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Gerhard Gieschen - Innosoft Hausmesse - Dortmund 2004

Prozessoptimierung

durch ein integriertes Projekt-/Servicemanagement

bei einem führenden Systemdienstleister

Gerhard GieschenBetriebsberatung Denken & Handeln



Feinmontage

Service

Inbetriebnahme

Grobmontage

Transport

Planung

Demontage

Elektroinstallation

Reinigung/ Lagerung

Der Systemdienstleister



Stuttgart

Heilbronn

Ettlingen

Frankfurt

Köln

Hamburg

München

Chemnitz

Spanien, Barcelona

Malaysia, Kuala Lumpur

China, Suzhou

Standorte



Industriekrane Hubgerüste Spezialtransporte Autokrane

Montagewagen Gabelstapler Hubarbeitsbühnen Transportwagen

Schwertransporte Ladekran - LKW E - Industriekrane Hydr. Hubgerüste

Equipement



Referenzen



Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit

beiSystemdienstleistungen

Besondere Merkmale der Systemdienstleistungen

hoher Personal-Anteil komplexe Projekte in wechselndem Umfeld hoher Termin- und Kostendruck Risiken durch Pauschalierung der Leistungen

Ausgangspunkt



Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit

durchoptimiertes Projektmanagement

Ressourcen-Einsatz optimieren Prozesskosten reduzieren Kostentransparenz erhöhen Projektrisiken reduzieren klare Zuordnung erbrachter Zusatzleistungen

Projektziel



Paradigmen-Wechsel

Die zentrale Aufgabe eines Systemdienstleisters ist es,

Projekte erfolgreich zu managen.

Deshalbist Projektmanagement kein „Wurmfortsatz“, sondern die

zentrale Aufgabe des operativen IT-Systems.

Strategie



Projektierung

Konsequenz: Eingliederung der Projektplanung in die Auftragsbearbeitung

Auftragsmanagement mit PSP



BG

C

D

F

E A

C

D

F

E

A

G

DE

A

G

DE

A

G

DE

A

G

DE

AG

DE

A

G

AufgabenProjekt

IST

PSP - Projekt-Struktur-Plan

A

A

A

B

B

B

B

C

C

C

C

Aufgaben -> Arbeitspakete

M1(A)

M2(B)

Ziel

Arbeitspakete-> Meilensteine

SOLL

Strukturieren

Der Projekt-Struktur-Plan (PSP)

Strategie



Leiter Projekt-Abwicklung

AA

AA

BB

BB

CC

CC

M1 M2

Ziel AA

AA

BB

BB

CC

CC

M1 M2

Ziel

AA

AA

BB

BB

CC

CC

M1 M2

Ziel

AA

AA

BB

BB

CC

CC

M1 M2

Ziel

AA

AA

BB

BB

CC

CC

M1 M2

Ziel

AA

AA

BB

BB

CC

CC

M1 M2

Ziel

Projektleiter 1 Projektleiter 2

Die Projekt-Organisation



Im Projekt-Struktur-Plan wird das Gesamtprojekt in überschaubare Arbeitspakete gegliedert.

1. Ebene

2. Ebene

3. Ebene

4. Ebene

Projektbezeichnung

Meilensteine

Teilaufgaben

Arbeitspakete

Gliederung des Projektes für

Wissensmanagement, Datenpool

Die operative Tätigkeit des

Projektes fällt in den Arbeitspaketen an.

Definitionen zum PSP



Kalku- lation

An-gebot

Auftrags-bearb.

Rück-melden

Einsatz-planung

Faktura

PSP

Einsatz der Projekt- / Service-Management-Software der Fa. Innosoft

Der Projekt-Struktur-Plan steuert über eine einheitliche Struktur und gemeinsame Datenbasis den gesamten

Projektmanagement-Prozess.

Anforderung an die Software



optional auto optionalMasterAufträge

Rapport direktautoMasterTagesmontage

online direkt autoMasterService-Points

Tools onlineoptimiertPSPMengen-Projekte

Rückmel-dung

Einsatz-PlanungAuftragKalku-

lation

onlineoptimiert PSPPSP Zeit-Projekte

Eine Vereinheitlichung aller Projekt-Arten ist kontraproduktiv

Praxis: Projekt <> Projekt



Projekt-Datenbank

PSP

Wissensmanagement Risiko-Checklisten

AA

AA

BB

BB

CC

CC

M1 M2

Ziel

Kalkulation nach Arbeitspaketen, Teilaufgaben und Meilensteinen

Kalkulation mit PSP



Besichtigung vor Ort

Besichtigung nicht notwendig

Entscheidung: Angebot wird erstellt Besichtigung notwendig

Besichtigung vor Ort mittels Checkliste und

Photodokumentation

Auswahl Vorlagen nach Projektart

Masterkalkulation Muster mit PSP

Datenabgleich / Infos AG

Grobplanung nach Kalkulationsbaustein

Kalkulation

Wissensmanagement

Optimierung der Kalkulation

Risikomanagement

Kalkulation mit PSP



Geräte & Material

Personal

Lieferanten

Pro

jektö

konom

iePro

jektö

konom

ie

Ressourcennach PSP

OptimierteRüstzeiten

GlättenOptimieren

Zuteilen

Einsatzplanung mit PSP



PSP aus Feinplanung

Glätten und Optimieren

PSP aus der Projektplanung

Optimiert & geglättet



Projekt-Datenbank

Rückmelden

Tagesberichte

Fertigstellungsgrad

Arbeitszeiten





abgestimmtes Auftragsvolumen

• Leistungsbeschreibung• Kosten• Termine

abgestimmtes Auftragsvolumen

• Leistungsbeschreibung• Kosten• Termine

Volumen bei Auftragsvergabe

Volumen nach Auftragsabwicklung

Mehrleistungen / Kosten durch interne

Planungsfehler

Mehrleistungen / Kosten durch Änderungen des

Kunden

abgegolten durch Vertrag

Minimierung durch bessere Planung i. R. d. Kalkulation(Projektstrukturplan PSP)

Sicherung der entstandenen Kosten durch Klärung und Dokumentation

Ko

ste

n /

Au

fwa

nd

Entwicklung auf der Zeitachse

Projektdokumentation



Teilaufgabe xy

Projektstart Gegenwart GeplanterEndtermin

Voraussichtlicher Endtermin

Zeit

Cost-to-complete

Projekt-Vorausschau



Der nächste Schritt

Erfassung nicht mehr über Notebook, sondern per Handy.



Zusammenfassung

Projektmanagement als zentrales operatives IT-System

erfordert

spezifische Software,

eine dedizierte Projekt-

Organisation

und Mitarbeiter, die den Service- und

Projektgedanken permanent leben



Für Rückfragen

Der SystemdienstleisterAlfred Scholpp GmbH & Co KGTino TsakonasLeitung IT & [email protected]

ProjektleitungBetriebsberatung Denken & HandelnGerhard [email protected]

Software-LösungInnosoft GmbHWalter [email protected]

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