Zeitmanagement
Stefanie Stammerjohann - Natalya Struk
Erszébet Tappe - Paula Viefhaus - Annalena Welp - Monika Wieland - Ines Wolz
Seminar Umgang mit Basistechniken wissenschaftlichen Arbeitens
Dr. C. EichenbergWS 2007/08
8.12.2007
Übersicht• 1. Einleitung / Lebens-Ziele
• 2. Zeitmanagement-Typen
• 3. Planen
• 4. Entscheiden
• 5. Informationsverarbeitung
• 6. Stress und Entspannungstechniken
von Innen nach Außen
1. Einleitung / Lebens-Ziele
Wahrnehmung
Entscheidend:
WIE wir etwas wahrnehmen,
nicht WAS!
1. Einleitung / Lebens-Ziele
Integrität:
Mit sich selbst im Reinen sein
Verantwortung übernehmen:
Ziele formulieren
Ziele visualisieren
Ziele verfolgen1. Einleitung / Lebens-Ziele
E r f o l g / Z u f r i e d e n h e i t
Z i e l e H a n d l u n g e n L e i s t u n g
„Wer im Frühling nicht sät, wird im
Herbst nicht ernten.“ (Sprichwort)
Zielvorstellung
1. Einleitung / Lebens-Ziele
Einstellung zur Zeit – Arbeitszeit und Freizeit
Eine zufriedenstellende Zeit ist die beste Quelle für energiegeladenes und
zielorientiertes Arbeiten!
•Die Grundeinstellung zu meiner Zeit:
Übungen dazu
1. Einleitung / Lebens-Ziele
Auf dem Totenbett
Erinnerungen:
• Welche Erinnerungen sind am schmerzlichsten? • Welche am erfreulichsten?• Bereue ich? • Was hätte ich anders machen können? • Was kann ich anders machen? • Wunsch nach mehr Zeit mit bestimmten Menschen? • Habe ich Wahlmöglichkeiten, die nicht bewusst sind?
1. Einleitung / Lebens-Ziele
Die letzte Stunde• Wen hätte ich gern bei mir? • Wie und wo würde ich am liebsten die letzte
Stunde verbringen?• Wissen andere das ich so empfinde?
Bitte die wichtigsten Ergebnisse notieren!
1. Wichtigsten Punkte markieren2. Verfolgung ob Ziel erreicht3. Neuer Punkt 4. Erneute konsequente Verfolgung
Vertiefung zu Hause : Rangliste der wichtigsten Ziele
1. Einleitung / Lebens-Ziele
Die Entdeckung etwas anders machen zu wollen
• Klare Ziele = eindeutige Prioritäten
• Lebensziele berufliche Ziele
Welches Lebensziel ist...– am wichtigsten?– am wenigsten wichtig? – von mittlerer Bedeutung?
1. Einleitung / Lebens-Ziele
Linker oder rechter Zeitmanagement-Typ?
• Menschliches Gehirn besteht aus zwei Gehirnhälften
– Linke: logisch (rational, linear, kontrollierend)– Rechte: kreativ (intuitiv, spontan, emotional)
• Bei 99% aller Menschen ist eine Gehirnhälfte dominant
• Menschen greifen auf die dominante Hälfte zurück (Vergleich Rechtshänder)
2. Zeitmanagement-Typen
• Das klassische Zeitmanagement ist von und für linksdominanten Gehirntypen (logisch) geschaffen worden
• Für Rechtsdominante ist das klassische Zeitmanagement teilweise schwierig
2. Zeitmanagement-Typen
Tipps für Rechtsdominante Gehirntypen
• Farben/Symbole statt Zahlen
• Mind Mapping statt Auflistung
• Rechtsdominanten Menschen Aufgaben in Bildern bzw. anschaulichen Beispielen erklären
2. Zeitmanagement-Typen
Planung
„Wer alles nimmt, wie es kommt, der arbeitet nicht, der wird
gearbeitet“Polymedia
Warum Planung?
• Wer seinen Tag plant, hat einen Zeitgewinn von etwa 2 Stunden
• Überblick über alle zu erledigenden Tätigkeiten und Aufgaben
• Konzentration auf die wirklich wichtigen Aufgaben
• Weniger Hektik, Stress
3. Planen
Für die Durchführung benötigte Zeit
Für die Durchführungbenötigte Zeit
Zeit für Planung Zeitgewinn
Zeit fürPlanung
Gesamter Zeitaufwand
Zeitplanung
(aus Seiwert,J. S.31)
3. Planen
Die ALPEN- Methode
1. Aufgaben zusammenstellen
2. Länge der Tätigkeiten schätzen
3. Pufferzeit reservieren ( 60:40- Regel)
4. Entscheidungen über Prioritäten und Kürzungen treffen
5. Nachkontrolle - Unerledigtes Übertragen
3. Planen
Grundregel der ZeitplanungDie 60:40-Regel
• Nur 60 % der Zeit verplanen• 20 % unerwartete und • 20 % spontane Aktivitäten einplanen
Arbeitszeit
60 %
Geplant
20 %
Unerwartet
20%
spontan
3. Planen
Im Leistungshoch:
A – Aufgaben 65 %
Im Leistungstief:
C – Aufgaben 15 %
Im Zwischenhoch:
B – Aufgaben 20 %
Persönlicher Tagesrhythmus ABC-Analyse
3. Planen
Der Tagesplan:Zeit Zu erledigen Dauer Priorität Ok8-11 Referat vorbereiten 2,5 A11-13
Küche putzenJoggen
1,5 B
13-14
Einkaufen 0,5 B
15-16
Zimmer aufräumen 0,5 B
16-18
Statistikhausaufgaben 1,5 B
18-19
A
19-20
Sozialpsych. Kap. 5 lesen
1,5 A
20-21
Eltern anrufen 0,5 C
21-22
E- mails checken 0,5 C
3. Planen
• Überblick Zeitpläne im Kopf werden öfter verworfen
• Arbeitsentlastung Zeitpläne entlasten das Gedächtnis
• Schriftlicher Plan Selbstmotivation
• Konzentration Leitlinie des Tages wird befolgt
• Kontrolle Unerledigtes geht nicht verloren
• Erfolg sichern Zeitbedarf und Störfaktoren einschätzen
Vorteile der Schriftlichkeit
3. Planen
EntscheidungDas Richtige zur richtigen Zeit tun
„Efficiency may be defined as doing any job right….
Effectiveness as doing the right job right.“P. Drucker
Entscheiden heißt Prioritäten setzen
Vorteile der Prioritätensetzung:
• Nur an wichtigen und notwendigen Aufgaben arbeiten
• Aufgaben nach Dringlichkeit geordnet
• Unnötige Tätigkeiten weglassen
• Am Ende des Arbeitstags sind die wichtigsten Dinge erledigt
Zeitersparnis4. Entscheiden
Informations-verarbeitung
Lesetechniken:
SQ3R-Methode von Robinson
• S = Survey Überblick gewinnen
• Q = Question Fragen stellen
• R = Read Lesen
• R = Recite Rekapitulieren
• R = Review Wiederholen
5. Informationsverarbeitung
Rationales Lesen
Vor dem Lesen Während des Lesens nach dem Lesen
-Selektion -Verbesserung -Markieren
des Lesestoffes der Lesemethode - Exzeprieren
-Verbesserung der
Lesegeschwindigkeit
5. Informationsverarbeitung
Felder außerhalb
der Sicht Slalomtechnik
Blickspanne
5. Informationsverarbeitung
Markierungstechniken
• Unterstreichen
• Randmarken
• Überstreichen
• Randnotizen
• Entwicklung eigener „Markoglyphen“
! - wichtig
!! - sehr wichtig
- nachprüfen
B - Beispiel
- neue Theorie
- besonders wichtig
5. Informationsverarbeitung
Exzerpieren
• Mind Map
• Standpunkt-Exzerpte
• Stichwort-Exzerpte
• Gesprochene Exzerpte auf Tonträgern
• Diverse Kombinationsformen
5. Informationsverarbeitung
„Stress ist keine
Krankheit, sondern eine
Sucht“G. Beyer
Stress meiden
• Realistische Ziele setzen• Pausen einhalten• Zeitplan nicht zu voll pressen• Kein Hasten und Hetzen
– Umpolung durch „Sicherheitszeiten“
• Rationalisierung– Effektiver lesen und arbeiten
6. Stress und Entspannungstechniken
Zeitfresser bekämpfen:– schlechte Gewohnheiten ablegen
Aufschieberitis
Keine Selbstdisziplin
Fehlende Prioritäten
Termindruck
Fehlende Ziele
Desorganisation
Nicht „Nein!“ sagen können
– Ablenkungen meiden
Telefon
Besucher
Unterbrechungen
Lärm
6. Stress und Entspannungstechniken
Pausen
Wie oft und wie lange legt ihr während der Arbeit Pausen ein?
Habt ihr ein schlechtes Gewissen, wenn ihr nicht pausenlos arbeiten?
6. Stress und Entspannungstechniken
Vorschlag von Beyer
• Alle 30min eine Pause von 2min– z.B. aus dem Fenster rausdösen
• Darüber hinaus alle 2 Stunden Pause von 15 min– Eine andere sehr einfach Tätigkeit tun– Pause bedeutet nicht „nichts“ tun, sondern
Gehirn eine Zeit nicht mehr in der gleichen Intensität anstrengt denken lassen
6. Stress und Entspannungstechniken
Motivations- und Entspannungstechniken
• Allgemein:• Verspannt = Verkrampft = fehlerhaftes Arbeiten• Tägliches Kräfteschöpfen durch Entspannung
• Morgens• In die Gänge kommen
• Abends• Ritual für klaren Schlussstrich• Entspannende und keine anstrengenden
Tätigkeiten in den Abendstunden
6. Stress und Entspannungstechniken
Motivations- und Entspannungstechniken
• Erfolgserlebnisse anerkennen und belohnen• „Frühwarnsysteme“ weniger Entmutigung
durch Rückschläge• Zwischenziele & „vor Bergen Anlauf nehmen“• Vorbilder• Den mentalen Kräften vertrauen• Positiv-Programmierung
6. Stress und Entspannungstechniken
Motivationsumpolung
• Was ist mein innerer Antrieb??– Perfekt sein?– Anstrengungszwang für gute Arbeit?– Anderen gefallen?– keine Schwächen zeigen?
Extrinsische Motivation vs. Intrinsische
Motivation6. Stress und Entspannungstechniken
Belohnung: Die Drei Positiv - Regeln
• 1 x täglich Freude
• 1 x täglich Ziel
• 1 x täglich Ausgleich
6. Stress und Entspannungstechniken
Literatur
• Beyer, G. (1992). Zeitmanagement. Arbeitsmethodik, Zeitplanung und Selbststeuerung.München: Econ.
• Covey, S. R., Merrill, A. R. & Merrill, R. R. (2000). 7 Wege zur Effektivität. Frankfurt: Campus.
• Seiwert, L. J. (2002). Das 1x1 des Zeitmanagement (23. Auflage). München: Redline Wirtschaft bei Verlag Moderne Industrie.
• Seiwert, L. J. (1993). Mehr Zeit für das Wesentliche. Landsberg am Lech: mvg-Verlag.
• Stroebe, R. W. (2000). Arbeitsmethodik, Bd.1, Grundeinstellung zum Zeit- und Energiemanagement. Heidelberg: Sauer.
Danke
für eure Aufmerksamkeit!