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Projektmanagement
Der erfolgreiche Einstieg
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begleitende Folien zum Lehrbuch von Hans Karl Wytrzens
ProjektplanungProjektleistungsplanung
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Übersicht – Projektleistungsplanung
Wesen und Elemente von Projektstrukturplänen
Gliederungsprinzipien zur Strukturplanerstellung
Zwecke von Strukturplänen
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Lehr- und Lernziele – Projektleistungsplanung
Anwendung von Methoden zu Erfassung
der anfallenden Projektarbeiten
Einblick in die Hierarchisierung von Tätigkeiten
Kenntnis unterschiedlicher Darstellungs-varianten der Projektstrukturpläne
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Arbeiten sinnvoll zu Paketen zu bündeln vermögen
zu konkreten Vorhaben selbständig auf mindestens 3 Arten Projektstrukturpläne erstellen können
Qualität von Projektstrukturplänen beurteilen und 75% allfälliger Fehler entdecken können
Learning Outcomes – Projektleistungsplanung
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Stellung der Leistungsplanung im Prozess der Projektplanung
Warum? Wofür?
Was?
Was? Wann?
Wann? Wer?
Wer? Wieviel?
Wieviel?
1. Projektdefinition
2. Projektstrukturplan
3. Projektablaufplan
4. Projektterminplan
5. Ressourcenplan
6. Kostenplan
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Absichten der Projektstrukturplanung
Überblick über sämtliche zu erledigende Arbeiten
Strukturierung der Arbeiten
Leitfaden für das weitere Vorgehen
zentrales Instrument der Projektplanung:
Projektstrukturplan (PSP) /
Work breakdown structure (WBS)
zeigt was alles im Projekt zu tun ist
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Bezeichnungen für verschiedene Elemente eines Projektstrukturplanes
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Programm
Projekt
Aufgabe/Bereich
Teilaufgabe/Teilbereich
Arbeitspaket
Einzelarbeit/Tätigkeit/Vorgang
in der Regel im Projektstrukturplan nicht dargestellt
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Grundidee der Projektstrukturplanung
Herunterbrechen des gesamten Vorhabens in handhabbare Einzelteile
Zerlegung des Projektes in Bündel von realisierbaren Tätigkeiten/Vorgängen
rein inhaltliche Gliederung
– keine Abbildung der Projektorganisation!
– keine Erfassung der Abhängigkeiten!
– kein Terminplan!
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Projektstrukturplan (PSP)
Grafische Darstellung aller Projekttätigkeiten
Hierarchische Ordnung der Aktivitäten
Ausweisung von Haupt-, Teilaufgaben und Arbeitspaketen (Work breakdown structure)
Arbeitspakete (AP): kleinste Einheit im PSP (hierarchisch niedrigste Position), nicht weiter aufgegliedert; klar abgegrenztes Tätigkeitsbündel
keine Abhängigkeitsverbindungen!
Ziele des PSP: – eigenständige Arbeitseinheiten im Projekt eingrenzen
– Basis für weitere detaillierte Projektplanungen schaffen
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Prinzipien zur Erstellung eines PSPs
phasenorientiertPrinzip der Temporalisierung
(Zeitabschnitte)
objektorientiertPrinzip der Fragmentierung
(Bestandteile)
PROJEKTSTRUKTURPLAN
funktionsorientiertPrinzip der Fraktalisierung
(Selbstähnlichkeit von Aufgaben)
• Oberste Ebene repräsentiert die Hauptfunktionen
• Untergliederungsebenen ent-sprechen Rollen bzw. Skills
• Oberste Ebene repräsentiert den Hauptgegenstand des Projektes
• Untergliederungsebenen entsprechen Bestandteilen
• Oberste Ebene repräsentiert ein Stadium (z.B. Initiierung, Analyse, Bewertung, Entwurf)
• Untergliederungsebenen entsprechen Subphasen (z.B. Bewertungsabschnitt 1, Bewertungsabschnitt 2 etc.)
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Erstellungsprinzipien von PSPs Objekt- oder Erzeugnisgliederung: Dabei zerlegt
man den Projektgegenstand in seine einzelnen Komponenten (Nachteil: wichtige Aufgaben könnten übersehen werden, weil sie nicht mit der Erstellung einer Einzelkomponente unmittelbar zusammenhängen).
Phasenorientierte Gliederung: orientiert sich an den unterschiedlichen typischerweise auftretenden Stadien der Projektbearbeitung (spiegelt den zeitlichen Verlauf von Aufgabenbereichen wieder).
Funktionsorientierte Gliederung: Strukturierung rein nach betrieblichen Funktionsbereichen (rein verrichtungsorientierter Plan).
Mischform: sowohl Objekt- als auch Funktions- oder Phasengliederungselemente auf der gleichen Gliederungsebene.
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Formale Darstellungsvarianten von PSPs
Diagrammform
Baumform
Listenform
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Objektorientierter PSP (in Diagrammform)
Firmenfestschrift
InhaltlicheSchwer-punkt-festlegung
Format-vorlagen-festlegung
Konzept
Titel-formu-lierung
Umschlag-grafik
Cover
Einband-material
Schutz-umschlag
Prägung
Format-festlegung
Schrift-auswahl
Layout
Farben-auswahl
Druck-vorlage
Manus-kripte
Info-sammlung
Texte
Material-sammlung
Zitat-sammlung
Interviews
Impressum
Klappen-text
Bild-dateien
Repros/Klischees
Bilder
Geschäfts-grafiken
Organi-gramme
Bild- undGrafiktitel/Beschrif-tungen
Papier-auswahl
Druck-auftrag
Kern
Buch-bindung
Adressen für Be-zieher
Graphik des Post-gebindes
Versand-taschen
Fort-schritts-berichte
Projekt-management
Abrech-nung
Pläne
Haupt-gegen-stand
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Phasenorientierter PSP (in Baumform)
Firmen-festschrift
Inhaltliche SchwerpunktfestlegungKonzeptentwicklungKonzeptions-
phase
Informations- bzw. TextsammlungBildmaterialsammlung
EntwicklungManuskripterstellungAbfassen der Rahmentexte (Titel, Impressum, Zitate, Klappentext etc.)Layouten, Formatieren
PapierauswahlDruckauftrag
Produktion Herstellung Einband und SchutzumschlagPrägung Buchrücken
ProjektplanungProjekt-management Projektdurchführung
Projektstart
ProjektfinalisierungProjektcontrolling
InhaltsskizzeFormatfestlegungDesignüberlegungen (Umschlag, Einband, Prägung etc.)
Erstellung DruckvorlageBestimmte Auflagenhöhe
Zusammenstellung Adressenliste
Abwicklung VersandRücknahme
Abschluss-phase Endabrechnung
Stadium
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Funktionsorientierter PSP (in Listenform)
Haupt-funktion
Projektstrukturplan „Firmenfestschrift“
1. Projektmanagement 1.1. Projektleitung und -koordination 1.2. Projektcontrolling 1.3. Projektabnahme 2. Forschung und Entwicklung 2.1. Auflistung aller Patentanmeldungen der letzten 20 Jahre 2.2. Forschungstätigkeiten der letzten 20 Jahre 2.3. Bildersammlung innovativer Entwicklungen 3. Marketing 3.1. Kurzdarstellung „Marketing vor 20 Jahren und heute“ 3.2. Auflistung innovativer Marketingkonzepte 3.3. Erstellung einer Bildergalerie von Marketingkonzepten 3.4. Konzeptentwicklung für Aufbau der Firmenfestschrift 3.5. Entwickeln einer Formatvorlage *) 3.6. Design des Covers *) 3.7. Entwurf des Layouts *) 3.8. Sammeln der Materialien (Texte, Bilder, Grafiken etc.) aller Abteilungen 3.9. Erstellung des Manuskripts 3.10. Layouten und formatieren 3.11. Weitere Promotionsaktivitäten (Presseaussendungen etc.) 4. Kundenberatung 4.1. Gegenüberstellung „Der Kunde damals, der Kunde heute“ 4.2. Auflistung namhafter Kunden 4.3. Bildersammlung besonderer Kundenevents 4.4. Erfassen/Auflistung der geladenen Gäste, Kunden, Geschäftspartner 5. Produktion 5.1. Zusammenfassung und Darstellung der Produktionseinheiten 5.2. Chronologische Auflistung der Entwicklung der Produktpalette 5.3. Fotografische Dokumentation der Produktpalette 5.4. Druckauftrag *) 5.5. Buchbinden 6. Einkauf 6.1. Abfassen des Tätigkeitsberichts der Abteilung Einkauf der letzten 20 Jahre 6.2. Erstellen einer grafischen Trendanalyse der Einkaufstätigkeit 6.3. Kauf Druckmaterial, Einbandmaterial etc. 6.4. Kauf Versandtaschen 6.5. Akquirieren von Inseraten der Hauptlieferanten 6.6. Entsorgung 7. Finanzen 7.1. Vorlage des Jahresberichts des vorangegangenen Geschäftsjahres 7.2. Grafische Auswertung der finanziellen Entwicklung der letzten 20 Jahre 7.3. Erstellung einer Projektkostenrechnung 7.4. Führung der Projektbuchhaltung 7.5. Kostenplanung Projekt 7.6. Abwicklung des projektbezogenen Zahlungswesens 8. Personal 8.1. Gegenüberstellung „Personalbestand heute und damals“ 8.2. Bereitstellung eines Gruppenbildes des gesamten Personalstandes 8.3. Aufbereiten schriftlicher Lebensläufe markanter Mitarbeiter 9. Controlling 9.1. Darstellung der internen Qualitätsanforderungen 9.2. Skizzieren eines Organigramms der Qualitätssicherung 9.3. Verfolgung Projektkostenverlauf 9.4. Qualitätsüberprüfung (Korrekturlesen) 10. Logistik 10.1. Entwerfen einer Karte der Vertriebswege 10.2. Hervorhebung essenzieller Änderungen in der Logistikbranche 10.3. Grafische Darstellung des Logistiksystems 10.4. Versand der Versandtaschen *) extern zu vergeben
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Leitfaden zur Erstellung eines PSPs
An die Spitze des Plans kommt die zentrale Frage des Pro-jekts, die das ge samte Team betrifft, also das Ergebnisziel.
1 Ergebnis-ziel
Darunter werden hierarchisch die Teilaufgaben angeordnet, die eventuell wiederum in Unter auf gaben zerlegt werden usw.
2 Teilaufgaben
Dann kommen Aufgaben, die sich nicht mehr sinnvoll zer-teilen lassen, weil sie sachlich zu sam men ge hö ren und von der gleichen Person verantwortet werden. Diese Klasse von Aufgaben nennt man Arbeitspakete.
3 Arbeitspakete
APAP AP AP
Von der Anordnung der Aufgaben und Arbeitspakete fertigt man zunächst einen Entwurf des Planes an.
4 Planung
Anschließend werden alle Elemente hinsichtlich Lücken, Überschneidungen und Kompatibilität geprüft.
5 Prüfung
Nach allfälligen Ergänzungen, Bereinigungen und Abstimmungen ist der Plan festzulegen.
6 Fest-legung
PSP
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Regeln für die PSP-Erstellung
ein Verantwortlicher pro Arbeitspaket (AP)
AP einer Projektphase zuordnen
nach außen zu vergebende Aufgaben als eigenes AP
jedes Element durch klare Formulierung eindeutig abgrenzbar machen
AP-Bezeichnungen mit Substantiv und Verb
AP mit Nummerierung versehen
AP nicht zu groß dimensionieren, damit allfälliger Terminverzug rechtzeitig bemerkt werden kann
AP nicht zu klein dimensionieren → Überschaubarkeit
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Zwecke des PSPs
Voraussetzung für die Schätzung der Projektkosten und deren Kontrolle
Bezugsgrundlage für die Dokumentation und Projektberichte
Grundlage für die Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten (AP sind Basis für die Delegation von Aufgaben und der dafür notwendigen Vereinbarungen.)
Ausgangsbasis für Ablauf- und Terminplanung
Grundlage für Risikoanalysen
Grundlage für die Kommunikation im Projekt
Mittel für Strukturierung von Projektstatussitzungen
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Übung – Projektstrukturplanung
Erstellen Sie einen Projektstrukturplan für jenes Vorhaben, für das Sie schon einen Projektauftrag ausgearbeitet haben.
Nutzen Sie bunte Moderationskarten (oder Post-Its); weisen Sie jeder Hierarchieebene eine eigene Farbe zu und gruppieren Sie die beschrifteten Karten auf einer Tafel/Pinnwand.
Zeitrahmen: 40 Minuten