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EVENT APPS – HYPE ODER HYBRID?

Immer mehr Event Manager wünschen sich „eine App“ für ihre Veranstaltung. Dabei sind die Motive ganz unterschiedlich. Seit einiger Zeit hören wir immer öfter das Argument, dass von den Veranstaltungsteil-nehmern „eine App einfach erwartet wird“.

Bevor sich für den Einsatz einer Event-App entschieden wird, sollten ein paar Fragen gestellt und beantwortet werden:

• Welche Ziele werden mit der App verfolgt?• Wo liegt der Schwerpunkt?• Wie sieht die Infrastruktur vor Ort aus?• Wie sensibel sind die Daten?

Am Anfang sollte klar sein, was mit einer App erreicht werden solll und was die Teilnehmer, Sponsoren und Aussteller erwarten. Sollen den Teilnehmern laufend Nachrichten auf das Smartphone geschickt werden oder können sich die Teilnehmer über das Smartphone in die Konferenz einbringen.

Grundsätzlich können Apps die Arbeit von Event Managern erleichtern. Die Verteilung der Informationen erfolgt digital und ist somit schnell und umweltschonend.Für viele Teilnehmer steht das Networking im Vordergrund. Der Mehrwert der Veranstaltung besteht in der unkomplizierten Kontaktaufnahme mit anderen Gästen.Firmen sind eher an der Interaktion mit den Kunden und Mitarbeitern interessiert in Form von Abstim-mungen und Feedbacks.Für Messeveranstalter sind Apps ein gewinnbringender Weg zur Vermarktung der Veranstaltung.

WAS SOLL MIT DER APP ERREICHT WERDEN?

• Verteilung von Informationen?• Steigerung des Networking ?• Interaktion und Feedback?• Orientierung auf der Veranstaltung?• Umweltgedanke?

GIBT ES DIE UNIVERSAL-APP?

Offensichtlich nicht, denn in der Zwischenzeit kristallisieren sich Spezialanbieter für bestimmte Veranstal-tungstypen heraus.

• Messen: Apps helfen dem Teilnehmer sich auf der Messe zu orientieren und Aussteller zu finden. Für Aussteller sind Apps ein neuer Weg um registrierte Besucher im Vorfeld zu kontaktieren und um anschließend Leads zu generieren. Mittels GPS-Tracking in den Smartphones können Aussteller die Laufwege der Besucher analysieren und im nächsten Jahr qualifizierter für die Messe werben.

• Konferenzen: Konferenzen sind ein idealer Ort um Beziehungen zu pflegen und neue Kontakte zu knüpfen. Apps sind hier ein echte Bereicherung: Über Networking Features lassen sich im Vorfeld interessante Teilnehmer finden und Termine vereinbaren. Tweets erlauben die Interaktion mit den Speakern und digitale Konferenzbroschüren reduzieren den Papierverbrauch.

• Meetings: Bei Firmenveranstaltungen werden Flüge und Hotels meistens zentral gebucht.Während der Reise kann der Teilnehmer seine gebuchten Reisedaten einsehen. Diese kann er „last minute“ bearbeiten und erhält alle Änderungen direkt auf das Smartphone. Während der Veran-staltung wünschen sich die meisten Firmen die Interaktion mit den Kunden und Mitarbeitern, bei-spielsweise in Form von Abstimmungen und Fragebögen. Social Media und Networking spielen unter Kollegen kaum eine Rolle – eine Ausnahme bilden hier Bildergalerien und Konferenzvideos.

DIE TECHNIK

Um die Teilnehmer über eine App zu bedienen, müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:

• Die App muss auf den wichtigsten Betriebssytemen verfügbar sein. IOS für iPhone und iPad, Android für Smartphones und Tablets von z. B. Samsung, Sony und HTC, und RIM für Blackberries, da diese noch beim Top Management sehr verbreitet sind.

• Apps haben eine Vorlaufzeit. Im App-Store muss für die Freischaltung einer Event-App mit zwei Wochen Wartezeit gerechnet werden. Bei Google Play reichen manchmal zwei Tage.

• Am Veranstaltungsort muss ausreichend Bandbreite vorhanden sein.

Kaum ein Hotelnetzwerk ist dafür ausgelegt, dass 300 Smartphones laufend nach interessanten Kon- ferenzteilnehmern suchen und sekündlich das Messageboard updaten.

Vor diesem Hintergrund sollte man verstehen wie Apps funktionieren und welche Unterschiede es gibt:

Eine „native App“ wird vom Apple Store oder von Google Play samt statischen Informationen auf das Gerät geladen. Für die Nutzung ist dann keine Online-Verbindung mehr nötig. Bei Messen macht das Sinn. Es werden die Hallenpläne und Ausstellerverzeichnisse einmal heruntergeladen und das eingebaute GPS übernimmt die Navigation vor Ort. Ein Update ist nicht nötig.

Im Gegensatz dazu muss man bei einer „Web-App“ nichts installieren. Es reicht ein Link und der persönliche Login-Code. Die „Web-App“ funktioniert wie ein Browser - ist aber an eine Internetverbindung gebunden. Mit Hilfe von „Responsive Websites1“ erreicht man mit wenig Aufwand eine für Smartphones optimierte Darstellung der Event- und Regi-strierungsseiten.

Mit HTML5 werden in Kürze auch „Hybrid Apps“ verfügbar sein. Der Teilnehmer muss die Webseite nur einmal aufrufen und alle Informationen werden auf das Endgerät geladen. Wenn keine Internetverbindung besteht, dann arbeitet das Gerät mit den geladenen Informationen und aktualisiert sich automatisch mit der nächsten Internetverbindung.

DATENSCHUTZ

Der Charme einer Event-App liegt in der Übernahme der Registrierungsdaten in das Networking Tool. Wird mit unterschiedlichen Anbietern gearbeitet, so ist eine gesonderte Zustimmung für die Nutzung der Daten erforderlich. Bei Firmenveranstaltungen ist es grundsätzlich problematisch, wenn die Teilnehmerdaten in ein amerikanisches System geladen werden. Bei europäischen Apps wird der Double-Opt-In dagegen meist als sehr lästig empfunden. Bei „Web-Apps“ sind diese Schritte nicht erforderlich.

COLADASERVICES FAVORITENLISTE

Corporate Eventswww.spotme.com www.coladaservices.com

Interaktionwww.myqaa.com

Messenwww.gomeo.comwww.bloodhound.com

Konferenz und Networkingwww.bizzabo.com www.doubledutch.mewww.tbkonferenz.de

Reines Networkingwww.presdomatch.com

1 Responsive Websites können durch einen gestalterischen und technischen Ansatz auf Eigenschaften des jeweils benutzten Endgeräts reagieren. Der grafische Aufbau einer „responsiven“ Webseite erfolgt anhand der Anforderungen des jeweiligen Gerätes, mit dem die Seite betrachtet wird. Dies betrifft insbesondere die Anordnung und Darstellung einzelner Elemente, wie beispielsweise Navigationen, Seitenspalten und Texte. Technische Basis hierfür sind neuere Webstandards wie HTML5, CSS3 und JavaScript.