Werkstattbericht: Doktorandenerfassung an der Universität ... · Universität Konstanz Erfassungsmanagement . Einsetzung einer Prozessgruppe „Doktorandenerfassung“ − Ablösung

Universität Konstanz

Sebastian Vogt Mannheim, 26. März 2015

Werkstattbericht: Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz


Struktur des Vortrags

Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 2 26.03.2015

Erfassungsmanagement Registrierungsverfahren für DoktorandInnen und Verwaltungsworkflow in der Stud. Abt.

Auswertung mit Business Intelligence Datenqualitätskontrolle und Datenkorrektur sowie BI-Berichtswesen

Universität Konstanz Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 3 26.03.2015

Erfassungsmanagement Registrierungsverfahren für DoktorandInnen und Verwaltungsworkflow in der Studentischen Abteilung


Registrierungspflicht (laut Rahmenpromotionsordnung)

Annahme als DoktorandIn Fachbereich bestätigt Annahme als DoktorandIn −DoktorandIn/GutachterIn −Kopie an Zentrales

Prüfungsamt

Antrag auf Eröff. des Promotionsverf. DoktorandIn stellt Antrag an Zentrales Prüfungsamt − Gutachternoten − mündliche Prüfung

Abgabe der Pflichtexem-plare und Urkunde

Antrag auf Annahme als DoktorandIn PDF-Formular wird von DoktorandIn und ErstgutacherIn ausgefüllt und unterzeichnet − Stammdaten (m/w, de/en/es) − Fach-/Programmzuordnung − Spezialdaten (HS vor Prom.)

Erfassung & Verwaltung erfolgt zentral in Stud. Abt.

26.03.2015 Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 4


ProKon: Datenbank für DoktorandInnenverwaltung


DoktorandInnen

GutachterInnen

FachbereichsreferentInnen

Zentrales Prüfungsamt (Studentische

Abteilung)

MS ACCESS Frontend

MS ACCESS Frontend

ProKon


ProKon Microsoft Access Frontend

Eigene Entwicklung der Uni Konstanz

zentrale Dateneingabe aber kein de-zentraler Datenabruf

keine Sychroni-sierung mit SOS/POS

IT-Ressource notwendig für Pflege und Entwicklung


Umfang der erfassten Daten

GutachterIn

Nachname, Vorname, Akad. Titel, Studienfach, E-Mail, Geschlecht

DoktorandIn ggf. Matrikelnummer, Name, Vorname, Anrede, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Adresse, Studienfach, Gesamtnote, GutachterInnen, Note(n) GutachterInnen, Annahmedatum, Eröffnungsdatum, Prüfungsdatum, Prüfungssemester, Dissertationstitel, Medium der Veröffentlichung, E-Mail, Promotionsprogramm, Mitgliedschaft, Fast-Track, Promotionsstudiengang, Studienfach/Abschluss und Hochschule vor Promotion, Cotutelle



Herausforderungen des Erfassungsmanagements

Identifizierte Schwachstellen des Prozesses − papierbasierter Workflow (ressourcenintensive Verarbeitung von

Anträgen in der Studentischen Abteilung) − mangelnde Anreize für zeitnahe Registrierung der DoktorandInnen − isolierte Datenhaltung in ProKon und somit keine automatisierte

Synchronisierung von Stammdaten mit operativer Studierendendatenbank SOS/POS GX (bzw. künftig HISinOne)

− kein strukturierter Prozess zur Rückmeldung bzw. zum Abbruch einer Promotion / Stud. Abt. wird daher nur selten über Promotionsabbrüche informiert



Erfassungsmanagement

Einsetzung einer Prozessgruppe „Doktorandenerfassung“ − Ablösung von ProKon durch Campus Management System der

Universität Konstanz (HISinOne STU) − zusätzliche Anreize für zeitnahe Registrierung für DoktorandInnen − Integration von ProKon-Daten in künftige operative

Studierendendatenbank (HISinOne STU) − Ergänzung der Promotionsordnung um einen strukturierten

Rückmeldeprozess für schnellere Identifikation von Abbrüchen (derzeit geplant: jährliche Rückmeldungspflicht)


elektronischer Verwaltungs-workflow

Web-Tool für Registrierung und Auskunft


Auswertung mit Business Intelligence Datenqualitätskontrolle und Datenkorrektur sowie BI-Berichtswesen


Data Warehouse: Fundament für Business Intelligence


Präsentation: Ad-hoc Analyse, Standard-Reporting, Data Mining

Data Warehouse: Datenspeicherung, Administration, Optimierung

ETL: Extraktion, Transformation, Laden

Operative Systeme: Datenquellen


Nutzung

Von der Doktorandenerfassung zur -auswertung


Zentrales Prüfungsamt (Studentische

Abteilung)

MS ACCESS Frontend

MS ACCESS Frontend

ProKon ETL PortalDW Controlling-datenportal


Komfortabler (dezentraler) Datenzugriff mit BI



Komfortabler (dezentraler) Datenzugriff mit BI


VPN Zugriff Zugriff

Zugriff über Campus-LAN: Flexibler Zugriff über VPN (LAN / WLAN):


Leistungsfähige Datenanalyse


1

2

3


Datenbasierte Steuerung und Planung


Steuerung der Frauenanteile durch gezielte Programme (inkl. Erfolgskontrolle)


Reduzierung der Kosten des Berichtswesens


Berichtswesen HEUTE Berichtswesen in Zukunft?


Business Intelligence der Universität Konstanz



Individualdatenbericht: Laufende Promotionen im Detail mit ausgewählten Stammdaten


Aggregatdatenbericht: Laufende Promotionen je Semester mit ausgewählten Kennzahlen


Aggregatdatenbericht: Abgeschlossene Promotionen je Semester mit ausgewählten Kennzahlen


Aggregatdatenbericht: Laufende Promotionen je Fachbereich mit ausgewählten Kennzahlen


Aggregatdatenbericht: Laufende Promotionen nach Staatsangehörigkeit


Datenvalidierung und Datenqualität

Herausforderungen − Fehleingabe durch SachbearbeiterInnen − prozessbedingte Datenprobleme (z. B. späte Registrierung, keine

strukturierte Abbruchmöglichkeit) − fehlende Synchronisierung mit operativer Studierendendatenbank Problemlösung − Schulung der SachbearbeiterInnen [abgeschlossen] − Datenqualitätsprüfskripte innerhalb der BI [implementiert] − Ad-hoc Bereinigung auf Basis einmaliger Korrektur durch

Fachbereiche und GutachterInnen [abgeschlossen] − Ablösung von ProKon durch Integration in operative

Studierendendatenbank HISinOne STU [geplant]



Datenqualitätsprüfbericht: Fehlende Daten für laufende Promotionen


Berichte und Kennzahlen

− adressatengerechte Aufbereitung und Visualisierung aggregierter DoktorandInnenzahlen (Dashboards, Berichte)

− Konstruktion strategischer Kennzahlen (Erfolgs- bzw. Schwundquote, Abbruchquote)

− Orientierung an etablierten Berichtskonventionen für Studierende, Studierendenverlaufsanalysen, AbsolventInnen

− fachlicher Austausch mit KollegInnen des Qualitätsmanagements, Academic Staff Development, Konferenzworkshops

− Empfehlungen des Wissenschaftsrats und UniWIND



Sebastian Vogt Projektkoordinator · Stabsstelle Controlling Tel.: +49 (0) 75 31/88 - 3483 Fax: +49 (0) 75 31/88 - 3750 [email protected]

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