• Umbuchen von:Mit demUmbuchen von: Schalter [Anlegen] können Sie hier die entsprechenden zu entlas-tenden Vorsteuer- und Mehrwertsteuer-Automatik-Konten auswählen undhinzufügen bzw. auch wieder entfernen.

• Buchung:• Buchdatum:

EmpfohlenBuchungsdatum wird hier, den letzten Tag der entsprechenden Periode „Bis“ zuverwenden

• Buchungstext:Ein vonBuchungstext Ihnen gewünschter Text kann hier erfasst werden

• Buchbeleg:Hier kannBuchbeleg manuell eine Belegnummer oder ein Wert aus den bestehendenKreisen erfasst bzw. zugewiesen werden.

Der umzubuchende Betrag resultiert gemäss demMehrwertsteuer-Abrechnungsformularaus der Ziffer 399 abzüglich Ziffer 479 und entspricht bei einer Schuld der Ziffer500 und bei einem Guthaben der Ziffer 510 gegenüber der eidgenössischen Steuer-verwaltung. Weiter sind die umzubuchenden Vorsteuer- und Umsatzsteuer-Beträgeauf der darauf folgenden Seite in Form eines Buchungsvorschlages ersichtlich.Beachten Sie bei einer allfälligen Umbuchung aber mögliche berechnete Felder, wieim Beispiel der Bezugssteuer (Ziffer 380), bei denen keine physische Buchung zuGrunde liegt!Mittels Bestätigung von [OK] wird die Buchung entsprechend ausgeführt und istdanach im Dialogbuchen als Sammelbuchung ersichtlich.

Abbildung 5.39: Umbuchungsliste

Diese Buchung liesse sich im Bedarfsfall auch löschen und über die Funktion „Steuerumbuchen“ nochmals neu generieren.

Hinweis Wenn Sie diese Umbuchungsfunktion nutzen wollen, dann darf der Periodenab-schluss erst nach der Umbuchung erfolgen.

5.3 Ansicht

Eine komfortable Arbeitsweise beim Buchen, insbesondere zu Kontrollzwecken undbeim Bearbeiten erfasster Buchungssätze, aber auch zum Erstellen von Ausgleichs-

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KAPITEL 5. BUCHEN

buchungen, bietet sich Ihnen, wenn Sie neben der Buchungsmaske die speziellenAnsichtsfenster unter Buchen / Ansicht geöffnet haben. Es stehen Ihnen folgendeZusatzdialoge zur Verfügung:

• Kontoauszug• Offene Posten• Kosten (bei aktivierter Kostenrechnung)• Notizen

Im Systemmenü des jeweiligen Dialogs kann mit dem Menüeintrag ”Autom.Öffnen” festgelegt werden, dass sich die Anzeige automatisch mit der Eingabemaskezum Dialogbuchen öffnet und schliesst.Das KontenblattKontenblatt zeigt alle Buchungen für ein bestimmtes Konto.

Abbildung 5.40: Ansicht Kontenblatt

Das angezeigte Konto:• kann im Eingabefeld eingetragen oder ausgewählt werden.• kann per Kontextmenü im Auswahlfeld über die Funktion ”Konto tauschen”

oder [Strg+T] gegen das nicht aktive und grau hinterlegte Konto getauschtwerden.

• wird beim Blättern in den Kontenstammdaten automatisch mitgeführt.• wird beim Buchen nach Eingabe oder Änderung des Soll- oder Habenkontos

aktualisiert.Sie können die Buchungen per Drag & Drop in die Buchungsmaske ziehen bzw.per Doppelklick oder [Alt]+[Enter] kann die entsprechende Buchung geöffnet wer-den. Wenn Sie in der Liste der Dialogbuchungen die Buchungssätze wechseln undeditieren, wechselt synchron das in der Ansicht angezeigte Konto mit, sofern essich um Einfachbelege handelt. Als nicht aktives Konto wird Ihnen entweder daszuletzt gewählte oder das Gegenkonto der selektierten Buchung angezeigt.

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5.3. ANSICHT

Über die Option werden Ihnen in der Tabellenansicht drei zusätzlicheFelder ”Saldo”, ”Soll” und ”Haben” zur Verfügung gestellt. Anhand dieser Felderkönnen Sie die Entwicklung des Kontensaldos nachvollziehen.

DieOffene Posten Liste Buchen / Ansicht / Offene Posten zeigt zunächst alle offenen Debitoren-und Kreditorenposten an.

Abbildung 5.41: Ansicht Offene Posten

Mit einem Doppelklick oder per Drag & Drop kann aus einem OP eine Ausgleichs-buchung in der Buchungsmaske erstellt werden. Wird in der Buchungsmaske einPersonenkonto eingegeben, sind nur noch die entsprechenden OPs gelistet.

In der Ansicht Buchen / Ansicht / Kosten werden Ihnen zunächst alle Kostensätzeangezeigt. Wenn Sie in der Liste der Dialogbuchungen die Buchungssätze wechseln,wechselt synchron der Datensatz in der Liste der Kostensätze. Hilfreich ist diesz.B. wenn eine Buchung auf diverse Kostenstellen verteilt wurde. In einem solchenFall erkennen Sie in der Buchtabelle nicht mehr welche Kostenstellen bzw. -trägerangesprochen wurden, in der Ansicht Kosten erkennt man allerdings die Verteilungim Detail. Weitere Funktionen dieses Dialogs finden Sie im Kapitel Kostenrechnungwieder.

DieNotizen Buchungsmaske ist mit einer Notizfunktion versehen, sodass zu einer Buchungbeliebig viele Notizen angelegt werden können. Die Liste Buchen / Ansicht / Noti-zen zeigt zunächst alle jahresabhängigen Einträge an. Wird in der Buchungsmaskeeine Position mit Notizen editiert, wird die Ansicht auf die entsprechenden Daten-sätze eingeschränkt. Notizen können hierüber bearbeitet oder auch gelöscht werden.Ist eine Buchung aktiviert, können Sie auch neue Vermerke anhängen. Hinweise zurBearbeitung von Notizen finden Sie im SelectLine Systemhandbuch.

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KAPITEL 5. BUCHEN

5.4 Prüfen

5.4.1 Salden prüfen

Buchen / Prüfen / Salden prüfen dient Ihnen als Kontrolle zur schnellen Ansichtihrer Periodenwerte und zur Prüfung einer korrekten Datenerfassung.

Abbildung 5.42: Salden prüfen

Sie können eine SaldenübersichtSaldenübersicht für den Gesamtsaldo oder je Periode erhalten. Da-bei werden Ihnen in den ersten vier Feldern die konsolidierten Salden der Debitor-bzw. Kreditorenkonten und der Bilanz- bzw. Erfolgskonten aufgezeigt.Treten Unstimmigkeiten im Datenbestand auf, wird ein Wert im Feld ”Konten ohneZuordnung” ausgewiesen. Dieser ergibt sich u.a. aus einer fehlerhaften Kombina-tion der Konteneinstellungen ”Zuordnung” und ”Typ”. Prüfen Sie daher in einemsolchen Fall Ihre Kontenstammdaten.Der Gesamtsaldo wird aus der Summe der Bilanz- und Erfolgskonten sowie derKonten ohne Zuordnung ermittelt. Tritt hier eine Differenz auf, kann dies aufdefekte Buchungen hinweisen. Nutzen Sie in diesem Fall die Routine ”Buchungenneu verarbeiten” im Dialogbuchen.Im Idealfall stimmt die Summe der Bilanz- und Erfolgskonten überein und dieFelder ”Konten ohne Zuordnung” und ”Gesamtsaldo” weisen einen Wert von 0aus.

5.4.2 Budget prüfen

Mit Hilfe der Funktion Buchen / Prüfen / Budgets prüfen werden optional die inKonten, Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträgern hinterlegten Budgetwertemit den tatsächlich gebuchten Werten abgeglichen und als Ergebnis angezeigt.

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5.5. BILANZEN

Abbildung 5.43: Budget prüfen

Die Auswertung erfolgt über das Gesamtbudget. Über die Meldegrenze geben Siean, ab welcher prozentualen Überschreitung des Budgetwertes ein Ausweis bei derPrüfung erfolgen soll. Im Folgenden wird Ihnen das Ergebnis, wie viele Konten,Kostenarten, Kostenstellen bzw. -träger das Budget überschreiten und die Ge-samtsumme angezeigt. In den jeweiligen Unterseiten finden Sie eine detaillierteAuflistung welche Datensätze genau, um welche Differenz, das Budget überstei-gen. Diese Detailliste können Sie sich zur Kontrolle ausdrucken.Über die Option wird diese Funktion sofort nach dem Öffnendes Programm aufgerufen.

5.5 Bilanzen

5.5.1 Buchungssätze fixieren

Hier werden die für die Bilanz benötigten Buchungssätze auf das gewünschten,definierte Datum festgeschrieben.

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6 Auswertungen

Inhalt und Form aller Auswertungen können Sie mit Hilfe des FormulareditorsIhren eigenen Wünschen anpassen. Nähere Informationen zur Bearbeitung vonDruckvorlagen finden Sie im SelectLine Systemhandbuch.Zu einem Grossteil der Auswertungen stehen Ihnen zahlreiche unterschiedlicheDruckvorlagen mit verschiedenem Informationsgehalt zur Verfügung. Im Folgen-den wird Ihnen die allgemeine Funktionalität der verschiedenen Auswertungsartennäher erläutert, auf jede einzelne Druckvorlage wird dabei nicht eingegangen.

6.1 Druckjobs

Mit der Funktionalität Auswertungen / Druckjobs haben Sie die Möglichkeit Aus-wertungen zu einem beliebigen Zeitpunkt wiederholbar und vorkonfiguriert per„Knopfdruck“ gebündelt auszugeben. Dazu wählen Sie die gewünschten Auswer-tungen aus und fassen Sie im Druckjob zusammen.

Abbildung 6.1: Druckjob

Bei der Auswahl der Auswertungen, die in einem Druckjob ausgeführt werdensollen, ist es möglich, mehrere Auswertungen gleichzeitig per Multiselektion aus-zuwählen.

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6.1. DRUCKJOBS

Die Selektion erfolgt über die [Ctrl] + [Leer]-Taste bzw. per [Ctrl] + linke Maustas-te.

Abbildung 6.2: Druckjobliste

Angaben und Festlegungen zu Druckjobs werden auf mehreren Seiten erfasst. DerWechsel zu den jeweiligen Seiten wird über eine Baumstruktur im linken Mas-kenbereich gesteuert. Beim Anlegen eines neuen Druckjobs legen Sie zuerst dieNummer, welche als Schlüsselfeld dient, fest. Im Folgenden werden die allgemeinenEinstellungen getroffen.VergebenBezeichnung Sie eine aussagekräftige bis zu 40 stellige Bezeichnung. Für jeden erstell-ten Sammeldruck steht Ihnen ein Untermenü mit dessen Bezeichnung zur Verfü-gung.AlsAusgabeziel Ausgabeziel steht Ihnen

• Drucker• Bildschirm

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KAPITEL 6. AUSWERTUNGEN

• Datei• Zwischenablage• Email

zur Verfügung. Wird in den einzelnen zugeordneten Auswertungen kein abweichen-des Ausgabeziel gewählt, greifen die allgemeinen Einstellungen.Wird Ausgabedateials Ausgabeziel Datei oder EMail gewählt, können Sie zusätzlich festlegen,ob die einzelnen Auswertung gemeinsam in eine Datei bzw. Mail abgelegt oder objede Auswertung einzeln gespeichert bzw. versendet werden soll. Für alle anderenAusgaben erfolgt der Druck in eine separate Datei.Die NummerierungNummerierung kann fortlaufend über alle Auswertungen gehen oder für je-de Liste neu beginnen. Mit welcher Seitenzahl begonnen werden soll, legen Sieebenfalls individuell fest.Konfigurieren KopienSie die Anzahl der Kopien die Sie bei der Ausgabe des Druckjobserhalten wollen.Ist STAMPITSTAMPIT installiert, steht Ihnen zusätzlich das Feld ”STAMPIT-Datum” zurVerfügung. Hierüber ist es möglich das Frankierdatum vordatieren zu lassen.Auf Auswertungender Seite ”Auswertungen” findet die Zuordnung der gewünschten Druckvor-lagen statt. Über die SL-typische Menüleiste können die Vorlagen eingebunden,bearbeitet und wieder entfernt werden.

Abbildung 6.3: Zuordnung Auswertungen zu Druckjob

Über steht Ihnen eine Auswahl der im SelectLine Rechnungswesenbereitgestellten Auswertungen zur Verfügung. Aus dieser Vorauswahl können Sie

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6.1. DRUCKJOBS

beliebig viele Zuordnungen vornehmen, des Weiteren kann eine Auswertung auchmehrmals ausgewählt werden. Die gewählten Listen werden Ihnen dann tabellarischaufgelistet. Über bzw. Doppelklick auf eine Position gelangen Sie in denBearbeitungsmodus und können die Auswertungsparameter pro Position vergeben.Ausserdem steht Ihnen für jede Auswertung ein Untereintrag in der Baumansichtzur Bearbeitung zur Verfügung.

Abbildung 6.4: Auswertungsparameter

InAuswertungsParameter

den Parametern wählen Sie zuerst die gewünschte Druckvorlage aus, mit welcherdie Ausgabe erfolgen soll. Unter den Optionen können Sie eine von den Standarde-instellungen des Druckjobs abweichende Nummerierung und Ausgabeziel festlegen.Mit Hilfe der für die jeweiligen Auswertung typischen Einstellungsparameter legenSie u.a. den auszuwertenden Zeitraum und den zu berücksichtigenden Kontenbe-reich fest.HabenDrucken Sie alle Angaben getroffen, kann der Druckjob jederzeit über das Druck-symbol oder den separaten Menüpunkt ausgeführt werden.

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6.2 Monatsauswertungen

6.2.1 Buchungslisten

Über Auswertungen / Monatsauswertungen / Buchungsliste bzw. Auswertungen/ Monatsauswertungen / Kontoauszug erhalten Sie ein Protokoll aller erfassterBuchungen in einem bestimmten Zeitraum oder innerhalb einer Belegnummern-auswahl.

Abbildung 6.5: Buchungsliste

Je nach gewähltem Sortierungsmerkmal stehen Ihnen unterschiedliche, der Selekti-on entsprechende Einschränkungsmöglichkeiten der Anzeige zur Verfügung. Überdas Kürzel können Sie die Buchungen für einen bestimmten Benutzer selektiertoder für alle Anwender anzeigen lassen. Optional können Sie weiterhin festlegen,ob stornierte Buchungen angezeigt werden sollen. Stornierte Buchungssätze werdendann durchgestrichen dargestellt.Handelt Hinweises sich bei dem Mandanten um einen konsolidierten, steht zusätzlich dieEinschränkung der auszugebenden Daten nach Buchungskreis zur Verfügung.

6.2.2 Kontoauszug

Die Auswertung Auswertungen / Monatsauswertungen / Kontoauszug steht Ihnenein Ausdruck, auf welchem alle Umsätze der gewählten Konten, einschliesslich der

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6.2. MONATSAUSWERTUNGEN

sich hieraus ergebenden Salden, zur Verfügung. Es erfolgt keine Untergliederungin Perioden.

Abbildung 6.6: Kontoauszug

Die Anzeige kann hinsichtlich Konten, Buchungs- und Erfassungsdatum sowie Be-legnummer standardmässig eingeschränkt werden. Auch die Sortierung kann in-dividuell nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen. Dabei können Sie auch einemehrstufige Sortierung festlegen, d.h. eine Ordnung nach mehreren Gesichtspunk-ten erstellen.Stornierte Buchungen können optional mit angezeigt werden. Sie werden in dieAuflistung aufgenommen und sind durch den Buchungstext ”Storno Satz: x” ge-kennzeichnet.Über eine erweiterte Abfrage kann mit Hilfe des Druckfilters eine detaillierte Selek-tion und Sortierung des Ausdrucks erfolgen. Hinweise zur Nutzung des Druckfiltersfinden Sie im SelectLine Systemhandbuch.

6.2.3 Summen- und Saldenliste

Die Summen- und Saldenliste unter Auswertungen / Monatsauswertungen / Sum-men und Salden gehört zu den wichtigsten buchhalterischen Auswertungen. Sieermöglicht dem Betrachter einen Überblick über die Vollständigkeit und Richtig-keit der getätigten Buchungen.

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Abbildung 6.7: Summen- und Saldenliste

Sie erhalten eine Liste mit den Summen und Salden der einzelnen Konten imgewähltem Auswertungszeitraum, Informationen zum Eröffnungssaldo (Saldovor-trag), zu den Kontobewegungen im Soll und Haben und zum Endsaldo. Es erfolgtdabei eine Zwischensummenbildung nach den Kontenklassen.

Für den gewählten Kontenbereich kann zusätzlich noch eine Einschränkung derAnzeige hinsichtlich der Kontenart erfolgen. Sie können Sachkonten, Debitorenbzw. Kreditoren, welche in dem angegeben Bereich fallen, ausblenden.

Arbeiten Sie mit verschiedenen Währungen können Sie eine separate Summen- undSaldenliste je Währung für Ihre Fremdwährungskonten erstellen. Bei der Ausgabein Leitwährung werden Ihre Fremdwährungssalden in CHF bewertet. Wenn Sietrotzdem den anderen Währungssaldo in der Auswertung sehen wollen, könnensich sich optional Fremdwährungen anzeigen lassen. Es wird dann unterhalb desentsprechenden Kontos eine zusätzliche Zeile für die Fremdwährung ausgewiesen.

6.2.3.1 Tagessalden

Über Auswertungen / Monatsauswertungen / Summen und Salden / Tagessaldenerhalten Sie die taggenaue Saldoentwicklung eines gewählten Kontos.

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6.2. MONATSAUSWERTUNGEN

Abbildung 6.8: Tagessalden

Die Liste weist Ihnen den aufgelaufenen Kontensaldo eines jeden Tages für dasgewählte Buchungsjahr aus. Die Sortierung kann dabei nach Buchungsdatum oderaufsteigend nach Saldo erfolgen. Der EB-Wert wird dabei allerdings immer anerster Position geführt.

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6.2.3.2 Monatssummen

Über Auswertungen / Monatsauswertungen / Kontoauszug steht Ihnen ein Aus-druck, auf welchem alle Umsätze der gewählten Konten einschliesslich der sichhieraus ergebenden Salden, zur Verfügung. Es erfolgt keine Untergliederung in Pe-rioden.Die Auswertung Auswertungen / Monatsauswertungen / Summen und Salden /Monatssummen liefert Ihnen eine Saldenliste mit den einzelnen Monatssummenpro Konto.

Abbildung 6.9: Monatssummen

Ihnen steht der Vorjahressaldo zum Vergleich zur Verfügung sowie die gebuchtenSoll- und Habenwerte einer Periode.

6.3 Jahresauswertungen

6.3.1 Bilanz

Die Bilanz unter Auswertungen / Jahresauswertungen / Bilanz gibt Ihnen die Mit-telherkunft und Mittelverwendung des Unternehmenskapitals wieder. Die Bilanzist eine kurz gefasste Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden in Konten-form.

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6.3. JAHRESAUSWERTUNGEN

Abbildung 6.10: Bilanz

Es werden alle Buchungen für den gewählten Zeitraum entsprechend des eingestell-ten Kontenplans ausgewertet. Der Zeitraum Modus kann monats-, quartalsweiseoder individuell erfolgen.Der Ausdruck kann durch verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten von Ihnen beein-flusst werden.ZusätzlichKontennachweis zur Gliederung werden die im Kontenplan zugeordneten Konten an ent-sprechender Stelle aufgelistet.Konten,Saldo = 0 welche einen Saldo von 0,00 aufweisen und im laufenden Geschäftsjahrnicht bebucht wurden, werden nicht ausgewiesen. Werden zusätzlich Vorjahreswer-te ermittelt und ein Konto wurde im vorigen Zeitraum angesprochen, allerdingsnicht im aktuellen, wird dieses trotz Unterdrückung von Nullsalden angezeigt.WerdenGliederung Gruppen des Bilanz-Kontenplans nicht verwendet, können diese unter-drückt werden. Dies dient der Übersichtlichkeit über Ihre tatsächlich aufgelaufenenWerte.UmVorjahreswerte einen Vergleich mit dem Vorjahr anzustellen, können Sie sich auch die Vorjah-reswerte anzeigen lassen.

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Über Strukturprüfungdie Prüfung der Struktur findet ein Saldenabgleich statt. Findet das Pro-gramm Unstimmigkeiten, z.B. fehlerhafte Kontenschlüsselungen, wird eine entspre-chende Fehlermeldung ausgegeben.Buchungsstapel unter Buchen / Stapelbuchen Saldenvor

verarbeitungkönnen vor dem eigentlichen Verar-

beiten vor verarbeitet werden.Arbeiten WährungSie mit verschiedenen Währungen können Sie eine separate BWA jeFremdwährung erstellen. Bei der Ausgabe in Leitwährung werden Ihre Fremdwäh-rungssalden in Euro bewertet.

6.3.1.1 Bilanzentwicklung

Die Bilanzentwicklungsübersicht unter Auswertungen / Jahresauswertungen / Bi-lanz / Bilanzentwicklung gibt Ihnen einen schnellen Überblick über die Entwicklungder Konten vom Eröffnungsbilanzwert über die Jahresverkehrszahlen und Umbu-chungen (Buchungen in Abschlussperioden) bis zum Schlussbestand.

Abbildung 6.11: Bilanzentwicklung

Die Auswertung erfolgt in der (alten) Leitwährung bzw. in EUR.Die HinweisBilanzentwicklung kann auch als Übersicht für die Entwicklung der Erfolgsrech-nung dienen, da auch für diese entsprechenden Konten der Saldenverlauf angezeigtwird.

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6.3.1.2 Kontokorrentliste

Die Kontokorrentliste unter Auswertungen / Jahresauswertungen / Bilanz / Konto-korrentliste dient der Feststellung des Saldos der Forderungen und Verbindlichkei-ten nach Personenkonto als Hilfsmittel für eine wechselseitige Leistungsabwicklung.

Abbildung 6.12: Kontokorrentliste

Dabei werden die Gesamtsalden getrennt nach Soll- und Habensalden ausgewiesen.Die Sortierung kann nach Konto oder Personenkontenbezeichnung erfolgen.

6.3.2 Erfolgsrechnung

Die Gewinnverwendungsrechnung unter Auswertungen / Jahresauswertungen / Er-folgsrechnung ist neben der Bilanz ein wesentlicher Teil des Jahresabschlusses. Siestellt Erträge und Aufwendungen eines bestimmten Zeitraumes gegenüber undweist dadurch die Art, Höhe und Quellen des unternehmerischen Erfolges aus.

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Abbildung 6.13: Erfolgsrechnung

Es werden alle Buchungen für den gewählten Zeitraum entsprechend des eingestell-ten Kontenplans ausgewertet. Der Zeitraum Modus kann monats-, quartalsweiseoder individuell erfolgen.Der Ausdruck kann durch verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten von Ihnen beein-flusst werden.Zusätzlich Kontennachweiszur Gliederung werden die im Kontenplan zugeordneten Konten an ent-sprechender Stelle aufgelistet.Konten, Saldo = 0welche einen Saldo von 0,00 aufweisen und im laufenden Geschäftsjahrnicht bebucht wurden, werden nicht ausgewiesen. Werden zusätzlich Vorjahreswer-te ermittelt und ein Konto wurde im vorigen Zeitraum angesprochen, allerdingsnicht im aktuellen, wird dieses trotz Unterdrückung von Nullsalden angezeigt.Werden GliederungGruppen der Erfolgsrechnung nicht verwendet, können diese unterdrücktwerden. Dies dient der Übersichtlichkeit über Ihre tatsächlich aufgelaufenen Werte.Um Vorjahreswerteeinen Vergleich mit dem Vorjahr anzustellen, können Sie sich auch die Vorjah-reswerte anzeigen lassen.

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ÜberStrukturprüfung die Prüfung der Struktur findet ein Saldenabgleich statt. Findet das Pro-gramm Unstimmigkeiten, z.B. fehlerhafte Kontenschlüsselungen, wird eine entspre-chende Fehlermeldung ausgegeben.Buchungsstapel unter Buchen / StapelbuchenSaldenvor

verarbeitungkönnen vor dem eigentlichen Verar-

beiten vor verarbeitet werden.ArbeitenWährung Sie mit verschiedenen Währungen können Sie eine separate BWA jeFremdwährung erstellen. Bei der Ausgabe in Leitwährung werden Ihre Fremdwäh-rungssalden in CHF bewertet.FürHinweis Einnahme-Überschuss-Rechner steht die Anlage EÜR als Druckvorlage zurVerfügung.

6.3.3 Jahresübersicht

Über Auswertungen / Jahresauswertungen / Jahresübersicht steht Ihnen die Mög-lichkeit zur Verfügung eigene beliebige Kontenauswertungen zu erstellen und gra-fisch darzustellen.

Abbildung 6.14: Jahresübersicht

Auf der Eingangsseite finden Sie eine Auflistung aller vorhandener Diagramme.Über und erstellen Sie neue bzw. überarbeiten bestehende Auswer-tungen. Nicht mehr verwendete Grafiken können über gelöscht werden.Die Auswertung erfolgt durch die Markierung der gewünschten Grafik und derBestätigung über .

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In BearbeitungsAnsicht

der Bearbeitungsansicht legen Sie die Parameter für die Erstellung des Dia-gramms fest. Hinterlegen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung. Die Auflösung derGrafik kann taggenau oder periodenweise erfolgen. Wollen Sie eine bestehendeDarstellung anpassen, ohne dabei das Original zu verändern, erstellen Sie über dieOption , eine Kopie und arbeiten automatisch in dieser weiter.Je FormelDiagramm können bis zu 10 Formeln hinterlegt und optional aktiviert werden.Der Abschnitt ”Formel” ist in zwei Teile untergliedert. Auf der linken Seite fin-den Sie die Formelauflistung. Den einzelnen Schemen kann per Doppelklick aufdas Bezeichnungsfeld bzw. über (bei Neuanlage ist das Feld leer) ein Namehinterlegt werden. Für die jeweils markierte Formel steht Ihnen auf der rechtenSeite der Dialog für die Eingabe der Kontenformel zur Verfügung. Über den Schal-ter legen Sie das Konto fest, welches für die Auswertungherangezogen werden soll. Sie bestimmen optional, ob dessen aktuelle oder Vorjah-reswerte separat oder kumuliert in die Formel aufgenommen werden.

Abbildung 6.15: Kontenformel

Klicken Sie in der Formel selbst doppelt auf eine Kontenangabe gelangen Sie eben-falls in den Parameterdialog zur Kontenauswahl. Einzelne Konten können über dieGrundrechenzeichen (+, -, /, * etc.) miteinander verbunden und verrechnet werden.Die Standardzeichen Plus und Minus können über die entsprechenden Schalter ein-gefügt werden. Für jede Formel wird die Darstellungsform zwischen Fläche, Balken,Kreis und Linie gewählt.Auch Darstellungbei der Ausgabe des Diagramms haben Sie noch verschiedenen Einstellungs-möglichkeiten über die Menüleiste. Werden Formeln mit Balken als Diagrammtypverwendet können Sie sich die entsprechende Daten in unterschiedliche Weise dar-stellen: über-, neben- und hintereinander. Wird keine der aktivierten Formeln mitBalken dargestellt, sind die entsprechenden Schalter nicht aktiv. Die Ausgabe kannsowohl 3-dimensional als auch 2-dimensional erfolgen. Des Weiteren ist es möglichsich die Werte zu dem Diagramm anzeigen zu lassen. Auch die Anzeige hinsichtlichPositionierung der Überschrift und der Legende sowie ein Farbverlauf im Hinter-grund kann vom Nutzer über den Menüpunkt Einstellungen individuell festgelegt

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werden. Sie können die Formel während der Bildschirmdarstellung jederzeit überdas Menü Parameter anpassen und dadurch eine Veränderung an Ihren Eingabensofort grafisch nachverfolgen.

Mit der rechten Maustaste können Sie den sichtbaren Bereich des Diagramms ver-ändern, d.h. der Anzeigebereich der Achsen kann verschoben werden.

Die Ausgabe Ihrer Auswertung kann per Drucker, in die Zwischenablage im wmf-oder bmp-Format oder gespeichert als Bilddatei über Funktionen erfolgen.

BeispieleHinweis für diese Auswertung finden Sie im SelectLine Fibu- Mustermandanten.

6.3.4 Kennzahlen

Als Hilfsmittel für die Beurteilung und Quantifizierung Ihres Unternehmens stehtihnen unter Auswertungen / Jahresauswertung / Kennzahlen eine Auswertung zurVerfügung, in welcher ausgewählte betriebswirtschaftliche Kennzahlen berechnetwerde. Die Datenerhebung basiert auf den Einstellungen im gewählten Kontenplan.Standardmässig erhalten Sie eine Übersicht über alle im jeweiligen Kontenplanvon uns mitgelieferten Kennzahlen. Die Auswertung kann beliebig, wie in Kapitelbeschrieben, erweitert werden.

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Abbildung 6.16: Kennzahlen

Die Anzeige kann periodenweise eingeschränkt werden. Zusätzlich zu den aktuellenWerten können für Vergleichszwecke auch die Vorjahreswerte ermittelt werden.Um Hinweiseine Übersicht darüber zu erhalten, aus welchen Zuordnungen im Kontenplansich die angezeigten Werte zusammensetzen wählen Sie die Druckvorlage ”Konten-nachweis” aus.

6.4 Mehrwertsteuer

6.4.1 MwSt-Abrechnung Vordrucke

Unter MwSt-VordruckeMehrwertsteuer / MwSt-Abrechnung / Vordruck druckt das Programm dieMwSt_Voranmeldung auf weissem Papier und erstellt damit einen durch die eidg.Steuerverwaltung landesweit genehmigten Vordruck, der in dieser Form beim Steu-eramt abgegeben werden kann.

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6.4. MEHRWERTSTEUER

EineHinweis Änderung der Druckvorlage ist daher nicht zulässig!

Abbildung 6.17: MwSt-Formular

Das Programm entscheidet anhand der angefallenen Buchungen, ob die Kurz- oderLangform des Vordrucks ausgegeben wird. (Wenn der Ausdruck in Kurzform nichterwünscht ist, kann man über die Bildschirmvorschau die Langform drucken).

MWST-Formularzuordnung in SQL-Tabellen Mit dem Update auf Version 11erfolgt während der ersten Reorganisation eines jeden Mandanten eine automati-sche Übernahme der Kontenzuordnungen für die MWST-Abrechnung in eine SQL-Server-Tabelle. Die bisher mandantenweise verwalteten jahresabhängingen Dat-Dateien „MWSTJJJJ.DAT“ werden nach dem Kopieren in die Mandantentabellegelöscht.

Besitzt der Mandant keine Zuordnungsinformationen, werden diese aus dem Vor-lagemandanten über-nommen. Nach dem Update erhalten Sie einen Hinweis, dassdie MWST-Formularzuordnungen überprüft werden sollten.

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Abbildung 6.18: MwSt-Formularzuordnung

Auch die Informationen zu den einzelnen Kennziffern (bisher verwaltet in den man-dantenübergreifenden MWST.DAT) werden bei der Programmaktualisierung ineine SQL-Server-Tabelle (USVADAT) geschrieben. Die Daten werden länderüber-greifend für Deutschland, Österreich und Schweiz verwaltet. Um die USVADATggf. bei Neuerungen aktualisieren zu können, steht Ihnen unter „Applikationsmenü/ Reorganisation / Stammdaten aktualisieren...“ das Skript “USVADAT“ zur Ver-fügung. Damit können Sie die von uns eingepflegten Änderungen hinsichtlich neuerKennziffern übernehmen. Für die Anpassung der jährlichen Neuerungen betreffendKontenzuordnungen ist wie gewohnt die Datenaktualisierung unter Stammdatenvorgesehen.

6.4.1.1 MwSt-Abrechnung Liste

Unter MwSt-ListeMehrwertsteuer / MwSt-Abrechnung / Liste druckt das Programm die Liste.Für Abstimmungszwecke empfiehlt sich die Listenform der Auswertung, da hier alleKonten und Beträge ausgedruckt werden, aus denen das Programm die Werte fürdie MwSt-Voranmeldung ermittelt.

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6.4. MEHRWERTSTEUER

Abbildung 6.19: MwSt-Liste

6.4.1.2 Kontenzuordnung MwSt

Auswertungen / Mehrwertsteuer / MwSt-Abrechnung / MwSt-Formularzuordnung.....

Um Mehrwertsteuervoranmeldungen erstellen zu können, müssen den einzelnenFormularzeilen bzw. den Formular-Kennzahlen die entsprechenden Konten bzw.Kontengruppen mitgeteilt werden. Zur Wertermittlung können als Kontenbereichespezifische Konten oder, bei der Spezifizierung nach bestimmten Steuerschlüsseln,pauschale Von-bis-Gruppen angegeben werden.

Mit der Übernahme aus den Vorlagemandanten können die MwSt- Formularzuord-nungen standardmässig übernommen werden.

DieHinweis Formularzuordnungen werden Jahresweise verwaltet. In Abhängigkeit von denvon Ihnen verwendeten Konten und von Veränderungen lt. Steuergesetzgebungkönnen die Dateien jährlich verschieden sein.

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Abbildung 6.20: Kontenzuordnung

6.4.2 Mehrwertsteuer-Sondervorauszahlung

Auswertungen / Mehrwertsteuer / Sondervorauszahlung können Sie einen "An-trag auf Dauerfristverlängerung, Anmeldung der Sondervorauszahlung" stellen, umdurch Zahlung eines Elftels der Umsatzsteuersumme des Vorjahres einen einmona-tigen Aufschub für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen zu erhalten. DieUmsatzsteuersumme des Vorjahres wird aus den gedruckten Voranmeldungen desVorjahres ermittelt.

BemessungsgrundlageDie Bemessungsgrundlage sollte die Umsatzsteuersumme des Vorjahres sein.Optionen: Die Optionen, die in der Eingabemaske gesetzt werden können, werdennur in der Langform des Vordrucks ausgegeben.

6.4.3 Mehrwertsteuer-Zahlungen

Auswertungen / Mehrwertsteuer / MwSt-ZahlungenDie Darstellung der MwSt-ZahlungenMehrwertsteuerzahlungen gibt Ihnen einen Überblick übererfolgte Mehrwertsteuerabrechnungen.

6.4.4 Mehrwertsteuer-Abstimmung

Über die Auswertung Abstimmung unter „Auswertungen / Mehrwertsteuer / Ab-stimmung“ war es bis anhin nur möglich zu prüfen, ob Konten- und Steuerschlüssel-Kombinationen im Bereich der Vorsteuer oder Umsätze gebucht wurden, die nicht

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6.4. MEHRWERTSTEUER

in der MWST-Formular-Zuordnung zu finden sind und somit nicht MWST-Abrechnungerscheinen. Neu können nun auch wahlweise ein oder mehrere Konten mit Zuord-nung „Erfolg“ ausgewählt und nach belieben den Kriterien „Vorsteuer“ oder „Um-satzsteuer“ zugewiesen werden.

Abbildung 6.21: MwSt-Abstimmung

Über die Auswertung Abstimmung unter „Auswertungen / Mehrwertsteuer / Ab-stimmung“ war es bis anhin nur möglich zu prüfen, ob Konten- und Steuerschlüssel-Kombinationen im Bereich der Vorsteuer oder Umsätze gebucht wurden, die nichtin der MWST-Formular-Zuordnung zu finden sind und somit nicht MWST-Abrechnungerscheinen. Neu können nun auch wahlweise ein oder mehrere Konten mit Zuord-nung „Erfolg“ ausgewählt und nach belieben den Kriterien „Vorsteuer“ oder „Um-satzsteuer“ zugewiesen werden.

Durch Betätigung des Pulldown-Menüs öffnet sich die Kontenliste, in der mit-tels Doppelklick auf ein bestimmtes Konten die Auswahl getätigt werden kann.Ansonsten kann mit halten der [CTRL]-Taste und Markierung von Konten eineMultiauswahl getroffen, mit dem Icon alle ausgewählt oder mit wieder aufgehobenwerden.

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Abbildung 6.22: MwSt-Konto

Das Menü Kontenzuordnung ändert sich in der Ansicht von „Keine Auswahl“ auf„Auswahl“ was nun darauf hindeutet, dass eine Selektion getroffen wurde. Durchdrücken der Taste [Delete] im Feld ändert sich der Eintrag wieder auf „KeineAuswahl“

Abbildung 6.23: keine bzw. Auswahl

Abbildung 6.24: Fehlerprotokoll

Falls nicht alle Konten ausgewählt wurden, weist Sie ein Fehlerprotokoll entspre-chend darauf hin. Dies ist insofern mehr als Hinweis gedacht, da u.U. weiterhin Un-stimmigkeiten und Differenzen vorliegen könnten. Da aber die Abstimmung eher

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6.4. MEHRWERTSTEUER

als interne Auswertung und Kontrollinstrument gedacht ist, steht es Ihnen frei, dieAuswertung in sämtlichen Kombinationen und Zuordnungen zu erstellen.

Abbildung 6.25: Abstimmung Umsatzsteuer

Wie hier nun ersichtlich, wurde zusätzlich zur „regulären“ MWST-Buchung mitSteuerschlüsseln noch das Konto 8000 ausgewertet, was auch die Totalwerte desgesamten Umsatzes und des steuerfreien Anteils anzeigt. Zum Vergleich der obereTeil der Auswertung ohne Auswahl:

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Abbildung 6.26: Abstimmung USteuer

6.5 Parameter

6.5.1 Stempel

Wenn Steuermeldungen oder Jahresabschlüsse im Auftrag für Mandanten erstelltwerden, verlangt das Steueramt die Angabe des Mitwirkenden. Über Auswertungen/ Parameter / Stempel werden diese Eingaben hinterlegt und können in entspre-chenden Auswertungen über Platzhalter eingebunden werden.Die Daten können mandantenübergreifend gelten oder nur für den aktuellen Man-danten gespeichert werden.

6.5.2 Datum

Unter Auswertungen / Parameter / Datum für Ausdrucke können Sie ein Datumhinterlegen, welches in den verschiedenen Auswertungen als Datum für den Aus-druck übernommen wird. Diese Angabe gilt modulübergreifend für die SelectLineFinanzbuchhaltung, SelectLine Kostenrechnung und SelectLine Anla-genbuchhaltung.

6.6 Fehlerprotokolle

FehlerprotokolleFehlerprotokolle jeglicher Art werden unter diesem Menüpunkt abgespeichert undarchiviert. In der Protokolltabelle steht Ihnen eine Filterungsmöglichkeit nach Pro-tokollart zur Verfügung. Per Doppelklick auf eine Position oder über das Druck-menü kann das entsprechende Dokument erneut aufgerufen und geprüft werden.

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6.6. FEHLERPROTOKOLLE

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7 Offene Posten

Die Funktion der OP-Verwaltung steht Ihnen sowohl im der SelectLine Auf-trag als auch im SelectLine Rechnungswesen zur Verfügung. Da es sich imAllgemeinen um dieselbe Funktionalität handelt, gilt dieses Kapitel für beide Pro-gramme. Unterschiedliche Handhabungen werden entsprechend gekennzeichnet.Das HinweisBuchen mit OP-Verwaltung wird Ihnen im Kapitel des Rechnungswesen-Handbuchs näher erläutert.Offene Posten entstehen im Auftrag mit dem Erfassen von Umsatzbelegen (bspw.Eingangs- oder Ausgangsrechnungen).Wenn in Ihrem Programmverzeichnis auch das SelectLine Rechnungsweseninstalliert ist, werden Sie beim Anlegen eines neuen Mandanten im SelectLineAuftrag gefragt, ob Sie die OP-Verwaltung gemeinsam mit dem SelectLineRechnungswesen nutzen wollen.JaDer OP wird erst angelegt, wenn der Beleg in die Fibu exportiert wurde (Direktex-port). Im Auftrag ist die Postenliste nur von informativer Bedeutung. Bei allenFunktionen, wie Bearbeiten, Zahlen, Ausgleichen oder Nachlassen werden Sie andie Fibu verwiesen.NeinDer OP wird mit dem Speichern des Beleges angelegt. In der Postenliste kann deroffene Posten bearbeitet, gezahlt, ausgeglichen und nachgelassen werden. Ebensokann ein Ausgleich zurück genommen werden.Im Rechnungswesen entsteht ein Offener Posten beim Buchen von Rechnungenund Zahlungen, an denen ein Debitor oder Kreditor beteiligt ist. Es gilt ohneBuchung kein OP!In allen Fällen entstehen Forderungen oder Verbindlichkeiten, die mit dem Eingangoder Ausgang von Zahlungen - automatisch oder manuell - ausgeglichen werden.

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7.1. PERSONENDATEN

7.1 Personendaten

7.1.1 Debitoren & Kreditoren

DieHauptstammdaten Hauptstammdaten der OP-Verwaltung sind die Debitoren und Kreditoren bzw.Kunden und Lieferanten. Sie erreichen die entsprechenden Tabellen über OffenePosten / Personendaten / Debitoren bzw. Offene Posten / Personendaten / Kre-ditoren.

Vorsynchron dem Arbeiten mit Offenen Posten sollten Sie sich schlüssig sein, ob Sie IhreOP-Stammdaten mit den Kontendaten synchronisieren wollen oder asynchron ar-beiten. Diese Einstellung treffen Sie in den Mandanteneinstellungen unterMandant/ Einstellungen / Optionen. Bei synchroner Arbeitsweise wird mit dem Erfasseneines Debitoren oder Kreditoren automatisch das Personenkonto unter Stammda-ten / Konten mit identischer Kontonummer angelegt. Daher sollten Kunden bzw.Lieferanten immer zuerst über die OP-Verwaltung erfasst werden.

FürHinweis im SelectLine Auftrag angelegte Stammdaten werden mit dem erstenDirekt- bzw. COM-Export die entsprechenden Personenkonten angelegt. Zusätz-lich besteht die Möglichkeit in den Kontenstammdaten über das FunktionsmenüPersonenkonten anlegen zu lassen. D.h. besteht das Fibukonto noch nicht, aber derKunde bzw. Lieferant existiert in den Stammdaten können die Kontenstammdatenentsprechend angepasst werden.

Sollasynchron die Adressnummer und das Personenkonto nicht identisch sein, arbeiten Sieasynchron. Das entsprechende Personenkonto muss dann als Fibukonto in denDebitoren- bzw. Kreditorenstamm eingetragen werden. Dieses Konto muss vorhermanuell angelegt werden. So können z.B. eine Gruppe von Debitoren ein gemein-sames Fibukonto nutzen.

DieKundennummer Debitor- bzw. Kreditorenummer kann maximal 13 stellig sein. Dabei sind so-wohl numerische als auch alphanumerische Angaben erlaubt.

Handelt es sich bei einem Mandanten um einen Auftrags- und Fibu-Mandanten,greifen beide Programme auf denselben Kunden- und Lieferantenstamm zu.

Die Information zu den Kunden und Lieferanten werden auf mehreren Seiten er-fasst. Der Wechsel zu den jeweiligen Punkten erfolgt über eine Baumstruktur imlinken Maskenbereich.

7.1.1.1 Adresse

AufAdressdaten der Seite Adresse werden die Adressdaten sowie die Kommunikationsverbin-dungen des Kunden bzw. Lieferanten verwaltet.

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KAPITEL 7. OFFENE POSTEN

Abbildung 7.1: Seite Adresse

Für die Felder ”Briefanrede” und ”Anrede” speichert das Programm Ihre letztenEingaben. Über den Auswahlschalter können diese dann wieder abgerufen werden.Durch Mausklick auf die Symbole der Eingabefelder ”Telefon-”, ”E-Mail-” oder”Internetverbindung” werden bei vorhandener Software automatisch die entspre-chenden Programme gestartet. Durch Klick mit der rechten Maustaste auf dasTelefonsymbol gelangen Sie in die Maske zur Telefon-Konfiguration.Nähere Erläuterungen hierzu finden Sie unter Abschnitt Tapi-Konfiguration imSelectLine System-Handbuch.Die Eigene Nr.eigene Nummer ist die Lieferantennummer, unter der Sie beim Kunden geführtwerden bzw. die Kundennummer, unter der Sie beim Lieferanten erfasst sind.Erfassen MwstSie die Mehrwertsteuer-Nummer. Die Eingabe wird beim Speichern derDaten auf ihre Richtigkeit geprüft.Geben Sie die Steuernummer des Kunden bzw. Lieferanten an. Sie muss z.B. inRechnungen und Gutschriften mit angedruckt werden.Die SpracheAngabe der Sprache ist notwendig, wenn über die Sprache Fremdsprachentex-te selektiert werden sollen. Zur Auswahl stehen Ihnen alle unter Stammdaten /Konstanten / Weitere... / Sprachen hinterlegten Datensätze.

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7.1. PERSONENDATEN

DieWährung Leitwährung wird Ihnen als Vorgabewert für die Währung vorgeschlagen. Han-delt es sich um ein Fremdwährungskunden bzw. -lieferanten können Sie über denAuswahlschalter aus der Währungstabelle unter Stammdaten / Konstanten / Wäh-rungen die entsprechende Fremdwährung wählen. Existiert das Personenkonto zudem Kunden bzw. Lieferanten noch nicht, wird dieses beim Speichern als Fremd-währungskonto angelegt.

BeiFibukonto asynchroner Arbeitsweise geben Sie das Personenkonto an, auf welchem derDebitor bzw. Kreditor geführt werden soll. Diese Eingabemöglichkeit steht Ihnenzur Verfügung wenn die KLNr ungleich dem Personenkonto sein soll.

AlsMitarbeiter Mitarbeiter können Sie den Betreuer des Kunden eintragen, er hat nur infor-mellen Charakter.

DerVertreter Vertreter wird in der Provisionsabrechnung (SelectLine Auftrag) am Um-satz dieses Kunden beteiligt. Er wird bei der Anlage eines neuen Offenen Postenautomatisch in den OP übernommen.

IstKostenstelle bzw.-träger

die Kostenrechnung für Personenkonten aktiviert, werden die hier hinterlegtenDaten automatisch als Vorschlagswert in den Kostendialog übernommen, sobalddieser Debitor bzw. Kreditor bebucht wird. Wurde in den Kostenrechnungsoptionender Mandanteneinstellungen festgelegt, dass nur Kostenstelle oder -träger erlaubtist, kann nur ein Wert in Kostenstelle oder -träger hinterlegt werden. Das jeweilsandere Feld wird ausgegraut.

7.1.1.2 Ansprechpartner

Sie können zu einem Kunden bzw. Lieferanten beliebig viele Kontaktpersonen ver-walten und einen Standardansprechpartner festlegen. Je Kontaktadresse können ineinem Memo-Feld zusätzliche Informationen gespeichert werden.

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Abbildung 7.2: Seite Ansprechpartner

Mit Hilfe der SelectLine-typischen Bearbeitungsmaske erstellen Sie neue Kon-taktdaten, bearbeiten bestehende oder löschen nicht mehr benötigte.Sie Adressekönnen je Ansprechpartner alle Adressangaben, die auch für die Originaladres-se möglich sind, erfassen oder wenn die Kontaktdaten der Originaladresse entspre-chen, diese über übernehmen. Des Weiteren ist möglich, Prioritätenzu vergeben. Die hier eingetragene Zahl bestimmt die Reihenfolge der Adressen inder Tabellenanzeige. Adressen mit niedriger Priorität werden oben eingeordnet.Der InfoUntereintrag Info erscheint erst, nach dem Speichern der Kontaktdaten underneuten Bearbeiten. Hierüber können Sie zur gewählten Adresse Langtexte hin-terlegen.Die Seite Extrafelder Extrafeldererscheint nur, wenn Sie über Mandant / Einstellungen /Vorgabewerte Extrafelder angelegt wurden.Nähere Erläuterungen finden Sie im SelectLine Systemhandbuch im Kapitel”11.2 Extrafelder”.

7.1.1.3 Zahlungskonditionen

Auf der Seite Zahlungskonditionen hinterlegen Sie wichtige Informationen hinsicht-lich der Zahlungsbedingungen und des automatischen Zahlungsverkehrs.

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7.1. PERSONENDATEN

Abbildung 7.3: Seite Zahlungskonditionen

DieZahlungsbedingungen

Zahlungsbedingungen bilden die Grundlage für die Verwaltung der OffenenPosten und für die Erzeugung von Zahlungs- bzw. Mahnvorschlägen. Mit ihnen wer-den die Skontofälligkeiten und die Endfälligkeit eines OPs festgelegt. Bei der Erstel-lung des Postens können im OP-Bearbeitungsdialog die Fälligkeitsdaten nochmalsangepasst werden. Alle Zahlungsbedingungen werden im Programmpunkt OffenePosten / Personendaten / Zahlungsbedingungen erfasst und verwaltet.ZuSperren den Zahlungskonditionen können auch eventuelle Sperren und ein Kreditlimitgeregelt werden. Wird für den Kunden eine Mahnsperre gesetzt, gelangt kein Opmit entsprechender KLNr in den Mahnlauf. Soll für den Debitor generell keineMahnsperre bestehen, aber einzelne Posten trotzdem nicht in die Mahnung gelan-gen, können Sie auch für jeden einzelnen OP eine Mahnsperre setzen.DieHinweis Belegsperre und das Kreditlimit sind nur im SelectLine Auftrag von Be-deutung und dient im Rechnungswesen nur als Information.FürAutomatischer

Zahlungsverkehrdie automatische Erstellung von Zahlungsvorschlägen können Sie auswählen,

in welcher Form die Offenen Posten des Kunden am Zahlungsverkehr teilnehmensollen.

• Nur Zahlungseingänge• Nur Zahlungsausgänge• Zahlungsein- und Zahlungsausgänge

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Ein OP kommt nur dann automatisch in den Zahlungsvorschlag, wenn für denKunden die entsprechende Teilnahme eingestellt ist.Sie Bankverbindungkönnen jedem Kunden bzw. Lieferanten eine oder über den Schalter mehrereBankverbindungen , den Textschlüssel für den Zahlungsverkehrsowie den Bankbezug hinterlegen.Der hinterlegte Kontoinhaber wird in allen Auswertungen und Ausdrucken, dieZahlungen betreffen (z.B. Zahlungslauf), anstelle des Firmennamens benutzt.Die Bankleitzahl dieser Bankverbindung können Sie aus den imMenüpunkt Stamm-daten / Konstanten / Banken erfassten oder dem mitgelieferten Bankenverzeichnisauswählen bzw. eintragen.Bei IBANder IBAN (International Banking Account Number) handelt es sich um eineweltweit gültige Nummer für ein Girokonto. Sie wird aus der Kombination Konto-nummer und Bankleitzahl gebildet. Mit Hilfe des Auswahlschalters am Eingabefeldkann die IBAN aus den Kontendaten oder die Kontonummer und die Bankleitzahlaus der IBAN automatisch gebildet werden. Voraussetzung hierfür ist, dass dieBank in den Stammdaten existiert.Die HinweisIBAN findet immer mehr Wichtigkeit beim bargeldlosen Zahlungsverkehr undsollte daher, wenn vorhanden, ordnungsgemäss in das Programm eingepflegt wer-den.Die TextschlüsselAngaben des Textschlüssels werden benötigt, um den Zahlungsverkehr perDiskette (DTA) abwickeln zu können. Entsprechend der Einstellung im Feld ”Au-tomatischer Zahlungsverkehr” in den Kunden- oder Lieferantenstammdaten lassensich diese Felder bedienen.Sie Zahlungsausganglegen fest, welchen Schlüssel die Überweisung in der Datei erhält:

• manuell/DTA-Sfr-Inland• VESR 15-stellig• VESR 16-stellig• VESR 27-stellig• ”Roter” (Bank)• ”Roter” (Post)• Postmandant• Fremdwährung• IBAN/IPI

Im Allgemeinen wird die Voreinstellung ”manuell/DTA-Sfr-Inland” benutzt. FürInlands- und Auslandszahlungsverkehr entstehen jeweils getrennte Zahlungsläufeund DTA-Dateien unterschiedlicher Formate:

• Inland: DTAUS• Ausland: DTAZV

Zahlungseingänge Zahlungseingangkönnen im Lastschriftverfahren wie folgt realisiert werden:• manuell/DTA-Sfr-Inland• VESR

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7.1. PERSONENDATEN

• ”Roter” Bank• ”Roter” Post• Postmandant• Fremdwährung• IBAN/IPI

DerBankbezug Bankbezug ist die Bankverbindung des Mandanten, über die der Zahlungs-verkehr abgewickelt werden soll. Die angegebene Verbindung wird in den OffenenPosten übernommen.WennStandardbank-

verbindungmehrere Bankverbindungen erfasst wurden, können Sie die Verbindung fest-

legen, über die der Zahlungsverkehr standardmässig ablaufen soll.DetailsHinweis zum elektronischen Zahlungsverkehr finden Sie im separaten Kapitel ele-krtronischer Zahlungsverkehr.

7.1.1.4 Verbandsregulierung

Mit der Verbandsregulierung ist über einen bestimmten Debitor bzw. Kreditor einezentrale Regulierung von Rechnungen, Mahnungen etc. aller, dem Zentralreguliererangeschlossenen, Kunden bzw. Lieferanten möglich.

Abbildung 7.4: Seite Verbandsregulierung

AllenVerbandsmitglied Mitgliedern eines Verbandes können Sie den entsprechenden Verbandsregu-lierer (muss in den Stammdaten vorhanden sein) zuordnen. Das Feld ist für Ein-

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gaben nur frei, wenn der Kunde selbst kein Verbandsregulierer ist, d.h. wenn eskeine Angaben zu Delkredere gibt.Tragen Sie Ihre eigene Mitgliedsnummer ein, unter der Sie als Mitglied innerhalbdes Verbandes geführt werden.Die Aktivierung der Option bewirkt, dass in den OffenenPosten des Kunden anstelle der Zahlungsbedingung des Verbandsregulierers dieeigene, unter Zahlungskonditionen festgelegte, Zahlungsbedingung verwendet wird.Für VerbandZentralregulierer können Sie die vertraglich vereinbarte Provision getrennt fürRechnungen und Gutschriften in Prozent hinterlegen. Geben Sie zudem das Kontoan, auf welches das Delkredere laufen soll. Diese Felder sind nur eingabebereit,wenn es sich nicht um ein Verbandsmitglied handelt.Die Offene PostenOP-Verwaltung (Zahlungslauf, Mahnungen etc.) läuft komplett über den Zen-tralregulierer. Wird mit einer Rechnung ein Mitgliedskonto bebucht, dann erfolgtautomatisch eine Umbuchung auf das Verbandskonto. Das bedeutet, es gibt nureinen offenen Rechnungs-OP für den Verband, aber keinen für den eigentlichenRechnungsempfänger. Durch die Eingabe von Delkredere-Prozenten wird der Offe-ne Posten des Verbandes entsprechend vermindert. Die Mahnungen werden dannfür den Zentralregulierer erstellt. Zusätzlich kann ein informelles Mahnformular fürdas Verbandsmitglied gedruckt werden.

7.1.1.5 Kontoauszug

Der Kontoauszug gibt Ihnen einen Überblick über alle offenen und erledigten Pos-ten eines Kunden bzw. Lieferanten.

Abbildung 7.5: Seite Kontoauszug

Im oberen Maskenbereich wird Ihnen der Gesamtsaldo des Debitors bzw. Kredi-tors und für Kunden zusätzlich die gemahnte Summe angezeigt. Der untere Bereichstellt dann je nach Auswahl alle offenen und / oder erledigten Posten zu dem ak-tuellen Datensatz dar. Dadurch erhalten Sie stets einen kompakten Überblick überdie offenen Forderungen bzw. Verbindlichkeiten Ihres Kunden bzw- Lieferanten.

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7.1. PERSONENDATEN

7.1.1.6 Mahnhistorie

Über die Mahnhistorie eines Kunden erhalten Sie einen detaillierten Überblick überalle getätigten Mahnungen und deren einzelne Positionen. Mit Doppelklick auf einePosition, gelangen Sie in den entsprechenden Mahnbeleg.

Abbildung 7.6: Seite Mahnhistorie

Die obere Tabelle listet alle erstellten Mahnungen auf. Für den jeweils markier-ten Datensatz werden in der unteren Tabelle die einzelnen gemahnten Positionenangezeigt.

7.1.1.7 Text, Freie Felder, Notizen und Extrafelder

IhnenText steht ein Langtextfeld für die Erfassung zusätzlicher Informationen des De-bitors bzw. Kreditors zur Verfügung.JedemFreie Felder Kunden bzw. Lieferanten stehen für die individuelle Erfassung zusätzlicherDaten freie Felder zur Verfügung. Diesen können Sie selbst eine Bedeutung gebenund über den Schalter eine eigene Bezeichnung für die Bildschirman-zeige und den Ausdruck zuordnen.Auf derNotizen Seite Notizen haben Sie die Möglichkeit, datensatzbezogene Notizen undTermine anzulegen. Nichterledigte Termine werden in den offenen Terminen gelis-tet.Näheres zum Anlegen und Bearbeiten erfahren Sie im Abschnitt Notizen/Termineim System-Handbuch der SelectLine-Programme.Die SeiteExtrafelder Extrafelder erscheint nur, wenn über Mandant / Einstellungen / Vor-gabewerte für die Tabelle Extrafelder angelegt wurden. Das Einfügen in diesenzusätzlichen Maskenbereich erfolgt in allen Datenmasken, für die Extrafelder vor-gesehen sind gleich und ist im Abschnitt Extrafelder im System-Handbuch derSelectLine-Programme beschrieben.

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7.1.2 Zahlungsbedingungen

Für die Verwaltung von Skontofristen und Fälligkeiten erfassen Sie über Offe-ne Posten / Personendaten / Zahlungsbedingungen Ihre Zahlungsbedingungen alsStammdaten. Die Zahlungskonditionen bilden die Grundlage für die Verwaltungder Offenen Posten und damit für die Erzeugung von Zahlungs- bzw. Mahnvor-schlägen.

Abbildung 7.7: Zahlungsbedingungen

Der Datensatzschlüssel für die Zahlungsbedingungen ist 2-stellig.Neben einer ausführlichen Bezeichnung (2 mal 40 Zeichen) können Sie eintragen,nach wie vielen Tagen Rechnungen zu bezahlen sind und innerhalb welcher FristSkonto auf den Rechnungsbetrag gewährt wird. Die Fristen können als Abstandzum Rechnungsdatum (in Tagen) oder als konkretes Datum angegeben werden.Sie Beispielwählen ”innerhalb von ?? Tagen” und tragen in das folgende Eingabefeld eine20 ein, dann ist die Rechnung in 20 Tagen zu bezahlen. Wählen Sie aber ”zumnächsten ??.” aus und tragen in das folgende Eingabefeld eine 20 ein, dann ist dieRechnung zum 20. des aktuellen Monats zu begleichen, wenn ihr Datum vor dem20. liegt, bzw. zum 20. des Folgemonats, wenn das Datum nach dem 20. liegt.In den HinweisOffenen Posten haben Sie die Möglichkeit, für die Berechnung der Zahlungs-fristen, abweichend zum Belegdatum ein Valuta-Datum zu erfassen. Die Zahlungs-frist wird dadurch erst beginnend ab diesem Datum berechnet.Die Seite ExtrafelderExtrafelder erscheint nur, wenn über Mandant / Einstellungen / Vor-gabewerte für die Tabelle Extrafelder angelegt wurden. Das Einfügen in diesenzusätzlichen Maskenbereich erfolgt in allen Datenmasken, für die Extrafelder vor-gesehen sind gleich und ist im Abschnitt Extrafelder im System-Handbuch derSelectLine-Programme beschrieben.

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7.1. PERSONENDATEN

7.1.3 Mitarbeiter

Die Verwaltung von Mitarbeitern unter Offene Posten / Personendaten / Mitar-beiter ermöglicht es Ihnen, für jeden Offenen Posten einen Betreuer zuzuordnenund somit ggf. eine Provisionsberechnung zu gewährleisten.

Abbildung 7.8: Mitarbeiter

FürMitarbeiter-nummer

die Mitarbeiternummer steht ein maximal 6-stelliger Datensatzschlüssel zurVerfügung. Es bietet sich an, die firmeninternen Personalnummern als eindeutigenDatensatzschlüssel zu verwenden. Soll diese nicht verwendet werden, steht Ihnenfür die Angabe das 6-stellige Eingabefeld ”Personalnummer” zur Verfügung.WirdBenutzer die Passwortverwaltung genutzt und der Mitarbeiter arbeitet auch mit demProgramm, ist im Feld ”Benutzer” der Benutzername des Mitarbeiters aus derPasswortverwaltung auszuwählen. Diese Angabe ist wichtig für die Terminverwal-tungBeiHinweis der Bearbeitung des Offenen Postens hinterlegen Sie den entsprechenden Mit-arbeiter als Vertreter.IhnenText steht ein Memofeld für die Erfassung zusätzlicher Informationen über denMitarbeiter zur Verfügung.JedemFreie Felder Mitarbeiter steht für die individuelle Erfassung zusätzlicher Daten freieFelder zur Verfügung. Diesen können Sie selbst eine Bedeutung geben und überden Schalter eine eigene Bezeichnung für die Bildschirmanzeige undden Ausdruck zuordnen.Auf derNotizen Seite Notizen haben Sie die Möglichkeit, datensatzbezogene Notizen und

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Termine anzulegen. Nichterledigte Termine werden in den offenen Terminen gelis-tet.Näheres zum Anlegen und Bearbeiten erfahren Sie im Abschnitt Notizen/Termineim System-Handbuch der SelectLine-Programme.Die Seite ExtrafelderExtrafelder erscheint nur, wenn über Mandant / Einstellungen / Vor-gabewerte für die Tabelle Extrafelder angelegt wurden. Das Einfügen in diesenzusätzlichen Maskenbereich erfolgt in allen Datenmasken, für die Extrafelder vor-gesehen sind gleich und ist im Abschnitt Extrafelder im System-Handbuch derSelectLine-Programme beschrieben.

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7.2. OFFENE POSTEN

7.2 Offene Posten

In der Offenen Postenliste unter Offene Posten / Bearbeiten erhalten Sie einenÜberblick über alle Ihre offenen und erledigten Debitoren und Kreditoren. DieAnsicht erfolgt jahresübergreifend, d.h. Sie können jederzeit zurückverfolgen wannwelcher OP angelegt und welche Posten miteinander verrechnet wurden.Sie erhalten die Postenliste in getrennten Ansichten für offene und erledigte Debi-toren und für offene und erledigte Kreditoren. Mit Klick auf das jeweilige Schalter-symbol wechseln Sie in der Tabelle zwischen den einzelnen Stati. Über

laden Sie die Tabelle neu und aktualisieren Sie mit ggf. geänderten oder neuangelegten Daten.

Abbildung 7.9: Postenliste

AlleFunktionsaufruf Aktionen, die Offenen Posten betreffend, erreichen Sie aus der Postenlisteüber die Icons in der Funktionsleiste, über das Kontextmenü (rechte Maustaste)und über Tastenkürzel.AnhandLegende der Fälligkeit wird ermittelt, ob ein Posten regulär offen, überfällig oderbereits gemahnt ist und farblich, laut Legende in der Statuszeile, entsprechenddargestellt.

7.2.1 Offene Posten bearbeiten

Über oderOffene Postenbearbeiten

[Alt] + [Enter] bekommen Sie alle Informationen zum ausgewähltenPosten. In Abhängigkeit von Status und Art des Postens können einzelne Feldernoch bearbeitet werden. Um die Übersichtlichkeit in dieser Anzeige zu erhöhen,lassen sich die einzelnen Abschnitte "Rechnung", "Zahlungsverkehr", "Mahnung","Vertreter", "Kostenrechnung" und "Extrafelder" auf- und zuklappen.

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Abbildung 7.10: Offene Posten ändern

Im Allgemeinallgemeinen Bereich werden beleg- bzw. buchungsrelevante Daten, wie z.B. Be-trag, Kunde und OP-Beleg, angezeigt. Wird asynchron gearbeitet existiert unter-halb des Fibukontos noch das Feld ”Debitor” bzw. ”Kreditor”. An diesen Angabenkann über die ”Offenen Posten” keine Änderung durchgeführt werden. Sollen An-passungen erfolgen, müssen Sie über die Quelle, also den Beleg im SelectLineAuftrag bzw. den Buchungssatz im SelectLine Rechnungswesen gehen.Im Auftrag steht Ihnen zusätzlich das Feld ”Projekt” zur Verfügung. Sie könneneinen Beleg jederzeit einem für den jeweiligen Kunden bzw. Lieferanten offenesProjekt zuordnen.Der RechnungAbschnitt ”Rechnung” stellt Ihnen die Zahlungsziel- und Skontidaten dar. Sol-len Anpassungen erfolgen, müssen diese ebenfalls über die Quelle des OPs durch-geführt werden. Für Zahlungen ist dieser Reiter nicht von Interesse und es könnenkeine Einstellungen vorgenommen werden.Soll die Fälligkeit nicht auf dem Beleg- bzw. Buchdatum basieren, können Sieein Valutadatum eintragen. Die Fälligkeitsberechnung erfolgt dann anhand diesesDatums.Der Steuersplitt gibt an, auf welche Steuerschlüssel zu welchem Anteil der OP-Betrag verteilt ist. Diese Information wird bei der Skontoberechnung dringend

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7.2. OFFENE POSTEN

benötigt.BeiHinweis der Erfassung von OP-Vorträgen im SelectLine Rechnungswesen ist aufdie Angabe des Steuersplitts besonders zu achten.DieZahlungsverkehr Einstellungen für den Zahlungsverkehr werden aus dem Kunden bzw. Lieferan-ten übernommen und können ggf. für jeden einzelnen OP angepasst werden. Sollein einzelner Posten nicht in den automatischen Zahlungsverkehr gelangen, setzenSie eine Zahlsperre.Der Bankbezug gibt die Mandantenbank an, über welche der Zahlungsverkehr fürdiesen OP abgewickelt werden soll. Die Rechnungswesen Bankverbindung ent-spricht dem Bankkonto des Kunden bzw. Lieferanten über welchen die Überweisungbzw. die Lastschrift erfolgt.Der Zu-zahlen-Betrag ist der noch offene Betrag des OPs abzüglich Teilzahlungen.DasHinweis Feld ”Zu zahlen” sollte nicht manuell angepasst werden, sondern automatischüber entsprechende Teilzahlungen seinen Wert erhalten.DieMahnung Mahnstufe kann manuell hoch- bzw. runtergesetzt werden. Beim Zurückset-zen wird die Mahnposition aus dem entsprechenden Mahnbeleg gelöscht. Optionalkönnen Sie für jeden Posten eine Mahnsperre vergeben.ÜberHinweis das Kontextmenü der OP-Verwaltung können sich sich eine Mahninfo anzei-gen lassen. Sie erhalten eine Übersicht über die Belege, in denen sich der Postenzur Mahnung befindet. Ebenfalls über dieses Kontextmenü können Sie Mahnstufenzurücknehmen, ohne extra in den OP-Bearbeitungsdialog zu gehen.FürVertreter die Provisionsrechnung ihrer Mitarbeiter hinterlegen Sie je Offenen Posteneinen Vertreter. Im SelectLine Auftrag wird dieser über den Kunden bzw.Lieferanten oder über den Beleg übernommen. Sind im Mitarbeiterstamm Provisi-onsgruppen hinterlegt, wird die Vermittlungsgebühr anhand des provisionsfähigenBetrags, welcher als Bemessungsgrundlage dient, automatisch errechnet. Bei dermanuellen Auswahl eines Vertreters im OP, müssen die Provision und BMG ma-nuell eingegeben werden.KostenrechnungsdatenKostenrechnung können nur direkt über die Quelle angepasst werden. DieFelder werden nur gefüllt, wenn der OP im Auftrag entsteht oder über einen OP-Vortrag im Rechnungswesen erfasst wurde. Für über Buchungen entstandenenOffene Posten findet das Programm die entsprechenden Kostensätze über einenVerweis in der Kostensatztabelle.DerExtrafelder Bereich ”Extrafelder” erscheint nur, wenn über Mandant / Einstellungen /Vorgabewerte für die Tabelle Opos Extrafelder angelegt wurden. Das Anlegen vonExtrafeldern und das Einfügen in diesen zusätzlichen Maskenbereich erfolgt inallen Datenmasken, für die Extrafelder vorgesehen sind, gleich. (Siehe AbschnittExtrafelder im SelectLine Systemhandbuch)

7.2.2 Ausgleich und Zahlung

Zahlungsbuchungen und OP-Ausgleiche können in der SelectLine auf unter-schiedliche Wege erfolgen. Zahlungen können direkt im Beleg oder über die Posten-liste erfasst werden. Dabei entsteht, wie beim manuellen Buchen, aus der Zahlung

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ein Zahlungs-OP, mit dem der Rechnungs-OP entweder sofort oder zu einem spä-teren Zeitpunkt ausgeglichen werden kann. Beim Verrechnen gelangen dann beidePosten, insofern ein vollständiger Ausgleich erfolgt, auf die erledigte Seite der OPs.Bleibt ein Differenzbetrag bestehen bleibt der Posten als Rest-OP in der OP-Listestehen. Dieser kann nach verfolgt oder ggf. ausgebucht / nachgelassen werden.

7.2.2.1 Zahlung aus der Postenliste

Direkt aus der grossen Postenliste kann jeweils nur für einen Offenen Posten eineZahlung generiert werden.Markieren ZahlenSie den Posten, für den Sie eine Zahlung erfassen wollen. Über denSchalter bzw. [Strg] + [Z] der OP-Tabelle oder über den Schalter imStatusbereich der Belegmaske erhalten Sie den Zahlungsdialog.

Abbildung 7.11: Zahlung Rewe und Auftrag

Hier erfassen Sie alle zahlungsrelevanten Daten. Das Programm schlägt Ihnen mitHilfe der Werte aus dem OP bereits bestimmte Einstellungen vor.Das Datumaktuelle Systemdatum wird als Zahldatum vorgeschlagen.Der OPBelegOPBeleg wird aus dem Rechnungs-OP übernommen. Im SelectLine Auf-trag repräsentiert das Belegfeld sowohl OPBeleg als auch die Belegnummer. Fürdas SelectLine Rechnungswesen sind hierfür zwei separate Eintragungsmög-lichkeiten vorgesehen. Der Buchbeleg kann dabei auch aus einem Nummernkreisübernommen werden.Um Fibukonto /

Bankbezugdie Zahlung zu erstellen ist es zwingend erforderlich ein Fibukonto (Finanz-

konto) bzw. einen Bankbezug anzugeben. Über den Bankbezug wird beim Exportaus dem Auftrag das spätere Fibukonto ermittelt.Wurde Buchungstextin den Mandanteneinstellungen auf der Seite Zahlung ein Text für Zahlun-gen hinterlegt, wird dieser an der Stelle herangezogen.

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7.2. OFFENE POSTEN

AlsBetrag Zahlbetrag wird Ihnen automatisch der offene Betrag des OPs ggf. abzüglichSkonto angezeigt. Soll eine Teilzahlung erfolgen muss der Betrag entsprechendangepasst werden.

ImSkonto SelectLine Rechnungswesen bedingen sich die Felder ”Zahlbetrag” und”Skonto”. D.h. wird eines der beiden verändert, berechnet das Programm automa-tisch das andere Feld neu. Soll nur eine Teilzahlung erfolgen ist dann der Wert ausdem Feld ”Skonto” zu entfernen (keine 0 eintragen).

Liegt der OP in der Skontofrist, trägt das Programm automatisch die Felder mitentsprechenden Werten vor. Im Rechnungswesen wird zusätzlich bei überschrit-tener Skontofrist ein Abfrage für die Skontogewährung gestellt, bei positiver Ant-wort wird auch in diesem Fall das Skonto vorgetragen. Wird Skonto gezogen er-scheint nach Bestätigung des Zahlungsdialogs ein neues Fenster um den Nachlasszu verbuchen (nur Rechnungswesen).

MitZahlung erstellen dem Verbuchen der Zahlung wird im Auftrag der entsprechende Offene Pos-ten angelegt bzw. im Rechnungswesen der dazugehörige Buchungssatz erzeugt,auf welchem der Zahlungs-OP beruht. Teilausgleiche und komplette Verrechnungender gewählten Posten erfolgt automatisch.

Bei derOP inFremdwährung

zahlen

Zahlung von Fremdwährungs-OP’s wird zusätzlich die Möglichkeit geboten,die Währungskurse anzupassen. In der dazugehörigen Eingabemaske wird über dieEingabe des tatsächlichen Zahlbetrages der aktuelle Währungskurs, oder über dieEingabe des aktuellen Kurses der erforderliche Zahlbetrag ermittelt.

7.2.2.2 Zahlung aus dem Ausgleichsdialog

Sollen mit einem Zahlbetrag mehrere OP’s ausgeglichen werden, hat man aus derOP-Ausgleichsmaske heraus die Möglichkeit der Mehrfachselektion. Dabei mussder Saldo der OP-Beträge plus Skonto dem Zahlbetrag entsprechen.

Über den Schalter oder per Doppelklick aus der OP-Tabelle bzw. über denSchalter im Statusbereich der Belegmaske starten Sie den OP-Ausgleich fürden jeweiligen (markierten) Debitor bzw. Kreditor ausgehend vom ausgewähltenBeleg. In der Ausgleichsmaske werden alle zum Debitor bzw. Kreditor existierendenoffenen Posten zum Ausgleich angeboten.

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Abbildung 7.12: mehrere Offene Posten zahlen

Über Selektionkennzeichnen Sie die Posten, die am Ausgleich teilnehmen sollen(diese Posten werden gelb gekennzeichnet). Markieren und Demarkieren könnenSie auch per Leertaste oder Doppelklick auf den Posten. Eine bereichsweise Mar-kierung (von/bis) erreichen Sie, indem Sie mit der Tastenkombination [Umschalt]+ [Leertaste] jeweils den ersten und letzten Posten markieren. Nach dem selbenPrinzip aber mit der Tastenkombination dem [Strg] + [Leertaste] können Sie be-reichsweise die Posten Markierung wieder aufheben.Liegt Skontoder markierte Posten innerhalb der Skontofrist wird dieses automatisch vor-getragen. Ist die Skontofrist überschritten, erhalten Sie eine Nachfrage, ob es trotz-dem gewährt werden soll.In Saldoder Statuszeile wird der Saldo des Ausgleichs mitgeführt. Erst wenn dieser Nullist, ist der Ausgleich möglich.Werden Zahlungalle Posten komplett gezahlt und es ist keine Anpassung notwendig, kannüber aus dem Ausgleichsfenster die Zahlung für diesen Geschäftsvorfall gene-riert werden. Der Zahlungsdialog entspricht dem aus dem SeletLine Auftrag,mit dem Unterschied, dass im SelectLine Auftrag über den Ausgleichs-Dialogkein Skonto manuell angepasst werden kann. Mit Bestätigung des Zahlungsdialo-ges entsteht ein neuer Offener Posten, mit welchem die selektierten Belege sofortausgeglichen und erledigt werden. Im Rechnungswesen wird zusätzlich der ent-sprechende Buchungssatz erzeugt. Nach dem Ausgleich sind die markierten Zeilennicht mehr in der Tabelle der offenen Posten vorhanden. Sie erscheinen jetzt in derTabelle der erledigten Posten.Ist Hinweisder Saldo des Ausgleichs nicht Null, Sie wollen den Fehlbetrag aber nicht alsNachlass verbuchen, ist ein Teilausgleich möglich.

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7.2. OFFENE POSTEN

7.2.2.3 OP-Ausgleich

Existiert die Zahlung bereits, d.h. es befindet sich bereits ein entsprechender Pos-ten in den offenen Debitoren bzw. Kreditoren, aber es hat noch kein Ausgleichmit einer Rechnung stattgefunden, können Sie die Verrechnung ebenfalls über dieAusgleichsmaske der OP-Verwaltung abwickeln. Dabei werden Offene Posten mitdem dazugehörigen Zahlungseingang oder Zahlungsausgang ausgeglichen. Aus denoffenen werden dadurch erledigte Posten.MarkierenAusgleich Sie für einen einfachen Ausgleich wie unter Punkt beschrieben die aus-zugleichenden Belege (Rechnungen und Zahlungen). Der Saldo des Ausgleichs inder Statuszeile muss Null ergeben. gleicht die selektierten Posten gegeneinanderaus - sie erhalten den Status erledigt und wechseln damit in der Liste der erledigtenPosten.ÜberAnpassen den Schalter können Sie den Ausgleichsbetrag eines oder mehrererOP’s so ändern, dass gegen eine nicht komplette Zahlung ausgeglichen werden kannund somit Teilzahlungen möglich sind. Wenn z.B. der Fehlbetrag nicht als Nachlassgewährt werden soll, wird auf diese Weise ein aktueller Rest-OP zum Nachverfolgenerzeugt.In der OP-Liste bleibt nach dem Ausgleich nur der Posten mit dem fehlendenRestbetrag stehen.

Abbildung 7.13: Offene Posten anpassen

Der OP, welcher angepasst werden soll, muss von den markierten der aktive (Pfeilim Markierungsfeld) sein - in der Regel betrifft dies den Rechnungs-OP.

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Über den Schalter bzw. mit der Funktionstaste [F9] können Sie die angebotenenBeträge für die Ausgleichsanpassung übernehmen. Wurden für alle Belege die Be-träge entsprechend angepasst, muss der Ausgleichssaldo Null ergeben, erst wenndies der Fall ist kann der Ausgleich auch tatsächlich erfolgen. gleicht die selek-tierten Posten gegeneinander aus - sie erhalten den Status erledigt und wechselndamit in der Liste der erledigten Posten. In der Liste der offenen Posten bleibt nurder OP mit dem fehlenden Restbetrag stehen.

Abbildung 7.14: Offene Posten Rest-OP

Wurde HinweisSkonto gewährt, erscheint im SelectLine Rechnungswesen der Folge-dialog um den Nachlass zu verbuchen. Im SelectLine Auftrag wird das Skon-tokonto über den verwendeten Steuercode gezogen.

7.2.2.4 Ausgleichsinformationen und -rücknahme

Sie haben mehrere Möglichkeiten sich per Postenliste über die einzelnen getätigtenAusgleiche zu informieren.

Die Schalter [F6] und [F3] sind nur für Posten aktiv, die bereits ausgeglichenbzw. teilweise ausgeglichen sind.

Wird Ausgleichzurücknehmen

z.B. ein Zahlungseingang von der Bank wieder eingezogen, muss auch derOP-Ausgleich wieder rückgängig gemacht werden, d.h. die betroffenen Posten er-scheinen wieder unter offene Debitoren bzw. Kreditoren. Über nehmen Sie denAusgleich zurück. Hängen an einem Ausgleich mehrere Rechnung, erhalten allebeteiligten Belege wieder den Status offen.

Über Ausgleichsinformation

erhalten Sie Ausgleichsinformationen mit welchem Posten der markierteverrechnet wurde.

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7.2. OFFENE POSTEN

Abbildung 7.15: OP-Ausgleichsinformation

Die Ausgleichsinformation zu einem erledigten Beleg (bspw. Rechnung, Eingangs-rechnung) erhalten Sie auch aus dem Statusbereich der Belege über den Schalter

.

ImZahlung löschen SelectLine Auftrag über die Postenliste erzeugte Zahlungen können übergelöscht werden.

7.2.2.5 Nachlass ausbuchen

Soll ein offener Posten aus der Postenliste gelöscht werden, weil sich ein Nachverfol-gen nicht lohnt, kann der Betrag über [Alt] + [Entf] ausgebucht (nachgelassen)werden. Dabei wird der offene Betrag gegen einen Nachlass ausgeglichen.

Im SelectLine Auftrag muss hierbei lediglich das Ausbuchungsdatum für denentstehenden Nachlass-OP angegeben werden. Für das SelectLine Rechnungs-wesen können zusätzliche Angaben getroffen werden.

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Abbildung 7.16: Offene Posten ausbuchen (Rewe)

Geben DatumSie das Ausbuchungsdatum für den späteren Buchungssatz.Sie Belegkönnen Ihren Buchbeleg über einen Nummernkreis aus Stammdaten / Kon-stanten / Nummernkreise bilden lassen oder manuell einen Beleg eintragen. Dieserkann optional hochgezählt werden, sodass beim nächsten auszubuchenden Nachlassdie zuletzt verwendete Nummer + 1 vorgeschlagen wird.Als TextBuchungstext wird standardmässig Nachlassbuchung vorgeschlagen. Sie könnenden Text aber auch manuell vergeben oder die Buchungssatztexte aus Stammdaten/ Konstanten / Buchungstexte verwenden.Der RestbetragRestbetrag zeigt Ihnen an welcher Betrag noch auf Nachlasskonten verteiltwerden muss. Erst wenn eine vollständige Verteilung stattgefunden hat, kann derNachlassdialog bestätigt werden.In Positionender Tabellenansicht legen Sie Ihre Nachlasspositionen an. Je nach OP sind diesebereits vorgetragen und können noch korrigiert werden. Die entsprechenden Infor-mationen welcher Betrag auf welches Nachlasskonto geht, sucht sich das Programmüber den Steuersplitt des Offenen Posten. D.h. Die Aufteilung erfolgt je verwende-ten Steuerschlüssel und der hinterlegten Prozente. Das entsprechende Konto wirdaus den Stammdaten der Steuerschlüssel ermittelt bzw. bei Offenen Posten ohneSteuer aus den Automatikkonten.Existieren Zusammenfassenmehrere Positionen für einen Steuerschlüssel und mit demselben Pro-zentsatz in der Tabelle können diese über zu einer Position zusammen-geführt werden.Mit Nachlass buchendem Bestätigen des Dialogs wird ein Gutschrift-OP erzeugt - beide OffenenPosten, der unbedeutende Rechnungs-OP und der Nachlassposten, werden ausge-

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7.2. OFFENE POSTEN

glichen und auf die erledigte Seite der Debitoren bzw. Kreditoren ausgewiesen. Derentsprechende Buchungssatz wird im SelectLine Rechnungswesen erzeugt.

7.2.3 Offene Posten zusammenfassen

Offene und noch nicht angezahlte OPs gleichen Typs (z.B. Rechnung) und vomgleichen Debitor bzw. Kreditor können zu einem Offenen Posten zusammengefasstwerden. Des Weiteren muss die gleiche Steuersplitt-Information vorliegen und die-selbe Währung, wobei zusätzlich zum Währungscode auch der Währungsfaktorgeprüft wird, hinterlegt sein.

Abbildung 7.17: OP zusammenfassen

MarkierenHaupt-OP Sie den Offenen Posten, welcher Ihr Haupt-OP sein soll, und wählen Sieaus. In der Folgeliste werden Ihnen alle Posten der gewählten KLNr angezeigt,

die den o.g. Kriterien entsprechen. Ihr Haupt-OP ist der Posten, welcher nachder Zusammenfassung auf der offene Seite bestehen bleiben soll. Dieser wird grünmarkiert.Geändert werden kann diese Selektion über [Shift] + [Leer].Überkonsolidierte

OPskennzeichnen Sie die Posten, die zusammengefasst werden sollen

(diese Posten werden gelb angestrichen). Markieren und Demarkieren können Sieauch per Leertaste oder Doppelklick auf den Posten. Eine bereichsweise Markierung(von/bis) erreichen Sie, indem Sie mit der Tastenkombination [Umschalt] + [Leer-taste] jeweils den ersten und letzten Posten markieren. Nach dem selben Prinzip

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aber mit der Tastenkombination dem [Strg] + [Leertaste] können Sie bereichsweisedie Posten Markierung wieder aufheben.Haben ZusammenfassenSie alle zu konsolidierenden Posten selektiert, fassen Sie diese über .Die Offenen Posten, mit denen zusammengefasst wurde (gelb markierte), gelangenauf die erledigte Seite der OP-Tabelle. Ihr Betrag wurde auf den Haupt-OP auf-summiert. Der Haupt-OP bleibt weiterhin offen mit dem summierten Betrag. Denursprünglichen OP-Betrag dieses Postens können Sie im Feld ”Betrag” der OP-Tabelle einsehen.Die ZurücknehmenZusammenfassung können Sie über den Haupt-OP mit Hilfe von zurück-nehmen. Die Summierung auf den offenen Posten wird rückgängig gemacht unddie konsolidierten Posten gelangen wieder auf die offene Seite.

7.2.4 Ratenzahlung

Existiert ein Offener Posten bereits und werden nun nachträglich mit dem Kundenbzw. Lieferanten Ratenzahlung vereinbart, können Sie dies über die OP-Tabelleentsprechend realisieren. Sie gelangen über den Schalter oder der Tastenkom-bination [Strg] + [T] in die Maske zur OP-Aufteilung.

Abbildung 7.18: Offene Posten aufteilen

In OP-Verteilungdiesem Dialog werden Ihnen informativ die Belegnummer, das Belegdatum, derBetrag und falls vorhanden der dazugehörige Fibusatz angezeigt. Im Tabellenbe-reich sind alle zum Ursprungsbeleg gehörenden OPs lt. Zahlungsplan (SelectLine

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7.2. OFFENE POSTEN

Auftrag) oder aus der manuellen Aufteilung aufgelistet. Hat noch keine Auftei-lung stattgefunden wird nur der Originalbeleg angezeigt. Im unteren Dialogbereichwird Ihnen der noch nicht verteilte Betrag angezeigt. Auch für diesen wird mit ei-nem manuell hinterlegtem Zahlungsziel ein Teil-OP angelegt. Wird der OP-Betragkomplett verteilt, wird im Zahlungsziel dass späteste Fälligkeitsdatum angezeigt.

SollRaten bearbeiten eine Aufsplittung des Betrages stattfinden, sind die bestehenden Posten ausder Liste über zu löschen. Über die Bearbeitungsleiste können Sie dannneue Verteilungen anlegen bzw. bestehende anpassen . In beidenFällen gelangen Sie in die Erfassungsmaske der Raten.

LegenBetrag Sie hier den aufzuteilenden bzw. den einfachen Ratenbetrag mit Zahlungszielfest. Optional können Sie den erfassten Betrag in mehrere gleiche Raten aufteilen.Somit ersparen Sie sich die Erfassung der einzelnen Raten. Ist die Option gesetzt,wird der untere Eingabebereich freigegeben.

InRatenzahlung diesem legen Sie fest in wie viele Raten der Betrag geteilt werden soll. Des Weite-ren bestimmen Sie innerhalb welchen Intervallen die einzelnen Raten fällig werdenund welches Datum als Zahlungsziel für die erste Rate verwendet werden soll. Aufdiesem Datum basierend wird dann je nach gewähltem Intervall die Fälligkeit derFolgeraten ermittelt.

Auch wenn prinzipiell gleiche Raten gebildet werden sollen, kann eine Rate abwei-chen. Setzen Sie die entsprechende Option und wählen Sie dann die gewünschteRate aus und geben Sie den Betrag ein, um den sich die Rate von den Übrigenunterscheiden soll.

MitErstellen Bestätigen des Dialoges werden Ihnen die Teilzahlungen in der OP-Verteilungangezeigt. Wird auch dieses Fenster bestätigt, wird für jede Rate ein eigener OPmit den entsprechenden Fälligkeitsdaten angelegt.

Wennungleiche Raten die Raten nicht gleich sein sollen, muss jeder Teilbetrag mit seinem Zah-lungsziel separat manuell als Rate erfasst werden.

DasZusammenführen Zusammenführen von OPs erreichen Sie, indem Sie im Dialog die angelegtenRaten entfernen. Die einzelnen Teilbelege werden wieder zu einem Offenen Postenzusammengefasst.

WurdeHinweis ein Posten bereits angezahlt ist eine Aufteilung nicht möglich.

7.2.5 Währung anpassen

Für den Ausgleich von OP’s ist eine gemeinsame Währung erforderlich. OPs mitabweichender Währung sind über bzw. [Strg] + [W] vor dem Ausgleich um-zubewerten. Die Umbewertung kann nur für Posten erfolgen die nicht über einenBeleg, d.h. Quelle F besitzen, entstanden sind.

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Abbildung 7.19: Offene Posten umbewerten

Bei der Umbewertung eines Offenen Postens ist die Zielwährung anzugeben undggf. der Umrechnungskurs anzupassen.

Als Ergebnis der Umbewertung entstehen intern zwei OPs. Einer in der Ursprungs-währung - er wird automatisch mit dem Original-OP ausgeglichen. Der zweite -übrig gebliebene - liegt in der gewünschten Zielwährung vor und kann nun amAusgleichsvorgang teilnehmen.

7.2.6 OP-Informationen

Zu einem in der Postenliste markierten Debitor oder Kreditor erhalten Sie überbzw. der Funktionstaste [F7] OP-übergreifende Informationen.

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7.3. OFFENE POSTEN-VORTRAG

Abbildung 7.20: Debitoren-Info

Es erfolgt eine summierte Anzeige des Saldos je OP-Typ und ein Vergleich dergesamten Werte mit den noch offenen. Wird der Zeitraum oder der Debitor bzw.Kreditor gewechselt, werden die angezeigten Daten nach Aktivierung des Schalters

aktualisiert.

7.3 Offene Posten-Vortrag

Im ersten Wirtschaftsjahr der Programmnutzung haben Sie die Möglichkeit überOffene Posten / Offene Posten - Vortrag Offene Posten für Debitoren und Kre-ditoren vorzutragen. Die Notwendigkeit besteht nur im SelectLine Rechnungs-wesen.

Bereits bestehende OPs aus dem Vorjahr können somit einzeln als Vorträge aufge-nommen werden. Für folgende Jahre erübrigt sich diese Vorgehensweise - mit demJahreswechsel werden alle Personenkonten automatisch über Eröffnungsbuchungenin den nächsten Zeitraum übernommen.

Wird einHinweis Rechnungswesen-Mandant an einen bereits bestehenden Auftrags-Mandanten angebunden, werden die Offenen Posten des Auftrags-Mandantenvon vor dem ersten Fibuzeitraum als OP-Vorträge übernommen und müssen somitnur noch verbucht werden.

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Abbildung 7.21: OP-Vortrag

Über oder [Strg] + [N] definieren Sie in bekannter OP-Detailansicht einenneuen Offenen Posten. Alle sonst automatisch durch Buchung oder Beleg über-nommenen Informationen können Sie hier manuell aufnehmen. Die so angelegtenOPs können Sie bearbeiten oder wieder löschen.Besonders Hinweiswichtig hierbei ist die Angabe der Steuer. Bei fehlendem Steuercodewird bei Skontogewährung das steuerfreie Skontokonto vorgeschlagen. Bei Vergabeder Steuer kann auch eine prozentuale Aufteilung auf verschiedene Steuerschlüsselüber den Schalter erfolgen.Die OP-Vorträge sind sofort als Offene Posten in der OP-Tabelle aufgenommenund werden für alle Auswertungen der OP-Verwaltung herangezogen.Erst mit dem Verbuchen der Vortragswerte über werden die Personenkon-ten mit dem Saldo der Vorträge bebucht. Dabei wird pro Personenkonto der Saldozusammengezogen und nur eine Vortragsbuchung erzeugt. D.h. wurden für einenKunden mehrere OP-Vorträge erfasst und diese werden nun verbucht, zieht dasProgramm die Beträge der Posten zu einem Saldo für das Personenkonto zusam-men.Auch bereits verbuchte Vortragsposten können erneut bearbeitet und gelöscht wer-den. Auch können jederzeit weitere OP-Vorträge aufgenommen werden. Das er-neute Buchen übernimmt dann nur die Differenzen zu den bereits übernommenenSalden.

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7.4. KLEINDIFFERENZEN AUSBUCHEN

DieHinweis Felder ”OP-Beleg” und ”Buchbeleg” haben ausschliesslich für den OP Bedeu-tung. Für die aus den OPs zum Zeitpunkt des Buchens gebildeten Sammelbuchun-gen sind sie nicht relevant.VorträgeHinweis aus dem SelectLine-Auftrag können nicht nachbearbeitet werden.

7.4 Kleindifferenzen ausbuchen

Im SelectLine Rechnungswesen ist es möglich, eine Gruppe von geringfügigeOPs, die nicht nach verfolgt werden sollen oder die aus Währungsumrechnungenentstanden sind, über das Kriterium der Betragshöhe auszubuchen. Die Funktionsteht Ihnen über Offene Posten / Kleindifferenzen zur Verfügung.

Abbildung 7.22: Kleindifferenzen ausbuchen

OptionalKleindifferenzen haben Sie die Möglichkeit das Ausbuchen der Differenzen auf Kreditorenbzw. Debitoren zu beschränken.Geben Sie die maximale Differenz an, die automatisch ausgebucht werden soll. DieDifferenz bezieht sich jeweils auf einen einzelnen Posten. Des Weiteren hinterlegenSie alle zusätzlich notwendigen Angaben, wie z.B. Belegdatum und -nummer, fürden zu generierenden Buchungssatz. Je nachdem ob es sich um einen Gewinn oderVerlust für Sie handelt, wird das entsprechende Konto für die Bildung des Satzesgezogen.Mit der Bestätigung des Dialoges durchläuft das Programm die OP-Tabelle nachOffenen Posten, deren Betrag unterhalb der angegebenen Differenz liegen, underzeugt pro gefundenen Posten einen neuen Buchungssatz. Die betroffenen Postengelangen auf die erledigte Seite der OP-Tabelle und sind ausgeglichen.

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7.5 OP-Reorganisation

Für Unstimmigkeiten in der OP-Verwaltung steht Ihnen unter Applikationsmenü/ Reorganisation / Offene Posten der OP-Reorg als Prüf- und Ausgleichsroutinezur Verfügung.

Abbildung 7.23: Offene Posten ausgleichen und verrechnen

Mit Prüfender Datenintegritätsprüfung werden Ihre Offene Posten auf Berechtigung undkorrekte Datenerfassung geprüft:

• Prüfung der OP-Quellen (Vorhandensein der Beleg- und Zahlungsdatensätzebzw. Buchungssätze) - bei negativem Ergebnis wird der OP gelöscht

• Prüfung auf Berechtigung von OP-Vorträgen (das OP-Datum muss vor demersten Buchungszeitraum liegen) - bei negativem Ergebnis wird der OP ge-löscht (nur Selectline Rechnungswesen)

• Prüfung der Ausgleichsinformationen auf Vorhandensein und Null-Saldo -bei Unstimmigkeiten erhalten alle beteiligten OPs wieder den Status offen

• Prüfung Fibukonto und KLNr entsprechend der aktuellen Mandantenoption"Konto- und Adressnummer synchronisieren" - bei Unstimmigkeiten wird derStatus aller beteiligten OPs auf offen gesetzt

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7.5. OP-REORGANISATION

FürAusgleich den Fall, dass auch bereits bezahlte Rechnungen mit den entsprechendenZahlungs-OPs nicht ausgeglichen sind, d.h. beide Posten existieren auf der offe-nen Seite der Postenliste, können diese über die Routine des OP-Ausgleichs au-tomatisch gefunden und erledigt werden. Die Hauptkriterien der auszugleichendenOffenen Posten sind eine identische KLNr, ein passendes Fibukonto und der gleicheOPBeleg. Dabei können Sie individuell festlegen anhand welcher Eigenschaften derOP-Ausgleich stattfinden soll:

• Offene Beträge identischDie noch ausstehenden Beträge des Zahlungs- und Rechnungsposten sindgleich.

• OPBeleg-Summe = 0Es werden mehrere OPs auf den Gesamtsaldo Null summiert und ausgegli-chen.

• Teilbeträge ausgleichenMehrere OPs mit gleichem OPBeleg, deren Saldo aber nicht Null ergibt,werden ausgeglichen - es entsteht ein Rest-OP.

Ist das Kriterium des identischen OPBelegs in der Zahlung und der Rechnungbei Ihnen nicht gegeben, stehen Ihnen noch folgende Ausgleichsmöglichkeiten zurVerfügung:

• Ausgleich bei gleichen BeträgenZwei OPs mit identischen Beträgen werden ausgeglichen.

• Verrechnung SaldoEs erfolgt ein Verrechnen aller OP-Typen, deren Gesamtsaldo pro Fibukon-to kleiner als der eingegebene Saldo ist. Die Reihenfolge der Verrechnungerfolgt datumsbezogen. Nach der Verrechnung bleiben die jüngsten OPs imoffenen OP-Bestand.

ZusätzlichFilter kann der OP-Ausgleich vorgefiltert werden, d.h. Sie bestimmen genauwelche Daten Sie für eine automatische Verrechnung freigeben:

• DatumseinschränkungDie Beschränkung bezieht sich auf das OP-Datum. So können Sie OffenePosten eines bestimmten Zeitraums miteinander verrechnen.

• Debitoren- bzw. KreditoreneinschränkungMit diesem Filter können Sie die Verrechnung auf einzelne Debitoren bzw.Kreditoren beschränken.

DieseDatensicherung Routinen sollten nur nach erfolgter Datensicherung ausgeführt werden!Die Ausführung der Reorganisation kann je nach Datenbestand einige Zeit in An-spruch nehmen. Im Anschluss wird Ihnen ein Fehler- bzw. Ausgleichsprotokoll aus-gegeben.

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7.6 Zahlungsverkehr

Ein weiterer wichtiger Bereich ist das skonto- bzw. fristgerechte Zahlen von Ver-bindlichkeiten und das Einziehen von Forderungen. Hierfür steht Ihnen unter Of-fene Posten / Zahlungsverkehr eine Möglichkeit zur Verfügung automatische Zah-lungsvorgänge zu generieren. Es ist somit möglich, in einem Arbeitsgang aus demZahlungsvorschlag den Zahlungslauf zu generieren, die DTA-Datei oder den Über-weisungsträger zu erstellen und anschliessend den Vorgang zu buchen.Am automatischen Zahlungsverkehr nehmen grundsätzlich nur die Offenen Postenteil, die in den Stammdaten des entsprechenden Debitoren bzw. Kreditoren für denZahlungsverkehr geschlüsselt sind. Ausserdem darf der OP nicht auf Zahlsperregesetzt sein.Der HinweisZahlungsverkehr wird ausführlich beschrieben im separaten Kapitelelektronischer Zahlungsverkehr.

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7.7. MAHNWESEN

7.7 Mahnwesen

Für alle offenen Rechnungen, die eine bestimmte Fälligkeitsfrist überschritten ha-ben, können Sie Mahnungen erstellen.In den Mandanteneinstellungen legen Sie dazu die Anzahl der Mahnstufen fest. Siekönnen dann stufenweise die fälligen Gebühren bzw. Zinsen staffeln.Die anfallenden Gebühren oder Zinsen werden je Stufe ermittelt und nicht kumu-liert.

7.7.1 Mahnvorschlag

Über den Menüpunkt Offene Posten / Mahnwesen / Mahnvorschlag werden Sieüber einen Assistenten vom Mahnvorschlag bis hin zum Druck der Mahnbelegegeführt. Dabei legen Sie im ersten Schritt die Kriterien für die zu mahnendenDebitor-Rechnungen fest.

Abbildung 7.24: Mahnlauf Kriterien

IstKundenauswahl kein Kunde ausgewählt, werden für alle Kunden Mahnungen der fälligen OP’svorbereitet. Die Kunden können in einem von-bis Bereich eingegrenzt werden.Über den Schalter ist die Kundenauswahl nach weiteren Kriterien,bspw. nach Vertreter, möglich. Die Selektion erfolgt anhand eines Filters. Ausführli-che Informationen zur Handhabung finden Sie im SelectLine Systemhandbuch.

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Ist Währungkeine Währung ausgewählt, werden unabhängig vom Währungscode für allefälligen OP’s Mahnungen vorbereitet. Die Mahnbelege werden getrennt nach derWährung erstellt.

Gemahnt Mahnuntergrenzewird erst erst, wenn die Mahnuntergrenze überschritten wird. Die Ein-gabe ist als ”kleiner als” zu übersetzen. Der Wert der Mahnuntergrenze sowie alleWertangaben für Mahngebühren werden währungsspezifisch verwaltet. Mit demAuswahlschalter gelangen Sie in die Tabelle der Mahneinstellungen. Dort werdendie Werte für die Mahnuntergrenze je Währung abgelegt.

Die Eingabe der Untergrenze steht im Zusammenhang mit der Form der Mahnung.Erfolgt diese kundenweise, werden alle offenen Posten des Kunden (auch nochnicht fällige) summiert und in den Vergleich mit der Untergrenze gesetzt. Soll jedeRechnung einzeln gemahnt werden, wird die Untergrenze auch nur pro Rechnungherangezogen.

Bei Gutschrifteneinbeziehen

aktiver Option werden bei der Prüfung, ob die Mahnuntergrenze überschrittenist, die Offenen Posten insgesamt inklusive auch der Gutschriften und Zahlungengeprüft, andernfalls nur Rechnungen. Die Option kann nicht gesetzt werden, wennalle Rechnungen einzeln gemahnt werden sollen.

Rechnungen, in Zahlungbefindliche nichtmahnen

die für den automatischen Zahlungsverkehr komplett in einen Zah-lungslauf aufgenommen wurden, dieser jedoch noch nicht verbucht wurde, werdennicht für die Mahnung vorgeschlagen.

Alternativ Hinweissollten vor Erstellung des Mahnvorschlages die Zahlungsläufe zunächstverbucht werden.

Über Mahnstufedie Optionsfelder können Sie einstellen, welche Mahnstufen für diesen Vor-schlag berücksichtigt werden sollen.

In den Mandanteneinstellungen können Sie generell die Anzahl der Mahnstufen (1bis 5) festlegen. Die Anzeige der möglichen Stufen wird im Mahnvorschlag entspre-chend eingeschränkt.

Mit Kulanztageden Kulanztagen können Sie für jede Mahnstufe noch die Zahlungsfrist überdie Fälligkeit hinaus verlängern bzw. verkürzen.

Der MahnformMahnassistent unterstützt drei Mahnformen:

• Jede Rechnung einzelnFür jede fällige offene Rechnung wird jeweils eine Mahnung erstellt.

• Kundenweise, getrennt nach MahnstufenAlle Rechnungen eines Kunden (und einer Währung) werden je Mahnstufein einer Mahnung zusammengefasst.

• Kundenweise, ohne Trennung von MahnstufenAlle Rechnungen eines Kunden (und einer Währung) werden unabhängigvon der Mahnstufe in einer Mahnung zusammengefasst.

Über Vorschlagslistestarten Sie die Ermittlung und gelangen in die Mahnvorschlagsliste.

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7.7. MAHNWESEN

Abbildung 7.25: Mahnvorschlagsliste

Die ermittelten Kunden, denen lt. Voreinstellungen eine Mahnung zugestellt wer-den muss, sind im oberen Bereich aufgelistet. Im unteren Bereich werden die ein-zelnen Rechnungen und Gutschriften zum oben ausgewählten Kunde gezeigt.

In beiden Tabellen können noch Einträge mit der Tastenkombination [Strg] +[Entf] oder über den vorhandenen Schalter gelöscht werden. Das Entfernen derDatensätze ist auch per Multiselektion möglich.

Die zu mahnenden Posten selbst werden grün dargestellt. Schwarze Positionen stel-len den Kontoauszug des Kunden dar. D.h. schwarz werden alle Offenen Posten desgewählten Kunden dargestellt, die mit der selektierten Mahnung nicht angemahntwerden.

Mit den Schaltern oder wechseln Sie zwischen den einzelnen Seiten,z.B. wenn Sie evtl. doch eine andere Mahnform wählen wollen.

Über können Sie eine Liste des Mahnvorschlages erhalten.

HabenMahnkonditionen Sie die Mahnvorschlagsliste soweit angepasst bzw. kontrolliert, dass sie diekorrekten Posten beinhaltet, geben Sie auf der Folgeseite die Mahnkonditionen an.

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Abbildung 7.26: Mahnlauf Konditionen

Das MahndatumMahndatum ist das Erstellungsdatum der Mahnung - es ist aber nicht Basisfür die Fälligkeitsberechnung.Mit Eingang bisdem Eingang bis - Datum kann dem Kunden über den Platzhalter @2 in denMahntexten unterMandant / Einstellungen / Mahnungen mitgeteilt werden, bis zuwelchem Datum seine Rechnungen für die jeweilige Mahnung Beachtung gefundenhaben.Bei Kontoauszug

erstellenaktivierter Option wird zur Mahnung der aktuelle Kontoauszug bereitgestellt.

D.h. es werden alle Offenen Posten des gewählten Kunden aufgelistet. Es empfiehltsich, die Kontoauszugsinformationen immer mit bereitstellen zu lassen.Wenn Mahngebühren inin unterschiedlichen Währungen gemahnt werden soll, darf auch die Wäh-rung für die Mahngebühren nicht festgelegt werden. Standardeinstellung ist dieMandantenwährung.Für Mahngebührendie Erhebung von Mahngebühren stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeitenzur Verfügung:

• je Mahnposten absolut, prozentual oder lt. Tabelle (Mahnstaffel)• je Mahnbeleg absolut• als Zinsen auf den offenen Betrag

Für Zinsen aufoffenen Betrag

jeden einzelnen Mahnposten wird standardmässig anhand der deutschen kauf-männischen Zinsmethode der Zinsbetrag errechnet, sobald ein Zinssatz angege-ben wurde. Über die Mandanteneinstellungen können Sie ggf. eine selbst definierteZinsformel hinterlegen, z.B. um je Mahnstufe unterschiedliche Zinsprozente zu rea-lisieren.

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7.7. MAHNWESEN

Erhebenje Mahnposten Sie prozentual oder absolut auf jeden Mahnposten eine Gebühr, erhaltenSie ein zusätzliches Eingabefeld um den entsprechenden Prozentsatz bzw. festenWert einzutragen. Sollen sich die Gebühren je Posten lt. Tabelle bilden, greift dasProgramm auf die Mahnstaffel in den Mandanteneinstellungen zurück.Derje Mahnung absolute Gebührenwert je Mahnbeleg wird währungsspezifisch verwaltet. Mitdem Auswahlschalter gelangen Sie in die Tabelle der Gebühreinstellungen.Bei der Mahnform nach Kunde ohne Trennung von Mahnstufen ist zu beachten,dass sich die Mahngebühr je Mahnbeleg aus der Festlegung zur höchsten Mahnstufeergibt.JeFälligkeit Mahnstufe können Sie neue Zahlungsfristen in Tagen festlegen. Grundlage fürdie Berechnung des neuen Fälligkeitsdatums ist das Systemdatum.

Sind alle Eingaben getroffen, erstellen Sie über den Schalter die entspre-chenden Mahnbelege.

Abbildung 7.27: Erstellte Mahnungen

Sie erhalten eine Liste aller generierten Mahnungen und können den selektiertenBeleg über einsehen und ggf. vor dem Druck noch korrigieren. Ebenfallskönnen Sie über diesen Dialog mit Hilfe von die Mahnung ausgeben lassen.Erstellte Mahnungen können Sie auch über den Menüpunkt Offene Posten / Mahn-wesen / Mahnungen oder im Statusbereich der Belege einsehen.

7.7.1.1 Mahnvorschlag ohne gesperrte Posten

Die Auswertungsmöglichkeiten des Mahnvorschlages wurden um eine weitere Druck-vorlage ergänzt. OPs mit hinterlegter Mahnsperre werden in dieser nicht berück-sichtigt.

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Abbildung 7.28: Mahnvorschlag ohne gesperrte

7.7.2 Mahnbelege

Die erstellten Mahnungen werden unter Offene Posten / Mahnwesen / Mahnbelegeverwaltet. Auch hier kann wie gewohnt zwischen der Tabellen- und Bearbeitungs-ansicht gewechselt werden.

Analog zu den Zahlungsläufen können die Mahnbelege aus einem Vorschlag erstelltoder als neuer, leerer Beleg über [Strg] + [N] angelegt werden.

Wenn HinweisSie direkt über die Mahnbelege einen neuen Beleg erstellen, kann nur derKontoauszug gedruckt werden. Daher empfehlen wir, Mahnungen immer über denMahnvorschlag zu erstellen.

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7.7. MAHNWESEN

Abbildung 7.29: Mahnung Mahnposten

Im oberen Abschnitt werden Ihnen die allgemeinen Mahninformationen angezeigt.Sie können nachträglich angepasst werden und werden für den AuskunftsgehaltIhrer gedruckten Mahnung herangezogen. Ein Anpassung der Einstellung ist nur fürden Druck relevant, die Einstellungen der offenen Posten werden nicht angefasst.Lediglich bei einer Veränderung des Zinssatzes werden die Zinsen Ihrer Mahnpostennach entsprechender Abfrage neu berechnet.

Im unteren Bereich der Bearbeitungsansicht einer Mahnung kann man sich dieMahnposten oder den hinterlegten, dieser Mahnung zugrunde liegenden Kontoaus-zug für den Kunden anzeigen lassen.

EsMahnposten werden Ihnen nur die tatsächlich mit dem aktuellen Mahnbeleg gemahntenOffenen Posten angezeigt. Die einzelnen Mahnposten sind detailliert mit Zinsenund Gebühren sowie neuen Fälligkeitsdaten aufgelistet.

ÜberKontoauszug den Schalter erhalten Sie ein Abbild der postenrelevanten Belege desKunden zum Zeitpunkt der Mahnungserstellung.

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Abbildung 7.30: Mahnung Kontoauszug

Ergeben sich Veränderungen durch neue oder stornierte OP’s dieses Kunden, istdie Aussage des hinterlegten Kontoauszugs hinfällig. Über kann daherder bestehende Kontoauszug aktualisiert und mit den neuen Informationen gefülltwerden.Sollen Kommentarder Mahnung zusätzliche Informationen zugefügt werden, steht Ihnen hier-für ein Langtextfeld zur Verfügung. Dieses Feld erreichen Sie über den Schalter

.Mahnungen Löschenkönnen vor dem Druck problemlos gelöscht werden. Auch einzelneMahnposten können ohneWeiteres über wieder entfernt werden. Die Mahn-information im Offenen Posten wird dann zurückgesetzt, wenn es sich bei der ge-löschten Mahninformation um die zuletzt gesetzte, also höchste, Mahnstufe han-delt, somit werden betroffene OP’s beim nächsten Mahnlauf wieder überprüft.Mahnungen Hinweiskönnen pro Posten auch direkt in der OP-Tabelle zurückgenommenwerden:

• über die Bearbeitung des Offenen Posten die Mahnstufe runtersetzen• über die FunktionMahnung zurücknehmen im Kontextmenü der OP-Tabelle.

Über Sammeldruckdas Druckmenü können mehrere Mahnungen in einem Arbeitsschritt alsSammeldruck erstellt werden. Es erscheint die Tabelle, in der zunächst alle Mah-nungen markiert sind, die nicht als gedruckt gekennzeichnet sind. Sie können dieTabelle beliebig umsortieren, filtern und die Markierungen ändern.Ihnen stehen unterschiedliche Druckvorlagen für die Ausgabe zur Verfügung. Jenach Anspruch können z.B. die Kontoauszugspositionen dem Kunden mitgeteiltwerden oder nur die tatsächlich gemahnten Posten. Des Weiteren können Sie auchnoch nicht verrechnete Gutschriften und Zahlungen des Kunden mit auflisten.Wurde eine Mahnung physisch gedruckt, erhält Sie ein Gedruckt-Kennzeichen.

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7.7. MAHNWESEN

7.7.3 Betreibungsliste

Die Betreibungsliste unter Offene Posten / Mahnwesen / Betreibungsliste führtalle offenen Debitorenposten auf, die trotz Mahnung mit letzter Mahnstufe nochnicht ausgeglichen sind. Auf diesem Weg erhalten Sie eine Liste aller überfälligenPosten, welche Ihnen als Information und als Entscheidungshilfe für die Einleitungweiterer rechtlicher Schritte dienen soll.

Abbildung 7.31: Offene Posten Betreibungliste

Für die Ermittlung der Auswertung werden alle Posten berücksichtigt, die zumSystemdatum über der letzten Fälligkeit liegen.

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7.8 Auswertungen Offene Posten

Umfangreiche Auswertungen in Bezug auf offene Forderungen und Verbindlichkei-ten erhalten Sie über den Programmteil Offene Posten / Auswertungen OffenePosten.

Inhalt und Form aller Auswertungen können Sie mit Hilfe des FormulareditorsIhren eigenen Wünschen anpassen. Nähere Informationen zur Bearbeitung vonDruckvorlagen finden Sie im SelectLine Systemhandbuch.

Zu einem Grossteil der Auswerungen stehen Ihnen zahlreiche unterschiedliche Druck-vorlagen mit verschiedenem Informationsgehalt zur Verfügung. Im Folgenden wirdIhnen die allgemeine Funktionalität der verschiedenen Auswertungsarten näher er-läutert, auf jede einzelne Druckvorlage wird dabei nicht eingegangen.

7.8.1 Offene Posten Konten

Die Auswertung Offene Posten / Auswertungen Offene Posten / Offene Posten -Konten listet alle einzelnen OP’s je Personenkonto auf. Damit erhalten Sie einendetaillierten Überblick über alle, bis zum gewählten Datum, offenen Posten zu denselektierten Debitor- bzw. Kreditorkonten.

Im SelectLine Auftrag erreichen Sie diese Auswertung über Offene Posten /Auswertungen Offene Posten / Offene Posten zum... . Der Unterschied bestehtlediglich darin, dass hierbei nicht auf die Personenkonten zurückgegriffen wird,sondern direkt die Debitoren bzw. Kreditoren angesprochen werden.

Wird Hinweisasynchron gearbeitet, d.h. die Kunden- / Lieferantennummer ist nicht gleichdem Personenkonto, steht Ihnen im SelectLine Rechnungswesen zusätzlich dieAuswertung Offene Posten / Auswertungen Offene Posten / Offene Posten - De-bitoren/Kreditoren zur Verfügung. Diese richtet sich dann, wie die AuswertungOffene Posten zum... im SelectLine Auftrag, direkt an die Kunden- bzw. Lie-ferantennummern.

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7.8. AUSWERTUNGEN OFFENE POSTEN

Abbildung 7.32: Auswertung Offene Posten - Konten

Sie können die angezeigten Datensätze neben der KLNr auch nach weiteren Krite-rien, wie z.B. Mahnstufe, einschränken lassen. Des Weiteren bestimmen Sie, welcheOP-Typen in der Liste ausgewertet werden sollen. Wird mit Fremdwährungen ge-arbeitet kann die Bewertung des Fremdwährungsbetrages anhand verschiedenerDaten erfolgen:

• Fremdwährungsbewertung zum OP-Datum

• Fremdwährungsbewertung zum aktuellen Datum

• Fremdwährungsbewertung zum Bis-Datum

Im SelectLine Rechnungswesen kann die Liste zusätzlich hinsichtlich des Sam-melkontos eingeschränkt werden. Dies dient einem besseren Abgleich der OP-Salden mit den Sammelkonten.

ZudemPrüfliste steht Ihnen im Rechnungswesen eine zusätzliche Auswertung ”OP Kon-ten Salden-Prüfliste” zur Verfügung, über die Sie einen Vergleich der Konten- mitden Kunden- bzw. Lieferantensalden erreichen. Differenzen werden Ihnen entspre-chend ausgewiesen.

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7.8.2 Umsatzliste

Über Offene Posten / Auswertungen Offene Posten / Umsatzliste - Konten im Se-lectLine Rechnungswesen bzw. Offene Posten / Auswertungen Offene Posten/ Umsatzliste im SelectLine Auftrag erhalten Sie einen Überblick über die,in einem frei gewählten Zeitraum, getätigten Umsätze eines jeden Kunden bzw.Lieferanten.Wird Hinweisasynchron gearbeitet, d.h. die Kunden- / Lieferantennummer ist nicht gleichdem Personenkonto, steht Ihnen im SelectLine Rechnungswesen zusätzlich dieAuswertung Offene Posten / Auswertungen Offene Posten / Umsatzliste - Debito-ren/Kreditoren zur Verfügung. Diese richtet sich dann, wie die Auswertung Umsatzim SelectLine Auftrag, direkt an die Kunden- bzw. Lieferantennummern.

Abbildung 7.33: Auswertung Offene Posten Umsatz

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Sie können die angezeigten Datensätze neben der KLNr auch nach weiteren Krite-rien, wie z.B. Mahnstufe, einschränken lassen. Des Weiteren bestimmen Sie, welcheOP-Typen in der Liste ausgewertet werden sollen. Zahlungen werden dabei jedochnicht berücksichtigt.Wird mit Fremdwährungen gearbeitet kann die Bewertung des Fremdwährungsbe-trages anhand verschiedener Daten erfolgen:

• Fremdwährungsbewertung zum OP-Datum• Fremdwährungsbewertung zum aktuellen Datum• Fremdwährungsbewertung zum Bis-Datum

Die Sortierung kann optional statt nach der KundenLieferantenNummer auch nachdem Namen der Debitoren bzw. Kreditoren erfolgen.

7.8.3 Kontoauszug

Mit dem Kontoauszug unter Offene Posten / Auswertungen Offene Posten / Kon-toauszug steht Ihnen ein Ausdruck zur Verfügung, über welchen Sie für einen be-stimmten Zeitraum alle Umsätze der gewählten Kunden bzw. Lieferanten, ein-schliesslich der sich hieraus ergebenden Salden überprüfen können. Des Weiterenkönnen Sie hierüber einen Überblick über die getätigten Ausgleiche erhalten, so-dass eine Nachverfolgung welcher Posten mit welcher Zahlung verrechnet wurdemöglich ist.

Abbildung 7.34: Auswertung Offene Posten Kontoauszug

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Sie können die angezeigten Datensätze neben der KLNr auch nach weiteren Krite-rien, wie z.B. Mahnstufe, einschränken lassen. Des Weiteren bestimmen Sie, welcheOP-Typen in der Liste ausgewertet werden sollen.

Wird mit Fremdwährungen gearbeitet kann die Bewertung des Fremdwährungsbe-trages anhand verschiedener Daten erfolgen:

• Fremdwährungsbewertung zum OP-Datum

• Fremdwährungsbewertung zum aktuellen Datum

• Fremdwährungsbewertung zum Bis-Datum

Die Sortierung kann optional statt nach der KundenLieferantenNummer auch nachdem Namen der Debitoren bzw. Kreditoren erfolgen.

7.8.4 Fälligkeitsliste

Mit der Fälligkeitsliste über Offene Posten / Auswertungen Offene Posten / Fäl-ligkeitsliste können Sie auf einfache Weise herausfinden welche Forderungen bzw.Verbindlichkeiten innerhalb des gewählten Zeitraumes fällig werden. Diese Infor-mationen bilden eine wichtige Grundlage für Ihre Liquiditätsplanung.

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Abbildung 7.35: Auswertung Offene Posten Fälligkeitsliste

Die Sortierung der Liste kann auf- bzw. absteigend nach unterschiedlichen Krite-rien, wie Fälligkeitsdatum oder Name des Kunden bzw. Lieferanten, erfolgen.

SieHinweis können die Liste als Hilfsmittel für den Abgleich bzw. für die Erstellung desautomatischen Zahlungsverkehrs verwenden.

7.8.5 Zahlungsmoral

Über die Liste Offene Posten / Auswertungen Offene Posten / Zahlungsmoral(SelectLine Auftrag) bzw. Offene Posten / Auswertungen Offene Posten /Fälligkeitsliste / Zahlungsmoral (SelectLine Rechnungswesen) erhalten Sie ei-ne Statistik über die Zahlungsbereitschaft Ihrer Kunden bzw. über Ihre eigenenZahlungstätigkeiten gegenüber Ihren Lieferanten.

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Abbildung 7.36: Auswertung Offene Posten Zahlungsmoral

Die Liste kann sortiert nach KLNr, Name oder nach dem mittleren, maximalenbzw. minimalen Zahlungsverzug erstellt werden. Erfolgt eine Sortierung nach Zah-lungsverzug steht Ihnen ein zusätzliches Eingabefeld für die Anzahl der anzuzei-genden Datensätze zur Verfügung. D.h. Sie können sich je nach Sortierungsrichtungdie höchsten bzw. niedrigsten Zahlen anzeigen lassen.Die in den Klassen einzustellenden Tage bedeuten Zuordnung ab Anzahl der er-mittelten Differenztage.Wird BeispielKlasse 1 mit 10 Tagen belegt, werden die erledigten OPs gezählt, für die Dif-ferenztage zwischen ErledigtAm und FälligAm grösser oder gleich 10 und kleinerdem Wert in Klasse 2 ermittelt wurden. Erledigte OPs mit ermittelten Differenz-tagen kleiner 10 werden in der Spalte 0 gezählt.In der Auswertung werden die Daten wie folgt ermittelt:

• GesamtAnzahl der OP’s

• MinimumDie kleinste Zahl der ermittelten Differenztage - kann bei vorfristiger Zah-lung auch negativ sein.

• MaximumGibt die grösste Zahl der ermittelten Differenztage aus.

• MittelwertErgibt den Wert aus der Summe aller ermittelten Differenztage dividiertdurch die Anzahl der OP’s

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7.8.6 Forderungsalter

Offene Posten / Auswertungen Offene Posten / Forderungsalter (SelectLineAuftrag) bzw. Offene Posten / Auswertungen Offene Posten / Fälligkeitsliste/ Forderungsalter (SelectLine Rechnungswesen) klassifiziert die offenen Pos-ten Ihrer Debitoren nach dem Alter ihrer Forderungen.

Abbildung 7.37: Auswertung Offene Posten Forderungsalter

Die Auswertung kann für jeden Debitor einzeln oder, wird das entsprechende Feldnicht gefüllt, für alle Kunden ermittelt werden.Der Stichtag wird verwendet, um das Forderungsalter zu berechnen. Dabei kannoptional bestimmt werden, ob die Offenen Posten ab dem Fälligkeitsdatum berück-sichtigt werden, oder bei inaktiver Option ab dem OP-Datum.Neben der KLNr kann auch nach Name der selektierten Kunden sortiert werden.Alle Fremdwährungen werden in die Währung umgerechnet, in der der Ausdruckerfolgt. Folgende Möglichkeiten der Bewertung gibt es:

• Fremdwährungsbewertung zum OP-Datum• Fremdwährungsbewertung zum aktuellen Datum• Fremdwährungsbewertung zum Stichtag

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7.8.6.1 Liquiditätsvorschau

Die Liquiditätsvorschau unter Offene Posten / Auswertungen Offene Posten /Liquiditätsvorschau simuliert für einen bestimmten einzugebenden Zeitraum denZahlungsein- bzw. Zahlungsausgang zum Fälligkeitstermin. Die entstehenden Sal-den geben einen ersten Überblick über die finanzielle Lage bei pünktlich vollzogenenZahlungen.

Abbildung 7.38: Auswertung Offene Posten Liquiditätsvorschau

Sie legen über das Datum fest, ab wann die Vorschau beginnen soll. Die Vorschau-tage bestimmen die Länge der Simulation. Optional können hierbei auch überfälligeOP’s einbezogen werden.Der Startbetrag stellt den Kontostand aller Ihrer Finanzkonten dar. Er entsprichtdem Startsaldo, anhand dessen der imaginäre Endbestand berechnet wird.

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198

8 Zahlungsverkehr elektronischer

eigenes Modul Neu wird der elektronischerZahlungsverkehr

elektronische Zahlungsverkehr ab der Version 11als eigenständiges Modul geführt, was aber keine Auswirkung auf die bisherigeAnwendung hat. Die Bedienung und Funktionalitäten bleiben erhalten.

Zu beachten gilt lediglich, dass bei der Zustellung der neuen Lizenznummern fürdie Version 11 zur eigentlichen Auftragslizenz der Skalierung Gold und Platin undden sonstigen erworbenen Modulen eine Lizenznummer für den Elektronischen Zah-lungsverkehr dazukommt und auf dem Lizenzzertifikat entsprechend ersichtlich ist.Es empfiehlt sich, diese ebenfalls sofort zu lizenzieren, damit keine unangenehmenVerzögerungen bei Erstellung oder Empfang von Zahlungsdaten entstehen.

Hinweis zum Update und DatenkonvertierungAufgrund der nachfolgend beschriebenen Änderungen bzw. Erweiterungen kann esvorkommen, dass Ihre aktuellen Bankverbindungsdaten in Bezug auf die Zahlungs-art nicht 1:1 konvertiert werden konnten!

Dies stellen Sie aber erst beim Einlesevorgang von Einzahlungsscheinen mittelsBelegleser fest und können ggf. dort gleich die entsprechende Korrektur anbringen.

8.1 Mandant

Variablen und Konstanten für den Verwendungszweck beim automatischen Zah-lungsverkehr können hier oder direkt beim Zahlungslauf erfasst und bearbeitetwerden. (siehe Kapitel ?? auf Seite ??)

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8.1. MANDANT

Abbildung 8.1: Mandant Zahlungsverkehr

Da für die Postfinance nur eine einheitliche Clearing-Nr. (9000) existiert, wirddiese neu zentral in den Mandanteneinstellungen auf der Seite „Zahlungsverkehr“hinterlegt. Somit muss die Nummer nun nicht mehr bei jeder Bankverbindungindividuell hinterlegt werden. Das Feld bleibt in den Bankverbindungen allerdingsnach wie vor vorhanden und wird automatisch durch diesen Wert abgefüllt.

Obwohl die Clearing-Nr. 9000 zum jetzigen Zeitpunkt einen verbindlichen Wert imschweizerischen Zahlungsverkehr darstellt, wurde bewusst eine dynamische Einga-bemöglichkeit belassen um diese ggf. im Falle einer Änderung individuell anpassenzu können.

200

KAPITEL 8. ZAHLUNGSVERKEHR ELEKTRONISCHER

8.2 Stammdaten

8.2.1 Kunden Stammdaten

Auf der Seite Zahlung der Kunden-Stammdatenmaske hinterlegen Sie wichtige In-formationen hinsichtlich der Preisfindung und des Liefer- und Zahlungsverkehrsmit dem Kunden.

Abbildung 8.2: Kunde Zahlung

Die Zahlungsbedin-gungen

ausgewählte Zahlungsbedingung wird in den Belegen des Kunden verwendet,kann jedoch bei der Belegerstellung noch geändert werden.Alle Zahlungsbedingungen werden im Programmpunkt Stammdaten / Konstanten/ Zahlungsbedingungen erfasst und verwaltet. Sie bilden wiederum die Grundlagefür die Verwaltung der offenen Posten und für die Erzeugung von Zahlungs- bzw.Mahnvorschlägen.Unter WIR WIRgeben Sie die Art der Berechnung ”Brutto”, ”Netto”, ”Brutto5” oder”Netto5” ein. Ebenfalls definieren Sie den Anteil der WIR Zahlung am Gesamtbe-trag.

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8.2. STAMMDATEN

FürAutomatischerZahlungsverkehr

die automatische Erstellung von Zahlungsvorschlägen können Sie auswählen,in welcher Form die offenen Posten des Kunden am Zahlungsverkehr teilnehmensollen.

• Nur Zahlungseingänge• Nur Zahlungsausgänge• Zahlungsein- und Zahlungsausgänge

Ein OP kommt nur dann automatisch in den Zahlungsvorschlag, wenn für denKunden die entsprechende Teilnahme eingestellt ist.

Abbildung 8.3: Kunde Bankverbindung

SieBankverbindung können für jeden Kunden eine oder mehrere Bankverbindungen, den Textschlüs-sel für den Zahlungsverkehr sowie den Bankbezug hinterlegen.Falls der Kunde nicht der Kontoinhaber ist, kann dieser hier eingegeben werden.Der hinterlegte Kontoinhaber wird in allen Auswertungen und Ausdrucken, dieZahlungen betreffen, anstelle des Kundennamens benutzt.Die Bankleitzahl dieser Bankverbindung können Sie aus den imMenüpunkt Stamm-daten / Konstanten / Banken erfassten oder dem mitgelieferten Bankenverzeichnisauswählen bzw. eintragen.BeiIBAN der IBAN (International Banking Account Number) handelt es sich um eineweltweit gültige Nummer für ein Girokonto. Sie wird aus der Kombination Konto-nummer und Bankleitzahl gebildet.

Mit Hilfe des Auswahlschalters am Eingabefeld kann die IBAN aus den Kon-tendaten oder die Kontonummer aus der Bankleitzahl und der IBAN automatischgebildet werden.

202


Textschlüssel Textschlüsselfür automatischen ZahlungsverkehrDiese Angaben werden benötigt, um den Zahlungsverkehr per Diskette (DTA)abwickeln zu können.Entsprechend der Einstellung im Feld ”Automatischer Zahlungsverkehr” in denKunden- oder Lieferantenstammdaten lassen sich diese Felder bedienen.Hier Zahlungsausganglegen Sie fest, welchen Schlüssel die Überweisung in der Datei erhält.

Abbildung 8.4: Zahlungsausgang

Für Inlands- und Auslandszahlungsverkehr entstehen jeweils getrennte Zahlungs-läufe und DTA-Dateien unterschiedlicher Formate.

• Inland: DTAUS• Ausland: DTAZV

Zahlungseingänge Zahlungseingangkönnen im Lastschriftverfahren wie folgt realisiert werden:

Abbildung 8.5: Zahlungseingang

Welches Verfahren in Anwendung kommt, entscheidet der Kunde/Debitor.Der BankbezugBankbezug ist die Bankverbindung des Mandanten, über die der Zahlungsver-kehr abgewickelt werden soll. (siehe Kapitel ?? auf Seite ??)Wenn Standardbank-

verbindungmehrere Bankverbindungen erfasst wurden, können Sie im Optionsfeld die

Verbindung festlegen, die standardmässig benutzt werden soll.

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8.2. STAMMDATEN

8.2.2 Lieferanten Stammdaten

8.2.2.1 Erfassung der Bankverbindungen

Im LieferantenstammErfassungBankverbindung

wurde die Erfassung der Bankverbindungen für den inländi-schen Zahlungsverkehr mittels grafischer Oberfläche wie folgt gestaltet:

Abbildung 8.6: Erfassen Bankverbindung

8.2.2.2 generelle Funktionen und Informationen

• SpesenteilungUnabhängig von der gewählten Zahlungsfunktion wurde übergreifend dieSpesenregelung implementiert. Beim Aufruf der gewünschten Zahlungsfunk-tion wird zwischen folgenden Spesenregelungen unterschieden:- Alle Spesen zu Lasten Auftraggeber- Alle Spesen zu Lasten Auftragnehmer- Spesen-Teilung (SEPA)

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Abbildung 8.7: Zahlungsanweisung erfassen

Der Spesenregelungstyp „Spesenteilung (SEPA)“ kann auch ausserhalb des SEPA-Zahlungsverkehrs genutzt werden. Vielmehr dient die Information (SEPA) dazuaufzuzeigen, dass es innerhalb des SEPA-Zahlungsverkehrs AUSSCHLIESSLICHSpesenteilung gibt! Somit gilt, dass wenn die Banken des Absenders und des Emp-fängers (entsprechend ersichtlich) bei SEPA teilnehmen, nur diese Spesenregelungverwendet werden darf!

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8.2. STAMMDATEN

Abbildung 8.8: Spesenregelung

Dieser Eintrag generiert sich aufgrund der im Bankenstamm aktivierten Checkbox„SEPA-teilnehmende Bank“.

8.2.2.3 automatischen Adressdatenübernahme

Bei den verschiedenen Zahlungsarten werden von der Seite Adresse des Lieferanten

Abbildung 8.9: Adressübernahme

folgende Felder in die jeweiligen Zeilen• Zeile 1: Name• Zeile 2: Zusatz1

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• Zeile 3: Strasse/Postfach• Zeile 4: Land-PLZ-Ort

des Bereichs• „Name und Adresse“• „Zugunsten von“• „Einzahlung für“

des Empfängers übernommen:

Abbildung 8.10: Datenübernahme

Abbildung 8.11: Datenübernahme

In der Zahlungsart „Zahlungsanweisung“ lassen sich alle 4 Zeilen anpassen bzw.abändern. Bei allen anderen Zahlungsarten ist nur die Zeile 1 (Name) mutierbar,die restlichen Informationen sind statisch.

8.2.2.4 automatische Bankdatenübernahme

Ähnlich wie beim Empfänger, werden auch die nötigen Bankdaten des Empfän-gers aus dem Bankenstamm übertragen. Das setzt voraus, dass diese entsprechendgepflegt werden.

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8.2. STAMMDATEN

So werden aus dem Bankenstamm bei der Zahlungsart „Zahlungsanweisung“

folgende Felder in die jeweiligen Zeilen

Abbildung 8.12: Bankdatenübernahme

• Zeile 1: Name

• Zeile 2: Zusatz

• Zeile 3: Strasse

• Zeile 4: Land-PLZ-Ort

übernommen.

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Abbildung 8.13: Bank des Empfängers

Bei den Zahlungsarten

• ES Bank

• ”Roter Bank“

hingegen werden folgende Felder in die jeweiligen Zeilen bei „Einzahlung“

• Zeile 1: Name

• Zeile 2: PLZ-Ort

übernommen.

Bei der Zahlungsart „Roter Bank“ wird zusätzlich noch automatisch das Feld „Kon-to“ auf Grund des Feldes „PC Kontonummer“ des Bankenstammes übertragen.

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8.2. STAMMDATEN

Abbildung 8.14: Bankverbindung Giro

8.2.2.5 Bankverbindungen prüfen

Weiter besteht auf der Seite Zahlung über den Schalter [Extras] die Möglichkeit,Bankverbindungen auf ihre Richtigkeit bzw. Vollständigkeit im Bezug auf den Ein-satz im elektronischen Zahlungsverkehr zu prüfen.

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Abbildung 8.15: Bankdaten prüfen

Wichtiger Hinweis:Im Moment greift diese Funktion noch über ALLE Lieferanten. Geplant ist, dieseglobale Prüfroutine in den Bereich „Reorganisationen“ im Applikationsmenü zuintegrieren und dass an dieser Stelle nur der jeweilige Lieferant geprüft wird.

8.2.3 Zahlungsarten

8.2.3.1 Zahlungsanweisung

Für Zahlungen, denen keine elektronischen Ur-Belege zugrunde liegen oder auf ma-nuelle Weise ausgeführt werden sollen, kann der Zahlungstyp „Zahlungsanweisung“mit folgenden Arten verwendet werden:

• Manuell- / DTA-SFr-Inland

• Postmandant

• Fremdwährung

• IBAN/IPI

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8.2. STAMMDATEN

Abbildung 8.16: Zahlungsanweisung

Anmerkungen:

• Entsprechend können im linken Teil der Maske die Konto-/IBAN- und Adress-daten des Empfängers erfasst oder die vorgeschlagenen abgeändert und imrechten Teil diejenigen seiner Bank erfasst werden.

• Als Typ beim Zahlungseingang wird „manuell/DTA-SFr-Inland“ festgelegtund kann nicht geändert werden!

8.2.3.2 ESR Bank erfassen

Diese Maske dient zur Erfassung von ESR-Einzahlungsscheinen, bei denen der Be-trag via Bank zum Kunden gelangt. Im Feld Zahlungsausgang lassen sich dadurchfolgende drei VESR-Arten festlegen:

• VESR 15-stellig

• VESR 16-stellig

• VESR 27-stellig

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Abbildung 8.17: VESR-Einzahlung Bank

Anmerkungen• Entsprechend können im linken Teil der Maske im Feld „BC-Nr.“ die Bank-

Clearingnummer und im Feld „Konto“ die Teilnehmernummer der Bank desEmpfängers erfasst werden.

• Wie erwähnt, lässt sich allerdings nur noch die Zeile 1 (Name) beliebiganpassen bzw. ändern!

• Als Typ beim Zahlungseingang wird „VESR“ festgelegt und kann nichtgeändert werden!

8.2.3.3 ESR Post erfassen

Diese Maske dient zur Erfassung von ESR-Einzahlungsscheinen, bei denen derBetrag direkt zum Kunden gelangt bzw. dieser selber über eine eigene Teilneh-mernummer verfügt. Im Feld Zahlungsausgang lassen sich dadurch folgende dreiVESR-Arten festlegen:

• VESR 15-stellig

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8.2. STAMMDATEN

• VESR 16-stellig

• VESR 27-stellig

Abbildung 8.18: VESR-Einzahlung Post

Anmerkungen

• Entsprechend können im linken Teil der Maske im Feld „Konto“ die Teil-nehmernummer des Empfängers erfasst werden.

• Hier lassen sich nur noch die Zeile 1 (Name) beliebig anpassen bzw. ändern!

• Die Bank mit demWert 9000 wird neu nun aus den Mandanteneinstellungenaus der Seite „Zahlungsverkehr“ übernommen.

• Als Typ beim Zahlungseingang wird „VESR“ festgelegt und kann nichtgeändert werden!

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8.2.3.4 ES Bank erfassen

Diese Maske dient zur Erfassung von „Roten“ Einzahlungsscheinen, bei denen derBetrag via Postcheck-Konto einer Bank zum Kunden gelangt. Im Feld Zahlungs-ausgang lässt sich nun keine Zahlungsart mehr auswählen. Diese ist wie folgt fest-gelegt:

• „Roter“ (Bank)• IBAN/IPI

Abbildung 8.19: Einzahlung Bank

Entsprechend können im linken Teil der Maske die Konto-/IBAN- und Clearing-nummer der Bank des Empfängers erfasst werden. Die Adressfelder im Bereich„Zugunsten von“ werden dabei aus der Seite „Adresse“ des Lieferanten wie folgtautomatisch übernommen.Anmerkungen

• Hier lassen sich nur noch die Zeile 1 (Name) beliebig anpassen bzw. ändern!

215

8.2. STAMMDATEN

• Ebenfalls nicht mutiert werden kann der Wert des Feldes Konto. Dieserwird automatisch aus dem Feld „PC Kontonummer“ aus dem Bankenstammübertragen.

• Als Typ beim Zahlungseingang wird „Roter (Bank)“ festgelegt und kannnicht geändert werden!

8.2.3.5 ES Post erfassen

Diese Maske dient zur Erfassung von „Roten“ Einzahlungsscheinen, bei denen derBetrag direkt auf das Postcheck-Konto des Kunden gelangt. Im Feld Zahlungsaus-gang lässt sich nun keine Zahlungsart mehr auswählen. Diese ist wie folgt festgelegt:

• „Roter“ (Post)• IBAN/IPI

Abbildung 8.20: Einzahlung Post

Anmerkungen

216


• Entsprechend kann im linken Teil der Maske die IBAN-Nummer des Emp-fängers erfasst werden.

• Hier lässt sich nur noch die Zeile 1 (Name) beliebig anpassen bzw. ändern!• Die Bank mit demWert 9000 wird neu nun aus den Mandanten-Einstellungen

aus der Seite „Zahlungsverkehr“ übernommen.• Als Typ beim Zahlungseingang wird „Roter (Post)“ festgelegt und kann

nicht geändert werden!

8.3 Zahlungsverkehr

8.3.1 Zahlungsvorschlag

Über Offene Posten / Zahlungsverkehr / Zahlungsvorschlag erstellen Sie eine Listealler Offenen Posten, die Sie in einen neuen Zahlungslauf übernehmen und verar-beiten wollen.

8.3.1.1 Parameter

Um eine korrekte Liste zu erstellen, steht Ihnen ein Parameterdialog zur Verfü-gung, mit dessen Hilfe Sie die Kriterien für die Auswahl der zu zahlenden bzw.einzuziehenden Offenen Posten festlegen.

Abbildung 8.21: Zahlungsvorschlag Parameter

Alle Fällig zumzum Termin im nebenstehenden Datumsfeld fälligen OP’s, die noch nicht oder

217

8.3. ZAHLUNGSVERKEHR

nicht vollständig zur Zahlung angewiesen sind, werden in den Zahlungsvorschlageingefügt. Die Posten können auch x Tage vor der eigentlichen Fälligkeit für denautomatischen Zahlungsverkehr berücksichtigt werden.

EsSkontofähigfällige zum

werden ausschliesslich OP’s in den Vorschlag eingefügt, bei denen am neben-stehenden Termin der Skontoanspruch verfallen würde. Skontofähige Rechnungensollen nicht zu früh, aber auch (im Sinne der Skontofrist) nicht zu spät bezahltwerden. Dafür lassen sich zum Datum noch Toleranztage angeben. Je nach demIntervall Ihrer Zahlungen, sollten Sie Belege vor ihrer Fälligkeit berücksichtigen.Um Offene Posten zu berücksichtigen, bei denen die Fälligkeit bereits überschrittenist, können Sie Toleranztage nach dem Ablauf der Skontofrist eintragen.

WollenGutschriftenberücksichtigen

Sie eine Verrechnung Ihrer Rechnungen mit den vorhandenen Gutschriftenerreichen, müssen Sie Gutschriften für den Zahlungsvorschlag berücksichtigen.

DadurchHinweis dreht sich ggf. die standardmässige Zahlungsrichtung um. Wenn beispiels-weise die Summe der offenen Debitor-Gutschriften grösser als die der offenen Rech-nungen ist, steht der Summeneintrag auf der Seite der Zahlungsausgänge.

Ob eine in der Zahlungsrichtung abweichende Zahlung vorgeschlagen werden kann,hängt davon ab, ob in den Stammdaten des Debitoren bzw. Kreditoren der Zah-lungsverkehr für Zahlungsein- und -ausgänge geschlüsselt wurde. Standardmässigist für Debitoren Zahlungseingänge und für Kreditoren Zahlungsausgänge vorge-sehen.

EsFehlendeBankbezüge

werden nur OP’s in die Liste übernommen, die einen Bankbezug hinterlegthaben. Offene Posten ohne Bankbezug erhalten den hier angegebenen.

AnhandZahldatum des Zahldatums werden die Skontobeträge sowohl für Zahlungsausgängeals auch für Zahlungseingänge ermittelt. Diesem Datum kommt gerade bei derBerücksichtigung von gestaffelten Skontobeträgen besondere Bedeutung zu.

JeZahlungenzusammenfassen

Debitor bzw. Kreditor können Sie die anfallenden Zahlungen einzeln oder zu-sammengefasst ausweisen. Besondere Bedeutung findet dies bei der ÜbermittlungIhrer DTA-Datei, da sich daran die zu zahlenden Gebühren richten.

• Keine (Ein offener Posten je Zahlung)

• Alle (Sammelzahlungsgrund je DTA-Zahlung)Es werden alle gewählten OP’s eines Kunden bzw. Lieferanten zu einer Zah-lung zusammengefasst.Es gibt einen gemeinsamen Zahlungsgrund.

ZusätzlichFilter zu den Parametereinstellungen können Sie die Daten, welche für denZahlungsverkehr herangezogen werden sollen, per Filter einschränken.

218


Abbildung 8.22: Zahlungsvorschlag Filter

Es stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:• Zahlungseingänge und/oder Zahlungsausgänge

Nur Debitoren bzw. Kreditoren mit einer entsprechenden Schlüsselung inden Stammdaten gelangen in den Zahlungsvorschlag.

• einen festgelegten BankbezugNur Offene Posten, in denen der angegebene Bankbezug hinterlegt ist, wer-den in die Vorschlagsliste übernommen. Die Einstellung wird für einennächsten Zahlungsvorschlag gespeichert.

• ausgewählte Kunden und/oder LieferantenDie Erstellung des Zahlungsvorschlages kann konkret auf einen bestimmtenKunden- bzw. Lieferantenbereich eingegrenzt werden.

• BelegnummernSollen nur Zahlungsein- oder -ausgänge generiert werden, können Sie zu-sätzlich noch eine Festlegung treffen, welche Belegnummernreihe für die Er-stellung des Vorschlags Berücksichtigung findet. Dabei können Sie über dieAuswahl auf die OP-Tabelle zugreifen und entsprechende Posten auswählen.

• BeträgeNur Offene Posten deren Beträge innerhalb des angegebenen Bereichs liegenwerden herangezogen.

Auf Protokollder Seite Protokoll legen Sie fest ob und wie Ihnen Daten, die trotz überein-stimmender Parameter nicht in den Vorschlag übernommen wurden, ausgegeben

219


werden.

Abbildung 8.23: Zahlungsvorschlag Protokoll

Optional können Sie einstellen, dass Ihnen ein Ereignisprotokoll für den Zahlungs-vorschlag erstellt wird. Dort werden Ihnen die Datensätze aufgezeigt, die aufgrundvon:

• Zahlsperren,• fehlenden Daten (z.B. Bankbezug),• falschen Daten,• nicht vereinbarte Zahlungsrichtung (z.B. Gutschriften)

nicht in die Vorschlagsliste übernommen wurden.Für fällige OP’s, die wegen einer nicht vereinbarten Zahlungsrichtung nicht in denVorschlag kommen würden, kann festgelegt werden, dass sie ignoriert werden oderdass die Summeneinträge zur Nachbearbeitung markiert in den Vorschlag kommen.Dort können diese Einträge dann per Rechtsklick auf den entsprechenden Datensatzfür die Zahlung freigeschalten werden.

8.3.1.2 Vorschlagsliste

Sind alle Parameter gesetzt und bestätigt, werden hiernach die Offenen Postenermittelt und in der Vorschlagsliste zur Zahlung vorgeschlagen.

220


Die Vorschlagsliste ist in zwei Bereiche geteilt. Auf der linken Seite werden dieZahlungsaus- und -eingänge strukturiert dargestellt. Untergeordnet erscheinen alleim System befindlichen Bankbezüge und darunter, je nach Art der Zusammenfas-sung der Offenen Posten, die Summen der OP’s je Kunden bzw. Lieferanten oderalle Posten einzeln. Je nach markierter Zeile sind rechts die einzelnen Posten desmarkierten Personenkontos, Bankbezugs bzw. der Zahlungsrichtung gelistet.

Abbildung 8.24: Zahlungslauf Vorschlagsliste

Über Eintrag zufügenlässt sich die Vorschlagsliste ergänzen. Die Auswahl kann über eine erneuteVorschlagsliste oder als Einzelbeleg erfolgen. Wählen Sie den Weg über eine erneuteListe, werden die bestehenden Einträge nicht gelöscht sondern ggf. mit weiterenPosten aufgefüllt. Über Einzelbeleg können Sie auch die Zahlungen aufnehmen,die aufgrund ihrer Einstellungen, z.B. ausserhalb des Fälligkeitsbereiches liegende,nicht vorgeschlagen werden.

Über Eintrag löschenkönnen Zahlungen auf beiden Seiten des Dialogs einzeln oder je Debitorbzw. Kreditor gelöscht werden. Per Mehrfachselektion können Sie auch mehrereZahlungen bzw. Personenkonten gleichzeitig entfernen.Mit Eintrag suchenkönnen Sie in der Vorschlagsliste nach dem Namen eines Debitors bzw. Kre-ditors suchen. Hierbei wird auch die Eingabe unvollständiger Namen unterstützt.Über Zahlungsvorschlag

ändernoder mit Doppelklick auf einen Einzelposten öffnen Sie die Eingabemaske

zur Bearbeitung des Zahlungsein- bzw. -ausganges. Werte, die die Zahlung kenn-zeichnen, sind im oberen grauen Bereich ersichtlich. Es ist an dieser Stelle noch

221


möglich, die Angaben zum Debitor/ Kreditor zu verändern, Nachlass zu gewährenoder das Nachlasskonto neu festzulegen.MitNur markierte

Einträge zeigendem Filtersymbol kann die Vorschlagsliste nach markierten Einträgen gefil-

tert werden. Markierte Einträge entstehen, wenn in den Parametervorgaben zumZahlungsvorschlag die Option ”Summeneinträge zur Nachbearbeitung markieren”festgelegt wurde. Sie entstehen für fällige OP’s, die wegen einer nicht vereinbartenZahlungsrichtung nicht in den Vorschlag kommen würden. Solche Einträge werdenbei der Erzeugung des Zahlungslaufes zunächst nicht berücksichtigt. Sie könnendafür über das Kontextmenü (rechte Maustaste) zur Zahlung freigeschaltet wer-den.ÜberZahlungslauf

erzeugenden Schalter generieren Sie den Zahlungslauf und erhalten hier noch einmal

die Möglichkeit zu entscheiden, ob alle aufgeführten Vorschläge für die Erstellungder Zahlungsläufe berücksichtigt werden sollen. Entsprechend Ihrer Auswahl wirdje Bankbezug und je Zahlungsrichtung ein Zahlungslauf erzeugt. Sie erhalten einekurze Information, welche Zahlungsläufe erstellt wurden.ZuDrucken Kontrollzwecken können Sie sich die Vorschlagsliste über separiert nach Zah-lungsrichtung ausgeben lassen. Dabei kann die Sortierung nach Fällig-Am Datum,OP-Datum, Buchbeleg oder OP-Beleg erfolgen.Dafehlende OP’s im

Vorschlageine Vielzahl von Komponenten für die Aufnahme eines OP’s in die Vorschlags-

liste ausschlaggebend sind, kann es vorkommen, dass OP’s nicht vorgeschlagenwerden, obwohl sie Ihrer Meinung nach berücksichtigt werden müssten....

Problem UrsacheVon einem bestimmtenKunden bzw. Lieferantengelangen keine OP’s in denVorschlag.

Debitor- bzw. Kreditorstammdaten: Im Feld”Automatischer Zahlungsverkehr” steht”Kein”.Der Debitor bzw. Kreditor nimmt nicht amautomatischen Zahlungsverkehr teil undwird niemals vorgeschlagen.oder:Im Beleg zum OP steht kein Bankbezug.Abhilfe:Ergänzen Sie die Stammdaten bzw. tragenSie im Parameterdialog im Feld ”fehlendeBankbezüge zuordnen” einen Bankbezug ein.

Es werden keineGutschriften in denVorschlag eingefügt.

Die Option ”Gutschriften berücksichtigen”im Parameterdialog ist nicht gesetzt.

222


Bestimmte OP’s gelangennicht in den Vorschlag.

Im OP ist die Option ”Zahlsperre” gesetzt.Abhilfe:Über Offene Posten / Bearbeiten setzen Sieim entsprechenden OP die ”Zahlsperre” aufNein.oder:Die OP’s werden aufgrund der eingestelltenFälligkeiten nicht eingefügt.

8.3.2 Zahlungsläufe

Über Offene Posten / Zahlungsverkehr / Zahlungsläufe gelangen Sie in die Erfas-sungsmaske für den automatischen Zahlungsverkehr. Hierüber erstellen Sie IhreLastschriften und Überweisungen, die Sie dann per DTA-Datei an Ihre Bank über-geben.

Ein neuer Zahlungslauf kann aus einem Zahlungsvorschlag generiert oder als neuer,leerer Datensatz über [Strg] + [N] angelegt werden. Je Zahlungslauf haben alleZahlungen die gleiche Zahlungsrichtung, den gleichen Bankbezug, eine gemeinsameTransferart.

Offene Posten, die sich in einem noch nicht verbuchten Zahlungslauf befinden,gelten als ’in Zahlung befindlich’ und werden für weitere Zahlungsläufe und Mahn-vorschläge nicht berücksichtigt.

223


8.3.2.1 Allgemeines

Abbildung 8.25: Zahlungslauf aus Vorschlag

DasZahldatum Zahldatum wird als Ausführungsdatum in die DTA-Datei geschrieben. Es darfweder vor dem Erstellungsdatum (Systemdatum) noch weiter als 15 Tage in derZukunft liegen.JeZahlungen

zusammenfassenDebitor bzw. Kreditor können Sie die anfallenden Zahlungen einzeln oder zu-

sammengefasst ausweisen. Besondere Bedeutung findet dies bei der ÜbermittlungIhrer DTA-Datei, da sich daran die zu zahlenden Gebühren richten.

• Keine (Ein offener Posten je Zahlung)• Alle (Sammelzahlungsgrund je DTA-Zahlung)

Es werden alle gewählten OP’s eines Kunden bzw. Lieferanten zu einer Zah-lung zusammengefasst.Es gibt einen gemeinsamen Zahlungsgrund.

Befinden sich bereits Zahlungen im Zahlungslauf kann diese Einstellung nicht mehrkorrigiert werden.Bevor Sie über den Schalter im neu angelegten Zahlungslauf (weitere)Zahlungen aufnehmen können, ist der Bankbezug einzutragen und die Zahlungsartfestzulegen. Bei der Erstellung eines Zahlungslaufes über die Vorschlagsliste werdendiese Daten bereits mitgebracht.HinterlegenBankbezug Sie den Bankbezug, über den Ihre Zahlungen abgewickelt werden sol-len.

224


Um Hinweiseine ordnungsgemässe OP-Verwaltung zu führen und einen Überblick über dietatsächliche Liquidität Ihres Mandanten zu erhalten, sollten Sie die Möglichkeit inBetracht ziehen den Bankbezug auf ein Geldtransitkonto zu legen:

• Damit kann sofort nach Erstellung des Zahlungslaufes (und nicht erst nachRealisierung der Zahlungen lt. Kontoauszug) gebucht werden.

• Die OPs sind mit dem Verbuchen sofort ausgeglichen.• Damit erhalten Sie einen besseren Überblick bzgl. Ihrer tatsächlichen Liqui-

dität aus der Bilanz.• Erst bei erfolgreicher Zahlung lt. Kontoauszug wird auf das Bankkonto um-

gebucht.Mit Zahlungsartder Zahlungsart legen Sie fest, welche Art von Zahlungsabwicklung Sie vorneh-men wollen. Für die Übertragung von Debitorenzahlungen steht Ihnen der Zah-lungseingang zur Verfügung. Die Kreditorzahlungen werden in drei verschiedeneArten unterteilt:Zahlungsausgang (Inland)Zahlungsausgang (Fremdwährung Ausland)Diese Variante beinhaltet Überweisungen ins Ausland mit Fremdwährung. DieWährung hängt vom jeweiligen Bankbezug ab.Je Transferartnach eingestellter Zahlungsart können Sie über verschiedene Transferar-ten durchführen. Die ausgeübte wird entsprechend hinterlegt. Sobald eine Transfer-art eingestellt ist, kann der Zahlungslauf nicht mehr bearbeitet werden. Es stehenihnen folgende Übermittlungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Diskette Sepa Scheck ÜberweisungZahlungseingang X (DTAUS)Zahlungsausgang X (DTAUS) X X XZahlungsausgang (EU) X (DTAZV) XZahlungsausgang (Fremdwährung) X (DTAZV)

Sind nach erfolgter Transaktion Änderungen am Zahlungslauf notwendig, kann dieTransferart manuell wieder auf ’Keine’ gesetzt werden.Ausserdem OP’s je Zahlung

zusammenfassenmüssen Sie festlegen, ob die anfallenden OP’s je Kunde/Lieferant in

einer Zahlung zusammengefasst oder einzeln ausgewiesen werden sollen. Hierzuwerden vom Programm folgende Möglichkeiten angeboten:


Es werden alle gewählten OP’s zu einer Zahlung zusammengefasst. Es gibteinen gemeinsamen Zahlungsgrund.

Befinden sich bereits Zahlungen im Zahlungslauf kann diese Einstellung nicht mehrverändert werden (z.B: nach Übernahme aus Zahlungsvorschlag).Über Details anzeigenden Schalter können Sie die einzelnen Positionen einer Zahlung ein-bzw. ausblenden. Es werden immer nur die in fetter Schrift angezeigten (Summen-)Zeilen als Zahlungsanweisung ausgegeben. Je nach Art der Zusammenfassung derOPs kann dies pro einzelnen Posten erfolgen oder pro Kunde bzw. Lieferant.

225


Die einzelnen Positionen bilden die Grundlage für die Sammelbuchung, die mitdem Buchen generiert wird, und damit auch für den OP-Ausgleich.

8.3.2.2 Zahlungspositionen selektrieren

Die Zahlungspositionen werden im unteren Dialogbereich tabellarisch dargestellt.Die Zahlungen werden getrennt nach Kunde bzw. Lieferant und verwendeter Bank-verbindung aufgelistet.

GenerellHinzufügen können alle Offenen Posten, also auch die, die sich bspw. aus einem ein-maligen Geschäft ergaben und für die daher kein automatischer Zahlungsverkehrgeschlüsselt ist, im Zahlungslauf zugeordnet werden. Sofern noch keine Transferartexistiert und der Zahlungslauf noch nicht verbucht wurde, können überweitere Positionen hinzugefügt werden. Sie können getrennt nach Debitoren undKreditoren aus einer Auswahlliste offene Rechnungen oder Gutschriften in einenZahlungslauf aufnehmen. Sie haben die Möglichkeit, mehrere Posten für die Über-nahme zu markieren. Einzelne Posten lassen sich per Mausklick mit gleichzeitiggedrückter [Strg]-Taste sowie durch Cursorauswahl und Leertaste markieren. Gan-ze Bereiche (von-bis) erreichen Sie, indem Sie den ersten Datensatz mit [Strg] +linker Maustaste und den letzten mit [Umschalt] + linker Maustaste markieren.Weiter stehen der Schalter zur Markierung aller Posten und der Schalterzum Löschen aller Markierungen zur Verfügung.

Es sollte dabei darauf geachtet werden, dass nur Posten ausgewählt werden, diezur Zahlungsrichtung passen, d.h. bei Zahlungseingängen offene Ausgangsrechnun-gen und Kreditorengutschriften (insofern der Wert der Gutschriften den Wert derRechnungen des jeweiligen Lieferanten übersteigen) und bei Zahlungsausgängenoffene Eingangsrechnungen und Debitorengutschriften (insofern der Wert der Gut-schriften den Wert der Rechnungen des jeweiligen Kunden übersteigen).

Für alle selektierten Posten wird nacheinander eine nochmalige Bearbeitung fürden Zahlungsein- bzw. -ausgang angeboten. Dieser ist jeweils zu bestätigen. EinAbbruch bewirkt, dass der Posten nicht mit übernommen wird.

EsManuelleZahlung

können auch manuell zu erfassende (Einmal-)Forderungen oder Verbindlichkei-ten zur Zahlung in einen Zahlungslauf aufgenommen werden. Hierfür legen Sie einemanuelle Zahlung an.

226


Abbildung 8.26: Zahlungslauf manuelle Zahlung

Wählen Sie zuerst den Kunden bzw. Lieferanten, für welchen Sie die Zahlung er-fassen wollen. Über den Schalter Debitor bzw. Kreditor schränken Sie die Auswahldes Empfängers entsprechend ein. Die Adress- und Bankdaten werden dann, soweitentsprechend hinterlegt, aus den Stammdaten übernommen.Die IBAN können Sie, falls noch nicht hinterlegt, per Auswahl aus der Kontonum-mer und Bankleitzahl berechnen lassen. Ist die IBAN hinterlegt, nicht aber dieBLZ und Kontonummer, können auch diese aus der vorhandenen IBAN ermitteltwerden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein der Bank im Bankenarchiv.Für die Verwendungszwecke wird soweit möglich die Bildungsvorschrift aus denMandanteneinstellungen herangezogen. Im Textschlüssel wählen Sie mit welchemKennzeichen die DTA-Diskette hinsichtlich dieser Zahlung gefüllt werden soll.Mit dem Verbuchen des Zahlungslaufes wird für die manuell erstellte Zahlung einentsprechender OP erzeugt.Über Entfernenkönnen Zahlungslaufpositionen entfernt werden. Es können nur einzelnePosten gelöscht werden.

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8.3.2.3 Zahlung bearbeiten

Per Doppelklick auf eine der vorhandenen Positionen, über bzw. bei dermanuellen Übernahme von OPs gelangen Sie in den Bearbeitungsdialog der Zah-lung.


ImOP-Informationen

oberen Bereich werden Ihnen die Informationen, z.B. Fälligkeiten, zum selek-tierten Beleg angezeigt. Die Skontodaten könnten per Auswahlpfeil automatisch indas entsprechende Nachlassfeld übernommen werden.DieStammdaten Adress- und Bankdaten übernimmt das Programm automatisch aus den Stamm-daten des Kunden bzw. Lieferanten. Sie können allerdings noch angepasst werden.

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Für die Erstellung der DTA-Diskette ist sowohl die Eingabe der Adresse als auchder Kontonummer und Bank erforderlich. Für Auslandszahlungen muss zudem dieIBAN korrekt hinterlegt sein. Die IBAN können Sie, falls noch nicht hinterlegt, perAuswahl aus der Kontonummer und Bankleitzahl berechnen lassen. Ist die IBANhinterlegt, nicht aber die BLZ und Kontonummer, können auch diese aus der vor-handenen IBAN ermittelt werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein derBank im Bankenarchiv.

Im Betrag & SkontoFeld ’Zahlung’ geben Sie den Zahlbetrag ein. Ist dieser abweichend vom Ge-samtbetrag der gewählten Rechnung wird der Restwert automatisch als Skontovorgeschlagen. Ist keine Skontoverrechnung gewünscht, entfernen Sie den Nach-lassbetrag - es erfolgt ein Teilausgleich.

Die Informationen, auf welches Nachlasskonto mit welchem Betrag gebucht werdensoll, legen Sie über fest. In einem neuen Dialog geben Sie tabellarisch dieeinzelnen zu verwendenden Skontikonten an. Standarmässig werden die Positionenlaut im Offenen Posten hinterlegtem Steuersplitt gezogen. Das dazugehörige Nach-lasskonto zieht das Programm aus dem verwendeten Steuerschlüssel. Nur wenneine Skontoverteilung abweichend von den im OP hinterlegten Angaben erfolgensoll, ist eine Bearbeitung notwendig.

Der VerwendungszweckVerwendungszweck wird anhand der unter Mandant / Einstellungen / Zah-lungsläufe hinterlegten Variablen und Konstanten gebildet. Werden manuelle An-passungen am Zweck vorgenommen, können diese jederzeit wieder mit den Stan-dardeinstellungen aktualisiert werden.

Im TextschlüsselTextschlüssel wählen Sie mit welchem Kennzeichen die DTA-Diskette hinsicht-lich dieser Zahlung gefüllt werden soll.

Mit Bestätigung der Position werden die Einstellungen für den Zahlungslauf über-nommen.

8.3.2.4 Zahlungslauf verbuchen

Wenn lt. Kontoauszug die Zahlungen erfolgt sind, sollte über den Schalterder Zahlungslauf verbucht werden. Damit erstellt das Programm automatisch dieZahlungs-OPs und führt die Ausgleiche mit den Rechnungen durch. Im Select-Line Rechnungswesen wird zudem ein Sammelbeleg für diesen Zahlungslauf er-stellt.

Anschliessend hat der Zahlungslauf den Status ”verbucht”. Das bedeutet, alle imZahlungslauf enthaltenen Zahlungsposten sind damit keine offenen Posten mehr.Sie sind ausgeglichen und den erledigten Posten zugeordnet. Verarbeitete Zah-lungsläufe können Sie nicht mehr bearbeiten. Es ist allerdings noch möglich denZahlungstransfer durchzuführen.

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Abbildung 8.28: Zahlungslauf verbuchen

Bei der Verbuchung des Zahlungslaufes geben Sie das Zahldatum und im Select-Line Rechnungswesen zusätzlich die Belegnummer für die Zahlung an.BeimHinweis Buchen über ein Geldtransitkonto kann der Zahlungslauf sofort nach Erstel-lung verbucht werden, es müsste nicht auf den Eingang des Kontoauszugs gewartetwerden. Bei Realisierung der Zahlung lt. Kontoauszug erfolgt dann die Umbuchungauf das tatsächliche Finanzkonto für diese Bank.

8.3.2.5 Zahlungstransfer

Über den Schalter werden die Transferdaten erstellt; in Form von ma-schinenlesbaren Überweisungsträgern, als DTA-Datei, als Checkvordrucke oder alsVergütungsauftrag. Je nach Zahlungsart sind die möglichen Transferarten einge-schränkt. Die Datei kann auf einem externen Datenträger gespeichert und der Bankals Datenträger oder auch, wenn Ihr Onlinebanking-Programm dies anbietet, onlineübergeben werden.Mit der Datenausgabe wird die Transferart festgesetzt. Sobald eine Transaktionstattgefunden hat, kann keine weitere erfolgen. Die Transferart muss für einensolchen Fall manuell wieder auf ’Keine’ gesetzt werden.EsHinweis werden immer die in fetter Schrift angezeigten (Summen)-Zeilen als Zahlungs-anweisung ausgegeben.DieTransferarten enthaltenen Systemdruckvorlagen basieren auf bankneutralen Vordrucken (vonLaserWare)

230


Abbildung 8.29: Transferarten

Der DTA EZAGDatenträgeraustausch gestattet das Zahlen von Rechnungen oder das Einzie-hen von Beträgen im Lastschriftverfahren per Datei. Je nach Zahlungsart wirddabei eine DTAUS- oder für Auslandszahlungen eine DTAZV-Datei erstellt.

Abbildung 8.30: DTA-Diskette erstellen

Für Inlandden Inlandszahlungsverkehr ist die Vergabe der Kontonummer und der Bank-leitzahl in allen Zahlungspositionen des Empfängers notwendig. Bei der Erstel-lung der DTA-Datei können Sie die Identifikationsnummer für den zu erstellendenDatenträger, den Datenpfad der zu erstellenden Datei und das Bundesland desAuftraggebers angeben.Für Auslandden Auslandszahlungsverkehr können zusätzliche Optionen gesetzt werden.Optional legen Sie u.a. fest, ob die Datei an die Bundesbank weitergeleitet werdensoll. Soll Ihre Datei SFirm32-konfirm erstellt werden, können Sie das Ausführungs-datum der Einzahlungen automatisch mit dem Ausführungstermin der Datei füllenlassen

231


Für die Weisungsschlüssel erfolgt eine Prüfung der Abhängigkeiten untereinanderund zwischen der gewählten Zahlungsart, d.h. bestimmte Weisungsschlüssel könnennicht in Verbindung mit anderen Schlüsseln genutzt werden. Als Zusatzinfo zumWeisungsschlüssel kann z.B. Telex, Telefonnummer oder Kabelanschrift hinterlegtwerden. Bei Checkzahlungen können Sie einen Ordervermerk mitgeben. Vom Auf-traggeber kann ein variabler Text, z.B. Referenznummer, belegt werden. Dieserwird allerdings nicht weitergeleitet und bearbeitet. Relevante Informationen soll-ten daher im Verwendungszweck hinterlegt werden. Für womögliche Rückfragender beauftragten Bank können Sie einen Ansprechpartner hinterlegen. Des Weite-ren kann die Weiterleitung des Zahlungsauftrages auf die statistischen Angabeneingeschränkt werden.

Abbildung 8.31: optionale Felder für den Zahlungsdatensatz

Die Informationen zu den optionalen Feldern können für jede Summenzeile sepa-rat oder optional für alle folgenden Summen übernommen und in der DTA-Dateihinterlegt werden. Im oberen Dialogteil finden Sie den Hinweis, für welche Summeder jeweilige Datensatz gerade erfasst wird.Es können bis zu 8 Sätze pro Position erstellt werden. Mit dem Schalterwerden die Angaben in die Datei übernommen und der Dialog schließt sich. In denV- bzw. W-Sätzen gibt es bestimmte Pflichtfelder. Werden diese nicht gefüllt, kannder jeweilige Satz nicht abgespeichert werden. Außerdem wird der verteilte Betragauf Vollständigkeit geprüft, d.h. es darf vom Gesamtbetrag kein Restwert n.

232


Für Begleitzettelden Datenträgeraustausch kann ein Begleitzettel gedruckt werden.Für Edifacteinen österreichischen Mandanten kann die Datenübermittlung zusätzlich überEdifact erfolgen. Die Datei kann für Inland- oder Auslandszahlungsverkehr erstelltwerden. Anhand des Länderkürzels in der IBAN identifiziert das Programm, welchePositionen des Zahlungslaufes in welche Datei geschrieben werden müssen.Als Sender-ID wird üblicherweise der Firmenkurzwortlaut angegeben. In die Emp-fänger-ID wird die internationale EDIFACT-Kennung der Bank eingetragen.Falls es Unstimmigkeiten mit den Daten gibt, hinterlegen Sie einen Ansprechpart-ner, an welchen sich die Bank ggf. wenden kann.

8.3.2.6 weitere Funktionen

Die ErsetzungstexteAngaben zu den Ersetzungstexte sind sowohl über als auch überMandant / Einstellungen / Zahlungsläufe (siehe Kapitel ?? auf Seite ??) zu er-reichen. Werden die Ersetzungstexte im Zahlungslauf selbst angepasst, gilt dieseUmstellung nur für den aktiven Zahlungslauf. D.h. über diesen Weg können Sieje Zahlungslauf seperate Verwendungszwecke hinterlegen. Wird die Änderung ge-speichert, fragt das Programm nach, ob der neue Verwendungszweck in die bereitsbestehenden Positionen des Zahlungslaufes übernommen werden sollen.Bei Zahlungsanweisungen per Diskette können Sie 4 Zeilen, per Überweisungsträger3 Zeilen, für den Verwendungszweck angeben. Die Angaben in diesen Zeilen lassensich über Variablen und Konstanten immer nach einheitlichem Muster zusammen-stellen.Soll Sucheeine Position zu einem bestimmten Kunden bzw. Lieferanten nachbearbeitetbzw. kontrolliert werden, bietet sich bei einem Zahlungslauf mit vielen Postendie Suche über den Namen des Kreditoren bzw. Debitoren an. Dabei kann auchnach eine Teilzeichenfolge als Suchkriterium angegeben werden. Das Programmspringt zu der ersten Zahlung des entsprechenden Kunden bzw. Lieferanten imZahlungslauf.Unter Überzahlung in

Gutschriftwandeln

Umständen wird es notwendig, einem Kunden seine Überzahlung zurückzu-erstatten. Da es sich dabei allerdings um einen Zahlungseingang handelt, hat mankeine Möglichkeit diesen in den Zahlungslauf zu bekommen. Hierfür steht für dieZahlungsart Zahlungsausgang eine Funktion zur Verfügung, mit welcher Sie Zah-lungseingänge in Gutschriften umwandeln können. Über Überzahlung in Gutschriftwandeln ist es also möglich, eine Überzahlung in den Zahlungslauf aufzunehmen.Dazu benötigen Sie die OP Nummer der Zahlung als eindeutiges Merkmal. Diesegeben Sie für die Umwandlung an. Im Anschluss an die Transformation können Sieentscheiden, ob Sie die Gutschrift sofort in den aktuellen Zahlungslauf übernehmenwollen.Im HinweisAllgemeinen ist die Umstellung des OP-Typs nicht wieder umkehrbar. DasSelectLine Rechnungswesen bildet mit der Funktion des Neu Verarbeitens eineAusnahme; hierüber ist ein Zurücksetzen des OP-Status möglich.

Über Zahlungsavisdas Drucksymbol der Menüleiste können Sie sich für die aktuell markierte(Summen-)Zeile einen Zahlungsavis ausgeben lassen.

233


8.3.3 Zahlungsdatei einlesen

Unter Offene Posten / Zahlungsverkehr / ZahlungsdateiZahlungsdateieinlesen werden die Zahlungseingänge bei einem bestimmten Kreditinstitut vom Datenträ-

ger (DTA) in die offenen Posten eingelesen und bearbeitet.

Abbildung 8.32: Zahlungsdatei einlesen

Mit werden die Zahlungsdateien in die offenen Posten eingelesen, mit öffnenSie die Liste der Pendenten Aufträge BESR/VESR zur Bearbeitung.

Abbildung 8.33: pendente BESR/VESR

Wählen Sie das gewünschte Institut aus und bearbeiten Sie die pendenten Aufträge.Hier stehen Ihnen die Befehle zur Markierung aller Belege und zum Löschender Markierungen zur Verfügung. Mit fügen Sie die ausgewählten Positionen zumZahlungsvorschlag hinzu und schliessen die Datei.

234


8.3.4 EZ einlesen

Ueber Offene Posten / Zahlungsverkehr / Zahlungsvorschlag erstellen Sie eine Listealler Offenen Posten, die Sie in einen neuen Zahlungslauf übernehmen und verar-beiten wollen.

8.3.4.1 Parameter

Um eine korrekte Liste zu erstellen, steht Ihnen ein Parameterdialog zur Verfü-gung, mit dessen Hilfe Sie die Kriterien für die Auswahl der zu zahlenden bzw.einzuziehenden Offenen Posten festlegen.

Abbildung 8.34: Zahlungsvorschlag Parameter

Alle Fällig zumzum Termin im nebenstehenden Datumsfeld fälligen OP’s, die noch nicht odernicht vollständig zur Zahlung angewiesen sind, werden in den Zahlungsvorschlageingefügt. Die Posten können auch x Tage vor der eigentlichen Fälligkeit für denautomatischen Zahlungsverkehr berücksichtigt werden.Es Skontofähig

fällige zumwerden ausschliesslich OP’s in den Vorschlag eingefügt, bei denen am neben-

stehenden Termin der Skontoanspruch verfallen würde. Skontofähige Rechnungensollen nicht zu früh, aber auch (im Sinne der Skontofrist) nicht zu spät bezahltwerden. Dafür lassen sich zum Datum noch Toleranztage angeben. Je nach demIntervall Ihrer Zahlungen, sollten Sie Belege vor ihrer Fälligkeit berücksichtigen.Um Offene Posten zu berücksichtigen, bei denen die Fälligkeit bereits überschrittenist, können Sie Toleranztage nach dem Ablauf der Skontofrist eintragen.

235


WollenGutschriftenberücksichtigen

Sie eine Verrechnung Ihrer Rechnungen mit den vorhandenen Gutschriftenerreichen, müssen Sie Gutschriften für den Zahlungsvorschlag berücksichtigen.

DadurchHinweis dreht sich ggf. die standardmässige Zahlungsrichtung um. Wenn beispiels-weise die Summe der offenen Debitor-Gutschriften grösser als die der offenen Rech-nungen ist, steht der Summeneintrag auf der Seite der Zahlungsausgänge.

Ob eine in der Zahlungsrichtung abweichende Zahlung vorgeschlagen werden kann,hängt davon ab, ob in den Stammdaten des Debitoren bzw. Kreditoren der Zah-lungsverkehr für Zahlungsein- und -ausgänge geschlüsselt wurde. Standardmässigist für Debitoren Zahlungseingänge und für Kreditoren Zahlungsausgänge vorge-sehen.

EsFehlendeBankbezüge

werden nur OP’s in die Liste übernommen, die einen Bankbezug hinterlegthaben. Offene Posten ohne Bankbezug erhalten den hier angegebenen.

AnhandZahldatum des Zahldatums werden die Skontobeträge sowohl für Zahlungsausgängeals auch für Zahlungseingänge ermittelt. Diesem Datum kommt gerade bei derBerücksichtigung von gestaffelten Skontobeträgen besondere Bedeutung zu.

JeZahlungenzusammenfassen

Debitor bzw. Kreditor können Sie die anfallenden Zahlungen einzeln oder zu-sammengefasst ausweisen. Besondere Bedeutung findet dies bei der ÜbermittlungIhrer DTA-Datei, da sich daran die zu zahlenden Gebühren richten.

• Keine (Ein offener Posten je Zahlung)

• Alle (Sammelzahlungsgrund je DTA-Zahlung)Es werden alle gewählten OP’s eines Kunden bzw. Lieferanten zu einer Zah-lung zusammengefasst.Es gibt einen gemeinsamen Zahlungsgrund.

ZusätzlichFilter zu den Parametereinstellungen können Sie die Daten, welche für denZahlungsverkehr herangezogen werden sollen, per Filter einschränken.

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Abbildung 8.35: Zahlungsvorschlag Filter

Es stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:• Zahlungseingänge und/oder Zahlungsausgänge

Nur Debitoren bzw. Kreditoren mit einer entsprechenden Schlüsselung inden Stammdaten gelangen in den Zahlungsvorschlag.

• einen festgelegten BankbezugNur Offene Posten, in denen der angegebene Bankbezug hinterlegt ist, wer-den in die Vorschlagsliste übernommen. Die Einstellung wird für einennächsten Zahlungsvorschlag gespeichert.

• ausgewählte Kunden und/oder LieferantenDie Erstellung des Zahlungsvorschlages kann konkret auf einen bestimmtenKunden- bzw. Lieferantenbereich eingegrenzt werden.

• BelegnummernSollen nur Zahlungsein- oder -ausgänge generiert werden, können Sie zu-sätzlich noch eine Festlegung treffen, welche Belegnummernreihe für die Er-stellung des Vorschlags Berücksichtigung findet. Dabei können Sie über dieAuswahl auf die OP-Tabelle zugreifen und entsprechende Posten auswählen.

• BeträgeNur Offene Posten deren Beträge innerhalb des angegebenen Bereichs liegenwerden herangezogen.

Auf Protokollder Seite Protokoll legen Sie fest ob und wie Ihnen Daten, die trotz überein-stimmender Parameter nicht in den Vorschlag übernommen wurden, ausgegeben

237


werden.

Abbildung 8.36: Zahlungsvorschlag Protokoll

Optional können Sie einstellen, dass Ihnen ein Ereignisprotokoll für den Zahlungs-vorschlag erstellt wird. Dort werden Ihnen die Datensätze aufgezeigt, die aufgrundvon:

• Zahlsperren,• fehlenden Daten (z.B. Bankbezug),• falschen Daten,• nicht vereinbarte Zahlungsrichtung (z.B. Gutschriften)

nicht in die Vorschlagsliste übernommen wurden.Für fällige OP’s, die wegen einer nicht vereinbarten Zahlungsrichtung nicht in denVorschlag kommen würden, kann festgelegt werden, dass sie ignoriert werden oderdass die Summeneinträge zur Nachbearbeitung markiert in den Vorschlag kommen.Dort können diese Einträge dann per Rechtsklick auf den entsprechenden Datensatzfür die Zahlung freigeschalten werden.

8.3.4.2 Vorschlagsliste

Sind alle Parameter gesetzt und bestätigt, werden hiernach die Offenen Postenermittelt und in der Vorschlagsliste zur Zahlung vorgeschlagen.

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Die Vorschlagsliste ist in zwei Bereiche geteilt. Auf der linken Seite werden dieZahlungsaus- und -eingänge strukturiert dargestellt. Untergeordnet erscheinen alleim System befindlichen Bankbezüge und darunter, je nach Art der Zusammenfas-sung der Offenen Posten, die Summen der OP’s je Kunden bzw. Lieferanten oderalle Posten einzeln. Je nach markierter Zeile sind rechts die einzelnen Posten desmarkierten Personenkontos, Bankbezugs bzw. der Zahlungsrichtung gelistet.

Abbildung 8.37: Zahlungen

Über Eintrag zufügenlässt sich die Vorschlagsliste ergänzen. Die Auswahl kann über eine erneuteVorschlagsliste oder als Einzelbeleg erfolgen. Wählen Sie den Weg über eine erneuteListe, werden die bestehenden Einträge nicht gelöscht sondern ggf. mit weiterenPosten aufgefüllt. Über Einzelbeleg können Sie auch die Zahlungen aufnehmen,die aufgrund ihrer Einstellungen, z.B. ausserhalb des Fälligkeitsbereiches liegende,nicht vorgeschlagen werden.

Über Eintrag löschenkönnen Zahlungen auf beiden Seiten des Dialogs einzeln oder je Debitorbzw. Kreditor gelöscht werden. Per Mehrfachselektion können Sie auch mehrereZahlungen bzw. Personenkonten gleichzeitig entfernen.Mit Eintrag suchenkönnen Sie in der Vorschlagsliste nach dem Namen eines Debitors bzw. Kre-ditors suchen. Hierbei wird auch die Eingabe unvollständiger Namen unterstützt.Über Zahlungsvorschlag

ändernoder mit Doppelklick auf einen Einzelposten öffnen Sie die Eingabemaske

zur Bearbeitung des Zahlungsein- bzw. -ausganges. Werte, die die Zahlung kenn-zeichnen, sind im oberen grauen Bereich ersichtlich. Es ist an dieser Stelle noch

239


möglich, die Angaben zum Debitor/ Kreditor zu verändern, Nachlass zu gewährenoder das Nachlasskonto neu festzulegen.MitNur markierte

Einträge zeigendem Filtersymbol kann die Vorschlagsliste nach markierten Einträgen gefil-

tert werden. Markierte Einträge entstehen, wenn in den Parametervorgaben zumZahlungsvorschlag die Option ”Summeneinträge zur Nachbearbeitung markieren”festgelegt wurde. Sie entstehen für fällige OP’s, die wegen einer nicht vereinbartenZahlungsrichtung nicht in den Vorschlag kommen würden. Solche Einträge werdenbei der Erzeugung des Zahlungslaufes zunächst nicht berücksichtigt. Sie könnendafür über das Kontextmenü (rechte Maustaste) zur Zahlung freigeschaltet wer-den.ÜberZahlungslauf

erzeugenden Schalter generieren Sie den Zahlungslauf und erhalten hier noch einmal

die Möglichkeit zu entscheiden, ob alle aufgeführten Vorschläge für die Erstellungder Zahlungsläufe berücksichtigt werden sollen. Entsprechend Ihrer Auswahl wirdje Bankbezug und je Zahlungsrichtung ein Zahlungslauf erzeugt. Sie erhalten einekurze Information, welche Zahlungsläufe erstellt wurden.ZuDrucken Kontrollzwecken können Sie sich die Vorschlagsliste über separiert nach Zah-lungsrichtung ausgeben lassen. Dabei kann die Sortierung nach Fällig-Am Datum,OP-Datum, Buchbeleg oder OP-Beleg erfolgen.Dafehlende OP’s im

Vorschlageine Vielzahl von Komponenten für die Aufnahme eines OP’s in die Vorschlags-

liste ausschlaggebend sind, kann es vorkommen, dass OP’s nicht vorgeschlagenwerden, obwohl sie Ihrer Meinung nach berücksichtigt werden müssten....

Problem UrsacheVon einem bestimmtenKunden bzw. Lieferantengelangen keine OP’s in denVorschlag.

Debitor- bzw. Kreditorstammdaten: Im Feld”Automatischer Zahlungsverkehr” steht”Kein”.Der Debitor bzw. Kreditor nimmt nicht amautomatischen Zahlungsverkehr teil undwird niemals vorgeschlagen.oder:Im Beleg zum OP steht kein Bankbezug.Abhilfe:Ergänzen Sie die Stammdaten bzw. tragenSie im Parameterdialog im Feld ”fehlendeBankbezüge zuordnen” einen Bankbezug ein.

Es werden keineGutschriften in denVorschlag eingefügt.

Die Option ”Gutschriften berücksichtigen”im Parameterdialog ist nicht gesetzt.

240


Bestimmte OP’s gelangennicht in den Vorschlag.

Im OP ist die Option ”Zahlsperre” gesetzt.Abhilfe:Über Offene Posten / Bearbeiten setzen Sieim entsprechenden OP die ”Zahlsperre” aufNein.oder:Die OP’s werden aufgrund der eingestelltenFälligkeiten nicht eingefügt.

8.3.5 Zahlungslauf

Über Offene Posten / Zahlungsverkehr / Zahlungsläufe gelangen Sie in die Erfas-sungsmaske für den automatischen Zahlungsverkehr. Hierüber erstellen Sie IhreLastschriften und Überweisungen, die Sie dann per DTA-Datei an Ihre Bank über-geben.

Ein neuer Zahlungslauf kann aus einem Zahlungsvorschlag generiert oder als neuer,leerer Datensatz über [Strg] + [N] angelegt werden. Je Zahlungslauf haben alleZahlungen die gleiche Zahlungsrichtung, den gleichen Bankbezug, eine gemeinsameTransferart.

Offene Posten, die sich in einem noch nicht verbuchten Zahlungslauf befinden,gelten als ’in Zahlung befindlich’ und werden für weitere Zahlungsläufe und Mahn-vorschläge nicht berücksichtigt.

241


8.3.5.1 Allgemeines

Abbildung 8.38: Zahlungslauf aus Vorschlag

DasZahldatum Zahldatum wird als Ausführungsdatum in die DTA-Datei geschrieben. Es darfweder vor dem Erstellungsdatum (Systemdatum) noch weiter als 15 Tage in derZukunft liegen.JeZahlungen

zusammenfassenDebitor bzw. Kreditor können Sie die anfallenden Zahlungen einzeln oder zu-

sammengefasst ausweisen. Besondere Bedeutung findet dies bei der ÜbermittlungIhrer DTA-Datei, da sich daran die zu zahlenden Gebühren richten.


Es werden alle gewählten OP’s eines Kunden bzw. Lieferanten zu einer Zah-lung zusammengefasst.Es gibt einen gemeinsamen Zahlungsgrund.

Befinden sich bereits Zahlungen im Zahlungslauf kann diese Einstellung nicht mehrkorrigiert werden.Bevor Sie über den Schalter im neu angelegten Zahlungslauf (weitere)Zahlungen aufnehmen können, ist der Bankbezug einzutragen und die Zahlungsartfestzulegen. Bei der Erstellung eines Zahlungslaufes über die Vorschlagsliste werdendiese Daten bereits mitgebracht.HinterlegenBankbezug Sie den Bankbezug, über den Ihre Zahlungen abgewickelt werden sol-len.

242


Um Hinweiseine ordnungsgemässe OP-Verwaltung zu führen und einen Überblick über dietatsächliche Liquidität Ihres Mandanten zu erhalten, sollten Sie die Möglichkeit inBetracht ziehen den Bankbezug auf ein Geldtransitkonto zu legen:

• Damit kann sofort nach Erstellung des Zahlungslaufes (und nicht erst nachRealisierung der Zahlungen lt. Kontoauszug) gebucht werden.

• Die OPs sind mit dem Verbuchen sofort ausgeglichen.• Damit erhalten Sie einen besseren Überblick bzgl. Ihrer tatsächlichen Liqui-

dität aus der Bilanz.• Erst bei erfolgreicher Zahlung lt. Kontoauszug wird auf das Bankkonto um-

gebucht.Mit Zahlungsartder Zahlungsart legen Sie fest, welche Art von Zahlungsabwicklung Sie vorneh-men wollen. Für die Übertragung von Debitorenzahlungen steht Ihnen der Zah-lungseingang zur Verfügung. Die Kreditorzahlungen werden in drei verschiedeneArten unterteilt:Zahlungsausgang (Inland)Zahlungsausgang (Fremdwährung Ausland)Diese Variante beinhaltet Überweisungen ins Ausland mit Fremdwährung. DieWährung hängt vom jeweiligen Bankbezug ab.Je Transferartnach eingestellter Zahlungsart können Sie über verschiedene Transferar-ten durchführen. Die ausgeübte wird entsprechend hinterlegt. Sobald eine Transfer-art eingestellt ist, kann der Zahlungslauf nicht mehr bearbeitet werden. Es stehenihnen folgende Übermittlungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Diskette Sepa Scheck ÜberweisungZahlungseingang X (DTAUS)Zahlungsausgang X (DTAUS) X X XZahlungsausgang (EU) X (DTAZV) XZahlungsausgang (Fremdwährung) X (DTAZV)

Sind nach erfolgter Transaktion Änderungen am Zahlungslauf notwendig, kann dieTransferart manuell wieder auf ’Keine’ gesetzt werden.Ausserdem OP’s je Zahlung

zusammenfassenmüssen Sie festlegen, ob die anfallenden OP’s je Kunde/Lieferant in

einer Zahlung zusammengefasst oder einzeln ausgewiesen werden sollen. Hierzuwerden vom Programm folgende Möglichkeiten angeboten:


Es werden alle gewählten OP’s zu einer Zahlung zusammengefasst. Es gibteinen gemeinsamen Zahlungsgrund.

Befinden sich bereits Zahlungen im Zahlungslauf kann diese Einstellung nicht mehrverändert werden (z.B: nach Übernahme aus Zahlungsvorschlag).Über Details anzeigenden Schalter können Sie die einzelnen Positionen einer Zahlung ein-bzw. ausblenden. Es werden immer nur die in fetter Schrift angezeigten (Summen-)Zeilen als Zahlungsanweisung ausgegeben. Je nach Art der Zusammenfassung derOPs kann dies pro einzelnen Posten erfolgen oder pro Kunde bzw. Lieferant.

243


Die einzelnen Positionen bilden die Grundlage für die Sammelbuchung, die mitdem Buchen generiert wird, und damit auch für den OP-Ausgleich.

8.3.5.2 Zahlungspositionen hinzufügen und entfernen

Die Zahlungspositionen werden im unteren Dialogbereich tabellarisch dargestellt.Die Zahlungen werden getrennt nach Kunde bzw. Lieferant und verwendeter Bank-verbindung aufgelistet.

GenerellHinzufügen können alle Offenen Posten, also auch die, die sich bspw. aus einem ein-maligen Geschäft ergaben und für die daher kein automatischer Zahlungsverkehrgeschlüsselt ist, im Zahlungslauf zugeordnet werden. Sofern noch keine Transferartexistiert und der Zahlungslauf noch nicht verbucht wurde, können überweitere Positionen hinzugefügt werden. Sie können getrennt nach Debitoren undKreditoren aus einer Auswahlliste offene Rechnungen oder Gutschriften in einenZahlungslauf aufnehmen. Sie haben die Möglichkeit, mehrere Posten für die Über-nahme zu markieren. Einzelne Posten lassen sich per Mausklick mit gleichzeitiggedrückter [Strg]-Taste sowie durch Cursorauswahl und Leertaste markieren. Gan-ze Bereiche (von-bis) erreichen Sie, indem Sie den ersten Datensatz mit [Strg] +linker Maustaste und den letzten mit [Umschalt] + linker Maustaste markieren.Weiter stehen der Schalter zur Markierung aller Posten und der Schalterzum Löschen aller Markierungen zur Verfügung.

Es sollte dabei darauf geachtet werden, dass nur Posten ausgewählt werden, diezur Zahlungsrichtung passen, d.h. bei Zahlungseingängen offene Ausgangsrechnun-gen und Kreditorengutschriften (insofern der Wert der Gutschriften den Wert derRechnungen des jeweiligen Lieferanten übersteigen) und bei Zahlungsausgängenoffene Eingangsrechnungen und Debitorengutschriften (insofern der Wert der Gut-schriften den Wert der Rechnungen des jeweiligen Kunden übersteigen).

Für alle selektierten Posten wird nacheinander eine nochmalige Bearbeitung fürden Zahlungsein- bzw. -ausgang angeboten. Dieser ist jeweils zu bestätigen. EinAbbruch bewirkt, dass der Posten nicht mit übernommen wird.

EsManuelleZahlung

können auch manuell zu erfassende (Einmal-)Forderungen oder Verbindlichkei-ten zur Zahlung in einen Zahlungslauf aufgenommen werden. Hierfür legen Sie einemanuelle Zahlung an.

244


Abbildung 8.39: Zahlungslauf manuelle Zahlung

Wählen Sie zuerst den Kunden bzw. Lieferanten, für welchen Sie die Zahlung er-fassen wollen. Über den Schalter Debitor bzw. Kreditor schränken Sie die Auswahldes Empfängers entsprechend ein. Die Adress- und Bankdaten werden dann, soweitentsprechend hinterlegt, aus den Stammdaten übernommen.Die IBAN können Sie, falls noch nicht hinterlegt, per Auswahl aus der Kontonum-mer und Bankleitzahl berechnen lassen. Ist die IBAN hinterlegt, nicht aber dieBLZ und Kontonummer, können auch diese aus der vorhandenen IBAN ermitteltwerden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein der Bank im Bankenarchiv.Für die Verwendungszwecke wird soweit möglich die Bildungsvorschrift aus denMandanteneinstellungen herangezogen. Im Textschlüssel wählen Sie mit welchemKennzeichen die DTA-Diskette hinsichtlich dieser Zahlung gefüllt werden soll.Mit dem Verbuchen des Zahlungslaufes wird für die manuell erstellte Zahlung einentsprechender OP erzeugt.Über Entfernenkönnen Zahlungslaufpositionen entfernt werden. Es können nur einzelnePosten gelöscht werden.

245


8.3.5.3 Zahlung bearbeiten

Per Doppelklick auf eine der vorhandenen Positionen, über bzw. bei dermanuellen Übernahme von OPs gelangen Sie in den Bearbeitungsdialog der Zah-lung.


ImOP-Informationen

oberen Bereich werden Ihnen die Informationen, z.B. Fälligkeiten, zum selek-tierten Beleg angezeigt. Die Skontodaten könnten per Auswahlpfeil automatisch indas entsprechende Nachlassfeld übernommen werden.DieStammdaten Adress- und Bankdaten übernimmt das Programm automatisch aus den Stamm-daten des Kunden bzw. Lieferanten. Sie können allerdings noch angepasst werden.

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Für die Erstellung der DTA-Diskette ist sowohl die Eingabe der Adresse als auchder Kontonummer und Bank erforderlich. Für Auslandszahlungen muss zudem dieIBAN korrekt hinterlegt sein. Die IBAN können Sie, falls noch nicht hinterlegt, perAuswahl aus der Kontonummer und Bankleitzahl berechnen lassen. Ist die IBANhinterlegt, nicht aber die BLZ und Kontonummer, können auch diese aus der vor-handenen IBAN ermittelt werden. Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein derBank im Bankenarchiv.

Im Betrag & SkontoFeld ’Zahlung’ geben Sie den Zahlbetrag ein. Ist dieser abweichend vom Ge-samtbetrag der gewählten Rechnung wird der Restwert automatisch als Skontovorgeschlagen. Ist keine Skontoverrechnung gewünscht, entfernen Sie den Nach-lassbetrag - es erfolgt ein Teilausgleich.

Die Informationen, auf welches Nachlasskonto mit welchem Betrag gebucht werdensoll, legen Sie über fest. In einem neuen Dialog geben Sie tabellarisch dieeinzelnen zu verwendenden Skontikonten an. Standarmässig werden die Positionenlaut im Offenen Posten hinterlegtem Steuersplitt gezogen. Das dazugehörige Nach-lasskonto zieht das Programm aus dem verwendeten Steuerschlüssel. Nur wenneine Skontoverteilung abweichend von den im OP hinterlegten Angaben erfolgensoll, ist eine Bearbeitung notwendig.

Der VerwendungszweckVerwendungszweck wird anhand der unter Mandant / Einstellungen / Zah-lungsläufe hinterlegten Variablen und Konstanten gebildet. Werden manuelle An-passungen am Zweck vorgenommen, können diese jederzeit wieder mit den Stan-dardeinstellungen aktualisiert werden.

Im TextschlüsselTextschlüssel wählen Sie mit welchem Kennzeichen die DTA-Diskette hinsicht-lich dieser Zahlung gefüllt werden soll.

Mit Bestätigung der Position werden die Einstellungen für den Zahlungslauf über-nommen.

8.3.5.4 Zahlungslauf verbuchen

Wenn lt. Kontoauszug die Zahlungen erfolgt sind, sollte über den Schalterder Zahlungslauf verbucht werden. Damit erstellt das Programm automatisch dieZahlungs-OPs und führt die Ausgleiche mit den Rechnungen durch. Im Select-Line Rechnungswesen wird zudem ein Sammelbeleg für diesen Zahlungslauf er-stellt.

Anschliessend hat der Zahlungslauf den Status ”verbucht”. Das bedeutet, alle imZahlungslauf enthaltenen Zahlungsposten sind damit keine offenen Posten mehr.Sie sind ausgeglichen und den erledigten Posten zugeordnet. Verarbeitete Zah-lungsläufe können Sie nicht mehr bearbeiten. Es ist allerdings noch möglich denZahlungstransfer durchzuführen.

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Abbildung 8.41: Zahlungslauf verbuchen

Bei der Verbuchung des Zahlungslaufes geben Sie das Zahldatum und im Select-Line Rechnungswesen zusätzlich die Belegnummer für die Zahlung an.BeimHinweis Buchen über ein Geldtransitkonto kann der Zahlungslauf sofort nach Erstel-lung verbucht werden, es müsste nicht auf den Eingang des Kontoauszugs gewartetwerden. Bei Realisierung der Zahlung lt. Kontoauszug erfolgt dann die Umbuchungauf das tatsächliche Finanzkonto für diese Bank.

8.3.5.5 Zahlungstransfer

Über den Schalter werden die Transferdaten erstellt; in Form von ma-schinenlesbaren Überweisungsträgern, als DTA-Datei, als Checkvordrucke oder alsVergütungsauftrag. Je nach Zahlungsart sind die möglichen Transferarten einge-schränkt. Die Datei kann auf einem externen Datenträger gespeichert und der Bankals Datenträger oder auch, wenn Ihr Onlinebanking-Programm dies anbietet, onlineübergeben werden.Mit der Datenausgabe wird die Transferart festgesetzt. Sobald eine Transaktionstattgefunden hat, kann keine weitere erfolgen. Die Transferart muss für einensolchen Fall manuell wieder auf ’Keine’ gesetzt werden.EsHinweis werden immer die in fetter Schrift angezeigten (Summen)-Zeilen als Zahlungs-anweisung ausgegeben.DieTransferarten enthaltenen Systemdruckvorlagen basieren auf bankneutralen Vordrucken (vonLaserWare)

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Abbildung 8.42: Transferarten

8.3.5.6 Zahlungsdatei einlesen

Unter Offene Posten / Zahlungsverkehr / Zahlungsdatei Zahlungsdateieinlesen

werden die Zahlungseingänge bei einem bestimmten Kreditinstitut vom Datenträ-ger (DTA) in die offenen Posten eingelesen und bearbeitet.

Abbildung 8.43: Zahlungsdatei einlesen

Mit werden die Zahlungsdateien in die offenen Posten eingelesen, mit öffnenSie die Liste der Pendenten Aufträge BESR/VESR zur Bearbeitung.

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8.4. EZ EINLESEN

Abbildung 8.44: pendente BESR/VESR

Wählen Sie das gewünschte Institut aus und bearbeiten Sie die pendenten Aufträge.Hier stehen Ihnen die Befehle zur Markierung aller Belege und zum Löschender Markierungen zur Verfügung. Mit fügen Sie die ausgewählten Positionen zumZahlungsvorschlag hinzu und schliessen die Datei.

8.4 EZ einlesen

Es bestehen die zwei folgenden Möglichkeit für den Einlesevorgang:

• Offene Posten / Zahlungsverkehr / EZ einlesenEZ einlesen

Abbildung 8.45: EZ einlesen

• Belege Eingangsrechnung unter den Einstellungen und Zusatzfunktionen

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Abbildung 8.46: EZ einlesen Rechnung

8.4.1 Einlesevorgang und Zuweisungsabfrage des Einzahlungsscheintyps

Hier wird die Codierzeileeinlesen

Codierzeile eingelesen:

Abbildung 8.47: Codierzeile

Da aufgrund der einheitlichen Struktur des orangenen Einzahlungsscheins nichtunterschieden werden kann, ob es sich um einen ESR Bank oder ESR Post handelt,erscheint diese Abfrage.

251

8.4. EZ EINLESEN

Abbildung 8.48: Einzahlungsschein Typ

Wurde ein Lieferant automatisch erkannt oder entsprechend ausgewählt, könnenhier nun die restlichen Daten erfasst werden.

Abbildung 8.49: EZ Bank erfassen

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8.4.2 Erfassung mehrerer Artikel

Abbildung 8.50: Erfassen mehrere Artikel

Während der Einzahlungsscheinerfassung können mehrere Artikel ausgewählt wer-den. Nach der Auswahl des ersten Artikels, der automatisch den Totalbetrag vor-schlägt, können mit dem Schalter nun weitere Positionen erfasst werden,bis der Betrag vollständig aufgeteilt ist. Bis dahin wird stets der Fehlbetrag alsweitere Position ohne Artikel vorgeschlagen. Wird jene Zeile gelöscht, ändert sichautomatisch im rechten Teil der Maske die schwarze Beschriftung „Betrag vollstän-dig aufgeteilt.“ in die rote Beschriftung „Betrag noch nicht vollständig aufgeteilt.“und dem entsprechenden Fehlbetrag.

Abbildung 8.51: Erfassen mehrere Artikel 2

Wird die Einzahlungsscheinmaske mit [OK] bestätigt, obwohl der Betrag nochnicht vollständig aufgeteilt ist, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

253

8.4. EZ EINLESEN

Abbildung 8.52: Betrag nicht korrekt

Nun können diese oder sämtliche Rechnungen verarbeitet werden. Die Funktioneninnerhalb dieser Maske werden nachfolgend beschrieben.

Abbildung 8.53: EZ einlesen alle oder eine Rechnung

8.4.3 Speicherung der Einzahlungsscheine und Filterung des Status

Sämtliche jemals eingelesenen und verarbeiteten Einzahlungsscheine bleiben ge-speichert und können nach belieben (z.B. zu Kontrollzwecken) wieder aufgelistetwerden.

Abbildung 8.54: EZ Ansicht filtern

254


Mit diesen Schaltern kann die Ansicht jeweils gefiltert werden, wobei beim Start desProgrammes immer die nicht verarbeiteten Einzahlungsscheine dargestellt werden.Wenn ein Filter aktiviert oder deaktiviert ist wird dies mit der entsprechendenFarbe signalisiert:

• grau = Filter aktiv• blau = Filter inaktiv

Der Status selbst erklärt sich mit diesen Symbolen wie folgt:• = alle nicht verarbeiteten Einzahlungsscheine• = alle verarbeiteten Einzahlungsscheine, bei denen noch eine nachträgliche

Änderung erfolgte• = alle verarbeiteten Einzahlungsscheine

Irrtümlich eingelesene Einzahlungsscheine würden sich auch wieder mit dem Iconlöschen lassen. In Zukunft wird es auch möglich sein, diese Filtereinstellung pro

Benutzer abzuspeichern.

8.4.4 Zuweisungsabfrage bei Lieferanten mit derselbenBank-ESR-Teilnehmernummer

Wird ein Einzahlungsschein, bei dem aufgrund der Einzahlungsscheinart „RoterESR“ mehrere Lieferanten über dieselbe Teilnehmernummer verfügen wie vorgän-gig beschrieben eingelesen, öffnet sich zuerst ein Auswahlfenster mit den bereitsbestehenden Lieferanten:

Abbildung 8.55: Lieferant Bankverbindung

Wird hier einer ausgewählt und mit [OK] bestätigt, generiert dies automatischeinen Eintrag in der Bankverbindung des entsprechenden Lieferanten auf der SeiteZahlung. Wird diese Auswahl mit [Abbruch] geschlossen erscheint folgender Dialog:

255

8.4. EZ EINLESEN

Abbildung 8.56: Bestätigen

Bei Bestätigung mit [Ja] schlägt das Programm den nächsten freien Lieferantenzur Erfassung vor

Abbildung 8.57: Datensatz anlegen

und generiert ebenfalls automatisch den entsprechenden Bankverbindungseintragauf der Seite Zahlung des entsprechenden Lieferanten.

Abbildung 8.58: Zahlung Lieferant

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Mit dem Einlesevorgang werden allerdings keine weiteren Lieferantendaten ge-schrieben und die restlichen Felder der Adresse, Zahlungsbedingungen müssen jetztauch innerhalb der Bankverbindung(!) noch manuell ergänzt werden!

8.4.5 Zuweisungsabfrage bei unbekanntem Lieferanten

Dieser Fall verhält sich analog zum vorherigen Punkt mit der Ausnahme, dass derDialog „Auswahl Lieferant/Bankverbindung“ nicht erscheint.

8.4.6 Abbruch der Aktion

Würde die AbbruchBestätigungsabfrage der Zuweisung mit [Nein] oder die Abfrage „Da-tensatz anlegen“ mit [Abbruch] geschlossen werden, erfolgt keine weitere Aktionmehr und ein Einzahlungsschein-Datensatz wurde auch nicht angelegt!

8.4.7 Löschung der Bankverbindung

Sollte die Zuweisung irrtümlich an einen falschen Lieferanten erfolgt sein, kanndiese Bankverbindung natürlich auch wieder gelöscht werden.

Wichtiger Hinweis: Die ganze Logik des EZ-Einlesevorganges wird in einem kom-menden Release durch einen Assistenten vereinheitlicht und vereinfacht.

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8.5. EINGANGSRECHNUNG

8.5 Eingangsrechnung

Abbildung 8.59: Eingangsrechnung

Die Belegart Eingangsrechnung wurde unterhalb der Notizen um die Seite EZ-Schein erweitert. Des weiteren finden sich unter den Einstellungen und Zusatz-funktionen ergänzend zur bestehenden Funktion „EZ einlesen“ die beiden Menü-punkte „EZ zuordnen“ und „EZ Zuordnung aufheben“.

8.5.1 EZ zuordnen

Diese Funktion dient dazu, bereits über „Offene Posten / EZ einlesen“ erfasste Ein-zahlungsscheine einem Beleg zuzuordnen. Somit besteht die Möglichkeit, losgelöstvon der Eingangsrechnung, Einzahlungsscheine einzulesen bzw. so eine Vorerfas-sung abzudecken und diese zu einem beliebigen Zeitpunkt der Eingangsrechnungzuzuweisen. Natürlich besteht nach wie vor über die Funktion „EZ einlesen“ dieMöglichkeit, Einzahlungsscheine direkt in der Eingangsrechnung einzulesen.

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Abbildung 8.60: VESR einlesen

Bei der Anwahl des Menüpunktes „EZ zuordnen“ öffnet sich dieses weitere Fens-ter, in dem sämtliche diesem Lieferanten zugeordneten ESR-Einzahlungsscheineersichtlich sind und ausgewählt werden können.

Abbildung 8.61: EZ-Schein Eingangsrechnung

Danach ist die vollständig auszuführende Zahlung in Form

259

8.6. ZAHLUNGSLÄUFE

• des Einzahlungsscheines

• der Zahlungsart

• Belegnummer (auf Grund Format Referenznummer)

• Kreditor

• Datum

• Teilnehmernummer

• Aufwandsartikel

ersichtlich und kann nicht mehr mutiert werden!

8.5.2 EZ Zuordnung aufheben

Sollte irrtümlich ein falscher Einzahlungsschein zugeordnet worden sein, kann diesemit der Funktion „EZ Zuordnung aufheben“ wieder entfernt werden.Wichtig! Wird die Eingangsrechnung als solches gelöscht, wird auch derentsprechende VESR-Datensatz mit gelöscht und muss neu erfasst wer-den!Entsprechend empfehlen wir, unbedingt diese Funktion zu nutzen. Danach ist aufder Seite wieder der Hinweis: „Referenznummer: kein Einzahlungsschein zugeord-net“ ersichtlich.

8.6 Zahlungsläufe

DieZahlungsläufe Zahlungsläufe wurden ab Version 11 um gewisse Funktionen erweitert bzw.vereinfacht.

Ersetzungstexte

Die Maske der Ersetzungstexte wurde auf den Verwendungszweck „Zahlungsgrundje OP“ reduziert.

vorher in 10.1.7

260


Abbildung 8.62: Ersetzungstexte alt

neu in 11.0.0

Abbildung 8.63: Ersetzungstext

Dies bedeutet nicht, dass weniger Funktionen zur Auswahl stehen, sondern sichbis zur Version 10.1.7 im Prinzip die Seite Zahlungsläufe der Mandanteneinstel-lungen öffnete und sämtliche an dieser Stelle vorgenommenen Änderungen im ei-gentlichen Sinn auf Mandantenebene erfolgten. Somit gelten die Angaben in den

261

8.6. ZAHLUNGSLÄUFE

Mandanteneinstellung ab jetzt als Vorgabe für jeden Zahlungslauf und abgeänderteVerwendungszwecke gelten nur noch für diesen Zahlungslauf!

8.6.1 Ersetzungstexte Sammelzahlung

Es ist in Sammelzahlungen nicht möglich sein, Ersetzungstexte auf der Ebene De-tails zu hinterlegen. Dies ist überflüssig, da sowieso nur der Record der Sammel-zahlung mit den entsprechenden Ersetzungstexten in das DTA-File bzw. in denVergütungsauftrag geschrieben wird.

Abbildung 8.64: Sammelzahlung

8.6.2 Verwendungszwecke

Früher wurde in die Tabellenansicht des Zahlungslauf der erstmalig erstellte Ver-wendungszweck geschrieben bzw. die statische Bezeichnung „Sammelzahlungsgrund“übernommen und erst bei der Erstellung des DTA-Files bzw. Vergütungsauftrageswurden die zu jenem Zeitpunkt korrekten Daten übernommen.

Abbildung 8.65: Verwendungszweck

262


Nun werden bereits von Anfang an nach Eingabe und Bestätigung mit [Ja] desnachfolgenden Dialoges die Verwendungszwecke ins File übertragen UND als Vor-gabe abgespeichert:

Abbildung 8.66: Zahlungslauf bestätigen

Nach Bestätigung mit [Ja]:

Abbildung 8.67: Nach Bestätigung

Wird der Dialog mit [Nein] beendet, werden die Verwendungszwecke als Vorgabequasi zwischen-gespeichert, noch nicht in die Zahlung übertragen und erst zu einemspäteren Zeitpunkt aktualisiert, indem die Ersetzungstexte erneut aufgerufen undwie vorgängig beschrieben mit [Ja] bestätigt werden.

Abbildung 8.68: Ersetzungstexte Verwendung

263

8.6. ZAHLUNGSLÄUFE

8.6.3 Spesenregelung pro Zahlung

Aus der Maske „Ersetzungstexte“ wurde auch die Spesenregelung pro Zahlungentfernt. Diese lässt sich zu einem späteren Zeitpunkt in den Zahlungsdetails imZahlungslauf einstellen. Zum Zeitpunkt der Version 11.0.0 steht dies aber nochnicht zur Verfügung sondern ist auf den nächstfolgenden Release geplant.

264

9 Kostenrechnung

Für die Unternehmensführung dient das Modul SelectLine Kostenrechnungals Information nach innen, mit dem Ziel der Erfassung, Verrechnung und Kon-trolle von Kosten und Leistungen. Es wird die Zuweisung von Kosten und Leis-tungen nach Kostenarten auf Kostenstellen und Kostenträger realisiert. Dabei istdie Kostensplittung ebenso möglich wie eine Umverteilung per Verteilungsschema.Die Kostenstellen lassen sich betriebswirtschaftlich auswerten – der Betriebsabrech-nungsbogen kann variable und fixe Kosten separat ausweisen – und je Kostenträgerkönnen die Deckungsbeiträge ermittelt werden.

Für Form und Inhalt der Kostenrechnung gibt es keine bindenden Vorrschriften.Die Gestaltung hängt letztlich von den Informationsbedürfnissen der Entschei-dungsträger sowie den Gegebenheiten des Betriebes ab.

Das SelectLine Kostenrechnungsmodul steht Ihnen daher mit einer umfang-reichen und individuell gestaltbaren Programmfunktionalität zur Verfügung.

Das Modul kann sowohl einzeln, ohne die Module Finanzbuchhaltung und An-lagenbuchhaltung, genutzt werden, als auch im Verbund. Im Fall einer Ein-zelnutzung müssen alle Kosten und Leistungen manuell erfasst werden. Arbeitendie Module Hand in Hand, werden beim Buchen von Kostenkonten automatischKosten-Datensätze erzeugt. Damit erreichen Sie eine Minimierung Ihres Arbeits-aufwandes.

9.1 Voreinstellungen

9.1.1 Mandanteneinstellungen

Ueber Mandant / Einstellungen MandantEinstellungen

werden Details und Voreinstellungen zum Pro-grammverhalten für den entsprechenden Mandanten festgelegt, u.a. auch für dieKostenrechnung. Nach Freischaltung des Kosten-Moduls steht unter Optionen eineneue Eingabe zur Verfügung. Sie können also mandantenab-hängig konfigurieren, ob mit Kostenrechnung gearbeitet werden soll. Ist die Optiondeaktiviert werden alle kostenrelevanten Eingabemöglichkeiten unsichtbar. HabenSie sich für das Arbeiten mit der Kostenrechnung entschieden, steht Ihnen in denMandanteneinstellungen eine weitere Seite Kostenrechnung für mandantenspezifi-sche Angaben zur Verfügung.

265

9.1. VOREINSTELLUNGEN

Abbildung 9.1: Mandant Kostenrechnung

FehltKostenart beim Buchen eines ER-Kontos die entsprechende Kostenart, so wird die Kos-tenart bei aktiver Option automatisch mit dem Typ ”Fix” ange-legt. Nur abweichende Kostenarten müssen manuell erstellt und im Kontenstammals Kostenart eingetragen werden.DiePflichteingabe Eingabe einer Kostenstelle oder des Kostenträgers kann über die Option

zur Pflicht gemacht werden. Dadurch wird verhindert, dassKostendatensätze auf Fehlerkostenstelle bzw. -kostenträger entstehen können. DerKostenfolgedialog kann erst nach entsprechender Eingabe verlassen werden.StandardmässigKSt & KTr

erlaubenkann ein Betrag nur entweder einer Kostenstelle oder einem Kos-

tenträger zugewiesen werden. Sollen für einen Kostensatz die Erfassung beiderMöglichkeiten gleichzeitig gegeben sein, setzen Sie die Option .BeiHinweis inaktiver Option besteht die Möglichkeit, die Kosten der Kostenstellen überspezielle Verteilungsschemen auf Kostenträger zu übertragen. (siehe Kapitel 9.3auf Seite 274)MitPersonenkonten der Standardeinstellung können nur für ER-Konten Kosten erfasst werden.Mit aktivierter Option können Sie auch für Personenkon-ten Kostenarten anlegen und Kosten erfassen. Bei der automatischen Anlage derKostenart für das Personenkonto beim Buchen erhält die Kostenart den Typ ”Va-riabel”.WurdenAbschluss

periodenKosten in den Abschlussperioden erfasst, werden diese standardmässig

zur letzten Periode des Geschäftsjahres zugeordnet. Möchten Sie eine Trennung derKosten nach den Abschlussperioden erreichen, setzen Sie die Option .In den monatsbezogenen Auswertungen der Kostenrechnung stehen Ihnen dann dieAbschlussmonate als separate Auswahl zur Verfügung.ErgibtRundungs

differenzensich beim Verteilen eine Rundungsdifferenz wird diese automatisch mit der

letzten Position im Verteilschema verrechnet.

266

KAPITEL 9. KOSTENRECHNUNG

9.1.2 Konten

Um bei der Erstellung von Buchungen im SelectLine Rechnungswesen automa-tisch Kostensätze zu erzeugen, ist es erforderlich die kostenrelevanten ER-Kontenfür die Kostenrechnung zu aktivieren. Dies erreichen Sie über Stammdaten / Kon-ten / Einstellungen.

Abbildung 9.2: Einstellungen Kontenstamm

Im KostendialogBereich Kostenrechnung setzen Sie u.a. die Einstellungen für den Folgedialogum Kosten zu erfassen:Kostendialog

• Keine KostenerfassungObwohl für das Konto Zuordnung ER eingestellt ist, soll es nicht an derKostenrechnung teilnehmen. Es werden keine Kosten-Datensätze gebildet.

• Kostendialog anzeigenDiese Einstellung ist Standard für ER-Konten. Mit dem Speichern einerBuchung gegen dieses Konto erscheint ein Folgedialog zur Zuweisung desBetrages auf eine bzw. mehrere Kostenstellen oder Kostenträger und dieKostenart inkl. Kostentyp.

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9.2. KOSTENSTRUKTUR

• Kostendialog nicht anzeigenWenn im Konto bereits alle notwendigen Angaben, z.B. Buchungsschemaoder Kostenstelle bzw. -träger, hinterlegt sind, können Sie auf den Folgedia-log verzichten.

FürHinweis den Fall, dass es keine Vorbelegung im Kontenstamm gibt, aber die Opti-on aktiv ist, erscheint der Kostendialog unabhängig von derjeweiligen Einstellung.

FürKostenart jedes Konto ist die Kostenart zu hinterlegen, über welche die Kostendatensät-ze gebildet werden sollen. Soll die Kostenart gleich dem Konto sein, muss keineEintragung in das Feld erfolgen. Ueber eine abweichende Kostenart besteht dieMöglichkeit mehrere Konten zu einer gemeinsamen Kostenart zusammenzufassen,um z.B. eine Gruppierung der Kostenauswertung zu erreichen.

FürBuchschema direkt zuweisbare Kosten, die als Ziel immer die gleiche Kostenstellen bzw.Kostenträger haben, können Sie ein Buchungsschema zu einem Konto hinterlegen(siehe Kapitel 9.3.2 auf Seite 278). Wenn es sich nicht um eine automatische Kos-tenart, d.h. der Kostendialog soll angezeigt werden, handelt, können beim Buchennoch Aenderungen vorgenommen werden.

KönnenKSt / KTr Konten direkt einem Konto zugeordnet werden, können Sie diese Informa-tionen entsprechend in das Feld ”Kostenstelle” bzw. ”Kostenträger hinterlegen.

IstHinweis breits ein Buchschema hinterlegt, kann keine Kostenstelle bzw. kein Kostenträ-ger mehr ausgewählt werden und umgekehrt.

9.2 Kostenstruktur

9.2.1 Kostenarten

Ueber die Kostenarten erfolgt eine Zuordnung der Kosten nach Zurechenbarkeit.Sie beantworten die Frage, welche Kosten, z.B. Miet- Heizungs- und Materialkostenect., entstehen.

Die Verwaltung der Kostenarten erreichen Sie über Kostenrechnung / Kostenstruk-tur / Kostenarten.

SieNeuanlage können manuell über die Neuanlage eines Datensatzes erfasst oder bei ent-sprechender Kostenrechnungsoption in den Mandanteneinstellungen automatischmit dem Buchen eines ER-Kontos angelegt werden. Zusätzlich steht Ihnen imKontenstamm über Einstellungen & Zusatzfunktionen eine Funktion ”Kostenartenanlegen” zur Verfügung. Diese übernimmt Ihre Konten, optional nur für bereitsbebuchte ER- bzw. Personenkonten.

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Abbildung 9.3: Kostenart

Die Angaben zur Kostenart werden auf mehreren Seiten erfasst bzw. dargestellt.Der Wechsel zu den jeweiligen Seiten wird über eine Baumstruktur im linken Mas-kenbereich gesteuert.

Kostenart Kostenartist das Schlüsselfeld der Kostenarten. Es erlaubt die Eingabe einer 15-stelligen Zeichenkette, also auch Buchstaben und Sonderzeichen.

Neben Kostentypeiner max. 40 stelligen Bezeichnung müssen Sie noch den Kostentyp derKostenart einstellen. Die Auswertungen unterscheiden zwischen fixen und varia-blen Kosten; für eine Kostenverteilung nach Umsatz werden die Umsatzkostenartenausgewertet. Der Kostentyp ist der Vorschlagswert im Kostendialog. Er wird in dieKostendatensätze übernommen und findet Niederschlag im Betriebsabrechnugs-bogen (siehe Kapitel 9.5.2.6 auf Seite 292) und in der Deckungsbeitragsrechnung(siehe Kapitel 9.5.3.1 auf Seite 293).

Auf Salden Budgetder Seite Salden/Budget erhalten Sie einen Ueberblick über die monatlichenSalden der gewählten Kostenart.

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9.2. KOSTENSTRUKTUR

Abbildung 9.4: Kostenart Seite Salden / Budget

Analog der Budgetverwaltung für Konten, können auch Budgets für Kostenartenerfasst oder über ein erweitertes Budget auf Kostenstellen bzw. -träger verteiltoder aus Vorjahressalden bzw. -budgets übernommen werden. Wurden verteilteKostenstellen- bzw. Kostenträgerbudgets erstellt, wird die Baumansicht um dieentsprechenden Untereinträge erweitert. Des Weiteren können die Kostenarten-budgets einzeln oder in Summe als Kontenbudget übernommen werden. Dies giltallerdings nur, wenn eine Kostenart nicht mehrere Konten anspricht, d.h. eine Kos-tenart ist nur genau einem Konto zugeordnet.

Die Anzeige kann optional mit oder ohne verteilte Kosten erfolgen. D.h. wurdenKosten bereits verteilt, können Sie sich die Werte noch einmal anzeigen lassen, wiesie vor der Verteilung waren.

DieHinweis Budgets der Kostenarten und Kostenstellen bzw. -träger ergänzen sich gegen-seitig. D.h. wird z.B. der Kostenstelle 001 über ein verteiltes Budget Kostenart4997 ein Wert zugewiesen, hinterlegt das Programm automatisch einen Eintrag fürdie Kostenart 4997 in der Budgettabelle der Kostenstelle 001.

AufKostendatensätze der Seite Kostendatensätze sind alle Konten, welche auf die gewählte Kostenartgelaufen sind, getrennt nach Buchungszeiträumen aufgelistet.

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Abbildung 9.5: Kostenart Seite Kostendatensätze

Ueber Hinweiseinen Doppelklick auf einen Datensatz gelangen Sie automatisch in die Er-fassungsmaske des Kostendatensatzes und können falls erforderlich Anpassungendurchführen (siehe Kapitel 9.4 auf Seite 279).

9.2.2 Kostenstellen & Kostenträger

Kostenstellen Kostenstellesind für die Leistungserbringung relevante Orte, an denen Kostenentstehen, z.B. Abteilungen, aber auch Fertigungsmaschinen, für welche der Kos-tenanfall erfasst und kontrolliert werde soll. Kostenstellen erklären wo sich Kostenergeben.

Es ist möglich zwischen Haupt- und Hilfskostenstellen zu unterscheiden. Für Haupt-oder Endkostenstellen erfolgt keine Verteilung auf andere Kostenstellen. Hilfs- oderVorkostenstellen werden per Schema auf Hauptkostenstellen verteilt.

Kostenträger Kostenträgersind Leistungen des Unternehmens, deren Erbringung bzw. ErstellungKosten verursachen. Es entstehen Kosten für Kundenaufträge, Produkte, Dienst-leistungen usw. Sie beantworten die Frage, wofür Kosten entstehen.

Auch Kostenträger können in Haupt- und Hilfskostenträger eingeteilt werden.

Die StammdialogVerwaltung der Kostenstellen- und Kostenträgerstammdaten erreichen Sie überKostenrechnung / Kostenstruktur / Kostenstellen bzw. Kostenrechnung / Kosten-struktur / Kostenräger. Der Stammdialog ist für Kostenstellen und -träger weitest-gehend identisch.

271

9.2. KOSTENSTRUKTUR

Abbildung 9.6: Kostenstelle & Kostenträger

FürNummer das Schlüsselfeld können bis zu 15 Zeichen, auch Buchstaben und Sonderzei-chen, verwendet werden. Kostenstellen und Kostenträger haben einen gemeinsa-men Nummernkreis, d.h. obwohl die Daten in der Jahresdatenbank in separatenTabellen verwaltet werden, muss für die Übernahme in die Mandantenkostenta-belle (findet Verwendung im SelectLine Auftrag) sichergestellt sein, dass keinegleichen Schlüssel für Kostenstelle und Kostenträger existieren.MitBezeichnung Bezeichnung und Zusatz stehen Ihnen zwei Textfelder für eine konkrete Be-nennung der Kostenstelle bzw. des Kostenträgers zur Verfügung.ÜberTyp den Typ regeln Sie die Art der Kostenstelle bzw. des -trägers. Hilfskosten-stellen sind Gemeinkosten, welche noch nicht direkt einer Kostenstelle zugeordnetwerden können und erst zu einem späteren Zeitpunkt über die Hauptkostenstellenanhand eines Verteilungsschemas aufgelöst werden. Kosten für eine Gruppe vonKostenträgern können über Hilfskostenträger erfasst und im zweiten Schritt perVerteilungsschema den Kostenträgern zugerechnet werden.JeVerteilungs

schemanach eingestelltem Typ stehen unterschiedliche Verteilungsschemata zur Verfü-

gung (siehe Kapitel 9.3 auf Seite 274). Für Hilfskostenstellen bzw. -träger die unterKostenrechnung / Verteilungsschemata / Hilfkostenstellen bzw. Kostenrechnung /Verteilungsschemata / Hilfkostenträger erfassten Verteilungen und für Kostenstel-len die Verteilungsschemata aus Kostenrechnung / Verteilungsschemata / Kosten-stellen zu Kostenträger. Eine Verteilung der Kostenträger ist nicht möglich.FürEingabesperre abgeschlossene Kostenstellen- bzw. Kostenträgerstammsätze kann ein Sperrda-tum vergeben werden. D.h. ab dem hinterlegten Datum können dieser Kostenstellebzw. diesem Kostenträger keine Kosten mehr zugewiesen werden.ProJahreswechsel Kostenträger kann optional verhindert werden, dass dessen Saldo beim Jah-reswechsel in das neue Jahr übernommen wird. Für Kostenstellen erfolgt generellkeine Saldenübernahme.Gibtkeine Verteilung es sowohl Kostenstellen, die auf Kostenträger verteilt werden, als auch Kos-tenstellen für die keine Verteilung erfolgen soll, so ist für die zuletzt genannten die

272


Option zu setzen.Auf Salden Budgetder Seite Salden/Budget erhalten Sie einen Überblick über die monatlichenSalden der gewählten Kostenstelle bzw. Kostenträgers.Analog der Budgetverwaltung für Konten, können auch Budgets für Kostenstel-len und -träger erfasst oder über ein erweitertes Budget auf Kostenarten verteiltoder aus den Vorjahressalden bzw. -budgets übernommen werden. Wurden ver-teilte Kostenstellen- bzw- Kostenträgerbudgets erstellt, wird die Baumansicht umdie entsprechenden Untereinträge erweitert. Einzelne Verteilungen können nur di-rekt über den entsprechenden Untereintrag mit Hilfe des Schaltersentfernt werden.Die HinweisBudgets der Kostenarten und Kostenstellen bzw. -träger ergänzen sich gegen-seitig. D.h. wird z.B. der Kostenart 4997 über ein verteiltes Budget der Kostenstelle001 ein Wert zugewiesen, hinterlegt das Programm automastisch einen Eintrag fürdie Kostenstelle 001 in der Budgettabelle der Kostenart 4997.Auf Kostendatensätzeder Seite Kostendatensätze sind alle Kosten, welche auf die gewählte Kosten-stelle bzw. -träger gelaufen sind, getrennt nach Buchungszeiträumen aufgelistet.

Abbildung 9.8: Kostenstelle Seite Kostendatensätze

Über Hinweiseinen Doppelklick auf einen Datensatz gelangen Sie automatisch in die Er-fassungsmaske des Kostendatensatzes und können ggf. Anpassungen durchführen(vgl. siehe Kapitel 9.4 auf Seite 279).

9.2.3 Strukturplan

Über die Einordnung von Kostenstellen bzw. Kostenträgern über Kostenrechnung/ Kostenstruktur / Kostenstellen / Kostenstellenstruktur bzw. Kostenrechnung /

273

9.3. VERTEILUNGSSCHEMATA

Abbildung 9.7: Kostenstelle Seite Salden/Budget

Kostenstruktur / Kostenträger / Kostenträgerstruktur erreichen Sie eine zusätzlicheGruppierung für hierarchische Auswertungen.Um eine neue Struktur zu erstellen bzw. neue Ebenen hinzuzufügen gehen Sie über. Sie gelangen in eine Auswahl des Kostenstellen- bzw. Kostenträgerstamms. Per

Einfachauswahl oder Multiselekt ordnen Sie die Datensätze im Strukturplan zu.Die Einordnung erfolgt immer unterhalb der markierten Ebene. Per gelangenSie in den Stammdatensatz der gewählten Kostenstelle bzw. -trägers. Dort könnenSie ggf. Anpassungen durchführen und speichern. Über die Pfeiltasten können SieDatensätze um Ebenen oder Ordnungen nach oben bzw. unten verschieben. Auchper Drag & Drop können Verschiebungen erfolgen. Haben Sie Ihre Anpassungenerfolgreich durchgeführt, verlassen Sie den Dialog über .

9.3 Verteilungsschemata

Insgesamt stehen Ihnen über Kostenrechnung / Verteilungsschemata vier Menüszur Verwaltung von Verteilungsmöglichkeiten von Kostenstellen und -trägern zurVerfügung. Es wird festgelegt, wie zum Zeitpunkt der Verteilung die Anteile aufdie einzelnen Kostenstellen und -träger zu ermitteln sind.Mit den Einstellungen in den Stammdaten wird die Verteilung organisiert.Die Handhabung der einzelnen Verteilungsschemen ist zum Grossteil identisch,daher wird auf eine separate Darstellung verzichtet. Eine Ausnahme bildet dasBuchschema, dieses wird separat erläutert.Folgende Verteilungen stehen Ihnen zur Verfügung:

• Kostenrechnung / Verteilungsschemata / HilfskostenstellenVerteilung von (vorgelagerten) Hilfskostenstellen auf (Hilfs-)Kostenstellen.

274


Abbildung 9.9: Kostenträgerstruktur

• Kostenrechnung / Verteilungsschemata / HilfskostenträgerVerteilung von (vorgelagerten) Hilfskostenträgern auf (Hilfs-)Kostenträger.

• Kostenrechnung / Verteilungsschemata / Kostenstellen zu KostenträgerVerteilung von Kostenstellen auf (Hilfs-)Kostenträger.

• Kostenrechnung / Verteilungsschemata / BuchenProzentuale Aufteilung auf Kostenstellen und Kostenträger.

Für die ersten drei Verteilungsschemata Hilfskostenstellen, Hilfskostenträger undKostenstellen zu Kostenträger erfolgt die Ermittlung der Anteile und die Verteilungerst über Kostenrechnung / Kosten verteilen. (siehe Kapitel 9.4.3 auf Seite 284)

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Abbildung 9.10: Verteilungsschema Kostenstellen

FürKostenschema die eindeutige Kennzeichnung des Verteilungsschemas vergeben Sie eine max.6stellige Kennung, welche sowohl Buchstaben und Zahlen als auch Sonderzeichenenthalten kann.WählenBezeichnung Sie eine eindeutige, bis zu 40stellige, Bezeichnung, aus der auch die Ver-teilung hervorgeht, aus. Hierzu stehen Ihnen zwei Eingabefelder zur Verfügung.EsZielkostenart besteht die Möglichkeit, neben der Verteilung auf verschiedene Kostenstellenbzw. -träger den gebuchten Wert einer anderen Kostenart zuzuordnen. Z.B. könn-ten Anteile der Telefon-, der Portokosten und der Kosten für Zeitschriften undBücher den Kosten für Akquise zugeordnet werden.EsTyp stehen Ihnen verschiedene Verteilungstypen zur Verfügung:

• Statische, direkte Verteilung: Prozentual• Dynamische Verteilung: Ergebnisabhängig, Umsatzabhängig, Kostenartab-

hängig.Je nach eingestelltem Verteilungstyp kann es ein weiteres Eingabefeld geben. Fürdie prozentuale Verteilung die Angabe des Prozentsatzes und für kostenartabhän-gige Aufteilungen die Angabe der Verteilungskostenart.ImTabelle unteren Tabellenbereich sind die Kostenstellen bzw. Kostenträger aufzunehmen,auf die umverteilt werden soll. Das bedeutet, die Kosten, die für eine Hilfskosten-stellen bzw. -träger angefallen sind, werden zum Stichtag auf die Kostenstellen bzw.

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Kostenträger, die im in den Stammdaten der Kostenstelle bzw. -träger hinterleg-ten Verteilungsschema enthalten sind, umverteilt. Über die SelectLine-typischeBearbeitungsleiste können Sie Datensätze zuordnen, bearbeiten und entfernen.

9.3.1 Verteilungstypen

Ziel der Verteilung ist, dass alle angefallenen Kosten auf die Leistungsträger (dieKostenträger) übergewälzt werden, um so die Effizienz der Produkte oder Projektevergleichen zu können. In der Kostenrechnung spricht man vom Deckungsbeitrag,der über mehrere Stufen dargestellt wird – erst gehen nur die variablen Kosten ein,dann die direkten fixen Kosten und danach die indirekten aus Gruppenkosten undKostenstellen.Verteilt Umsatzabhängigwird, entsprechend des erzielten Umsatzes, je an der Verteilung beteiligterKostenstellen bzw. -träger. Das heisst, auf die Kostenstelle oder auch den Kosten-träger in der Tabelle mit dem grössten Umsatz entfällt der grösste Anteil der zuverteilenden Kosten. Für die Kostenarten, die die Basis für den Erlös bilden, istin den Stammdaten der Typ "Umsatz" einzustellen. Entsprechen nur bestimmteKostendatensätze der verwendeten Kostenart dem Erlös, sind für diese Kostenda-tensätze der Kostenartentyp auf ”Umsatz” zu stellen. Nachträglich erreichen Siedies über das Bearbeiten des Satzes über Kostenrechnung / Kosten erfassen. Fürdie Ermittlung des Umsatzes werden nur Kostendatensätze vom Typ ”Umsatz”herangezogen. Das Verteilungsverhältnis aus dem Umsatzverhältnis der beteilig-ten Kostenstellen/ Kostenträger zu einander wird zum aktuellen Zeitpunkt derKostenverteilung bestimmt.Bei Prozentualder prozentualen Aufteilung stehen die Anteile fest und werden mit entspre-chendem Prozentsatz den Kostenstellen bzw. Kostenträgern zugeordnet. Die Felder"Anteile total" und "aufgeteilt" sind nur für den prozentabhängigen Typen vorhan-den. Für jede einzelne Position ist der Prozentsatz zu erfassen, mit welchem diebetreffende Kostenstelle bzw. -träger pro Kostendatensatz belastet werden soll. DieGesamtanteile werden mit dem Speichern der Positionen ermittelt. Die Verteilungdes gebuchten Wertes erfolgt zu einem Stichtag über Kostenrechnung / Kostenverteilen anhand der hinterlegten Prozente.Verteilt Ergebnisabhängigwird, entsprechend des erzielten Ergebnisses, je an der Verteilung betei-ligter Kostenstellen bzw. -träger. Das heisst, auf die Kostenstelle oder den Kosten-träger in der Tabelle mit dem besten Ergebnis entfällt der grösste Anteil der zuverteilenden Kosten.Das Ergebnis wird aus den jeweiligen Erlösen und Kosten ermittelt, wofür alle Kos-tendatensätze der betreffenden Kostenstelle bzw. -träger herangezogen werden. Umeine ordnungsgemässe Deckungsbeitragsrechnung zu erhalten empfehlen wir Ihnenfür die Kostenarten, die die Basis für den Erlös bilden, in den Stammdaten den Typ"Umsatz" einzustellen (vgl. Sie auch mit Umsatzabhängig). Das Verteilungsverhält-nis lt. Ergebnis der beteiligten Kostenstellen bzw. -träger zu einander wird zumaktuellen Zeitpunkt der Kostenverteilung über Kostenrechnung / Kosten verteilenbestimmt.Verteilt Kostenartwird, entsprechend der Verteilungskostenart, je an der Verteilung beteilig-ter Kostenstellen bzw. -träger. Das heisst, auf die Kostenstelle bzw. den Kostenträ-

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ger in der Tabelle mit dem grössten Wert für die angegebene Verteilungskostenartentfällt der grösste Anteil der zu verteilenden Kosten.DieBeispiel Wareneingangskosten werden beim Bebuchen von 3400 auf drei Produktions-abteilungen (Kostenstellen PROD1, PROD2, PROD3) verteilt. Die Kosten der La-gerhaltung (Miete, Neubau, Sanierung) werden einer Hilfskostenstelle zugewiesen.Mit der Kostenverteilung sollen diese Lagerkosten auf die Produktionskostenstellenverteilt werden – auf Basis der Wareneingangskosten der Produktionskostenstellen.In diesem Fall wäre das Wareneingangskonto 3400 die Verteilungskostenart.

9.3.2 Buchschema

Eine Ausnahme zu den restlichen Verteilungsschemata bildet das Buchschema. Hierist nur die prozentuale Verteilung möglich. Da es keine Abhängigkeit gibt, bewirktein im Konto hinterlegtes Buchschema, dass der Betrag sofort und automatisch aufdie im Buchschema hinterlegten Kostenstellen oder Kostenträger aufgeteilt wird.Die Verteilung muss nicht über einen separaten Menüpunkt angestossen werden.

Abbildung 9.11: Verteilungsschema Buchen

Es handelt sich hierbei um direkt zuweisbare, prozentual zu verteilende Kosten,die als Ziel immer die gleichen Kostenstellen bzw. -träger haben.

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Hinterlegen Anteile totalSie den Gesamtanteil. Der Wert muss für die Ermittlung der Prozent-werte vorgegeben sein. Als Standard wird Ihnen 100 vorgeschlagen.Je AnteilKostenstelle bzw. -träger, auf die der gebuchte Wert verteilt werden soll, sind dieAnteile einzutragen. Die Prozente werden in Bezug zum Gesamtanteil ermittelt.

9.4 Kostendatensätze

Die Liste Ihrer erfassten Kostendatensätze finden Sie unter Kostenrechnung / Kos-ten erfassen. Hierüber legen Sie manuell neue Kosten an, bearbeiten bestehendeund entfernen nicht mehr benötigte.Des ZusatztextWeiteren können Sie über das Kontextmenü (rechte Maustaste) für jeden ein-zelnen Kostendatensatz einen Zusatztext für weitere Informationen hinterlegen. Siehaben die Möglichkeit, Werte in Extrafeldern der Kostentabelle zu erfassen. SindExtrafelder vorhanden, erscheint der entsprechende Dialog auch als Folgedialogbeim manuellen Buchen.

Abbildung 9.12: Kostentabelle

Ebenfalls über das Kontextmenü können Sie sich die Tabelle vorgefiltert nach Vor-trägen oder manuell erfassten Kosten anzeigen lassen. Anhand der farblichen Ge-staltung der Legende ist auch auf den ersten Blick ersichtlich wie welcher Kosten-satz entstanden ist:

• grün - Vorträge• rot - manuell erfasste Kosten• schwarz - automatisch erstellte Kosten (aus Buchungen)• blau - verteilte Kosten.

Im HinweisSystemmenü des Dialogs kann mit dem Menüeintrag Autom. Öffnen festge-legt werden, dass sich die Anzeige automatisch mit der Eingabemaske zum Dialog-buchen öffnet und schliesst.

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9.4. KOSTENDATENSÄTZE

9.4.1 Kosten anlegen

„Kosten erfassen“ bedeutet es entsteht ein neuer Datensatz in der Tabelle KOS-TEN. Bei aktivierter Kostenrechnung ist das über zwei Wege möglich:

• über manuelles Buchen über Dialogbuchen oder auch bei der automatischenErstellung eines Buchungssatzes durch Verarbeitung eines Buchungsstapelsoder dem Direktexport ins SelectLine Rechnungswesen über den Se-lectLine Auftrag

• Kosten können auch unabhängig von einer Buchung direkt manuell erfasstwerden

FelderBuch- undOPBeleg

Buch- und OPBeleg

Die Erfassungsmaske für Kosten wurde um die Felder Buch-Beleg und OPBelegerweitert. Es ist nun möglich beim manuellen Anlegen von Kostenbuchungen diebeiden Felder zu belegen. Bei der Übernahme der Kostenbuchung aus einem Bu-chungssatz wird sowohl der Buch- als auch der OPBeleg aus der Buchung über-nommen. Eine Anpassung ist nicht möglich. Die Verteilung der Kosten übernimmtdie beiden Felder in die verteilten Kostensätze.Im Zuge dieser Erweiterung wur-de auch die Tabelle der angezeigten Kostendatensätze in den Kostenstammdatenunter Kostensätze um Buch- und OPBeleg ergänzt. Ein Update der bestehendenKostensätze erfolgt nicht.

Abbildung 9.13: Kosten anlegen

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9.4.1.1 Buchungsmaske

Wird ein ER-Konto bzw. Personenkonten (bei gesetzter Option in den Mandanten-einstellungen) bebucht, für das in den Kontenstammdaten die Einstellung „Kosten-dialog anzeigen“ hinterlegt ist, wird beim Speichern der Buchung ein zusätzlicherDialog zur Zuweisung bzw. Aufteilung des Betrages auf Kostenstellen oder Kosten-träger eingeblendet. Wurde in den Kontenstammdaten bereits eine feste Kosten-zuordnung vorgenommen, z.B. durch das Hinterlegen eines Buchschemas, werdendie entsprechenden Werte hier vorgeschlagen.

Abbildung 9.14: Kosten erfassen über manuelles Buchen

Als KostenartKostenart wird Ihnen automatisch die im Kontenstamm hinterlegte vorge-schlagen. Über den Auswahlschalter können Sie allerdings auch eine abweichendeKostenart angeben.Je KSt / KTrnachdem, ob Sie sowohl Kostenstellen als auch Kostenträger für ein und densel-ben Kostendatensatz erlauben oder nicht (Mandanteneinstellung), prüft das Pro-gramm Ihre Eingaben und weist Sie auf evtl. Unstimmigkeiten hin.Der TypKostenartentyp wird aus den Stammdaten der verwendeten Kostenart ermit-telt, kann jedoch für jeden einzelnen Kostensatz angepasst werden. Der Typ wirdz.B. für die Deckungsbeitragsrechnung und die umsatzabhängige Verteilung vonKosten berücksichtigt.Als BetragBetrag wird der Nettobetrag der Buchung vorgeschlagen.Ist Aufteilungeine Aufteilung auf mehrere Kostenstellen bzw. -träger vorgesehen, gelangenSie über oder [F9] in die erweiterte Eingabemaske für die Kostenaufteilung.

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Abbildung 9.15: Kosten verteilen

Die Aufteilung kann durch die Auswahl eines unter Kostenrechnung / Verteilungs-schemata / Buchen hinterlegten Verteilungsschema erfolgen oder über die manu-elle Eingabe von Positionen. Bei der manuellen Erfassung wählen Sie pro Position( 9.3 auf Seite 274) die Kostenart, Kostenstelle und / oder Kostenträger sowieden Kostensatztyp (Fix, Variabel und Umsatz) aus und ordnen den entsprechen-den Splittbetrag zu. Über dem Tabellenbereich wird Ihnen stets der Gesamtbetragsowie der noch zu verteilende Restbetrag der Kostenbuchung angezeigt. Dadurchbehalten Sie immer den Überblick zu welchem Anteil Sie die Kosten bereits verteilthaben. Der Betrag muss allerdings nicht vollständig Kostenstellen bzw. -trägern zu-gewiesen werden. Nicht zugeordnete Kosten werden automatisch einer sogenanntenFehlerkostenstelle zugewiesen - Im Kostendatensatz sind die Felder für Kostenstelleund -träger leer. In den Auswertungen der Kostenrechnung, z.B. Kostenstellenblatt,wird die Fehlerkostenstelle angezeigt sobald kein Eintrag in die Felder Kostenstelleund Kostenträger erfolgt.BemerkenAbbruch Sie bei der Erstellung des Kostensatzes, dass der Buchungssatz fehler-haft erfasst wurde, gelangen Sie über zurück in die Eingabemaske derBuchung und können die Änderungen durchführen. Mit dem erneuten Abschlies-sen des Satzes gelangen Sie wieder in den Dialog der Kostenerfassung.ÜberSpeichern speichern Sie Ihre Eingaben und der Kostendatensatz wird erstellt.HabenHinweis Sie in den Konteneinstellungen den Kostendialog auf nicht anzeigen ein-gestellt, erfolgt das Speichern der Kostenbuchung automatisch ohne den oben be-schriebenen Dialog. Dies ist zu empfehlen, wenn Sie ebenfalls in den Kostenrech-nungseinstellungen der Konten ein festes Buchschema bzw. eine Kostenstelle odereinen Kostenträger hinterlegt haben.

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9.4.1.2 Kosten separat buchen

Über Kostenrechnung / Kosten erfassen bzw. Buchen / Ansicht / Kosten ist esmöglich, Kosten unabhängig vom Vorhandensein eines Buchungssatzes überzu erfassen. Das ermöglicht, vergleichbar mit den Vortragswerten für Bilanzkonten,das Vortragen von Kostenträgersalden im begonnenen neuen Zeitraum. Das unab-hängige manuelle Erfassen kann auch für Kostenumbuchungen verwendet werden– ein Kostenträger wird entlastet, ein anderer belastet.

Abbildung 9.16: Kosten manuell erfassen

Vorträge Vortragkönnen nur für Kostenträger und zum ersten Tag des Wirtschaftsjahresangelegt werden. Dieser ggf. geschätzte Vortragswert wird mit der Übernahmevon Kostenträgersalden bei der Wiederholung des Jahreswechsels (siehe AbschnittJahreswechsel) durch den tatsächlichen Wert entsprechend des Kostenträgersaldosaktualisiert.Die KostenartKostenart ist als Pflichtfeld definiert. Ohne eine passende Eingabe kann derKostenerfassungsdialog nicht verlassen werden.Für KSt / KTrdie Eingabe der Kostenstelle und / oder des Kostenträgers werden die op-tionalen Angaben in den Mandanteneinstellungen berücksichtigt und geprüft. Sieerhalten bei Unstimmigkeiten entsprechende Hinweismeldungen.Es Belegnummerkönnen auch für die Kostenerfassung sowohl eine Belegnummer als auch ein OP-Beleg hinterlegt werden. Entsteht der Kostendatensatz über eine Buchung, werdendie Felder mit den Daten aus dem Buchungssatz vorbelegt.Im BetragBetrag hinterlegen Sie den Wert, mit welchem die Kostenstelle bzw. der Kos-tenträger belastet werden soll. Die Eingabe ist auch mit Vorzeichen möglich.

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DerTyp Kostenartentyp wird aus den Stammdaten der verwendeten Kostenart ermit-telt, kann jedoch für jeden einzelnen Kostensatz angepasst werden. Der Typ wirdz.B. für die Deckungsbeitragsrechnung und die umsatzabhängige Verteilung vonKosten berücksichtigt.

9.4.2 Kosten bearbeiten

Vorhandene Kostendatensätze können unabhängig vom zu Grunde liegenden Bu-chungssatz bearbeitet werden. Das bedeutet, z.b. Kostensätze auf so genannte Feh-lerkostenstellen bzw. Fehlerkostenträger können nachträglich die tatsächlichen Da-ten eingetragen werden. Sowohl über Kostenrechnung / Kosten erfassen als auchüber Buchen / Ansicht / Kosten können Sie den vorhandenen Datensatz zum Be-arbeiten öffnen. Die Art des Bearbeitungsdialogs ist abhängig davon, auf welcheWeise der Datensatz entstanden ist. Es können alle Angaben geändert und ange-passt werden.

VerteilteHinweis Kosten können nicht bearbeitet werden. Diese müssen Sie über eine Neu-verteilung unter Kostenrechnung / Kosten verteilen aktualisieren.

9.4.3 Kosten verteilen

Eine Aufteilung direkt beim Buchen ist nur für alle manuell verteilten Beträge undfür prozentual zu verteilenden Kosten und Erlöse nach Buchschema möglich.

Umsatz-, ergebnis- und kostenartabhängiges Verteilen wird zu einem bestimmtenZeitpunkt über Kostenrechnung / Kosten verteilen ausgeführt. Die Verteilung er-folgt nach bestimmten in den Stammdaten definierten Verteilungsschemata ( 9.3auf Seite 274).

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Abbildung 9.17: Kosten verteilen

Zum bestimmten Stichtag, z.B. immer nach dem Periodenabschluss, können dieKosten entsprechend der hinterlegten Verteilungsschemata für die aktuelle Periode,für alle zurückliegenden Perioden oder für alle Perioden umverteilt werden.Im oberen Tabellenbereich werden die bisher getätigten Verteilungen und auch obund wann ggf. nachträglich in eine bereits verteilte Periode gebucht wurde, ange-zeigt. Wird neu verteilt, ist die für den gewählten Zeitraum evtl. schon vorliegendedie Verteilung hinfällig.Die Verteilung erfolgt schrittweise nacheinander:

• Verteilung von Hilfskostenstellen auf Kostenstellen. Dabei ist eine Zwischen-station auf andere Hilfskostenstellen möglich. Man spricht vom so genanntenStufenleiterverfahren.

• Verteilung von Kostenstellen auf Kostenträger – auch auf Hilfskostenträger.• Verteilung von Hilfskostenstellen auf Kostenträger.

285

9.5. AUSWERTUNGEN

Optional können die einzelnen Schritte auch ausgelassen werden. Die Verteilungvon Kostenstellen muss zwingend separat durchgeführt werden.Nach erfolgreicher Aufteilung erhalten Sie ein Protokoll anhand dessen Sie diegetätigten Verteilungen ersehen können.DieHinweis Kosten können zu jederzeit für beliebige Zeiträume wiederholt werden. Dieswird z.b. erforderlich, wenn kostenrelevante Nachbuchungen erfolgt sind.

9.5 Auswertungen

Die Auswertungen sind im Programm gruppiert nach Kostenarten-, Kostenstellen-und Kostenträgerrechnung zusammengestellt.

9.5.1 Kostenarten

Die Auswertungslisten zu den Kostenarten erreichen Sie über Kostenrechnung /Auswertungen Kostenrechnung / Kostenarten.

9.5.1.1 Journal

Sie haben die Möglichkeit, sich die erfassten Kosten für einen bestimmten Zeitraumals Protokoll der Erfassung darstellen zu lassen. Es werden Ihnen alle Kostenda-tensätze sortiert nach Datum aufgelistet.

Abbildung 9.18: Kostenart Journal

Der auszuwertende Bereich kann nach Periode oder exaktem Datum eingeschränktwerden.

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9.5.1.2 Kostenartenblatt

Das Kostenartenblatt gruppiert je Kostenstelle bzw. -träger die Datensätze nachKostenarten.

Abbildung 9.19: Kostenartenblatt

Die Auswertung erfolgt periodenweise.

9.5.1.3 Summen und Salden

Sie haben die Möglichkeit, sich die erfassten Kosten für einen bestimmten Zeitraumals Saldenliste darstellen zu lassen.

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9.5. AUSWERTUNGEN

Abbildung 9.20: Kostenart Summen und Salden

Die Einschränkung der angezeigten Daten erfolgt periodenweise. Die Auswertungkann über alle Kostenarten erfolgen, dann darf keine Eintragung in dem entspre-chenden Feld vorgenommen werden, über eine Auswahl an Kostenarten, welche Sieüber den Auswahlschalter und Multiselekt wählen, oder über eine einzelne Kosten-art. Des Weiteren geben Sie an, ob Sie die aufgelaufenen Werte der Kostenstellenoder -träger in der Anzeige erhalten wollen. Die Auswertung kann optional mitoder ohne Verteilung erfolgen. D.h. wurden Kosten bereits verteilt können Sie sichdie Werte noch einmal anzeigen lassen, wie sie vor der Verteilung waren.DieHinweis Summen und Salden Liste dient Ihnen ebenfalls als Vergleichsmöglichkeit derIst-Werte mit dem hinterlegten Budget.

9.5.2 Kostenstellen

Die Auswertungslisten zu den Kostenstellen erreichen Sie über Kostenrechnung /Auswertungen Kostenrechnung / Kostenstellen.

9.5.2.1 Journal

Sie haben die Möglichkeit, sich die erfassten Kosten für einen bestimmten Zeitraumals Protokoll der Erfassung darstellen zu lassen. Es werden Ihnen alle Kostenda-tensätze sortiert nach Datum aufgelistet. Der auszuwertende Bereich kann nachPeriode oder exaktem Datum eingeschränkt werden. Im Gegensatz zum Journal

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für Kostenarten können Sie für die Kostenstellen optional festlegen, ob mit oder oh-ne Verteilung ausgewertet werden soll. D.h. wurden Kosten bereits verteilt könnenSie sich die Werte noch einmal anzeigen lassen, wie sie vor der Verteilung waren.

9.5.2.2 Kostenstellenblatt

Das Kostenstellenblatt listet Ihnen alle Kostendatensätze gruppiert nach Kostenartje ausgewählter Kostenstelle auf.

Abbildung 9.21: Kostenstellenblatt

Die Auswertung kann sowohl in Lang- als auch in Kurzform gedruckt werden.Zudem steht Ihnen auch die Möglichkeit zur Verfügung eine Monatsauswertungmit Gegenüberstellung zu den Jahressummen zu erstellen.Es kann ein bestimmter Bereich von Kostenstellen, eine einzelne Kostenstelle oder,bei leerem Eintrag, die Fehlerkostenstelle ausgewertet werden.Die angezeigten Daten können perioden- oder datumsweise eingeschränkt werden.

9.5.2.3 Summen und Salden

Sie haben die Möglichkeit, sich die erfassten Kosten für einen bestimmten Zeitraumals Saldenliste darstellen zu lassen.Die Einschränkung kann, im Gegensatz zur Summen und Salden Liste für Kos-tenarten, perioden- oder datumsweise erfolgen. Die Auswertung kann über alle

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9.5. AUSWERTUNGEN

Kostenstellen erfolgen, dann darf keine Eintragung in dem entsprechenden Feldvorgenommen werden, über eine Auswahl an Kostenstellen, welche Sie über denAuswahlschalter und Multiselekt wählen, oder über eine einzelne Kostenstelle. DieListe kann optional mit oder ohne Details erfolgen. D.h. mit detaillierten Infor-mationen wird Ihnen der Saldo jeder Kostenstelle separat ausgewiesen ohne dieDetailinformation wird nur eine Gesamtsumme über alle gewählten Kostenstellenausgedruckt.DieHinweis Summen und Salden Liste dient Ihnen ebenfalls als Vergleichsmöglichkeit derIst-Werte mit dem hinterlegten Budget.

9.5.2.4 Budgetabrechnung

Zusätzlich zu den Summen und Salden Auswertungen mit Budgets gibt es für Kos-tenstellen noch eine separate Budgetabrechnung. Hier werden Ihnen die einzelnenverteilten Budgets der gewählten Kostenstellen je Kostenart aufgeschlüsselt undausgewertet.

Abbildung 9.22: Budgetabrechnung Kostenstelle

Die Einschränkung kann, im Gegensatz zur Summen und Salden Liste für Kos-tenarten, perioden- oder datumsweise erfolgen. Die Auswertung kann über alle

290


Kostenstellen erfolgen, dann darf keine Eintragung in dem entsprechenden Feldvorgenommen werden, über eine Auswahl an Kostenstellen, welche Sie über denAuswahlschalter und Multiselekt wählen, oder über eine einzelne Kostenstelle. DesWeiteren kann die Ausgabe der Daten optional mit oder ohne Verteilung erfolgen.D.h. wurden Kosten bereits verteilt können Sie sich die Werte noch einmal anzeigenlassen, wie sie vor der Verteilung waren.

Die HinweisAuswertung Budgetabrechnung konsolidiert kumuliert die Kostenarten überalle Kostenstellen.

9.5.2.5 Erfolgsrechnung

Um einen betriebswirtschaftlichen Überblick über Ihre Kostenstellen zu erhalten,und zu kontrollieren welche Kostenstellen Gewinne bzw. Verluste erwirtschaftethaben, können Sie sich eine Erfolgsrechnung zur Kostenstellenrechnung ausgebenlassen.

Abbildung 9.23: Erfolgsrechnung Kostenstelle

291

9.5. AUSWERTUNGEN

Es werden alle Kostendatensätze für den gewählten Zeitraum entsprechend des ein-gestellten Kontenplans und der gewählten Kostenstellen ausgewertet. Der ZeitraumModus kann monats-, quartalsweise oder individuell erfolgen.Soll nur eine Kostenstelle ausgewertet werden ist diese entsprechend einzutragen,wird keine Kostenstelle angegeben erfolgt die Auswertung über die Fehlerkosten-stelle. Bei der Erstellung der Liste über mehrere Kostenstellen erscheint ein Aus-wahldialog über alle Stammdatensätze, die dann per Multiselektion übernommenwerden können.Der Ausdruck kann durch verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten von Ihnen beein-flusst werden.SollenKonsolidiert mehrere Kostenstellen für die Auswertung beachtet werden, können Sie op-tional festlegen, ob die Daten aufsummiert zu einem Betriebsergebnis konsolidiertoder für jede gewählte Kostenstelle eine separate BWA erstellt werden soll.ZusätzlichKosten

artennachweiszur Gliederung werden die im Kontenplan zugeordneten Kostenarten an

entsprechender Stelle aufgelistet.Kostenarten,Saldo = 0 welche einen Saldo von 0,00 aufweisen und im laufenden Geschäftsjahrnicht angesprochen wurden, werden nicht ausgewiesen. Werden zusätzlich Vorjah-reswerte ermittelt und eine Kostenart wurde im vorigen Zeitraum benutzt, aller-dings nicht im aktuellen, wird dieses trotz Unterdrückung von Nullsalden angezeigt.Da über die Erfolgsrechnung eine Darstellung der prozentualen Veränderung zumVorjahr erfolgt.WerdenGliederung Gruppen des Erfolgsrechnungs-Kontenplans nicht verwendet, können dieseunterdrückt werden. Dies dient der Übersichtlichkeit über Ihre tatsächlich aufge-laufenen Werte.UmVorjahreswerte einen Vergleich mit dem Vorjahr anzustellen, können Sie sich auch die Vorjah-reswerte anzeigen lassen.ÜberStrukturprüfung die Prüfung der Struktur findet ein Saldenabgleich statt. Findet das Pro-gramm Unstimmigkeiten, z.B. fehlerhafte Kontenschlüsselungen, wird eine entspre-chende Fehlermeldung ausgegeben.MöchtenEinordnung Sie nur eine einzelne bzw. eine Auswahl an Kostenstellen für die Ermitt-lung des Betriebsergebnisses heranziehen, können Sie optional festlegen, ob auchdie dieser Kostenstelle/n über Kostenrechnung / Kostenstruktur / Kostenstellen /Kostenstellenstruktur eingeordneten Unterkostenstellen mit beachtet werden sol-len. ( 9.2.3 auf Seite 273)DieHinweis Erfolgsrechnung weist immer alle Kosten aus, auch wenn alle Kostenstellenkos-ten auf Kostenträger übergewälzt wurden. Das heisst, bei einer generellen Zuord-nung von Gemeinkosten auf Kostenstellen und von Leistungen auf Kostenträger,weist die Erfolgsrechnungs-Kostenstellen immer Verlust aus.

9.5.2.6 Betriebsabrechnungbogen

Der BAB ist ein Kalkulationsschema für die Verrechnung für die interne Kosten-rechnung. Er dient der Erfassung von Einzelkosten und der Umlage von Gemein-kosten auf Kostenstellen. Dadurch erhalten Sie einen Überblick über die in den

292


unterschiedlichen Bereichen entstandenen Kosten und können dies als Grundlagefür die Ermittlung von Zuschlagssätzen verwenden.

Abbildung 9.24: Betriebsabrechnungsbogen

Die Ausgabe des Betriebsabrechnungsbogens erfolgt horizontal oder vertikal ausge-richtet über eine csv-Datei für Excel und kann dadurch einfach auf Ihre Bedürfnisseangepasst und gestaltet werden.Die Auswertung ist nach Datum oder Periode möglich. Optional kann eingestelltwerden, ob die Kosten nach fix und variabel separiert werden sollen oder ob eineZusammenfassung dieser Kosten je Kostenstelle erfolgt.

9.5.3 Kostenträger

Die Auswertungslisten zu den Kostenstellen erreichen Sie über Kostenrechnung /Auswertungen Kostenrechnung / Kostenträger.Da die Bereichsdialoge und Auswertungen zum Grossteil identisch zu den jewei-ligen Kostenstellenauswertungen sind, werden sie hier nicht noch einmal separaterläutert. Für die Kostenträger stehen folgende Auswertungen analog zu den Kos-tenstellen zur Verfügung:

• Journal• Kostenträgerblatt• Summen und Salden• Budgetabrechnung• Budgetabrechnung konsolidiert• Deckungsbeitragsrechnung

9.5.3.1 Deckungsbeitragsrechnung

Als zusätzliche Auswertung nur für die Kostenträger ist die Deckungsbeitrags-rechnung integriert. Über den Deckungsbeitrag ermitteln Sie u.a. den Betrag, der

293

9.5. AUSWERTUNGEN

Ihnen für die Deckung Ihrer Fixkosten zur Verfügung steht und den nach Abzugaller Kosten entstehenden Ertrag je Kostenträger.

Abbildung 9.25: Deckungsbeitragsrechnung

Im SelectLine Rechnungswesen steht Ihnen die mehrstufige Deckungsbeitrags-rechnung zur Verfügung:

Mehrstufige DeckungsbeitragsrechnungUmsatzerlös

- Variable Kosten= Deckungsbeitrag I- Produktfixkosten= Deckungsbeitrag II- Produktgruppenfixkosten= Deckungsbeitrag III- Kostenstellenfixkosten= Deckungsbeitrag IV

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Voraussetzung ist, eine entsprechende Kostenstellen- und Kostenträgerstruktur,in der zwischen Gemeinkosten, direkten Einzelkosten und Gruppenkosten (Hilfs-kostenträger) unterschieden wird und die Zuweisung der Kosten auch nach dieserStruktur erfolgt. Es ist auf die korrekte Schlüsselung des Kostentyps (Fix, Variabelbzw. Umsatz) in den Kostenartenstammdaten bzw. auf die korrekte Angabe beimKostenerfassen zu achten.

295

9.5. AUSWERTUNGEN

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10 Anlagenbuchhaltung

Das Modul SelectLine Anlagenbuchhatlung bietet Ihnen mehr Transparenzin der Verwaltung der Wirtschaftsgüter im Unternehmen. Das Zusammenspielzwischen Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung beginnt mit der Aufnah-me einer Anlage aus der Eingangsbuchung, passiert mit der Generierung der Ab-schreibungsbuchungen und endet mit der Erzeugung der Abgangsbuchung. IhreAbschreibungen sehen Sie auf Knopfdruck und sämtliche Abschreibungsverläufelassen sich in verschiedenen Ansichten darstellen.Die SelectLine Anlagenbuchhaltung kann sowohl einzeln, ohne die ModuleFinanzbuchhaltung und Kostenrechnung, genutzt werden, als auch im Ver-bund. Werden die Module gemeinsam verwendet, erzeugt eine Buchung gegen einAnlagekonto automatisch einen Datensatz im Anlagestapel. Somit ist es nicht not-wendig eine doppelte Datenhaltung durchzuführen und Sie haben in einem Schrittdie Daten als Buchungssatz und Anlage erfasst.

10.1 Voreinstellungen

10.1.1 Mandanteneinstellungen

Mit der Freischaltung der SelectLine Anlagenbuchhaltung über deren Lizen-zierung steht Ihnen unter Mandant / Einstellungen eine zusätzliche Seite Anla-genbuchhaltung zur Verfügung. Hierüber erfassen Sie Details und Voreinstellungenzum Programmverhalten hinsichtlich der Generierung von Anlagdaten.

Über Inventar-nummer

können Sie die Bildung der Inventarnum-mer automatisch bei der Neuanlage eines Wirtschaftsgutes aus dem Anlagekonto(K) und einer fortlaufenden Nummer (N) festlegen lassen.Alternativ Hinweiskann im Anlagen-Erfassungsdialog die Inventarnummer manuell einge-tragen oder über einen Nummernkreis bestimmt werden.Das ErinnerungswertProgramm schreibt das Wirtschaftsgut bis auf den hier hinterlegten Betrag ab.Dieser Wert wird bis zum Abgang als Restbuchwert im Anlagespiegel ausgewiesen.Der Betrag wird automatisch als Vorschlagswert für eine neue Anlage übernommen.

Ist Buchwerterunden

die Option aktiv, werden Nachkommastellen im erstenJahr abgeschrieben, so dass in den Folgejahren gerundete Buchwerte und gerundeteAfA-Beträge entstehen. Ein Wechsel der Option ist nur für die Erfassung neuerAnlagen wirksam bzw. bei der Anpassung und Bearbeitung bereits bestehenderAnlagegüter.

Bei Buchungerstellen

aktiver Option , wird mit dem Anlegen, Vortragen,Ändern (z.B. neue Bewegung) einer Anlage in der Anlagenbuchhaltung auto-matisch die entsprechende Dialogbuchung generiert. Bei inaktiver Option werden

297

10.1. VOREINSTELLUNGEN

auch die Vortrags-, Zugangs- und Änderungsbuchungen erst mit dem Fibuexportüber Anlagen / Finanzbuchhaltung / Buchungen erstellen im neuen Buchungssta-pel erzeugt (siehe Kapitel ?? auf Seite ??).

Abbildung 10.1: Mandant Anlagenbuchhaltung

AbschreibungsbuchungenHinweis gelangen generell nur über Anlagen / Finanzbuchhaltung/ Buchungen erstellen in die Buchungsmaske der SelectLine Finanzbuchhal-tung.DieAfa monatlich Ermittlung der zu tätigenden Abschreibungen erfolgt standardmässig jahres-

weise. Über die Option können Sie diese allerdings auch mo-natlich ermitteln und über Anlagen / Finanzbuchhaltung / Buchungen erstellenverbuchen lassen. Bei einer unterjährigen Umstellung der Option werden die Ab-schreibungswerte Ihrer Anlagen automatisch angepasst.DieFibukonten Vorschlagswerte für die Fibukonten werden bei der Anlage und Bearbeitung derWirtschaftsgüter automatisch vorgeschlagen. Sie können für folgende Bewegungenangegeben werden:ß

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KAPITEL 10. ANLAGENBUCHHALTUNG

• Abschreibung (Das Konto wird verwendet insofern unter Anlagen / Anlage-spiegel kein separates Konto hinterlegt wurde.)

• aussergewöhnliche Abnutzung• Teilwert Afa• Wertaufholung / Zuschreibung.

10.1.2 Import Vortragsdaten

Wurde bisher mit der SelectLine Anlagenbuchhaltung Version 8.2.13 gear-beitet können Sie diese Anlagen über Schnittstellen / Import / Anlagen XML alsVortragsdaten für das Anlag-Modul übernehmen.In der alten Version 8.2.13 steht Ihnen eine Export Schnittstelle für die Erstel-lung einer XML-Datei mit den Daten der Anlagegüter zur Verfügung. Darüberwird der Stand der bisherigen Anlagenbuchhaltung zum bestimmten Stichtag– zum Wirtschaftsjahresende – exportiert. Diese Daten werden dann in das aktu-elle SelectLine Rechnungswesen per Import als Vortrag aufgenommen. Damitist sichergestellt, dass der Anlagespiegel Ende des Wirtschaftsjahres im „alten Sys-tem“ mit dem Anlagespiegel zur Eröffnung des neuen Wirtschaftsjahres im „neuenSystem“ übereinstimmt.Wir Hinweisempfehlen, die Übernahme zum letzten abgeschlossenen Buchungsjahr durch-zuführen. Die Entscheidung zu welchem Geschäftsjahresende Sie exportieren, tref-fen Sie durch die Wahl des Geschäftsjahres in Anlag 8.2.13.Der Import der Daten erfolgt in das dem Geschäftsjahr des Exportes folgendemJahr in der aktuellen Version.Geben DateipfadSie den Pfad zur XML-Datei an. Standardmäßig wird die Datei beim Exportin das Jahresverzeichnis des Mandanten der Anlagenbuchhaltung Version 8.2.13geschrieben.

Bei Nummerierungaktivierter Option erfolgt eine Neunummerierung für dieimportierten Anlagen laut hinterlegter automatischer Inventarnummer unter Man-dant / Einstellungen / Anlagenbuchhaltung, unabhängig davon ob die Einstellung

aktiv ist. Sollen die Anlagennummern ausder alten Version übernommen werden, dürfen die Anlagen nicht neu nummeriertwerden.Optional Anlagen löschenkönnen Sie alle im aktuellen Buchungsjahr bestehenden Anlagen löschenund nur die Wirtschaftsgüter aus der alten Anlagenbuchhaltung übernehmen.Beim AnlageImport der Anlagen ins SelectLine Rechnungswesen wird der Buchwertzum Stichtag übernommen. Das bedeutet, Bewegungen und Historie, die vor diesemStichtag in Anlag 8.2.13 erfasst wurden, sind nicht sichtbar. Übernommen werdenfolgende abschreibungsrelevante Parameter:

• AHK = Anschaffungs- / Herstellungskosten• Anschaffungsdatum• Abschreibungsart

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10.2. ÜBERNAHME VORJAHR

Abbildung 10.2: Schnittstelle Anlagen XML

• Nutzungsdauer• ggf. abweichender Abschreibungsbeginn• Erinnerungswert• Konto• Buchwert zum Geschäftsjahresende des Vorjahres• Standort• Betriebsstätte• Kostenstelle

Um nach dem Import auch die entsprechenden Buchungssätze zu erhalten, führenSie die Funktion Anlagen / Finanzbuchhaltung / Buchungen erstellen aus (sieheKapitel ?? auf Seite ??).

10.2 Übernahme Vorjahr

Die Übernahme der Anlagegüter erfolgt mit dem ersten Jahreswechsel in das neueJahr (siehe Kapitel ?? auf Seite ??). Werden aber im Vorjahr Nacharbeiten ge-tätigt, welche u.a. auch die Wirtschaftsgüter betreffen, werden diese Anpassungenbei einem erneuten Jahreswechsel nicht mehr vorgetragen. Hierfür steht Ihnen dieFunktion Vorjahresübernahme unter Anlagen / Vorjahr / Übernahme Vorjahr zurVerfügung.Der Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn ein voranliegendes Geschäftsjahr exis-tiert.Mit dieser Übernahme aus dem Vorjahr werden nachträglich im Vorjahr angelegteoder angepasste Anlagen in das aktuelle Jahr übernommen.Optional können Sie den kompletten Anlagenstamm des aktuellen Jahres überschrei-ben und mit dem des Vorjahres ersetzen. Diese Vorgehensweise löscht bereits imneuen Jahr erfasste Anlagen. Bei deaktivierter Option werden nur nachträglicheÄnderungen zum aktuellen Stamm hinzugefügt.

10.3 Anlagen = Wirtschaftsgüter

Ein Grossteil der Stammdaten, wie z.B. Abschreibungsarten, AfA-Tabellen und dieGliederung im Anlagespiegel, werden bei der Neuanlage eines Mandanten automa-

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Abbildung 10.3: Übernahme Vorjahr

tisch vom Vorlagemandanten übernommen. Mit Hilfe von Stammdaten / Anpas-sung / Datenaktualisierung können Sie über den Punkt Abschreibungsarten auchjederzeit in einem aktiven Mandanten eine Aktualisierung mit dem Vorlageman-danten durchführen (siehe Kapitel ?? auf Seite ??).

Über Anlagen / Anlagen öffnen Sie die Verwaltung der Wirtschaftsgüter. Sie er-folgt je Wirtschaftsjahr. Der Jahreswechsel übernimmt die Daten in den nächstenZeitraum.

Abbildung 10.4: Anlagen anlegen

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10.3. ANLAGEN = WIRTSCHAFTSGÜTER

EineAnlageaufnehmen

neue Anlage kann als Zugang oder Vortrag aufgenommen werden – aus demAnlagestapel, dessen Positionen automatisch als Folgeaktion aus einem Dialogbu-chungssatz gegen Anlagekonto erzeugt werden oder manuell im Anlagen-Dialogüber Datensatz neu.Anlagen-Minderungen,Anlage ”bewegen” -Erweiterungen, -Abgänge können ebenfalls aus dem Anla-gestapel übernommen oder direkt in der Anlage erfasst werden.DieAbschreibungen

buchensich aus der Nutzungsdauer ergebenden Abschreibungsbuchungen werden als

Stapelbuchungen exportiert.

10.3.1 Anlagen aufnehmen

Wirtschaftsgüter können, neben der Generierung aus einem Buchungssatz gegen

ein Anlagekonto, auch über das Anlagenmenü und als Zugang im aktuellenJahr oder als neuer Vortrag angelegt werden.ÜberZugang im

aktuellen Jahrden Zugang im aktuellen Jahr erfassen Sie im gegenwärtigen Geschäftsjahr

ein neu angeschafftes Anlagegut. Sie gelangen in den Eingabedialog zur Erfassungder relevanten Daten. Details zu den Eingabemöglichkeiten finden Sie im folgendenKapitel.UmVortrag im ersten Jahr der Anwendung der SelectLine Anlagenbuchhaltung Vor-jahreswerte zu erfassen, haben Sie die Möglichkeit dies zum Wirtschaftsjahrbeginnoder unterjährig zu tätigen. Welche Art der Eröffnungsbuchung Sie wählen, hängtdavon ab, wann mit der SelectLine begonnen wurde zu arbeiten. Erfolgt derWechsel vom alten Software-System auf die SelectLine zum Geschäftsjahresbe-ginn, nutzen Sie die erste Variante. Als Gegenkonto wird das Saldenvortragskontofür Sachkonten vorgeschlagen. Aus den Anschaffungs-/ Herstellungskosten und demBuchwert wird die bisherige Normal AfA ermittelt und umgekehrt. Alle weiterenAngaben sind identisch mit denen beim Anlagenzugang.

Abbildung 10.5: Anlagen anlegen Kriterien

Wechseln Sie mitten im Geschäftsjahr Ihr Software-System, ist der unterjährigeVortrag zu verwenden. Das Belegdatum ist frei wählbar, muss jedoch grösser als

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der erste Tag des Wirtschaftsjahres sein. Als Gegenkonto wird das Summenvor-tragskonto vorgeschlagen.Soll ohne

Abschreibungein Wirtschaftsgut nur in die Inventarverwaltung aufgenommen werden, dann

erfolgt die Neuanlage ohne Abschreibung. Nur das Anschaffungsdatum, das Anla-gekonto für die Zuordnung und ggf. die Nummernbildung sowie eine Bezeichnungwerden erfasst.Eine Hinweisneue Anlage kann nur im handelsbilanziellen Abschreibungskreis erstellt wer-den.

10.3.1.1 Zugang

Damit aus dem angelegtenWirtschaftsgut eine korrekte Eingangsbuchung generiertwerden kann, ist die Erfassung der Detailinformationen zur Anlage erforderlich.

Abbildung 10.6: Anlagenzugang

Das DatumAnschaffungsdatum ist das Datum der Inbetriebnahme bzw. das Lieferdatumdes Wirtschaftsgutes. Bei der Übernahme aus dem Anlagestapel ist das Anschaf-fungsdatum das Belegdatum und nicht änderbar.Als BelegBeleg sollten Sie die Original-Belegnummer eingetragen.Als AnlagekontoAnlagekonto können Sie per Auswahlschalter aus allen, in den Kontenstamm-daten über als Anlagekonto geschlüsselten Sachkonten, aus-wählen.

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WurdeAnlage in den Mandanteneinstellungen die Option für die automatische Generie-rung der Inventarnummer gesetzt, wird die Anlagennummer automatisch, entspre-chend der hinterlegten Vorgabe, gebildet (siehe Kapitel 10.3.10 auf Seite 321).Ansonsten ist eine manuelle Eingabe möglich oder das Verwenden von Nummern-kreisen. Es ist die Eingabe einer 20-stelligen Zeichenkette, also auch Buchstabenund Sonderzeichen, erlaubt.ErfassenBezeichnung Sie eine aussagekräftige bis zu 40 stellige Bezeichnung für das Wirtschafts-gut.UmGegenkonto die Zugangsbuchung zu generieren, ist ein Gegenkonto (z.B. Kreditor oderFinanzkonto) anzugeben.AuchSteuer die Angabe des Steuerschlüssels wird für die Bildung der Zugangsbuchungbenötigt. Zu dem wird er für die Ermittlung der AHK herangezogen.AusAHK Brutto dem Bruttowert der Anschaffungs-/Herstellungskosten wird die Nettowert derAHK ermittelt.DieAfa im 1. Jahr Berechnung der Absetzung im Jahr der Anschaffung wird speziell geregelt.Mögliche Einstellungen sind Monat, Jahr, Halbjahr und Datum. Die Angabe wirdaus der Abschreibungsart übernommen und kann an dieser Stelle pro Wirtschafts-gut nochmals individuell angepasst werden.DieAbschreibungs-

beginnVorbelegung des Abschreibungsbeginns mit dem ersten Tag des Anschaffungs-

monats kann geändert werden – das angepasste Datum wird jedoch nur bei Ein-stellung der Abschreibung im 1. Jahr nach Datum ausgewertet.DieAHK Anschaffungs- / Herstellungskosten werden aus dem Bruttobetrag abzgl. derhinterlegten Steuer ermittelt. Sie spiegeln den Netto-AHK wieder.ÜberAbschreibungsart die Abschreibungsart wird der jährliche Wertverlust der Anlage berechnet.Die wählbaren Abschreibungsarten werden unter Anlagen / Abschreibungsartenverwaltet (siehe Kapitel 10.3.4 auf Seite 315). Die Abschreibungsmethode im 1.Jahr und die Nutzungsdauer werden als Vorschlagswert über die Afa-Art in dieZugangsbuchung übernommen.DieNutzungsdauer Nutzungsdauer kann frei eingegeben oder aus der AfA-Tabelle gewählt werden.Sie wird im Format JJ-MM hinterlegt.IstAfa-Konto im Anlagespiegel in der relevanten Kontengruppe ein Afa-Konto hinterlegt, wirddieses automatisch übernommen und vorgeschlagen. Es kann allerdings auch perAuswahl aus der Kontentabelle übernommen werden.DerErinnerungswert Erinnerungswert wird anhand der Mandanteneinstellung vorbelegt. Das Pro-gramm schreibt das Wirtschaftsgut bis zu diesem Betrag ab. Bis zum Abgang wirddieser Wert als Restbuchwert im Anlagespiegel ausgewiesen.WirdSonder-Afa zusätzlich zur Normalabschreibung eine Sonderabschreibung beansprucht,wählen Sie den entsprechenden Datensatz aus der Tabelle unter Anlagen / Weite-re... / Sonderabschreibungen aus (siehe Kapitel 10.3.6.1 auf Seite 319).IhnenDetails steht je nach eingestellter Methode der (Sonder-) Abschreibungsart ein zu-

sätzlicher Schalter zur Verfügung. Über diesen können Sie nochmals dieDetailtabelle für die anzuwendenden Prozente je Begünstigtenjahr und das Ab-schreibungskonto einsehen und anpassen.

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• degressivSie legen fest, ob der Wechsel zwischen degressiver und und linearer Ab-schreibung automatisch erfolgen soll sobald der degressive Wert den linearenunterschreitet, oder ob Sie dies manuell erfassen möchten. Zudem wird derProzentsatzes für die Absetzung für Abnutzung hinterlegt. Er wird dem Jahrder Anschaffung entsprechend korrekt vorgeschlagen. Für das Jahr 2010 istder degressive Multiplikator das 2,5-fache der linearen AfA, maximal jedoch25 Prozent des linear anzuwendenden v. H.-Satzes.

Abbildung 10.7: Parameter für degressive Abschreibung

• manuellFür die manuelle Abschreibung erhalten Sie über die Details eine Tabelle zurAngabe des jährlichen Abnutzungswertes. Optional können Sie den zuersteingegeben Wert für alle weiteren Jahre automatisch übernehmen. Im letz-ten Abschreibungsjahr wird dann der Restbetrag vorgeschlagen. Im rechtenBereich rechnet das Programm den Abschreibungsbetrag und Restbuchwertmit.

Bereits Vorschauvor dem Speichern der Anlage können Sie sich eine Vorschau über dieAbschreibungen und Wertentwicklung erstellen lassen. Dabei listet die Jahresvor-schau alle Jahre bis Abschreibungsende und die Monatsvorschau die 12 Monatedes aktuellen Wirtschaftsjahres auf.

Über wird die Anlage schließlich erstellt.

10.3.1.2 Vortrag

Der Vortrag kann zu Beginn des Wirtschaftsjahres erfasst werden oder unterjährig.Der Unterschied besteht im fixen oder variablen Belegdatum sowie im vorgeschla-genen Gegenkonto.Das BelegdatumBelegdatum ist für den Vortrag zu Beginn des Wirtschaftsjahres immer der 1.des Geschäftsjahres. Für den unterjährigen Vortrag ist das Belegdatum änderbarund muss größer als der 1. Tag im Wirtschaftsjahr sein. Der Buchwert und die AfA

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Abbildung 10.8: Parameter manuelle Abschreibung

sind dann auch zu diesem Belegdatum einzugeben. Das Programm rechnet ab demBelegdatum den weiteren Verlauf der Abschreibungen.

Abbildung 10.9: Vortragswert

AlsAnlagekonto Anlagekonto können Sie per Auswahlschalter aus allen, in den Kontenstamm-daten über als Anlagekonto geschlüsselten Sachkonten,

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auswählen.Die AnlageNummer der Anlage kann manuell angepasst oder über einen Nummernkreisübernommen werden (siehe Kapitel 10.3.10 auf Seite 321). Ist die Option für dieautomatische Bildung der Inventarnummer in den Mandanteneinstellungen gesetzt,wird die Anlagennummer mit entsprechender Struktur vorgeschlagen.Als GegenkontoGegenkonto wird standardmässig das Eröffnungskonto für Sachkonten aus denStammdaten / Konten / Automatikkonten vorgeschlagen (siehe Kapitel ?? auf Seite??). Für den unterjährigen Vortrag ist der Vorschlag entsprechend das Summen-vortragskonto.In den historischen Werten sind das Anschaffungsdatum, AHK und der Buchwertsowie die bisherigen aufgelaufenen Werte für die einzelnen Abschreibungsarten zuerfassen.Das DatumAnschaffungsdatum muss vor dem 1. des ersten Fibu-Zeitraums liegen.Der Abschreibungs-

beginnAbschreibungsbeginn bei Vorträgen muss kleiner dem aktuellen Wirtschafts-

jahr sein.Die AHKAnschaffungs- / Herstellungskosten werden exklusive Steuer hinterlegt. Siespiegeln den Netto-AHK wieder.Hinterlegen BuchwertSie den Wert der Anlage zu Beginn des Wirtschaftsjahres als Buchwert.Hinterlegen aufgelaufene

WerteSie die bisherigen Werte für die entsprechenden Abschreibungsarten

(Normal-, Sonder-, Teilwertabschreibung und Afa auf außergewöhnliche Abnut-zung) sowie die Wertaufholung.Vorträge Zugangzum Wirtschaftsjahrbeginn können optional als Zugänge dargestellt wer-den.Informationen Abschreibungs-

parameterzu den Abschreibungsparametern entnehmen Sie aus dem Kapitel

10.3.1.1.

10.3.2 Angaben zur Anlage

Ist die Anlage erfasst, können Sie diese über Anlagen einsehen und zusätzliche, dieAnlage spezifizierende, Angaben hinterlegen. Die Festlegungen werden auf mehre-ren Seiten erfasst bzw. dargestellt. Der Wechsel zu den jeweiligen Seiten wird übereine Baumstruktur im linken Maskenbereich gesteuert.

10.3.2.1 Statusanzeige

Die ersten Seite des Wirtschaftsguts hat den Charakter einer Statusanzeige. Diebei der Erstellung der Anlage erfassten Daten werden informationshalber angezeigtund können nur noch über das Erfassen von Bewegungen geändert werden (sieheKapitel ?? auf Seite ??).Die BezeichnungBezeichnung des Wirtschaftsguts kann nachträglich angepasst werden.Innerhalb Unteranlageeines Anlagekontos kann eine Einordnung der Anlagen als Unteranlageeiner anderen Anlage vorgenommen werden Die Gliederung ist in der Anlagespie-gelstruktur und im Anlagespiegel zu sehen.

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DieWerte bisher aufgelaufenen Werte werden aufsummiert getrennt je Abschreibungs-kreis und nach Abschreibungs- bzw. Zugangsart aufgelistet.

10.3.2.2 Erweiterte Angaben zur Anlage

Auf der Seite Erweitert definieren Sie die Anlage im Detail.EsFibukonto ist möglich, mit der Abschreibungsbuchung ein separates Anlagekonto zu be-lasten – dieses wird als abweichendes Gegenkonto eingetragen.DieKostenrechnung eingetragenen Kostenstellen oder Kostenträger werden bei aktivierter Kosten-rechnung für die Abschreibungsbuchungen herangezogen.

Abbildung 10.10: Anlagen erweitert

DieStruktur-informationen

unter Anlagen / Weitere... getroffenen Struktuzuordnungen zu Organisations-einheiten, Standorten und Anlagegruppen werden hier angezeigt.AlsWieder-

beschaffung&

Versicherung

Berechnungsgrundlage für den Wiederbeschaffungs- oder Versicherungsbetragkann zwischen Anschaffungskosten, Buchwert und einem manuell erfassten Wieder-beschaffungs- bzw. Versicherungswert gewählt werden, auch der Verzicht auf eineBerechnung ist möglich. Die Aktualisierung des Wertes erfolgt über den Preisindex(siehe Kapitel 10.3.8 auf Seite 320). Folgendermassen wird die Berechnung für dieWiederbeschaffungs- bzw. Versicherungsliste vorgenommen:

• Wiederbeschaffungswert bzw. VersicherungswertWert / %-Wert aus Tabelle zum AHK-Datum * %-Wert aus Tabelle zumWJ-Ende

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• AnschaffungskostenAHK zum WJ-Ende / %-Wert aus Tabelle zum AHK-Datum * %-Wert ausTabelle zum WJ-Ende

• BuchwertBW zum WJ-Ende / 100 * %-Wert aus Tabelle zum WJ-Ende

• ohne BerechnungAnlage gelangt nicht in die Wiederbeschaffungs- bzw. Versicherungsliste

Als SonstigesZusatzinformation können Sie den Lieferanten und die Seriennummer der An-lage hinterlegen.

10.3.2.3 Bewegungen erfassen bearbeiten

Abbildung 10.11: Anlagen Bewegungen

Die Seite Bewegungen unterteilt sich in zwei Tabellenbereiche. Im oberen Bereichkönnen über die selectline-typische Bearbeitungsmaske neue Bewegungen angelegtund bestehende bearbeitet oder entfernt werden. Dabei ist vorher festzulegen inwelchem Abschreibungskreis die Bewegung erfolgen soll. Im unteren Bereich kannman zwischen der Jahres- und Monatsübersicht wechseln und somit aufgelaufenebzw. zukünftige Entwicklungen der Anlage einsehen.

Die erfassten Anlagebewegungen können per Doppelklick oder angepasstwerden. Stammt die Anlage aus dem Vorjahr steht Ihnen im Bearbeitungsdialog

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die Option zur Verfügung. Ist dieseaktiviert können die Daten nicht angepasst werden. Ihnen steht dann aber über

die Möglichkeit zur Verfügung die Angaben zur Abschreibungsart anzu-passen (z.B. Wechsel von degressiv zu linear). Bei Deaktivierung der Option werdenIhnen die Felder zur Eingabe und Aktualisierung freigegeben. Eine Aktualisierungmit den Werten aus dem Vorjahr ist dann allerdings nicht mehr möglich.Bei der Nachbearbeitung anderer Bewegungen kann nur der Text angepasst wer-den.Bewegungen können nur nacheinander entfernt werden. D.h. die zuletzt erfassteBuchungsart muss zuerst gelöscht werden. Der Zugang bzw. Vortrag selbst kannnicht entfernt werden.Im Folgenden werden die über wählbaren Buchungsarten näher erläutert.Beschreibungen zu den einzelnen Eingabefeldern finden Sie im Kapitel 10.3.1.1.BeiNachträgliche

AHKder nachträglichen AHK wird das Anlagegut ergänzt bzw. komplettiert. Neben

der Angabe des Betrags sind noch die Daten für den zu generierenden Buchungs-satz, wie z.B. Steuerschlüssel und Text, zu erfassen. Als mögliches Gegenkontoempfiehlt sich ein Kreditor- oder Finanzkonto zu wählen (siehe Abbildung 10.12auf Seite 310).

Abbildung 10.12: Nachträgliche AHK

WirdAHKMinderung

das Anlagegut bezuschusst (z.B. Fördermittel), ist eine AHK Minderung zuerfassen. Die Anschaffungskosten mindern sich entsprechend. Neben der Angabe

310


des Betrags sind hier noch die Daten für den zu generierenden Buchungssatz zuerfassen.Bei Vollabgangeiner Veräusserung der Anlage ist ein Vollabgang anzulegen. Der Restbuch-wert des aktuellen Wirtschaftsjahres wird als Betrag automatisch übernommen.Optional kann über zusätzlich zur Abgangsbuchung eineForderungsfolgebuchung erzeugt werden. Es erscheint ein neuer Eingabebereich, inwelchem Sie die entsprechenden Buchungsangaben tätigen (siehe Abbildung 10.13auf Seite 311).

Abbildung 10.13: Vollabgang

Von Teilabgangeinem Teilabgang wird gesprochen, wenn Teile eines Wirtschaftsgutes veräus-sert oder entnommen werden. Er verringert die Anschaffungs-/ Herstellungskostendes Anlagegutes. Das Verfahren folgt dem eines Vollabgangs, mit dem Unterschied,dass der Betrag absolut oder prozentual angepasst werden kann.Beim HinweisEntfernen eines Voll- bzw. Teilabgang wird die Forderungsfolgebuchung nichtautomatisch storniert. Dies muss ggf. manuell erfolgen.Ist aussergewöhnliche

Abnutzungdas Wirtschaftsgut in seiner Nutzungsfähigkeit beeinträchtigt, kann eine aus-

311


sergewöhnliche Absetzung als Abschreibung für aussergewöhnliche Abnutzung er-folgen. Der Buchwert mindert sich um den eingegeben Betrag.DieUmbuchung Umbuchung übernimmt den Buchwert zum eingegebenen Datum in eine anderebzw. neue Anlage. Der Buchwert wird taggenau ermittelt. Bei der Umbuchung aufein anderes Konto wird ein separater Buchungssatz erzeugt; innerhalb eines Kontosentsteht kein Buchungssatz.

Abbildung 10.14: Umbuchung

DieTeilwert-Afa Teilwertabschreibung entspricht der Differenz zwischen dem Buchwert unddem Teilwert des Wirtschaftsgutes. Sie wird eingesetzt, wenn der Teilwert derAnlage voraussichtlich dauerhaft gesunken ist. Der Buchwert mindert sich um deneingegebenen Betrag.BeiWertaufholung einer Wertzunahme der Anlage oder als Korrektur einer überhöhter Abschrei-bungen in vorangegangen Perioden ist eine Zuschreibung zu erfassen. Sie erhöhtden Buchwert um den eingegeben Betrag.

10.3.2.4 Buchungen

Über die Seite Buchungen können Sie sich die zur Anlage gehörenden Buchungs-sätze getrennt nach Abschreibungskreis (siehe Kapitel 10.3.9 auf Seite 321) auflis-ten lassen. Dabei sind drei verschiedene Ansichten möglich:

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• BuchungslisteEs werden alle Buchungen, unabhängig vom Exportstatus, aufgezeigt.

• Verbuchte SätzeDie in die Finanzbuchhaltung exportierten Buchungen werden angezeigt.

• Ausstehende BuchungssätzeDie gelisteten Buchungen sind noch nicht exportiert.

Abbildung 10.15: Buchungsliste-zur-Anlage

10.3.2.5 Notizen

Auf der Seite Notizen haben Sie die Möglichkeit, datensatzbezogene Notizen undTermine anzulegen. Nicht erledigte Termine werden in den offenen Terminen ge-listet. Näheres zum Anlegen und Bearbeiten erfahren Sie im Abschnitt Notizen /Termine im SelectLine Systemhandbuch.

10.3.3 Anlagespiegel

Über Anlagen / Anlagespiegel steht Ihnen der Strukturplan des Anlagespiegels zurVerfügung. Die vorgegebene Anordnung wird in den Auswertungen zur Anlagen-buchhaltung verwendet (siehe Kapitel 10.3.3 auf Seite 313).

Die Struktur steht Ihnen über in drei verschiedenen Ansichten zur Verfügung:• Ansicht zum Bearbeiten• Ansicht mit Abschreibungen• Ansicht mit Vorschau.

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Der Strukturplan ist als Baumstruktur organisiert. In diesem Aufbau befinden sichObergruppen mit weiteren untergeordneten Gruppen und deren Konten.

Abbildung 10.16: Bearbeitungsansicht Anlagespiegel

BeiAnsicht zumBearbeiten

aktivierter Ansicht zum Bearbeiten können Sie über Kontenbereiche undGruppen hinzufügen. Es sind bis zu zwei Ordnerebenen möglich. Den Anlagespie-gelgruppen können wiederum Kontenbereiche zugeordnet werden. Zu jeder Konten-gruppe können das Abschreibungskonto und die Abschreibungsart als Vorschlags-wert bei Neuanlage festgelegt werden. Diese werden dann automatisch bei der Neu-anlage eines Wirtschaftsgutes als Wert in die entsprechenden Felder übernommen.Auch in den einzelnen Gruppen können Abschreibungskonto und -art hinterlegtwerden. Diese gelten übergreifend für alle untergeordneten Konten bzw. Gruppen,insofern in diesen keine separaten Angaben erfolgt sind. Über oder Doppelklickauf einen Kontenbereich gelangen Sie in die Bearbeitungsansicht und können ggf.Anpassungen durchführen. Eine Verschiebung bestehender Strukturzuordnungenkann per Drag & Drop oder für Gruppen per Pfeiltasten erfolgen. Alle Funktionen,wie Kontengruppe bearbeiten, Kontengruppe löschen , Anlagespiegel aktualisie-ren , Ordnung höher, Ordnung tiefer , erreichen Sie auch im Kontextmenü

314


per rechter Maustaste.In Ansicht mit

Abschreibungder Ansicht mit Abschreibungen werden Ihnen unterhalb der Anlagekonten zu-

sätzlich die einzelnen Anlagen aufgeführt.Der Tabelle können Sie dann pro Anlage die Werte für die getätigten Bewegun-gen, z.B. Zugänge, Umbuchungen etc., entnehmen. Für die Gruppen erfolgt eineSummierung der ihr untergeordneten Beträge. Somit steht Ihnen stets ein schnellerÜberblick über Ihre aufgelaufenen Werte zur Verfügung.

Abbildung 10.17: Struktur Anlagespiegel mit Abschreibungen

In Ansicht mitVorschau

der Ansicht mit Vorschau erhalten Sie ebenfalls eine Übersicht – allerdingsnicht über die aktuellen Jahreswerte – sondern ein Ausblick auf die Entwicklungder Anlagegüter in den kommenden Jahren. Pro Jahr wird Ihnen der Buchwertsowie die planmäßigen Abschreibungen aufgelistet.

Über Druckenhaben Sie die Möglichkeit den Anlagespiegel direkt als Auswertung zudrucken.

10.3.4 Abschreibungsarten

Über die Abschreibungsart wird der zeitgemässe Wertverlust des Unternehmens-vermögens definiert. Das Programm liefert Ihnen alle üblichen Abschreibungsartenals Systemvorgabe mit.Die NummerNummer der Abschreibungsart kann numerisch oder alphanumerisch bis zusechs Stellen umfassen.

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DieBezeichnung Bezeichnung der Abschreibungsart sollte kurz und aussagekräftig sein. Zudemsollte sie ggf. weitere Parameter wie degressiv oder eventuell verwendete Abschrei-bungssätze enthalten, damit bei der späteren Verwendung eine problemlose Aus-wahl möglich ist.

Abbildung 10.18: Abschreibungsarten

InRechtsgrundlage der Rechtsgrundlage wird die zugrunde liegende gesetzliche Vorgabe hinterlegt.Sie wird in einigen Auswertungen, z.B. im Anlagespiegel, verwendet.ÜberMethode die Methode legen Sie schließlich die Art der Abschreibung fest. Es stehenIhnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

• KeineEs wird keine Normalabschreibung berechnet. Sie können jedoch Sonder-abschreibungen in Anspruch nehmen. Eine weitere Anwendung erfolgt beiWirtschaftsgütern, welche nicht abgeschrieben werden, wie z.B. Grundstücke.

• LinearDie AHK des abzuschreibenden Wirtschaftsgutes werden gleichmässig aufdie Jahre der Nutzungsdauer verteilt.

• DegressivDie degressive Abschreibung ist dadurch gekennzeichnet, dass die einzelnenJahresbeträge im Abschreibungszeitraum geringer werden. Die AfA wird miteinem konstanten Abschreibungssatz vom jeweiligen Buchwert (Restwert)

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vorgenommen. Der zu verwendende Prozentsatz wird bei der Anlage desWirtschaftsgutes festgelegt.

• ManuellBei einigen Anlagegütern wird der Abschreibungsverlauf nicht durch dieeinfache Nutzungsdauer bestimmt, sondern z.B. durch die effektiven Be-triebsstunden (Maschinen, Baufahrzeuge etc.). In diesen Fällen wird dieNormal-AfA extern kalkuliert und kann als manuelle Abschreibung einge-geben werden. Ein weiteres Anwendungsgebiet manueller Abschreibung istdie Korrektur von anderweitig nicht zu korrigierenden fehlerhaften Abschrei-bungen.

• Gebäude linearDie lineare Gebäudeabschreibung ergibt sich aus den entsprechenden Steu-ergesetzen von Bund und Kanton.

• Gebäude degressivDie degressive Gebäudeabschreibung ergibt sich aus den entsprechendenSteuergesetzen von Bund und Kanton. Hier stehen unterschiedliche Ab-schreibungsarten zur Verfügung, je nachdem ob das Gebäude als Wohn-oder Geschäftsgebäude genutzt wird, wann es angeschafft oder hergestelltwurde bzw. der Bauantrag eingereicht wurde.

• SofortDie Sofortabschreibung wird bei geringwertigen Wirtschaftsgütern gewählt.

Für die Gebäudeabschreibungen stehen Ihnen zusätzliche Eingabebereiche zur Ver-fügung.Für Gebäude lineardie lineare Gebäude-AfA geben Sie den zu verwendenten Prozentsatz bzw.die Abschreibungsjahre an. Die beiden Felder bedingen einander und berechnen,je nachdem welche Eingabe erfolgt ist, das andere Feld automatisch nach den denentsprechenden Steuergesetzen von Bund und Kanton.Bei Gebäude

degressivder degressiven Gebäudeabschreibung kann der Prozentsatz von Jahr zu Jahr

unterschiedlich sein. Daher legen Sie in einer Tabelle die entsprechenden Wertefest. Über das selectline-typische Bearbeitungsmenü legen Sie neue Zeilen an,bearbeiten oder löschen bestehende. Hinterlegen Sie pro Zeile die Abschreibungs-konditionen über wie viele Jahre welcher Prozentsatz abgeschrieben werden soll.Wird über die Jahre nicht der volle Betrag abgeschrieben, können Sie einen Rest-wertabschreibungssatz hinterlegen. Mit diesem wird der restliche Betrag bis zumErinnerungswert abgeschrieben. Die Nutzungsdauer wird aus den Teilzeiträumenund dem Restwertabschreibungssatz ermittelt.Sie Afa im 1. Jahrregeln über die Abschreibung im 1. Jahr, ob diese zeitanteilig erfolgen oder dieVereinfachungsregel Halbjahresabschreibung bzw. Jahresabschreibung verwendetwerden soll.Legen NutzungsdauerSie, ausser für Gebäudeabschreibungen, die Nutzungsdauer in Jahren fest.Soll Grenze

von / biseine Unter- bzw. Höchstgrenze der AHK nicht überschritten werden, so können

Sie diese Vorgaben entsprechend hinterlegen. Eine solche Grenze kann gesetzlichvorgeschrieben sein, kann aber auch individuell vorgegeben werden.

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EsGültigvon / bis

bestehen zeitliche Einschränkungen bei der Anwendung von Abschreibungsar-ten. Grundlage sind die gesetzlichen Bestimmungen, welche einen Zeitpunkt für dieAnschaffung / Herstellung bzw. die Einreichung des Bauantrags bei Anwendungdieser Abschreibungsart vorgeben. Die Abschreibung darf auf alle Anlagen, die biszum Bis-Datum angeschafft worden sind (bzw. wo der Bauantrag bis zu diesemTermin eingereicht werden musste), angewendet werden.

AufText der Seite Text steht Ihnen ein Memofeld für zusätzliche Informationen, wiez.B. Erläuterungen zur Anwendung der Abschreibungsart, zu den gesetzlichen Vor-schriften etc., zur Verfügung.

10.3.5 Afa-Tabellen

Abbildung 10.19: Afa-Tabellen

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Über Anlagen / AfA-Tabellen erreichen Sie die mit der Installation mitgeliefertenaktuellen Nutzungsdauern der Wirtschaftsgüter je Branche. Sie haben die Möglich-keit, die Anzeige systematisch oder alphabetisch sortiert zu haben. Eine einfacheSuche ist per Filter möglich.Das Aktualisieren der AfA-Tabellen kann über Applikationsmenü / Reorganisieren/ Stammdaten aktualisieren erfolgen. Es wird Ihnen die Notwendigkeit einer An-passung Ihrer Tabelle angezeigt und wenn gewünscht, die Aktualisierung gestartet.

10.3.6 Weitere...

10.3.6.1 Sonderabschreibungsarten

Eine Sonderabschreibung ist diejenige Abschreibung, die im Begünstigungszeit-raum zusätzlich zur Normalabschreibung bei einem Wirtschaftsgut beanspruchtwird. Sie vermindert in den Jahren nach dem Begünstigungszeitraum die Nor-malabschreibung entsprechend. Im Lieferumfang des Programms sind bereits Son-derabschreibungsarten enthalten. Sie erreichen Sie über Anlagen / Weitere... /Sonderabschreibungsarten.Die NummerNummer der Abschreibungsart kann numerisch oder alphanumerisch bis zusechs Stellen umfassen.Die BezeichnungBezeichnung der Abschreibungsart sollte kurz und aussagekräftig sein. Zudemsollte sie ggf. weitere Parameter wie degressiv oder eventuell verwendete Abschrei-bungssätze enthalten, damit bei der späteren Verwendung eine problemlose Aus-wahl möglich ist.In Rechtsgrundlageder Rechtsgrundlage wird die zugrunde liegende gesetzliche Vorgabe hinterlegt.Sie wird in einigen Auswertungen, z.B. im Anlagespiegel, verwendet.Der Abschreibungs-

satzmaximale Abschreibungssatz legt fest, welcher Prozentsatz innerhalb des Be-

günstigungszeitraums höchstens abgesetzt werden darf.Innerhalb Begünstigungs-

zeitraumdes gewählten Zeitraums kann bei einer Aufteilung der Abschreibung die

maximal mögliche Abschreibung, gerechnet von der ersten Nutzung, in Anspruchgenommen worden sein. Wird nicht der komplette Abschreibungssatz verwendet,erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.Bei HöchstgrenzediesemWert wird der maximale Anspruch für eine Sonderabschreibung geprüft.Übersteigende Werte werden nicht berücksichtigt. Bei Überschreiten des Höchst-wertes wird eine entsprechende Meldung angezeigt.Ist Mindest-

zugehörigkeitbei der Anwendung der Sonderabschreibung eine Mindestzugehörigkeit des

Wirtschaftsgutes im Unternehmen vorgegeben, so können Sie diese angeben.Die Gültig von / bisAbschreibungsart kann nur ab bzw. bis zum angegebenen Gültigkeitszeitraumgenutzt werden.Für Afa-Kontodie Abschreibungsbuchung wird ein Fibukonto als Vorschlagswert angegeben.

10.3.7 Zugehörigkeiten

Sie haben die Möglichkeit, drei verschiedene betriebliche Strukturen für Ihre An-lagegüter abzubilden. Ein Anlagegut kann

319


Abbildung 10.20: Sonderabschreibungsarten

• einer Anlagegruppe Anlagen / Weitere... / Anlagegruppen

• einem Standort Anlagen / Weitere... / Standorte

• einer Organisationseinheit Anlagen / Weitere... / Organisationseinheit

zugeordnet werden.

Die Bearbeitung der unterschiedlichen Strukturen ist gleich und entspricht demAufbau des Anlagespiegels unter Anlagen / Anlagespiegel. Die Ansicht kann eben-falls in den drei Stufen Ansicht zum Bearbeiten, Ansicht mit Abschreibungen undAnsicht mit Vorschau erfolgen, wobei in den beiden letzten Ansichten nicht zuge-ordnete Anlagen unter einer extra Gruppe ”ohne Zuordnung” ausgewiesen werden.

Jedes Anlagegut steht jeweils nur einmal zur Auswahl für die Zuordnung zur Ver-fügung. Bearbeitungshinweise siehe Kapitel 10.3.3 auf Seite 313.

PerDrucken Druck können Sie sich die Struktur komplett oder je Gruppe ausgeben lassen.

10.3.8 Preisindizes

Mittels der Preisindizes unterAnlagen / Weitere... / Preisindizes könnenWiederbeschaffungs-und Versicherungswert von Anlagegütern bestimmt und in der Wiederbeschaffungs-oder Versicherungsliste ausgewiesen werden.

Im Anlagegut auf der Seite Erweitert kann für Wiederbeschaffungs- und Versi-cherungswert der Preisindex angegeben werden. Der in der jeweiligen Auswertungangegebene Wert wird aktuell entsprechend den Index-Prozenten ermittelt.

320


Abbildung 10.21: Zugehörigkeit nach Standorte

10.3.9 Abschreibungskreise

Abschreibungskreise dienen der unterschiedlichen Bewertung des Anlagevermö-gens. In Abhängigkeit von der Mandantenoption (siehe Kapitel 3.4.2 auf Seite 27)stehen in der Programmausprägung Standard für Handelsbilanz und Steuerbilanzseparate Bewertungskreise in den Anlagen unter Bewegungen zur Verfügung.In der Programmausprägung Platin können zudem noch eigene Bewertungskreiseangelegt und in den Anlagen verwaltet werden. Ein Beispiel dafür wären kalkula-torische Abschreibungen.Der BilanztypBilanztyp ist lediglich für Systemabschreibungskreise, d.h. Vorgaben durchSelectLine wie z.B. der Abschreibungskreis der Steuerbilanz, relevant.Buchungen Hinweisfür die Finanzbuchhaltung werden nur für die AbschreibungskreiseHandels- und Steuerbilanz erstellt.

10.3.10 Nummernkreise

Für die Anlagennummern können separate Nummernkreise über Anlagen / Weite-re... / Nummernkreise definiert werden.Mit Nummernkreisdem Feld ”Nummernkreis” steht Ihnen ein 10-stelliges numerisches Schlüssel-feld zur Verfügung, über welches Sie später den Nummernkreis auswählen.Mit Bezeichnungeiner 40-stelligen Bezeichnung geben Sie dem Nummernkreis einen Namen.Die Belegnummernächstfolgende Nummer wird auf der Grundlage der hinterlegten Formel fürdie letzte Belegnummer berechnet.Mit HinweisNummernkreisen zu arbeiten ist nur sinnvoll, wenn unter Mandant / Einstel-lungen / Anlagenbuchhaltung die Inventarnummer nicht automatisch gebildet wird

321

10.4. FINANZBUCHHALTUNG

(siehe Kapitel ?? auf Seite ??).

10.4 Finanzbuchhaltung

10.4.1 Anlagenstapel

Mit dem Speichern einer Dialogbuchung gegen ein im Kontenstamm als Anlage-konto gekennzeichnetes Konto wird ein Datensatz im Anlagestapel unter Anlagen/ Finanzbuchhaltung / Anlagenstapel erzeugt. Auch Buchungen, die über den Fi-buexport von bspw. Eingangsrechnungen aus der SelectLine Auftrag erzeugtwurden, bilden eine Position im Anlagenstapel.Das Belegdatum wird dabei als Anschaffungsdatum übernommen. Es kann nach-träglich nicht angepasst werden.

Die markierte Position wird über oder Doppelklick in die Anlagegüteraufgenommen bzw. verarbeitet. Es erscheint ein Folgedialog, über welchen Sie dieBuchungsart eingeben.Es kann in Abhängigkeit der getätigten Buchung zwischen folgenden Buchungsar-ten gewählt werden:

• Zugang (Es wird eine neue Anlage erfasst.)• Nachträglicher AHK• AHK Minderung• Vollabgang• Teilabgang• Absetzung für außergewöhnliche Abnutzung• Teilwertabschreibung• Wertaufholung

BuchungenHinweis aus der Steuerbilanz (siehe Kapitel 3.4.2 auf Seite 27) können lediglicheiner Anlage zugeordnet werden, es können keine neuen Wirtschaftsgüter generiertwerden.Für alle Bewegungen, exklusive Zugänge, müssen Sie die Anlage angeben, zu wel-cher die Änderung erfolgt ist. Der entsprechende Datensatz wird im betreffendenWirtschaftsgut hinterlegt.Es ist möglich eine Position auf mehrere Anlagen aufzuteilen. Nach der Übernahmeeines Teilbetrags, verbleibt die Position im Stapel bis der Betrag 0,00 ergibt.

Haben Sie die Buchungsart ausgewählt und den Dialog mit bestä-tigt, gelangen Sie in den aus Kapitel 10.3.1.1 bekannten Zugangs- bzw. Abgangs-dialog. Angaben aus dem Buchungsatz, wie Belegdatum, Belegnummer, Anlage-konto und daraus resultierend Anlagenummer, Gegenkonto, Steuerschlüssel undAnschaffungs-/ Herstellungskosten werden automatisch in die Anlage übernom-men. Sie sind hier nicht mehr änderbar. Die noch fehlenden, die Anlage spezifi-zierenden weiteren Angaben, wie Abschreibungsart, Nutzungsdauer etc. werdenergänzt.

322


Das Löschen einer Anlagenposition über storniert gleichzeitig den ent-sprechenden Buchungssatz nach entsprechender Abfrage.Es Hinweisstehen Ihnen also zwei Wege zur Verfügung, wie die Kopplung zwischen der Se-lectLine Anlagenbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung genutzt werdenkann:

1. Über das Erfassen von z.B. Eingangsbelegen im Dialogbuchen (Buchen /Dialogbuchen) wird, bei Nutzung eines Anlagekontos, eine Anlagestapelpo-sition gebildet. Aus dieser können Sie einen neuen Anlagenzugang oder eineAnlagenbewegung erzeugen.

2. Sie erstellen im Modul Anlagenbuchhaltung eine neue Anlage bzw. er-zeugen Bewegungen zu den bestehenden Wirtschaftsgütern. Diese Positio-nen werden automatisch als Buchung im Dialogbuchen angelegt.

10.4.2 Buchungen erstellen

Aus dem Modul SelectLine Anlagenbuchhaltung können über Anlagen / Fi-nanzbuchhaltung / Buchungen erstellen sowohl Abschreibungs- als auch Zugangs-,Änderungs- und Abgangsbuchungen für die Finanzbuchhaltung exportiert werden.Separat können auch die Positionen, welche in der Steuerbilanz erfasst wurden,übergeben werden.Optional können Sie die Buchungen in eine externe Datei ausgeben. Es steht Ihnendann zusätzlich die Angabe des Ablagepfades zur Verfügung. Standardmässig wirdbeim Export ein neuer Buchungsstapel unter Buchen / Stapelbuchen erzeugt (sieheKapitel 5.2.3 auf Seite 87).Exportierte Buchungen erhalten ein Kennzeichen, so dass der Zeitraum, für denBuchungen zu erzeugen sind, über den Bis-Monat definiert wird. Es können Bu-chungen für alle, es erfolgt keine Auswahl einer Anlage, oder eine Anlage generiertwerden. Per Option entscheiden Sie, welche Anlagebewegungen übergeben werdensollen.Abschreibungsbuchungen Abschreibungenwerden generell nicht automatisch erzeugt. Sie müssenimmer selbst über das Menü Buchungen erstellen übergeben werden. Optionalkönnen Abschreibungsbuchungen für Anlagen zusammengefasst werden, die im An-lagekonto und im Abschreibungskonto übereinstimmen.Bei Hinweisder Zusammenfassung wird nicht die originale Belegnummer aus der Anlagein den Buchungssatz übernommen, da hier keine Übereinstimmung vorausgesetztwird.

Ist Zugänge,Abgänge,Umbuchungen

die betreffende Mandanteneinstellung gesetzt, werdenZugänge, Abgänge und alle weiteren Anlagebewegungen direkt bei der Erfassungverbucht, eine Übernahme per Buchungsstapel ist nicht notwendig. Der entspre-chende Buchungssatz wird sofort in die Dialogbuchenmaske geschrieben. Ausnah-me: Steuerbilanziele Bewegungen müssen immer über den Menüpunkt Buchungenerstellen in die Finanzbuchhaltung exportiert werden.Bei deaktivierter Mandantenoption werden die Anlagebewegungen per Einstellungebenfalls über die Funktion Buchungen erstellen in einen Stapel übergeben und

323

10.5. AUSWERTUNGEN

können von dort aus weiterverarbeitet werden.ÄnderungenHinweis an den direkt exportierten Anlagenbuchungen können zu Differenzenführen. Sie erhalten beim Ändern des Buchungssatzes einen entsprechenden Hin-weis. Daher wird empfohlen, eine Anpassung stets über die Anlage durchzuführen.ÜberTestlauf einen Testlauf können Sie einen imaginären Export durchführen und erhaltenein Vorschau-Protokoll. Dieses listet die Datensätze auf, welche exportiert werdenwürden und weist evtl. Unstimmigkeiten auf.

10.4.3 Buchungen löschen

Wurden fehlerhafte Exporte durchgeführt oder sollen aus einem anderen Grund dieAnlagenbuchungen erneut übergeben werden, ist das Exportkennzeichen zurückzu-nehmen. Dies erfolgt über Anlagen / Finanzbuchhaltung / Buchungen löschen.Nach einer evtl. nötigen Änderung kann dann der Export erneut durchgeführtwerden.Die entsprechenden Buchungen, für die das Kennzeichen gelöscht werden soll, wer-den über den Abschreibungskreis und Ab-Monat definiert. Es kann das Kennzei-chen für alle, es wird keine explizite Anlage ausgewählt, oder einer Anlage gelöschtwerden.Sie können zudem festlegen, welche Art von Anlagebewegungen auf nicht exportiertgesetzt werden sollen. Auch für direkt transferierte Zugänge, Abgänge und sonstigeÄnderungen kann das Exportkennzeichen zurückgesetzt werden.DasHinweis Löschen des Exportkennzeichens löscht nicht den Buchungsstapel und storniertauch nicht die betreffende Dialogbuchung.

10.5 Auswertungen

Inhalt und Form aller Auswertungen können Sie mit Hilfe des FormulareditorsIhren eigenen Wünschen anpassen. Nähere Informationen zur Bearbeitung vonDruckvorlagen finden Sie im SelectLine Systemhandbuch.Zu einem Grossteil der Auswertungen stehen Ihnen zahlreiche unterschiedlicheDruckvorlagen mit verschiedenem Informationsgehalt zur Verfügung. Im Folgen-den wird Ihnen die allgemeine Funktionalität der verschiedenen Auswertungsartennäher erläutert, auf jede einzelne Druckvorlage wird dabei nicht eingegangen.

10.5.1 Anlagespiegel

Unter Anlagen / Auswertungen Anlagen / Anlagespiegel wird Ihnen der Entwick-lungsstand der einzelnen Posten Ihres Anlagevermögens in einem Anlagespiegelausgewiesen.Die Auswertung erfolgt über den eingegebenen Zeitraum periodenweise. Sie könnendie Auswertung weiterhin hinsichtlich des Kontenbereichs und nach Kostenstellenbzw. -träger einschränken. Nur Daten, die unter die selektierten Parameter fallen,

324


werden für den Druck berücksichtigt. Keine Angaben für den einzelnen Bereich be-deuten keine Einschränkung. Des Weiteren kann die Ausgabe auch eingeschränktnach einer unter Anlagen / Weitere... / Anlagegruppe definierten Gruppe erfol-gen (siehe Kapitel 10.3.7 auf Seite 319). Auch der auszuwertende Abschreibungs-kreis kann entsprechend eingestellt werden. Optional kann der Anlagespiegel mitKonten- und Inventarnachweis erfolgen. Der Nachweis des Inventars listet die ein-zelnen Anlagen mit entsprechenden Werten auf. Er ist nur in Verbindung mit demNachweis der Konten möglich.Der Aufbau des Anlagespiegels erfolgt anhand der unter Anlagen / Anlagespiegelerfassten Struktur (siehe Kapitel 10.3.3 auf Seite 313). Wurden hier angegebeneGruppen nicht verwendeten, können diese optional beim Ausdruck des Anlagegit-ters gelöscht werden. Dies erhöht die Übersichtlichkeit Ihrer tatsächlich erfasstenWerte. Sie können die Auswertung weiterhin hinsichtlich des Kontenbereichs undnach Kostenstellen bzw. -träger einschränken. Nur Daten, die unter die selektier-ten Parameter fallen, werden für den Druck berücksichtigt. Keine Angaben fürden einzelnen Bereich bedeuten keine Einschränkung. Des Weiteren kann die Aus-gabe auch eingeschränkt nach einer unter Anlagen / Weitere... / Anlagegruppedefinierten Gruppe erfolgen (siehe Kapitel 10.3.7 auf Seite 319). Auch der auszu-wertende Abschreibungskreis kann entsprechend eingestellt werden. Optional kannder Anlagespiegel mit Konten- und Inventarnachweis erfolgen. Der Nachweis desInventars listet die einzelnen Anlagen mit entsprechenden Werten auf. Er ist nurin Verbindung mit dem Nachweis der Konten möglich.Es stehen Ihnen über die Auswahl der Druckvorlage verschiedene Ausgabemöglich-keiten zur Verfügung:

• Brutto AnlagespiegelBrutto = Auswertung inkl. Neuwertangaben

• Netto AnlagespiegelNetto = Auswertung nur mit Buchwerten

• RestwertverzeichnisAuswertung weist die AHK und den Buchwert zum jeweiligen Jahresendeaus.

Bei Hinweisaktivierter Kostenrechnung steht Ihnen zusätzlich unter Anlagen / Auswer-tungen Anlagen / Anlagespiegel / Anlagespiegel je Kostenstelle/ Kostenträger einweiterer Anlagespiegel zur Verfügung. Dieser gruppiert Ihre Wirtschaftsgüter nachKostenstellen oder Kostenträger.

10.5.2 Abschreibungsvorschau

Für Auswertung Anlagen / Auswertungen Anlagen / Abschreibungsvorschau ent-fällt die Auswahl der Periode. Sie zeigt eine Vorschau der Abschreibungen oderBuchwerte für die nächste Dekade.Sie können die Auswertung hinsichtlich des Kontenbereichs und nach Kostenstellenbzw. -träger einschränken. Nur Daten, die unter die selektierten Parameter fallen,werden für den Druck berücksichtigt. Keine Angaben für den einzelnen Bereich be-deuten keine Einschränkung. Des Weiteren kann die Ausgabe auch eingeschränkt

325

10.5. AUSWERTUNGEN

nach einer unter Anlagen / Weitere... / Anlagegruppe definierten Gruppe erfol-gen (siehe Kapitel 10.3.7 auf Seite 319). Auch der auszuwertende Abschreibungs-kreis kann entsprechend eingestellt werden. Optional kann der Anlagespiegel mitKonten- und Inventarnachweis erfolgen. Der Nachweis des Inventars listet die ein-zelnen Anlagen mit entsprechenden Werten auf. Er ist nur in Verbindung mit demNachweis der Konten möglich.

10.5.3 Inventarliste

In der Inventarliste über Anlagen / Auswertungen Anlagen / Inventarliste wer-den ausgewählten Anlagen aufgelistet. Sie kann auch als Wirtschaftsgüterkarteigedruckt werden. Diese zeigt zusätzlich einen Abschreibungsverlauf.Die Liste kann für alle, ausgewählte oder nur einer Anlage erstellt werden. Nach derAuswahl des entsprechenden Parameter öffnet sich der Auswahldialog zur Selektioneiner oder mehrerer Anlagegüter.

10.5.4 Zugangs- und Abgangsliste

In der Zugangsliste über Anlagen / Auswertungen Anlagen / Zugangsliste sind fürdie ausgewählten Anlagen die nachträglichen AHK und die Zuschüsse aufgeführt.Die Abgangsliste unter Anlagen / Auswertungen Anlagen / Abgangsliste zeigt fürdie ausgewählten Anlagen die Teilabgänge und die Vollabgänge.Die Listen können für alle, ausgewählte oder nur eine Anlage je Abschreibungskreiserstellt werden. Nach der Auswahl der Parameter öffnet sich der Auswahldialog zurSelektion einer oder mehrerer Anlagegüter.

10.5.5 Buchungsliste

Die Buchungsliste unter Anlagen / Auswertungen Anlagen / Weitere... / Buchungs-liste erstellt eine Vorschau der für die gewählte Periode zu erstellenden bzw. bereitserstellten Buchungen.Die Liste kann für alle oder eine Anlage je Abschreibungskreis erzeugt werden,dabei werden alle zugehörigen Buchungen aufgelistet, unabhängig ob sie bereitsexportiert oder noch zu übergeben sind. Sie können einstellen, ob sowohl Abschrei-bungsbuchungen als auch Buchungen zu Anlagebewegungen (Zu-, Abgänge, Umbu-chungen etc.) angezeigt werden sollen. Optional können Abschreibungsbuchungenfür Anlagen zusammengefasst werden, die im Anlagekonto und im Abschreibungs-konto übereinstimmen.

10.5.6 Wiederbeschaffungs- und Versicherungsliste

Die Wiederbeschaffungsliste unter Anlagen / Auswertungen Anlagen / Weitere.../ Wiederbeschaffungsliste und die Versicherungsliste aus Anlagen / Auswertungen

326


Anlagen / Weitere... / Versicherungsliste weisen Ihnen zu jeder Anlage den Wie-derbeschaffungswert bzw. den Versicherungswert aus. Sie werden ohne Bereichsein-stellungen sofort gedruckt. Es wird der im Anlagegut hinterlegte Preisindex unddie Bemessungsgrundlage für die Ermittlung von Wiederbeschaffungs- und Versi-cherungswert berücksichtigt.

10.5.7 Liste (Sonder-) Abschreibungsarten

Die Liste der Abschreibungsarten bzw. Sonderabschreibungsarten zeigt für die aus-gewählten Datensätze die Details, wie Rechtsgrundlage, Restwertabschreibungssatzund Höchstbetrag in Listenform.Die Liste kann für alle, ausgewählte oder nur eine Anlage erstellt werden. Nach derAuswahl des entsprechenden Parameter öffnet sich der Auswahldialog zur Selektioneiner oder mehrerer Abschreibungsarten.Die Listen sind über Anlagen / Auswertungen Anlagen / Weitere... / Abschrei-bungsarten bzw. Anlagen / Auswertungen Anlagen / Weitere... / Sonderabschrei-bungsarten zu erreichen.

10.5.8 Bewegungslisten

Die unter Anlagen / Auswertungen Anlagen / Weitere... / Bewegungsliste zur Ver-fügung stehende Auswertung zeigt alle nach dem Zugang oder Vortrag erfasstenBewegungen für die gewählte Anlage im Abschreibungskreis und den gewähltenZeitraum.Wird keine Anlage ausgewählt wird die Bewegungsliste über alle Wirtschaftsgütererstellt. Optional können Sie sich auch die Jahresübernahmen ausweisen lassen.

327

10.5. AUSWERTUNGEN

Abbildung 10.22: Preisindizes

Abbildung 10.23: Abschreibungskreise

Abbildung 10.24: Nummernkreise

328


Abbildung 10.25: Anlagenstapel

Abbildung 10.26: Buchauswahl

Abbildung 10.27: Export Anlagen

329

10.5. AUSWERTUNGEN

Abbildung 10.28: Export löschen

Abbildung 10.29: Bruttoanlagespiegel

330


Abbildung 10.30: Zugangs- und Abgangsliste

Abbildung 10.31: Wiederbeschaffungsliste

331

10.5. AUSWERTUNGEN

332

11 D-A-CH

11.1 eigenes Modul

Ab der Version 11 besteht die Möglichkeit, DACH als eigenständiges Modul zuerwerben, was aber keine Auswirkungen auf die bestehenden Daten hat. Die DACH-Lizenz ermöglicht es, in einer Schweizer Version ein abweichendes Mandantenland(D, A) zu wählen und / oder den Mandanten in einer anderen Währung zu führen.DACH wird als eigenständiges Modul geführt.

Abbildung 11.1: Programmlizenzierung

Zu beachten Lizenzierunggilt lediglich, dass bei der Zustellung der neuen Lizenznummern fürdie Version 11 zur eigentlichen Auftragslizenz der Versionen Gold und Platin undden sonstigen erworbenen Modulen eine weitere Lizenznummer für DACH in denSkalierungen Gold und Platin dazukommt und auf dem Lizenzzertifikat entspre-chend ersichtlich ist. Es empfiehlt sich daher, diese ebenfalls sofort zu lizenzieren,damit der Funktionsumfang umgehend genutzt werden kann.D-A-CH ist infolge der Fremdwährungen deshalb erst ab der Skalierung Gold imAuftrag verfügbar.

333


11.1.1 Skalierung Gold

Die Skalierung Gold beinhaltet:• Führung des Mandanten in einer abweichenden Währung• Import der Monatsmittelkurse für die abweichendeWährung des Mandanten

11.1.2 Skalierung Platin

Die Skalierung Platin beinhaltet zusätzlich:• Führung von länderbezogenen Konten• Führung von länderbezogenen Steuerschlüsseln• Vorlagemandanten Deutschland und Österreich• Länderbezogene Auswertungen im Bereich Mehrwertsteuer• Länderbezogene Schnittstellen

11.2 Mandant anlegen

Bei der Mandanteneröffnung kann festgelegt werden, um welches Land (D, A, CH)es sich für die neue Firma handeln soll und in welcher Währung der Mandantgeführt werden soll.

Abbildung 11.2: Mandant anlegen

Das Mandantenland ist dabei vom gewählten Vorlagemandanten abhängig. Wirdder österreichische Kontenrahmen RLG als Vorlagemandant gewählt, dann muss

334

KAPITEL 11. D-A-CH

der Mandant auch zwingend mit Land Österreich erstellt werden. Es werden Ihnendie Vorlagemandanten

• VKMU (CH)

• SKR03 und SKR04 (beide DE),

• RLG (AT)

standardmässig mitgeliefert. Je nach gewähltem Mandantenland Mandantenlandwird Ihnen auchder entsprechende Vorlagemandant vorgeschlagen.

Die Währung kann unabhängig vom Mandantenland beliebig eingestellt werden.Bei der Auswahl einer Fremdwährung werden die Einträge der Währungstabelleentsprechend umgerechnet, so dass die Fremdwährung als Leitwährung gilt.

Abbildung 11.3: Geschäftsjahr

In diesem Zug wurde die Tabelle der Finanzämter um das Feld „Land“ erweitertund es werden die Finanzämter aus allen drei Ländern aufgelistet. Notwendig istdies für die Vergabe der Steuerinformationen Finanzamt und Steuernummer jeLand. In den Mandanteneinstellungen wird die Angabe der Steuerdaten für dasMandantenland weiterhin unter der Seite „Finanzamt“ gewährleistet und für dieabweichend möglichen Steuermeldungen werden die Steuerdaten hinterlegt undgespeichert.

335

11.3. UPDATE BEWEGUNGSDATEN / WÄHRUNGEN

Abbildung 11.4: Finanzamt

11.3 Update Bewegungsdaten / Währungen

Im Zuge dessen wurden die Betragsfelder vereinheitlicht und DM-Werte verab-schiedet. Dazu durchläuft jeder Mandant ein Update, über das Feld Betrag, indem bisher der DM-Wert stand, mit dem EUR-Betrag aktualisiert wird. Die D-Mark Werte werden vorübergehend in das Feld BetragAlt gespeichert. In altenDM-Jahren wird D-Mark daher als Fremdwährung behandelt und zusätzlich alsFremdwährungsbetrag übernommen. Diese alten Jahre dienen jedoch nur noch zurAnsicht, es kann nicht mehr damit gearbeitet bzw. gebucht werden. Die Jahrevor 2002 werden daher mit Hilfe eines Periodenabschlusses automatisch komplettgesperrt.

Aufgrund dieses umfangreichen Updates ist es ratsam vor der Aktualisierung aufVersion 11 eine Datensicherung aller Mandanten dauerhaft abzulegen Hier werdenfrühere bzw. Vor-Euro-Währungen eliminiert und nur noch aktuell gebräuchlicheangezeigt und zur Verwendung vorgeschlagen.

336

KAPITEL 11. D-A-CH

Abbildung 11.5: ISO-Währungscode

.

11.4 MWST-Abrechnung

Die Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer kann bei der DACH-Funktionalität für Deutsch-land, Österreich und auch Schweiz abgegeben werden. Hierzu stehen Ihnen dieentsprechenden Programmpunkte in dreimaliger Ausführung zur Verfügung.

Abbildung 11.6: MwSt-Abrechnung

Die MWST-Formularzuordnung wird allerdings nur einmalig automatisch gefülltund zwar für die Zuordnung, die sich im Vorlagemandanten befindet. Soll eineabweichende Meldung abgegeben werden, sind die Formularzuordnungen manuellzu hinterlegen.

337

11.5. ZAHLUNGEN

11.5 Zahlungen

Auch die Zahlungen, die Auskunft über die jeweilige Steuerschuld oder Steuergut-haben geben, sind für alle drei Länder entsprechend verfügbar.

Abbildung 11.7: Zahlungen

11.6 Abstimmung

Die Abstimmung kann ebenfalls pro Land erstellt und mit den bereits erwähntenFunktionalitäten ausgegeben werden.

Abbildung 11.8: Abstimmung

338

KAPITEL 11. D-A-CH

11.7 Steuerland in Konto und Steuerschlüssel

In den Konten- und Steuerschlüsselstammdaten ist bei lizenziertem D-A-CH-Modulein Länderkennzeichen hinterlegt. Benötigen Sie in Ihrem Mandanten Steuerin-formationen für die Schweiz, Deutschland und Österreich wird es u.U. notwen-dig separate Konten und Steuerschlüssel je Land zu führen. Diese kennzeichnenSie dann entsprechend über „Stammdaten / Konten“ auf der Seite „Einstellun-gen“ bzw. „Stammdaten / Steuerschlüssel“. Ist kein Kennzeichen gesetzt, werdendie Datensätze zum Mandantenland zugehörig interpretiert. Berücksichtigung fin-det die Option bei der Auswertung Abstimmung, in der lediglich die Konten undSteuerschlüssel herangezogen werden, die den Kennschlüssel des gewählten Landesbeinhalten.

Abbildung 11.9: Konten-Einstellungen

339

11.8. MONATSMITTELKURSE

Abbildung 11.10: Steuer-Schlüssel

11.8 Monatsmittelkurse

Werte in fremder Währung sind zur Berechnung der Steuer und der abziehbarenVorsteuerbeträge auf CHF nach den Durchschnittskursen umzurechnen, die die eid-genössische Steuerverwaltung (ESTV) für den Monat öffentlich bekannt gibt. Umdies für einen Fremdwährungsmandanten zu gewährleisten, wurde die Möglichkeitgeschaffen in den Währungsstammdaten die Monatskurse online direkt von der Ho-mepage zu importieren. Der Währungsdialog wurde dafür komplett überarbeitet:

Abbildung 11.11: Währungen

340

KAPITEL 11. D-A-CH

Wie bereits aus anderen Stammdatenmasken bekannt, steht Ihnen nun auch hierdie Baumansicht zum Wechsel zwischen den einzelnen Seiten zur Verfügung. Dieallgemeinen Einstellungen unter Währung und Tageskurse sind bereits bekannt.Neu hinzugekommen ist die Seite „Monatskurse“. An diese Position werden dieimportieren Monatsmittelkurse je Periode geschrieben. Sie können auch nach be-arbeitet, gelöscht oder manuell angelegt werden. Diese Kurse werden nur zur Be-rechnung der Werte für die Mehrwertsteuer-Abrechnung verwendet. Die Währungs-umrechnung selber läuft weiterhin über die Tageskurse bzw. den Kalkulationskurs.Beim Import der Monatskurse haben Sie allerdings die Möglichkeit, den aktuel-len Monatskurs für den aktiven Mandanten als Kalkulationskurs zu übernehmen.Während die Währungsdaten und Tageskurse pro Mandant verwaltet werden, sinddie Monatskurse mandantenübergreifend im Datenverzeichnis abgelegt. D.h. wer-den die Kurse importiert, werden die Monatskurse aller Mandanten angepasst.

341

11.8. MONATSMITTELKURSE

342

12 Lizenz und Gewährleistung

SelectLine ist ein eingetragenes Warenzeichen der SelectLine Software AG.Alle Rechte sind vorbehalten. Das Handbuch und die gelieferte Software sind ur-heberrechtlich geschützt. Die Herstellung von Programmkopien ist unzulässig undstrafbar. Lediglich die Herstellung einer Sicherungskopie für den persönlichen Ge-brauch ist zulässig. Weitere Programmkopien oder Vervielfältigungen sind nichtzulässig. Zusätzliche Handbücher können gegen eine Schutzgebühr zzgl. Versand-kosten nachbestellt werden. Verstösse gegen das Urheberrecht oder gegen die nach-folgenden Nutzungsbedingungen können straf- und zivilrechtlich verfolgt werden.Gegenstand des Vertrages zwischen dem Programmautor und dem Anwender istdas auf dem Datenträger (CD) aufgezeichnete Computerprogramm - im Folgen-den Software genannt - sowie das dazugehörige Handbuch. Eigentum erwirbt derAnwender nur an dem körperlichen Datenträger und an dem Handbuch. An derSoftware erwirbt der Anwender eine Lizenz zur nicht ausschliesslichen Benutzunggegen Zahlung einer Lizenzgebühr gemäss gesonderter Vereinbarung mit der Se-lectLine Software AG.Die im Lizenzpapier definierte maximale Anzahl von Nutzern erhält die Möglichkeitdes zeitgleichen Zugriffs (”concurrend user”) auf das erworbene Programm. Einenamentliche Lizenzierung jedes Arbeitsplatzes (”named user”) erfolgt nicht. DieSoftware darf weder geändert, angepasst, noch übersetzt werden. Das Vermietenund Verleihen der Software, des Handbuchs oder von Teilen davon, ist dem Anwen-der nicht gestattet. Die SelectLine-Software gewährleistet, dass der Datenträgerzum Zeitpunkt der Übergabe physikalisch fehlerfrei ist. Die Garantie beträgt sechsMonate. Sollte der Datenträger fehlerhaft sein, wird dieser nach Rücksendung un-verzüglich gegen einen fehlerfreien Datenträger ausgetauscht.Wir weisen jedoch gleichfalls darauf hin, dass es nach dem Stand der Technik nichtmöglich ist, Computersoftware so zu erstellen, dass sie in allen Anwendungen undKombinationen fehlerfrei arbeitet. Der Lizenznehmer hat Anspruch darauf, dassdie Software im Sinne der Programmbeschreibung einsetzbar ist.Die Haftung für Schäden jedweder Art, die durch die Benutzung der Softwareeintreten (z. B. Datenverlust, Betriebsunterbrechung), ist ausgeschlossen, es seidenn, dass wir vorsätzlich oder grob fahrlässig den Schaden herbeigeführt haben.In einem solchen Fall beschränkt sich die Haftung auf die Höhe des Kaufpreisesder Software. Änderungen am Programm und der Programmbeschreibung bleibenvorbehalten.Januar 2009, SelectLine Software AG

343

344

Index

Übernahme Vorjahr, 300Überweisungen, 223Überzahlung, 233

Abgangsliste, 326Abnutzungswert, 305Abschlussperioden, 266Abschreibung, 298, 317Abschreibungsart, 304, 307, 315, 327Abschreibungsbeginn, 304, 307Abschreibungsbuchung, 308, 323Abschreibungskonditionen, 317Abschreibungskonto, 304, 314, 319Abschreibungskreise, 321Abschreibungsmethode, 316Abschreibungssatz, 316, 319Abschreibungsvorschau, 325Abstimmsumme, 79Abstimmung, 141Abstimmung pro Land, 338Adressdaten, 148Adressdatenübernahme, 206Adresse, 27, 148AfA-Beträge, 297Afa-Tabellen, 318AHK, 302, 304AHK Minderung, 310Anlagebewegungen, 309, 323Anlagegruppen, 320Anlagegut, 299, 302, 320Anlagekonto, 303, 306, 308Anlagen, 300Anlagen aufnehmen, 302Anlagen XML, 299Anlagenbuchhaltung, 33, 297Anlagenstapel, 322Anlagespiegel, 313, 324Anlagespiegelgruppen, 314Anlagespiegelstruktur, 307Anlagestapel, 322

Anschaffungs-/ Herstellungskosten, 302Anschaffungsdatum, 303, 307, 322Anschaffungskosten, 309Ansprechpartner, 150Applikationsmenü, 15außergewöhnliche Abnutzung, 299, 312Ausbuchungsdatum, 168Ausführungsdatum, 231Ausgleich zurücknehmen, 167Ausgleichsinformationen, 167Auslandszahlungsverkehr, 231Auswertungen, 286Auswertungen Offene Posten, 189

BAB, 292Bankdatenübernahme, 207Banken, 58Bankverbindung, 202Bankverbindungen prüfen, 210Begünstigungszeitraum, 319Begleitzettel, 233Beitreibungsliste, 188Belegart, 86Belegnummer, 108Belegsperre, 152Betriebsabrechnungbogen, 292Bewegungen löschen, 310Bewegungsliste, 327Buchen, 275Buchschema, 278Buchung bearbeiten, 81Buchung kopieren, 81Buchung stornieren, 81Buchungen, 312Buchungen erstellen, 323Buchungen löschen, 324Buchungsarten, 81Buchungsliste, 326Buchungslisten, 125Buchungsmaske, 33, 74, 281

345

Index

Buchwert, 307, 309Budgetabrechnung, 290Bundesbank, 231

D-A-CH, 333DACH, 54DACH-Funktionalität, 337Datenintegritätsprüfung, 177Datenträgeraustausch, 231Debitoren, 148Deckungsbeitragsrechnung, 293degressive Abschreibung, 316degressive Gebäudeabschreibung, 317Dialogbuchen, 80direkt zuweisbare Kosten, 268, 278Dokumente, 19Druckjobs, 121DTAUS, 231DTAZV, 231

Edifact, 233Einfachbeleg, 81Eingabereihenfolge, 77Einlesevorgang, 251Einzahlungsscheinerfassung, 253Einzelkosten, 295Eröffnungsbilanz, 111Eröffnungsbuchung, 302Eröffnungskonten, 307Ereignisanzeige, 20Erfassung der Bankverbindungen, 204Erfolgsrechnung, 291ergebnisabhängige Verteilung, 277Erinnerungswert, 297, 304, 317Ersetzungstexte, 199, 233ES Bank erfassen, 215ES Post erfassen, 216ESR Bank erfassen, 212ESR Post erfassen, 213Extrafelder, 156EZ einlesen, 235, 250EZ zuordnen, 258EZ Zuordnung aufheben, 260

Fälligkeit, 184, 218Fälligkeiten, 157Fälligkeitsfrist, 180

Fehlerkostenstelle, 282Fehlerkostenträger, 284Fehlerprotokolle, 145Felder Buch- und OPBeleg, 280Fernwartung, 20Fibukonto, 298Finanzbuchhaltung, 322fixe Kosten, 269Forderungen, 189, 193Forderungsalter, 196Forderungsfolgebuchung, 311Freie Felder, 33, 156Fremdwährung, 83, 153, 196Fremdwährungen, 190

Gemeinkosten, 272, 295geringwertige Wirtschaftsgüter, 317Gesamtbudget, 120Geschäftsvorfälle, 86Gruppenkosten, 295

Hauptkostenstellen, 271Hauptkostenträger, 271Hilfe, 19Hilfeindex, 19Hilfskostenstellen, 271, 274, 285Hilfskostenträger, 271, 275Homepage, 19

IBAN, 229IBAN/IPI, 153Inlandszahlungsverkehr, 231Inventarliste, 326Inventarnachweis, 325, 326Inventarnummer, 297, 304, 307, 321Inventarverwaltung, 303

Jahreswechsel, 71Journal, 286, 288

Kalender, 19Kennzahlen, 52Kennzeichen, 103Kleindifferenzen ausbuchen, 176Kontaktpersonen, 150Konten, 37, 49Kontenbudget, 270

346

Index

Kontendaten synchronisieren, 148Kontenplan, 45Kontierungsassistent, 95Kontierungsassistent über Stapel ver-

buchen, 108Kontoauszug, 155, 183, 186Kontoauszug einlesen, 96Kontoauszugs, 95Kosten, 265Kosten anlegen, 280Kosten bearbeiten, 284Kosten separat buchen, 283Kosten verteilen, 275, 284Kostenart, 266, 268, 276Kostenarten, 268, 286kostenartenabhängige Verteilung, 277Kostenartenblatt, 287Kostenartenbudget, 270Kostenartentyp, 281Kostenbudget, 288, 290Kostendatensätze, 270, 273, 279, 284Kostenrechnung, 33, 265, 308Kostenstelle, 266Kostenstellen, 271, 288Kostenstellen zu Kostenträger, 275Kostenstellenblatt, 289Kostenstellenbudget, 273Kostenstruktur, 268Kostenträger, 271, 293Kostenträgerblatt, 293Kostenträgerbudget, 273Kostentyp, 269Kostenverteilung, 288, 289Kreditlimit, 152Kreditoren, 148Kulanztage, 181Kunden Stammdaten, 201

Länderkennzeichen, 54Lastschriften, 223Lastschriftverfahren, 231Leistungen, 265Lieferanten Stammdaten, 204lineare Abschreibung, 316lineare Gebäudeabschreibung, 317Liquiditätsvorschau, 197Listeneinstellungen, 34

Lizenz, 343Lizenzierung, 19

Mahnbelege, 185Mahndatum, 183Mahnform, 181Mahngebühren, 180Mahnhistorie, 156Mahninfo, 162Mahnkonditionen, 182Mahnposten, 186Mahnstufe, 162Mahnstufen, 180, 181Mahntext, 183Mahnungen, 31, 180Mahnuntergrenze, 181Mahnvorschlag, 180Mahnvorschlag ohne gesperrte Pos-

ten, 184Mahnwesen, 180Mandant, 199Mandant anlegen, 22, 334Mandant wählen, 26Mandanteinstellungen, 27Mandanteneröffnung, 334Mandantenland, 335Mandantenoptionen, 25manuelle Abschreibung, 317Manuelle Zahlung, 226, 244Masken- und Toolbox-Editor, 35Mehrwertsteuer-Nummer, 149Meldungsliste, 20Menü Anlagen, 17Menü Auswertungen, 17Menü Buchen, 16Menü Eigene Daten, 18Menü Fenster, 19Menü Kostenrechnung, 18Menü Mandant, 16Menü Offene Posten, 17Menü Schnittstellen, 18Menü Stammdaten, 16Mindestzugehörigkeit, 319Mitarbeiter, 150, 158, 162Mitgliedern, 154Monatsmittelkurse, 340MT940, 97

347

Index

Multicash, 97MWST-Abrechnung, 337MWST-Formularzuordnung in SQL-

Tabellen, 138

Nachlass ausbuchen, 168Nachricht senden, 19nachträgliche AHK, 310Newsletter, 19Normalabschreibung, 316Notizen, 156, 313Nummernkreise, 321Nutzungsdauer, 304, 316, 317, 319

Offene Posten, 147, 160Offene Posten bearbeiten, 160Offene Posten Konten, 189OP zusammenfassen, 170OP-Aufteilung, 171OP-Ausgleich, 162, 164, 166OP-Informationen, 173OP-Verwaltung, 95OPBeleg, 163Optionen, 27Organisationseinheit, 320

Parameter, 145Periodenabschluss, 110Personalnummern, 158Personenkonten, 175Positionen bearbeiten (Konas), 105Positionen verbuchen, 108Postbank, 97Postmandan, 153Prüfroutine, 79Preisindex, 320, 327Programmbeschreibung, 9Programmversion, 19Provisionsberechnung, 158prozentuale Verteilung, 277, 278

Quicken, 97

Rücklastschrift, 109Ratenbetrag, 172Ratenzahlung, 171Rechner, 19

Restbuchwert, 297Restwertabschreibungssatz, 317Restwertverzeichnis, 325Roter (Bank), 153Roter (Post), 153

Saldenübersicht, 119Saldenliste, 289Saldenvortragskonto, 302Sammelbeleg, 84SelectLine-Newsletter, 20SFirm32, 231Skalierung Gold, 334Skalierung Platin, 334Skonto, 229Skontofälligkeiten, 152Skontofristen, 157Skontokonto, 44Sofortabschreibung, 317Sonderabschreibung, 304, 316Sonderabschreibungsarten, 319, 327Sondervorauszahlung, 141Sperrdatum, 272Splittbuchungen, 87, 106Stammdaten, 37Standorte, 320Stapel verarbeiten, 90Stapelbuchen, 87Starmoney, 97Steuer umbuchen, 115Steuerland in Konto, 339Steuernummer, 149Steuerschlüssel, 339Steuersplitt, 161, 169Strukturplan, 273Stufenleiterverfahren, 285Summen und Salden, 287, 289Summenvortragskonto, 307Summenzeile, 230Synchronisierung, 161, 189Systeminformation, 19

Teilabgang, 311Teilausgleich, 165, 166Teilwertabschreibung, 299, 312Teilzahlung, 106Text, 156

348

Index

Tipp des Tages, 19Transferarten, 225Transitorische Buchungen, 91

Umbewertung, 172Umbuchung, 312umsatzabhängige Verteilung, 277Unteranlage, 307unterjähriger Vortrag, 302, 305Update Bewegungsdaten / Währun-

gen, 336

Valuta-Ausgleich, 112Valuta-Datum, 157variable Kosten, 269Verbandsregulierung, 154Verbindlichkeiten, 189, 193Versicherungsliste, 326Versicherungswert, 308, 320, 327Versteuerungsart, 25Verteilung, 272Verteilungsschemata, 274Verteilungstypen, 276, 277Vertreter, 150, 162Verwendungszweck, 199, 229, 233VESR, 153Vollabgang, 311Vorjahreswerte, 292Vorlagemandanten, 301Vorschlagsliste, 220, 238Vortrag, 302, 305Vortragsbuchung, 175Vortragsdaten, 299Vortragswerte, 175

Währung anpassen, 172Währungen, 56Währungsumrechnungen, 176Weisungsschlüssel, 232Wertaufholung, 299, 307, 312Wertverlust, 315Wiederbeschaffungsliste, 326Wiederbeschaffungswert, 308, 320, 327WIR, 201Wirtschaftsgüterkartei, 326Wirtschaftsgut, 307, 314, 322Wirtschaftsjahr, 24

Zahlbetrag, 229Zahldatum, 163Zahldatums, 218Zahlung, 162, 164Zahlung bearbeiten, 228, 246Zahlungen, 141, 338Zahlungsanweisung, 211, 225Zahlungsart, 225Zahlungsarten, 211Zahlungsausgänge, 152, 219Zahlungsavis, 233Zahlungsbedingungen, 157, 201Zahlungsdatei einlesen, 249Zahlungseingänge, 152, 219Zahlungseingang, 225Zahlungsfunktion, 204Zahlungskonditionen, 151, 157Zahlungsläufe, 223, 241, 260Zahlungsläufe erzeugen, 222Zahlungslauf verbuchen, 229, 247Zahlungsmoral, 195Zahlungsplan, 171Zahlungspositionen, 226Zahlungspositionen hinzufügen und ent-

fernen, 244Zahlungsrichtung, 218Zahlungstransfer, 230, 248Zahlungsverkehr, 30, 162, 179, 181,

194, 199, 217Zahlungsverzug, 195Zahlungsvorschläge, 152, 202Zahlungsvorschlag, 217Zahlungsziel, 161Zugang, 302, 303, 307Zugangsbuchung, 304Zugangsliste, 326Zugehörigkeit, 308, 319Zugriffsrechte, 34Zusatztext, 279Zuschreibung, 312Zuweisungsabfrage, 255

349

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