TÜV Media Auditfrageliste für das interne integrierte …TÜV Media Torsten Lietz Auditfrageliste für das interne integrierte Audit - Leseprobe - Liebe Leserin, lieber Leser,\r\rdieses

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Torsten Lietz

Auditfrageliste für dasinterne integrierte Audit

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ISBN 978-3-7406-0503-2

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Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie.Detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über portal.dnb.de abrufbar.

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Auditfrageliste für das interne integrierte Audit

Dieser Artikel enthält einen umfangrei-chen Fragenkatalog, der die Anforderun-gen der Normen ISO 9001:2015, ISO14001:2015 (mit Ergänzungen zur EMASIII), ISO 45001:2018 und ISO50001:2018 in konkrete Fragen über-setzt. Eine separate Spalte dient zurÜberprüfung, ob die geforderte dokumen-tierte Information vorliegt.

Arbeitshilfen:

• Auditfrageliste internes integriertesAudit

• Geforderte dokumentierte Informatio-nen, ISO 9001, 14001, 45001, 50001

Autor: Torsten LietzE-Mail: [email protected]

1 Zielsetzung

Ein Fragenkatalog zur internen Auditierung ist ein willkom-menes Hilfsmittel, um die Varianz an Themen und Normfor-derungen durch entsprechende Fragen erfassen zu können.Dieses Hilfsmittel kann sowohl bei einer Überprüfung derdokumentierten Informationen als auch in Interviews ver-wendet werden. Nachweise und dokumentierte Informationensowie Bemerkungen können im vorliegenden Fragenkatalogin den jeweiligen Spalten hinter der Frage notiert und bewertetwerden.

In einem integrierten Managementsystem (IMS) könnendurch das interne integrierte Audit in Verbindung mit demvorliegenden Fragenkatalog die Normforderungen der ISO9001:2015, der ISO 14001:2015 mit Ergänzungen zur EMASIII, der ISO 45001:2018 sowie der ISO 50001:2018 abgefragtund Verbesserungspotenziale und Normabweichungen auf-gedeckt werden. Die Ergebnisse aus einem internen Auditlassen sich danach in eine Übersicht übernehmen und mit

Auditfrage-liste.docx

IntegriertesManagement-system


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Maßnahmen zur Verbesserung oder Maßnahmen zur Behe-bung einer Nichtkonformität verknüpfen.

Im Kern handelt es sich bei dem vorliegenden Fragenkatalogum die Umformulierung der wesentlichen Normenvorgabenin Fragenform.

Der Fragenkatalog basiert auf den Anforderungen der fol-genden Normen:

• ISO 14001:2015

• EMAS inkl. Leitlinien und Empfehlungen der EU-Kom-mission

• ISO 9001:2015

• ISO 45001:2018

• ISO 50001:2018

2 Hinweise zum Fragenkatalog

Bei der Gliederung der Fragen wurde nach dem Aufbau derISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 und ISO50001:2018 vorgegangen. Gemeinsame Normkapitel enthal-ten Fragen, die bei allen Normen übergreifend möglich sind.

Welches Normkapitel für welche Norm gültig ist, wird durchdie entsprechende Bezeichnung in der Tabelle hervorgeho-ben. Die Normkapitel sind mittlerweile aufgrund der gültigenHigh-Level-Struktur nahezu identisch, und somit ist eine In-tegration in ein integriertes Managementsystem gut möglich.

UM

QM

AsM

EnM

Integrationdurch HLS gutmöglich



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Wenn die Fragen für alle vier ISO Standards gelten, dann istdie Kennzeichnung folgendermaßen:

4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes(ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 und ISO50001:2018)

Oder alternativ, wenn das Normkapitel nur für einen entspre-chenden Standard gilt, dann ist dieses Normkapitel genanntund der entsprechende Standard darunter:

6.1.2 Umweltaspekte(ISO 14001:2015)

Zusätzliche Normforderungen aus einem Standard, die überdie Forderungen der anderen Standards hinausgehen, werdenim Fragenkatalog wie im folgenden Beispiel genannt:

Zusätzliche Anforderungen an die Kundenausrichtung in derISO 9001:2015:

Was wird getan um den Fokus auf die Erhöhung der Kun-denzufriedenheit zu lenken und diese Fokussierung aufrecht-zuerhalten?

EMAS-Fragestellungen werden innerhalb des Fragenkatalogszusätzlich gekennzeichnet:

Ist die Unternehmenspolitik nach Betrachtung des Kontextes und desGeltungsbereichs angemessen?EMAS: Gibt es einen Bezug zu der übergeordneten Konzern- odereiner globalen Unternehmenspolitik?



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3 Hinweis zur Arbeit mit der Tabelle bzw. zurNutzung und Anpassung des Hilfsmittels

Die Spalten des Fragenkatalogs sollten gegebenenfalls ver-breitert werden, um mehr Platz für die Anmerkungen zu nut-zen. In der Spalte Auditnotizen können während des AuditsBemerkungen etc. ergänzt werden. Die Informationen solltendirekt im Audit bewertet werden. In der Spalte der doku-mentierten Information sollte der Verweis auf die Herkunft,die Quellen und Nachweise erfolgen. Die Bewertung wirddann anhand einer Skala von 1–3 und einem X für nicht au-ditierte bzw. nicht anwendbare Fragen vorgenommen. ImFalle „X“ sollte dies unter Auditnotizen entsprechend kurzkommentiert bzw. argumentiert werden.

Bewertungsskala:

1 = erfüllt2 = erfüllt mit Verbesserungspotenzial3 = nicht erfüllt/AbweichungX = im vorliegenden Audit nicht auditiert/nicht anwendbar

Während des Audits sollten i. d. R. offene Fragen gestelltwerden. Die Reihenfolge sollte dem tatsächlichen Ge-sprächsverlauf angepasst werden. Im vorliegenden Fragen-katalog wurde darauf geachtet, vorwiegend offene Fragen zuverwenden, um für den Fall des Interviews den Interview-partner zu einer ausführlichen Darstellung der Antworten zubewegen. Entsprechend kann dann per Nachfrage nach wei-teren Details und nach dokumentierten Informationen eineAntwort konkreter analysiert und durchleuchtet werden.

Bewertungen

Offene Fragen



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Die folgenden Abkürzungen werden im Fragenkatalog ein-heitlich verwendet:

MS = ManagementsystemQM = QualitätsmanagementUM = UmweltmanagementEnM = EnergiemanagementAsM = ArbeitssicherheitsmanagementIMS = Integriertes ManagementsystemSGA = Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz

3.1 Ergänzende Information zu EMAS-Fragen:

Die spezifischen Fragen (d. h. Anforderungen) zu EMAS sindentsprechend kenntlich gemacht. Die Fragen zu EMAS sindals Anregung zu verstehen und sollen dazu dienen, keinewichtigen Punkte auszulassen. Es ist für die Auditpraxis er-forderlich, eine entsprechende Auswahl und Anpassung vor-zunehmen. EMAS-Anforderungen gehen über die Forderun-gen der ISO 14001:2015 hinaus, z. B. die Pflicht zur Erstel-lung einer Umwelterklärung. Daher ist zu empfehlen, einenerfahrenen Berater, oder besser noch einen Umweltgutachterzu Rate zu ziehen, um die EMAS-Anforderungen korrekt undvollumfänglich zu erfassen. Die vorliegenden Ergänzungen inder Auditfrageliste können nur näherungsweise einen Ein-druck von der Komplexität eines EMAS-Umweltmanage-mentsystems geben.

3.2 Geforderte dokumentierte Information

Die Tabelle in angehängter Arbeitshilfe 06606_b.docx gibtzunächst einen Überblick über die geforderten dokumentier-ten Informationen der ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO45001:2018 und ISO 50001:2018. Um auch die Forderungnach dokumentierter Information in einem integrierten Ma-

Abkürzungen

Geforderte_Infor-mationen.docx



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nagementsystem für alle Normen abzudecken und Synergienzu nutzen, sind die Normkapitel der Forderung gegenüber-gestellt.



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