Word 2000 Weiterführung - Cours Fritz Weiter15-04-07.doc · Web viewFür das Beispiel 3 führen Sie die folgenden Schritte ... Tragen Sie hier den Dateinamen ADRESSE.DOC ein. Drücken

Word 2000+2003 Info-Video-Center Weiterführung

Inhaltsverzeichnis

Vorbemerkungen....................................................................................................

Listen.....................................................................................................................

Nummerierung............................................................................................

Aufzählung.................................................................................................

Nummerierung oder Aufzählung löschen.....................................................

Umwandlung von Nummern in Aufzählungszeichen und umgekehrt............

Übung........................................................................................................

Tabellen.................................................................................................................

Erstellen von Tabellen................................................................................

Rahmen- und Gitternetzlinien.....................................................................

Bewegen innerhalb einer Tabelle................................................................

Tabellenelemente markieren.......................................................................

Formatieren von Tabellen...........................................................................

Ändern von Tabellen...................................................................................

Übung........................................................................................................

Mehrspaltiger Text..................................................................................................

Übung........................................................................................................

Editierhilfen.............................................................................................................

Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung...................................................

Übung........................................................................................................

Der Thesaurus............................................................................................

Übung........................................................................................................

Felder.....................................................................................................................

Wissenswertes...........................................................................................

Einfügen von Feldern..................................................................................

Die wichtigsten Feldfunktionen....................................................................

Dokumentvorlagen..................................................................................................

Anwenden von Dokumentvorlagen..............................................................

Erstellen von Dokumentvorlagen.................................................................

Bearbeiten von Dokumentvorlagen.............................................................

Grafik.....................................................................................................................

Import von Grafiken....................................................................................

François Oth 10. Mai 2023 Seite 1


Bearbeiten von importierten Grafiken..........................................................

Der Grafik einen Rahmen hinzufügen.............................................

Die Größe einer Grafik ändern........................................................

Eine Grafik zuschneiden.................................................................

Serienbriefe............................................................................................................

Wissenswertes...........................................................................................

Hauptdokument erstellen............................................................................

Datenquelle erstellen..................................................................................

Seriendruckfelder einfügen.........................................................................

Direkte Eingabe von Seriendruckfeldern.........................................

Serienbrief drucken....................................................................................

Datensätze sortieren..................................................................................

Sortieren der Datensätze mit Hilfe der Symbolleiste........................

Sortieren der Datensätze mit Hilfe des Dialogfensters.....................

Datensätze filtern.......................................................................................

Bedingungsfelder in Serienbriefen...............................................................

Bedingungsfelder einfügen.............................................................

Bedingungsfeld “Frage”..................................................................

Bedingungsfeld “Eingeben”.............................................................

Bedingungsfeld “Wenn... Dann... Sonst...”......................................

Bedingungsfeld “Datensatz verbinden”............................................

Bedingungsfeld “Sequenz verbinden”..............................................

Bedingungsfeld “Nächster Datensatz”.............................................

Bedingungsfeld “Textmarke bestimmen”.........................................

Etikettendruck............................................................................................

Etikettendruck mit der Serienbrief-Funktion.....................................

Drucken einzelner Etiketten............................................................

Gliederung..............................................................................................................

Wissenswertes...........................................................................................

Gliederungsansicht.....................................................................................

Ein- und Ausblenden von Gliederungsebenen.................................

Umstellen von Gliederungspunkten.................................................

Erstellen einer Gliederung...........................................................................

Formatieren von Überschriften....................................................................

Gliederung nummerieren............................................................................

Übung........................................................................................................



Fußnotenverwaltung...............................................................................................

Fuß- oder Endnoten erstellen.....................................................................

Trennlinien der Fuß- und Endnoten bearbeiten...........................................

Fuß- und Endnotentext bearbeiten..............................................................

Fuß- und Endnoten bearbeiten...................................................................

Fußnoten und Endnoten umwandeln...........................................................

Übung........................................................................................................

Index......................................................................................................................

Indexeinträge festlegen...............................................................................

Indexeinträge ändern..................................................................................

Index erstellen und aktualisieren.................................................................

Verzeichnisse.........................................................................................................

Inhaltsverzeichnisse...................................................................................

Abbildungsverzeichnisse.............................................................................

Zentral- und Filialdokumente...................................................................................

Wissenswertes...........................................................................................

Zentral- und Filialdokument erstellen...........................................................

Filialdokumente bearbeiten.........................................................................

Öffnen und Schließen eines Filialdokuments...................................

Einfügen eines Dokuments als Filialdokument................................

Filialdokument verbinden................................................................

Filialdokument teilen.......................................................................

Filialdokument entfernen................................................................

Makros...................................................................................................................

Wissenswertes...........................................................................................

Makro aufzeichnen.....................................................................................

Makro ausführen........................................................................................

Makro einem Symbol zuordnen...................................................................

Makro löschen............................................................................................

Makro bearbeiten........................................................................................

Zeichensatz-Tabelle................................................................................................

Stichwortverzeichnis...............................................................................................



VorbemerkungenBei den in dieser Seminarunterlage beschriebenen Tasten und Tastenkombinationen beachten Sie bitte:

(S hift)-Taste

Für diese Taste zum Großschreiben finden Sie verschiedene Namen:

Umschalt-TasteShift-TasteGroß-TasteGroßschreib-Taste

(Enter)-Taste

Auch diese Taste hat unterschiedliche Namen:

Return-Taste Enter-TasteEingabe-TasteZeilenschaltung

ÿ Windows-TasteDiese Taste zum Öffnen des Windows-Startmenüs finden Sie nur bei neueren Tastaturen.

Kontext-TasteEbenfalls nur bei neueren Tasta-turen gibt es diese Taste zum Öffnen eines Kontextmenüs.

Bei den erwähnten Tastenkombinationen, z.B. bei

(Strg)+(F6),

drücken Sie zuerst die (Strg) Taste und halten sie fest, und dann drücken Sie kurz die (F6) Taste.



ListenMenüweg: Format, Nummerierung und Aufzählungszeichen

Symbol Nummerierung Symbol Aufzählungszeichen

Listen lassen sich in Word einfach mit Nummern oder Aufzählungszeichen versehen. Um eine nummerierte Liste oder eine Liste mit Aufzählungszeichen zu erstellen, geben Sie zuerst den Listentext ein, markieren anschließend die Liste und klicken auf das Symbol Nummerierung oder auf das Symbol Aufzählungs-zeichen. Sie können auch erst auf das Symbol klicken, dann wird automatisch bei jedem neuen Absatz (Formatierungszeichen ¶) eine Nummer oder ein Aufzählungszeichen vorangestellt. Wollen Sie innerhalb eines Listenabsatzes eine neue Zeile beginnen, dann drücken Sie die Tastenkombinationen (ª_)+(¢) für eine Zeilenschaltung (Formatierungszeichen).

Um die Liste zu beenden, klicken Sie nochmals auf das Symbol, oder Sie drücken zweimal hintereinander die (¢) Taste. Anschließend können Sie die normale Text-eingabe fortsetzen.

Nummerierung

Beispiel 1

Standardnummerierung (hier mit dem nichtdruckbaren Formatierungszeichen ¶):

1. linksbündiger Text¶2. rechtsbündiger Text¶3. Blocksatz¶

Um diese Liste zu nummerieren, markieren Sie die Liste. Klicken Sie auf das Symbol Nummerierung. Der markierten Liste wird die Standard-Nummerierung zugeordnet.

Möchten Sie eine andere Nummerierungsart verwenden oder die aktuelle Nummerierung formatieren, wählen Sie den Menüweg Format, Nummerierung und Aufzählungszeichen, Registerkarte Nummerierung.

Beispiel 2

Eine Nummerierung mit einem Abstand von 0,63 cm zwischen Nummerierung und Text und mit hängendem Einzug (mit den Formatierungszeichen ¶):



(1) BuchhaltungDie Aufgabe der Buchhaltung besteht darin, alle in Zahlenwerten festgestellten wirtschaftlich bedeutsamen Vorgänge, die sich im Betrieb ereignen, in chronologischer Reihenfolge festzuhalten¶.

(2) InventarDas Inventar ist ein detailliertes Verzeichnis aller Vermögens- und Schuldbestandteile mit Ermittlung des Reinvermögens¶.

Markieren Sie die Liste, und wählen Sie den Menüweg Format, Nummerierung und Aufzählungszeichen, Registerkarte Nummerierung:

Dialogfenster Nummerierung und Aufzählungszeichen, Registerkarte Nummerierung

Für das Beispiel 2 klicken Sie in diesem Dialogfenster auf die untere linke Schaltfläche und schließen das Fenster über [_OK_].

Beispiel 3

Eine Nummerierung mit römischen Ziffern mit einem Abstand von 2,0 cm zwischen Nummer und Text ohne hängendem Einzug und mit dem Wort Kapitel vor der Nummerierung (mit den nichtdruckbaren Formatierungszeichen ¶):

Kapitel I BuchhaltungDie Aufgabe der Buchhaltung besteht darin, alle in Zahlenwerten festgestellten wirtschaftlich bedeutsamen Vorgänge, die sich im Betrieb ereignen, in chronologischer Reihenfolge festzuhalten¶.Kapitel II InventarDas Inventar ist ein detailliertes Verzeichnis aller Vermögens- und Schuldbestandteile mit Ermittlung des Reinvermögens¶.



Für das Beispiel 3 führen Sie die folgenden Schritte durch:

1. Markieren Sie wieder die Liste, und wählen Sie den Menüweg Format, Nummerierung und Aufzählungszeichen, Registerkarte Nummerierung. In dem Dialogfenster klicken Sie für dieses Beispiel auf die obere rechte Schaltfläche.

2. Zum Bearbeiten der Nummerierung (z.B. Größe der Ziffern, Einzug usw.) klicken Sie auf die Schaltfläche [Anpassen]. Es wird das Dialogfenster Nummerierung anpassen angezeigt, in dem Sie die Bearbeitung vornehmen können:

Eine Nummerierung anpassen

3. In dem Textfeld Nummerierungsformat schreiben Sie vor die römische Ziffer I das Wort Kapitel mit einem nachfolgenden Leerzeichen.

4. Die Nummernposition stellen Sie auf Links ein.

5. Die Ausrichtung und den Einzug reduzieren Sie auf 0 cm.

6. Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche [_OK_].

Hilfe erhalten Sie in einem Dialog-fenster mit der (F1) Taste oder mit einem Mausklick auf das Sym-bol und einem weiteren Klick auf das Objekt, von dem Sie weitere Informationen haben möchten.

Kontextbezogene Hilfe in einem Dialogfenster

Aufzählung

Beispiel 1

Standardaufzählung (hier mit dem nichtdruckbaren Formatierungszeichen ¶):

linksbündiger Text¶ rechtsbündiger Text¶



Blocksatz¶



Um diese Liste mit Aufzählungszeichen auszustatten, markieren Sie die Liste. Klicken Sie auf das Symbol Aufzählung. Der markierten Liste wird die Standard-Aufzählung zugeordnet.

Möchten Sie ein anderes Aufzählungszeichen verwenden, gehen Sie den Menü-weg Format, Nummerierung und Aufzählungszeichen, Registerkarte Aufzählungen:

Dialogfenster Nummerierung und Aufzählungen, Registerkarte Aufzählungen

Wollen Sie ein in der Liste angebotenes Aufzählungszeichen bearbeiten (Größe des Aufzählungszeichens, Einzug usw.) oder ein anderes Aufzählungszeichen auswählen, klicken Sie auf [Anpassen]. Das Dialogfenster Aufzählung anpassen wird angezeigt, in dem Sie die Bearbeitung vornehmen können:

Dialogfenster Aufzählung anpassen

Über die Schaltfläche [Zeichen] wählen Sie andere Aufzählungszeichen aus:



Ein anderes Aufzählungszeichen auswählen

Beispiel 2

In dem nachfolgendem Bild sehen Sie eine Aufzählung mit einem speziellen Grafikzeichen, mit einem Abstand von 0,63 cm zwischen Aufzählung und Text, mit hängendem Einzug und mit einem Abstand nach dem Absatz von 12 Punkt (mit den Formatierungszeichen ¶):

Eine Aufzählungsliste mit einem speziellen Grafikzeichen

Für das Beispiel 2 führen Sie die folgenden Schritte durch:

1. Markieren Sie die Liste, und wählen Sie den Menüweg Format, Nummerierung und Aufzählungszeichen, Registerkarte Aufzählung.

2. In dem Dialogfenster wählen Sie für dieses Beispiel eine Kategorie (Schaltfläche), die Sie sonst nicht benötigen und klicken dann auf die Schaltfläche [Grafik].

3. Es wird das Dialogfenster Bildaufzählungszeichen angezeigt:



Ein Aufzählungszeichen auswählen

4. Markieren Sie das gewünschte Bildaufzählungszeichen mit einem Mausklick. Die sich öffnende Symbolleiste bietet die folgenden Möglichkeiten:

(nicht bei Word 2003)

Clip einfügen

Clipvorschau

Den Clip zu den Favoriten oder einer anderen Kategorie hinzufügen

Ähnliche Clips suchen.

5. Mit einem Klick auf das Symbol Clip einfügen wird das Zeichen in die Liste eingefügt.

6. Formatieren Sie die beiden Wörter Buchhaltung und Inventar in Fett.

7. Für die Absatzformatierungen Einzug und Abstand Nach wählen Sie den Menüweg Format, Absatz. Übernehmen Sie die Werte aus dem nachfolgendem Bildschirmfoto:



Die Absätze formatieren


Nummerierung oder Aufzählung löschen

1. Markieren Sie die Liste oder den Teil der Liste, in der bzw. dem Sie die Nummerierung oder Aufzählung löschen möchten.

2. Klicken Sie bei der Liste mit Aufzählungszeichen auf das Symbol Auf-zählungszeichen und bei der Liste mit Nummerierung auf das Symbol Nummerierung.

Umwandlung von Nummern in Aufzählungs-weichen und umgekehrt

1. Markieren Sie die nummerierte Liste oder die Liste mit Aufzählungszeichen.

2. Klicken Sie bei der nummerierten Liste auf das Symbol Aufzählungszeichen und bei der Liste mit Aufzählungszeichen auf das Symbol Nummerierung.



Übung

1. Schreiben Sie die Überschriften der 1. Gliederungsebene aus dem Inhaltsverzeichnis am Anfang dieser Schulungsunterlage ab.

2. Setzen Sie vor jeden Gliederungspunkt das Aufzählungszeichen. Wählen Sie einen hängenden Einzug.

3. Kopieren Sie die Gliederungspunkte mit den Aufzählungszeichen an das Dokumentende.

4. Nummerieren Sie die kopierte Liste in der Form 1, 2. Beginnen Sie mit der Nummerierung bei 6, und wählen Sie einen hängenden Einzug.

5. Setzen Sie nun das Wort Abschnitt vor die jeweilige Nummerierung (Abschnitt 6, Abschnitt 7, Abschnitt 8...).



TabellenMit Hilfe von Tabellen können Sie Zahlenkolonnen oder Textspalten übersichtlich darstellen. Gegenüber den Tabstopps bieten Tabellen wesentlich mehr Gestaltungsmöglichkeiten.

Sie können Tabellen

neu erstellen oder

einen bestehenden Text, der durch Absatzmarken ¶, Tabstopps, Semikolons oder andere Zeichen getrennt ist, in eine Tabelle umwandeln.

In einer Tabelle können Sie Zeilen, Spalten und Zellen

markieren

löschen

verschieben

einfügen

kopieren

formatieren.

Erstellen von Tabellen

Tabelle über das Menü erstellen

1. Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Tabelle eingefügt werden soll.

2. Wählen Sie im Menü Tabelle den Befehl Zellen einfügen, Tabelle.

3. Tragen Sie in das Dialogfenster Tabelle einfügen die Anzahl der Zeilen und Spalten ein.

4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit (_OK_).

Tabelle mit dem Symbol einfügen

1. Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Tabelle eingefügt werden soll.

2. Klicken Sie auf das Symbol .

3. Ohne eine Maustaste zu drücken, markieren Sie im angezeigten Raster nur durch Zeigen die Anzahl der Spalten und Zeilen, die die Tabelle enthalten soll:



4. Mit einem Mausklick wird die Tabelle eingefügt.

Spalten und Zeilen für die Tabelle markieren

Rahmen- und Gitternetzlinien

Falls um jede Zelle in der Tabelle ein schwarzer Rahmen liegt, werden diese schwarzen Rahmenlinien mit ausgedruckt. Sie können diesen Rahmen ein- und ausschalten:

1. Überprüfen Sie, dass der Cursor in der Tabelle steht.

2. Rufen Sie den Menüweg Format, Rahmen und Schattierung auf.

3. Auf der Registerkarte Rahmen in dem Dialogfenster Rahmen und Schattierung wählen Sie links die Einstellung:

Den Tabellen-Rahmen ein- und ausschalten


Damit Sie beim Arbeiten in der Tabelle die einzelnen Zellen besser erkennen können, bietet Word Ihnen an, die Zellen mit grauen Gitternetzlinien zu umrahmen. Diese Linien werden nicht mit gedruckt, und Sie können sie ein- und ausschalten:

Menü Tabelle, Gitternetzlinien ein- bzw. ausblenden.



Bewegen innerhalb einer Tabelle

Der Schnittpunkt zwischen einer Spalte und einer Zeile ist die Zelle. Die nachfolgende Tabelle zeigt, wie Sie sich mit Hilfe von Shortcuts innerhalb einer Tabelle bewegen und innerhalb einer Zelle einen Tabulatorsprung einfügen können:

Shortcut Aktion(Tab) Tabtaste Nächste Zelle (Befindet sich die Einfügemarke in der

letzten Zelle der Tabelle, wird automatisch eine neue Zeile hinzugefügt.)

(Shift)+(Tab) Eine Zelle zurück

(Strg)+(Tab) Einen Tabulatorsprung einfügen

(Alt)+(Home) Erste Zelle einer Zeile

(Alt)+(End) Letzte Zelle einer Zeile

(Alt)+(Pg Dn) Letzte Zelle einer Spalte

(Alt)+(Pg Up) Erste Zelle einer Spalte

Das Menü Tabelle bietet Ihnen eine Vielzahl von Befehlen an, die jedoch nicht immer im Befehlsmenü sichtbar bzw. nicht aktiviert sind. Die im Menü zur Verfügung stehenden Befehle sind davon abhängig, ob die Einfügemarke in der Tabelle steht und welche Elemente (Zellen, Spalten, Zeilen) markiert wurden.

Tabellenelemente markieren

So können Sie die Elemente einer Tabelle markieren:

Element AktionZelle Bewegen Sie den Mauszeiger so lange an den linken Zellenrand,

bis er die Form eines Pfeils annimmt, und klicken Sie.

Zeile Bewegen Sie den Mauszeiger so lange an den linken Tabellenrand, bis er die Form eines Pfeils annimmt, und klicken Sie. Die Zeile in Höhe des Mauszeigers wird markiert. Wenn Sie den Mauszeiger nach unten oder oben ziehen, werden mehrere Zeilen markiert.

Spalten Bewegen Sie die Maus auf die obere Rahmen- oder Gitternetzlinie der ersten Zeile, bis sich der Mauszeiger in einen schwarzen kleinen Pfeil umwandelt, und klicken Sie. Wenn Sie den Mauszeiger nach links oder rechts ziehen, werden mehrere



Element AktionSpalten markiert.

Formatieren von Tabellen

Markierte Zellenelemente bearbeiten Sie wie normalen Text. Sie können

Schriftarten, Schriftattribute und Schriftgrößen ändern,

Rahmen und Schattierungen hinzufügen und

Tabellenelemente ausrichten.

Für die Formatierung verwenden Sie die Symbole in der Formatierungsleiste oder das Menü Format.

Beispiel: Sie möchten den Text der ersten Spalte fett und zentriert dargestellt haben. Dazu markieren Sie die erste Spalte und wählen die Symbole Fett und Zentriert.

Gesamte Tabelle ausrichten

Menüweg: Tabelle, Tabelleneigenschaften, Registerkarte Tabelle

1. Markieren Sie die gesamte Tabelle.

2. Wählen Sie im Menü Tabelle den Befehl Tabelleneigenschaften. Das Dialogfenster Tabelleneigenschaften wird angezeigt. Wählen Sie die Registerkarte Tabelle:

Tabelleneigenschaften, Registerkarte Tabelle



3. Wählen Sie unter Ausrichtung das gewünschte Optionsschaltfeld aus.

4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit (_OK_). Die Tabelle wird entsprechend Ihren Eingaben ausgerichtet.

Ändern von Tabellen

Sie können eine Tabelle durch Einfügen und Löschen von Tabellenelementen verändern.

Einfügen von Zellen

1. Markieren Sie zunächst die Zelle, an der Sie weitere Zellen einfügen möchten.

2. Wählen Sie den Menüweg Tabelle, Zellen einfügen, Zellen.

Das Dialogfenster Zellen einfügen wird angezeigt. Hier können Sie angeben, wo die neuen Zellen eingefügt werden sollen.

Zellen einfügen

Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

Auswahl ErgebnisZellen nach rechts verschieben Neue Zellen stehen links neben der

Markierung.

Zellen nach unten verschieben Neue Zellen stehen über der Markierung.

Ganze Zeile einfügen Zeilen werden über der Markierung eingefügt.

Ganze Spalte einfügen Spalten werden links neben der Markierung eingefügt.

Einfügen von Zeilen

Menüweg: Tabelle, Zellen einfügen, Zeilen ober- bzw. unterhalb

1. Markieren Sie die Anzahl der Zeilen, die Sie einfügen möchten.

2. Klicken Sie auf das Symbol Zeilen einfügen . Oberhalb der markierten Zeilen werden die neuen Zeilen eingefügt. Oder



3. wählen Sie im Menü Tabelle den Befehl Zellen einfügen, Zeilen ober- bzw. unterhalb.



Einfügen von Spalten

Menüweg: Tabelle, Zellen einfügen, Spalten nach links bzw. rechts

1. Markieren Sie die Anzahl der Spalten, die Sie einfügen möchten.

2. Klicken Sie auf das Symbol Spalten einfügen . Links neben den markierten Spalten werden die neuen Spalten eingefügt. Oder

3. wählen Sie im Menü Tabelle den Befehl Zellen einfügen, Spalten nach links bzw. rechts.

Löschen von Zellen, Zeilen und Spalten

1. Markieren Sie die zu löschenden Zellen, Zeilen oder Spalten.

2. Wählen Sie den Menüweg

Tabelle, Löschen, Spalten (wenn ganze Spalten markiert sind),Tabelle, Löschen, Zeilen (wenn ganze Zeilen markiert sind),Tabelle, Löschen, Zellen (wenn nur Zellen, also keine ganzen Zeilen oder Spalten markiert sind).

Wenn Sie nur Zellen, also keine ganzen Zeilen oder Spalten markiert haben, wird bei dem Befehl Löschen, Zellen das Dialogfenster Zellen löschen angezeigt. Hier geben Sie an, welche Elemente in der Tabelle gelöscht werden sollen.

Zellen löschen

Tabelle löschen /Tabelleninhalt löschen

Wollen Sie nur den Tabelleninhalt löschen, jedoch die Tabellenstruktur beibehalten, markieren Sie die Tabelle und drücken (Entf).

Die gesamte Tabelle löschen Sie über den

Menüweg Tabelle, Löschen, Tabelle

oder indem Sie die ganze Tabelle markieren und

das Symbol Ausschneiden anklicken oder

(Strg)+(X) drücken oder den

Menüweg Bearbeiten, Ausschneiden auswählen.



Neben dem Löschen von Tabellen mit Inhalt können Sie auch nur die Tabellenstruktur löschen und die Zelleninhalte in Text umwandeln (vgl. dazu Tabelle in Text umwandeln weiter oben in diesem Kapitel).

Ändern der Spaltenbreite

Sie können die Spaltenbreite von Tabellen wie folgt ändern:

Mit dem horizontalen Zeilenlineal oder

mit dem Mauszeiger als Doppelpfeil oder

über den Menüweg Tabelle, Tabelleneigenschaften, Registerkarte Spalte.

Ändern der Spaltenbreite mit Hilfe des Lineals

Ziehen Sie die Tabellenmarke bei gedrückter linker Maustaste im Lineal nach links oder nach rechts:

Tabellenmarke

Tabellenausschnitt mit horizontalem Lineal und Tabellenmarkierungen

Ändern der Spaltenbreite durch Mausziehen an den Spaltenbegrenzungen

Positionieren Sie den Mauszeiger auf eine vertikale Gitternetzlinie. Wenn sich der Mauszeiger in einen Doppelpfeil ändert, können Sie die Gitternetzlinie nach links oder rechts ziehen.

M a u s z e i g e r a l sD o p p e l p f e i l



Ändern der Spaltenbreite mit dem Befehl Zellenhöhe und -breite

Über den Menüweg Tabelle, Tabelleneigenschaften, Registerkarte Spalte können Sie im Dialogfenster Tabelleneigenschaften für jede Spalte die Breite genau eintragen:

Tabelleneigenschaften, Registerkarte Spalte

Ändern der Zeilenhöhe

Sie können die Zeilenhöhe von Tabellen wie folgt ändern:

Mit dem vertikalen Zeilenlineal oder

über den Menüweg Tabelle, Tabelleneigenschaften, Registerkarte Zeile.

Ändern der Zeilenhöhe mit Hilfe des Lineals

Durch das Ziehen der Tabellenmarken links im Lineal können Sie die Zeilenhöhe verändern:

Tabellen-marke

Ändern der Zeilenhöhe mit dem Befehl “Tabelleneigenschaften, Zeile”

Über den Menüweg Tabelle, Tabelleneigenschaften, Registerkarte Zeile können Sie im Dialogfenster Tabelleneigenschaften für jede Zeile die Höhe genau eintragen.



Text in Tabelle umwandeln

Menüweg: Tabelle, Umwandeln, Text in Tabelle

Ist ein Text durch Semikolons, Absatzendemarken oder Tabstopps getrennt, können Sie den Text in eine Tabelle umwandeln:

1. Markieren Sie dazu den Text, den Sie umwandeln möchten.

2. Wählen Sie im Menü Tabelle den Befehl Umwandeln, Text in Tabelle. Das Dialogfenster Text in Tabelle umwandeln wird angezeigt. Tragen Sie in dieses Dialogfenster die Anzahl der Spalten und Zeilen ein, und wählen Sie das Trennzeichen, nach dem Word einen neue Zelle beginnen soll:

Dialogfenster Text in Tabelle umwandeln

Tabelle in Text umwandeln

Menüweg: Tabelle, Umwandeln, Tabelle in Text

Um eine Tabelle in Text umzuwandeln, markieren Sie die Tabelle und wählen im Menü Tabelle den Befehl Umwandeln, Tabelle in Text. Vor der Befehlsausführung werden Sie noch nach den Trennzeichen der Spalten gefragt:

Dialogfenster Text in Tabelle umwandeln

Sie können hier zwischen Absatzmarken, Tabstopps, Semikolons oder anderen Zeichen wählen. Davon unabhängig wird eine Tabellenzeile immer mit einer Absatzmarke (¶) abgeschlossen.



Übung

1. Erstellen Sie die nachfolgende Tabelle mit allen Formatierungen (Schriftgröße, Rahmen usw.).

2. Fügen Sie am Ende der Tabelle die Spalte Eintrittsdatum ein.

3. Löschen Sie die letzte Zeile.

4. Zentrieren Sie diese Tabelle auf der Bildschirmseite.

Personalliste der Müller AG Stand 1999

Name Vorname Abteilung Telefon

Klaussen Susi NK 15 367891

Klinser Klaus H60 4290614

Schulz Birgit W35 975285

Maier Hannes KL 22 115694

Fischer Wolfgang PA 4 864211

Mohn Walter PA 4 554288



Mehrspaltiger TextWord bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr Dokument oder Teile Ihres Dokuments mehrspaltig zu formatieren, wie Sie es von Zeitungen gewohnt sind. Bei mehrspaltigen Texten fließt der Text vom Ende der einen Spalte zum Anfang der nächsten Spalte. Wenn Sie innerhalb eines Dokuments eine Textpassage mehrspaltig formatieren, wird vor der Einfügemarke ein Abschnittswechsel eingefügt.

Mehrere Spalten erstellen

Sie erstellen den mehrspaltigen Text in dem Abschnitt, in dem sich die Einfügemarke befindet.

1. Markieren Sie den Bereich, der mehrspaltig formatiert werden soll, sonst wird der gesamte Abschnitt mehrspaltig formatiert.

2. Klicken Sie auf das Symbol Spalten. Zeigen Sie in dem angezeigten Raster mit der Maus auf die gewünschte Spaltenanzahl. Es werden hierdurch Spalten gleicher Breite erzeugt:

Raster zum Auswählen der Spalten

Alternativ können Sie im Menü Format mit dem Befehl Spalten das Dialogfenster Spalten aufrufen und hier die Spaltenanzahl und die gewünschte Spaltenbreite jeder Spalte eintragen:

Dialogfenster Spalten



Im Feld Anwenden auf sind folgende Einstellungen möglich:

Bereich Auswirkung auf das Dokument

Aktueller Abschnitt Der gesamte Abschnitt wird mehrspaltig formatiert.

Markierte Abschnitte Der markierte Abschnitt wird mehrspaltig formatiert.

Gesamtes Dokument Das gesamte Dokument wird mehrspaltig formatiert.

Markierter Text Der markierte Text wird mehrspaltig formatiert und ein Abschnittswechsel vor und hinter der Markierung eingefügt.

Dokument ab hier Ab der Einfügemarke bis zum Ende wird mehrspaltig formatiert.

Festlegen der Spaltenbreite

Menüweg: Format, Spalten

So ändern Sie die Spaltenbreite mit dem Dialogfenster Spalten:

1. Wählen Sie den Befehl Spalten. Das Dialogfenster Spalten wird angezeigt.

2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Gleiche Spaltenbreite.

3. Tragen Sie für jede Spalte die gewünschte Spaltenbreite und den Abstand ein.

4. Bestätigen Sie Ihre Eintragungen mit (_OK_).

So ändern Sie die Spaltenbreite mit der Maus auf dem Lineal:

Die Spaltenbreite und den Abstand zwischen den Spalten können Sie entweder im Dialogfenster Spalten oder durch Mausziehen im horizontalen Lineal erreichen:

Marken, um den Abstand zwischenzwei Spalten zu bestimmen.

Marke zum Ändern der Spaltenbreite.Schieberegler für denrechten Absatz-Einzug.

Schieberegler für denlinken Absatz-Einzug.

Horizontales Lineal (Ausschnitt) in der Layoutansicht bei mehrspaltigem Text



Klicken Sie mit der Maus auf eine Spaltenmarke, und lassen Sie die Maustaste gedrückt. Der Mauszeiger wird zum Doppelpfeil. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste die Spaltenmarke einer Spalte auf die gewünschte Breite, und lassen Sie die Maustaste wieder los.

Spaltenwechsel einfügen

Menüweg: Einfügen, Manueller Wechsel

Tastenkombination: (Shift)+(Strg)+(Return) Returntaste

Einen Spaltenwechsel können Sie an der Cursorposition mit der Tasten-kombination (Shift)+(Strg)+(Return) direkt einfügen.

Oder Sie rufen über den Menüweg Einfügen, Manueller Wechsel das Dialogfenster auf. Hier aktivieren Sie den Optionsschalter Spaltenwechsel und bestätigen Ihre Eingabe mit (_OK_).

Den mehrspaltigen Text sehen Sie nur in der Seiten- und Layoutansicht. In der Normalansicht wird immer nur einspaltiger Text angezeigt.

Falls das Aussehen des Textes nach der Spaltenformatierung nicht Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie durch Klicken auf das Symbol Rückgängig Ihre ursprünglichen Formatierungen zurückholen.



Übung

1. Öffnen Sie ein neues Dokument.

2. Erstellen Sie den nachfolgenden Text zunächst ohne Formatierung.

3. Speichern Sie dieses Dokument unter dem Namen TEXT1.DOC ab.

4. Nehmen Sie die notwendigen Formatierungen vor (Aufzählung, Spalten).

5. Speichern Sie die Änderungen wieder ab.

Computertypen, Konfigurationen und typische Einsatzgebiete

Sie haben sicherlich die Abkürzung PC für Personal Computer schon einmal verwendet. Vermutlich ist

Ihnen das gar nicht aufgefallen, weil diese Abkürzung heute schon fast zur Umgangssprache gehört.

Neben Personal Computer existieren auch die Begriffe Heimcomputer oder Arbeitsplatzrechner und

andere. Bei der Einteilung der angebotenen Computer, gibt es fließende Übergänge. Hier sind 4

Vorschläge, die Ihnen den Überblick erleichtern:

Personal Computer: Die Bezeichnung

stammt aus dem Englischen und bedeutet

“persönlicher Computer”, an dem jeweils

nur ein Anwender arbeitet. Die

Leistungsfähigkeit der heutigen PCs ist

enorm.

Homecomputer sind Computer, die

vorwiegend für Spiele und nur im privaten

Bereich verwendet werden, wobei moderne

Spiele eine hohe Anforderung an der

Computer stellen.

Workstations sind Anlagen, deren

Kapazität ausreicht, um in einem kleineren

bis mittleren Unternehmen die üblichen

kommerziellen EDV-Aufgaben inklusive

CAD zu erledigen.

Großrechner findet man in Großbetrieben,

in Banken und Versicherungen und in

Rechenzentren, die ihre Anlagen

verschiedenen Unternehmen für die EDV-

Lösungen zur Verfügung stellen.

Soviel zu den Computertypen. Schauen Sie sich nun die Konfiguration eines PCs an. Ein PC besteht aus

CPU, Tastatur, Bildschirm, Maus, Festplatte, Disketten-Laufwerk, CD-ROM-Laufwerk und Drucker.

Übungstext TEXT1.DOC



Editierhilfen

Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung

Menüweg: Extras, Rechtschreibung und Grammatik

Taste: (F7)

Word enthält ein Standardwörterbuch und Regeln für die Überprüfung der Rechtschreib- und Grammatikfehler. Es sind die gebräuchlichsten Wörter gespeichert.

So rufen Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung auf:

1. Starten Sie die Prüfung entweder über den Menüweg Extras, Rechtschreibung und Grammatik oder mit der Taste (F7).

2. Bei den Wörtern, die nicht im Standardwörterbuch oder in dem von Ihnen ausgewählten Wörterbuch vorzufinden sind, blendet Word jedes Mal das Dialogfenster Rechtschreibung und Grammatik ein. In diesem Dialogfenster werden gegebenenfalls einige Änderungsvorschläge für die korrekte Schreibweise vorgenommen.

Dialogfenster Rechtschreibung

3. Möchten Sie das von Word gefundene Wort korrigieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:

einen Vorschlag auswählen oder die Änderung in dem Feld Nicht im Wörterbuch manuell vornehmen.



Das Dialogfenster bietet Ihnen die folgenden Schaltflächen:

Schaltfläche Aktion

(Rückgängig) Eine Änderung wird zurückgenommen.

(Ignorieren) Das Wort wird nicht korrigiert.

(Nie_ändern) Das Wort wird im gesamten Dokument nicht geändert.

(Hinzufügen) Das Wort im Feld Nicht im Wörterbuch wird dem Wörterbuch hinzugefügt.

(Ändern) Das falsch geschriebene Wort wird entweder durch das in der Vorschlagsliste markierte Wort oder durch das manuell geänderte Wort ersetzt.

(Immer_ändern)

Jedes entsprechende Wort im Dokument wird durch das im Feld Ändern in eingetragene Wort oder durch das markierte Wort aus der Vorschlagsliste ersetzt.

(AutoKorrektur) Das falsch geschriebene und korrigierte Wort wird in die AutoKorrektur-Liste aufgenommen.

(Optionen) Das Dialogfenster Optionen-Rechtschreibung wird angezeigt, in dem Sie u.a. ein anderes Wörterbuch (z.B. ein Fachwörterbuch) für die neuen Wörter angeben können.

AutoKorrektur

Durch die AutoKorrektur-Funktion korrigiert Word während der Texteingabe Ihre Tipp- und Rechtschreibfehler. Dazu vergleicht Word die Texteingabe mit den Einträgen aus der von Ihnen erstellten Korrekturliste. Wird ein Eintrag in der Liste gefunden, erfolgt die Korrektur sofort bei der Texteingabe.

Beispiel: Angenommen, Sie machen immer wieder den Fehler, anstatt “geprüft” “geprütf” zu schreiben. Sie können nun das richtige und das falsche Wort in die AutoKorrektur-Liste eintragen, so dass beim nächsten Tippfehler Word automatisch für Sie die Korrektur vornimmt, und Sie sofort mit der Texteingabe ohne manuelle Korrektur fortfahren können.



Dialogfenster AutoKorrektur

Eintragen der Tipp- und Rechtschreibfehler in die AutoKorrektur-Liste

Über den Menüweg Extras, AutoKorrektur wird das Dialogfenster AutoKorrektur angezeigt, in dem Sie neue Einträge aufnehmen können.

Über den Menüweg Extras, Rechtschreibung und Grammatik fügen Sie im Dialogfenster Rechtschreibung und Grammatik über den Schalter (AutoKorrektur) ein Wort, das nicht im Wörterbuch gefunden wurde und das Sie korrigiert haben, automatisch der AutoKorrektur-Liste hinzu.

Benutzerwörterbücher erstellen

Sie können für unterschiedliche Themengebiete separate Benutzerwörterbücher einrichten.

Beispiel: Für den Themenbereich Computer erstellen Sie ein Benutzerwörterbuch Computer, in das Sie alle Fachbegriffe aufnehmen. Erstellen Sie einen Bericht aus dem Themengebiet Computer, und führen Sie die Rechtschreibprüfung durch, werden die Fachbegriffe erkannt, sofern Sie vorher das Wörterbuch Computer ausgewählt haben.

Benutzerwörterbücher werden erstellt und ausgewählt über den Menüweg

Extras, Optionen, Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik, [Wörterbücher] oder



Extras, Rechtschreibung und Grammatik, [Optionen], [Wörterbücher].

Benutzerwörterbücher erstellen und auswählen

Die Grammatikprüfung

Wenn in dem Dialogfenster Rechtschreibung und Grammatik von der Seite 29 das Kontrollfeld Grammatik überprüfen mit einem Häkchen versehen ist, versucht Word auch die Grammatik zu prüfen. Zum Beispiel weist Word Sie daraufhin, wenn Sie am Satzanfang mit einem Kleinbuchstaben beginnen:

Grammatikprüfung

Übung

1. Öffnen Sie das Dokument TEXT1.DOC.

2. Überprüfen Sie diesen Text auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik. Sie können vorher auch einige Fehler einbauen.



Der Thesaurus

Menüweg: Extras, Sprache, Thesaurus

Tastenkombination: (Shift)+(F7)

Der Thesaurus (= Synonymwörterbuch) ermöglicht es Ihnen, für ein Wort einen Begriff gleicher oder ähnlicher Bedeutung zu finden, damit Sie den Text abwechslungsreicher gestalten können.

So wenden Sie den Thesaurus an:

1. Markieren Sie im Dokument ein Wort, das Sie durch ein Synonym oder durch ein ähnliches Wort ersetzt haben möchten.

2. Rufen Sie über den Menüweg Extras, Sprache, Thesaurus das Dialogfenster Thesaurus auf, wird eine Liste von Synonymen angezeigt. Wählen Sie ein Synonym aus, und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit (Ersetzen). Das markierte Wort wird durch das ausgewählte Wort ersetzt.

3. Wählen Sie aus der Liste Bedeutungen einen anderen Begriff aus, ändert sich die Synonymliste.

Das nachfolgende Dialogfenster zeigt den Thesaurus, nachdem vorher im Dokument das Wort sagen markiert wurde:

Dialogfenster Thesaurus

Übung

1. Markieren Sie im Dokument TEXT1.DOC durch Doppelklick verschiedene Wörter, und lassen Sie sich für jedes Wort über den Thesaurus Synonyme vorschlagen.

2. Übernehmen Sie einige Vorschläge.



Felder

Wissenswertes

Felder sind Funktionen, die zum Berechnen von Daten dienen. Beispiele hierfür sind die Seitennummern, das Datum, die Uhrzeit, Datenfelder in Serienbriefen usw.

Für Felder gibt es zwei Ansichten:

Das Feldergebnis: Sie merken nicht, dass es sich hier um ein Feld handelt.

Die Ansicht als Feldfunktion, wobei das Feld immer in { } dargestellt wird.

Feld als Funktion dargestellt Feld als Ergebnis dargestellt

{ DATE \@ “d. MMMM yyyy” \*MERGEFORMAT } 31. Dezember 1999

Ansichtsarten bei Feldfunktionen

Die Elemente eines Feldes:

{ } Feldzeichen

DATE Feldname

\@ “d. MMMM yyyy” Format

\*MERGEFORMAT Feldschalter

Die Feldfunktionszeichen { } können nicht über die Tastatur durch die geschweiften Klammern ({) (}) ersetzt werden.

Umschalten zwischen Feldergebnis und Feldfunktion

Sie können jederzeit zwischen den beiden Feldansichten umschalten:

Mit der Tastenkombination (Alt)+(F9) schalten Sie alle Feldfunktionen im gesamten Dokument um.

Mit der Tastenkombination (Shift)+(F9) schalten Sie nur die Feldfunktion an der Cursorposition um.



Einfügen von Feldern

Menüweg: Einfügen, Feld

So fügen Sie ein Feld in ein Dokument ein:

1. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der das Feld eingefügt werden soll.

2. Rufen Sie über den Menüweg Einfügen, Feld das Dialogfenster Feld auf.

3. Wählen Sie aus Kategorien die gewünschte Kategorie aus. Unter Feldnamen werden die Felder zur ausgewählten Kategorie aufgelistet.

4. Wählen Sie im Listenfeld Feldnamen das gewünschte Feld aus. Unter Beschreibung finden Sie die Erklärung zum aktuellen Feld.

5. Möchten Sie ein bestimmtes Format oder einen bestimmten Schalter setzen, klicken Sie auf (Optionen). Es wird das Dialogfenster Felderoptionen angezeigt.

6. Bestätigen Sie Ihre Eintragungen mit (_OK_). Word setzt das Feld an der aktuellen Cursor-Position ein.

Dialogfenster Feld



Die wichtigsten Feldfunktionen

Die nachfolgende Tabelle listet häufig eingesetzte Feldfunktionen auf:

Feldname Beschreibung

NUMPAGES Gesamtanzahl der Seiten in einem Dokument

PAGE Aktuelle Seite des Dokuments

USERADDRESS Benutzeradresse, die über den Menüweg Extras, Optionen, Registerkarte Benutzerinformationen eingetragen wurde

USERNAME Benutzername, der über den Menüweg Extras, Optionen, Registerkarte Benutzerinformationen eingetragen wurde

PRINTDATE Datum des letzten Ausdrucks

INCLUDEPICTURE Einfügen der Grafik mit angegebenem Dateinamen; bei Pfadangaben müssen die Zeichen \\ eingetragen werden, z.B. c:\\Bilder\\Test.bmp

INDEX Erzeugt aus den eingetragenen Indexeinträgen ein Stichwortverzeichnis

TOC Erstellt aus den Überschriften oder anderen Formatvorlagen ein Inhaltsverzeichnis

XE Erzeugt einen Indexeintrag

Bearbeiten von Feldern

Beim Bearbeiten von Feldern ändern Sie z. B. Formate, Berechnungen oder Formeln.

Angenommen, Sie haben eine Berechnungs-Formel eingefügt:

Als Feldfunktion wird diese Formel folgendermaßen dargestellt:

{ EQ \F(1000*5*40;100*360) }

Möchten Sie hier nun Zahlen ändern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Positionieren Sie die Einfügemarke in das Feld, das Sie bearbeiten möchten.



2. Wird das Feldergebnis angezeigt, schalten Sie mit (Shift)+(F9) zur Feldfunktionsansicht um.

3. Ändern Sie die Beträge.

4. Drücken Sie (F9), um die Feldfunktion zu aktualisieren.

5. Mit der Tastenkombination (Shift)+(F9) sehen Sie wieder das Ergebnis.

Wichtige Shortcuts bei Feldfunktionen:

Shortcut Aktion

(Alt)+(F9) Umschalten zwischen Feldergebnis und Feldfunktion für alle Felder

(Shift)+(F9) Umschalten zwischen Feldergebnis und Feldfunktion nur für das Feld auf der Cursorposition

(F9) Felder in der Markierung werden aktualisiert

(Strg)+(F9) Feldzeichen einfügen

(F11) Sprung zum nächsten Feld im Dokument

(Shift)+(F11) Sprung zum vorherigen Feld im Dokument



DokumentvorlagenJedes Dokument in Word basiert auf einer Dokumentvorlage. Diese Dateien können Sie entweder selbst erstellen, oder Sie benutzen die im Word-Paket mitgelieferten Vorlagen, z.B. Faxschreiben, Briefe, Rundschreiben, Lebensläufe.

Dokumentvorlage für ein Fax

Dokumentvorlagen können folgende Elemente beinhalten:

Textausschnitte

Formatierungen

Formatvorlagen

AutoText-Einträge

Menü- und Tastaturzuweisungen

Symbolleisten.

Anwenden von Dokumentvorlagen

Nur wenn Sie ein neues Dokument über den Menüweg Datei, Neu erstellen, werden Sie aufgefordert, eine Dokumentvorlage auszuwählen.

Klicken Sie dagegen auf das Symbol Neu, oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(N), basiert das neue Dokument auf der Standard-Dokumentvorlage NORMAL.DOT.



So erstellen Sie ein neues Dokument mit einer Dokumentvorlage:

1. Wählen Sie den Befehl Neu (Menüweg: Datei, Neu). Das Dialogfenster Neu wird angezeigt.

2. Wählen Sie im Dialogfenster Neu das Optionsschaltfeld Dokument aus.

3. Wählen Sie aus der Liste der existierenden Dokumentvorlagen die gewünschte Dokumentvorlage aus.

4. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit (_OK_). Word öffnet ein neues Dokument und weist diesem bis zum ersten Speichern den Namen Dokument1 zu.

Bei Word 2003 geschieht dies über den Aufgabenbereich.

Erstellen von Dokumentvorlagen

Sie haben in Word für die Dokumentvorlagen-Erstellung folgende Möglichkeiten:

Erstellen einer Dokumentvorlage anhand einer bestehenden Dokument-vorlage oder

Erstellen einer Dokumentvorlage anhand eines bereits existierenden Dokuments.



Dokumentvorlage Fax Deckblatt

Erstellen einer Dokumentvorlage anhand einer bestehenden Vorlage:

Sie erstellen nun die Dokumentvorlage Fax Deckblatt und speichern sie unter dem Namen FAX1.DOT im Vorlagenordner ab:

1. Wählen Sie im Datei-Menü den Befehl Neu.

2. Im Dialogfenster Neu wählen Sie das Optionsschaltfeld Vorlage aus.

Neue Dokumentvorlage



3. Wählen Sie aus der Liste der existierenden Dokumentvorlagen die Vorlage Leeres Dokument aus.

4. Klicken Sie auf (_OK_). Word öffnet ein neues Dokument und weist diesem den Namen VORLAGE1 zu.

5. Fügen Sie zunächst einige Leerzeilen ein. Schreiben Sie den Text Faxdeckblatt, und formatieren Sie ihn entsprechend dem Beispiel von der Seite 40.

6. In die nächste Zeile fügen Sie eine Tabelle mit 10 Zeilen und 2 Spalten ein und geben in der ersten Spalte den Text entsprechend dem Beispiel ein. Der Inhalt der ersten Spalte sollte rechtsbündig formatiert werden.

7. Setzen Sie die Einfügemarke in die erste Zeile der zweiten Spalte, und fügen Sie in diese Zelle über den Menüweg Einfügen, Feld das Feld Benutzerna-me ein, indem Sie im angezeigten Dialogfenster Feld die Kategorie Benut-zerinformationen auswählen und unter Feldnamen auf UserName klicken.

8. Setzen Sie die Einfügemarke in die zweite Zeile der zweiten Spalte, und fügen Sie in diese Zelle über den Menüweg Einfügen, Feld das aktuelle Datum ein, indem Sie im angezeigten Dialogfenster Feld die Kategorie Datum und Uhrzeit auswählen und unter Feldnamen auf Date klicken.

9. In die dritte Zeile setzen Sie die Einfügemarke der zweiten Spalte und fügen in diese Zelle über den Menüweg Einfügen, Feld die Anzahl der Seiten ein. Wählen Sie im angezeigten Dialogfenster Feld die Kategorie Dokument-Informationen aus, und klicken Sie unter Feldnamen auf NumPages.

10. Falls die Tabelle noch nicht umrahmt ist, markieren Sie die gesamte Tabelle und fügen einen Rahmen (Menüweg: Format, Rahmen und Schattierung, Einstellung Alle) ein.

11. Unter der Tabelle fügen Sie noch den Text Nachricht ein.

12. Wählen Sie den Befehl Speichern (Menüweg: Datei, Speichern). Das Dialogfenster Speichern unter wird angezeigt.

13. Tragen Sie den Dateinamen FAX1 ein, und klicken Sie auf (_Speichern_).

Erstellen einer Dokumentvorlage anhand eines existierenden Dokuments



1. Wählen Sie über das Menü Datei den Befehl Öffnen. Das Dialogfenster Öffnen wird angezeigt.

2. Wählen Sie aus der Dateiliste das Dokument aus, das Sie öffnen möchten.

3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit (_Öffnen_). Das ausgewählte Dokument wird am Bildschirm angezeigt.

4. Geben Sie den Text ein, der noch zusätzlich enthalten sein soll (z.B. Ihre Firmenadresse, Firmenlogo, Werbetext). Text, der nicht immer eingetragen werden soll, löschen Sie aus dem Dokument.

5. Nehmen Sie weitere Einstellungen bezüglich der Seitenränder, der Symbolleisten, der Menüs usw. vor.

6. Wählen Sie den Befehl Speichern unter (Menüweg: Datei, Speichern unter). Das Dialogfenster Speichern unter wird angezeigt.

7. Wählen Sie im einzeiligen Listenfeld Dateityp den Eintrag Dokumentvorlagen aus. Laufwerk und Ordner können Sie hier nicht angeben, da Word die Dokumentvorlage automatisch in dem Ordner abspeichert, in dem alle Word-Dokumentvorlagen abgelegt sind.

8. Geben Sie einen Namen für die Dokumentvorlage ein.

9. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit (_Speichern_).

Bearbeiten von Dokumentvorlagen

Menüweg: Datei, Öffnen

Dokumentvorlagen können Sie genauso wie jedes andere Dokument bearbeiten. Rufen Sie den Befehl Öffnen auf, und als Dateityp wählen Sie die Dokumentvorlage. Dateityp auswählen

Ändern Sie eine Dokumentvorlage, hat dies für die auf dieser Vorlage basierenden, bereits erstellten Dokumente folgende Auswirkungen:

Geänderte AutoText-Einträge, Symbolleisten, Menü- und Tastenzuweisungen stehen allen Dokumenten zur Verfügung.

Textänderungen werden von Dokumenten, die mit dieser Vorlage erstellt wurden, nicht beeinflußt.



Formatierungsänderungen werden von bereits mit dieser Vorlage erstellten Dokumenten nur dann aktualisiert, wenn folgende Einstellung vorgenommen wird:

Im Dialogfenster Dokumentvorlagen und Add-Ins (Menüweg: Extras, Vorlagen und Add-Ins) muss das Kontrollkästchen Formatvorlagen automatisch aktualisieren aktiviert sein (mit Häkchen). Sonst bleiben die alten Formatierungen erhalten.

Formatvorlagen automatisch aktualisieren



Grafik

Import von Grafiken

Menüweg: Einfügen, Grafik, ClipArt oder Aus Datei

Sie können in Word Grafiken entweder über die Zwischenablage einfügen oder die Grafik importieren.

Beim Einfügen über die Zwischenablage wird die Grafik in ein spezielles Dateiformat konvertiert. Das kann zur Folge haben, dass diese Grafik innerhalb des Word-Dokuments ein etwas anderes Aussehen hat als im Grafikprogramm. Dafür haben Sie die Möglichkeit, aus einem Grafikprogramm nur Teile einer Grafik über die Zwischenablage einzufügen. Beim Importieren einer ganzen Grafik über den Menüweg Einfügen, Grafik setzt Word einen entsprechenden Importfilter (= Programm zum Interpretieren der Grafik) ein, so dass Verfälschungen hier nicht auftreten.

Daneben stellt Word Ihnen eine Reihe von Grafiken in einer sog. ClipArt-Galerie zur Verfügung. In dieser Galerie sind die Grafiken nach Kategorien geordnet.

So importieren Sie eine Grafikdatei:

1. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle im Dokument, an der die Grafik eingefügt werden soll.

2. Wählen Sie den Menüweg Einfügen, Grafik, Aus Datei:

Grafik einfügen



3. Wählen Sie das Laufwerk und den Ordner aus, in dem die gewünschte Grafik zu finden ist. Klicken Sie anschließend in der Dateiliste auf den Grafiknamen.

4. Grafik-VorschauWenn Sie sich die zu importierende Grafik vorher ansehen möchten. Klicken Sie bei diesem Symbol

auf den kleinen Listenpfeil und wählen aus der Liste die Vorschau aus.

5. Einfügen oder VerknüpfenKlicken Sie unten rechts bei der Schaltfläche

auf den kleinen Listenpfeil . In der Liste können Sie auswählen:

Einfügen: Das Bild wird in das Dokument eingebettet. Wenn sich das Bild nachträglich ändert, wird es in dem Word-Dokument nicht aktualisiert.

Verknüpfung zu Datei: Stellt eine Verknüpfung zur Grafikdatei her; Änderungen in der Grafik werden in Word übernommen. Darüber hinaus wird Speicherplatz gespart, besonders wenn die Grafikdatei in verschiedenen Dokumenten verwendet wird.

Einfügen und Verknüpfen: Das Bild wird in das Dokument eingebettet. Wenn sich das Bild nachträglich ändert, wird es in dem Word-Dokument aktualisiert.

6. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit (Einfügen).

So importieren Sie eine Grafik aus der ClipArt Galerie:

1. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle im Dokument, an der die Grafik eingefügt werden soll.

2. Wählen Sie im Menü Einfügen den Eintrag Grafik, ClipArt. Es öffnet sich das Dialogfenster ClipArt einfügen:

Achtung: Unter Word 2003 müssen Sie die Cpliparts über Office On-Line herunter laden.



Die Clip Gallery

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Bilder in der großen Liste auf eine Kategorie, oder geben Sie im Listenfeld Clips suchen einen Suchbegriff ein, z.B. Auto, und drücken Sie die (¢) Taste. Die Kategorie wird geöffnet:

Eine Clip Kategorie



4. Markieren Sie das gewünschte Bild mit einem Mausklick. Die sich öffnende Symbolleiste bietet die Möglichkeiten

Clip einfügen

Clipvorschau

Den Clip zu den Favoriten oder einer anderen Kategorie hinzufügen

Ähnliche Clips suchen.

5. Mit einem Klick auf das Symbol Clip einfügen wird die Grafik in Word eingefügt.

6. Um die Größe des Bildes zu ändern, zeigen Sie zunächst mit der Maus auf einen der kleinen quadratischen Eckziehpunkte, die das Bild umgeben. Der Mauszeiger wird dort zu einem Doppelpfeil. Bei gedrückter linker Maustaste ziehen Sie nun die Grafik auf die gewünschte Größe.

7. Zum Verschieben zeigen Sie mit der Maus auf die Mitte des Bildes und ziehen bei gedrückter linker Maustaste die Grafik an eine andere Position:

Eine Grafik in Word mit dem Mauszeiger für die Größenänderung



Bearbeiten von importierten Grafiken

Sie können eine importierte Grafik

mit einem Rahmen versehen,

in der Größe ändern und

zuschneiden.

Symbolleiste Grafik

Der Grafik einen Rahmen hinzufügen

1. Markieren Sie die Grafik durch Mausklick.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste Grafik auf das Symbol Linienart , oder wählen Sie den Menüweg: Format, Grafik, Registerkarte Farben und Linien.

3. Klicken Sie in der Liste die gewünschte Linie an.

Die Größe einer Grafik ändern

Sie können die Grafikgröße entweder in dem Dialogfenster Grafik oder durch Maussteuerung ändern.

So ändern Sie die Grafikgröße in dem Dialogfenster Grafik:

1. Markieren Sie die Grafik, deren Größe Sie ändern möchten.

2. Wählen Sie den Menüweg: Format, Grafik. In dem Dialogfenster Grafik formatieren wählen Sie die Registerkarte Größe.

3. Tragen Sie entweder im Bereich Skalieren in den Feldern Breite und Höhe die prozentuale Größe ein oder im Bereich Größe und Drehung in den Feldern Breite und Höhe die genauen Maßangaben.

4. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit (_OK_):



Dialogfenster Grafik formatieren

So ändern Sie die Grafikgröße mit der Maus:

1. Markieren Sie die Grafik.

2. Zeigen Sie mit der Maus auf einen Markierungspunkt. Der Mauszeiger wird zum Doppelpfeil.

3. Drücken Sie die linke Maustaste, und ziehen Sie die Grafik auf die gewünschte Größe. Bei einem Eckmarkierungspunkt bleibt das Verhältnis Höhe zu Breite gleich.

4. Lassen Sie die Maustaste los. Die Größe der Grafik wurde verändert. Über den Befehl Rückgängig können Sie die Änderung wieder zurücknehmen.

Seitenmarkierungspunkt Eckmarkierungspunkt

Mauspfeil

Grafik proportional verkleinern durch Ziehenan einem Eckmarkierungspunkt

Proportional verkleinerte Grafik



Eine Grafik zuschneiden

Sie können eine Grafik mit der Maus zuschneiden:

1. Markieren Sie die Grafik durch Mausklick.

2. In der Symbolleiste Grafik klicken Sie auf das Symbol Zuschneiden .

3. Der Mauszeiger ändert sich: . Zeigen Sie damit auf einen Markierungspunkt.

4. Bei gedrückter linker Maustaste ziehen Sie einen Rahmen, der dem gewünschten Ausschnitt entspricht.

5. Lassen Sie die Maustaste los. Die Grafik wird dem Rahmen entsprechend ausgeschnitten.

Zuschneide-Symbol

Die Grafik durch Ziehen an einem Markierungspunkt zuschneiden Zugeschnittene Grafik



SerienbriefeWissenswertesSiehe auch unter Word Einführung

Möchten Sie inhaltlich gleichlaufender Briefe an unterschiedliche Adressaten schreiben, können Sie die Serienbrief-Funktion von Word einsetzen. Dazu erstellen Sie ein normales Dokument, das Text und Grafiken enthält. Weiterhin enthält dieses Dokument Variablen, die sich bei jedem Serienbrief ändern, während der restliche Dokumentinhalt bei allen Serienbriefen identisch ist.

Datenquelle

Serienbriefe

Hauptdokument

Mischen von Hauptdokument und Datenquelle zum Serienbrief

Die Grafik verdeutlicht das Prinzip der Serienbrief-Funktion: Durch das Zusammenfügen des Hauptdokuments mit der Datenquelle und das Einsetzen der Daten aus der Datenquelle in die Seriendruckfelder des Hauptdokuments entstehen die Serienbriefe.

Für einen Serienbrief führen Sie folgende Schritte durch:

1. Hauptdokument erstellenDies ist ein Dokument, das die gleichlautenden Texte und Grafiken enthält.



2. Datenquelle erstellenDies ist eine Datenliste. Beim Ausdrucken der Serienbriefe werden im Hauptdokument anstelle der Variablen die Daten der Datenquelle eingesetzt.

3. Seriendruckfelder einfügenDie Variablen (=Seriendruckfelder oder Feldnamen) werden in das Hauptdokument an den entsprechenden Positionen eingefügt.

4. Daten mit dem Dokument verbindenVerbinden Sie Hauptdokument und Datenquelle miteinander.

Hauptdokument erstellen

Um ein Hauptdokument zu erstellen, erzeugen Sie zunächst ein neues Dokument (Menüweg: Datei, Neu) und schreiben den nachfolgenden Brief ab. Speichern Sie diesen Brief unter dem Namen ANGEBOT.DOC ab (Menüweg: Datei, Speichern unter).

Versandhaus Müller GmbH, Marburger Straße 43, 47169 Duisburg

Ihr Zeichen/Ihre Nachricht Unser Zeichen Telefon-Durchwahl Datum

78/MM 419-88 . .

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Beispieltext als Hauptdokument

So weisen Sie dieses Dokument als Hauptdokument aus:

1. Rufen Sie über den Menüweg Extras, Seriendruck den Seriendruck-Manager auf:

Seriendruck-Manager

2. Klicken Sie bei auf (Erstellen).

3. Wählen Sie aus der aufgeblendeten Liste den Eintrag Serienbriefe aus:

4. Klicken Sie in dem nachfolgendem Info-Fenster auf die Schaltfläche(Aktives_Fenster):

(Aktives_Fenster) anklicken

5. Im Seriendruck-Manager stehen nun hinter dem Eintrag Hauptdokument der Pfad und der Name des Dokuments, z.B. C:\Daten\Texte\Angebot.doc. (Schließen) Sie den Seriendruck-Manager.



Nachdem Sie nun das Hauptdokument festgelegt haben, wird die Symbolleiste Seriendruck eingeblendet:

Symbolleiste Seriendruck

Die Tabelle zeigt die Bedeutung der einzelnen Symbole:

Symbol Symbolname BedeutungSeriendruckfeld einfügen Einfügen eines Seriendruckfeldes

aus der Datenquelle in das Hauptdokument

Bedingungsfeld einfügen Einfügen eines Bedingungsfeldes in das Hauptdokument

Seriendruck-Vorschau Anzeige des Serienbriefes, nachdem der erste Datensatz aus der Datenquelle in das Hauptdokument eingefügt wurde

Erster Datensatz In der Datenquelle wechseln Sie zum ersten Datensatz

Vorheriger Datensatz In der Datenquelle wechseln Sie zum vorherigen Datensatz

Gehe zu Datensatz In der Datenquelle wechseln Sie zum Datensatz mit der eingetragenen Nummer

Nächster Datensatz In der Datenquelle wechseln Sie zum nächsten Datensatz

Letzter Datensatz In der Datenquelle wechseln Sie zum letzten Datensatz

Seriendruck-Manager Aufruf des DialogfenstersSeriendruck-Manager

Fehlerprüfung Überprüfung des Seriendruckdokuments auf Fehler

Ausgabe in neues Dokument

Ausgabe des Seriendruckdokuments in ein neues Dokument

Ausgabe an Drucker Ausgabe des Seriendruckdokuments direkt zum Drucker

Seriendruck Aufruf des DialogfenstersSeriendruck zur Festlegung von Seriendruck-Optionen

Datensatz suchen Aufruf des DialogfenstersIn Feld suchen

Datenquelle bearbeiten Aufruf des Datenformulars zumBearbeiten der Datenquelle



Datenquelle erstellen

Um einen Serienbrief zu erstellen, benötigen Sie neben dem Hauptdokument noch die Datenquelle. Sie enthält die Informationen, die anstelle der Seriendruckfelder in das Seriendruckdokument eingefügt werden.

Erstellen Sie nun eine Datenquelle, die Kundendaten enthält. Diese Datei verbinden Sie anschließend mit dem Hauptdokument.

Beispieldaten für die Datenquelle:

Anr1 Vorname Name Straße PLZ Ort Anr2 Umsatz

Herrn Klaus Weber Hauptstraße 3 10234 Berlin er Herr 405,30

Frau Anita Heintz Bachweg 2 33607 Bielefeld e Frau 230,10

Frau Waltraud Münch Annastraße 4 90762 Fürth e Frau 90,70

Herrn Ernst Walter Allee 20 34123 Kassel er Herr 0,00

Frau Renate Dütsch Lindenstraße 13 41470 Neuss e Frau 804,10

Frau Petra Luther Badstraße 44 90762 Fürth e Frau 280.30

Herrn Bernd Gilch Bahnhofstraße 78 41472 Neuss er Herr 466,80

Herrn Matthias Martin Hauptstraße 3 47829 Krefeld er Herr 98,90

Herrn Ralf Meyer Sudetenstraße 7 50996 Köln er Herr 980,30

Herrn Achim Schulze Mariental 8 12207 Berlin er Herr 755,40

Herrn Julius Prinz Tulpenweg 13 44172 Neuss er Herr 304,50

Herrn Günther Fischer Kanalstraße 30 53117 Bonn er Herr 55,70

Frau Anna Schmidt Mauerstraße 4 13597 Berlin e Frau 640,70

Herrn Markus Wohlrath Bergstraße 11 34123 Kassel er Herr 934,20

Frau Monika Weber Austraße 101 58259 Köln e Frau 120,50

Frau Lore Reuter Bauerstr. 6 84489 Burgh. e Frau 300,90

Und so erstellen Sie eine Datenquelle:

1. Rufen Sie über den Menüweg Extras, Seriendruck den Seriendruck-Manager auf.

2. Klicken Sie bei auf (Daten_importieren).

3. Wählen Sie aus der aufgeblendeten Liste den Eintrag Datenquelle erstellen aus:

Das Dialogfenster Datenquelle erstellen wird angezeigt:



Dialogfenster Datenquelle erstellen

4. Feldnamen löschenZunächst sind einige von Word vorgeschlagene Feldnamen (= Seriendruckfelder) zu löschen. Klicken Sie die Namen im angezeigten Listenfeld an und anschließend auf die Schaltfläche (Feldnamen_entfernen):

Anrede Adresse1 Land Position Adresse2 Tel_privat Firma Bundesland Tel_geschäftlich

5. Neue Feldnamen hinzufügenFügen Sie nun die Feldnamen aus unserer Beispieldatenquelle hinzu, die nicht von Word vordefiniert sind. Tragen Sie die folgenden Feldnamen ein, und klicken Sie auf (Feldnamen_hinzufügen):

Anr1 PLZ Umsatz Straße Anr2

6. Drücken Sie (_OK_). Das Dialogfenster Datenquelle speichern wird angezeigt. Tragen Sie hier den Dateinamen ADRESSE.DOC ein.

7. Drücken Sie (_Speichern_). Word wechselt zurück in das Dialogfenster Seriendruck-Manager und zeigt den Namen der von Ihnen gespeicherten Datenquelle an.

8. Klicken Sie bei auf (Bearbeiten).

9. Das Datenformular mit den von Ihnen definierten Feldnamen wird angezeigt. In dieses Dialogfenster können Sie nun die Daten der vorherigen Beispieltabelle eintragen:



Ein Datenformular

Wenn Sie hier auf (Datenquelle) klicken, wechselt Word in die Tabellenansicht der Datenquelle. Dort können Sie die Daten ebenfalls eintragen. Die erste Zeile der Tabelle enthält die von Ihnen definierten Seriendruckfelder bzw. Feldnamen.

In der Tabellenansicht wird die Symbolleiste Datenbank angezeigt:

Symbolleiste Datenbank

Die Tabelle zeigt die Bedeutung der einzelnen Symbole:

Symbol Symbolname BedeutungDatenmaske (-formular) Anzeigen des Dialogfensters

DatenformularFeld-Manager Anzeigen des Dialogfensters

Feldmanager zum Bearbeiten, Löschen und Hinzufügen von Seriendruckfeldern

Neuen Datensatz hinzufügen

Hinzufügen eines weiteren Datensatzes an der aktuellen Position der Einfügemarke

Datensatz löschen Löschen der markierten Datensätze

Aufsteigend sortieren Sortieren der Datensätze aufsteigend alphabetisch oder numerisch

Absteigend sortieren Sortieren der Datensätze absteigend alphabetisch oder numerisch

Datenbank einfügen Daten einer anderen Datenquelle oder einer Datenbank von einer anderen Anwendung werden eingefügt

Felder aktualisieren Verwenden Sie Felder, werden diese aktualisiert



Symbol Symbolname BedeutungDatensatz suchen Aufruf des Dialogfensters In Feld

suchenSeriendruck-Haupt-dokument

Wechsel zum Hauptdokument als aktives Fenster

Zuordnen einer bestehenden Datenquelle zum Hauptdokument

Möchten Sie eine bereits bestehende Datenquelle dem Hauptdokument zuordnen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie über den Menüweg Extras, Seriendruck den Seriendruck-Manager auf.

2. Klicken Sie auf (Daten_importieren), und wählen Sie aus der Liste den Eintrag Datenquelle öffnen aus. Öffnen Sie eine Datenquellen-Datei, und klicken Sie im Dialogfenster Seriendruck-Manager auf (Schließen).

Die aktuelle Zuordnung zwischen Hauptdokument und Datenquelle können Sie im Seriendruck-Manager ablesen.

Seriendruckfelder einfügen

An den Positionen, an denen die Daten der Datenquelle erscheinen sollen, müssen Sie im Hauptdokument noch die Seriendruckfelder (=Feldnamen) einfügen.

So fügen Sie die für unser Beispiel benötigten Seriendruckfelder

Anr1, Vorname, Name, Straße, PLZ, Ort und Anr2

in das Hauptdokument ein:

1. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle im Hauptdokument, an der die Anrede stehen soll (siehe untenstehendes Beispiel).

2. Klicken Sie in der Seriendruck-Symbolleiste auf (Seriendruckfeld_einfügen). Es wird die Liste der definierten Seriendruckfelder der aktuellen Datenquelle angezeigt.

3. Wählen Sie das Seriendruckfeld Anr1 aus. Im Hauptdokument wird

<<Anr1>>eingetragen.



4. Fügen Sie an den entsprechenden Positionen die restlichen Seriendruckfelder ein.

5. Speichern Sie das Hauptdokument unter dem Namen KATALOG.DOC ab.

Nach dem Einfügen aller Seriendruckfelder in das Hauptdokument sollte die obere Hälfte folgendes Aussehen haben:

Versandhaus Müller GmbH, Marburger Straße 43, 47169 Duisburg

<< Anr1 >><< Vorname >> << Name >><< Straße >>

<< PLZ >> << Ort >>

Ihr Zeichen/Ihre Nachricht Unser Zeichen Telefon-Durchwahl Datum

78/MM 419-88 . .

A N G E B O T

Sehr geehrt << Anr2 >> << Name >>

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Direkte Eingabe von Seriendruckfeldern

Neben der Eingabe über die Seriendruck-Symbolleiste haben Sie auch die Möglichkeit, die Seriendruckfelder der aktuellen Datenquelle mit Hilfe der Feldfunktion Seriendruckfeld einzutragen.

Eintragen der Seriendruckfelder über das Menü:

1. Setzen Sie die Einfügemarke an die Position, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.

2. Rufen Sie über den Menüweg Einfügen, Feld das Dialogfenster Feld auf.

3. Wählen Sie aus der Kategorieliste den Eintrag Seriendruck aus.

4. Wählen Sie aus der Feldnamen-Liste den Eintrag MergeField aus.



5. Tragen Sie beim Eintrag Feldfunktionen hinter der Feldfunktion Seriendruckfeld den Namen Anr1 ein:

Ein Seriendruckfeld einfügen

6. Bestätigen Sie Ihre Eintragung mit (_OK_). An der aktuellen Position der Einfügemarke wird das Seriendruckfeld eingefügt.

Eintragen eines Seriendruckfeldes über die Tastatur als Feldfunktion:

Es gibt auch eine Möglichkeit, ein Seriendruckfeld (Feldname) direkt einzugeben:

1. Setzen Sie die Einfügemarke an die Position, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.

2. Tippen Sie den Feldnamen, z.B. Anr1, an der gewünschten Stelle ein.

3. Markieren Sie diesen Feldnamen.

4. Mit der Tastenkombination (Strg)+(F9) (Feldfunktion) wandeln Sie den eingetippten und markierten Namen in ein Datenfeld um:

{Anr1}

Nicht nur die Seriendruckfelder, sondern alle Feldfunktionen können Sie auf diese Weise direkt eintragen.

Auf Ihrem Bildschirm gibt es nun zwei Ansichtsmöglichkeiten:

{ MERGEFIELD Anr1 } oder nur { Anr }

Im Dialogfenster Optionen Register Ansicht (Menü-weg: Extras, Optionen) ist das Kontrollkästchen Feldfunktionen aktiviert. Umschalten können Sie auch mit der Tastenkombination (Alt)+(F9).



<<Anr1>> Im Dialogfenster Optionen Register Ansicht (Menü-weg: Extras, Optionen) ist das Kontrollkästchen Feldfunktionen nicht aktiviert. Umschalten ist auch mit der Tastenkombination (Alt)+(F9) möglich.

Beim Arbeiten mit Seriendruckfeldern oder Feldfunktionen können Sie die Seriendruckzeichen << >> und die Zeichen für die Feldfunktionen { } nicht mit der Tastatur ( (<), (>) , ({), (})) erzeugen.

Serienbrief drucken

Symbol Fehlerprüfung

Bevor Sie die Serienbriefe ausdrucken, sollten Sie noch für Ihr Hauptdokument eine Fehlerprüfung durchführen. Klicken Sie dazu auf das Symbol Fehlerprüfung.

Wenn Word bei der Fehlerprüfung keine Fehler gefunden hat, haben Sie mehrere Möglichkeiten des Serienbrief-Ausdrucks:

Ausgeben der Serienbriefe in ein neues Word-Dokument

Ausgeben der Serienbriefe direkt auf dem Drucker

Ausgeben der Serienbriefe mit Zusatzoptionen über das Dialogfenster Seriendruck.

Empfehlenswert ist jedoch, die Serienbriefe zunächst in ein Dokument auszugeben, da Sie es nochmals überprüfen und das Hauptdokument bei Bedarf ändern können.

Ausgeben der Serienbriefe in ein neues Word-Dokument

Symbol Ausgabe in neues Dokument

1. Wechseln Sie zum Hauptdokument als aktives Dokument.

2. Klicken Sie auf das Symbol Ausgabe in neues Dokument. Word erzeugt eine neue Datei mit Namen Serienbriefe?.Doc, wobei das Fragezeichen als Platzhalter für eine Nummer steht.



Ausgeben der Serienbriefe direkt auf dem Drucker

Symbol Seriendruck an Drucker


2. Klicken Sie auf das Symbol Seriendruck an Drucker. Word druckt alle Serienbriefe direkt auf dem aktuellen Drucker aus.

Ausgeben der Serienbriefe mit Zusatzoptionen

Symbol Seriendruck


2. Klicken Sie auf Seriendruck, oder klicken Sie im Seriendruck-Manager (Menüweg: Extras, Seriendruck) bei der Zeile

Daten mit dem Dokument zusammenführen

auf (Ausführen). Das Dialogfenster Seriendruck wird angezeigt:

Dialogfenster Seriendruck

In dem Listenfeld Seriendruck in wählen Sie die Zeile Neues Dokument, und in dem Bereich Zu verbindende Datensätze können Sie entweder Alle Datensätze ausdrucken lassen oder nur einen bestimmte Teil der Datensatznummern. Über die Schaltfläche [Abfrageoptionen] gibt es Möglichkeiten, Bedingungen für eine Auswahl der Datensätze festzulegen (sh. Seite 67).

Klicken Sie auf [Zusammenführen]. In dem neuen Fenster Serienbriefe1 sehen Sie jetzt die erste Seite des Seriendrucks. Bitte überprüfen Sie die Briefe. Sie können das Dokument über den üblichen Weg ausdrucken und/oder als Datei speichern.



Datensätze sortieren

In unserem Beispiel enthält ein Datensatz alle Informationen über einen Kunden (Anrede, Vorname, Name, Straße...). In der tabellarischen Darstellung steht ein Datensatz in einer Tabellenzeile.

Das Sortieren der Datensätze erfolgt in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge, alphabetisch oder numerisch. Als Sortierkriterium können Sie jedes Seriendruckfeld oder die Kombination mehrerer Seriendruckfelder auswählen.

Für das Sortieren der Datensätze ist es ratsam, in die tabellarische Darstellung der Datenquelle zu wechseln, da Sie hier alle Datensätze im Überblick sehen.

Symbol Datenquelle bearbeiten bzw. Datenformular

Symbol Seriendruck-Hauptdokument

Wechsel vom Hauptdokument zur tabellarischen Darstellung der Datenquelle

1. Klicken Sie auf das Symbol Datenquelle bearbeiten. Das Dialogfenster Datenformular wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf (Datenquelle). Die Datensätze werden in Tabellenform angezeigt. In der ersten Zeile stehen die Seriendruckfelder (=Feldnamen).

Wechsel von der Datenquelle in Dialogform zur Datenquelle in Tabellenform

Sie sehen das Dialogfenster Datenformular. Klicken Sie auf die Schaltfläche (Datenquelle). Die Datenquelle wird nun ebenfalls in einer Tabelle angezeigt.

Sortieren der Datensätze mit Hilfe der Symbolleiste

In der Datentabelle können Sie die Datensätze mit Hilfe der Symbolleiste sortieren lassen.

Symbol Aufsteigend sortieren Symbol Absteigend sortieren

1. Setzen Sie die Einfügemarke in die Spalte, nach der die Datensätze sortiert werden sollen.

2. Klicken Sie auf das entsprechende Symbol, je nachdem, ob Sie auf- oder absteigend sortieren möchten.



Setzen Sie in unserem Beispiel die Einfügemarke in die Spalte, in der die Namen stehen, und klicken Sie anschließend auf das Symbol Aufsteigend sortieren.

Sortieren der Datensätze mit Hilfe des Dialogfensters

Datensätze sortieren

Menüweg: Extras, Seriendruck, (Abfrageoptionen), Registerkarte Daten-sätze sortieren

Möchten Sie Ihre Datenquelle über das Dialogfenster Abfrageoptionen sortieren, haben Sie die Möglichkeit, nach mehreren Sortierkriterien Ihre Tabelle zu ordnen.

Aufgabe:Sie sortieren nun unsere Beispieldatenquelle zunächst nach der Postleitzahl und bei gleicher Postleitzahl nach dem Namen:

1. Wechseln Sie durch Mausklick auf das Symbol Seriendruck-Hauptdokument zu Ihrem Hauptdokument.

2. Rufen Sie über den Menüweg Extras, Seriendruck das Dialogfenster Abfrageoptionen auf, und wählen Sie die Registerkarte Datensätze sortieren.



Abfrageoptionen, Registerkarte Datensätze sortieren

3. Wählen Sie im Feld 1. Sortierschlüssel das Seriendruckfeld PLZ und im Feld 2. Sortierschlüssel das Seriendruckfeld Name aus, indem Sie jeweils auf den Pfeil des einzeiligen Listenfeldes klicken und aus der dann aufgeblendeten Liste den gewünschten Eintrag anklicken.

4. Wählen Sie bei beiden Sortierschlüsseln jeweils die Option Aufsteigend aus.

5. Bestätigen Sie Ihre Eintragungen mit (_OK_). Sie wechseln wieder in das Dialogfenster Seriendruck-Manager.

6. Klicken Sie auf (Schließen).

7. Wechseln Sie durch Mausklick auf das Symbol Datenquelle bearbeiten in das Dialogfenster Datenformular.

8. Klicken Sie hier auf (Datenquelle).

Ihre sortierte Tabelle sollte anschließend folgendes Aussehen haben:

Anr1 Vorname Name Straße PLZ Ort Anr2 Umsatz

Herrn Klaus Weber Hauptstraße 3 10234 Berlin er Herr 405,30

Herrn Achim Schulze Mariental 8 12207 Berlin er Herr 755,40


Frau Anita Heintz Bachweg 2 33607 Bielefeld e Frau 230,10

Herrn Ernst Walter Allee 20 34123 Kassel er Herr 0,00

Herrn Markus Wohlrath Bergstraße 11 34123 Kassel er Herr 934,20

Frau Renate Dütsch Lindenstraße 13 41470 Neuss e Frau 804,10

Herrn Bernd Gilch Bahnhofstraße 78 41472 Neuss er Herr 466,80

Herrn Julius Prinz Tulpenweg 13 44172 Neuss er Herr 304,50

Herrn Matthias Martin Hauptstraße 3 47829 Krefeld er Herr 98,90

Herrn Ralf Meyer Sudetenstraße 7 50996 Köln er Herr 980,30

Herrn Günther Fischer Kanalstraße 30 53117 Bonn er Herr 55,70

Frau Monika Weber Austraße 101 58259 Köln e Frau 120,50

Frau Lore Reuter Bauerstr. 6 84489 Burgh. e Frau 300,90



Frau Petra Luther Badstraße 44 90762 Fürth e Frau 280.30

Frau Waltraud Münch Annastraße 4 90762 Fürth e Frau 90,70

Datenquelle aufsteigend sortiert nach PLZ und Name



Datensätze filtern

Menüweg: Extras, Seriendruck, (Abfrageoptionen), Registerkarte Datensätze filtern

Mit dem Befehl Filtern können Sie aus Ihrer bestehenden Quelle Datensätze auswählen, die die von Ihnen festgelegten Abfragekriterien erfüllen.

So können Sie beispielsweise bei unserer Datenquelle festlegen, dass nur die Daten der Kunden mit dem Hauptdokument verbunden werden, deren Umsatz mehr als 600,- DM beträgt.

Sie haben auch die Möglichkeit, mehrere Abfragekriterien in einer Und- bzw. Oder-Verknüpfung miteinander zu verbinden.

Um Word mitzuteilen, wie die Daten miteinander verglichen werden sollen, sind sogenannte Vergleichsoperatoren auszuwählen.Die untenstehende Tabelle listet die in Word angebotenen Vergleichsoperatoren für Buchstaben und Zahlen auf.

Vergleichsoperator Bedeutung

Gleich (=) Inhalt des ausgewählten Feldes muss mit dem Eintrag in Vergleichen mit identisch sein

Ungleich (<>) Inhalt des ausgewählten Feldes muss anders sein als der Eintrag in Vergleichen mit

Kleiner als (<) Inhalt des ausgewählten Feldes muss kleiner sein als der Eintrag in Vergleichen mit

Größer als (>) Inhalt des ausgewählten Feldes muss größer sein als der Eintrag in Vergleichen mit

Kleiner oder gleich (<=) Inhalt des ausgewählten Feldes muss kleiner oder gleich dem Eintrag in Vergleichen mit sein

Größer oder gleich (>=) Inhalt des ausgewählten Feldes muss größer oder gleich dem Eintrag in Vergleichen mit sein

Ist leer Das ausgewählte Feld darf keinen Eintrag haben

Ist nicht leer Das ausgewählte Feld muss einen Eintrag haben

Aufgabe:

Schreiben Sie nur an die Kunden ein Angebot, deren Umsatz größer als 600,- DM ist und die ihren Wohnort in Berlin haben:



1. Wechseln Sie durch Mausklick auf das Symbol Seriendruck-Hauptdokument zu Ihrem Hauptdokument.

2. Rufen Sie über den Menüweg Extras, Seriendruck das Dialogfenster Abfrageoptionen auf, und wählen Sie die Registerkarte Datensätze Filtern.

Abfrageoptionen, Registerkarte Datensätze filtern

3. Wählen Sie unter Feld durch Mausklick auf das einzeilige Listenfeld das Datenfeld Umsatz aus.

4. Wählen Sie unter Vergleich durch Mausklick auf das einzeilige Listenfeld den Vergleichsoperator Größer als aus.

5. Tragen Sie unter Vergleichen mit den Betrag 600 ein.

6. Füllen Sie auch die Und-Zeile für den Ort Berlin wie oben im Bildschirmfoto aus.

7. Bestätigen Sie Ihre Eintragungen mit (_OK_). Sie wechseln wieder in das Dialogfenster Seriendruck-Manager.

8. Drücken Sie auf (Schließen).

9. Klicken Sie auf das Symbol Ausgabe in neues Dokument .Der Seriendruck wird gestartet.

Ihr Serienbrief sollte nur aus zwei Seiten bestehen. Nur die beiden untenstehenden Kunden erfüllen die eingetragenen Abfragekriterien:



Herr Achim Schulze Mariental 8 12207 Berlin er Herr 755,40


Wenn Sie zur Datenquelle wechseln, werden alle Datensätze angezeigt. Beim Ausführen der Seriendruck-Funktion werden jedoch nur die Datensätze mit dem Hauptdokument verbunden, die die eingetragenen Kriterien erfüllen.

Aufheben von Abfragekriterien

1. Wechseln Sie in das Fenster mit dem Hauptdokument.

2. Rufen Sie den Seriendruck-Manager auf , und klicken Sie dort auf die Schaltfläche (Abfrageoptionen).

3. In dem Dialogfenster Abfrageoptionen wählen Sie die Registerkarte Datensätze filtern.

4. Drücken Sie (Alle_löschen) und anschließend (_OK_).

Bedingungsfelder in Serienbriefen

Sie können in Word in der Serienbrieffunktion das Drucken bestimmter Texte von Bedingungen abhängig machen. Beispielsweise machen Sie nur den Kunden ein Zusatzangebot, deren Umsatz größer als 300,- DM ist. Die nachfolgende Tabelle zeigt, welche Bedingungsfelder Sie in ein Hauptdokument einfügen können:

Bedingungsfeld Erklärung

Frage Während des Druckvorgangs erscheint eine Frage, die beantwortet werden muss. Die Antwort steht im Serienbrief an der definierten Stelle.

Eingeben Hier kann beliebiger Text zusätzlich eingegeben werden, der anschließend an der Position des Feldes eingefügt wird.

Wenn... Dann... Sonst... Einfügen eines Wenn-Feldes mit gleichzeitigem Vergleich zweier Werte; der Text an der Feldposition ist abhängig vom Vergleichsergebnis.

Datensatz verbinden Hier wird nur die Nummer des aktuellen Datensatzes an der Feldposition eingefügt.

Sequenz verbinden Die Seriendruckdokumente werden durchnummeriert. Die aktuelle Serienbriefnummer wird angezeigt.



Bedingungsfeld Erklärung

Nächster Datensatz Der nächste Datensatz wird mit dem aktuellen Seriendruckdokument verbunden.

Nächster Datensatz Wenn

Das Verbinden des nächsten Datensatzes mit dem aktuellen Serienbriefdokument ist abhängig von einer Bedingung.

Textmarke bestimmen Hier weisen Sie einer Textmarke einen Text oder einen Wert zu.

Datensatz überspringen Die Daten des aktuellen Datensatzes werden nicht verwendet, wenn die angegebene Vergleichsbedingung erfüllt ist. Dieses Bedingungsfeld sollte aber nicht verwendet werden. Der Befehl Datensätze filtern (sh. Seite 67) erfüllt eleganter den gleichen Zweck.

Bedingungsfelder einfügen

Sie fügen die Bedingungsfelder mit diesem Symbol aus der Seriendruck-Symbolleiste des Hauptdokuments ein. Der Vorteil ist, dass ein zusätzliches Dialogfenster angezeigt wird, in dem Sie die notwendigen Eingaben vornehmen können.

Über den Menüweg Einfügen, Feld Kategorie Seriendruck können Sie unter Feldnamen den gewünschten Feldnamen mit den Zusatzoptionen eintragen. Bedingungsfelder

Auch mit der Tastenkombination (Strg)+(F9) können Sie ein Bedingungsfeld erstellen. Sie müssen hierbei jedoch die Syntax der Feldfunktion genau kennen.

Bedingungsfeld “Frage”

Angenommen, Sie fügen in unseren Serienbrief jeweils die aktuelle Saison für den Katalog ein. Dazu soll beim Starten der Seriendruck-Funktion die Frage nach der aktuellen Saison beantwortet werden.



So fügen Sie ein Frage-Bedingungsfeld in das Hauptdokument ein:


2. Klicken Sie auf dieses Symbol. Im angezeigten Listenfeld klicken Sie auf Frage. Das Dialogfenster Bedingungsfeld einfügen: Frage wird angezeigt.

Bedingungsfeld einfügen: Frage

3. Tragen Sie hier unter Textmarke den Namen Saison ein. Als Eingabeaufforderung schreiben Sie Bitte geben Sie die aktuelle Saison ein:, und als Standardtext für Textmarke tragen Sie Herbst/Winter ein.

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einmal fragen.


6. Nun legen Sie fest, an welcher Position im Hauptdokument der eingetragene Text erscheinen soll. Setzen Sie dazu die Einfügemarke im Text hinter das Wort Katalog, fügen Sie ein Leerzeichen ein.

7. Über den Menüweg Einfügen, Feld wählen Sie die Kategorie Verknüpfungen und Verweise aus, und unter Feldnamen wählen Sie Ref aus:



Ein Feld einfügen

8. Klicken Sie in dem Dialogfenster Feld auf die Schaltfläche (Optionen).

9. In dem Felderoptionen-Fenster wählen Sie das Register Textmarken.

Optionen für eine Feldfunktion

10. Markieren Sie die Zeile Saison, und klicken Sie auf (Hinzufügen).


12. Schließen Sie auch das Fenster Feld über (_OK_).

13. Hinter dem Wort Katalog steht jetzt Herbst/Winter. An der grauen Markierung erkennen Sie, dass dort ein Feld steht.

Syntax des Bedingungsfeldes “Frage” als Feldfunktion:

{ ASK Textmarke “Aufforderungstext” \d ”Standardtext” \o }.



Schalter \d Das Datenfeld erhält einen vordefinierten Text, wenn der Anwender im Dialogfeld keine Eintragung macht.

Schalter \o Die Eingabeaufforderung erfolgt nur einmal zu Beginn des Seriendrucks.

Möchten Sie das Frage-Bedingungsfeld direkt als Feldfunktion eingeben, gehen Sie wie folgt vor:

Drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(F9). An der aktuellen Position wird

{ }angezeigt.



Tragen Sie zwischen den beiden Klammern folgendes ein:

{ ASK Saison “Bitte geben Sie die aktuelle Saison ein:” \d “Herbst/Winter” \o }.

Setzen Sie die Einfügemarke hinter das Wort Katalog, und geben Sie ein Leerzeichen ein. Drücken Sie dann erneut (Strg)+(F9). An der aktuellen Position wird

{ }angezeigt.

Tragen Sie zwischen den beiden Klammern ein: { REF Saison }

Den Text nach dem Seriendruck-Start eingeben

Wenn Sie den Seriendruck starten, wird zunächst ein Dialogfenster angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, die aktuelle Saison einzutragen:

Frage nach dem Start des Seriendrucks

Ihr Eintrag wird im Serienbrief hinter das Wort Katalog gesetzt. Wenn Sie in diesem Fenster nichts eintragen, verwendet Word den Standardtext (hier: Herbst/ Winter).

Ausschnitt aus einem Beispielserienbrief:

Sehr geehrte Frau Weber,

endlich ist es soweit, unser neuer Katalog Frühjahr/Sommer ist da.

In diesem Fall hat der Anwender den Eintrag Frühjahr/Sommer im angezeigten Dialogfenster gemacht.

Bedingungsfeld “Eingeben”

Es soll im Serienbrief für jeden Kunden die Versandart eingetragen werden. Dazu verwenden Sie das Bedingungsfeld Eingeben.



So fügen Sie das Bedingungsfeld “Eingeben” in das Hauptdokument ein:


2. Setzen Sie die Einfügemarke an die Position, an der der Text erscheinen soll (Textende), und schreiben Sie zunächst Warenlieferung erfolgt per

3. Klicken Sie auf (Bedingungsfeld_einfügen). Im angezeigten Listenfeld wählen Sie Eingeben. Das Dialogfenster Bedingungsfeld einfügen: Eingeben wird angezeigt.

4. Tragen Sie hier unter Eingabeaufforderung den Text Versandart für ein, und als Standardeingabetext tragen Sie Post ein.

5. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen [_] Einmal fragen, so dass diese Abfrage bei jedem Kunden erscheint:

Dialogfenster für das Bedingungsfeld Eingeben


7. Hinter dem Satz Warenlieferung erfolgt per steht jetzt Post. An der grauen Markierung erkennen Sie, dass dort ein Feld steht.

Wenn Sie nun den Seriendruck starten, wird vor jedem Datensatz ein Dialogfenster angezeigt, in dem nach der Versandart gefragt wird. Sie wissen jedoch nicht, um welchen Kunden es sich jeweils handelt. Aus diesem Grund sollten Sie in den Eingabetext die Anrede und den Namen des aktuellen Kunden mit einfügen.

Einfügen eines Seriendruckfeldes in ein Bedingungsfeld

1. Aktivieren Sie im Dialogfenster Optionen Register Ansicht (Menüweg: Extras, Optionen) das Kontrollkästchen Feldfunktionen, oder drücken Sie (Alt)+(F9).



2. Das soeben definierte Bedingungsfeld Eingeben wird als Feldfunktion sichtbar:

{ FILLIN ”Versandart für ” \d ”Post” }



3. Setzen Sie die Einfügemarke zwischen dem Leerzeichen und dem Anführungszeichen ” rechts von dem Wort für, und klicken Sie auf die Schaltfläche (Seriendruckfeld_einfügen). Die Liste der Seriendruckfelder wird angezeigt.

4. Wählen Sie aus der Liste zunächst Anr1, und nach der Eingabe eines Leerzeichens, Name aus. Das Bedingungsfeld Eingeben hat als Feldfunktion nun folgendes Aussehen:

{ FILLIN “Versandart für { MERGEFIELD Anr1 } { MERGEFIELD Name }” \d “Post” }.

Syntax des Bedingungsfeldes “Eingeben” als Feldfunktion:

{ FILLIN “Aufforderungstext” \d “Standard-Eingabetext” }.

Schalter \d Das Datenfeld erhält einen vordefinierten Text, wenn der Anwender im Dialogfeld keine Eintragung macht.

Um die Feldfunktionen wieder zu verbergen, drücken Sie die Tastenkombination (Alt)+(F9).

Wenn Sie nun den Seriendruck starten, wird vor jedem Datensatz nach der Versandart gefragt, und im Aufforderungstext steht zusätzlich noch der Name des jeweiligen Kunden, z.B.:

Die Versandart eingeben

Dialogfenster bei diesem Datensatz: Versandart für Frau Münch:Ihre Eingabe im Dialogfenster: ExpressAusdruck im Serienbrief: Warenlieferung per Express

Bedingungsfeld “Wenn... Dann... Sonst...”

Sie erweitern nun unseren Serienbrief so, dass die Kunden mit einem Jahresumsatz von mindestens 300,- DM, auf alle bestellten Artikel 3% Rabatt erhalten. Die Kunden, deren Umsatz darunter liegt, erhalten 2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen.



So fügen Sie das Bedingungsfeld “Wenn... Dann... Sonst...” in das Hauptdokument ein:


2. Setzen Sie die Einfügemarke an die Position, an der der Text erscheinen soll.

3. Klicken Sie auf (Bedingungsfeld_einfügen). Im angezeigten Listenfeld klicken Sie auf Wenn... Dann... Sonst.... Das Dialogfenster Bedingungsfeld einfügen: WENN wird angezeigt.

4. Wählen Sie aus der Liste der Feldnamen Umsatz aus. Unter Vergleich wählen Sie den Vergleichsoperator Größer oder gleich aus, und unter Vergleichen mit tragen Sie 300 ein.

5. In das Feld Dann diesen Text einfügen: tragen Sie ein:

Sie erhalten auf alle bestellten Artikel 3% Rabatt.

6. Und in dem Feld Sonst diesen Text einfügen: soll der folgende Text stehen:

Bei Bezahlung innerhalb von 10 Tagen erhalten Sie 2% Skonto.

Dialogfenster für das Bedingungsfeld Wenn


8. An der Einfügestelle steht jetzt der Dann- oder der Sonst-Text. Dies ist abhängig vom Umsatz-Wert im ersten Datensatz in der Datenquelle. Sie erkennen an der grauen Markierung, dass dort ein Feld steht.



Syntax des Bedingungsfeldes “Wenn... Dann... Sonst...” als Feldfunktion:

{ IF { MERGEFIELD Feldname } Vergleichsoperator “Einfügungstext wenn Bedingung erfüllt” “Einfügungstext, wenn Bedingung nicht erfüllt” }

Die WENN-Bedingung in unserem Hauptdokument hat nun als Feldfunktion folgendes Aussehen:

{ IF { MERGEFIELD Umsatz } >= 300 “Sie erhalten auf alle bestellten Artikel 3% Rabatt.” “Bei Bezahlung innerhalb von 10 Tagen erhalten Sie 2% Skonto.”}

Wenn Sie nun den Seriendruck starten, wird vor jedem Datensatz geprüft, ob die angegebene Bedingung erfüllt ist oder nicht. Im Serienbrief erscheint nun noch folgender Eintrag, entweder:

“Sie erhalten auf alle bestellten Artikel 3% Rabatt.”bei Kunden, deren Umsatz mindestens 300,- DM beträgt; oder:

“Bei Bezahlung innerhalb von 10 Tagen erhalten Sie 2% Skonto.”bei Kunden, deren Umsatz unter 300,- DM liegt.

Bedingungsfeld “Datensatz verbinden”

Word ordnet jedem Datensatz eine Satznummer zu. Durch das Bedingungsfeld Datensatz verbinden wird diese Satznummer in das Seriendruckdokument eingefügt.

Syntax des Bedingungsfeldes “Datensatz verbinden” als Feldfunktion:

{ MERGEREC }.

Bedingungsfeld “Sequenz verbinden”

Beim Ausführen der Seriendruckfunktion werden die Seriendruckdokumente automatisch durchnummeriert. Die Nummer des aktuellen Seriendruckdokuments wird in den Text eingefügt.

Syntax des Bedingungsfeldes “Sequenz verbinden” als Feldfunktion:

{ MERGESEQ }.



Bedingungsfeld “Nächster Datensatz”

Word verwendet für jeden Serienbrief einen einzigen Datensatz. Für jeden Datensatz wird ein Seitenumbruch eingefügt. Möchten Sie jedoch auf einer Seite mehrere Datensätze ausdrucken, verwenden Sie die Feldfunktion { NEXT }. Ein Anwendungsbeispiel hierfür sind Adressetiketten.

Syntax des Bedingungsfeldes “Nächster Datensatz” als Feldfunktion:

{ NEXT }.

Beispiel:

{ MERGEFIELD Anr1 }{ MERGEFIELD Vorname } { MERGEFIELD Name }{ MERGEFIELD Straße }

{ MERGEFIELD PLZ } { MERGEFIELD Ort }

{ NEXT }{ MERGEFIELD Anr1 }{ MERGEFIELD Vorname } { MERGEFIELD Name }{ MERGEFIELD Straße }

{ MERGEFIELD PLZ } { MERGEFIELD Ort }

Bedingungsfeld “Textmarke bestimmen”

Mit diesem Bedingungsfeld weisen Sie einer neuen oder bereits bestehenden Textmarke einen Wert oder einen Text zu. Um den Inhalt der Textmarke im Serienbrief auszudrucken, müssen Sie das REF-Feld einfügen und den Namen der Textmarke hinzufügen (sh. Seite 71).

Syntax des Bedingungsfeldes “Textmarke bestimmen” als Feldfunktion:

{ SET Textmarke „Text“}.

Beispiel:

{ SET Bezahlung “Rechnung” }:Der Textmarke Bezahlung wird der Text Rechnung zugeordnet.

{ REF Bezahlung }:An dieser Stelle erfolgt im Serienbrief ein Verweis auf die Textmarke Bezahlung, und der Text Rechnung wird ausgedruckt.



Etikettendruck

Sie haben in Word die Möglichkeit, Etiketten von einer bestehenden Datenquelle mit Hilfe der Seriendruck-Funktion zu erstellen. Sie können auch mehrere Etiketten mit der gleichen Adresse bedrucken.

Etikettendruck mit der Serienbrief-Funktion

Nachdem Sie Serienbriefe für alle Kunden erstellt haben, möchten Sie vielleicht zum Versenden auch die notwendigen Etiketten drucken.

So drucken Sie Adressetiketten mit der Seriendruck-Funktion:

1. Öffnen Sie ein neues Dokument (Menüweg: Datei, Neu).

2. Rufen Sie über den Menüweg Extras, Seriendruck das Dialogfenster Seriendruck-Manager auf.

3. Klicken Sie bei auf (Erstellen).

4. Wählen Sie aus der aufgeblendeten Liste den Eintrag Adressetiketten aus.

5. Im nachfolgenden Fenster klicken Sie auf den Schalter (Aktives_Fenster).

6. Klicken Sie bei auf (Datenquelle_importieren).

7. Wählen Sie aus der aufgeblendeten Liste den Eintrag Datenquelle öffnen aus. Das Dialogfenster Datenquelle öffnen wird angezeigt.

8. Wählen Sie die Datenquelle ADRESSE.DOC aus, und drücken Sie (Öffnen).

9. In der nun folgenden Meldung wählen Sie (Hauptdokument_einrichten).Das Dialogfenster Etiketten einrichten wird angezeigt.



Etiketten einrichten

10. Folgende Einträge sollten Sie im Dialogfenster Etiketten einrichten entsprechend Ihrem Drucker und den zur Verfügung stehenden Etiketten vornehmen:

Druckertyp (Nadel- oder Laserdrucker) Einzugsart des Druckers (Schacht) Etikettenmarke Bestellnummer der Etiketten

11. Sollten Ihre Etiketten nicht in der Liste der angebotenen Etiketten angegeben sein, klicken Sie auf (Details), um in dem Dialogfenster Ihre individuelle Etikettengröße zu definieren:

Etikett-Details

12. Beenden Sie mit (_OK_) Ihre Eintragungen. Das Dialogfenster Etiketten erstellen wird angezeigt.



13. Setzen Sie den Cursor in das Feld Musteretikett und fügen Sie über (Seriendruckfeld_einfügen) die Seriendruckfelder Anr1, Vorname, Name, Straße, PLZ und Ort ein. Achten Sie dabei auf Leerzeichen und Zeilenumbrüche:

Etiketten erstellen

14. Sie können hier in diesem Dialogfenster auch Zeichen- und Absatzformatierungen vornehmen: Setzen Sie den Cursor in den ersten Absatz, und rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf. Klicken Sie die Zeile Absatz an, und stellen Sie den Abstand vor dem Absatz auf 10 pt ein.

15. Markieren Sie bei gedrückter linker Maustaste den ganzen Eintrag im Muster-etikett. Stellen Sie für alle Absätze den linken Einzug auf 1 cm ein. Falls gewünscht, können Sie für den markierten Text auch nun noch die Zeichenformatierung ändern, z.B. die Schriftgröße.

16. Bestätigen Sie Ihre Eintragungen mit (_OK_). Das Dialogfenster Seriendruck-Manager wird wieder angezeigt.

17. Klicken Sie auf (Schließen). Die Seriendruckfelder werden in Abhängigkeit von der Etikettengröße in das Hauptdokument eingetragen. Das nachfolgende Bildschirmfoto zeigt, wie Ihr Hauptdokument bei eingeschalteter Feldfunktion aussehen sollte:



Beispielhauptdokument mit den sichtbaren Feldern

18. Klicken Sie im Hauptdokument auf das Symbol Ausgabe in neues Dokument. Ihr Bildschirm sollte nun ein ähnliches Aussehen haben:

Ein Beispiel für Adressetiketten



Drucken einzelner Etiketten

Menüweg: Extras, Umschläge und Etiketten Registerkarte Etiketten

Neben dem Seriendruck von Adressetiketten bietet Word noch die Option an, ein einziges Etikett oder ein ganzes Etikettenblatt mit derselben Adresse zu bedrucken.

1. Öffnen Sie ein neues Dokument (Menüweg: Datei, Neu).

2. Rufen Sie über den Menüweg Extras, Umschläge und Etiketten Registerkarte Etiketten das Dialogfenster Umschläge und Etiketten auf.

Einzelne Etiketten drucken

3. Tragen Sie im Feld Adresse die Adresse ein, mit der das einzelne Etikett bzw. das Etikettenblatt bedruckt werden soll.

4. Wählen Sie unter Drucken das gewünschte Optionsschaltfeld. Haben Sie Ein Etikett aktiviert, teilen Sie Word noch mit, welches Etikett bedruckt werden soll, indem Sie die Zeile und Spalte angeben.

5. Möchten Sie einen anderen Etikettentyp als den angegebenen auswählen, drücken Sie auf (Optionen). Das Dialogfenster Etiketten einrichten wird angezeigt (vgl. vorheriges Kapitel). Hier können Sie einen neuen Etikettentyp auswählen oder auch individuell definieren.

6. Klicken Sie nun auf (Neues_Dokument). Word erzeugt ein neues Dokument in Tabellenform, wobei die Zelle dieser Tabelle einem Etikett entspricht. In jeder Zelle steht nun die vorher angegebene Adresse.

7. In diesem Dokument können Sie nun die Adresse in den Tabellenzellen noch beliebig formatieren und anschließend ausdrucken.



Gliederung

Wissenswertes

Wenn Sie mit umfangreichen Dokumenten arbeiten, können Sie die Gliederungsfunktion von Word einsetzen. Word bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten:

Übersichtlichkeit durch Ein- und Ausblenden von Textabschnitten

Übersichtlichkeit durch die Strukturierung des Textes

Aufstellen eines Inhaltsverzeichnisses anhand der Gliederungspunkte

Einfaches Umstrukturieren von Gliederungspunkten und Gliederungsebenen

Automatisches Durchnummerieren aller Gliederungsebenen

Zuordnung von Formatvorlagen zu den Gliederungsebenen.

Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für eine Gliederungsstruktur. Die Gliederung wurde aus dieser Schulungsunterlage entnommen:

Bezeichnung Gliederungsebenen

Serienbriefe 1. Ebene

Wissenswertes 2. Ebene

Hauptdokument erstellen 2. Ebene

Datenquelle erstellen 2. Ebene

Seriendruckfelder einfügen 2. Ebene

Serienbrief drucken 2. Ebene

Datensätze sortieren 2. Ebene

Sortieren der Datensätze mit Hilfe der Symbolleiste

3. Ebene

Sortieren der Datensätze mit Hilfe des Dialogfensters

3. Ebene

Datensätze filtern 2. Ebene



Gliederungsansicht

Zur Gliederungsansicht gelangen Sie entweder durch Klicken auf das Symbol Gliederungsansicht am unteren linken Fensterrand oder mit dem Befehl Gliederung im Menü Ansicht.

Normal

Weblayout

Seitenlayout

Gliederung

In dieser Ansicht besteht die Möglichkeit, den Dokumentumfang auf die Gliederungsebenen zu reduzieren. Außerdem können Sie Gliederungsebenen verändern und verschieben, wobei sich der zur jeweiligen Gliederungsebene gehörende Text ebenfalls mit verschiebt.

In der Gliederungsansicht sehen Sie diese Symbolleiste:

Symbolleiste Gliederung

Die untenstehende Tabelle listet die Symbole der Symbolleiste Gliederung mit einer Erklärung auf:

Symbol Symbolname Bedeutung

Höherstufen Aktuellen Gliederungspunkt um eine Ebene nach oben setzen

Tieferstufen Aktuellen Gliederungspunkt um eine Ebene nach unten setzen

Umwandeln in Textkörper

Aktuellen Gliederungspunkt in Textkörper umwandeln

Nach oben Aktuell. Gliederungspunkt innerhalb der gleichen Ebene nach oben verschieben

Nach unten Aktuell. Gliederungspunkt innerhalb der gleichen Ebene nach unten verschieben

Erweiterung Untergliederungspunkte und Textkörper des aktuellen Gliederungspunktes einblenden

Reduzierung Untergliederungspunkte und Textkörper des aktuellen Gliederungspunktes ausblenden




. . Ebene 1.. Ebene 7 Gliederungspunkte bis zur angeklickten Ebene werden eingeblendet, der Rest wird ausgeblendet

Alle Überschriften anzeigen Gesamtes Dokument wird eingeblendet oder nur Gliederungspunkte

Nur erste Zeile Anzeige des gesamten Textkörpers des aktuellen Gliederungspunktes oder nur der ersten Zeile

Formatierung anzeigen Formatierungen am Seitenrand ein- oder ausblenden

Die anderen Symbole sind für Zentral- und Filialdokumente von Bedeutung (S. 112)

Symbolerklärung in den Absätzen

Symbol Bedeutung

Textkörper ohne Zuordnung zu einem Gliederungspunkt

Gliederungspunkt bzw. Überschrift mit weiteren Unterüberschriften, die auch ausgeblendet sein können

Gliederungspunkt bzw. Überschrift ohne weitere Unterüberschriften und ohne Textkörper

Ein- und Ausblenden von Gliederungsebenen

Die nachfolgende Tabelle zeigt, wie Sie Überschriften und Textkörper innerhalb der Gliederung ein- und ausblenden können:

Symbol Aktion, Auswirkung

Befindet sich die Einfügemarke in der Überschrift, wird der Textkörper der aktuellen Überschrift eingeblendet.Wenn Sie auf das Symbol links neben der Überschrift doppelklicken, werden alle Überschriften und Textkörper unterhalb der aktuellen Überschrift ein- bzw. ausgeblendet.

Befindet sich die Einfügemarke in der Überschrift, wird der Textkörper der aktuellen Überschrift ausgeblendet.Wenn Sie auf das Symbol links neben der Überschrift doppelklicken,



Symbol Aktion, Auswirkungwerden alle Überschriften und Textkörper unterhalb der aktuellen Überschrift aus- bzw. eingeblendet.

Der Textkörper aller Überschriften wird ein- oder ausgeblendet.

Der Textkörper wird bis auf die erste Zeile ausgeblendet, oder der gesamte Textkörper wird wieder eingeblendet.

Das nachfolgende Bildschirmfoto zeigt eine Gliederung, die nach der 3. Ebene ausgeblendet wurde:

Gliederungsansicht bis zur 3. Ebene,Untergeordnete Ebenen sind ausgeblendet.

Umstellen von Gliederungspunkten

Sie können in Word Überschriften mit Unterüberschriften und Textkörper entweder mit Hilfe der Symbole oder mit der Maus verschieben.

Verschieben der Überschriften mit Hilfe der Symbole

Setzen Sie dazu die Einfügemarke in die Überschrift, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie auf:

Die Überschrift mit allen Unterüberschriften und Textkörpern wird auf der gleichen Ebene um einen Gliederungspunkt nach oben verschoben.



Die Überschrift mit allen Unterüberschriften und Textkörpern wird auf der gleichen Ebene um einen Gliederungspunkt nach unten verschoben.



Überschriften mit der Maus verschieben

Klicken Sie mit der Maus auf das Zeichen oder Zeichen vor der Überschrift, und ziehen Sie die Überschrift mit der Maus an die gewünschte Position. Während des Mausziehens wird eine horizontale Linie sichtbar, die andeutet, wo die Überschrift in der Gliederung nach dem Loslassen der Maustaste eingefügt wird.

Erstellen einer Gliederung

Sie können eine Gliederung für ein bereits existierendes Dokument oder für ein neues Dokument erstellen. Dazu wird jeder Gliederungsebene und dem Textkörper eine Formatvorlage zugeordnet.

Die nachfolgende Tabelle verdeutlicht, welche Formatvorlage zu welcher Gliederungsebene bzw. Überschrift gehört:

Formatvorlage Überschrift bzw. Gliederungsebene

Überschrift 1 Überschrift der 1. Ebene




Standard oder andere Formatvorlage

Textkörper

So erstellen Sie für ein bereits existierendes Dokument eine Gliederung:

1. Wechseln Sie über den Menüweg Ansicht, Gliederung oder durch Mausklick auf das Symbol Gliederungsansicht in die Gliederungsansicht. Die Symbolleiste Gliederung wird angezeigt.

2. Markieren Sie den Absatz, dem Sie eine Gliederungsebene zuordnen möchten, und wählen Sie eines der folgenden Symbole:



Klicken Sie auf um

den Textkörper in eine Gliederungsebene umzuwandeln oder die Überschrift einer höheren Ebene zuzuordnen.

die Überschrift einer niedrigeren Ebene zuzuordnen.

eine Überschrift in einen Textkörper umzuwandeln.

3. Word ordnet automatisch den Gliederungspunkten die richtige Formatvorlage Überschrift 1 - 9 zu. Bei Textkörpern verwendet Word die Vorlage Standard.

4. Führen Sie die Schritte 2 und 3 für jede Überschrift durch.

Die aktuelle Gliederungsebene können Sie in der Format-Symbolleiste im Listenfeld Formatvorlage ablesen.

So erstellen Sie für ein neues Dokument eine Gliederung:

1. Wechseln Sie über den Menüweg Ansicht, Gliederung oder durch Mausklick auf das Symbol Gliederungsansicht in die Gliederungsansicht. Die Symbolleiste Gliederung wird angezeigt.

2. Geben Sie den Text des ersten Absatzes ein, und drücken Sie (Return).

Word ordnet diesem Absatz automatisch die Gliederungsebene 1 zu. Möchten Sie die Gliederungsebene ändern, klicken Sie auf die Symbole Höherstufen, Tieferstufen oder Umwandeln in Textkörper (vgl. weiter oben in diesem Kapitel).

3. Geben Sie die nächsten Absätze ein, und ändern Sie bei Bedarf die Gliede-rungsebenen bzw. die Umwandlung in Textkörper. Setzen Sie dazu die Einfügemarke in den entsprechenden Absatz, und klicken Sie auf das entsprechende Symbol.

Formatieren von Überschriften

Menüweg: Format, Formatvorlage

Word weist jeder Gliederungsebene eine vordefinierte Formatvorlage zu (Formatvorlage Überschrift 1 für die Überschrift der 1. Ebene, Formatvorlage Überschrift 2 für die Überschrift der 2. Ebene usw.). Wenn Sie diese Formatvorlagen ändern, werden automatisch die Überschriften des aktuellen Dokuments neu formatiert.



So ändern Sie eine vordefinierte Formatvorlage Überschrift 1... Überschrift 9:

1. Rufen Sie über den Menüweg Format, Formatvorlage das Dialogfenster Formatvorlage auf.

2. Wählen Sie unter Formatvorlage die zu formatierende Vorlage aus.

3. Klicken Sie auf (Bearbeiten). Das Dialogfenster Formatvorlage bearbeiten wird angezeigt.

4. Klicken Sie hier auf (Format), und wählen Sie aus der aufgeblendeten Liste den zu ändernden Eintrag aus (z.B. Zeichen, Absatz, Tabstopp, Rahmen ...).

5. Bestätigen Sie Ihre Eintragungen im jeweiligen Dialogfenster mit (_OK_). Alle Absätze, die der geänderten Formatvorlage zugeordnet sind, werden sofort geändert.

Gliederung nummerieren

Menüweg: Format, Nummerierung und Aufzählungszeichen, Register Gliederung

Mit der Funktion Gliederung nummerieren können Sie die Überschriften Ihrer Gliederung durchnummerieren, vorausgesetzt den Überschriften ist eine Formatvorlage (Überschrift 1 bis 9) zugeordnet. Falls Sie im nachhinein die Überschriften innerhalb der Gliederung umstellen, bzw. die Gliederungsebenen ändern, passt Word die Nummerierung automatisch an.



So nummerieren Sie die Gliederungsüberschriften:

1. Rufen Sie auf: Menü Format, Nummerierung und Aufzählungszeichen, Register Gliederung:

Gliederung nummerieren

2. Wählen Sie ein Nummerierungsformat aus, oder klicken Sie auf (Anpassen), um im Dialogfenster Gliederung anpassen das Überschriftenformat individuell festzulegen.

3. Bestätigen Sie Ihre Eintragungen mit (_OK_). Word nummeriert entsprechend Ihrer Auswahl die Überschriften des Dokuments durch.

Die Ebenen mit den Formatvorlagen verbinden:

Gliederung anpassen



1. Falls Sie feststellen, dass die Nummerierung nicht richtig vorgenommen wurde, dann hat Word vielleicht die Gliederungsebenen nicht mit den richtigen Formatvorlagen verbunden. Gehen Sie dann nochmals den o.g. Menüweg, und klicken Sie in der Registerkarte Gliederung auf die Schaltfläche (Anpassen).

2. Im Dialogfenster Gliederung anpassen verbinden Sie jetzt die Ebenen 1 bis 3 mit den Formatvorlagen Überschrift 1 bis 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche (Erweitern). Das Dialogfenster wird am unteren Rand vergrößert.

3. Markieren Sie oben links die Ebene 1.

4. Wählen Sie unten im Listenfeld Mit Formatvorlage verbinden die Vorlage Überschrift 1 aus.

5. Wiederholen Sie die Schritte 3. und 4. für die Ebene 2 (Überschrift 2) und für die Ebene 3 (Überschrift 3).

6. Schließen Sie das Dialogfenster.

So löschen Sie die Überschriftennummerierung in einer Gliederung:

1. Rufen Sie auf: Menü Format, Nummerierung und Aufzählungszeichen, Register Gliederung.

2. Wählen Sie das Format Ohne.

3. Klicken Sie auf (_OK_). Alle Überschriftennummerierungen des aktuellen Dokuments werden entfernt.



Übung

1. Erzeugen Sie ein neues Dokument.

2. Schreiben Sie das Inhaltsverzeichnis dieser Schulungsunterlage bis zu der Überschrift Grafik mit den dazugehörigen Unterüberschriften zunächst ohne Formatierungen ab.

3. Weisen Sie entsprechend dem Inhaltsverzeichnis den Überschriften die Formatvorlagen zu (z.B. Listen ist Formatvorlage Überschrift 1, Aufzählung ist Formatvorlage Überschrift 2).

4. Ändern Sie die Formatvorlagen wie folgt:

Überschrift 1: Schriftart Arial 20 fett Überschrift 2: Schriftart Arial 16 fett und kursiv Überschrift 3: Schriftart Arial 12 kursiv.

Die restlichen Formatierungen bleiben unverändert.

5. Verschieben Sie die Überschrift Editierhilfen einschließlich aller Unterüberschriften vor die Überschrift Mehrspaltiger Text. Blenden Sie dazu alle Ebenen bis auf die Ebene 1 aus.

6. Nummerieren Sie die Überschriften nach dem Dezimalsystem (1. 1.1, 1.2, 1.3...).

7. Speichern Sie die Gliederung unter dem Namen GLIEDER.DOC ab.



FußnotenverwaltungFuß- und Endnoten sind ausgelagerte Texte mit Nebenbemerkungen oder Quellenangaben, die den Textfluß im Dokument stören würden. Sie werden vorwiegend in wissenschaftlichen Texten gebraucht. Fuß- und Endnoten erkennen Sie an kleinen hochgestellten Zahlen1 oder Zeichen. Während Fußnoten am Ende einer Seite positioniert werden, finden Sie Endnoten am Ende eines Abschnitts oder eines Dokuments.

Fuß- oder Endnoten erstellen

Menüweg: Einfügen, Fußnote Word 2003 AnsichtFußn6te

Sie können als Fuß- oder Endnotenzeichen Ziffern oder Sonderzeichen auswählen. Entscheiden Sie sich für Sonderzeichen, beachten Sie bitte, dass diese nicht durchnummeriert werden.

So fügen Sie Fuß- oder Endnoten in Ihr Dokument ein:

1. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der die Fuß- oder Endnote eingefügt werden soll.

2. Rufen Sie über den Menüweg Einfügen, Fußnote das Dialogfenster Fußnote und Endnote auf. 2003: EinfügenReferenzFußnote

Fuß- und Endnote

3. Unter Einfügen bestimmen Sie, ob Sie eine Fußnote oder eine Endnote verwenden möchten.

4. Wählen Sie unter Nummerierung aus, ob die Fußnoten automatisch durchnummeriert werden sollen, oder führen Sie unter Benutzerdefiniert ein Symbol ein, das als Fuß- oder Endnote gelten soll.



5. Möchten Sie ein Sonderzeichen als Fuß- oder Endnotenzeichen? Dann klicken Sie auf (Symbol) und wählen hier das gewünschte Zeichen aus.

6. Wenn Sie auf (Optionen) klicken, wird das Dialogfenster Optionen für Fuß- und Endnoten angezeigt, in dem Sie folgende Einstellungen vornehmen können:

die Position der Fuß- oder Endnote das Nummerierungsformat die Art der Nummerierung (fortlaufend, bei jedem Abschnitt bzw. Seite neu

beginnen).

Optionen für Fuß- und Endnoten

7. Klicken Sie auf (_OK_).

Befinden Sie sich in der Normalansicht, wird der Fuß-/Endnotenausschnitt geöffnet (vgl. Trennlinien der Fuß- und Endnoten bearbeiten), in dem Sie den Fußnotentext eingeben und auch formatieren können. Mit (Schließen) kehren Sie zum Dokumenttext zurück.

Befinden Sie sich in der Layoutansicht, wechselt Word automatisch an die Position im Dokument, an die die Fußnote gesetzt wird.

Trennlinien der Fuß- und Endnoten bearbeiten

Menüweg: Ansicht, Fußnoten

Word setzt standardmäßig zwischen den laufenden Text und den Fußnotentext eine 5 cm lange Trennlinie. Sie haben aber die Möglichkeit, diese Trennlinie individuell zu formatieren oder zu löschen.



So löschen oder ändern Sie eine Trennlinie:

1. Wechseln Sie in die Normalansicht: Entweder durch Mausklick auf das Symbol Normalansicht in der linken unteren Fensterecke oder über den Menüweg Ansicht, Normal.

Normal

Weblayout

Seitenlayout

Gliederung

2. Rufen Sie über den Menüweg Ansicht, Fußnoten den Befehl Fußnoten auf. Der Fuß-/Endnotenausschnitt wird angezeigt:

Fuß-/Endnotenausschnitt

3. Wählen Sie aus dem einzeiligen Listenfeld den Eintrag Fußnotentrennlinie aus. Die Trennlinie wird ohne den Fußnotentext angezeigt.

4. Markieren Sie die Trennlinie, und drücken Sie auf (Entf), um die Trennlinie zu löschen.

5. Möchten Sie eine andere Trennlinie eingeben, können Sie diese nun beliebig eintragen (z.B. Doppellinie, Linie über die gesamte Seitenbreite, Reihe von Sonderzeichen usw.).

6. Möchten Sie die Standard-Trennlinie wieder herstellen, klicken Sie auf (Zurücksetzen).

7. Zum Dokument wechseln Sie mit der Schaltfläche (Schließen).



Fuß- und Endnotentext bearbeiten

Zeigen Sie mit der Maus auf das Fußnotenzeichen im Text, z.B. auf 1 oder . Jetzt ist am Mauszeiger zusätzlich noch ein kleines Rechteck zu sehen, und Word zeigt den Fußtext oberhalb des Mauszeigers in einem Rahmen.

Die Bearbeitung des Fuß- und Endnotentextes ist in Word sehr einfach:Doppelklicken Sie auf ein Fußnotenzeichen.

In der Normalansicht wird dann der Fuß-/Endnotenausschnitt mit dem entsprechenden Fußnotentext angezeigt, den Sie dort beliebig verändern und formatieren können.

In der Layoutansicht wechselt Word zur Position des Fußnotentextes.

Sie können in der Layoutansicht den Fußnotentext auch direkt bearbeiten, indem Sie an die entsprechende Position im Dokument wechseln (Seitenende, Dokumentende).

Fuß- und Endnoten bearbeiten

Fuß- und Endnoten lassen sich genauso wie normaler Text kopieren, verschieben und löschen.

1. Markieren Sie zunächst das Fußnotenzeichen (z.B. eine Ziffer oder ein Sonderzeichen), das Sie bearbeiten möchten.

2. Führen Sie nun eine der folgenden Aktionen durch:

Wählen Sie den gewünschten Befehl aus dem Menü Bearbeiten (z.B. Ausschneiden, Kopieren, Einfügen) aus, oder

klicken Sie auf das entsprechende Symbol für Ausschneiden, Kopieren, Einfügen, oder

verschieben bzw. kopieren Sie das Fußnotenzeichen durch Drag & Drop.

Haben Sie für die Fuß- oder Endnoten eine automatische Nummerierung gewählt, werden die Fuß- oder Endnotenzeichen nach dem Bearbeiten automatisch neu durchnummeriert.



Fußnoten und Endnoten umwandeln

Menüweg: Einfügen, Fußnote, (Optionen), (Konvertieren)

Sie können Fußnoten in Endnoten umwandeln, so dass der Fußnotentext nicht am Seitenende, sondern am Dokumentende erscheint. Ebenso können Sie die Endnoten in Fußnoten umwandeln:

1. Rufen Sie über den Menüweg Einfügen, Fußnote das Dialogfenster Fußnote und Endnote auf.

2. Klicken Sie hier auf (Optionen). Das Dialogfenster Optionen für Fuß- und Endnoten wird angezeigt.

3. Klicken Sie auf (Konvertieren). Das Dialogfenster Fuß-/ Endnoten umwandeln wird angezeigt:

Fuß- und Endnoten umwandeln

4. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

Alle Fußnoten in Endnoten umwandeln Alle Endnoten in Fußnoten umwandeln Fußnoten und Endnoten vertauschen.

5. Klicken Sie dreimal auf (_OK_), um alle geöffneten Dialogfenster zu schließen.

Übung

1. Laden Sie den Beispieltext TEXT1.DOC.

2. Fügen Sie in der Textmitte einen Seitenumbruch mit der Tastenkombination (Strg)+(Return) ein.

3. Erzeugen Sie auf jeder Seite jeweils zwei Fußnoten, und lassen Sie diese automatisch durchnummerieren. Die Fußnoten sollen am Seitenende stehen.

4. Entfernen Sie die erste Fußnote, und überprüfen Sie die neue Nummerierung.



5. Wandeln Sie die Fußnoten in Endnoten um.



IndexMenüweg: Einfügen, Index und Verzeichnisse, Registerkarte Index:

2003: EinfügenReferenzInex und Verzeichnisse

Dialogfenster Index und Verzeichnisse, Register Index

Damit Sie einen Index erzeugen können, müssen Sie zunächst die Indexeinträge im Text an den entsprechenden Positionen festlegen.

Indexeinträge festlegen

Menüweg: Einfügen, Index und Verzeichnisse, Registerkarte Index,(Eintrag_festlegen)

Möglichkeiten bei der Erstellung eines Indexes:

Haupteinträge festlegen

Untereinträge festlegen

Querverweise festlegen

Einträge formatieren

Seitenbereiche bestimmen (z.B. Gliederung 40-45).



So erstellen Sie einen Indexeintrag:

1. Markieren Sie das Wort oder den Textbereich, der als Indexeintrag gedacht ist. Erscheint das Wort nicht im Text, setzen Sie die Einfügemarke an die Position, an der der Indexeintrag eingefügt werden soll.

2. Rufen Sie über den Menüweg Einfügen, Index und Verzeichnisse, Registerkarte Index, (Eintrag_festlegen) das Dialogfenster Indexeintrag festlegen auf. Haben Sie ein Wort markiert, erscheint es unter Haupteintrag:

Einen Indexeintrag festlegen

3. Akzeptieren oder verändern Sie das Wort in der Zeile Haupteintrag.

4. Klicken Sie auf (Festlegen), um den Indexeintrag zu erstellen. Das Dialogfenster bleibt geöffnet, so dass Sie weitere Indexeinträge vornehmen können.

Indexeinträge sind verborgen formatiert. Ein verborgener Text ist nur dann sichtbar, wenn Sie in der Symbolleiste auf das Symbol einblen-den/ausblenden klicken oder über den Menüweg Extras, Optionen, Registerkarte Ansicht das Kontrollkästchen Ausgeblendeten Text oder Alle aktivieren.

Indexeinträge mit einer Feldfunktion erstellen

Eine weitere Möglichkeit für die Erstellung der Indexeinträge bietet die Feldfunktion Index:

{ XE “Haupteintrag:Untereintrag” \t “Querverweis” }.



So erstellen Sie Indexeinträge mit der Feldfunktion “Index”:

1. Blenden Sie den verborgenen Text ein, z.B. mit einem Mausklick auf .

2. Setzen Sie die Einfügemarke an die Position, an der Sie den Indexeintrag einfügen wollen.

3. Drücken Sie (Strg)+(F9). Ein leeres Feld { } wird angezeigt.

4. Tragen Sie in dieses leere Feld zunächst den Feldnamen XE und dann den Haupt- und eventuell den Untereintrag ein. Haupt- und Untereinträge werden durch einen Doppelpunkt (ohne Leerzeichen!) getrennt, z.B.:

{ XE “Gliederungsansicht” } oder { XE “Gliederung:erstellen” }.

5. Markieren Sie das gesamte Feld, und kopieren Sie es in die Zwischenablage.

6. Setzen Sie die Einfügemarke an die nächste Position, an der ein Indexeintrag erscheinen soll.

7. Fügen Sie das Feld aus der Zwischenablage ein, und ändern Sie nur den Haupt- und/oder den Untereintrag.

8. Wiederholen Sie die Schritte 5 und 6 für weitere Indexeinträge.

Indexeinträge ändern

Um Indexeinträge zu ändern, müssen Sie zunächst den verborgenen Text sichtbar machen (Symbol einblenden/ausblenden). Sie können anschließend den Eintrag in der Feldfunktion XE beliebig ändern.

Index erstellen und aktualisieren

Menüweg: Einfügen, Index und Verzeichnisse, Registerkarte Index

1. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der Sie den Index einfügen möchten (i.d.R. am Dokumentende).

2. Rufen Sie den Menüweg Einfügen, Index und Verzeichnisse Registerkarte Index auf.

3. Nehmen Sie folgende Einträge vor:

Option Eingezogen, wenn der Untereintrag unter dem Haupteintrag erscheinen soll.



Option Fortlaufend, wenn der Untereintrag neben dem Haupteintrag erscheinen soll.

Wählen Sie ein Format aus. Im Vorschaufenster sehen Sie einen Beispiel-index für das aktuelle Format.

Wählen Sie, falls erwünscht, ein Füllzeichen aus.

Geben Sie die gewünschte Spaltenzahl ein.

4. Bestätigen Sie Ihre Eintragungen mit (_OK_). Existiert bereits ein Index, fragt Word nach, ob er aktualisiert werden soll.

Ein Index-Beispiel

Ist anstelle des Stichwortverzeichnisses nur die Feldfunktion { INDEX...} sichtbar, können Sie beispielsweise mit der Tastenkombination (Alt)+(F9) den Index sichtbar machen.

Index aktualisieren

Nachdem Sie die neuen Eintragungen vorgenommen haben, rufen Sie über den Menüweg Einfügen, Index und Verzeichnisse Registerkarte Index das Dialogfenster Index und Verzeichnisse auf. Wählen Sie die gewünschten Formatierungen aus, und klicken Sie auf dann (_OK_). Oder:



Setzen Sie die Einfügemarke in den Index oder bei eingeschalteter Feldfunktion in das Feld (z. B. { INDEX \e ” ” \a \c ”2” } ), und drücken Sie (F9).



Verzeichnisse

Inhaltsverzeichnisse

Menüweg: Einfügen, Index und Verzeichnisse, Registerkarte Inhaltsver-zeichnis

Standardmäßig erstellt Word ein Inhaltsverzeichnis aus den vordefinierten bzw. abgeänderten Formatvorlagen für die Überschriften. Sie haben aber auch die Möglichkeit, ein Inhaltsverzeichnis aus beliebigen Formatvorlagen zu erstellen. Der häufigste Fall in der Praxis ist sicherlich eine Kombination von beiden, d. h., ein Inhaltsverzeichnis wird aus den Überschriften und zusätzlichen Einträgen (z. B. Anhang, Glossar) erstellt.

So erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis:

1. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle im Dokument, an der das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll, normalerweise am Dokumentanfang.

2. Rufen Sie über den Menüweg Einfügen, Index und Verzeichnisse, Registerkarte Inhaltsverzeichnis das Dialogfenster Index und Verzeichnisse auf.

Index und Verzeichnisse, Register Inhaltsverzeichnis

3. Wählen Sie aus dem Listenfeld Formate ein Format aus. Möchten Sie Ihr eigenes Verzeichnis definieren, klicken Sie auf (Bearbeiten) und ändern im Dialogfenster Formatvorlage die Formatvorlagen Verzeichnis 1 bis Verzeichnis n beliebig ab.



4. Möchten Sie außer den Formatvorlagen Überschrift 1 bis Überschrift n noch weitere Formatvorlagen in das Inhaltsverzeichnis aufnehmen oder Formatvorlagen aus dem Inhaltsverzeichnis entfernen, klicken Sie auf (Optionen). Das Dialogfenster Optionen für Inhaltsverzeichnis wird angezeigt.

Optionen für Inhaltsverzeichnis

5. Wählen Sie hier die Formatvorlagen aus, die im Inhaltsverzeichnis erscheinen sollen, und tragen Sie die entsprechende Ebene ein, wobei Ebene 1 der Formatvorlage Verzeichnis 1 zugeordnet wird, Ebene 2 der Formatvorlage Verzeichnis 2 usw.

6. Bestätigen Sie Ihre Eintragungen mit (_OK_). Word kehrt in das Dialogfenster Index und Verzeichnisse zurück.

7. Auch hier klicken Sie auf (_OK_). Existiert bereits ein Inhaltsverzeichnis, fragt Word nach, ob es aktualisiert werden soll.

Inhaltsverzeichnis aktualisieren

Rufen Sie über den Menüweg Einfügen, Index und Verzeichnisse Registerkarte Inhaltsverzeichnis das Dialogfenster Index und Verzeichnisse auf. Nachdem Sie Ihre Eintragungen vorgenommen haben, klicken Sie auf (_OK_). Oder:

Setzen Sie die Einfügemarke in das Feld (z.B. { TOC \l } ) oder in das Inhaltsverzeichnis, und drücken Sie (F9).



Abbildungsverzeichnisse

Menüweg: Einfügen, Index und Verzeichnisse, Registerkarte Abbildungsverzeichnis

Sie können Abbildungsverzeichnisse, Tabellenverzeichnisse oder andere beliebige Verzeichnisse erstellen. Voraussetzung ist, dass Sie jeder Verzeichnisart eine Formatvorlage zuordnen.

Abbildungsverzeichnis

Aufgabe:

Sie haben ein mehrseitiges Dokument mit vielen Abbildungen und Tabellen erstellt und beabsichtigen, am Dokumentanfang hinter das Inhaltsverzeichnis ein Tabellen- und Abbildungsverzeichnis hinzuzufügen.

1. Zunächst definieren Sie für die Tabellenbeschriftung und für die Abbildungsbeschriftung zwei Formatvorlagen: Die Formatvorlage Bildbeschriftung für die Beschriftung der Abbildungen und die Formatvorlage Tabellenbeschr für die Beschriftung der Tabellen.

2. Erscheint im Dokument eine Tabelle, beschriften Sie diese beispielsweise mit

Tabelle 1: Shortcuts für die Absatzformatierung

und weisen dieser Beschriftung die Formatvorlage Tabellenbeschr zu.

Erscheint im Dokument eine Abbildung, beschriften Sie diese beispielsweise mit

Abbildung 1: Dialogfenster Zeichen

und weisen dieser Beschriftung die Formatvorlage Bildbeschriftung zu.



3. Nach der Zuordnung der Tabellen- und Abbildungsbeschriftungen zu den Formatvorlagen können Sie nun ein Abbildungsverzeichnis für die Tabellen und für die Abbildungen erstellen.

4. Sie setzen die Einfügemarke an die Position im Dokument, an der das Tabellenverzeichnis erscheinen soll.

5. Rufen Sie über den Menüweg Einfügen, Index und Verzeichnisse, Registerkarte Abbildungsverzeichnis das Dialogfenster Index und Verzeichnisse auf.

6. Klicken Sie auf (Optionen). Das Dialogfenster Optionen für Abbildungsverzeichnis wird angezeigt.

Optionen für Abbildungsverzeichnis

7. Sie aktivieren das Kontrollkästchen Formatvorlage und wählen die Formatvorlage Tabellenbeschr aus.

8. Klicken Sie auf (_OK_). Das Dialogfenster Optionen für Abbildungsverzeichnis wird geschlossen. Wenn Sie nun im angezeigten Dialogfenster Index und Verzeichnisse ebenfalls auf (_OK_) klicken, wird das Abbildungsverzeichnis für die Tabellenbeschriftungen erstellt.

Das Tabellenverzeichnis könnte beispielsweise so aussehen:

Tabelle 1: Shortcuts für die Absatzformatierung................................................................................3

Tabelle 2: Shortcuts für die Zeichenformatierung Teil 1 ...................................................................9

Tabelle 3: Shortcuts für die Zeichenformatierung Teil 2 .................................................................13

Tabelle 4: Shortcuts zum Markieren von Text.................................................................................21

Tabelle 5: Shortcuts für die Cursorsteuerung..................................................................................33

Beispiel für ein Tabellenverzeichnis

Mit dem Erstellen des Verzeichnisses für die Abbildungen können Sie genauso wie beim Tabellenverzeichnis verfahren. Sie müssen hier nur die Formatvorlage Bildbeschriftung zuordnen.



Zentral- und FilialdokumenteMenüweg: Ansicht, Gliederung

Ein Zentraldokument dient dazu, umfangreiche Dokumente (z.B. Bücher) in mehrere Dateien aufzuspalten und zu verwalten. In der Zentraldokumentansicht können Sie Ihr Dokument in Filialdokumente aufteilen, so dass Word beim Speichern Ihres Dokuments mehrere Dateien (= Filialdokumente) anlegt. Diese Filialdokumente können Sie in der Zentraldokumentansicht direkt vom Zentraldokument aus aufrufen. Filialdokumente sind selbständige Word-Dateien, die auch ohne Zentraldokument zu bearbeiten sind.

Vorteile von Zentral- und Filialdokumenten:

Leichtes Umstrukturieren großer Dokumente.

Die kleinen Filialdokumente können ohne Laden des Zentraldokuments bearbeitet werden.

Das Bewegen und Springen in einem Zentraldokument erfolgt schnell, da nicht alle Filialdokumente geöffnet werden müssen.

Zwischen den Filialdokumenten können Querverweise erstellt werden.

Inhaltsverzeichnis, Gliederung und Index werden aus mehreren Dokumenten erstellt.

Wenn Sie über den Menüweg Ansicht, Gliederung in die Zentraldokumentansicht wechseln, wird die folgende Symbolleiste angezeigt:

Die Tabelle zeigt die Symbole der Symbolleiste Zentraldokument:


Zentraldokumentansicht Wechsel zur Zentraldokumentansicht

Filialdokument erweitern (nur wenn reduziert)

Anzeige der kompletten Filialdokumente.

Filialdokument reduzieren (nur wenn erweitert)

Nur Anzeige der Dateinamen.




Filialdokument erstellen Für die markierten Überschriften werden Filialdokumente erstellt.

Filialdokument entfernen Das Filialdokument wird entfernt und in das Zentraldokument eingebunden.

Filialdokument einfügen Ein existierendes Dokument wird als Filialdokument eingefügt.

Filialdokument verbinden Mehrere Filialdokumente werden als ein Filialdokument zusammengefasst.

Filialdokument teilen Ein Filialdokument wird in zwei Filialdokumente aufgeteilt.

Dokument sperren Dokument steht unter Schreibschutz.

Wissenswertes

Word kann ein Dokument in Filialdokumente aufgrund der Überschriften des ursprünglichen Dokuments aufgliedern. So wird z.B. bei jeder Überschrift der 1. Ebene ein neues Filialdokument angelegt.

Bei welcher Formatvorlage ein neues Filialdokument erstellt wird, ist abhängig davon, welche Formatvorlage dem ersten Absatz der Markierung zugeordnet ist.

Wenn das Zentraldokument abgespeichert ist, vergibt Word beim Anlegen von Filialdokumenten automatisch die Überschrift als Dateiname, z.B. LISTEN.DOC, TABELLEN.DOC.

Das Filialdokument wird in der reduzierten Zentraldokument-Ansicht mit einem Mausklick auf den Dateinamen aufgerufen.

Filialdokumente können Sie nur umbenennen, wenn Sie sie vom Zentraldokument aus aufrufen und dann umbenennen, und zwar mit Datei, Speichern unter.

Wenn Sie das Filialdokument als Einzeldokument aufrufen und den Dateinamen ändern, findet das Zentraldokument das Filialdokument nicht wieder.



Ein Zentraldokument kann nur von dem Benutzer geändert werden, der dieses Dokument auch angelegt hat. Word orientiert sich hier an dem Eintrag auf der Registerkarte Benutzerinformationen im Dialogfenster Optionen (Menü Extras).

Das nachfolgende Beispiel zeigt, dass die jeweiligen Überschriften der 1. Ebene (Listen, Tabellen, etc.) immer der Beginn neuer Filialdokumente sind:

Im rechten Fenster ein Beispiel für ein Zentraldokument

Zentral- und Filialdokument erstellen

Symbol Filialdokument erstellen

Sie erstellen nun Zentral- und Filialdokumente nach dem folgenden Beispiel.

1. Schreiben Sie den Text ohne Formatierung in einem neuen Dokument ab, und speichern Sie ihn unter dem Namen ZENTRAL.DOC:



Listen

Aufzählung

Nummerierung

Tabellen

Erstellen von Tabellen

Bewegen innerhalb einer Tabelle

Tabellenelemente markieren

Formatieren von Tabellen

Ändern von Tabellen

Rohtext für ein Zentraldokument

1. Weisen Sie dem Text die Überschriften entsprechend dem Beispiel zu (Listen und Tabellen als Überschrift 1, der übrige Text als Überschrift 2).

2. Wechseln Sie in die Zentraldokumentansicht über den Menüweg Ansicht, Gliederung. Die Symbolleiste Gliederung wird eingeblendet.

3. Markieren Sie den gesamten Text.

4. Klicken Sie auf das Symbol Filialdokument erstellen :

Word umrahmt jedes Filialdokument. Links oben in der Ecke erscheint das Symbol Filialdokument . Nach jedem Filialdokument wird ein Abschnittswechsel eingefügt.

5. Speichern Sie das Zentraldokument ZENTRAL.DOC wieder ab. Damit werden auch die Filialdokumente LISTEN.DOC und TABELLEN.DOC auf dem Laufwerk gespeichert! Die Dateinamen für die Filialdokumente hat Word automatisch aus den Überschriften1 übernommen.

Filialdokumente bearbeiten

Sie tragen nun in die Filialdokumente Text ein und formatieren die Dokumente.

Öffnen und Schließen eines Filialdokuments

1. Doppelklicken Sie im Zentraldokument auf das Symbol Filialdokument , das sich links neben der Überschrift Listen befindet.

2. Word öffnet das Filialdokument LISTEN.DOC. Sollten Sie vorher das Zentraldokument nicht gespeichert haben, erscheint DOKUMENT1.DOC!



3. Im Filialdokument LISTEN.DOC stehen nun lediglich zwei Zeilen (Aufzählung und Nummerierung). Sie können hier weitere Überschriften oder auch normalen Text einfügen.

4. Da Word nach jedem Filialdokument einen Abschnittswechsel einfügt, können Sie für jedes Filialdokument auch unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen definieren.

5. Nach Beendigung der Arbeit speichern Sie das Filialdokument ab und schließen es.

6. Word wechselt automatisch in das Zentraldokument zurück. Dort können Sie ein weiteres Filialdokument aufrufen.

Einfügen eines Dokuments als Filialdokument

Symbol Filialdokument einfügen

1. Erzeugen Sie ein neues Dokument. Schreiben Sie den folgenden Text, und ordnen Sie die in Klammern stehenden Formatvorlagen zu:

Editierhilfen (Formatvorlage Überschrift 1)

Die Rechtschreibprüfung (Formatvorlage Überschrift 2)

Der Thesaurus (Formatvorlage Überschrift 2)

2. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen EDITIER.DOC ab.

3. Schließen Sie das Dokument über den Menüweg Datei, Schließen oder mit (Strg)+(F4).

4. Setzen Sie die Einfügemarke im Zentraldokument an das Ende.

5. Klicken Sie auf das Symbol Filialdokument einfügen. Das Dialogfenster Filialdokument einfügen wird angezeigt. Tragen Sie den Dateinamen EDITIER.DOC ein.

6. Klicken Sie auf (_Öffnen_). Word fügt an das Zentraldokument-Ende ein weiteres Filialdokument an. Das Zentraldokument wurde um den Inhalt aus EDITIER.DOC erweitert.



Filialdokument verbinden

Symbol Filialdokument verbinden

Filialdokument verbinden bedeutet, dass Sie mehrere Filialdokumente zu einem einzigen Filialdokument zusammenfassen.

Sie fassen nun in unserem Beispiel aus dem Zentraldokument ZENTRAL.DOC die Filialdokumente LISTEN.DOC und TABELLEN.DOC zu einem einzigen Filialdokument LISTEN.DOC zusammen.

1. Klicken Sie im Zentraldokument auf das Symbol Filialdokument neben der Überschrift Listen. Das Filialdokument wird markiert.

2. Drücken Sie die (ª_) Taste, und klicken Sie auf das Symbol Filialdokument neben der Überschrift Tabellen. Dieses Filialdokument wird ebenfalls markiert.

3. Klicken Sie auf das Symbol Filialdokument verbinden. Das Symbol Filialdokument bei der Überschrift Tabellen wird gelöscht. Das Filialdokument TABELLEN.DOC existiert nicht mehr. Der Inhalt dieses Filialdokuments steht nunmehr im Filialdokument LISTEN.DOC. Überprüfen Sie dies, indem Sie durch Doppelklick auf das Filialdokument-Symbol das Filialdokument LISTEN.DOC aufrufen.

Filialdokument teilen

Symbol Filialdokument teilen

Sie teilen nun wieder das soeben verbundene Filialdokument in die Filialdokumente LISTEN.DOC und TABELLEN.DOC:

1. Setzen Sie die Einfügemarke auf die Überschrift Tabellen.

2. Klicken Sie auf das Symbol Filialdokument teilen. Word setzt vor die Überschrift Tabellen das Symbol Filialdokument und erzeugt wieder das Filialdokument TABELLEN.DOC. Überprüfen Sie es, indem Sie durch Doppelklick auf das Filialdokument-Symbol das Filialdokument TABELLEN.DOC aufrufen.



Filialdokument entfernen

Symbol Filialdokument entfernen

Sie haben beim Entfernen von Filialdokumenten zwei Möglichkeiten:

Der Inhalt des Filialdokuments soll erhalten bleiben und im Zentraldokument gespeichert werden.

Das Filialdokument und der Inhalt des Filialdokuments sollen aus dem Zentraldokument gelöscht werden.

Filialdokument und Inhalt des Filialdokuments aus dem Zentraldokument löschen

Sie wollen in unserem Beispiel das Filialdokument EDITIER.DOC erhalten und im Zentraldokument speichern.

1. Klicken Sie auf das Symbol Filialdokument neben der Überschrift Editier-hilfen. Das gesamte Filialdokument wird markiert.

2. Klicken Sie auf das Symbol Filialdokument entfernen. Es wird lediglich das Symbol Filialdokument gelöscht, sonst ändert sich am Inhalt des Zentraldokuments nichts.

Filialdokument und Inhalt vom Zentraldokument löschen

Um das Filialdokument EDITIER.DOC inklusive Inhalt aus dem Zentraldokument zu löschen, müssen Sie dieses zunächst wieder erstellen, da Sie es im vorherigen Schritt aus dem Zentraldokument entfernt haben.Setzen Sie die Einfügemarke in die Überschrift Editierhilfen, und klicken Sie auf das Symbol Filialdokument erstellen. Word erstellt wieder das Zentraldokument EDITIER.DOC. Dies sehen Sie am Symbol Filialdokument links neben der Überschrift Editierhilfen.

Nun löschen Sie das Filialdokument mit Inhalt aus dem Zentraldokument. Klicken Sie auf das Symbol Filialdokument neben der Überschrift Editierhilfen. Drücken Sie (Entf). Word löscht das Filialdokument mit Inhalt aus dem Zentraldokument.

Das Filialdokument wird lediglich im Zentraldokument gelöscht. Auf der Festplatte ist es weiterhin vorhanden.



Makros

Wissenswertes

Makros sind Befehle, die sich aus einer Folge von Word-Befehlen zusammensetzen. Sie dienen dazu, immer gleiche Arbeitsabläufe zu automatisieren. Ein Makro starten Sie, indem Sie

dem Makro ein Symbol zuweisen,

eine Tastenkombination (Shortcut) drücken oder

das Makro in einen Menüpunkt einfügen.

Makros können Sie durch die Makroaufzeichnung sehr leicht erstellen. Dabei schaltet Word in den Aufzeichnungsmodus, und alle Befehle und Formatierungen, die Sie aufrufen, werden im angegebenen Makro automatisch gespeichert.

Rufen Sie dann dieses Makro auf, werden alle Aktionen (Einstellungen, Formatierungen usw.), die Sie in der Makroaufzeichnung zusammengefasst haben, durch einen einzigen Befehl ausgeführt.

Makro aufzeichnen

Menüweg: Extras, Makro, Aufzeichnen oderDoppelklick auf das Feld MAK in der Statuszeile

Angenommen, Sie benötigen häufig eine Tabelle mit folgenden Merkmalen:

3 Spalten und 7 Zeilen

Spaltenbreite 3 cm, 5 cm und 7 cm

Abstand zwischen jeder Zeile davor und danach jeweils 3 Punkte

Zeilenabstand 1,5-fach.

Sie gestalten dazu ein Makro und weisen diesem Makro ein Symbol zu. Wenn Sie diese Tabelle benötigen, müssen Sie lediglich auf das entsprechende Makro-Symbol in der Symbolleiste klicken, um die bereits formatierte Tabelle einzufügen.



So gestalten Sie ein Makro zum Erstellen unserer Tabelle:

1. Öffnen Sie ein neues Dokument.

2. Wählen Sie einen der nachfolgenden Wege:

Rufen Sie auf: Menü Extras, Makro, Aufzeichnen oder führen Sie einen Doppelklick auf das Feld MAK in grauer Schrift unten in

der Statuszeile aus.

Das Dialogfenster Makro aufzeichnen wird angezeigt.

3. Unter Makronamen tragen Sie MYTAB ein.

Dialogfenster Makro aufzeichnen

4. Klicken Sie im Dialogfenster Makro aufzeichnen auf (_OK_). Es werden die Symbole Beenden und Anhalten sowie der Mauszeiger in der Form einer Kassette am Bildschirm angezeigt.

5. Rufen Sie über den Menüweg Tabelle, Zellen einfügen, Tabelle das Dialogfenster Tabelle einfügen auf, und tragen Sie hier 3 Spalten und 7 Zeilen ein.

6. Rufen Sie über den Menüweg Tabelle, Tabelleneigenschaften das Dialogfenster Tabelleneigenschaften auf, und wählen Sie die Registerkarte Spalte.

7. Klicken Sie auf (Vorherige_Spalte), bis die Eintragungen der Spalte 1 angezeigt werden. Nehmen Sie nun folgende Einstellungen vor:

Bevorzugte Breite der Spalte 1: 3 cm; (Nächste_Spalte) Bevorzugte Breite der Spalte 2: 5 cm; (Nächste_Spalte) Bevorzugte Breite der Spalte 3: 7 cm.



In der Registerkarte Tabelle wählen Sie (Optionen). Aktivieren Sie unter Standardzellenabstand Abstand zwischen Zellen zulassen (mit Häkchen) und tragen Sie 0,25 cm ein.


9. Unterbrechen Sie die Makroaufzeichnung durch Mausklick auf das Symbol Aufzeichnung anhalten. 2003 ExtrasMakroAufzeichnung beenden.

10. Markieren Sie die Tabelle.

11. Fahren Sie durch erneutes Klicken auf das Symbol Aufzeichnung fortsetzen mit der Makroaufzeichnung fort.

12. Rufen Sie über den Menüweg Format, Absatz das Dialogfenster Absatz auf, und wählen Sie die Registerkarte Einzüge und Abstände.

13. Nehmen Sie im Dialogfenster Absatz Registerkarte Einzüge und Abstände folgende Einstellungen vor:

Abstand vor: 3 pt Abstand nach: 3 pt Zeilenabstand: 1,5 Zeilen.

14. Wählen Sie aus dem Dialogfenster Absatz die Registerkarte Zeilen- und Seitenwechsel aus, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Absätze nicht trennen.


16. Klicken Sie auf das Symbol Aufzeichnung beenden, oder doppelklicken Sie auf das Feld MAK in der Statuszeile. Die Makroaufzeichnung ist somit beendet.

17. Im Dokument ist die erzeugte Tabelle sichtbar.

Makro ausführen

Menüweg: Extras, Makro, Makros

Wenn Sie nun die Tabelle in ein beliebiges Dokument einfügen möchten, führen Sie lediglich das Makro MYTAB aus, und die Tabelle wird, inklusive der Formatierungen, an der aktuellen Position der Einfügemarke eingefügt.



So führen Sie ein Makro aus:

1. Rufen Sie über den Menüweg Extras, Makro, Makros das Dialogfenster Makros auf.

2. Wählen Sie unter Makroname das Makro MYTAB aus.

3. Klicken Sie auf (Ausführen). An der aktuellen Einfügemarke-Position wird die Tabelle eingefügt.

Ein Makro über das Dialogfenster ausführen

Makro einem Symbol zuordnen

Wenn Sie ein Makro häufig verwenden, können Sie diesem Makro ein Symbol zuordnen. Um das Makro auszuführen, klicken Sie auf das Symbol:

1. Rufen Sie über den Menüweg Extras, Anpassen das Dialogfenster Anpassen auf, und wählen Sie die Registerkarte Befehle.

2. Wählen Sie aus der Kategorie den Eintrag Makros aus und aus der Liste der Befehle das Makro MYTAB.

3. Ziehen Sie den Eintrag MYTAB auf eine freie Stelle in einer Symbolleiste.

4. Klicken Sie im Dialogfenster Anpassen auf (Schließen), um den Vorgang abzuschließen.



Das Makro einem Symbol zuordnen

Sie haben im Dialogfenster Anpassen auch die Möglichkeit einem Makro eine Tastenkombination oder einen Menübefehl zuzuordnen.

Makro löschenMenüweg: Extras, Makro, Makros

1. Rufen Sie über den Menüweg Extras, Makro, Makros das Dialogfenster Makros auf.

2. Markieren Sie in der Makroliste das zu löschende Makro.

3. Klicken Sie auf (Löschen), und beantworten Sie den Sicherheitshinweis mit (_Ja_). Das Makro wird gelöscht.

4. Schließen Sie das Dialogfenster mit Klick auf (Schließen).

Makro bearbeitenMenüweg: Extras, Makro, Makros, (Bearbeiten)

Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche (Bearbeiten) im Dialogfenster Makros starten Sie ein Zusatzprogramm: Microsoft Visual Basic. Dieses Zusatz-Programm steht Ihnen in allen Office-Anwendungen zur Verfügung.

Visual Basic ist ein Werkzeug zum Programmieren. Damit können Sie kleine Makro-Programme schreiben oder umändern oder auch sehr große Anwendungen programmieren, in denen mehrere Monate Arbeit stecken.

Im Rahmen dieser Word-Schulung kann allerdings auf Visual Basic nicht näher eingegangen werden, denn das Erlernen einer Programmiersprache erfordert doch einen erheblichen Zeitaufwand.



Zeichensatz-Tabelle

Code Zeichen

32 (Leer)33 !34 "35 #36 $37 %38 &39 '40 (41 )42 *43 +44 ,45 -46 .47 /48 049 150 251 352 453 554 655 756 857 958 :59 ;60 <61 =62 >63 ?64 @65 A66 B67 C68 D69 E

Code Zeichen

70 F71 G72 H73 I74 J75 K76 L77 M78 N79 O80 P81 Q82 R83 S84 T85 U86 V87 W88 X89 Y90 Z91 [92 \93 ]94 ^95 _96 `97 a98 b99 c100 d101 e102 f103 g104 h105 i106 j107 k

Code Zeichen

108 l109 m110 n111 o112 p113 q114 r115 s116 t117 u118 v119 w120 x121 y122 z123 {124 |125 }126 ~127 �128 Ç129 ü130 é131 â132 ä133 à134 å135 ç136 ê137 ë138 è139 ï140 î141 ì142 Ä143 Å144 É145 æ

Code Zeichen

146 Æ147 ô148 ö149 ò150 û151 ù152 Tab153 Ö154 Ü155 o156 £157 O158 _159 f160 á161 í162 ó163 ú164 ñ165 Ñ166 ª167 º168 ¿169 ©170 ¬171 ½172 ¼173 ¡174 «175 »176 °177 ±178 ²179 ³180 ´181 Á182 ¶183 ·

Code Zeichen

184 ¸185 ¹186 º187 »188 ¼189 ½190 ¾191 ¿192 À193 Á194 Â195 Ã196 -197 Å198 Æ199 Ç200 È201 É202 Ê203 Ë204 Ì205 Í206 Î207 Ï208 Ð209 Ñ210 Ò211 Ó212 Ô213 Õ214 Ö215 ×216 Ø217 Ù218 Ú219 Û220 Ü221 Ý

Code Zeichen

222 Þ223 ß224 à225 á226 â227 ã228 ä229 å230 æ231 ç232 è233 é234 ê235 ë236 ì237 í238 î239 ï240 ð241 ñ242 ò243 ó244 ô245 õ246 ö247 ÷248 ø249 ù250 ú251 û252 ü253 ý254 þ255 Tab

Um ein Zeichen der Tabelle an der Cursor-Position einzufügen, wählen Sie den Menüweg Einfügen, Sonderzeichen, oder Sie drücken die Tastenkombination (Alt)+0+Code im rechten Zahlenblock, z.B. (Alt)+065 für A.Die Zeichen mit dem Code 0 bis 31 sind Steuerzeichen und sollten nicht verwendet werden.



Stichwortverzeichnis

A

Abbildungsverzeichnis erstellen.........101Aktualisieren

Index..............................................98Inhaltsverzeichnis..........................100

AnsichtGliederung......................................81Zentraldokument...........................103

ANSI-Tabelle....................................115Aufzählung löschen.............................11AutoKorrektur.....................................28

B

BearbeitenFeld................................................34Filialdokument...............................106Fußnote..........................................93Fußnotentext..................................93

BedingungsfeldDatensatz verbinden.......................73Einfügen.........................................66Eingeben........................................69Frage..............................................66Nächster Datensatz........................74Sequenz verbinden.........................73Textmarke bestimmen.....................74Wenn... Dann... Sonst.....................71

Benutzerwörterbücher erstellen...........29

D

Datenquelle erstellen..........................52Datensätze

filtern..............................................63sortieren.........................................60

DialogfensterAufzählung anpassen........................8Bedingungsfeld einfügen-Frage.......67Datenformular.................................54Datenquelle erstellen.......................52

Datensätze filtern............................64Datensätze sortieren.......................61Eintrag festlegen.............................96Etiketten einrichten.........................75Feld................................................33Fußnote und Endnote.....................90Grafik einfügen...............................41Makro...........................................111Nummerierung..................................7Optionen für Inhaltsverzeichnis... . .100Rechtschreibung.............................27Seriendruck....................................59Spalten...........................................23Thesaurus......................................31Zellenhöhe und -breite....................16

Dokumentvorlageanwenden.......................................36bearbeiten......................................40erstellen..........................................37

E

EinfügenBedingungsfeld...............................66Feld................................................33Fußnote..........................................90Seriendruckfeld...............................55Tabellenspalten...............................18Tabellenzeilen.................................17Tabellenzellen.................................17

Einfügen, Sonderzeichen..................115Eingabe-Taste......................................4Enter-Taste..........................................4Erstellen

Abbildungsverzeichnis...................101Datenquelle....................................52Dokumentvorlage............................37Filialdokument...............................105Gliederung......................................84Hauptdokument..............................49Index..............................................97Inhaltsverzeichnis...........................99



Nummerierung..................................5Zentraldokument...........................105

Etikettendruck.....................................75

F

Feldallgemein........................................32bearbeiten......................................34einfügen..........................................33Liste Feldfunktionen........................34Shortcuts........................................35

Feldfunktionszeichen..........................32Filialdokument

bearbeiten.....................................106einfügen........................................107entfernen......................................109erstellen........................................105öffnen...........................................107schließen......................................107teilen.............................................108verbinden......................................108

Fußnotebearbeiten......................................93einfügen..........................................90Trennlinie........................................91

Fußnotentext bearbeiten.....................93

G

Gliederungallgemein........................................80Ebenen ein- und ausblenden...........82erstellen..........................................84formatieren.....................................85Gliederungspunkte umstellen..........83Nummerierung einfügen..................88Nummerierung löschen...................88Symbolleiste...................................81

Gliederungsansicht.............................81Grafik

Größe ändern.................................45Import.............................................41importierte bearbeiten.....................45zuschneiden...................................47

Großschreib-Taste................................4Groß-Taste...........................................4

H

Hauptdokument erstellen....................49Hochstell-Taste.....................................4

I

Import Grafiken...................................41Index

aktualisieren...................................98Eintrag ändern................................97Eintrag festlegen.............................95erstellen..........................................97

Inhaltsverzeichnisaktualisieren..................................100erstellen..........................................99

K

Kontext-Taste.......................................4

L

LöschenAufzählung......................................11Makro...........................................114Tabelle............................................18Tabellenzellen.................................18

M

Makroallgemein......................................110aufzeichnen..................................110ausführen.....................................112löschen.........................................114Symbol zuordnen..........................113

N

Nummerierungerstellen............................................5löschen...........................................11

R

Rechtschreibprüfung...........................27



Return-Taste........................................4

S

Serienbriefallgemein........................................48Ausgabe in neues Dokument...........58drucken..........................................58Seriendruck an Drucker...................59

Seriendruckfeldeinfügen..........................................55Feldfunktion....................................57

Seriendruck-Symbolleiste....................51Shift-Taste............................................4Sonderzeichen..................................115Spaltenwechsel...................................25Steuerzeichen...................................115Symbolleiste

Datenbank......................................54Gliederung......................................81Seriendruck....................................51Zentraldokument...........................103

T

Tabelleausrichten.......................................16bewegen innerhalb..........................15löschen...........................................18markieren.......................................15

Spalten einfügen.............................18Spaltenbreite ändern.......................19Tabelle in Text................................21Zeilen einfügen...............................17Zeilenhöhe ändern..........................20Zellen einfügen...............................17Zellen löschen.................................18

Tastenkombinationen............................4Thesaurus..........................................31

U

Umschalt-Taste....................................4

V

Vergleichsoperator..............................63

W

Windows-Taste.....................................4

Z

Zahlenblock......................................115Zeichensatz-Tabelle..........................115Zentraldokument

allgemein......................................105erstellen........................................105Symbolleiste.................................103



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