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Was ist ein Workflow-System?
Wie funktioniert ein Workflow-System?
Ein Workflow-Management-System ist eine Software, mit deren Hilfedie unterschiedlichsten Arbeitsabläufe eines Unternehmens IT-gestütztdefiniert, verwaltet und koordiniert werden. Jedes Unternehmen hataus einer Vielzahl solcher Prozesse, in die mehrere Mitarbeiter undSysteme involviert sind. Ein sehr einfacher Prozess könnte z.B. alleSchritte in einem Urlaubsantrag oder einer Bestellung koordinierenund überwachen – im Bild zu sehen als voneinander abhängige Würfel.
Um bei dem Urlaubs-Beispiel zu bleiben: nachdem der Mitarbeiterseinen Wunsch in ein spezifisches Formular eingetragen hat, bekommtder Abteilungsleiter die Anfrage automatisch als Formular in seinem Webbrowser (Bild). Wenn die Anfrage genehmigt wird, exportiert dasSystem alle Daten an ein HR-System. Als nächster Schritt im Workflowwird nun der Mitarbeiter informiert – wieder in einem dafür geeignetenFormular, in dem der Workflow dann z.B. auch beendet werden kann.
Wofür braucht man Workflow-Systeme?
Wie kann man eigene Workflow umsetzen?
Workflow-Systeme werden zur transparenten Steuerung in allenUnternehmensbereichen eingesetzt – insbesondere dort, wo Menschenzusammenarbeiten und sich Informationen teilen. Email, Excel, Meetingsund andere aufwendige Koordination wird überflüssig, womit auch die Prozesskosten reduziert werden. In einer Produktionsumgebung erhöhtdas System die Produktivität, verbessert die Qualität und ermöglichtüberall Transparenz. TV- oder Post-Produktion sind nur zwei Beispiele.
Eigene Workflows lassen sich ohne Programmierung entwerfen. Zuerstdefiniert man Formulare mit diversen Eingabe- und Ausgabeelementen(Bild) für die verschiedenen Rollen in einem Prozess. Dann werden dieAufgaben über Abhängigkeiten miteinander verbunden, um die Reihen-folge der Aufgaben im Workflow zu steuern. Auf diese Weise lassen sicheigene “Workflow-Apps” schnell und leicht erstellen, um jede Art vonadministrativen oder produktionsbezogenen Prozessen zu optimieren.
© CEITON technologies, Germany/USAWeitere Informationen unter www.workflow.tvoder senden Sie eine Mail an [email protected]
Medien-ArchivWährend einer Medien-Produktion werden eine Vielzahlan Assets, wie Videos, Audio-Spuren, Grafiken oderUntertitel verarbeitet. Die Workflow-Engine verwendetdie Metadaten im Archiv oder einem externen MAM, umzu entscheiden, welcher Inhalt wann, wie und von wemzu bearbeiten ist. Zu Dokumentationszwecken werdenWord- und Excel-Files, Check-Protokolle, Labels, undFlowcharts erzeugt, archiviert und dann versendet odergedruckt. Verschiedene Recherche-Möglichkeiten sorgendafür, dass jede Information über Tapes und Files schnellgefunden werden kann, unabhängig davon wo siegespeichert oder verwaltet werden.
AuftragsverwaltungJedes Auftragsprojekt hat individuelle Merkmale oderBesonderheiten. Zu Beginn eines Workflows werden dieAnforderungen in einem Auftragsformular definiert und/oder in einem Angebot kalkuliert (Bild 2). Mit diesenInformationen konfiguriert das System einen Workflow,der alle notwendigen Arbeitsschritte enthält. Sobald dieAbhängigkeiten einer Aufgabe erfüllt sind, wird sieausgeliefert und kann manuell, in einer Gruppe und/oderper vordefinierte Vorlage bearbeitet werden. Währendder Abarbeitung der Prozesse sammelt das System dabeialle Daten für das Reporting, die Rechnungslegung oderdie organisationsinterne Leistungsverrechnung.
DispositionDie hohe Automatisierung und Hilfestellung dient dermenschlichen Entscheidungsfindung. Dazu stellt dasDispositionssystem die aktuellen Workflows in vielenverschiedenen Sichten im Webbrowser dar. DieseAnsichten (z.B. gruppiert nach Status oder Lieferdatum)sind leicht verständlich, sodass die optimale Buchungvon Ressourcen der Organisation möglich wird. So siehtman auf einen Blick, wo Störungen auftreten (im Bildrot), wie ausgelastet Mitarbeiter oder Abteilungen sindund welche Kosten entstehen werden. Ein Workflow-System ist ein universell einsetzbares, zentralesInformations-, Planungs- und Steuerungssystem.
