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Uumlbersicht
1 Allgemein
2 Bedienung
3 Datenpflege
4 Ehrungen
5 Verbandslehrgaumlnge
6 Verbandsmeldung
7 Reporter
Agenda
Allgemein
Agenda
Allgemein
bull Sie arbeiten mit sensiblen persoumlnlichen und personenbezogenen Daten Bitte gehen sie entsprechend sorgsam mit diesen um ndash Berechtigungs-Management
bull Notenwart braucht nur Zugriff auf bdquoseineldquo Verwaltung bull Dirigent sollte nur die noumltigsten Personendaten sehen (keine Bankdaten hellip)
ndash Empfehlungen des bdquoBundesamt fuumlr Sicherheit in der Informationstechnikldquo zu sicheren Passwoumlrtern bull Das Passwort sollte nicht mit Personen dem Verein oauml in Verbindung stehen bull Passwoumlrter nicht wiederverwenden
Wenn jemand das Passwort Ihres Amazon Kontos kennt sollte er damit nicht an Vereinsdaten kommen
bull Mindestens 8 Zeichen lang Hinreichend sicher gelten Passwoumlrter heute erst ab mindestens 12 Zeichen
bull Passwoumlrter sind nur so sicher wie das bdquoschwaumlchste Gliedldquo Mit Zugang zu Ihrem Mail-Konto kann man Passwoumlrter zuruumlcksetzen
bull bdquoPasswort-Managerldquo erlauben es mit genau einem komplexen (sicheren) Passwort beliebig viele andere Passwoumlrter sicher zu verwalten zB KeePass
Allgemein
bull Schlechte Passwoumlrter ndash VereinsortVorstand$1991 ndash Pas$1Wort1974 ndash Vereinsname$ComMusic34 ndash MeinHaustierName74
bull Gute Passwoumlrter ndash bdquoMorgens stehe ich auf und putze mir meine Zaumlhne drei
Minuten langldquo MsiaamppmmZ3Ml
ndash Komplette (Unsinns-) Saumltze als Passwort MeinAutokautFruumlhstuumlcknachderMorgentoiletteimZoo Achtung Statt bdquomind 8 Buchstabenldquo gilt hier bdquomind 6 Woumlrterldquo
ndash Passwort in Kennwortverwaltung (Passwortmanager) 2d_uoN-puqwRxfnCxATq
Allgemein
bull Aumlndern Sie Passwoumlrter regelmaumlszligig (jaumlhrlich)
bull Aumlndern Sie Passwoumlrter nachdem Sie von ComMusic BVRN oder Ihrem EDV-Beauftragten ein neues bekommen haben
bull Server-Passwort amp Zugangsdaten fuumlr serverbasierte Meldung nach Ruumlcksprache im Vorstand aumlndern Es gibt ein Passwort pro Verein
Benutzerverwaltung amp Feldrechte sind fuumlr Administratoren wichtig Mit diesen Funktionen kann man kontrollieren wer welche Felder sehen und wer welche Felder aumlndern darf
Allgemein Zugangsdaten fuumlr serverbasierte Meldung
bull ComMusic uumlbertraumlgt Jahresmeldung und Ehrungen (verschluumlsselt) uumlber einen zentralen Server
bull Mailadresse fuumlr serverbasierte Meldung wird gesondert festgelegt (darf gleich sein wie Vorstand EDV-Beauftragter etc)
bull Falls diese Mailadresse stimmt kann man bdquoPasswort vergessenldquo Funktion der Software nutzen
bull Der BVRN kann bei vergessenem Passwort die hinterlegte Mailadresse aumlndern Das geschieht auf Bitte des Vorstands oder wenn der Vorstand mit-informiert wird (zB Mail des EDV-Beauftragten die per CC an den Vorstand geht)
Allgemein Zugangsdaten fuumlr serverbasierte Meldung
Agenda
Bedienung
Ein kurzer Uumlberblick
Agenda
Bedienung
bull bdquoVoreinstellungenldquo Informationen die fuumlr den Verein allgemein (einmalig) festgelegt werden muumlssen ua ndash Zusammensetzung der
Vorstandschaft amp Bezeichnung der Posten
ndash Welche Ehrungen werden im Verein verliehen
ndash ArtName der Vereinsbereiche (Jugend- amp Blasorchester)
ndash Beitragsarten amp Betraumlge
Bedienung
Bedienung
bull bdquoOptionenldquo
ndash Auch im Serverbetrieb nur guumlltig auf dem jeweiligen Computer rarr Muss auf jedem PC entsprechend eingerichtet werden
ndash Programmverhalten
ndash Einstellungen fuumlr Mailversand
Moumlglichkeiten bei mehreren Mitgliedern etwas mit einer
Aktion zu aumlndern
Bedienung
bull Verwaltungen oumlffnet man getrennt aber oft gibt es Verbindungen innerhalb und zwischen Verwaltungen
ndash Person als LehrerElternteil einer anderen Person
ndash Lehrgangsteilnehmer sind bdquoPersonenldquo
ndash Einkauf amp Einladung fuumlr Termine (zB Vereinsfest) rarr FirmenVereine
ndash Rechnungen fuumlr Firmen Vereine und Personen zB fuumlr Einkauf Unterricht etc
Bedienung
bull Ablaumlufe
ndash Buchhaltung (Abschreibungen Buchungen hellip)
ndash Reporter Listen Briefe amp Rundmails
ndash Vereinsdaten meines Vereins Hier eigentlich etwas Fehl am Platzhellip
ndash Ehrungsmenuuml Ehrungen ermitteln amp Verband senden
ndash Beitragsmenuuml Beitraumlge erheben amp Bank senden
ndash Datensicherung
ndash Datenaustausch (LokalrarrServer oder zwischen 2 offline Nutzern)
ndash Verbandsmeldung
Bedienung
bull Navigation uumlber Karteikarten bull Postanschrift amp
Personaldaten bull Kontaktdaten bull Mitgliedsstatus (Aktiv
Passiv hellip) amp Funktionstraumlger
bull Orchesterzuordnung (bdquoBereichldquo)
bull Bankverbindung bull bdquoRegisterldquo um einzelne
Bereiche auszublenden
Wechsel zwischen angezeigten Eintraumlgen
Eintrag hinzufuumlgen loumlschen oder mit allen
Informationen kopieren
Einschraumlnkung und Sortierreihenfolge aller angezeigten Eintraumlge Nur aktive Mitglieder Mitglieder mit Geburtsjahr
1990 nur Funktionstraumlger hellip
Bedienung
bull Wenn mehre Eintraumlge moumlglich sind gibt es im Programm dort oft bdquoUntertabellenldquo
bull Zeilen hinzufuumlgen mit + (neben der Tabelle) ndash Felder mit roter Uumlberschrift muumlssen gefuumlllt sein sonst gibt es Fehler
bull Zeile loumlschen Eintrag anklicken() und ndash (neben der Tabelle) WarnungFrage siehe oben
Bedienung
bull Beim Speichern Register wechseln pruumlft ComMusic Guumlltigkeit der Daten rarr Fehlermeldung
Hinweis auf Fehler in Tabelle bdquoBereicheldquo bzw bdquofehlendem Vereinsbereichldquo rarr Wechsel auf Reiter bdquoBereichQualifkationldquo
Bedienung
bull Falls die Anweisung zur Fehlerbehebung Korrekturfunktionen benutzen muss man den aktuellen offenen Eintrag manchmal trotzdem erst haumlndisch korrigieren bevor man die Korrekturfunktion nutzen kann
bull Mittels Benutzerverwaltung koumlnnen Administratoren die Lese- und Aumlnderungsrechte jedes Benutzers verwalten rarr evtl nicht alle Verwaltungen undoder Eintraumlge sichtbar
Agenda
Datenpflege
Agenda
Datenpflege Eintritte und Austritte
bull Eintrittsassistent fragt alle wichtigen Felder in einem Bildschirm ab bull Mitglieder nicht loumlschen Komplette Historie geht sonst verloren
ndash Austrittsassistent benutzen
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Agenda
Allgemein
Agenda
Allgemein
bull Sie arbeiten mit sensiblen persoumlnlichen und personenbezogenen Daten Bitte gehen sie entsprechend sorgsam mit diesen um ndash Berechtigungs-Management
bull Notenwart braucht nur Zugriff auf bdquoseineldquo Verwaltung bull Dirigent sollte nur die noumltigsten Personendaten sehen (keine Bankdaten hellip)
ndash Empfehlungen des bdquoBundesamt fuumlr Sicherheit in der Informationstechnikldquo zu sicheren Passwoumlrtern bull Das Passwort sollte nicht mit Personen dem Verein oauml in Verbindung stehen bull Passwoumlrter nicht wiederverwenden
Wenn jemand das Passwort Ihres Amazon Kontos kennt sollte er damit nicht an Vereinsdaten kommen
bull Mindestens 8 Zeichen lang Hinreichend sicher gelten Passwoumlrter heute erst ab mindestens 12 Zeichen
bull Passwoumlrter sind nur so sicher wie das bdquoschwaumlchste Gliedldquo Mit Zugang zu Ihrem Mail-Konto kann man Passwoumlrter zuruumlcksetzen
bull bdquoPasswort-Managerldquo erlauben es mit genau einem komplexen (sicheren) Passwort beliebig viele andere Passwoumlrter sicher zu verwalten zB KeePass
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bull Schlechte Passwoumlrter ndash VereinsortVorstand$1991 ndash Pas$1Wort1974 ndash Vereinsname$ComMusic34 ndash MeinHaustierName74
bull Gute Passwoumlrter ndash bdquoMorgens stehe ich auf und putze mir meine Zaumlhne drei
Minuten langldquo MsiaamppmmZ3Ml
ndash Komplette (Unsinns-) Saumltze als Passwort MeinAutokautFruumlhstuumlcknachderMorgentoiletteimZoo Achtung Statt bdquomind 8 Buchstabenldquo gilt hier bdquomind 6 Woumlrterldquo
ndash Passwort in Kennwortverwaltung (Passwortmanager) 2d_uoN-puqwRxfnCxATq
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bull Aumlndern Sie Passwoumlrter regelmaumlszligig (jaumlhrlich)
bull Aumlndern Sie Passwoumlrter nachdem Sie von ComMusic BVRN oder Ihrem EDV-Beauftragten ein neues bekommen haben
bull Server-Passwort amp Zugangsdaten fuumlr serverbasierte Meldung nach Ruumlcksprache im Vorstand aumlndern Es gibt ein Passwort pro Verein
Benutzerverwaltung amp Feldrechte sind fuumlr Administratoren wichtig Mit diesen Funktionen kann man kontrollieren wer welche Felder sehen und wer welche Felder aumlndern darf
Allgemein Zugangsdaten fuumlr serverbasierte Meldung
bull ComMusic uumlbertraumlgt Jahresmeldung und Ehrungen (verschluumlsselt) uumlber einen zentralen Server
bull Mailadresse fuumlr serverbasierte Meldung wird gesondert festgelegt (darf gleich sein wie Vorstand EDV-Beauftragter etc)
bull Falls diese Mailadresse stimmt kann man bdquoPasswort vergessenldquo Funktion der Software nutzen
bull Der BVRN kann bei vergessenem Passwort die hinterlegte Mailadresse aumlndern Das geschieht auf Bitte des Vorstands oder wenn der Vorstand mit-informiert wird (zB Mail des EDV-Beauftragten die per CC an den Vorstand geht)
Allgemein Zugangsdaten fuumlr serverbasierte Meldung
Agenda
Bedienung
Ein kurzer Uumlberblick
Agenda
Bedienung
bull bdquoVoreinstellungenldquo Informationen die fuumlr den Verein allgemein (einmalig) festgelegt werden muumlssen ua ndash Zusammensetzung der
Vorstandschaft amp Bezeichnung der Posten
ndash Welche Ehrungen werden im Verein verliehen
ndash ArtName der Vereinsbereiche (Jugend- amp Blasorchester)
ndash Beitragsarten amp Betraumlge
Bedienung
Bedienung
bull bdquoOptionenldquo
ndash Auch im Serverbetrieb nur guumlltig auf dem jeweiligen Computer rarr Muss auf jedem PC entsprechend eingerichtet werden
ndash Programmverhalten
ndash Einstellungen fuumlr Mailversand
Moumlglichkeiten bei mehreren Mitgliedern etwas mit einer
Aktion zu aumlndern
Bedienung
bull Verwaltungen oumlffnet man getrennt aber oft gibt es Verbindungen innerhalb und zwischen Verwaltungen
ndash Person als LehrerElternteil einer anderen Person
ndash Lehrgangsteilnehmer sind bdquoPersonenldquo
ndash Einkauf amp Einladung fuumlr Termine (zB Vereinsfest) rarr FirmenVereine
ndash Rechnungen fuumlr Firmen Vereine und Personen zB fuumlr Einkauf Unterricht etc
Bedienung
bull Ablaumlufe
ndash Buchhaltung (Abschreibungen Buchungen hellip)
ndash Reporter Listen Briefe amp Rundmails
ndash Vereinsdaten meines Vereins Hier eigentlich etwas Fehl am Platzhellip
ndash Ehrungsmenuuml Ehrungen ermitteln amp Verband senden
ndash Beitragsmenuuml Beitraumlge erheben amp Bank senden
ndash Datensicherung
ndash Datenaustausch (LokalrarrServer oder zwischen 2 offline Nutzern)
ndash Verbandsmeldung
Bedienung
bull Navigation uumlber Karteikarten bull Postanschrift amp
Personaldaten bull Kontaktdaten bull Mitgliedsstatus (Aktiv
Passiv hellip) amp Funktionstraumlger
bull Orchesterzuordnung (bdquoBereichldquo)
bull Bankverbindung bull bdquoRegisterldquo um einzelne
Bereiche auszublenden
Wechsel zwischen angezeigten Eintraumlgen
Eintrag hinzufuumlgen loumlschen oder mit allen
Informationen kopieren
Einschraumlnkung und Sortierreihenfolge aller angezeigten Eintraumlge Nur aktive Mitglieder Mitglieder mit Geburtsjahr
1990 nur Funktionstraumlger hellip
Bedienung
bull Wenn mehre Eintraumlge moumlglich sind gibt es im Programm dort oft bdquoUntertabellenldquo
bull Zeilen hinzufuumlgen mit + (neben der Tabelle) ndash Felder mit roter Uumlberschrift muumlssen gefuumlllt sein sonst gibt es Fehler
bull Zeile loumlschen Eintrag anklicken() und ndash (neben der Tabelle) WarnungFrage siehe oben
Bedienung
bull Beim Speichern Register wechseln pruumlft ComMusic Guumlltigkeit der Daten rarr Fehlermeldung
Hinweis auf Fehler in Tabelle bdquoBereicheldquo bzw bdquofehlendem Vereinsbereichldquo rarr Wechsel auf Reiter bdquoBereichQualifkationldquo
Bedienung
bull Falls die Anweisung zur Fehlerbehebung Korrekturfunktionen benutzen muss man den aktuellen offenen Eintrag manchmal trotzdem erst haumlndisch korrigieren bevor man die Korrekturfunktion nutzen kann
bull Mittels Benutzerverwaltung koumlnnen Administratoren die Lese- und Aumlnderungsrechte jedes Benutzers verwalten rarr evtl nicht alle Verwaltungen undoder Eintraumlge sichtbar
Agenda
Datenpflege
Agenda
Datenpflege Eintritte und Austritte
bull Eintrittsassistent fragt alle wichtigen Felder in einem Bildschirm ab bull Mitglieder nicht loumlschen Komplette Historie geht sonst verloren
ndash Austrittsassistent benutzen
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Allgemein
bull Sie arbeiten mit sensiblen persoumlnlichen und personenbezogenen Daten Bitte gehen sie entsprechend sorgsam mit diesen um ndash Berechtigungs-Management
bull Notenwart braucht nur Zugriff auf bdquoseineldquo Verwaltung bull Dirigent sollte nur die noumltigsten Personendaten sehen (keine Bankdaten hellip)
ndash Empfehlungen des bdquoBundesamt fuumlr Sicherheit in der Informationstechnikldquo zu sicheren Passwoumlrtern bull Das Passwort sollte nicht mit Personen dem Verein oauml in Verbindung stehen bull Passwoumlrter nicht wiederverwenden
Wenn jemand das Passwort Ihres Amazon Kontos kennt sollte er damit nicht an Vereinsdaten kommen
bull Mindestens 8 Zeichen lang Hinreichend sicher gelten Passwoumlrter heute erst ab mindestens 12 Zeichen
bull Passwoumlrter sind nur so sicher wie das bdquoschwaumlchste Gliedldquo Mit Zugang zu Ihrem Mail-Konto kann man Passwoumlrter zuruumlcksetzen
bull bdquoPasswort-Managerldquo erlauben es mit genau einem komplexen (sicheren) Passwort beliebig viele andere Passwoumlrter sicher zu verwalten zB KeePass
Allgemein
bull Schlechte Passwoumlrter ndash VereinsortVorstand$1991 ndash Pas$1Wort1974 ndash Vereinsname$ComMusic34 ndash MeinHaustierName74
bull Gute Passwoumlrter ndash bdquoMorgens stehe ich auf und putze mir meine Zaumlhne drei
Minuten langldquo MsiaamppmmZ3Ml
ndash Komplette (Unsinns-) Saumltze als Passwort MeinAutokautFruumlhstuumlcknachderMorgentoiletteimZoo Achtung Statt bdquomind 8 Buchstabenldquo gilt hier bdquomind 6 Woumlrterldquo
ndash Passwort in Kennwortverwaltung (Passwortmanager) 2d_uoN-puqwRxfnCxATq
Allgemein
bull Aumlndern Sie Passwoumlrter regelmaumlszligig (jaumlhrlich)
bull Aumlndern Sie Passwoumlrter nachdem Sie von ComMusic BVRN oder Ihrem EDV-Beauftragten ein neues bekommen haben
bull Server-Passwort amp Zugangsdaten fuumlr serverbasierte Meldung nach Ruumlcksprache im Vorstand aumlndern Es gibt ein Passwort pro Verein
Benutzerverwaltung amp Feldrechte sind fuumlr Administratoren wichtig Mit diesen Funktionen kann man kontrollieren wer welche Felder sehen und wer welche Felder aumlndern darf
Allgemein Zugangsdaten fuumlr serverbasierte Meldung
bull ComMusic uumlbertraumlgt Jahresmeldung und Ehrungen (verschluumlsselt) uumlber einen zentralen Server
bull Mailadresse fuumlr serverbasierte Meldung wird gesondert festgelegt (darf gleich sein wie Vorstand EDV-Beauftragter etc)
bull Falls diese Mailadresse stimmt kann man bdquoPasswort vergessenldquo Funktion der Software nutzen
bull Der BVRN kann bei vergessenem Passwort die hinterlegte Mailadresse aumlndern Das geschieht auf Bitte des Vorstands oder wenn der Vorstand mit-informiert wird (zB Mail des EDV-Beauftragten die per CC an den Vorstand geht)
Allgemein Zugangsdaten fuumlr serverbasierte Meldung
Agenda
Bedienung
Ein kurzer Uumlberblick
Agenda
Bedienung
bull bdquoVoreinstellungenldquo Informationen die fuumlr den Verein allgemein (einmalig) festgelegt werden muumlssen ua ndash Zusammensetzung der
Vorstandschaft amp Bezeichnung der Posten
ndash Welche Ehrungen werden im Verein verliehen
ndash ArtName der Vereinsbereiche (Jugend- amp Blasorchester)
ndash Beitragsarten amp Betraumlge
Bedienung
Bedienung
bull bdquoOptionenldquo
ndash Auch im Serverbetrieb nur guumlltig auf dem jeweiligen Computer rarr Muss auf jedem PC entsprechend eingerichtet werden
ndash Programmverhalten
ndash Einstellungen fuumlr Mailversand
Moumlglichkeiten bei mehreren Mitgliedern etwas mit einer
Aktion zu aumlndern
Bedienung
bull Verwaltungen oumlffnet man getrennt aber oft gibt es Verbindungen innerhalb und zwischen Verwaltungen
ndash Person als LehrerElternteil einer anderen Person
ndash Lehrgangsteilnehmer sind bdquoPersonenldquo
ndash Einkauf amp Einladung fuumlr Termine (zB Vereinsfest) rarr FirmenVereine
ndash Rechnungen fuumlr Firmen Vereine und Personen zB fuumlr Einkauf Unterricht etc
Bedienung
bull Ablaumlufe
ndash Buchhaltung (Abschreibungen Buchungen hellip)
ndash Reporter Listen Briefe amp Rundmails
ndash Vereinsdaten meines Vereins Hier eigentlich etwas Fehl am Platzhellip
ndash Ehrungsmenuuml Ehrungen ermitteln amp Verband senden
ndash Beitragsmenuuml Beitraumlge erheben amp Bank senden
ndash Datensicherung
ndash Datenaustausch (LokalrarrServer oder zwischen 2 offline Nutzern)
ndash Verbandsmeldung
Bedienung
bull Navigation uumlber Karteikarten bull Postanschrift amp
Personaldaten bull Kontaktdaten bull Mitgliedsstatus (Aktiv
Passiv hellip) amp Funktionstraumlger
bull Orchesterzuordnung (bdquoBereichldquo)
bull Bankverbindung bull bdquoRegisterldquo um einzelne
Bereiche auszublenden
Wechsel zwischen angezeigten Eintraumlgen
Eintrag hinzufuumlgen loumlschen oder mit allen
Informationen kopieren
Einschraumlnkung und Sortierreihenfolge aller angezeigten Eintraumlge Nur aktive Mitglieder Mitglieder mit Geburtsjahr
1990 nur Funktionstraumlger hellip
Bedienung
bull Wenn mehre Eintraumlge moumlglich sind gibt es im Programm dort oft bdquoUntertabellenldquo
bull Zeilen hinzufuumlgen mit + (neben der Tabelle) ndash Felder mit roter Uumlberschrift muumlssen gefuumlllt sein sonst gibt es Fehler
bull Zeile loumlschen Eintrag anklicken() und ndash (neben der Tabelle) WarnungFrage siehe oben
Bedienung
bull Beim Speichern Register wechseln pruumlft ComMusic Guumlltigkeit der Daten rarr Fehlermeldung
Hinweis auf Fehler in Tabelle bdquoBereicheldquo bzw bdquofehlendem Vereinsbereichldquo rarr Wechsel auf Reiter bdquoBereichQualifkationldquo
Bedienung
bull Falls die Anweisung zur Fehlerbehebung Korrekturfunktionen benutzen muss man den aktuellen offenen Eintrag manchmal trotzdem erst haumlndisch korrigieren bevor man die Korrekturfunktion nutzen kann
bull Mittels Benutzerverwaltung koumlnnen Administratoren die Lese- und Aumlnderungsrechte jedes Benutzers verwalten rarr evtl nicht alle Verwaltungen undoder Eintraumlge sichtbar
Agenda
Datenpflege
Agenda
Datenpflege Eintritte und Austritte
bull Eintrittsassistent fragt alle wichtigen Felder in einem Bildschirm ab bull Mitglieder nicht loumlschen Komplette Historie geht sonst verloren
ndash Austrittsassistent benutzen
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Allgemein
bull Schlechte Passwoumlrter ndash VereinsortVorstand$1991 ndash Pas$1Wort1974 ndash Vereinsname$ComMusic34 ndash MeinHaustierName74
bull Gute Passwoumlrter ndash bdquoMorgens stehe ich auf und putze mir meine Zaumlhne drei
Minuten langldquo MsiaamppmmZ3Ml
ndash Komplette (Unsinns-) Saumltze als Passwort MeinAutokautFruumlhstuumlcknachderMorgentoiletteimZoo Achtung Statt bdquomind 8 Buchstabenldquo gilt hier bdquomind 6 Woumlrterldquo
ndash Passwort in Kennwortverwaltung (Passwortmanager) 2d_uoN-puqwRxfnCxATq
Allgemein
bull Aumlndern Sie Passwoumlrter regelmaumlszligig (jaumlhrlich)
bull Aumlndern Sie Passwoumlrter nachdem Sie von ComMusic BVRN oder Ihrem EDV-Beauftragten ein neues bekommen haben
bull Server-Passwort amp Zugangsdaten fuumlr serverbasierte Meldung nach Ruumlcksprache im Vorstand aumlndern Es gibt ein Passwort pro Verein
Benutzerverwaltung amp Feldrechte sind fuumlr Administratoren wichtig Mit diesen Funktionen kann man kontrollieren wer welche Felder sehen und wer welche Felder aumlndern darf
Allgemein Zugangsdaten fuumlr serverbasierte Meldung
bull ComMusic uumlbertraumlgt Jahresmeldung und Ehrungen (verschluumlsselt) uumlber einen zentralen Server
bull Mailadresse fuumlr serverbasierte Meldung wird gesondert festgelegt (darf gleich sein wie Vorstand EDV-Beauftragter etc)
bull Falls diese Mailadresse stimmt kann man bdquoPasswort vergessenldquo Funktion der Software nutzen
bull Der BVRN kann bei vergessenem Passwort die hinterlegte Mailadresse aumlndern Das geschieht auf Bitte des Vorstands oder wenn der Vorstand mit-informiert wird (zB Mail des EDV-Beauftragten die per CC an den Vorstand geht)
Allgemein Zugangsdaten fuumlr serverbasierte Meldung
Agenda
Bedienung
Ein kurzer Uumlberblick
Agenda
Bedienung
bull bdquoVoreinstellungenldquo Informationen die fuumlr den Verein allgemein (einmalig) festgelegt werden muumlssen ua ndash Zusammensetzung der
Vorstandschaft amp Bezeichnung der Posten
ndash Welche Ehrungen werden im Verein verliehen
ndash ArtName der Vereinsbereiche (Jugend- amp Blasorchester)
ndash Beitragsarten amp Betraumlge
Bedienung
Bedienung
bull bdquoOptionenldquo
ndash Auch im Serverbetrieb nur guumlltig auf dem jeweiligen Computer rarr Muss auf jedem PC entsprechend eingerichtet werden
ndash Programmverhalten
ndash Einstellungen fuumlr Mailversand
Moumlglichkeiten bei mehreren Mitgliedern etwas mit einer
Aktion zu aumlndern
Bedienung
bull Verwaltungen oumlffnet man getrennt aber oft gibt es Verbindungen innerhalb und zwischen Verwaltungen
ndash Person als LehrerElternteil einer anderen Person
ndash Lehrgangsteilnehmer sind bdquoPersonenldquo
ndash Einkauf amp Einladung fuumlr Termine (zB Vereinsfest) rarr FirmenVereine
ndash Rechnungen fuumlr Firmen Vereine und Personen zB fuumlr Einkauf Unterricht etc
Bedienung
bull Ablaumlufe
ndash Buchhaltung (Abschreibungen Buchungen hellip)
ndash Reporter Listen Briefe amp Rundmails
ndash Vereinsdaten meines Vereins Hier eigentlich etwas Fehl am Platzhellip
ndash Ehrungsmenuuml Ehrungen ermitteln amp Verband senden
ndash Beitragsmenuuml Beitraumlge erheben amp Bank senden
ndash Datensicherung
ndash Datenaustausch (LokalrarrServer oder zwischen 2 offline Nutzern)
ndash Verbandsmeldung
Bedienung
bull Navigation uumlber Karteikarten bull Postanschrift amp
Personaldaten bull Kontaktdaten bull Mitgliedsstatus (Aktiv
Passiv hellip) amp Funktionstraumlger
bull Orchesterzuordnung (bdquoBereichldquo)
bull Bankverbindung bull bdquoRegisterldquo um einzelne
Bereiche auszublenden
Wechsel zwischen angezeigten Eintraumlgen
Eintrag hinzufuumlgen loumlschen oder mit allen
Informationen kopieren
Einschraumlnkung und Sortierreihenfolge aller angezeigten Eintraumlge Nur aktive Mitglieder Mitglieder mit Geburtsjahr
1990 nur Funktionstraumlger hellip
Bedienung
bull Wenn mehre Eintraumlge moumlglich sind gibt es im Programm dort oft bdquoUntertabellenldquo
bull Zeilen hinzufuumlgen mit + (neben der Tabelle) ndash Felder mit roter Uumlberschrift muumlssen gefuumlllt sein sonst gibt es Fehler
bull Zeile loumlschen Eintrag anklicken() und ndash (neben der Tabelle) WarnungFrage siehe oben
Bedienung
bull Beim Speichern Register wechseln pruumlft ComMusic Guumlltigkeit der Daten rarr Fehlermeldung
Hinweis auf Fehler in Tabelle bdquoBereicheldquo bzw bdquofehlendem Vereinsbereichldquo rarr Wechsel auf Reiter bdquoBereichQualifkationldquo
Bedienung
bull Falls die Anweisung zur Fehlerbehebung Korrekturfunktionen benutzen muss man den aktuellen offenen Eintrag manchmal trotzdem erst haumlndisch korrigieren bevor man die Korrekturfunktion nutzen kann
bull Mittels Benutzerverwaltung koumlnnen Administratoren die Lese- und Aumlnderungsrechte jedes Benutzers verwalten rarr evtl nicht alle Verwaltungen undoder Eintraumlge sichtbar
Agenda
Datenpflege
Agenda
Datenpflege Eintritte und Austritte
bull Eintrittsassistent fragt alle wichtigen Felder in einem Bildschirm ab bull Mitglieder nicht loumlschen Komplette Historie geht sonst verloren
ndash Austrittsassistent benutzen
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Allgemein
bull Aumlndern Sie Passwoumlrter regelmaumlszligig (jaumlhrlich)
bull Aumlndern Sie Passwoumlrter nachdem Sie von ComMusic BVRN oder Ihrem EDV-Beauftragten ein neues bekommen haben
bull Server-Passwort amp Zugangsdaten fuumlr serverbasierte Meldung nach Ruumlcksprache im Vorstand aumlndern Es gibt ein Passwort pro Verein
Benutzerverwaltung amp Feldrechte sind fuumlr Administratoren wichtig Mit diesen Funktionen kann man kontrollieren wer welche Felder sehen und wer welche Felder aumlndern darf
Allgemein Zugangsdaten fuumlr serverbasierte Meldung
bull ComMusic uumlbertraumlgt Jahresmeldung und Ehrungen (verschluumlsselt) uumlber einen zentralen Server
bull Mailadresse fuumlr serverbasierte Meldung wird gesondert festgelegt (darf gleich sein wie Vorstand EDV-Beauftragter etc)
bull Falls diese Mailadresse stimmt kann man bdquoPasswort vergessenldquo Funktion der Software nutzen
bull Der BVRN kann bei vergessenem Passwort die hinterlegte Mailadresse aumlndern Das geschieht auf Bitte des Vorstands oder wenn der Vorstand mit-informiert wird (zB Mail des EDV-Beauftragten die per CC an den Vorstand geht)
Allgemein Zugangsdaten fuumlr serverbasierte Meldung
Agenda
Bedienung
Ein kurzer Uumlberblick
Agenda
Bedienung
bull bdquoVoreinstellungenldquo Informationen die fuumlr den Verein allgemein (einmalig) festgelegt werden muumlssen ua ndash Zusammensetzung der
Vorstandschaft amp Bezeichnung der Posten
ndash Welche Ehrungen werden im Verein verliehen
ndash ArtName der Vereinsbereiche (Jugend- amp Blasorchester)
ndash Beitragsarten amp Betraumlge
Bedienung
Bedienung
bull bdquoOptionenldquo
ndash Auch im Serverbetrieb nur guumlltig auf dem jeweiligen Computer rarr Muss auf jedem PC entsprechend eingerichtet werden
ndash Programmverhalten
ndash Einstellungen fuumlr Mailversand
Moumlglichkeiten bei mehreren Mitgliedern etwas mit einer
Aktion zu aumlndern
Bedienung
bull Verwaltungen oumlffnet man getrennt aber oft gibt es Verbindungen innerhalb und zwischen Verwaltungen
ndash Person als LehrerElternteil einer anderen Person
ndash Lehrgangsteilnehmer sind bdquoPersonenldquo
ndash Einkauf amp Einladung fuumlr Termine (zB Vereinsfest) rarr FirmenVereine
ndash Rechnungen fuumlr Firmen Vereine und Personen zB fuumlr Einkauf Unterricht etc
Bedienung
bull Ablaumlufe
ndash Buchhaltung (Abschreibungen Buchungen hellip)
ndash Reporter Listen Briefe amp Rundmails
ndash Vereinsdaten meines Vereins Hier eigentlich etwas Fehl am Platzhellip
ndash Ehrungsmenuuml Ehrungen ermitteln amp Verband senden
ndash Beitragsmenuuml Beitraumlge erheben amp Bank senden
ndash Datensicherung
ndash Datenaustausch (LokalrarrServer oder zwischen 2 offline Nutzern)
ndash Verbandsmeldung
Bedienung
bull Navigation uumlber Karteikarten bull Postanschrift amp
Personaldaten bull Kontaktdaten bull Mitgliedsstatus (Aktiv
Passiv hellip) amp Funktionstraumlger
bull Orchesterzuordnung (bdquoBereichldquo)
bull Bankverbindung bull bdquoRegisterldquo um einzelne
Bereiche auszublenden
Wechsel zwischen angezeigten Eintraumlgen
Eintrag hinzufuumlgen loumlschen oder mit allen
Informationen kopieren
Einschraumlnkung und Sortierreihenfolge aller angezeigten Eintraumlge Nur aktive Mitglieder Mitglieder mit Geburtsjahr
1990 nur Funktionstraumlger hellip
Bedienung
bull Wenn mehre Eintraumlge moumlglich sind gibt es im Programm dort oft bdquoUntertabellenldquo
bull Zeilen hinzufuumlgen mit + (neben der Tabelle) ndash Felder mit roter Uumlberschrift muumlssen gefuumlllt sein sonst gibt es Fehler
bull Zeile loumlschen Eintrag anklicken() und ndash (neben der Tabelle) WarnungFrage siehe oben
Bedienung
bull Beim Speichern Register wechseln pruumlft ComMusic Guumlltigkeit der Daten rarr Fehlermeldung
Hinweis auf Fehler in Tabelle bdquoBereicheldquo bzw bdquofehlendem Vereinsbereichldquo rarr Wechsel auf Reiter bdquoBereichQualifkationldquo
Bedienung
bull Falls die Anweisung zur Fehlerbehebung Korrekturfunktionen benutzen muss man den aktuellen offenen Eintrag manchmal trotzdem erst haumlndisch korrigieren bevor man die Korrekturfunktion nutzen kann
bull Mittels Benutzerverwaltung koumlnnen Administratoren die Lese- und Aumlnderungsrechte jedes Benutzers verwalten rarr evtl nicht alle Verwaltungen undoder Eintraumlge sichtbar
Agenda
Datenpflege
Agenda
Datenpflege Eintritte und Austritte
bull Eintrittsassistent fragt alle wichtigen Felder in einem Bildschirm ab bull Mitglieder nicht loumlschen Komplette Historie geht sonst verloren
ndash Austrittsassistent benutzen
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Allgemein Zugangsdaten fuumlr serverbasierte Meldung
bull ComMusic uumlbertraumlgt Jahresmeldung und Ehrungen (verschluumlsselt) uumlber einen zentralen Server
bull Mailadresse fuumlr serverbasierte Meldung wird gesondert festgelegt (darf gleich sein wie Vorstand EDV-Beauftragter etc)
bull Falls diese Mailadresse stimmt kann man bdquoPasswort vergessenldquo Funktion der Software nutzen
bull Der BVRN kann bei vergessenem Passwort die hinterlegte Mailadresse aumlndern Das geschieht auf Bitte des Vorstands oder wenn der Vorstand mit-informiert wird (zB Mail des EDV-Beauftragten die per CC an den Vorstand geht)
Allgemein Zugangsdaten fuumlr serverbasierte Meldung
Agenda
Bedienung
Ein kurzer Uumlberblick
Agenda
Bedienung
bull bdquoVoreinstellungenldquo Informationen die fuumlr den Verein allgemein (einmalig) festgelegt werden muumlssen ua ndash Zusammensetzung der
Vorstandschaft amp Bezeichnung der Posten
ndash Welche Ehrungen werden im Verein verliehen
ndash ArtName der Vereinsbereiche (Jugend- amp Blasorchester)
ndash Beitragsarten amp Betraumlge
Bedienung
Bedienung
bull bdquoOptionenldquo
ndash Auch im Serverbetrieb nur guumlltig auf dem jeweiligen Computer rarr Muss auf jedem PC entsprechend eingerichtet werden
ndash Programmverhalten
ndash Einstellungen fuumlr Mailversand
Moumlglichkeiten bei mehreren Mitgliedern etwas mit einer
Aktion zu aumlndern
Bedienung
bull Verwaltungen oumlffnet man getrennt aber oft gibt es Verbindungen innerhalb und zwischen Verwaltungen
ndash Person als LehrerElternteil einer anderen Person
ndash Lehrgangsteilnehmer sind bdquoPersonenldquo
ndash Einkauf amp Einladung fuumlr Termine (zB Vereinsfest) rarr FirmenVereine
ndash Rechnungen fuumlr Firmen Vereine und Personen zB fuumlr Einkauf Unterricht etc
Bedienung
bull Ablaumlufe
ndash Buchhaltung (Abschreibungen Buchungen hellip)
ndash Reporter Listen Briefe amp Rundmails
ndash Vereinsdaten meines Vereins Hier eigentlich etwas Fehl am Platzhellip
ndash Ehrungsmenuuml Ehrungen ermitteln amp Verband senden
ndash Beitragsmenuuml Beitraumlge erheben amp Bank senden
ndash Datensicherung
ndash Datenaustausch (LokalrarrServer oder zwischen 2 offline Nutzern)
ndash Verbandsmeldung
Bedienung
bull Navigation uumlber Karteikarten bull Postanschrift amp
Personaldaten bull Kontaktdaten bull Mitgliedsstatus (Aktiv
Passiv hellip) amp Funktionstraumlger
bull Orchesterzuordnung (bdquoBereichldquo)
bull Bankverbindung bull bdquoRegisterldquo um einzelne
Bereiche auszublenden
Wechsel zwischen angezeigten Eintraumlgen
Eintrag hinzufuumlgen loumlschen oder mit allen
Informationen kopieren
Einschraumlnkung und Sortierreihenfolge aller angezeigten Eintraumlge Nur aktive Mitglieder Mitglieder mit Geburtsjahr
1990 nur Funktionstraumlger hellip
Bedienung
bull Wenn mehre Eintraumlge moumlglich sind gibt es im Programm dort oft bdquoUntertabellenldquo
bull Zeilen hinzufuumlgen mit + (neben der Tabelle) ndash Felder mit roter Uumlberschrift muumlssen gefuumlllt sein sonst gibt es Fehler
bull Zeile loumlschen Eintrag anklicken() und ndash (neben der Tabelle) WarnungFrage siehe oben
Bedienung
bull Beim Speichern Register wechseln pruumlft ComMusic Guumlltigkeit der Daten rarr Fehlermeldung
Hinweis auf Fehler in Tabelle bdquoBereicheldquo bzw bdquofehlendem Vereinsbereichldquo rarr Wechsel auf Reiter bdquoBereichQualifkationldquo
Bedienung
bull Falls die Anweisung zur Fehlerbehebung Korrekturfunktionen benutzen muss man den aktuellen offenen Eintrag manchmal trotzdem erst haumlndisch korrigieren bevor man die Korrekturfunktion nutzen kann
bull Mittels Benutzerverwaltung koumlnnen Administratoren die Lese- und Aumlnderungsrechte jedes Benutzers verwalten rarr evtl nicht alle Verwaltungen undoder Eintraumlge sichtbar
Agenda
Datenpflege
Agenda
Datenpflege Eintritte und Austritte
bull Eintrittsassistent fragt alle wichtigen Felder in einem Bildschirm ab bull Mitglieder nicht loumlschen Komplette Historie geht sonst verloren
ndash Austrittsassistent benutzen
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Allgemein Zugangsdaten fuumlr serverbasierte Meldung
Agenda
Bedienung
Ein kurzer Uumlberblick
Agenda
Bedienung
bull bdquoVoreinstellungenldquo Informationen die fuumlr den Verein allgemein (einmalig) festgelegt werden muumlssen ua ndash Zusammensetzung der
Vorstandschaft amp Bezeichnung der Posten
ndash Welche Ehrungen werden im Verein verliehen
ndash ArtName der Vereinsbereiche (Jugend- amp Blasorchester)
ndash Beitragsarten amp Betraumlge
Bedienung
Bedienung
bull bdquoOptionenldquo
ndash Auch im Serverbetrieb nur guumlltig auf dem jeweiligen Computer rarr Muss auf jedem PC entsprechend eingerichtet werden
ndash Programmverhalten
ndash Einstellungen fuumlr Mailversand
Moumlglichkeiten bei mehreren Mitgliedern etwas mit einer
Aktion zu aumlndern
Bedienung
bull Verwaltungen oumlffnet man getrennt aber oft gibt es Verbindungen innerhalb und zwischen Verwaltungen
ndash Person als LehrerElternteil einer anderen Person
ndash Lehrgangsteilnehmer sind bdquoPersonenldquo
ndash Einkauf amp Einladung fuumlr Termine (zB Vereinsfest) rarr FirmenVereine
ndash Rechnungen fuumlr Firmen Vereine und Personen zB fuumlr Einkauf Unterricht etc
Bedienung
bull Ablaumlufe
ndash Buchhaltung (Abschreibungen Buchungen hellip)
ndash Reporter Listen Briefe amp Rundmails
ndash Vereinsdaten meines Vereins Hier eigentlich etwas Fehl am Platzhellip
ndash Ehrungsmenuuml Ehrungen ermitteln amp Verband senden
ndash Beitragsmenuuml Beitraumlge erheben amp Bank senden
ndash Datensicherung
ndash Datenaustausch (LokalrarrServer oder zwischen 2 offline Nutzern)
ndash Verbandsmeldung
Bedienung
bull Navigation uumlber Karteikarten bull Postanschrift amp
Personaldaten bull Kontaktdaten bull Mitgliedsstatus (Aktiv
Passiv hellip) amp Funktionstraumlger
bull Orchesterzuordnung (bdquoBereichldquo)
bull Bankverbindung bull bdquoRegisterldquo um einzelne
Bereiche auszublenden
Wechsel zwischen angezeigten Eintraumlgen
Eintrag hinzufuumlgen loumlschen oder mit allen
Informationen kopieren
Einschraumlnkung und Sortierreihenfolge aller angezeigten Eintraumlge Nur aktive Mitglieder Mitglieder mit Geburtsjahr
1990 nur Funktionstraumlger hellip
Bedienung
bull Wenn mehre Eintraumlge moumlglich sind gibt es im Programm dort oft bdquoUntertabellenldquo
bull Zeilen hinzufuumlgen mit + (neben der Tabelle) ndash Felder mit roter Uumlberschrift muumlssen gefuumlllt sein sonst gibt es Fehler
bull Zeile loumlschen Eintrag anklicken() und ndash (neben der Tabelle) WarnungFrage siehe oben
Bedienung
bull Beim Speichern Register wechseln pruumlft ComMusic Guumlltigkeit der Daten rarr Fehlermeldung
Hinweis auf Fehler in Tabelle bdquoBereicheldquo bzw bdquofehlendem Vereinsbereichldquo rarr Wechsel auf Reiter bdquoBereichQualifkationldquo
Bedienung
bull Falls die Anweisung zur Fehlerbehebung Korrekturfunktionen benutzen muss man den aktuellen offenen Eintrag manchmal trotzdem erst haumlndisch korrigieren bevor man die Korrekturfunktion nutzen kann
bull Mittels Benutzerverwaltung koumlnnen Administratoren die Lese- und Aumlnderungsrechte jedes Benutzers verwalten rarr evtl nicht alle Verwaltungen undoder Eintraumlge sichtbar
Agenda
Datenpflege
Agenda
Datenpflege Eintritte und Austritte
bull Eintrittsassistent fragt alle wichtigen Felder in einem Bildschirm ab bull Mitglieder nicht loumlschen Komplette Historie geht sonst verloren
ndash Austrittsassistent benutzen
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Agenda
Bedienung
Ein kurzer Uumlberblick
Agenda
Bedienung
bull bdquoVoreinstellungenldquo Informationen die fuumlr den Verein allgemein (einmalig) festgelegt werden muumlssen ua ndash Zusammensetzung der
Vorstandschaft amp Bezeichnung der Posten
ndash Welche Ehrungen werden im Verein verliehen
ndash ArtName der Vereinsbereiche (Jugend- amp Blasorchester)
ndash Beitragsarten amp Betraumlge
Bedienung
Bedienung
bull bdquoOptionenldquo
ndash Auch im Serverbetrieb nur guumlltig auf dem jeweiligen Computer rarr Muss auf jedem PC entsprechend eingerichtet werden
ndash Programmverhalten
ndash Einstellungen fuumlr Mailversand
Moumlglichkeiten bei mehreren Mitgliedern etwas mit einer
Aktion zu aumlndern
Bedienung
bull Verwaltungen oumlffnet man getrennt aber oft gibt es Verbindungen innerhalb und zwischen Verwaltungen
ndash Person als LehrerElternteil einer anderen Person
ndash Lehrgangsteilnehmer sind bdquoPersonenldquo
ndash Einkauf amp Einladung fuumlr Termine (zB Vereinsfest) rarr FirmenVereine
ndash Rechnungen fuumlr Firmen Vereine und Personen zB fuumlr Einkauf Unterricht etc
Bedienung
bull Ablaumlufe
ndash Buchhaltung (Abschreibungen Buchungen hellip)
ndash Reporter Listen Briefe amp Rundmails
ndash Vereinsdaten meines Vereins Hier eigentlich etwas Fehl am Platzhellip
ndash Ehrungsmenuuml Ehrungen ermitteln amp Verband senden
ndash Beitragsmenuuml Beitraumlge erheben amp Bank senden
ndash Datensicherung
ndash Datenaustausch (LokalrarrServer oder zwischen 2 offline Nutzern)
ndash Verbandsmeldung
Bedienung
bull Navigation uumlber Karteikarten bull Postanschrift amp
Personaldaten bull Kontaktdaten bull Mitgliedsstatus (Aktiv
Passiv hellip) amp Funktionstraumlger
bull Orchesterzuordnung (bdquoBereichldquo)
bull Bankverbindung bull bdquoRegisterldquo um einzelne
Bereiche auszublenden
Wechsel zwischen angezeigten Eintraumlgen
Eintrag hinzufuumlgen loumlschen oder mit allen
Informationen kopieren
Einschraumlnkung und Sortierreihenfolge aller angezeigten Eintraumlge Nur aktive Mitglieder Mitglieder mit Geburtsjahr
1990 nur Funktionstraumlger hellip
Bedienung
bull Wenn mehre Eintraumlge moumlglich sind gibt es im Programm dort oft bdquoUntertabellenldquo
bull Zeilen hinzufuumlgen mit + (neben der Tabelle) ndash Felder mit roter Uumlberschrift muumlssen gefuumlllt sein sonst gibt es Fehler
bull Zeile loumlschen Eintrag anklicken() und ndash (neben der Tabelle) WarnungFrage siehe oben
Bedienung
bull Beim Speichern Register wechseln pruumlft ComMusic Guumlltigkeit der Daten rarr Fehlermeldung
Hinweis auf Fehler in Tabelle bdquoBereicheldquo bzw bdquofehlendem Vereinsbereichldquo rarr Wechsel auf Reiter bdquoBereichQualifkationldquo
Bedienung
bull Falls die Anweisung zur Fehlerbehebung Korrekturfunktionen benutzen muss man den aktuellen offenen Eintrag manchmal trotzdem erst haumlndisch korrigieren bevor man die Korrekturfunktion nutzen kann
bull Mittels Benutzerverwaltung koumlnnen Administratoren die Lese- und Aumlnderungsrechte jedes Benutzers verwalten rarr evtl nicht alle Verwaltungen undoder Eintraumlge sichtbar
Agenda
Datenpflege
Agenda
Datenpflege Eintritte und Austritte
bull Eintrittsassistent fragt alle wichtigen Felder in einem Bildschirm ab bull Mitglieder nicht loumlschen Komplette Historie geht sonst verloren
ndash Austrittsassistent benutzen
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Bedienung
bull bdquoVoreinstellungenldquo Informationen die fuumlr den Verein allgemein (einmalig) festgelegt werden muumlssen ua ndash Zusammensetzung der
Vorstandschaft amp Bezeichnung der Posten
ndash Welche Ehrungen werden im Verein verliehen
ndash ArtName der Vereinsbereiche (Jugend- amp Blasorchester)
ndash Beitragsarten amp Betraumlge
Bedienung
Bedienung
bull bdquoOptionenldquo
ndash Auch im Serverbetrieb nur guumlltig auf dem jeweiligen Computer rarr Muss auf jedem PC entsprechend eingerichtet werden
ndash Programmverhalten
ndash Einstellungen fuumlr Mailversand
Moumlglichkeiten bei mehreren Mitgliedern etwas mit einer
Aktion zu aumlndern
Bedienung
bull Verwaltungen oumlffnet man getrennt aber oft gibt es Verbindungen innerhalb und zwischen Verwaltungen
ndash Person als LehrerElternteil einer anderen Person
ndash Lehrgangsteilnehmer sind bdquoPersonenldquo
ndash Einkauf amp Einladung fuumlr Termine (zB Vereinsfest) rarr FirmenVereine
ndash Rechnungen fuumlr Firmen Vereine und Personen zB fuumlr Einkauf Unterricht etc
Bedienung
bull Ablaumlufe
ndash Buchhaltung (Abschreibungen Buchungen hellip)
ndash Reporter Listen Briefe amp Rundmails
ndash Vereinsdaten meines Vereins Hier eigentlich etwas Fehl am Platzhellip
ndash Ehrungsmenuuml Ehrungen ermitteln amp Verband senden
ndash Beitragsmenuuml Beitraumlge erheben amp Bank senden
ndash Datensicherung
ndash Datenaustausch (LokalrarrServer oder zwischen 2 offline Nutzern)
ndash Verbandsmeldung
Bedienung
bull Navigation uumlber Karteikarten bull Postanschrift amp
Personaldaten bull Kontaktdaten bull Mitgliedsstatus (Aktiv
Passiv hellip) amp Funktionstraumlger
bull Orchesterzuordnung (bdquoBereichldquo)
bull Bankverbindung bull bdquoRegisterldquo um einzelne
Bereiche auszublenden
Wechsel zwischen angezeigten Eintraumlgen
Eintrag hinzufuumlgen loumlschen oder mit allen
Informationen kopieren
Einschraumlnkung und Sortierreihenfolge aller angezeigten Eintraumlge Nur aktive Mitglieder Mitglieder mit Geburtsjahr
1990 nur Funktionstraumlger hellip
Bedienung
bull Wenn mehre Eintraumlge moumlglich sind gibt es im Programm dort oft bdquoUntertabellenldquo
bull Zeilen hinzufuumlgen mit + (neben der Tabelle) ndash Felder mit roter Uumlberschrift muumlssen gefuumlllt sein sonst gibt es Fehler
bull Zeile loumlschen Eintrag anklicken() und ndash (neben der Tabelle) WarnungFrage siehe oben
Bedienung
bull Beim Speichern Register wechseln pruumlft ComMusic Guumlltigkeit der Daten rarr Fehlermeldung
Hinweis auf Fehler in Tabelle bdquoBereicheldquo bzw bdquofehlendem Vereinsbereichldquo rarr Wechsel auf Reiter bdquoBereichQualifkationldquo
Bedienung
bull Falls die Anweisung zur Fehlerbehebung Korrekturfunktionen benutzen muss man den aktuellen offenen Eintrag manchmal trotzdem erst haumlndisch korrigieren bevor man die Korrekturfunktion nutzen kann
bull Mittels Benutzerverwaltung koumlnnen Administratoren die Lese- und Aumlnderungsrechte jedes Benutzers verwalten rarr evtl nicht alle Verwaltungen undoder Eintraumlge sichtbar
Agenda
Datenpflege
Agenda
Datenpflege Eintritte und Austritte
bull Eintrittsassistent fragt alle wichtigen Felder in einem Bildschirm ab bull Mitglieder nicht loumlschen Komplette Historie geht sonst verloren
ndash Austrittsassistent benutzen
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Bedienung
Bedienung
bull bdquoOptionenldquo
ndash Auch im Serverbetrieb nur guumlltig auf dem jeweiligen Computer rarr Muss auf jedem PC entsprechend eingerichtet werden
ndash Programmverhalten
ndash Einstellungen fuumlr Mailversand
Moumlglichkeiten bei mehreren Mitgliedern etwas mit einer
Aktion zu aumlndern
Bedienung
bull Verwaltungen oumlffnet man getrennt aber oft gibt es Verbindungen innerhalb und zwischen Verwaltungen
ndash Person als LehrerElternteil einer anderen Person
ndash Lehrgangsteilnehmer sind bdquoPersonenldquo
ndash Einkauf amp Einladung fuumlr Termine (zB Vereinsfest) rarr FirmenVereine
ndash Rechnungen fuumlr Firmen Vereine und Personen zB fuumlr Einkauf Unterricht etc
Bedienung
bull Ablaumlufe
ndash Buchhaltung (Abschreibungen Buchungen hellip)
ndash Reporter Listen Briefe amp Rundmails
ndash Vereinsdaten meines Vereins Hier eigentlich etwas Fehl am Platzhellip
ndash Ehrungsmenuuml Ehrungen ermitteln amp Verband senden
ndash Beitragsmenuuml Beitraumlge erheben amp Bank senden
ndash Datensicherung
ndash Datenaustausch (LokalrarrServer oder zwischen 2 offline Nutzern)
ndash Verbandsmeldung
Bedienung
bull Navigation uumlber Karteikarten bull Postanschrift amp
Personaldaten bull Kontaktdaten bull Mitgliedsstatus (Aktiv
Passiv hellip) amp Funktionstraumlger
bull Orchesterzuordnung (bdquoBereichldquo)
bull Bankverbindung bull bdquoRegisterldquo um einzelne
Bereiche auszublenden
Wechsel zwischen angezeigten Eintraumlgen
Eintrag hinzufuumlgen loumlschen oder mit allen
Informationen kopieren
Einschraumlnkung und Sortierreihenfolge aller angezeigten Eintraumlge Nur aktive Mitglieder Mitglieder mit Geburtsjahr
1990 nur Funktionstraumlger hellip
Bedienung
bull Wenn mehre Eintraumlge moumlglich sind gibt es im Programm dort oft bdquoUntertabellenldquo
bull Zeilen hinzufuumlgen mit + (neben der Tabelle) ndash Felder mit roter Uumlberschrift muumlssen gefuumlllt sein sonst gibt es Fehler
bull Zeile loumlschen Eintrag anklicken() und ndash (neben der Tabelle) WarnungFrage siehe oben
Bedienung
bull Beim Speichern Register wechseln pruumlft ComMusic Guumlltigkeit der Daten rarr Fehlermeldung
Hinweis auf Fehler in Tabelle bdquoBereicheldquo bzw bdquofehlendem Vereinsbereichldquo rarr Wechsel auf Reiter bdquoBereichQualifkationldquo
Bedienung
bull Falls die Anweisung zur Fehlerbehebung Korrekturfunktionen benutzen muss man den aktuellen offenen Eintrag manchmal trotzdem erst haumlndisch korrigieren bevor man die Korrekturfunktion nutzen kann
bull Mittels Benutzerverwaltung koumlnnen Administratoren die Lese- und Aumlnderungsrechte jedes Benutzers verwalten rarr evtl nicht alle Verwaltungen undoder Eintraumlge sichtbar
Agenda
Datenpflege
Agenda
Datenpflege Eintritte und Austritte
bull Eintrittsassistent fragt alle wichtigen Felder in einem Bildschirm ab bull Mitglieder nicht loumlschen Komplette Historie geht sonst verloren
ndash Austrittsassistent benutzen
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Bedienung
bull bdquoOptionenldquo
ndash Auch im Serverbetrieb nur guumlltig auf dem jeweiligen Computer rarr Muss auf jedem PC entsprechend eingerichtet werden
ndash Programmverhalten
ndash Einstellungen fuumlr Mailversand
Moumlglichkeiten bei mehreren Mitgliedern etwas mit einer
Aktion zu aumlndern
Bedienung
bull Verwaltungen oumlffnet man getrennt aber oft gibt es Verbindungen innerhalb und zwischen Verwaltungen
ndash Person als LehrerElternteil einer anderen Person
ndash Lehrgangsteilnehmer sind bdquoPersonenldquo
ndash Einkauf amp Einladung fuumlr Termine (zB Vereinsfest) rarr FirmenVereine
ndash Rechnungen fuumlr Firmen Vereine und Personen zB fuumlr Einkauf Unterricht etc
Bedienung
bull Ablaumlufe
ndash Buchhaltung (Abschreibungen Buchungen hellip)
ndash Reporter Listen Briefe amp Rundmails
ndash Vereinsdaten meines Vereins Hier eigentlich etwas Fehl am Platzhellip
ndash Ehrungsmenuuml Ehrungen ermitteln amp Verband senden
ndash Beitragsmenuuml Beitraumlge erheben amp Bank senden
ndash Datensicherung
ndash Datenaustausch (LokalrarrServer oder zwischen 2 offline Nutzern)
ndash Verbandsmeldung
Bedienung
bull Navigation uumlber Karteikarten bull Postanschrift amp
Personaldaten bull Kontaktdaten bull Mitgliedsstatus (Aktiv
Passiv hellip) amp Funktionstraumlger
bull Orchesterzuordnung (bdquoBereichldquo)
bull Bankverbindung bull bdquoRegisterldquo um einzelne
Bereiche auszublenden
Wechsel zwischen angezeigten Eintraumlgen
Eintrag hinzufuumlgen loumlschen oder mit allen
Informationen kopieren
Einschraumlnkung und Sortierreihenfolge aller angezeigten Eintraumlge Nur aktive Mitglieder Mitglieder mit Geburtsjahr
1990 nur Funktionstraumlger hellip
Bedienung
bull Wenn mehre Eintraumlge moumlglich sind gibt es im Programm dort oft bdquoUntertabellenldquo
bull Zeilen hinzufuumlgen mit + (neben der Tabelle) ndash Felder mit roter Uumlberschrift muumlssen gefuumlllt sein sonst gibt es Fehler
bull Zeile loumlschen Eintrag anklicken() und ndash (neben der Tabelle) WarnungFrage siehe oben
Bedienung
bull Beim Speichern Register wechseln pruumlft ComMusic Guumlltigkeit der Daten rarr Fehlermeldung
Hinweis auf Fehler in Tabelle bdquoBereicheldquo bzw bdquofehlendem Vereinsbereichldquo rarr Wechsel auf Reiter bdquoBereichQualifkationldquo
Bedienung
bull Falls die Anweisung zur Fehlerbehebung Korrekturfunktionen benutzen muss man den aktuellen offenen Eintrag manchmal trotzdem erst haumlndisch korrigieren bevor man die Korrekturfunktion nutzen kann
bull Mittels Benutzerverwaltung koumlnnen Administratoren die Lese- und Aumlnderungsrechte jedes Benutzers verwalten rarr evtl nicht alle Verwaltungen undoder Eintraumlge sichtbar
Agenda
Datenpflege
Agenda
Datenpflege Eintritte und Austritte
bull Eintrittsassistent fragt alle wichtigen Felder in einem Bildschirm ab bull Mitglieder nicht loumlschen Komplette Historie geht sonst verloren
ndash Austrittsassistent benutzen
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Bedienung
bull Verwaltungen oumlffnet man getrennt aber oft gibt es Verbindungen innerhalb und zwischen Verwaltungen
ndash Person als LehrerElternteil einer anderen Person
ndash Lehrgangsteilnehmer sind bdquoPersonenldquo
ndash Einkauf amp Einladung fuumlr Termine (zB Vereinsfest) rarr FirmenVereine
ndash Rechnungen fuumlr Firmen Vereine und Personen zB fuumlr Einkauf Unterricht etc
Bedienung
bull Ablaumlufe
ndash Buchhaltung (Abschreibungen Buchungen hellip)
ndash Reporter Listen Briefe amp Rundmails
ndash Vereinsdaten meines Vereins Hier eigentlich etwas Fehl am Platzhellip
ndash Ehrungsmenuuml Ehrungen ermitteln amp Verband senden
ndash Beitragsmenuuml Beitraumlge erheben amp Bank senden
ndash Datensicherung
ndash Datenaustausch (LokalrarrServer oder zwischen 2 offline Nutzern)
ndash Verbandsmeldung
Bedienung
bull Navigation uumlber Karteikarten bull Postanschrift amp
Personaldaten bull Kontaktdaten bull Mitgliedsstatus (Aktiv
Passiv hellip) amp Funktionstraumlger
bull Orchesterzuordnung (bdquoBereichldquo)
bull Bankverbindung bull bdquoRegisterldquo um einzelne
Bereiche auszublenden
Wechsel zwischen angezeigten Eintraumlgen
Eintrag hinzufuumlgen loumlschen oder mit allen
Informationen kopieren
Einschraumlnkung und Sortierreihenfolge aller angezeigten Eintraumlge Nur aktive Mitglieder Mitglieder mit Geburtsjahr
1990 nur Funktionstraumlger hellip
Bedienung
bull Wenn mehre Eintraumlge moumlglich sind gibt es im Programm dort oft bdquoUntertabellenldquo
bull Zeilen hinzufuumlgen mit + (neben der Tabelle) ndash Felder mit roter Uumlberschrift muumlssen gefuumlllt sein sonst gibt es Fehler
bull Zeile loumlschen Eintrag anklicken() und ndash (neben der Tabelle) WarnungFrage siehe oben
Bedienung
bull Beim Speichern Register wechseln pruumlft ComMusic Guumlltigkeit der Daten rarr Fehlermeldung
Hinweis auf Fehler in Tabelle bdquoBereicheldquo bzw bdquofehlendem Vereinsbereichldquo rarr Wechsel auf Reiter bdquoBereichQualifkationldquo
Bedienung
bull Falls die Anweisung zur Fehlerbehebung Korrekturfunktionen benutzen muss man den aktuellen offenen Eintrag manchmal trotzdem erst haumlndisch korrigieren bevor man die Korrekturfunktion nutzen kann
bull Mittels Benutzerverwaltung koumlnnen Administratoren die Lese- und Aumlnderungsrechte jedes Benutzers verwalten rarr evtl nicht alle Verwaltungen undoder Eintraumlge sichtbar
Agenda
Datenpflege
Agenda
Datenpflege Eintritte und Austritte
bull Eintrittsassistent fragt alle wichtigen Felder in einem Bildschirm ab bull Mitglieder nicht loumlschen Komplette Historie geht sonst verloren
ndash Austrittsassistent benutzen
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Bedienung
bull Ablaumlufe
ndash Buchhaltung (Abschreibungen Buchungen hellip)
ndash Reporter Listen Briefe amp Rundmails
ndash Vereinsdaten meines Vereins Hier eigentlich etwas Fehl am Platzhellip
ndash Ehrungsmenuuml Ehrungen ermitteln amp Verband senden
ndash Beitragsmenuuml Beitraumlge erheben amp Bank senden
ndash Datensicherung
ndash Datenaustausch (LokalrarrServer oder zwischen 2 offline Nutzern)
ndash Verbandsmeldung
Bedienung
bull Navigation uumlber Karteikarten bull Postanschrift amp
Personaldaten bull Kontaktdaten bull Mitgliedsstatus (Aktiv
Passiv hellip) amp Funktionstraumlger
bull Orchesterzuordnung (bdquoBereichldquo)
bull Bankverbindung bull bdquoRegisterldquo um einzelne
Bereiche auszublenden
Wechsel zwischen angezeigten Eintraumlgen
Eintrag hinzufuumlgen loumlschen oder mit allen
Informationen kopieren
Einschraumlnkung und Sortierreihenfolge aller angezeigten Eintraumlge Nur aktive Mitglieder Mitglieder mit Geburtsjahr
1990 nur Funktionstraumlger hellip
Bedienung
bull Wenn mehre Eintraumlge moumlglich sind gibt es im Programm dort oft bdquoUntertabellenldquo
bull Zeilen hinzufuumlgen mit + (neben der Tabelle) ndash Felder mit roter Uumlberschrift muumlssen gefuumlllt sein sonst gibt es Fehler
bull Zeile loumlschen Eintrag anklicken() und ndash (neben der Tabelle) WarnungFrage siehe oben
Bedienung
bull Beim Speichern Register wechseln pruumlft ComMusic Guumlltigkeit der Daten rarr Fehlermeldung
Hinweis auf Fehler in Tabelle bdquoBereicheldquo bzw bdquofehlendem Vereinsbereichldquo rarr Wechsel auf Reiter bdquoBereichQualifkationldquo
Bedienung
bull Falls die Anweisung zur Fehlerbehebung Korrekturfunktionen benutzen muss man den aktuellen offenen Eintrag manchmal trotzdem erst haumlndisch korrigieren bevor man die Korrekturfunktion nutzen kann
bull Mittels Benutzerverwaltung koumlnnen Administratoren die Lese- und Aumlnderungsrechte jedes Benutzers verwalten rarr evtl nicht alle Verwaltungen undoder Eintraumlge sichtbar
Agenda
Datenpflege
Agenda
Datenpflege Eintritte und Austritte
bull Eintrittsassistent fragt alle wichtigen Felder in einem Bildschirm ab bull Mitglieder nicht loumlschen Komplette Historie geht sonst verloren
ndash Austrittsassistent benutzen
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Bedienung
bull Navigation uumlber Karteikarten bull Postanschrift amp
Personaldaten bull Kontaktdaten bull Mitgliedsstatus (Aktiv
Passiv hellip) amp Funktionstraumlger
bull Orchesterzuordnung (bdquoBereichldquo)
bull Bankverbindung bull bdquoRegisterldquo um einzelne
Bereiche auszublenden
Wechsel zwischen angezeigten Eintraumlgen
Eintrag hinzufuumlgen loumlschen oder mit allen
Informationen kopieren
Einschraumlnkung und Sortierreihenfolge aller angezeigten Eintraumlge Nur aktive Mitglieder Mitglieder mit Geburtsjahr
1990 nur Funktionstraumlger hellip
Bedienung
bull Wenn mehre Eintraumlge moumlglich sind gibt es im Programm dort oft bdquoUntertabellenldquo
bull Zeilen hinzufuumlgen mit + (neben der Tabelle) ndash Felder mit roter Uumlberschrift muumlssen gefuumlllt sein sonst gibt es Fehler
bull Zeile loumlschen Eintrag anklicken() und ndash (neben der Tabelle) WarnungFrage siehe oben
Bedienung
bull Beim Speichern Register wechseln pruumlft ComMusic Guumlltigkeit der Daten rarr Fehlermeldung
Hinweis auf Fehler in Tabelle bdquoBereicheldquo bzw bdquofehlendem Vereinsbereichldquo rarr Wechsel auf Reiter bdquoBereichQualifkationldquo
Bedienung
bull Falls die Anweisung zur Fehlerbehebung Korrekturfunktionen benutzen muss man den aktuellen offenen Eintrag manchmal trotzdem erst haumlndisch korrigieren bevor man die Korrekturfunktion nutzen kann
bull Mittels Benutzerverwaltung koumlnnen Administratoren die Lese- und Aumlnderungsrechte jedes Benutzers verwalten rarr evtl nicht alle Verwaltungen undoder Eintraumlge sichtbar
Agenda
Datenpflege
Agenda
Datenpflege Eintritte und Austritte
bull Eintrittsassistent fragt alle wichtigen Felder in einem Bildschirm ab bull Mitglieder nicht loumlschen Komplette Historie geht sonst verloren
ndash Austrittsassistent benutzen
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Bedienung
bull Wenn mehre Eintraumlge moumlglich sind gibt es im Programm dort oft bdquoUntertabellenldquo
bull Zeilen hinzufuumlgen mit + (neben der Tabelle) ndash Felder mit roter Uumlberschrift muumlssen gefuumlllt sein sonst gibt es Fehler
bull Zeile loumlschen Eintrag anklicken() und ndash (neben der Tabelle) WarnungFrage siehe oben
Bedienung
bull Beim Speichern Register wechseln pruumlft ComMusic Guumlltigkeit der Daten rarr Fehlermeldung
Hinweis auf Fehler in Tabelle bdquoBereicheldquo bzw bdquofehlendem Vereinsbereichldquo rarr Wechsel auf Reiter bdquoBereichQualifkationldquo
Bedienung
bull Falls die Anweisung zur Fehlerbehebung Korrekturfunktionen benutzen muss man den aktuellen offenen Eintrag manchmal trotzdem erst haumlndisch korrigieren bevor man die Korrekturfunktion nutzen kann
bull Mittels Benutzerverwaltung koumlnnen Administratoren die Lese- und Aumlnderungsrechte jedes Benutzers verwalten rarr evtl nicht alle Verwaltungen undoder Eintraumlge sichtbar
Agenda
Datenpflege
Agenda
Datenpflege Eintritte und Austritte
bull Eintrittsassistent fragt alle wichtigen Felder in einem Bildschirm ab bull Mitglieder nicht loumlschen Komplette Historie geht sonst verloren
ndash Austrittsassistent benutzen
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Bedienung
bull Beim Speichern Register wechseln pruumlft ComMusic Guumlltigkeit der Daten rarr Fehlermeldung
Hinweis auf Fehler in Tabelle bdquoBereicheldquo bzw bdquofehlendem Vereinsbereichldquo rarr Wechsel auf Reiter bdquoBereichQualifkationldquo
Bedienung
bull Falls die Anweisung zur Fehlerbehebung Korrekturfunktionen benutzen muss man den aktuellen offenen Eintrag manchmal trotzdem erst haumlndisch korrigieren bevor man die Korrekturfunktion nutzen kann
bull Mittels Benutzerverwaltung koumlnnen Administratoren die Lese- und Aumlnderungsrechte jedes Benutzers verwalten rarr evtl nicht alle Verwaltungen undoder Eintraumlge sichtbar
Agenda
Datenpflege
Agenda
Datenpflege Eintritte und Austritte
bull Eintrittsassistent fragt alle wichtigen Felder in einem Bildschirm ab bull Mitglieder nicht loumlschen Komplette Historie geht sonst verloren
ndash Austrittsassistent benutzen
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Bedienung
bull Falls die Anweisung zur Fehlerbehebung Korrekturfunktionen benutzen muss man den aktuellen offenen Eintrag manchmal trotzdem erst haumlndisch korrigieren bevor man die Korrekturfunktion nutzen kann
bull Mittels Benutzerverwaltung koumlnnen Administratoren die Lese- und Aumlnderungsrechte jedes Benutzers verwalten rarr evtl nicht alle Verwaltungen undoder Eintraumlge sichtbar
Agenda
Datenpflege
Agenda
Datenpflege Eintritte und Austritte
bull Eintrittsassistent fragt alle wichtigen Felder in einem Bildschirm ab bull Mitglieder nicht loumlschen Komplette Historie geht sonst verloren
ndash Austrittsassistent benutzen
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Agenda
Datenpflege
Agenda
Datenpflege Eintritte und Austritte
bull Eintrittsassistent fragt alle wichtigen Felder in einem Bildschirm ab bull Mitglieder nicht loumlschen Komplette Historie geht sonst verloren
ndash Austrittsassistent benutzen
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenpflege Eintritte und Austritte
bull Eintrittsassistent fragt alle wichtigen Felder in einem Bildschirm ab bull Mitglieder nicht loumlschen Komplette Historie geht sonst verloren
ndash Austrittsassistent benutzen
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenpflege Eintrittsassistent
bull Einfachste Art Mitglieder aufzunehmen
bull Alle wichtigen Daten werden abgefragt
bull Pflichtfelder ausfuumlllen
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenpflege Austrittsassistent
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mitglied ist zum heutigen Zeitpunkt aktiv oder foumlrdernd [unabhaumlngig vom Beitrag den das Mitglied zahlt]
bull Aktive Mitglieder laut BDMV ndash Alle Musiker [egal ob in Orchester oder bdquonurldquo
Instrumentalschuumller Blaumlserklasse Kooperation mit der Musikschule etc]
ndash Alle Funktionstraumlger auch aus den Reihen der passiven Mitglieder
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Mehrmals der gleiche Status moumlglich
ndash Aktiv von 01011991 bis 31121994 Ehrung Nein
ndash Aktiv von 01011995 Ehrung Ja rarr Wird 2006 fuumlr 10 Jahre Musizieren geehrt
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenpflege Mitgliedsstatus
bull Nicht-musizierende (bdquopassiveldquo) Funktionstraumlger sind aktive Mitglieder aber sind bdquoGEMA freildquo rarr Haken setzen
bull Alle aktiven Mitglieder brauchen einen zugeordneten Vereinsbereich rarr Register bdquoBereichQualifikationldquo
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenpflege Funktionstraumlger im Verein
bull Funktionen mit + hinzufuumlgen
bull Bei Funktionsende bdquobisldquo-Feld fuumlllen
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Agenda
Ehrungen
Agenda
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen
bull ComMusic kann basierend auf vorhandenen Daten automatisch Ehrungsjubilare ermitteln ndash Pruumlfungen
bull Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen bull Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt bull Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
ndash Vorbedingung(en) bull Funktionen muumlssen in den Voreinstellungen als ehrungsrelevant
eingetragen sein bull Ehrungen koumlnnen (de)aktiviert werden
bull Verbandsehrungen mit Anforderungen sind vorhanden bull Option alle Ehrungen bis Jahr 20XX automatisch als
bdquoverliehenldquo einzutragen um das Program einmalig bdquoeinzurichtenldquo
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen
bull Alle Ehrungsantraumlge koumlnnen auch komplett manuell erstellt werden
bull Vor der Weitergabe an den Verband sollte man in beiden Faumlllen die Historie des Mitglieds im Programm eingepflegt haben
bull Ehrungen am Jahresanfang ermitteln und abschicken
bull Weitere Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Ehrungen im eigenen Vereinldquo ndash bdquoHilfe zu Ehrennadeln ermittelnldquo
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
bull Welche Ehrungen soll das Programm automatisch ermitteln
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
1 Welches Feld wird zum automatischen Ermitteln betrachtet und welcher Wert muss erreicht sein
ndash zB 10 Jahre aktiv im Verband
ndash zB 10 Jahre mit einer Funktion die zum Funktionsindex 1 gehoumlrt (siehe naumlchste Folie)
ndash Leeres Feld Ehrung wird nie automatisch vorgeschlagen
2 Ehrungsnummer ndash lt 1000 Verbandsehrung
ndash gt 1000 Vereinsehrung bull zB eigene Ehrungen fuumlr
foumlrdernde Mitglieder
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
bull Welche FunktionenPosten verdienen eine Ehrung
bull Funktionsindex 1 = vorbelegt fuumlr Dirigentenehrungen
bull Funktionsindex 2 = vorbelegt fuumlr Vorstandsehrungen
bull Muss bei den meisten Vereinen um vorhandene Vorstandsposten ergaumlnzt werden
bull zB Beisitzer etc
bull Ohne Eintrag werden Mitglieder mit entsprechendem Posten nicht automatisch fuumlr (Funktionstraumlger-)Ehrungen vorgeschlagen
Ehrungen Voreinstellungen pflegen
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Sonderrolle Foumlrderernadel
bull Foumlrderermedaille fuumlr Mitglieder des Vorstandes
bull Foumlrderernadel fuumlr bdquoweitere Funktionstraumlgerldquo
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedszeiten angeben
bull Funktionen bzw Vorstandsposten pflegen ndash Historie ist wichtig
Der Verband kann niemand fuumlr 30 Jahre Vorstandstaumltigkeit ehren wenn er die Funktion laut Software erst seit letztem Jahr ausuumlbt
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Abstimmung mit dem MusikerFunktionaumlr uumlber seinen bdquoHauptvereinldquo
ndash Ehrung(en) werden von diesem Verein beantragt dafuumlr aber mit vollstaumlndigen Daten zB vorherige Aktivitaumlt in der Jugend etc
bull Zeit im Vorverein kann vermerkt werden
bull Jede Aktivitaumlt kann auch als nicht ehrungsrelevant gekennzeichnet werden zB Mitgliedschaft in einer BandKombo die keinem Verein angeschlossen ist und damit nicht Mitglied im BDMV ist
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Mitgliedsdauer berechnet aus den Informationen aus dem Reiter bdquoStatusFunktionldquo
ndash Status mit Ehrungsanspruch bdquoNeinldquo wird nicht zugerechnet
ndash Berechnungsgrundlage fuumlr Ehrungen
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Verliehene Ehrungen nachtragen bull Spalte bdquoEinrichtungslaufldquo
ndash Ja rarr Die Ehrung wurde nicht wirklich verliehen Der Eintrag verhindert aber dass er bdquoalteldquo fehlende Ehrungen beim Ermitteln vorschlaumlgt
ndash Nein rarr Reale Ehrung
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Vor dem Ermitteln ndash Personen einpflegen
bull Achtung ndash Evtl wurden im Verein
Ehrungen verliehen die inzwischen deaktiviert sind (zB BDMV statt BVBW)
ndash Ehrungen mit bdquoEinrichtungslauf ndash Jaldquo werden hier standartmaumlszligig nicht angezeigt rarr Haken entfernen
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Einrichtungslauf
bull ComMusic benutzt einfache Logik
ndash Erfuumlllt Mitglied die Anforderungen
ndash Wurde Mitglied dafuumlr noch nicht geehrt
ndash Existiert dafuumlr noch kein Ehrungsantrag
bull rarr Ehren wir das Mitglied doch gleich fuumlr 10 20 30 40 und 50 Jahre Mitgliedschaft
bull rarr bdquoEinrichtungslaufldquo machen um Luumlcken bdquoaufzuholenldquo
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Einrichtungslauf
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Einrichtungslauf
bull Traumlgt alle automatisch ermittelten (fehlenden) Ehrungen bis zu einem bestimmten Jahr als verliehen ein ndash Man bdquorichtet ComMusic einldquo in
Zukunft Ehrungen automatisch zu ermitteln
ndash Ohne Einrichtungslauf bekommt man beim automatischen Ermitteln alle Ehrungen der letzten Jahrzehnte vorgeschlagen falls sie bei den Personen bdquofehlenldquo
bull Vor dem Einrichtungslauf wird automatisch eine Datensicherung erstellt
bull Nach dem Einrichtungslauf wird eine Zusammenfassung angezeigt was eingetragen wurde
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Manuelles Erstellen v Ehrungsantraumlgen
Man kann manuell jeden Ehrungsantrag erstellen bullKeine automatisierte Pruumlfungen bullKeine Vorbedingungen die in der Software erfuumlllt sein muumlssen bullDer Verband lehnt bdquobloumldsinnigeldquo Ehrungen natuumlrlich ab
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Assistenten
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
Ohne diesen Haken werden nur direkte Jubilare ermittelt Am Beispiel 2018 Mitglieder die 2008 1998 1988hellip eingetreten sind werden angezeigt Mitglieder die 2007 eingetreten sind (und noch nicht geehrt sind) werden nicht angezeigt
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Ehrungen Ermitteln
bull Ermittelte Ehrungen werden angezeigt
bull Wenn Personen hier wider erwarten bdquofehlenldquo
ndash Daten der Person uumlberpruumlfen
ndash Vorhandene Ehrungsantraumlge uumlberpruumlfen
bull Ehrungsantraumlge werden im Programm angelegt
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Ehrungsantraumlge bearbeiten
bull Ehrungsantrag kann eingesehen und bearbeitet werden
bull Werdegang amp bisherige Ehrungen werden von Personendaten uumlbertragen ndash Evtl weitere Informationen
ergaumlnzen
bull Gesamtuumlbersicht uumlber bdquoEhrungsantrag druckenldquo
Funktionstraumlger sind (spaumltestens seit 2016) als aktive Mitglieder zu fuumlhren Uumlberpruumlfung der Eintraumlge unter bdquoWerdegangldquo
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull Vorher uumlberpruumlfen dass das Programm auf dem neusten Stand ist
bull Kontrollliste amp Ehrungsantraumlge nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
bull ComMusic oumlffnet jetzt die Kontrolllisten Noch sind die Ehrungen nicht versendet
bull Diese Liste und die Antraumlge dienen nur der Uumlbersicht der Verband braucht diese Listen weder als PDF noch als Ausdruck
bull Erst wenn man diese ListenAnsicht schlieszligt werden die Ehrungsantraumlge versendet
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Ehrungsantraumlge versenden und eintragen
Ehrungsantraumlge werden auf dem Server hochgeladen Keine weitere Aktion noumltig
Ehrungsantraumlge muumlssen dem Verband per Mail zugestellt werden
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Nach dem Versand
bull Wenn die Daten auf dem Server sind kann man sich unter bdquoEhrungenldquo den Status anschauen
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge werden mit dem Assistenten nur als Versendet markiert aber bleiben im Programm ndash Informationen was man dem Verband uumlbertragen hat bleiben
erhalten
bull Ehrungen wurden mit dem Assistent im vorherigen Schritt eingetragen und sind jetzt unabhaumlngig vom Antrag ndash Erst nach Entfernen des Hakens bei versendet koumlnnte man den
vorherigen Schritt wiederholen Dann sind Ehrungen aber auch doppelt bei der Person eingetragen rarr Datensicherung einspielen falls man Schritt wiederholen will
rarr Zuruumlck zu bdquoEhrungsantraumlge bearbeitenldquo
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Ehrungen Nach dem Versand
bull Ehrungsantraumlge im Programm zu lassen macht keine Probleme ist aber potentielle Fehlerquelle
bull 2 Optionen 1 Versendete
Antraumlge nicht mehr anzeigen
2 Versendete Antraumlge loumlschen
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Agenda
Verbandslehrgaumlnge
D-Lehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldung seit 2015 nur noch durch den Verein mittels ComMusic
bull Vorteile ndash Alle Informationen zu den Teilnehmern sind in der
Vereinssoftware bereits vorhanden
ndash Einheitliches Format zur Anmeldung
ndash Zentrale Anmeldung ndash der Verein weiszlig wer in seinem Namen angemeldet wird
ndash Historie uumlber vergangene Lehrgaumlnge in der Software
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandslehrgaumlnge
bull Teilnehmer direkt aus Personenliste hinzufuumlgen
bull Bezeichnung amp Datum des Lehrgangs sollten eindeutig die Veranstaltung kennzeichnen
bull Doppelklick fuumlr Details
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandslehrgaumlnge
Pflichtinformationen
bull E-MailE-Mail Erziehungsberechtigte ndash Weitergabe muss auf
bdquogesamter Verbandldquo gestellt werden
bull Telefonnummer Notfallkontakt bei Krankheit etc ndash bdquoWeitergabeldquo wie oben
bull Instrument
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandslehrgaumlnge
bull Personen aus bdquoPersonenldquo-Verwaltung koumlnnen direkt eingetragen werden
ndash Werte bei Mitgliedern pflegen damit sie automatisch in Anmeldung stehen
ndash Instrument Telefon Mail Funktionstraumlger Bisherige Lehrgaumlnge hellip
ndash Kommunikationsdaten brauchen bdquoWeitergabeldquo ndash bdquoGesamter Verbandldquo
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandslehrgaumlnge
Moumlgliches Problem an dieser Stelle
Instrumentenauswahl ist leer ComMusic bringt bdquoStandardbesetzungldquo eines Blasorchesters mit
Achtung Tippfehler bei Nr 16 bdquoBarinton Saxophonldquo
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandslehrgaumlnge
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandslehrgaumlnge Checkliste
Alle Teilnehmer amp Daten beim Lehrgang eingetragen ndash Teilnehmer abmelden In Lehrgangsliste markieren und mit
- Symbol entfernen
ndash Lehrgang D1D2D3 eingetragen
Bei jedem Teilnehmer Personen-Daten eingetragen ndash Mailadresse
ndash Notfall-Telefonnummer
ndash Instrument
rarr Datenuumlbermittlung an den Verband amp Anmeldung
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandslehrgaumlnge
bull Name amp Datum des Lehrgangs sollte eindeutig sein
bull Anmeldung als Datei erstellen und selbst per Mail dem Verband uumlbermitteln
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandslehrgaumlnge
bull Anmeldungsdatei an kontaktbvrnde senden
bull Datei muss vom Dateityp bdquoAnmeldungldquo sein ndash nicht ein AusdruckAbspeichern der Uumlbersicht (Dateityp bdquoDruckldquo)
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Agenda
Verbandsmeldung
Agenda
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandsmeldung
bull 1 Mal jaumlhrlich abzugeben (bis Ende Januar) ndash Kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um
Aumlnderungen in der Vorstandschaft Vereinsadresse Kontaktdaten und Bankverbindung zu uumlbermitteln
bull Grundlage fuumlr ndash Verbandsbeitrag ndash Gema und KSK-Rahmenvertrag ndash Versicherung uumlber SV-Rahmenvertrag
bull Nur aktive Mitglieder und Funktionstraumlger werden namentlich uumlbertragen ndash Zahl der foumlrdernden Mitglieder wird mitgeteilt
bull Programm vor der Verbandsmeldung auf den neusten Stand bringen
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandsmeldung
bull 3 Moumlglichkeiten die Meldung zu uumlbermitteln
1 Automatisch uumlber den Server ndash Nur fuumlr Vereine mit Serverplatz
ndash Sendet automatisch neue Meldung wenn sich melderelevante Daten aumlndern
2 Einmalig uumlber den Server ndash Vereine ohne Serverplatz brauchen Passwort
vom Verband
3 Per Mail
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoMein Vereinldquo ndash Register bdquoAnschriftldquo
bull Verbandsnummer Vereinsname
bull Anschrift
bull Bankverbindung
ndash Register bdquoKommunikationldquo bull E-Mail Adressen 1 Vorsitzender EDV Beauftragter
Jugend Dirigent Kassier
bull Doppelt uumlberpruumlfen ob die Mailadressen auch funktionieren
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandsmeldung Checkliste
bdquoPersonenldquo ndash Sind alle aktiven Mitglieder (Musiker und
Funktionstraumlger) richtig erfasst bull Register bdquoStatusFunktionenldquo
ndash Mitgliedszeiten Vorvereine Funktionen
ndash Bei Funktionstraumlger die nicht aktiv musizieren Haken setzen bei bdquoGEMA freildquo
bull Register bdquoMitgliedszeitenEhrungenldquo ndash Ehrungen
bull Register bdquoKommunikationldquo (bei Funktionstraumlgern ndash mindestens beim Vorsitzenden) ndash E-Mail amp Telefonnummer
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim Verein ndash Vereinsname
Offizieller vollstaumlndiger Vereinsname (Vereinsregister) zB Musikverein bdquobunter Haufenldquo Musterstadt eV
ndash Kurzname Uumlbliche Bezeichnung des Vereins zB Musikverein Musterstadt oder MV Musterstadt
ndash Postanschrift (Meist die Adresse des 1 Vorsitzenden)
ndash Vereinsort (ohne PLZ) ndash vor Allem wichtig falls Postanschrift in einem anderen Ort liegt
bull Vereinsanschrift amp Homepage werden auf wwwbvrnde veroumlffentlicht
71
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Bankverbindung
ndash Verbandsbeitraumlge
ndash Auszahlung von Zuschuumlssen Ruumlckzahlungen etc
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
73
bull Beim Verein bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Uumlber diese Adressen kommuniziert der BVRN mit Ihnen bull Dreifach pruumlfen
bull Briefe werden (fast) nie versendet
bull bdquoE-Mail EDV Beauftragterldquo erhaumllt jaumlhrlich ComMusic Lizenzschuumlssel
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
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bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
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bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandsmeldung Daten eingebenpruumlfen
bull Beim 1 Vorsitzenden bull Guumlltige Postanschrift
bull Mind 1 Telefonnummer
bull Mind 1 Mailadresse
bull Feld bdquoWeitergabeldquo bull bdquoGesamter Verbandldquo
bull Gerne auch bei Schriftfuumlhrer 2 Vorstand etc Hilfreich wenn Mailadressen defekt
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Ein weiterer Blick auf die Checkliste(n) Stimmt alles
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
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ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
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bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandsmeldung Abgeben der Verbandsmeldung
Besonderes Popup fuumlr Vereine mit Serverplatz
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandsmeldung
bull Ungewoumlhnliche Werte in den Daten werden aufgefuumlhrt ndash Fehlende
Funktionaumlre
ndash GEMA frei
bull Vorschau der Meldung
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
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ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandsmeldung
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandsmeldung
bull Zusammenfassung der Meldeliste
bull Speichern Druck nur fuumlr die eigenen Unterlagen
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandsmeldung
bull Erst wenn man die Kontroll-Anzeige zugemacht hat ist die Meldung erstellt
Ehrung wird auf den Server hochgeladen
Manueller Versand per Mail Bitte 2 Mails (oder Telefon etc) falls verschluumlsselt
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Verbandsmeldung
bull Die Meldung kann im Laufe eines Jahres erneut abgeben werden um Aumlnderungen in der Vorstandschaft Adresse Bankverbindung etc zu uumlbermitteln
ndash Die oben genannten Daten werden mit dem neusten Stand uumlbertragen
ndash Mitgliedererfassung hat Stichtag 11
bull Bis 112 gilt 11 des bdquoaktuellenldquo Jahres
bull Ab 112 ist die Meldung fuumlr das Folgejahr
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
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Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
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1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
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bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
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Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
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1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
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ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
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Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
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1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
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bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
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bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
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ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
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Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
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bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
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Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
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bull 2 Moumlglichkeiten
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2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
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bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
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Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
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1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
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bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
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1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
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zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
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Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
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1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
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zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
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ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
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ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
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ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
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Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
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bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
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ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
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Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
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Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
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bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
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bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
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ndash COMVereine
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bull 2 Moumlglichkeiten
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haben
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ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
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Reporter Serienbrief-mail erstellen
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Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
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ndash Neuigkeiten amp Termine
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bull der Verbandsjugend
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ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
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bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
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Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
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ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
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ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
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ndash Besetzungsliste am Stichtag
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ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
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3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
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ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
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bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
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bull 2 Moumlglichkeiten
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haben
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ndash Neuigkeiten amp Termine
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bull der Verbandsjugend
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Homepages der Dachverbaumlnde
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rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
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1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
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