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WPS 4Einsatzbereiche, Funktionalitäten & Highlights des neuen WPS 4
- WHITEPAPER -
WALLMEDIEN AG
An der Talle 89 | 33102 Paderborn [email protected]
WPS 4
Beschreibung und Einsatzmöglichkeiten
Einfach & intelligent beschaffen
WPS ist ein webbasiertes E-Procurement System, das einkaufende Unternehmen über den kompletten Purchase-to-Pay
Prozess hinweg von der Bedarfsformulierung bis hin zur Abrechnungs- und Zahlungsabwicklung optimal unterstützt.
WPS vereinfacht und standardisiert das Einkaufen insbesondere von indirekten Gütern & Dienstleistungen, unterstützt
bei der schnellen Abwicklung von Bestellprozessen dank bewährter Best-Practice Workflows und liefert wertvolle
Auswertungs- und Reportingfunktionalitäten auf Basis jahrzehntelanger Markterfahrung.
IHRE BESCHAFFUNGSLÖSUNG360° Procure2Pay
Alle Mitarbeiter eines Unternehmens können über
eine moderne und intuitiv verständliche Benutzer-
oberfläche eigenständig nach gewünschten
Artikeln suchen, ihren Bedarf dabei aus beliebig
vielen angebundenen Contentquellen wie
Katalogen, Webshops oder Marktplätzen decken
und in einen automatisierten und revisionssicheren
Bestellprozess überführen.
Strategische Einkäufer und Einkaufsentscheider
können die Bestellanforderungen der Mitarbeiter
prüfen, Warenkörbe optimieren, kontieren und
genehmigen. Dabei unterstützt WPS 4 durch
praxiserprobte Genehmigungsworkflows, die
flexibel an die individuellen Anforderungen des
Unternehmens angepasst werden können.
IHR CONTENTZentral verfügbar
WPS 4 ermöglicht die Integration aller Arten von Content
und macht den Mitarbeitern das gesamte Sortiment über
eine dedizierte Sichtensteuerung in einer zentralen Suche
verfüg- und bestellbar. So können Content-Manager eigene
strategische Lieferanten und verhandelte Kataloge bereit-
stellen, externe Webshops und Marktplätze angebunden
werden und komplexe Dienstleistungen & Anfragen bei
Lieferanten nahtlos in WPS integriert werden. Das System
verfügt bei Auslieferung bereits über einen integrierten
Marktplatz, der auf Wunsch deaktiviert werden kann. Dem
Einkäufer bietet das integrierte Reporting dabei wertvolle
Entscheidungsunterstützung bei der Optimierung von
Einkaufsprozessen, der Steuerung der Beschaffungskanäle
sowie der idealen Zusammenstellung der eigenen und extern
angebunden Sortimente.
WHITEPAPER
IHR NUTZEN Beschleunigung Ihrer Beschaffungsprozesse
Kostensenkung Ihres Bestellprozesses
Weniger „Maverick Buying“
Mehr kontrollierte Beschaffung (Compliance)
Mehr Transparenz im Beschaffungsprozess
Mehr Effizienz in der Abwicklung von Bestellanforderungen
WALLMEDIEN AG An der Talle 89 33102 Paderborn [email protected]
EIN WPS – ÜBERALL EINSETZBARWPS für SAP | WPS für SRM
WPS unterstützt schon heute als E-Procurement System
zahlreiche Unternehmen über den kompletten Purchase-to-
Pay Prozess. Neben diesem Ansatz nutzen bereits seit einigen
Jahren viele Unternehmen das WPS aktiv als Beschaffungs-
system in Kombination mit SAP SRM. Die User arbeiten dabei
ausschließlich auf der WPS Oberfläche, wobei alle relevanten
Daten trotzdem im SAP SRM verarbeitet werden.
EINE LÖSUNGFür jede Unternehmensgröße
Aufgrund der hohen Flexibilität kann WPS 4 über
alle Unternehmensgrößen, die sich für den Einsatz
einer elektronischen Beschaffungslösung
entscheiden, optimal eingesetzt werden. So wird
das System derzeit sowohl von Unternehmen im
Mittelstand auf nationaler Ebene mit rund 100
Usern, als auch von internationalen Großkonzernen
weltweit eingesetzt.
Derzeit werden 30 Sprachen für über 50 Länder, in
denen das System live ist, aktiv unterstützt. Der
Betrieb der Lösung kann dabei vom einkaufenden
Unternehmen selber oder durch WALLMEDIEN
erfolgen. Regionale Partner unterstützen bei
Implementierung und Support.
WPS 4
Auf einen Blick
DIE HIGHLIGHTSMehr Komfort, mehr Funktionalität
Das neue Major Release 4 hebt das WPS durch
umfangreiche Anpassungen und Erweiterungen auf
eine neue Stufe. Der Fokus der Weiterentwicklung
lag dabei insbesondere auf zusätzlichen
Komfortfunktionen in den Bereichen Suche und
Warenkorb.
Die Neue Suche
Als zentraler Ausgangspunkt ist die Suche
insbesondere vor den Aspekten Performance,
Qualität der Ergebnisse und Usability von
entscheidender Bedeutung für den Erfolg und
Akzeptanz der Beschaffungslösung. Gerade in
Zeiten stark wachsender Datenvolumina und der
Erfahrungen aus dem gewohnten B2C-Umfeld ist
auch der Anspruch an eine performante und
zukunftsfähige Suche im B2B Segment deutlich
gestiegen. Zielsetzung für WPS 4 war es daher, die
bereits sehr gute Suche aus WPS 3.x zur besten und
fortschrittlichsten Suche aller im Markt befindlichen
E-Procurement Lösungen weiterzuentwickeln.
• Neue Suchtechnologie
• Massive Performance Steigerungen
• Verarbeitung nahezu unbegrenzter
Datenmengen
• Erweiterte „Type-Ahead“ Funktionen
• „Meinten Sie“ Funktion
• Anzeige ähnlicher Artikel
• Relevanz- und Präferenzsteuerung von
Artikeln, Warengruppen und Lieferanten
• Darstellung von lokalisierten Standard-
Kategorie-Bezeichnungen und Erweiterung
um eCl@ss Merkmale
• Vergrößerte Darstellung von Produktbildern
in der Trefferliste
• Kontextsensitive Absprünge in angebundene
Webshops
Die neue Suche in WPS 4 vereint diese Ansprüche. Sie skaliert
auch bei weit über 20 Mio. Artikeln und liefert sehr schnell,
nicht limitierte Suchergebnisse. Das „1000-Treffer-Problem“,
bekannt aus vielen Beschaffungssystemen, gehört der
Vergangenheit an. Dabei werden sowohl dem Einkauf als auch
den Mitarbeitern zahlreiche Komfortfunktionen standardisiert
mit der neuen Suche zur Verfügung gestellt.
Meinten Sie?
Als Suchunterstützung werden dem User nun alternative
Suchbegriffe vorgeschlagen, um besser auf andere
Schreibweisen, mögliche Schreibfehler oder Ungenauigkeiten
zu reagieren. Die alternativen Suchbegriffe werden angezeigt,
wenn es keine Treffer gibt oder die erwartete Trefferanzahl
deutlich unter den Erwartungen liegt, beispielsweise bei
weniger als 100 Treffern auf eine übliche Suchanfrage nach
Tonern. Die „Meinten Sie“-Funktion leistet einen wesentlichen
Beitrag zur Erhöhung der User-Akzeptanz und hilft, mögliche
nachgelagerte Freitextanfragen durch eine aktive
Benutzerführung zu reduzieren.
Relevanz- und Präferenzsteuerung von Artikeln
Eine der wesentlichen Komfortfunktionen der neuen Suche in
WPS 4 ist die Relevanz- und Präferenzsteuerung von Artikeln.
Mit der neuen Suche kann der Einkauf bewusst bestimmte
Artikel, Artikelgruppen oder Lieferanten in der Trefferliste
herauf- oder herabstufen. Dem Einkauf steht hierzu ein leicht
verständliches Steuerungssystem zur Verfügung. Es ermöglicht
die Umsetzung von spezifischen Einkaufsstrategien und die
Steuerung der Beschaffungskanäle.
Mit WPS 4 haben wir die Suche auf ein neues
Level gehoben und gleichzeitig mehr Komfort
und Funktionalität geschaffen, um noch mehr
Bedarfe über das System schneller und
effizienter abwickeln zu können!
Philipp John, Product Owner WPS
“
„
WALLMEDIEN AG An der Talle 89 33102 Paderborn
WHITEPAPER
NeueSuche
Wiederkehrende Bestellungen
WarenkorbHarmonisierung
Dienstleistungs-beschaffung direkt in WPS
Integration der Meplato Mall
WPS 4
Auf einen Blick
Warenkorbharmonisierung Wiederkehrende Bestellungen
WPS 4 automatisiert die Beschaffung wiederkehrenderBedarfe. Einkäufer haben zukünftig die Möglichkeit, allewiederkehrenden Bestellungen effizient abzubilden undLieferpläne zur automatischen Wareneingangserfassungzu verwenden. Anwender sind nun in der Lage:
• Liefereinteilungen zu erfassen
• Diese Liefereinteilungen an SAP zu übertragen
• Wiederkehrende Rechnungen in einen automatischen3-Wege Abgleich zu bringen
• Automatische Wareneingangsbuchungen auf Basisvon Liefereinteilungen vorzunehmen
Einkäufer können durch WPS 4 Abo-Warenkörbe mitautomatischer Bestellung gemäß Zeitplan erstellen, umwiederkehrende Bedarfe vollständig automatisiertabzuwickeln.
Die Überarbeitung des Warenkorbmanagements warneben der Implementierung der neuen Suche einerder wesentlichen Treiber für WPS 4. Basierend aufeinem detaillierten und umfänglichen Marktfeedbackwar das primäre Ziel, neben neuen zusätzlichenFunktionen, die Benutzerführung im Rahmen derWarenkorberstellung wesentlich intuitiver undverständlicher zu gestalten.
• Moderneres und benutzerfreundlicheres User Interface
• Zusammenführung von Warenkorb- und Lieferdaten
• Paralleles Bearbeiten mehrerer Warenkörbe
• Kopieren von Warenkörben
• Wechsel zwischen x-beliebig vielen offenen Warenkörben
• Anzeige von Warenkorbinhalten ohne in diese abzuspringen
Dienstleistungsbeschaffung
Mit WPS 4 ist die Dienstleistungsbeschaffung erstmals
vollintegrierter Lösungsbestandteil von WPS. Von der
Bedarfsspezifizierung bis hin zur Leistungsabnahme
können nun alle Prozesse in der Prozesskette der
Beschaffung von Dienstleistungen innerhalb von WPS 4
standardisiert und automatisiert abgebildet werden.
• Gruppierung von Leistungen
• Bestellung von geplanten und ungeplanten
Leistungen unter Verwendung von erwarteten
Werten und Limits
• Leistungsrückmeldung (Erstellung durch
Leistungsempfänger oder Lieferant, Freigabe,
Kontierung)
• Beschaffung von Dienstleistungen mit und ohne
Verwendung von Dienstleistungsbestellungen
im SAP MM / SAP MM SRV
Abb.: Wiederkehrende Bestellungen in WPS 4
WHITEPAPER
Die Meplato Mall als vollintegrierte Catalog Cloud
Mit der Möglichkeit zur vollständigen Integration der Meplato Mall in WPS ist es ab sofort möglich, Ihren gesamten Marktplatz-Content nahtlos zu integrieren und über die Suche in der zentralen Trefferliste von WPS darzustellen.
Unnötige und umständliche OCI-Absprünge sind Vergangenheit. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, direkt aus einem deutlich größeren Sortiment Ihre Bedarfe zu decken.
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Abb.: Abo-Warenkorbmanagement in WPS 4Abb.: Abo-Warenkorbmanagement in WPS 4
WPS 4
Funktionsübersicht & Nutzen
WHITEPAPER
AUF EINEN BLICKProzesse & Komponenten in WPS
Die folgenden Unternehmensprozesse IhrerEinkaufsorganisation werden unterstützt:
• Waren und Dienstleistungen beschaffen
• Komplexe Dienstleistungen beschaffen
(in Verbindung mit dem Produkt SPE)
• Wareneingänge und Leistungserfassungenbuchen
• Bestellungen reklamieren
• Rechnungen erfassen
• Bestellpositionen bei Lieferanten anfragen
(in Verbindung mit dem Modul easyRFX)
• Kataloge importieren und aktualisieren
Komponenten für den Procure-to-Pay Prozess:
• Bedarfsformulierung
• Bestellabwicklung
• Bestelloptimierung
• Wareneingang / LEB
• Abrechnung
• Reklamation
Weitere funktionale Komponenten
• Aufgabenverwaltung
• Abwesenheitsassistent und Vertretung
• Controlling und Reporting
• Administration und Verwaltung
Lieferumfang
WPS 4 hat den folgenden Standardlieferumfang:
• Online Anwenderhilfe
• Handbuch für Benutzer
• Handbuch für Administratoren
• Handbuch für Installation
• Sprachpakete Deutsch und Englisch
Ergänzende Produkte
• WPS mobile zur schnellen und benutzer-freundlichen Genehmigung von Warenkörben undBestelländerungen
• SPE für die Beschaffung komplexer Dienstleistungen und VMS Integration
• easyRFX für Anfragen bei Lieferanten
• WPS Portal für den Belegaustausch mit den Lieferanten
• WPS Reporting Cockpit
• Konfigurator für die Beschaffung komplexer Produkte (Standard/Premium)
• OCI-Hub für die komfortable Anbindung von Webshops
• Visitenkartengenerator / Printmaterialkonfigurator
• catscout für umfassende Katalogmanagementfunktionen
Dienstleistungen & Services
WALLMEDIEN bietet als Ergänzung zu WPS 4 diefolgenden Dienstleistungen an:
• E-Procurement Prozessberatung
• Lasten- und Pflichtenhefterstellung
• Installation und Customizing von WPS 4 undIntegration in ERP Systeme, wie z.B. SAP
• Integration von ergänzenden 3rd Party Systemenfür Sourcing, Contract Management, SupplierPortal, Payment Solutions u.v.m.
• Kundenspezifische Software Erweiterungen
• Lieferantenintegration mit Katalogmanagement,Shop-Anbindungen und Direktanbindungen fürden elektronischen Belegaustausch
• Einkaufsdienstleistungen für Sourcing undoperativen Einkauf
• Erstellung von Reports und Analysen als Service
• Wartung und Betrieb
• First-Level-Support mit online Ticketsystem undHotline in über 30 Sprachen 24/7
Betriebsmodelle
WPS 4 unterstützt folgende Betriebsmodelle:
• Dediziertes System, On-Premise beim Kunden
• Dediziertes System, Betrieb bei WALLMEDIEN(ASP)
• SaaS Multi-Mandanten / App-Cloud
WALLMEDIEN AG An der Talle 89 33102 Paderborn
Anbindungsmodelle
WPS 4 unterstützt folgende Einsatzmöglichkeiten:
• WPS als E-Procurement System mit Anbindung an alleERP-Systeme, wie SAP, Oracle, Navision etc.
• WPS als Beschaffungssystem vor SAP SRM
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Einsatzbereiche, Funktionalitäten & Highlights des neuen WPS 4
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WHITEPAPER
www.wps4.de
