ComMusic-VereinssoftwareBasissystem 8.1 – Technische Einführung

Inhaltsüberblick

Einführung

Installation und Online-Hilfe

Datenübernahme aus DOS-Version

Erstellung der Datensicherung

Verteiltes Arbeiten im Verein

Datenaustausch im Verband und im Verein

Anpassung und Voreinstellungen

© Prof. Dr. Hubert KempterVordere Neue Wiesen 2 - 88477 Schönebürg

Tel. 07353/981545 - eMail: kempter@bvbw-online.de

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Einführung - EDV und Internet im Verein

Der PC im Verein

Rundschreibenan Mitglieder

Korrespondenzvia E-Mail

Präsentation und Information

Verwaltung von Mitgliedern und InventarKasse - Buchführung

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Die Verantwortung für die Daten liegt beim Verein!– Organisation der Datenpflege und Datenverantwortung im

Verein ist sehr wichtig klare Zuständigkeiten– Auswertungen sind nur so gut wie die Qualität der Daten– Mitgliederbestandsmeldung hat zentrale Auswirkungen

Datensicherung ist essentiell– Eine systematische Datensicherung ist wichtig Schutz vor

Datenverlust– Datensicherung auch auf Diskette/CD ; nicht nur auf Festplatte!

Anpassung an das Vereinsumfeld– Jeder Verein ist individuell, z.B. Vorstandsbereich,

Ehrungsordnung usw. Voreinstellungen sind notwendig

Einführung – Datenverwaltung im Verein

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Einführung – die ComMusic Vereinssoftware 8.1

Haupt-Verwaltung

Personen-verwaltung

Beitrags-erhebun

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Noten und Inventar

Verbands-

meldung

Ehrungs-anträge

Serien-briefe

Statistiken

Listen und Auswertunge

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REPORTER

Firmen und andere Vereine

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Vereinssoftware – Menüleisten

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Vereinssoftware – Programme im Hauptmenü

Personen- und Mitglieder

Andere Vereine

Firmen, Lieferanten

Inventar und Geräte

Veranstaltungen, GEMA

Rechnungen

Kleidung

Notenarchiv

Instrumente

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Vereinssoftware – Programme im Hauptmenü

REPORTER: Erstellen von Statistiken und Auswertungen

Daten zum eigenen Verein und Mitgliederstatistik

Erhebung und Verwaltung von Beiträgen

Ermittlung und Verwaltung von Ehrungsanträgen

Erstellen einer Datensicherung des Systems

Datenaustausch im Verein für verteiltes Arbeiten

Jährliche Mitgliederbestandsmeldung

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Software-Bezug

– via CD von ComMusic

– via Internet-Download: www.commusic.de (Downloadzeiten beachten)

– Archivdatei Verein81 (Version 8.1) oder Verein72SR1 (Version 7.2 SR 1) muss nach Download entpackt (Doppelklick auf Datei) werden

– in neuem Verzeichnis DISK1 liegen die Installationsdateien wie z.B. SETUP.EXE

Installationsdaten

– Vereinsnummer (vom Verband definiert) , z.B. 11014A028

– Lizenzschlüssel (von ComMusic vergeben)

– Vereinsnummer + Lizenzschlüssel müssen konsistent sein

– Zielordner der Installation auf PC, z.B. C:\ComMusic ; hier liegt nach Installation auch das Standard-Backup-Verzeichnis für die Datensicherung

Installation – Übersicht

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Start von Setup.exe Installationsassistent

Installation – Ablauf bei Neuinstallation

Vereinsname

Offizielle Vereinsnummer im

VerbandLizenzschlüssel

Welcher PC-Anwender darf mit Vereins-

programm arbeiten?

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Installation

Installationsverzeichnis auf PC

Auswahl des Programms

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Installation

Programmordner auswählen

Ende - Fertigstellen

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Online-Hilfe – Standard-Hilfe

Variante-1:Standard-Hilfe nach

Themen

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Online-Hilfe – Kontext-Hilfe via F1

Variante-2:Kontext-Hilfe mit F1-Taste

(es erscheint automatisch das Hilfe-Thema für das markierte

Feld bzw. für die aktuelle Maske)

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Online-Hilfe – Hinweistexte

Variante-3:Hinweistexte zu

ausgewählten Themen im Reporter

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Datenübernahme - aus DOS-Version

Verzeichnis und Sicherungsdatei

auswählen

Hinweise zur Datenübernahme sind im Reporter und in der Online-Hilfe abgelegt

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Datenübernahme - aus DOS-Version

Protokolldatei liefert Hinweise zu eventuellen Problemen bei der

Datenübernahme

Datenbereinigung muss im alten DOS-Programm vorgenommen werden und anschließender Neustart der Datenübernahme

Eigene Dokumente im Reporter müssen separat rückgesichert werden!

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Datensicherung – Erstellung

HinweisDatensicherung enthält nicht

die Dokumente aus dem Reporter; diese sind separat

im Reporter zu sichern!

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Datensicherung – Erstellung

Datensicherungs-Dateien

Standard-Verzeichnis

für Datensicherung

Installations-verzeichnis des

Programms

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Datensicherung – Wiederherstellung

Datensicherungs-Dateien(z.B. Verein2.backup) im

Backup-Verzeichnis

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Personen

MasterHauptverwaltung

Noten und Inventar

Teilverwaltung

Teilverwaltung

EDV-Beauftragter

Schriftführer

Zeugwart

Datenaustausch – Verteiltes Arbeiten im Verein

Zentrales Management der Daten für Verein

Verwaltung der Daten für

ausgewählten Bereich

Transfer der Daten über Funktion

„Datenaustausch“

Transfer-Datei via Diskette, CD oder

E-Mail

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Datenaustausch – Erstellen der Transfer-Datei (Export)

Auswahl derTeil-Verwaltungen

für den Export

Auswahl von Feldern für den Transfer innerhalb der aktuell

markierten Verwaltung;Default: alle Felder

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Datenaustausch – Erstellen der Transfer-Datei (Export)

Protokoll nach Erstellung der Transfer-Datei

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Datenaustausch – Einlesen der Transfer-Datei (Import)

Selektion der Datenaustausch-

Datei

Anzeige der in der Transfer-Datei enthaltenen

Verwaltungen und ihrer Felder für den Daten-Import

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Datenaustausch – Einlesen der Transfer-Datei (Import)

Vorschau und Test vor demDaten-Import

Protokoll nach Daten-Einlesen

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Externer Datenaustausch – Verein und Verband

Verein A-2

Verein B

ComMusicComMusicVerbandsverwaltung

Geschäftsstelle-Kreisverband

WINDOWS-Version 7

Verein A-1

WINDOWS-Version 8.1Version bis 7.2

Excel-Melde-Schnittstelle

Sonst. Vereinsprogramme(Excel, Access)

Mitgliedermeldung

Mitgliedermeldung+

Ehrungsmeldung

Vereins- und Mitgliedsdaten

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Zielsetzung– Anpassung des Systems an die vereinsspezifischen

Gegebenheiten – Erster Schritt vor Aufnahme der Stammdaten eines

Vereines

Systemtechnische Voreinstellungen– Auswahl der relevanten Register (Masken) für die

Vereinsverwaltung

Voreinstellungen nach Inhalten (Satzung usw.)– Funktionen im Vorstandsbereich– Beitragsregelung und Bankleitzahlen– Ehrungen und Jubiläen– Vereinsbereiche– etc.

Anpassung und Voreinstellungen

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Maskenanpassung – Registerauswahl festlegen

Registerauswahl aktivieren

Welches Register soll angezeigt oder ausgeblendet

werden?

für jede Hauptverwaltung einstellbar

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Systemanpassung – Festlegung der Optionen

allgemeine Systemparameter

Einpassung der Rechnung in Briefbogen

Bankdatei DTA

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Voreinstellungen – Anpassung an Vereinsregularien

Auswahl der gewünschten

Kategorie