Überprüfungsausschuss - Tiroler Gemeindeverband€¦ · PRÜFUNG DES PERSONALWESENS • PERSONALSTAND, ... wo die Ermittlung des erfolgswirtschaftlichen ... • Verkaufs- und Leistungserlöse

Bezirkshauptmannschaft Innsbruck

Gemeindeaufsicht Stand: August 2016

Überprüfungsausschuss

Verfasser: Hauser Thomas

©Hauser Thomas



VORTRAGSABLAUF

• ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS AUFGABEN, ZUSAMMENSETZUNG, PRÜFUNGSGEBIETE

• KAMERALISTIK AUFBAU, VERBUCHUNG, HAUSHALTSSTELLE, KONTEN siehe auch KUFGEM

• KASSENPRÜFUNG siehe auch KUFGEM

• EDV – AUSWERTUNGEN siehe auch KUFGEM

• RECHNUNGSABSCHLUSS siehe auch KUFGEM

AUFBAU, ABSCHLÜSSE, BEILAGEN

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KONTROLLE IN DER

ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG

VERTRAUEN IST GUT – KONTROLLE IST BESSER

• NOTWENDIGKEIT DER KONTROLLE GESETZLICHE REGELUNGEN, VOLKS- UND BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE DENKANSÄTZE

• INSTITUTIONEN DER KONTROLLE (LANDES-)RECHNUNGSHOF

AUFSICHTSBEHÖRDE ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS

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ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS

GESETZLICHE REGELUNGEN

• § 109 BIS § 112 TGO 2001

• § 22 UND § 23 GHV 2012

• § 138 TGO 2001 (GEMEINDEVERBÄNDE)

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ZUSAMMENSETZUNG DES

ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSSES

• KOLLEGIALORGAN • ANZAHL DER MITGLIEDER BESTIMMT DER

GEMEINDERAT

• OBMANN, OBMANN-STELLVERTRETER

• ERSATZMITGLIEDER

• SACHVERSTÄNDIGE MIT BERATENDER STIMME

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AUSSCHLIESSUNGSGRÜNDE

• BÜRGERMEISTER

• BÜRGERMEISTER-STELLVERTRETER

• ANORDNUNGSBEVOLLMÄCHTIGTE

• AMTSLEITER, FINANZVERWALTER,

KASSENBEDIENSTETE

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§ 110

KASSENPRÜFUNG

§ 110 ABS. 1 TGO

• MINDESTENS IN JEDEM 3. MONAT • BEI WECHSEL DES BÜRGERMEISTERS,

BÜRGERMEISTERSTELLVERTRETERS ODER

FINANZVERWALTERS

• HAUPTKASSE, NEBENKASSEN, SONDERKASSEN

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UMFANG DER

KASSENPRÜFUNGEN

§ 110 ABS. 2 TGO

• PRÜFUNG DER KASSENBESTÄNDE

• PRÜFUNG DER BUCHUNGEN UND BELEGE

• PRÜFUNG DER ORDNUNGSGEMÄßEN FÜHRUNG

(NACHVOLLZIEHBARE AUFZEICHNUNGEN)

• PRÜFUNG DER EINHALTUNG DER ANSÄTZE DES

VORANSCHLAGES

(ÜBERSCHREITUNGSBEWILLIGUNGEN)

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PRÜFUNGSUMFANG

• KASSENFÜHRUNG, GEBARUNG DER GEMEINDE

• GEBARUNG DER WIRTSCHAFTL. UNTERNEHMEN

• GESETZMÄSSIGKEIT, SPARSAMKEIT,

WIRTSCHAFTLICHKEIT, ZWECKMÄSSIGKEIT

• AUSKUNFTSPFLICHT,

UNTERLAGEN ZUR VERFÜGUNG STELLEN

• NICHT: ÜBERTRAGENER WIRKUNGSBEREICH,

GESELLSCHAFTEN wie z.B. GMBH, KG

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§ 112

BERICHTE AN DEN

GEMEINDERAT

• NIEDERSCHRIFT ÜBER DIE KASSENPRÜFUNG

• NIEDERSCHRIFT ÜBER DIE VORPRÜFUNG DER

JAHRESRECHNUNG

• ÜBERMITTLUNG DER NIEDERSCHRIFTEN DEM

BÜRGERMEISTER ZUR ALLFÄLLIGEN

STELLUNGNAHME

• VORLAGE AN DEN GEMEINDERAT

• ANORDNUNGEN ZUR MÄNGELBEHEBUNG

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WEITERE

PRÜFUNGSGEBIETE

• EINHEBUNG DER ABGABEN UND GEBÜHREN,

MAHNWESEN

• DURCHLAUFERGEBARUNG

• VERGABE- UND BESTELLWESEN

• FINANZLAGE, SCHULDEN, RÜCKLAGEN

• PERSONALWIRTSCHAFT

• PLANUNG UND ABWICKLUNG VON

BAUVORHABEN

• MITTELFRISTIGE FINANZPLANUNG

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WEITERE

PRÜFUNGSGEBIETE

• ORGANISATION DER VERWALTUNG

• VERSICHERUNGEN, VERTRÄGE (MIETEN)

• PRÜFUNG VON GEMEINDEEINRICHTUNGEN

• WIRTSCHAFTSHOF

• GEBÜHRENKALKULATIONEN, KOSTENDECKUNGSGRAD

• SINNVOLLE UM- ODER AUSGLIEDERUNGEN

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PRÜFUNG DER

ABGABEN UND GEBÜHREN

• VORAUSSETZUNGEN FÜR ABGABENAUSSCHREIBUNG (VERORDNUNG)

• AKTENFÜHRUNG, ABGABENBUCHHALTUNG

• ERFASSUNG DER ABGABEPFLICHTIGEN

• NACHWEISE (HEBELISTEN, BAUAKTENTAGEBUCH, PERSONENKONTEN)

• UNTERLAGEN IN ABGABEAKTEN

• ABGABENBUCHHALTUNG – HAUSHALTSBUCHHALTUNG

• SOLLSTELLUNGEN BEI FÄLLIGKEIT über Steuerprogramm

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PRÜFUNG DER

ABGABEN UND GEBÜHREN

• EINGANG UND VOLLSTÄNDIGKEIT VON ABGABENERKLÄRUNGEN

• BEFREIUNGSTATBESTÄNDE

• ÜBERWACHUNG DER ZAHLUNGSEINGÄNGE

• HANDHABUNG DES MAHNVERFAHRENS

• VERSPÄTUNGS-, SÄUMNISZUSCHLÄGE

• ZAHLUNGSERLEICHTERUNGEN, RATENZAHLUNGEN

• ABSCHREIBUNG UNEINBRINGLICHER ABGABEN

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PRÜFUNG EINES

BAUVORHABENS

• UNTERLAGEN BESORGEN (PROTOKOLLE,

FINANZIERUNGSPLÄNE, AUSSCHREIBUNGEN, AUFTRAGSVERGABEN)

• PRÜFUNG DER AUSSCHREIBUNGSVERFAHREN

• PRÜFUNG DER SCHLUSSBRIEFE

• PRÜFUNG DER RECHNUNGEN UND BELEGE

• BAUZEITPLAN, ENDABRECHNUNG

• AUSSCHÖPFUNG VON FÖRDERUNGEN

• EINHALTUNG DER KOSTEN, FINANZIERUNG

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PRÜFUNG DES

PERSONALWESENS

• PERSONALSTAND, DIENSTPOSTEN- u. STELLENPLAN

• BESTEHEN FÜR ALLE DIENSTVERTRÄGE

• ZUGRUNDELIEGENDE

GEMEINDERATSBESCHLÜSSE

• EINSTUFUNGEN

• ZULAGEN, NEBENGEBÜHREN, REISEKOSTEN

• ANORDNUNG VON ÜBERSTUNDEN

• FÜHRUNG VON PERSONALAKTEN,

URLAUBSAUFZEICHNUNGEN

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PRÜFUNG VON

GEMEINDEEINRICHTUNGEN

• WIE IST DIE EINRICHTUNG ORGANISIERT?

• WELCHE EINNAHMEN STEHEN DEN AUSGABEN GEGENÜBER?

• WIE IST DER KOSTENDECKUNGSGRAD?

• WIE IST DIE PERSONALKOSTENENTWICKLUNG?

• WIE IST DIE BETRIEBSKOSTENENTWICKLUNG?

• WIE IST DAS BESCHAFFUNGSWESEN ORGANISIERT?

• WO GIBT ES EINSPARUNGSMÖGLICHKEITEN?

• GIBT ES MÖGLICHKEITEN ZU KOOPERATIONEN?

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VERWALTUNGSBUCHFÜHRUNG

KAMERALISTIK

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VERWALTUNGSBUCHFÜHRUNG KAMERALISTIK

Das Rechnungswesen der Gemeinden ist im Allgemeinen nach den Grundsätzen der Verwaltungsbuchführung (KAMERALISTIK) eingerichtet. Sie wird als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Form einer Soll-Rechnung (VORSCHREIBUNG) und einer Ist-Rechnung (ABSTATTUNG) geführt.

2015

2016

Im Gegensatz zur Doppik, wo die Ermittlung des erfolgswirtschaftlichen Ergebnisses im Mittelpunkt steht (Gewinn bzw. Verlust), steht für die kamerale Verrechnung die Frage des Deckungserfolges im Vordergrund (inwieweit gelingt es, die Ausgaben durch Einnahmen zu decken).

DIE WICHTIGSTEN MERKMALE DER VERWALTUNGSBUCHFÜHRUNG SIND:

• EIGENER KONTENPLAN

• VORSCHREIBUNGSPRINZIP

• BRUTTOVERRECHNUNG

• TRENNUNG IN ANORDNUNG UND VOLLZUG

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AUFBAU DES KAMERALEN

RECHNUNGSWESENS

20



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JAHRESWIRTSCHAFT DER GEMEINDE

FORTDAUERNDE

GEBARUNG

EINMALIGE

GEBARUNG

laufende Einnahmen

z. B. Steuern,

Ertragsanteile,

Mieteinnahmen,

Gebühren etc.

laufende Ausgaben

z. B. Gehälter,

Schuldendienst,

Betriebsaufwand etc.

Alle dem Grunde oder der

Höhe nach einmaligen

Ausgaben und

Einnahmen .

z. B. größere

Sanierungen und

Anschaffungen

Grundstücksankäufe

Grundstückserlöse

Bedarfszuweisungen

etc.

Darin sind nur jene Vorhaben zu führen, wenn die dafür

anfallenden Ausgaben ganz oder teilweise aus

außerordentlichen Einnahmen bestritten werden sollen.

Als ao. Einnahmen gelten:

Entnahme aus Sonderrücklagen

Erlöse aus der Veräußerung von

Anlagevermögen, soweit sie nicht zum Erwerb

gleichartigen Vermögens verwendet werden

Überschüsse aus den im ao. Haushalt

abgeschlossenen Vorhaben

Darlehensaufnahmen

ES IST DIE ART DER BEDECKUNG MASSGEBEND DAFÜR, OB EINE AUSGABE/EINNAHME

ALS ORDENTLICHE ODER AUSSERORDENTLICHE ZU BEZEICHNEN IST!

ORDENTLICHER HAUSHALT AUSSERORDENTLICHER HAUSHALT



Mit dieser Bestimmung werden die Gemeinden

angewiesen, die Gebarung des ordentlichen

Haushaltes in eine FORTDAUERNDE und EINMALIGE zu

trennen und zu verrechnen.

Unterscheidungsmerkmal:

LAUFENDE UND

EINMALIGE GEBARUNG

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FORTDAUERNDE Gebarung =

regelmäßig wiederkehrende

Einnahmen und Ausgaben

EINMALIGE Gebarung =

nach Art und Höhe zeitlich

vereinzelte Leistungen



• Beispiele laufende Einnahmen Beispiele laufende Ausgaben

• Verkaufs- und Leistungserlöse Bezüge der Organe

• Sonst. Einn. aus wirtschaftlicher Tätigkeit Personalaufwand

• Bezugsvorschüsse (Rückzlg. gewährter Darlehen) Pensionen und sonst. Ruhegenüsse

• Eigene Steuern Bezugsvorschüsse (Gewährung von Darlehen)

• Abgabenertragsanteile Gebrauchs- u. Verbrauchsgüter, Handelswaren

• Benützungsgebühren n. d. FAG Sonst. Verwaltungs- und Betriebsaufwand

• Lfd. Transferzahlungen (Zuschüsse, Beiträge) Lfd. Transferzahlungen (Zuschüsse, Beiträge)

• Gewinnentnahmen v. Unternehmen u. mbB. Gewinnentnahme v. Unternehmen u. mbB.

• Abgaben n. d. TBO Lfd. Zuführung an Rücklagen

• Sonstige fortdauernde Einnahmen Schuldzinsen

LAUFENDE GEBARUNG

FORTDAUERNDE Gebarung = regelmäßig

wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben

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einmalige Gebarung =

nach Art und Höhe zeitlich vereinzelte Leistungen

• Beispiele einmalige Einnahmen Beispiele einmalige Ausgaben

• Rechnungsüberschuss Vorjahr Rechnungsabgang Vorjahr

• Veräußerung unbewegliches Vermögen Erwerb unbewegliches Vermögen

• Veräußerung bewegliches Vermögen Erwerb bewegliches Vermögen

• Veräußerung immaterieller Güter Erwerb immaterieller Güter

• Rückzahlung gewährter Darlehen (einmalig) Darlehensgewährung (einmalig)

• Darlehensaufnahmen Schuldentilgung (einmalig)

• Entnahme aus Rücklagen Zuführung an Rücklagen (einmalig)

• Kapitaltransferzahlungen Kapitaltransferzahlung

• ITZ zw. Unternehmen und mbB. der Gemeinde ITZ zw. Unternehmen und mbB. der Gemeinde

• Sonstige einm. und ao. Einnahmen Sonstige einm. und ao. Ausgaben

• Zuführung aus dem oH. u. Rückf. aus dem aoH. Zuführung an den aoH. u. Rückf. an den oH.

EINMALIGE GEBARUNG

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DIE GEWISSENHAFTE TRENNUNG IN FORTDAUERNDE UND EINMALIGE GEBARUNG IST INSBESONDERE IM HINBLICK AUF DIE BEURTEILUNG DER FINANZLAGE DER GEMEINDE UND IHREN VERSCHULDUNGSGRAD VON GROßER BEDEUTUNG.



VERBUCHUNG

HAUSHALTSSTELLE

siehe auch KUFGEM

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HAUSHALTSSTELLE

Einnahmen und Ausgaben sind nach der VRV wie folgt zu gliedern:

► nach haushaltswirtschaftlichen Gesichtspunkten (HAUSHALTSHINWEIS)

1/ Ausgabe ordentlicher Haushalt 2/ Einnahme ordentlicher Haushalt

5/ Ausgabe außerordentlicher Haushalt 6/ Einnahme außerordentlicher Haushalt

9/ Ausgaben Durchlaufergebarung 0/ Einnahmen Durchlaufergebarung

► nach funktionellen Gesichtspunkten (ANSATZ) und

► nach ökonomischen Gesichtspunkten (POST).

Um eine Einnahme oder Ausgabe genau zuordnen zu können, bedarf es somit einer nach drei Gesichtspunkten erstellten Gliederung:

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HAUSHALTSSTELLE

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Beispiel: Gemeindestraßen, Instandhaltung "Dorfbichl" einmalig

VA Dekade Bezeichnung Hhst.

H

H

H

1 ordentliche Ausgabe 1 " Ausgabe im ordentlichen Haushalt

1 Gruppe 6 " Straßen- u. Wasserbau, Verkehr

2 Abschnitt 1 " Straßenbau

3 Unterabschnitt 2 " Gemeindestraßen

4 Teilabschnitt 0 " Gemeindestraßen

5 Teilabschnitt 0

6 Teilabschnitt 0

1 Postenklasse 6 " Sonst. Verwaltungs- u. Betriebsaufwand

2 Postenunterklasse 1 " Instandhaltung

3 Postengruppe 1 " Instandhaltung Straßenbauten

4 Postenstelle 9 " einmalige Instandhaltung Straßenbauten

5 Postenstelle 0

6 Postenstelle 1 " "Dorfbichl"

Bei der Voranschlagsstelle 1/612000-611901 erfolgt also die einmalige Instandhaltung der Gemeinde-

straße "Dorfbichl".

HAUSHALTS-(VORANSCHLAGS-)STELLE

A

N

S

A

T

Z

P

O

S

T

1/612000/611901

Erläuterung



KASSENPRÜFUNG

durch


gemäß § 22 und § 23 GHV 2012

siehe auch KUFGEM

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KASSENPRÜFUNG

durch den


§ 22 GHV 2012

• Aufnahme des IST-BESTANDES (=TATSÄCHLICHER KASSENBESTAND)

Bargeldaufnahme (sofern Barhauptkasse) Kassier zählt Bargeld vor! €……

Stand lt. Kontoauszug vom … €……

SUMME des IST-BESTANDES €……

• Aufnahme des SOLL-BESTANDES (=BUCHMÄSSIGER KASSENBESTAND) lt. TAGESABSCHLUSS vom …....

Summe der gebuchten Einnahmenabstattung 201. : € ….

- Summe der gebuchten Ausgabenabstattung 201. : € ….

SUMME des SOLL-BESTANDES €……

Der Vergleich des KASSEN-IST mit dem

SOLL-BESTAND ergibt daher €…...

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KASSENPRÜFUNG

durch den


§ 22 GHV 2012

FEHLBETRÄGE sind zu ersetzen

KASSENÜBERSCHÜSSE sind bis zur Klärung als

Verwahrgelder zu behandeln

• AUFNAHME der GELDVERWALTUNGS-

STELLEN und NEBENKASSEN sowie

SONDERKASSEN

• AUFNAHME weiterer GELDWERTBESTÄNDE

z.B. RÜCKLAGEN, WERTPAPIERE

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KASSENPRÜFUNG

durch den


§ 22 GHV 2012

• Die Prüforgane, der Kassier und allfällige sonst an

der Kassenprüfung beteiligte Personen haben den

Kassenbestandsausweis zu unterfertigen.

• Die Bediensteten der Finanzverwaltung haben

weiters die Erklärung zu unterfertigen, dass a) die zur Kassenprüfung vorgelegten Buchhaltungsunterlagen die

gesamte Finanzverwaltung umfassen,

b) alle Ein- und Auszahlungen in die Bücher und Aufzeichnungen

eingetragen sind,

c) alle kasseneigenen Gelder im Kassenbestandsausweis enthalten sind und

d) sich im Kassenbestand keine fremden Gelder befinden.

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Prüfung der Buchungen und Belege

durch den


§ 23 GHV 2012

§ 23 GHV 2012

• Die Prüforgane haben im Anschluss an die

Kassenbestandsaufnahme die Buchungen und

Belege und die ordnungsgemäße Führung der

Kassen zu prüfen. Dabei ist insbesondere auf

die Höhe der Einnahmenrückstände und auf

ausständige Vorschreibungen von Steuern und

Gebühren zu achten.

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Prüfung der Buchungen und Belege

durch den


§ 23 GHV 2012

• ÜBERPRÜFUNG ÜBEREINSTIMMUNG ZWISCHEN

BUCHUNGEN UND BELEGEN

• KEINE ZAHLUNG UND BUCHUNG OHNE BELEG

• RECHTSTITEL, GESETZLICHE GRUNDLAGE,

BESCHLUSS

• SACHLICHE UND RECHNERISCHE RICHTIGKEIT

• HAUSHALTSMÄSSIGE BEDECKUNG

• ZAHLUNGSVOLLZUG – KOLLEKTIVZEICHNUNG

• ABZUG VON SKONTI UND RABATTEN

• VORSTEUERABZUG

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EDV – AUSWERTUNGEN

siehe KUFGEM

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RECHNUNGSABSCHLUSS – JAHRESRECHNUNG

siehe auch KUFGEM

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RECHNUNGSABSCHLUSS

• RECHNUNGSJAHR

• KASSENABSCHLUSS 31.12. (muss mit Kontoauszügen 31.12. übereinstimmen)

• AUSLAUFMONAT

• BESCHLUSSFASSUNG BIS 31.03.

• HAUSHALTSÜBERWACHUNG

• ÜBERSCHREITUNGSBEWILLIGUNGEN

• BESCHLÜSSE FÜR ERMESSENSAUSGABEN (ZUSCHÜSSE, SUBVENTIONEN)

• NACHWEISE (BEILAGEN)

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§ 111 PRÜFUNG DES

RECHNUNGSABSCHLUSSES

• KONTROLLE DER EINHALTUNG DES

VORANSCHLAGES

• AUFKLÄRUNG ERHEBLICHER ABWEICHUNGEN

• SACHLICHE UND RECHNERISCHE RICHTIGKEIT

• GESETZMÄßIGKEIT UND WIRTSCHAFTLICHKEIT

• RECHNUNGSERGEBNIS, KASSENERGEBNIS,

DURCHLAUFERGEBARUNG, TRANSFER-

ZAHLUNGEN, EINNAHMENRÜCKSTÄNDE,

AO. VORHABEN

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GLIEDERUNG DES

RECHNUNGSABSCHLUSSES

• KASSEN(IST-)ABSCHLUSS

• ABSCHLUSS ORDENTL. HAUSHALT (9 GRUPPEN)

• ABSCHLUSS AO. HAUSHALT

• RECHNUNGS(SOLL-)ABSCHLUSS

• QUERSCHNITT TGO

• QUERSCHNITT VRV

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BEILAGEN ZUM

RECHNUNGSABSCHLUSS

• ERMITTLUNG DER FINANZLAGE (3-JAHRESVERGLEICH)

• PERSONALAUFWAND

• DIENSTPOSTENNACHWEIS

• ZUWEISUNGEN, ZUSCHÜSSE, BEITRÄGE

• VERGÜTUNGEN ZW. VERWALTUNGSZWEIGEN

• GEWÄHRTE DARLEHEN UND VERWALTUNGSFORDERUNGEN

• RÜCKLAGEN, WERTPAPIERE, BETEILIGUNGEN HAFTUNGEN

• LEASINGVERPFLICHTUNGEN

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BEILAGEN ZUM

RECHNUNGSABSCHLUSS

• SCHULDENSTAND UND SCHULDENDIENST

NACH BEDECKUNG UND GLÄUBIGERN

• VORANSCHLAGSUNWIRKSAME GEBARUNG

• ORDENTLICHER HAUSHALT NACH GRUPPEN

• AO. HAUSHALT NACH GRUPPEN

• ANLAGEVERMÖGEN

• VERMÖGENS- UND SCHULDENRECHNUNG FÜR

MARKTBESTIMMTE BETRIEBE

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BESCHLUSS ÜBER DEN

RECHNUNGSABSCHLUSS

§ 108 ABS. 2

• BÜRGERMEISTERSTELLVERTRETER

ÜBERNIMMT DEN VORSITZ

• BÜRGERMEISTER WIRD VERTRETEN

• GESAMTSUMMEN DER VORSCHREIBUNGEN UND

ABSTATTUNGEN

• RECHNUNGSERGEBNIS DES ORDENTL. UND

DES AO. HAUSHALTS

• KASSENBESTAND ZUM ENDE DES

KALENDERJAHRES

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42

GESETZLICHE GRUNDLAGEN – WICHTIGE LINKS

Tiroler Gemeindeordnung TGO 2001

Kommentar zur Tiroler Gemeindeordnung 2001

Gemeinde-Haushaltsverordnung 2012 - GHV

Leitfaden für Überprüfungsausschüsse

Tiroler Gemeindeverband [email protected]

Gemeindefinanzbericht - Die Finanzlage der Gemeinden Tirols

www.tirol.gv.at./tirol-europa/gemeinden



Danke für Ihre Aufmerksamkeit!

Danke der Firma KUFGEM für die Auswertungen und Ausdrucke!

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01.07.2016

https://mein.kufgem.at

k5 Finanzmanagement Auswertungsmöglichkeiten

Überprüfungsausschüsse 2016

Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 2 von 25

Inhalt

1 Auswertungen ................................................................................................................................. 3

1.1 Buchungsabschluss .............................................................................................................. 3

1.2 Buchungsarten ..................................................................................................................... 8

1.3 Ausgabemöglichkeiten ......................................................................................................... 8

1.4 Haushaltskonten .................................................................................................................. 9

1.5 Lieferantenkonten ............................................................................................................. 10

1.6 Kundenkonten ................................................................................................................... 11

1.7 Budgetüberwachung .......................................................................................................... 12

1.8 List Verbindlichkeiten (offene Rechnungsliste) ................................................................. 13

1.9 Liste Forderungen (Kundenbuchhaltung) .......................................................................... 13

1.10 Liste Selbsterklärer (Kommunalsteuerliste) ...................................................................... 14

2 Jahresrechnung ..............................................................................................................................15

2.1 Kassen-Ist-Abschluss .......................................................................................................... 15

2.2 Übersicht OH Einnahmen und Ausgaben inkl. Ergebnis Soll ............................................. 16

2.3 Übersicht AOH Einnahmen und Ausgaben inkl. Ergebnis Gesamt .................................... 17

2.4 Haushaltsquerschnitt = Kennzahlenauswertung ............................................................... 18

2.5 Vergleich Vorjahre incl. Verschuldungsgrad ...................................................................... 19

2.6 Rücklagennachweis - Vergleich mit Sparbüchern .............................................................. 20

2.7 Haftungsnachweis .............................................................................................................. 20

2.8 Nachweis Wertpapiere und Beteiligungen ........................................................................ 21

2.9 Schuldennachweis ............................................................................................................. 21

2.10 Durchläufergebarung ......................................................................................................... 23

2.11 Darstellung Haushaltsstellen ordentlicher Haushalt ......................................................... 24

2.12 Darstellung Haushaltsstellen außerordentlicher Haushalt ................................................ 25


1 AUSWERTUNGEN

1.1 Buchungsabschluss Der Buchungsabschluss sollte täglich – in kleineren Gemeinden mindestens wöchentlich - gestartet werden. Im k5 gibt es unterschiedliche Buchungsbereiche, für die separate Journale gedruckt werden: Buchungsjournal Finanzbuchhaltung: Im Journal Finanzbuchhaltung werden die Haushaltsbuchungen, Lieferantenbuchungen, Schuldenbuchungen und Vermögensbuchungen gedruckt. Die Belegnummer muss mit den Belegnummern auf den einzelnen Belegen übereinstimmen. Belegnummern können mehrfach vergeben werden, außerdem gibt es in vielen Gemeinden verschiedene Belegkreise (rw, li, hh usw.). Aus diesem Grund sind die Journale auch nicht nach der Belegnummern sortiert, sondern nach der Journalnummer. Die Journalnummer ist eine interne Nummer, die vom Programm automatisch vergeben wird, diese Nummern können nicht vom Benutzer beeinflusst werden – die Journalnummer muss lückenlos vorhanden sein und darf jeweils nur einmal vergeben sein.

Buchungsjournal Kassabuch: Viele Gemeinden führen die Barkasse(n) im k5, in diese Fällen gibt es je Kassa ein eigenes Journal mit den dort durchgeführten und in den Haushalt übernommenen Buchungen.


Buchungsjournal Kunden: Im Journal für den Bereich Kunden werden alle Buchungen, die auf die Kunden durchgeführt wurden, gedruckt. Am Ende des Journals werden die Summen pro Haushaltsstelle, pro Zahlweg und pro Umsatzsteuerart dargestellt, diese werden in der Folge in den Haushaltsbereich übernommen.


Abgesehen von den Buchungsjournalen werden zwei wichtige Auswertungen beim Tagesabschluss gedruckt welche viel Information über den finanziellen Stand der Gemeinde geben: Summen nach Gebarungsarten:

In den zwei Zeilen für den ordentlichen Haushalt (Hinweis 2 und 1) können Sie folgende

Informationen sehen:

Für den außerordentlichen Haushalt Hinweis 6 und 5 gilt dasselbe wie für den ordentlichen Haushalt.

Abwicklung Vorjahr OH

(Differenz muss 0 sein!) Soll-Ergebnis OH Ist-Ergebnis OH

= Geldbestand OH

schließliche Reste

Einnahmen: Ertragsanteile, offene Steuern

Ausgaben: Landesumlage, Lieferantenrechnungen


Anschließend werden die Summen für die Durchläufergebarung gedruckt:

Bei den Gesamtsummen ist das derzeitige

Gesamt-Soll-Ergebnis und das Gesamt-Ist-Ergebnis ersichtlich:

Im folgenden Abschnitt sind die Summen der Zweitkonten (Nebenbuchhaltungen) angeführt: - Vermögen (Rücklagen, Anlagevermögen, Wertpapiere) - Schulden

o Darlehen o Nicht fällige Verwaltungsschulden (in Tirol nicht üblich) o Haftungen o Leasingverpflichtungen

Soll-Ergebnis Durchläufer muss

immer 0 sein!!

schließliche Reste

Einnahmen: z. B. Vorsteuer vom Finanzamt

Ausgaben: z. B. Mehrwertsteuer ans Finanzamt, Lohnsteuer,

Krankenkassenbeiträge usw.


Summen nach Zahlungsweg:

Die Endstände müssen mit den Kontoauszügen bzw. dem Stand der Barkasse ident sein. Achtung, wenn zwei Buchhaltungsjahre offen sind, dann werden im höheren Jahr zwei separate Spalten mit dem Stand des Vorjahres angezeigt und die Summe pro Zahlweg dargestellt.

Die Verrechnungs- und Umbuchungszahlwege (im Beispiel 1 und 2) müssen als Saldo immer 0 aufweisen. Ist dies nicht der Fall, dann ist diese Differenz aufzuklären! In der Zeile „Differenz“ werden die Zahlungswegsalden mit den gebuchten Beträgen auf den Haushaltsstellen verglichen – eine allfällige Differenz muss ehestens mit der KufGem geklärt werden!


1.2 Buchungsarten

Im Endeffekt werden alle Buchungen auf Haushaltsstellen durchgeführt, egal über welchen Bereich die Buchung erfolgt. Folgende Arten von Buchungen gibt es:

1.3 Ausgabemöglichkeiten Im k5 stehen diverse Ausgabemöglichkeiten in den verschiedenen Programmteilen zur Verfügung. Diese Varianten sind druckaufbereitet, d. h. eine Weiterverarbeitung ist nicht vorgesehen:

Ausgabe auf den Drucker

Ausgabe in eine PDF-Datei

Versand einer PDF-Datei per Email

Ergänzend gibt es die Möglichkeit des Exportes in Excel-Dateien. Diese Dateien können natürlich weiterverarbeitet bzw. über die verschiedenen Excel-Tools ausgewertet werden (Pivot-Tabellen usw.)

Direkte Haushaltsbuchungen auf die

Haushaltsstellen.

Kundenbuchungen

Auf der Abgabenart ist hinterlegt auf

welche Haushaltsstelle die Buchung

dann summiert pro Buchungsabschluss

übernommen wird.

Lieferantenbuchungen

Im Zuge der Buchung wird eine oder

mehrere Haushaltsstellen eingetragen,

auf die dann die Buchung übertragen

wird.

Haushaltsstelle


1.4 Haushaltskonten Die Buchungen der Haushaltskonten können im Kontoauszug dargestellt werden. Ein Muster dafür sehen Sie weiter unten. Natürlich gibt es eine Vielzahl von Auswahlmöglichkeiten bei diesen Auswertungen, z. b. - Monatssummen bilden - Belegsummen berechnen - Nebenkontenbuchungen anzeigen (Schuldenbuchungen, Lieferantenbuchungen usw.) - Verschiedene Sortierungsvarianten - Ausgabe mehrerer Jahre ab einem bestimmten Jahr

Wie schon erwähnt kann jede Auswertung im k5 kann gedruckt werden, zusätzlich kann aber jede Auswertung auch als PDF Datei gespeichert bzw. als PDF-Datei per Email als Anhang verschickt werden. So sieht die entsprechende Auswahlmöglichkeit aus:


1.5 Lieferantenkonten Wie beim Kontoauszug Haushalt gibt es auch hier die Möglichkeit diverser Einstellungen für die Ausgabe der Daten.

Am Ausdruck können natürlich auch die bebuchten Haushaltsstellen angezeigt werden, das sieht dann so aus:


1.6 Kundenkonten Für die Kunden kann ein Kontoblatt gedruckt werden:

Zusätzlich zur Gesamtsummen können auch Abgabensummen am Ende der Auswertung gedruckt werden.


1.7 Budgetüberwachung Diese Auswertung dient zur Überwachung der Einhaltung des Voranschlages, es gibt natürlich sehr viele Möglichkeit zur Ausgabe (Einnahmen, Ausgaben, Überschreitungen, Unterschreitungen usw.)

Ausgaben: Verglichen wird der genehmigte und freigegebene Voranschlagsbetrag mit den gebuchten Bestellungen, Rechnungen und Sollstellungen. Der Kreditrest im Plus bedeutet, dass der Voranschlag noch nicht verbraucht wurde. Mit solchen „Minderausgaben“ können Ausgabenüberschreitungen bedeckt werden. Ist der Kreditrest im Minus, dann ist der Voranschlag überschritten = Ausgabenüberschreitung – eine Genehmigung ist erforderlich. Einnahmen: Ein positiver Kreditrest bedeutet, dass noch nicht alle Einnahmen vorhanden sind. Ein negativer Kreditrest bedeutet, dass schon mehr als im Voranschlag vorgesehen eingenommen wurde. Mit solchen Mehreinnahmen können Ausgabenüberschreitungen bedeckt werden.


1.8 List Verbindlichkeiten (offene Rechnungsliste) Die aktuell offenen Rechnungen können mit der folgenden Liste gedruckt werden.

1.9 Liste Forderungen (Kundenbuchhaltung) Die aktuellen offenen Kundenforderungen werden hier detailliert angezeigt:

Zusätzlich gibt es eine Summierung nach den verschiedenen Abgabenarten:

Und nach dem Status bzw. der Fälligkeit:


1.10 Liste Selbsterklärer (Kommunalsteuerliste) Hier können die Daten der Kommunalsteuerpflichtigen über die gewünschten Jahre ausgewertet werden.


2 JAHRESRECHNUNG Der Druck der Jahresrechnung wird von der Gemeinde erstellt, es können die gesamte Jahresrechnung oder auch nur Teile davon gedruckt werden. Im k5 ist es jetzt – im Gegensatz zu KIM - auch möglich die Jahresrechnung in eine Datei (PDF-Format) auszugeben. Wenn Sie die Jahresrechnung oder das Budget im PDF Format zur Verfügung haben, dann funktioniert auch die Volltextsuche! D. h. Sie können im PDF Dokument über STRG+F nach einem bestimmten Ausdruck (z. b. Feuerwehr) suchen und finden so sehr rasch die betreffenden Abschnitte in der Jahresrechnung. In den folgenden Abschnitten werden einige Teile der Jahresrechnung erläutert:

2.1 Kassen-Ist-Abschluss

In diesem Nachweis werden die gebuchten Ist-Beträge mit den Bankbeständen verglichen – hier ist ersichtlich welche Umsätze tatsächlich auf den verschiedenen Konten getätigt wurden.

1. Prüfung Auf der ersten Seite werden die anfänglichen Kassenbestände (1) dargestellt, diese müssen mit den schließlichen Kassenbeständen (2) in der Jahresrechnung des Vorjahres übereinstimmen! 2. Prüfung Die Summe bei den schließlichen Kassenbeständen (2) muss mit der Summe der Bar- und Bankbestände (3) übereinstimmen. 3. Prüfung Die Zahlwege (4) müssen mit den Kontoauszügen, Barkassenbeständen und Sparbuchständen zum 31.12. des abzuschließenden Jahres übereinstimmen!

4

3

1

2


2.2 Übersicht OH Einnahmen und Ausgaben inkl. Ergebnis Soll

In dieser Auswertung werden die Umsätze des Jahres in die einzelnen Gruppen gegliedert, die schließlichen Reste angezeigt und ein Gesamtvergleich der Soll-Buchungen mit dem Voranschlag angezeigt.

Im Gesamtabschluss des ordentlichen Haushaltes werden die gesamten Soll-Einnahmen den gesamten Soll-Ausgaben gegenüber gestellt. Die Differenz ist somit der Soll-Überschuss bzw. der Soll-Abgang. Dies wäre das Ergebnis wenn alle Einnahmenrückstände eingehoben und alle Ausgabenrückstände ausbezahlt worden wären! Die Differenz zwischen dem Ist-Ergebnis und dem Soll-Ergebnis ist einerseits durch die Soll-Verbuchung der Ertragsanteile und er Landesumlage im alten Jahr und die Abstattung im neuen Jahr zu erklären. Auf der anderen Seite sind hier auch die offenen Steuereinnahmen und die offenen Lieferantenrechnungen enthalten.


2.3 Übersicht AOH Einnahmen und Ausgaben inkl. Ergebnis Gesamt

Bei der Übersicht über den außerordentlichen Haushalt werden ebenfalls die Umsätze angezeigt und auf der Einnahmenseite zusätzlich das Soll-Ergebnis des AO.

Auf der Ausgabenseite wird zusätzlich das Gesamt-Soll-Ergebnis OH + AOH angezeigt.

Hier muss geprüft werden, ob das Ergebnis Vorjahr (1) mit dem Jahresergebnis (2) der letztjährigen Jahresrechnung übereinstimmt. Die Gesamtübersicht AOH wird einmal nach Gruppen gegliedert und einmal gegliedert nach den einzelnen Vorhaben gedruckt. Bei der Ergebnisermittlung wird daher zweimal das gleiche Ergebnis aufscheinen.

2

1


2.4 Haushaltsquerschnitt = Kennzahlenauswertung In Tirol wurden eigene Kennzahlen eingeführt, welche im Haushaltsquerschnitt dargestellt werden. Hier werden die Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich in fortdauernde (laufende) und einmalige Gebarung unterschieden. Ein Vergleich der laufenden Einnahmen mit den laufenden Ausgaben ist sehr interessant und auch im Folgenden für die Ermittlung des Verschuldungsgrades notwendig (siehe Vergleich mit Vorjahre). Aber auch die einmaligen und außerordentlichen Einnahmen/Ausgaben sind natürlich sehr interessant und durch die Zusammenfassung in diesen Kennzahlen sehr aufschlussreich.


2.5 Vergleich Vorjahre incl. Verschuldungsgrad

Im Vergleich Vorjahre werden die fortdauernden Einnahmen und Ausgaben der letzten drei Jahre verglichen.

Im Abschnitt „Ermittlung der Finanzlage“ wird in der Zeile 13 bei den Ausgaben das fortdauernde Ergebnis der letzten drei Jahre ohne Schuldendienst dargestellt und in der Zeile 17 das Ergebnis unter Berücksichtigung des Schuldendienstes. Der Verschuldungsgrad ist der Anteil des Schuldendienstes am fortdauernden Überschuss. Ein Verschuldungsgrad von 100 % würde also bedeuten, dass der gesamte fortdauernde Überschuss für den Schuldendienst benötigt wird!


2.6 Rücklagennachweis - Vergleich mit Sparbüchern

Im Rücklagennachweis werden die einzelnen Rücklagen gedruckt, die Stände am Ende des Jahres müssen mit den tatsächlichen Ständen übereinstimmen.

2.7 Haftungsnachweis

Haftungen werden meist für Verbände (Abwasser, Altersheim) übernommen. Für eine solche Haftungsübernahme sind ein Gemeinderatsbeschluss und eine aufsichtsbehördliche Genehmigung notwendig. Durch die Tilgungen und Zinsen – in der Regel werden diese durch Schuldendienstbeiträge an die Verbände bezahlt – wird der Anteil der übernommenen Haftungen immer geringer, bis dann die entsprechenden Darlehen beim Verband getilgt wurden.


2.8 Nachweis Wertpapiere und Beteiligungen Die Stände der Wertpapiere und Beteiligungen sowie die Schuldenstände sind in der Jahresrechnung anzuführen. Natürlich müssen die Wertpapiere und Beteiligungen auch zum 31.12. bewertet und entsprechend dargestellt werden.

2.9 Schuldennachweis

Der Schuldennachweis setzt sich aus mehreren Teilen zusammen: 1. Einzelnachweis über die Darlehen Die Darlehensendstände sind mit den tatsächlichen Auszügen der Darlehensgeber abzustimmen.


2. Nachweis über die Schulden gegliedert nach der Bedeckung

3. Nachweis über die Schulden gegliedert nach der Gläubigerart


2.10 Durchläufergebarung

Bei der Durchläufergebarung handelt es sich um Gelder, die entweder von der Gemeinde eingehoben werden und in der Folge weitergeleitet werden müssen oder von der Gemeinde ausbezahlt und später wieder ersetzt werden. Zu beachten sind in diesem Bereich die schließlichen Reste, bestimmte werden sich nicht vermeiden lassen – z. B. die Vorsteuer wird von der Gemeinde an den Lieferanten bezahlt und später durch das Finanzamt ersetzt. Da die Umsatzsteuervoranmeldung erst später gemacht wird, wird dieser Betrag in der Jahresrechnung als schließlicher Rest aufscheinen. Grundsätzlich muss jeder schließliche Rest erklärbar sein, besonders große Beträge sind genauestens zu überprüfen bzw. zu hinterfragen. Die Prüfung der Durchläufer sollte nicht nur bei der Jahresrechnung, sondern laufend erfolgen!


2.11 Darstellung Haushaltsstellen ordentlicher Haushalt

Die Jahresrechnung wird mit gegenübergestellten Einnahmen und Ausgaben gedruckt. D. h. in der Jahresrechnung werden die einzelnen Einnahmen-Haushaltsstellen auf der linken Seite und die Ausgaben-Haushaltsstellen auf der rechten Seite dargestellt. Die Sortierung erfolgt nach dem Ansatz. Dadurch ist eine gute Übersicht der Einnahmen und der Ausgaben der einzelnen Ansätze möglich. Hier ein Beispiel für den Ansatz Kindergarten:


2.12 Darstellung Haushaltsstellen außerordentlicher Haushalt Bei den außerordentlichen Vorhaben werden pro Vorhaben zwei Seiten – links die Einnahmen und rechts die Ausgaben gedruckt. Auf dem linken Blatt für die Einnahmen wird auch eine Gesamtübersicht für das Vorhaben über die gesamte Laufzeit angezeigt.

1.

Kufgem-EDV GmbH 6330 Kufstein, Fischergries 2 Geschäftsstelle Innsbruck 6020 Innsbruck, Eduard-Bodem-Gasse 1

k5 Finanzmanagement und KIM AUSWERTUNGSMÖGLICHKEITEN ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHÜSSE 2016

k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten


1 Auswertungen

1.1 Tagesabschlüsse

Der Buchungsabschluss sollte täglich – in kleineren Gemeinden mindestens wöchentlich - gestartet werden. Im k5 gibt es unterschiedliche Buchungsbereiche, für die separate Journale gedruckt werden:

Buchungsjournal Rechnungswesen:

Im Journal Rechnungswesen werden die Haushaltsbuchungen, Lieferantenbuchungen,

Schuldenbuchungen und Vermögensbuchungen gedruckt. Die Belegnummer muss mit den

Belegnummern auf den einzelnen Belegen übereinstimmen. Die Belegnummern können mehrfach

vergeben werden, das Journal wird nicht nach dieser Belegnummern sortiert, sondern nach der

Journalnummer! Außerdem gibt es die Möglichkeit von verschiedenen Belegkreisen z. B. für die

Haushaltsbuchungen rw und für die Lieferantenbuchungen li – das kann in jeder Gemeinde

unterschiedlich organisiert sein.

Die Journalnummer ist die interne Nummer, die vom Programm automatisch vergeben wird – die

Journalnummer muss lückenlos vorhanden sein und darf jeweils nur einmal vergeben sein!





Buchungsjournal Kassabuch: Viele Gemeinden führen die Barkasse(n) im k5, in diese Fällen gibt es je Kassa ein eigenes Journal mit den dort durchgeführten und in den Haushalt übernommenen Buchungen.



Buchungsjournal Steuern und Abgaben:

Im Journal für den Bereich Steuern werden alle Buchungen, die auf die Steuerpflichtigen

durchgeführt wurden, gedruckt.

Am Ende des Journals werden die Summen pro Haushaltsstelle, pro Zahlweg und pro

Umsatzsteuer-Art dargestellt, diese werden in der Folge in den Haushaltsbereich übernommen.



Abgesehen von den Buchungsjournalen werden zwei wichtige Auswertungen beim Tagesabschluss gedruckt welche viel Information über den finanziellen Stand der Gemeinde geben:

Gebarungsartensummen:



In den zwei Zeilen für den ordentlichen Haushalt (Hinweis 2 und 1) können Sie folgende

Informationen sehen:

Für den außerordentlichen Haushalt Hinweis 6 und 5 gilt dasselbe wie für den ordentlichen Haushalt.

Anschließend werden die Summen für die Durchläufergebarung gedruckt:

Abwicklung Vorjahr OH

(Differenz muss 0 sein!) Soll-Ergebnis OH Ist-Ergebnis OH

= Geldbestand OH

schließliche Reste

Einnahmen: Ertragsanteile, offene Steuern

Ausgaben: Landesumlage, Lieferantenrechnungen

Soll-Ergebnis Durchläufer muss

immer 0 sein!!

schließliche Reste

Einnahmen: z. B. Vorsteuer vom Finanzamt

Ausgaben: z. B. Mehrwertsteuer ans Finanzamt, Lohnsteuer, Krankenkassenbeiträge usw.



Bei den Gesamtsummen ist das derzeitige Gesamt-Soll-Ergebnis und das Gesamt-Ist-Ergebnis ersichtlich:

Im folgenden Abschnitt sind die Summen der Zweitkonten (Nebenbuchhaltungen) angeführt: - Vermögen (Rücklagen, Anlagevermögen, Wertpapiere) - Schulden

o Darlehen o Nicht fällige Verwaltungsschulden (in Tirol nicht üblich) o Haftungen o Leasingverpflichtungen



Summen nach Zahlungsweg:

Die Endstände müssen mit den Kontoauszügen bzw. dem Stand der Barkasse ident sein.

Die Verrechnungs- und Umbuchungszahlwege (im Beispiel 1 und 2) müssen als Saldo immer 0 aufweisen. Ist dies nicht der Fall, dann ist diese Differenz aufzuklären!



Achtung, wenn zwei Buchhaltungsjahre offen sind, dann werden nur im k5 im höheren Jahr zwei separate Spalten mit dem Stand des Vorjahres angezeigt und die Summe pro Zahlweg dargestellt. Im KIM müssen die zwei Beträge zusammengezählt werden!

In der Zeile „Differenz“ werden die Zahlungswegsalden mit den gebuchten Beträgen auf den Haushaltsstellen verglichen – eine allfällige Differenz muss ehestens mit der KufGem geklärt werden!



1.2 Buchungsarten

Im Endeffekt werden alle Buchungen auf Haushaltsstellen durchgeführt, egal über welchen Bereich

die Buchung erfolgt.

Folgende Arten von Buchungen gibt es:

Direkte Haushaltsbuchungen auf die

Haushaltsstellen.

Steuerbuchungen

Auf der Abgabenart ist hinterlegt auf welche

Haushaltsstelle die Buchung dann summiert pro

Tagesabschluss übernommen wird.

Lieferantenbuchungen

Im Zuge der Buchung wird eine oder mehrere

Haushaltsstellen eingetragen, auf die dann die

Buchung übertragen wird.

Haushaltsstelle



1.3 Ausgabemöglichkeiten

Im k5 stehen diverse Ausgabemöglichkeiten in den verschiedenen Programmteilen zur Verfügung. Diese Varianten sind druckaufbereitet, d. h. eine Weiterverarbeitung ist nicht vorgesehen:

Ausgabe auf den Drucker

Ausgabe in eine PDF-Datei

Versand einer PDF-Datei per Email

Ergänzend gibt es die Möglichkeit des Exportes in Excel-Dateien. Diese Dateien können natürlich weiterverarbeitet bzw. über die verschiedenen Excel-Tools ausgewertet werden (Pivot-Tabellen usw.)

Im k5 ist es auch möglich die Jahresrechnung in eine Datei (PDF-Format) auszugeben. Wenn Sie die Jahresrechnung oder das Budget im PDF Format zur Verfügung haben, dann funktioniert auch die Volltextsuche! D. h. Sie können im PDF Dokument über STRG+F nach einem bestimmten Ausdruck (z. b. Feuerwehr) suchen und finden so sehr rasch die betreffenden Abschnitte in der Jahresrechnung. In den folgenden Abschnitten werden einige Teile der Jahresrechnung erläutert:



Im KIM können die Auswertungen nur an einen Drucker geschickt werden. Für eine Ausgabe in eine

PDF-Datei muss ein eigener PDF-Drucker installiert sein! Bei diversen Reports ist ein Export in eine

Textdatei vorgesehen, z. b. alle Haushaltsbuchungen können exportiert werden, die Textdatei muss

dann aber in einem eigenen Schritt ins Excel importiert werden.

Ein direkter Druck der Jahresrechnung oder des Budgets in eine Datei (PDF-Format) ist nicht

vorgesehen. Einige Gemeinden scannen die Jahresrechnung ein und haben sie so im Dateiformat

zur Verfügung. Es gibt auch Gemeinden, die einen PDF-Drucker verwenden. Wenn über diesen

gedruckt wird, dann wird pro Nachweis eine Datei erstellt und diese Dateien müssen dann mit

eigenen Programmen zusammengefügt werden. Da diese Methode sehr kompliziert ist, ist sie nicht

sehr verbreitet.



1.4 Haushaltskonten

KIM

Über Vorlaufeingaben können im KIM eine Vielzahl von Variablen festgelegt werden, hier wird

entschieden welche Daten in welcher Form gedruckt werden.



k5

Natürlich gibt es eine Vielzahl von Auswahlmöglichkeiten bei diesen Auswertungen, z. b. - Monatssummen bilden - Belegsummen berechnen - Nebenkontenbuchungen anzeigen (Schuldenbuchungen, Lieferantenbuchungen usw.) - Verschiedene Sortierungsvarianten - Ausgabe mehrerer Jahre ab einem bestimmten Jahr

Wie schon erwähnt kann jede Auswertung im k5 gedruckt werden, zusätzlich kann aber jede Auswertung auch als PDF Datei gespeichert bzw. als PDF-Datei per Email als Anhang verschickt werden.



1.5 Lieferantenkonten

Am Ausdruck kann auch die bebuchte Haushaltsstelle angezeigt werden.



1.6 Steuerkonten



Zusätzlich zur Gesamtsummen können auch Abgabensummen am Ende der Auswertung gedruckt werden.



1.7 Budgetüberwachung (Haushaltsüberwachungsliste)

Diese Auswertung dient zur Überwachung der Einhaltung des Voranschlages, es gibt natürlich sehr viele Möglichkeit zur Ausgabe (Einnahmen, Ausgaben, Überschreitungen, Unterschreitungen usw.)

Ausgaben: Verglichen wird der genehmigte und freigegebene Voranschlagsbetrag mit den gebuchten Bestellungen, Rechnungen und Sollstellungen. Der Kreditrest im Plus bedeutet, dass der Voranschlag noch nicht verbraucht wurde. Mit solchen „Minderausgaben“ können Ausgabenüberschreitungen bedeckt werden. Ist der Kreditrest im Minus, dann ist der Voranschlag überschritten = Ausgabenüberschreitung – eine Genehmigung ist erforderlich. Einnahmen: Ein positiver Kreditrest bedeutet, dass noch nicht alle Einnahmen vorhanden sind. Ein negativer Kreditrest bedeutet, dass schon mehr als im Voranschlag vorgesehen eingenommen wurde. Mit solchen Mehreinnahmen können Ausgabenüberschreitungen bedeckt werden.



KIM



K5



1.8 Liste Verbindlichkeiten (Lieferanten offene Rechnungsliste)



1.9 Steuern offene Postenliste





1.10 Kommunalsteuerliste





2 Jahresrechnung

Der Druck der Jahresrechnung wird von der Gemeinde erstellt, es können die gesamte Jahresrechnung oder auch nur Teile davon gedruckt werden. Im k5 ist es jetzt – im Gegensatz zu KIM - auch möglich die Jahresrechnung in eine Datei (PDF-Format) auszugeben. Wenn Sie die Jahresrechnung oder das Budget im PDF Format zur Verfügung haben, dann funktioniert auch die Volltextsuche! D. h. Sie können im PDF Dokument über STRG+F nach einem bestimmten Ausdruck (z. b. Feuerwehr) suchen und finden so sehr rasch die betreffenden Abschnitte in der Jahresrechnung. In den folgenden Abschnitten werden einige Teile der Jahresrechnung erläutert:



2.1 Kassen-Ist-Abschluss

In diesem Nachweis werden die gebuchten Ist-Beträge mit den Bankbeständen verglichen – hier ist ersichtlich welche Umsätze tatsächlich auf den verschiedenen Konten getätigt wurden.

1

2

3

4



1. Prüfung: Im oberen Teil werden die anfänglichen Kassenbestände (1) dargestellt, diese müssen mit den schließlichen Kassenbeständen (2) in der Jahresrechnung des Vorjahres übereinstimmen!

2. Prüfung: Die Summe bei den schließlichen Kassenbeständen (2) muss mit der Summe der Bar- und Bankbestände (3) übereinstimmen.

3. Prüfung: Die Zahlwege (4) müssen mit den Kontoauszügen, Barkassenbeständen und Sparbuchständen zum 31.12. des abzuschließenden Jahres übereinstimmen!

1

2

4

3



2.2 Übersicht OH Einnahmen und Ausgaben inkl. Ergebnis Soll



Im Gesamtabschluss des ordentlichen Haushaltes werden die gesamten Soll-Einnahmen den

gesamten Soll-Ausgaben gegenüber gestellt. Die Differenz ist somit der Soll-Überschuss bzw. der

Soll-Abgang.

Dies wäre das Ergebnis wenn alle Einnahmenrückstände eingehoben und alle Ausgabenrückstände

ausbezahlt worden wären!

Die Differenz zwischen dem Ist-Ergebnis und dem Soll-Ergebnis ist einerseits durch die Soll-

Verbuchung der Ertragsanteile und er Landesumlage im alten Jahr und die Abstattung im neuen

Jahr zu erklären.

Auf der anderen Seite sind hier auch die offenen Steuereinnahmen und die offenen

Lieferantenrechnungen enthalten.



2.3 Übersicht AOH Einnahmen und Ausgaben inkl. Ergebnis Gesamt

Hier muss geprüft werden, ob das Ergebnis Vorjahr (1) mit dem Jahresergebnis (2) der letztjährigen

Jahresrechnung übereinstimmt.

Die Gesamtübersicht AOH wird einmal nach Gruppen gegliedert und einmal gegliedert nach den einzelnen

Vorhaben gedruckt. Bei der Ergebnisermittlung wird daher zweimal das gleiche Ergebnis aufscheinen.

1

2



2.4 Haushaltsquerschnitt = Kennzahlenauswertung

In Tirol wurden eigene Kennzahlen eingeführt, welche im Haushaltsquerschnitt dargestellt werden.

Hier werden die Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich in fortdauernde (laufende) und einmalige

Gebarung unterschieden. Ein Vergleich der laufenden Einnahmen mit den laufenden Ausgaben ist

sehr interessant und auch im Folgenden für die Ermittlung des Verschuldungsgrades notwendig

(siehe Vergleich mit Vorjahre).

Aber auch die einmaligen und außerordentlichen Einnahmen/Ausgaben sind natürlich sehr

interessant und durch die Zusammenfassung in diesen Kennzahlen sehr aufschlussreich.





2.5 Vergleich Vorjahre incl. Verschuldungsgrad

Im Vergleich Vorjahre werden die fortdauernden Einnahmen und Ausgaben der letzten drei Jahre

verglichen.



Im Abschnitt „Ermittlung der Finanzlage“ wird in der Zeile 13 bei den Ausgaben das fortdauernde

Ergebnis der letzten drei Jahre ohne Schuldendienst dargestellt und in der Zeile 17 das Ergebnis

unter Berücksichtigung des Schuldendienstes.

Der Verschuldungsgrad ist der Anteil des Schuldendienstes am fortdauernden Überschuss. Ein

Verschuldungsgrad von 100 % würde also bedeuten, dass der gesamte fortdauernde Überschuss

für den Schuldendienst benötigt wird!



2.6 Rücklagennachweis - Vergleich mit Sparbüchern

Im Rücklagennachweis werden die einzelnen Rücklagen gedruckt, die Stände am Ende des Jahres müssen mit den tatsächlichen Ständen

übereinstimmen.



2.7 Haftungsnachweis

Haftungen werden meist für Verbände (Abwasser, Altersheim) übernommen. Für eine solche Haftungsübernahme ist ein

Gemeinderatsbeschluss und eine aufsichtsbehördliche Genehmigung notwendig.

Durch die Tilgungen und Zinsen – in der Regel werden diese durch Schuldendienstbeiträge an die Verbände bezahlt – wird der Anteil der

übernommenen Haftungen immer geringer, bis dann die entsprechenden Darlehen beim Verband getilgt wurden.



2.8 Nachweis Wertpapiere und Beteiligungen

Entgegen anderslautenden Medienberichten sind die Stände der Wertpapiere und Beteiligungen sowie die Schuldenstände in der

Jahresrechnung anzuführen. Natürlich müssen die Wertpapiere und Beteiligungen auch zum 31.12. bewertet und entsprechend dargestellt

werden.



2.9 Schuldennachweis 1. Einzelnachweis über die Darlehen

Die Darlehensendstände sind mit den tatsächlichen Auszügen der Darlehensgeber abzustimmen.



2. Nachweis über die Schulden gegliedert nach der Bedeckung



3. Nachweis über die Schulden gegliedert nach der Gläubigerart



2.10 Durchläufergebarung

Bei der Durchläufergebarung handelt es sich um Gelder, die entweder von der Gemeinde eingehoben werden und in der Folge weitergeleitet werden müssen oder von der Gemeinde ausbezahlt und später wieder ersetzt werden. Zu beachten sind in diesem Bereich die schließlichen Reste, bestimmte werden sich nicht vermeiden lassen – z. B. die Vorsteuer wird von der Gemeinde an den Lieferanten bezahlt und später durch das Finanzamt ersetzt. Da die Umsatzsteuervoranmeldung erst später gemacht wird, wird dieser Betrag in der Jahresrechnung als schließlicher Rest aufscheinen. Grundsätzlich muss jeder schließliche Rest erklärbar sein, besonders große Beträge sind genauestens zu überprüfen bzw. zu hinterfragen. Die Prüfung der Durchläufer sollte nicht nur bei der Jahresrechnung, sondern laufend erfolgen!





2.11 Haushaltsstellen ordentlicher Haushalt



2.12 Haushaltsstellen außerordentlicher Haushalt

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