Textverarbeitung mit WORD

1 Grundlagen der TextentwicklungTexte sind mentale Modell und unterliegen als solche der Dialektik von Inhalt und Form. WORD unterstützt die Textentwicklung in dieser Hinsicht durch einige Komponenten:

Entwicklungsstrategie für mentale Modelle Rechtschreibung/Grammatik Formatvorlagen Ausdruck Automatisierungsfunktionen (eingebaute und eigen entwickelte)

1.1 Unterstützung der EntwicklungsstrategieGrundlegende Prinzipien sind bei der Textentwicklung im Sinne eines Systems die Modularisierung und Hierarchisierung. Im Zentrum der Unterstützung dieser Aspekte ist die Gliederungsansicht zu nennen. Sie ermöglicht die Struktur des Textsystems übersichtlich darzustellen und einfach zu modifizieren.

1.2 Unterstützung der Rechtschreibung/Grammatik des TextesWORD verfügt über umfangreiche Wörterbücher zu Kontrolle der Rechtschreibung. Zusätzlich besteht die Möglichkeit weitere Wörter in vom Benutzer angelegten Wörterbüchern der Rechtschreibprüfung hinzuzufügen.

Optional unterstützt WORD die Silbentrennung.

Über die Funktion „Autokorrektur“ können häufig auftretende Schreibfehler bestimmter Wörter unmittelbar korrigiert werden.

1.3 Unterstützung des Ausdruck WORD enthält einen unveränderlichen Thesaurus. Über ihn werden zu einem Wort Synonyme angeboten.

1.4 Unterstützung hinsichtlich der FormatierungMit „Format“ wird die Gestalt eines Textes bezeichnet. Formatierung bedeutet

daher, Daten nach einem bestimmten Schema anzuordnen. Zu den Gestaltungselementen eines Textes gehören:

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Randbreiten, Zeilenabstände, Zeilensatz, Fußnoten, Kopf-/Fußzeilen, Numerierungen, Randtexte, Absätze, Schriftart, -größe, -schnitt, Listen, Tabellen, Diagramme, Spaltendarstellung, Rahmen, Verzeichnisse, Bilder, Wasserzeichen.

WORD bietet in einem Formatkatalog für diverse Sachverhalte Formatvorlagen an bzw. ermöglicht über eine Reihe von Formatierungsmöglichkeiten das Textdokument äußerlich zu gestalten. Eine Reihe der gestalterischen Komponenten von Texten werden in dem nebenstehendem Formatmenü angezeigt. Ein „formatlos“ erstelltes Dokument kann über die Funktion „Autoformatierung“ mit Formatierungselementen versehen werden. Dabei kann der Entwickler entscheiden, ob er den jeweiligen Formatierungsvorschlag annimmt oder nicht.

1.5 Unterstützung des DokumentenschutzDokumente können gegenüber dem Lesen oder bezüglich des inhaltlichen Veränderns geschützt werden. Liegt ein Schreibschutz vor, so können Anmerkungen bzw. Überarbeitungen zugelassen werden. Beide Zusätze sind gegenüber dem Ursprungstext abgehoben und können leicht verworfen werden.

1.6 Unterstützung von AutomatisierungsfunktionenIn umfangreichen Textdokumenten erweist es sich als sehr vorteilhaft, wenn bestimmte Aufgaben von Textverarbeitungssystem selbständig verwaltet bzw. ausgeführt werden. WORD verfügt zu diesem Zweck über eine Reihe von Möglichkeiten wie Feldfunktionen, Makros und WORD-Basic.Beispiele für Automatisierungsfunktionen sind die Verwaltung von Inhalts- und Abbildungsverzeichnissen, Suchen und Ersetzen von Worten, Suchen von Textstellen, die automatische Rechtschreibkontrolle, Autotext und Autokorrektur u.a.m.

2 Die Benutzeroberfläche

2.1 MenüleistenMenüleisten sind hierarchisch geordnete Zusammenstellungen von Pull-down-Menüs, die in bestimmten Sachzusammenhängen stehende Funktionen beinhalten. Die Bezeichnungen dieser Funktionsaufrufe enthält einen unterstrichenen Buchstaben. Mit der Tastenkombination, bestehend aus diesem Buchstaben und der ALT-Taste, sind diese Menüfunktionen aktivierbar. Darüberhinaus sind die einzelnen Funktionen am einfachsten über den Mausclick anwählbar. Einige Funktionen verfügen zusätzlich über sogenannte Hot-Keys. Das sind spezielle Tastenkombinationen zum Aufruf der jeweiligen Funktion.

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In der nebenstehenden Abbildung ist die Menüleiste mit einem aufgeblendeten pull-down-Menü dargestellt. Man erkennt, daß einige Funktionen im Moment deaktiviert sind. Das erfolgt automatisch immer dann, wenn die Ausführung der entsprechenden Funktion zu diesem Zeitpunkt sinnlos sind.

Die mit den einzelnen Funktionen verbundenen Dialogfenster sind sehr nutzerfreundlich und brauchen daher nicht ausführlich beschrieben werden. Im folgenden sei auf einige grundlegende Gestaltungsmittel verwiesen.

DATEI/Seite einrichten...Hier besteht die Möglichkeit die Breite der Seitenränder festzulegen.

ANSICHT/Kopf- und FußzeileNeben einem Kurztext können hier Seitennumerierung, Datumsangaben und Uhrzeit dargestellt werden.

EINFÜGEN/Manueller Wechsel Festlegung von Seitenwechsel oder SpaltenwechselSeitenzahlen...Fußnote...Sonderzeichen...Positionsrahmen Positionsrahmen können um eingefügte Grafiken gelegt werden. Damit sind diese Grafiken im jeweiligen Absatz verankert. Positionsrahmen dienen weiterhin für Randtexte. Dazu wird um die Randnotiz ein Positionsrahmen gelegt und anschließend auf die entsprechende Randstelle gezogen. Datei...Grafik...Objekt... Dieser Option liegt das OLE-Prinzip zugrunde. Unter anderem können aus einer Liste folgende Objekte gewählt werden: Microsoft Formel-Editor 2.0 für mathematische Formelschreibweisen Microsoft WORD-Art Netscape Hypertext DocumentVideoclip WAVE-Audio

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FORMAT/Zeichen...Absatz...Spalten... Der in Spalten zu schreiben Textabschnitt wird vorher markiert und durch die Optionen im Dialogfenster in die gewünschte Spaltendarstellung gebracht. Die Spaltendarstellung ist nur in der Layout-Ansicht zu sehen.

EXTRAS/Optionen Hier können eine Vielzahl von prinzipiellen Einstellungen der Arbeitsumgebung vorgenommen werden

FENSTER/ALLE ANORDNENEs können mehrere Dokumente gleichzeitig geöffnet sein. Der Bildschirm kann in mehrere Fenster unterteilt werden, um diese Dokumente sichtbar zu machen. Zwischen den Fenster können Textabschnitte mit drag and drop verschoben werden.

2.2 SymbolleistenSymbolleisten sind Buttonverbunde, die durch (standardisierte) Ikons und Quickinfos ihre Funktion verdeutlichen. Über ANSICHT/SYMBOLLEISTEN... sind die in WORD enthaltenen Symbolleisten aktivier- bzw. deaktivierbar. Darüber hinaus kann der Nutzer eigene Symbolleistenkombinationen erstellen.

2.2.1 Standard

Die nebenstehende Symbolleiste vereint unter der Bezeichnung “Standard“ elementare Möglichkeiten der Textdateiarbeit. Die einzelnen Schaltbutton tragen weitgehend selbstdokumentierende Symbole. Zusätzlich wird ein Quickinfofenster geöffnet, sobald der Mauszeiger auf einem dieser Button plaziert wird. Über diese Symbolleiste ist es möglich, neue Dokumente anzulegen, gespeicherte zu öffnen, Dokumente zu speichern oder zu drucken. Weiterhin können Textabschnitte verschoben oder kopiert werden und Tabellen erstellt werden. Bei Tabellen ist darauf zu achten, daß der Entwickler die Linien der Tabelle über die Symbolleiste „Rahmen“ explizit festlegt.Die einzelnen Handlungen werden registriert und können auch wieder rückgängig gemacht werden.Das auf dem Bildschirm sichtbare Textbild kann in seiner Größe verändert werden. Diese Einstellung hat keinen Einfluß auf das Druckbild des Textes.

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2.2.2 Formatierung

Die Symbolleiste für Formatierungen ermöglicht die Wahl von Schriftart, Schriftgröße und Schrifttyp. Weiterhin die Zeilenformatierung festgelegt werden. Eine nützliche Funktion stellt der Stift zur farbigen Hervorhebung von Textabschnitten (Signalstift). In der letzten Buttonreihe können Textabschnitte eingerückt und wahlweise mit einer Numerierung oder Parenthesestrichen versehen werden. Bezüglich weiterer Möglichkeiten der Absatzgestaltung bietet unter FORMAT/ABSATZ... ein Dialogfenster verschiedene Einstellungen an. Der letzte Button öffnet die Symbolleiste „Rahmen“. Hier können Strichstärken und Füllmuster für Tabellen bestimmt werden

2.2.3 ZeichnungNeben Text können auch Zeichnungen mit WORD erstellt werden. Der dafür vorhandene einfache Grafikeditor bietet einige Grundfiguren und Gestaltungsmöglichkeiten hinsichtlich Strichstärken, Linien- und Füllfarben und der Anordnung der Sichtebenen der einzelnen Zeichenobjekte.

Weiterhin sind elementare Funktionen für Drehungen und Spiegelungen vorhanden.

3 Arbeitsumgebung - DokumentenvorlageZu jeder anspruchsvollen Tätigkeit, so auch bei der Textentwicklung, gehört die Gestaltung einer spezifischen Arbeitsumgebung. Eine Arbeitsumgebung umfaßt z.B.

Menü-, Tasten- und Symbolleisten-Belegungen Makros Formatvorlagen Standardtext AutoText- und AutoKorrektur-Einträge

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Dateischutzfestlegungen u.a.m..Standardmäßig ist jedem Dokument die Dokumentenvorlage NORMAL.DOT zugeordnet. Ein Nutzer kann diese Vorlage erweitern oder eigenen Vorlagen entwickeln.Zur Erstellung einer Arbeitsumgebung sind in einer Datei sämtliche Spezifika einzurichten und als DOT-Datei zu speichern. Dokumentenvorlagen werden i.a. unter C:\MSOffice\Vorlagen gespeichert und können auch von dort wie ein gewöhnliche Textdatei geöffnet werden, um sie z.B. zu modifizierenUm eine Dokumentenvorlage einem neuen Textdokument zuzuweisen, öffnet man ein neues Dokument und gibt dann über DATEI/Dokumentenvorlage... . Formatvorlage automatisch aktualisieren und Verbinden die entsprechende Dokumentenvorlage vor.

4 Strukturierung von Dokumenten

4.1 Die GliederungsansichtTexte sind sprachliche Beschreibungen von Gegenstandsbereichen und Sachverhalten und stellen damit mentale Modelle dar. Somit gelten die Prinzipien der Entwicklung mentaler Modelle für Texte ganz allgemein.

Ein Textdokument stellt eine System dar. Es besteht aus einzelnen Abschnitten, die inhaltlich ein bestimmten Relationen zu einander stehen. Diese Struktur wird auch als Gliederung bezeichnet.

Um die Komplexität bei der Gestaltung von sprachlichen Beschreibungen von Gegenstandsbereichen zu beherrschen, ist es vorteilhaft, übersichtliche Darstellen des Textkonstrukts zu haben. Dazu stellt WORD dem Anwender die sogenannte Gliederungsansicht zur Verfügung.Die Gliederungsmöglichkeiten kommen den Prinzipien der Gestaltung mentaler Modelle wie der Modularisierung, Hierarchisierung, Lokalität, der Veränderbarkeit und der Übersichtlichkeit entgegen. Es empfiehlt sich daher am Anfang einer Dokumententwicklung eine Gliederung anzulegen, die zu diesem Zeitpunkt noch keine endgültige Gestalt erhalten muß und ebenso wie das gesamte Dokument ständig weiterentwickelt oder modifiziert werden kann. In Gegenteil, der Gliederungsentwurf stellt die Basis für schnelles und umfassendes Verändern dar.Die folgende Abbildung zeigt die 3 grundsätzlichen Elemente einer Gliederung. Es ist der Textkörper (Quadrat), die Überschrift mit Unterebenen (Plus) und die Überschrift ohne Unterebenen (Minus).

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Es gibt insbesamt 9 Untergliederungsebenen.

Die Vorteile der Arbeit mit einer Gliederungsansicht liegen in der Übersichtlichkeit des Textaufbaus und in der einfachen Modifizierbarkeit seiner Struktur. So können Ebenen leicht ein- bzw. ausgeblendet werden. Weiterhin können Gliederungspunkte einschließlich der Textkörper hinsichtlich der Gliederungsebenen oder der Reihenfolge der Numerieirung im Drag-Drop-Verfahren verschoben werden.Jede Überschrift erhält eine Formatvorlage (Überschriftsformat 1 bis 9). Dadurch werden Schriftart, -größe und -schnitt festgelegt.Es besteht die Möglichkeit Überschriften in Textkörper umzuwandeln.Eine Gliederungsansicht kann über den Menüpunkt Format/Überschriften numerieren... automatisch mit einer Numerierung der Überschriften versehen werden.

An Hand der Gliederung kann jederzeit ein Inhaltsverzeichnis an beliebiger Stelle im Dokument erstellt werden, wobei automatisch die Seitenangabe der einzelnen Abschnitte eingearbeitet werden.

Die folgende Abbildung zeigt die Gliederungssymbolleiste mit ihren gestalterischen sowie anzeigevariierenden Möglichkeiten.

Mit den Button „höherstufen“ bzw. „erniedrigen“ kann ein Abschnitt in der 9-stufigen Gliederungshierarchie verschoben werden.

Die Button „nach oben“ bzw. „nach unten“ ermöglichen einen Abschnitt in der Numerierungsfolge nach vorn oder nach hinten zu verschieben.

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Mit „in Text umwandeln“ kann eine Überschrift in eine Textkörper gewandelt werden.

Die Button „erweitern“ bzw. „reduzieren“ nehmen einfluß auf die angezeigetn Gliederungsebenen.

„Nur erste Textzeile“ bewirkt, daß von den Textkörpern nur die erste Zeile angezeigt wird.

Vorgehensweise zur Erstellung einer GliederungBei der Erstellung eines neuen Dokuments schaltet man die Gliederungsansicht ein (Menü Ansicht /Gliederung) und schreibt die Überschriften bzw. auch Textkorsos. Anschließend entscheidet man über die jeweilige Gliederungsebene einer Überschrift. Nun besteht die Möglichkeit der automatischen Numerierung der Gliederung. Dabei werden Textabschnitte nicht in die Numerierung einbezogen.Man kann auch für ein bereits erstelltes Dokument eine Gleiderungsansicht erstellen. Dazu muß den einzelnen Überschriften eines der 9 Überschriftformatezugeordnet werden.

4.2 ZentraldokumenteDurch das Arbeiten mit Zentraldokumenten wird die Verwaltung von langen Dokumenten stark vereinfacht.Ein Zentraldokument ist in sogenannte Filialdokumente unterteilt. Die Arbeit mit Zentraldokumenten bietet gegenüber der Arbeit mit einzelnen Word-Dokumenten folgende Vorteile:

übersichtliches Navigieren im Gesamtdokument einfaches Umstrukturieren umfangreicher Dokumente Übersicht über die letzen Änderungen an einem umfangreichen

Dokument, ohne mehrere einzelne Dokumente öffnen zu müssen. Querverweise zwischen Word-Dokumenten erstellen. Indexe, Inhaltsverzeichnisse und ähnliche Listen für umfangreiche

Dokumente erstellen. Ein umfangreiches Dokument drucken, ohne mehrere einzelne

Dokumente öffnen zu müssen.Durch den Einsatz von Zentraldokumenten wird die Gestaltung eines Systems von Dokumenten wesentlich erleichtert. Beim Erstellen umfangreicher Dateien entfällt deren Zusammenfügen und damit die Kenntnis von Einzeldateinamen und deren Ablageorte. In einer Arbeitsgruppe zum Beispiel kann ein Benutzer ein Zentraldokument sowie Filialdokumente erstellen und sie auf den Server legen. Andere Benutzer, die am Projekt mitarbeiten, müssen nur wissen, wo das Zentraldokument gespeichert ist und können an einem beliebigen Filialdokument arbeiten, indem Sie einfach das Zentraldokument öffnen und anschließend das gewünschte Filialdokument wählen.

Die Entwicklung von Zentral- und Filialdokumenten ähnelt der Arbeit mit der Gliederungsansicht in Einzeldokumenten. Die nebenstehend dargestellte

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Symbolleiste weist zu den Funktionen der Gliederungsansicht noch einige Funktionen des Zentraldokuments.

Analog zur Gliederung eines Einzeldokuments wird eine Gliederungsstruktur durch die Zuordnung von Überschriftsformaten erstellt. Zusätzlich werden bestimmte Überschriftsebenen als Filialelemente deklariert.

Die nebenstehende Abbildung zeigt die Ansicht eines Zentraldokuments. Die einzelnen Filialdokumente sind durch Umrahmungen und ein Symbol in der linken oberen Ecke. Das Zentraldokument besteht aus 3 Filialdokumenten, wobei das letzte Filialdokument durch Vereinigung zweier Filialdokumente besteht. Bei der Abspeicherung werden eine Datei für das Zentraldokument und drei weitere Dateien für die Filialdokumente angelegt. Die Filialdokumente werden über das Zentraldokument erreicht.

5 Formatierungsmöglichkeiten

5.1 Erstellen und Zuweisen von FormatvorlagenWORD enthält eine Vielzahl von Formatvorlagen. Unter einem Format versteht man die Zusammenstellung einer Reihe gestalterischer Merkmale wie Schriftgestaltung, Zeilengestaltung usw.

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In einem Formatvorlagen-Katalog ist eine Übersicht über Formatvorschläge zu den unterschiedlichsten Gebieten zusammengestellt. Die nebenstehende Abbildung verdeutlicht diesen Sachverhalt.

Über den Menüpunkt FORMAT/FORMATVORLAGE... kann einem markierten Textabschnitt ein vorgegebenes Format zugewiesen werden bzw. kann das bestehende Format dieses Textabschnittes unter einem Namen als benutzerdefinierte Formatvorlage abgespeichert werden.

Das nebenstehende Dialogfenster zeigt die entsprechenden Möglichkeiten. Im linken Fensterteil sind die bestehenden Formatvorlagen aufgelistet. Selektiert man eine dieser Vorlagen, so wird sie über den Button ZUWEISEN dem markierten Textteil übertragen.

Mit dem Button NEU kann die Formatierung des selektierten Textteils unter einem Namen als neue Formatvorlage gespeichert werden.

5.2 Die Autoformat-FunktionEin bereits erstellter Text kann über die Autoformat-Funktion formatiert werden. Dabei wird der Nutzer gefragt, welche Formatvorschläge er annimmt und welche nicht. Das entsprechende Dialogfenster zeigt die folgende Abbildung

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5.3 Erstellen von WasserzeichenWasserzeichen werden bei geöffneter Kopfzeilenansicht entwickelt. Sie können mit den Möglichkeiten der Symbolleiste für Zeichnungselemente von WORD gestaltet werden oder als Text oder fertige Grafik in ein Textfeld eingefügt werden. Dabei müssen die Wasserzeichen nicht im Kopfzeilenbereich stehen, sondern können in gewünschter Größe und Position auf der Seite angeordnet werden.Wasserzeichen sollen mit dem Seitenhintergrund eine Einheit bilden. Daher sind sie mit dem entsprechendem Kommando „Hinter den Text“ zu bringen.Wasserzeichen werden in der Layoutansicht auf dem Bildschirm automatisch in sehr hellen Graustufen dargestellt. Im Druckbild erscheinen sie jedoch in ihren Originalfarben. Bei der Gestaltung der Grafik können daher die Farben nur sehr schwach gewählt werden. Farbliche Bearbeitungen der Wasserzeichen kann man vornehmen, indem man in der Kopfzeilenansicht die Grafik mit einem Doppelklick anspricht. Dadurch öffnet sich ein Grafikbearbeitungsfenster, in dem entsprechende Veränderungen vorgenommen werden können.

6 Wörterbücher, Grammatikprüfung, Rechtschreibprüfung und Thesaurus

6.1 Die SprachauswahlWORD stellt dem Benutzer Wörterbücher für Silbentrennung, Rechtschreibprüfung, Thesaurus und Grammatik zur Verfügung. Zum normalen Lieferumfang für WORD gehören entsprechende Wörterbücher für Deutsch, Englisch und Französisch. Daher muß zunächst die Sprachauswahl getroffen werden: EXTRAS/SPRACHE.Die Sprachauswahl bezieht sich stets nur auf den markierten Bereich im Dokument und kann daher abschnittsweise unterschiedlich erfolgen.Im Dialogfenster EXTRA/SPRACHE wird die Option KEINE ÜBERPRÜFUNG angeboten. Damit markierte Textabschnitte werden von jeglicher Prüfung ausgenommen und bleiben unverändert. Das ist z.B. bei Tabellen sinnvoll.

6.2 SilbentrennungDie Silbentrennung kann mit EXTRAS/SILBENTRENNUNG aktiviert werden. Dabei kann automatische Silbentrennung oder manuelle Silbentrennung festgelegt werden. Weiterhin kann die Silbentrennung folgender Aspekte beeinflußt werden:

Sprach-auswahl

Silben-trennung

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Wörter in Großbuchstaben trennen (bei Firmenbezeichnungen nicht sinnvoll, z.B. SIEMENS)Silbentrennzone Abstand zwischen rechtem Rand und Zeilenende innerhalb dessen versucht wird, Wortsilben zu bilden.Aufeinanderfolgende Trennstriche hier wird festgelegt, wie viele Zeilen mit Silbentrennung aufeinander folgen dürfen.Durch einen bedingten Trennstrich in einem Wort kann die Silbentrennung

beeinflußt werden. Ein solcher bedingter Trennstrich wird mit STRG+ - eingefügtEin geschützter Trennstrich (STRG+_) unterbindet eine Trennung an seiner Stelle.Ein geschütztes Leerzeichen (STRG++Leertaste) hält zwei benachbarte Worte auf einer Zeile.

6.3 RechtschreibprüfungWORD überprüft den gesamten Text oder auch nur markierte Textteil bzw. ein einzelnes Wort auf die Rechtschreibung. Die Rechtschreibhilfe kann mit EXTRAS/RECHTSCHREIBUNG, F7 oder dem Symbol in der Standardsymbolleiste aufgerufen werden. Die Rechtschreibprüfung erfolgt als ein Vergleich des zu prüfenden Worts mit den in den Wörterbüchern enthaltenen Wörtern. Wird eine Abweichung gefunden oder ist das Wort nicht enthalten wird ein Fehler gemeldet. Fehlende Wörter können einem Wörterbuch hinzugefügt werden und stehen damit künftig zur Verfügung. Derartige Zusätze werden in das Wörterbuch BENUTZER.DIC oder in ein anderes vorhandenes Wörterbuch eingetragen. Die folgende Abbildung zeigt das entsprechende Dialogfenster.

Der Nutzer kann auch eigene Wörterbücher anlegen:

EXTRAS/OPTIONEN/Rechtschreibung/Benutzerwörterbücher/NeuIm gleichen Dialogfenster können Wörterbücher bearbeitet, hinzugefügt oder entfernt werden. Es können gleichzeitig bis zu 10 Wörterbücher geöffnet sein.

Wörter die im Text mehrfach vorkommen und falsch geschrieben wurden, können über AutoKorrektur in einem Zug geändert werden. Dazu ist im Dialogfenster der Button AutoKorrektur zu klicken.Der Benutzer kann auch eine automatische Rechtschreibprüfung aktivieren. Dann wird sofort jedes geschriebene Wort geprüft und im Fehlerfall mit einer roten Wellenlinie markiert.

6.4 GrammatikEine Grammatikprüfung ist in WORD zur Zeit nur für Englisch verfügbar. Dazu muß dem zu prüfenden Text die Sprache Englisch zugewiesen werden. Mit EXTRAS/Grammatik wird die Grammatikprüfung aufgerufen. Hier können noch

Rechtschreib-hilfe

AutoKorrektur

Grammatik

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Einstellungen getroffen werden, ob z.B. eine Rechtschreibprüfung mit erfolgen soll und welcher Stil der Grammatikprüfung zugrundeliegt.

6.5 ThesaurusUnter einem Thesaurus versteht man eine Wortsammlung (wörtlich „Wortschatz“) von Synonymen, d.h. Wörtern mit ähnlicher Bedeutung. Der Thesaurus wird dadurch aufgerufen, daß der Cursor auf dem betreffenden Wort steht, für das Synonyme gefunden werden sollen, und die Tastenkombination +F7 betätigt wird bzw. die Menüpunkte EXTRAS/THESAURUS angeklickt werden. Die folgende Abbildung zeigt das Dialogfenster des Thesaurus.

Hat man sich für ein Synonym entschieden, kann über „Nachschla-gen“ in dieser Begriffsrichtung weiter verzweigt werden. Über Die Taste „Zurück“

kann in der Begriffsfolge zurück gegangen werden. Automatisierungsfunktionen.

7 Automatisierung mit Feldfunktionen

7.1 GrundlagenTexte sind Systeme, d.h. sie bestehen aus Textbausteinen (Elementen) zwischen denen (inhaltliche) Beziehungen (Gliederung, Struktur) bestehen. Texte sind daher häufig komplex und können damit schnell unübersichtlich werden. Aus diesem Grund enthält WORD einige Funktionen, die die Beherrschung der inneren Zusammenhänge des Textkonstrukts und damit die Übersichtlichkeit und Handhabung seines Inhaltes unterstützen. Im Grunde handelt es sich bei diesen Funktionen um Referenzen zwischen Textstellen. So besteht z.B. die Möglichkeit in einem Inhaltsverzeichnis die Seitenangaben der einzelnen Kapitel automatisch erstellen zulassen. Da Texte selten sofort in der Endfassung erstellt werden, sondern wachsen, kann am Text beliebig geändert werden, ohne ständig das Inhaltsverzeichnis aktualisieren zu müssen.

Grundlage derartiger Möglichkeiten sind sogenannte Feldfunktionen. Diese Feldfunktionen gehören nicht zum Inhalt des Textes, sondern sie führen bestimmte Aufgaben an ihren Eintragungsstellen im Text aus. Sie können wahlweise im Textkörper sichtbar oder unsichtbar gemacht werden (EXTRAS/OPTIONEN...).

Aufbau einer Feldfunktion: {Feldfunktionsname Parameterliste}

Definition von Feldfunktionen: EINFÜGEN/FELD... oder STRG+F9

Aktualisierung von Ergebnissen von Feldfunktionen: F9

Thesaurus

Feldfunktionen

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Verändert sich die Referenzstellen im Text, so wird das nicht automatisch sofort an den Stellen der Feldfunktionen wirksam. Dazu ist das gesamte Dokument zu markieren und die Taste F9 zu drücken oder der Cursor in die jeweilige Feldfunktion zu stellen und ebenfalls F9 zu drücken. Im letzteren Fall wird nur die eine Feldfunktion aktualisiert.Hinweis: Beim Druck oder nach dem erneuten Öffnen eines Dokuments werden automatisch alle Feldfunktionen aktualisiert. Feldergebnisse gegen Aktualisierung sperren STRG+F11

Sperre aufheben: STRG+F11+

Anzeigenwechsel zwischen Funktionsvorschrift und FunktionsergebnisMit der Tastenkombination +F9 für ein einzelnes Feld bzw. ALT+F9 für alle Felder des Dokuments kann zwischen der Anzeige der Funktionsvorschrift und des Funktionsergebnisses alternierend hin und her geschaltet werden.

7.2 Ausgewählte Automatisierungsfunktionen

7.2.1 Erstellung eines StichwortverzeichnissesZunächst werden die Begriffe in das Stichwortverzeichnis (Index) aufgenommen und anschließend wird das Verzeichnis an einer beliebigen Stelle in Dokument eingefügt.

Aufnahme eines Stichwortes1. Markieren des Wortes im Text2. EINFÜGEN/INDEX UND VERZEICHNISSE/INDEX/EINTRAG FESTLEGEN/FESTLEGEN

Einfügen des Stichwortverzeichnisses1. Nach Übernahme aller Stichworte wird der Cursor an die Stelle im Text

gebracht, wo das Stichwortverzeichnis eingefügt werden soll.2. EINFÜGEN/INDEX UND VERZEICHNISSE/INDEX3. Nach der Auswahl der Art des Stichwortverzeichnisses OK

Das Stichwortverzeichnis steht am Ende des Dokuments.

7.2.2 Inhaltsverzeichnisse mit aktuellen Überschriften und Kapitelseitenzahlen

Während der Textentwicklung ändern sich häufig Überschriften und die Seitenangaben der einzelnen Textabschnitte. Um diese nicht ständig aktualisieren zu müssen, kann man sich der Feldfunktionen REF und SeitenREF bedienen.Die Feldfunktion REF bezieht sich (referiert) auf eine Textmarke, deren Inhalt sie an ihrer Stelle in den Text einfügt. Textmarken werden definiert, indem man den Cursor an eine Textstelle bringt oder eine Wortgruppe markiert und mit BEARBEITEN/TEXTMARKE/HINZUFÜGEN unter Angabe eines Namens die Text-marke vereinbart.Auf diese Weise ist es möglich, durch die Inhaltsänderung einer Textmarke automatisch an beliebig vielen anderen Stellen im Text den Inhalt zu aktualisieren. Damit die Veränderung der Textmarke in der Feldfunktion wirksam wird, muß die Feldmarke mit F9 aktualisiert werden. Beispiel

Textmarke

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Sichern Sie, daß im Text die Feldfunktionen angezeigt werden. (EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT) Setzen Sie den Cursor in die Feldfunktion in der nächsten Zeile und schalten Sie mit der Tastenfunktion +F9 zwischen Feldfunktions- und Ergebnisanzeige hin und her.Mit der Feldfunktion {SeitenREF textmarkenname} wird die Seitenzahl der Textmarke als Funktionsergebnis eingesetzt, wo diese Textmarke steht. Da hier kein Textmarkeninhalt interessiert, kann die Textmarke leer sein. Um sie besser zu erkennen, schreiben wir „Beispiel für eine Seitennumerierung“ in die Textmarke. Diese Textmarke steht in der folgenden Zeile, die Feldfunktion SeitenREF weiter oben.In diesem Dokument sind die Seitenangaben im Inhaltsverzeichnis mit der Feldfunktion SeitenREF realisiert.

7.2.3 Die Feldfunktionen: Inhalt (Inhaltsverzeichnis-Eintrag)-FeldLegt den Text und die Seitenzahlen für Einträge in einem Inhaltsverzeichnis sowie in Tabellen- und Abbildungslisten oder ähnlichen Verzeichnissen fest.

{ INHALT "Text " [Schalter ] }

Die Feldfunktion INHALT ist unmittelbar vor dem Text einzufügen, der im Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden soll. Die Zusammenzufassung der INHALT-Feldeinträge zu einer Inhaltsliste erfolgt über den Befehl Index und Verzeichnisse (Menü Einfügen). Mit diesem Befehl wird ein Inhaltsverzeichnis an der gewünschten Stelle im Dokument eingefügt.

Das INHALT-Feld ist als verborgener Text formatiert und zeigt im Dokument nur ein Ergebnis an, wenn die Option verborgenenText anzeigen aktiviert ist.

7.2.4 Sprünge zu Textstellen Zum besseren Verständnis von Textabschnitten ist es mitunter günstig, Verweise auf andere Textstellen anzugeben. Um in umfangreichen Texten ein langwieriges Blättern zu vermeiden, können „Sprungstellen“ an derartige Textstellen eingefügt werden. Durch einen Doppelklick auf diese Sprungstelle wird automatisch zu der anderen Textstelle verzweigt. Anstelle des Doppelklicks kann auch die Tastenkombination ALT++F9 verwendet werden. Am Sprungziel ist eine Textmarke zu definieren, deren Name in der Feldfunktion am Sprungstart angeben wird.In diesem Dokument sind die Themen im Inhaltsverzeichnis als Sprungstellen zu den jeweiligen Kapiteln gestaltet. Auf einigen Seiten finden Sie am unteren Blattende eine Sprungstelle zum Inhaltsverzeichnis.

7.2.5 AutotextTextabschnitte, die in Dokumenten immer wieder eingetragen werden müssen, wie z.B. die Anschrift des Verfassers, können als sogenannter Autotext deklariert werden und an beliebiger Stelle in einem Dokument über BEARBEITEN/AUTOTEXT... ausgewählt und eingefügt werden.Zur Erstellung eines Autotextes wird die entsprechende Textpassage markiert und mit BEARBEITEN/AUTOTEXT/Einfügen unter Angabe eines Namens abgespeichert.

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7.2.6 Suchen und ErsetzenWorte, die aus irgendwelchen Gründen durch ein anderes Wort ersetzt werden müssen, können über BEARBEITEN/ERSETZEN... im gesamten Text geändert werden. Nach dem Aufruf der Funktion erscheint ein Dialogfenster, in dem sowohl die zu ersetzende Wortsequenz, als auch die neue Wortsequenz angegeben werden

7.2.7 FormularfelderWORD bietet die Möglichkeit Formulare zu gestalten. Unter einem Formular wird ein Textdokument verstanden, das neben Text sogenannte Eingabefelder für den Leser enthält. Die Eingabefelder kann der Leser beschreiben, an allen übrigen Stellen im Text sind ihm keine Veränderungen möglich. Ein wesentlicher Zweck dieser Formulardokumente besteht darin, daß durch eine spezielle Speicherung nur die Inhalte der Eingabefelder in einer Datei gespeichert werden. Diese Dateien können dann für Auswertungen in Datenbanken eingelesen werden.Es gibt drei Typen von Eingabefeldern: Textfelder Kontrollkästchen Auswahllisten (sogenannte Dropdown-Felder)Voraussetzung für die Nutzung der Eingabefelder ist, daß der Abschnitt, in dem Diese Eingabefelder stehen, geschützt ist.Zur ausschließlichen Speicherung der eingetragenen Daten ist wie folgt zu verfahren: DATEI/SPEICHERN UNTER/OPTIONENunter Optionen ist „In Formularen nur Daten speichern“ zu aktivieren. Die in Formularfelder eingetragenen Eingaben werden als gesonderte Textdatei im delimited-Format gespeichert und können in Datenbanken übernommen und ausgewertet werden. Texte stehen zwischen Anführungszeichen, Felder zwischen Semikola. Zur Übernahme solcher Dateien in eine Datenbank unter ACCESS ist dort eine Tabelle mit einer der Feldfunktionen entsprechenden Struktur anzulegen. Über Datei/Importieren unter ACCESS kann der Inhalt der Formularfelder in diese Tabelle eingelesen werden.

7.2.8 ZählerMit der Feldfunktion {SEQ Bezeichnung [Schalter]} können bestimmte Objekte wie Bilder oder Tabellen im Text durchnumeriert werden.

8 DateieigenschaftenFür eine effektive Verwaltung von Textdateibeständen dienen die Angaben der sogenannten Dateieigenschaften. Neben der Angabe der Dateigröße, Speicherplatz, Speicherdatum, Dateistatus, statischen Daten wie Wörter, Seiten, Zeichen, Zeilen und Absätzen können durch den Autor Titel, Thema, Stichwörter, Kommentare sowie eigene Systematisierungsmerkmale zur näheren Kennzeichnung des Dokuments angeben werden. Diese Einträge können über Feldfunktionen in beliebigen Stellen in Text eingetragen werden. So kann z.B. der Kommentar als Kurzbeschreibung bdes Dokuments am Anfang des Textes stehen.Die Dateieigenschaften werden über DATEI/Eigenschaften in einem Dialogfenster eingegeben. Diese Angaben bilden die Grundlage für eine effektive Suche von Dateien.

Dateieigen-schaften

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WORD bietet eine eigene Suchfunktion. Das Dialogfenster DATEI/ÖFFNEN... stellt einen Dateimanager dar und enthält im unteren Teil einen Suchdienst. Im Feld „Text oder Eigenschaft“ können Wörter eingetragen werden, nach denen mit „Suche starten“ eine Volltextsuche erfolgt. Diese Worte sollten in Anführungszeichen stehen und können mit logischen Operatoren zu einem logischen Ausdruck verknüpft werden. Dabei steht & bzw. das Leerzeichen für UND, das Komma für ODER und die Tilde () für NICHT.

Über den Button „Weitere“ öffnet sich ein weiteres Dialogfenster, in dem spezifizierte Suchkriterien formuliert werden können.

9 DokumentenschutzWORD bietet die Möglichkeit das gesamte Dokument oder auch nur bestimmte Abschnitte gegen Änderungen zu schützen. Mit EXTRAS/Dokument schützen... kann in dem entsprechenden Dialogfenster festgelegt werden, ob Überarbeitungen, Anmerkungen oder Formulareingaben zulässig sind. Bei der Option „Formulareingaben“ kann über den Button „Abschnitte“ entschieden werden, welche Textabschnitte vor Veränderungen zu schützen sind. Voraussetzung dafür ist, daß Abschnitte im Text deklariert sind. Abschnittswechsel werden mit EINFÜGEN/Manueller Wechsel.../Fortlaufend eingefügt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, das Aufheben des Dokumentenschutzes (EXTRAS/Dokumentenschutz aufheben) über ein Kennwort zu schützen. Neben der beschriebenen Form des Dokumentenschutzes kann beim Speichern einerTextdatei (DATEI/Speichern unter ...) bei OPTIONEN über ein Kennwort der Schreibschutz oder sogar der Lese/Schreibschutz gesetzt werden.

Abschnitte

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10 WORD im NetzWORD 7 läuft unter dem Betriebssystem WINDOWS95. Dieses Betriebssystem bietet bereits umfangreiche Voraussetzungen für einen Netzverbund von Rechnern. Es handelt sich dabei um ein PEER-TO-PEER-Netz, d.h. ein Verbund gleichartiger Partner. Voraussetzung für jeglichen Netzbetrieb ist, daß jeder Rechner über eine Netzkarte verfügt. In einem PEER-TO-PEER-Netz kann jeder Nutzer auf Ressourcen eines anderen Nutzers zugreifen, z.B. Datenbestände oder periphere Geräte, sofern diese Ressourcen freigegeben wurden. In dem WINDOWS95-Netzverbund besteht auch die Möglichkeit Nachrichten zu versenden . Dazu enthält WINDOWS95 eine Mail-Software. Auf einem PC muß ein Postoffice eingerichtet werden. Das Verzeichnis dieses Office muß freigegeben sein und die Teilnehmer müssen sich dort in einer Postofficeliste eingetragen haben.Zum Senden einer Nachricht wird zu EXCHANCE gewechselt und dort die betreffende Nachricht geschrieben und anschließend gesendet.Es besteht die Möglichkeit , an einzelne Teilnehmer, Teilnehmergruppen oder an alle Teilnehmer zu senden. Nachrichten im Sinne von Zuarbeiten von anderen Teilnehmern können mit EXTRAS/ÜBERARBEITEN in entsprechende Dokumente integriert werden.

11 Programmieren unter WORD

11.1 MakrosMakros Handlungsfolgen, die in Form von Befehlsfolgen gespeichert sind. Durch den Aufruf eines solchen Makros werden die Handlungsfolgen in ihrer entsprechenden Reihenfolge automatisch abgearbeitet. Zur Erstellung eines Makros ist über EXTRAS/MAKRO... ein Dialogfenster zu öffnen. Nach der Eingabe eines Makronamens kann der Makro entweder aufgezeichnet oder in einem Editierfenster mit Befehlen erstellt werden. Beim Aufzeichnen eines Makros erscheint in einem Fenster ein Aufnahmerecorder. Ab diesem Zeitpunkt werden alle Aktionen des Nutzers protokolliert. Zu beachten ist, daß in dieser Zeit keine Mausaktionen möglich sind und daher alle Aktionen über Tastenkombinationen realisiert werden müssen. In der Makrosprache sind bereits Elemente wie Alternative, Schleifen und Sprünge enthalten.Makros können über EXTRAS/MAKRO.../AUSFÜHREN gestartet werden. Es besteht aber auch die Möglichkeit während ihrer Entwicklung Symboltasten oder Menüeinträge zu vereinbaren, über die die Makros gestartet werden können. Zur Testung eines Makros ist Einzelschrittbetrieb möglich.

11.2 WORD-BASICWORD verfügt über eine eigene Programmiersprache nämlich WORD-Basic zur Entwicklung von automatisierten Textverarbeitungsroutinen. Neben den programmierspracheigenen Befehlen besteht die Möglichkeit WINDOWS-Funktionen zu nutzen. Damit sind Programme realisierbar, die weit über die Möglichkeiten einer Makroprogrammierung hinaus gehen.

PEER-TO-PEER

Mail

Makro

WORD-BASIC

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