Teilnehmerregistrierung · und die Login-Daten kann Ihr Gast auch für die Mobile Event App nutzen, sofern diese eingesetzt wird. Sowohl in registr als auch in der MEA kann der Nutzer

registr Whitepaper © plazz AG Version 02-06/2019Web: www.registr.de | Telefon: +49 (0) 89 809 23 656 | E-Mail: [email protected] Seite 01

Mit der webbasierten Teilnehmerregistrierung registr präsentieren wir Ihnen ein Produkt, mit dem Sie auf ein-fache Art und Weise Einladungen zu Ihrer Veranstaltung versenden, Anmeldungen verwalten und Teilnehmerdaten erfassen können.

registr ist die ideale Lösung für das Management von externen und internen Veranstaltungen und bietet damit die passende Corporate-Lösung für jede Art von Events. Die Teilnehmerdaten werden dabei durch unsere State-of-the-Art Sicherheitskonfigurationen geschützt.

Darüber hinaus sorgt auch das Hosting auf unseren Servern in Deutschland dafür, dass das Produkt den Datenschutzanforderungen (gemäß Datenschutz- Grundverordnung, DSGVO) großer Konzerne und Unternehmen gerecht wird.

TeilnehmerregistrierungEin Produkt der plazz AG

ʾ Wegweisend bei Datenschutz und Datensicherheit

ʾ Erfüllung des BDSG, SSL Verschlüsselung

ʾ Hosting auf Servern in Deutschland

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Index

Vorteile des registr-MEA-Bundles ......................................03

Verwaltungsoberfläche im Detail ........................................04

Leicht zugängliche Oberfläche in Ihrem Look & Feel ...................................................................05

Eventinformationen unkompliziert einpflegen .................05

Fragebogen erstellen ..............................................................06

E-Mail Versand .........................................................................07

Erstellung eines Zugangs .......................................................07

Nutzeroberfläche im Detail ..................................................08

Einrichtung des Nutzerprofils ...............................................08

Veranstaltungen anzeigen .....................................................09

Kontaktieren Sie uns! .............................................................10

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registr wurde als ergänzendes Tool zur Mobile Event App (MEA) entwickelt und kann somit nicht nur allein, sondern vor allem zusammen mit der Event-App eingesetzt werden.

Da beide Systeme über ein gemeinsames Content Management System (CMS) verwaltet werden, benötigen Sie als Veranstalter nur einen Login, um alle Informationen einzusehen und bearbeiten zu können. Sie müssen kein zusätzliches Programm installieren, sondern können direkt im Browser loslegen.

Das gemeinsame CMS bietet aber noch weitere Vorteile: Anstatt umfangreiche Excel-Tabellen zu pflegen, Teilnehmerlisten von einer Plattform auf die nächste zu portieren oder die kostspielige Entwicklung einer Schnittstelle in Auftrag zu geben, profitieren Sie bei registr von der nahtlosen automatischen Übertragung Ihrer Teilnehmerdaten in die Mobile Event App.

Vorteile des registr-MEA-Bundles

ʾ Veranstaltungsübergreifend einsetzbar

ʾ Einmalige Registrierung der Teilnehmer im System

ʾ Nahtloser Austausch der Teilnehmerdaten zwischen registr und MEA (geringer Verwaltungsaufwand)

ʾ Möglichkeit das Bundle aus registr und MEA um die Check-in App und eine Pre-Event Page zu ergänzen

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Wie die Mobile Event App besteht registr aus einer Verwaltungsoberfläche – dem CMS, welches mit dem der MEA übereinstimmt – und der Nutzeroberfläche für die Teilnehmer.

Im Einzelnen wird in der Verwaltungsoberfläche folgende Funktionalität bereitgestellt:

ʾ Veranstaltungen erstellen und Veranstaltungs- informationen einpflegen

ʾ Nutzeroberfläche nach individuellen Wünschen anpassen

ʾ Einteilung von Teilnehmern in verschiedene Personengruppen (z.B. Gast, Referent, Aussteller)

Verwaltungsoberfläche im Detail

ʾ Teilnehmer zu einer Veranstaltung einladen

ʾ Überprüfen des Anmeldestatus von Teilnehmern

ʾ Anlegen diverser Fragebögen zum Erfassen veranstaltungsrelevanter Teilnehmer-Informationen

ʾ Manuelle Änderung des Anmeldestatus eines Teilnehmers durch den Veranstalter

ʾ Versand von personalisierten E-Mails

ʾ Gezielte E-Mail Kommunikation dank Filtermöglich-keit der Gästeliste im CMS

ʾ Einfache Nachtragung von fehlenden Informationen zu Teilnehmern

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Gestalten Sie die Nutzeroberfläche entsprechend Ihrer Corporate Farben und begrüßen Sie Ihre Gäste mit einem Startscreen in Ihrem Corporate Design. Durch die Bereit-stellung eines White Label passt sich das Tool optimal Ihrem individuellen Design an.

Bewerben Sie Ihre Veranstaltungen mit einer ansprechen-den Grafik und stellen Sie den Teilnehmern alle wichtigen Informationen zur Verfügung. Neben Veranstaltungs-name und -datum haben Sie außerdem die Möglichkeit den Veranstaltungsort via Google Maps zu visualisieren und damit den Gästen die Routenplanung zu erleichtern.

Des Weiteren können Sie die Einladungen zum Event an verschiedene, zuvor angelegte Nutzergruppen versenden.

Anschließend besteht die Möglichkeit, die Veranstaltung für die Mobile Event App freizugeben und somit das Potenzial beider Plattformen bestmöglich zu nutzen.

Leicht zugängliche Oberfläche in Ihrem Look & Feel

Eventinformationen unkompliziert einpflegen

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Benötigen Sie von Ihren geladenen Gästen und Ausstellern neben einer Zu- oder Absage weitere Informationen, die für die Eventplanung wichtig sind? Beim Anlegen und Bearbeiten einer Veranstaltung können Sie die Erfassung veranstaltungs-spezifischer Daten aktivieren und sind somit in der Lage auf unserer Verwaltungsoberfläche verschiedene Fragebögen anzulegen, um die notwendigen Informationen abzufragen.

Fragen Sie z.B. alle Event-Teilnehmer nach ihren Essens-wünschen und Ihre Referenten, welche Ausstattung der Vortragsraum haben soll – dank der Unterteilung Ihrer Gäste in Personengruppen, können Sie ihnen unterschied-liche Abfragen zugänglich machen.Dabei stehen die folgenden Antwortmöglichkeiten zur Verfügung: Single-Choice, Multiple-Choice, Freitext, sowie Datums- und Uhrzeit-Auswahl.

Fragebögen können selbstständig aktiviert und deaktiviert werden, um den Zeitraum des Ausfüllens klar abzugrenzen. Sobald Ergebnisse vorliegen, stehen diese zum Download im Excel-Format zur Verfügung.

Fragebogen erstellen

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Der Versand von E-Mails ist ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation zwischen Veranstaltungsorganisation und Teilnehmern. Für den Versand der Einladungen pfle-gen Sie entweder eine Excel-Liste mit den Adressen ein, oder kopieren diese einfach in die entsprechenden Felder.

Dank der Filtermöglichkeiten der Gästeliste haben Sie auch nach dem initialen Einladungsversand die Möglich-keit Ihre Gäste zu erreichen. So können Sie Personen mit dem Status „Anmeldung unvollständig“ eine Erinnerung senden, den Fragebogen auszufüllen oder den angemelde-ten Gäste bereits weitere Veranstaltungsdaten senden.

Legen Sie individuelle E-Mail-Templates an, um Ihre Gästegruppen auf unterschiedliche Art und Weise anzu-sprechen und ihnen gruppenspezifische Informationen zukommen zu lassen. Dabei können Sie Ihre Gäste stets persönlich anreden.

Die Erstellung eines Zugangs für Ihre Teilnehmer kann auf drei verschiedene Arten erfolgen:

ʾ Offene Registrierung für beliebige Nutzer

ʾ Offene Registrierung auf Basis einer Einladung

ʾ Geschlossene Registrierung auf Basis einer Einladung

ʾ Geschlossene Registrierung anhand von Zugangs-codes (in der Entwicklung)

Sie können jederzeit den Anmeldestatus Ihrer Teilnehmer nachverfolgen.

E-Mail Versand Erstellung eines Zugangs

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Bei der Nutzeroberfläche von registr handelt es sich um eine Webapplikation, welche sich responsiv an das jeweils verwendete Endgerät anpasst. Das Tool kann einfach über einen Link auf Ihrer Unternehmens- oder Event-Seite eingebunden bzw. in E-Mails verschickt oder via QR-Code kommuniziert werden.

Im Einzelnen wird folgende Funktionalität bereitgestellt:

ʾ Erstellung eines Nutzerprofils

ʾ Anmeldung zu einer oder mehreren Veranstaltungen

ʾ Ausfüllen der veranstaltungsspezifischen Fragebögen

ʾ Bearbeitung der Nutzer-Stammdaten

Im Fall einer geschlossenen Veranstaltung kann sich der Teilnehmer nach Erhalt der Einladung im Tool registrieren und legt somit ein eigenes Nutzerprofil an. Dieses Profil und die Login-Daten kann Ihr Gast auch für die Mobile Event App nutzen, sofern diese eingesetzt wird.

Sowohl in registr als auch in der MEA kann der Nutzer seine Profildaten jederzeit bearbeiten und speichern. Sie werden simultan im jeweils anderem Tool mit aktualisiert.

Der Veranstalter kann zudem manuell Personen im CMS anmelden und Absagen eintragen. Weiterhin ist er auch befugt, Profildaten für Teilnehmer zu vervollständigen und Umfragen auszufüllen, sollte es einem Gast aus einem Grund nicht möglich sein, dies selbst zu tun.

Nutzeroberfläche im Detail Einrichtung des Nutzerprofils

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Löst der Nutzer eine Einladung ein, die er per Mail erhalten hat, wird er automatisch einer Personengruppe zugeordnet und sieht im Registrierungstool eine Reihe von Veranstaltungen, die er besuchen darf.

Bei jedem Event wird der aktuelle Anmeldestatus des Nutzers wie folgt dargestellt:

ʾ Anmeldung derzeit geschlossen: Der Nutzer kann sich zwar die Event-Informationen ansehen, sich aber nicht anmelden. Dies ist der Fall, wenn der Veran- stalter das Event erst noch ankündigen will oder er die Anmeldung schließt, weil das Kontingent der Veranstaltung bereits ausgeschöpft ist.

ʾ Anmeldung geöffnet: Der Nutzer ist zu dieser Veranstaltung bisher nicht angemeldet, hat aber die Möglichkeit, dies zu tun.

ʾ Anmeldung unvollständig: Der Nutzer hat seine Teilnahme am Event angemeldet, aber noch nicht die notwendigen Fragebögen ausgefüllt.

ʾ Teilnahme bestätigt: Der Nutzer ist bereits zu dieser Veranstaltung angemeldet und hat, falls vorhanden, alle Fragebögen ausgefüllt.

Veranstaltungen anzeigen

Die Anmeldung erfolgt durch Betätigung eines Buttons auf der Ansicht der Event-Informationen. Sind für den Nutzer Fragebögen hinterlegt, müssen diese vollständig ausgefüllt werden, damit der Anmeldeprozess abge-schlossen ist.

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Wenn Sie mehr über registr erfahren möchten, melden Sie sich bei uns! Wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot, welches auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Ob einzeln oder im Paket mit der Mobile Event App: Wir finden für Sie die beste Lösung für ein erfolgreiches Event.

Web: https://registr.deMail: [email protected]: +49 (0) 89 809 23 656

Adresse: Jürgen Mayer [Vertrieb] plazz AG Kronstadter Straße 4 81677 München

Ronja Lars Wilkening [Entwicklung] plazz AG Bahnhofstraße 5a 99084 Erfurt

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