Workflow-Management-Systeme (WfMS)

1.Definition

2.Vorteile gegenüber DMS

3.Elemente der Abwicklung von Geschäftsprozessen

4.Komponenten eines WfMS

5.Zusammenhang DMS und WfMS

Definition

Das Workflow-Managementsystem

unterstützt die Vorgangssteuerung (Workflow-

Management), d.h. die Steuerung des

Arbeitsablaufs zwischen allen an der

Bearbeitung eines Geschäftsprozesses

beteiligten Arbeitsplätzen.

Definition

Unterstützung durch direkte Anzeige am Bildschirm

des zu bearbeitenden Dokumentes

die damit auszuführenden Tätigkeiten und die

anschließend erforderlichen Maßnahmen

(z.B. Weiterleitung an den Vorgesetzten)

alle weiteren für die Bearbeitung benötigten

Unterlagen (z.B. Verträge, Vorschriften),

Informationen und Anwendungen

Definition

Ein Workflow System gewährleistet die

Verfügbarkeit

der richtigen Arbeit

zur richtigen Zeit

am richtigen Ort.

Es automatisiert also die Geschäftsprozesse

entsprechend der im System beschriebenen

Ablauflogik.

Vorteile gegenüber DMS

kein Medienbruch

parallele Bearbeitung

→ geringere Durchlaufzeiten

Besonders geeignet zur

Beschleunigung von Bearbeitungs- und

Genehmigungsprozessen

Überwachung zeitkritischer Aktivitäten

Elemente der Abwicklung von Geschäftsprozessen

die Reihenfolge der Bearbeitungsschritte

wer die Arbeiten durchführt

welche Hilfsmittel Anwendungsprogramme und

Dokumente verwendet werden

Quellen und Senken von Informationen

Kommunikationspartner

zeitlicher Rahmen des Prozesses und/oder

einzelner Vorgänge

Elemente der Abwicklung von Geschäftsprozessen

PROZESSVORGANG

VORGANGSSCHRITTEN

EINZELAKTIVITÄTEN

besteht aus

besteht aus

Komponenten eines WfMS

Entwicklungswerkzeuge

Abbildung der logischen Struktur des Prozesses, auch

durch grafischen Editor

Runtime-System

Benutzerwerkzeug, das die definierten Prozesse als

konkrete Vorgänge zur Verfügung stellt (Status,

Dokumente, aktueller Bearbeiter, etc.)

Komponenten eines WfMS

Überwachungs- und Steuerungswerkzeuge

System-Administratorwerkzeug, das die Kontrolle und

Steuerung im laufenden Produktivbetrieb ermöglicht

Workflow Management Coalition (WfMC)

Standardisierung für Wf-Interoperabilität über das

Internet: Wf-XML

Standard ist wichtig für Kompatibilität der Software

Komponenten eines WfMS

Workflow-Engine

Process Definition Tools

Administration &

Monitoring Tools

Workflow Clients

Applications

InvokedApplication

Other Workflow Engines

Interface Interface

InterfaceInterface

Interface

Zusammenhang DMS & WfMS DMS für Erstellung, Verwaltung, Ablage und

späteres Retrieval

DMS hat oft eigenes WfMS

Viele WfMS haben Ursprung in DMS („Dynamik

des Dokuments“ wichtig)

DMS ist eher für statischen Aspekt zuständig(Wo ist das Dokument? Inhalt des Dokuments?)

WfMS ist für dynamischen Aspekt zuständig(Wie entsteht das Dokument? Wer benutzt es?)

Zusammenhang DMS & WfMS

Prozess- bzw. Vorgangsinformationen werden

in DB’en gespeichert

Behandlung der Dokumente auch als Träger

der Vorgangssteuerungsinformation möglich

(Dokument weiß, welche Schritte, von wem etc.

durchzuführen sind)

Beispiel für WfMS

AMAG Automobil und Motorenwerke Leasing AG (Zürich), durch iXenso Software-Solutions e.K., Freiburg http://www.workflowsysteme.de/html/branchen.htm