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Version 4.0

Leitfaden

EMCS-Vorgänge bearbeiten

Rechtliche Hinweise

Bestimmte Funktionalitäten, die in diesem oder anderen Produktdokumenten beschrieben werden, sind nur verfügbar, wenn die Software entsprechend eingerichtet ist. Das Einrichten geschieht je nach Produktreihe entweder in Abstimmung mit Ihrem Ansprechpartner bei der AEB GmbH oder an-hand eines entsprechenden Dokumentes, das Sie von Ihrem Ansprechpartner bei der AEB GmbH erhalten. Details regelt der Vertrag, den Sie mit der AEB GmbH bzw. einer ihrer Tochtergesell-schaften abgeschlossen haben.

Die Benutzung des Programms erfolgt ausschließlich gemäß den vertraglichen Lizenzbestimmun-gen.

Warenzeichen

In dieser Produktinformation sind Warenzeichen nicht explizit als solche gekennzeichnet – wie dies in technischen Dokumentationen üblich ist:

Adobe, Acrobat und Reader sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe Systems Inc.

HTML und XML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C®, World Wide Web Consor-tium, Massachusetts Institute of Technology.

Java ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation.

Microsoft Windows, MS Word, MS Excel und MS SQL sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation.

Oracle ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation.

SAP ist Marke oder eingetragene Marke der SAP AG.

SAPERION ist ein Warenzeichen der Perceptive Software Deutschland GmbH.

Sybase SQL Anywhere ist Marke oder eingetragene Marke der Sybase Inc. Sybase ist ein Un-ternehmen der SAP.

Alle anderen Produktnamen werden als eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Firma angenom-men. Alle Warenzeichen werden anerkannt.

Die Angaben in diesem Dokument sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken.

Urheberrechte

Alle Rechte, insbesondere Urheberrechte, vorbehalten, kein Teil dieser Produktinformation sowie des dazugehörigen Programms darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder sonstige Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung der AEB GmbH reproduziert oder vervielfältigt werden. Eine Weiter-gabe erfolgt ausschließlich an Kunden der AEB GmbH zum Zweck der internen Verwendung im Zu-sammenhang mit der Nutzung lizenzierter Software der AEB GmbH. Eine erneute Weitergabe in jedweder Form an Dritte, Mitarbeiter des Kunden ausgenommen, ist nur mit schriftlicher Genehmi-gung der AEB GmbH gestattet und ebenfalls ausschließlich für einen Gebrauch im Zusammenhang mit lizenzierter Software der AEB GmbH bzw. der AFI GmbH zulässig.

© 2010 – 2014

Stand: 28.05.2014

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung 5

1.1 Hinweis zum Leitfaden 5

1.2 Das EMCS-Verfahren 5

1.3 Tipps zur Lesereihenfolge 6

1.3.1 Diese Kapitel sollten Sie lesen 6

1.3.2 So sind die Kapitel in diesem Dokument aufgebaut 7

1.4 EMCS-Nachrichten bei Eröffnung und Beendigung 7

1.4.1 EMCS-Nachrichten bei der Eröffnung 7

1.4.2 EMCS-Nachrichten bei der Beendigung 8

1.5 Weitere Informationsquellen zum EMCS-Verfahren 9

2 Allgemeine Hinweise zur Bedienung 10

2.1 An EMCS||XPRESS anmelden 10

2.2 Einstiegsseite 10

2.3 Widget Favoriten 11

2.4 ASSISTent 11

2.4.1 ASSISTent im Hauptfenster 12

2.4.2 ASSISTent mit Details 12

2.5 Wie erhalte ich Hilfe? 12

2.6 Schaltflächen 12

2.7 Tastenkürzel zur schnellen Bedienung 14

3 Stammdaten pflegen und Einstellungen vornehmen 14

3.1 Stammdaten pflegen 14

3.1.1 Allgemeines zum Umgang mit den Stammdaten-Einträgen 14

3.1.2 Firmen 15

3.1.3 Personen 18

3.1.4 Erlaubnisse EMCS 19

3.1.5 Materialstamm 19

3.2 Einstellungen vornehmen 20

3.2.1 E-Mail-Einstellungen 20

3.2.2 Benutzerverwaltung 20

4 Vorlagen für EMCS-Vorgänge (Eröffnung) erstellen 21

4.1 Einführung: Vorlagen für EMCS-Vorgänge (Eröffnung) erstellen 21

4.2 Überblick: Vorlagen für EMCS-Vorgänge (Eröffnung) erstellen 21

Leitfaden EMCS||XPRESS 4.0 1

4.3 Anleitung: Vorlagen für EMCS-Vorgänge (Eröffnung) erstellen 22

4.3.1 EMCS-Vorgang (Eröffnung) als Vorlage speichern 22

4.3.2 Gespeicherte Vorlage überprüfen 23

4.4 Tipps und Tricks: Vorlagen für EMCS-Vorgänge (Eröffnung) erstellen 23

4.4.1 Tastenkürzel für bestimmte Vorlagen vergeben 23

4.4.2 Vorlage duplizieren 24

5 EMCS-Vorgänge eröffnen 24

5.1 Einführung: EMCS-Vorgänge eröffnen 24

5.1.1 Besonderheiten bei einer Einfuhr oder einer Ausfuhr 24

5.1.2 Statuskette eines EMCS-Vorgangs (Eröffnung) 25

5.2 Überblick: EMCS-Vorgänge eröffnen 25

5.2.1 Widgets zur Bearbeitung von EMCS-Vorgängen (Eröffnung) im Desktop 26

5.2.2 Zusätzliche Hilfsfunktionen zur Bearbeitung von EMCS-Vorgängen (Eröff-nung) im ASSISTenten

27

5.3 Anleitung: EMCS-Vorgänge eröffnen 28

5.3.1 Neuen EMCS-Vorgang anlegen und Kopfdaten ergänzen 28

5.3.2 Postionsdaten erfassen 31

5.3.3 Optional Dokumente oder Zertifikate anlegen 33

5.3.4 Beteiligte gegen internationale Sanktionslisten prüfen lassen 34

5.3.5 Entwurf e-VD an den Zoll versenden 35

5.3.6 Status der versandten EMCS-Vorgänge (Eröffnung) kontrollieren 36

5.3.7 e-VD kontrollieren und drucken 37

5.3.8 Zurückgewiesene EMCS-Vorgänge bearbeiten 37

5.3.9 EMCS-Vorgang wurde abgeschlossen 40

5.4 Sonderfälle: EMCS-Vorgänge eröffnen 40

5.4.1 EMCS Vorgänge recherchieren 40

5.4.2 Vorgehen bei Systemausfällen 40

5.4.3 Es ist eine Fehlermeldung aufgetreten 46

5.4.4 EMCS-Vorgang (Eröffnung) stornieren 46

5.4.5 Bestimmungsort des EMCS-Vorgangs ändern 47

5.4.6 Bei der Sanktionslisten-Prüfung wurde eine Verbotsadresse gefunden 48

5.4.7 Der Dienst der Sanktionslisten-Prüfung steht nicht zur Verfügung 49

5.4.8 Es kam zu einer Fristüberschreitung 49

5.4.9 Es kam zu einem Abbruch der Beförderung 52

5.4.10 Es kam zu Ereignisberichten 52

5.4.11 Es kam zu manuellen Erledigungen durch den Zoll 52

5.4.12 Es kam zu Erläuterungen zu Fehl-/Mehrmengen 53

2 Leitfaden EMCS||XPRESS 4.0

5.4.13 Warnung vor Empfang bearbeiten 53

5.4.14 Ablehnung (Zurückweisung) vor Empfang bearbeiten 54

5.4.15 EMCS-Vorgänge für Energieerzeugnisse aufteilen 54

5.4.16 Sprachabhängige Felder in einer anderen Sprache übermitteln 56

5.4.17 Zusammengefasstes e-VD für einen EMCS-Vorgang (Eröffnung) erstellen 56

5.4.18 Zusätzliche Daten zu einem EMCS-Vorgang (Eröffnung) einblenden 57

5.4.19 EMCS-Vorgang (Eröffnung) löschen 57

5.4.20 Gelöschte EMCS-Vorgänge (Eröffnung) anzeigen und wiederherstellen 57

5.4.21 Abrechnungen aus AEB-Rechenzentrum prüfen 57

5.5 Tipps und Tricks: EMCS-Vorgänge eröffnen 58

5.5.1 EMCS-Vorgang duplizieren 58

5.5.2 Position eines EMCS-Vorgangs duplizieren 58

6 EMCS-Vorgänge beenden 59

6.1 Einführung: EMCS-Vorgänge beenden 59

6.1.1 Statuskette eines EMCS-Vorgangs (Beendigung) 59

6.2 Überblick: EMCS-Vorgänge beenden 59

6.2.1 Widgets zur Bearbeitung von EMCS-Vorgängen (Beendigung) im Desktop 60

6.2.2 Zusätzliche Hilfsfunktionen zur Bearbeitung von EMCS-Vorgängen (Beendi-gung) im ASSISTenten

60

6.3 Anleitung: EMCS-Vorgänge beenden 61

6.3.1 Daten des EMCS-Vorgangs überprüfen 62

6.3.2 Daten des EMCS-Vorgangs korrigieren 62

6.3.3 Eingangsmeldung an den Zoll versenden 63

6.3.4 Status der versandten EMCS-Vorgänge überprüfen 64

6.4 Sonderfälle: EMCS-Vorgänge (Beendigung) bearbeiten 64

6.4.1 EMCS Vorgänge recherchieren 64

6.4.2 Vorgehen bei Systemausfällen 65

6.4.3 Es ist eine Fehlermeldung aufgetreten 66

6.4.4 Es kam zu einer Fristüberschreitung 66

6.4.5 Der Bestimmungsort einer EMCS-Beendigung wurde geändert 69

6.4.6 Ein für Sie bestimmter EMCS-Vorgang wurde storniert 71

6.4.7 Ein für Sie bestimmter EMCS-Vorgang wurde umgeleitet 71

6.4.8 Zusätzliche Daten zu einem EMCS-Vorgang (Beendigung) einblenden 72

6.4.9 Es kam zu Erläuterungen zu Fehl-/Mehrmengen 72

6.4.10 Warnung vor Empfang bearbeiten 73

6.4.11 Es kam zu Ereignisberichten 73

6.4.12 Es kam zu einem Abbruch der Beförderung 74


6.4.13 Es kam zu manuellen Erledigungen durch den Zoll 74

6.4.14 Abrechnungen aus AEB-Rechenzentrum prüfen 75

7 Besonderheiten beim Bearbeiten eines aus dem Vorsystem über-nommenen EMCS-Vorgangs 75

7.1 Überblick: EMCS-Vorgang (Eröffnung) automatisch in EMCS||XPRESS übernehmen 75

7.1.1 Vorgängerbeleg wurde angelegt 75

7.1.2 EMCS-Vorgang (Eröffnung) wurde angelegt 77

7.2 Überblick: Entwurf e-VD automatisch versenden 77

7.3 Sonderfälle: EMCS-Vorgänge (Eröffnung) aus dem Vorsystem übernehmen 78

7.3.1 Daten aus Datei einlesen 78

7.3.2 Vorgängerbeleg konnte nicht angelegt werden 79

7.3.3 Beim Einlesen des Vorgangs sind Warnungen aufgetreten 79

7.3.4 Splitten von Vorgängerbelegen in bestimmten Fällen 80

7.3.5 Daten nach dem Verbuchen in EMCS||XPRESS ändern 80

7.3.6 Vorgängerbeleg löschen 81

7.3.7 Gelöschte Vorgängerbelege anzeigen 81


1 Einführung

Mit EMCS||XPRESS können Sie Ihre Beförderungsvorgänge verbrauchsteuerpflichtiger Ware unter Steueraussetzung im EMCS-Verfahren (Excise Movement and Control System) abwickeln. Die An-wendung ist leicht zu erlernen und intuitiv zu bedienen: Bei der Eingabe Ihrer Daten und der Abwick-lung Ihrer Vorgänge unterstützt Sie der ASSISTent.

Bisher sind die folgenden Module verfügbar:

EMCS Eröffnung (Verfahrensteile Eröffnung, Aufteilung und Erledigung)

EMCS Beendigung (Verfahrensteil Beendigung)

EMCS||XPRESS plus

Intrastat

1.1 Hinweis zum Leitfaden

Dieser Leitfaden soll Ihnen die Arbeit mit Ihrer Software von AEB GmbH erleichtern, ist aber in zoll-rechtlicher Hinsicht rechtlich unverbindlich. AEB weist Sie darauf hin, dass Sie sich regelmäßig über die aktuelle zollrechtliche Rechtslage zu informieren haben.

1.2 Das EMCS-Verfahren

EMCS||XPRESS unterstützt Sie als Versender und/oder Empfänger beim Erfassen Ihrer Daten und beim Datenaustausch mit dem Zoll.

Im Folgenden finden Sie eine schematische Darstellung des EMCS-Verfahrens.


1. Der Versender übermittelt den Entwurf e-VD an die Abgangsstelle (Nachricht N_EAD_SUB).

2. Die Abgangsstelle erklärt das e-VD für gültig und vergibt einen administrativen Referenzcode (ARC), der diesen EMCS-Vorgang identifiziert. Anschließend schickt sie das e-VD im PDF-For-mat an den Versender zurück (Nachricht C_EAD_VAL).

3. Die zollrechtliche Freigabe für den Warentransfer liegt vor.

4. Die Abgangsstelle des Abgangsmitgliedstaates übermittelt das e-VD an die Bestimmungsstelle des Bestimmungsmitgliedstaates.

5. Die Bestimmungsstelle leitet das e-VD an den Empfänger weiter.

6. Die verbrauchsteuerpflichtigen Waren kommen am Bestimmungsort an.

7. Der Empfänger übermittelt die Eingangsmeldung an die Bestimmungsstelle (Nachricht C_DEL_DAT).

8. Die Bestimmungsstelle erklärt die Eingangsmeldung für gültig und sendet sie an den Empfänger zurück.

9. Die Bestimmungsstelle des Bestimmungsmitgliedstaates übermittelt die Eingangsmeldung an die Abgangsstelle des Abgangsmitgliedstaates.

10. Die Abgangsstelle leitet die Eingangsmeldung an den Versender weiter.

Folgende Waren werden zunächst weiter über Papier (BVD) angemeldet und nicht im EMCS-Verfah-ren:

Kaffee unter Steueraussetzung.

Alkopops, die sich im branntweinsteuerrechtlichen freien Verkehr befinden

Wein kann aufgrund spezieller Regelungen innerhalb von Deutschland in unbegrenzter Menge ohne weiteres Verwaltungsverfahren (BVD bzw. EMCS) befördert werden. Wird Wein jedoch in den innergemeinschaftlichen gewerblichen Verkehr gebracht, d.h., die Beförderung schließt mehr als einen EU-Mitgliedstaat mit ein, muss ein EMCS-Verfahren eröffnet werden.

1.3 Tipps zur Lesereihenfolge

1.3.1 Diese Kapitel sollten Sie lesen

Lesen Sie zunächst die folgenden Kapitel:

Einführung (siehe Seite 5)

Allgemeine Hinweise zur Bedienung (siehe Seite 10)

Stammdaten pflegen und Einstellungen vornehmen (siehe Seite 14)

Wenn Sie das Modul EMCS Eröffnung lizenziert haben, lesen Sie außerdem die Kapitel:

Vorlagen für EMCS-Vorgänge (Eröffnung) erstellen (siehe Seite 21)

EMCS-Vorgänge eröffnen (siehe Seite 24)

Für das Modul EMCS Beendigung lesen Sie zudem das Kapitel:

EMCS-Vorgänge beenden (siehe Seite 59)

Sofern Sie die Schnittstelle einsetzen, mit der Daten aus einem Vorsystem übernommen werden können, lesen Sie außerdem das Kapitel

Besonderheiten beim Bearbeiten eines aus dem Vorsystem übernommenen EMCS-Vorgangs(siehe Seite 75)


1.3.2 So sind die Kapitel in diesem Dokument aufgebaut

Ab dem Kapitel Vorlagen für EMCS-Vorgänge (Eröffnung) erstellen (siehe Seite 21) sind die Kapitel in diesem Dokument folgendermaßen aufgebaut:

Der Abschnitt Einführung vermittelt allgemeine Informationen zu diesem Thema.

Der Abschnitt Überblick gibt Ihnen eine Kurzanleitung, so dass Sie sofort starten können.

Der Abschnitt Anleitung leitet Sie ausführlich und Schritt für Schritt an, wie Sie die regelmäßigen Standard-Fälle abwickeln.

Der Abschnitt Sonderfälle leitet Sie an, wie Sie in seltener auftretenden Fällen vorgehen können, und weist Sie auf Besonderheiten hin, die nur in einigen Firmen vorkommen. Dieser Abschnitt ist nicht in jedem Kapitel vorhanden.

Der Abschnitt Tipps und Tricks gibt Ihnen zusätzliche Hinweise, wie Sie effizienter vorgehen können. Dieser Abschnitt ist nicht in jedem Kapitel vorhanden.

1.4 EMCS-Nachrichten bei Eröffnung und Beendigung

Die folgenden Abschnitte listen die EMCS-Nachrichten auf, die Sie beim Eröffnen und Beenden von EMCS-Verfahren an den Zoll versenden und von dort erhalten können.

1.4.1 EMCS-Nachrichten bei der Eröffnung

Die folgenden EMCS-Nachrichten können bei der Eröffnung vorkommen:

Name Code Rich-tung *

Bedeutung

N_EAD_SUB ED815B Entwurf e-VD. Mit dieser Nachricht wird die Eröffnung eines EMCS-Verfahrens beantragt.

C_EAD_VAL ED801B Elektronisches Verwaltungsdokument (e-VD). Zusammen mit dieser Nachricht erhält der Versender das e-VD im PDF-Format zum Aus-drucken. Außerdem erhält er den administrativen Referenzcode (ARC), der diesen EMCS-Vorgang eindeutig identifiziert.

C_CAN_DAT ED810B / Annullierung e-VD. Übermittelt einen Antrag auf Annullierung des EMCS-Vorgangs.

Wird der Antrag angenommen, dann erhält der Versender diese Nach-richt vom Zoll zurück.

C_UPD_DAT ED813B / Änderung des Bestimmungsortes. Übermittelt einen Antrag zur Ände-rung des Bestimmungsortes.

Wird der Antrag angenommen, dann erhält der Versender diese Nach-richt vom Zoll zurück.

C_EXC_REM ED802B Erinnerungsmeldung. Dient zur Übermittlung einer Erinnerung an Ver-sender und Empfänger, wenn die Beförderungsdauer, die der Versen-der im Entwurf e-VD angegeben hatte, überschritten ist.

C_DEL_EXP ED837B Erklärung für Verspätung. Mit Hilfe dieser Nachricht können Versender oder Empfänger die Überschreitung der Beförderungsdauer erklären.

C_EXP_NOT ED829B Meldung über zugelassene Ausfuhr. Übermittelt Ihnen ein positives Ab-gleichsergebnis zwischen den Daten des e-VD und einer Anmeldung zur Ausfuhr.

C_CUS_REJ ED839B Ablehnung Ausfuhr e-VD. Übermittelt Ihnen ein negatives Abgleichser-gebnis zwischen den Daten des e-VD und einer Anmeldung zur Aus-fuhr.


1.4.2 EMCS-Nachrichten bei der Beendigung

Die folgenden EMCS-Nachrichten können bei der Beendigung vorkommen:

C_DEL_DAT ED818B Eingangsmeldung. Übermittelt Ihnen den Inhalt der Eingangsmeldung durch den Empfänger.

C_STP_NOT ED807A Übermittelt Ihnen den Abbruch eines EMCS-Vorgangs vor seinem Ab-schluss aufgrund besonderer Umstände durch einen beteiligten Mit-gliedsstaat. Dies geschieht z.B. wenn ein Transportmittel verunglückt oder durch das Abhandenkommen der Ware.

C_EVT_DAT ED840A Übermittelt Ihnen besondere Ereignisse, die während eines Beförde-rungsverfahrens auftreten, wie z.B. Diebstahl oder Untergang der Wa-re.

C_STD_RSP ED905A Übermittelt Ihnen eine manuelle Erledigung durch denn Zoll. Diese Nachricht wird übermittelt, wenn ein Vorgang vom Normalfall abweicht oder Unregelmäßigkeiten auftreten.

C_REJ_DAT ED819A Übermittelt Ihnen eine Warnung/Ablehnung der beförderten Ware durch den Empfänger.

C_SHR_EXP ED871A Erläuterung zu Fehl-/Mehrmengen. Sie können diese Nachricht an den Zoll versenden, der sie validiert und mit einer Nachricht des gleichen Typs bestätigt. Diese Nachricht kann nur versendet werden, wenn mit der Eingangsmeldung bereits Fehl-/Mehrmengen gemeldet wurden.

N_REJ_DAT ED704B Fachliche Fehlermeldung. Übermittelt Ihnen einen fachlichen Fehler.

E_EDI_NCK ED907A Technische Fehlermeldung. Übermittelt Ihnen einen technischen Feh-ler.

* Die Pfeilsymbole haben folgende Bedeutung: Weißer Pfeil nach rechts: Ausgehende Nachricht (von Ihnen an den Zoll) Blauer Pfeil nach links: Eingehende Nachricht (vom Zoll zu Ihnen)


Bedeutung

C_EAD_VAL ED801B Elektronisches Verwaltungsdokument (e-VD). Mit dieser Nachricht er-hält der Empfänger die Daten des eröffneten EMCS-Vorgangs.

C_DEL_DAT ED818B Eingangsmeldung. Diese übermittelt der Empfänger nach Eingang der Ware.

C_EXC_REM ED802B Erinnerungsmeldung. Dient zur Übermittlung einer Erinnerung an Ver-sender und Empfänger, wenn die Beförderungsdauer, die der Versen-der im Entwurf e-VD angegeben hatte, überschritten ist.

C_DEL_EXP ED837B Erklärung für Verspätung. Mit Hilfe dieser Nachricht können Versender oder Empfänger die Überschreitung der Beförderungsdauer erklären.

C_EAD_NOT ED803B Meldung über umgeleitetes e-VD. Mit Hilfe dieser Nachricht wird der ur-sprünglich vorgesehene Empfänger bei einer Änderung des Bestim-mungsortes darüber informiert, dass er jetzt nicht mehr der Empfänger ist.

C_CAN_DAT ED810B Annullierung e-VD. Übermittelt dem vorgesehenen Empfänger die An-nullierung des EMCS-Vorgangs.

C_UPD_DAT ED813B Änderung des Bestimmungsortes. Diese Nachricht erhalten Sie, wenn der Bestimmungsort des EMCS-Vorgangs geändert wurde, Sie aber immer noch der Empfänger sind.

C_STP_NOT ED807A Übermittelt Ihnen den Abbruch eines EMCS-Vorgangs vor seinem Ab-schluss aufgrund besonderer Umstände durch einen beteiligten Mit-gliedsstaat. Dies geschieht z.B. wenn ein Transportmittel verunglückt oder die Ware abhandenkommt.


Bedeutung


1.5 Weitere Informationsquellen zum EMCS-Verfahren

Weitere Informationen zum EMCS-Verfahren erhalten Sie im Internet unter den folgenden Adressen:

AEB GmbH: http://www.so-geht-emcs.de

Deutsche Zollverwaltung: http://www.zoll.de Folgen Sie hier im oberen Bereich der Startseite Fachthemen – Steuern – Verbrauchsteuern – EMCS dem Hyperlink EMCS. Unter dem Hyperlink EMCS Publikationen finden Sie u. a. die fol-genden Dokumente:

– Merkblatt für Teilnehmer

– Verfahrensanweisung

Für technische Probleme und Fragen ist der Service Desk ZIVIT rund um die Uhr an allen Tagen des Jahres über Telefon, Telefax und E-Mail erreichbar: Service Desk ZIVIT Telefon: 0800 80075-451 Telefax: 069 20971-584 Telefon aus dem Ausland: 0049 69 20971-545 E-Mail: [email protected]

Bei Anwenderproblemen und für Verbesserungsvorschläge zum IT-Verfahren EMCS können Sie sich an den Service Desk Zoll wenden. Der Service Desk Zoll ist Mo. – Fr. von 7.00 Uhr – 18.00 Uhr (außer an gesetzlichen Feiertagen) zu erreichen. Außerhalb der Öffnungszeiten des Service Desk Zoll beantwortet der Service Desk ZIVIT Fragen zu Anwenderproblemen. Service Desk Zoll Telefon: 0800 80075-452 Telefax: 069 20971-584 Telefon aus dem Ausland: 0049 351/44834-555 E-Mail: [email protected]

FAQ in der XPRESS||COMMUNITY: http://xpress.aeb.de/

C_EVT_DAT ED840A Übermittelt Ihnen besondere Ereignisse, die während eines Beförde-rungsverfahrens auftreten, wie z.B. Diebstahl oder Untergang der Wa-re.

C_STD_RSP ED905A Übermittelt Ihnen besondere eine manuelle Erledigung durch denn Zoll. Diese Nachricht wird übermittelt, wenn ein Vorgang vom Normalfall ab-weicht oder Unregelmäßigkeiten auftreten.

C_REJ_DAT ED819A / Ausgangsmeldung: Übermittelt Ihnen bzw. dem Versender eine War-nung/Ablehnung der beförderten Ware durch den Empfänger.

C_SHR_EXP ED871A Erläuterung zu Fehl-/Mehrmengen. Sie können diese Nachricht an den Zoll versenden, der sie validiert und mit einer Nachricht des gleichen Typs bestätigt. Diese Nachricht kann nur versendet werden, wenn mit der Eingangsmeldung bereits Fehl-/Mehrmengen gemeldet wurden.

N_REJ_DAT ED704B Fachliche Fehlermeldung. Übermittelt Ihnen einen fachlichen Fehler.

E_EDI_NCK ED907A Technische Fehlermeldung. Übermittelt Ihnen einen technischen Feh-ler.

* Die Pfeilsymbole haben folgende Bedeutung: Weißer Pfeil nach rechts: Ausgehende Nachricht (von Ihnen an den Zoll) Blauer Pfeil nach links: Eingehende Nachricht (vom Zoll zu Ihnen)


Bedeutung


http://www.so-geht-emcs.de

http://www.zoll.de

http://xpress.aeb.de/

2 Allgemeine Hinweise zur Bedienung

2.1 An EMCS||XPRESS anmelden

In der Anmeldemaske tragen Sie folgende Informationen in die entsprechenden Felder ein:

Mandant – der Name des Mandanten, für den Sie tätig sind.

Benutzer – Ihre persönliche Benutzerkennung

Passwort – Ihr persönliches Passwort

Sofern vorhanden, können Sie im Feld Sprache eine andere Sprache auswählen.

Bestätigen Sie mit einem Klick auf die Schalfläche OK. Anschließend erscheint die Einstiegsseite.

2.2 Einstiegsseite

Das folgende Schema zeigt den Aufbau der Einstiegsseite:

Die verschiedenen Bereiche der Anwendung:

1. Zentrale – Öffnen Sie hier den gewünschten Schrank (z. B. Stammdaten oder Benutzerverwal-tung) durch einen Klick auf das Symbol. Ein Menü erscheint, in dem Sie den gewünschten Ein-trag (z.B. Firmen) und Übersichten mit einem weiteren Klick öffnen können. Mit einem Klick auf die Schaltfläche können Sie die Zentrale auch öffnen, um die Beschriftungen der Schänke auf einen Blick zu sehen. In der Zentrale gibt es den Schrank Desktop, den Sie bei geschlossener Zentrale am Symbol


erkennen. Wenn Sie eine Übersicht geöffnet haben, die den Desktop überlagert, gelangen Sie mit Hilfe eines Klicks auf diesen Schrank zurück zum Desktop. Die Übersicht wird dabei ge-schlossen und mögliche Sucheinstellungen der Übersicht werden verworfen.

2. Desktop mit Widgets – Der Desktop ist der Dreh- und Angelpunkt der Anwendung. Hier finden Sie mit Hilfe von sogenannten Widgets schnell zu Ihren täglichen Aufgaben, z.B. einen neuen Vorgang erfassen. Sie behalten aber auch die Übersicht über bereits erfasste Vorgänge oder Ihren Arbeitsvorrat. Widgets sind Mini-Anwendungen auf dem Desktop. Über diese Widgets las-sen sich die Standard-Anwendungsfälle der Anwendung direkt starten. Mithilfe der Schaltfläche

können Sie die Anordnung und Sichtbarkeit der Widgets und der Einträge im ASSISTenten-Bereich ändern.

3. ASSISTenten-Bereich: Dieser Bereich ist abhängig vom Desktop und unterstützt Sie mit zusätz-lichen Informationen und direkten Einsprüngen in einen bestimmten Teil der Anwendung. Er kann auch eine ganze Suchanwendung oder eine Schnell-Suche enthalten. An dieser Stelle stellt Ihnen die AEB GmbH aktuelle Informationen in den AEB-Nachrichten zur Verfügung.

4. Statusleiste: Die Statuszeile zeigt auf der linken Seite den angemeldeten Benutzer und den Mandanten an. In der Mitte der Statusleiste erscheinen Warnungen und Fehlermeldungen. Auf der rechten Seite sehen Sie, auf welchem System die Anwendung läuft. Dies ist eine wichtige Information für unseren Support.

5. Beenden: Mit einem Klick auf diese Schaltfläche erscheint eine Rückmeldung. Wenn Sie die An-wendung beenden möchten, bestätigen Sie die Rückfrage. Alternativ können Sie sich auch von der Anwendung abmelden.

2.3 Widget Favoriten

Das Widget Favoriten zeigt Ihre Favoriten an, wenn Sie bereits Favoriten abgespeichert haben. Sie können einen Favoriten mit einem Klick aufrufen. Mit Hilfe der Schaltfläche können Sie Ihre Fa-voriten verwalten.

2.4 ASSISTent

Der ASSISTent führt Sie durch Ihre tägliche Arbeit mit der Anwendung. Dabei weist er Sie auf die nächsten Schritte hin, die zu erledigen sind, und bietet Ihnen weitere Informationen zu dem aktuellen Vorgang an. Um den Inhalt des ASSISTenten zu aktualisieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktu-alisieren oder drücken Sie die Taste F5.

Zusätzlich zu den Meldungen des ASSISTenten sehen Sie auch an der Farbe der einzelnen Felder, welche noch gefüllt oder korrigiert werden müssen:

Fehlende Einträge in Pflichtfeldern erkennen Sie daran, dass das Feld gelb schattiert wird.

Felder mit fehlerhaften Einträgen oder Einträgen im falschen Format (z.B. Text in einem Da-tumsfeld) werden rot schattiert. Zusätzlich können in der Mitte der Statuszeile Hinweise stehen.

Hinweise zu fehlenden oder fehlerhaften Daten gibt Ihnen auch der ASSISTent. Klicken Sie nach einer Änderung auf die Schaltfläche oder betätigen Sie die Taste F5, um den nächsten Hinweis anzuzeigen.

Alle ASSISTenten-Hinweise auf einen Blick erhalten Sie, indem Sie auf den Text Alle X Mel-dungen anzeigen im ASSISTenten-Bereich klicken.

Detaillierte Angaben zu einem Feld können Sie an einigen Stellen über die Schaltfläche neben dem Feld machen. Damit öffnen Sie ein neues Fenster, in dem Sie nähere Angaben machen können (z.B. die Adresse). Befindet sich die Schaltfläche dagegen innerhalb eines Feldes, wird das Feld mit einem Klick vergrößert und Sie sehen den gesamten Inhalt.


2.4.1 ASSISTent im Hauptfenster

Sobald Sie aus einer Übersicht oder vom Desktop aus einen einzelnen Datensatz geöffnet haben, erscheint der ASSISTent und wird Ihnen so lange angezeigt, bis Sie den Datensatz wieder schließen. Je nachdem, in welchem Status sich der geöffnete Datensatz gerade befindet, kann der ASSISTent eine oder mehrere dieser Informationen enthalten:

Er nennt Ihnen die Aktion, die Sie als Nächstes ausführen sollten. Das kann z.B. ein auszufül-lendes oder zu korrigierendes Feld sein, es kann aber z.B. auch eine Nachricht sein, die Sie jetzt versenden können. Ein Klick auf diesen Text startet die Aktion, indem es Sie entweder zu dem betreffenden Feld leitet oder das Versenden der Nachricht anstößt.

Unten finden Sie die Verknüpfung Alle Meldungen anzeigen und für den Fall, dass es zusätzlich zu den angezeigten noch weitere Meldungen gibt, deren Anzahl. Ein Klick auf diesen Text öffnet das Fenster Alle ASSISTenten-Meldungen.

Falls der geöffnete Datensatz schreibgeschützt ist (z. B., weil Sie im momentanen Status des Datensatzes keine Aktion durchführen können), zeigt Ihnen der ASSISTent lediglich allgemeine Informationen zum geöffneten Datensatz an.

2.4.2 ASSISTent mit Details

Sie öffnen das Fenster Alle ASSISTenten-Meldungen durch einen Klick auf den Text Alle Meldungen anzeigen, den der ASSISTent Ihnen zeigt. Wird dieser Text nicht angezeigt, dann klicken Sie auf die Schaltfläche .

Das Fenster enthält im oberen Bereich eine Übersicht aller zurzeit vorhandenen Meldungen mit wei-teren Hinweisen.

Um den Inhalt des ASSISTenten mit Details nach Ihren Korrekturen zu aktualisieren, betätigen Sie die Schaltfläche Aktualisieren im Hauptfenster.

Übersicht Alle ASSISTenten-Meldungen

In dieser Übersicht sind alle Meldungen mit weiteren Hinweisen aufgelistet, die zurzeit bestehen. Ein Klick auf einen Meldungstext führt Sie ins dazugehörige Feld oder öffnet das Objekt, das dieses Feld enthält.

2.5 Wie erhalte ich Hilfe?

Indem Sie die F1-Taste betätigen, während Sie sich in einem Feld befinden, oder die Schaltfläche klicken, gelangen Sie in die Hilfe.

Es öffnet sich das Fenster der Online-Hilfe. Es ist in zwei Teile geteilt:

Auf der rechten Seite finden Sie Direkthilfe zum aktuellen Fenster mit Beschreibungen zu den Feldern, Funktionen und Tastenkürzeln.

Auf der linken Seite wird Ihnen eine Navigationsleiste angeboten: Hier finden Sie die Leitfäden und Releasenotes mit ablauforientierten Informationen zur Anwendung und weitere Links, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen.

2.6 Schaltflächen

Es sind immer wieder die gleichen Schaltflächen, die Ihnen zur Bedienung angeboten werden, auch wenn sie nicht immer exakt am selben Ort angezeigt werden:


OK: In den Fenstern, in denen Sie Daten eingeben können, wird Ihnen diese Schalt-fläche angeboten. Durch einen Klick verlassen Sie das aktive Fenster und spei-chern dabei alle Eingaben ab.

Sichern: Sichert in Fenstern, in denen Sie Daten eingeben können, die bisherigen Eingaben, ohne dass Sie den Vorgang verlassen müssen.

Aktualisieren: Durch Betätigen dieser Schaltfläche werden die Daten aktualisiert und Ihnen wird der aktuelle Stand angezeigt. Alternativ können Sie auch die Taste F5 betätigen.

Als Favorit speichern: Durch Betätigen dieser Schaltfläche auf einer Übersicht oder in einem Vorgang wird die Übersicht mitsamt ihren Filtereinstellungen oder der Vor-gang zur Liste Ihrer Favoriten hinzugefügt. Sie können die Übersicht oder der Vor-gang dann direkt über den Schrank Favoriten oder über das Widget Favoriten öffnen.

Öffnen: Damit können Sie innerhalb einer Übersicht oder einer Liste den zuvor mar-kierten Eintrag öffnen.

Neu: Diese Schaltfläche betätigen Sie, wenn Sie in einer Übersicht oder einer Liste ein neues Element anlegen möchten.

Löschen: Mit dieser Schaltfläche löschen Sie ein markiertes Element in einer Über-sicht oder einer Liste .

Suchen: In Übersichten haben Sie die Möglichkeit, Suchkriterien einzugeben. Mit dieser Schaltfläche starten Sie die Suche.

Übernehmen: Nachdem Sie in einem Auswahlfeld die Liste der möglichen Einträge aufgerufen und den gewünschten Eintrag markiert haben, übernehmen Sie mithilfe dieser Schaltfläche die Daten des Eintrags und kehren zurück.

Liste personalisieren: Mithmithilfeilfe dieser Schaltfläche können Sie die ange-zeigten Spalten der zugehörigen Übersicht oder Liste an Ihre Bedürfnisse anpas-sen.

Personalisierte Liste weiter anpassen: Über diese Schaltfläche passen Sie eine be-reits personalisierte Liste weiter an Ihre Bedürfnisse an oder stellen die Standard-Einstellungen wieder her.

Editor öffnen: Diese Schaltfläche öffnet einen Editor, in dem Sie nähere Angaben dem Feld machen können, das sich vor dieser Schaltfläche befindet.

Lupe: Mithilfe dieser Schaltfläche öffnen Sie eine Suche in den Stammdaten. Das Feld vor der Schaltfläche wird mit den gewählten Daten aus den Stammdaten be-füllt.

Auswahlliste: Mithilfe dieser Schaltfläche öffnen Sie eine Auswahlliste, aus der Sie einen Eintrag für dieses Feld auswählen können.

In manchen Fällen wird Ihnen ein Menü mit einem kleinen Dreieck auf der rechten Seite angezeigt. Beim Klick auf dieses Menü öffnet sich ein kleines Fenster mit Men-übefehlen zum aktuellen Fenster. Erscheint im aufgeklappten Menü ein kleines Kästchen vor einem Menübefehl, dann handelt es sich um eine Menüoption, die Sie durch Wählen dieses Menübefehls ein- oder ausschalten können. Haben Sie die Menüoption eingeschaltet, dann ist das Kästchen aktiviert; sonst bleibt es leer.

In einigen Übersichten oder Datensätzen stehen Ihnen Funktionen zur Verfügung, die Sie mithilfemithilfe von weiteren Schaltflächen ausführen können.

Diese Verknüpfungen tauchen meist im ASSISTenten-Bereich auf. Sie können eine untergeordnete Funktion auslösen oder erlauben Ihnen einen Sprung an einem an-deren Ort in der Anwendung/im Vorgang.

Die Pfeile ermöglichen es Ihnen, zum vorherigem/nächsten Vorgang zu wechseln, sofern der angezeigte Vorgang aus einer Übersicht heraus geöffnet wurde.

Eingabefeld mit langem Text.

Eine Suche mit einem Suchfeld, das sich auf mehrere Felder bezieht. Mithilfe der Schaltfläche können Sie den Suchbegriff löschen und die Suche zurücksetzen.


2.7 Tastenkürzel zur schnellen Bedienung

Die folgenden Tastenkürzel helfen Ihnen bei der schnellen Bedienung:

3 Stammdaten pflegen und Einstellungen vornehmen

3.1 Stammdaten pflegen

3.1.1 Allgemeines zum Umgang mit den Stammdaten-Einträgen

Im Schrank Stammdaten finden Sie die einzelnen Stammdaten-Einträge.

In jedem Stammdaten-Eintrag können Sie eine Übersicht über die jeweils angelegten Datensätze an-sehen, Datensätze suchen, anlegen und löschen und natürlich auch betrachten und überarbeiten.

Eintrag öffnen: Diese Schaltfläche wird häufig in Listen verwendet, um Ihnen zu si-gnalisieren, dass Sie einen Eintrag öffnen können. Alternativ ist immer der Doppel-klick auf diesen Eintrag möglich, um den Eintrag zu öffnen.

Diese Schaltfläche ermöglicht Ihnen, Einstellungen an einem Objekt auf der Ober-fläche (z. B. ein Widget) vorzunehmen. Es ist gleichzeitig das Symbol für den Schrank Einstellungen in der Zentrale.

Mithilfe dieser Schaltfläche können Sie in Übersichten die Filterfelder ein- oder aus-blenden.

F1 Ruft die Direkthilfe zum aktiven Feld auf. Im linken Fensterbereich der Hilfe finden Sie Links, z. B. auf Leitfäden und Releasenotes, auf unser FAQ und zu unserer Hot-line. Des Weitern werden jeweils die möglichen Tastenkürzel der aktuellen Maske angezeigt.

Beachten Sie, dass diese Funktion nur verfügbar ist, wenn Sie die Hilfe-Schaltfläche in der Titelzeile des Fensters sehen.

F5 Aktualisiert die Daten und zeigt Ihnen den aktuellen Stand an.

Esc Schließt ein geöffnetes Dialogfenster, ohne eingegebene Angaben zu speichern.

Tabulator Setzt den Cursor in das nächste Feld.

Cursor-Pfeil nach un-ten

Öffnet in Auswahlfeldern (gekennzeichnet durch die Schaltfläche am Ende des Feldes) die Auswahl.

Enter Öffnet in Feldern, die mit der Schaltfläche gekennzeichnet sind, die Auswahl.

Cursor-Pfeil nach un-ten

Öffnet in Auswahlfeldern (gekennzeichnet durch die Schaltfläche am Ende des Feldes) die Auswahl.

Strg + Alt + x Ausklappen: Klappt mehr Kriterien in den Filterfeldern von Übersichten ein oder aus.

Strg + Alt + n Neu: Öffnet bei einer Liste ein neues Dialogfenster, um Daten einzupflegen.

Strg + Alt + l Löschen: Löscht den ausgewählten Eintrag in einer Liste.

Strg + Alt + s Speichern: Sichert die Daten.

Strg + Alt + o OK: Speichert die Daten und schließt das geöffnete Dialogfenster.

Strg + Alt + g Gehe zu: Springt zum nächsten gelb markierten Feld.

Strg + Alt + f Öffnen: Öffnet den ausgewählten Eintrag in einer Liste.


Datensätze suchen

In der Feldgruppe Filter finden Sie jeweils Felder, deren Werte die Datensätze in diesem Eintrag be-sonders gut kennzeichnen.

Um eine Suche auszuführen, füllen Sie die Felder wie gewünscht aus und starten die Suche per Klick auf die Schaltfläche Suchen.

» Die Inhalte der Felder werden mit UND verknüpft. Wenn Sie also mehrere Felder ausfüllen, fin-det die Suche nur diejenigen Datensätze, die sämtliche Bedingungen erfüllen.

Wenn Sie keine Suchkriterien eingeben, werden sämtliche vorhandenen Datensätze gezeigt.

Zumeist sind einige seltener verwendete Felder im Grundzustand ausgeblendet; mit der Verknüp-fung Mehr Kriterien blenden Sie auch diese ein.

Datensätze neu anlegen und öffnen

Um einen neuen Datensatz anzulegen, klicken Sie in der Übersicht auf Neu.

Um einen vorliegenden Datensatz zur Bearbeitung zu öffnen, führen Sie entweder einen Doppelklick auf einen Eintrag in der Übersicht aus, oder Sie wählen den Eintrag aus und klicken dann auf die Schaltfläche Öffnen.

Datensätze bearbeiten und speichern

Füllen Sie in dem geöffneten Datensatz die einzelnen Felder aus.

» Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Feldern einer geöffneten Maske erhalten Sie jeweils in der Online-Hilfe. Drücken Sie dazu die Taste F1.

Um Änderungen an einem Datensatz zu sichern, klicken Sie entweder auf die Schaltfläche OK, wenn Sie die Arbeit an dem jeweiligen Datensatz gleichzeitig beenden wollen, oder auf die Schaltflä-che Sichern, wenn Sie nur zwischenspeichern und dann mit der Bearbeitung fortfahren wollen.

Um Änderungen zu verwerfen, schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf das Kreuz im oberen rechten Eck (Abbruch).

Automatische Eingabeprüfung: Bei manchen Datensätzen werden Ihre Eingaben automatisch überprüft.

Entdeckt die Prüfung eine Inkonsistenz, etwa dass ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt ist, ein Wert nicht in einem Sollbereich liegt oder nicht mit dem Wert in einem anderen Feld zusammenpasst, so er-scheint in der Fußzeile ein Hinweis auf die Art der Inkonsistenz.

Die Prüfung erfolgt automatisch, wenn Sie einen Datensatz speichern. Unabhängig davon können Sie sie jederzeit mit einem Klick auf die Schaltfläche Aktualisieren veranlassen.

Datensätze löschen

Um einen Datensatz zu löschen, wählen Sie ihn in der Übersicht aus und klicken dann auf Löschen.

» Mit Hilfe der Strg- oder Umschalt-Tasten können Sie auch mehrere Datensätze auswählen und dann diese Gruppe von Datensätzen auf einmal löschen.

3.1.2 Firmen

» Firmen benötigen Sie für die Module EMCS Eröffnung sowie EMCS Beendigung.

Pflegen Sie mindestens die Inhaber der Erlaubnisse EMCS, die Sie für Ihre EMCS-Vorgänge verwenden möchten, bevor Sie diese Erlaubnisse anlegen.


In den Firmen-Stammdaten können Sie Daten zu Firmen verwalten, mit denen Sie geschäftliche Verbindungen haben, z. B. Ihre Lieferanten. Außerdem können Sie hier Angaben zu Ihren eigenen Mitarbeitern hinterlegen.

Aus technischen Gründen können Sie einer Firma nicht mehr als eine der folgenden EMCS-Firmen-rollen zuordnen:

Registrierter Empfänger

Registrierter Empfänger im Einzelfall

Empfänger (Direktlieferung, Begünstigter, Ausfuhr)

Registrierter Versender

Steuerlagerinhaber

Falls Sie für eine Firma mehr als eine dieser Firmenrollen benötigen, legen Sie mehrere identische Firmen mit verschiedenen Firmenrollen an.

Anleitung: Firmen pflegen

Wählen Sie im Schrank Stammdaten den Eintrag Firmen und öffnen Sie entweder eine bereits be-stehende Firma oder wählen Sie die Schaltfläche Neu.

Machen Sie nun für jede Firma die in den folgenden Abschnitten beschriebenen Angaben.

» Pflegen Sie mindestens die Inhaber der Erlaubnisse EMCS, die Sie für Ihre EMCS-Vorgänge verwenden möchten, bevor Sie diese Erlaubnisse anlegen.

Mappe Firma

In der Mappe Firma tragen Sie Namen, Adress-, Kontakt- und Außenhandelsdaten ein, außerdem können Sie eine Bemerkung ablegen.

In der Feldgruppe Details können Sie eine Firma auf inaktiv setzen, z. B. wenn Sie zur Zeit keine Ge-schäftsbeziehung zu ihr haben, sich das aber wieder ändern könnte. Damit gehen Ihnen die bereits erfassten Daten nicht wieder verloren. Eine inaktive Firma wird im Fenstertitel kenntlich gemacht, in Auswahllisten für Bewegungsdaten nicht angeboten und per Voreinstellung auch nicht in der Firmen-übersicht geführt.

Wenn Sie inaktiv gesetzte Firmen dennoch in der Firmenübersicht sehen wollen, blenden Sie auf Ebene der Firmenübersicht per Klick auf Mehr Kriterien weitere Filteroptionen ein. Wenn die Option inaktiv gewählt ist, werden nur inaktive Firmen aufgelistet.

Mappe Mitarbeiter

Hier legen Sie die Mitarbeiter der jeweiligen Firma an.

» Wie Firmen können auch einzelne Mitarbeiter auf inaktiv gesetzt werden; sie werden dann in der Liste entsprechend markiert.

» Mitarbeiter, die Sie in der Mappe Mitarbeiter einer Firma anlegen, sind auch über Stammdaten – Personen zugänglich. Sie erreichen den Mitarbeiter-Datensatz dort über die Mappe Mitarbei-ter in Firmen.

Über die Schaltfläche Neu öffnet sich ein neuer Datensatz Mitarbeiter mit den Mappen Person undMitarbeiter.

Machen Sie in der Mappe Person Angaben zu dieser Person (z. B. Name, Anrede, Sprache und/oder E-Mail-Adresse).


Mappe Firmenrollen

Zu Ihrer eigenen Firma erfassen Sie hier alle Rollen, in denen Ihre Firma agiert. Falls Sie hier eine Rolle vergessen, können Sie in Ihren Vorgängen sonst später in dieser Rolle auch nicht agieren.

Zu Firmen, mit denen Sie Geschäftsbeziehungen unterhalten, verwalten Sie hier jeweils die Art der Beziehung, die die jeweilige Firma zu Ihnen hat. In Ihren Vorgängen werden Ihnen in den verschie-denen Feldern immer nur die Firmen mit der passenden Firmenrolle zur Auswahl angeboten.

» Firmen, zu denen Sie keine Firmenrolle gepflegt haben, werden Ihnen in Ihren Vorgängen dann auch nicht zur Auswahl angeboten.

Um einer Firma eine Firmenrolle zuzuordnen, klicken Sie auf Neu, treffen in der sich öffnenden Liste eine Auswahl und speichern mit OK.

» Sie können einer Firma auch mehrere Firmenrollen zuweisen.

» Allerdings dürfen Sie einer Firma immer nur eine der EMCS-Firmenrollen zuordnen: Siehe Ab-schnitt Firmen auf Seite 15.

Mögliche Firmenrollen

Auskunftspflichtiger: Diese Rolle benötigen Sie nur, wenn Sie auch das Modul Intrastat einset-zen. Im Versendungsfall ist i. d. R. derjenige gegenüber dem Statistischen Bundesamt aus-kunftspflichtig, der eine (umsatzsteuerfreie) innergemeinschaftliche Lieferung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes tätigt. Entsprechend ist im Eingangsfall i. d. R. derjenige auskunftspflich-tig, der einen innergemeinschaftlichen Erwerb im Sinne des Umsatzsteuergesetzes versteuert.

Beförderer: Erster Beförderer (z. B. Spediteur), der die Ware befördert. Fungiert er nicht zusätz-lich als Versender der Waren oder Steuerlagerinhaber, dann tauscht er keine elektronischen Nachrichten mit dem Zoll aus und muss auch keine Verbrauchsteuernummer besitzen.

Empfänger (Direktlieferung, Begünstigter, Ausfuhr): Empfänger von Waren bei den Bestim-mungsortcodes Begünstigte, Ausfuhr oder Unbekannter Bestimmungsort. In diesen Fällen hat der Empfänger keine eigene Verbrauchsteuernummer.

IT-Dienstleistender: Der IT-Dienstleistende übernimmt für Wirtschaftsbeteiligte den EMCS-Nachrichtenaustausch mit der Zollverwaltung. Er tritt nicht als rechtlicher Vertreter des Beteilig-ten gegenüber der Zollverwaltung auf. Die AEB GmbH fungiert in EMCS||XPRESS als IT-Dienst-leistender.

Meldender: Diese Rolle benötigen Sie nur, wenn Sie auch das Modul Intrastat einsetzen. Der Meldende ist derjenige, der die Intrastat-Positionen an das Statistische Bundesamt meldet und dessen Materialnummer für die Generierung des Namens der Meldedatei verwendet wird.

Registrierter Empfänger (zuvor registrierter Wirtschaftsbeteiligter): Der registrierte Empfänger besitzt eine Erlaubnis, in einem Verfahren der Steueraussetzung beförderte verbrauchsteuer-pflichtige Waren aus anderen Mitgliedstaaten zu empfangen.

Registrierter Empfänger im Einzelfall (zuvor nicht registrierter Wirtschaftsbeteiligter): Der regis-trierte Empfänger im Einzelfall besitzt eine Erlaubnis, in einem festgelegten Einzelfall in einem Verfahren der Steueraussetzung beförderte verbrauchsteuerpflichtige Waren aus einem ande-ren Mitgliedstaat zu empfangen.

Registrierter Versender: Dieser besitzt die Erlaubnis, verbrauchsteuerpflichtige Waren nach ihrer Überführung in den zollrechtlich freien Verkehr in einem Verfahren der Steueraussetzung zu versenden.

Sicherheitsleistender: Unter bestimmten Bedingungen müssen die Risiken durch eine Sicher-heit abgedeckt werden, die mit der Beförderung verbrauchsteuerpflichtiger Waren unter Steuer-aussetzung verbunden sind. Diese Sicherheit wird von dem Sicherheitsleistenden erbracht. Dies ist im Regelfall der Steuerlagerinhaber als Versender oder der registrierte Versender. Abweichend davon können die zuständigen Behörden es unter bestimmten Bedingungen ge-


statten, dass die Sicherheit vom Beförderer, dem Eigentümer der verbrauchsteuerpflichtigen Waren oder dem Empfänger geleistet wird. In Deutschland ist es in EMCS nicht möglich, dass mehrere Personen bzw. Firmen die Sicherheit für einen Beförderungsvorgang leisten.

Steuerlager (Versender/Empfänger): Ort, an dem unter bestimmten Voraussetzungen ver-brauchsteuerpflichtige Waren im Rahmen eines Verfahrens der Steueraussetzung vom zugel-assenen Lagerinhaber hergestellt, verarbeitet, gelagert, empfangen oder versandt werden dürfen.

Steuerlagerinhaber: Firma, die eine Erlaubnis besitzt, im Rahmen eines Verfahrens der Steuer-aussetzung verbrauchsteuerpflichtige Waren in einem Steuerlager herzustellen, zu verarbeiten, zu lagern, zu empfangen oder zu versenden.

Mappe Intrastat

Wenn Sie das Modul Intrastat lizenziert haben, können Sie in der Mappe Intrastat Daten eingeben, die für eine Intrastat-Meldung notwendig sind.

Mappe EMCS

In der Mappe EMCS erfassen Sie für das EMCS-Verfahren relevante Daten. Wichtig ist dabei vor allem die Verbrauchsteuernummer. Dabei geben Sie jeweils diejenige Verbrauchsteuernummer an, die der Firmenrolle dieser Firma entspricht:

Bei Firmenrolle Registrierter Empfänger die Verbrauchsteuerempfängernummer,

Bei Firmenrolle Registrierter Empfänger im Einzelfall die Verbrauchsteuerempfängernummer,

Bei Firmenrolle Registrierter Versender die Verbrauchsteuerversendernummer,

Bei Firmenrolle Steuerlagerinhaber die Verbrauchsteuerlagerinhabernummer und

Bei Firmenrolle Steuerlager (Versender/Empfänger) die Verbrauchsteuerlagernummer.

» Hat eine Firma die Firmenrollen Steuerlagerinhaber und Steuerlager (Versender/Empfänger), dann geben Sie die Verbrauchsteuerlagerinhabernummer im Feld VerbrauchsteuerNr. und die Verbrauchsteuerlagernummer im Feld Verbr.St.Nr. Steuerl. an.

Bei einer Firma mit der Firmenrolle Steuerlagerinhaber können Sie außerdem in der Feldgruppe Steuerlager weitere Firmen als Steuerlager hinzufügen. Zur Auswahl angeboten werden Ihnen hier alle Firmen, denen Sie die Firmenrolle Steuerlager zugeordnet haben.

Bei Steuerlägern, die nicht selbst Steuerlagerinhaber sind, zeigt EMCS||XPRESS in den Fir-menstammdaten in der Mappe EMCS die neue Feldgruppe Steuerlagerinhaber an. In der Feldgrup-pe wird der Name und die Verbrauchsteuernummer der Firma, die Steuerlagerinhaber ist, angezeigt. Über den Link Steuerlagerinhaber öffnen können Sie diese Firma direkt öffnen.

3.1.3 Personen

» Personen benötigen Sie für die Module EMCS Eröffnung sowie EMCS Beendigung.

Personen legen Sie über den Stammdaten-Eintrag Firmen in der Mappe Mitarbeiter an. Alle Mitar-beiter, die Sie dort angelegt haben, werden Ihnen ebenfalls in der Übersicht der Personen angezeigt.

» Alternativ können Sie Personen auch über den Stammdaten-Eintrag Personen anlegen.


3.1.4 Erlaubnisse EMCS

» Erlaubnisse EMCS benötigen Sie für die Module EMCS Eröffnung sowie EMCS Beendigung.

Wenn Sie eine oder mehrere Erlaubnisse haben, dann pflegen Sie die Daten dieser Erlaubnisse in EMCS||XPRESS ein.

Dabei sind die folgenden Arten der Erlaubnis möglich:

Registrierter Versender

Registrierter Empfänger

Registrierter Empfänger im Einzelfall

Steuerlagerinhaber

Steuerlager

Die Erlaubnis wird technisch benötigt, um die EMCS-Nachrichten (mit Hilfe der Verbrauchsteuernum-mer) jeweils dem richtigen Mandanten zuzuordnen.

Anleitung: Erlaubnis EMCS einpflegen

So pflegen Sie eine Erlaubnis EMCS ein:

1. Öffnen Sie in der Zentrale im Schrank Stammdaten den Eintrag Erlaubnisse EMCS.

2. Legen Sie über die Schaltfläche Neu eine neue Erlaubnis EMCS an.

3. Wählen Sie die Art der Erlaubnis.

4. Machen Sie in der Mappe Erlaubnis die erforderlichen Angaben.

Im Feld Erlaubnisinhaber werden Ihnen jeweils diejenigen Firmen zur Auswahl angeboten, die die zur gewählten Art der Erlaubnis passende Firmenrolle haben. Alternativ können Sie hier über die Schaltfläche die Daten der Firma hinterlegen. Diese werden jedoch nicht in die Stamm-daten Firmen übernommen.

Wenn Sie die Schaltfläche Sichern wählen, werden Sie in der Statuszeile auf eventuell noch feh-lende Angaben hingewiesen.

3.1.5 Materialstamm

» Den Materialstamm benötigen Sie für das Modul EMCS Eröffnung.

Im Stammdaten-Eintrag Materialstamm verwalten Sie Materialien bzw. Artikel, die Sie immer wieder benötigen. Wenn Sie die Positionen in Ihren Vorgängen erfassen, können Sie Einträge aus dem Ma-terialstamm wählen und in den Vorgang kopieren.

Anleitung: Materialstamm-Datensatz anlegen

So legen Sie einen neuen Materialstamm-Datensatz an:

1. Öffnen Sie in der Zentrale im Schrank Stammdaten den Eintrag Materialstamm EMCS.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

3. Machen Sie in der Mappe Material die Angaben, die in Ihren einzelnen Vorgängen gleich bleiben. Felder, deren Inhalt immer wieder anders ist, lassen Sie dagegen leer.

4. Handelt es sich um ein Weinbauerzeugnis, dann können Sie auch in der Mappe Weinbauerzeug-nis die Angaben machen, die bei diesem Material immer gleich bleiben.


» Wenn der neue Eintrag einem schon vorliegenden sehr ähnlich ist, können Sie von diesem auch eine Kopie anlegen und diese dann anpassen. Wählen Sie in diesem Fall das vorhandene Ma-terial in der Übersicht aus, und klicken Sie dann auf Duplizieren.

3.2 Einstellungen vornehmen

3.2.1 E-Mail-Einstellungen

Über bestimmte Ereignisse können Sie sich automatisch per E-Mail informieren lassen. Die Voraus-setzung dafür ist, dass der Administrator bei Ihnen die E-Mail-Benachrichtigung aktiviert hat.

Für jedes Ereignis können Sie dann separat festlegen, ob Sie in diesem Fall eine E-Mail-Benachrich-tigung wünschen. Die E-Mail geht an den Sachbearbeiter des jeweiligen Vorgangs, sofern dieser ein-getragen und bei ihm in den Stammdaten Personen eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Ansonsten können Sie für jedes Ereignis separat festlegen, an welche Empfänger die E-Mails jeweils gehen sollen.

Aus der E-Mail heraus können Sie dann per Mausklick in den zugehörigen Vorgang springen. Damit müssen Sie nicht ständig aktiv nachschauen, ob z. B. das e-VD inzwischen eingegangen ist.

So nehmen Sie die E-Mail-Einstellungen vor:

1. Öffnen Sie den Desktop von EMCS||XPRESS.

2. Klicken Sie im ASSISTenten unter Einstellungen auf die Verknüpfung E-Mails konfigurieren.

3. Geben Sie in der Feldgruppe Grunddaten im Feld Ersatz E-Mail-Adr. eine oder mehrere E-Mail-Adressen an (getrennt durch Semikolon ohne Leerzeichen). An diese E-Mail-Adresse(n) werden E-Mails geschickt, wenn weder beim Sachbearbeiter des Vorgangs noch bei dem Ereignis selbst eine E-Mail-Adresse angegeben ist.

4. Legen Sie in der Liste die Ereignisse fest, bei denen Sie E-Mail-Benachrichtigungen wünschen. Dazu verwenden Sie die Schaltflächen oberhalb der Liste.

Die E-Mails werden jeweils an den Sachbearbeiter des betroffenen Vorgangs geschickt, sofern in den Stammdaten Personen zu diesem Sachbearbeiter eine E-Mail-Adresse gepflegt ist.

5. Wenn Sie es wünschen, können Sie zusätzlich für bestimmte Ereignisse jeweils eine oder meh-rere E-Mail-Adressen in der Tabelle ergänzen (getrennt durch Semikolon ohne Leerzeichen). An diese E-Mail-Adressen werden im Falle dieses Ereignisses dann zusätzlich E-Mails versandt.

Weiterführende Informationen

So pflegen Sie die Stammdaten Personen: Siehe Abschnitt Personen auf Seite 18.

3.2.2 Benutzerverwaltung

In der Zentrale im Schrank Benutzerverwaltung kann jeder Benutzer individuell seine Einstellungen festlegen, z. B. Anzeige-Optionen und Passwort.


4 Vorlagen für EMCS-Vorgänge (Eröffnung) erstellen

4.1 Einführung: Vorlagen für EMCS-Vorgänge (Eröffnung) erstel-len

Vorlagen erleichtern Ihnen das Erstellen immer wieder ähnlicher EMCS-Vorgänge. Speichern Sie in einer Vorlage einfach die Feldinhalte ab, die sich in gleichartigen EMCS-Vorgängen nicht ändern, und geben Sie der Vorlage einen sprechenden Namen.

Auch bei der Übernahme von Daten aus dem Vorsystem spielen Vorlagen eine wichtige Rolle: Hier können Sie Daten erfassen, die Sie für den EMCS-Vorgang benötigen, die aber in Ihrem Vorsystem nicht vorhanden sind. Auf diese Weise können Sie Ihre Abläufe stark automatisieren.

Ihre Vorlagen können die Inhalte nur weniger Felder auf Kopfebene (Grunddaten) enthalten oder aus vollständigen EMCS-Vorgängen mit einer oder mehreren Positionen bestehen.

Überlegen Sie sorgfältig, welche Felder Sie in den Vorlagen füllen und wie viele verschiedene Vor-lagen Sie benötigen. Denn der ASSISTent kann Sie in Ihrem EMCS-Vorgang nur auf leere Pflicht-felder hinweisen oder auf Felder, die gegen EMCS-Regeln verstoßen – nicht aber auf Feldinhalte, die Sie aus der Vorlage übernommen haben, die aber auf Ihren aktuellen Vorgang nicht zutreffen.

» Zusätzlich zu den Vorlagen bietet Ihnen EMCS||XPRESS die Möglichkeit, einen Materialstamm für die Materialien zu pflegen, die Sie immer wieder benötigen.


Siehe Abschnitt Materialstamm auf Seite 19.

4.2 Überblick: Vorlagen für EMCS-Vorgänge (Eröffnung) erstellen

Eine Vorlage erstellen Sie aus einem EMCS-Vorgang (Eröffnung) heraus. Wie Sie einen EMCS-Vor-gang (Eröffnung) anlegen, ist in einem separaten Abschnitt beschrieben.

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. EMCS-Vorgang (Eröffnung) als Vorlage speichern (siehe Seite 22)

2. Gespeicherte Vorlage überprüfen (siehe Seite 23)

Alternativ könnten Sie Vorlagen auch aus der Übersicht Vorlagen (Eröffnung) über die Schaltfläche Neu anlegen.


4.3 Anleitung: Vorlagen für EMCS-Vorgänge (Eröffnung) erstel-len

4.3.1 EMCS-Vorgang (Eröffnung) als Vorlage speichern

So speichern Sie einen EMCS-Vorgang (Eröffnung) als Vorlage:

1. Öffnen Sie den EMCS-Vorgang und stellen Sie sicher, dass alle Feldinhalte gefüllt sind, die Sie in die Vorlage übernehmen möchten. Korrigieren Sie ggf. die Unstimmigkeiten zu diesen Feldern, auf die der ASSISTent Sie hinweist.

2. Um den EMCS-Vorgang als Vorlage zu speichern, wählen Sie im Menü Eröffnung die Menü-funktion Als Vorlage speichern.

» Die gleiche Menüfunktion erhalten Sie auch in der Übersicht EMCS-Vorgänge (Eröffnung) im Menü EMCS-Vorgänge: Als Vorlage speichern.

3. Daraufhin öffnet sich das Fenster Vorlage speichern.


Machen Sie hier die folgenden Angaben:

– Name: Wählen Sie einen sprechenden Namen für die Vorlage.

– Tastenkürzel: Für Vorlagen, die Sie häufig verwenden werden, können Sie aus der Liste ein Tastenkürzel auswählen.

– Sichtbar für: Legen Sie fest, ob alle Benutzer oder nur Sie als angemeldeter Benutzer die Vor-lage verwenden können.

– Kopierumfang: Sollen nur die Kopfdaten (Grunddaten) oder Kopf- und Positionsdaten über-nommen werden?

4. Übernehmen Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche OK.

4.3.2 Gespeicherte Vorlage überprüfen

Nachdem Sie den EMCS-Vorgang (Eröffnung) als Vorlage gespeichert haben, können Sie die Vor-lage öffnen, um die gespeicherten Daten zu kontrollieren.

So überprüfen Sie die in der Vorlage enthaltenen Daten:

1. Öffnen Sie in der Zentrale im Schrank EMCS den Eintrag Vorlagen (Eröffnung).

2. Sofern erforderlich, filtern Sie die Vorlagen nach der neu erstellten Vorlage. Dazu können Sie sich über einen Klick auf Mehr Kriterien weitere Filterfelder einblenden.

3. Öffnen Sie die neue Vorlage. Kontrollieren Sie die Einträge in der Mappe Eröffnung. Bei Bedarf löschen oder korrigieren Sie einzelne Feldinhalte.

» Beim Korrigieren der Feldinhalte überprüft der ASSISTent Ihre Eingaben nicht auf fachliche Korrektheit.

4. Enthält die Vorlage auch Positionen, dann wechseln Sie anschließend in die Mappe Positionenund kontrollieren Sie nacheinander die einzelnen Positionen.

5. Kontrollieren Sie auch den Inhalt der Mappe Dokumente.

6. Über einen Klick auf die Schaltfläche Sichern speichern Sie Ihre Änderungen. Alternativ verlas-sen Sie die Vorlage über die Schaltfläche OK.

4.4 Tipps und Tricks: Vorlagen für EMCS-Vorgänge (Eröffnung) erstellen

4.4.1 Tastenkürzel für bestimmte Vorlagen vergeben

Für Vorlagen zu EMCS-Vorgängen (Eröffnung), die Sie besonders oft benötigen, können Sie bis zu neun verschiedene Tastenkürzel vergeben. Sobald Sie eines dieser Tastenkürzel in der Übersicht EMCS-Vorgänge (Eröffnung) einsetzen, legt EMCS||XPRESS einen neuen EMCS-Vorgang (Eröff-nung) an, der auf der entsprechenden Vorlage basiert.

So vergeben Sie ein Tastenkürzel:

1. Öffnen Sie im Schrank EMCS den Eintrag Vorlagen (Eröffnung). Es öffnet sich die Übersicht der Vorlagen.

2. Markieren Sie die gewünschte Vorlage und wählen Sie die Schaltfläche Tastenkürzel. Daraufhin öffnet sich das Fenster Tastenkürzel.

3. Wählen Sie eines der vorgeschlagenen Tastenkürzel aus und speichern Sie Ihre Eingabe über die Schaltfläche OK.

Wenn Sie dabei ein bereits vergebenes Tastenkürzel auswählen (hinter dem Kürzel erscheint in der Auswahlliste der Name der Vorlage), gilt es ab sofort für die neue Vorlage.


4.4.2 Vorlage duplizieren

Um eine neue Vorlage zu erstellen, die einer bereits vorhandenen Vorlage ähnelt, können Sie diese Vorlage auch duplizieren.

Dazu markieren Sie die Vorlage in der Übersicht Vorlagen (Eröffnung) und wählen im Menü Vorlagendie Menüfunktion Duplizieren.

Daraufhin öffnet sich das neu erstellte Duplikat.

Geben Sie einen neuen Namen für die Vorlage ein, nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie zum Schluss die neue Vorlage über die Schaltfläche OK.

5 EMCS-Vorgänge eröffnen

5.1 Einführung: EMCS-Vorgänge eröffnen

Um einen EMCS-Vorgang zu eröffnen, versenden Sie vor Beförderungsbeginn, aber maximal 7 Tage vor dem Versanddatum, den Entwurf eines e-VD (Meldung N_EAD_SUB) an das für Sie zuständige Hauptzollamt, die Abgangsstelle. Dabei müssen Sie eine Beförderungsdauer angeben, die maximal 92 Tage betragen darf.

Die Abgangsstelle plausibilisiert die von Ihnen übermittelten Daten. Ist das Ergebnis der Prüfung po-sitiv, dann wird für diesen Vorgang ein eindeutiger Referenzcode vergeben (ARC), und Sie erhalten die Meldung C_EAD_VAL zurück. Diese Meldung enthält das e-VD auch in Form eines PDF, das Sie ausdrucken können.

Die Meldung C_EAD_VAL wird außerdem an die Bestimmungsstelle weitergeleitet, das für den Emp-fänger der Waren zuständige Hauptzollamt. Dieses wiederum leitet die Nachricht an den Empfänger weiter.

Wenn die Ware beim Empfänger eingetroffen ist, muss dieser spätestens 5 Werktage nach Been-digung der Beförderung den EMCS-Vorgang durch Versand einer Eingangsmeldung (C_DEL_DAT) beenden. Nach erfolgreicher Validierung wird die Eingangsmeldung an die Abgangsstelle weiterge-leitet, die sie wiederum an Sie übermittelt.

5.1.1 Besonderheiten bei einer Einfuhr oder einer Ausfuhr

Wenn Sie gleichzeitig mit der Eröffnung eines EMCS-Vorgangs eine Einfuhr beenden oder eine Aus-fuhr eröffnen, müssen Sie zusätzlich die entsprechende Nachricht im jeweiligen ATLAS-Verfahren (ATLAS Einfuhr bzw. ATLAS Ausfuhr) übermitteln.

Beachten Sie dabei:

Bei einer Einfuhr übermitteln Sie zuerst die Zollanmeldung (CUSDEC) an die Einfuhrzollstelle. Warten Sie ab, bis Sie die Nachricht CUSREC mit der Registriernummer dieser Zollanmeldung erhalben haben. Nehmen Sie im EMCS-Vorgang die bei einer Einfuhr zusätzlich erforderlichen Eingaben vor. Da-für benötigen Sie die zuständige Einfuhrzollstelle sowie die Registriernummer und die jeweiligen Positionsnummern aus der Zollanmeldung. Diese geben Sie jeweils folgendermaßen an: <Positionsnummer (4-stellig)><Registriernummer ohne die letzten 4 Stellen>. Dann können Sie den Entwurf des e-VD (Nachricht N_EAD_SUB) versenden.

Bei einer Ausfuhr übermitteln Sie dagegen zuerst den Entwurf des e-VD (Nachricht N_EAD_SUB) an die Abgangsstelle. Dafür benötigen Sie die zuständige Ausfuhrzollstelle. Warten Sie ab, bis Sie das validierte e-VD mit dem ARC erhalten haben (Nachricht C_EAD_VAL).


Anschließend erstellen Sie die Ausfuhranmeldung. Geben Sie dort als Typ des Vorpapiers den Wert AAD an, bei der Referenz des Vorpapiers den ARC des EMCS-Vorgangs sowie die jewei-lige Positionsnummer aus dem e-VD. Sobald Sie auch das ABD erhalten haben, liegt die zollrechtliche Freigabe für den Warentrans-fer vor.

5.1.2 Statuskette eines EMCS-Vorgangs (Eröffnung)

Ein EMCS-Vorgang (Eröffnung) kann die folgenden Status durchlaufen.

5.2 Überblick: EMCS-Vorgänge eröffnen

Der Desktop von EMCS||XPRESS, der nach der Anmeldung erscheint, bieten Ihnen in sogenannten Widgets einen Überblick über die zu bearbeitenden EMCS-Vorgänge sowie über spezielle Ereig-nisse, die stattgefunden haben und auf die Sie reagieren sollten.

» Je nachdem, welche Module Sie lizenziert haben und welche Ereignisse bei Ihren EMCS-Vor-gängen stattgefunden haben, sehen Sie hier unterschiedlich viele Widgets.

Status BeschreibungNeu Der EMCS-Vorgang wurde neu angelegt, und es fehlen noch Angaben, bevor Sie den

Entwurf des e-VD (Nachricht N_EAD_SUB) versenden können.

Vollständig Der EMCS-Vorgang ist vollständig; Sie können den Entwurf des e-VD (Nachricht N_EAD_SUB) jetzt versenden.

In diesen Status fällt der EMCS-Vorgang auch zurück, wenn Sie auf den Entwurf des e-VD (N_EAD_SUB) eine fachliche oder technische Fehlermeldung vom Zoll erhalten haben.

Versendet Sie haben den Entwurf des e-VD (N_EAD_SUB) an den Zoll versandt und warten auf die Antwort vom Zoll.

Gültig Der Zoll hat den Entwurf des e-VD validiert und akzeptiert.

Sie haben vom Zoll das validierte e-VD erhalten (Nachricht C_EAD_VAL), das Ihnen den eindeutigen Referenzcode übermittelt (ARC). Mit dieser Nachricht haben Sie au-ßerdem das e-VD in Form eines PDF erhalten, das Sie ausdrucken können.

Der Transport der Ware kann beginnen.

Abgeschlossen Der EMCS-Vorgang wurde vom Empfänger beendet und die Waren komplett akzep-tiert, die Eingangsmeldung (C_DEL_DAT) ist bei Ihnen eingetroffen. Damit ist der EMCS-Vorgang abgeschlossen.

Zurückgewiesen Der EMCS-Vorgang wurde vom Empfänger beendet, dabei wurden die Waren aber nicht vollständig akzeptiert.

Sie sind nun verpflichtet, für die nicht akzeptierte Menge eine Änderung des Bestim-mungsortes zu versenden. Falls Sie dabei sich selbst zum Empfänger der nicht akzep-tierten Menge machen, müssen Sie anschließend selbst den EMCS-Vorgang beenden.

Änderung Bestim-mung

Sie haben eine Änderung des Bestimmungsortes (C_UPD_DAT) an den Zoll versandt und warten auf eine Antwort.

Storniert Sie haben einen Antrag auf Stornierung des EMCS-Vorgangs (C_CAN_DAT) an den Zoll versandt und warten auf eine Antwort.

Fristüberschreitung Sie haben aufgrund einer Fristüberschreitung eine Erinnerungsmeldung vom Zoll er-halten (E_EXC_REM).

Erklärung gesendet Sie haben auf eine Erinnerungsmeldung eine Erklärung für die Verspätung an den Zoll versandt (C_DEL_EXP).

Ungültig Der EMCS-Vorgang wurde storniert und ist daher ungültig.


Der ASSISTent weist Sie zusätzlich auf alle Ereignisse hin, die stattgefunden haben, und ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugang zu den jeweils betroffenen EMCS-Vorgängen.

5.2.1 Widgets zur Bearbeitung von EMCS-Vorgängen (Eröffnung) im Desk-top

Fristüberschreitungen. Wenn Sie zu einem oder mehreren EMCS-Vorgängen in den letzten 14 Tagen eine Erinnerungsmeldung vom Zoll erhalten haben, weil die Frist zur Beendigung dieser Vorgänge überschritten wurde, erscheint dieses Widget.

Über die Schaltfläche Fristüberschreitungen anzeigen gelangen Sie in eine Liste der Fristüber-schreitungen. Dabei fragt Sie EMCS||XPRESS, ob Sie Fristüberschreitungen zu Ihren Eröffnungen oder zu den Beendigungen anzeigen möchten. Aus dieser Liste heraus können Sie eine Begrün-dungsmeldung zu diesem EMCS-Vorgang erstellen.

Sobald Sie das für alle EMCS-Vorgänge mit Fristüberschreitung erledigt haben, verschwindet dieses Widget wieder.

Details zum weiteren Vorgehen: Siehe Abschnitt Es kam zu einer Fristüberschreitung auf Seite 49.

Zurückgewiesene EMCS-Vorgänge. Hier werden Sie auf EMCS-Vorgänge hingewiesen, die der Empfänger in den letzten 14 Tagen ganz oder teilweise zurückgewiesen hat. Sie sind nun verpflich-tet, für die nicht akzeptierte Menge eine Änderung des Bestimmungsortes zu versenden. Falls Sie dabei sich selbst zum Empfänger der nicht akzeptierten Menge machen, müssen Sie anschließend selbst den EMCS-Vorgang beenden.

Über die Schaltfläche Zurückweisungen anzeigen erreichen Sie eine Liste der EMCS-Vorgänge, die ganz oder teilweise zurückgewiesen wurden. Aus dieser Liste heraus können Sie die einzelnen EMCS-Vorgänge öffnen und weiter bearbeiten.

Details zum weiteren Vorgehen: Siehe Abschnitt Zurückgewiesene EMCS-Vorgänge bearbeiten auf Seite 37.

Neu eröffnete e-VDs (24 Stunden). Dieses Widget weist Sie auf EMCS-Vorgänge (Eröffnung) hin, zu denen Sie in den letzten 24 Stunden das e-VD vom Zoll erhalten haben. Hier kann jetzt der Trans-port der Waren beginnen.

Über die Schaltfläche Neue e-VDs anzeigen erhalten Sie eine Liste der EMCS-Vorgänge, zu denen Sie in den letzten 24 Stunden das e-VD erhalten haben. Aus dieser Liste heraus können Sie die ein-zelnen EMCS-Vorgänge öffnen – z. B., um das e-VD im PDF-Format auszudrucken.


Über die Verknüpfung Alle EMCS-Vorgänge (Eröffnung) anzeigen unter der Schaltfläche öffnen Sie die Übersicht EMCS-Vorgänge (Eröffnungen).

Details zum weiteren Vorgehen: Siehe Abschnitt e-VD kontrollieren und drucken auf Seite 37.

Neuen EMCS-Vorgang eröffnen. Mit Hilfe dieses Widgets können Sie schnell einen neuen EMCS-Vorgang eröffnen.

Verwenden Sie die Schaltfläche Neu erfassen, um den neuen EMCS-Vorgang von Hand zu erfassen. Alternativ wählen Sie über den Pfeil rechts neben dieser Schaltfläche eine Vorlage, auf deren Basis Sie den neuen EMCS-Vorgang erfassen möchten.

Details zum weiteren Vorgehen: Siehe Abschnitt Anleitung: EMCS-Vorgänge eröffnen auf Seite 28.

5.2.2 Zusätzliche Hilfsfunktionen zur Bearbeitung von EMCS-Vorgängen (Eröffnung) im ASSISTenten

Ereignisse. Hier werden Sie über Ereignisse informiert, die in den letzten 14 Tagen bei Ihren EMCS-Vorgängen aufgetreten sind. Bei einem EMCS-Vorgang (Eröffnung) kann es sich hier um Fehler-meldungen, Fristüberschreitungen oder Zurückweisungen handeln.

Über einen Klick auf den gewünschten Hyperlink gelangen Sie in die jeweilige Übersicht, aus der her-aus Sie den EMCS-Vorgang weiter bearbeiten können.

Details zum Vorgehen finden Sie in den folgenden Abschnitten:

Fehlermeldung: Siehe Abschnitt Es ist eine Fehlermeldung aufgetreten auf Seite 46.

Fristüberschreitung: Siehe Abschnitt Es kam zu einer Fristüberschreitung auf Seite 49.

Zurückweisung: Siehe Abschnitt Zurückgewiesene EMCS-Vorgänge bearbeiten auf Seite 37.

Einstellungen. Hier können Sie Einstellungen vornehmen, z. B die Einstellungen für E-Mails konfi-gurieren, sofern der Administrator für Sie die E-Mail-Benachrichtigung aktiviert hat.

Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, Vorlagen und Stammdaten zu pflegen.

Details zum Vorgehen:

E-Mails konfigurieren: Siehe Abschnitt E-Mail-Einstellungen auf Seite 20.

Vorlagen erstellen: Siehe Abschnitt Vorlagen für EMCS-Vorgänge (Eröffnung) erstellen auf Sei-te 21.

Materialstamm pflegen: Siehe Abschnitt Materialstamm auf Seite 19.

Firmen erfassen: Siehe Abschnitt Firmen auf Seite 15.

Personen pflegen: Siehe Abschnitt Personen auf Seite 18.

Erlaubnisse anlegen: Siehe Abschnitt Erlaubnisse EMCS auf Seite 19.


5.3 Anleitung: EMCS-Vorgänge eröffnen

Im Widget Neuen EMCS-Vorgang eröffnen können Sie neue EMCS-Vorgänge anlegen. Details dazu finden Sie in den folgenden Abschnitten.

5.3.1 Neuen EMCS-Vorgang anlegen und Kopfdaten ergänzen

So legen Sie einen neuen EMCS-Vorgang an und ergänzen die Kopfdaten:

1. Wählen Sie im Desktop von EMCS||XPRESS, Widget Neuen EMCS-Vorgang eröffnen die Schaltfläche Neu erfassen, um den neuen EMCS-Vorgang von Hand zu erfassen.

Alternativ wählen Sie über den Pfeil rechts neben dieser Schaltfläche eine Vorlage, auf deren Basis Sie den neuen EMCS-Vorgang erfassen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.

EMCS||XPRESS übernimmt dann die Daten aus der Vorlage in den neuen EMCS-Vorgang, so dass Sie nur noch fehlende Daten ergänzen müssen.


2. Machen Sie in der Mappe Eröffnung die erforderlichen Angaben zu den Kopfdaten des EMCS-Vorgangs.

Bei allen Eingaben unterstützt Sie der ASSISTent. Betätigen Sie nach einer Änderung die Taste F5 oder klicken Sie auf das Symbol im ASSISTenten, um die Anzeige zu aktualisieren.

Außerdem sind Pflichtfelder gelb markiert. Hat der Eintrag ein falsches Format (z.B. Text in einem Datumsfeld), dann wird das Feld rot hinterlegt.

Details zu einzelnen Feldern enthält die Online-Hilfe. Um sie zu öffnen, drücken Sie die Taste F1.

Beachten Sie bei Ihren Eingaben auch die folgenden Besonderheiten:

– Empfänger: Für den Empfänger werden Ihnen diejenigen Firmen aus dem Firmenstamm zur Auswahl angeboten, deren Rollen zum Eintrag in dem Feld Best.-Ort (Code) (Code für den Bestimmungsort) passen. Alternativ können Sie über die Schaltfläche eine andere Firma erfassen.

– Transit: Führt ein Transport von Deutschland nach Deutschland zum Teil über das Gebiet anderer Mitgliedstaaten, dann übermitteln Sie in der Feldgruppe Beförderung in der Spalte Zus. Informationen (Zusätzliche Informationen) den Wert Transit.

– Alkopops: Geben Sie bei Alkopops zusätzlich in der Feldgruppe Beförderung, Tabellen-spalte Zus. Informationen (Zusätzliche Informationen) den folgenden Text an: Unversteuerter Branntwein und unversteuerte Alkopops.

3. Um sicherzugehen, dass der Empfänger des EMCS-Vorgangs und ggf. der Lieferort (bei Steuer-lagern) EMCS-Vorgänge auch elektronisch wieder beenden kann, können Sie prüfen, ob die je-weilige Verbrauchsteuernummer in der SEED-Datenbank der Europäischen Kommission enthalten ist.

Dazu wählen Sie rechts unterhalb des ASSISTenten einen der folgenden Hyperlinks. Diese füh-ren jeweils in eine Internet-Anwendung der Europäischen Kommission:

– Empfänger in SEED-Datenbank prüfen

– Lieferort in SEED-Datenbank prüfen


4. Sofern für Ihren EMCS-Vorgang Außenhandelsinformationen erforderlich sind (bei einer Einfuhr oder Ausfuhr), wird Ihnen zusätzlich die Mappe Außenhandel eingeblendet.

Das ist der Fall, wenn in der Mappe Eröffnung das Feld Kz. Ausgangspunkt den Wert 2 (Herkunft – Einfuhr) besitzt bzw. das Feld Best.-Ort (Code) den Wert 6 (Bestimmungsort – Ausfuhr) hat.

Sie benötigen hier die folgenden Werte:

– Bei einer Einfuhr die Einfuhrzollstelle sowie die Registriernummer und die Positions-nummern aus der zugehörigen Zollanmeldung.

– Bei einer Ausfuhr die Ausfuhrzollstelle. Falls Sie zugelassener Ausführer sind, aktivieren Sie außerdem diese Option. In diesem Fall wird der Abgleich des EMCS-Vorgangs mit der Ausfuhranmeldung beim Zoll automatisch vorgenommen, so dass Sie das Ergebnis schneller erhalten. Stellen Sie bei einer Ausfuhr nach Helgoland außerdem sicher, dass im Feld Postleitzahldes Empfängers die Postleitzahl von Helgoland steht, die 27498.


Bei einer Einfuhr bzw. einer Ausfuhr beachten Sie auch den Abschnitt Besonderheiten bei einer Ein-fuhr oder einer Ausfuhr (siehe Seite 24).


5.3.2 Postionsdaten erfassen

Erfassen Sie anschließend die einzelnen Positionen des EMCS-Vorgangs.

So erfassen Sie Positionen zu einem EMCS-Vorgang:

1. Wechseln Sie im geöffneten EMCS-Vorgang in die Mappe Positionen.

2. Sie können jetzt eine neue Position anlegen oder eine Position aus dem Materialstamm über-nehmen:

– Um eine neue Position anzulegen, wählen Sie die Schaltfläche Neu.

– Um eine Position aus dem Materialstamm zu übernehmen, wählen Sie die Schaltfläche Neu aus Materialstamm.

3. Falls Sie die Schaltfläche Neu aus Materialstamm gewählt haben, öffnet sich das Fenster Mate-rialstamm, in dem Sie den Artikel aus dem Materialstamm auswählen können.

Markieren Sie den gewünschten Artikel und übernehmen Sie ihn mit Hilfe der Schaltfläche Über-nehmen in die Position. Geben Sie anschließend im Fenster Warenmenge eingeben den Faktor an, mit dem die mengenrelevanten Felder aus dem Materialstamm multipliziert werden sollen.


Beispiel: Wenn Sie im Materialstamm Roh- und Eigenmasse für einen Kasten Bier erfasst ha-ben, geben Sie hier im Feld Warenmenge die Anzahl der Kästen Bier an, die diese Position ent-hält.

» Das Fenster Warenmenge eingeben erscheint nur, wenn Sie im Materialstamm eine Waren-menge erfasst haben, da EMCS||XPRESS nur dann die Berechnung korrekt durchführen kann.

4. Ergänzen Sie in der Mappe Position fehlende Daten.

Erfassen Sie dabei auch in der Feldgruppe Packstücke mit Hilfe der Schaltfläche Neu eines oder mehrere Packstücke.

Bei allen Eingaben unterstützt Sie der ASSISTent. Betätigen Sie nach einer Änderung die Taste F5 oder klicken Sie auf das Symbol im ASSISTenten, um die Anzeige zu aktualisieren.

Außerdem sind Pflichtfelder gelb markiert. Hat der Eintrag ein falsches Format (z.B. Text in einem Datumsfeld), dann wird das Feld rot hinterlegt.

Details zu einzelnen Feldern enthält die Online-Hilfe. Um sie zu öffnen, drücken Sie die Taste F1.

» Die statistischen Warennummern für EMCS, die Ihnen im Feld Stat. Warennummer zur Aus-wahl angeboten werden, werden von AEB gepflegt und aktualisiert.

5. Bei Weinbauerzeugnissen (Produktcode W200 oder W300) aktualisieren Sie jetzt die Anzeige über die Schaltfläche . Daraufhin erscheint zusätzlich die Mappe Weinbauerzeugnis.

Hier können Sie optional zusätzliche Angaben zum Weinbauerzeugnis machen. Wenn Sie hier Eingaben vornehmen, kann es sein, dass weitere Angaben erforderlich werden. Auf diese weist Sie der ASSISTent hin.

6. Zum Schluss schließen Sie die Position über die Schaltfläche OK. Damit speichern Sie Ihre Ein-gaben.

Bei Bedarf erfassen Sie anschließend weitere Positionen.


5.3.3 Optional Dokumente oder Zertifikate anlegen

In bestimmten Fällen sollten Sie im EMCS-Vorgang auf vorliegende Dokumente bzw. Zertifikate hin-weisen.

So ergänzen Sie Hinweise auf Dokumente oder Zertifikate:

1. Wechseln Sie im geöffneten EMCS-Vorgang in die Mappe Zertifikate.

2. Wählen Sie die Schaltfläche Neu, um einen Hinweis auf ein neues Dokument oder Zertifikat an-zulegen.

In der Tabelle erscheint jetzt eine neue Zeile.

3. Füllen Sie diese Zeile mit den erforderlichen Inhalten.

Dabei unterstützt Sie wie gewohnt der ASSISTent.


5.3.4 Beteiligte gegen internationale Sanktionslisten prüfen lassen

Sobald Sie alle erforderlichen Daten erfasst haben, aktualisieren Sie die Felder über die Schaltfläche .

Wenn bei Ihnen die Sanktionslisten-Prüfung aktiviert ist, weist Sie der ASSISTent darauf hin, dass die Sanktionslisten-Prüfung für diesen Vorgang noch nicht erfolgt ist. Sobald Sie auf den ASSISTen-ten klicken, werden Empfänger, Lieferort, Sicherheitsleistender, Veranlasser der Beförderung und erster Beförderer gegen die aktuelle Sanktionsliste CFSP (Common Foreign & Security Policy List) im Rechenzentrum der AEB GmbH geprüft.

Anschließend geht es wie folgt weiter:

Wenn die Sanktionslisten-Prüfung keinen Treffer ergeben hat, wechselt der EMCS-Vorgang (Er-öffnung) in den Status Vollständig, und Sie können den Entwurf e-VD versenden.

Hat die Sanktionslisten-Prüfung dagegen einen Treffer ergeben, weist Sie der ASSISTent dar-auf hin, und Sie können den Treffer bearbeiten. Weitere Informationen: Siehe Abschnitt Bei der Sanktionslisten-Prüfung wurde eine Verbotsadresse gefunden auf Seite 48.

Falls der Dienst Sanktionslisten-Prüfung nicht verfügbar ist, weist Sie der ASSISTent ebenfalls darauf hin. Weiteres Vorgehen: Siehe Abschnitt Der Dienst der Sanktionslisten-Prüfung steht nicht zur Verfügung auf Seite 49.

» Wenn Sie nach bereits erfolgter Sanktionslisten-Prüfung eine der geprüften Adressen geändert haben, schlägt Ihnen der ASSISTent anschließend eine erneute Sanktionslisten-Prüfung vor. Führen Sie diese wiederum durch Klick auf den ASSISTenten durch.


Details zur Sanktionslisten-Prüfung einsehen

Um Details zur Sanktionslisten-Prüfung eines EMCS-Vorgangs (Eröffnung) einzusehen, öffnen Sie den EMCS-Vorgang, aktivieren Sie im Menü Eröffnung die Menüoption Zusätzliche Daten anzeigen und wechseln Sie in die Mappe Zusatzdaten.

Die Feldgruppe Sanktionslisten-Prüfung enthält folgende Informationen:

Wurde die Sanktionslisten-Prüfung bereits durchgeführt, und zu welchem Datum?

Gab es zu einem der Beteiligten Sanktionslisten-Treffer, oder wurde die Sanktionslisten-Prüfung unterdrückt? Wenn die Sanktionslisten-Prüfung unterdrückt wurde, dann finden Sie hier zusätzlich, welcher Anwender die Sanktionslisten-Prüfung zu welchem Datum mit welcher Begründung unterdrückt hat.

» Falls der Text der Begründung länger ist als die zugehörige Spalte in der Tabelle, können Sie den Eintrag der Tabelle öffnen und über die Schaltfläche die gesamte Begründung anzeigen.

5.3.5 Entwurf e-VD an den Zoll versenden

Wenn Ihre Eingaben im EMCS-Vorgang vollständig sind, wechselt der Status des EMCS-Vorgangs nach Vollständig. Sie können dann den Entwurf des e-VD (Nachricht N_EAD_SUB) an den Zoll ver-senden.

So versenden Sie den Entwurf e-VD an den Zoll:

1. Klicken Sie im geöffneten EMCS-Vorgang auf den blauen Text im ASSISTenten.

Daraufhin öffnet sich ein separates Fenster.


2. Bestätigen Sie mit OK, dass Sie die N_EAD_SUB versenden möchten.

EMCS||XPRESS versendet dann die N_EAD_SUB an das für Sie zuständige Hauptzollamt, die Abgangsstelle, die im EMCS-Vorgang eingetragen ist.

3. Lassen Sie anschließend den EMCS-Vorgang geschlossen, damit EMCS||XPRESS die Antwort-nachricht vom Zoll einlesen kann.

5.3.6 Status der versandten EMCS-Vorgänge (Eröffnung) kontrollieren

Wenn der Entwurf e-VD beim Zoll eingetroffen ist, wird er dort validiert. Dabei wird z. B. überprüft, ob die Daten vollständig und schlüssig sind und ob die Verbrauchsteuernummern korrekt sind.

Sie sind dazu verpflichtet, mit dem Transport der Waren zu warten, bis diese Validierung abgeschlos-sen ist.

War die Prüfung erfolgreich, dann erhält der EMCS-Vorgang im System des Zolls einen ARC, einen eindeutigen Referenzcode. Diesen ARC übermittelt Ihnen der Zoll dann mit der Nachricht Elektro-nisches Verwaltungsdokument (C_EAD_VAL).

Der EMCS-Vorgang wechselt damit in den Status Gültig. Außerdem erscheint in der Spalte Hinweisdas Symbol .

In dieser Spalte können die folgenden Symbole erscheinen:

: Der EMCS-Vorgang ist gültig, Sie haben das e-VD erhalten und können es drucken.

: Sie sollten aktiv werden. Das ist z. B. der Fall, wenn Sie den Entwurf e-VD noch nicht an den Zoll versandt haben, der EMCS-Vorgang zurückgewiesen wurde oder es zu einer Frist-überschreitung kam. Hinweise zum Vorgehen:

– Wenn ein EMCS-Vorgang zurückgewiesen wurde: Siehe Abschnitt Zurückgewiesene EMCS-Vorgänge bearbeiten auf Seite 37.

– Bei einer Fristüberschreitung: Siehe Abschnitt Es kam zu einer Fristüberschreitung auf Seite 49.

: Es ist eine Fehlermeldung vom Zoll eingetroffen. Hinweise zum Vorgehen: Siehe Abschnitt Es ist eine Fehlermeldung aufgetreten auf Seite 46.

» Die Nachricht C_EAD_VAL wird über die Bestimmungsstelle auch an den Empfänger des EMCS-Vorgangs weitergeleitet, so dass auch diesem die Daten vorliegen.


5.3.7 e-VD kontrollieren und drucken

Sobald der EMCS-Vorgang den Status Gültig erreicht hat, können Sie das e-VD einsehen und dru-cken. In den 24 Stunden nach Eintreffen des e-VD vom Zoll erreichen Sie den EMCS-Vorgang über das Widget Neu eröffnete e-VDs (24 Stunden) auf dem Desktop.

So öffnen und drucken Sie das übermittelte e-VD:

1. Markieren Sie den EMCS-Vorgang (Eröffnung) in der Übersicht EMCS-Vorgänge (Eröffnung) und wählen Sie die Schaltfläche e-VD.

Daraufhin öffnet sich das e-VD im Adobe Reader.

2. Um das e-VD zu drucken, wählen Sie die Schaltfläche oben links im Adobe Reader.

Beim Transport der Waren sollte das e-VD die Waren begleiten.

5.3.8 Zurückgewiesene EMCS-Vorgänge bearbeiten

Hat der Empfänger des EMCS-Vorgangs die Waren nicht oder nicht vollständig akzeptiert, dann kann der EMCS-Vorgang noch nicht abgeschlossen werden.

Die Eingangsmeldung (C_DEL_DAT), die der Empfänger verschickt hat, wird dann an Sie weiter-geleitet. Ist sie bei Ihnen eingetroffen, wechselt der EMCS-Vorgang in den Status Zurückgewiesen.

Von Ihnen wird jetzt erwartet, dass Sie den Bestimmungsort für die nicht akzeptierte Menge ändern. Diese Änderung muss erfolgen, bevor die Ware bei dem neuen Empfänger aufgenommen wird.


So erkennen Sie, dass ein EMCS-Vorgang zurückgewiesen wurde:


Falls mindestens ein von Ihnen eröffneter EMCS-Vorgang zurückgewiesen wurde, finden Sie dort das Widget Zurückgewiesene EMCS-Vorgänge. Hier wird Ihnen angezeigt, wie viele EMCS-Vorgänge betroffen sind.

Die Zurückweisungen werden Ihnen zusätzlich im ASSISTenten unter Ereignisse angezeigt.

2. Klicken Sie im Widget Zurückgewiesene EMCS-Vorgänge auf die Schaltfläche Zurückweisungen anzeigen.

3. Sie erhalten jetzt eine Übersicht EMCS-Vorgänge (Eröffnung), die nur Vorgänge anzeigt, die vom Empfänger ganz oder teilweise zurückgewiesen wurden.

Dass es sich um zurückgewiesene EMCS-Vorgänge handelt, erkennen Sie am Status Zurück-gewiesen. Außerdem erscheint in der Spalte Hinweis das Symbol .

4. Öffnen Sie einen Vorgang.

Der ASSISTent informiert Sie über die Zurückweisung und darüber, wie Sie jetzt vorgehen kön-nen.


So ändern Sie den Bestimmungsort für die nicht akzeptierte Menge:

1. Öffnen Sie einen zurückgewiesenen EMCS-Vorgang und wechseln Sie in die Mappe Eingangs-meldung. Hier finden Sie die Änderungen, die der Empfänger vorgenommen hat.

Öffnen Sie in der Feldgruppe Korrigierte Positionen eine Position, dann sehen Sie die abwei-chenden Mengen und die Gründe, die der Empfänger bei der Zurückweisung angegeben hat.

2. Klicken Sie auf den blauen Text im ASSISTenten.

Daraufhin öffnet sich das Fenster Änderung des Bestimmungsortes.

3. Geben Sie hier mindestens einen neuen Bestimmungs- und ggf. Lieferort für die zurückgewie-sene Ware des EMCS-Vorgangs an.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestimmungsortänderung senden.

EMCS||XPRESS versendet daraufhin die Nachricht Änderung des Bestimmungsortes(C_UPD_DAT).

Der EMCS-Vorgang wechselt wieder in den Status Gültig.

Öffnen Sie den EMCS-Vorgang, dann finden Sie die Angaben zur Änderung des Bestimmungs-ortes in der neuen Mappe Änderung Bestimmungsort.

5. Wurde die Änderung des Bestimmungsortes vom Zoll akzeptiert, dann erhalten Sie die Nachricht C_UPD_DAT zurück.

Der EMCS-Vorgang bleibt im Status Gültig stehen, bis die Eingangsmeldung zur Beendigung bei Ihnen eintrifft.

Alternativ können Sie vom Zoll eine Fehlermeldung erhalten. Details zum weiteren Vorgehen in diesem Fall: Siehe Abschnitt Es ist eine Fehlermeldung aufgetreten auf Seite 46.

» Auf dem mit der Ware mitgeführten Ausdruck des e-VD kann der ursprüngliche Waren-empfänger dann von Hand durchgestrichen und durch den neuen Warenempfänger ersetzt werden.

6. Falls Sie Ihre eigene Firma als neuen Bestimmungsort angegeben haben, dann übermittelt Ihnen der Zoll den EMCS-Vorgang zur Beendigung. Es wird dann von Ihnen erwartet, dass Sie den EMCS-Vorgang ordnungsgemäß beenden.


5.3.9 EMCS-Vorgang wurde abgeschlossen

Hat der Empfänger des EMCS-Vorgangs die Waren akzeptiert und wurde seine Eingangsmeldung beim Zoll erfolgreich validiert, dann wird damit der EMCS-Vorgang abgeschlossen.

Die Eingangsmeldung (C_DEL_DAT), die der Empfänger verschickt hat, wird dann an Sie weiter-geleitet. Ist sie bei Ihnen eingetroffen, wechselt der EMCS-Vorgang in den Status Abgeschlossen.

5.4 Sonderfälle: EMCS-Vorgänge eröffnen

5.4.1 EMCS Vorgänge recherchieren

EMCS Vorgänge bei denen besondere Ereignisse wie z.B. eine Stornierung aufgetreten sind, finden Sie in den Übersichten Recherche (Beendigung) und Recherche (Eröffnung).

Diese Übersichten enthalten grundsätzlich die gleichen Vorgänge, wie die bekannten Übersichten je-doch stehen Ihnen hier zusätzliche Suchfilter zu Recherchezwecken zur Verfügung. Im Gegensatz zu den bekannten Übersichten können Sie hier keine neuen Vorgänge erstellen und auch die Aus-wahl der Spalten ist für die Recherche gedacht.

Insbesondere finden Sie hier Vorgänge, die

umgeleitet,

storniert,

aufgeteilt,

oder deren Bestimmungsort geändert wurde.

5.4.2 Vorgehen bei Systemausfällen

Die Verfahrensanweisung zum IT-Verfahren EMCS regelt unter anderem auch das Ausfallverfahren. Dieses tritt in Kraft, wenn Sie keine EMCS-Nachrichten mehr erhalten oder versenden können und sich herausstellt, dass eine technische Störung vorliegt, die nicht in zumutbarer Zeit oder mit zumut-barem Aufwand behoben werden kann.

» Prüfen Sie in einem solchen Fall zunächst, ob es möglich ist, mit dem Eröffnen des EMCS-Vor-gangs zu warten, bis das System wieder wie gewohnt funktioniert.

Ist es nicht möglich zu warten, dann können Sie in EMCS||XPRESS das Ausfallverfahren eröffnen und das sogenannte Ausfalldokument (Formular 033074) drucken, das Sie anstelle des e-VD den Waren mitgeben müssen.

Wenn EMCS wieder zur Verfügung steht, sind Sie verpflichtet, unverzüglich für alle EMCS-Vorgänge im Ausfallverfahren die elektronischen Meldungen (Entwurf e-VD) an den Zoll zu übermitteln. Dabei müssen die elektronischen Meldungen die gleichen Daten enthalten wie das jeweilige Ausfall-dokument.

» Bei einer Ausfuhr beachten Sie die Anforderungen für die Ausfuhranmeldung, die in der Verfah-rensanweisung EMCS in dem Abschnitt „Eröffnung einer Beförderung verbrauchsteuerpflichti-ger Waren unter Steueraussetzung im Ausfallverfahren zur Ausfuhr“ beschrieben sind.


Hier finden Sie die Verfahrensanweisung zum IT-Verfahren EMCS: Siehe Abschnitt Weitere Informa-tionsquellen zum EMCS-Verfahren auf Seite 9.


Ausfallverfahren eröffnen

Voraussetzung für die Eröffnung eines Ausfallverfahrens ist, dass Sie das zuständige Hauptzollamt vor Beginn der ersten Beförderung im Ausfallverfahren in schriftlicher Form über den Ausfall unter-richtet haben (Ausnahme: Der Ausfall wurde von der Zollverwaltung veranlasst.). Außerdem benö-tigen Sie eine Ticketnummer für die Störung, die Sie beim Service Desk des Zolls erhalten. Diese dient Ihnen auch als Nachweis dafür, dass Sie den Zoll ordnungsgemäß vor der ersten Beförderung im Ausfallverfahren von der Störung unterrichtet haben.

So eröffnen Sie ein Ausfallverfahren:

Der EMCS-Vorgang (Eröffnung) muss sich im Status Vollständig oder Versendet befinden.

1. Öffnen Sie den EMCS-Vorgang (Eröffnung).

2. Wählen Sie im Menü Eröffnung die Menüfunktion Ausfallverfahren aktivieren.

Es öffnet sich das Fenster Ausfallverfahren.

3. Geben Sie hier die Ticket-Nummer an, die Sie beim Service Desk des Zolls für die Störung er-halten haben, und wählen Sie die Schaltfläche Ausfallverfahren aktivieren.

4. Im EMCS-Vorgang (Eröffnung) wird nun die zusätzliche Mappe Ausfallverfahren eingeblendet. Darin erstellt EMCS||XPRESS eine Kopie des eigentlichen EMCS-Vorgangs (Eröffnung), aus der heraus Sie das Ausfalldokument drucken können.

Öffnen Sie den kopierten Vorgang.

5. Wechseln Sie dort in die Mappe Dokumente. Hier können Sie das Ausfalldokument bei Bedarf ändern (Schaltfläche Ändern) und dann drucken (Schaltfläche Drucken/Ausgeben).

Details zum Ändern und Drucken des Ausfalldokuments sind in den folgenden Abschnitten be-schrieben.

6. Sobald das EMCS-System wieder funktioniert, sind Sie verpflichtet, den Entwurf e-VD elektro-nisch an den Zoll zu übermitteln: Siehe Abschnitt Wenn EMCS wieder zur Verfügung steht: Ent-wurf e-VD an den Zoll übermitteln auf Seite 44.


Dokument ändern und drucken

EMCS||XPRESS übernimmt möglichst viele Daten aus den Kopf- und Positionsdaten Ihres EMCS-Vorgangs (Eröffnung) in das Ausfalldokument. Wenn Sie abweichende Angaben benötigen, können Sie die Daten im Dokument jedoch beliebig anpassen, bevor Sie es ausdrucken. Diese Änderungen werden mit dem Dokument gespeichert, Sie können sie jedoch auch wieder verwerfen.

So nehmen Sie Änderungen im Dokument vor:

1. Öffnen Sie die Mappe Dokumente in dem kopierten EMCS-Vorgang (Eröffnung) und markieren Sie das gewünschte Dokument.

2. Über die Schaltfläche Ändern öffnen Sie das Dokument im Änderungsmodus. Hier können Sie die Inhalte in jedem Formularfeld überschreiben.

Enthält das Dokument mehrere Seiten (z.B. Blätter mit Folgeseiten), so wird Ihnen nur die Seite angezeigt, die die meisten Felder enthält. Beim Ausdruck werden dagegen auch die übrigen Sei-ten mit gedruckt.

Um zu unterscheiden, welche Texte zum Formular gehören und welche Texte in den Formular-feldern stehen, wählen Sie die Schaltfläche Felder markieren oberhalb des angezeigten Formu-lars. Daraufhin werden alle Formularfelder in einer anderen Farbe angezeigt. Erneutes Klicken auf die Schaltfläche setzt die Ansicht wieder zurück.


Links von der Schaltfläche Ändern beenden, die sich direkt oberhalb und unterhalb des Formu-lars befindet, sehen Sie die Druckeinstellungen, die für dieses Dokument festgelegt wurden.

3. Um die Änderungen zu speichern, betätigen Sie die Schaltfläche Ändern beenden oberhalb oder unterhalb des Formulars.

Daraufhin wird die Schaltfläche aktiviert. Mit ihrer Hilfe können Sie das Dokument nun dru-cken.

» Wenn Sie die Druckeinstellungen ändern möchten, schließen Sie das Dokument. Anschließend wählen Sie im Menü Dokument die Menüfunktion Dokument-/Ausgabeeinstellungen öffnen.

» Falls das Dokument in der Spalte Gedruckt bereits als Gedruckt gekennzeichnet ist, dann setzen Sie diesen Status zurück. Damit verwerfen Sie allerdings alle bereits vorgenommenen ma-nuellen Änderungen.

Um den Status Gedruckt zurückzusetzen, markieren Sie das Dokument und wählen Sie im Me-nü Dokument die Menüfunktion „Gedruckt“ zurücksetzen.

Dokument drucken und Druck des Dokuments abschließen

So drucken Sie ein Dokument und schließen den Druck ab:

1. Öffnen Sie die Mappe Dokumente in dem kopierten EMCS-Vorgang (Eröffnung) und markieren Sie das gewünschte Dokument.


2. Über die Schaltfläche Drucken/Ausgeben öffnen Sie das Dokument.

3. Legen Sie weißes A4-Papier in den Drucker ein.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche . Daraufhin öffnet sich das Fenster Drucken.

Beachten Sie hier besonders die folgenden Einstellungen:

– Feldgruppe Druckbereich: Wenn Sie die zu druckenden Seiten nicht ändern, werden die Sei-ten in der Reihenfolge gedruckt, in der sie Ihnen in der Vorschau angezeigt werden.

– Feldgruppe Seiteneinstellungen: Wählen Sie im Feld Seitenanpassung bzw. Anpassen der Seitengröße den Eintrag Keine und deaktivieren Sie die Option Automatisch drehen und zen-trieren.

5. Wenn Sie das Dokument zum Drucken geöffnet hatten, wird es in der Mappe Dokumente, Spalte Gedruckt als Gedruckt gekennzeichnet – auch dann, wenn Sie es noch nicht ausgedruckt haben.

6. Nachdem Sie das Ausfalldokument gedruckt haben, klicken Sie im ASSISTenten auf die Ver-knüpfung Druck des Dokuments abschließen.

Damit bestätigen Sie, dass Sie das Dokument gedruckt und an das zuständige Hauptzollamt ge-schickt haben. Anschließend können Sie den EMCS-Vorgang (Eröffnung) nicht mehr löschen.

Der ursprüngliche EMCS-Vorgang (Eröffnung) wechselt daraufhin in den Status Nachmeldung erforderlich, der kopierte Vorgang wird geschlossen.

» Falls Sie die Druckeinstellungen ändern möchten, schließen Sie das Dokument. Anschließend wählen Sie im Menü Dokument die Menüfunktion Dokument-/Ausgabeeinstellungen öffnen.

» Von den drei gedruckten Exemplaren des Ausfalldokuments behalten Sie Exemplar 1 bei Ihren Aufzeichnungen, übermitteln Exemplar 2 unverzüglich Ihrem zuständigen Hauptzollamt und ge-ben Exemplar 3 dem Beförderer der Waren als Warenbegleitdokument mit.

Wenn EMCS wieder zur Verfügung steht: Entwurf e-VD an den Zoll übermitteln

Sobald das EMCS-System wieder funktioniert, sind Sie verpflichtet, den Entwurf e-VD elektronisch an den Zoll zu übermitteln.

Dazu öffnen Sie den EMCS-Vorgang (Eröffnung) im Status Nachmeldung erforderlich.


Mit Hilfe des ASSISTenten versenden Sie nun die Nachricht N_EAD_SUB (Entwurf e-VD) an den Zoll.

Anschließend behandeln Sie diesen EMCS-Vorgang (Eröffnung) wie gewohnt weiter.

EMCS-Vorgänge (Eröffnung) im Ausfallverfahren anzeigen

Um in der Übersicht EMCS-Vorgänge (Eröffnung) nur EMCS-Vorgänge anzuzeigen, die Sie im Aus-fallverfahren abgewickelt haben, wählen Sie im Auswahlfeld Ausfallverfahren den Eintrag "Mit" und klicken auf die Schaltfläche Suchen.

Die Übersicht zeigt nur EMCS-Vorgänge, für die Sie das Ausfallverfahren eröffnet haben.

Öffnen Sie einen EMCS-Vorgang (Eröffnung) im Ausfallverfahren, können Sie jederzeit in der Mappe Ausfallverfahren wiederum den kopierten Vorgang öffnen. Er enthält im Ausfalldokument (Mappe Do-kumente) alle Daten, die Sie so an den Zoll übermittelt haben.

Die Mappe Zusatzdaten wird bei kopierten Vorgängen immer angezeigt und enthält in der Feld-gruppe Ausfallverfahren zusätzliche Informationen zum Ausfallverfahren in diesem Vorgang.

» In der Mappe Zusatzdaten können Sie bei Bedarf noch die Ticketnummer ändern, bevor Sie das Ausfalldokument drucken. Das ist möglich, so lange Sie den Druck des Dokuments noch nicht abgeschlossen haben.


5.4.3 Es ist eine Fehlermeldung aufgetreten

Wenn Sie zu einem EMCS-Vorgang eine Fehlermeldung vom Zoll erhalten haben, weist Sie der ASSISTent unter Ereignisse darauf hin.

Gehen Sie bei einer Fehlermeldung folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im ASSISTenten unter Ereignisse auf den Eintrag N Fehlermeldungen.

2. Falls Sie Fehlermeldungen zu Eröffnungen und Beendigungen erhalten haben, werden Sie nun gefragt, ob Sie die Fehlermeldungen zu Eröffnungen oder zu Beendigungen anzeigen möchten.

Wählen Sie die Schaltfläche Eröffnungen.

3. Sie erhalten jetzt eine Übersicht EMCS-Vorgänge (Eröffnung), die nur fehlerhafte Vorgänge an-zeigt.

Dass es sich um fehlerhafte Vorgänge handelt, erkennen Sie am Symbol in der Spalte Hin-weis.

4. Öffnen Sie einen fehlerhaften Vorgang.

Der ASSISTent teilt Ihnen mit, welche Fehlermeldung Sie vom Zoll erhalten haben.

5. Beheben Sie den Fehler. Anschließend klicken Sie auf den blauen Text im ASSISTenten.

Bestätigen Sie anschließend, dass Sie alle Fehler behoben haben.

6. Nehmen Sie nun wie gewohnt die erforderlichen Korrekturen vor. Der EMCS-Vorgang wechselt dann wieder in den Status Versendet oder Gültig.

5.4.4 EMCS-Vorgang (Eröffnung) stornieren

Sie können einen EMCS-Vorgang im Status Gültig stornieren. Dieser Status bedeutet, dass Sie vom Zoll bereits das e-VD (Nachricht C_EAD_VAL) erhalten haben, die Beförderung aber noch nicht be-gonnen wurde.

So stornieren Sie einen EMCS-Vorgang:

1. Öffnen Sie den gewünschten EMCS-Vorgang.

2. Wählen Sie im Menü Eröffnung die Menüfunktion Stornieren.

Daraufhin öffnet sich das Fenster Stornierung.


3. Wählen Sie hier den Stornierungsgrund aus. Wenn Sie den Stornierungsgrund „0“ wählen ist es zusätzlich erforderlich, dass Sie eine Ergänzende Information im Feld Erg. Information erfassen. Sie können diese Information in verschiedenen Sprachen erfassen. Als Vorgabe ist das Feld dazu mit „de – Deutsch“ initialisiert. Wählen Sie eine andere Sprache für die ergänzenden Infor-mationen aus, wenn Sie diese in einer anderen Sprache erfassen.

4. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um die Nachricht C_CAN_DAT an den Zoll zu schicken.

Der EMCS-Vorgang wechselt daraufhin in den Status Storniert.

Schließen Sie den EMCS-Vorgang, damit EMCS||XPRESS die Antwortnachricht vom Zoll einle-sen kann.

5. Sobald die bestätigende Nachricht C_CAN_DAT vom Zoll zurückkommt, wechselt der EMCS-Vorgang in den Status Ungültig. Diese Nachricht C_CAN_DAT wird auch an den Empfänger des stornierten EMCS-Vorgangs weitergeleitet.

Alternativ können Sie vom Zoll eine Fehlermeldung erhalten. Details zum weiteren Vorgehen in diesem Fall: Siehe Abschnitt Es ist eine Fehlermeldung aufgetreten auf Seite 46Siehe Abschnitt Es ist eine Fehlermeldung aufgetreten auf Seite 46.

5.4.5 Bestimmungsort des EMCS-Vorgangs ändern

Auch wenn Sie einen EMCS-Vorgang bereits an den Zoll verschickt haben, können Sie den Bestim-mungsort der Ware noch ändern, sobald Sie die Nachricht Elektronisches Verwaltungsdokument(C_EAD_VAL) erhalten haben und der EMCS-Vorgang den Status Gültig erreicht hat.

Dabei kann der Empfänger entweder gleichbleiben, oder Sie geben einen neuen Empfänger an.

So ändern Sie den Bestimmungsort eines EMCS-Vorgangs:

1. Öffnen Sie einen EMCS-Vorgang und klicken Sie unter dem ASSISTenten auf die Verknüpfung Bestimmungsort ändern.

Daraufhin öffnet sich das Fenster Änderung des Bestimmungsortes.

2. Geben Sie die Daten an, die sich mit dem geänderten Bestimmungsort für den EMCS-Vorgang ändern.

3. Wenn bei Ihnen die Sanktionslisten-Prüfung aktiviert ist, weist Sie der ASSISTent darauf hin, dass die Sanktionslisten-Prüfung für diesen Vorgang noch nicht erfolgt ist. Sobald Sie auf den ASSISTenten klicken, werden Empfänger, Lieferort, Veranlasser der Beförderung und erster Be-förderer gegen die aktuelle Sanktionsliste CFSP (Common Foreign & Security Policy List) im Re-chenzentrum der AEB GmbH geprüft.

Anschließend geht es wie folgt weiter:

– Wenn die Sanktionslisten-Prüfung keinen Treffer ergeben hat, können Sie die Änderung des Bestimmungsortes über die Schaltfläche Bestimmungsortänderung versenden an den Zoll schicken.

– Hat die Sanktionslisten-Prüfung dagegen einen Treffer ergeben, weist Sie der ASSISTent darauf hin. Weitere Informationen: Siehe Abschnitt Bei der Sanktionslisten-Prüfung wurde eine Verbotsadresse gefunden auf Seite 48.

– Falls der Dienst Sanktionslisten-Prüfung nicht verfügbar ist, weist Sie der ASSISTent eben-falls darauf hin. Weiteres Vorgehen: Siehe Abschnitt Der Dienst der Sanktionslisten-Prüfung steht nicht zur Verfügung auf Seite 49.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestimmungsortänderung senden.

EMCS||XPRESS versendet daraufhin die Nachricht Änderung des Bestimmungsortes(C_UPD_DAT).

Der EMCS-Vorgang bleibt im Status Gültig.

Öffnen Sie den EMCS-Vorgang, dann finden Sie die Angaben zur Änderung des Bestimmungs-ortes in der neuen Mappe Änderung Bestimmungsort.


5. Wurde die Änderung des Bestimmungsortes vom Zoll akzeptiert, dann erhalten Sie die Nachricht C_UPD_DAT zurück.

Der EMCS-Vorgang bleibt dann im Status Gültig stehen, bis die Eingangsmeldung zur Beendi-gung bei Ihnen eintrifft.

Alternativ können Sie vom Zoll eine Fehlermeldung erhalten. Details zum weiteren Vorgehen in diesem Fall: Siehe Abschnitt Es ist eine Fehlermeldung aufgetreten auf Seite 46.

Konsequenzen für den Empfänger:

Für den bzw. die Empfänger des EMCS-Vorgangs ergeben sich bei der Änderung des Bestimmungs-ortes folgende Konsequenzen:

Bleibt der Empfänger gleich, dann erhält er ebenfalls die Nachricht C_UPD_DAT, die ihm die Än-derung des Bestimmungsortes mitteilt.

Wechselt dagegen der Empfänger, dann erhält der bisher vorgesehene Empfänger die Nach-richt C_EAD_NOT, die ihm mitteilt, dass der EMCS-Vorgang nicht mehr für ihn bestimmt ist. Der neue Empfänger erhält die Nachricht Elektronisches Verwaltungsdokument (C_EAD_VAL) und ist von nun an dafür verantwortlich, diesen EMCS-Vorgang zu beenden.

5.4.6 Bei der Sanktionslisten-Prüfung wurde eine Verbotsadresse gefunden

Ist bei Ihnen die Sanktionslisten-Prüfung aktiviert und wurde der Empfänger, der Lieferort, der Sicher-heitsleistende, der Veranlasser der Beförderung oder der erste Beförderer auf einer Sanktionsliste gefunden, dann weist Sie der ASSISTent darauf hin, dass Sie zunächst Treffer bearbeiten sollten. Jetzt können Sie keine EMCS-Meldungen verschicken.

Klicken Sie auf die Meldung des ASSISTenten, dann öffnet sich ein separates Fenster, das Sie ge-nauer informiert über die Adresse(n), die zu einem Treffer geführt hat bzw. haben.


Klicken Sie auf den Text Treffer anzeigen, dann erhalten Sie in einem separaten Fenster eine Auflis-tung aller Adressen von der Sanktionsliste, die genau oder ungefähr mit der Adresse aus Ihrem EMCS-Vorgang (Eröffnung) übereinstimmen. Dabei gibt die Spalte Ähnlichkeit den Grad der Über-einstimmung in Prozent an.

Überprüfen Sie, ob die Adresse aus Ihrem EMCS-Vorgang mit einer dieser Adressen übereinstimmt oder nur zufällig ähnlich ist:

Stimmt die Adresse aus Ihrem EMCS-Vorgang mit einer dieser Adressen überein, dann dürfen Sie mit dieser Person oder Firma keine Geschäftsbeziehungen pflegen. Wählen Sie im Fenster Sanktionslisten-Prüfung: Treffer bearbeiten dann die entsprechende Option und ändern Sie im EMCS-Vorgang den bzw. die Beteiligten, oder löschen Sie den EMCS-Vorgang.

Wenn Sie die Firma überprüft haben und sich sicher sind, dass sie nicht mit der Adresse auf der Sanktionsliste übereinstimmt, können Sie den Treffer für diese Adresse unterdrücken. Wählen Sie im Fenster Sanktionslisten-Prüfung: Treffer bearbeiten die entsprechende Option und erfas-sen Sie eine Begründung. Anschließend können Sie zu diesem EMCS-Vorgang eine EMCS-Meldung versenden.

5.4.7 Der Dienst der Sanktionslisten-Prüfung steht nicht zur Verfügung

Falls der Dienst der Sanktionslisten-Prüfung zur Zeit nicht zur Verfügung steht, weist Sie der ASSISTent darauf hin.

Klicken Sie in diesem Fall erneut auf den ASSISTenten, dann öffnet sich ein separates Fenster.

Sie haben nun die Wahl:

Falls Sie die Waren nicht sofort versenden müssen, können Sie abwarten und die Prüfung zu einem späteren Zeitpunkt wiederholen.

Alternativ können Sie die Prüfung aussetzen und eine Begründung dazu erfassen.

» Stellen Sie eine Sanktionslisten-Prüfung möglichst unabhängig von diesem Dienst der Sankti-onslisten-Prüfung im Vorfeld sicher, da dieser Dienst eine vollwertige Sanktionslisten-Prüfung nicht ersetzen kann.

Im EMCS-Vorgang finden Sie in der Mappe Zusatzdaten, die Sie sich im Menü Eröffnung durch Ak-tivieren der Menüoption Zusätzliche Daten anzeigen einblenden können, Details zur Unterdrückung der Sanktionslisten-Prüfung: Welcher Anwender hat zu welchem Datum und mit welcher Begrün-dung die Sanktionslisten-Prüfung unterdrückt?

5.4.8 Es kam zu einer Fristüberschreitung

Beim Eröffnen eines EMCS-Vorgangs haben Sie eine Beförderungsdauer angegeben. Ist diese überschritten, dann kann der Zoll an Versender und Empfänger dieses EMCS-Vorgangs eine Erin-nerungsmeldung (E_EXC_REM) versenden.


In diesem Fall kann entweder der Versender oder der Empfänger eine Nachricht Erklärung für Ver-spätung (C_DEL_EXP) an den Zoll schicken. Falls die Ware in der Zwischenzeit eingetroffen ist, kann der Empfänger alternativ auch die Eingangsmeldung versenden.

» Wenn die Frist von 90 Tagen nach Transportbeginn schon fast erreicht ist, die Sie im Normalfall für Transporte unter Zollaussetzung zur Verfügung haben, stimmen Sie sich ggf. zusätzlich mit dem zuständigen Zollamt ab, um zu vermeiden, dass die Verbrauchsteuer fällig wird.

» Wenn der Empfänger eine Erklärung für die Verspätung an den Zoll verschickt, erhalten Sie di-ese nicht und umgekehrt.

So erkennen Sie, dass eine Erinnerungsmeldung vom Zoll eingegangen ist:


Falls Sie mindestens eine Erinnerungsmeldung vom Zoll erhalten haben, finden Sie dort das Wid-get Fristüberschreitungen. Hier wird Ihnen angezeigt, wie viele EMCS-Vorgänge betroffen sind.

Die Fristüberschreitungen werden Ihnen zusätzlich im ASSISTenten unter Ereignisse angezeigt.

2. Klicken Sie im Widget Fristüberschreitungen auf die Schaltfläche Fristüberschreitungen anzei-gen.

3. Falls Sie Erinnerungsmeldungen zu Eröffnungen und Beendigungen erhalten haben, werden Sie nun gefragt, ob Sie die Fristüberschreitungen zu Eröffnungen oder zu Beendigungen anzeigen möchten.

Wählen Sie die Schaltfläche Eröffnungen.

4. Sie erhalten jetzt eine Übersicht EMCS-Vorgänge (Eröffnung), die nur Vorgänge anzeigt, zu de-nen Erinnerungsmeldungen vom Zoll eingegangen sind.

Dass es sich um Fristüberschreitungen handelt, erkennen Sie am Status Fristüberschreitung. Au-ßerdem erscheint in der Spalte Hinweis das Symbol .



Der ASSISTent informiert Sie über die Fristüberschreitung und darüber, wie Sie jetzt vorgehen können.

So senden Sie eine Erklärung für die Fristüberschreitung an den Zoll:

1. Sofern noch nicht geschehen, öffnen Sie den betroffenen EMCS-Vorgang.

2. Klicken Sie im ASSISTenten auf die Verknüpfung Erklärung für Fristüberschreitung senden.

3. Wählen Sie einen Code für die Erklärung zur Fristüberschreitung aus. Bei Bedarf können Sie zu-sätzlich ergänzende Informationen angeben.

4. Mit Hilfe der Schaltfläche OK versenden Sie die Erklärung zur Fristüberschreitung an die Ab-gangsstelle beim Zoll. Diese wiederum leitet Ihre Nachricht an die Bestimmungsstelle weiter; der Empfänger erhält sie jedoch nicht.

Der EMCS-Vorgang wechselt nach dem Versand der Erklärung zur Fristüberschreitung in den Status Erklärung gesendet.

Sobald die Ware beim Empfänger eingetroffen ist, kann dieser wie gewohnt die Eingangs-meldung versenden.

» Wenn Sie keine Fristüberschreitung senden möchten klicken Sie auf die Verknüpfung Fristüber-schreitung bestätigen.


5.4.9 Es kam zu einem Abbruch der Beförderung

Der Nachrichtentyp „Abbruch der Beförderung“ (C_STP_NOT) kommt zur Anwendung, wenn ein Be-förderungsvorgang vor seinem Abschluss durch einen beteiligten Mitgliedsstaat aufgrund besonde-rer Umstände abgebrochen wird. Gründe für einen derartigen Beförderungsabbruch können zum Beispiel ein verunglücktes Transportmittel oder das Abhandenkommen der Ware sein.

Der EMCS Desktop zeigt Ihnen in den Ereignissen an, dass eine abgebrochene Beförderung für einen EMCS-Vorgang vorliegt.

1. Klicken Sie auf die Verknüpfung 1 abgebrochene Beförderung in den Ereignissen auf dem Desk-top. Das System zeigt Ihnen eine Liste der EMCS-Vorgänge an, die innerhalb der letzten 14 Tage einen noch nicht von Ihnen bestätigten Beförderungsabbruch erhalten haben.

2. Öffnen Sie einen dieser EMCS-Vorgänge. Im geöffneten EMCS-Vorgang erscheint die Mappe Abbruch der Beförderung.

3. Prüfen Sie die Informationen in der Mappe Abbruch der Beförderung.

4. Klicken Sie auf die Verknüpfung Beförderungsabbruch bestätigen im ASSISTenten und bestäti-gen Sie den Beförderungsabbruch im Meldungsfenster.

5.4.10 Es kam zu Ereignisberichten

Der Nachrichtentyp „Ereignisbericht“ (C_EVT_DAT) kommt zur Anwendung, wenn bei einem EMCS Vorgang während eines Beförderungsverfahrens besondere Ereignisse eingetreten sind z.B. bei Diebstahl oder Untergang der Ware. Die Nachricht wird ausschließlich von den Behörden erstellt und innergemeinschaftlich weitergeleitet.

Der EMCS Desktop zeigt Ihnen in den Ereignissen an, dass Ereignisberichte für einen EMCS-Vorgang vorliegen. Sofern Sie dies eingestellt haben, haben Sie außerdem eine E-Mail erhalten, die Sie über den eingegangenen Ereignisbericht informiert.

1. Klicken Sie auf die Verknüpfung 1 Ereignisbericht in den Ereignissen auf dem Desktop. Das Sys-tem zeigt Ihnen eine Liste der EMCS-Vorgänge an, die innerhalb der letzten 14 Tage einen noch nicht von Ihnen bestätigten Ereignisbericht erhalten haben.

2. Öffnen Sie einen dieser EMCS-Vorgänge. Im geöffneten EMCS-Vorgang erscheint die Mappe Ereignisberichte.

3. Öffnen Sie diesen Ereignisbericht und prüfen Sie die Informationen auf der Mappe Ereignisbe-richte.

4. Sofern der Ereignisbericht Anlagen enthält, können Sie diese mit Hilfe der entsprechenden Schaltfläche öffnen und betrachten.

5. Schließen Sie den geöffneten Ereignisbericht. Markieren Sie den Ereignisbericht in der Übersicht und wählen Sie die Schaltfläche Erledigen, um den Ereignisbericht für Sie intern als erledigt zu kennzeichnen.

Der Ereignisbericht verschwindet aus der Liste der Ereignisse auf dem Desktop.

5.4.11 Es kam zu manuellen Erledigungen durch den Zoll

Der Nachrichtentyp „Manuelle Erledigung durch den Zoll“ (C_STD_RSP) kommt zur Anwendung, wenn ein EMCS-Vorgang vom Standardverlauf abweicht oder, wenn bei einem EMCS-Vorgang Un-regelmäßigkeiten aufgetreten sind. Die Nachricht wird ausschließlich von den Behörden erstellt.

Der EMCS Desktop zeigt Ihnen in den Ereignissen an, dass EMCS-Vorgänge vorliegen, bei de-nen die Nachricht manuelle Erledigung durch den Zoll empfangen wurde.

1. Klicken Sie auf die Verknüpfung manuelle Erledigung durch den Zoll auf dem Desktop. Das Sys-tem zeigt Ihnen eine Liste der EMCS-Vorgänge an, die innerhalb der letzten 14 Tage manuelle Erledigung durch den Zoll erhalten haben.


2. Öffnen Sie einen dieser EMCS-Vorgänge. Der ASSISTent zeigt Ihnen die Verknüpfung Manuelle Erledigung bestätigen an.

3. Klicken Sie auf die Verknüpfung Manuelle Erledigung bestätigen. Bestätigen Sie die manuelle Er-ledigung im Meldungsfenster. Der EMCS-Vorgang erreicht den Status „Abgeschlossen“.

Der EMCS-Vorgang verschwindet aus der Liste der Ereignisse auf dem Desktop.

5.4.12 Es kam zu Erläuterungen zu Fehl-/Mehrmengen

Sie können die Nachricht „Erläuterungen zu Fehl-/Mehrmengen“ (C_SHR_EXP) an den Zoll versen-den, der diese validiert und mit einer Nachricht des gleichen Typs bestätigt. Sie können diese Art der Nachricht nur versenden, wenn mit der Eingangsmeldung des Empfängers Fehl-/Mehrmengen ge-meldet wurden. Dabei gilt, dass für eine Eröffnung mehrere Erläuterungen zur Fehl-/Mehrmenge ver-sendet werden können, da sich die Nachricht C_SHR_EXP immer auf eine Eingangsmeldung bezieht.

Der EMCS Desktop zeigt Ihnen in den Ereignissen an, dass EMCS-Vorgänge vorliegen, bei de-nen Erläuterungen zu Fehl-/Mehrmengen gemacht werden können. Ebenso erhalten diese EMCS-Vorgänge in der Übersicht EMCS-Vorgänge (Eröffnung) den Status „Fehl-/Mehrmen-gen“.

1. Öffnen Sie einen EMCS-Vorgang (Eröffnung), für den eine Eingangsmeldung mit Fehl-/Mehr-mengen empfangen wurde oder der sich im Status „Fehl-/Mehrmengen“ befindet mit Hilfe der Verknüpfung auf dem Desktop.

2. Wenn Sie keine Erläuterungen zur Fehl-/Mehrmenge erfassen wollen gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf die Verknüpfung Erläuterungen zu Fehl-/Mehrmengen möglich im ASSIST-enten. Bestätigen Sie im Meldungsfenster mit der Schaltfläche Keine Erläuterungen versenden.

3. Wenn Sie Erläuterungen zur Fehl-/Mehrmenge erfassen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf die Verknüpfung Erläuterungen zu Fehl-/Mehrmengen möglich im ASSISTenten. Bestätigen Sie im Meldungsfenster mit der Schaltfläche Erläuterungen erfassen. Das Fenster Erl. zu Fehl-/Mehrm. erscheint. Positionen des EMCS-Vorgangs, für die eine Erläuterung möglich ist, sehen Sie unter Positionen mit Fehl-/Mehrmengen.

4. Erfassen Sie die Erläuterungen zu Fehl-/Mehrmengen. Folgen Sie dabei den Anweisungen des ASSISTenten.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erläuterungen versenden.

Der EMCS-Vorgang erhält den Status „Abgeschlossen“ und verschwindet aus der Liste der Ereig-nisse auf dem Desktop.

» Sie können ASSISTenten-Hinweise auf eine mögliche Fehl-/Mehrmengenmeldung deaktivieren lassen. EMCS-Vorgänge wechseln dann direkt in den Status „Abgeschlossen“. Wenden Sie sich dazu an den Support der AEB, der für Sie eine entsprechende Mandanteneinstellung vorneh-men kann.

5.4.13 Warnung vor Empfang bearbeiten

Sie erhalten die Nachricht „Warnung/Ablehnung vor Empfang“ (C_REJ_DAT), wenn der Empfänger der Waren die Annahme der Waren ablehnt bzw. Vorbehalte bzgl. der Lieferung vor Empfang der Waren mitteilen möchte. Wenn Sie diese Nachricht für einen EMCS Vorgang (Eröffnung) erhalten ha-ben, ist es erforderlich, die Warnung vor Empfang zu bestätigen.

Auf dem Desktop sehen Sie Ereignisse vom Typ Warnungen.

1. Klicken Sie auf die Verknüpfung Warnungen in den Ereignissen auf dem Desktop. EMCS||XPRESS zeigt eine Übersicht mit EMCS-Vorgängen für die eine Warnung empfangen wurde.


2. Öffnen Sie einen Vorgang aus der Übersicht. Der ASSISTent zeigt Ihnen die Meldung Warnung vor Empfang bestätigen. Klicken Sie auf diese Meldung.

3. Bestätigen Sie die Warnung im Meldungsfenster. Sollte zuvor eine Fristüberschreitung eingegan-gen sein, ist es möglich, dass Sie nach der Bestätigung der Warnung auch eine Erklärung zur Fristüberschreitung an den Zoll versenden. Folgen Sie dabei den Anweisungen des ASSISTen-ten.

5.4.14 Ablehnung (Zurückweisung) vor Empfang bearbeiten

Sie erhalten diese Nachricht als Ablehnung, wenn der Empfänger der Waren Vorbehalte bzgl. der Lieferung vor Empfang der Waren ablehnt. Wenn Sie diese Nachricht für einen EMCS Vorgang (Er-öffnung) erhalten haben, ist es erforderlich, die Ablehnung vor Empfang (Zurückweisung) zu bestä-tigen.

Auf dem Desktop sehen Sie Ereignisse vom Typ Zurückweisungen.

1. Klicken Sie auf die Verknüpfung Zurückweisungen in den Ereignissen auf dem Desktop. EMCS||XPRESS zeigt eine Übersicht mit EMCS-Vorgängen für die eine Zurückweisung empfan-gen wurde.

2. Öffnen Sie einen Vorgang aus der Übersicht. Der ASSISTent zeigt Ihnen die Meldung Vorzeitige Zurückweisung der Ware durch den Empfänger bestätigen... Klicken Sie auf diese Meldung.

3. Im Meldungsfenster können Sie wählen, ob Sie den Bestimmungsort ändern oder, im Fall von En-ergieerzeugnissen, ob Sie die Positionen des Vorgangs aufteilen möchten. Siehe Abschnitt Be-stimmungsort des EMCS-Vorgangs ändern auf Seite 47. Siehe Abschnitt EMCS-Vorgänge für Energieerzeugnisse aufteilen auf Seite 54.

5.4.15 EMCS-Vorgänge für Energieerzeugnisse aufteilen

Damit Sie einen EMCS-Vorgang (Eröffnung) aufteilen können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Der Vorgang ist im Status „Gültig“ oder „Zurückgewiesen“.

Der Vorgangs besteht ausschließlich aus Energiegütern, d.h. die Produktcodes aller Positionen beginnen mit „E“.

Um es Ihnen zu erleichtern, einen Vorgang aufzuteilen, geschieht die Aufteilung in zwei Stufen:

1. Zunächst teilen Sie die ursprünglichen Positionen auf. Dabei geben Sie nur die wichtigsten Da-ten ein. EMCS||XPRESS überprüft dabei nur grundlegende Eingaben. Weitere Informationen erfassen Sie erst in der zweiten Stufe.

2. In der zweiten Stufe erfassen Sie weitere Daten für sogenannte Folgevorgänge. EMCS||XPRESS überprüft nun die Daten der Folgevorgänge auf Plausibilität. Sie erfassen die Daten für diese Folgevorgänge ähnlich wie Sie es bereits für einen „normalen“ EMCS-Vorgang kennen. Besonderheiten für die Erfassung von Folgevorgängen einer Aufteilung finden Sie un-ten.

3. Wenn Sie alle Daten korrekt eingegeben haben, ermöglicht Ihnen der ASSISTent, eine Auftei-lungsnachricht an den Zoll zu versenden.

EMCS Vorgang in Folgevorgänge aufteilen

Der Vorgang ist im Status „Gültig“ oder „Zurückgewiesen“ und es sind nur Positionen im Vor-gang enthalten, deren Produktcodes alle mit „E“ beginnen. Der geöffnete Vorgang zeigt im ASSISTenten-Bereich die Verknüpfung Aufteilung beginnen an.

1. Klicken Sie im ASSISTenten-Bereich die Verknüpfung Aufteilung beginnen. EMCS||XPRESSzeigt die Mappe Aufteilung an. Hier finden Sie neben den Grunddaten der Aufteilung Listen mit den aufzuteilenden Positionen des Vorgangs und den bereits angelegten Folgevorgängen. In einem neu aufgeteilten Vorgang gibt es noch keine Folgevorgänge.


2. Erfassen Sie die Grunddaten für die Aufteilung.

3. Markieren Sie in der Listen der aufzuteilenden Positionen eine Position. Wählen Sie mit Hilfe der Schaltflächen über der Liste, ob Sie die Position in einen neuen Folgevorgang oder in einen be-stehenden Folgevorgang aufteilen möchten.

Wenn Sie eine Position einem bestehenden Folgevorgang zuweisen möchten, beachten Sie, dass es erforderlich ist, dass dieser Folgevorgang in der Liste der Folgevorgang markiert ist.

4. EMCS||XPRESS zeigt ein Meldungsfenster, in dem Sie die aufzuteilende Menge in der Spalte Aufget. Menge bestimmen und ggf. eine neue Bestimmung erfassen. Schließen Sie das Mel-dungsfenster mit der Schaltfläche Aufteilen.

5. In der Liste der Folgevorgänge erscheint ein neuer Eintrag. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 bis alle Positionen aufgeteilt sind.

6. Mit Hilfe der Schaltfläche Aufteilung ändern können Sie die Aufteilung in die Folgevorgänge be-arbeiten. Mit Hilfe der Schaltfläche Löschen können Sie den gewählten Folgevorgang vollständig löschen.

7. Verteilen Sie die Mengen aller Positionen des Vorgangs auf Folgevorgänge. Der ASSISTent un-terstützt Sie dabei. Wenn alle Mengen auf mindestens zwei Folgevorgänge mit unterschiedlichen Bestimmungen verteilt sind bestätigen Sie die Aufteilung mit Hilfe der Verknüpfung Aufteilung be-stätigen.

» Sie können die Bestätigung der Aufteilung wieder rückgängig machen in dem Sie im ASSISTenten-Bereich die Verknüpfung Aufteilung ändern klicken.

Die Aufteilung eines EMCS Vorgangs in Folgevorgänge ist damit abgeschlossen.

EMCS Folgevorgänge abschließend bearbeiten

Sie haben einen EMCS Vorgang aufgeteilt und diese Aufteilung mit Hilfe der ASSISTenten-Mel-dung Aufteilung bestätigen abgeschlossen.

1. Öffnen Sie EMCS Folgevorgänge aus dem Vorgang den Sie aufgeteilt haben. Sie können dies über die Liste der Folgevorgänge oder mit Hilfe der ASSISTentenmeldung Folgevorgang <Nr.> vervollständigen machen.

2. Vervollständigen bzw. aktualisieren Sie die Daten in einem Folgevorgang. Der Folgevorgang be-inhaltet die Datenfelder des ursprünglichen Vorgangs, allerdings wurden die Felder, die Sie be-reits im ersten Schritt der Aufteilung eingegeben haben, entsprechend angepasst. Folgen Sie dabei den Hinweisen des ASSISTenten.Siehe Abschnitt Anleitung: EMCS-Vorgänge eröffnen auf Seite 28.

3. Sind alle Daten vollständig schließen Sie den Folgevorgang mit Hilfe der Schaltfläche OK.

4. Wiederholen Sie die Schritte für alle Folgevorgänge.

5. Wenn Sie die Daten aller Folgevorgänge vervollständigt haben befinden Sie sich wieder im auf-geteilten ursprünglichen Vorgang. Dort übermitteln Sie die Daten der Aufteilung mit Hilfe der ASSISTenten-Meldung Aufteilung des EMCS-Vorgangs mit der Zollnachricht E_SPL_SUB ver-senden an den Zoll.

Nachdem Sie die Nachricht E_SPL_SUB an den Zoll versendet haben, schließt EMCS||XPRESS den ursprüngliche Vorgang. Dieser Vorgang hat nun den Status „Aufteilung versendet“.

Warten Sie die Bestätigung der Aufteilung durch den Zoll ab. Sobald diese eingetroffen ist, behandelt EMCS||XPRESS die Folgevorgänge als neue eigenständige Vorgänge. Sie können diese Vorgänge in der Übersicht EMCS-Vorgänge (Eröffnung) finden. Der ursprüngliche Vorgang erhält den Status „Abgeschlossen“.

Die Aufteilung eines EMCS Vorgangs ist damit abgeschlossen.


» Zwischen dem ursprünglichen Vorgang und den Folgevorgängen existiert in EMCS||XPRESSein Bezug. Sie erreichen im ursprünglichen Vorgang in Mappe Aufteilung die Folgevorgänge. Im Folgevorgang finden Sie eine Verknüpfung zum ursprünglichen Vorgang.

5.4.16 Sprachabhängige Felder in einer anderen Sprache übermitteln

Einige Felder können Sie auch in einer anderen Sprache als Deutsch übermitteln.

So übermitteln Sie sprachabhängige Felder in einer anderen Sprache:

1. Öffnen Sie den gewünschten EMCS-Vorgang (Eröffnung).

2. Aktivieren Sie im Menü Eröffnung die Menüoption Zusätzliche Daten anzeigen.

Daraufhin erscheinen hinter den sprachrelevanten Feldern zusätzliche Felder für die Auswahl des Sprachcodes. Ändern Sie hier die Einstellung nicht, dann wird als Sprachcode DE (Deutsch) übermittelt; das EMCS-System beim Zoll erwartet dann auch deutsche Texte.

3. Wählen Sie hinter dem Feld, in dem Sie einen fremdsprachigen Eintrag eingeben möchten, den zugehörigen Sprachcode aus.

5.4.17 Zusammengefasstes e-VD für einen EMCS-Vorgang (Eröffnung) erstel-len

Für Beförderungen verbrauchsteuerpflichtiger Waren (ausgenommen Energieerzeugnisse und Wein) unter Steueraussetzung zur steuerfreien Abgabe als Schiffs-, Flugzeug- und Reisebedarf kön-nen Sie eine monatliche Sammelmeldung in Form eines zusammengefassten elektronischen Ver-waltungsdokuments in EMCS||XPRESS erstellen.

» Voraussetzung hierfür ist, dass die Waren ebenfalls in einer monatlichen Sammelausfuhranmel-dung angemeldet werden. Darüber hinaus ist eine gesonderte Zulassung für die Erstellung eines zusammengefassten e-VD erforderlich.

Um ein zusammengefasstes e-VD zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie den EMCS-Vorgang (Eröffnnung) für den Sie ein zusammengefasstes e-VD erstellen möchten.

2. Klicken Sie in einem EMCS-Vorgang (Eröffnung) im ASSISTenten-Bereich auf die Verknüpfung Zusätzlichen Daten einblenden. Die Mappe Zusatzdaten erscheint.

3. Wechseln Sie in die Mappe Zusatzdaten. Wählen Sie im Feld nachträgl. Überm. den Wert "2 Ja (zusammengefasstes e-VD)" aus.

4. Um den Zusammenhang zwischen dem zusammengefassten e-VD und der Sammelausfuhran-meldung herzustellen, hinterlegen Sie in den Positionen der zugehörigen Sammelausfuhranmel-dung als Vorpapier den Code "AAD" und im Unterfeld Referenz den ARC und die jeweilige Positionsnummer des zusammengefassten e-VD.

5. Schließen Sie die Bearbeitung des EMCS-Vorgangs (Beendigung) mit Hilfe der Schaltfläche OKab.

Die Erstellung eines zusammengefassten e-VD ist damit abgeschlossen.

» Beachten Sie, dass das Ausfallverfahren für zusammengefasste e-VDs nicht aktiviert werden kann. Ebenso ist eine Änderung des Bestimmungsorts oder eine Stornierung in diesem Fall nicht möglich.


5.4.18 Zusätzliche Daten zu einem EMCS-Vorgang (Eröffnung) einblenden

Wenn Sie es wünschen, können Sie sich zu einem EMCS-Vorgang (Eröffnung) zusätzliche Daten einblenden.

So erhalten Sie zusätzliche Daten zu einem EMCS-Vorgang:

1. Öffnen Sie den gewünschten EMCS-Vorgang (Eröffnung).

2. Aktivieren Sie im Menü Eröffnung die Menüoption Zusätzliche Daten anzeigen.

Daraufhin werden die Mappen Zusatzdaten und Zollnachrichten eingeblendet.

– Mappe Zusätzliche Daten: Hier finden Sie zusätzliche Daten zu dem EMCS-Vorgang (Er-öffnung).

– Mappe Zollnachrichten: Diese Mappe listet die einzelnen Nachrichten auf, die Sie zu die-sem EMCS-Vorgang bereits mit dem Zoll ausgetauscht haben. Diese Nachrichten können Sie auch öffnen, um Details einzusehen.

5.4.19 EMCS-Vorgang (Eröffnung) löschen

» Wenn Sie zu einem EMCS-Vorgang bereits eine EMCS-Nachricht an den Zoll geschickt haben, können Sie diesen EMCS-Vorgang nicht mehr löschen – es sei denn, er befindet sich im Status Ungültig.

Um einen EMCS-Vorgang (Eröffnung) zu löschen, markieren Sie diesen in der Übersicht EMCS-Vor-gänge (Eröffnung) und wählen die Schaltfläche Löschen.

Der EMCS-Vorgang wird dann logisch gelöscht, das heißt, dass er zwar nicht mehr in der Übersicht erscheint, physisch aber noch in der Datenbank vorhanden ist.

5.4.20 Gelöschte EMCS-Vorgänge (Eröffnung) anzeigen und wiederherstel-len

Wenn Sie die gelöschten EMCS-Vorgänge (Eröffnung) einsehen möchten, öffnen Sie die Übersicht EMCS-Vorgänge (Eröffnung) und aktivieren Sie im Menü EMCS-Vorgänge die Menüoption Ge-löschte EMCS-Vorgänge anzeigen. Die Übersicht wechselt daraufhin ihren Titel in Gelöschte EMCS-Vorgänge (Eröffnung).

Um wieder die nicht gelöschten EMCS-Vorgänge anzuzeigen, deaktivieren Sie diese Menüoption.

Gelöschte EMCS-Vorgänge wiederherstellen:

Um das Löschen eines oder mehrerer EMCS-Vorgänge rückgängig zu machen, markieren Sie die-sen und wählen Sie im Menü EMCS-Vorgänge die Menüfunktion EMCS-Vorgang wiederherstellen.

5.4.21 Abrechnungen aus AEB-Rechenzentrum prüfen

Wenn Sie EMCS||XPRESS im AEB-Rechenzentrum nutzen, dann erstellt AEB GmbH Ihre Abrech-nung nach der Anzahl der EMCS-Vorgänge, die Sie im Abrechnungszeitraum an den Zoll geschickt haben. Zusätzlich wird die Anzahl der Positionen, die in diesen EMCS-Vorgängen enthalten waren, berücksichtigt.

So können Sie die Abrechnungsdaten von AEB GmbH nachvollziehen:

1. Öffnen Sie im Schrank EMCS die Übersicht Abrechnung (Eröffnung).

2. Geben Sie den Abrechnungszeitraum an: Füllen Sie mindestens das Feld Abrechnung von und klicken Sie auf die Schaltlfäche Suchen.


Ihnen werden nun alle EMCS-Vorgänge aufgelistet, die für die Abrechnung relevant sind und noch nicht ins Archiv verschoben wurden.

» Die Spalte Abr.-Zeitp. (Abrechnungszeitpunkt) gibt jeweils den Zeitpunkt an, zu dem die Ausfuhranmeldung bei AEB GmbH abgerechnet wurde.

5.5 Tipps und Tricks: EMCS-Vorgänge eröffnen

5.5.1 EMCS-Vorgang duplizieren

Um die Daten eines ungültigen EMCS-Vorgangs (Eröffnung) erneut zu melden oder sich das Erfas-sen eines neuen Vorgangs zu erleichtern, können Sie EMCS-Vorgänge duplizieren.

» Achtung beim Duplizieren: Auf bereits ausgefüllte Felder kann Sie der ASSISTent im neuen EMCS-Vorgang nicht hinweisen. Überprüfen Sie deshalb alle Angaben besonders sorgfältig.

So duplizieren Sie einen EMCS-Vorgang:

1. Öffnen Sie die Übersicht EMCS-Vorgänge (Eröffnung).

2. Markieren Sie den gewünschten EMCS-Vorgang. Sie können immer nur einen EMCS-Vorgang gleichzeitig duplizieren.

3. Wählen Sie im Menü EMCS-Vorgänge die Menüfunktion Duplizieren.

EMCS||XPRESS legt daraufhin ein Duplikat dieses EMCS-Vorgangs an und öffnet es.

Beim Erstellen des Duplikats werden alle Feldinhalte übernommen, die nicht spezifisch für diesen EMCS-Vorgang sind. Deshalb bleibt z.B. der ARC leer.

5.5.2 Position eines EMCS-Vorgangs duplizieren

In einem EMCS-Vorgang, der mehrere ähnliche Positionen enthält, können Sie sich das Erfassen der Daten erleichtern, indem Sie eine Position duplizieren.

So duplizieren Sie eine Position eines EMCS-Vorgangs (Eröffnung):

1. Markieren Sie die gewünschte Position und wählen Sie die Schaltfläche Duplizieren.

Es öffnet sich ein neues Fenster.

2. Geben Sie hier die Anzahl Duplikate an, die Sie erstellen möchten, und bestätigen Sie mit OK.

Die Positionsnummer wird nicht mit dupliziert; die Positionen eines EMCS-Vorgangs werden fort-laufend nummeriert.

» Alternativ zum Duplizieren können Sie auch Positionen aus dem Materialstamm übernehmen: Siehe Abschnitt Postionsdaten erfassen auf Seite 31.


6 EMCS-Vorgänge beenden

6.1 Einführung: EMCS-Vorgänge beenden

Wenn ein Lieferant für Sie einen EMCS-Vorgang eröffnet hat, übermittelt Ihnen Ihre Bestimmungs-stelle diesen EMCS-Vorgang elektronisch. Sie sind nun verpflichtet, zur Beendigung des EMCS-Ver-fahrens eine Eingangsmeldung innerhalb von 5 Werktagen nach Beendigung der Beförderung an die Bestimmungsstelle zu übermitteln.

Mit dieser Eingangsmeldung (Nachricht C_DEL_DAT) teilen Sie der Bestimmungsstelle mit, ob Sie die Waren vollständig akzeptieren. Ist das nicht der Fall, dann müssen Sie auf Positionsebene an-geben, welche Mengen welcher Waren des e-VD Sie nicht akzeptieren, oder den EMCS-Vorgang komplett zurückweisen.

Sobald die Bestimmungsstelle Ihre Eingangsmeldung validiert hat, erhalten Sie die Nachricht C_DEL_DAT zurück. Zusätzlich wird diese Nachricht an die Abgangsstelle und von dieser an den Versender des EMCS-Vorgangs übermittelt.

Wenn Sie die Waren nicht vollständig akzeptiert haben, muss der Versender anschließend der Ab-gangsstelle eine Änderung des Bestimmungsortes für die von Ihnen nicht akzeptierte Menge über-mitteln.

6.1.1 Statuskette eines EMCS-Vorgangs (Beendigung)

Ein EMCS-Vorgang (Beendigung) kann die folgenden Status durchlaufen.

6.2 Überblick: EMCS-Vorgänge beenden

Der Desktop von EMCS||XPRESS, der nach der Anmeldung erscheint, bieten Ihnen in sogenannten Widgets einen Überblick über die zu bearbeitenden EMCS-Vorgänge sowie über spezielle Ereig-nisse, die stattgefunden haben und auf die Sie reagieren sollten.

» Je nachdem, welche Module Sie lizenziert haben und welche Ereignisse bei Ihren EMCS-Vor-gängen stattgefunden haben, sehen Sie hier unterschiedlich viele Widgets.

Der ASSISTent weist Sie zusätzlich auf alle Ereignisse hin, die stattgefunden haben, und ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugang zu den jeweils betroffenen EMCS-Vorgängen.

Status BeschreibungEröffnet Nach der Eröffnung des EMCS-Vorgangs durch den Versender haben Sie das vali-

dierte e-VD (Nachricht C_EAD_VAL) von der Bestimmungsstelle erhalten.

Eventuell haben Sie bereits Abweichungen erfasst.

Versendet Sie haben die Eingangsmeldung (E_DEL_DAT) an den Zoll übermittelt; es wird auf eine Antwort gewartet.

Abgeschlossen Die Antwort vom Zoll auf Ihre Eingangsmeldung ist eingetroffen; der EMCS-Vorgang wurde korrekt beendet und ist damit abgeschlossen.

Fristüberschreitung Sie haben aufgrund einer Fristüberschreitung eine Erinnerungsmeldung vom Zoll er-halten (E_EXC_REM).

Erklärung gesendet Sie haben auf eine Erinnerungsmeldung eine Erklärung für die Verspätung an den Zoll versandt (C_DEL_EXP).

Ungültig Der EMCS-Vorgang wurde storniert und ist daher ungültig.


6.2.1 Widgets zur Bearbeitung von EMCS-Vorgängen (Beendigung) im Desktop

Fristüberschreitungen. Wenn Sie zu einem oder mehreren EMCS-Vorgängen in den letzten 14 Tagen eine Erinnerungsmeldung vom Zoll erhalten haben, weil die Frist zur Beendigung dieser Vorgänge überschritten wurde, erscheint dieses Widget.

Über die Schaltfläche Fristüberschreitungen anzeigen gelangen Sie in eine Liste der Fristüber-schreitungen. Dabei fragt Sie EMCS||XPRESS, ob Sie Fristüberschreitungen zu Ihren Eröffnungen oder zu den Beendigungen anzeigen möchten. Aus der Liste der Beendigungen heraus können Sie eine Begründungs- oder eine Eingangsmeldung zum jeweiligen EMCS-Vorgang erstellen.

Sobald Sie das für alle EMCS-Vorgänge mit Fristüberschreitung erledigt haben, verschwindet dieses Widget wieder.

Details zum weiteren Vorgehen: Siehe Abschnitt Es kam zu einer Fristüberschreitung auf Seite 66.

Neu eingegangene EMCS-Vorgänge (Beendigung). Hier werden Ihnen EMCS-Vorgänge an-gezeigt, die bei Ihnen in den letzten 14 Tagen eingegangen sind und bearbeitet werden müssen.

Über einen Doppelklick auf einen Eintrag in der Tabelle oder einen Klick auf den Pfeil in der letzten Spalte gelangen Sie direkt in den gewünschten EMCS-Vorgang.

Über den Hyperlink Alle EMCS-Vorgänge (Beendigung) anzeigen unter der Tabelle öffnen Sie die Übersicht EMCS-Vorgänge (Beendigung).

Details zum Vorgehen: Siehe Abschnitt Anleitung: EMCS-Vorgänge beenden auf Seite 61.

6.2.2 Zusätzliche Hilfsfunktionen zur Bearbeitung von EMCS-Vorgängen (Beendigung) im ASSISTenten

Ereignisse. Hier werden Sie über Ereignisse informiert, die in den letzten 14 Tagen bei Ihren EMCS-Vorgängen aufgetreten sind. Bei einem EMCS-Vorgang (Beendigung) kann es sich hier um Fehler-meldungen, Fristüberschreitungen, Änderungen der Bestimmung, Stornierungen oder Umleitungen handeln.

Über einen Klick auf den gewünschten Hyperlink gelangen Sie in die jeweilige Übersicht, aus der he-raus Sie den EMCS-Vorgang weiter bearbeiten können.


Details zum Vorgehen finden Sie in den folgenden Abschnitten:

Fehlermeldung: Siehe Abschnitt Es ist eine Fehlermeldung aufgetreten auf Seite 66

Fristüberschreitung: Siehe Abschnitt Es kam zu einer Fristüberschreitung auf Seite 66

Änderung der Bestimmung: Siehe Abschnitt Der Bestimmungsort einer EMCS-Beendigung wur-de geändert auf Seite 69

Stornierung: Siehe Abschnitt Ein für Sie bestimmter EMCS-Vorgang wurde storniert auf Seite 71

Umleitung: Siehe Abschnitt Ein für Sie bestimmter EMCS-Vorgang wurde umgeleitet auf Seite 71

Fehl-/Mehrmengen: Siehe Abschnitt Es kam zu Erläuterungen zu Fehl-/Mehrmengen auf Seite 72

Warnung/Ablehnung vor Empfang: Siehe Abschnitt Warnung vor Empfang bearbeiten auf Seite 73

Ereignisbericht: Siehe Abschnitt Es kam zu Ereignisberichten auf Seite 73

Abbruch der Beförderung: Siehe Abschnitt Es kam zu einem Abbruch der Beförderung auf Seite 74

Manuelle Erledigung durch den Zoll: Siehe Abschnitt Es kam zu manuellen Erledigungen durch den Zoll auf Seite 74

Einstellungen. Hier können Sie Einstellungen vornehmen, z. B die Einstellungen für E-Mails konfi-gurieren, sofern der Administrator für Sie die E-Mail-Benachrichtigung aktiviert hat.

Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, Stammdaten zu pflegen.

Details zum Vorgehen:

E-Mails konfigurieren: Siehe Abschnitt E-Mail-Einstellungen auf Seite 20.

Firmen erfassen: Siehe Abschnitt Firmen auf Seite 15.

Personen pflegen: Siehe Abschnitt Personen auf Seite 18.

Erlaubnisse anlegen: Siehe Abschnitt Erlaubnisse EMCS auf Seite 19.

6.3 Anleitung: EMCS-Vorgänge beenden

Im Widget Neu eingegangene EMCS-Vorgänge (Beendigung) im Desktop von EMCS||XPRESS fin-den Sie aktuelle EMCS-Vorgänge, die ein Versender für Sie eröffnet hat.

Diese EMCS-Vorgänge haben den Status Eröffnet.

Sobald die Ware bei Ihnen eingetroffen ist, können Sie die Daten des EMCS-Vorgangs (Beendigung) überprüfen. Anschließend nehmen Sie ggf. die erforderlichen Korrekturen vor und übermitteln die Eingangsmeldung (C_DEL_DAT) an die Bestimmungsstelle.

Details dazu finden Sie in den folgenden Abschnitten.


6.3.1 Daten des EMCS-Vorgangs überprüfen

Öffnen Sie zunächst den EMCS-Vorgang und überprüfen Sie anschließend dessen Daten.

So öffnen Sie den EMCS-Vorgang:

Wählen Sie im Desktop von EMCS||XPRESS, Widget Neu eingegangene EMCS-Vorgänge (Beendi-gung) den EMCS-Vorgang per Doppelklick (oder über einen Klick auf den Pfeil in der letzten Spalte) aus: Der EMCS-Vorgang wird geöffnet.

So überprüfen Sie die enthaltenen Daten:

1. Überprüfen Sie in der Mappe Eingangsmeldung die Kopfdaten der EMCS-Beendigung, die Sie in den Feldgruppen Grunddaten und Adressen finden.

2. Anschließend überprüfen Sie in der Feldgruppe Positionen die Daten zu den einzelnen Posi-tionen der EMCS-Beendigung.

3. Weiteren Informationen können Sie in den übermittelten Daten in den Mappen Beendigungen, Positionen und Zertifikate einsehen.

6.3.2 Daten des EMCS-Vorgangs korrigieren

So korrigieren Sie die Kopfdaten im Falle einer Abweichung:

1. In den Kopfdaten des EMCS-Vorgangs können Sie alle Daten in Feldern korrigieren, die weiß hinterlegt sind. Inhalte von Feldern, die grau hinterlegt sind, können Sie nicht korrigieren.

So korrigieren Sie die Positionsdaten im Falle einer Abweichung:

1. Wählen Sie hinter der zu korrigierenden Position die Verknüpfung Korrigieren.


2. In der Feldgruppe Korrektur der Produktcodes können Sie bei Bedarf einen neuen Produktcode auswählen.

In der Feldgruppe Korrektur der Mengen können Sie die tatsächliche Menge angeben, sofern sie abweicht von der angegebenen Menge. Im Feld Abweich. Menge wird Ihnen daraufhin die Diffe-renz zur Warenmenge angezeigt.

Im Feld Zurückgew. Menge (zurückgewiesene Menge) geben Sie die Menge an, die Sie zurück-gewiesen haben und an den Versender zurückschicken – z. B. aufgrund einer Beschädigung.


3. Geben Sie in der Feldgruppe Gründe für die Korrektur einen oder mehrere Codierungen für den Grund an. Optional können Sie zu jedem Grund eine Erklärung ergänzen.

So können Sie dabei weitere Gründe anlegen oder Gründe löschen:

– Um weitere Gründe anzugeben, klicken Sie auf das + hinter einer Begründung.

– Mit Hilfe des – löschen Sie dagegen den betreffenden Grund.

4. Verlassen Sie das Fenster über die Schaltfläche Korrigieren. Damit markieren Sie diese Position als korrigiert – selbst wenn Sie keine Änderung vorgenommen haben.

Dagegen verwirft die Schaltfläche Zurücksetzen alle bereits vorgenommenen Änderungen wie-der; die Schaltfläche Abbrechen verwirft alle Änderungen, die Sie seit dem letzten Speichern vor-genommen haben.

Geänderte Positionen werden anschließend in der Feldgruppe Positionen mit einem gelben Pfeil markiert.

5. Unterhalb der Tabelle in der Feldgruppe Positionen können Sie zusätzliche positionsübergrei-fende Informationen zu den Abweichungen eingeben.

6.3.3 Eingangsmeldung an den Zoll versenden

So versenden Sie die Eingangsmeldung an den Zoll:

1. Nachdem Sie die Ware überprüft und bei Bedarf die erforderlichen Korrekturen vorgenommen haben, wählen Sie in der Mappe Eingangsmeldung des geöffneten EMCS-Vorgangs (Beendi-gung) eine der folgenden Schaltflächen:

– Um alle Positionen ohne Korrektur zu akzeptieren, wählen Sie die Schaltfläche Ware akzep-tieren.

– Um die Ware nach einer Korrektur von Positionsdaten zu akzeptieren, wählen Sie die Schalt-fläche Ware teilweise akzeptieren.

– Um die gesamte Ware mit allen enthaltenen Positionen zurückzuweisen, wählen Sie die Schaltfläche Ware zurückweisen.

Diese Schaltfläche erscheint nur, wenn Sie keine Positionen korrigiert haben: Setzen Sie deshalb, falls Sie schon Änderungen vorgenommen haben, diese erst zurück.

Geben Sie anschließend den Grund für die Zurückweisung der Ware ein.

– Um alle Änderungen zurückzusetzen, die Sie in den Positionen vorgenommen haben, wäh-len Sie die Schaltfläche Zurücksetzen.


Diese Schaltfläche löst keine Eingangsmeldung an den Zoll aus.

2. Nach dem Auslösen der Eingangsmeldung werden Sie nun in einem neuen Fenster nach dem Ankunftsdatum der Ware gefragt. Geben Sie es an und wählen Sie die Schaltfläche OK.

EMCS||XPRESS versendet daraufhin die Eingangsmeldung an den Zoll. Die EMCS-Beendigung wechselt in den Status Versendet.

3. Lassen Sie anschließend den EMCS-Vorgang geschlossen, damit EMCS||XPRESS die Antwort-nachricht vom Zoll einlesen kann.

6.3.4 Status der versandten EMCS-Vorgänge überprüfen

Wenn die Eingangsmeldung beim Zoll eingetroffen ist, wird sie dort validiert. Dabei wird z. B. über-prüft, ob das e-VD beim Zoll bekannt ist und Sie dort als Empfänger eingetragen sind und ob Sie zum Zeitpunkt, zu dem die Waren bei Ihnen eingetroffen sind, zum Empfang der Waren berechtigt waren.

Wurde die Eingangsmeldung erfolgreich validiert, dann geschieht Folgendes:

Wenn Sie die Waren vollständig akzeptiert haben, wird der EMCS-Vorgang jetzt abgeschlossen.

Haben Sie die Waren nicht vollständig akzeptiert, dann erwartet das System jetzt eine Änderung des Bestimmungsortes für die nicht akzeptierte Menge. Für diese Änderung ist der Versender zuständig.

In beiden Fällen erhalten Sie vom Zoll eine Eingangsmeldung zurück (C_DEL_DAT), die Ihnen die Statusänderung übermittelt. Die EMCS-Beendigung wechselt damit in den Status Abgeschlossen.

Diese Nachricht wird auch an die Abgangsstelle verschickt, die sie an den Versender weiterleitet.

So überprüfen Sie den Status der versandten EMCS-Vorgänge:

1. Klicken Sie im Desktop im Widget Neu eingegangene EMCS-Vorgänge (Beendigung) unten auf den Hyperlink Alle EMCS-Vorgänge (Beendigung) anzeigen.

Es öffnet sich die Übersicht EMCS-Vorgänge (Beendigung).

2. Geben Sie in den Filterfeldern die Suchkriterien für die gewünschten EMCS-Beendigungen ein.

Wählen Sie die Schaltfläche Suchen.

3. Die Spalte Status in der Tabelle enthält jeweils den aktuellen Status des EMCS-Vorgangs.

Hat ein EMCS-Vorgang einen anderen Status als Eröffnet, Versendet oder Abgeschlossen, dann liegt ein Sonderfall vor: Siehe Abschnitt Sonderfälle: EMCS-Vorgänge (Beendigung) bearbeitenauf Seite 64.

4. Auch das Symbol in der Spalte Hinweis enthält Informationen zum Status des EMCS-Vorgangs:

– : Sie sollten aktiv werden. Das ist z. B. der Fall, wenn Sie den EMCS-Vorgang noch been-den sollten oder es zu einer Fristüberschreitung kam. Hinweis zum Vorgehen bei einer Fristüberschreitung: Siehe Abschnitt Es kam zu einer Fristü-berschreitung auf Seite 66.

– : Es ist eine Fehlermeldung vom Zoll eingetroffen. Hinweis zum Vorgehen: Siehe Abschnitt Es ist eine Fehlermeldung aufgetreten auf Seite 66.

6.4 Sonderfälle: EMCS-Vorgänge (Beendigung) bearbeiten

6.4.1 EMCS Vorgänge recherchieren

EMCS Vorgänge bei denen besondere Ereignisse wie z.B. eine Stornierung aufgetreten sind, finden Sie in den Übersichten Recherche (Beendigung) und Recherche (Eröffnung).


Diese Übersichten enthalten grundsätzlich die gleichen Vorgänge, wie die bekannten Übersichten je-doch stehen Ihnen hier zusätzliche Suchfilter zu Recherchezwecken zur Verfügung. Im Gegensatz zu den bekannten Übersichten können Sie hier keine neuen Vorgänge erstellen und auch die Aus-wahl der Spalten ist für die Recherche gedacht.

Insbesondere finden Sie hier Vorgänge, die

umgeleitet,

storniert,

aufgeteilt,

oder deren Bestimmungsort geändert wurde.

6.4.2 Vorgehen bei Systemausfällen

Die Verfahrensanweisung zum IT-Verfahren EMCS regelt unter anderem auch das Ausfallverfahren. Dieses tritt in den folgenden Fällen in Kraft:

Wenn der EMCS-Vorgang im Ausfallverfahren eröffnet wurde und Ihnen zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie den EMCS-Vorgang beenden, die Vorgangsdaten nicht elektronisch vorliegen.

Wenn EMCS||XPRESS zum Zeitpunkt, zu dem Sie die Waren empfangen, nicht verfügbar ist.

Wenn Ihnen aus anderen Gründen zum Zeitpunkt des Eingangs der Waren keine elektronischen Daten zu diesem Vorgang zur Verfügung stehen.

» Prüfen Sie in einem solchen Fall zunächst, ob es möglich ist, mit dem Beenden des EMCS-Vor-gangs zu warten, bis das System wieder wie gewohnt funktioniert.

Können Sie nicht warten, dann benötigen Sie eine Ticketnummer für die Störung vom Service Desk. Diese dient Ihnen auch als Nachweis dafür, dass Sie den Zoll ordnungsgemäß vor der Beendigung im Ausfallverfahren von der Störung unterrichtet haben.

Anschließend können Sie das EMCS-Verfahren mit Hilfe des Vordrucks für das Eingangsdokument beenden. Dieses finden Sie auf der Website des Zolls unter http://www.zoll.de. Details dazu regelt die Verfahrensanweisung zum IT-Verfahren EMCS.

Wenn EMCS wieder zur Verfügung steht, muss der Versender unverzüglich für alle EMCS-Vorgänge im Ausfallverfahren die elektronischen Meldungen (Entwurf e-VD) an den Zoll übermitteln. Dabei müssen die elektronischen Meldungen die gleichen Daten enthalten wie das jeweilige Ausfall-dokument.

Sie als Empfänger beenden dann wie gewohnt die elektronischen EMCS-Vorgänge.


Hier finden Sie die Verfahrensanweisung zum IT-Verfahren EMCS: Siehe Abschnitt Weitere Informa-tionsquellen zum EMCS-Verfahren auf Seite 9.


http://www.zoll.de

http://www.zoll.de

6.4.3 Es ist eine Fehlermeldung aufgetreten

Wenn Sie zu einem EMCS-Vorgang eine Fehlermeldung vom Zoll erhalten haben, weist Sie der AS-SISTent unter Ereignisse darauf hin.

Gehen Sie bei einer Fehlermeldung folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im ASSISTenten unter Ereignisse auf den Eintrag N Fehlermeldungen.

2. Falls Sie Fehlermeldungen zu Eröffnungen und Beendigungen erhalten haben, werden Sie nun gefragt, ob Sie die Fehlermeldungen zu Eröffnungen oder zu Beendigungen anzeigen möchten.

Wählen Sie die Schaltfläche Beendigungen.

3. Sie erhalten jetzt eine Übersicht EMCS-Vorgänge (Beendigung), die nur fehlerhafte Vorgänge anzeigt.

Dass es sich um fehlerhafte Vorgänge handelt, erkennen Sie am Symbol in der Spalte Hin-weis.

4. Öffnen Sie einen fehlerhaften Vorgang.

Der ASSISTent teilt Ihnen mit, welche Fehlermeldung Sie vom Zoll erhalten haben.

5. Beheben Sie den Fehler. Anschließend klicken Sie auf den blauen Text im ASSISTenten.

Bestätigen Sie anschließend, dass Sie alle Fehler behoben haben.

6. Nehmen Sie nun wie gewohnt die erforderlichen Korrekturen vor und versenden Sie die Ein-gangsmeldung.

6.4.4 Es kam zu einer Fristüberschreitung

Der Versender gibt beim Eröffnen eines EMCS-Vorgangs eine Beförderungsdauer an. Ist diese über-schritten, dann kann der Zoll an Versender und Empfänger dieses EMCS-Vorgangs eine Erinne-rungsmeldung (E_EXC_REM) versenden.

In diesem Fall sollte entweder der Versender oder der Empfänger eine Nachricht Erklärung für Ver-spätung (C_DEL_EXP) an den Zoll schicken. Falls die Ware in der Zwischenzeit eingetroffen ist, kön-nen Sie als Empfänger alternativ auch die Eingangsmeldung versenden.

» Wenn der Versender eine Erklärung für die Verspätung an den Zoll verschickt, erhalten Sie diese nicht und umgekehrt.


So erkennen Sie, dass eine Erinnerungsmeldung vom Zoll eingegangen ist:


Falls Sie mindestens eine Erinnerungsmeldung vom Zoll erhalten haben, finden Sie dort das Wid-get Fristüberschreitungen. Hier wird Ihnen angezeigt, wie viele EMCS-Vorgänge betroffen sind.

Die Fristüberschreitungen werden Ihnen zusätzlich im ASSISTenten unter Ereignisse angezeigt.

2. Klicken Sie im Widget Fristüberschreitungen auf die Schaltfläche Fristüberschreitungen anzei-gen.

3. Falls Sie Erinnerungsmeldungen zu Eröffnungen und Beendigungen erhalten haben, werden Sie nun gefragt, ob Sie die Fristüberschreitungen zu Eröffnungen oder zu Beendigungen anzeigen möchten.

Wählen Sie die Schaltfläche Beendigungen.

4. Sie erhalten jetzt eine Übersicht EMCS-Vorgänge (Beendigung), die nur Vorgänge anzeigt, zu denen Erinnerungsmeldungen vom Zoll eingegangen sind.

Dass es sich um Fristüberschreitungen handelt, erkennen Sie am Status Fristüberschreitung. Au-ßerdem erscheint in der Spalte Hinweis das Symbol .



Der ASSISTent informiert Sie über die Fristüberschreitung und darüber, wie Sie jetzt vorgehen können.

6. Sie haben jetzt folgende Möglichkeiten:

– Ist die Ware inzwischen eingegangen, dann klicken Sie im ASSISTenten auf den Hyperlink Fristüberschreitung bestätigen und bestätigen Sie die Frage im folgenden Fenster mit Ja.

Anschließend können Sie den EMCS-Vorgang wie gewohnt prüfen und die Eingangs-meldung versenden.

– Ist die Ware noch nicht eingegangen, dann können Sie eine Erklärung für die Fristüber-schreitung an den Zoll schicken. Wie das geht, ist im Folgenden beschrieben.

So senden Sie eine Erklärung für die Fristüberschreitung an den Zoll:

1. Sofern noch nicht geschehen, öffnen Sie den betroffenen EMCS-Vorgang.

2. Klicken Sie im ASSISTenten auf den Hyperlink Erklärung für Fristüberschreitung senden.


3. Wählen Sie einen Code für die Erklärung zur Fristüberschreitung aus. Bei Bedarf können Sie zu-sätzlich ergänzende Informationen angeben.

4. Mit Hilfe der Schaltfläche OK versenden Sie die Erklärung zur Fristüberschreitung an die Bestim-mungsstelle beim Zoll. Diese wiederum leitet Ihre Nachricht an die Abgangsstelle weiter; der Ver-sender erhält sie jedoch nicht.

Der EMCS-Vorgang wechselt nach dem Versand der Erklärung zur Fristüberschreitung in den Status Eröffnet.

Sobald die Ware eingetroffen ist, können Sie wie gewohnt die Eingangsmeldung versenden.

» Wenn Sie keine Fristüberschreitung senden möchten klicken Sie auf den Verknüpfung Fristü-berschreitung bestätigen.

6.4.5 Der Bestimmungsort einer EMCS-Beendigung wurde geändert

Der Versender des EMCS-Vorgangs hat die Möglichkeit, nach der Eröffnung den Bestimmungsort der Ware zu verändern.

Wenn Sie trotz Änderung des Bestimmungsortes weiterhin Empfänger der Ware bleiben, werden Sie über eine solche Änderung des Bestimmungsortes mit Hilfe der Nachricht C_UPD_DAT informiert.

So erkennen Sie, dass ein Bestimmungsort geändert wurde:


2. Kam es bei einem Ihrer EMCS-Vorgänge (Beendigung) zu einer Änderung des Bestimmungs-ortes, dann weist Sie der ASSISTent unter Ereignisse darauf hin: Hier erscheint dann eine Zeile N Änderungen der Bestimmung.


So gehen Sie bei einer Änderung des Bestimmungsortes vor:

1. Klicken Sie im ASSISTenten unter Ereignisse auf den Hyperlink N Änderungen der Bestimmung.

Daraufhin öffnet sich eine Übersicht EMCS-Vorgänge (Beendigung), die nur Vorgänge anzeigt, bei denen es zur Änderung des Bestimmungsortes kam.

2. Der ASSISTent weist Sie darauf hin, dass Sie die Änderung des Lieferortes bestätigen sollten. Klicken Sie auf diesen Text.


3. Bestätigen Sie dort über die Schaltfläche Ja, dass Sie die Änderung des Lieferortes zur Kenntnis genommen haben.

Sobald die Ware eingetroffen ist, können Sie wie gewohnt die Eingangsmeldung versenden.


6.4.6 Ein für Sie bestimmter EMCS-Vorgang wurde storniert

Wenn der Versender des EMCS-Vorgangs diesen storniert hat, dann erhalten Sie vom Zoll die Nach-richt C_CAN_DAT.

So erkennen Sie, dass ein EMCS-Vorgang (Beendigung) storniert wurde:


2. Kam es bei einem Ihrer EMCS-Vorgänge (Beendigung) zu einer Stornierung, dann weist Sie der ASSISTent unter Ereignisse darauf hin: Hier erscheint dann eine Zeile N Stornierungen.

3. Klicken Sie im ASSISTenten unter Ereignisse auf die Verknüpfung N Stornierungen.

Daraufhin öffnet sich eine Übersicht EMCS-Vorgänge (Beendigung), die nur Vorgänge anzeigt, die storniert wurden. Diese Vorgänge sind im Status „Eröffnet“.

4. Öffnen Sie einen dieser Vorgänge und klicken Sie die ASSISTenten-Meldung Stornierung bestä-tigen. Bestätigen Sie die Stornierung im Meldungsfenster. Der Vorgang hat nun den Status „un-gültig“.

6.4.7 Ein für Sie bestimmter EMCS-Vorgang wurde umgeleitet

Der Versender des EMCS-Vorgangs hat die Möglichkeit, nach der Eröffnung den Bestimmungsort der Ware zu verändern.

Ergibt sich mit der Änderung des Bestimmungsortes auch ein neuer Empfänger für die Ware, dann werden Sie über diese Umleitung mit Hilfe der Nachricht C_EAD_NOT informiert.


So erkennen Sie, dass ein EMCS-Vorgang (Beendigung) umgeleitet wurde:


2. Kam es bei einem Ihrer EMCS-Vorgänge (Beendigung) zu einer Umleitung, dann weist Sie der ASSISTent unter Ereignisse darauf hin: Hier erscheint dann die Verknüpfung N Umleitungen.

3. Klicken Sie im ASSISTenten unter Ereignisse auf die Verknüpfung N Umleitungen.

Daraufhin öffnet sich eine Übersicht EMCS-Vorgänge (Beendigung), die nur Vorgänge anzeigt, die umgeleitet wurden. Diese Vorgänge sind im Status „Eröffnet“.

4. Öffnen Sie einen dieser Vorgänge und klicken Sie die ASSISTenten-Meldung Umleitung bestäti-gen. Bestätigen Sie die Umleitung im Meldungsfenster. Der Vorgang hat nun den Status „ungül-tig“.

6.4.8 Zusätzliche Daten zu einem EMCS-Vorgang (Beendigung) einblenden

Wenn Sie es wünschen, können Sie sich zu einem EMCS-Vorgang (Beendigung) zusätzliche Daten einblenden.

So erhalten Sie zusätzliche Daten zu einem EMCS-Vorgang:

1. Öffnen Sie den gewünschten EMCS-Vorgang (Beendigung).

2. Aktivieren Sie im Menü Beendigung die Menüoption Zusätzliche Daten anzeigen.

Daraufhin erscheinen zusätzlich die Mappen Zusätzliche Daten und Zollnachrichten.

Mappe Zusätzliche Daten: Hier finden Sie zusätzliche Informationen zum EMCS-Vorgang (Be-endigung).

Mappe Zollnachrichten: Diese Mappe listet die einzelnen Nachrichten auf, die Sie zu diesem EMCS-Vorgang bereits mit dem Zoll ausgetauscht haben. Diese Nachrichten können Sie auch öffnen, um Details einzusehen.

6.4.9 Es kam zu Erläuterungen zu Fehl-/Mehrmengen

Sie können die Nachricht „Erläuterungen zu Fehl-/Mehrmengen“ (C_SHR_EXP) an den Zoll versen-den, der diese validiert und mit einer Nachricht des gleichen Typs bestätigt. Sie können diese Art der Nachricht nur versenden, wenn Sie mit der Eingangsmeldung Fehl-/Mehrmengen gemeldet haben.


Der EMCS Desktop zeigt Ihnen in den Ereignissen an, dass EMCS-Vorgänge vorliegen, bei de-nen Erläuterungen zu Fehl-/Mehrmengen gemacht werden können. Ebenso erhalten diese EMCS-Vorgänge in der Übersicht EMCS-Vorgänge (Beendigung) den Status „Fehl-/Mehrmen-gen“.

1. Öffnen Sie einen EMCS-Vorgang (Beendigung), für den eine Eingangsmeldung mit Fehl-/Mehr-mengen versendet wurde oder der sich im Status „Fehl-/Mehrmengen“ befindet mit Hilfe der Ver-knüpfung auf dem Desktop.

2. Wenn Sie keine Erläuterungen zur Fehl-/Mehrmenge erfassen wollen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf die Verknüpfung Erläuterungen zu Fehl-/Mehrmengen möglich im ASSIST-enten. Bestätigen Sie im Meldungsfenster mit der Schaltfläche Keine Erläuterungen versenden.

3. Wenn Sie Erläuterungen zur Fehl-/Mehrmenge erfassen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf die Verknüpfung Erläuterungen zu Fehl-/Mehrmengen möglich im ASSISTenten. Bestätigen Sie im Meldungsfenster mit der Schaltfläche Erläuterungen erfassen. Das Fenster Erl. zu Fehl-/Mehrm. erscheint. Positionen des EMCS-Vorgangs, für die eine Erläuterung möglich ist, sehen Sie unter Positionen mit Fehl-/Mehrmengen.

4. Erfassen Sie die Erläuterungen zu Fehl-/Mehrmengen. Folgen Sie dabei den Anweisungen des ASSISTenten.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erläuterungen versenden.

Der EMCS-Vorgang erhält den Status „Abgeschlossen“ und verschwindet aus der Liste der Ereig-nisse auf dem Desktop.

» Sie können ASSISTenten-Hinweise auf eine mögliche Fehl-/Mehrmengenmeldung deaktivieren lassen. EMCS-Vorgänge wechseln dann direkt in den Status „Abgeschlossen“. Wenden Sie sich dazu an den Support der AEB, der für Sie eine entsprechende Mandanteneinstellung vorneh-men kann.

6.4.10 Warnung vor Empfang bearbeiten

Sie erhalten die Nachricht „Warnung/Ablehnung vor Empfang“ (C_REJ_DAT), wenn der Empfänger der Waren die Annahme der Waren ablehnt bzw. Vorbehalte bzgl. der Lieferung vor Empfang der Waren mitteilen möchte. Wenn Sie diese Nachricht für einen EMCS Vorgang (Eröffnung) erhalten ha-ben, ist es erforderlich, die Warnung vor Empfang zu bestätigen.

Auf dem Desktop sehen Sie Ereignisse vom Typ Warnungen.

1. Klicken Sie auf die Verknüpfung Warnungen in den Ereignissen auf dem Desktop. EMCS||XPRESS zeigt eine Übersicht mit EMCS-Vorgängen für die eine Warnung empfangen wurde.

2. Öffnen Sie einen Vorgang aus der Übersicht. Der ASSISTent zeigt Ihnen die Meldung Warnung vor Empfang bestätigen. Klicken Sie auf diese Meldung.

3. Bestätigen Sie die Warnung im Meldungsfenster. Sollte zuvor eine Fristüberschreitung eingegan-gen sein, ist es möglich, dass Sie nach der Bestätigung der Warnung auch eine Erklärung zur Fristüberschreitung an den Zoll versenden. Folgen Sie dabei den Anweisungen des ASSISTen-ten.

6.4.11 Es kam zu Ereignisberichten

Der Nachrichtentyp „Ereignisbericht“ (C_EVT_DAT) kommt zur Anwendung, wenn bei einem EMCS Vorgang während eines Beförderungsverfahrens besondere Ereignisse eingetreten sind z.B. bei Diebstahl oder Untergang der Ware. Die Nachricht wird ausschließlich von den Behörden erstellt und innergemeinschaftlich weitergeleitet.

Der EMCS Desktop zeigt Ihnen in den Ereignissen an, dass Ereignisberichte für einen EMCS-Vorgang vorliegen. Sofern Sie dies eingestellt haben, haben Sie außerdem eine E-Mail erhalten, die Sie über den eingegangenen Ereignisbericht informiert.


1. Klicken Sie auf die Verknüpfung 1 Ereignisbericht in den Ereignissen auf dem Desktop. Das Sys-tem zeigt Ihnen eine Liste der EMCS-Vorgänge an, die innerhalb der letzten 14 Tage einen noch nicht von Ihnen bestätigten Ereignisbericht erhalten haben.

2. Öffnen Sie einen dieser EMCS-Vorgänge. Im geöffneten EMCS-Vorgang erscheint die Mappe Ereignisberichte.

3. Öffnen Sie diesen Ereignisbericht und prüfen Sie die Informationen auf der Mappe Ereignisbe-richte.

4. Sofern der Ereignisbericht Anlagen enthält, können Sie diese mit Hilfe der entsprechenden Schaltfläche öffnen und betrachten.

5. Schließen Sie den geöffneten Ereignisbericht. Markieren Sie den Ereignisbericht in der Übersicht und wählen Sie die Schaltfläche Erledigen, um den Ereignisbericht für Sie intern als erledigt zu kennzeichnen.

Der Ereignisbericht verschwindet aus der Liste der Ereignisse auf dem Desktop.

6.4.12 Es kam zu einem Abbruch der Beförderung

Der Nachrichtentyp „Abbruch der Beförderung“ (C_STP_NOT) kommt zur Anwendung, wenn ein Be-förderungsvorgang vor seinem Abschluss durch einen beteiligten Mitgliedsstaat aufgrund besonde-rer Umstände abgebrochen wird. Gründe für einen derartigen Beförderungsabbruch können zum Beispiel ein verunglücktes Transportmittel oder das Abhandenkommen der Ware sein.

Der EMCS Desktop zeigt Ihnen in den Ereignissen an, dass eine abgebrochene Beförderung für einen EMCS-Vorgang vorliegt.

1. Klicken Sie auf die Verknüpfung 1 abgebrochene Beförderung in den Ereignissen auf dem Desk-top. Das System zeigt Ihnen eine Liste der EMCS-Vorgänge an, die innerhalb der letzten 14 Tage einen noch nicht von Ihnen bestätigten Beförderungsabbruch erhalten haben.

2. Öffnen Sie einen dieser EMCS-Vorgänge. Im geöffneten EMCS-Vorgang erscheint die Mappe Abbruch der Beförderung.

3. Prüfen Sie die Informationen in der Mappe Abbruch der Beförderung.

4. Klicken Sie auf die Verknüpfung Beförderungsabbruch bestätigen im ASSISTenten und bestäti-gen Sie den Beförderungsabbruch im Meldungsfenster.

6.4.13 Es kam zu manuellen Erledigungen durch den Zoll

Der Nachrichtentyp „Manuelle Erledigung durch den Zoll“ (C_STD_RSP) kommt zur Anwendung, wenn ein EMCS-Vorgang vom Standardverlauf abweicht oder, wenn bei einem EMCS-Vorgang Un-regelmäßigkeiten aufgetreten sind. Die Nachricht wird ausschließlich von den Behörden erstellt.

Der EMCS Desktop zeigt Ihnen in den Ereignissen an, dass EMCS-Vorgänge vorliegen, bei de-nen die Nachricht manuelle Erledigung durch den Zoll empfangen wurde.

1. Klicken Sie auf die Verknüpfung manuelle Erledigung durch den Zoll auf dem Desktop. Das Sys-tem zeigt Ihnen eine Liste der EMCS-Vorgänge an, die innerhalb der letzten 14 Tage manuelle Erledigung durch den Zoll erhalten haben.

2. Öffnen Sie einen dieser EMCS-Vorgänge. Der ASSISTent zeigt Ihnen die Verknüpfung Manuelle Erledigung bestätigen an.

3. Klicken Sie auf die Verknüpfung Manuelle Erledigung bestätigen. Bestätigen Sie die manuelle Er-ledigung im Meldungsfenster. Der EMCS-Vorgang erreicht den Status „Abgeschlossen“.

Der EMCS-Vorgang verschwindet aus der Liste der Ereignisse auf dem Desktop.


6.4.14 Abrechnungen aus AEB-Rechenzentrum prüfen

Wenn Sie EMCS||XPRESS im AEB-Rechenzentrum nutzen, dann erstellt AEB GmbH Ihre Abrech-nung nach der Anzahl der EMCS-Vorgänge, die Sie im Abrechnungszeitraum an den Zoll geschickt haben. Zusätzlich wird die Anzahl der Positionen, die in diesen EMCS-Vorgängen enthalten waren, berücksichtigt.

So können Sie die Abrechnungsdaten von AEB GmbH nachvollziehen:

1. Öffnen Sie im Schrank EMCS die Übersicht Abrechnung (Beendigung).

2. Geben Sie den Abrechnungszeitraum an: Füllen Sie mindestens das Feld Abrechnung von und klicken Sie auf die Schaltlfäche Suchen.

Ihnen werden nun alle EMCS-Vorgänge aufgelistet, die für die Abrechnung relevant sind und noch nicht ins Archiv verschoben wurden.

» Die Spalte Abr.-Zeitp. (Abrechnungszeitpunkt) gibt jeweils den Zeitpunkt an, zu dem die Ausfuhranmeldung bei AEB GmbH abgerechnet wurde.

7 Besonderheiten beim Bearbeiten eines aus dem Vorsystem übernommenen EMCS-Vorgangs

Dieses Kapitel bezieht sich auf die Arbeit mit der Schnittstelle, mit deren Hilfe Sie Daten aus einem Vorsystem in EMCS||XPRESS übernehmen können.

» Wenn EMCS||XPRESS nicht mit der Schnittstelle ausgeliefert wurde, ist dieses Kapitel nicht re-levant für Sie.

Den Aufbau der Schnittstelle können Sie der Schnittstellenbeschreibung entnehmen, die Sie auf An-forderung bei der AEB GmbH erhalten.

Wie Sie im Vorsystem das Auslesen von Daten starten, ist nicht Bestandteil dieses Leitfadens, weil es in jedem Vorsystem anders funktioniert.

» Alle Beschreibungen in diesem Leitfaden beziehen sich auf EMCS||XPRESS; auf die verschie-denen Vorsysteme geht der Leitfaden nicht ein.

7.1 Überblick: EMCS-Vorgang (Eröffnung) automatisch in EMCS||XPRESS übernehmen

Wenn Sie die Daten aus dem Vorsystem exportiert haben, werden sie ähnlich wie auch EMCS-Nach-richten in EMCS||XPRESS eingelesen.

7.1.1 Vorgängerbeleg wurde angelegt

Beim Import eines EMCS-Vorgangs (Eröffnung) aus dem Vorsystem legt EMCS||XPRESS zunächst einen Vorgängerbeleg an. Der Vorgängerbeleg enthält die Daten zum Zeitpunkt des Datenimports und ist analog zum EMCS-Vorgang (Eröffnung) aufgebaut. Er wird nicht weiter bearbeitet und Ihnen deshalb nur schreibgeschützt angezeigt.


Sofern in EMCS||XPRESS bei der E-Mail-Benachrichtigung das Ereignis Vorgängerbeleg wurde an-gelegt aktiviert ist, verschickt EMCS||XPRESS in diesem Fall eine E-Mail. Sind Warnungen aufgetre-ten, dann enthält die E-Mail zusätzlich eine Auflistung dieser Warnungen.

» Die Warnungen (oder die sonstigen Protokolleinträge) können Sie auch einsehen, wenn Sie den Vorgängerbeleg öffnen und in die Mappe Protokolleinträge wechseln.

» Wenn EMCS||XPRESS keinen Vorgängerbeleg anlegen konnte, erhalten Sie im Abschnitt Vor-gängerbeleg konnte nicht angelegt werden (siehe Seite 79) nähere Informationen.

» Konnte EMCS||XPRESS dagegen einen Vorgängerbeleg anlegen, wobei aber Warnungen auf-getreten sind, lesen Sie weiter im Abschnitt Beim Einlesen des Vorgangs sind Warnungen auf-getreten (siehe Seite 79).


7.1.2 EMCS-Vorgang (Eröffnung) wurde angelegt

Zusätzlich entsteht beim Einlesen der Daten ein EMCS-Vorgang (Eröffnung), der auf den Daten des Vorgängerbelegs basiert.

Um den Vorgängerbeleg anzuzeigen, aus dem ein EMCS-Vorgang (Eröffnung) entstanden ist, öffnen Sie den EMCS-Vorgang (Eröffnung) und wählen Sie im Menü Eröffnung die Menüfunktion Vor-gängerbeleg öffnen.

» Auch aus einem Vorgängerbeleg können Sie sich die EMCS-Vorgänge (Eröffnung) anzeigen lassen, die aus diesem entstanden sind. Dazu wählen Sie in der Feldgruppe Details die Schalt-fläche EMCS-Vorgänge.

Sofern in EMCS||XPRESS bei der E-Mail-Benachrichtigung das Ereignis EMCS-Eröffnung wurde an-gelegt aktiviert ist, verschickt EMCS||XPRESS in diesem Fall eine E-Mail. Sind Fehler oder War-nungen aufgetreten, dann enthält die E-Mail zusätzlich eine Auflistung dieser Warnungen.

Zugeordnete Vorlage: Wenn es in Ihrem Vorsystem möglich ist, dem Vorgang eine Vorlage (Eröff-nung) aus EMCS||XPRESS zuzuordnen, ergänzt diese beim Erstellen des EMCS-Vorgangs (Eröff-nung) fehlende Kopfdaten automatisch aus dieser Vorlage. Fehlende Positionsdaten werden analog dazu aus einem zugeordneten Eintrag im Materialstamm ergänzt. Enthält der eingelesene EMCS-Vorgang in einzelnen Feldern andere Einträge als die Vorlage oder der Eintrag im Materialstamm, dann übernimmt EMCS||XPRESS hier die Einträge aus dem eingelesenen EMCS-Vorgang.

Automatischer Versand des Entwurfs e-VD: Bei einer guten Datenqualität in Ihrem Vorsystem und wenn die Prozesse bei Ihnen entsprechend definiert sind, kann EMCS||XPRESS den Entwurf e-VD (Nachricht N_EAD_SUB) automatisch verschicken. Fehlen dagegen Daten oder entsprechen sie nicht den EMCS-Kriterien, wird der Entwurf e-VD nicht automatisch verschickt. Sobald Sie den EMCS-Vorgang (Eröffnung) öffnen, weist Sie der ASSISTent auf diese fehlenden oder fehlerhaften Daten hin. In diesem Fall bearbeiten Sie den EMCS-Vorgang von Hand weiter und verschicken ihn anschließend manuell.

7.2 Überblick: Entwurf e-VD automatisch versenden

Wenn die Prozesse bei Ihnen entsprechend definiert sind und Ihr Vorsystem das Kennzeichen AU-TOSEND übermittelt, versucht EMCS||XPRESS, den Entwurf e-VD nach dem Einlesen der Daten aus dem Vorsystem automatisch zu versenden. Ist bei Ihnen die Sanktionslisten-Prüfung aktiviert, dann werden zuvor die Beteiligten des EMCS-Vorgangs (Eröffnung) gegen die im AEB-Rechenzent-rum hinterlegte Sanktionsliste geprüft. Ergibt diese Prüfung keinen Treffer und kam es beim Einlesen der Daten auch sonst zu keinem Fehler, dann versendet EMCS||XPRESS den Entwurf e-VD auto-matisch.

Sobald der Versand erfolgt ist, erreicht der EMCS-Vorgang (Eröffnung) den Status Versendet.

Der automatische Versand ist jedoch nur möglich, wenn die übernommenen Daten alle Anforde-rungen des EMCS-Systems erfüllen. Ist das nicht der Fall, dann ist ein automatischer Versand nicht möglich.

Sofern in EMCS||XPRESS bei der E-Mail-Benachrichtigung das Ereignis EMCS-Eröffnung konnte nicht automatisch versandt werden aktiviert ist, sendet EMCS||XPRESS in diesem Fall eine E-Mail. Diese E-Mail enthält einen Hyperlink auf dem EMCS-Vorgang (Eröffnung) in EMCS||XPRESS.

Ist kein automatischer Versand erfolgt, dann öffnen Sie den EMCS-Vorgang (Eröffnung) und folgen Sie dem ASSISTenten, um die Fehler zu korrigieren und den Entwurf e-VD zu versenden.

» Änderungen, die Sie in EMCS||XPRESS vornehmen, werden dabei nicht automatisch in Ihr Vor-system übernommen. Beachten Sie deshalb immer, ob Ihre betrieblichen Abläufe es zulassen, dass die Daten in EMCS||XPRESS vom Vorsystem abweichen.


7.3 Sonderfälle: EMCS-Vorgänge (Eröffnung) aus dem Vor-system übernehmen

7.3.1 Daten aus Datei einlesen

Wenn Sie die Daten aus einem Vorsystem nicht automatisiert übergeben, können Sie die Daten auch aus einer XML-Datei über die Dateischnittstelle in EMCS||XPRESS einlesen. Details zu dieser Date-ischnittstelle enthält die Schnittstellenbeschreibung, die Sie von Ihrem Ansprechpartner bei der AEB GmbH erhalten können.

So lesen Sie Daten aus einer XML-Datei ein:

Voraussetzung für das Einlesen ist, dass die XML-Datei in ihrer Syntax der Schnittstellen-beschreibung entspricht.

1. Öffnen Sie in EMCS||XPRESS im Schrank EMCS den Eintrag Vorgängerbelege.

2. Wählen Sie im Menü Vorgängerbelege die Menüfunktion Datei prüfen/importieren.

Es öffnet sich das Fenster Datei-Import.

3. Per Klick auf die Schaltfläche Datei prüfen können Sie die einzulesende Datei für eine Syntax-prüfung auswählen.

In der Feldgruppe Ergebnis-Protokoll wird Ihnen nun das Ergebnis der Syntaxprüfung angezeigt.

4. Wählen Sie nun die Schaltfläche Datei einlesen und geben Sie wiederum Pfad und Namen der einzulesenden Datei an.

EMCS||XPRESS versucht nun, die Datei als Vorgängerbeleg einzulesen. Das Ergebnis dieses Vorgangs wird Ihnen wiederum in der Feldgruppe Ergebnis-Protokoll angezeigt:

– Kam es beim Einlesen zu Fehlern, dann konnte die Datei nicht eingelesen werden. Unter der Überschrift Protokoll erhalten Sie weitere Informationen zur Ursache.

Korrigieren Sie in diesem Fall die aufgetretenen Fehler und starten Sie das Einlesen der Da-tei erneut.

– Kam es beim Einlesen zu keinen Fehlern, dann konnte die Datei dagegen eingelesen wer-den. Sind beim Einlesen Warnungen aufgetreten, dann erhalten Sie dazu unter der Über-schrift Protokoll nähere Informationen.

5. Wenn die Datei eingelesen wurde, dann finden Sie diese anschließend in der Übersicht Vorgängerbelege.


» Füllen Sie ggf. die Filterfelder und klicken Sie auf Suchen.

7.3.2 Vorgängerbeleg konnte nicht angelegt werden

Sind beim Import der Daten Fehler aufgetreten, dann kann EMCS||XPRESS keinen Vorgängerbeleg anlegen. Damit wird auch kein EMCS-Vorgang erstellt.

Sofern in EMCS||XPRESS bei der E-Mail-Benachrichtigung das Ereignis Vorgängerbeleg konnte nicht angelegt werden aktiviert ist, verschickt EMCS||XPRESS in diesem Fall eine E-Mail.

Diese E-Mail enthält zusätzlich eine Auflistung der aufgetretenen Fehler.

Gehen Sie in diesem Fall folgendermaßen vor

1. Versuchen Sie zunächst, den Vorgang aus dem Vorsystem bzw. die Datei erneut einzulesen.

2. Klappt das nicht, dann kontaktieren Sie die Person, die in Ihrem Haus für die Schnittstelle zum Vorsystem zuständig ist, um die Ursache des Problems zu analysieren (z. B. Änderungen im Vor-system).

3. Kann Ihnen diese Person nicht weiterhelfen, dann wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei der AEB GmbH.

Den Service & Support der AEB GmbH erreichen Sie hier:

Telefon:+ 49 / 7 11 / 7 28 42 - 48 88

E-Mail: [email protected]

4. Ist der Vorgang eilig, dann erfassen Sie die Daten von Hand in EMCS||XPRESS. Ansonsten empfehlen wir Ihnen, die Behebung des Problems abzuwarten.

7.3.3 Beim Einlesen des Vorgangs sind Warnungen aufgetreten

Warnungen entstehen z. B., wenn der eingelesene Vorgang in Feldern, in denen nur bestimmte Ein-träge zugelassen sind, einen anderen Eintrag enthält. Weitere Warnungen erhalten Sie, wenn Ein-träge zu Mussangaben fehlen oder wenn die Einträge in einzelnen Feldern den EMCS-Kriterien nicht entsprechen. Die aufgetretenen Warnungen werden in Protokolleinträgen festgehalten.

So behandeln Sie Warnungen:

1. Öffnen Sie den betreffenden EMCS-Vorgang (Eröffnung).

2. Um Details zu den Warnungen einzusehen, aktivieren Sie im Menü Eröffnung die Menüoption Zusätzliche Daten anzeigen.

Daraufhin erscheinen weitere Mappen zum geöffneten EMCS-Vorgang.

3. Wechseln Sie in die Mappe Protokolleinträge.

Hier werden Ihnen alle aufgetretenen Warnungen angezeigt; Sie können sie einzeln öffnen.


4. Beheben Sie nacheinander die aufgetretenen Probleme.

Dabei hilft Ihnen auch der ASSISTent.

» Eine häufige Ursache für Warnungen ist, dass Ihre Stammdaten in Vorsystem und EMCS||XPRESS nicht übereinstimmen.

7.3.4 Splitten von Vorgängerbelegen in bestimmten Fällen

In den folgenden Fällen splittet EMCS||XPRESS einen Vorgängerbeleg in mehrere EMCS-Eröff-nungen auf:

Die maximale Anzahl von 999 Positionen wird überschritten.

In der Schnittstelle wurden im Feld Additional separation criteria verschiedene Werte über-geben.

» Kommt es zu einem Split, dann erhalten Sie eine Warnung.

7.3.5 Daten nach dem Verbuchen in EMCS||XPRESS ändern

Sobald Sie Ihren Vorgang in EMCS||XPRESS verbucht haben, werden Änderungen in EMCS||XPRESS oder in Ihrem Vorsystem nicht mehr automatisch in das jeweils andere System übernommen. Bei nachträglichen Korrekturen ist es deshalb wichtig, ob Ihre betrieblichen Abläufe es zulassen, dass die Daten in EMCS||XPRESS von denen in Ihrem Vorsystem abweichen, oder ob die Daten in beiden Systemen genau übereinstimmen müssen.

» Beachten Sie außerdem, dass Sie einen Vorgang immer nur einmal beim Zoll anmelden.

Änderungen nur im Vorsystem vornehmen

Wenn es Ihre betrieblichen Abläufe zulassen, dass die Daten in Ihrem Vorsystem von denen in EMCS||XPRESS abweichen, können Sie auch nach dem Verbuchen in EMCS||XPRESS in Ihrem Vorsystem noch Korrekturen vornehmen – z. B., wenn Sie diese Korrekturen zum Erstellen bestimm-ter Dokumente benötigen.

» Diese Änderungen werden dann nicht in EMCS||XPRESS übernommen und damit auch nicht elektronisch an den Zoll gemeldet.


Änderungen nur in EMCS||XPRESS vornehmen

Wenn es Ihre betrieblichen Abläufe zulassen, dass die Daten in EMCS||XPRESS von denen im Vor-system abweichen, können Sie auch nach dem Verbuchen aus dem Vorsystem noch Korrekturen in EMCS||XPRESS vornehmen.

Haben Sie den Entwurf e-VD noch nicht an den Zoll verschickt, dann nehmen Sie die Änderung direkt in EMCS||XPRESS vor. Anschließend versenden Sie den Entwurf e-VD aus EMCS||XPRESS her-aus.

Änderungen parallel im Vorsystem und in EMCS||XPRESS vornehmen

Um Änderungen in Ihrem Vorsystem und EMCS||XPRESS parallel vorzunehmen, gehen Sie folgen-dermaßen vor:

1. Einen EMCS-Vorgang (Eröffnung), zu dem Sie noch keine Nachrichten an den Zoll geschickt ha-ben, löschen Sie in EMCS||XPRESS.

2. Löschen Sie in EMCS||XPRESS auch die zugehörigen Vorgängerbelege (siehe auch Vorgänger-beleg löschen (siehe Seite 81)).

3. Öffnen Sie im Vorsystem den zugehörigen Vorgang, führen Sie die Korrekturen durch und ver-buchen Sie den Vorgang neu in EMCS||XPRESS.

7.3.6 Vorgängerbeleg löschen

Um einen Vorgang erneut einzulesen, müssen Sie zunächst den bereits angelegten Vorgängerbeleg löschen, da EMCS||XPRESS keine zwei Vorgängerbelege mit der gleichen ID anlegt. Dabei beach-ten Sie bitte, dass aus jedem Vorgängerbeleg beim Datenimport bereits ein EMCS-Vorgang (Eröff-nung) erstellt wurde. Wenn Sie einen Vorgängerbeleg löschen, um ihn durch Einlesen des gleichen Vorgangs erneut anzulegen, dann müssen Sie sicherstellen, dass zum zugehörigen EMCS-Vorgang (Eröffnung) noch keine elektronische Nachricht an Ihr Zollamt geschickt wurde.

Um einen Vorgängerbeleg zu löschen, markieren Sie diesen in der Übersicht der Vorgängerbelege und wählen Sie die Schaltfläche Löschen.

Der Vorgängerbeleg wird dann logisch gelöscht: Er erscheint dann zwar nicht mehr in der Übersicht, ist aber physisch noch in der Datenbank vorhanden. Erst beim Archivieren werden gelöschte Vor-gängerbelege physisch aus der Datenbank gelöscht.

7.3.7 Gelöschte Vorgängerbelege anzeigen

Wenn Sie die gelöschten Vorgängerbelege einsehen möchten, öffnen Sie die Übersicht der Vorgän-gerbelege und aktivieren Sie im Menü Vorgängerbelege die Menüoption Gelöschte Vorgängerbelege anzeigen. Die Übersicht wechselt daraufhin ihren Titel in Gelöschte Vorgängerbelege.

Um wieder die nicht gelöschten Vorgängerbelege anzuzeigen, deaktivieren Sie diese Menüoption.


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