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Wege aus dem E-Mail-Chaos
Drei Grundregeln für effizientes Arbeiten mit dem Medium E-Mail
Universität OsnabrückZentrum für Informationsmanagement und virtuelle LehreDr. Tobias [email protected] 2014
(1) Alle Benachrichtigungen ausschalten!• Schalten Sie alle
automatischen Benachrichtigungen über neue Mails aus. (Töne, Pop-Up-Fenster etc.)
• Weshalb?– Sie warten ja nicht auf Mails, sondern arbeiten an
einer Aufgabe.– Die Benachrichtigung lenkt Ihre Aufmerksamkeit ab.– Aufmerksamkeitswechsel kosten viel Zeit.
(2) Mails nur dann lesen und bearbeiten, wenn Sie Zeit dafür haben.• Nehmen Sie sich Zeit für Ihre E-Mails.• Zum Beispiel: „Jetzt habe ich
20 Minuten Zeit, meine E-Mails zu bearbeiten.“• Warum?– Aufmerksamkeitswechsel werden vermieden.– Sie können Ihre Mails konzentriert nacheinander
bearbeiten.
(3) Jede Mail nur einmal anfassen• Jede Mail sofort nach dem Lesen bearbeiten:
– Beantworten und ablegen– Delegieren und ablegen– Zur Kenntnis nehmen und ablegen oder löschen– Nur im Ausnahmefall: In Ordner „später“
ablegen.
• Warum?– Mehrfach lesen kostet unnötig Zeit.– Wenn Mails nur gelesen werden, wenn Sie auch
Zeit für die Bearbeitung haben, gibt es keinen Grund, die Bearbeitung aufzuschieben.
Bildquellen:• http://pixabay.com/de/e-mail-nachricht-netz-nachrichten-63769/ - Lizenz: Public Domain (cc0)• http://pixabay.com/de/zeit-minuten-stoppuhr-zeitgeber-145734/ - Lizenz: Public Domain (cc0)• http://pixabay.com/de/eins-zeittafel-anzeigentafel-zahl-146653/ - Lizenz: Public Domain / cc0
Copyleft:
Universität Osnabrück, Zentrum für Informationsmanagement und virtuelle Lehre
Dr. Tobias Thelen
Februar 2014
Lizenz:
Creative Commons CC-BY-SA 3.0 DE