Praxisbericht:
Inhouse-Abwicklung der
elektronischen Rechnung
Thomas Zoller – Geschäftsführer Mercateo AG
Ikt.forum Ansbach, 14. Oktober 2014
Elektronische Rechnungen –
So verzetteln Sie sich nicht!
Zahlen & Fakten
4 www.mercateo.com
90.000 Eingangsrechnungen mtl.
65.000 Ausgangsrechnungen mtl.
13.800.000
5
Starkes Wachstum erfordert durchgängig elektronische Prozesse
www.mercateo.com
0,9 4,4 7,4
13,5
24,0
34,0 43,0
54,8
76,0
111,0
131,0 135,0
0
20
40
60
80
100
120
140
2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Handelsumsatz
in Mio. EUR
1999 2000 2003 2004 2005 2007 2006 2008 2009 2010 2011
Gründung von Mercateo in München
Live-Gang Einstieg EON als Investor
Management Buy-Out Dr. Sebastian Wieser und Peter Ledermann
Eröffnung Standort Köthen
Umstellung auf eigene Shop-Software und Ausbau eProcurement
Entwicklung eigener Filterfunktionen, Aufbau eines Filterteams
Einführung Warenkorb-optimierung
Großkundenmodell, Implementierung SAP Schnittstelle OCI
Mercateo bietet Ka-taloghosting an und wird zur "Beschaffungs-plattform"
Live in NL, FR, ES, IT, CZ, IE, PL Eröffnung Standort Leipzig
Startschuss Extranet
2012
Cluster/ Auction
2013
unabh. Google Finanzierung App Marktplatz
Historie: Elektronische Ausgangsrechnung: Die Vorteile für Mercateo
Projekt April 2006 mit externem Dienstleister
6
1. dem Kunden die Vorteile einer elektronischen
Rechnung bieten können
2. Kosteneinsparung Stand 2006 (Externe Lösung)
• Mtl. ca. 12.000 Ausgangsrechnung
• Kosten für Postversand pro Stück Euro 0,70
• Das sind Gesamtkosten von Euro 8.400
• Geplanter Anteil elektronischer Rechnungen
50%
• Kosten für elektronische Rechnung extern
Euro 0,15
• Das entspricht bei ca. 6.000 elektronischen
Rechnungen einer Einsparung von rund
Euro 3.300 mtl.
3. einfache Archivierung zum Onlinezugriff
4. Pilotprojekt beim Dienstleister – keine externen
Kosten
5. interne Kosten ca. Euro 5.000
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Historie: Signierte Elektronische Rechnung – Die Vorteile für den
Kunden
7
1. direkte und schnelle Zustellung per E-Mail
2. schnelle und einfache Archivierung auf dem
Filesystem
3. Einfache Weiterleitung per E-Mail
4. XML Rechnung im Anhang für den
automatischen Datenimport
5. Durchsuchbares PDF lässt sich auch nach dem
Inhalt suchen
6. Umweltfreundlich durch Papiervermeidung /
Vermeidung von Transport
7. Vorsteuerabzugsfähig, da gesetzeskonform mit
qualifizierter elektronischen Signatur
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Historie: Anforderungen an den Dienstleister 2006
8
1. gesetzeskonforme qualifizierte
elektronische Signatur wie in UstG § 14
gefordert gemäß Signaturgesetz
2. Einhaltung der
Datenschutzbestimmungen
3. Betrieb der Lösung mit
Zugangskontrolle
4. Sicherstellung der täglichen
Verarbeitung und Versand der E-Mails
(FailOver und Skalierbarkeit)
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Die elektronische Rechnung per E-Mail mit pdf- und xml-Anhang
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Ausgangsrechnung: Verhältnis Papier zu elektronisch bis Mitte 2008
10
Externer Dienstleister
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Historie: Elektronische Ausgangsrechnung Inhouse Lösung: Die
Vorteile für Mercateo ( Mitte 2008)
11
1. Kosteneinsparung
• Mtl. ca 15.000 elektronische
Ausgangsrechnungen
• Kosten für elektr. Rechnung extern
Euro 0,15
• Das sind Gesamtkosten von Euro
2.250 ,00
• Anteil elektronische Rechnungen 57%
• Kosten für elektronische Rechnung
Inhouse ca. Euro 0,05
• Das entspricht bei ca. 15.000
elektronischen Rechnungen einer
Einsparung von rund Euro 1.500 mtl.
2. Mercateo eigene Signatur – vorher
Signaturkarte eines Mitarbeiters des
Dienstleisters
3. E-Mail Absenderdaten sind eindeutig von
Mercateo
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Kataloghosting
Mercateo
Bestellabwicklung
Kundenfaktura
Mercateo
Buchhaltung
Mercateo
Einkaufs-Funktionen
Mercateo
Katalog BMEcat V1.2
Bestell-
abwicklung
Logistik
Buchhaltung
Lieferant
Bestellung
Lieferung / Retoure
Rechnung
Mercateo
Kunde
Offener
Bereich:
über 1 Mio.
registrierte
Unternehmen
geschlossener
OCI-Bereich:
RWE
Bosch
OSRAM
Telekom
DEKRA
Rittersport
PSG …
Bestellung
Gutschrift/
Rechnung
Bezahlung Bezahlung
über 700
Kreditoren
Vom elektronischen Katalog bis zur Bezahlung
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Historie: Anforderungen an eine Inhouse-Lösung
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1. gesetzeskonforme elektronische
Rechnungssignatur gemäß § 14 UStG
2. große Mengen automatisiert zu signieren
3. Massentauglichkeit
4. sich unkompliziert in das bestehende
System integrieren lassen
5. kontinuierlich erweiterbar sein
(Skalierbarkeit)
6. Signierung inliegend im PDF
7. Signierung verschiedener
Rechnungsformate ( pdf, xml, Fax,…)
8. eingehende Rechnungen und Gutschriften
verifizieren
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Ausgangsrechnung: Verhältnis Papier zu elektronisch
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Ext. Dienstleister
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Intern - Signatur BMF
Steigern der Akzeptanz: Werbung für die eRechnung
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Innerbetriebliche
Kontrollverfahren
Was bedeutet „innerbetriebliche Kontrollverfahren “ in der Praxis
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• Für den Rechnungsausteller entfallen die Pflichten
zur Sicherung der Authentizität und der Integrität
(keine Signatur mehr erforderlich)
• Dadurch hohe Bereitschaft der Kreditoren zur
Umstellung auf elektronische Rechnungen
• Der Rechnungsempfänger muss im internen
Prüfverfahren die weiterhin geforderte Echtheit der
Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts
sicherstellen
• Dazu muss ein Bezug zwischen der Rechnung
und der abgerechneten Leistung hergestellt
werden und geprüft werden, dass
• die Leistung tatsächlich in Qualität und
Quantität erbracht wurde
• der Rechnungsaussteller auch den
Zahlungsanspruch hat
• Stammdatenabgleich
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Was bedeutet „innerbetriebliche Kontrollverfahren “ in der Praxis
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Was hat sich nicht geändert:
• Prüfung der Pflichtangaben auf der Rechnung nach
UStG §14 Abs. 4
• Die Rechnung muss weiterhin für 10 Jahre archiviert
werden (zu Beachten GDPdU, GoBS)
• Für den gesamten Aufbewahrungszeitrum
muss die
• Echtheit der Herkunft,
• die Unversehrtheit des Inhalts,
• und die Lesbarkeit der Rechnung
gewährleistet sein.
• Der Rechnungsempfänger muss dem übermitteln
der elektronischen Rechnung zugestimmt habe.
• Dies bedarf keiner besonderen Form
• Einvernehmen zwischen den Parteien reicht
aus
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Auswahl des Kunden (UstG §14 …vorbehaltlich der Zustimmung des
Empfängers ...
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Signatur
Archiv
Verarbeitung der Eingangsrechnungen
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SAP
R/3 Prüfung
Papier Rechnung
XML mit Signatur
Fehler
Korrektur
XML ohne Signatur
PDF mit Signatur
E-Mail HTTPS / FTP / AS2 POST
OCR Engine
Scanner
merc
ate
o
Lie
fera
nt
Ku
nd
e
www.mercateo.com
PDF/
TIFF
JPG/
DOC
XML intern
XML intern
Bestellung
Rechnungsbuchung
manuell
Verarbeitung Ausgangsrechnungen (derzeit noch mit Signatur)
21
SAP
R/3
Fehler
Korrektur
Archiv
vom digiseal server²: PDF Rechnung mit
qualifizierter elektronischer Signatur
Ausgangsrechnung
PDF mit Signatur
XML ohne Signatur
Papier Rechnung
Lettershop
POST
merc
ate
o
Ku
nd
e
Ausgangsrechnung
Spooldatei
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zum digiseal server²:PDF Rechnung ohne Signatur
Nach den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung (GoBS) ist für die
Papierrechnung und damit auch für die eRechnung
die Echtheit der Herkunft,
die Unversehrtheit des Inhaltes (Unveränderbarkeit)
die Lesbarkeit
und die Vollständigkeit zu gewährleisten
Verfahrensdokumentation zwingend notwendig
Rechnungen elektronisch archivieren
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Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes
Beschreibung der sachlogischen Systemlösung
Technische Systemlösung und Migration
IT-Sicherheit
Technischer Betrieb
Prozesse
Mitarbeiterqualifikation
Test
Wartung
Quelle und weiter Informationen unter: http://www.elektronische-steuerpruefung.de/loesung/vdok_zoeller.htm
Gliederungsstruktur einer Verfahrensdokumentation
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9. Besteht die Möglichkeit, das vorhandene oder geplante DV-System von der
Finanzverwaltung als „GDPdU-konform“ zertifizieren zu lassen?
Nein. Insbesondere die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination selbst
marktgängiger Buchhaltungs- und Archivierungssysteme lassen keine allgemein gültigen
Aussagen der Finanzverwaltung zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und
Software zu.
Im Übrigen hängt die Ordnungsmäßigkeit eines im Rechnungswesen eingesetzten Verfahrens
letztlich von mehreren Kriterien ab (z.B. auch von der Richtigkeit und Vollständigkeit der
eingegebenen Daten).
10. Drohen Sanktionen, wenn ein Unternehmen die Anforderungen der
„GDPdU“ nicht erfüllt?
Ja. Es gibt mehrere Sanktionsmöglichkeiten. Je nach den Umständen im Einzelfall kommen z.B.
in Betracht: Bußgeld, Zwangsmittel, Schätzung.
Auszug „Fragen und Antworten der Finanzverwaltung 2005“
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Lösungsideen
Dokumenten Managemet System DMS
Bsp:
DMS: http://www.diew.de/ 47 Euro
http://www.bitfarm-archiv.de/ (OpenSource, einzelne Module kostenpfl.)
http://elo-office.de/funktionen/funktionsuebersicht (ab ca 300 Euro)
ab EloProfessional auch mit Workflow
http://www.elo-office.de/funktionen/produkte
Signamus Online Archiv
Systeme (E-Mail, Laufwerke) mit nur Leserechten
Zeitnahe Archivierung auf CD / DVD
Signatur
kostenlose Signatur mit http://www.gpg4win.org/
Einfache Möglichkeiten zur Archivierung
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