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wrkbeat®
komposition
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wrkbeat komposition
Inhalt
1 Was ist eine Komposition? ................................................................................ 3
2 Symbolübersicht .................................................................................................. 3
2.1 Hauptnavigation ............................................................................................................ 3
2.2 Allgemeine Funktionen ................................................................................................ 4
2.3 Modulspezifische Funktionen .................................................................................... 5
2.3.1 Mein Unternehmen ................................................................................................... 6
2.3.2 Benutzer ....................................................................................................................... 6
2.3.3 Gruppen ....................................................................................................................... 6
2.3.4 Projekte......................................................................................................................... 6
2.3.5 Prozesse ....................................................................................................................... 7
2.3.6 Buchhaltung ................................................................................................................ 7
2.3.7 Human Resources ...................................................................................................... 9
2.3.8 Dateien ....................................................................................................................... 11
2.3.9 Checkliste ................................................................................................................... 11
2.3.10 Notizen .................................................................................................................... 11
3 Berechtigungskonzept ..................................................................................... 11
3.1 Administrator ............................................................................................................... 12
3.2 Office .............................................................................................................................. 12
3.3 Personal ........................................................................................................................ 12
3.4 User ................................................................................................................................ 12
2
wrkbeat komposition 3.5 Guest ............................................................................................................................. 12
3.6 Benutzerdefinierte Berechtigungen ....................................................................... 13
4 Übersicht der Module ...................................................................................... 13
4.1 Mein Unternehmen .................................................................................................... 14
4.2 Benutzer........................................................................................................................ 15
4.3 Gruppen ........................................................................................................................ 16
4.4 Kunden .......................................................................................................................... 17
4.5 Projekte ......................................................................................................................... 18
4.5.1 Wann kann ein Projekt gestartet werden? ......................................................... 19
4.6 Prozesse ........................................................................................................................ 20
4.7 Buchhaltung ................................................................................................................. 22
4.8 Human Resources ...................................................................................................... 25
4.9 Dateien .......................................................................................................................... 27
4.10 Artikel ............................................................................................................................. 28
4.11 Checklisten ................................................................................................................... 29
4.12 Notizen .......................................................................................................................... 29
4.13 Kundenanfragen ......................................................................................................... 30
4.13.1 Formulare anbinden ............................................................................................ 31
4.14 Ereignisse ...................................................................................................................... 33
5 FAQ – Häufige Fragen und Antworten .......................................................... 35
5.1 Wieso kann ich mich nicht mehr anmelden? ....................................................... 35
5.2 Was kann ich tun, wenn ich das Passwort für den Kundenlogin vergessen
habe? 35
3
wrkbeat komposition 5.3 Welche Systemvoraussetzungen muss ich bei der Nutzung von wrkbeat
beachten? ................................................................................................................................. 35
5.4 Gibt es Schulungen oder Workshops für wrkbeat? ............................................ 35
5.5 Kann ich wrkbeat auch in andere Sprachen verwenden? ................................. 35
5.6 Kann ich wrkbeat auch im Home Office oder auf Geschäftsreise nutzen? ... 35
5.7 wrkbeat® lässt sich nicht auf System XY starten.................................................. 36
5.8 Wie lege ich einen neuen Benutzer an? ................................................................ 36
5.9 Beim Starten von wrkbeat® erscheint eine Meldung – was kann ich tun? .... 36
5.10 Wo erhalte ich weitere Hilfe? ................................................................................... 36
1 Was ist eine Komposition?
Als Komposition wird das vollendete, zur Aufführung bereitliegende Tonstück
bezeichnet.
Mit der folgenden Anleitung legen wir Ihnen die fertige Komposition von wrkbeat® vor.
Nun müssen Sie das Stück nur noch aufführen.
Es folgt ein kurzer und leicht verständlicher Einblick in die Module und Funktionen. Für
einen erfolgreichen Arbeitsrhythmus – Ihren wrkbeat®.
2 Symbolübersicht
Bei der Benutzung von wrkbeat® begegnen Sie einer Reihe von Symbolen. Bewegen Sie
die Maus über das Symbol, erscheint Ihnen der Name der Funktion. Um Ihnen zu dem
jeweiligen Symbol noch mehr Informationen bereitzustellen, erfolgt eine Auflistung der
Symbole sowie eine kurze Erläuterung dazu.
2.1 Hauptnavigation
Die Symbole der Hauptnavigation dienen dazu grundlegende Funktionen auszuführen.
Sie werden - unabhängig vom Modul - stets angezeigt.
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wrkbeat komposition
Das Cockpit – Das Herz Ihrer Arbeitsumgebung. Mit Klick auf das Symbol
gelangen Sie zur Modul-Übersicht.
Einstellungen verändern. Über dieses Symbol können Sie globale
Veränderungen im Programm vornehmen. Die Berechtigung dazu haben
jedoch nur Benutzer mit dem „Administrator“-Status. Für andere
Benutzer ist dieses Symbol nicht sichtbar.
Neue Hinweise werden angezeigt. Informiert Sie bspw. darüber, dass
Ihnen ein Prozess-Schritt zugeordnet wurde.
Vollbildfunktion. Bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre wrkbeat®-
Arbeitsumgebung größer darzustellen.
Neues Fenster öffnen. Durch Anwählen dieses Symbols öffnet sich ein
weiteres Fenster, sodass Sie an zwei Stellen gleichzeitig im Programm
arbeiten können.
Suchfunktion. Dabei können Sie aus einer Liste von Objekten auswählen,
wonach Sie suchen möchten (z.B. Mitarbeiter, Ordner, etc.).
wrkbeat®-Hilfe. Bei Problemen mit dem Programm können Sie unter
dieser Funktion Ihr Anliegen erklären.
Eigenen Account aufrufen. Über dieses Symbol gelangen Sie zur Ansicht
Ihres eigenen Profils.
Benutzer abmelden. Melden Sie sich mit Ihrem Account vom Programm
ab.
2.2 Allgemeine Funktionen
Im Folgenden sind alle Symbole aufgelistet, die nicht einem speziellen Modul zugeordnet
sind, sondern übergreifend auftreten.
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wrkbeat komposition
Ihre geteilten Inhalte. Zeigt an, welche Prozesse und Notizen andere
Benutzer mit Ihnen teilen und welche Inhalte Sie wiederum für andere zur
Verfügung stellen.
Neues Objekt erstellen oder hinzufügen. Ein Objekt kann hierbei ein
Benutzer, eine Gruppe, ein Prozess, ein Dokument usw. sein – dies ist
davon abhängig in welchem Modul Sie sich befinden.
Kommentare einfügen. Ermöglicht Ihnen innerhalb der Module
Anmerkungen zu machen, die direkt auf dem Bildschirm angezeigt werden.
Für andere Benutzer ist dieser Kommentar sichtbar.
Objekt bzw. Inhalt bearbeiten. Über dieses Symbol können Sie bereits
erstellte Objekte verändern.
Objekt löschen. Abhängig davon in welchem Modul Sie sich befinden,
können Sie einen Benutzer, eine Gruppe, einen Prozess, ein Dokument
usw. entfernen.
Einstellungen verändern. Innerhalb der jeweiligen Module können Sie
Einstellungen zu diesem vornehmen.
Objektverlauf. Über dieses Symbol werden die Änderungen innerhalb eines
Module angezeigt. So können Sie nachvollziehen, welche Objekte gelöscht
oder hinzugefügt worden sind.
E-Mails an Mitarbeiter oder Gruppen aus Benutzerliste versenden. Über
dieses Symbol können Sie Nachrichten an einzelne Mitarbeiter oder eine
Gruppe versenden. Die Empfänger erhalten die Mitteilung über Ihren
entsprechenden E-Mail-Account.
2.3 Modulspezifische Funktionen
Die folgenden Symbole betreffen ein bestimmtes Modul, weshalb die Auflistung pro Tool
erfolgt. Sollte ein Modul nicht genannt werden, liegt dies daran, dass keine Symbole
existieren, die speziell diesem Modul zugeordnet sind.
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wrkbeat komposition 2.3.1 Mein Unternehmen
Bankverbindungen hinterlegen. Ermöglicht Ihnen alle
Bankverbindungen Ihres Unternehmens übersichtlich zu speichern.
Einstellungen der Buchhaltung. Dieses Symbol stellt eine Verknüpfung
zum Buchhaltungs-Modul dar, um dessen Einstellungen zu bearbeiten.
Dies dient einem schnelleren Zugriff.
2.3.2 Benutzer
Erstellte Gruppen anzeigen. Bildet die Gruppen, die Sie angelegt haben,
und deren involvierte Mitarbeiter ab.
Passwort zurücksetzen. Bietet Ihnen die Möglichkeit Ihr eigenes
Passwort zu ändern. Falls Benutzer den Status „Administrator“ oder
„Office“ besitzen, können Sie auch die Passwörter anderer Benutzer
ändern, falls diese keine Möglichkeit mehr dazu haben.
Auf Personalakte zugreifen. Über dieses Symbol gelangen Sie in das
Human Resources-Modul. So haben Sie die Möglichkeit mehr
Informationen des Mitarbeiters zu erhalten. Dies ist allerdings nur
möglich, wenn Sie über die entsprechende „Personal“-Berechtigung
verfügen.
2.3.3 Gruppen
Organigramm innerhalb einer Gruppe erstellen. Diese Funktion dient
dazu, Hierarchien und Zuständigkeiten abzubilden.
Inhalt der Gruppe aktualisieren. Durch Auswahl dieses Symbols wird der
Inhalt der Gruppe neu geladen, z.B. nach Hinzufügen eines neuen
Mitarbeiters.
2.3.4 Projekte
Geschäftsjahr auswählen, um eine Übersicht der in diesem Zeitraum
anstehenden Projekte zu erlangen.
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wrkbeat komposition
Projektstatus ändern. Ein Projekt kann den Status Gestartet, Warten auf
Freigabe, Gecancelt und Abgeschlossen besitzen.
Verpflegungsmehraufwand eingeben und einzelne Einträge pro Projekt
erfassen.
Reisekosten festhalten. Auch diese Funktion ist Bestandteil des Human
Resources-Modul. Die Verbindung zum Projektmodul ermöglicht
zusätzlich die anfallenden Reisekosten auf ein Projekt zu beziehen.
2.3.5 Prozesse
Verlauf der angelegten Prozesse. Diese Funktion gibt Ihnen eine
Auflistung aller gestarteten Prozesse. Egal, ob diese erfolgreich
abgeschlossen wurden oder noch offen sind.
Prozess testen. Über dieses Symbol testen Sie Ihren Prozess, indem ein
automatischer Testlauf geöffnet wird. Der Prozess ist zunächst nur für
Sie sichtbar, bis dieser auf „Freigegeben“ gestellt wird.
Prozesse importieren. Sie haben die Möglichkeit weitere
Prozessbausteine in ihre Arbeitsumgebung zu importieren.
2.3.6 Buchhaltung
Zahlungsbedingungen anzeigen. Gibt Ihnen eine Übersicht darüber,
welche Zahlungsbedingungen innerhalb eines Angebots verwendet
werden können.
Länderliste aufrufen. Bietet die Möglichkeit bei der Rechnungserstellung
anzugeben, in welchem Land der Kunde sitzt. Des Weiteren kann man
Währungen hinzufügen. Die Wechselkurse aktualisiert das Programm
automatisch, ebenso werden die Steuersätze des Landes beachtet.
Dokumententwürfe verwenden. Optional können Sie Vorlagen für
Dokumente erzeugen, sodass Ihnen bspw. in der Fußzeile bereits Ihre
Kontaktdaten angezeigt werden.
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wrkbeat komposition
Detailansicht Ihrer Buchhaltung. Gibt Ihnen einen Überblick über
offene Rechnungen und Angebote, sowie umfassende
Detailinformationen zu Inhalt, Kalkulation und Status.
Auf Projekte zugreifen. Durch Auswahl eines Angebots gelangen
Sie über dieses Symbol zu dem dazugehörigen Projekt.
Auftragsbestätigung. Unter diesem Symbol werden automatisch die
Auftragsbestätigungen der Kunden hinterlegt, sodass man sich diese
jederzeit wieder ansehen kann. Auf Wunsch kann diese automatisiert
versendet werden.
Kalkulation zu einem Angebot hinzufügen. Überschlagen Sie die Kosten,
die Ihnen durch den Auftrag entstehen, um einen Angebotspreis zu
ermitteln.
Inhaltsverzeichnis verändern. Ermöglicht Ihnen Ihr Angebot in Abschnitte
aufzuteilen (z.B. Kosten).
PDF erstellen. Durch Auswahl dieses Symbols wird Ihnen Ihr
Angebotsdokument als PDF angezeigt. So haben Sie die Möglichkeit, das
Dokument auf Ihrem Rechner zu speichern und auszudrucken.
Neue Tätigkeit erstellen. Innerhalb eines Projekts kann es verschiedene
Tätigkeiten, wie z.B. die Dokumentation des Auftrags, geben. Durch
Auswählen einer Tätigkeit kann verbucht werden, wie viel Zeit dafür
aufgewendet worden ist.
Angebotsinformationen einsehen. Über dieses Symbol erhalten Sie eine
Abbildung eines Angebots, wodurch Ihnen der Einblick in die
Angebotsdetails wie Kalkulation, Tätigkeiten, Inhalt, zusätzliche Kapitel
und verknüpfte Bestellungen, ermöglicht wird.
Bestellungen anlegen. Sobald ein Angebot angenommen worden ist,
kann ich eine entsprechende Bestellung erzeugen.
Rechnung erzeugen. Ist eine Bestellung angelegt, kann auf dieser Basis
direkt eine Rechnung erstellt werden.
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wrkbeat komposition
Meilenstein einfügen. Wenn die Zahlungsoption „Zahlen nach erreichtem
Meilenstein“ eingestellt ist, müssen diese Meilensteine angelegt werden.
Angebot annehmen. Startet einen Freigabeprozess, der das Angebot
freischaltet. Anschließend können Bestellungen erstellt werden. Der
Kunde hat dem Angebot zugestimmt und akzeptiert.
Angebot ablehnen. Das Angebot wird storniert, weil z.B. der Kunde
keinen Auftrag erteilt hat bzw. das Angebot aus anderen Gründen
zurückgezogen werden soll.
Arbeitnehmerüberlassung. Wählen Sie Mitarbeiter aus, die Sie für einen
bestimmten Zeitraum anderen Betrieben zur Verfügung stellen.
2.3.7 Human Resources
Arbeitszeit eingeben. Über dieses Symbol geben Sie Ihren
Arbeitsaufwand pro Projekt ein. Falls notwendig, können Sie auch Zeiten
für andere Mitarbeiter verbuchen, sofern Sie die notwendige
Berechtigung besitzen.
Monatliche Übersicht Ihrer Arbeitszeiten. Zeigt eine Übersicht über
Arbeitszeiten pro Projekt bzw. Mitarbeiter an.
Dokumentvorschau Ihrer Arbeitszeit-Übersicht. Über dieses Symbol wird
Ihnen Ihr monatlicher Zeitaufwand pro Projekt als Dokument angezeigt.
PDF erstellen. Durch Auswahl dieses Symbols wird Ihnen Ihr Dokument
über Ihren Leistungsnachweis als PDF angezeigt. So haben Sie die
Möglichkeit, dass Dokument auf Ihrem Rechner zu speichern und
auszudrucken.
Projektfilter. Zeigt Ihnen Ihre monatliche Arbeitszeit für ein bestimmtes
Projekt an.
Prozess starten. Über dieses Symbol können Sie Prozesse aktivieren, die
etwas ausführen sollen (z.B. Versendung eines Dokuments per E-Mail).
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wrkbeat komposition
Auf Urlaubsanträge und -übersicht zugreifen. Diese Funktion bietet
Ihnen die Möglichkeit Ihre Urlaubsanfrage zu stellen. Außerdem erhalten
Sie eine Übersicht über bisherige Urlaubsanträge. Die Ansicht gibt keine
Informationen über Gründe der Abwesenheit an.
Verpflegungsmehraufwand erfassen. Tragen Sie die anfallenden Kosten
für Verpflegung ein. Diese Kosten werden automatisch dem
entsprechenden Projekt zugeordnet.
Reisekosten erfassen. Verbuchen Sie Ihren Aufwand bezogen auf das
dazugehörige Projekt.
Kompetenzen ordnen. Die Funktion dient dazu, Kompetenzen nach ihrer
Komplexität zu sortieren. Dabei dürfen Kompetenz und Qualifikation
nicht synonym verwendet werden. Die Bezeichnung Geschäftsführer ist
eine Kompetenz, Englisch hingegen ist eine Qualifikation.
Personalnetzwerk anwählen. Dies ermöglicht Ihnen die Mitarbeiter nach
Qualifikationen zu filtern (z.B. Fachkenntnisse wie „Meister“ oder
„Geselle“).
Qualifikationskategorien aufrufen. Diese Funktion dient dazu,
Qualifikationen zu kategorisieren. Dabei wäre eine Kategorie z.B.
Fremdsprachen.
Benutzer. Stellt eine Verknüpfung mit dem Benutzer-Modul dar.
Übersicht der Krankmeldungen eines Mitarbeiters. Stellt Ihnen eine
Grafik dar, innerhalb der die Krankmeldungen eines Jahresabgebildet
sind.
Vertretungen eines Mitarbeiters. Ist ein Mitarbeiter im Urlaub oder tritt
ein Krankheitsfall ein, kann hier hinterlegt werden, welche Mitarbeiter für
die Vertretung der entsprechenden Person verantwortlich sind.
Bankverbindungen des Mitarbeiters. Mit dieser Funktion haben Sie die
Möglichkeit die Bankverbindungen jeweiligen Mitarbeiters zu
hinterlegen.
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wrkbeat komposition 2.3.8 Dateien
Sicherheitsrichtlinien hinzufügen. Über diese Funktion entscheiden Sie,
welche Berechtigungsstufen (Sicherheitsrichtlinien) Einsicht in die
Dateien bzw. Ordner erhalten.
Neuen Ordner anlegen. Dateien, die denselben Namen haben, können
so innerhalb eines Ordners hinterlegt werden.
Benachrichtigung bei neuen/geänderten Dateien. Diese Funktion bietet
Ihnen die Option sich darüber informieren zu lassen, sobald eine neue
Datei hochgeladen worden ist oder eine bestehende geändert wurde.
2.3.9 Checkliste
Checkliste verwenden. Sobald Sie eine Checkliste erstellt haben und
anwählen, können Sie über dieses Symbol die Checkliste verwenden. So
können Sie Checklisten-Vorlagen einfach testen.
Checklisten-Menü. Über dieses Symbol gelangen Sie nach der
Verwendung der Checkliste zurück in den Bereich, in dem Sie Ihre
Checkliste bearbeiten können.
2.3.10 Notizen
Legen Sie eine neue Notiz an. Über dieses Symbol können Sie virtuelle
Merkzettel generieren. Bei Bedarf können diese mit anderen Benutzern
geteilt werden.
3 Berechtigungskonzept
wrkbeat® bietet eine Reihe von vordefinierten Berechtigungen, sogenannte
Sicherheitsrichtlinien, die sich sofort nutzen lassen und für unterschiedliche
Einsatzzwecke gedacht sind.
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wrkbeat komposition 3.1 Administrator
Mitarbeiter, die als Administrator eingestuft sind, besitzen uneingeschränkte
Berechtigungen und haben die Möglichkeit, Veränderungen an den
Systemeinstellungen in wrkbeat® vorzunehmen. Aus Sicherheitsgründen sollten nur
wenige, sehr gezielt ausgewählte Personen diesen Status erhalten. Üblicherweise wird
dieser Status Mitarbeitern der IT-Abteilung zugewiesen. Es wird empfohlen bei Fragen
den wrkbeat® Support zu kontaktieren.
3.2 Office
Angestellte, die den sogenannten „Office“-Status erhalten, besitzen ebenfalls
uneingeschränkte Nutzungsrechte. Der Zugriff auf die Einstellungen ist jedoch nicht
gestattet. Diesen Status erhalten zumeist Mitarbeiter, die einen Großteil der
Projektplanung übernehmen und Entscheidungen zu den laufenden Geschäften fällen
müssen.
3.3 Personal
Die Sicherheitsrichtlinie „Personal“ beinhaltet im Wesentlichen alle Berechtigungen der
„Office“-Richtlinie. Zusätzlich haben Mitarbeiter Zugriff auf das Human Resources-
Modul, welches sensible und aus datenschutzgründen separat gesicherte
Informationen beinhaltet.
3.4 User
Die Berechtigung „User“ hingegen nur vorausgewählte Möglichkeiten innerhalb von
wrkbeat® zu arbeiten. Die Benutzer besitzen Leserechte innerhalb von wrkbeat®,
können aber nur eigene Inhalte ändern. Vorgänge innerhalb des Unternehmens können
sie insofern betrachten, so dass Projektzeiten verbucht werden können bzw. Prozesses
bearbeitet und ausgeführt werden können. Diese Berechtigung eignet sich für
Sachbearbeiter, die geplante Tätigkeiten ausführen.
3.5 Guest
Als „Guest“ sind Sie ein externer Kontakt. Der Benutzer kann sich nicht bei wrkbeat®
anmelden. Diese Kontakte stellen lediglich eine Unterstützung für die übrigen Benutzer
von wrkbeat® dar, da es Ihnen so möglich ist, an die „Guest“-Benutzer eine E-Mail aus
wrkbeat® zu versenden. Dies ist nützlich, wenn Sie Kollegen haben, die Informationen
erhalten sollen, aber keinen Zugang zu wrkbeat® benötigen.
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wrkbeat komposition 3.6 Benutzerdefinierte Berechtigungen
Sie haben die Möglichkeit auch eigene Sicherheitsrichtlinien zu erstellen, welche ganz
individuelle Möglichkeiten besitzen. Wenn z.B. ein Mitarbeiter lediglich Zugriff auf das
Modul „Dateien“ bekommen soll, können Sie eine Richtlinie „Files“ erststellen und nur
die Berechtigung für das Datei-Modul zuweisen.
Ähnlich können Sie dies mit allen Berechtigungen innerhalb von wrkbeat® machen.
Achtung: Änderungen an bestehenden Sicherheitsrichtlinien sollten gut durchdacht und
getestet sein. Wenn Sie sich unsicher sind, kontaktieren Sie den wrkbeat® Support.
4 Übersicht der Module
Bei der Anmeldung in wrkbeat® gelangen Sie zuerst in das Cockpit – dies ist Ihr
Schreibtisch. Hier haben Sie die Gesamtübersicht über die eingesetzten Module.
Weiterhin werden Ihnen zugewiesenen Aufgaben angezeigt.
Beispiel:
14
wrkbeat komposition 4.1 Mein Unternehmen
Ihr Unternehmen auf einen Blick
Mit dem Modul Mein Unternehmen können Sie die wichtigsten Informationen zu Ihrem
Betrieb übersichtlich darstellen. Neben den Kontaktdaten und der Internetpräsenz
lassen sich zudem Organigramme der Abteilungen erstellen. Dies ermöglicht Ihren
Mitarbeitern Zuständigkeiten auf einen Blick zu erfassen.
Zur visuellen Unterstützung ist auf der rechten Seite der Firmenpräsenz eine
Kartenansicht zu sehen. Der Standort bzw. die geografische Lage des Unternehmens
wird so dargestellt. Optional kann auch das Firmenlogo o. Ä. eingefügt werden.
15
wrkbeat komposition 4.2 Benutzer
Benutzerübersicht
Das Modul Benutzer zeigt Ihnen alle Mitarbeiterstammdaten an, die in das Programm
eingepflegt worden sind. Hier können Sie Benutzer anlegen und verwalten. Die Benutzer
sind dabei nach ihrem Status bzw. ihrer Berechtigung sortiert – „Administrator“, „Office“,
„Personal“, „User“ und „Guest“. Die Berechtigungen können zugewiesen werden (siehe
Kapitel Berechtigungskonzept).
Bespiel: Benutzerverzeichnis
Innerhalb der genannten Kategorien erfolgt zudem noch eine alphabetische Sortierung
der Mitarbeiter, sodass Sie nach Mitarbeitern nicht lange suchen müssen.
Durch das Auswählen eines Benutzers gelangen Sie auf dessen und Profil und erhalten
die Möglichkeit nähere Informationen über diesen in Erfahrung zu bringen.
16
wrkbeat komposition 4.3 Gruppen
Gruppenerstellung leicht gemacht
Das Modul Gruppen bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter in Gruppen
einzuteilen. Dabei sind statische und dynamische Gruppen zu unterscheiden.
Statische Gruppen besitzen einen festen Inhalt und verändern sich nicht automatisch –
es sei denn man entfernt oder ergänzt Mitarbeiter manuell. Mittels dieser Art von
Gruppen ist es möglich z.B. einzelne Abteilungen innerhalb des Unternehmens
abzubilden (Buchhaltung, Personalabteilung, Einsatzplanung usw.).
Beispiel:
Dynamische Gruppen, wie der Name schon sagt, besitzen einen Inhalt, der sich je nach
Filterung ändern kann. Sie können den Filter solcher Gruppen beispielsweise so
festlegen, dass jeweils die Mitarbeiter, die am aktuellen Kalendertag Geburtstag haben,
in dieser Gruppe enthalten sind. Eine andere Möglichkeit ist alle Mitarbeiter unter 18
automatisch in einer Gruppe aufzulisten. Sie können Gruppen erstellen, die nur Männer
oder nur Frauen beinhalten oder nur Mitarbeiter aus einer Stadt. Die Möglichkeiten sind
unbegrenzt. Durch das Auswählen einer Gruppe erhalten Sie eine Übersicht der
enthaltenen Mitarbeiter. Diese sind alphabetisch sortiert.
17
wrkbeat komposition Zudem ist es möglich über das Symbol das gruppenspezifische Organigramm zu
öffnen. wrkbeat® generiert anhand der Gruppeninhalte automatisch ein passendes
Organigramm, welches nachträglich bearbeitet werden kann. So kann die
Hierarchiestruktur innerhalb einzelner Abteilungen oder es Betriebes dargestellt
werden.
Beispiel:
4.4 Kunden
Legen Sie Ihren Kundenstamm an
Das Modul Kunden ermöglicht Ihnen eine Auflistung Ihrer Kundekontakte.
Durch das Anwählen eines Kunden erhält man eine Übersicht über deren Kontaktdaten
sowie ein Verzeichnung des Standortes in der Kartenansicht.
18
wrkbeat komposition Zusätzlich ist eine Aufstellung über die Projekte, an denen der Kunde beteiligt ist,
vorhanden.
4.5 Projekte
Erstellen Sie Ihre Projekte
Mit dem Modul Projekte können Sie Ihre Geschäftsaktivitäten in das Programm
einfügen. So bekommen Sie eine Übersicht über alle vergangenen, aktuellen und
bevorstehenden Projekte. Die Abbildung auf der nächsten Seite verdeutlicht dies.
Wird ein neues Projekt angelegt werden soll, müssen zunächst die Grundeinstellungen
des Projekts eintragen werden – Name, Beschreibung, Start- und Endtermin usw. Durch
Auswahl des Kunden in der angezeigten Liste, wird der Kunde automatisch in das neue
Projekt eingefügt. Sie erhalten nun eine Projektgesamtübersicht.
19
wrkbeat komposition Beispiel:
Optional können Sie nun Prozesse, Kommentare, Dokumente sowie Mitarbeiter des
gewählten Kunden oder Ihres eigenen Unternehmens im Projekt hinterlegen. Durch die
Verbuchung der Arbeitszeiten am Projekt werden zudem grafisch der Zeitaufwand bzw.
die Kosten dargestellt. Sie werden zu jeder Zeit über notwendige Aktionen informiert.
wrkbeat® führt Sie nach Erstellung des Projektes durch die einzelnen Schritte bis das
Projekt gestartet werden kann.
4.5.1 Wann kann ein Projekt gestartet werden?
Ein Projekt kann gestartet werden, wenn folgende Bedingungen vorhanden sind:
Für das Angebot existiert eine Bestellung
Es wurden Mitarbeiter für das Projekt eingeplant
Angebote werden über das Buchhaltungs-Modul angelegt, weshalb die Erklärung zur
Angebotserstellung unter 3.7 Buchhaltung erfolgt.
20
wrkbeat komposition 4.6 Prozesse
Erstellen Sie Prozesse
Das Modul Prozesse dient dazu Arbeitsabläufe grafisch darzustellen. So wird
Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben, standardisierte Prozesse immer wieder
aufzurufen. Bei der Auswahl dieser Funktion sind zunächst alle Prozesse aufgelistet, die
der eingeloggte Benutzer selber erstellt hat. Darunter folgen die Prozesse aller anderen
Mitarbeiter.
Über das Symbol ist es möglich einen weiteren Prozess anzulegen. Ein Prozess
besteht dabei aus einem oder mehreren Schritten. Bei der Erstellung des Prozesses
kann zwischen unterschiedlichen Arten von Schritten gewählt werden und beliebig viele
enthalten. Welcher Schritt welche Funktion erfüllt, ist in der Übersicht nachzulesen.
Jeder Schritt kann einem Benutzer oder einer Gruppe zugeordnet werden. Beim
Prozessstart wird der Schritt dann entsprechend an den Empfänger zugewiesen. Ab
diesem Zeitpunkt gilt die angegeben Frist innerhalb des Prozessschrittes. Ist ein Schritt
verzögert bzw. wird nicht fristgerecht bearbeitet, erhält der Prozessersteller einen
Hinweis.
Erfolgt bei einem Schritt keine Mitarbeiterzuordnung, kann dieser Schritt von jedem
Benutzer ausgeführt werden, der den vorigen Schritt zugewiesen bekommen hat. Dies
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wrkbeat komposition ist nützlich, wenn es sich um allgemeingültige Dinge handelt, die keine Fachabteilung
oder Mitarbeiter übernehmen muss. Falls in einem Prozess kein einziger Schritt einem
Mitarbeiter zugeordnet worden ist, kann jeder Benutzer den Prozess starten.
Beispielprozess:
In diesem Prozess sind mehrere Arten von Schritten verwendet. Es wird mit einem Text-
Schritt begonnen, um die Leute dahingehend zu informieren, dass der Prozess startet.
Es folgt ein Schritt, der ein vorbereitendes Dokument zur Ausführung der Aktivität
darstellt. Im sogenannten Entscheidung-Schritt muss man daraufhin die Wahl treffen,
ob die Durchführung der Aktivität gestartet werden soll.
Falls Sie den Status des „Administrators“ besitzen, besteht jedoch auch die Möglichkeit
fertige Prozesse zu importieren. Dies geschieht über das Anwählen des folgenden
Symbols .
22
wrkbeat komposition 4.7 Buchhaltung
Erstellung von Angeboten und Rechnungen
Das Buchhaltungs-Modul dient Ihnen hauptsächlich dazu Angebote zu erstellen. Im
Programm ist dafür bereits eine Vorlage hinterlegt. Die Einleitung des Angebots sowie
Grußformeln können in den Buchhaltungseinstellungen als Standards hinterlegt
werden. Eine individuelle Bearbeitung bei neuen Dokumenten ist natürlich weiterhin
möglich.
Wenn Sie die Voreinstellungen beendet haben, gelangen Sie in das fertige Dokument.
Die nachfolgende Grafik bildet dies ab – die einzelnen Textfelder werden an den
gewünschten Positionen im Dokument eingefügt.
23
wrkbeat komposition Beispiel: Textfelder im Dokument
Auf der rechten Seite der Ansicht werden zudem Details, wie Zahlungsbedingungen und
Art des Vertrages, zu dem Angebot angezeigt.
Angebote können entweder aus einem Projekt erstellt oder alternativ ohne ein
verknüpftes Projekt erstellt werden. Gedacht ist diese Funktion vor allem für weniger
komplexe Geschäfte, da die Anlegung eines Projekts für diese nicht notwendig ist und
aus Zeitgründen daher vermieden werden kann. Daher sind die Module Projekte und
Buchhaltung eng miteinander verknüpft. Diese Angebote werden immer komplett
abgerechnet, da keine Projektplanung stattfindet.
Angebote, die mit einem Projekt verknüpft sind, können umfangreiche Details zu
Kalkulationen, Tätigkeiten, Artikeln und geeigneten Mitarbeitern für die Projektplanung
enthalten. Diese Angebote können entweder nach Aufwand, nach Meilenstein oder auch
komplett abrechnet werden.
Innerhalb des Buchhaltungs-Moduls ist es allerdings möglich ein Angebot auch ohne ein
Projekt zu erfassen. Gedacht ist diese Funktion vor allem für weniger komplexe
Geschäfte, da die Anlegung eines Projekts für diese nicht notwendig ist und aus
Zeitgründen daher vermieden werden kann.
Wenn Sie eine Übersicht Ihrer Buchhaltung erhalten wollen, gelangen Sie über dieses
Symbol in die Detailansicht. Dort bekommen Sie eine Auflistung aller unbezahlten
Rechnungen und offenen Angebote.
24
wrkbeat komposition
Durch Anwahl eines Angebots erhalten Sie weitere Informationen und können das
Angebot bearbeiten. So sind an dieser Stelle angelegte Bestellungen und Rechnungen
hinterlegt.
25
wrkbeat komposition 4.8 Human Resources
Ihre Mitarbeiter auf einen Blick
Über das Modul erhalten Sie eine schnelle Übersicht über Ihre personellen Ressourcen.
Sie erfahren auf einen Blick welcher Mitarbeiter zu einer Abteilung bzw. zu welchem
Einsatzort gehört.
Beispiel:
Auswahl eines Namens können Sie die Mitarbeiterdaten verwalten. Alle den Mitarbeiter
betreffenden Dokumente werden hier elektronisch in der virtuellen Personalakte
archiviert. Zudem haben Sie die Möglichkeit spezielle Qualifikationen, wie beispielsweise
Fremdsprachenkenntnisse einzutragen. Dokumente, die den Mitarbeiter betreffen, wie
z.B. der Arbeitsvertrag, können hochgeladen werden. Der Zugriff auf derlei Dateien ist
aus Datenschutzgründen jedoch nur Mitarbeitern der Personalabteilung vorbehalten.
26
wrkbeat komposition
Falls bei Ihren Mitarbeitern Qualifikationen innerhalb von wrkbeat® hinterlegt wurden,
gibt es die Option das sogenannte Personalnetzwerk aufzurufen.
Über diese Funktionen können die Mitarbeiter gefiltert werden, sodass Ihnen nur jene
Mitarbeiter angezeigt werden, die über die gewünschte Qualifikation verfügen.
Beispiel:
Solche Qualifikationen können – wie die obige Grafik zeigt - z.B. der Besitz eines
Sprachzertifikats (hier am Beispiel TOEIC) aber auch ein Meisterbrief, oder andere
zusätzliche Zertifikate.
27
wrkbeat komposition 4.9 Dateien
Hochladen von Dateien und Dokumenten
Innerhalb des Moduls Dateien können beliebig viele Dateien hochgeladen werden, um
sie bei Bedarf jedem Benutzer zugänglich zu machen. Zur Strukturierung und Ablage
der Dateien können Sie zudem Ordner anlegen.
Über die Sicherheitsrichtlinien legen Sie fest, welche Benutzer bzw. Gruppen eine
Einsichtserlaubnis in welche Ordner bzw. Dateien erhalten. Grundsätzlich kann jeder
Benutzer die von ihm erstellten Ordner und Dateien auch bearbeiten. Andere Benutzer
haben Leserechte, sofern der Ordner für diese aufgrund von Berechtigungen auch
sichtbar ist. Über die Administratorrichtlinie ist es möglich auch Änderungen an Ordnern
vorzunehmen, die nicht von dem Benutzer erstellt worden sind.
28
wrkbeat komposition 4.10 Artikel
Eintragen von Artikeln und Warenbewegungen
Dieses Modul dient als Warenverwaltung. Hier erfassen Sie Artikel, Bestand und
Stückkosten. Diese Kennzahlen können Sie über Warenbewegungen in wrkbeat®
eingeben und verwalten.
Anhand des rot eingekreisten Symbols auf der unteren Abbildung lassen sich beliebig
viele Produkte und deren Bestände hinzufügen.
Dieses Modul lässt sich außerdem mit der Angebotsfunktion im Buchhaltungs-Modul
verknüpfen. Geht eine Bestellung ein, so reduziert sich der aktuelle Lagerbestand um
die bestellte Anzahl des Produkts, indem automatisch eine Warenbewegung erstellt
wird. Das Lager ist so ebenfalls automatisch aktualisiert.
Über die Einstellungen lässt sich zudem ein Mindestbestand eintragen, bei dessen
Unterschreitung automatisch ein Prozess gestartet wird. Den Ablauf bzw. die Aktionen
innerhalb des Prozesses können Sie beliebig im Prozess-Modul festlegen. Möglich wäre
z.B. eine Benachrichtigung, der die weitere Bestellung oder Produktion des jeweiligen
Artikels verlangt. Die Werte können Sie nach Anforderung festlegen.
29
wrkbeat komposition 4.11 Checklisten
Erstellen von Checklisten
Das Modul Checklisten ermöglicht Ihnen, persönliche To-Do-Listen oder auch für
ausgewählte Mitarbeiter Listen aufzustellen. Sie können diese Listen innerhalb eines
Prozesses einfügen, um z.B. eine Prüfung von Tätigkeiten zu ermöglichen. Dazu wird
innerhalb der Prozess-Erstellung lediglich einen Checklisten-Schritt ausgewählt.
Beim Anlegen einer neuen Checkliste können beliebig viele Punkte und ihre jeweiligen
Beschreibungen hinzufügen werden.
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit innerhalb der Liste Überschriften an beliebigen
Positionen einzufügen.
Auf der folgenden Abbildung ist beispielhaft eine Checkliste dargestellt.
4.12 Notizen
30
wrkbeat komposition
Notizen erstellen und teilen
Das Modul Notizen bietet die Möglichkeit virtuelle Merkzettel zu erstellen. Durch einen
Klick auf das Symbol kann ausgewählt werden, ob und mit welchen Benutzern diese
Nachricht geteilt werden soll. Falls andere Benutzer Inhalte für Sie freigegeben haben,
blinkt folgendes Symbol in der obigen Symbolleiste auf. Hinweise können durch
Abhaken wieder entfernt werden.
4.13 Kundenanfragen
Einfache Verwaltung Ihrer Anfragen
Das Modul Kundenanfragen verknüpft die Anfragen über das Kontaktformular der
Unternehmenswebseite bzw. Anfragen von beliebig anderen Formularen mit wrkbeat®.
Anfragen können natürlich auch manuell eingepflegt werden, wenn diese z.B. über das
Telefon oder andere Kanäle eingegangen sind.
31
wrkbeat komposition Beispiel:
4.13.1 Formulare anbinden
Sie können ganz einfach Webformulare an wrkbeat® anbinden. Mit Hilfe des Symbols
gelangen Sie in die Formularübersicht. Sie können nun ein neues Formular
erstellen. Dazu geben Sie im Dialog die notwendigen Informationen ein.
Jedes Formular kann bei neuen Anfragen einen Prozess auslösen. Dies ist nützlich, wenn
Sie z.B. eine E-Mail erhalten wollen, wenn sich ein potenzieller Kunde gemeldet hat.
32
wrkbeat komposition Der Identifikationsschlüssel wird automatisch von wrkbeat® generiert und identifiziert
das Formular. Dieser Schlüssel muss auf Ihrer Website ebenfalls eingebunden werden,
damit eine eindeutige Zuordnung besteht.
Formulare können manuell deaktiviert bzw. aktiviert werden. Ein deaktiviertes Formular
nimmt keine Kontaktanfragen entgegen. Die Option „Dateien als Anhang verwenden“
kann verwendet werden, um Uploads die dem Formular zugeordnet sind (z.B. Bilder)
innerhalb eines Prozesses als E-Mail-Anhang zu verwenden.
Nachdem Sie die Daten für das Formular eingegeben haben, werden die Felder
automatisch zugeordnet.
Beispiel: Formular
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wrkbeat komposition 4.14 Ereignisse
Informiert Sie über bevorstehende Ereignisse
Das Modul Ereignisse informiert über bevorstehende Ereignisse, indem ein gewählter
Prozess ausgelöst wird. Ereignisse können beliebige Prozesse enthalten. Zusätzlich kann
ein Ereignis auch durch einen Auslöser eintreten, z.B. den Fristablauf einer Rechnung.
Dies können z.B. Schwellenwerte oder bestimmte Wochentage sein, die Sie im Ereignis
festlegen können.
Der Zeitraum kann festgelegt werden, in dem das Ereignis auftreten soll. Mit einem Klick
auf „Ausführungszeitraum aktiviert“ kann ein Zeitraum deaktiviert werden. Das Ereignis
wird dann nicht mehr durch diesen Zeitraum ausgelöst.
Sie haben ebenfalls die Möglichkeit eigene Ereignisse zu erstellen. Diese können nur von
Ihnen eingesehen werden. Nützlich ist dies, wenn Sie z.B. an wiederkehrende Dinge
erinnert werden müssen, die nur Sie betreffen.
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wrkbeat komposition Beispiel:
Ein Ereignis, das die Wartung der wrkbeat®-Software auslöst, kann dabei nur von
Administratoren angelegt bzw. gesehen werden. Daher können Ereignisse mit
Wartungsaufträgen nur von berechtigten Benutzern festgelegt werden, z.B. Mitarbeiter
der IT-Abteilung.
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wrkbeat komposition 5 FAQ – Häufige Fragen und Antworten
Hier werden Ihnen häufig gestellte Fragen zu wrkbeat® beantwortet.
5.1 Wieso kann ich mich nicht mehr anmelden?
Möglicherweise ist die Nutzungsberechtigung Ihres Accounts abgelaufen. Bitten
Sie Ihren „Administrator“ dies unter Ihren Benutzereinstellungen zu kontrollieren
und Sie ggfs. wieder freizuschalten.
5.2 Was kann ich tun, wenn ich das Passwort für den Kundenlogin vergessen habe?
Sie können ganz einfach Ihr Passwort über Ihre wrkbeat Startseite
zurücksetzen. Dazu erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink.
5.3 Welche Systemvoraussetzungen muss ich bei der Nutzung von wrkbeat beachten?
Sie benötigen ein internetfähiges Gerät, welches mit einer aktuellen Version
von Apple Safari, Google Chrome, Microsoft Internet Explorer oder Mozilla
Firefox läuft. Der Bildschirm sollte die Auflösung von mindestens 800 x 400
Bildpunkten ermöglichen.
5.4 Gibt es Schulungen oder Workshops für wrkbeat?
Selbstverständlich können Sie ein wrkbeat Training vereinbaren, welches
direkt bei Ihnen vor Ort durchgeführt wird. Nutzen Sie dazu die integrierte
wrkbeat Hilfe oder besuchen Sie unseren Internetauftritt unter:
http://www.xtnd-gruppe.de/wrkbeat/training
5.5 Kann ich wrkbeat auch in andere Sprachen verwenden?
Selbstverständlich. Von Haus aus wird wrkbeat in Deutsch und Englisch
ausgeliefert. Für weitere Sprachen kontaktieren Sie den wrkbeat Support.
5.6 Kann ich wrkbeat auch im Home Office oder auf Geschäftsreise nutzen?
Natürlich. Sofern Ihre eigene Unternehmensrichtlinie nicht dagegen spricht,
können Sie wrkbeat weltweit nutzen – Internetanschluss vorausgesetzt.
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wrkbeat komposition 5.7 wrkbeat® lässt sich nicht auf System XY starten.
Bitte senden Sie einen Screenshot der Meldung an unseren wrkbeat Support
([email protected]). Wir werden uns dann schnellstmöglich um Ihr
Anliegen kümmern. In der Zwischenzeit können Sie Tipp: 5.10 probieren.
5.8 Wie lege ich einen neuen Benutzer an?
Innerhalb des Moduls „Benutzer“ können Mitarbeiter, die den „Office“- oder den
„Administrator“-Status besitzen, neue Benutzer hinzufügen. Bei offenen Fragen
wenden Sie sich auch gerne an den wrkbeat Support.
5.9 Beim Starten von wrkbeat® erscheint eine Meldung – was kann ich tun?
Eine Möglichkeit ist alle Browserfenster zu schließen, den aktuellen „Chronikverlauf
+ Cookies“ zu löschen und das Programm erneut aufzurufen.
Beispiel Firefox Browser:
5.10 Wo erhalte ich weitere Hilfe?
Sie können sich jederzeit an den wrkbeat Support unter
[email protected] wenden. Unsere Experten helfen Ihnen unkompliziert
und schnell weiter.
kontakt
Schreiben Sie uns eine E-Mail:
oder
verwenden Sie das Kontaktformular
auf unserer Website:
http://www.xtnd-gruppe.de/de/kontakt
