Checkliste Medienkonferenz

Termin und Einladung

– Festlegen des Termins, Lokalität, Themen, Referenten und Moderator. Bestellen der Lokalität mit Angabe der Installationsbedürfnisse (Lautsprecher, Beamer, Hellraumprojektor, Mineralwasser auf den Tischen usw.).

– Eventuell vorgängig Kaffee und Gipfeli anbieten oder nachher kurzen Apéro durchführen.

– Verfassen der Medieneinladung mit Termin, Ort und Lokalität, Kurzbeschrieb der Themen (muss Leser gluschtig machen), Referenten, Anfahrtsweg (Auto/ÖV, kann mit Link auf mapserch.ch gemacht werden), Rubrik, wo man sich anmelden kann, sollte und bis wann (am besten eine E-mail-Adresse angeben). Auch einen Satz einfügen, wenn man nur die Mediendokumentation anfordern möchte.

– Medieneinladung per e-mail und/oder Post verschicken; nach Möglichkeit auch ein Online-Anmeldeformular auf Website generieren (oder mindestens Hinweis auf Medienkonferenz und wo man sich anmelden kann). Versand ca. 3 Wochen vor MK.

– Avis für die Medienkonferenz über das Netz der Sportinformation Zürich verbreiten (ist im Normalfall gratis).

Unterlagen für und vor der Medienkonferenz

– Herstellen einer Powerpoint-Präsentation und davon entsprechend für die MK auch Handouts produzieren.

– Herstellen der Mediendokumentation, die abgegeben werden soll. Factsheet ADS, Zusammenfassung der Referate usw. Dazu gehört die Ausarbeitung eines Medientextes, der zur freien Verfügung gestellt wird (Umfang max. 100 Zeilen à 30 Anschläge).

– Herstellen der Liste mit den Angemeldeten; nach Anmeldeschluss (cirka 1 Woche vor MK) telefonische Nachfrage oder noch einmal e-mail-Versand bei den wichtigen Medien, die fehlen.

– Herstellen der Namensschilder, die auf das Pult der Referenten gestellt werden können.

An und nach der Medienkonferenz

– Abgabe der Mediendokumentation beim Eintreffen der Medienleute– Abhalten der Medienkonferenz– Generelle Frage-/Antwortrunde am Ende der Referate– Bilaterale Interviews in der Reihenfolge elektronische Medien (zuerst TV, dann Radio)

und anschliessend Printmedien– Unmittelbar nach der MK Versand des Medientextes per e-mail an die abwesenden

wichtigen Medienerzeugnisse und an die, die Doku bestellt haben. Auf dem Blatt unbedingt Namen und Tel.-Nummern angeben, wo und von wann bis wann Rückfragen gestellt werden können.

16.10.2008/kh