TagesseminarEinführung in Microsoft SharePoint Portal Server

Gebt eine Angel statt einen Fisch!

Und erklärt „Angeln“...

Einleitung

Organisation, Abgrenzung, Verlauf

Referent

Rainer Becker 29.10.64, Hamburg Entwickler seit 1986 FoxPro User Group

– Verlag, Konferenz

Wizards & Builders– Projekte, Coaching

Zertifikate Microsoft– MVP, MCSD/MCP, MSP

Organisation

Regelmäßige Pausen Jederzeitiges Fragenstellen

Vorführungen:

Praktische Übungen:

Serverbezeichnung: NBRAINER• bzw. Servernamen des Anwenders im Internet

Vorbemerkung

Portale informieren Mitarbeiter und binden Sie in die Firmenumgebung ein

Zusätzlich erlauben Sie die individuelle Integration von Informationsquellen

und stellen eine Suchmaschine bereit für die nicht aufbereiteten Informationen (Mehrheit)

Statt den „Fisch“ (gewünschte Information) bekommt man die „Angel“ (Self-Service)

Themenübersicht

Einleitung Internet-Portal WebParts Externe Suchmaschine Interne Suchmaschine Dokumentenmanagement Voraussetzungen Weiteres Vorgehen

Abgrenzung

Team Services 5-75 User bei Windows

mitgeliefert Anpassung mit

FrontPage Basis SQL-Server Feature: Surveys

Portal Server 75+ User separate Lizenz für

Server und Client Anpassung DashBoard

und WebParts Basis WebDAV Feature: Subscription

Internet-Portal

DashBoards, SharePoint, Anpassungen

Dashboards

Digital Dashboard– Schema für Darstellung von WebParts

Web Part– Komponente für HTML/XML/Scripts

Dashboard Factory– interne ASP-Seite für Zusammenstellung

Digital Dashboard Applikation– Dashboardsammlung mit Anpassungs-

möglichkeiten und diversen WebParts

Ein bekanntes Dashboard:

Services Component (Client)

Digital Dashboard Services Component Part Discovery Notification (externe Ereignisse) Session State Mgmt. (Browser-Session) State Mgmt. (Status für Aktivierungen) Item Retrieval (primitives Store-Modul)

Schemata

Windows 2000 Exchange 2000 Server SQL-Server Share Point Team Services

– basierend auf SQL-Server

Share Point Portal Server– basierend auf Windows 2000

Unterstützte Browser

Microsoft Internet Explorer 4.01 Netscape Navigator 4.51 (Italien und Spanien) Netscape Navigator 4.7x (Englisch, Französisch,

Deutsch und Japanisch) Microsoft JScript® or Netscape JavaScript support Für Netscape: Basic authentication für Website

(und für MSOffice für WebDiscussions)

Es werden keine anderen Betriebssysteme unterstützt

Front-End

Webparts: Suche Nachrichten Ankündi-

gungen Quicklinks Kategorien -> siehe Kategorien Abonnements -> siehe Abonnements

Anpassung von Nachrichtenund Ankündigungen

Ankündigungen und Nachrichten gleich WebFolder: <Arbeitsbereich>\Portalinhalt HTML-Datei einstellen

– direkte Neuanlage nicht möglich

Sortierung strikt nach Datum

Anpassung von Quicklinks

HTML-Datei wie bei Ankündigungen und Nachrichten möglich – siehe dort

Quicklink = leere Datei mit Endung .url Inhalt irrelevant Profil bearbeiten für URL Eigenschaften erst mal irrelevant

Suche und Abonnements

Suche– Einfaches Suchverfahren– Anführungszeichen (z.B. „Wort1 Wort2“)– Erweiterungen (z.B. Webpart um Webpage)– In Ergebnismenge suchen

Abonnements– Mailbenachrichtigung für Abfrageergebnisse– Persistent Query Service (PQS)

Kategorien und Dokumente Kategorien

– Alternatives Suchverfahren– Beliebig viele Kategorien zuordenbar

• Siehe Abschnitt interne Suchmaschine

Dokumentenbibliothek– Alternatives Suchverfahren– Hierarchische Verzeichnisstruktur

• Siehe Abschnitt interne Suchmaschine

WebDiskussionen Integrierte Newsgroups machen verschiedene

Diskussionsarten zu Dokumenten möglich Beiträge können in Suche einbezogen werden

– keine Beachtung von Zugriffsrechten– keine Übernahme aus anderen Arbeitsbereichen– Wahl von Discussion Server unterschiedlich möglich!

Office-Integration– mit Office 2000 / XP jederzeit Zugriff und Inline-

Diskussion in Dokumenten möglich - mit IE nur über entsprechendes Link auf der Webseite

– Offener Toolbar protokolliert alle Visits des Users im Eventlog des Servers (und sprengt es vermutlich) !

Verwaltung

nur für Koordinatoren Diskussionen Abonnements Cache Persönliche Dashboards – siehe unten

Anpassungen Dashboard

Einstellungen– Titel, Überschrift, Stylesheet– Erweitert: Logo, Bild, Position (10er)

Layout– Positionen der Webparts (erst ab IE 5.0)

Inhalt– Auswahl, Import, Erstellung von Webparts

• Siehe nächster Abschnitt

– Erstellung Unterdashboard• Unterdashboard – siehe unten

Persönliche / Unter-Dashboards

Unter-Dashboards– Erstellung durch Koordinator– Position in 10er-Schritten– Eigenschaften siehe Einstellungen

Persönliche Dashboards– Erstellung durch Autoren auf Hauptebene– Pfad unter „server/arbeitsbereich/dashboards/“– Eigenschaften siehe Einstellungen– Unter-Dashboards möglich

Zusammenfassung

SharePoint Server ist eine Zusammen-fassung diverser MS-Technologien

Portal wird durch Dashboard realisiert– Interessant erst mit diversen Webparts– Integration von Outlook usw.

Ergänzung um– Externe Suchmaschine (Gatherer/Crawler)– Interne Suchmaschine (MS Search)– Dokumentenverwaltung (WebDAV)

WebParts

Grundlagen, Arten, Standards

Import und Auswahl

Mitgelieferte WebParts– Homelink– Datum– Status– Name– Outlook– Property

Anwählen der WebParts• andere Eigenschaften ausser Position siehe unten

WebPart-Gallery

Microsoft Avanade/Plural– SAP, Siebel, Plural

– Outlook, Excel, Messenger

– MSN Money, MSNBC, Links / Viewer

Business Intelligence ERP / CRM

– Great Plains, Navision, SAP

Knowledge & Collaboration Delivery

WebPart-Properties

Basic– Beschreibung, Titel

Appearance– Minimize, Remove, Frame, DetailLink, Order,

Zone Content

– Inhalt oder Link, Typ Execution

– CustomLink, MasterLink, XSL

WebPart-Inhalte

Inhalt oder Link auf Inhalt– XML– HTML– VBScript– JScript– ActiveX (mit Visual InterDev)

XSL oder Link auf XSL– XSL

Erstellen von WebParts

Einfache WebParts kann man direkt in SharePoint erstellen

Erstellung über Office XP möglich Professionell unter Visual InterDev

– Siehe unten

Integration von Office

Outlook View Control– Diskussionen (Newsgroups)– Öffentliche Ordner

DataSource Control Spreadsheet Component Pivot Table Component Chart Component

CLSID als Content möglich ... [CDATA[

<OBJECT classid=clsid:0006F063-0000-0000-C000-000000000046 id=OVCtl1><PARAM NAME="View" VALUE=""><PARAM NAME="Folder" VALUE=""><PARAM NAME="Namespace" VALUE="MAPI"><PARAM NAME="Restriction" VALUE=""><PARAM NAME="DeferUpdate" VALUE="0"></OBJECT>]]

... und so sollte es aussehen ...

Probleme mit XML

Windows 2000 Dashboards und SQL-Server Dashboards verwenden unterschiedliches Encoding (hardcodiert)

<ContentLink>http://www.msn.com/news.xml</ContentLink</ContentLink><XSLLink>http://www.msn.com/news.xsl</XSLLink>

Skripte liefern „getContent“ JavaScript

function getContent(xmldomPart){var sContent = new String();//code to generate content into sContentreturn sContent;}

VBScriptFunction getContent(xmldomPart)

Dim sContent'code to generate content into sContentgetContent = sContentEnd Function

Skripte kollidieren gerne

Kollisionen– Funktionen– Objekte– Variablen

Requires Isolation– Asynchron aber kein Service Objekt

Token Replacement

Entwicklungsumgebung

Windows 2000 mit NTFS Visual InterDev 98 Digital Dashboard Resource Kit (TechNet)

– File System Sample Digital Dashboard• Dashboards

• Factory

– WebPart Builder für Visual InterDev• Projekttyp: Digital Dashboard

• Komponente hinzufügen: WebPart

Externe Suchmaschine

Inhaltsquellen, Inhaltsfilter, Indizierung

Suchtechnologien von Microsoft

Indexing Service (MS Search) Office XP SQL-Server Exchange Server Site Server SharePoint Team Servcies SharePoint Portal Server

Inhalte Quellen

Internet Intranet Dateien Arbeits-

bereiche Exchange 2000 (öffentliche Ordner) Exchange 5.5 (öffentliche Ordner) Lotus Notes-Datenbanken

Erweiterte Inhaltsquellen

Resource Kit– SharePoint Team Services– FTP-Sites– Eigene Protocol Handler

Vorführung:Definition Inhaltsquellen

Gatherer

Load-Balancing– Mischung von URLs und lokalen Abfragen

Indizierungsoptionen– Kontinuierlich (NTFS-Notification)– Inkrementell (Timestamp-Vergleich)– Vollständig (notwendig bei Config-Update)

Adaptive Crawling– Wahrscheinlichkeitsberechnung pro Dokument– Alle 2 Wochen wird trotzdem neu gezogen

Protokoll-Handler

File protocol– auch Novell / UNIX (aber ohne Rechte)

Hypertext Transfer Protocol (HTTP) Messaging Application Programming

Interface (MAPI) HTTP Distributed Authoring and

Versioning (HTTPDAV) eigene Protokoll-Handler definierbar

Standard-IndexFilter (IFilter)

WinWord Excel PowerPoint

– Unterstützung von Eigenschaften für Office

Textdateien HTML TIFF (ohne OCR)

Weitere IndexFilter (IFilter)

Jeweils zusätzlich zu installieren: XML RTF PDF (von Adobe) CDR (von Corel Draw) TIFF (Einschaltung Schrifterkennung)

– Support\Tools\TIFF_OCR_ON.REG

Probleme mit Datenbanken

Kein direkter Datenbankzugriff– Kein ODBC– Kein OLE-DB– Kein SQL-Server

HTTP-Zugriff– ASP-Seite zur Repräsentation eines Datensatzes

mit Link für Folgeseite– Generierung von XML-Seiten

Indexing Engine

Word-Breaker (Wortumbruch) Stemmer (Wortformen) Noise Filter (Wortfilter) Thesaurus (Problem WebPart=WebPage)

Reine Textdateien unter C:\Programme\SharePoint Portal Server\Data\FTData\SharePointPortalServer\Config

Multi-Threading beschleunigt i.Vgl. zu Site Server

Unterstützte Sprachen

Europäische Sprachen:

Deutsch Englisch Französisch Spanisch Italienisch Holländisch Schwedisch

Asiatische Sprachen:

Traditional Chinese Simplified Chinese Korean Thai Japanese

unabhängig von Landes-version des Servers

Ranking Algorithm

Stephen Robertson Universitätsprofessor, MS-Mitarbeiter ACM SIGIR 2000 Salton Award

Verwendung von– Länge des Dokuments

– Häufigkeit des Suchbegriffs insgesamt

– Anzahl Dokumente mit Suchbegriff

– Gesamtzahl der Dokumente

Anpassung Suchalgorithmus Eigene Abfrageformate definierbar Active Server Pages (ASP), Web Part, Visual

Basic® oder Microsoft Visual C++®

Verwendung des Distributed Authoring and Versioning (DAV) Protokolls mit dem XMLHTTPRequest-Objekt

Resulate werden in XML ausgegeben Mit ADO kann man auf den OLEDB Provider für

Internet Publishing zugreifen für Erstellung eigener Suchabfragen

Zusammenfassung

Interne Suchmaschine

Dokumentprofile, Kategorien, Wizard

Verzeichnis-struktur

Normale hierarchische Ablagestruktur Wg. IE max. 200 Dokumente/Ordner

Dokumentprofile

Übernahme von Metadaten (Promotion) Rückgabe von Metadaten (Demotion) Schema

Support

Kategorien

Keine Hilfe für fachliche Festlegung– Vorgehensweise Taxonomie im Resource Kit

Mehrfach zuordnenbar i.G. zu Ordnern Überschneidung mit Dokumentprofilen Keine kombinierte Suche

Aber: Kategorieassistent vorhanden für automatische Kategorisierung– auch für externe Inhalte (Websites usw.)

Struktur

Kategorienin Ordner-struktur

Kategorienoptionalin Profilenmanuellfestlegbar

Kategorisierungs-Assistent

Automatisches Kategorisieren aller Inhalte Schulen des Systems für automatische

Kategorieerkennung (Support-Vektor-Algorithmus von Microsoft)

10-15 Dokumente je Kategorie für die ersten 5 Kategorien notwendig

Schlägt Kategorien vor sowie zusätzlich ggf. „Best Bet“-Zuordnungen

Rücksetzung für Dokument oder Alles

Trainieren des Assistenten

JedegesetzteKategorieübt...

Rück-setzenmöglich- nichtempfohlen

Mehrere Dimensionen

Bisher:Ordner

Zusätzlich: Profile und Kategorien

BestBet

Nur durch Koordinatoren vergebbar Externe Dokumente durch Link einbinden

Suchen

Best Bets fürStichwortefast wichtiger

Suchbereiche eingrenzbar (Scope)

Externe Dokumente

Dokumentprofil Webverknüpfung Leeres Dokument mit Endung .url

– Siehe Quicklinks

Eigenschaft Link muss vorhanden sein, Eigenschaft Titel überschreibt– gilt auch für Default-Profil beim Kopieren

Zieldokument wird geladen Anzeige von Ziel statt „Stub“ Aktualisierung Kategorien beim Öffnen

Dokumentenverwaltung

Versionierung, Rollen, Arbeitsbereiche

Security

NTFS Rollen

Separater virtueller Server für anonyme User mit Zugriff auf Dokumentenbibliothek

Kein Zugriff ohne Rechte möglich– Ausnahme sind lokale Administratoren– Probleme bei fehlendem NTFS

Rollen

Leser Autor Administrator

Rollenzuordnung / Rechte

Rollenzuordnung

Rechtevererbung

Versionierung

Standardordner Erweiterte Ordner

– WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning) (nur leere Ordner änderbar)

Historie (bis zu 1000 Versionen) Check In / Check Out Verfahren für Dokumentfreigabe Client-Komponenten benötigt

Dokumentfreigabe

Keine Vererbung der Einstellungen

ReadersReaders AuthorsAuthors Current AuthorCurrent Author

(Working Copy)

Check Out

1.0(Working Copy)

Check Out

1.0

Check In

1.1

Check In

1.1

2.0

Publish

2.0

Publish

Search, Subscriptions, CategoriesSearch, Subscriptions, CategoriesSearch, Subscriptions, CategoriesSearch, Subscriptions, Categories

ApproveApprove

ApproveApprove

Varianten Dokumentenfreigabe

Client-Komponenten

In Office XP bereits eingebaut Windows Explorer: Web Folder Upgrade Office 2000: COM AddIn

SharePoint Portal Server CDO-Extensions MDAC 2.5 SP 1 oder höher

Voraussetzungen

Voraussetzungen, Maximalwerte, Non-Koexistenzen, Skalierbarkeit

Voraussetzungen

Pentium III mit 800+ MHz– 256 MB RAM– + 100 MB / 10.000 Dokumente– > 160 MB beim Betriebssystem– > 60 MB beim Programm– > 300 MB bei den Daten

Windows 2000 (Adv.) Server mit SP1 IIS ab 5.0 SMTP

Non-Koexistenzen Exchange Server 5.5 (oder früher) Exchange 2000 Server Enterprise Edition

– Exchange 2000 Standard sowieso ohne Support Microsoft Site Server

– auch kein Upgrade von beliebigem SiteServer Microsoft Office Server Erweiterungen Office XP auf Server wg. Discussiongroups SQL-Server in Cluster-Konfiguration

– wegen Update von MS Search SharePoint Team Services

Konfigurationsgrenzen ½ Mio. Dokumente bzw. 1 Mio. Versionen 3 ½ Mio. indizierte Dokumente (incl. Web) 200-3.000 Dokumente pro Ordner *) 1.000 Versionen eines Dokuments 100.000 Abonnements je Bereich 500 Dokumentprofile 100 Inhaltsquellen 500 Kategorien 150-600 Rollen pro Ordner

Servereigenschaften

Proxyserver Exchange 5.5 Lotus Notes Zugriffskonten für Crawler & Indizierung Pfade für Protokolle & Serverdateien Arbeitsbereichseinstellungen

– max. 10 Arbeitsbereiche

Konfiguration Proxyserver

Unterverzeichnis \BIN Programm proxycfg.exe Parameter -d –p dummy:80 *;local;lokal

ERRORLOG.TXT EVENTLOG.TXT SETUP.LOG SPSCLISRV.LOG

Logfiles je Arbeitsbereich

Backup / Recovery

Normales Backup sichert keine Metadaten / Konfigurationen !!!

Backup-Script für Server mitgeliefert Export/Import-Scripte für Arbeitsbereiche

im SharePoint Resource Kit Agenten für Backup-Software

– Agent für Veritas derzeit im Test– weitere Agenten angekündigt

Skalier-barkeit

Server-funktion

Multiple Server mit RapPort

Vorgehen

Installation und Konfiguration

Installation Software

Windows 2000 (Adv.) Server mit SP1– Konfiguration SMTP, Proxy-Server, Lizenzierung

SharePoint Portal Server 2001 mit SP1– Installation zusätzlicher IFilter

Visual InterDev 98 und Frontpage/HTML-Editor Digital Dashboard Resource Kit (TechNet)

– File System Sample Digital Dashboard

– WebPart Builder für Visual InterDev

SharePoint Server Resource Kit (TechNet)– Installation eBook, Installation Tools

Konfiguration Software

Anlage Benutzer und Benutzergruppen Zuordnung Benutzer zu Rollengruppen Anlage WebSite für Dashboard sowie Anlage Arbeitsbereich(e) Anlage Inhaltsquellen für Websites Optional: Anlage Inhaltsquelle Lotus Notes

– für Projektdatenbanken und ähnliches

WebParts für Import/Export/Backup– Test Gesamt- und Bereichssicherung, Import/Export

Konfiguration Dashboard

Anpassung DashBoard an W&B-Layout– Titel, Logo, Icon, Cascading StyleSheet

Konfiguration Standard-WebParts– Announcements, News, Quicklinks

Festlegung verwendbarer WebParts– Auswahl, Konfiguration und Test

• Einfache WebParts aus Material und Resource Kit

• insbesondere für Kategorien und erweiterte Suche

• Events/Announcement Authoring Tool

• Outlook- und Excel-Einbindung

– Einrichtung WebPart Gallery

Taxonomien Aufstellung Benutzer

– Gruppen, Interessen, Informationsbedarf Aufstellung Inhaltsquellen

– Interne Dokumente (Verzeichnisse, öff. Ordner)– Interne öffentliche Ordner– Interne Verzeichnisse mit ggf. notwendigen Links– Externe Webseiten

Gliederung Dokumentarten– Protokolle, Projekte, Korrespondenz

Bereinigung/Erweiterung Thesaurus

Konfiguration Bibliothek

Festlegung Dokumentprofile– Liste abzugleichender Auswahllisten

Festlegung Verzeichnisstruktur– Zuordnung Dokumentprofile

– Festlegung erweiterte Ordner

– Festlegung Freigabeverfahren

Festlegung Kategorienstruktur– Auswahl Trainingsdokumente

– Assistententraining und Test

– Berücksichtigung externer Dokumente

Umsetzungsangebot

Planung & Kosten

Notwendige Arbeiten

Zielgruppendefinition Angebotsdefinition Kategorienfestlegung Erstellung Skripte/WebParts Layoutanpassung Portal Lizenzeinkauf Softwareinstallation Anwenderschulung

Lizenzkosten

Hardware: Serversystem mit schneller Festplatte und viel Hauptspeicher im unteren bis mittleren Preisbereich

Server-Software: SharePoint PortalServer 2001 mit ca. EUR 5.000,- pro Server

Client-Lizenzen: pro Anwender ca. EUR 75,- oder Internetpauschallizenz

Ggf. zusätzliche WebParts von Fremd-anbietern aus umfangreichem Angebot

Konfigurationskosten

Portalinstallation mit Layoutanpassung– (1) Installation Software, (2) Konfiguration

Software, (3) Konfiguration Dashboard – siehe oben

– Fallpauschale von jeweils EUR 2.000,- Besprechungen sowie Beratungen zu

Grundlagen, Taxonomien und Bibliotheksaufbau– Tagespauschale EUR 800,- – zzgl. EUR 150 Reisespesen für Einsatz vor Ort

Entwicklung und Schulung

Entwicklung WebParts und Skripte durch Fachinformatiker Anwendungsentwicklung– Tagessatz EUR 400,-

Anpassung Suchen-Webpart mit komplexen SQL-Abfragen auf Dokumentverzeichnis– Fallpauschale EUR 2.000,-

Anwenderschulung vor Ort– pauschal EUR 1.100 pro Tag – incl. Projektor sowie Reisekosten aller Art

Mitarbeiter Unser Team

Projektleitung und Schulung:– Rainer Becker (MVP, MCP, MSP)

Anwendungsentwicklung:– Andelko Sicenica (Fachinformatiker)– Michael Vogel (Fachinformatiker)– Sven Wilke (Fachinformatiker)

Dokumentunterstützung:– Klaus Becker (Dokumentationsassistent)

Beispielportal der dFPUG

Integrierte Suche über Profile, Kategorien, und Verzeichnisse– 9 Konferenzordner (5.200 Seiten)– 8 Loseblattsammlungen (1.600 Seiten)– 12 Newsletter (680 Seiten)– 1 Newsgroup/Forum/Wiki (50.000 Messages)– 16 Bibliotheken (1.400 Downloads)

Siehe online http://portal.dfpug.de/dfpug Siehe Kundenreferenz bei Microsoft

Vielen Dank! Unser Beispiel

im Internet:http://portal.dfpug.de/dfpug

Siehe Fallstudievon Microsoft

Fragen per Mail an Rainer.Becker@wizards-builders.com