voks: Datenuebernahme FIBU - Agenda-Kundenbereich · 2.Buchung durch Doppelklick in die Buchungszeile übernehmen. 3.Buchung ändern. Fehler 202: Eine Buchung auf das Sammelkonto

© 2017 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KGAutor: BAS / 06.06.2016

voks: Datenübernahme FIBU

Inhaltsverzeichnis

Bereich: Allgemein - Info für Anwender Nr. 86229

21. Ziel

42. Voraussetzungen

42.1. Programmstand

52.2. Agenda-Installation

52.3. Mandanten-Adressdaten

63. Vorgehensweise

63.1. voks: Daten auslesen

73.2. Agenda: Daten einlesen

113.3. Agenda: Daten nachbearbeiten

123.4. Agenda: Fehler laut Protokoll beheben

203.5. Agenda: Mit FIBU arbeiten

224. Details

224.1. Pfad der Importdatei finden

234.2. Mandanten manuell anlegen

244.3. Zusätzliche Informationen

245. Wichtige Informationen

Autor: BAS / 06.06.2016 © 2017 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

Seite 2Info für Anwender Nr. 86229

Ziel1.

Das Info zeigt, wie Sie die Daten der Finanzbuchführung aus voks-Fibu auslesen und in Agenda FIBUeinlesen.

voks-Fibu Agenda FIBU

Datenübernahme

Folgende Daten werden übernommen:

§ Mandanten-Programmdaten (Sachkontenrahmen, Versteuerungsart, Umsatzsteuerzeitraum)

§ Sachkonten

§ Personenkonten

§ Buchungen

§ Offene Posten

§ Summen- und Saldenliste (zum Abgleich nach dem Import)

Empfehlung

Wir empfehlen, die Umstellung der Mandanten sukzessive im Zeitraum Dezember 2014 bis April 2015vorzunehmen.

Lesen Sie die Fibu-Daten eines Mandanten mit allen gewünschten Wirtschaftsjahren aus voks aus undin Agenda ein.

Weitere Möglichkeit

Die voks-Fibu-Daten werden pro Mandant mit allen gewünschten Wirtschaftsjahren ausgelesen. Die-ser Schritt wird für mehrere voks-Fibu-Mandanten durchgeführt.

Anschließend werden die voks-Fibu-Daten von allen ausgelesenen Mandanten mit allen ausgelesenenWirtschaftsjahren in einem Schritt in Agenda FIBU eingelesen.



Wichtiger Hinweis

Die Datenübernahme nach Agenda FIBU ist nur einmalig möglich.

Buchungen, die nach der Übernahme noch in voks-Fibu gebucht werden, können nicht nachträglich nach Agenda FIBU übernommen werden.

Nicht einlesbare Daten

Folgende Daten können nicht automatisch eingelesen werden:

§ Mandanten mit folgenden Sachkontenrahmen:

SKR 45 – Heime und soziale Einrichtungen (PBV)SKR 49 – VereineSKR 70 – Hotel und GaststättenSKR 80 – ZahnärzteSKR 81 – Ärzte

§ Mandanten, bei denen sich die Länge der Sachkonten um mehr als eine Stelle von der Länge derPersonenkonten unterscheidet (Beispiel: Sachkonto = 1000 und Personenkonto = 150000).

§ Mandanten mit alphanumerischen Personenkonten.

§ Wirtschaftsjahre bis 31.12.2006.

Unser Consulting bietet Ihnen Hilfe beim Einlesen der Daten.Richten Sie eine unverbindliche Anfrage an:

Telefon: 08031 2561-433E-Mail: [email protected]



Voraussetzungen2.

Programmstand2.1.

Zur Datenübernahme wurden Assistenten in voks und Agenda integriert. Es muss deshalb mindestensfolgender Programmstand der jeweiligen Software installiert sein:

voks

Mindestversion voks-Fibu: 9620

Wo finde ich die Angabe? »? | Versioninfo«

Wo finde ich das Update? http://www.voks.de/support/updates.html

Agenda

Mindestversion DVD-Artikel-Nr. 971480 (DVD Februar 2015)

Wo finde ich die Angabe? »Hilfe | Info«

Wo finde ich das Update?

http://www.voks.de/support/updates.html



Agenda-Installation2.2.

Installation von Agenda

Damit die Komfortfunktionen des Datenexports bzw. -imports genutzt werden können, sollten dieAgenda-Software und die voks-Software auf dem gleichen Rechner bzw. Server installiert sein.

Falls Sie Agenda auf einem anderen Rechner installiert haben, wenden Sie sich an unsere Hotline:08031 2561 399.

Mandanten-Adressdaten2.3.

Um voks-Fibu-Daten zu übernehmen, müssen in Agenda bereits Mandanten-Adressdaten angelegtsein.

Empfehlung

Alle Mandanten-Adressdaten können in einem Schritt übernommen werden: Nr. 86228 voks: Datenübernahme Adressdaten.

Manuelle Anlage in Agenda

Grundsätzlich können Mandanten-Adressdaten auch manuell in Agenda angelegt werden. Achten Sie hierbei darauf, die gleiche Mandantennummer wie in voks zu verwenden.

Nur bei der Verwendung der gleichen Mandantennummer können anschließend weitere Daten (Fibu,Lohn, Anlage) automatisch in Agenda eingelesen werden.

Mandanten manuell anlegen

voks-Mandantennummer mit mehr als 6 Stellen

Falls Sie in voks-Mandantennummern mit mehr als 6 Stellen verwendet haben, ist der Assistent zurÜbernahme der Stammdaten zwingend zu verwenden, um das Einlesen der Daten zu ermöglichen.

Nr. 86228 voks: Datenübernahme Adressdaten

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Vorgehensweise3.

Überblick

1. voks: Daten auslesen

2. Agenda: Daten einlesen

3. Agenda: Daten nachbearbeiten

4. Agenda: Fehler laut Protokoll beheben

5. Agenda: Mit FIBU arbeiten

voks: Daten auslesen3.1.

voks-Fibu öffnen

Daten auslesen

1. Mandant wählen.

2. »Extras | Export Agenda FIBU«.

3. Eine Meldung bestätigt den erfolgreichen Export.

Es wurden alle vorhandenen Wirtschaftsjahre des Mandanten ab 2007 exportiert.

HinweisFalls nachstehendes Fenster erscheint, handelt es sich um einen Mandanten mit abweichendemSachkontenrahmen. Die Daten können nicht automatisch eingelesen werden .

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Agenda: Daten einlesen3.2.

ARBEITSPLATZ öffnen

Agenda FIBU öffnen

<Alle Anwendungen>.

<Finanzbuchführung>.

Für den Import der voks-Fibu-Daten ist es unerheblich, ob in Agenda FIBU ein Mandant geöffnetist oder nicht.



Daten importieren

HinweisDer Import kann nur gestartet werden, wenn alle anderen Anwendungen geschlossen sind.Wählen Sie einen günstigen Zeitpunkt.

1. »Transfer | Import aus Fremdprogrammen | Import Fibu-Daten aus voks«.

2. Start des Imports:

Das Verzeichnis mit der Importdatei ist bereits vorbelegt.Lesen Sie auf Seite , wenn das Verzeichnis nicht automatisch vorbelegt ist.

<Weiter>.

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3. Mandanten-Übersicht:

Wirtschaftsjahre aktivieren, die Sie einlesen möchten.

<Weiter>.

4. Abschlussmeldung:

<Fertigstellen>.



5. Der Import startet.

6. Abschluss: Alle Mandanten wurden eingelesen.

Im Protokoll werden nur die Mandanten angezeigt, bei denen beim Einlesen Fehler festgestelltwurden. Diese Mandanten müssen nachbearbeitet werden.

Das Protokoll des Gesamtimports wird gespeichert: [Laufwerk:\]Agenda\Datenübernahme\Fibu

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Agenda: Daten nachbearbeiten3.3.

Daten nachbearbeiten

Beim erstmaligen Öffnen der entsprechenden Mandanten in Agenda FIBU wird ein Fehlerprotokollangezeigt.

1. Mandant öffnen.

2. Meldung mit <OK> bestätigen.

3. Protokoll zur voks-Mandantenübernahme ausdrucken.

HinweisWenn Sie das Protokoll zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufrufen möchten, finden Sie es unter[Laufwerk:\]Agenda\AFLDaten\K1\Mxxxxxx\(Jahr)\Protokolle\Datenübernahme(xxxxxx= Mandantennummer)



Agenda: Fehler laut Protokoll beheben3.4.

Die Fehler laut Protokoll müssen behoben werden. Wenn Sie diesen Aufwand vermeiden möchten,können anstelle der einzelnen Buchungen auch die Jahresverkehrszahlen aus voks-Fibu eingelesenwerden: Nr. 86238 Voks: Übernahme der Jahresverkehrszahlen.

Überblick

1. Allgemeine Information zum Protokoll – Buchung finden

2. Fehler 401

3. Fehler 109

4. Fehler 202

5. Fehler 107/Fehler 108

6. Fehler 113

7. Steuerschlüssel

8. Kostenstellen/Kostenträger

9. Summen- und Saldenliste – Differenzen zwischen Agenda und voks

Allgemeine Information zum Protokoll – Buchung finden

1. Entnehmen Sie dem Protokoll folgende Angaben:

Abrechnungsnummer.

Buchungskreis

2. Buchung öffnen.

»Bearbeitung | Buchungserfassung« öffnen.

Abrechnungsnummer und Buchungskreis entsprechend der Angaben im Protokoll öffnen.

Farbige Buchung suchen.

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Fehler 401:Das Konto ist nicht angelegt: xxxx

Das fehlende Konto muss neu angelegt werden.

1. »Stammdaten | Buchungserfassung | Sach-, Debitoren- oder Kreditoren-Erfassung« öffnen.

2. Neues Konto anlegen:

3. Vorbelegung (nur für Sachkonten)

Wählen Sie zwingend als Vorbelegung ein bestehendes Konto, mit den gleichen Funktionen. In denmeisten Fällen eignet sich das Standardkonto, das vor dem individuellen Konto im SKR liegt.

Beispiel für SKR 03:

Das Konto 1201 Sparkasse ist nicht angelegt.Wählen Sie als Vorbelegung das Konto 1200 »Bank« aus dem SKR.

Das Datum füllt sich automatisch mit dem ersten Tag des aktuellen Kalenderjahres.

4. Konto vervollständigen und speichern .



Fehler 109:Ohne Steuerschlüssel kann das Konto nicht gleich dem Gegenkonto sein, hier sind beidexxxx!

Die Buchung muss geändert werden.

1. Fehlerhafte Buchung finden (siehe Seite ).

2. Buchung durch Doppelklick in die Buchungszeile übernehmen.

3. Buchung ändern.

Fehler 202:Eine Buchung auf das Sammelkonto xxxx ist nicht erlaubt!

1. Fall

§ Sie haben versehentlich ein Sammelkonto bebucht.

Öffnen Sie die Buchung anhand der Angaben im Protokoll (Abrechnungsnummer, Buchungskreis,laufende Nummer) und ändern Sie die Buchung.

2. Fall:

§ Sie führen die offenen Posten tatsächlich über die Sammelkonten »Verbindlichkeiten« und »Forde-rungen«. Ändern Sie das Sammelkonto in den Stammdaten von Agenda auf ein anderes Konto ab.

»Stammdaten | FIBU-Auswertungen, BWA | Sammelkonten«.

Änderungen auf:

SKR Forderungen Verbindlichkeiten

SKR 03 1410 1610

SKR 04 1210 3310

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Fehler 107:USt-Schlüssel 2/3/5/12/13/15/47 und deren Generalumkehrschlüssel sind unzulässig, wennnicht ein Konto die Funktion M oder keine Zusatzfunktion hat!

Fehler 108:USt-Schlüssel 7/8/9/17/18/19 und deren Generalumkehrschlüssel sind unzulässig, wenn nichtein Konto die Funktion V oder keine Zusatzfunktion hat!

Im Regelfall werden Steuerschlüssel in Verbindung mit Aufwands- oder Ertragskonten und mit Kaufbzw. Verkauf von Anlagegütern verwendet.

1. Fehlerhafte Buchung finden (siehe Seite ).

2. Buchung durch Doppelklick in die Buchungserfassungszeile übernehmen.

3. Buchung ändern.

1. Beispiel

Es handelt sich um einen Geschäftsvorfall, bei dem keine Steuer gebucht werden darf.

Falsch:

SKR 03 901360 Geldtransit an 1200 Bank


Richtig:



2. Beispiel

Es handelt sich um einen Geschäftsvorfall, bei dem ein falsches Konto verwendet wurde.

Falsch:

SKR 03 903980 Bestand Waren an 1200 Bank

SKR 04 901140 Bestand Waren an 1800 Bank

Richtig:

SKR 03 3400 Wareneingang 19 % VSt an 1200 Bank

SKR 04 5400 Wareneingang 19 % VSt an 1800 Bank

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Fehler 113:Die erforderliche Lieferungs- und Leistungsart ist falsch oder wurde nicht erfasst!

1. Fehlerhafte Buchung finden (siehe Seite )

2. Buchung in die Buchungszeile übernehmen:

Mit der Eingabetaste durchbestätigen.

§ 13b Sachverhalt wählen.

Buchung abschließen.

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SteuerschlüsselIn voks-Fibu wurden Steuerschlüssel verwendet, die nicht dem Standard entsprechen:50, 51, 52, 53, 54

Folgende in voks-Fibu verwendete Steuerschlüssel werden in Agenda unter einer anderen Nummereingelesen:

Steuerschlüssel in voks-Fibu Eingelesen in Agenda FIBU

70 – Wareneingang (Land- und Forstwirtschaft) 10,7 % VSt 50 – Nicht angelegt

60 – Wareneingang (Land- und Forstwirtschaft) 5,50 % VSt 51 – Nicht angelegt

21 – EU-Erwerb ohne Vorsteuer, 7 % Umsatzsteuer 52 – Nicht angelegt



In Agenda sind die Steuerschlüssel 50 bis 54 nicht angelegt. Die Buchungen müssen daher berichtigtwerden. Wir empfehlen, die Buchungen auf ein Automatikkonto mit dem entsprechenden Steuer-schlüssel zu buchen.

StS AM-KontoSKR 03

AM-KontoSKR 04

Kontenbezeichnung

50 3540

3071

5540

5171

Wareneingang 10,7 % Vorsteuer

Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 10,7 % Vorsteuer

51 3505

3070

5505

5170

Wareneingang 5,5 % Vorsteuer

Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 5,5 % Vorsteuer

52 3430

3066

5430

5166

Innergemeinschaftlicher Erwerb ohne Vorsteuer und 7 % Um-satzsteuer

Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, innergemeinschaftlicherErwerb ohne Vorsteuer und 7 % Umsatzsteuer

53 3435

3067

5435

5167

Innergemeinschaftlicher Erwerb ohne Vorsteuer und 19 % Um-satzsteuer

Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, innergemeinschaftlicherErwerb ohne Vorsteuer und 19 % Umsatzsteuer

54 Automatikkonto mit Steuerschlüssel 124 anlegen



Vorgehensweise

1. Buchungen suchen:»Bearbeitung | Auskunft | Buchungen suchen«.

2. Buchung durch Doppelklick in die Erfassungszeile übernehmen und ändern.

Beispiel SKR 03

Falsche Buchung

Richtige Buchung:

Beispiel SKR 04:

Falsche Buchung:

Richtige Buchung:



Bei vielen Buchungen

Falls viele Buchungen geändert werden müssen, können sie in einem Schritt bearbeitet werden:

1. Buchungen suchen.

2. Alle Buchungen markieren.

3. »Bearbeiten | Reorganisieren«.

Steuerschlüssel entfernen.

Konto ändern.

Zusätzliche Information

Die voks-Steuerschlüssel entsprechen folgenden Agenda-Steuerschlüsseln:

Voks-steuerschlüssel

Agenda-steuerschlüssel

Bezeichnung

7 115 Wareneingang (Land- und Forstwirtschaft) 10,7 % VSt

6 105 Wareneingang (Land- und Forstwirtschaft) 5,50 % VSt

21 108 EU-Erwerb ohne Vorsteuer, 7 % Umsatzsteuer



Dreistellige Steuerschlüssel können in der Buchungserfassung nicht verwendet werden. Deshalbmuss zur Verwendung ein individuelles Sachkonto mit dem entsprechenden Steuerschlüssel und Au-tomatikfunktion angelegt werden. Sollten Sie ein individuelles Sachkonto mit diesen Steuerschlüsselnanlegen, verwenden Sie als Vorbelegung das entsprechende Automatikkonto, um den richtigen Aus-weis in der Umsatzsteuer-Voranmeldung sicherzustellen.



Kostenstellen/Kostenträger

Die in Buchungen enthaltenen voks-Kostenstellen und voks-Kostenträger werden in Agenda FIBUeingelesen. In Agenda FIBU müssen lediglich die Stammdaten nachgetragen werden.

In Agenda FIBU gibt es zwei getrennte Kostenrechnungen.

Die Daten aus voks werden auf folgende Weise in Agenda eingelesen:

Voks-Fibu Agenda FIBU

Kostenstellen Kost 1 (Kostenrechnung1)

Kostenträger Kost 2 (Kostenrechnung 2)

Kostenstellen + Kostenträger Kost 1 + 2

1. Kostenrechnung aktiveren:

Entsprechende Kostenrechnung (ggf. beide Kostenrechnungen) aktivieren: »Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Register Kost«:

2. Kostenstellen oder/und Kostenträger erfassen:

Erfassen Sie Kostenstellen für die Kostenrechnung 1 (Kost 1):»Stammdaten | Kostenrechnung | Kostenstellen/Kostenträger für die Kost 1«.

Erfassen Sie Kostenträger für die Kostenrechnung 2 (Kost 2): »Stammdaten | Kostenrechnung | Kostenstellen/Kostenträger für die Kost 2«.

Kostenstellen und Kostenträger können importiert werden: »Transfer | Daten einlesen | Einlesen Kostenstellen/Kostenträger«.

Lesen Sie Kostenstellen in Kost 1 und Kostenträger in Kost 2 ein!

Nr. 1110 Zusatzmodul: Kostenrechnung

Summen- und Saldenliste – Differenzen zwischen Agenda und voks

1. Buchungssätze in voks neu verarbeiten ( »Buchen | Buchungssätze neu verarbeiten«) undSuSa nochmals vergleichen.

2. Falls die Abweichungen noch nicht bereinigt sind, müssen die Kontenblätter der entsprechendenKonten aus voks und Agenda verglichen werden.

Agenda: Mit FIBU arbeiten3.5.

Je besser Sie die Agenda-Anwendungen kennen, desto effizienter können Sie Ihre tägliche Arbeit be-wältigen. Wir empfehlen Ihnen:

§ Nr. 1113 Schnelleinstieg FIBU

§ Online-Seminar FIBU: »Hilfe | Online-Seminare«



§ Lesen sie die häufigen Fragen von voks-Anwendern: FIBUhttps://agenda-kunden.de/faq-voks-fibu.htm

https://agenda-kunden.de/faq-voks-fibu.htm



Details4.

Überblick

1. Pfad der Importdatei finden

2. Mandanten manuell anlegen

3. Zusätzliche Informationen

Pfad der Importdatei finden4.1.

voks-Pfad für Datenexport ermitteln

1. Voks-Tools öffnen:

2. <Support> öffnen

<Anwendungsdaten-Ordner> mit Doppelklick öffnen:

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3. Pfad:

Pfadangabe aus der Explorer-Zeile

Ordner »Datenexport«

Ordner »Fibu«

Mandanten manuell anlegen4.2.

Mandant manuell anlegen

1. Agenda ARBEITSPLATZ öffnen:

2. Mandanten-Erfassung öffnen:

3. Ein Assistent führt Sie durch die Neuanlage.



Zusätzliche Informationen4.3.

Belegnummern

Belegnummern aus voks-Fibu mit mehr als 12-Stellen werden beim Import in Agenda FIBU automa-tisch links abgeschnitten.

Gesperrte Konten

Buchungen auf gesperrten Konten werden eingelesen. Ein weiteres Buchen auf diese Konten ist nichtmöglich.

Eine Änderung dieser Buchungen auf ein Standardkonto ist sinnvoll.

Falls viele Buchungen betroffen sind, muss das Ändern der Buchungen nicht einzeln erledigt werden.

Zum Ändern von mehreren Buchungen in einem Schritt finden Sie hier eine Anleitung.

Wichtige Informationen5.

Spezial-Hotline zur Datenübernahme aus voks

Falls Sie zusätzliche Informationen zur Datenübernahme benötigen, wenden Sie sich an unsereSpezial-Hotline zur Datenübernahme aus voks:

Telefon: 08031 2561 399E-Mail: [email protected]

Infos für Anwender

Nr. 86228 voks: Datenübernahme Adressdaten

Nr. 86230 voks: Datenübernahme ANLAG

Nr. 86231 SelectLine Lohn: Datenübernahme nach Agenda LOHN

Nr. 86238 Voks: Übernahme der Jahresverkehrszahlen

Fragen von voks-Anwendern


Hinweis zu Aufbewahrung und Datenzugriff bei Systemwechsel (GoBD)

Beachten Sie die Randziffern 142 – 144 im Kapitel 9.4 »Auslagerung von Daten aus dem Produk-tivsystem und Systemwechsel« des Infos Nr. 1269 BMF-Schreiben vom 14.11.2014, IV A 4 - S0316/13/10003.

https://agenda-kunden.de/faq-fibu-tipps.htm#29


Documents

voks: Datenuebernahme FIBU - Agenda-Kundenbereich · 2.Buchung durch Doppelklick in die Buchungszeile übernehmen. 3.Buchung ändern. Fehler 202: Eine Buchung auf das Sammelkonto