Steuer-Luchs

Steuerliche Anforderungen an

elektronische Registrierkassen

Zur Klarstellung vorneweg soll darauf hingewiesen werden, dass sich die Steuerpflichtigen

grundsätzlich frei für eine Kassenart entscheiden können. Entweder, sie wählen eine soge-

nannte offene Ladenkasse (Schubladenkasse) mit einem fortlaufend nummerierten Kassen-

bericht oder eine elektronische Registrierkasse. Derzeit gibt es noch keine Pflicht für die An-

wendung einer elektronischen Registrierkasse oder einer PC-gestützten Variante. In der

Praxis wird aber oftmals aus Praktikabilitätsgründen eine elektronische Registrierkasse ver-

wendet. Ist dies der Fall, dann müssen Sie nachstehende Ausführungen beachten.

In der Vergangenheit hat die Finanzverwaltung und vor allem die Betriebsprüfer das Thema

Registrierkassen eher gelassen gesehen. Doch diese Zeiten sind vorbei. Die Finanzverwal-

tung setzt die gesetzlichen Vorgaben strikt um.

Und das kann richtig teuer werden. Werden die gesetzlichen Anforderungen von den einge-

setzten Kassensystemen nicht erfüllt und entsprechen daher die aufgezeichneten Daten

nicht dem Gesetz, so muss der Steuerpflichtige davon ausgehen, dass die Finanzverwaltung

den Gewinn schätzt. Diese Schätzungen sind in der Regel höher, als der selbst ermittelte

Gewinn. Folglich muss der Steuerpflichtige mit einer erhöhten Steuer rechnen und das sollte

vermieden werden.

Schon im Jahr 2010 hat die Finanzverwaltung ein Schreiben zur Aufbewahrung digitaler

Unterlagen bei Bargeschäften herausgegeben.

Nach der Finanzverwaltung müssen Registrierkassen den Grundsätzen zum Datenzugriff

und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und den Grundsätzen zur ordnungsgemä-

ßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektron-

sicher Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, frühere GoBS) entsprechen. So müssen insbe-

sondere alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elekt-

ronisch erzeugter Rechnungen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Weiterhin

müssen diese erstellten Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre)

jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar, archiviert werden. Dabei

ist eine Aufbewahrung in ausgedruckter Form gerade nicht ausreichend.

Weiterhin müssen alle steuerlich relevanten Daten, also insbesondere, Journal-, Auswer-

tungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten gespeichert werden. Alle Daten

müssen manipulationssicher gespeichert werden und dürfen nicht ohne Nachverfolgbarkeit

geändert werden. Das bedeutet, dass bei einem Storno der stornierte Geschäftsvorfall er-

kennbar bleiben muss.

Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, dass auch Bedienungs- und Programmieranleitungen

aufzubewahren sind und die Einsatzorte und Einsatzzeiten der Kasse schriftlich zu protokol-

lieren sind und diese Protokolle aufzubewahren sind.

Steuer-Luchs

Hinweis:

Bis zum 31.12.2016 gibt es für alle älteren Kassensysteme, die obige Funktionen nicht be-

herrschen, eine Übergangsfrist. Es ist aber zu beachten, dass sich der Inhaber des Kassen-

systems vergewissern muss, dass es für das verwendete Kassensystem keine Nachrüs-

tungsmöglichkeit gibt. Ist hingegen eine Nachrüstung möglich, so ist der Inhaber verpflichtet,

das Kassensystem auf die gesetzlichen Standards anzupassen. Die Verwendung eines ver-

alteten Kassensystems, das jedoch nachrüstbar wäre, ist nicht zulässig, da die Kasse dann

nicht ordnungsgemäß ist. Dies kann zu einer Schätzung durch das Finanzamt führen.