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In vielen Unternehmen können die Kosten für Erstellung, Versand und Inkasso einer Rech-nung durchaus den eigentlichen Rechnungs-betrag übersteigen. Viel gravierender sind allerdings die Kosten, welche für eine Firma entstehen, wenn Sie Rechnungen empfängt und bezahlt. Untersuchungen in der Schweiz beziffern die internen Kosten für die Verarbei-tung einer Papier-Rechnung mittels Scanning und Weiterverarbeitung in einem DMS-Work-flow mit durchschnittlich 10 bis 15 €. Manche Firmen gehen davon aus, dass ihnen die Verar-beitung einer Eingangsrechnung vom Öffnen des Briefumschlages bis hin zur Überweisung bis zu 80 € an internen Kosten verursachen. Die schweizerische Firma Telekurs Paynet, ein Tochterunternehmen von 80 der wichtigsten Banken der Schweiz, hat dies schon vor Jahren erkannt und bietet mit ihrem EBPP-Angebot (Electronic Bill Presentment and Payment) eine Plattform, welche die Kosten massiv ver-ringert.

Der TraDiTionelle ansaTzDie Verarbeitung einer empfangenen rech-nung bedeutet eine Vielzahl an Prozess-schritten. Der Briefumschlag muss geöffnet

… weil es wirklich teuer sein kann, Rechnungen zu bekommen

werden, die zusammengehörigen Dokumente (eventuell mehrere rechnungsseiten, Über-weisungsformular, vielleicht beigelegte liefer-scheinkopie etc.) müssen zusammengeheftet und je nach art der rechnung an unterschied-liche Personen zur fachlichen und organi-satorischen Freigabe weitergeleitet werden. Die rechnung muss kontiert und schliesslich im bestehenden erP-system erfasst und zur zahlung freigegeben werden. natürlich müs-sen die Dokumente auch archiviert werden. in manchen Firmen dauern Freigaben so lan-ge, dass Mahnungen im Haus sind, bevor die rechnung in der Buchhaltung angekommen sind. Die Kosten für diesen manuellen Prozess sind enorm und die Fehlerrate (Falschkon-tierungen, verlorene oder verlegte Belege, Falschzahlungen etc.) erhöhen die Kosten zu-sätzlich.

nicHTs ganzes unD nicHTs HalBes

eine mögliche Vereinfachung und Verschlan-kung des Prozesses bietet die Möglichkeit, eingangsrechnungen gleich im Postraum zu scannen und dann in einem Workflow durchs

Haus zu den verschie-denen involvierten stellen zu senden. Viele DMs-Hersteller präsen-tieren diese lösung als die Kostenersparnis schlechthin. Die ange-botenen lösungen zei-gen aber oftmals nach wie vor erhebliche De-fizite im Arbeitsablauf. gescannte rechnungen werden entweder via e-Mail oder über ein im DMs-system inte-griertes Briefkorbsystem in der Firma herum-geschickt. Wer kontieren oder freigeben soll, muss oft weitere software(-Teile) wie rech-nungswesen, Materialwirtschaft, einkaufs-modul etc. aufstarten und dort entweder Da-ten lesen oder Daten (Kontierungen, Beträge, Mwst-, iBan-, Bic-nummern etc.) erfassen. Bis zur Freigabe einer rechnung haben so verschiedenste Mitarbeiter unterschiedliche applikationen gestartet, Daten ausgelesen und eingegeben und so sind teils beachtliche Fehlerraten durchaus nicht überraschend.

… Die näcHsTen scHriTTe

Verschiedene scanning-software-Hersteller sind nun einen schritt weiter gegangen. sie bieten im rahmen ihrer scanning-lösungen zusätzliche Texterkennungssysteme an, welche es ermögli-chen, rechnungen nicht nur als Bild abzulegen, sondern die darin enthaltenen Daten via ocr (optical character recognition) strukturiert aus-zulesen und datenbankgestützt weiter zu verar-beiten. im optimalen Fall wird dadurch der Pro-zess weiter verschlankt. Die Fehlerquelle „falsche manuelle Datenerfassung“ wird durch die Feh-

Xpert.FIN

MMXpert.PaynetConnector

Xpert.GroupDoc

Ascent.Xtrata

& ScannerPapier

MM-Rechnung

Xpert.Ivy

FI-RechnungRechnungsflüsse:

ERP

SCHWEIZ

soreco agringstrasse 7cH-8603 schwerzenbachTel. +41 44 806 25 25www.soreco.ch

Ti informatique codiTechno-Pôle sierre 1cH-3960 sierreTél : +41 27 452 20 20www.ti-informatique.com

DEUTSCHLAND

soreco international ltd.Heidenkampsweg 45D-20097 HamburgTel. +49 40 80 90 45 493

ÖSTERREICH

soreco international ltd.schottenring 16a-1010 WienTel. +43 1 537 12 4831

FRANKREICH

azur TechnologyTour de l`Horloge4, Place louis armandF-75012 ParisTél : +33 4 72 52 30 09www.azurtechnology.com

lerquelle „falsches auslesen von Daten“ ersetzt. Wobei durch die Kombination von technischem auslesen und sichtkontrolle quasi eine zeit- und ressourcenaufwändige Kontrolle nach dem Vier-augen-Prinzig entsteht.

Manche BPM–Hersteller sowie auch ein paar DMs–Hersteller bieten die Möglichkeit, Daten aus Drittapplikationen in gemeinsamen Masken mit den gescannten Dokumenten darzustellen und Daten entweder manuell oder mit Techniken wie Drag&Drop und ocr zu übernehmen.

Beide schritte bedeuten eine massgebliche Vereinfachung des aufwandes, sowie eine re-duktion der Fehleranfälligkeit mit einer entspre-chenden reduktion von Kosten.

… unD Die KönigsKlasse - eBPP

Kann im rechnungseingangsprozess die The-matik scanning und ocr-Bearbeitung auch noch wegfallen besteht die Möglichkeit, die Pro-zesskosten auf unter einen euro zu reduzieren. eBPP (electronic Bill Presentment and Payment) bildet dafür die lösung. rechnungsdaten wer-den vom rechnungssteller elektronisch in eine entsprechende Plattform übermittelt und dort

als .pdf-File und .xml-Datensatz gemeinsam mit entsprechenden Zertifikaten vorgehalten bis der rechnungsempfänger die Daten herunterlädt.

Die schweizerische Bankentochter Telekurs Pay-net ag und der schweizerische BPM-spezialist soreco haben gemeinsam einen plattform- und applikations-unabhängigen lösungsbaukasten entwickelt. Telekurs Paynet ag als Betreiber der grössten eBPP-Plattform der schweiz (sowohl für B2c wie auch für B2B) hat mit der soreco einen Partner gefunden, der nicht nur die angelieferten Daten und Files richtig entgegennimmt, sondern auch den gesamten rechnungseingangsprozess mit Kontierung, Freigaben durch Warenkontrol-le, Kostenstellenleiter etc. bis hin zur integration in beliebige endsysteme übernimmt.

Die ganze lösung ist als Baukasten aufgebaut. Kunden setzen jene lösungen ein, die sie benö-tigen. sollen Papierrechnungen mitverarbeitet werden, wird neben dem eBPP-connector zusätz-lich eine scanning- und ocr-lösung angeboten oder eine bestehende integriert. ist noch kein Dokumentenmanagementsystem vorhanden oder die Finance-applikation nicht ausreichend, so können auch diese angeboten werden.

Herzstück der gesamten applikation bildet jedoch auf alle Fälle die kostengünstige und hoch-flexible BPM-Applikation, die Prozesse nicht nur aufzeichnet, sondern diese auch gleich in ausführbaren Code giesst. Oberflächen (GUI)-Design gehört genauso zum Funktionsumfang, wie die anbindung an beliebige umsysteme und umfangreiches BaM (Business activity Mo-nitoring).

ein standard-rechnungseingangsprozess bildet das Template, auf dem aufbauend entweder durch den systemanbieter, einen seiner Partner oder – entsprechende Kenntnisse vorausgesetzt – auch durch den Kunden selbst – die individu-ellen Prozessanpassungen einfach (auch ohne vertieftes software-Knowhow) vorgenommen werden können.

in einem konkreten anwendungsfall in der schweiz wurde von einem unabhängigen Be-ratungungshaus bei einem rechnungseingang von etwa 15’000 stück / Jahr ein realistisches einsparpotential (unter einbezug der Tatsa-che, dass niemals alle rechnungssteller elek-tronische rechnung stellen werden) von über 100’000 € / Jahr ermittelt.