Das Offensichtliche sichtbar machen. Der Zusammenhang von Dokumentation und Wirtschaftlichkeit im Krankenhaus

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Das Offensichtliche sichtbar machen

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Der Zusammenhang von Dokumentation & Wirtschaftlichkeit im Krankenhaus

Dr. med. Markus VogelClinical Consultant Nuance Healthcare Deutschland


Sehen wir alles?

Offensichtliches wird sichtbar wenn wir den Blickwinkel ändern.

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Eine Fahrt durch das Gesundheitssystem oder eine Fahrt mit der U-Bahn:

Wo entstehen Kosten?



Strecke Rathaus Spandau nach Jakob-Kaiser-Platz

Anzahl 8 Stationen

Dauer Etwa 10 Minuten

Kosten 2,70 € im Regeltarif Berlin AB

Eine Fahrt mit der U7




Zeit [s]

Erwerb Fahrkarte

60

Suchen Fahrschein

15

StempelnEntwerter

5

WegsteckenIn Tasche

10

GESAMT 90

Dokumentation der Fahrt

Berlin AB 4-Fahrten

Fahrtkosten 2,70 € 2,17 €

Dokumentationszeit 90s 45s

Gehalt pro Sekunde 0,012 € 0,012 €

Dokumentationskosten 1,05 € 0,52 €

Dokumentationsanteil 39 % 17 %


Einfluss von außen verändert die Fahrt: es wird nur noch Kurzstrecke gefahren.

Was passiert mit den Kosten?


Zeit [s]

Erwerb Fahrkarte

60

Suchen Fahrschein

15

StempelnEntwerter

5

WegsteckenIn Tasche

10

GESAMT 90

Neugestaltung der Fahrt

Berlin AB 4-Fahrten Kurzstrecke

Fahrkarte 2,70 € 2,25 € 1,60 €

Dokumentationszeit 90s 45s 90s

Gehalt pro Sekunde 0,012 € 0,012 € 0,012 €

Dokumentationskosten 1,05 € 0,52 € 0,52 €

Dokumentationsanteil 39 % 23 % 65 %

Strecke (Rth. Sp.) Zitadelle nach Jakob-Kaiser-Pl.

Anzahl (8) 6 Stationen

Dauer (10) Etwa 8 Minuten

Kosten 1,60 € Kurzstrecke + mögliche Nachteile


Zeit [s]

Erwerb Fahrkarte

60

Suchen Fahrschein

15

StempelnEntwerter

5

10

GESAMT 90

Dokumentation der Fahrt

Berlin AB Kurzstrecke

Fahrkarte 2,70 € 1,60 €

Dokumentationszeit 90s 90s

Gehalt pro Sekunde 0,012 € 0,012 €

Dokumentationskosten 1,05 € 1,05 €

Dokumentationsanteil 39 % 69 %?

?

?


Zeit [s]

Erwerb Fahrkarte

60

Suchen Fahrschein

15

StempelnEntwerter

5

WegsteckenIn Tasche

10

GESAMT 45

4-Fahrten-Karte

4-F-kurz

Fahrtkosten 1,40 €

Dokumentationszeit 45s

Gehalt pro Sekunde 0,012 €

Dokumentationskosten 0,54 €

Dokumentationsanteil 39 %

15


Zeit [s]

Erwerb Fahrkarte

60

Suchen Fahrschein

15

StempelnEntwerter

5

WegsteckenIn Tasche

10

GESAMT 35

4-Fahrten-Karte Handy-Ticket

4-F-k-Handy


Dokumentationszeit 35 s




15

10


Zeit [s]

Erwerb Fahrkarte

60

Suchen Fahrschein

15

StempelnEntwerter

5

WegsteckenIn Tasche

10

GESAMT 35

4-Fahrten-Karte Handy-Ticket

4-F-k-Handy


Dokumentationszeit 35 s




15

10


Zeit [s]

Erwerb Fahrkarte

60

Suchen Fahrschein

15

StempelnEntwerter

5

10

GESAMT 90

Effektive Dokumentation

– Reduktion des Dokumentationsanteils auf 30%

– 55 Sekunden mehr Zeit pro Fahrt


Dokumentationskosten im Krankenhaus entstehen von der Aufnahme bis zur Entlassung.


Strecke Aufnahme bis Entlassung

Anzahl multiple Prozesse

Verweildauer Etwa 7 Tage

Kosten 3.587 € (40% Sachkosten, 60% Personal)


Aufnahme

Diagnostik TherapieEntlassung

AOK Bundesverband Zahlen und Fakten 2014




Strecke Kurzstrecke wird gefahren

Anzahl Stationen reduzieren

Dauer verringern

Kosten Senken (40% Sachk., 60% Personalk.) + Nachteile


Aufnahme

Diagnostik TherapieEntlassung


Die Studie „Auf den Spuren der Zeitdiebe im Krankenhaus“ nimmt das (Miss-)Verhältnis von Dokumentationsaufwand und Patientenarbeit unter die Lupe


Zusammensetzung der Stichprobe

Insgesamt wurden 229 Personen aus über 180 vorwiegend mittleren und großen Krankenhäusern befragt.

HIMMS Studiezum Dokumentationsaufwand

Anästhesie- und Intensivmedizin

Innere Medizin

Chirurgie

Frauenheilkunde und Geburtshilfe

Kinder- und Jugendmedizin

Urologie

Neurologie

HNO

Sonstige Fachrichtung*

29%

26%

14%

9%

7%

3%

3%

2%

7%

Quelle: HIMSS (2015), n=229


Zusammensetzung der Stichprobe

Assistenz- und Fachärzte stellen den Großteil des Ärztlichen Dienstes in der Stichprobe dar, 75 Prozent aller Befragten sind zwischen 30 und 39 Jahren bzw. 40 und 49 Jahren.

HIMMS Studiezum Dokumentationsaufwand


Ärztlicher Dienst

Chefarzt

Oberarzt

Facharzt

Assistenzarzt

Pflegedienst

Pflegeleitung

Pflegepersonal

52%

11%

13%

28%

33%

48%

41%

51% n=229


Aufwand in Minuten pro Fall

Die aufwendigsten Dokumentations-prozesse sind die Anamnese, der Entlassungsbericht und die Verlaufsdokumentation in die Kurve. Insgesamt verursachen 9 von 13 Dokumentationen einen Aufwand von mehr als 10 Minuten pro Fall.

HIMMS Studie zur Dokumentation


Aufnahmeuntersuchung

Entlassungsberichte

Übergabedokumentation

Anfragen von Kostenträgern/MDK

Verlegungsberichte

Verlaufsdokumentation in der Kurve

Erstellung des Prozedurberichtes

Qualitätssicherung

Anträge für Reha / AHB / Kuren

Aufklärungsgespräch

Dokumentation von Konsilen

Kodierung

Anforderungsscheine

16.816.0

14.613.313.2

12.411.911.8

10.99.79.28.8

5.8


Aufwand in Minuten ÄrzteDokumentationsprozess DKI (2003) HIMSS Europe (2015)

Chirurgie Innere Chirurgie Innere

Aufnahmeuntersuchung 12,7 14,6 15,1 17,8

Entlassungsberichte 15,3 22,3 14,4 17,8

Anfragen von Kostenträgern/MDK 9,18 9,58 13,8 13

Verlegungsberichte 10,5 12,1 12,8 13,4

Erstellung des Prozedurberichtes 9,4 - 13,3 14,6

Qualitätssicherung 9,9 10,7 15,9 8,9

Anträge für Reha / AHB / Kuren 5,22 4,92 13 11,3

Aufklärungsgespräch 6,8 4,9 12,5 7,2

Dokumentation von Konsilen 3,9 4,7 11.9 7,5

Kodierung 11,4 11,8 8,7 7,5

Anforderungsscheine 4,4 5 3,8 3,8

2.4

-0.9

4.6

2.3

3.9

6.0

7.8

5.7

8.0

-2.7

-0.6

3.2

-4.5

3.4

1.3

-1.8

6.4

2.3

2.8

-4.3

-1.2

Veränderung des Aufwandes in Minuten

Quelle: Blum, Karl; Müller, Udo (2003): Dokumentationsaufwand im Ärztlichen Dienst der Krankenhäuser, Düsseldorf.


Der zeitliche Aufwand für die Dokumentation von Ärzten wurde 2003 in einer Studie des Deutschen Krankenhaus Institutes erhoben.

12 Jahre später (HIMSS Studie) konnte eine Steigerung des Aufwandes für 8 von 11 Prozessen in der Chirurgie und 6 von 10 Prozessen in der Inneren Medizin festgestellt werden.


Gesamtaufwand in StundenBezogen auf alle Befragten ist der zeitliche Aufwand in der Chirurgie und Inneren Medizin am Höchsten. Der Ärztliche Dienst dokumentiert täglich mehr als 3h.



Kosten der Dokumentation pro PersonPersonalkosten pro Jahr 26 Mio. Euro in einem 450 Bettenhaus. Davon werden 21 Prozent durch Dokumentation verursacht.



Kosten und Zeit pro Fall stehen nicht in direktem Verhältnis zueinander. Laut Angaben der Ärzte könnten nur 1,6 Fälle pro Tag dokumentiert werden.

154,4 Minuten bei 4h Dokumentation = 1,6 Fälle ?


Kosten der Dokumentation eines Falles

Vergütung3.587€

Anteil Personal 60 %

Anteil Dokumentation 21 %

Dokumentationszeit 154,4 min


Zeit [min]

Anamnese 16,8

Verlauf 12,4

Entlassung 16,0

Andere 109,2

GESAMT 154,4

?

!

?


Den höchsten Aufwand pro Tag verursachen die die Verlaufsdokumen-tation in der Kurve, die Anamnese und der Entlassungsbericht. Insgesamt verursachen 5 von 13 Dokumentationen einen Aufwand von mehr als 30 Minuten pro Tag.

Aufwand in Minuten pro Tag

Aufnahmeuntersuchung

Entlassungsberichte

Übergabedokumentation

Anfragen von Kostenträgern/MDK

Verlegungsberichte

Verlaufsdokumentation in der Kurve

Erstellung des Prozedurberichtes

Qualitätssicherung

Anträge für Reha / AHB / Kuren

Aufklärungsgespräch

Dokumentation von Konsilen

Kodierung

Anforderungsscheine

43

44

27

20

19

50

38

20

19

28

15

33

21

26

26Minuten zusätzlich müssen täglich für die Suche nach patientenbezogenen Daten aufgebracht werden. Ärzte 28 Minuten, Pflegepersonal 24 Minuten.


Der Anteil der Dokumentationskosten beträgt 21%

Effektive Dokumentation kann diesen Anteil senken.


Dokumentation der Kurzstrecke

Kurzstrecke 4-F-kurz 4-F-k-Handy

Fahrtkosten 1,60 € 1,40 € 1,40 €

Dokumentationszeit 90s 45s 35 s

Gehalt pro Sekunde 0,012 € 0,012 € 0,012 €

Dokumentationskosten 1,05 € 0,54 € 0,42 €

Dokumentationsanteil 69 % 39 % 30 %


Im Zeitraum von 2005 bis 2013 sind die gesamten Gesundheitsausgaben um 30,1 % gestiegen, leicht überdurchschnittlich wuchsen in diesem Zeitraum die Ausgaben für die Krankenhäuser mit 32,7 % und in fast gleicher Höhe mit 32,6 % die Ausgaben für Arztpraxen. Für die ambulante Pflege wird ein Anstieg um 73,0 % ausgewiesen.


– 314,9 Mrd. €. – 3.910 € pro Einwohner – 181,5 Mrd. € gesetzliche

Krankenversicherung– Krankenhaussektor Ausgaben in Höhe von

82,4 Mrd. € 26,1 % der Gesundheitsausgaben ein

– Von 2005 bis 2013 sind die Gesundheitsausgaben um 30,1 % gestiegen

– Verwaltungskosten: 17,2 Mrd. €

Unsere Gesundheit 2013

Quelle: Statistisches Bundesamt (2015)


2013:

6,455 Mrd Euro

Investitionen

1992:

6,605 Mrd Euro


37

ANFRAGEN VON KOSTENTRÄGERN / MDKWIE WIRD DOKUMENTIERT WIE HOCH IST DER AUFWAND WIE KOMMEN DIE INFORMATIONEN IN DIE PATIENTENAKTE

PROZESSABLÄUFE AUS DER SICHT DER BEFRAGTEN: „Sämtliche Verwaltung der Akten und sämtliche Kommunikation nach

außen übernimmt die Sekretärin. […] Antragsformulare werden zumeist via PC beantwortet oder ausgedruckt, ausgefüllt und per Post versendet. Es ist also 50/50 Papier und Computergestützt, würde ich denken. Die Anträge werden ebenfalls ausgedruckt und in den Patientenordner abgeheftet. Alle Ordner sind anschließend bei uns im Archiv.“

„Die Anfrage erhalten wir zumeist papierbasiert. Antworten hingegen werden direkt im System eingetragen, später ausgedruckt und im Anschluss versendet.“

Das machen bei uns nur die Oberärzte. Entweder per Tastatur oder per Diktat. Die Dokumentation dauert lange und es gibt viele Anfragen pro Woche.

Man erhält einen Fragebogen zum Fall, den man schriftlich bearbeiten bzw. begründen muss. In der Regel liegt der Fall bereits einige Zeit zurück. Das heißt, ich recherchiere zum Fall, suche die Patientenakte im System, diktiere meine Antworten/Begründungen und lasse es anschließend transkribieren.

Dokumentationsmethode

Durchschnittlicher Aufwand

n = 70

36%

83%

33%

1%

Aufwand in Minuten / Fall

Aufwand in Minuten / Tag

13

20

papierbasiert

computergestützt

SpracherkennungDiktat und Transkription


Suchen Sie gezielt nach Werkzeugen, die die Dokumentation bei Anamnese, Verlauf und Entlassung effektiv gestalten.

Machen Sie das Offensichtliche sichtbar.


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